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Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
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Í N D I C E
Introducción
Pág.
I.- Objetivo del Manual ……………………………………….………………… 3
II.- Red de Procesos.…………………………………………………………… 5
III.- Lista Maestra …………………………………………………………...….. 7
IV.- Presentación de los Procedimientos…….………………………………. 10
4.1. Organización de Conferencias de Prensa Elaboración de Procedimientos …………………………..……...
Inventario de Registro de Procedimiento .....…………………… Diagrama de Flujo ………………………………………………… Verificación de la Ejecución del Procedimiento ………………...
11 15 16 17
4.2. Cobertura de Gira de trabajo del Secretario y Eventos en General
Elaboración de Procedimientos …………………………..…….. Inventario de Registro de Procedimiento .....…………………… Diagrama de Flujo ………………………………………………… Formatos………………………………………………..…………..
Verificación de la Ejecución del Procedimiento ……………….
18 23 24 25 28
4.3. Creación y Promoción de Campañas de Salud Elaboración de Procedimientos …………………………..……...
Inventario de Registro de Procedimiento .....…………………… Diagrama de Flujo …………………………………………………
Verificación de la Ejecución del Procedimiento ……………….
29 33 34 35
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4.4 Elaboración de Síntesis Informativa Elaboración de Procedimientos …………………………..……...
Inventario de Registro de Procedimiento .....…………………… Diagrama de Flujo ………………………………………………… Formatos………………………………………………..…………..
Verificación de la Ejecución del Procedimiento ……………….
36 39 40 41 44
4.5 Atención Personalizada a Reporteros Elaboración de Procedimientos …………………………..……...
Inventario de Registro de Procedimiento .....…………………… Diagrama de Flujo ………………………………………………… Formatos………………………………………………..…………..
Verificación de la Ejecución del Procedimiento ……………….
45 48 49 50 52
4.6 Coordinación de Estrategias Interinstitucionales Elaboración de Procedimientos …………………………..……...
Inventario de Registro de Procedimiento .....…………………… Diagrama de Flujo ………………………………………………… Formatos………………………………………………..…………..
Verificación de la Ejecución del Procedimiento ……………….
53 56 57 58 60
V.- Bibliografía........................................................................................... 61
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I N T R O D U C C I Ó N
En el marco del Programa de Modernización Integral de la Salud 2004-2009
es grato concluir este Manual de Procedimientos que fue elaborado en
equipo con la participación del personal de toda la unidad, por lo que se
pone a la entera disposición de ustedes para su uso y aplicación.
Cabe mencionar que se llevó a cabo conforme a los lineamientos
establecidos por la Secretaría de la Contraloría General y se conforma por
los siguientes apartados: En el capítulo I, se menciona el objetivo del
Manual, el capítulo II presenta la Red de Procesos, el capítulo III la Lista
Maestra, en el capítulo IV se presentan cada uno de los Procedimientos de
la unidad con información en cada uno de ellos referente a Elaboración de
Procedimientos, formatos e instructivos de llenado, diagrama de flujo,
inventario del registro del procedimiento y verificación de la ejecución del
procedimiento, por último, en el capítulo V se aborda la bibliografía utilizada
para la elaboración del mismo.
Este documento se revisará y en su caso, se actualizará anualmente, toda
vez que se presente un cambio en la estructura orgánica, marco jurídico-
administrativo, atribuciones, o bien; en el contexto de la competencia
funcional de las áreas que integran a la Unidad.
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CAPÍTULO I
OBJETIVO DEL MANUAL
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I.- OBJETIVO DEL MANUAL
Documentar los procedimientos de la Unidad de Enlace de acuerdo al nuevo enfoque de
sistemas de la Secretaría de la Contraloría General, integrando en forma ordenada,
secuencial y detallada, las operaciones que se efectúan, los órganos que intervienen y
los formatos a utilizar en el desarrollo de cada proceso, así como precisando
responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades
de la unidad.
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CAPÍTULO II
RED DE PROCESOS
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Fecha de elaboración Hojas
01/01/2007 1 de 1
No Macroprocesos No. de revisión Código de la Red
1 RECTORÍA Y COORDINACIÓN
2 PLANEACION
3FINANCIAMIENTO Y/O GESTION DE RECURSOS
4PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ASISTENCIA SOCIAL 00 66-RP-05DUE/REV.00
5SUPERVISION, EVALUACION Y CONTROL DE SERVICIOS
6ADMINISTRACION DE LA GESTION INTERNA
7 APOYO JURIDICO
DIR. FACULTAD No. MACROPROCESO No. SUBPROCESO TIPO PR. RESPONSABLE PRODUCTO INDICADOR No. PROCEDIMIENTO PRODUCTO CLIENTE INDICADOR No. PROYECTOS PRODUCTO INDICADOR
1 1Organización de Conferencias de
Prensa
Conferencia de prensa
convocadas
Toda la Población del Estado de Sonora
Invitaciones realizadas a los medios de
difusión a conferencia de prensa/
Conferencias realizadas
1 2
Cobertura de Giras de Trabajo del
Secretario y Eventos en General
Boletín Informativo
Medios de Cominicación y la
totalidad de la población del Estado
de Sonora
Número de Boletines Informativos realizados/ Totalidad de Boletines Programados Boletines publicados en Internet/ Boletines elaborados
Boletines Informativos de Giras de trabajo del
Secretario realizados/ Giras de Trabajo del
Secretario programadasInvitaciones Realizadas a Medios de Comunicación en el Estado de Sonora/
Eventos de Salud en Sonora Programados
1 3Creación y
Promoción de Campañas de Salud
Campañas Informativas
Medios de Cominicación y la
totalidad de la población del Estado
de Sonora
Campañas de Salud realizadas sobre las
campañas establecidas de acuerdo al
Calendario Epidemiológico de la
Institución.
1 4 Elaboración de Síntesis Informativa
Síntesis Informatica
Secretaría de Salud Pública y Servicios de
Salud de Sonora
Síntesis Informativas realizadas/
Acontecimientos en Salud de relevancia en
el Estado de Sonora
1 5Atención
Personalizada a Reporteros
Entrevistas Otrogadas
Secretaría de Salud Pública y Servicios de
Salud de Sonora
Registro de entrevistas otorgadas/Entrevistas
realizadas
1 6Coordinación de
Estrategias Interinstitucionales
Solicitudes Canalizadas
Población que requiere apoyos especiales en
materia de Salud
Solicitudes Canalizadas/Solicitudes de apoyos recibidas y/o
detectadas
A RECTORÍA 1 Alta Elaboró Revisó Validó:
B SERVICIOS DE SALUD 2 Normal
C RIESGOS SANITARIOS3 Baja
D APOYO JURIDICO
Coordinación de Información y Seguimiento
Coordinador de la Unidad de Enlace de Comunicación Social
Secretario de la Secretaría de Salud
PúblicaE ADMINISTRACIÓN Y
GESTIÓN
DIR. Direccionamiento con el Eje Rector, Objetivo del Plan Estatal de Desarrollo y Programa de Mediano Plazo.
