que es la carta comercial
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la carta comercial y sus caracteristicasTRANSCRIPT
ÍNDICEPág.
Introducción....................................................................................................... 3
¿Qué es la carta comercial?.............................................................................. 4
Estilos de la carta comercial......................................................................... 4
Clasificación de las cartas comerciales........................................................ 5
Características de la carta comercial............................................................ 9
¿Qué es la correspondencia?............................................................................ 9
Importancia de la correspondencia............................................................... 10
Clasificación de la correspondencia............................................................. 10
División de la correspondencia..................................................................... 11
Conclusiones..................................................................................................... 13
Bibliografía......................................................................................................... 14
Anexos............................................................................................................... 15
INTRODUCCIÓN
La carta comercial y la correspondencia son medios de comunicación
utilizados por el hombre, desde hace muchos años, para comunicarse con
personas o individuos que están a larga distancia o cerca, con un motivo muy
variado. A lo largo del tiempo se han ido perfeccionando sus normas y sus estilos
hasta llegar a nuestros días donde existe el e-mail, que es la forma más rápida de
enviar y asegurarse de que la información llegue al destinatario.
A continuación estudiaremos todo lo correspondiente a estos dos medios de
comunicación tan importantes, con la finalidad de entender más a fondo sus
definiciones, características y estructuras.
¿QUE ES LA CARTA COMERCIAL?
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas
comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele
ser formal, oficial y/o confidencial. La actividad comercial es muy variada, por ello
existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de
compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de
publicidad. A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un
esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
ESTILOS DE LA CARTA COMERCIAL
Estilo semibloque: El estilo semibloque mantiene las mismas características del
estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de
cinco a diez espacios. Las palabras que dan inicio a cada párrafo van con sangría.
Esta depende de la extensión que tenga la carta. La fecha se escribe en el margen
derecho. La dirección del destinatario y el saludo aparecen en el margen
izquierdo. El cierre y la firma aparecen en posición central un poco hacia la
derecha.
Estilo bloque modificado: El estilo bloque modificado posee la misma
distribución y estilo que el bloque extremo, con excepción del asunto, texto,
despedida, firma, que comienzan a escribirse del centro del papel a la derecha. En
este caso, debemos fijar con el tabulador para las líneas que van a cara derecha
realizándose.
Estilo bloque extremo: En el estilo bloque extremo todas las partes integrantes
del escrito comienzan en el margen izquierdo del papel, sin utilizar sangría. Una
vez fijados los márgenes iniciales, no debemos preocuparnos por los tabuladores
o sangrías, permitiéndonos crear una carta con rapidez. Este estilo fue fijado y
utilizado por los americanos fundamentalmente para la confección de cartas. El
modelo bloque extremo es muy usado en la actualidad para mensajes informales
porque no requiere tabulación y por eso es más rápido para escribir.
Estilo sangrado o escalonado: El estilo sangrado o escalonado es el estilo que
siempre ahorra tiempo, la correspondencia moderna ha ido suprimiendo de las
cartas tradicionales, frases de introducción largas y fórmulas de cierre, espacios
en la diagramación del texto, etc. por ser considerada rutinaria e innecesaria
abreviando en esta forma su escritura y también su lectura. Este estilo es muy
conocido y muy utilizado ya que se emplea sangría de párrafo.
CLASIFICACIÓN DE LAS CARTAS COMERCIALES
Cartas de Trámite: Son aquellas que tienen por finalidad transmitir informaciones
o cumplir con algún requisito para gestionar la realización de un negocio. Éstas se
utilizan en los siguientes casos:
Para solicitar mercancías: La redacción de este tipo de cartas requiere de
mayor precisión y claridad. En ellas se deben especificar todas las
características y detalles del producto solicitado (modelo, referencia, etc.),
la cantidad, empaque, precio unitario y total, forma de pago, dirección,
forma de envío, fecha en que se espera recibir la mercancía, etc.
Para solicitar créditos: En la carta de solicitud se debe especificar el
monto del crédito, el plan de inversión, información sobre las características
y solvencia de la empresa solicitante, referencias de operaciones
anteriores, etc.
Para otorgar créditos: En la carta de otorgamiento de créditos, se debe
determinar sobre qué bases y sujeto a qué consideraciones y
cumplimientos se otorga. Así mismo se debe resaltar la importancia de los
pagos en la fecha prevista. Todo esto utilizando un tono cordial.
Para comunicar envíos de mercancías: En ellas se especifica lo que se
está enviando, la cantidad y la forma de transporte. Esto con la finalidad de
dejar constancia de las condiciones relacionadas con la remesa.
Para hacer participaciones: A través de ellas se comunican informaciones
de tipo general tales como las relacionadas con las negociaciones normales
de la empresa.
