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U n i v e r s i d a d A u t ó n o m a d e S a n L u i s P o t o s í

C O M P R A S

1

SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

Manual del Usuario del

Módulo de Órdenes de

Compra

San Luis Potosí, S.L.P . Enero 2017


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Directorio

Arq. Manuel Fermín Villar Rubio

Rector de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí

MA. Isaías Ricardo Martínez Guerra

Secretario de Finanzas

MA. Ma. Magdalena Miranda Herrera

Secretaria Administrativa

Colaboraron en la formulación de este manual y del sistema:

C.P. Juan Felipe Urbina Díaz de León

Jefe del Departamento de Contabilidad

C.P.C. Y M.I. José Juan Huerta Díaz

Jefe del Departamento de Presupuestos

Ing. Alma Delia Acosta Rodríguez

Jefa del Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos

C.P. Juan Cardozo Pérez

Jefe del Departamento de Planeación Financiera

C.P. Ma. Del Socorro Guadalupe Aguilar

Jefa del Departamento de Administración de Convenios

L.R.I. Pedro Jurado Hernández

Jefe del Departamento de Compras

L.A. Miguel Ángel Hernández Franco

Coordinador de Fondos Extraordinarios

Ing. Ma. de la Luz Álvarez Huerta

Ing. Armando Patiño Ávila Ing. Ramiro García Pecina Analistas del Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos


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Contenido P R E S E N T A C I Ó N .......................................................................................................................... 5

INICIO DE SESIÓN ................................................................................................................................ 6

INFORMACIÓN DEL USUARIO Y DEL SISTEMA .................................................................................... 6

........................................................................................................... 6

INFORMACIÓN DEL MENÚ .................................................................................................................. 6

PROGRAMA: CAPTURA DE ORDEN DE COMPRA ................................................................................. 7

AGREGAR ORDEN DE COMPRA ......................................................................... 8

CONSULTAR ORDEN DE COMPRA .................................................................... 22

PROGRAMA: CANCELACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA .................................................................. 23

CONSULTAR ORDEN DE COMPRA ...................................................................... 24

CANCELAR ORDEN DE COMPRA ........................................................................... 25

PROGRAMA: RECEPCION DE MERCANCIA ........................................................................................ 27


RECIBIR MERCANCIA ............................................................................................. 29

PROGRAMA: REPOSICIÓN DE UNA ORDEN DE COMPRA .................................................................. 31


REPONER ORDEN DE COMPRA ............................................................................. 33

PROGRAMA: ANTICIPO A PROVEEDORES ......................................................................................... 35

AGREGAR UN ANTICIPO A PROVEEDOR .......................................................... 36

CANCELAR UN ANTICIPO A PROVEEDORES .......................................................... 39


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4

REPORTES: CONSULTA DE UNA ORDEN DE COMPRA ....................................................................... 40

CONSULTAR ORDEN DE COMPRA .................................................................... 40

STATUS DE UNA ORDEN DE COMPRA ..................................................................... 42

IMPRIMIR ORDEN DE COMPRA ....................................................................... 43

Orden de compra para Proveedor ............................................................................................ 43

Orden de compra con gasto ...................................................................................................... 44

S O P O R T E ...................................................................................................................................... 47


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P R E S E N T A C I Ó N

El Manual del Usuario del Módulo para la Captura de Órdenes de Compra es un documento

orientador para quienes coordinan y participan en el proceso de las adquisiciones DIRECTAS,

requeridas en su Sub unidad organizacional, de acuerdo al Capitulo 1, artículo 21 del Reglamento

de Adquisiciones de la UASLP: “Serán adjudicaciones directas aquellas compras y contrataciones de

servicios hasta por 300 salarios diarios mínimos vigentes en el Estado de San Luis Potosí, las cuales

serán decididas en términos de este Reglamento por el responsable de cada organismo y/o del

proyecto”.

Este documento muestra la funcionalidad operativa del módulo informático para registrar la

información de las órdenes de compra efectuadas por las Sub unidades organizacionales. Aquí se

muestran las pantallas de captura de los programas y la secuencia en que debe registrarse una orden

de compra. También se indican los mensajes informativos y catálogos de ayuda que pueden

presentarse durante el proceso de operación.


