propuesta de procedimientos de control interno contable …
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PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE
PARA LA EMPRESA SAJOMA S.A.S.
PAOLA ANDREA MELO DE LOS RIOS
MARIA CAMILA URIBE COTACIO
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI
2017
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE
PARA LA EMPRESA SAJOMA S.A.S.
PAOLA ANDREA MELO DE LOS RIOS
MARIA CAMILA URIBE COTACIO
Trabajo de grado presentado como requisito parcial para optar por el título
de Contador Público
Director de trabajo: Ángela María Cubillos Quintero
Magister en administración de empresas
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
SANTIAGO DE CALI
2017
Santiago de Cali, julio 13 de 2017
Doctor
Alberto Arias Sandoval
Decano
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
Pontificia Universidad Javeriana Cali
La Ciudad
Por medio de la presente estamos entregando el Trabajo de Grado cuyo título es
“Propuesta de Procedimientos de Control Interno Contable Para La Empresa
SAJOMA S.A.S.”.
Esperamos que este trabajo cumpla con los requisitos académicos exigidos y que
alcance el propósito para el cual fue elaborado.
Atentamente,
__________________________ __________________________
Paola Andrea Melo De Los Rios María Camila Uribe Cotacio
0066014 0066261
Santiago de Cali, mayo 30 de 2017
Doctor
Alberto Arias Sandoval
Decano
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
Pontificia Universidad Javeriana Cali
La Ciudad
Por medio de la presente me permito comunicarle, que en mi calidad de director
de trabajo de grado he leído detenidamente el informe final del estudio titulado
“Propuesta de Procedimientos de Control Interno Contable Para La Empresa
SAJOMA S.A.S.”, realizado por los estudiantes de la Facultad de Ciencias
Económicas y Administrativas de la Universidad Javeriana Paola Andrea Melo De
Los Rios código 0066014 y María Camila Uribe Cotacio código 0066261, y
considero que cumple con todos los requisitos requeridos para ser presentada a
evaluación.
Atentamente,
__________________________
Angela María Cubillos Quintero
Tutor del Trabajo de Grado
ARTÍCULO 23 de la resolución N° 13 de julio 6
de 1946
“La Universidad no se hace responsable por los conceptos emitidos por sus alumnos en sus trabajos de Tesis. Sólo velará porque no se publique nada contrario al dogma y a la moral Católica y porque la Tesis no contenga ataques o polémicas puramente personales; antes bien, se vea en ellas al anhelo de buscar la Verdad y la Justicia”.
Santiago de Cali, 13 julio de 2017
Doctor
Alberto Arias Sandoval
Decano
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
Pontificia Universidad Javeriana
La Ciudad
Por medio de la presente autorizamos que el trabajo de grado del cual somos autores llamado “Propuesta de Procedimientos de Control Interno Contable para la Empresa SAJOMA S.A.S.” sea utilizado discrecionalmente por la Pontificia Universidad Javeriana como fuente total o parcial de material académico, que podrá ser usado dentro o fuera de la universidad con cualquier propósito académico.
Deseamos que los derechos intelectuales que tenemos sobre esta obra se expresencitándonos como autores del mismo.
La principal motivación para la realización de este trabajo de grado ha sido cumplir uno de los requisitos de grado como Contador Público, por lo tanto renunciamos a los derechos patrimoniales que se deriven del mismo, si los llegare a haber.
_________________________
Paola Andrea Melo de los Rios
Autora Trabajo de Grado
C.C.1.143.844.397
_________________________
María Camila Uribe Cotacio
Autora Trabajo de Grado
C.C. 1.143.951.051
DEDICATORIA
A Dios por ser nuestra guía en el alcance de nuestras metas, a nuestros padres,
hermanos, nuestra familia y amigos quienes fueron parte fundamental en nuestro
crecimiento personal y profesional con un apoyo incondicional en el desarrollo de
este trabajo de grado, con el mejor ánimo, entusiasmo y amor para no de desistir,
continuar y culminar nuestro título profesional.
AGRADECIMIENTOS
Agradecemos a Dios por permitirnos alcanzar nuestros sueños, a nuestros padres
por su confianza, sus enseñanzas de vida, por los esfuerzos realizados y
dedicados a nosotras,porque sin ellos este logro no sería posible; nuestros
hermanos por el apoyo y motivación de superación; nuestros amigos por su
compañía a lo largo de nuestras vidas universitarias;y a nuestra tutora de trabajo
Angela María Cubillos, profesora de la Pontificia Universidad Javeriana Cali, por
su apoyo, consejos, disponibilidad y asesoría compartiendo sus conocimientos
para lograr el desarrollo de nuestra investigación y en el alcance de nuestro título
profesional.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 15
1. CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES DE LA INVESTIGACIÓN .................. 17
1.1. ESTUDIOS PREVIOS ..................................................................................... 17
1.1.1. “DISEÑO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA
PRESTADORA DE SERVICIOS HOTELEROS ECO TURÍSTICOS NATIVOS
ACTIVOS ECO HOTEL LA COCOTERA, QUE PERMITIRÁ EL MEJORAMIENTO
DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA” (POSSO Y BARRIOS, 2014, p.1) ............. 17
1.1.2. “SISTEMA DE CONTROL INTERNO RETOS PARA SU
FORTALECIMIENTO” (GARCÍA, 2014, p.1) .......................................................... 18
1.1.3. TESIS DE ZAFRA (2010) “METODOLOGÍA PARA EVALUAR LA
EFECTIVIDAD DEL DISEÑO Y OPERACIÓN DE LOS CONTROLES EN LA
REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS BASADAS EN RIESGOS” (p.1). ....................... 19
1.1.4. “FACTORES QUE INCIDEN EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE
UNA ORGANIZACIÓN” (NORKA, 2005, p.2)......................................................... 20
1.1.5. “APLICACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL GREMIO
DE MAESTROS MECÁNICOS Y AFINES 5 DE NOVIEMBRE DEL AZUAY”
(GARCÍA, 2015, p.1) .............................................................................................. 20
1.2. PROBLEMA DE INVENTIGACIÓN ................................................................. 21
1.2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ....................... 21
1.2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ........................... 24
1.2.3. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ..................... 24
1.3. OBJETIVOS .................................................................................................... 24
1.3.1. OBJETIVO GENERAL ................................................................................. 24
1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................ 24
1.4. JUSTIFICACIÓN ............................................................................................. 25
1.5. MARCOS DE REFERENCIA .......................................................................... 27
1.5.1. MARCO TEÓRICO ...................................................................................... 27
1.5.1.1. Control Interno Tradicional ........................................................................ 27
1.5.1.2. Control Interno enfoque COSO I ............................................................... 29
1.5.1.3. Administración de los riesgos corporativos (COSO II - ERM) ................... 30
1.5.1.4. Control Interno enfoque COSO III - Marco Integrado de Control Interno . 32
1.5.2. MARCO CONCEPTUAL .............................................................................. 36
1.5.3. MARCO CONTEXTUAL ............................................................................... 40
1.5.3.1. Conocimiento del sector............................................................................ 40
1.5.3.2. Conocimiento de la empresa .................................................................... 40
1.6. METODOLOGÍA ............................................................................................. 41
1.6.1. TIPOS DE ESTUDIO ................................................................................... 41
1.6.2. MÉTODO DE ESTUDIO ............................................................................. 42
1.6.3. FUENTES DE INFORMACIÓN .................................................................... 43
1.6.4. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN ................................................................ 44
1.6.5. FASES DE INVESTIGACIÓN ...................................................................... 45
2. CAPÍTULO II. PROCEDIMIENTOS Y BUENAS PRÁCTICAS DE CONTROL
INTERNO PARA EL PROCESO DE CONTABILIDAD EN ORGANIZACIONES DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOS ............................................................................. 47
2.1. ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL EN EMPRESAS DE
SERVICIO .............................................................................................................. 48
2.1.1. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA UNIVERSIDAD
FRANCISCO DE PAULA SANTANDER ................................................................ 48
2.1.2. “PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO CONTABLE Y DE REPORTE
DEL INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA
NACIÓN” (Contaduría general de la nación, 2010, p.1). ........................................ 50
2.1.3. “MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
ESPECIAL CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS” (Unidad administrativa especial
cuerpo oficinal de bomberos, 2008, p.1). ............................................................... 52
3. CAPÍTULO III. DIAGNÓSTICO SOBRE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL
PROCESO DE CONTABILIDAD EN LA EMPRESA SAJOMA S.A.S. DE
ACUERDO A LA METODOLOGÍA DEL INFORME COSO .................................... 56
3.1 Ambiente de control ......................................................................................... 61
3.2. Evaluación del riesgo ...................................................................................... 62
3.3. Actividades de control ..................................................................................... 63
3.4. Información y comunicación............................................................................ 63
3.5 Monitoreo ......................................................................................................... 63
3.6. Análisis del proceso contable .......................................................................... 64
4. CAPÍTULO IV. FORMULACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
REQUERIDOS PARA EL PROCESO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA
SAJOMA S.A.S. ..................................................................................................... 68
4.1. PROCESO CONTABLE .................................................................................. 68
4.1.1. ETAPA DE RECONOCIMIENTO ................................................................. 69
4.1.2. ETAPA DE MEDICIÓN ................................................................................ 70
4.1.3. ETAPA DE REVELACIÓN ........................................................................... 70
4.2. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO DEL PROCESO CONTABLE
............................................................................................................................... 70
4.2.1. PROCEDIMIENTO DE CONTROL PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LA
INFORMACIÓN CONTABLE ................................................................................. 72
4.2.2. PROCEDIMIENTO DE CONTROL PARA LA CLASIFICACIÓN DE LA
INFORMACIÓN CONTABLE ................................................................................. 75
4.2.3. PROCEDIMIENTO DE CONTROL PARA LA ELABORACIÓN DE
REGISTRO Y AJUSTES ........................................................................................ 79
4.2.4. PROCEDIMIENTO DE CONTROL PARA LA ELABORACIÓN DE LOS
ESTADOS FINANCIEROS .................................................................................... 82
4.2.5. FLUJOGRAMA PROCESO CONTABLE ..................................................... 87
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................... 88
5.1. CONCLUSIONES ........................................................................................... 88
5.2. RECOMENDACIONES ................................................................................... 89
6. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................... 91
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Organigrama de SAJOMA S.A.S. …………………………………………39
Figura 2. Acciones de control del proceso contable ………………………………..47
Figura 3. Organigrama del área contable. …………………………………………...54
Figura 4. Etapas del proceso contable ……………………………………………….67
15
INTRODUCCIÓN
Las pequeñas y medianas empresas en de procedimientos de control de cada
proceso y/o actividad ejecutado en la organización, los cuales posibiliten el
cumplimiento de objetivos, continuidad de negocio, estabilidad en el mercado,
productividad en las operaciones establecidas y generar más confianza ante
terceros (entes de control gubernamental, proveedores, bancos y otros;
demostrando un adecuado control interno dentro de la organización.
Según una noticia de la revista Dinero en Colombia “el 94,7% de las empresas
registradas son microempresas y el 4,9% pequeñas y medianas” (Revista Dinero,
2016, párr.4). de las cuales, la mayoría no cuentan un sistema de control interno
definido que este alineado con sus objetivos organizacionales y el cumplimiento de
los procedimientos desarrollados en la organización, a fin de cumplir con las metas
planteadas y planeadas por la administración.
En el sistema de control interno se establece la caracterización de los procesos en
una empresa , esto como orden, control y seguimiento de la ejecución de cada
uno; donde se evalúa que se realicen los procesos y actividades determinas de
acuerdo a los procedimientos documentados, impactando en las organizaciones
en la toma de decisiones con la existencia de manuales y procedimientos de
control, los cuales delimitan y facilitan la comprensión de las funciones a llevar
cabo por el personal de la entidad de manera clara y sencilla y adicionalmente,
contribuye a la estandarización de los procesos logrando ser más eficientes en las
operaciones.
De acuerdo a la necesidad que presenta la empresa SAJOMA S.A.S., el presente
trabajo de grado, pretende proponer procedimientos de control interno para el
proceso contable con el fin de mejorar su nivel de competitividad y asegurar la
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calidad de la información financiera, identificación de eventos negativos, controles
y actividades que ejecuta en cada proceso que lleva a cabo la organización;
documentando los lineamientos y directrices a llevar a cabo para la correcta
recolección y registro de la información contable.
17
1. CAPÍTULO I. ASPECTOS GENERALES DE LA INVESTIGACIÓN
1.1. ESTUDIOS PREVIOS
Una investigación previa se debe realizar con el fin de indagar estudios realizados
relacionados con el tema de investigación a desarrollar en el trabajo de grado,
logrando ampliar conocimientos sobre el tema, obtener fundamentos y buenas
bases para establecer el desarrollo del problema.
