91

Introducción

La Subdirección deTecnología y DesarrolloProfesional (STDP) tiene

como funciones preponderantesimpulsar el desarrolloprofesional del personal dePemex Exploración yProducción (PEP), coordinar elproceso de administración de latecnología y consolidar redes deespecialistas. Cuando se detectannecesidades de tecnología ydesarrollo profesional, segeneran proyectos a los cuales setiene que asignar un presupuestoy dar seguimiento. Pemexseleccionó el Sistema R/3 deSAP como herramienta para laestandarización e integración delos procesos de trabajo de susdiferentes áreas. Aun cuando sehan logrado reducirsignificativamente lasdeficiencias administrativas yoperativas, queda pendienteatender algunas funciones

Sistema de Administración parael Ejercicio Presupuestal de laSTDP de PEP

Eric Rafael Nava LaraMartín Santos DomínguezJesús Xavier Herrera Lavín

específicas para completar elciclo de integración. Esto ocurrecon la integración de proyectos ypresupuesto, ya que actualmenteel SAP no tiene dentro de susmódulos la asignación depresupuesto para los proyectos.

El Sistema deAdministración para el EjercicioPresupuestal (SAEP) surge de lanecesidad de apoyar los procesosde programación para laasignación del presupuesto a losproyectos tecnológicos de laSTDP. En él se pueden manejardiferentes escenarios, con loscuales el usuario puede recuperarla información parcial ocompleta del presupuesto,facilitando las adecuaciones aeste mismo antes de integrarlasal SAP. También permite llevarun control de gastos, tanto de losproyectos como de los delejercicio del presupuesto, einstrumenta un control internopara la aprobación técnica yfinanciera de los compromisos

El Sistema de Administraciónpara el Ejercicio Presupuestalsurge de la necesidad deapoyar los procesos deprogramación para laasignación del presupuesto alos proyectos tecnológicos dela STDP.

artículos técnicos

Boletín iie, marzo-abril del 2000

92

contables y las erogaciones delpresupuesto antes de llevar eltrámite a través de losmecanismos de registro del SAP.

La Fig. 1 muestra larelación del sistema con el SAP.El SAEP obtiene la informacióndel presupuesto autorizadomediante archivos planosgenerados por SINPRE. Con lainformación dentro de la base dedatos del SAEP, los gerentes dela STDP pueden hacer lasadecuaciones al presupuestoasignado a su gerencia. Losadministradores del presupuestoevalúan las adecuacionesrealizadas e informan a losgerentes que modificacionesproceden o no.

Cuando la adecuación delpresupuesto está completamenterevisada y aprobada, losadministradores del presupuestogeneran un respaldo del nuevoescenario del presupuestoutilizando el SAEP. Con estainformación se realiza la carga dedatos al SAP utilizando el SINPRE(únicamente las versionesaprobadas). Cabe mencionar quelos gerentes sólo pueden realizaradecuaciones al presupuesto de sugerencia y durante un periodo quedetermina el administrador delpresupuesto. El SAEP proporcionalos medios de seguridad parabloquear el ingreso y la consultade información.

La Fig. 2 muestra la base

de datos del SAEP; se puedetener acceso a ella desdecualquier punto dentro de laIntranet de PEP. Si bien esposible que la base de datos estécentralizada físicamente, ya seaen la ciudad de México oVillahermosa, el administradordel presupuesto puederestringir el acceso a los demásusuarios y permitirmodificaciones o consultas alpresupuesto en los periodos quedetermine. Este esquemaposibilita que losadministradores delpresupuesto, así como losgerentes, efectúen lasadecuaciones de maneraoportuna, ágil, confiable y segura.

Funciones operativas delSAEPEntre las principales funciones

operativas del SAEP destacan lassiguientes:• Programación del presupuestode los proyectos.• Programación del presupuestode las gerencias.• Resúmenes presupuestales.• Gestión de facturas.• Gestión de escenarios delpresupuesto.• Consolidación del devengado.

La Fig. 3 muestra elmenú principal del sistemadonde se ofrecen las principalesfunciones operativas.

A continuación sepresenta una breve descripción decada uno de los módulos delsistema.

Programación delpresupuesto de los proyectosUna de las principales funcionesde SAEP corresponde al control

FIGURA 1Interfaz del SAEP con el SAP.

FIGURA 2Esquema de seguridad y operación en la intranet de PEP.

SAP

Presupuestos

Nómina

...