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MANUAL DE USUARIO

INICIO DE SESIÓN Para ingresar al Sistema, es necesario que el usuario se autentifique con su nombre

de usuario y contraseña que le fueron proporcionados por el departamento de Sistemas y

Procesamiento de datos. Por seguridad, el usuario no debe compartir las claves asignadas.

La pantalla de inicio de sesión que se muestra es la siguiente:

INFORMACIÓN DEL USUARIO Y DEL SISTEMA Una vez que ha iniciado sesión, se muestra una ventana, la cual en la parte inferior

proporciona información del usuario (nombre y dirección IP).

INFORMACIÓN DEL MENÚ En la parte superior de la ventana se muestran los módulos a los que el usuario tiene acceso.

Para acceder a uno de los modos con un click en el módulo, la aplicación muestra las opciones a las

que el usuario tiene derecho.


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Para el módulo de Compras, se tiene la opción de ORDEN DE COMPRA, la cual, muestra una

lista desplegable con las opciones a las que tiene acceso el usuario.

PROGRAMA: CAPTURA DE ORDEN DE COMPRA Al ingresar a esta opción se despliega la siguiente pantalla que muestra las órdenes de

compra (OC) que se han capturado para las Sub Unidades Organizacionales (SUO) a las que se tiene

acceso.

Año Año en que se dio de alta la orden de compra.

Num Número asignado a la orden de compra.

Fecha Fecha de la orden de Compra.

SUO Sub Unidad Organizacional y descripción a la que corresponde.

Prov. Clave del proveedor y nombre.

Monto Monto de la orden de compra.

En la parte superior de esta ventana, muestra las siguientes opciones:


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AGREGAR ORDEN DE COMPRA

La información a registrar es la siguiente:

Sub Unidad Organizacional (SUO): Se registra la clave de la Sub Unidad para la cual se va a

capturar la OC Esta clave debe ser numérica y debe ser válida en el catálogo de Sub

Unidades. Además debe ser una Sub Unidad a la que el usuario tenga permisos para

registrarle una OC En caso de no ser válida, se muestra el siguiente mensaje de error:


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Si desea consultar el listado de Sub Unidades a las que se tiene acceso, puede presionar la

tecla F1 o hacer doble click sobre el campo, mostrándose la siguiente ventana:

Para seleccionar la Sub Unidad se selecciona la fila, y se da doble click o Intro.

Proveedor: Se registra la clave del proveedor. Debe ser una clave numérica y existente en

el catálogo de Proveedores.

En caso de proporcionar una clave que no sea válida, se desplegará el siguiente mensaje de

error:

Para consultar el listado de proveedores debe dar doble click o presionar la tecla F1 sobre

este campo, y se mostrará el siguiente catálogo:


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En esta ventana se puede localizar a un Proveedor ingresando su clave, parte de su clave, su

nombre, o parte de este dentro del recuadro y enseguida presionando Intro.

Para seleccionar al Proveedor deseado, se selecciona la fila, y se da doble click

o Intro sobre ella.

Una vez capturado el Proveedor, se despliega en pantalla la dirección, contacto y teléfono

del mismo, si están registrados en los datos del proveedor.

Fecha: Se despliega del lado derecho la fecha de la OC que corresponde a la fecha en que

se captura.

Número: El número de la OC se despliega como “***********”, y hasta terminar de

capturar la OC se enviará un mensaje indicando cual es el número asignado para la OC

capturada.

CONDICIONES DE PAGO

Forma de Pago: Se selecciona la forma de pago con la que se cubrirá la compra, puede ser

TRANSFERENCIA o CHEQUE.


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Tipo de moneda: Se debe seleccionar el tipo de moneda en que se paga la OC Las opciones

son: PESOS, DOLARES, EUROS, LIBRAS ESTERLINAS, YENES y DOLARES AUSTRALIANOS.

¿Se paga en M.N.?: Solo si en el campo anterior se seleccionó como tipo de moneda

diferente de pesos, se permite seleccionar en este campo la opción SI o NO.