En estos estudios previos se investigó sobre los diferentes modelos de un sistema
de control interno y la importancia e implementación de cada uno de ellos. Con el
propósito de identificar cuál modelo es el adecuado para desarrollar el problema
de investigación aplicado en la empresa SAJOMA S.A.S.
En el análisis previo de información investigativa, se consultaron tesis de pregrado
y maestría, simposio y revista universitaria; en algunos repositorios académicos
como de las universidades de Cartagena, Azuay de Ecuador y Nacional de
Colombia; también teniendo en cuenta la biblioteca virtual de la Universidad de los
Andes de Venezuela y la página de la Contraloría General de Medellín. Donde los
siguientes autores han desarrollado temas relacionados con el problema de
investigación:
1.1.1. “DISEÑO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESA
PRESTADORA DE SERVICIOS HOTELEROS ECO TURÍSTICOS NATIVOS
ACTIVOS ECO HOTEL LA COCOTERA, QUE PERMITIRÁ EL MEJORAMIENTO
DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA” (POSSO Y BARRIOS, 2014, p.1)
Posso y Barrios (2014) presentan el desarrollo del diseño de un modelo de control
interno en una empresa del sector hotelero; dado que identifican que la empresa
18
trabajada no cuenta con una estructura definida para los procesos financieros, los
cuales presentaron ausencia de procesos de control interno. Los autores realizan
un análisis global de la organización, de las necesidades de elaborar un manual
de control interno e identificación de falencias y una revisión estructural de los
procedimientos identificando las causales que origina la ausencia de control
interno y los efectos que se producen con ello, diseñando un sistema de control
Interno a los procesos financieros estableciendo las actividades de control que
deben llevar en cada uno de estos, basado en el modelo COSO.
En relación con el proyecto de investigación, el anterior estudio permite reflejar la
importancia de implementación de un modelo de control interno en una
organización con falencias de controles en los procesos organizacionales.
1.1.2. “SISTEMA DE CONTROL INTERNO RETOS PARA SU
FORTALECIMIENTO” (GARCÍA, 2014, p.1)
La autora aborda el estado actual del sistema de control interno en Colombia
detallando las leyes y decretos que ampara al sistema, aclarando el avance y
relevancia del mismo en las organizaciones al proteger sus recursos, garantizar el
cumplimiento de los objetivos al evaluarlos y la administración de los riesgos a los
que pueden enfrentarse y aportar de esta manera la toma de decisiones. La autora
explica los tres subsistemas (control estratégico, control de gestión y control de
evaluación) del sistema de control interno, detallando la importancia de cada uno
en la identificación, análisis y valoración de riesgos en la estructura organizacional;
las actividades de control sobre los procedimientos, información y comunicación
organizacional; y finalmente la evaluación de los controles y los planes de
mejoramiento de acuerdo al modelo implementado basado en el Modelo Estándar
de Control Interno (MECI).
19
Se considera una presentación relevante para el problema de investigación, dado
que explica sobre algunos de los diferentes modelos del sistema de control
interno, los componentes, elementos, criterios, instrumentos y cómo serían los
retos de fortalecimiento una vez implementado un sistema de control interno en
una organización.
1.1.3. TESIS DE ZAFRA (2010) “METODOLOGÍA PARA EVALUAR LA
EFECTIVIDAD DEL DISEÑO Y OPERACIÓN DE LOS CONTROLES EN LA
REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS BASADAS EN RIESGOS” (p.1).
El autor explica metodologías estructuradas para evaluar y medir la efectividad del
control de riesgos en una organización que hacen parte de un sistema de control
de interno, el cual puede estar implementado en una organización de acuerdo a
los diferentes modelos o estándares internacionales, como el modelo Coso II
(ERM: Enterprice Risk Management) que consta de ocho (8) componentes. El
autor desarrolla su problema de investigación, basándose en un modelo que
valora y selecciona controles teniendo en cuenta la materialidad, impacto,
negligencias del control que generaron eventos de riesgos, y el score del control.
Estas variables están fundamentadas en seis factores relacionados con los
controles: diseño, operación, cobertura, frecuencia y madurez. Zafra define que el
modelo planteado en su investigación, permite a los auditores que realizan
auditorías basada en riesgos lograr registrar los resultados luego de evaluar
mediante los factores y variables de los riesgos y controles identificados.
Este trabajo se considera relevante para el proyecto de grado, dada la explicación
detallada de una metodología para evaluar la efectividad de los controles basada
en un sistema de control interno con el que una compañía cuente. Así, mismo
explica los modelos y estándares para dicho sistema que pueden ser la base de
un efectivo control de riesgos en una organización.
20
1.1.4. “FACTORES QUE INCIDEN EN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DE UNA ORGANIZACIÓN”(NORKA, 2005, p.2)
El autor presenta el resultado entorno al trabajo de investigación cuyo propósito
era analizar los diferentes factores que influyen en la definición de control interno
en los procesos de las organizaciones, tomando diferentes empresas del sector
privado, el cual evaluó cómo perciben y se comportan las empresas entorno al
control interno organizacional en base a los elementos del modelo sistema de
control interno COSO que está integrado con los procesos administrativos; Norka
presenta un análisis estadístico de estos, concluyendo finalmente que las
empresas realizan mayor énfasis en la definición estructural de la misma
definiendo controles de algunas de las áreas operativas y no bajo un modelo de
sistema de control interno de manera integral para todo sus procesos.
Se considera relevante para el trabajo de investigación dando una panorámica de
cómo las empresas hacen énfasis en definir su estructura organizacional y los
resultados de evaluación para el diseño del sistema de control interno basado a
las recomendaciones y elementos del Modelo COSO.
1.1.5. “APLICACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL GREMIO
DE MAESTROS MECÁNICOS Y AFINES 5 DE NOVIEMBRE DEL AZUAY”
(GARCÍA, 2015, p.1)
Garcia (2015) aborda el tema sobre la evaluación del sistema de control interno
desde el modelo COSO I que consta de cinco (5) componentes, los cuales son el
ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, informe y
comunicación, y supervisión y seguimiento del sistema de control. El autor detalla
los fundamentos teóricos del control interno definiendo su importancia en una
organización como método o herramienta para medir los riesgos e identificar los
21
controles necesarios que puedan mitigar las amenazas que afecten la continuidad
de una empresa. Igualmente describe la implementación de un sistema de control
interno basado en el modelo COSO I, explicando previamente cada una de sus
fases; maneja una metodología como los cuestionarios de las fases del modelo
COSO I para el conocimiento de los procesos organizacionales, la identificación,
valoración y medición de los riesgos como los controles mitigantes.
En relación con el problema de investigación, este trabajo se considera relevante,
dado que explica la importancia del control interno en una organización
definiéndolo como un proceso para obtener la efectividad en todos los procesos y
la medición y valoración de los riesgos a los que una compañía puede enfrentarse.
Partiendo de eso, detalla la evaluación del control interno basado en el modelo
COSO I y el cómo implementar los cinco (5) componentes del modelo.
1.2. PROBLEMA DE INVENTIGACIÓN
1.2.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
Las empresas del sector de la construcción están registradas en la cámara
Colombiana de la Construcción - Camacol, Valle; quien representa todas las
compañías vinculadas fomentados el crecimiento del sector y la responsabilidad
social integral.
Según un estudio realizado por Camacol (2013) sobre la oferta y demanda de
vivienda en el Valle, Cali tiene una participación del 56% y el 44% restante en los
municipios aledaños (incluyendo Jamundí) en las ventas de vivienda nueva,
representando una participación de oferta de vivienda total del 8% para Jamundí,
el 28% en el área de influencia y un 44% para Cali, en el estudio realizado en el
departamento del Valle. Lo que resulta relevante para el municipio de Jamundí
22
donde está ubicada la empresa SAJOMA S.A.S.
La empresa SAJOMA S.A.S es una empresa pequeña que se encuentra en el
sector de la construcción, ubicada en Jamundí, Valle, dedicada a prestar servicios
de mantenimiento en infraestructura y construcción de edificios y acabados,
actualmente la empresa tiene identificados procesos como; gestión humana en la
selección y contratación de personal, compras, contabilidad, cartera y los procesos
operativos de construcción.
Con el objetivo de reducir costos y minimizar riesgos asociados al manejo de
personal, la empresa SAJOMA S.A.S. en los procesos operativos de construcción
ofrece sus servicios mediante contrataciones de terceros, manejando una línea de
arquitectos los cuales se encargan del manejo del personal necesario para cada
proyecto, obra o mantenimiento; asumiendo los riesgos, responsabilidades y
obligaciones que la actividad requiera.
SAJOMA S.A.S, actualmente no cuenta con un sistema de control interno, el cual
tiene como importancia significativa en una compañía, ser un modelo que permita
definir procesos de manera efectiva cumpliendo con los objetivos propuestos por
la administración, identificar los riesgos que impacten en la estrategia y de
controles mitigantes que establezcan la continuidad del negocio. Esto se debe a
que no cuenta con una estructura organizacional para los procesos financieros y
administrativos, pues no existen políticas y procedimientos de control
pertenecientes a cada uno de los procesos y las actividades. Igualmente, no
tienen identificados los riesgos y controles internos asociados a cada una de
estos.
Se identificó como problema de investigación, la ausencia de controles internos en
los procesos y actividades que desarrolla la empresa SAJOMA S.A.S., los cuales
23
deben describirse en los procedimientos de control interno en cada uno de los
procesos de la compañía; donde para el desarrollo del problema identificado, se
analizarán las actividades de control que se llevan actualmente en el proceso de
contabilidad, determinando los procedimientos control interno a implementar en el
proceso, de acuerdo a la estrategia y estructura de la organización.
De acuerdo con Santa Cruz (2014) el control interno “tiene como principales
objetivos: lograr las metas empresariales, promover eficiencia operativa y la
confiabilidad en la información financiera de las unidades económicas” (p. 37).
Los procedimientos de control interno del proceso contable para la empresa
SAJOMA S.A.S., ayudarán a prevenir situaciones de impacto negativo, tales como
afectaciones reputaciones, contractuales, financieros, retrasos de terceros, entre
otros; que interfieran con los objetivos organizacionales. Para que una
organización implemente procedimientos de control convenientes en sus
procesos, es importante evaluar la situación actual de los controles en cada una
de las actividades que desarrolla, por lo tanto, este trabajo de investigación está
enfocado a la definición estructural y fortalecimiento del proceso de contabilidad
de la empresa SAJOMA S.A.S.
Para el desarrollo del problema de investigación, se formularán los procedimientos
de control interno en el proceso de contabilidad de la empresa SAJOMA S.A.S.,
basándose en una evaluación de la situación actual de la empresa, evaluando el
control interno para la medición de los riesgos que afecten los objetivos
estratégicos y la identificación de controles mitigantes, analizando las actividades
de control que se llevan actualmente en el proceso de contabilidad, protegiendo la
estructura de la entidad en cuanto a la organización, división, unidad operativa y
funciones; integrando y formalizando los principios implícitos en un sistema de
control interno.
24
1.2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
¿Cómo proponer los procedimientos de control internos para el proceso de
contabilidad en la empresa SAJOMA S.A.S.?
1.2.3. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
● ¿Cuál es la estructura y metodología de los procedimientos y buenas prácticas
de control interno para el proceso de contabilidad en organizaciones de prestación
de servicios?
● ¿Cómo se encuentra actualmente el proceso de contabilidad en la empresa
SAJOMA S.A.S. de acuerdo a la metodología del informe COSO?
● ¿Cómo estructurar los procedimientos de control del proceso de contabilidad
para la empresa SAJOMA S.A.S.?
1.3. OBJETIVOS
1.3.1. OBJETIVO GENERAL
Proponer los procedimientos de control interno contable para la empresa SAJOMA
S.A.S.
1.3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
● Indagar sobre los procedimientos y buenas prácticas de control interno para el
proceso de contabilidad en organizaciones de prestación de servicios.
● Realizar un diagnóstico sobre la situación actual del proceso de contabilidad
25
en la empresa SAJOMA S.A.S. de acuerdo a la metodología del informe
COSO.
● Estructurar los procedimientos de control requeridos para el proceso de
contabilidad de la empresa SAJOMA S.A.S.
1.4. JUSTIFICACIÓN
Debido a la ausencia de controles internos en los procesos y actividades que
desarrolla la empresa SAJOMA S.A.S. y a su vez la falta de procedimientos
documentados para ello; para dar inicio a la implementación de procedimientos
de control interno, se requiere la elaboración de un mecanismo documental para
los proceso contables de la organización SAJOMA S.A.S, lo que facilitará la
comprensión del paso a paso de cada uno de los procesos y el cumplimiento de
las funciones contables garantizando la continuidad de los mismo frente al cambio
de personal.