Para relaciones públicas: Son aquellas que se envían con motivo de
alguna ocasión especial. Pueden referirse a: felicitaciones,
agradecimientos, pésames, invitaciones, etc.
Cartas De Argumento O Esfuerzo Argumentativo: La finalidad de este tipo de
cartas es lograr en el destinatario una determinación a favor del remitente. Los
casos en los que se utilizan cartas de argumento o esfuerzo argumentativo son:
Para ventas u ofertas: El mensaje de este tipo de cartas debe despertar el
interés, el deseo, el convencimiento del lector y, finalmente, estimularlo
para que actúe inmediatamente. En la redacción de este tipo de cartas se
debe tener presente lo siguiente:
Qué se pretende vender
Quiénes son los posibles interesados
Cómo se fomentará el interés por lo que se ofrece.
Cuando se trata de vender mercancías, se debe describir detalladamente la
apariencia física, es decir, el tamaño, la forma, el color, la textura o el gusto
del objeto ofrecido en venta.
Para cobros: Las cartas de cobro tienen como propósito cobrar una cuenta
vencida, tratando de mantener la simpatía, amistad y buena voluntad del
cliente o deudor. La preparación de este tipo de cartas requiere especial
atención y cuidado, por lo cual deberá utilizarse un tono cortés pero
conducente a que el deudor cancele la deuda. Las cartas de cobro pueden
ser:
Aisladas: las cuales se redactan en una forma sencilla, breve y
precisa, que lleve a la solución satisfactoria del asunto planteado.
En series: éstas se componen de un programa de cobranzas
sistemáticas, debidamente coordinadas, donde se insiste en el cobro
de la cantidad que se a deuda. Regularmente esta serie de cartas se
inicia con una notificación del tiempo de vencimiento de la cuenta;
seguidamente se habrá de preguntar por qué no hubo respuesta a la
carta previa, y finalmente el tono del mensaje será algo más
insistente y deberá informársele al deudor que el asunto pasará a
manos del Departamento Legal de la empresa para que proceda por
la vía judicial.
Para reclamos: Una carta de reclamo se origina por los siguientes hechos:
Demora o mala intención en la prestación de un servicio.
Defectos o baja calidad del producto y errores o equivocaciones.
Independientemente de la causa que origina el reclamo, se debe mantener
un tono que mantenga la armonía en las relaciones comerciales. En la
redacción de este tipo de cartas se deben tener en cuenta los siguientes
elementos:
Diplomacia.
Detalles específicos sobre la situación que originó el reclamo.
Sugerencias que conduzcan al arreglo de la situación, de modo que
el cliente se tranquilice.
Para solicitar empleo: Este tipo de cartas tiene como objetivo fundamental
la obtención de un cargo solicitado. Para ello es necesario lograr interesar
al lector en los servicios que ofrecen. Las solicitudes de empleo se
clasifican en requeridas y referidas. Las requeridas se escriben en
respuestas a avisos que aparecen en los diarios, y las referidas se redactan
cuando el solicitante obtiene referencia sobre una vacante en determinada
empresa. Los elementos que se deben tener presentes en la elaboración de
este tipo de cartas son: interés en la vacante y solicitud; descripción
cronológica de estudios cursados; experiencia en cargos anteriores, si la
hubiera; referencias personales y sugerencia respetuosa para entrevistas.
Para recomendaciones: Este tipo de cartas se utilizan para ofrecer
referencias acerca de las cualidades y condiciones personales, para ser
utilizadas para fines determinados, ya sean sociales, comerciales o
simplemente particulares. Los requisitos que deben reunir las cartas de
recomendación son:
Se debe poseer un conocimiento cabal de la persona que se está
recomendando.
Prevalecer la verdad.
Exponer el motivo de la recomendación.
Evitar las exageraciones.
Entregarlas siempre abiertas para que el recomendado se entere de
lo que en ella se dice.
Expresar frases de agradecimiento por las atenciones que se
ofrezcan al recomendado.
Cartas De Inspiración O Esfuerzo Inspirativo: Tienen como finalidad incentivar
la creatividad de los empleados de una empresa o estimular a los clientes.
CARACTERISTICAS DE LA CARTA COMERCIAL
Características vitales
Claridad: texto de fácil comprensión, no confusa, planificar una carta.
Integridad: todas las ideas deben estar vinculadas e incluidas.
Brevedad: número de palabras para un mensaje claro.
Cortesía: claridad, aspecto positivo, buena voluntad.
Características complementarias
Corrección: evitar errores, impresión desigual de letras, márgenes
desiguales, carta descentrada, borrones, división incorrecta de palabras .
Cohesión: vinculación.
Creación de interés: existen incentivos que actúan e influyen positivamente
en la actitud del lector.
