sistema contable para la gestiÓn y control de ventas

1

SISTEMA CONTABLE PARA LA GESTIÓN Y CONTROL DE VENTAS

SEBASTIÁN GAMBOA BAUTISTA

FABIÁN LEONARDO BLANCO GAMBA

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA

BOGOTÁ D.C.

2017

2

SISTEMA CONTABLE PARA LA GESTIÓN Y CONTROL DE VENTAS



Trabajo de grado

Director:

Ing. Luis Felipe Wanumen



BOGOTÁ D.C.

2017

3

CONTENIDO

Página

I. RESUMEN........................................................................................................7

II. ABSTRACT......................................................................................................8

III. INTRODUCCIÓN............................................................................................9

1. FASE DE DEFINICIÓN, PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN........................10

1.1 Titulo del trabajo .................................................................................... 10

1.2 Tema ....................................................................................................... 10

1.3 Planteamiento del problema ................................................................. 10

1.3.1 Descripción del problema .................................................................. 10

1.3.2 Formulación del Problema ................................................................. 11

1.4 Alcances Delimitaciones ....................................................................... 11

1.4.1 Alcances .............................................................................................. 11

1.4.2 Delimitaciones .................................................................................... 11

1.5 Objetivos ................................................................................................ 12

1.5.1 Objetivo general .................................................................................. 12

1.5.2 Objetivos específicos ......................................................................... 12

1.6 Justificación ........................................................................................... 13

1.7 Marco de Referencia .............................................................................. 14

1.7.1 Estado del arte .................................................................................... 14

1.7.1.1 Fuentes Primarias ............................................................................ 14

1.7.1.2 Fuentes Secundarias ....................................................................... 14

1.7.1.3 Proyectos relacionados .................................................................. 14

1.7.2 Marco Teórico ..................................................................................... 17

1.7.2.1 Desarrollo de aplicaciones web ..................................................... 17

1.7.2.2 Sistema de inventarios permanente .............................................. 17

1.7.2.3 Sistema contable ............................................................................. 18

1.7.3 Marco conceptual ............................................................................... 18

1.8 Marco Metodológico .............................................................................. 19

1.8.1 Metodología Scrum ............................................................................ 19

1.9 Factibilidad ............................................................................................. 21

4

1.9.1 Factibilidad Técnica ............................................................................ 22

1.9.2 Factibilidad Operativa ........................................................................ 23

1.9.3 Factibilidad Económica ...................................................................... 24

1.9.4 Factibilidad Legal ............................................................................... 25

1.10 Cronograma de actividades ................................................................ 26

2. PLANEACIÓN .................................................................................................... 27

2.1 Modelo de procesos .............................................................................. 27

2.1.1 Registro de usuarios .......................................................................... 27

2.1.2 Registro de clientes ............................................................................ 28

2.1.3 Registro de nuevo producto .............................................................. 29

2.1.1 Registro de nueva venta .................................................................... 30

2.2 Visión ...................................................................................................... 31

3. PRESUPESTO Y FUENTES DE FINANCIACIÓN ............................................. 31

3.1 Se identifican requerimientos y se priorizan....................................... 33

4. PRUEBAS .......................................................................................................... 33

4.1 Pruebas del sistema .............................................................................. 33

4.2 Pruebas de integración ......................................................................... 35

4.3 Pruebas de validación ........................................................................... 36

IV. CONCLUSIONES ............................................................................................. 37

V. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................. 38

5

ÍNDICE DE LAS TABLAS

Página

Tabla 1: Hardware (requerimientos del sistema) .............................................. 22

Tabla 2: Equipos disponibles en el supermercado ........................................... 22

Tabla 3: Programas requeridos para el desarrollo e implantación del sistema

contable ............................................................................................................ 23

Tabla 4: Análisis DOFA .................................................................................... 25

Tabla 5: Factibilidad Económica Recursos Humanos ...................................... 31

Tabla 6: Factibilidad Económica Recursos Técnicos ....................................... 32

Tabla 7: Factibilidad Económica Costo Total .................................................... 32

Tabla 8: Pruebas del sistema ........................................................................... 33

Tabla 9: Pruebas de integración ....................................................................... 35

6

INDICÉ DE FIGURAS

Página

Figura 1: Cronograma de actividades .............................................................. 26

Figura 2: Modelo de procesos registro de usuarios ......................................... 27

Figura 3: Modelo de procesos registro de clientes........................................... 28

Figura 4: Modelo de procesos registro de producto ......................................... 29

Figura 5: Modelo de procesos registro de venta .............................................. 30

7

I. RESUMEN

El supermercado Mercaplus es un establecimiento de comercio de víveres,

productos de aseo personal y del hogar conformado por tres personas,

encargadas de desarrollar tareas como la de cajero, organizar la mercancía y

administrar el negocio.

Al realizar el manejo de la información del registro de ventas y control de

existencias de productos, se presentan deficiencias, ya que, este proceso se

realiza de forma manual en papel, y no existe una herramienta que permita

llevar un mejor control y gestión de esta información.

Se propone para solución del problema planteado, realizar un sistema de

ventas que permita gestionar el registro de ventas y control de existencias de

productos.

Para la realización de esta aplicación se tuvo en cuenta la creación de los

respectivos módulos, para el acceso por parte de los encargados y así

mantener un control permanente. Por otro lado, se creó la base de datos

respectiva para el almacenamiento de la información de cada módulo, tales

como ventas, proveedor, informes y control de bienes.

8

II. ABSTRACT

The Mercaplus supermarket is an establishment that sells victuals, personal

hygiene products and the home formed by three people, responsible for

developing tasks such as cashier, organize the merchandise and manage the

business.

When handling the information in the sales register and stock control of

products, there are deficiencies, since this process is done manually on paper,

and there is no tool that allows better control and management of this

information.

It proposes to solve the problem posed, to make a sales system that allows to

manage the registration of sales and control of stocks of products.