Es por esto que el presente trabajo pretende estudiar los procedimientos y buenas
prácticas de control interno contable, con el fin de diseñar un procedimiento de
control en el proceso de contabilidad basado en el sistema de control interno para
la empresa SAJOMA S.A.S. la cual se dedica al mantenimiento de infraestructura
y construcción de edificios y acabados; este diseño permitirá a la compañía contar
con una herramienta de gestión administrativa, que fortalezca el mejoramiento
continuo de sus procesos internos lo que soportará su operación.
El implementar procedimientos de control interno en la empresa SAJOMA S.A.S.,
permitirá evaluar permanentemente el mejoramiento de sus procesos, buscando
aumentar su eficiencia y efectividad en el manejo de materias primas; gestión de
recursos de personal, financieros, maquinaria y equipo; consecución de tiempos; y
26
los costos del proyecto; determinando la calidad y aplicabilidad de los
procedimientos existentes para los procesos.
Si se implementa correctamente los procedimientos de control interno, estos
contribuirán al logro de la estrategia y los objetivos organizacionales minimizando
la materialización de riesgos a los que estuviere expuesta, haciéndola competitiva
y confiable en su nicho de mercado, permitiendo contar con procesos
estandarizados y documentados, lo que contribuirá a prestar servicios y entregar
productos con altos estándares de calidad.
Adicionalmente, al implementar procedimientos de control interno se crea una
herramienta documentada que le permitirá al personal, el cumplimiento al detalle
de manera organizada de cada una de las funciones o actividades que tienen a su
cargo en el departamento contable, lo cual conlleva la efectividad en la ejecución
de las funciones de los empleados.
Los procedimientos de control interno ayudan a alinear los procesos que se llevan
a cabo en la organización con los objetivos establecidos, partiendo de los
requerimientos que se deben cumplir en cada proceso conformado por diferentes
actividades que se ejecutan, dando como resultado un aprovechamiento de los
recursos, minimización en los gastos, agilidad en los procesos y reflejo de
confiabilidad en la información contable. En los procedimientos de control se
establecen los documentos que deben soportar los movimientos de la información,
tales como planillas, registros contables, formatos, entre otros.
Lo anterior, presenta las principales razones por la cual se propone la construcción
de los procedimientos de control en el proceso contable para el fortalecimiento
organizacional en los colaboradores, reflejando la importancia de la
implementación de procedimientos de control en todos los procesos que se llevan
27
a cabo en la empresa SAJOMA S.A.S.
Por otra parte, con el desarrollo de los objetivos planteados en el trabajo de
investigación se espera poder desarrollar y aplicar todos los conocimientos y
cumplir con el requisito de grado en el programa de Contaduría Pública de la
Pontificia Universidad Javeriana Cali.
1.5. MARCOS DE REFERENCIA
1.5.1. MARCO TEÓRICO
En avance del problema de investigación, el presente marco teórico permitirá
aclarar ideas, conceptos y elementos del modelo de sistema de control interno,
referente con el Marco Integrado de Control Interno del COSO, el cual busca
orientar en el diseño y aplicación del enfoque de gestión de riesgos en las
organizaciones; y el libro control interno y fraudes de Rodrigo Estupiñan,
introduciendo el enfoque tradicional y contemporáneo del control interno. Este
marco teórico se presentará bajo el siguiente esquema:
a) Control Interno tradicional
b) Control Interno enfoque COSO I
c) Administración del riesgo corporativo (COSO II o ERM)
d) Control Interno enfoque COSO III - Marco Integrado de Control Interno
1.5.1.1. Control Interno Tradicional
El enfoque habitual del control interno tiene como objetivo que el desarrollo del
plan, los métodos y procedimientos organizacionales estén enmarcados en;
proteger los activos y bienes de la organización, los registros contables sean
razonables y confiables, el desarrollo de las actividades sea eficaces de acuerdo
28
al direccionamiento administrativo y el logro de los objetivos y metas planificada.
En efecto Estupiñan (2015) define que los elementos de control interno que
contempla el enfoque tradicional son los siguientes:
● Elemento de organización: este elemento abarca la estructuración lógica del
plan organizacional, basado en establecer las líneas de autoridad y
responsabilidades en cada una de las unidades de la entidad; como la asignación
de responsabilidades, segregación de funciones y coordinación con los empleados
en la consecución de las actividades.
● Elementos, sistemas y procedimientos: este elemento contempla que la
organización debe tener sus sistemas y procedimientos debidamente
documentados, donde se establezcan las formas correctas de su ejecución,
asegurando los resultados financieros.
● Elementos de personal: la organización debe establecer prácticas sanas y
seguras para la ejecución de las actividades para cada uno de los empleados;
selección, contratación de personal idóneo, capacitación competente para el cargo
estableciendo la eficiencia del personal correspondiente a una buena retribución;
al igual que definir y comunicar las normas de calidad y ejecución para toda la
organización.
● Elementos de supervisión: la organización debe contar con un área de auditoría
independiente con el fin de evaluar el cumplimiento de los procedimientos y
controles establecidos en las áreas administrativas y de apoyo o procedimientos
de autocontrol que permitan el rendimiento organizacional.
29
1.5.1.2. Control Interno enfoque COSO I
El enfoque contemporáneo del control interno, de acuerdo con (Estupiñan, 2015)
parte de que el control interno debe ser aplicado por la administración, Junta o el
Consejo directivo involucrando a todos los trabajadores de la organización,
planteado con el objetivo de proponer, garantizar y suministrar efectividad
operativa y administrativa en el cumplimiento de las políticas y normas
organizaciones aplicadas y establecidas.
Los cinco elementos que contempla el enfoque contemporáneo del control interno
se clasifican así:
a) Ambiente de control, influye en la ejecución adecuada de las actividades
organizaciones partiendo del autocontrol.
b) Evaluación de riesgos, identificación de los riesgos que impactan el
cumplimiento de los objetivos organizacionales.
c) Actividades de control, establecidas en el cumplimiento de las actividades
organizadas de acuerdo a la documentación de los procesos.
d) Información y comunicación, transmitir mensajes en la organización que
fortalezcan el cumplimiento de los objetivos e impulsen el control.
e) Supervisión y seguimiento, evaluar la eficiencia de los controles identificados y
establecidos dentro de la organización.
Estos cinco elementos se relacionan entre sí, de acuerdo con el manejo
administrativo y la integración de los procesos de la organización, lo que permite
30
evaluar la compañía con base en las actividades críticas desarrolladas y
orientadas en el cumplimiento de los objetivos organizacionales, como control
interno. En este sentido, Estupiñan (2015) afirma:
El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de
los elementos afecta sólo al siguiente, sino en un proceso multidireccional
repetitivo y permanente, en el cual más de un elemento influye en los otros y
conforman un sistema integrado que reacciona dinámicamente a las
condiciones cambiantes (p.28).
1.5.1.3. Administración de los riesgos corporativos (COSO II - ERM)
El enfoque del informe de control interno COSO II ERM en su estructura, realiza
una incorporación del marco de control Interno del informe en su primera versión
COSO I; este enfoque hace referencia a la administración de riesgos corporativos,
lo que permite que las organizaciones direccionen sus procesos en una gestión
del riesgo y mejorar sus prácticas de control interno (COSO, 2014).
La administración de riesgos corporativos debe ser un proceso realizado por el
consejo administrativo, la alta dirección y empleados de las organizaciones, en la
definición de la estrategia e identificación de eventos que puedan impactar a la
entidad, la gestión integral de riesgos y brindar seguridad razonable en el logro de
los objetivos corporativos.
En la definición de la estructura organizacional:
COSO (2005) establece que dentro del contexto de misión o visión
establecida en una entidad, su dirección establece los objetivos
estratégicos, selecciona la estrategia y fija objetivos alineados que fluyen en
31
cascada en toda la entidad(...), que se pueden clasificar en cuatro
categorías: Estratégicos: objetivos a alto nivel, alineados con la misión de la
entidad y dándole apoyo, operativos: objetivos vinculados al uso efectivo y
eficiente de recursos, reporte: confiabilidad de los reportes y cumplimiento
objetivos relativos al cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables (p.2).
El enfoque de la administración de riesgos corporativos contempla ocho elementos
interrelacionados, los cuales surgen del direccionamiento corporativo y la
incorporación en los procesos de gestión; así:
a) Ambiente interno: este elemento es la base del control interno en la
corporación, dado que capta y gestiona a los riesgos.
b) Establecimiento de objetivos: se evalúa que la entidad tenga claramente
definidos los objetivos en relación con la estrategia organizacional y este sea
consecuente con los riesgos inherentes que está expuesta la organización.
c) Identificación de eventos: este elemento contempla que la organización tenga
identificados los riesgos internos y externos que afectan los objetivos de la
entidad, al igual que las oportunidades que fortalecen la estrategia corporativa.
d) Evaluación de riesgo: este elemento aduce que la organización defina la
valoración de los riesgos en cuanto a la probabilidad de ocurrencia e impacto,
como principio para determinar cómo deben ser el tratamiento y administración. La
evaluación se realiza sobre el riesgo inherente y residual.
e) Respuesta al riesgo: la dirección define el factible tratamiento de respuesta a
los riesgos en evitar, aceptar, reducir o compartir; definiendo acciones que
permitan alinear los riesgos y tolerancias aceptados por la organización.
32
f) Actividades de control: la organización define y establece políticas y
procedimientos que le permitan aseverar que las situaciones de riesgo sean
resueltas efectivamente.
g) Información y comunicación: la organización identifica, comprende y comunica,
la información relevante de manera oportuna para permitir al personal afrontar sus
responsabilidades, asegurando que toda la organización tenga conocimiento de la
misma.
h) Monitoreo: la organización define un mecanismo de seguimiento, monitoreo y
control, mediante actividades permanentes de la dirección, evaluaciones
independientes frente a la gestión de riesgos organizacionales.
1.5.1.4. Control Interno enfoque COSO III - Marco Integrado de Control
Interno
El control interno es la base de la toma decisiones en una organización, ayudando
a tener una confianza para cumplir los objetivos organizacionales planteados en
relación con la efectividad de las operaciones y actividades desarrolladas en la
entidad. Según el Committee of Sponsoring Organizations of Treadway
Commission (2013) establece que el marco contiene tres categorías de objetivos,
que permiten que las organizaciones se centran en diferentes aspectos del control
interno:
• Operaciones de objetivos: referidos a la certeza de los procedimientos,
cumplimiento de los objetivos y el proteger a la entidad de las pérdidas de activos.
• Objetivos de Información: referentes a transparencia, oportunidad y confiabilidad
de la información financiera de acuerdo con los organismos reguladores y las
33
políticas de la entidad.
• Objetivos de Cumplimiento: acatamiento de las normas y leyes organizacionales
impuestas.
Estos tres objetivos deben estar involucrados en los objetivos propios de la
empresa, los cuales se deben direccionar con el control interno establecido,
mitigando los riesgos a los que pueda estar expuesta la organización.
El marco integrado de control interno tiene en cuenta todas las áreas y actividades
desarrolladas en la empresa y así mismo contempla los siguientes cinco
componentes, los cuales se relacionan entre sí:
a) Ambiente de control, abarca las normas, valores, la estructura organizacional
definida en una empresa para impulsar el desarrollo de las actividades en cada
miembro de la organización partiendo del control.
b) Evaluación de riesgos, abarca la identificación y evaluación de los riesgos que
afectan directamente el cumplimiento de los objetivos establecidos, lo cual se
incorpora en la gestión de riesgos.
c) Actividades de control, se deben establecer actividades preventivas que ayuden
a mitigar riesgos relevantes que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos
organizacionales y la continuidad de la compañía.
d) Información y comunicación, compartir con todos los integrantes de la entidad
mediante una buena comunicación el funcionamiento del control interno.
e) Actividades de supervisión - monitoreo, evaluar el funcionamiento de los
34
componentes del control interno para garantizar ante la junta directivo o la
administración la efectividad del mismo.
Así mismo, el marco establece que los componentes están establecidos por
diecisiete principios, deben estar inmersos en los objetivos, actividades,
operaciones a cumplir dentro de la organización; con estos principios una
compañía puede obtener la efectividad de su control interno aplicado.