Modernismo: simple, clara, moderna, breve.
Lenguaje positivo: reacción favorable, empleo de “usted”, evitar reprochar,
ganar la voluntad por medio de palabras.
¿QUÉ ES LA CORRESPONDENCIA?
La correspondencia se define como el trato recíproco entre dos personas
mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos,
folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es
el alma del comercio y la industria.
IMPORTANCIA DE LA CORRESPONDENCIA
Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte
intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte
de transacciones comerciales.
De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un
negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten
el volumen de sus ventas.
CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
La correspondencia presenta una variedad de formas con características
propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación
que permita conocer la finalidad de cada uno.
Por el destino: Públicas y Privadas.
Publicas: contienen información general a través de medios de
comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.).
Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular
comercial y oficial.
Por su contenido: Primera clase y Segunda clase.
Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su
contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos
de negocios, periódicos, etc.
Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos,
muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.
Por su tramitación: Postal y Telegráfica.
Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su
destino, se divide en:
- Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo.
- Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un
recibo para su entrega a su destinatario.
Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas
del telégrafo.
Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.
Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma,
antefirma, excepto en las abreviaturas.
Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación.
Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas.
Por su extensión: Largas, medianas y cortas.
Largas: Cuando contienen más de doscientas palabras.
Medianas: Cuando contienen doscientas palabras.
Cortas: Cuando contienen cien palabras.
Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia, su diferencia
está en redacción y presentación.
DIVISIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
La correspondencia se divide en cuatro clases:
Correspondencia comercial: Se refiere a la cruzada entre
comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es promover y
agilizar las diversas transacciones comerciales.
Correspondencia Familiar y amistosa: La finalidad de esta
correspondencia es muy variada cualquier asunto particular entre ella.
Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre
los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales,
municipales, estadales, etc.
CONCLUSIONES
Con el estudio de la carta comercial y la correspondencia se han podido
obtener nuevos conocimientos acerca de estos medios de comunicación que
desde tiempos remotos hasta la fecha han sido usados por el hombre para
determinadas labores.
Se determinó que tanto la carta comercial como la correspondencia poseen
una extensa clasificación variando tanto en su estructura como en su redacción y
otros elementos que las integran.
También se pudo observar la importancia que aún hoy, con los avances de
la tecnología, estos dos elementos representan para el completo desarrollo de las
actividades comerciales realizadas por el hombre.
BIBLIOGRAFÍA
http://www.html.rincondelvago.com
La correspondencia. Johan Romero. Venezuela.
http://www.ejemplode.com/11-escritos/1080-
ejemplo_de_carta_comercial.html
Ejemplo de una carta comercial.
http://www.es.slideshare.net/Lizzybethe/que-es-la-carta-comercial
La Carta Comercial. Lisbeth Esmeralda. 24 de mayo de 2013.
ANEXOS
Banco-Lindo S.A de C.B.V
Estimado cliente
Le informamos que cuenta usted con una tarjeta de crédito aprobada, la cual tiene una línea de crédito de 50,000.00, la cual se respalda con el buen margen de pago demostrado durante los últimos 3 años.
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Promoción válida del 12 de febrero al 30 de marzo de 2015.
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Lupe Gonzales LlamasGerente
Fig. Nº 1: Ejemplo de carta comercial de aprobación de crédito.
(MEMBRETE AQUÍ)
Nombre de nuestra empresaIncluir la dirección
Teléfonoe-mail
(Fecha)
Estimado Sr. ____:
Nombre de la empresa destinatariaDirección
Muy señor(es) mío (nuestro):
Aquí una breve exposición del tema u objetivo motivo de nuestra carta, a modo de introducción, sin entrar en detalles secundarios.
En esta zona del cuerpo, los datos y temas principales sobre lo que estamos ofreciendo con la amplitud necesaria. Antecedentes, datos estadísticos e informaciones que apoyen nuestro objetivo. Asegurémonos de usar frases claras y de fácil lectura. Esta zona puede dividirse en los párrafos necesarios.
El cierre, en que resumiremos brevemente el objetivo de la carta, indicando, si es necesario, los pasos a seguir, o nuestras directrices para adquirir el producto o servicio, y en su caso, para obtener algún descuento especial.
Finalmente, Agradecer al receptor de la carta por el tiempo empleado en leerla, en forma respetuosa, educada y sin excesos. No olvidemos en este punto revisar la ortografía para evitar errores que pudieran dañar nuestra imagen, y dar una lectura de lo que hemos escrito, para verificar que nuestra carta es clara y explícita.
Saludos cordiales,
(Nombre del firmante)(Cargo)
(Firma autógrafa)
Fig. Nº 2: Esquema de un modelo de carta comercial.
Fig. Nº 3: Ejemplo de carta de correspondencia.