For the realization of this application was taken into account the creation of the

respective modules, for the access by the managers and thus maintain a

permanent control. On the other hand, the respective database was created for

the storage of the information of each module, such as sales, supplier, reports

and control of goods.

9

III. INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene como objetivo dar a conocer la problemática que

se presenta actualmente en el supermercado Mercaplus, donde se lleva a cabo

el registro de ventas y control de existencia de productos manualmente en

papel. Actualmente este proceso de compras y ventas presenta una demora

considerable debido a la falta de una herramienta que permita gestionar la

información correctamente. Teniendo en cuenta la problemática, la pregunta es

sí utilizando una solución informática se puede facilitar la gestión del proceso

de ventas. Para tal fin, se plantea el desarrollo de un sistema web fácil de usar

que permita gestionar con mayor solidez el proceso de ventas, para hacerlo

más consistente e integral acorde a las necesidades del Supermercado

MercaPlus. Para todo negocio es muy importante saber con qué herramientas

cuenta para enfrentarse a la competencia, que cada día alcanza un nivel más

exigente y requiere mayor productividad en el proceso de comercialización de

sus productos.

El documento se encuentra estructurado de tal manera que en primera medida

se plantea la problemática que dio origen a la creación del aplicativo, se

establecen los objetivo generales y específicos del proyecto, después se

realiza un recorrido por conceptos como desarrollo web, sistema P.O.S (Point

of Sale - Punto de Venta) y base de datos que se manejan durante el desarrollo

del proyecto y un estado del arte de los proyectos similares que se han

desarrollado, luego se describe la metodología, detallando los procesos para

alcanzar los objetivos para observan los resultados. Por último, se plantea las

conclusiones y recomendaciones para futuras investigaciones.

10

1. FASE DE DEFINICIÓN, PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN

1.1 Titulo del trabajo

Sistema contable para el manejo y control de ventas.

1.2 Tema

El sistema contable se enfoca en facilitar el manejo de inventario y ventas de

productos del supermercado Mercaplus.

1.3 Planteamiento del problema

1.3.1 Descripción del problema

En la actualidad, existen supermercados que siguen manejando la contabilidad

de forma manual; una tarea bastante tediosa ya que es muy probable

transcribir información errónea, algo muy perjudicial para el negocio ya que la

parte contable se debe llevar con rigurosidad y ser lo más exacta1.

Para sacar un informe de los productos más vendidos, o de determinadas

ventas realizadas en un mes, tendrían que verse en la tarea de buscar en el

libro de ventas para así lograr su objetivo, algo que en el Diseño de Información

Contable se manejaría en un instante agilizando los procesos, decisiones y en

seguida sus resultados.

En el supermercado Mercaplus su principal fuente de ingreso depende

exclusivamente de las necesidades de sus clientes, ya que, su objeto social es

la comercialización de productos (víveres, productos de aseo, licores, entre

otros); es una compañía que se ve afectada por la carencia de un Diseño de

Información Contable, al tener una información fidedigna y oportuna que le

_____________________

1 Los Sistemas de Información Contable

augusta.uao.edu.com, Delgadillo, Diego; El Sistema de Información Contable. (s.f.).

Obtenido de http://augusta.uao.edu.co/moodle/file.php/3766/EL_SISTEMA_DE_INFORM ACION_CONTABLE.pdf

Accedido el día 14 Noviembre de 2016

11

permita tomar decisiones que sean claves, la llevaran a obtener resultados que

satisfagan plenamente las necesidades de la organización2.

1.3.2 Formulación del Problema

¿Cómo mejorar la forma en que se gestionan y controlan las ventas e

inventarios en el supermercado Mercaplus?

1.4 Alcances Delimitaciones

1.4.1 Alcances

El presente proyecto permitirá acceder a un módulo de registro donde el

administrador (Dueño del supermercado), podrá realizar el registro de usuarios

para que puedan iniciar sesión y así usar los distintos módulos del sistema

contable dependiendo los permisos que se otorguen a cada uno.

El sistema contable contará con un módulo de control de bienes en el cual se

hará el registro de los productos y existencias. Otro módulo será el de

proveedores; un módulo de informes donde se mostrará los saldos del dia de

unidades y precios de productos que se comercializan en el supermercado; un

módulo de ventas. El sistema contable se desarrollará en el lenguaje de

programación PHP y motor de base de datos MySQL.

1.4.2 Delimitaciones

El sistema contable se enfoca únicamente en el registro y gestión de usuarios,

proveedores, productos y ventas.

El administrador (El Dueño del supermercado) podrá acceder a todos los

módulos del sistema para realizar acciones como registrar, modificar, eliminar o

consultar.

___________________________

2 Contabilidad Básica y sistemas de finanzas; fowloner Newton, Enrique. (s.f.).

Obtenido en http://jalfaroman.wordpress.com/descargar-libros-de-contabilidad-economia-y-finanzas

Accedido el día 14 de Noviembre de 2016

12

El usuario empleado tendrá acceso al módulo control de bienes sólo para

consultar los productos y existencias, también accederá al módulo de ventas

realizar dichas ventas.

1.5 Objetivos

1.5.1 Objetivo general

Desarrollar un sistema contable para el manejo y control de inventarios y

ventas en el supermercado Mercaplus.

- Módulo ventas

- Módulo proveedores

- Módulo informes

- Módulo control de bienes

- Módulo registro de usuario

1.5.2 Objetivos específicos

Diseñar un módulo de informes que permita consultar los saldos al día y

precios de productos y bienes que se comercializan personalizada de los

módulos de ventas, registros y productos.

Desarrollar un módulo de registro de usuario para limitar el acceso en

cuanto agregar, modificar y eliminar información.

Diseñar una Base de Datos que permita almacenar información de

productos, proveedores, usuarios y ventas.