Para COSO (2013) los principios que sustentan los componentes del control
interno son
Ambiente de Control
La organización demuestra un compromiso con la integridad y los
valores éticos
El consejo de administración demuestra la independencia de gestión y
ejercicios de supervisión del desarrollo y desempeño del control interno
Administración establece, con supervisión de la junta, estructuras,
líneas de comunicación y las autoridades apropiadas y
responsabilidades en el logro de objetivos
La organización demuestra un compromiso para atraer, desarrollar y
retener competentes las personas en alineación con los objetivos
La organización sostiene individuos responsables de sus de control
interno responsabilidades en la búsqueda de objetivos
Evaluación de Riesgos
La organización específica los objetivos con suficiente claridad para
permitir la identificación y evaluación de los riesgos relacionados con
los objetivos
La organización identifica los riesgos para la consecución de sus
objetivos a través de la entidad y los análisis de riesgos como base para
35
determinar cómo se deben manejar los riesgos
La organización considera que la posibilidad de fraude en la evaluación
de riesgos para el logro de objetivos
La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar
significativamente el sistema de control interno
La organización selecciona y desarrolla actividades de control que
contribuyen a la mitigación de riesgos para el logro de los objetivos a
niveles aceptables
La organización selecciona y desarrolla actividades de control general
sobre la tecnología para apoyar el logro de los objetivos
La organización implementa las actividades de control a través de
políticas que establecen lo que se espera y los procedimientos que
ponen en práctica las políticas
Información y Comunicación
La organización obtiene o genera y utiliza la información pertinente, de
calidad para apoyar el funcionamiento del control interno
La organización se comunica internamente la información, incluyendo
los objetivos y responsabilidades de control interno, necesarias para
apoyar el funcionamiento del control interno
La organización se comunica con las partes externas con respecto a
asuntos que afectan al funcionamiento del control interno
Seguimiento de las actividades
La organización selecciona, desarrolla y lleva a cabo curso y / o por
separado evaluaciones para determinar si los componentes del control
interno están presentes y funcionando
La organización evalúa y comunica deficiencias de control interno de
una manera oportuna a las partes responsables de la adopción de
medidas correctivas, incluyendo la alta dirección y el consejo de
36
administración, según el caso (p.6).
Por otro lado, Estupiñan (2014) asegura que el control interno con enfoque en el
COSO III, indica el rol de los controles y como estos afectan en los principios en
cuanto a:
No contemplación de controles para el desarrollo de un control interno efectivo
La elección de controles que afecten los principios y los componentes es
cargo de la administración teniendo en cuenta los aspectos de cada
organización.
Una deficiencia relevante en alguno de los principios o en los componentes no
puede ser mitigados a nivel aceptable por el adecuado funcionamiento de
otros principios o componentes.
El entendimiento de que los controles establecidos afectan los principios
proporciona evidencia la cual afianza la evaluación del funcionamiento de los
diferentes principios y componentes por la administración.
1.5.2. MARCO CONCEPTUAL
En desarrollo del marco conceptual se definirán algunos conceptos que se
consideran relevantes para el análisis del proyecto de investigación y que
permitirán al lector contextualizar el tema tratado. Todos los conceptos aquí
presentados tienen relación directa con el tema del proyecto y serán clave para el
logro de los objetivos planteados:
Control:
El control en los procesos corporativos facilita la evaluación del cumplimiento de
37
los objetivos organizacionales definidos por la administración, permitiendo
procesos efectivos. Según Galindo (2009) el control es el “poder para definir las
políticas financieras y de explotación de una sociedad, con el fin de obtener
beneficios en sus actividades” (p.59).Para Gómez (2009) “el control es
considerado en la filosofía empresarial moderna como el análisis permanente de
las desviaciones entre objetivos y realizaciones, y la adopción de las medidas
correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación
necesaria” (párr.2).
De otra manera, para
Miranda (2000) el control es un proceso efectuado por la junta directiva y la
administración de una entidad para proveer razonablemente seguridad
respecto al logro de los objetivos en la siguiente categoría de eficiencia y
eficacia de las operaciones, confiabilidad de la información
financiera,cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (p.50).
De acuerdo a los conceptos analizados, el control se puede definir como los
lineamientos y análisis que realiza o incorpora una organización con el fin de
proporcionar certeza y confiabilidad de la información, en cumplimiento de la
eficiencia y eficacia operativa para el logro de los objetivos corporativos.
Control Interno:
El control interno tiene como objetivo controlar la efectividad de los procesos
organizacionales definidos, con el fin de alcanzar el cumplimiento de los objetivos
permitiendo evaluar la continuidad de una organización. De esta forma,
El control interno en auditoría comprende el conjunto de políticas de la
38
organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que
los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son
fidedignos, la detección y prevención de fraudes contables y que la
actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se cumplen según las
directrices marcadas por la dirección del cliente de auditoría, con el fin de
cumplir con los objetivos señalados por la entidad (Galindo, 2009, p. 61).
Por otro lado,
Estupiñan (2015) implanta que el control interno es definido en forma amplia
como un proceso, efectuado por el consejo de administración, la dirección y
el resto del personal de una entidad, diseñado para proporcionar una
razonable seguridad con miras a la realización de objetivos en las
siguientes categorías deefectividad y eficiencia de las
operaciones,confiabilidad de la información financiera, y acatamiento de las
leyes y regulaciones aplicables (p.33).
Así mismo,
Mantilla y Cante (2005) afirman que el control interno comprende el plan de
la organización y todos los métodos y medidas coordinados que se adoptan
en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la
confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y
fomentar la adherencia a las políticas prescritas(p.11).
De acuerdo a lo anterior, el control interno se compone de políticas,
procedimientos, métodos y medidas establecidas en las organizaciones con el
propósito de salvaguardar los activos, proporcionar información financiera
razonable y cumplimiento de la normatividad aplicable para cada uno de los
39
procesos y actividades de la organización.
Sistema de Control Interno:
El sistema de control interno en una organización permite orientar los resultados
organizacionales hacia el logro de los objetivos establecidos, partiendo con la
identificación de riesgos y controles que direccionen a la continuidad del negocio.
Según Galindo (2009) el sistema de control interno “es un conjunto de elementos,
normas y procedimientos encaminados a lograr la máxima eficacia en la gestión
de la empresa y, en definitiva, al óptimo logro de sus fines”(p. 208), sin embargo,
para Madariaga (2004), citado por Terán (2013) menciona que el sistema de
control interno o de gestión “es un conjunto de áreas funcionales en una empresa
y de acciones especializadas en la comunicación y control al interior de la
empresa” (p.37), de este modo, para Barreto (2008) un sistema de control interno
“incluye todas las medidas mediante las cuales la administración de una empresa
controla sus recursos, estas medidas están ideadas para descubrir errores,
desperdicios, ineficiencias, desviación de políticas establecidas e incluso fraudes”
(p. 12).
De acuerdo a lo anterior, el sistema de control interno se puede definir como el
conjunto de procedimientos, normas o medidas que la organización establece para
asegurar el cumplimiento de la estrategia y objetivos corporativos, estableciendo
controles en los procesos, recursos y actividades de la entidad.
Riesgo:
Los riesgos, pueden ser eventos positivos o negativos que afecten la continuidad
de una compañía en el desarrollo de sus procesos y actividades internas. De
acuerdo con esto Azcuénaga (2007) define el riesgo como “combinación de
40
probabilidad y consecuencias de que ocurra un suceso peligroso específico”
(p.76). De otra manera, la Real Academia Española (2017) menciona que el riesgo
es “cada una de las contingencias que pueden ser objeto de un contrato de
seguro” (párr.3).Así mismo, Escudero (2013) define que el riesgo es un “concepto
que se utiliza para expresar la incertidumbre de eventos y resultados que podrían
ejercer un efecto adverso en los objetivos y las metas de la organización” (p.58).
De acuerdo a lo anterior, el concepto que se desarrollará en el trabajo de
investigación es el de Escudero, dado que define al riesgo de una manera más
amplia y aplicable, teniendo en cuenta los eventos a lo que están expuestas las
organizaciones.
1.5.3. MARCO CONTEXTUAL
1.5.3.1. Conocimiento del sector
Las empresas del sector de la construcción están registradas en la cámara
Colombiana de la Construcción - Camacol, Valle; quien representa todas las
compañías vinculadas fomentando el crecimiento del sector y la responsabilidad
social integral.
1.5.3.2. Conocimiento de la empresa
SAJOMA sociedad por acciones simplificada, es una empresa pequeña que se
encuentra en el sector de la construcción, ubicada en Jamundí, Valle.
Actualmente, cuenta con cuatro empleados que desempeñan los procesos
Administrativos de Gestión Humana, Compras, Contabilidad, Cartera y Operativos.
41
Figura 1. Organigrama de SAJOMA S.A.S.
Fuente: Johana De los Ríos, Coordinadora Administrativa y Financiera
SAJOMA S.A.S.
La empresa se dedica a prestar servicios de mantenimiento en infraestructura y
construcción de edificios y acabados en el Valle del Cauca. Con su principal
cliente Asmet Salud, tiene contratos a nivel nacional. Actualmente, ofrece los
servicios de construcción mediante contratación de terceros, los cuales se
encargan del manejo del personal necesario para cada proyecto, obra o
mantenimiento; asumiendo los riesgos, responsabilidades y obligaciones que la
actividad requiera.
1.6. METODOLOGÍA
1.6.1. TIPOS DE ESTUDIO
En el desarrollo del problema de investigación se debe definir un tipo de estudio, el
42
cual determine el enfoque de la investigación.
La investigación descriptiva es uno de los tipos o procedimientos
investigativos más populares y utilizados por los principiantes en la
actividad investigativa. Los trabajos de grado, en los pregrados y en
muchas de las maestrías, son estudios de carácter eminentemente
descriptivo. En tales estudios se muestran, narran, reseñan o identifican
hechos, situaciones, rasgos, características de un objeto de estudio, o se
diseñan productos, modelos, prototipos, guías, etcétera, pero no se dan
explicaciones o razones de las situaciones, los hechos, los fenómenos,
etcétera (Bernal, 2010, p. 113).
Este trabajo se va a desarrollar como una investigación descriptiva, dado que se
pretende identificar la situación actual del proceso de contabilidad en la empresa
SAJOMA S.A.S. en relación con la falta de un sistema de control interno
apropiado, para conocer los riesgos a los que están expuestos los procesos y
actividades; y establezca los controles mitigantes que actúen en pro de la
continuidad de la compañía.
1.6.2. MÉTODO DE ESTUDIO
Un problema de investigación debe estar definido bajo un método de estudio que
establezca la metodología de cómo será desarrollado. Bernal (2010) afirma que el
método deductivo “consiste en tomar conclusiones generales para obtener
explicaciones particulares. El método se inicia con el análisis de los postulados,
teoremas, leyes, principios, etcétera, de aplicación universal y de comprobada
validez, para aplicarlos a soluciones o hechos particulares” (p.59).
El método de estudio que se va a definir en este trabajo de investigación será el
43
método deductivo, dado que parte de la verificación de conceptos y modelos del
sistema de control interno que posteriormente serán aplicados en el desarrollo del
problema identificado en la empresa SAJOMA S.A.S. impactando directamente en
el proceso de contabilidad y en los procesos internos de la organización definidos
en cada área, contemplando un orden y control, mitigando futuros riesgos que se
puedan afectarlos.
1.6.3. FUENTES DE INFORMACIÓN
Existen dos tipos de fuentes de información, primaria y secundaria, que ayudan
con la recolección de datos e información importante o necesaria para el
desarrollo del problema de investigación a profundizar.
Fuentes primarias: son todas aquellas de las cuales se obtiene
información directa, es decir, de donde se origina la información. Es
también conocida como información de primera mano o desde el lugar de
los hechos. Estas fuentes son las personas, las organizaciones, los
acontecimientos, el ambiente natural, etcétera (Bernal, 2010, p.191).
Fuentes secundarias: son todas aquellas que ofrecen información sobre el
tema que se va a investigar, pero que no son la fuente original de los
hechos o las situaciones, sino que solo los referencian. Las principales
fuentes secundarias para la obtención de la información son los libros, las
revistas, los documentos escritos (en general, todo medio impreso), los
documentales, los noticieros y los medios de información (Bernal, 2010,
p.192).
En este trabajo la fuente de información primaria es la Coordinadora
Administrativa y Financiera de la empresa SAJOMA S.A.S., quién será la fuente
44
directa de la empresa y suministrará la información necesaria sobre la
organización para el desarrollo del problema de investigación. Igualmente, será
con quien se indaga sobre las diferentes actividades organizacionales que se
ejecutan y la documentación de cada una de ellas como los procedimientos en los
que se detalle el objetivo del cumplimiento de cada una, identificando la ausencia
de gestión de riesgos.
Adicionalmente, como fuente secundaria de información se utilizarán las
investigaciones sobre el diseño de procedimientos de control implementados en el
proceso de contabilidad en empresas de prestación de servicios, en especial en
servicios de construcción, bajo un modelo de un sistema de control interno en una
organización en libros, textos, revistas y/o memorias de eventos académicos como
ponencias, relacionados con el modelo Coso I, II (ERM) y III, donde se identificará
el procedimiento adecuado para la empresa SAJOMA S.A.S.
1.6.4. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN
Las técnicas de investigación están sujetas a las fuentes de información utilizadas
para el desarrollo del problema identificado que se desarrollará. Las técnicas son
“los procedimientos e instrumentos que utilizamos para acceder al conocimiento.
Encuestas, entrevistas, observaciones y todo lo que se deriva de ellas” (Morone,
sf, p.2).