A continuación se procede a capturar los artículos que se solicitan en la OC

Cantidad: se registra la cantidad del artículo que se solicita. Debe ser un valor

numérico mayor o igual que uno, en caso contrario se enviará el siguiente mensaje

de error:

Descripción: se permite registrar ampliamente la descripción del artículo. Este dato

es requerido. Permite hasta 250 caracteres.

Unidad de medida: este campo es optativo, se permite registrar la unidad de

medida de el artículo solicitado, por ejemplo: piezas, litros, kilos, metros, galones

etc.

Marca: este campo es optativo, se puede registrar la marca del artículo solicitado.

Modelo: este campo es optativo, se puede registrar el modelo del artículo

solicitado.

NOTA: Los 3 anteriores campos solicitados, son para detallar lo más posible el artículo

a adquirir.

Precio unitario: se permite capturar el precio unitario del artículo. Debe ser un dato

numérico mayor que cero y puede llevar decimales.

Porcentaje de Descuento: este campo es optativo y permite registrar el porcentaje

de descuento que el Proveedor ofrece.


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Descuento: este campo es optativo. Si en el campo anterior Porcentaje de

descuento, se capturo algún valor, en este campo se desplegará el monto del

descuento calculado de acuerdo al precio y cantidad de artículos registrados. Pero

si es una cantidad fija el descuento, se permite indicarlo directamente.

Retención: este campo contiene 5 opciones: Sin retención, Honorarios,

Arrendamiento inmuebles, Arrendamiento Muebles y Fletes. Mediante este campo

se seleccionará el tipo de retención de impuestos (I.V.A. y/ó I.S.R. según sea el caso)

que aplica para los artículos de esa línea capturada.

NOTA: Es muy importante seleccionar el tipo de retención adecuado, ya que éste

determinará la cantidad exacta que se le pagará al proveedor. El programa

internamente calcula y desglosa, según sea el caso, las cantidades destinadas a I.V.A.

o I.S.R. y el pago al proveedor.

Porcentaje de Impuesto: es un campo optativo y permite registrar el porcentaje del

impuesto en un valor numérico.

NOTA: Si se registra algún tipo de retención se tiene que capturar el porcentaje de

impuesto, ya que mediante este dato, se calcula la distribución de Impuestos para

la orden de compra.

Subtotal: este campo se despliega, es el resultado de la cantidad de artículos

solicitados por su precio unitario, menos los descuentos y mas el impuesto.

Al terminar de capturar la línea para cada artículo o servicio solicitado, se desplegará una nueva

pantalla, para registrar el gasto:

Cuenta Contable: Se captura la cuenta contable, se debe registrar una cuenta válida y

existente en el catálogo de cuentas contables. Si desea consultar el listado de cuentas

contables, puede presionar la tecla F1 o hacer doble click sobre el campo.


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Se puede localizar una clave con la búsqueda indicando parte de la cuenta o de la

descripción. Para seleccionar la cuenta contable, se selecciona la fila, y se da doble click o

Intro sobre ella.

Un gasto puede afectar a diferentes Sub Unidades organizacionales, fondos, funciones,

actividades, proyecto, objetivo o meta, por lo mismo se permite dividir el monto del artículo

según los recursos que se cuenten, y se registran como a continuación se indica:

S.U.O.: Este campo es requerido, muestra la Sub Unidad organizacional (SUO)

de la orden de compra. El usuario puede cambiar de SUO a alguna otra. Se

puede consultar el catálogo de las Sub unidades organizacionales a las que se

tiene acceso presionando la tecla F1 o doble click sobre el campo.

Func: se permite registrar la función, debe ser un valor numérico válido y

existente en el catálogo de funciones. Para consultar el catálogo de funciones

se debe presionar la tecla F1 o doble click sobre el campo.


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Actividad: se captura la actividad, es un valor requerido, debe ser numérico y

existente en el catálogo de actividades. Para mostrar este catálogo debe

presionar la tecla F1 o dar doble click sobre el campo, y se desplegará la

siguiente pantalla de ayuda.

En esta ventana se puede buscar la actividad, capturando la descripción de la

actividad o parte de ésta, o la clave, y enseguida presionando Intro se

desplegarán solamente las actividades que cumplan con los valores capturados,

para posteriormente poder seleccionar la actividad de la lista mostrada.