13

1.6 Justificación

El objetivo de todo establecimiento comercial de venta al por menor de bienes

de consumo con el supermercado Mercaplus es brindar la mejor atención y

buenos precios para obtener un alto volumen de ventas. Facilitando a todos

sus clientes y controlando de manera eficiente las ventas.3

Por este motivo, el hecho de no contar con un sistema eficiente que permita la

gestión y control de las ventas, hace que la compra de productos por parte de

los clientes sea demorada y para los dueños del establecimiento tediosa por la

cantidad de información.4

En los conceptos número 065053 de 1999 y 045948 de 2000, la DIAN

manifestó que: "La emisión de facturas de venta por computador y la emisión

de tiquetes de ventas por P.O.S, constituyen documentos que soportan los

hechos económicos de los contribuyentes". Por lo anterior, usar un sistema de

facturación va a permitir gestionar y organizar las ventas almacenadas en una

base de datos evitando la perdida de información y así mismo, tener los

documentos en regla, dando cumplimiento a las normas propuestas por la

DIAN y Cámara de Comercio.5

Según un informe de la Superintendencia de Sociedades el 99,8% de las

empresas han avanzado hacia una transición digital que ha elevado la

______________________

3 Rubio Aravena, Caren Dina;. “Propuesta de mejora a los procesos de contabilidad y finanzas: evaluación y

modelamiento estratégico - operacional”.

Obtenido de http://repositorio.uchile.cl/handle/2250/114827.


4 Usuarios de la información contable; virtual.unal.edu.co

.(s.f.). Obtenido de http://www.virtual.unal.edu.co/


5 Resolución 000055 DIAN”. Dian

http://www.dian.gov.co/descargas/normatividad/2016/Resoluciones/Resolucion_000055_14_Julio_2016.pdf.

Accedido el día 29 de Marzo de 2017

14

demanda de software y servicios TI en el país, debido a ello para el año 2014

las empresas de tamaño pequeño presentaron un incremento de 9% en sus

ingresos respecto al año 2013.6 Por lo tanto, el diseño de un sistema para

gestionar y controlar ventas, invita a Mercaplus a desarrollar todo el potencial

informativo que se encuentra en él mismo para obtener un crecimiento

sostenible a corto, mediano y largo plazo.

1.7 Marco de Referencia

1.7.1 Estado del arte

1.7.1.1 Fuentes Primarias

PUC. Enrique Romero Romero.

Contabilidad básica. Joan Pallerola Comamala

Sistema contable SIIGO

Normas internacionales de contabilidad. Oriol Amat y Jordi Perramon

1.7.1.2 Fuentes Secundarias

PHP práctico, Matt Doyle

Desarrollo de sitios web con PHP y MySQL, José M. Gonzáles

Fundamentos de JQuery, Rebecca Murphey

MaterialDoc, Saúl Molinero.

1.7.1.3 Proyectos relacionados

SISTEMA CONTABLE SIIGO

Es un software genérico administrativo que permite llevar un registro detallado

de las operaciones de la empresa y en general de todos los aspectos

relacionados con la administración de negocios; su mercado objetivo son las

medianas y pequeñas empresas de los sectores industrial, comercial y de

servicios, que utilizan computadores bajo los sistemas operacionales DOS,

Windows, Linux o Redes.

________________________________

6 Informe desempeño del sector Software”. Supersociedades

Obtenido de http://www.supersociedades.gov.co/noticias/Documents/2015/EE1-%20Estudio%20Sectorial%20Software-

%202015%20VII%2030.pdf.


15

Se caracteriza principalmente por ser un sistema basado en documentos

fuente (Facturas, Recibos de Caja, Cheques, etc.), es decir, que mediante la

elaboración de éstos directamente en el computador se actualizan en línea y

tiempo real todos los registros de la Empresa en lo referente a: Cartera,

Cuentas por Pagar, Inventarios, Costos de Producción, Activos Fijos, Pedidos,

Compras, Presupuesto, Contabilidad, Nómina y Ventas, por lo cual no se

requiere de expertos para que se empiece a utilizar7.

CONTAB

Es parte de una serie de software orientado al registro, producción,

diseminación y análisis de información gerencial para cualquier institución.

Contab permite mantener al día, con facilidad, los libros contables de cualquier

institución y para ello trabaja con un catálogo de cuentas de hasta 6 niveles,

que permite administrar un ilimitado número de cuentas y de movimientos,

sobre las cuales se efectúan asientos de partida doble.8

HELISA

El software Helisa, es un sistema ampliamente reconocido para el manejo de la

información Administrativa y Operativa de cualquier tipo de empresa, La

sencillez, confiabilidad y rapidez en su funcionamiento, son características que

permiten al sistema, a través de todos sus módulos, brindarle eficiencia al

usuario final en la realización de sus labores diarias.9

________________________________

7 Sistema contable administrativo para micro empresas. SIIGO

Obtenido de http://www.siigo.com/


8 Sistema contable. CONTAB

Obtenido de http://www.actaf.co.cu/index.php?option=com_mtree&task=att_download&link_id=388&cf_id=24


9 Sistema de información con valor global. HELISA

Obtenido de http://helisa.com/software.php


16

El administrador es la base estructural de la serie de productos Helisa y es

totalmente configurable y adaptable a cualquier estructura contable.

Se puede definir el tamaño, los niveles del código de la cuenta contable y del

centro de costos, se establecen diferentes tipos de cartera, se diseña la forma y

distribución de los documentos, el valor de las tarifas, los topes, las bases, las

cuentas que afectan cada operación y así se instala con el perfil que tendría un

programa hecho a la medida.

Se complementa con una barra de herramientas en línea con iconos para

ayudas, guías visuales, calendario tributario y actualizaciones.

SISTEMA CONTABLE AURIGA

Es el software contable que maneja el IDT para registrar ingresos, egresos,

causaciones, inventarios, nomina para presentar los Estados Financieros.

Podrá mejorar el control de costos, examinar rápidamente la ejecución

presupuestal de ingresos y gastos, conocer los resultados contables de las

operaciones financieras sin procesos adicionales e interpretar fácilmente las

operaciones financieras para tomar decisiones rápidas y efectivas.