Para el desarrollo del problema de investigación se utilizarán las siguientes
técnicas de investigación: una entrevista personal con la Coordinadora
Administrativa y Financiera de la empresa SAJOMA S.A.S., con el fin de obtener
información del proceso de contabilidad y actividades ejecutadas en la compañía.
La entrevista es una técnica orientada a establecer contacto directo con las
45
personas que se consideren fuente de información. A diferencia de la
encuesta, que se ciñe a un cuestionario, la entrevista, si bien puede
soportarse en un cuestionario muy flexible, tiene como propósito obtener
información más espontánea y abierta. Durante la misma, puede
profundizarse la información de interés para el estudio(Bernal, 2010, p.194).
Adicionalmente, se realizarán investigaciones sobre los temas relacionados con
los procedimientos de control bajo un sistema de control interno en una
organización y los modelos existentes para su implementación, en documentos
bibliográficos impresos. El análisis de documentos es “una técnica basada en
fichas bibliográficas que tienen como propósito analizar material impreso. Se usa
en la elaboración del marco teórico del estudio” (Bernal, 2010, p. 194).
También se utilizarán temas encontrados en Internet relacionados con el problema
de investigación, en páginas académicas, bibliotecas virtuales universitarias,
revistas y/o memorias de eventos relacionados. Actualmente, “el Internet es una
técnica de obtener información que se ha convertido en uno de los principales
medios más utilizados” (Bernal, 2010, p.195).
1.6.5. FASES DE INVESTIGACIÓN
Las fases de investigación que serán utilizadas para el desarrollo del problema de
investigación son:
Fase I: Indagar sobre los procedimientos y buenas prácticas de control interno
para el proceso de contabilidad en organizaciones de prestación de servicios, en
especial empresas del sector de la construcción.
Se investigará sobre el diseño de los procedimientos de control interno para el
46
proceso contable bajo en una organización basado en libros, textos, revistas y/o
memorias de eventos académicos, realizando el análisis de los documentos
impresos o virtuales consultados.
Fase II: Realizar un diagnóstico sobre la situación actual del proceso de
contabilidad en la empresa SAJOMA S.A.S. de acuerdo a la metodología del
informe COSO.
Se harán entrevistas corroborativas con la Coordinadora Administrativa y
Financiera de SAJOMA S.A.S. quién será la fuente de información directa, para
indagar sobre los procedimientos y actividades ejecutados en la empresa que
siguen el cumplimiento de los objetivos establecidos para identificar.
Fase III: Estructurar los procedimientos de control requeridos para el proceso de
contabilidad de la empresa SAJOMA S.A.S.
Finalmente, de acuerdo al análisis de los documentos impresos, digitales y/o
virtuales consultados, se planteará el diseño de los procedimientos de control
interno relevantes para el proceso contable en la empresa SAJOMA S.A.S. a los
directivos correspondientes.
47
2. CAPÍTULO II. PROCEDIMIENTOS Y BUENAS PRÁCTICAS DE CONTROL
INTERNO PARA EL PROCESO DE CONTABILIDAD EN ORGANIZACIONES DE
PRESTACIÓN DE SERVICIOS
La importancia de un procedimiento de control se basa en las buenas prácticas de
control interno implementadas en las funciones específicas en un área, como las
actividades de control que aseguran que las políticas, los procedimientos, normas
y otras se cumplan a cabalidad con lo establecido por la administración y los
riesgos identificados como aceptados. Actividades de control que permitan cumplir
correctamente con lo establecido dentro de un área o proceso logrando el
cumplimiento de los objetivos organizacionales. Las actividades de control deben
partir de la asignación de aprobaciones, autorizaciones, inspecciones,
validaciones con el fin de agregar valor a las evaluaciones de los resultados de los
procesos y medir la responsabilidad de los colaboradores implicados en las tareas
descritas en el documento.
Las ventajas de establecer un procedimiento de control en el proceso de
contabilidad recaen en la importancia de operatividad del proceso, determinando
una confiabilidad de la información, integridad y una adecuada segregación de
funciones a nivel de las responsabilidades asignadas a los colaboradores
relacionados con el proceso contable y en general con los procesos y actividades
de la compañía. De esta manera se garantiza el alcance del logro de los objetivos
organizacionales establecidos al cumplir correctamente con el servicio de la
empresa ante sus clientes internos y externos directa e indirectamente en un
mercado competitivo que evalúa los resultados obtenidos partiendo de la
información financiera.
48
2.1. ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL EN EMPRESAS DE
SERVICIO
2.1.1. MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA UNIVERSIDAD
FRANCISCO DE PAULA SANTANDER
De acuerdo a los entes reguladores se debe ceñir a un proceso o procedimiento
para cumplir los procesos contables, es por este motivo que la Universidad
Francisco de Paula Santander maneja una estructura específica que desglosada
en tres (3) etapas para lograr este objetivo, las cuales son:
Reconocimiento
Es la etapa donde se capturan los datos de la realidad económica y jurídica de la
entidad. Está a esta a sus veces dispones de una actividad básica que se deben
cumplir. La cuales de describen a continuación:
Identificación
Clasificación
Registro y ajustes
Revelación
En esta etapa se resume y se pone en contexto la situación financiera, definida en
las siguientes actividades:
Elaboración de los estados, informes y reportes contables
Análisis, interpretación y comunicación de la información
Otros elementos de control interno contable
49
Luego de explicar a fondo sobre el proceso contable y sus etapas desarrolladoras,
la Universidad se enfatiza en las acciones de control frente a las actividades del
proceso contable:
Figura 2. Acciones de control del proceso contable
Fuente: Paola Andrea Melo de los Rios y María Camila Uribe Cotacio
Una vez identifica las acciones de control en cada actividad contable, detalla la
implementación del control interno contable enfocado en evaluaciones
permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus resultados, mediante el
mecanismo de evaluación de:
Revisiones eventuales
Evaluación del Control Interno Contable
La Universidad Francisco de Paula Santander, enfoca su procedimiento de control
contable en la descripción de tres etapas que detallan el reconocimiento y
revelación de la información contable y otros elementos del control contable en los
diferentes procesos o actividades que se realizan.
50
El procedimiento de control que describe la Universidad es una buena práctica de
control, dado que determina y define cada etapa de su procedimiento de acuerdo
al desarrollo de su proceso contable desde la identificación de la información hasta
el análisis de la misma, identificando acciones de control que permite obtener un
proceso eficaz con confianza en la información manejada.
2.1.2. “PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO CONTABLE Y DE
REPORTE DEL INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN A LA CONTADURÍA
GENERAL DE LA NACIÓN”(Contaduría general de la nación, 2010, p.1).
La Contaduría General de la Nación describe un proceso más sistemático y
exhaustivos que el descrito anteriormente. Se basa en una normativa del sistema
nacional de contabilidad pública y se desglosa en las siguientes etapas de proceso
contable:
Reconocimiento
Etapa que describe claramente el estado de la situación financiera o en el
estadode resultados, con las siguientes actividades:
Identificación
Clasificación
Medición
Registro
Medición Posterior
Etapa de ajuste de valores de ajuste en cuentas específicos de ítems de los
estados financieros. Las actividades ejecutadas en esta etapa son las siguientes:
51
Valuación
Registro de ajustes contables
Revelación
Etapa de presentación de los estados financieros o en las notas explicativas.
Contempla solo una actividad:
Presentación de estados financieros
Una vez detalla las etapas del proceso contable, resaltala administración del
riesgo contable, donde relaciona los factores de riesgos asociados con el marco
de referencia del proceso contable,la rendición de cuentas y la administración del
riesgo de índole contable. Los elementos del marco normativo son los siguientes:
Políticas contables
Políticas de operación
La descripción que realiza la Contaduría General de la Nación, hace referencia de
cada etapa del proceso que está involucrado con la evaluación del control interno
que debe estar implementado en los procesos contables, etapas de
reconocimiento, medición posterior y revelación de la información contable que
hace referencia a los estados financieros, los cuales están involucrados con los
diferentes procesos que se realizan en las organizaciones; la información contable
es un conjunto de todas las operaciones y es el resultado de la situación
económica de una empresa, lo que define una práctica de control que incluye
dentro de su evaluación contable el alcance de los objetivos organizaciones
definidos con el cumplimiento de sus procedimientos.
52
2.1.3. “MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
ESPECIAL CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS” (Unidad administrativa
especial cuerpo oficinal de bomberos, 2008, p.1).
Una vez la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá
resalta la definición del control interno contable, describe sus objetivos,
reconociendo y resaltando la importancia del autocontrol dentro del proceso;
asimismo la evaluación del control enfatizando en la confianza en las actividades
de control en prevención de riesgos inherentes a la gestión contable.
Para la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos de
Bogotá (2008) el control interno contable se define como el proceso que
bajo la responsabilidad del Director, así como de los directivos de primer
nivel responsables de las áreas contables, se adelanta en la entidad y
organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los
procedimientos de control y verificación de las actividades propias del
proceso contable, capaces de garantizar razonablemente que la
información financiera, económica, social y ambiental cumpla con las
características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad
de que trata el Régimen de Contabilidad Pública (p.51).
Los aspectos conceptuales relacionados con el proceso contable, donde resalta
las actividades y etapas que pertenecen al proceso, las cuales son:
Reconocimiento:
Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficinal de Bomberos de Bogotá
(2008) establece que es laetapa de captura de los datos de la realidad
económica y jurídica, su análisis desde la óptica del origen y la aplicación
53
de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de
clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad(p.53).
Con la ejecución de las siguientes actividades:
Identificación
Clasificación
Registro y ajustes
Revelación
Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficinal de Bomberos de Bogotá (2008)
establece que es la “etapa querepresenta la situación, los resultados de la
actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de
recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y
comprensibles”(p.53).
Donde se ejecutan las siguientes actividades:
Elaboración de los estados, informes y reportes contables
Análisis, interpretación y comunicación de la información
Dentro del manual de control interno del proceso contable se listan los
procedimientos de control interno contable, los cuales tiene el propósito de
desarrollar una información contable confiable, relevante y comprensible.
De acuerdo con Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficinal de Bomberos
de Bogotá (2008) el manual de control interno del proceso contable, tiene
referencia en las siguientes actividades:
Depuración contable permanente y sostenibilidad
54
Manuales de políticas contables, procedimientos y funciones
Registro de la totalidad de las operaciones
Individualización de bienes, derechos y obligaciones
Reconocimiento de cuentas valuativas
Actualización de los valores
Soportes documentales
Conciliaciones de información
Libros de contabilidad
Estructura del área contable y gestión por procesos
Comité Técnico de Sostenibilidad Contable
Responsabilidad de los Contadores de la entidad públicas que agregan
información
Actualización permanente y continuada
Responsabilidad en la continuidad del proceso contable
Eficiencia de los sistemas de información
Cierre contable
Elaboración de estados, informes y reportes contables
Análisis, interpretación y comunicación de la información
Coordinación entre las diferentes dependencias (p.54).
Posteriormente, define los controles asociados al proceso contable contemplando
la solución de medidas que se identifican mediante su ejecución y para la
obtención de los estados financieros confiables.
Para la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos (2008) el
procedimiento de control del proceso contable, parte del reconocimiento y
revelación de la información que determina la confiabilidad de la misma que se
relaciona con las actividades que se involucran en el proceso, lo que hace que el
procedimiento sea una buena práctica de control al contemplar el desarrollo de
55
todos los procesos organizaciones que se ven involucrados con la información
financiera, donde se estipulan controles mitigantes de los riesgos a los que se ve
expuesta la información.
Partiendo del análisis realizado a los tres procedimientos de control descritos
anteriormente y la evaluación a la situación actual de la empresa SAJOMA S.A.S.
en relación con el control interno y su proceso contable, se realizará una
recomendación de un procedimiento de control que permita la evaluación del
desarrollo del proceso y la identificación de los riesgos a los que se ve expuesto y
los controles que puedan mitigarlos; la determinación de las responsabilidades de
los dueños del proceso y la relación de involucramiento de los demás procesos
establecidos en la organización.
En el procedimiento de control del proceso contable se detallarán las etapas que
implican la revelación de la información financiera, los cuales revelan la situación
económica de la organización, detallando los factores de riesgo y las acciones de
control en la ejecución de las actividades de identificación, clasificación, registro y
ajustes de la información financiera y finalmente la elaboración de los estados
financieros.
56
3. CAPÍTULO III. DIAGNÓSTICO SOBRE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL
PROCESO DE CONTABILIDAD EN LA EMPRESA SAJOMA S.A.S. DE
ACUERDO A LA METODOLOGÍA DEL INFORME COSO
Se realizó un análisis de la situación actual del proceso de contabilidad de la
organización SAJOMA S.A.S., con el propósito de identificar en las actividades del
proceso contable los factores de mayor riesgo que requieren de la elaboración de
procedimientos y controles.
Según información de la Coordinadora Administrativa y Financiera el área contable
se encuentra estructurado así:
Figura 3. Organigrama del área contable
Fuente: Johana De los Ríos, Coordinadora Administrativa y Financiera
SAJOMA S.A.S.