SINPRE

PersonalSTDP

Archivosplanos

SAEP

Servidor NT

Base dedatosSAEP

México, D. F.

SubdirecciónSTDP

Gerente...

Villahermosa, Tabasco

AdministradorPresupuesto

Gerente...

Intranet PEP

Una de las principalesfunciones de SAEP correspondeal control que los gerentespueden llevar de la asignaciónde presupuesto para susproyectos, lo que les permiteconocer los gastos efectuados ysus compromisos contables.

93

que los gerentes pueden llevar dela asignación de presupuestopara sus proyectos, lo que lespermite conocer los gastosefectuados y sus compromisoscontables. Cada proyecto estáasociado a una posiciónfinanciera a la cual se asignanlos fondos para su realización.Esta parte del sistema posibilitala programación del calendariode los proyectos y reserva losfondos en la posición financieracorrespondiente. Proporcionatambién un informe mensual delgasto devengado y loscompromisos del proyecto,además de generar un calendariode pagos para el ejerciciopresupuestal. La Fig. 4 muestrael mecanismo de interacción delmódulo de programaciónpresupuestal de proyectos.

Para la adecuación delpresupuesto asignado a unproyecto, es posible efectuar dosfunciones de ajuste:• Ajuste estimado delpresupuesto del proyecto, queconsiste en definir el gastoestimado para algunos de losmeses y en distribuirproporcionalmente en los mesesrestantes el residuo delpresupuesto asignado alproyecto.• Ajuste del presupuestodevengado del proyecto, queimplica obtener de los

documentos contables las cifrasdevengadas de los meses que yase ejercieron y repartir en partesproporcionales el resto delpresupuesto del proyecto.

En la Fig. 5 se observancuadros con fondo oscurecido querepresentan las casillas de losmeses devengados, las cuales sebloquean automáticamentedespués de obtener el presupuestodevengado. Como medida deseguridad, las casillas de los mesesrestantes quedan abiertas paracompletar la programación de loscompromisos contablespendientes.

Programación delpresupuesto de las gerenciasEl módulo de programación delpresupuesto de las gerenciaspermite programar las posicionesfinancieras del presupuesto enforma individual, separando losconceptos que se pagan en pesosy moneda extranjera. Medianteeste módulo, los administradoresdel presupuesto acotan eldominio de posicionesfinancieras que los gerentespueden modificar, anexar oeliminar de su presupuesto.

Para la adecuación decada posición financiera, el

FIGURA 3Menú principal del SAEP.

FIGURA 4Programación presupuestal de los proyectos.

Programación delpresupuesto de

proyectos

Programacióndel proyecto

Resumenfinanciero del

proyecto

Presupuestode la

gerencia

Facturación

El módulo de programacióndel presupuesto de lasgerencias permite laprogramación de lasposiciones financieras delpresupuesto en formaindividual, separando losconceptos que se pagan enpesos y moneda extranjera.

artículos técnicos

Boletín iie, marzo-abril del 2000

94

FIGURA 5Ajuste del presupuesto asignado a un proyecto.

sistema proporciona un informemensual del gasto devengado ylos compromisos pendientes paraprogramar la solicitud de flujo deefectivo.

La manipulaciónanticipada del presupuestopermite simular los cambios quese requerirán en el SAP antes dellevarlos a cabo. De esta manera,el SAEP es una herramienta quepermite preparar escenarios delpresupuesto en los cuales esposible realizar la programacióndetallada de posicionesfinancieras para cada una de lasgerencias. La construcción delescenario se realiza agregando alpresupuesto aquellas posicionesfinancieras requeridas para eldesempeño de las funciones de lagerencia.

El módulo deprogramación de posicionesfinancieras permite dos tipos deajuste:• Ajuste estimado delpresupuesto de la posiciónfinanciera, que consiste endefinir el gasto estimado paraalgunos meses y en distribuirproporcionalmente en los mesesrestantes el residuo del techopresupuestal de esta partida.• Ajuste del presupuestodevengado de la posiciónfinanciera, que implica obtener delos documentos contables las

cifras devengadas de los mesesque ya se ejercieron, concentrar enel mes en curso los compromisoscontables pendientes y repartir enpartes proporcionales el residuodel presupuesto entre los mesesrestantes.