Módulo de facturación del mercado a través del cual en pocos pasos se

finalizan proceso de ventas, devoluciones, abonos, cotizaciones, remisiones,

abonos a separado, entre otros; además de brindar una serie de informes u

consultas sobre los movimientos de dinero y del inventario con un completísimo

banco de datos sobre los clientes y el estado de la cartera.10

________________________________

10 Sistema contable administrativo para micro empresas. AURIGA

Obtenido de https://aurigasuite.com/category/contabilidad/


17

1.7.2 Marco Teórico

1.7.2.1 Desarrollo de aplicaciones web

Las aplicaciones web reciben este nombre porque se ejecutan en la internet.

Es decir que los datos o los archivos en los que trabajas son procesados y

almacenados dentro de la web. Estas aplicaciones, por lo general, no necesitan

ser instaladas en tu computador.

El concepto de aplicaciones web está relacionado con el almacenamiento en la

nube. Toda la información se guarda de forma permanente en grandes

servidores de internet y nos envían a nuestros dispositivos o equipos los datos

que requerimos en ese momento, quedando una copia temporal dentro de

nuestro equipo. Estos grandes servidores de internet que prestan el servicio de

alojamiento están ubicados alrededor de todo el mundo, así hacen que el

servicio prestado no sea tan costoso o gratuito en la mayoría de los casos y

extremadamente seguro.11 Para el desarrollo de aplicaciones web se usan

lenguajes de programación del lado del servidor como PHP, Python, Java,

Ruby, Go, entre otros.

1.7.2.2 Sistema de inventarios permanente

El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de

inventarios permanente y Sistema de inventarios periódico.

El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un

control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que

ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada

Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la

fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se

retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el

saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.

_________________________________________

11 Wikipedia. Desarrollo web. http://es.wikipedia.org/wiki/Desarrollo_web


18

Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la

determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que, en cada

salida de un producto, es registra su cantidad y costo.12

1.7.2.3 Sistema contable

El sistema contable establecido tiene que estar diseñado para el negocio que

se elabora de acuerdo con sus necesidades de control y de información, cada

negocio tiene que desarrollar en función de su actividad y a la información que

desea obtener. El sistema contable en cualquier empresa se debe ejecutar en

tres pasos básicos relacionados con las actividades financieras: Registrar,

clasificar y resumir.

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se

recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus

operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y

que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones

financieras.13

1.7.3 Marco conceptual

Sublime Text:

Es un editor de texto y editor de código fuente está escrito en C++ y Python

para los plugins. Desarrollado originalmente como una extensión de Vim, con el

tiempo fue creando una identidad propia, por esto aún conserva un modo de

edición tipo vi llamado Vintage mode.

________________

12 Sistema de inventarios permanente - Gerencie - 2010 Obtenido de: https://www.gerencie.com/sistema-de-

inventarios-permanente.html

13 Wikipedia. Sistema contable. Obtenido de https://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_contable


19

PHP:

(acrónimo recursivo de PHP: Hypertext Preprocessor) es un lenguaje de código

abierto muy popular especialmente adecuado para el desarrollo web y que

puede ser incrustado en HTML.

JQuery:

Es una biblioteca multiplataforma de JavaScript, creada inicialmente por John

Resig, que permite simplificar la manera de interactuar con los documentos

HTML, manipular el árbol DOM, manejar eventos, desarrollar animaciones y

agregar interacción con la técnica AJAX a páginas web.

MySQL:

Es un sistema gestor de bases de datos muy conocido y ampliamente usado

por su simplicidad y notable rendimiento, es una opción atractiva tanto para

aplicaciones comerciales, como de entretenimiento precisamente por su

facilidad de uso y tiempo reducido de puesta en marcha.

P.O.S:

Por sus siglas en inglés Point of Sale. Significa Punto de Venta o terminal de

punto de venta, es un programa para tiendas, micromercados, droguerías,

restaurantes, almacenes de ropa, calzado entre otros, desarrollado para

sistematizar el control de sus ventas, e inventario.

1.8 Marco Metodológico

1.8.1 Metodología Scrum

Para desarrollar este proyecto se utilizará la metodología ágil para el desarrollo

de software conocida con el nombre de Scrum. Se seleccionó la metodología

Scrum por ser una metodología ágil que adopta estrategias de desarrollo

incremental en lugar de planificar y ejecutar completamente el resultado.

Siendo así se puede decir que esta metodología muestra la calidad de sus

20

resultados y el conocimiento implícito de las personas en los equipos de trabajo

de una manera real y explicita ya que se muestran todos los contenidos a

desarrollar.

SCRUM es un modelo que puntualiza un conjunto de prácticas y roles, y se

puede tomar como punto de partida para definir el proceso de desarrollo que

se ejecutará durante un proyecto. Los roles principales en Scrum son el Scrum

Master, que procura facilitar la aplicación de Scrum y gestionar cambios, el

ProductOwner, que representa a los stakeholders (interesados externos o

internos), y el Team (equipo) que ejecuta el desarrollo y demás elementos

relacionados con él. Durante cada sprint, un periodo entre una y cuatro

semanas el equipo crea un incremento de software potencialmente entregable

(utilizable). El conjunto de características que forma parte de cada sprint viene

del ProductBacklog, que es un conjunto de requisitos de alto nivel priorizados

que definen el trabajo a realizar.

Los elementos del ProductBacklog que forman parte del sprint se determinan

durante la reunión de Sprint Planning. Durante esta reunión, el ProductOwner

identifica los elementos del ProductBacklog que quiere ver completados y los

hace del conocimiento del equipo. Entonces, el equipo conversa con el

ProductOwner buscando la claridad y magnitud adecuadas para luego

determinar la cantidad de ese trabajo que puede comprometerse a completar

durante el siguiente sprint. Durante el sprint, nadie puede cambiar el Sprint

Backlog, lo que significa que los requisitos están congelados durante el sprint.

