proyecto de gerencia industrial --(y)
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GERENCIA INDUSTRIAL (CONTROL)
Prof. Ing. Alcidez Cadiz Integrantes:
Álvarez, Ángel C.I. 20.808.993
Esaac. Yanet C.I. 17.884.201
Franco, Kennya C.I. 18.171.344
Reyes, Karyangel C.I. 24.848.358
Zamora, Dresler C.I. 14.223.890
i
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAINSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”EXTENSIÓN CIUDAD GUAYANA
Puerto Ordaz, Julio de 2015
ÍNDICE
Pág.
Lista de Figuras ……………………………………………………………….. iii
Introducción ……………………………………………………………………. 1
Capítulo I
Descripción de la empresa y sus departamentos ………………………..
Capitulo II
Diagramas de proceso de cada departamento …………………………….
Capítulo III
Políticas de Control de la empresa y de cada departamento …………….
Capítulo IV
Modelos de auditorías empleado en cada departamento ………………...
Capítulo V
Propuestas de control o mejoras a los existentes de la empresa………..
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Conclusiones …………………………………………………………………..
Bibliografía……………………………………………………………………….
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Lista de Figuras
Pág.
1 Organigrama Estructural de la empresa………………………………… 4
2 Cadena de Suministro de la empresa Repuestos Hello Moto, C.A….. 7
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Diagrama de Proceso del Área de Caja adscrita al Departamento de
Administración……………………………………………………………….
Diagrama de Proceso del Departamento de Ventas …..……………….
Diagrama de Proceso del Departamento de Recursos Humanos ……
Diagrama de Proceso del Departamento de Almacén ………..……….
Diagrama de Proceso del Departamento de Compras ……….……….
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INTRODUCCIÓN
El crecimiento de la empresa se refiere a modificaciones e incrementos
de tamaño que originan que ésta sea diferente de su estado anterior. Es
decir, se han producido aumentos en cantidades y dimensión así como
cambios en sus características internas (cambios en su estructura económica
y organizativa). Estos aumentos se pueden reflejar en todas o varias de las
siguientes variables: activos, producción, ventas, beneficios, líneas de
productos, mercados, entre otros.
Este es el caso de la empresa Repuestos Hello Moto, C.A. una
organización joven que busca posicionarse en un lugar de prestigio en el
suministro de repuestos para motos de reconocidas marcas, pero este
crecimiento trae consigo la incorporación de recursos humanos, utilización de
nuevas tecnologías en los procesos de producción y administración, y en la
expansión física y geográfica de la empresa; factores todos necesarios para
mejorar la calidad del producto, así como del servicio que presta, de modo tal
que pueda responder a las necesidades y tendencias del mercado.
Ahora bien, el cumplimiento de ese objetivo depende en gran parte de
la capacidad de la empresa para planificar y coordinar el uso de todos sus
recursos y de medir que las actividades se estén realizando como han sido
planificadas. Asimismo, deben poseer los mecanismos de control que
regulen las funciones y tareas de sus miembros de modo que se garantice el
adecuado uso de sus recursos físicos y tecnológicos. El control se constituye
pues, en un esfuerzo sistemático aplicado a todas las áreas que conforman
una organización.
1
Esta investigación está estructurada en Cinco (5) capítulos:
Capítulo I: Descripción de la empresa y sus departamentos;
Capitulo II: Diagramas de proceso de cada departamento;
Capítulo III; Políticas de Control de la empresa y de cada
departamento;
Capítulo IV: Modelos de auditorías empleado en cada departamento;
Capítulo V: Propuestas de control o mejoras a los existentes de la
empresa seleccionada y por ultimo conclusiones y bibliografía.
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CAPÍTULO I
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Y SUS DEPARTAMENTOS
Repuestos Hello Moto, C.A.