PR. Prioridad.
DIR. Direccionamiento con el Eje Rector, Objetivo del Plan Estatal de Desarrollo y Programa de Mediano Plazo.
C. Luís Gonzalo González Villanueva
Lic. Guillermo Vásquez Fuentes
Dr. José Raymundo López Vucovich
Campañas de Salud y
Boletínes Informativos
Campañas y Boletines
Informativos realizados/
Campañas y Boletínes
programados
CATALOGO DE FACULTADES PRIORIDAD
Clave de la Unidad Administrativa
05DUE
03-01-21 A 1 2Campañas de
Cominicación en Salud
Alta Dirección Lic. Guillermo Vásquez Fuentes
RED DE PROCESOS
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CAPÍTULO III
LISTA MAESTRA
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LISTA MAESTRA
Secretaría de Salud Pública
Fecha: 01/01/07 Hojas: 1 de 2
05DUE UNIDAD DE ENLACE DE COMUNICACIÓN SOCIAL
CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO No. DE REVISIÓN
FECHA DE ELABORACIÓN
(dd/mm/aa) 09-RP-05DUE/REV. 00 Red de Procesos 00 01/01/07
Procedimientos 09-03-01-21-01/05DUE-02-P01/REV. 00 Organización de Conferencias de Prensa 00 01/01/07
09-03-01-21-01/05DUE-02-P02/REV. 00 Cobertura de Gira de trabajo del Secretario y Eventos en General 00 01/01/07
09-03-01-21-01/05DUE-02-P03/REV. 00 Creación y Promoción Campañas de Salud 00 01/01/07
09-03-01-21-01/05DUE-02-P04/REV. 00 Elaboración de Síntesis Informativa. 00 01/01/07
09-03-01-21-01/05DUE-02-P05/REV. 00 Atención Personalizada a Reporteros 00 01/01/07
09-03-01-21-01/05DUE-02-P06/REV. 00 Coordinación de Estrategias Interinstitucionales 00 01/01/07
Formatos 09-05DUE-P02-F01/REV. 00 Formato de Invitación 00 01/01/07
09-05DUE-P02-F02/REV. 00 Boletín Informativo 00 01/01/07
09-05DUE-P04-F02/REV. 00 Síntesis Informativa 00 01/01/07
09-05DUE-P05-F01/REV. 00 Atención Personalizada a Reporteros 00 01/01/07
09-05DUE-P06-F01/REV. 00 Apoyos a Personas de Escasos Recursos
a través de Estrategias Interinstitucionales 00 01/01/07
06-SIP-P02-F01/REV.00
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Fecha: 01/01/07 Hojas: 1 de 2
LISTA MAESTRA
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05DUE UNIDAD DE ENLACE DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Diagramas de Flujo 09-05DUE-P02-G01/REV. 00 Diagrama de Flujo “Organización de
Conferencias de Prensa” 00 01/01/07
09-05DUE-P02-G02/REV. 00 Diagrama de Flujo “Cobertura de Gira de trabajo del Secretario y Eventos en General”
00 01/01/07
09-05DUE-P03-G01/REV. 00 Diagrama de Flujo “Creación y Promoción de Campañas de Salud” 00 01/01/07
09-05DUE-P04-G01/REV. 00 Diagrama de Flujo “Elaboración de Síntesis Informativa” 00 01/01/07
09-05DUE-P05-G01/REV. 00 Diagrama de Flujo “Atención Personalizada a Reporteros” 00 01/01/07
09-05DUE-P06-G01/REV. 00 Diagrama de Flujo “Coordinación de Estrategias Interinstitucionales” 00 01/01/07
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CAPÍTULO IV
PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS
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ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 1 de 4
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P01
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Organización de Conferencias de Prensa. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P01/REV. 00
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Informar y orientar a los medios de comunicación para la difusión de logros, metas y objetivos de los programas de la Institución, así como difundir campañas de salud. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica
Aplica a la Unidad de Enlace de Comunicación Social
III. ALCANCE Toda la población del Estado de Sonora IV. DEFINICIONES SSP: Secretaría de Salud Pública SSS: Servicios de Salud de Sonora Dr. : Doctor Orientación de Información: se refiere a la interpretación de la información para su presentación al público. V. REFERENCIAS
• Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Pública • Manual de Organización de la Unidad de Enlace de Comunicación Social • Unidades Administrativas y Operativas: las descritas en el Artículo Tercero del
Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Pública y en el Artículo Segundo del Reglamento Interior de los Servicios de Salud de Sonora.
• 09-05DUE-P02-F01/REV. 00 Formato de Invitación
06-SIP-P01-F02/REV.00
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Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 2 de 4
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P01
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Organización de Conferencias de Prensa. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P01/REV. 00
VI. POLÍTICAS
• La Unidad de Enlace, en acuerdo con la Coordinación General de
Comunicación Social del Gobierno del Estado, planeará las estrategias para
elaborar campañas informativas y darlas a conocer a la comunidad en general
a través de los medios de difusión para impulsar estilos de vida saludable,
asimismo:
• Recopilará e interpretará la información para darla a conocer a los medios de
difusión.
• Asesorará a las Áreas involucradas en las metas, objetivos, alcances y
estrategias para desarrollar campañas de difusión para impulsar una mejor
calidad de vida de la comunidad.
• Verificará que la información llegue de manera clara y correcta a los medios
de difusión para su publicación y/o emisión a la comunidad.
VII. PRODUCTOS
Conferencias de prensa convocadas
VIII. CLIENTE(S)
Toda la población del Estado de Sonora.