Scrum utiliza un enfoque incremental que tiene como fundamento la teoría de

control empírico de procesos. Esta teoría se fundamenta en transparencia,

inspección y adaptación; la transparencia, que garantiza la visibilidad en el

proceso de las cosas que pueden afectar el resultado; la inspección, que ayuda

a detectar variaciones indeseables en el proceso; y la adaptación, que realiza

los ajustes pertinentes para minimizar el impacto de las mismas.

Scrum define tres roles: el Scrum master, el dueño del producto y el equipo de

desarrollo. El Scrum master tiene como función asegurar que el equipo está

21

adoptando la metodología, sus prácticas, valores y normas.14 El dueño del

producto es una sola persona y representa a los interesados, es el responsable

de maximizar el valor del producto y el trabajo del equipo de desarrollo. El

equipo de desarrollo, por su parte, tiene como responsabilidad convertir lo que

el cliente quiere, el ProductBacklog, en iteraciones funcionales del producto.

Scrum define un evento principal o Sprint que corresponde a una ventana de

tiempo donde se crea una versión utilizable del producto (incremento). Cada

Sprint, es considerado como un proyecto independiente. Su duración máxima

es de un mes. Un Sprint se compone de los siguientes elementos: reunión de

planeación del Sprint, DailyScrum, trabajo de desarrollo, revisión del Sprint y

retrospectiva del Sprint.

El ciclo de vida de este marco de trabajo está compuesto de cuatro fases:

planeación, puesta en escena, desarrollo y entrega. En la planeación se

establece la visión, se fijan las expectativas y se asegura el financiamiento.

En la puesta en escena se identifican más requerimientos y se priorizan para la

primera iteración.

En la implementación se desarrolla el sistema, y en la entrega se hace el

despliegue operativo.

1.9 Factibilidad

Definiendo la problemática y las causas que ameritan la implementación del

software educativo, es pertinente determinar la infraestructura tecnológica y la

capacidad técnica que implica la implementación del software en cuestión, así

como los costos, beneficios y el grado de aceptación que la propuesta genera

en la institución.

________________

14 Scrum Alliance. Scrum: the basics [En Línea], http://www.scrumalliance.org/pages/what_is_scrum. Estados Unidos.

Año 2012.

22

Con el análisis es posible determinar las responsabilidades de diseñar el

sistema propuesto para su posterior desarrollo e implementación, considerando

tres áreas:

1.9.1 Factibilidad Técnica

Se evalúa la tecnología existente en el supermercado Mercaplus bajo dos

enfoques: Hardware y Software.

En la tabla 1 están explícitos los requerimientos mínimos del sistema para su

funcionamiento.

Tabla 1: Hardware. (Requerimientos del sistema)

HARDWARE

REQUERIMIENTO DEL SISTEMA

Cantidad Descripción

1 - Computadora.

- Procesador Intel Core i3 o

AMD de 32 bits.

- 4 GB de memoria RAM

- 250 GB en disco duro

Tabla 2: Equipos disponibles en el supermercado

EQUIPO DISPONIBLE EN EL SUPERMERCADO

Mercaplus

Cantidad Descripción

1 - Computador de escritorio.

- Procesador Intel Core i3 de 64

bits.

- Cuenta con 4 GB de memoria

RAM.

- Tiene 500 GB en disco duro.

23

SOFTWARE

Para el uso general de los equipos en actividades diversas se deben poseer las

herramientas necesarias para la implementación y posterior utilización del

sistema contable.

En la tabla 3 se pueden ver los programas necesarios para la implementación

del sistema contable.

Tabla 3: Programas requeridos para el desarrollo e implantación del sistema contable.

PROGRAMAS REQUERIDOS PARA EL DESARROLLO E IMPLANTACIÓN

DEL SISTEMA CONTABLE

Mercaplus

Nombre Descripción

Windows 7 o superior

GNU/Linux

- Sistema operativo

PHP - Herramienta para el desarrollo

del aplicativo web

XAMPP - Servidor local para alojar el

aplicativo web

MySQL - Gestor de base de datos

Chrome, Firefox, Opera o Safari - Navegador web para acceder

al aplicativo

1.9.2 Factibilidad Operativa

Se desea desarrollar un sistema contable lo más eficiente posible, que permita

a los dueños del supermercado optimizar la gestión de información relacionada

con ventas e inventarios, permitiendo almacenar la información en una base de

datos donde esté organizada, accesible fácilmente y segura.

24

1.9.3 Factibilidad Económica

Análisis Costo – Beneficio

El supermercado cuenta con las herramientas necesarias para la puesta en

marcha del aplicativo web, por lo cual el desarrollo de la propuesta no requiere

una inversión inicial.

Beneficios tangibles

El beneficio tangible aportado por el sistema propuesto está dado por el

siguiente aspecto:

- Ahorro de recursos de papelería y artículos de oficina.

Beneficios intangibles

Mejorar el proceso de facturación

Mayor control y gestión del inventario

Agilizar y hacer interactivo el manejo del aplicativo

Aprovechamiento de los recursos tecnológicos avanzados,

(interactividad del usuario con la computadora por medio del aplicativo).

De este modo nos permitimos predecir, si se pondrá en marcha el software

educativo propuesto, aprovechando los beneficios que ofrece a todos los

usuarios (estudiantes) involucrados con el mismo, ya sean los que interactúan

de forma directa con este, como también aquellos que reciben información

producida por el software.

Por otra parte, el correcto funcionamiento del software estará definido por la

capacidad del usuario encargado de realizar las tareas a través de dicho

sistema, (se requieren conocimientos básicos en computación).

25

ANÁLISIS DOFA

Tabla 1: Análisis DOFA

“Desarrollo de un aplicativo web para gestionar los inventarios y las ventas en

el supermercado Mercaplus.”

Objetivo que se debe evaluar: Diseñar un sistema contable para manejar y

controlar el inventario y las ventas en el supermercado Mercaplus

Debilidades: Falta de conocimientos

en el tema de contabilidad.