Repuestos Hello Moto, C.A., es una empresa situada en la Avenida
Principal de la Urbanización “Andrés Bello”, San Félix – Estado Bolívar, tiene
como actividad principal la venta y distribución de repuestos y accesorios
para motos en todo el país de distintas marcas reconocidas como Yamaha,
Perla, Bera. Es una empresa enfocada en dar el mejor servicio a sus
clientes, con una cobertura de red nacional a través de nuestros canales de
distribución y transporte, que llegan a cada rincón del país y una fuerza de
ventas lista para asistirlos en lo que necesiten.
Tiene como compromiso es claro, fomentar la creatividad, el trabajo en
equipo y la innovación, para así agregar valor a los empleados, clientes,
proveedores, accionistas y comunidad; prestando un servicio integral.
Misión:
Suministrar repuestos y accesorios para motos en todo el país, con el
objetivo principal de satisfacer las necesidades nuestros clientes, ofreciendo
la mejor atención y variedad en el surtido de nuestros productos.
Visión:
Consolidarse como una empresa líder en el sector moto-partes del
mercado venezolano, basados en la confianza, innovación, y adaptación
para lograr la total satisfacción de nuestros clientes.
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Organigrama de Repuestos Hello Moto, C.A.
Figura 1. Organigrama Estructural de la empresa.
La empresa Repuestos Hello Moto, C.A. posee la siguiente estructura
organizacional:
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Presidencia
Gerencia
Departamento de
Administración
Departamento de Ventas
Departamento de Recursos
Humanos
Departamento Almacén
Asistente a la Gerencia
Caja
Departamento de Compra
Presidencia
Es la encargada de realiza trabajos de dificultad considerable, siendo
responsable de planificar las estrategias a nivel institucional, debe establecer
los lineamientos para la consecuencia de los objetivos de Repuestos Hello
Moto, C.A.
Departamento de Administración
Este departamento se encarga de planificar, dirigir, coordinar y
supervisar las labores técnicas y administrativas de la empresa, así como
velar por el máximo aprovechamiento de los recursos asignados. En este
departamento se encuentra el área de Caja, la cual es la encargada de
facturar y cobrar todo el movimiento diario de las ventas y salidas de
repuestos de la empresa.
Departamento de Ventas
Es el departamento encargado de planear, ejecutar y controlar la
fuerza de ventas, es el responsable de la distribución y venta de los
productos. En este departamento se prepara día a día las promociones y
ofertas que ofrecerá la empresa a sus clientes.
Departamento de Recursos Humanos
Es el encargado de describir las responsabilidades que definen cada
puesto laboral en la empresa y las cualidades que debe tener la persona que
lo ocupe.
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Evalúa el desempeño del personal, promocionando el desarrollo del
liderazgo.
Recluta al personal idóneo para cada puesto. Capacita y desarrolla
programas, cursos y toda actividad que vaya en función del
mejoramiento de los conocimientos del personal.
Distribuye políticas y procedimientos de recursos humanos, nuevos o
revisados, a todos los empleados, mediante boletines, reuniones,
memorándums o contactos personales.
Departamento Almacén
El departamento de almacén se encarga de organizar y controlar el
proceso de recibimiento, almacenamiento, surtido y empaque de los
repuestos asegurando el registro y actualización permanente de los
movimientos que entren a la empresa así como llevar un estricto control del
área de recibo en el proceso de recepción, organiza el manejo y acomodo
óptimo del material en el espacio destinado para su almacenamiento y
resguardo y coordina la atención y seguimiento oportuno a los pedidos de
producto generados por las áreas competentes de la entidad y aplica
medidas de control interno a fin de asegurar la operación del almacén y la
seguridad del material resguardado.
Departamento de Compras
El departamento de compras es el encargado de realizar las
adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad
requerida y a un precio adecuado.
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Figura 2. Cadena de Suministro de la empresa Repuestos Hello Moto, C.A.