Mediante indagación a la Coordinadora Administrativa y Financiera se aplicó un
cuestionario basado en la metodología COSO sobre el manejo de control interno
de la organización obteniendo el siguiente resultado:
57
PROGRAMA DE
CONTROL INTERNO
001 PT 18/03/2017
Pontificia Universidad
Javeriana
NOMBRE DE LA REVISIÓN:
Revisión de las actividades de control en la
compañía SAJOMA S.A.S.
OBJETIVO GENERAL:
●Evaluar las actividades de control de la compañía SAJOMA S.A.S. ●Identificar procesos y actividades con falencias de control interno. ●Diseñar políticas, procedimientos e instructivos de control para los procesos identificados en la compañía SAJOMA S.A.S.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN: Sistema de control interno COSO
EQUIPO: ●Paola Andrea Melo De Los Ríos ●María Camila Uribe Cotacio
No
CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO SI NO OBSERVACIONES
AMBIENTE DE CONTROL
1
¿La empresa SAJOMA S.A.S.
tiene un organigrama definido? x
Definido a nivel de
cargos.
2
¿SAJOMA S.A.S. tiene claramente
definido el plan estratégico
corporativo, Misión, Visión,
Valores?
x
No se cuentan
documentados.
3
¿SAJOMA S.A.S. cuenta con un
código de ética y conducta para los
empleados de la organización?, si
lo tiene, ¿Se evalúa el
cumplimiento bajo un periodo
definido?
x
No se han establecido.
4
¿SAJOMA S.A.S. tiene definido las
acciones disciplinarias a tomar
frente al incumplimiento y actos
incorrectos establecidos en la
organización?
x
No se tiene
documentadas, las
acciones son
implementadas
dependiendo delos
58
actos cometidos.
5
¿SAJOMA S.A.S. cuenta con
políticas, procedimientos,
instructivos o manuales
documentados para cada uno de
los procesos que ejecuta la
organización? x
Las políticas y los
procedimientos no se
tienen documentados
formalmente, sin
embargo, los
colaboradores saben
cuáles son sus
funciones de acuerdo a
sus responsabilidades
encomendadas.
6
¿Se encuentran definidas y
establecidas las responsabilidades
del personal directivo,
administrativo y operativo en las
descripciones de los cargos en
cuanto a habilidades y
competencias para el cargo?
x
7
¿La competencia de las personas
de la entidad es proporcional a sus
responsabilidades?
x
8
¿Existen programas de
capacitación que permita
potencializar y percibir el
compromiso del personal a todo
nivel de la organización con el
sistema de control interno en sus
funciones y responsabilidades?
x
Las capacitaciones son
realizadas al ingresar
un trabajador a la
organización.
9
¿Al personal nuevo se le entrega el
cargo y recibe inducción
corporativa frente a las funciones y
responsabilidades del cargo y se
deja constancia firmada por el
empleado?
x
No se guarda
constancia.
10
¿Se evalúa el funcionamiento de la
administración, en cuanto a la
forma en que asigna autoridad y
responsabilidad; y organiza y
desarrolla las labores asignadas?
x
No aplica, la
administración
corresponde a una
sociedad. La
decisiones son
tomadas por la
59
gerencia y la contadora
11
¿La entidad evalúa y previene que
la información y recursos provenga
de actividades vinculadas con el
lavado de activos, acciones
delictivas y/o de la Financiación del
Terrorismo?
x
12
¿SAJOMA S.A.S evalúa los
riesgos del entorno
organizacionales?
x
No se ha implementado
la evaluación de
riesgos.
13
¿La gerencia administrativa y
personal directivo se reúne
frecuentemente con la parte
operativa de la organización?
x
EVALUACIÓN DEL RIESGO
14
¿Están establecidos y vinculados con el plan estratégico los objetivos de toda la organización y los objetivos de nivel de actividad?
x
No se cuenta con un
plan estratégico.
15
¿Existe un mecanismo de comunicación interno donde el personal conozca de manera oportuna, los lineamientos, objetivos e información corporativa y se mide su efectividad?
x
Se Comunica
verbalmente a los
empleados las normas
corporativas de la
empresa y los cambios
que estas tengan lugar.
16
¿Están los riesgos internos y externos que influyen en el éxito o fracaso del logro de los objetivos identificados y evaluados?
x
No se ha implementado
la evaluación de
riesgos.
17
¿Está definido un responsable de la gestión de riesgos en cuanto administrarlos, establecer acciones para mitigarlos y realice seguimiento y monitorio de los mismos?
x
No se ha implementado
la evaluación de
riesgos.
18
¿Existen mecanismos para identificar los cambios que afectan la capacidad de la entidad para alcanzar sus objetivos?
x
No se evalúa el
cumplimiento de los
objetivos.
19 ¿Se modifican las políticas y procedimientos según sea necesario?
x
Las políticas y los
procedimientos no se
tienen documentados
60
formalmente.
20
¿Tiene definido el tratamiento frente a la probabilidad de materializar un riesgo de acuerdo a su criticidad?
x
No se ha implementado
la evaluación de
riesgos.
ACTIVIDADES DE CONTROL
21
¿Existen actividades de control para asegurar el cumplimiento de la política establecida y la realización de acciones para abordar los riesgos relacionados?
x
No se ha implementado
la identificación de
actividades de control.
22 ¿Existen actividades de control apropiadas para cada una de las actividades de la entidad?
x
No se tienen
documentadas
formalmente, se
comunican las
actividades de acuerdo
a las funciones
establecidas en los
colaboradores.
23
¿Tiene un departamento de auditoría independiente y autónoma la empresa SAJOMA SAS?
x
La administración
realiza las funciones de
auditoría
indirectamente.
24
¿Realiza auditorias de evaluación de cumplimiento y SCI de todos los procesos y realiza continuo seguimiento a las observaciones y recomendaciones emitidas?
x
No se cuenta con un
área de auditoría.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
25
¿Existen sistemas de información para identificar y capturar información pertinente financiera y no financiera, relacionada con eventos externos e internos y llevarla al personal en una forma que les permita cumplir con sus responsabilidades?
x
Sistema de
iinformación Word
Office
26 ¿Tiene lugar la comunicación de la información oportunamente?
x
Se Comunica
verbalmente a los
empleados las normas
corporativas de la
empresa y los cambios
61
que estas tengan lugar.
27
¿Está claro con respecto a las expectativas y responsabilidades de individuos y grupos, y la presentación de resultados?
x
Verbalmente
28
¿La comunicación ocurre hacia abajo, hacia arriba y hacia arriba en la entidad, así como entre la entidad y otras partes?
x
Verbalmente
MONITOREO
29
¿Existen procedimientos adecuados para monitorear de manera continua o para evaluar periódicamente el funcionamiento de los otros componentes del control interno?
x
Las políticas y los
procedimientos no se
tienen documentados
formalmente.
30
¿Se informan las deficiencias a las personas adecuadas?
x
31 ¿Se modifican las políticas y procedimientos según sea necesario?
x
Las políticas y los
procedimientos no se
tienen documentados
formalmente. Fuente1: Estupiñan, R. (2015). Control interno y fraudes. Análisis de Informe COSO I, II y III con base en los ciclos transaccionales.
Fuente2: Paola Andrea Melo de los Rios, María Camila Uribe Cotacio
3.1 Ambiente de control
De acuerdo a la metodología del informe COSO, el ambiente de control es la base
de control interno, el cual abarca las normas y valores, estructura organizacional
que impulsa la ejecución de los procedimientos y actividades en pro del
cumplimiento de la estrategia de la compañía. A continuación, se relacionan los
resultados obtenidos del análisis realizado del ambiente de control en la empresa
SAJOMA S.A.S.
La empresa no cuenta con un organigrama establecido; no tiene claramente
definido un plan estratégico corporativo, donde debe incluir la misión, la visión y
los valores; no cuenta con un código de ética y conducta para los empleados y no
62
ha definido las acciones disciplinarias frente al incumplimiento de los lineamientos
ni sus políticas y procedimientos para cada uno de sus procesos.
Adicionalmente, se identificó que la empresa no cuenta con programas de
capacitaciones, los cuales permitan potencializar y percibir el compromiso del
personal de nivel directivo, administrativo y operativo de la organización con el
sistema de control interno en sus funciones y responsabilidades.
Durante el análisis del ambiente de control, se logró validar que la empresa no
realiza evaluaciones de los riesgos del entorno, lo que proporciona distinguir una
ventaja competitiva en el mercado ante la competencia a la que se enfrenta y estar
preparada ante situaciones de impacto negativo en el sector de la construcción.
3.2. Evaluación del riesgo
La evaluación de riesgos, parte de la importancia de la identificación de los riesgos
que impactan el cumplimiento de los objetivos organizacionales, los resultados
obtenidos en la evaluación realizada son las siguientes:
La entidad presenta debilidad, al no contar con un mecanismo formal de
comunicación interno que establezca de manera oportuna el conocimiento de los
lineamientos, objetivos e información corporativa en los empleados.
Al igual de la inexistencia de una metodología para la identificación de riesgos
internos y externos, las acciones correctivas, seguimiento y monitoreo de los
mismos; relacionado con los cambios que afectan el alcance de los objetivos
establecidos.
63
3.3. Actividades de control
Se realizó una verificación de la medición de las actividades de control enfocadas
en el cumplimiento de las actividades, políticas y procedimientos dentro de la
organización, con el propósito de mitigar y prevenir riesgos. Los resultados
encontrados en la evaluación hacen referencia a que la empresa no cuenta con un
departamento de auditoría interno que centralice en el desempeño y buenas
prácticas de los procesos de acuerdo a las actividades establecidas en la
organización, así mismo, la falta de lineamientos de control que realicen
seguimientos continuos mediante evaluaciones de cumplimiento.
3.4. Información y comunicación
La falta de un mecanismo de comunicación dentro de una organización afecta la
efectividad del desarrollo de las actividades en los funcionarios. El
desconocimiento de las normas, políticas, y controles establecidos no permite la
trazabilidad de la información en el desarrollo de los procesos y toma de
responsabilidades.
SAJOMA S.A.S, no tiene establecido un lineamiento de comunicación formal en la
descripción de las responsabilidades, de acuerdo a las funciones y actividades
desarrolladas por los funcionarios.
3.5 Monitoreo
La importancia de promover actividades de control parte del seguimiento continuo,
la empresa SAJOMA S.A.S., no cuenta con procedimientos adecuados para
monitorear de manera continua y evaluar periódicamente el funcionamiento de los
otros componentes del control interno.
64
3.6. Análisis del proceso contable
PROGRAMA DE
CONTROL INTERNO
002 PT 18/03/2017
Pontificia Universidad
Javeriana
NOMBRE DE LA REVISIÓN:
Revisión de las actividades de control en la
compañía SAJOMA S.A.S. en el proceso
contable.
OBJETIVO GENERAL:
●Evaluar las actividades de control de la compañía SAJOMA S.A.S. ●Identificar procesos y actividades con falencias de control interno. ●Diseñar políticas, procedimientos e instructivos de control para el proceso contable en la compañía SAJOMA S.A.S.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN: Sistema de control interno COSO
EQUIPO: ●Paola Andrea Melo De Los Ríos ●María Camila Uribe Cotacio
No
CUESTIONARIO DE CONTROL
INTERNO SI NO OBSERVACIONES
PROCESO CONTABLE
1
¿Las funciones y
responsabilidades del Contador se
encuentran separadas del personal
que maneja los fondos,
inversiones, efectivo?
x
La contadora realiza
sus funciones en
conjunto con la
auxiliar contable.
2
¿Se cuenta con un sistema que
permita consolidar la información
contable y financiera de la
empresa SAJOMA S.A.S.?
x
Sistema de
Información Word
Office.
3
¿Existen actividades de
autocontrol (vigilancia y
seguimiento) realizadas por la
administración y/o el Contador
x
El personal
encargado del manejo
y custodia de los
fondos de efectivo es
65
General del personal responsable
de registros, manejo de efectivo,
manejo de libros contables, etc.?
la coordinadora
administrativa y
financiera; se maneja
una caja menor para
la papelería,
implementos de
oficina y otra caja
menor para
materiales de obra.
4
¿El reporte de comprobantes,
EE.FF, Informes, etc. son
validados y aprobados por un
personal ajeno a su preparación?
(segregación de Funciones)
x
El gerente general
revisa y aprueba los
informes y reportes.
5
¿Existe un presupuesto para las
actividades administrativas y
operativas de la empresa SAJOMA
S.A.S.?
¿Se compara registro de lo real VS
lo presupuestado?
x
Se realiza un
presupuesto por obra
o labor y al finalizar se
compara lo real con lo
presupuestado.