Fortalezas: Se tiene conocimiento de

tecnologías web para desarrollar el

sistema contable.

Amenazas: Que ya exista un software

contable que cumpla con los

requerimientos del supermercado.

Oportunidades: Realizar visitas

constantes al supermercado y brindar

soporte sobre el funcionamiento del

sistema web.

Acción a ejecutar: Mantenimiento (Objetivo Final)

Objetivo Final o definitivo: Desarrollar el sistema contable

1.9.4 Factibilidad Legal

Solución tecnológica

La aplicación se desarrollará en ambiente web y estará bajo la licencia GNU

GPL. Esto quiere decir que, el software podrá usarse con libertad, estudiar,

compartir y modificar por parte de los usuarios finales.GPL es una licencia con

la cual cualquier persona está facultada para hacer copias de un programa de

computador, distribuirlo, explotarlo económicamente y modificarlo. Aunque

pareciera que en este tipo licencias los autores se desprenden de sus derechos

sobre él no es posible hacer tal afirmación, ya que si bien, las restricciones a su

utilización son pocas, no se puede desconocer la titularidad sobre el mismo. De

tal forma que este tipo de obras están protegidas por el Derecho de Autor, y las

condiciones para su uso son definidas por el titular del derecho. Por lo general

estas condiciones son completamente opuestas a las restricciones establecidas

26

para el común de los demás tipos de programas. En lo que se refiere al GNU

GPL, el usuario no tiene ninguna obligación legal de pagar.

1.10 Cronograma de

actividades

Figura 1. Cronograma de actividades

27

2. PLANEACIÓN

2.1 Modelo de Procesos

2.1.1 Registro de Usuarios

Permite al administrador crear un nuevo usuario.

Figura 2: Modelo de procesos registro de usuarios

28

2.1.2 Registro de Clientes

Permite al administrador crear clientes.

Figura 3: Modelo de procesos registro de clientes

29

2.1.3 Registro de nuevo Producto

Permite al usuario crear un producto.

Figura 4: Modelo de procesos registro de producto

30

2.1.4 Registro de nueva Venta

Permite al usuario registrar nuevas ventas.

Figura 5: Modelo de procesos registro de venta

31

2.2 Visión

El presente proyecto implementará una correcta gestión del registro de ventas y

control de existencias de productos, facilitando al máximo y sistematizando el

proceso de venta de productos.

Ajustando el sistema a los avances tecnológicos, respetando y contribuyendo con

el medio ambiente prescindiendo así de la papelería.

3. PRESUPUESTO Y FUENTES DE FINANCIACIÓN

Es factible económicamente el proyecto, lo que se necesita financieramente es un

equipo de trabajo mínimo, asesorías de los tutores del proyecto, acceso a Internet,

hardware a emplear (lector de barras, sensor biométrico) y papelería para realizar

el modelado del proyecto.

En las tablas que se presentaran a continuación se describe la factibilidad

económica, identificando los costos de papelería, hardware, software y recursos

humanos necesarios para la realización de Sistema gestor del Apoyo Alimentario

que se propone.

Se dividió en tres aspectos, recursos humanos, recursos técnicos y otros recursos,

la distinción de los recursos humanos se presenta en la Tabla 5 Factibilidad de

Recursos Humanos.

Tabla 5: Factibilidad Económica Recursos Humanos

Tipo

Descripción Valor-Hora Cantidad Total

Tutor 1 Asesorías para

la realización

del proyecto,

referente a la

metodología y

avances.

$ 40.000 1 hora

semanal

20 horas

total

$ 1.100.000

Desarrollador Un

programador

$ 25.000 20 horas

semanales

$ 11.000.000

32

que realice la

implementación

de la solución.

22 semanas

total

Total

Recursos

Humanos

$ 12.100.000

Aquí se presenta las asesorías que se tendrán y los gastos de los desarrolladores.

A continuación, en la Tabla 6 se presentarán los gastos de los recursos que se

ostentan en el desarrollo del proyecto.

Tabla 6: Factibilidad Económica Recursos Técnicos

Recurso Descripción Valor

Unitario

Cantidad Total

Computador

(Servidor)

Equipos de

escritorio para

el desarrollo,

pruebas e

implementación

del sistema.

$ 2.000.000 1 $ 2.000.000

Total

Recursos

Técnicos

$ 2.000.000

Adicionalmente se muestran los gastos adicionales en la Tabla 7 que serán

solventados por desarrolladores del proyecto.

Tabla 7: Factibilidad Económica Costo Total

Recurso Valor

Total Recursos Humanos $12.100.000

Total Recursos Técnicos $ 2.000.000

Total Otros recursos $ 100.000

Costos imprevistos (10%) $ 1.050.000

TOTAL COSTO $15.250.000

33

3.1 Se identifican requerimientos y se priorizan

Permitir el registro de nuevas ventas.

Diseñar una interfaz de inicio de sesión para identifica el usuario y

determinar el rol que tiene dentro del sistema.

Permitir el registro, actualización y eliminación de productos en el aplicativo

Generar informe de las ventas realizadas en el mes y utilidades obtenidas

Generar informe de las existencias de productos

Generar informe de cuentas por pagar

Permitir el registro, actualización y eliminación de proveedores.