Para seleccionar la actividad, se selecciona la fila, y se da doble click

o Intro sobre ella.

Fondo: se registra el fondo para esta línea de gasto. Se permite consultar el

catálogo de los fondos disponibles para el usuario presionando F1 o doble click

sobre el campo.

Proyecto: se registra la clave del proyecto. Para consultar los proyectos

existentes para la Sub unidad, debe presionar F1 o doble click en el campo.


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Objetivo: se captura la clave del objetivo, se permite consultar el catálogo de

objetivos que existen para el proyecto capturado. Se permite consultar el

catálogo de los objetivos disponibles para el proyecto presionando F1 o doble

click sobre el campo.

Meta: se permite registrar la clave de la meta, y se permite consultar el catálogo

de metas que existen para el objetivo. Para consultar las metas existentes para

el objetivo, debe presionar F1 o doble click en el campo.

Rubro: este campo se despliega automáticamente al capturar el fondo, pero se

permite modificarlo. Debe ser un valor numérico y existente en el catálogo de

rubros.

NOTA: Los rubros que permite modificar están en función al fondo y a la cuenta

contable.

Cantidad: se permite registrar la cantidad de artículos que se pagan en esta

línea de gasto, debe ser un valor numérico mayor que 0.


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Monto: se registra el monto de la línea de gasto, debe ser un valor numérico

mayor que cero.

Dependiendo de la combinación de claves de: Cuenta, Sub unidad org., Función,

Actividad, Fondo, Proyecto, Objetivo, Meta y Rubro capturado es posible que el

programa genere automáticamente un registro nuevo. Se puede ver el

siguiente ejemplo:

Este registro no es posible modificarlo, ya que solo es de carácter informativo

para el usuario y en éste, se asigna la distribución de I.V.A. que corresponde a

la línea capturada previamente.

El monto del registro generado, corresponde al % de Impuesto registrado en

el artículo, por el Monto de la línea capturada previamente. Por lo tanto

UNICAMENTE para estos casos, en la captura del gasto no se debe considerar el

impuesto.

Ejem. Si el monto del articulo es por 580.00 y el sistema genera una línea de

articulo para el I.V.A. (16%) la línea de gasto se debe capturar por el monto de

500.00, y el sistema genera otra línea por 80.00.

Si se generó el registro automático de distribución de I.V.A., al hacer la suma del

monto y la distribución del impuesto, el total del monto gastado excede el

monto del artículo. Por lo que al intentar continuar se mostrará un mensaje

como el siguiente:


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Cuenta: es la cuenta a la que se destinará el gasto correspondiente al artículo

capturado, al pasar el mouse sobre la cuenta se muestra la descripción de esa

cuenta.

Si se omitió la captura de alguno de los campos anteriores, se desplegará el siguiente

mensaje:

Si al terminar de capturar la línea de gasto, no existe programación financiera con los datos

registrados, se desplegará el siguiente mensaje:

Si se desea imprimir el Detalle del mensaje, se despliega la siguiente pantalla, dónde se

muestran los datos capturados y que no corresponden a una Programación Financiera.


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En la parte inferior de la pantalla, se despliega el monto del artículo. El monto de la

suma de las líneas de gasto registradas, debe ser igual al monto del artículo, de no ser así,

al presionar el botón de “Regresar”, se enviará el siguiente mensaje:

De igual forma, si las cantidades de artículos en el gasto no son igual a los

artículos registrados, al presionar el botón de “Regresar”, se enviará el siguiente

mensaje:

El programa permite regresar a la edición del artículo si por error esa parte se capturo mal, o de lo

contrario, en la ventana del gasto se corrige la cantidad de artículos.

Si la captura de la línea de gasto no presenta inconsistencias, al presionar el botón de “Regresar” se

pueden registrar tantos artículos como sean necesarios, con su respectivo gasto.