IX. INDICADORES Invitaciones realizadas a los medios de difusión a conferencia de prensa/ Conferencias realizadas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS N/A
06-SIP-P01-F02/REV.00
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Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 3 de 4
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P01
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Organización de Conferencias de Prensa. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P01/REV. 00
XI. ANEXOS 09-05DUE-P01-G01/REV. 00 Diagrama de flujo para “Organización de Conferencias de Prensa”, Inventario de Registro del Procedimiento Verificación de la Ejecución del Procedimiento XII. RESPONSABILIDADES
• Coordinador de la Unidad de Enlace: Canalizar las solicitudes de conferencia
de prensa. • Coordinador de Información y Seguimiento/Estrategias
Interinstitucionales: Solicitar información sobre el tema a tratar a la Unidad Administrativa u Operativa Correspondiente, acompañar a los representantes de los Medios de Comunicación al evento, grabar, tomar fotos, realizar el boletín informativo correspondiente y enviarlo a los medios de comunicación de todo el Estado.
• Unidades Administrativas y Operativas de la Secretaría de Salud Pública y
Servicios de Salud de Sonora: proporcionar la información correspondiente para dar trámite a las peticiones.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1.-Recepción de solicitudes de conferencia de prensa
Coordinador de la Unidad de Enlace
1.1.- Recibe solicitud de conferencia por vía telefónica.
2. Solicitud y recepción de Información del tema a tratar
2.1.- Solicita información al titular la de Unidad Administrativa u operativa sobre el tema a tratar.
2.2.- Recibe información sobre el tema.
06-SIP-P01-F02/REV.00
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Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 4 de 4
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P01
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Organización de Conferencias de Prensa. CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P01/REV. 00
3. Orientación de información
3.1.- Orienta información para la presentación al público
3.2.- Envía información a Unidad Administrativa u Operativa
4.- Revisión de la agenda para establecer fecha, hora y lugar para el evento.
Secretaría
4.1.- Revisa agenda y registra fecha, hora y lugar del evento
4.2.- Turna a secretaría
4.3.- Captura e imprime agenda.
4.4.- Confirma evento con la unidad administrativa u operativa.
Agenda
5. Invitación a los representantes de los Medios de Comunicación
5.1.- Elabora Invitación en el formato de Invitación y archiva.
5.2.- Envía vía fax invitación a los representantes de los Medios de Comunicación.
Invitación
6. Memorias Graficas
Coordinador de Información y Seguimiento/Estrategias Interinstitucionales
6.1.- Acude al evento y Toma de fotografías representativas. Fotografía
Fin del Procedimiento
Elaboró: Revisó: Aprobó: C. Luis Gonzalo
González Villanueva
Lic. Guillermo Vásquez Fuentes
Dr. José Raymundo López Vucovich
Coordinador de Información y Seguimiento
Coordinador de la Unidad de Enlace de
Comunicación Social
Secretario de Salud Pública
06-SIP-P01-F02/REV.00
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Página 15
INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Organización de Conferencias de Prensa.
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P01/REV. 00
Fecha de elaboración: 01/01/07
No. Registro Tipo de Resguardo*
Responsable/ Puesto
Tiempo de resguardo
Ubicación del resguardo
1 Agenda Papel Titular de la Unidad Administrativa u Operativa 1 año Unidad
Administrativa
2 Invitación Papel Coordinador de Estrategias Interinstitucionales 1 año Unidad
Administrativa
3 Fotografía Electrónico Coordinador de Información y Seguimiento / Estrategias
Interinstitucionales 40 años
Coordinación de Imagen y Diseño Unidad de Enlace
*Papel, electrónico, fotografía, cintas de audio/video, microfilm, otro.
06-SIP-P01-F03/REV.00
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DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PÚBLICO: SECRETARÍA DE SALUD PÚBLICA Hoja 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ENLACE DE COMUNICACIÓN SOCIAL Fecha de elaboración: 01/01/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ORGANIZACIÓN DE CONFERENCIAS DE PRENSA
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P01/REV. 00
09-05DUE-P01-G01/REV.00
Fotografía
Invitación
Agenda
Memorias Graficas
Solicitud y recepción de Información del tema a
tratar
Orientación de
información
Revisión de la agenda para establecer fecha,
hora y lugar para el evento.
FIN
Invitación a los
representantes de los Medios de Comunicación
Recepción de solicitudes de conferencia de prensa INICIO
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secretaría de Salud Pública
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Página 17
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Organización de Conferencias de Prensa
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P01/REV. 00
Fecha de la verificación:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1
¿Se recibió y atendió la petición de realizar conferencia de prensa?
2 ¿Se programó la actividad?
3 ¿Se proporcionaron los materiales necesarios para informar a los medios?
4 ¿Se realizó la actividad?
5 ¿Se desarrolló el programa elaborado?
6 ¿Se despejaron dudas?
7 ¿Se tomaron las fotografías del evento?
Nombre y firma del verificador
06-SIP-P01-F04/REV.00
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Página 18
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 1 de 5
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P02
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobertura de Gira de trabajo del Secretario y Eventos en General CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P02/REV. 00
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Cubrir las giras de trabajo del Secretario, Invitar a los Medios de Comunicación a los eventos realizados por la Secretaría de Salud Pública, para informar a la comunidad de los logros, metas y avances de los programas de atención y prevención, promoción de estilos de vida saludable y campañas emergentes y las establecidas en el calendario epidemiológico. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica
Aplica a la Unidad de Enlace de Comunicación Social
III. ALCANCE Secretaría de Salud Pública, Servicios de Salud de Sonora, Total de la población del Estado de Sonora. IV. DEFINICIONES SSP: Secretaría de Salud Pública Secretario: Secretario de Salud Pública V. REFERENCIAS Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Pública Manual de Organización de la Unidad de Enlace de Comunicación Social Calendario Epidemiológico VI. POLÍTICAS
• En común acuerdo con la Coordinación General de Comunicación Social de
Gobierno del Estado, elabora el boletín informativo de todas las actividades,
campañas y estrategias dedicadas a conservar, mejorar y educar a la
comunidad en materia de salud a fin de lograr una mejor calidad de vida.
06-SIP-P01-F02/REV.00
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Página 19
Ente Público
09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 2 de 5
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P02
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobertura de Gira de trabajo del Secretario y Eventos en General CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P02/REV. 00
• La Unidad de Enlace desarrollará las siguientes funciones para la debida
información de los medios de comunicación:
• Enviará el boletín a los medios de comunicación en el Estado para su difusión.
• Verificará que la información haya sido enviada correcta y oportunamente a
• los medios de difusión a través del seguimiento informativo.
• Aclarará las dudas a los responsables de la fuente de salud para el correcto
análisis de la información vertida.