Este módulo permitetambién la trasferencia defondos entre posicionesfinancieras y, por cuestiones deseguridad, solamente lo puedeaplicar el administrador delpresupuesto. En la Fig. 6 semuestra la página detrasferencia de fondos. Elsistema proporciona la lista deposiciones financieras donantesy cuando se realiza la selecciónde una de ellas, presenta elpresupuesto devengado, loscompromisos contables y elsaldo disponible para eldonativo.

Resúmenes presupuestalesEl SAEP ofrece un grupo deinformes para consultar el estadodel presupuesto en cuatro nivelesde detalle:• Resumen presupuestal de los

proyectos de las gerencias.• Resumen presupuestal de lasposiciones financieras de lasgerencias.• Resumen presupuestal de losrenglones del gasto de lasgerencias.• Resumen presupuestal de lasubdirección.

Asimismo, el SAEPpermite obtener los informes delcomportamiento contable de lasgerencias de la subdirección:• Proyectos.• Posiciones financieras.• Renglones del gasto.

Con esta información, losadministradores del presupuesto,así como los gerentes, consultan elpresupuesto de una maneraoportuna, ágil, detallada yconfiable.

Gestión de facturasMediante este módulo, el SAEPpermite llevar el control internode facturas de la STDP. Con él seda seguimiento a las facturas,desde la entrega de losproveedores para la revisióntécnica y administrativa hasta el

El SAEP permite laconstrucción de diferentesescenarios del presupuestopara que los gerentes de lasubdirección realicen susadecuaciones al presupuesto ylos administradores de ésteúltimo verifiquen si sonviables antes de ingresarlas alSAP.

95

envío a la Subdirección deAdministración y Finanzas parala aprobación y pago. Permiteincluir la imagen del resguardode los documentoscomprobatorios, así comoregistrar las operaciones ygenerar un catálogo de losproveedores que prestanservicios a la subdirección.

Para cada añopresupuestal, el SAEP proporcionaun resumen de las facturas queafectan el presupuesto de lasgerencias de la subdirección. Elresumen presenta el desglose ymonto total del siguiente grupo defacturas:• Facturas de la subdirección.• Facturas de una gerencia.• Facturas de un renglón delgasto.• Facturas de un proyecto.• Facturas de un proveedor de lasubdirección.• Facturas de un proveedor deuna gerencia.• Facturas devengadas ocomprometidas.

Las facturas se manejanmediante una base de datos conuna copia digitalizada deldocumento de cada factura, loque permite consultar de manerarápida los detalles y el estadofinanciero de la misma.

Este módulo permite queel proceso de trámite que puedeseguir una factura no sea nirígido ni tampoco arbitrario. Paraello, es necesario definir lasrelaciones entre etapas, por loque se puede configurar demanera abierta el proceso detrámite que se va a seguir.

El objetivo de estemódulo es localizar fácil yrápidamente la etapa del procesode trámite de una facturadeterminada. El administrador

FIGURA 6Trasferencia de fondos y prorrateo de posiciones financieras.

puede integrar facturas alproceso de trámite (aquéllas queno se han incluido en el procesopero que están registradas en labase de datos).

Administración deescenarios del presupuestoEl SAEP permite la construcciónde diferentes escenarios delpresupuesto para que los gerentesde la subdirección realicen susadecuaciones al presupuesto y losadministradores de éste últimoverifiquen si son viables antes deingresarlas al SAP. Para registrary recuperar la información de labase de datos, el SAEP cuenta conel módulo de administración deescenarios del presupuesto.

Los administradores delpresupuesto tienen las siguientesopciones:• Recuperación de una versióncompleta del presupuesto de laSTDP.• Recuperación del presupuestode una gerencia.• Recuperación del presupuesto deun renglón del gasto de unagerencia.

• Recuperación del presupuestode una posición financiera deuna gerencia.

Los gerentes de la STDPtienen las siguientes opcionesrelativas a su gerencia:• Recuperación del presupuesto.• Recuperación del presupuestode un renglón del gasto.• Recuperación del presupuestode una posición financiera.

Con estas alternativas losgerentes pueden realizaradecuaciones al presupuestoasignado a su gerencia. Losadministradores del presupuestoevalúan las adecuaciones realizadas einforman a los gerentes cuálesmodificaciones proceden.

Trabajo futuroEs importante eliminar lasactividades manuales de losprocesos de trabajo.Actualmente, el SAEP requiereel enlace automatizado con elSAP, básicamente al obtener eldevengado y en el registro delpresupuesto que se autoriza.