Una vez terminados de registrar los artículos de la OC se prosigue con la captura de los siguientes

campos:


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FORMA Y TIEMPO DE ENTREGA

Fecha de entrega: Se registra la fecha en que se entregará la mercancía, se sugiere la fecha en que

se captura la OC, pero se puede modificar, para lo cual, se permite desplegar un calendario para

poder seleccionar la fecha deseada. La fecha de entrega debe ser mayor o igual a la fecha en que se

captura la OC

Medio de Envío: Se registra la clave del medio de envío de la mercancía, debe ser un valor numérico

y existente en el catálogo. Al presionar F1 se puede consultar el catálogo siguiente:

Para seleccionar el medio de envío de la mercancía deseado, se selecciona la línea y se da doble click

o intro.

Lugar de entrega: Se registra el lugar dónde se entregará la mercancía, esta clave debe es numérica

y debe existir en el catálogo. Al presionar F1 se puede consultar el catálogo siguiente:

Para seleccionar el lugar de entrega de la mercancía deseado, se selecciona la línea y se da doble click o intro.


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Observaciones: Este campo es optativo, permite registrar ampliamente, alguna observación o

comentario adicional respecto a la OC capturada.

Elaboró: En este campo se despliega el RPE y nombre del usuario que se autenticó en el sistema.

Aprobó: Se despliega el RPE y nombre de la persona encargada de aprobar la OC

Autorizó: Se despliega el RPE y nombre de la persona encargada de autorizar la OC

NOTA: Los tres últimos campos mencionados, se registran para cada usuario dependiendo de

su SUO, quien aprueba la OC Sería el administrador de la SUO, y quien autoriza es el

director de la Dependencia; la aplicación permite cambiar el RPE que elaboró, Aprobó

y Autorizó. Si se desconoce la clave del RPE, para consultar el catálogo de Empleados se

presiona F1 o doble click sobre el campo y se desplegara la siguiente ventana.


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Se puede localizar a un empleado capturando su RPE o su nombre, o parte de estos, en la

parte superior y presionando Intro. Posteriormente seleccionar, de entre los registros mostrados el

requerido.

AL terminar de capturar todos los campos de la OC, presionar el botón de “Aceptar” y se

desplegará el siguiente mensaje, el cual indica el número asignado a la OC capturada.

En este momento se autoriza la Orden de compra y se afecta el presupuesto.


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CONSULTAR ORDEN DE COMPRA Al seleccionar esta opción, se muestra en la siguiente ventana, la información correspondiente a la

OC seleccionada en la pantalla principal.

Para consultar el gasto del artículo, se tiene que desplazar sobre los campos del artículo, y dar Intro

sobre el campo del Sub Total. Se despliega la siguiente pantalla, que muestra las líneas de gasto

registradas para el artículo seleccionado en la pantalla anterior.

SALIR DE LA CAPTURA DE ORDEN DE COMPRA

Esta opción cierra la pantalla de la captura de OC y nos regresa al menú principal.


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PROGRAMA: CANCELACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA

Este programa permite cancelar una Orden de Compra vigente con ó sin mercancía recibida. Al

seleccionar esta opción abre una ventana con las OC que se pueden cancelar, estas son, las O.C que

capturó el usuario de la S.U.O. y que no han sido pagadas.

En la parte superior de la ventana se despliega una barra que permite filtrar las OC desplegadas

en pantalla por las opciones siguientes:

AÑO: Por año en que se capturó la OC NUM: Por número de OC FECHA: Por Fecha de captura de las OC SUO: Por Sub Unidad Organizacional. DESCRIPCIÓN: Por la descripción del proveedor. PROV: Por clave del Proveedor NOMBRE: Por nombre del Proveedor. Para filtrar las órdenes, basta con seleccionar en base a que opción se hará el filtrado, enseguida se

captura el valor deseado en el recuadro en blanco y se presiona Intro.


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CONSULTAR ORDEN DE COMPRA

Al seleccionar esta opción, se muestra en la siguiente ventana, la información correspondiente a la


Para consultar el gasto del artículo, se tiene que desplazar sobre los campos del artículo, y dar Intro

sobre el campo del Sub Total. Se despliega la siguiente pantalla, que muestra las líneas de gasto

registradas para el artículo seleccionado en la pantalla anterior.


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CANCELAR ORDEN DE COMPRA

Se muestra en una nueva ventana, la información de la OC seleccionada en la pantalla principal.