• La Unidad de Enlace se encarga de alimentar la página de Internet de la SSP
con los boletines generados por la institución que sean de interés para la
comunidad.
• La Unidad de Enlace realiza la cobertura informativa y gráfica a las giras de
trabajo del Secretario de Salud Pública y Presidente de los Servicios de Salud
de Sonora y los eventos realizados por las Unidades de la Institución.
• La Unidad de Enlace invita a los Medios de Difusión a las actividades
realizadas por al Institución para informar a la comunidad de los avances,
metas, promoción de estilos de vida saludables y campañas de salud.
VII. PRODUCTOS
Boletín Informativo
VIII. CLIENTE(S) Medios de comunicación y la totalidad de la población del Estado de Sonora Toda la población del Estado de Sonora
06-SIP-P01-F02/REV.00
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Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 3 de 5
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P02
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobertura de Gira de trabajo del Secretario y Eventos en General CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P02/REV. 00
IX. INDICADORES
• Número de Boletines Informativos realizados/ Totalidad de Boletines Programados
• Boletines publicados en Internet/ Boletines elaborados • Boletines Informativos de Giras de trabajo del Secretario realizados/ Giras de
Trabajo del Secretario programadas • Invitaciones Realizadas a Medios de Comunicación en el Estado de Sonora /
Eventos de Salud en Sonora Programados X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 09-05DUE-P02-F01/REV. 00 Boletín Informativo 09-05DUE-P02-F02/REV. 00 Formato de Invitación XI. ANEXOS 09-05DUE-P02-G01/REV. 00 Diagrama de flujo para “Cobertura de Gira de trabajo del Secretario y Eventos en General” Inventario de Registro del Procedimiento Verificación de la Ejecución del Procedimiento. XII. RESPONSABILIDADES
• Coordinador de la Unidad de Comunicación Social: Supervisar el cumplimiento del proceso, tramitar la cobertura informativa y gráfica del Secretario e Invitar a los medios de comunicación a los eventos y actividades de la Secretaría de Salud Pública.
• Coordinador de Estrategias Interinstitucionales/ Coordinador de
Estrategias Interinstitucionales: Recopilar información, verificar la asistencia del funcionario o fuente, confirma asistencia de reporteros invitados, Elaborar y enviar Boletín Informativo a los medios de comunicación en todo el Estado, Tomar las fotografías o memorias gráficas del Evento y Verificar el envío de la información de manera oportuna a los medios. Dar cobertura informativa y tomar fotografías de las giras de trabajo del Secretario y difundir la gira de trabajo y sus resultados con los medios de comunicación. Acompañar a los reporteros a los eventos convocados, grabar y tomar fotografías y Archivar.
• Secretaria: Elaborar Invitación en Formato de Invitación a Medios, invitar vía
Fax a los representantes de los Medios de Difusión y confirmar asistencia.
06-SIP-P01-F02/REV.00
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Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 4 de 5
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P02
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobertura de Gira de trabajo del Secretario y Eventos en General CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P02/REV. 00
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1. Recepción de Notificación
Coordinador de Unidad de Enlace
1.1 Recibe notificación del Secretario Particular o Director de Área responsable para la invitación de los medios de comunicación ó notificación para cubrir la Gira de Trabajo del Secretario de Salud Pública o de actividad.
2. Registro en Agenda y elaboración de invitaciones del Evento Coordinador de Unidad de Enlace Secretaria
2.1.-Agenda evento y Convoca a los medios.
2.2 Turna a secretaría agenda del evento (pasa a actividad 2.3) y a Coordinador de Información y Seguimiento la cobertura del evento (pasa a actividad 3.1).
2.3.- Elabora, envía y archiva Invitación a Medios.
2.4.- Confirma asistencia con reportero y/o medios.
Agenda de gira de trabajo
Invitación a
Medios
3. Cobertura del Evento
Coordinador de Información y Seguimiento
“Cobertura de Gira de trabajo del Secretario”
3.1.- Acompaña al Secretario de Salud Pública a la gira de trabajo, graba y toma nota y fotografías del evento.
“Cobertura de Eventos de Salud”
3.2.- Acompaña a reportero y representante de medio al lugar del evento y graba actividad con su respectiva foto.
4. Orientación de la Información
Coordinador de la Unidad de Enlace Coordinador de Información y Seguimiento/ Estrategias
Interinstitucionales
“ En base a la trascendencia de la información que se proporcionó en la Conferencia de prensa, gira o evento en general, se elabora
Boletín de Informativo”
4.1.-Orienta y define el contenido del comunicado cuidando redacción y estilo Información para elaboración de boletín informativo.
5. Elaboración de Boletín Informativo
5.1.- Elabora Boletín Informativo con su grafica respectiva y envía al Coordinador de Enlace para su aprobación.
Boletín Informativo y
fotos
06-SIP-P01-F02/REV.00
Secretaría de Salud Pública
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Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 5 de 5
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P02
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobertura de Gira de trabajo del Secretario y Eventos en General CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P02/REV. 00
6. Autorización de Boletín Informativo
Coordinador de la Unidad de Enlace
“ Si autoriza el Boletín informativo”
6.1.- Turna a Secretaria y Coordinador de Información y Seguimiento para su envío.
“Si no autoriza el Boletín Infomativo”
6.2.- Pasa a actividad 4.1
7. Envío de Boletín Informativo
Secretaría
Coordinador de Información y Seguimiento
7.1.- Envía por fax medios de comunicación de todo el Estado de Sonora.
7.2.- Envía por medio electrónico boletín a medios de comunicación de todo el Estado de Sonora.
7.3.- Difunde el comunicado con apoyo de la Coordinación General de Comunicación Social del Gobierno de Estado.
8.- Actualización pagina de Internet con boletines informativos
8.1.- Actualiza la información en la página de Internet con boletines y fotos.
8.2.- Registra Títulos y subtítulo de boletines.
Fin del Procedimiento
Elaboró: Revisó: Aprobó: C. Luis Gonzalo
González Villanueva
Lic. Guillermo Vásquez Fuentes
Dr. José Raymundo López Vucovich
Coordinador de Información y Seguimiento
Coordinador de la Unidad de Enlace de
Comunicación Social
Secretario de Salud Pública
06-SIP-P01-F02/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 23
INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobertura de Gira de trabajo del Secretario y Eventos en General
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P02/REV. 00
Fecha de elaboración: 01/01/07
No. Registro Tipo de Resguardo*
Responsable/ Puesto
Tiempo de resguardo
Ubicación del resguardo
1 Agenda de gira de trabajo Papel Coordinador de la Unidad
de Enlace 1 Año Coordinación de la
Unidad de Enlace
2 Invitación a medios Papel/Electrónico
Coordinador de la Unidad de Enlace
1 Año Archivo de Invitaciones
3 Boletín Informativo Papel/Electró
nico Coordinador de la Unidad
de Enlace 1 Año Coordinación de la
Unidad de Enlace
4 Fotos Electrónico Coordinador de la Unidad de Enlace 1 Año
Boletines Informativos/Archivo
Electrónico
*Papel, electrónico, fotografía, cintas de audio/video, microfilm, otro.