El SAEP cuenta con unesquema de seguimiento de

artículos técnicos

Boletín iie, marzo-abril del 2000

96

agendas de trabajo mediante elcual el administrador delpresupuesto envía a los gerentesinformes de presupuesto despuésde la autorización de unaadecuación. Se requiere tambiénla implantación de un esquemade seguimiento automático paraque los responsables de las áreasreciban, periódica yautomáticamente, los informesactualizados del presupuestodevengado.

En la actualidad, elesquema del SAEP es elcliente/servidor y cumple conlos requerimientos de losgerentes, siempre y cuando setengan instalado el software delSAEP. Es necesario contar conun esquema de mayorcobertura. La implantación deun módulo de información delejercicio presupuestal en laWeb permitiría realizarconsultas en el momento que serequiera y desde cualquierpunto dentro de la intranet dePEP, lo cual sería de muchautilidad cuando los gerentesestén comisionados fuera de sulocalidad.

En este momento, labase de datos del SAEP esMicrosoft Access, misma quecubre las necesidades actuales;sin embargo, para mejorar surendimiento y capacidad esnecesario trasladar la base dedatos a una plataforma másrobusta, por lo que se estáconsiderando utilizar Oracle oSQL-Server.

ConclusionesSe buscaron alternativas quepermitieran trabajar de una maneraintegrada y eliminar actividadesredundantes y manuales.Actualmente, el SAP no tienedentro de sus módulos laasignación de presupuesto paralos proyectos, pero sí los mediospara compartir la información desu base de datos con sistemas dealmacenamiento de datos. ElSAEP cumple con lascaracterísticas requeridas para elmanejo de presupuesto de laSTDP e incluso en su diseño seconsideró que su funcionamientofuese genérico: maneja elpresupuesto por subdirección,por unidad o por coordinación dePEP; permite reducir el tiempoen las adecuaciones delpresupuesto de una maneraoportuna, confiable y segura. Sumódulo de información apoya latoma de decisiones para laasignación del presupuesto desdelas gerencias o activos hasta lasubdirección, coordinación ounidad.

AgradecimientosLos autores agradecen el apoyoproporcionado para el desarrollodel SAEP al personal de laSubdirección de Tecnología yDesarrollo Profesional,especialmente al doctor GuillermoDomínguez Vargas, al M.C.Ramiro Rodríguez Campos, alingeniero Alfredo Rangel Islas yal M.C. Amado Phinder Villalón,quienes aportaron ideas,conocimiento y experiencia.

ReferenciasNava Lara, Eric. Manual de Diseño delSistema de Administración del EjercicioPresupuestal, documentación del proyecto11585 de la Gerencia Sistemas Informáticos,Instituto de Investigaciones Eléctricas, Mayo2000.

Nava Lara Eric, et al. Manual de Usuariodel Sistema de Administración del EjercicioPresupuestal, documentación del proyecto11585 de la Gerencia Sistemas Informáticos,Instituto de Investigaciones Eléctricas, Mayo2000.

Nava Lara, Eric. Manual de Instalación delSistema de Administración del EjercicioPresupuestal, documentación del proyecto11585 de la Gerencia Sistemas Informáticos,Instituto de Investigaciones Eléctricas, Mayo2000.

Pemex Exploración y Producción, PEP,Hacia un Nuevo Horizonte Tecnológico,Informe de Actividades, Subdirección deTecnología y Desarrollo Profesional, 1998.

Pemex Exploración y Producción, PEP,Hacia la Excelencia en el ConocimientoTécnico, Informe de Actividades,Subdirección de Tecnología y DesarrolloProfesional, 1999.

ERIC RAFAEL NAVA LARAIngeniero Industrial egresado de la UniversidadAutónoma del Estado de Morelos. Ingresó en1986 al IIE como asesor técnico en el primersimulador de Laguna Verde; es investigadordesde 1987 y participó en varios proyectosbajo contrato con la CFE, entre los que secuentan los relativos al desarrollo de lossimuladores en tiempo real de Laguna Verde,el simulador de rodado de turbina y máquinassincronas. Colaboró en dos proyectos deinfraestructura de simuladores buscandoalternativas genéricas y de menor costo. Desde1998, como parte de tres proyectos bajocontrato con Pemex, trabaja en el desarrollo desistemas informáticos para la simplificación delos procesos de administración y del trabajo.ernava@iie.org.mx

MARTÍN SANTOSDOMÍNGUEZVer currículum en la página 74.

JESÚS HERRERA LAVÍNVer currículum en la página 60.