Para consultar el gasto, es necesario desplazarse hasta el campo de Sub Total en la línea del artículo

y presionar Intro, con lo cual, en una ventana se muestra a detalle el gasto registrado para esta

línea del artículo.

Para cancelar la OC, se presiona el Botón de “Aceptar”, y a continuación se despliega el siguiente

mensaje de confirmación:


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Se requiere la captura del Motivo de la cancelación, es un valor requerido, y debe ser numérico y

existente en el catálogo. Para consultar este catálogo debe teclear F1 o doble click sobre el campo,

y seleccionar el motivo de cancelación.

Al presionar el botón de “Aceptar” para continuar con la cancelación, se muestra el siguiente

mensaje, que nos confirma que la OC ha sido cancelada con éxito.

En este momento, se afecta el Presupuesto, recuperando el monto de la OC cancelada.

SALIR DE LA CANCELACION DE LA ORDEN DE COMPRA

Esta opción cierra la pantalla de la cancelación de la OC y nos regresa al menú principal, de dónde

se puede elegir otra opción.


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PROGRAMA: RECEPCION DE MERCANCIA

Este programa permite registrar la mercancía que se recibe de una Orden de Compra. Al seleccionar

esta opción abre una ventana con las OC que pueden recibir mercancía, estas son, las O.C que

pertenecen a la Sub Unidades Organizacionales a las que el usuario tiene acceso.

Se despliega también una barra que permite filtrar las OC desplegadas en pantalla por las opciones

siguientes:

AÑO: Por año en que se capturó la OC

NUM: Por número de OC

FECHA: Por Fecha de captura de las OC

SUO: Por Sub Unidad Organizacional.

DESCRIPCIÓN: Por la descripción del proveedor.

PROV: Por clave del Proveedor

NOMBRE: Por nombre del Proveedor.

Para filtrar las órdenes, basta con seleccionar en base a que opción se hará el filtrado, enseguida se

captura el valor deseado en el recuadro en blanco y se presiona Intro

Una vez seleccionada la OC que deseamos, tenemos dos opciones:


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CONSULTAR ORDEN DE COMPRA

Al seleccionar esta opción, se muestra en la siguiente ventana, la información correspondiente a la


Para consultar el gasto del artículo, se tiene que desplazar sobre los campos del artículo, y dar

Intro sobre el campo del Sub Total. Se despliega la siguiente pantalla, que muestra las líneas de

gasto registradas para el artículo seleccionado en la pantalla anterior.


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RECIBIR MERCANCIA

Se muestra una nueva ventana, que muestra la información correspondiente a la OC seleccionada y

se requiere la captura de los siguientes campos:

Factura: Se debe capturar este campo, debe ser un valor numérico mayor que cero.

En la sección dónde se despliegan los artículos, se puede activar la casilla de OK, y en la columna de

Recibí se despliega la cantidad total de artículos, o bien, se puede registrar en el campo de Recibí,

el número de artículos recibidos esto último para registrar la mercancía en parcialidades.

También se permite registrar algún artículo adicional, o de cortesía que el proveedor envíe en una

línea en blanco.

Al aceptar la recepción de mercancía, se despliega el siguiente mensaje:


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Se deshacen los cambios efectuados y se regresa a la ventana anterior.

Cierra la ventana actual y regresa a la ventana anterior.

SALIR DE LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍA

Esta opción cierra la pantalla de Recepción de mercancía y nos regresa al menú principal, de dónde

se puede elegir otra opción.


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PROGRAMA: REPOSICIÓN DE UNA ORDEN DE COMPRA

Este programa permite reponer una orden de compra, con el mismo proveedor, es útil cuando la

OC original contiene algún error, ó cuando se presenta algún cambio que en su momento no se

considero. Esta opción evita capturar una nueva orden desde el principio.

Al abrir el programa aparece la siguiente pantalla con las OC que se permiten reponer:

Muestra OC vigentes que pueden ó no tener mercancía recibida. Si la OC original ya tiene mercancía

y/ó facturas recibidas se tienen que volver a registrar para la nueva OC.

Dentro del programa encontraremos las siguientes opciones:

Se puede Filtrar una OC a reponer por los campos mostrados…

… para su fácil localización.