06-SIP-P01-F03/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 24
DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PÚBLICO: SECRETARÍA DE SALUD PÚBLICA Hoja 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ENLACE DE COMUNICACIÓN SOCIAL Fecha de elaboración: 01/01/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COBERTURA DE GIRA DE TRABAJO DEL SECRETARIO Y EVENTOS EN GENERAL
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P02/REV. 00
09-05DUE-P02-G01/REV.00
Agenda de gira de trabajo Invitación a Medios
Boletín Informativo y fotos
Autorización de Boletín Informativo
Registro en Agenda y
elaboración de invitaciones del Evento
Cobertura del Evento
Orientación de la
Información
FIN
Elaboración de Boletín
Informativo
Recepción de Notificación
INICIO
Envío de Boletín
Informativo Actualización pagina de Internet con boletines
informativos FIN
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 25
FORMATOS
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
BOLETÍN INFORMATIVO
Página 26
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
09-05DUE-P02-F01/REV. 00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 27
Hermosillo, Sonora. ____ de _____ de ______
ATENCIÓN RESPONSABLE DE LA FUENTE DE SALUD
La Secretaría de Salud Pública le extiende una cordial invitación para que nos acompañe a las actividades a realizarse este ________________________________________________________________________________________________________________ Esperando contar con su puntual asistencia. Atentamente Lic. Guillermo Vásquez Fuentes Secretaría de Salud Pública
09-05DUE-P01-F02/REV. 00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 28
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Cobertura de Gira de Trabajo del Secretario y Eventos en General
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P02/REV. 00
Fecha de la verificación:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1
¿Se elaboró el comunicado correspondiente a la actividad?
2 ¿El Comunicado fue distribuido en los medios de difusión?
3 Están actualizados los boletines publicados en la página de Internet de la SSP
4 Cuentan con fotografías
5 Están disponibles para su lectura
Nombre y firma del verificador
06-SIP-P01-F04/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 29
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 1 de 4
Macroproceso 01
Subproceso 03
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P03
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Creación y Promoción de Campañas de Salud CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P03/REV. 00
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Coadyuvar en la propuesta, elaboración y promoción de campañas de salud que impacten en estilos de vida saludable en la comunidad, la prevención de enfermedades y en la búsqueda de una mayor calidad de vida de la comunidad y brindar el apoyo logístico en las campañas establecidas de acuerdo al calendario epidemiológico de la Institución. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Aplica a la Unidad de Enlace de Comunicación Social III. ALCANCE Población Total del Estado de Sonora. IV. DEFINICIONES SSP: Secretaría de Salud Pública V. REFERENCIAS Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Pública Manual de Organización de la Unidad de Enlace de Comunicación Social Calendario Epidemiológico de la Secretaría de Salud Pública. VI. POLÍTICAS
• En común acuerdo con la Coordinación General de Comunicación Social
de Gobierno del Estado y las áreas que integran la Secretaría de Salud
Pública, crear y promover campañas de atención y prevención y difundir
sus contenidos a fin de beneficiar a la comunidad sonorense.
06-SIP-P01-F02/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 30
Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 2 de 4
Macroproceso 01
Subproceso 03
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P03
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Creación y Promoción de Campañas de Salud CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P03/REV. 00
•
•
Impulsar la cultura de la prevención de enfermedades emergentes y
reemergentes como el dengue, el Virus de Oeste del Nilo, los padecimientos
por enfermedades diarreicas agudas, infecciones respiratorias agudas, el
retraso de las enfermedades crónico degenerativas y enfermedades o
padecimientos que afecten la salud de la comunidad, mediante estilos de vida
saludable.
Brindar apoyo logístico en la realización de campañas establecidas en el
Calendario Epidemiológico de la Institución para su difusión entre la
comunidad.
VII. PRODUCTOS
Campañas informativas
VIII. CLIENTE(S)
Medios de comunicación y la totalidad de la población del Estado de Sonora
IX. INDICADORES Campañas de Salud realizadas sobre las campañas establecidas de acuerdo al Calendario Epidemiológico de la Institución. X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS No Aplica XI. ANEXOS 09-05DUE-P03-G01/REV.00 Diagrama de flujo “Crear y Promover Campañas de Salud” Inventario de Registro del Procedimiento Verificación de la Ejecución del Procedimiento.
06-SIP-P01-F02/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 31
Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 3 de 4
Macroproceso 01
Subproceso 03
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P03
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Creación y Promoción de Campañas de Salud CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P03/REV. 00
XII. RESPONSABILIDADES
• Coordinador de la Unidad de Enlace: Recopilar información, crear y proponer campañas de salud.
• Coordinador de Información y Seguimiento/ Coordinador de estrategias Interinstitucionales: Elaborar material informativo para proponer campañas y turnarlo al Coordinador de la Unidad de Enlace y promover la difusión de la Campaña de Salud
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1. Solicitud o Propuesta de Campaña de Salud. Coordinador de la Unidad de Enlace
“ Si es una solicitud”
1.1.- Recibe solicitud de la Unidad Administrativa u Operativa
“ Se es una Propuesta”
1.2.- Propone una Campaña de Salud
2. Solicitud de Información
Coordinador de Información y Seguimiento/ Estrategias Interinstitucionales
2.1.- Solicita Información referente al tema a realizar.
3. Elaboración de material informativo
Coordinador de Información y Seguimiento
3.1.- Elabora material informativo para creación de campaña de salud.