4. PRUEBAS

4.1. Pruebas del sistema

Tabla 8: Pruebas del sistema

# Usuario Prueba Descripción Si No

1 Administrador Creación de

empresa

Permitir la creación de

la empresa dentro del

sistema de información

X

2 Administrador Edición de

empresa

Permitir la edición de la

empresa dentro del


X

3 Administrador Visualización

de empresa

Permitir la visualización

de la empresa dentro

del sistema de

información

X


proveedores


proveedores dentro del


X


proveedores

Permitir la edición de

proveedores dentro del


X


de

proveedores


de proveedores dentro

del sistema de

información

X

34

7 Administrador Eliminación

de

proveedores

Permitir la eliminación

de proveedores dentro

del sistema de

información

X


usuarios


usuarios dentro del


X


usuarios


usuarios dentro del


X


de usuarios


de usuarios dentro del


X


de usuarios


de usuarios dentro del


X


clientes


clientes dentro del


X


clientes


clientes dentro del


X


de clientes


de clientes dentro del


X


de clientes


de clientes dentro del


X


productos


productos dentro del


X


productos




X


de productos


de productos dentro del


X


de productos


de productos dentro del


X

20 Administrador Creación de Permitir la creación de X

35

ventas ventas dentro del



ventas


ventas dentro del


X


de ventas


de ventas dentro del


X


de ventas


de ventas dentro del


X

4.2. Pruebas de integración

Tabla 9: Pruebas de integración

# Usuario Prueba Descripción Si No

1 Empleado Creación de

ventas


ventas dentro del

sistema de

información

X

2 Empleado Visualización de

ventas

Permitir la

visualización de

ventas dentro del

sistema de

información

X

3 Empleado Visualización de

productos

Permitir la

visualización de


sistema de

información

X


informes


informes dentro del

sistema de

información

X

5 Administrador Visualización de

informes

Permitir la

visualización de

informes dentro del

sistema de

información

X

36

4.3. Pruebas de validación

Al sistema realizado en este proyecto se le realizaron las respectivas pruebas para

que las validaciones se cumplieran a medida que se ejecutaba cada función que

contienen los módulos de ventas, proveedores, control de existencias e informes.

También se realizaron con el dueño del supermercado para recibir una supervisión

completa de la plataforma requerida por aquel. Este documento contiene un

ANEXO I el cual contiene el manual de usuario donde se especifica las funciones

y se pueden realizar las respetivas pruebas.

Las primeras pruebas realizadas fueron a través de un computador en local. Para

la implementación final se estableció en un servidor web y así realizar las

respectivas pruebas en los diferentes escenarios.

37

IV. CONCLUSIONES

Con el desarrollo de este proyecto se logra que negocios comerciales de

productos víveres, de aseo o para el hogar optimicen la gestión de inventario y

ventas de sus productos a través de una plataforma personalizada.

El sistema está realizado para que tenga una expansión más en el ámbito que lo

abarca ya que se debe complementar con un módulo para el control mediante

gráficos y/o estadísticas.

Las funciones básicas de este proyecto que lo hacen importante son la generación

de facturas de venta, creación, modificación, eliminación y vista de los usuarios y

productos así como la visualización de los informes que genera dependiendo del

caso.

Se construyeron los módulos para los clientes, usuarios, productos, ventas y para

el administrador de tal modo que facilite la gestión del negocio así como la

creación de una base de datos para llevar un mejor control en la persistencia de

los datos.

A pesar de la un gran número de campos que tiene cada formato para llenar, se

pudo realizar las pruebas necesarias para que las validaciones fueran ejecutadas

en su momento.

Este proyecto nos enseñó a conocer nuevas tecnologías de la información que

nos hace más competitivos a la hora de conseguir un empleo, nos permitió

desarrollar habilidades para la comunicación asertiva con un cliente que requiere

determinado software así como la adquisición de modelos de desarrollo y

estándares para poder desarrollar muchos más proyectos a futuro.

38

V. BIBLIOGRAFÍA

Los Sistemas de Información Contable augusta.uao.edu.com, Delgadillo,

Diego; El Sistema de Información Contable. (s.f.). Obtenido de

http://augusta.uao.edu.co/moodle/file.php/3766/EL_SISTEMA_DE_INFORM

ACION_CONTABLE.pdf

Accedido el día 14 Noviembre de 2016.

Contabilidad Básica y sistemas de finanzas; fowloner Newton, Enrique.

(s.f.). Obtenido en http://jalfaroman.wordpress.com/descargar-libros-de-

contabilidad-economia-y-finanzas


Rubio Aravena, Caren Dina;. “Propuesta de mejora a los procesos de

contabilidad y finanzas: evaluación y modelamiento estratégico -

operacional”. Obtenido de http://repositorio.uchile.cl/handle/2250/114827.


Usuarios de la información contable; virtual.unal.edu.co .(s.f.).

Obtenido de http://www.virtual.unal.edu.co/


Fernández, Vicenç. Desarrollo de Sistemas de Información: Una

Metodología Basada en el Modelado. UPC Editions – 2010. Obtenido de

http://upcommons.upc.edu/handle/2099.3/36751


M. T. Valdez, C. M. Ferreira and F. P. Maciel Barbosa, "Distance education

using a desktop virtual reality (VR) system," EAEEIE Annual Conference

(EAEEIE), 2013 Proceedings of the 24th, Chania, 2013, pp. 145-150.

Scrum Alliance. Scrum: the basics [En Línea],

http://www.scrumalliance.org/pages/what_is_scrum. Estados Unidos. Año

2012.

Luján, Sergio. Programación de Aplicaciones Web: Historia, Principios

Básicos y Clientes Web. Editorial Club Universitario - 2002. Obtenido de

39

http://gplsi.dlsi.ua.es/~slujan/programacion-aplicaciones-web-historia-

principios-basicos-clientes-web


Enrique Romero Romero. Plan Único de Cuentas (P.U.C) Obtenido de

http://puc.com.co

Accedido el día 04 de Abril de 2017

Pallerola, Joan. Contabilidad Basica. Editorial Starbook - 2011

Software contable administrativo SIIGO; Obtenido de: http://www.siigo.com.

Accedido el 4 de Abril de 2017.