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REPONER ORDEN DE COMPRA Esta opción muestra, la información correspondiente a la OC seleccionada en la pantalla principal.

Dentro de esta ventana se podrán hacer los cambios que se requieran. Excepto la información

principal como SUO, Proveedor, Forma de Pago, Tipo de Moneda.

La reposición es una copia de la orden de compra original y durante este proceso se regresa el

presupuesto de la OC original para volverlo a tomar en la nueva OC que se genere. Por lo tanto, si

la orden de compra que se va a reponer es por una cantidad mayor, se debe considerar que exista

presupuesto suficiente para cubrirla.

En la captura de los datos que se pueden modificar se aplican las mismas validaciones que en la

Captura de Orden de Compra (Ver Programa “Captura de una Orden de Compra”).

NOTA: Es importante señalar que al terminar la captura de la reposición, la OC anterior quedará

cancelada, y se asignará un nuevo número de orden de compra.


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Después de haber hecho los cambios, al dar clic en el botón “Aceptar”, se muestra el siguiente

mensaje de confirmación:

Después de haber confirmado se nos muestra el siguiente mensaje:

En caso que un cheque ya se haya generado para la OC a reponer, y se mostrará el siguiente mensaje,

no será posible reponerla:

SALIR DE LA REPOSICIÓN DE ORDEN DE COMPRA

Esta opción cierra la pantalla de reposición de orden de compra y nos regresa al menú principal, de

dónde se puede elegir otra opción.


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PROGRAMA: ANTICIPO A PROVEEDORES

Al ingresar a esta opción se despliega la siguiente pantalla que muestra los anticipos de

órdenes de compra (OC) que se han capturado para las Sub Unidades Organizacionales (SUO) a las

que se tiene acceso. Se muestran los anticipos que no estén cancelados y que aún no han sido

pagados.

FOLIO Identificador único del anticipo.

FECHA Fecha en la que se elabora el anticipo.

MONTO Monto del anticipo, siempre menor o igual al monto de la OC

TIPO Define el padrón de proveedores: C= de la UASLP, T= de la Tienda, P= de la

papelería, L= de la librería.

PROV. Clave del proveedor.

NOMBRE Nombre o razón social del proveedor.

En la parte superior de esta ventana, muestra las siguientes opciones:


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AGREGAR UN ANTICIPO A PROVEEDOR

Proveedor: Se registra el tipo de proveedor, por default el padrón al que pertenece el proveedor

es ‘C’ (de la UASLP), sin embargo se permite modificar este valor a cualquiera de los otros padrones

(‘T’ Tienda, ’P’ Papelería ó ’L’ Libería). En seguida se captura la clave del Proveedor, de

encontrarse el proveedor, se muestra su nombre seguido de la clave y las órdenes de compra que

sean válidas para un anticipo. De lo contrario se muestra un mensaje como el siguiente:

Si desea consultar el listado de proveedores, puede presionar la tecla F1 o hacer doble click sobre

el campo, mostrándose la siguiente ventana:

Cuando para el proveedor seleccionado se encuentran ordenes de compra que cumplen las

condiciones para un anticipo de pago, por orden de compra se muestra:


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Año, numero y monto de la Orden de compra.

Pagos - La suma de pagos ya efecutados de esa orden de compra.

Sol. Ant. - La suma de los anticipos solicitados de esa orden de compra.

Anticipo – Se captura el Monto del anticipo.

Factura – Se captura el Número de factura.

Fecha Fact. – Se captura la Fecha de la Factura.

Importe Fact. – Se captura el Importe de la Factura.

Total . Acumula la suma de anticipos capturados.

Observaciones - Se captura cualquier comentario referente al anticipo.

Solicitante: por default aparece el rpe del usuario autenticado en el sistema. Se permite

capturar otro rpe si el solicitante es distinto. Se puede obtener el listado de empleados

presionando F1 o Doble Click sobre el campo solicitante. Se muestra una pantalla como

la siguiente:


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Se puede localizar a un empleado capturando su RPE o su nombre, o parte de estos, en la

parte superior y presionando Intro. Posteriormente seleccionar, de entre los registros mostrados el

requerido.