3.2- Turna a Coordinador de la Unidad de Enlace
Material Informativo
4. Evaluación, Revisión y Aprobación.
Coordinador de la Unidad de Enlace
4.1.-Evalúa, revisa y aprueba material informativo
4.2 Tuna a Coordinación de Imagen y Diseño material informativo
5. Recepción de Imagen y Diseño de Campaña autorizada
5.1.- Recibe campaña autorizada
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 32
Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 4 de 4
Macroproceso 01
Subproceso 03
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P03
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Creación y Promoción de Campañas de Salud CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P03/REV. 00
6.- Difusión de Campaña
6.1.- Promueve y da difusión de la campaña
Fin del Procedimiento
Elaboró: Revisó: Aprobó: C. Luis Gonzalo
González Villanueva
Lic. Guillermo Vásquez Fuentes
Dr. José Raymundo López Vucovich
Coordinador de Información y Seguimiento
Coordinador de la Unidad de Enlace de
Comunicación Social
Secretario de Salud Pública
06-SIP-P01-F02/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 33
INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Creación y Promoción de Campañas de Salud
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P03/REV. 00
Fecha de elaboración: 01/01/2007
No. Registro Tipo de Resguardo*
Responsable/ Puesto
Tiempo de resguardo
Ubicación del resguardo
1 Material Informativo Electrónico Coordinador de la Unidad de Enlace 1 Año Coordinación del
Unidad de Enlace
*Papel, electrónico, fotografía, cintas de audio/video, microfilm, otro.
06-SIP-P01-F03/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 34
DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PÚBLICO: SECRETARÍA DE SALUD PÚBLICA Hoja 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ENLACE DE COMUNICACIÓN SOCIAL Fecha de elaboración: 01/01/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CREACIÓN Y PROMOCIÓN DE CAMPAÑAS DE SALUD.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P03/REV. 00
09-05DUE-P03-G01/REV.00
Material Informativo
Recepción de Imagen y
Diseño de Campaña autorizada
Solicitud de Información
Elaboración de material
informativo
Evaluación, Revisión y
Aprobación
FIN
Evaluación, Revisión y
Aprobación
Solicitud o Propuesta de Campaña de Salud INICIO
Difusión de Campaña
FIN
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 35
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Creación y Promoción de Campañas de Salud
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-01-03-01-21-01/05DUE-02-P03/REV. 00
Fecha de la verificación:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1
Elaboración de campañas
2 Difusión oportuna
3 Información otorgada a los medios de difusión
Nombre y firma del verificador
06-SIP-P01-F04/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 36
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 1 de 3
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P04
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Síntesis Informativa CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P04/REV. 00
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Elaborar síntesis informativa de los acontecimientos más relevantes publicados en materia de salud en los periódicos y revistas más importante de Sonora. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Aplica a la Unidad de Enlace. III. ALCANCE Población en general del Estado de Sonora IV. DEFINICIONES SSP: Secretaría de Salud Pública V. REFERENCIAS Reglamento Interior de la Secretaría de Salud Pública VI. POLÍTICAS
•
•
La Unidad de Enlace se encarga de realizar la síntesis informativa mediante la
recopilación de material, clasificación y elaboración para su distribución.
Asegurar que el producto llegue a los clientes finales.
VII. PRODUCTOS
Síntesis Informativa
VIII. CLIENTE(S) Secretaría de Salud Pública y Servicios de Salud de Sonora
06-SIP-P01-F02/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 37
Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 2 de 3
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P04
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Síntesis Informativa CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P04/REV. 00
IX. INDICADORES Síntesis Informativas realizadas/ Acontecimientos en Salud de relevancia en el Estado de Sonora X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 09-05DUE-P04-F01/REV.00 Síntesis Informativa XI. ANEXOS 09-05DUE-P04-G01/REV.00 Diagrama de flujo para la “Elaboración de Síntesis Informativa” Inventario de Registro del Procedimiento Verificación de la Ejecución del Procedimiento. XII. RESPONSABILIDADES
• Coordinador de la Unidad de Enlace: Revisar la correcta elaboración y distribución de la Síntesis Informativa.
• Personal de Apoyo: Reciben periódicos y otras publicaciones, evalúan contenidos, recortan y pegan notas periodísticas en los formatos, copiar formatos con notas periodísticas y elaborar síntesis
• Coordinador de la Unidad de Enlace/ Coordinadores de Información y Seguimiento y de Estrategias Interinstitucionales: Validar el contenido de la Síntesis Informativa
• Personal de Apoyo: Fotocopiar síntesis, entregar síntesis informativa a clientes finales y archivar.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
1. Recepción de Publicaciones
Personal de Apoyo 1.1.- Recibe periódicos y revistas del estado de Sonora
2. Lectura, evaluación y selección de material informativo
2.1.- Lee, evalúa, recorta y pega notas en el formato.
3. Elaboración de Síntesis Informativa
3.1.- Realiza Síntesis con el formato de Elaboración de Síntesis Informativa.
3.2.- Turna a Coordinadores.
3.2.- Fotocopia Síntesis Informativa
Síntesis Informativa
06-SIP-P01-F02/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 38
Ente Público
09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 3 de 3
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P04
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Síntesis Informativa CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P04/REV. 00
4.- Validación de Síntesis
Coordinador de la Unidad de Enlace Coordinador de Información y Seguimiento/ Estrategias Interinstitucionales
4.1.- Recibe Síntesis y valida información
“Si procede”
4.2.- Pasa a actividad 5
“Si no procede”
4.3.- Pasa a actividad 2
5. Envío de Síntesis Informativa
5.1.- Envía copia de síntesis Informativa a Secretario de Salud Pública, Subsecretario de Servicios de Salud y Coordinador de la Unidad de Enlace
5.2.- Archiva Síntesis.
Fin del Procedimiento
Elaboró: Revisó: Aprobó: C. Luis Gonzalo
González Villanueva
Lic. Guillermo Vásquez Fuentes
Dr. José Raymundo López Vucovich
Coordinador de Información y Seguimiento
Coordinador de la Unidad de Enlace de
Comunicación Social
Secretario de Salud Pública
06-SIP-P01-F02/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 39
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Síntesis Informativa. Hoja 1 de 1 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-1/05DUE-02-P04/REV. 00
Fecha de elaboración: 01/01/07
INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
No. Registro Tipo de Resguardo*
Responsable/ Puesto
Tiempo de resguardo
Ubicación del resguardo
1 Síntesis Informativa papel Coordinador de la Unidad de Enlace 1 año Archivo de Síntesis
Informativa
*Papel, electrónico, fotografía, cintas de audio/video, microfilm, otro.
06-SIP-P01-F03/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 40
DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PÚBLICO: SECRETARÍA DE SALUD PÚBLICA Hoja 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ENLACE DE COMUNICACIÓN SOCIAL Fecha de elaboración: 01/01/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE SÍNTESIS INFORMATIVA.