6
El personal encargado de realizar
aprobaciones previas, ¿tienen
registro de las firmas de
autorización de acuerdo a la clase
de operación y montos definidos?
x
Las autorizaciones
solo deben ser
directamente del
gerente general o de
la coordinadora
administrativa y
financiera.
7
El personal encargado del manejo
de efectivo, fondos, cajas, etc.
¿tiene pólizas de seguros de
respaldo, manejo y cumplimiento y
garantías?
x
No se tiene
establecido.
8
¿El responsable del manejo del
registro contables y de efectivo es
diferente al responsable del
registro de las anulaciones?
x
Lo realiza la
coordinadora
administrativa y
financiera.
9
¿El efectivo y cheques se
encuentran debidamente
custodiados? x
Se encuentra en una
caja fuerte que solo
tiene acceso el
gerente general y la
66
coordinadora
Administrativa y
financiera.
10
¿Se tiene definido los conceptos y
montos de gastos por caja menor,
caja general, fondos fijos,
prestamos, etc. de acuerdo a la
necesidad de la empresa SAJOMA
S.A.S.?
x
No se tiene
establecido.
11
¿Se presenta comprobante de los
gasto de efectivo de los diferentes
fondos? formato establecido
x
12
Los anticipos o provisionales de
gastos de fondos ¿son autorizados
por personal distinto al manejo de
los mismos?
x
Son autorizados por
el gerente general
para realizar
anticipos.
13
Si el fondo fijo se encuentra
depositado en una cuenta bancaria
¿se ha notificado al banco no
aceptar cheques para el depósito
en esta cuenta exceptuando los
emitidos por la empresa
reintegrando los gastos causados?
x
Fuente1: Estupiñan, R. (2015). Control interno y fraudes. Análisis de Informe COSO I, II y III con base en los ciclos transaccionales.
Fuente2: Paola Andrea Melo de los Rios, María Camila Uribe Cotacio
Como resultado a la evaluación realizada al proceso de contabilidad de acuerdo a
la metodología del informe COSO, se observa debilidad en las actividades de
control del proceso, las cuales deben evitar y mitigar posibles riesgos que puedan
afectar la información financiera, lo que revela la situación de la empresa y
demuestra la ventaja o desventaja sobre su realidad ante la competencia.
Las actividades de control deben establecerse de acuerdo a las falencias
identificadas, como lo son:
1. Indebida segregación de funciones en el proceso, por la concentración de
67
funciones y responsabilidades de la Coordinadora Administrativa y Financiera,
quien es está encargada de la anulación de registros contables y de efectivo y
la autorización para la anulación de registros; como del manejo de los fondos,
inversiones, efectivo.
2. No se cuenta con actividades de autocontrol de vigilancia y seguimiento sobre
los registros, manejo de efectivo, manejo de libros contables, etc.
3. Ausencia de pólizas de seguros de respaldo, manejo y cumplimiento y garantías
para el personal encargado del manejo de efectivo.
4. Falta de trazabilidad en el manejo del efectivo en los movimientos
correspondientes a la caja menor, para la cual no se tiene definido formalmente
los conceptos y montos de gastos autorizados por caja menor, caja general,
fondos fijos, prestamos etc., de acuerdo a las necesidades de la compañía.
5. No se realizan arqueos periódicos a la caja menor por parte de la coordinadora
administrativa y financiera a la asistente administrativa y contable y al residente
de obra quienes tienen a su cargo el manejo de los fondos de caja menor.
68
4. CAPÍTULO IV. FORMULACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
REQUERIDOS PARA EL PROCESO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA
SAJOMA S.A.S.
4.1. PROCESO CONTABLE
Todo procedo contable de una organización comprende el registro de las
transacciones derivadas de los hechos económicos aplicados a la compañía en un
periodo contable. De cada periodo se obtiene los estados financieros como
resumen de los movimientos realizados conforme a los hechos económicos,
donde se identifica la transformación de la información financiera, con el fin de
identificar la situación financiera real de la compañía.
El proceso contable se define como el conjunto ordenado de etapas, que tiene
como propósito el registro de los hechos económicos conforme a los criterios de
reconocimiento, medición y revelación establecidos en los respectivos marcos
normativos, de tal manera que la información financiera que se genere atienda las
características cualitativas definidas en los mismos. Un hecho económico es un
suceso derivado de las decisiones de gestión de los recursos de la entidad, que da
origen, modifica o extingue algún elemento de los estados financieros (Contaduría
general de la nación, 2010).
De lo anterior, se identifica que el proceso contable está compuesto por tres
etapas principales bajo los criterios de reconocimiento, medición y revelación de la
información financiera, las cuales permiten la preparación y desarrollo de los
estados financieros como presentación de la información, de acuerdo a los
procedimientos de control implementados en una organización.
69
Figura 4. Etapas del proceso contable
Fuente: Paola Andrea Melo de los Rios y María Camila Uribe Cotacio
4.1.1. ETAPA DE RECONOCIMIENTO
Esta etapa inicia con el reconocimiento de los hechos económicos realizados en
los periodos contables sobre los datos de la realidad económica de la empresa,
mediante los elementos de los estados financieros conformados por el activo,
pasivo, patrimonio, ingreso, costo y gasto.
“El reconocimiento es la etapa en la cual se incorpora, en el estado de situación
financiera o en el estado de resultados (…) el reconocimiento de un hecho
económico implica identificación, clasificación, medición y registro” (Contaduría
general de la nación, 2010, p.6).
Dentro de la etapa de reconocimiento se realiza la ejecución de las siguientes
actividades:
Identificación
Clasificación
70
4.1.2. ETAPA DE MEDICIÓN
Luego del reconocimiento de los elementos financieros, son asignados los valores
correspondientes a las transacciones realizadas y los registrados de los ajustes al
valor de la partida financiera de cada elemento. En esta etapa se realiza la
medición de los elementos de los estados financieros, de acuerdo con lo
contemplado en la organización.
Dentro de la etapa de registro y ajustes se realiza la ejecución de las siguientes
actividades:
Registro y ajustes
4.1.3. ETAPA DE REVELACIÓN
En esta etapa se realiza la presentación de la información contable, mediante la
estructuración de los estados financieros y la presentación de las notas con la
información relevante, divulgando la situación financiera y el rendimiento financiero
de la empresa y la realidad del proceso contable al final de cada periodo.
Dentro de la etapa de revelación se realiza la ejecución de las siguientes
actividades:
Elaboración de los estados financieros
4.2. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNODEL PROCESO CONTABLE
De acuerdo a los resultados de la evaluación de control interno de la situación
actual de SAJOMA S.A.S. y su proceso contable, se identificó la ausencia de los
71
procedimientos de control. Por tal motivo se presentan a continuación una
propuesta de los siguientes procedimientos de control interno de mayor relevancia
para el proceso contable de la organización.
Con el fin del logro de obtener información contable confiable, relevante y
comprensible, teniendo en cuenta que los registros contables reflejan la situación
de la empresa y presentan los movimientos operacionales y financieros de la
misma; estos son regidos por procedimientos elaborados bajo el cumplimiento de
pautas y normas que garantizan el criterio de uniformidad en la información y
consistencia de las operaciones en los diferentes reportes emitidos a los entes
fiscalizadores; al igual que para la toma de decisiones organizacionales.
Las etapas del proceso contable se materializan mediante la ejecución de las
siguientes actividades:
Identificación
Clasificación
Registro y ajustes
Elaboración de los estados financieros
72
4.2.1. PROCEDIMIENTO DE CONTROL PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LA
INFORMACIÓN CONTABLE
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
PARA LA IDENTIFICACIÓN DE
LA INFORMACIÓN CONTABLE
Código: PC-C-01
Versión: 01
Fecha: 29/04/2017
1. OBJETIVO
Describir los lineamientos de control para la identificación de la información
contable en la empresa SAJOMA S.A.S.
2. DEFINICIONES
2.1. Hecho contable:
Acontecimiento de carácter económico que es susceptible de ser captado y
representado por la contabilidad. Tradicionalmente, se consideran hechos
contables sólo los que afectan cuantitativa o cualitativamente al patrimonio
empresarial (…) el hecho contable va más allá de los sucesos que afectan
directamente al patrimonio de la empresa (Galindo, 2009,113).
2.2. Reconocimiento: “Etapa del proceso contable consistente en la captura de
los datos de la realidad económica y jurídica (…)esta etapa incluye el
reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, así como las
posteriores actualizaciones de valor”(Contaduría general de la nación, 2010, p.97).
3. GENERALIDADES
En la actividad de la identificación de la información se realiza la captura de los
hechos, transacciones y operaciones económicas realizadas durante un periodo
contable, afectando los procesos financieros de la organización, los cuales
73
conforman los recursos financieros y son evaluados mediante su reconocimiento.
Por lo cual, cada hecho o transacción es incorporado en su totalidad en el proceso
contable.
4. FACTORES DE RIESGO
Hechos, transacciones y operaciones económicas reconocidos no
considerados.
Mala interpretación de los hechos económicos, operaciones y transacciones
ejecutados.
Registros erróneos.
Incumplimiento de las normas internacionales de información financiera.
5. ACCIONES DE CONTROL
Deben ser informados al área de contabilidad, todos los hechos económicos
realizados en los procesos o áreas de la organización con sus debidos
soportes de los movimientos originales para que sean asociados al proceso
contable.
La información del soporte o documento de los hechos económicos deben ser
idóneos para el área de contabilidad.
Debe existir una adecuada segregación de funciones en el área de
contabilidad.
Se realiza la verificación de la aplicación de los hechos económicos y su
clasificación.
En el manejo de cajas menores se realizan mensualmente los respectivos
arqueos por los responsables definidos para cada una.
Se realiza la identificación de activos de la organización.
Se realizan las conciliaciones bancarias a las cuentas bancarias
pertenecientes a la organización.
74
Se identifican los saldos que afectan el proceso contable en su identificación
en el cierre de cada periodo.
6. TABLA EXPLICATIVA DE ACTIVIDADES
# Responsable Actividad Cómo
1
Asistente
administrativa y
contable
Reporte de hechos
económicos
La asistente administrativa y
contable, realiza el reporte de los
hechos económicos causados.
2
Asistente
administrativa y
contable
¿Está soportado el
hecho económico?
NO: ir a la actividad 3
SI: ir a la actividad 4
3
Asistente
administrativa y
contable
Verificación de
soportes
La asistente administrativa y
contable, debe elaborar o solicitar
los soportes de los hechos
económicos causados.
4
Asistente
administrativa y
contable
Información de los
hechos
económicos
La asistente administrativa y
contable, informar los hechos
económicos del periodo a la
coordinadora administrativa y
financiera.
75
7. FLUJOGRAMA
4.2.2. PROCEDIMIENTO DE CONTROL PARA LA CLASIFICACIÓN DE LA
INFORMACIÓN CONTABLE
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
PARA LA CLASIFICACIÓN DE
LA INFORMACIÓN CONTABLE
Código: PC-C-02
Versión: 01
Fecha: 29/04/2017
1. OBJETIVO
Describir los lineamientos de control para la clasificación de la información
contable en la empresa SAJOMA S.A.S.
2. DEFINICIONES
2.1. Hecho contable:
Acontecimiento de carácter económico que es susceptible de ser captado y
representado por la contabilidad. Tradicionalmente, se consideran hechos
76
contables sólo los que afectan cuantitativa o cualitativamente al patrimonio
empresarial…el hecho contable va más allá de los sucesos que afectan
directamente al patrimonio de la empresa (Galindo, 2009,113).
2.2. Información financiera: “información de carácter periódico sobre la posición
financiera de una organización o alguna de sus actividades, incluyendo la
presentación de resultados, actividades desarrolladas, cifras de ventas, etc”
(Empresa Informativa, s.f, p.15).
3. GENERALIDADES
En la actividad de clasificación de la información a los hechos, transacciones y
operaciones económicas se determina cronológicamente su clasificación de
acuerdo al plan de cuentas de la organización, evaluando el cumplimiento de los
elementos de la naturaleza de cada cuenta.
4. FACTORES DE RIESGO
Desactualización del plan de cuentas contables de la organización SAJOMA
S.A.S.
Error en el manejo de las cuentas y subcuentas contables.
Incumplimiento de los criterios de clasificación y del marco normativo.
5. ACCIONES DE CONTROL
La empresa SAJOMA S.A.S debe tener un plan de cuentas contables
actualizado.
La organización debe aplicar las normas internacionales de información
financiera con el fin de garantizar que los registros contables corresponden a
los hechos económicos ejecutados
77
Identificar los cambios en la normatividad contable y aplicarlos oportunamente
en la organización.
Conciliar mensualmente los saldos de las cuentas con el fin de garantizar la
adecuada clasificación contable o identificar oportunamente si se requieren
ajustes o reclasificaciones.
6. TABLA EXPLICATIVA DE ACTIVIDADES
# Responsable Actividad Cómo
1 Asistente
administrativa y
contable
Conciliación de
saldos
La asistente administrativa y
contable, realiza la conciliación de
los saldos de los hechos
económicos causados.