Al terminar de capturar todos los campos del anticipo, para aceptar el anticipo se presiona

el botón de “Imprimir” genera el siguiente reporte:


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CANCELAR UN ANTICIPO A PROVEEDORES

Esta opción permite cancelar un anticipo a proveedor antes de ser pagado. Después de

seleccionar el anticipo el sistema muestra el mensaje:

Si elige Sí se realiza el proceso de cancelación, y desaparece la línea seleccionada, caso

contrario regresa a la pantalla de anticipo a proveedores.

SALIR DE ANTICIPO A PROVEEDORES

Esta opción cierra la pantalla de la captura de anticipos y regresa al menú principal.


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REPORTES: CONSULTA DE UNA ORDEN DE COMPRA

Dentro de las opciones que aparecen en la parte superior de la pantalla, a las que el usuario tiene

derecho, se encuentra la Opción de REPORTES.

Al seleccionar esta opción, se despliega la siguiente pantalla, en dónde se podrá seleccionar la OC

que se desea consultar o imprimir.




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STATUS DE UNA ORDEN DE COMPRA

Esta opción sirve para conocer el estado que guarda actualmente una orden de compra. Si se

selecciona una orden de compra cancelada, el color del estado cambiará a rojo. Como se ve en la

siguiente pantalla:

Al dar clic sobre el botón se nos mostrará la siguiente pantalla con información resumida

sobre el status de la orden de compra.


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IMPRIMIR ORDEN DE COMPRA

Para imprimir la OC se cuenta con dos opciones:

Orden de Compra para proveedor

Orden de Compra con gasto

|

Orden de compra para Proveedor

Al seleccionar esta opción se despliega la información de la OC en el siguiente formato:


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Orden de compra con gasto

En esta opción se despliega la información de la OC con su gasto en el siguiente formato:

NOTA: Debe entregarse al Proveedor únicamente la “orden de compra para proveedor”, “la

orden de compra con gasto” es solo para uso interno.

Si la Orden de compra lleva algún tipo de retención lo reportará en este reporte:


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Para las dos opciones, aparece en la parte superior de la ventana del Reporte una barra de iconos

con las opciones que a continuación se indican, entre otras.

Exportar Reporte

Permite la exportación del reporte a un archivo en otro formato, por ejemplo de Excel (.xls), Word

(.doc), entre otras opciones.

Imprimir Reporte

Permite mandar imprimir el reporte, especificando la impresora a utilizar, el número de copias a

imprimir, entre otras preferencias.

Ir a la primera página

Cuando no encontremos en un reporte con más de una página esta opción nos permite regresar a

la primera página.

Ir a la página anterior

Nos permite retroceder una página.

Ir a la siguiente página

Nos permite avanzar una página, cuando se trata de un reporte de más de una página.

Ir a la última página

Permite avanzar directamente hacia la última página de nuestro reporte.

Zoom

Esta opción permite hacer un zoom in (acercamiento) o un zoom out (alejamiento) a la página del

reporte en la que nos encontramos actualmente.

Al dar click en esta opción se desplegará un menú que nos permitirá seleccionar el nivel de zoom

que deseamos aplicar a la página actual.


C O M P R A S

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SALIR DE LA CONSULTA DE UNA ORDEN DE COMPRA

Esta opción cierra la pantalla de la consulta de una OC y nos regresa al menú principal, de

dónde se puede elegir otra opción.


C O M P R A S

47

S O P O R T E

SECRETARIA ADMINISTRATIVA

Para alguna duda o comentario relacionados con la captura y seguimiento de la orden de compra,

favor de comunicarse:

Juan Carlos Rodríguez Rocha

Asistente Administrativo

Depto. de Adquisiciones

Tel 1027314 ext. 7403

e-mail: [email protected]

Pedro Jurado Hernández

Jefe de departamento

Depto. de Adquisiciones

Tel 1027315, 16


PRESUPUESTOS

En caso de dudas relacionadas con el presupuesto:

C.P. José Juan Huerta Díaz

Jefe de Departamento

Depto. de Presupuestos

Tel 1027226


mailto:[email protected]



sistema integral de informacion … del usuario...l.a. miguel Ángel hernández franco coordinador...

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