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P04/REV. 00
09-05DUE-P04-G01/REV.00
Síntesis Informativa
Lectura, evaluación y selección de material
informativo
Elaboración de Síntesis
Informativa
Validación de Síntesis
Envío de Síntesis
Informativa
Recepción de Publicaciones INICIO
FIN
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 41
FORMATOS
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 42
Unidad de Enlace
Dr. Raymundo López Vucovich Secretario de Salud Pública
Síntesis Informativa
Martes 09 de Agosto de 2005
Hoja 1de2 09-05DUE-P04-F01/REV. 00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 43
_______________________ (Nombre de la Publicación)
_______ de________ de __________. Sección:________________________ Página:_________________________
Hoja 2 de 2
09-05DUE-P04-F01/REV. 00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 44
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración de Síntesis Informativa.
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P04/REV. 00
Fecha de la verificación:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1
Se elaboró la síntesis informativa
2 Se entregó a los clientes
3 La Información contiene lo más relevante en cuanto a información publicada en materia de salud
Nombre y firma del verificador
06-SIP-P01-F04/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 45
Ente Público
09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 1 de 3
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P05
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención Personalizada a Reporteros CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P05/REV. 00
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Tener un registro y control de las entrevistas otorgadas a los medios de comunicación con los temas a tratar, fecha y funcionario que atendió la petición. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica Aplica a la Unidad de Enlace. III. ALCANCE Secretaría de Salud Pública, población total del Estado de Sonora IV. DEFINICIONES SSP: Secretaría de Salud Pública V. REFERENCIAS Reglamento interior de la Secretaría de Salud Pública VI. POLÍTICAS
• La Unidad de Enlace da trámite a las peticiones de entrevistas de
cualquier tema de salud que esté relacionada con funcionarios de la
Secretaría de Salud Pública y de Servicios de Salud de Sonora, para tener
un registro y seguimiento de la información otorgada.
VII. PRODUCTOS
Entrevistas otorgadas
VIII. CLIENTE(S)
Secretaría de Salud Pública y Servicios de Salud de Sonora
IX. INDICADORES Registro de entrevistas otorgadas/Entrevistas realizadas
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
06-SIP-P01-F02/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 46
Ente Público
09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 2 de 3
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P05
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención Personalizada a Reporteros CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P05/REV. 00
X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 09-05DUE-P05-F01/REV.00 Atención Personalizada a Reporteros XI. ANEXOS 09-05DUE-P05-G01/REV.00 Diagrama de flujo para “Atención Personalizada a Reporteros” Inventario de Registro del Procedimiento. Verificación de la Ejecución del Procedimiento. XII. RESPONSABILIDADES
• Coordinador de la Unidad: Recibe, turna/tramita las peticiones de entrevistas con funcionarios de salud sobre diversos tópicos relacionados con la Institución.
• Coordinador de Información y Seguimiento/ Estrategias Interinstitucionales: Cubre las entrevistas autorizadas, archiva y da seguimiento a su publicación.
• Secretaria: Confirma agenda con reportero.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO 1. Recepción de petición de entrevistas Coordinador de la Unidad de Enlace, Coordinación de Información y seguimiento/ Estrategias Interinstitucionales y Secretaria
1.1.- Recibe petición de entrevista
1.2.- Turna a Unidad Medica Correspondiente para su aceptación
2. Agenda y Confirmación de Entrevista
Coordinador de la Unidad de Enlace Secretaria Coordinador de la Unidad de Enlace
“ Si la Unidad Médica acepta”
2.1.- Agenda hora, lugar y fecha de entrevista.
2.2.- Confirma asistencia con reporteros y Unidad Médica.
“Si la Unidad Médica no acepta”
2.3.- Reprograma hora lugar y fecha de entrevista.
2.4.- Informa a reporteros sobre la reprogramación
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 47
06-SIP-P01-F02/REV.00
Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 3 de 3
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P05
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención Personalizada a Reporteros CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P05/REV. 00
3. Entrevista Coordinación de Información y seguimiento/ Estrategias Interinstitucionales
3.1.-Acompaña a reportero a lugar de entrevista y graba
3.2.- Requisita el formato de Atención Personalizada a Reporteros y archiva.
Atención Personalizada a Reporteros
Fin del Procedimiento
Elaboró: Revisó: Aprobó: C. Luis Gonzalo
González Villanueva
Lic. Guillermo Vásquez Fuentes
Dr. José Raymundo López Vucovich
Coordinador de Información y Seguimiento
Coordinador de la Unidad de Enlace de
Comunicación Social
Secretario de Salud Pública
06-SIP-P01-F02/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 48
INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención Personalizada a Reporteros Hoja 1 de 1 CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P05/REV. 00
Fecha de elaboración: 01/01/07
No. Registro Tipo de Resguardo*
Responsable/ Puesto
Tiempo de resguardo
Ubicación del resguardo
1 Atención Personalizada a Reporteros Papel Coordinador de la Unidad
de Enlace 1 año Archivo temático
*Papel, electrónico, fotografía, cintas de audio/video, microfilm, otro.
06-SIP-P01-F03/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 49
DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PÚBLICO: SECRETARÍA DE SALUD PÚBLICA Hoja 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ENLACE DE COMUNICACIÓN SOCIAL Fecha de elaboración: 01/01/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ATENCIÓN PERSONALIZADA A REPORTEROS
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P05/REV. 00
09-05DUE-P05-G01/REV.00
Atención Personalizada
a Reporteros
Entrevista Recepción de petición
de entrevistas Agenda y Confirmación
de Entrevista INICIO
FIN
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 50
FORMATOS
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 51
ENTREVISTAS
FECHA: MEDIO: REPORTERO: TEMA: FECHA DE ENTREVISTA: HORA FUNCIONARIO:
FECHA: MEDIO: REPORTERO: TEMA: FECHA DE ENTREVISTA: HORA FUNCIONARIO:
O9-O5DUE-P05-F01/REV. 00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 52
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Atención Personalizada a Reporteros
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P05/REV. 00
Fecha de la verificación:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1
Se dio trámite a las entrevistas solicitadas por los medios de comunicación
2 Cuentan con registro de la petición
3 Se realizó seguimiento de su publicación en la Síntesis Informativa
Nombre y firma del verificador
06-SIP-P01-F04/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 53
ELABORACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Ente Público
09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 1 de 3
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P06
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinación de Estrategias Interinstitucionales CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P06/REV. 00
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Canalizar solicitudes de apoyos de personas de escasos recursos quienes tienen problemas de salud y solicitan el apoyo de la Secretaría de Salud Pública a través de los medios de comunicación. II. APLICACIÓN ( ) General (X) Específica
Aplica a la Unidad de Enlace de Comunicación Social
III. ALCANCE Población que solicita apoyos a través de los medios de comunicación. IV. DEFINICIONES SSP: Secretaría de Salud Pública V. REFERENCIAS Reglamento Interior de la Secretaría de Salud pública VI. POLÍTICAS
• La Unidad de Enlace de Comunicación Social canaliza solicitudes de
apoyo a personas de población abierta y escasos recursos económicos
con alguna enfermedad que lo solicitan a través de los medios de difusión
a las instancias correspondientes.