Amat Oriol, Perramon, Normas Internacionales de Contabilidad; Obtenido

de: http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/nic.htm ;

Accedido el 4 de Abril de 2017.

http://www.supersociedades.gov.co/noticias/Documents/2015/EE1-

%20Estudio%20Sectorial%20Software-%202015%20VII%2030.pdf

http://www.dian.gov.co/descargas/normatividad/2016/Resoluciones/Resoluci

on_000055_14_Julio_2016.pdf

https://www.gerencie.com/software-de-contabilidad.html

http://www.accounter.co/normatividad/conceptos/28093-procedimiento-

concepto-dian-14505-software-aplicativo-de-facturacion-deben-estar-

autorizados-por-la-dian-mediante-resolucion.html

http://www.dian.gov.co/descargas/normatividad/2016/Resoluciones/Resolucion_000055_14_Julio_2016.pdf

http://www.dian.gov.co/descargas/normatividad/2016/Resoluciones/Resolucion_000055_14_Julio_2016.pdf

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http://www.accounter.co/normatividad/conceptos/28093-procedimiento-concepto-dian-14505-software-aplicativo-de-facturacion-deben-estar-autorizados-por-la-dian-mediante-resolucion.html



40

Sistema contable para la gestión y control de ventas



ANEXO I

Director:

Ing. Luis Felipe Wanumen



BOGOTÁ D.C.

2017

41

CONTENIDO

Página

RESUMEN ............................................................................................................ 42

ROLES DEL SISTEMA ............................................ ¡Error! Marcador no definido.

INGRESAR A LA APLICACION ............................... ¡Error! Marcador no definido.

CREAR EMPRESA Y PROVEEDORES .................. ¡Error! Marcador no definido.

CREAR USUARIOS Y CLIENTES ........................... ¡Error! Marcador no definido.

CREAR PRODUCTOS ............................................. ¡Error! Marcador no definido.

REALIZAR VENTAS ................................................ ¡Error! Marcador no definido.

42

RESUMEN

La función del presente documento consta en explicar el uso de la aplicación web

para el proceso de ventas y control de existencias del supermercado Mercaplus. El

sistema se ha desarrollado con base a los requerimientos por parte del dueño del

supermercado, por ende tiene un enfoque que apunta a atender las necesidades

del mismo.

43

ROLES DEL SISTEMA

Los roles para el sistema están definidos de la siguiente forma.

Administrador

Empleado

Cada rol de los usuarios del sistema tienen un papel definido

Administrador

- Crear nuevos productos, actualizar y eliminar estos mismos.

- Crear nuevos usuarios, actualizar y eliminar estos mismos.

- Crear nuevos proveedores, actualizar y eliminar estos mismos.

- Crear la empresa y actualizar sus datos.

- Hacer ventas de productos, actualizar y eliminar estas mismas.

Empleado

- Consultar productos agregados por el administrador.

- Hacer ventas de productos.

44

INGRESAR A LA APLICACIÓN

Nos ubicamos en el navegador e ingresamos la dirección URL

http://ventasweb.comeze.com/ esto nos llevará al inicio de sesión del sistema de

ventas donde podremos ingresar como usuario administrador o usuario empleado.

1. Una vez en la página de inicio de sesión, ingresamos usuario y contraseña

asignados.

http://ventasweb.comeze.com/

45

2. Una vez se inicia sesión, en este caso como usuario administrador se mostrará

la página principal de la aplicación con los menús de cada módulo de

administrador.

3. La otra forma de iniciar sesión es como empleado, en ese caso se mostrará el

módulo de productos y ventas a los tiene acceso.

46

CREAR EMPRESA Y PROVEEDORES

1. Una vez iniciada sesión como administrador, se podrá crear una empresa en el

menú de la izquierda en la sección de administración y luego empresa.

2. En la parte derecha de la ventana empresa, suministra la respectiva información

de la empresa luego damos clic en el botón "AGREGAR EMPRESA" para guardar

la información correctamente en la base de datos.

47

3. En la misma sección luego de haber ingresado los datos de la empresa,

podremos actualizar la información. Una vez modificados los datos, damos clic en

"ACTUALIZAR EMPRESA" y la información se guardará correctamente.

4. En la misma sección de administración encontramos la opción de proveedores.

En esta el administrador podrá agregar proveedores ingresando los datos y

haciendo clic en "AGREGAR" para guardar la información.

48

5. En la misma pantalla a la derecha en la pestaña "LISTA", podrá consultar,

buscar, actualizar y eliminar los proveedores rápidamente.

CREAR USUARIOS Y CLIENTES

1. Una vez iniciada sesión como administrador podremos agregar usuarios en el

menú de la izquierda en la sección usuarios y finalmente en administradores.

2. En la parte derecha de la ventana administradores, suministra la respectiva

información del usuario luego damos clic en el botón "AGREGAR" para guardar la

información correctamente en la base de datos.

49

3. En la misma pantalla a la derecha en la pestaña "LISTA" podrá consultar,

buscar, actualizar y eliminar los usuarios rápidamente.

4. En la misma sección de usuarios, se encuentra la opción de clientes donde el

administrador podrá agregar clientes.

5. En la parte derecha de la ventana clientes, suministra la respectiva información

del cliente luego damos clic en el botón "AGREGAR" para guardar la información

correctamente en la base de datos.

50


buscar, actualizar y eliminar los clientes rápidamente.

CREAR PRODUCTOS

1. Una vez iniciada sesión como administrador podremos agregar productos en el

menú de la izquierda en la sección productos.

2. En la parte derecha de la ventana productos, suministra la respectiva

información del producto luego damos clic en el botón "AGREGAR" para guardar

la información correctamente en la base de datos.

51


buscar, actualizar y eliminar los productos rápidamente.

REALIZAR VENTAS

1. Una vez iniciada sesión como administrador podremos realizar ventas en el

menú de la izquierda en la sección ventas.

2. En la parte derecha de la ventana ventas, suministra la respectiva información

del cliente al cual se le va a realizar la venta, luego buscamos el productos dando

clic en el botón de la lupa, posteriormente ingresamos la cantidad y lo agregamos

a la venta dando clic en el botón "AGREGAR". Cuando se tengan todos los

52

productos agregados se prodigue a realizar la venta dando clic en el botón

"FACTURAR" para guardar la información correctamente en la base de datos.


buscar, actualizar y eliminar las ventas rápidamente.