2
Asistente
administrativa y
contable
Reporte de las
conciliaciones
La asistente administrativa y
contable reporta a la coordinadora
administrativa y financiera las
conciliaciones de los saldos de los
hechos económicos causados
para su verificación y aprobación.
3
Asistente
administrativa y
contable
¿Está correcto la
conciliación?
NO: ir a la actividad 4
SI: ir a la actividad 7
4
Coordinadora
administrativa y
financiera
Verificación de
saldos
La coordinadora administrativa y
financiera solicita la corrección de
los saldos de los hechos
económicos a la asistente
administrativa y contable.
5 Asistente Verificación de La asistente administrativa y
78
administrativa y
contable
saldos contable realiza la corrección de la
conciliación de los saldos de los
hechos económicos.
6
Asistente
administrativa y
contable
¿Está correcto la
conciliación?
NO: ir a la actividad 2
SI: ir a la actividad 7
7
Coordinadora
administrativa y
financiera
Reporte de las
conciliaciones
La coordinadora administrativa y
financiera verifica las
conciliaciones causadas a los
hechos económicos y lasaprueba.
7. FLUJOGRAMA
79
4.2.3. PROCEDIMIENTO DE CONTROL PARA LA ELABORACIÓN DE
REGISTRO Y AJUSTES
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
PARA LA ELABORACIÓN DE
REGISTRO Y AJUSTES
Código: PC-C-03
Versión: 01
Fecha: 29/04/2017
1. OBJETIVO
Describir los lineamientos de control para la elaboración del registro y ajustes de la
información contable en la empresa SAJOMA S.A.S.
2. DEFINICIONES
2.1. Registro contable:
Soporte donde se recoge la información contable, haciendo referencia a
cada una de las anotaciones por las que representan los diversos hechos y
transacciones que llevan a cabo una unidad económica. Se emplea también
para referirse al acto de reconocer en la contabilidad de la empresa los
hechos contables una vez que sean captados, medidos y valorados de
acuerdo con la normatividad contable y, de modo más específico, con lo
establecido en el marco conceptual de la contabilidad (Galindo, 2009,191).
2.2. Ajuste contable:“Asiento contable que se formula para modificar el saldo de
dos o más cuentas que por alguna circunstancia no refleja la realidad en un
momento determinado” (Galindo, 2009, p.20).
3. GENERALIDADES
En las actividades de registro de la información se elabora la documentación
soporte para efectuar posteriormente el registro contable en las cuentas y libros
80
correspondientes; adicionalmente, se verifica la información resultante del hecho
económico en cuanto a su consistencia y confiabilidad, verificando la razonabilidad
de las cuentas contables e identificando las cifras a ajustar o reclasificar.
4. FACTORES DE RIESGO
Modificación del consecutivo de la documentación soporte o del comprobante
contable.
Mal registro del documento contable.
Inoportunidad en el registro contable.
No registro voluntario o involuntario del hecho económico.
Variación del monto económico en el registro en el sistema de información.
Extravío o pérdida de la documentación del soporte del hecho económico.
5. ACCIONES DE CONTROL
La organización debe aplicar las normas internacionales de información
financiera.
Registro de cada hecho económico reportado al área de contabilidad.
Llevar los libros de contabilidad de acuerdo como lo establecido por el régimen
contable.
Archivar y custodiar la documentación soporte de los hechos económicos que
soportan los registros o transacciones contables.
Realizar los ajustes y reclasificaciones oportunamente al ser identificada.
Verificar que la información registrada corresponde a la información contenida
en la documentación soporte o comprobantes contables.
81
6. TABLA EXPLICATIVA DE ACTIVIDADES
# Responsable Actividad Cómo
1 Coordinadora
administrativa y
financiera
Registro de los
hechos
económicos
La coordinadora administrativa y
financiera registra cada hecho
económico reportado en el sistema
Word Office.
2
Coordinadora
administrativa y
financiera
Consignación de la
información
La coordinadora administrativa y
financiera consigna la información
en los libros de contabilidad de
acuerdo con el régimen contable.
3
Coordinadora
administrativa y
financiera
¿La información
registrada
corresponde a la
información
contenida en la
documentación
soporte o
comprobantes
contables?
NO: ir a la actividad 4
SI: ir a la actividad 5
4
Coordinadora
administrativa y
financiera
Corroboración de
la información
La coordinadora administrativa y
financiera identifica los ajustes o
reclasificaciones.
Ir a la actividad 1.
5
Coordinadora
administrativa y
financiera
Archivar soportes La coordinadora administrativa y
financiera archiva y custodia la
documentación soportes de los
hechos económicos.
82
7. FLUJOGRAMA
4.2.4. PROCEDIMIENTO DE CONTROL PARA LA ELABORACIÓN DE LOS
ESTADOS FINANCIEROS
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
PARA LA ELABORACIÓN DE
LOS ESTADOS FINANCIEROS
Código: PC-C-04
Versión: 01
Fecha: 29/04/2017
1. OBJETIVO
Describir los lineamientos de control para la elaboración de los estados financieros
de la empresa SAJOMA S.A.S.
2. DEFINICIONES
2.1. Estados financieros:
Informe que refleja la situación financiera de una empresa,los más
conocidos son el Balance Contable y el Estado de Pérdidas y Ganancias. El
primero refleja la situación a un instante determinado. El segundo está
83
referido a un periodo y muestra el origen de las pérdidas o ganancias del
periodo. Otro estado financiero importante es el de fuentes y usos de
Fondos que muestran el origen y la aplicación de los flujos de caja del
periodo, permitiendo identificar el financiamiento de las pérdidas y el destino
de las ganancias (Escobar y Cuartas, 2006, p.188).
2.2. Análisis financiero:“conjunto de principios, técnicas y procedimientos que se
utilizan para transformar la información reflejada en los estados financieros, (...),
utilizable para la toma de decisiones económicas, tales como nuevas inversiones y
fusiones de empresas” (Escobar y Cuartas, 2006, p.188).
3. GENERALIDADES
En la actividad de elaboración de los estados financieros es el resultado del
proceso contable de la organización, se presenta por ciclos contables la
información mediante la construcción de los estados financieros los cuales están a
disposición frente al requerimiento de entes de vigilancia y control y directivos de
la organización para la toma de decisiones.
4. FACTORES DE RIESGO
No presentación y revelación de los estados financieros del periodo de la
empresa SAJOMA S.A.S.
Inoportunidad en la presentación de Estados Financieros a entes de vigilancia
y control.
Omisión de información contable en los Estados Financieros.
Omisión o insuficiencia de información en las notas contables de los Estados
financieros.
Omisión de las variaciones relevantes de un periodo a otro.
No identificación y explicación de cuentas contables materiales.
84
5. ACCIONES DE CONTROL
Validar y comprobar que la información contenida en los diferentes estados
financieros correspondan a los registrados en los libros contables.
Toda información contable debe estar a disponible y actualizada.
Suministrar oportunamente toda la información financiera requerida por los
entes de control y vigilancia y los directivos de la organización para la toma de
decisiones, de la empresa SAJOMA S.A.S.
Generar periódicamente estados financieros de prueba, validando el
funcionamiento del sistema de información contable.
Realizar notas a los estados financieros con toda la información suficiente y
pertinente.
Presentar las variaciones significativas de los estados financieros mediantes
notas contables.
Revisión y validación de que la información contenida en las notas contables
correspondan a la información contenida en los estados financieros y los libros
contables.
6. TABLA EXPLICATIVA DE ACTIVIDADES
# Responsable Actividad Cómo
1
Asistente
administrativa y
contable
Análisis de
información
financiera
La asistente administrativa y
contable analiza las cuentas para
verificar los soportes y la
naturaleza de cada una de ellas,
revisando que se encuentren
cuadrados.
2
Asistente
administrativa y
contable
Verificación
información
financiera
La asistente administrativa y
contable realiza una verificación de
los saldos y los movimientos de las
85
cuentas durante el periodo.
3
Asistente
administrativa y
contable
Presentación
informe contable
La asistente administrativa y
contablepresenta un informe a la
coordinadora administrativa y
financiera del análisis de la
verificación de las cuentas
contables a la coordinadora
administrativa y financiera para su
revisión y aprobación.
4
Asistente
administrativa y
contable
¿Está correcta la
información?
NO: ir a la actividad 5
SI: ir a la actividad 7
5
Coordinadora
administrativa y
financiera
Verificación de la
información
contable
La coordinadora administrativa y
financiera solicita los ajustes de los
saldos en las cuentas contables
que corresponden a lo expuesto
en el balance y el estado de
resultados.
6
Asistente
administrativa y
contable
Ajuste de la
información
contable
La asistente administrativa y
contable realiza los ajustes y
cambios solicitados por la
coordinadora administrativa y
financiera.
7
Coordinadora
administrativa y
financiera
Preparación
estados
financieros
La coordinadora administrativa y
financiera prepara los estados
financieros en un archivo de Excel,
de acuerdo a la revisiones previas
y tomando como base la
86
información de los saldos y
movimientos de las cuentas del
aplicativo World Office.
8
Coordinadora
administrativa y
financiera
Preparación
estados
financieros
La coordinadora administrativa y
financiera realiza notas a los
estados financieros con las
valoraciones correspondientes.
9
Coordinadora
administrativa y
financiera
Presentación
estados
financieros
La coordinadora administrativa y
financiera se reúne con el Gerente
General para exponer los
resultados de los estados
financieros.
10
Gerente
General
Firma de estados
financieros
El gerente general lee los estados
financieros y los firma en
constancia de revisión y
representación legal.
7. FLUJOGRAMA
87
4.2.5. FLUJOGRAMA PROCESO CONTABLE
88
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El análisis realizado de la situación actual de la empresa SAJOMA S.A.S. en su
control interno y en el proceso de contable, nos da como resultado las siguientes
conclusiones y recomendaciones:
5.1. CONCLUSIONES
De acuerdo al análisis realizado a los procedimientos y buenas prácticas de
control interno para el proceso de contabilidad en organizaciones de prestación de
servicios, se propone implementar un procedimiento de control que evalué el
desarrollo y la identificación de los factores de riesgos y acciones de control en el
proceso contable de la empresa SAJOMA S.A.S., el cual involucra las etapas para
la revelación de la información financiera, de acuerdo a las actividades de
identificación, clasificación, registro y ajustes de la información financiera y la
elaboración de los estados financieros.
Conforme al diagnóstico realizado sobre la situación actual del proceso de
contabilidad en la empresa SAJOMA S.A.S. de acuerdo a la metodología del
informe COSO, se identifica la concentración de funciones en los procesos que
lleva a cabo la Coordinadora Administrativa y Financiera, representado una
indebida segregación de funciones en el proceso, lo que puede dar pie a posibles
fraudes.
Adicionalmente, se realizó un estudio de las actividades de control establecidas, el
cual permitió identificar la ausencia de políticas, procedimientos, manuales, e
instructivos de control que no están implementados en la organización en cada
uno de los procesos y actividades que se desarrollan.
89
Para estructurar los procedimientos de control requeridos para el proceso de
contabilidad y demás procesos de la empresa SAJOMA S.A.S., la gerencia
administrativa debe implementar evaluaciones, fortaleciendo el control interno con
el diseño de procedimientos de control con los responsables de los diferentes
procesos para identificar falencias actuales en realización a cada uno y posibles
respuestas a riesgos no identificados.
Así mismo, todo el personal de la organización debe estar involucrado con el
sistema de control interno en el desarrollo de sus actividades laborales definidas
en los procedimientos de control en cada una de las actividades ejecutadas.
5.2. RECOMENDACIONES
Implemente por parte de la administración, los procedimientos de control
contables propuestos en el presente trabajo de investigación, lo cual
facilitará el manejo y control de la información financiera, y a su vez, crear
confianza ante terceros frente a la razonabilidad de las cuentas.
Diseñar, implementar y socializar con todo el personal,las políticas,
procedimientos e instructivos de control documentados para cada uno de
los procesos operativos y administrativos que lleven a cabo, lo que permitirá
estandarizar los procesos, unificar criterios y que el personal de la entidad
realice sus funciones adecuadamente siendo costo eficienteen la ejecución
de las mismas.
Establecer de manera formal procedimientos de control de cada proceso
ejecutado en la organización, lo cual permitirá una eficiencia en el
desarrollo de cada uno.
90
Comunicar al personal laboral de SAJOMA S.A.S. sobre el sistema de
control interno que parte de los procedimientos de control de cada proceso
ejecutado para involucrar sus responsabilidades en el cumplimiento de las
políticas, los procesos definidos y el alcance de los objetivos
organizaciones.
Determinar una adecuada segregación de funciones dentro de los procesos
definidos en la empresa lo cual ayudará a evitar la centralización de
actividades en una sola persona.
91
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