VII. PRODUCTOS
Solicitudes Canalizadas
VIII. CLIENTE(S)
Población que requiere apoyos especiales en materia de salud.
IX. INDICADORES Solicitudes Canalizadas / Solicitudes de apoyos recibidas y/o detectadas X. FORMATOS E INSTRUCTIVOS 09-05DUE-P06-F01/REV. 00 Apoyos a Personas de Escasos Recursos a través de Estrategias Interinstitucionales
06-SIP-P01-F02/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
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Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 1 de 3
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P06
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinación de Estrategias Interinstitucionales CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P06/REV. 00
XI. ANEXOS 09-05DUE-P06-G01/REV. 00 Diagrama de flujo para la “Coordinación de Estrategias Interinstitucionales”, Inventario de Registro del Procedimiento. Verificación de la Ejecución del Procedimiento. XII. RESPONSABILIDADES
• Coordinador de la Unidad: Recibir y autorizar la canalización de la solicitudes de apoyo detectadas por el Coordinador de Estrategias Interinstitucionales
• Coordinador de Estrategias Interinstitucionales: Canalizar las solicitudes de apoyos a la comunidad realizados a través de los medios de difusión a las Instancias correspondientes y dar seguimiento a los casos.
XIII. DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REGISTRO
1. Recepción y/o detección de usuario con necesidad de apoyo
Coordinador de estrategias
interinstitucionales
1.1.- Recibe y/o detecta a usuario con necesidad de apoyos especiales por su condición de salud y pobreza.
1.2.- Requisita formato de Apoyos a Personas de Escasos Recursos a través de Estrategias Interinstitucionales y archiva.
Apoyos a Personas de
Escasos Recursos a través de Estrategias
Interinstitucionales 2. Notificación y Canalización de Caso
Coordinador de la Unidad de Enlace
2.1.- Notifica el caso al Coordinador de la Unidad de Enlace
2.2 Canaliza caso a instancias correspondientes
4. Seguimiento de Caso
4.1.- Da seguimiento la publicación del caso
Fin del procedimiento
06-SIP-P01-F02/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 55
Ente Público 09
Direccionamiento al PED 03-01-21
Hoja No. 1 de 3
Macroproceso 01
Subproceso 02
Fecha de elaboración 01/01/07
Unidad Administrativa 05DUE
Procedimiento P06
No. de Revisión 00
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinación de Estrategias Interinstitucionales CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P06/REV. 00
Elaboró: Revisó: Aprobó: C. Luis Gonzalo
González Villanueva
Lic. Guillermo Vásquez Fuentes
Dr. José Raymundo López Vucovich
Coordinador de Información y Seguimiento
Coordinador de la Unidad de Enlace de
Comunicación Social
Secretario de Salud Pública
06-SIP-P01-F02/REV.00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 56
INVENTARIO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTO
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinación Estrategias Interinstitucionales.
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P06/REV. 00
Fecha de elaboración: 01/01/07
No. Registro Tipo de Resguardo*
Responsable/ Puesto
Tiempo de resguardo
Ubicación del resguardo
1
Apoyos a Personas de Escasos
Recursos a través de Estrategias
Interinstitucionales
Papel Coordinador de la Unidad de Enlace 1 Año
Coordinación de Estrategias
interinstitucionales
*Papel, electrónico, fotografía, cintas de audio/video, microfilm, otro.
06-SIP-P01-F03/REV.00
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Unidad de Enlace de Comunicación Social
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DIAGRAMA DE FLUJO
ENTE PÚBLICO: SECRETARÍA DE SALUD PÚBLICA Hoja 1 de 1
UNIDAD ADMINISTRATIVA: UNIDAD DE ENLACE DE COMUNICACIÓN SOCIAL Fecha de elaboración: 01/01/07
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN ESTRATEGIAS INTERINSTITUCIONALES
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P06/REV. 00
09-05DUE-P06-G01/REV.00
Apoyos a Personas de Escasos Recursos a través de Estrategias
Seguimiento de Caso Recepción y/o
detección de usuario con necesidad de
apoyo
Notificación y Canalización de Caso INICIO
FIN
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
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FORMATOS
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
FORMATO DE APOYOS A PERSONAS DE ESCASOS RECURSOS A TRAVÉS DE ESTRATEGIAS INTERINSTITUCIONALES
FECHA: MEDIO SOLICITANTE: APOYO SOLICITADO: NOMBRE DEL PACIENTE: DIRECCIÓN: COLONIA: TELÉFONO: FAMILIAR/RESPONSABLE: DIRECCIÓN: TELÉFONO: APOYO OTORGADO: CLAVE
FECHA: MEDIO SOLICITANTE: APOYO SOLICITADO: NOMBRE DEL PACIENTE: DIRECCIÓN: COLONIA: TELÉFONO: FAMILIAR/RESPONSABLE: DIRECCIÓN: COLONIA TELÉFONO: APOYO OTORGADO:
CLAVE
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09-05DUE-P06-F01/REV. 00
Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 60
VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Secretaría de Salud Pública
Unidad de Enlace de Comunicación Social
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Coordinación de Estrategias Interinstitucionales
Hoja 1 de 1
CÓDIGO DEL PROCEDIMIENTO: 09-03-01-21-01/05DUE-02-P06/REV. 00
Fecha de la verificación:
No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES SI NO
1
Se requisito el formato de Apoyos a Personas de Escasos Recursos a través de Estrategias Interinstitucionales
Nombre y firma del verificador
06-SIP-P01-F04/REV.00
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Página 61
CAPÍTULO V
BIBLIOGRAFÍA
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Unidad de Enlace de Comunicación Social
Página 62
V. BIBLIOGRAFÍA
• Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos, Secretaría de la
Contraloría General.