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FLUJO DE INFORMACIÓN, DINERO Y PRODUCTOS FLUJO DE INFORMACIÓN, DINERO Y PRODUCTOS
FLUJO DE INFORMACIÓN PRODUCTOS Y DINERO FLUJO DE INFORMACIÓN PRODUCTOS Y DINERO
PROVEEDORES NACIONALES E
INTERNACIONALES
EMPRESA SUMINISTROS DE MOTOCICLETAS
CLIENTES POTENCIALES
CONSUMIDORES
LOGÍSTICA INVERSA
CAPÍTULO II
DIAGRAMA DE PROCESO DE CADA DEPARTAMENTO
En Repuestos Hello Moto, C.A. se venden repuestos de diferentes
marcas y modelos de motos aprilia, ktm, bmw, yamaha, honda, suzuki,
ducati, benelli, beta, buell, cagiva, harley davidson, Bmw - Kawasaki. Su
proceso empieza de la siguiente manera:
Proceso del Departamento de Administración
El Área de Caja adscrita al departamento de Administración, revisa la
factura enviada del departamento de ventas, comunica el precio al cliente,
recibe el dinero e imprime la factura, posteriormente se la entrega al cliente
debidamente sellada con la palabra cancelado.
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Proceso: Facturación de Venta
Inicio: Recibo de factura para ser cancelada
Fin: Entrega de Factura cancelada
Figura 3. Diagrama de Proceso del Área de Caja adscrita al Departamento de Administración.
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1 La Cajera recibe la factura mediante el sistema
Verifica las características del pedido y nombre del cliente
Informa al cliente el monto
Recibe el dinero de la venta.
Imprime factura del cliente y sella.
Entrega factura cancelada al cliente
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Proceso Departamento de Ventas
En lo que ingresa el cliente a las instalaciones de Repuestos Hello
Moto, C.A. y se dirige a el mostrador. El Vendedor toma el pedido del
cliente, y lo busca en el sistema y verifica, si se confirma la existencia del
repuesto, se dirige al área de almacén, donde busca el repuesto solicitado.
En la búsqueda se demora 10 minutos, después regresa al mostrador donde
realiza la facturación del repuesto y lo envía a caja, espera que el cliente
cancele en caja, para finalmente hacerle entrega del repuesto. Se cuenta con
los siguientes recursos esenciales para la ejecución del proceso
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Proceso: Venta de Repuestos
Inicio: venta de Repuestos
Fin: Entrega de Repuestos al Cliente
Figura 4. Diagrama de Proceso del Departamento de Ventas
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1 El vendedor toma el pedido al cliente
Busca el pedido en sistema
Verifica que sea el producto solicitado
Se dirige a Almacén
Busca el Repuesto
Se dirige al mostrador
Le informa al cliente el precio y pide que cancele en caja
Espere que el cliente vuelva con la factura cancelada.
Entrega el producto.
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Proceso del Departamento de Recursos Humanos
Proceso: Proceso del Departamento de Recursos Humanos
Inicio: Solicitud de Personal
Fin: Ingreso de Personal
Figura 5. Diagrama de Proceso del Departamento de Recursos Humanos (Ingreso de Personal)
Proceso: Proceso del Departamento de Recursos Humanos
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Recibe la orden de solicitud de personal
Coloca solicitud de personal en prensa.
Recibe documentos de candidatos
Selecciona posibles candidatos
Hace llamado a candidatos
Realiza pruebas a candidatos
Recluta candidatos elegidos
Adiestra personal elegido para el cargo.
Contrata personal y lo coloca en el cargo.
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Inicio: Cálculo de Nómina de Personal
Fin: Pago de Nómina Personal
Figura 6. Diagrama de Proceso del Departamento de Recursos Humanos (Cálculo de Nómina)
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Recibe Asistencia de personal, y horas extras trabajadas de cada uno del departamento de la empresa.
Los analistas realizan los cálculos de nómina de cada trabajador
Jefe lleva a cabo la revisión de cálculos de nómina
Se carga la nómina en sistema.
Se imprime la nómina
Se aprueba la nómina y se aprueban los montos.
Se realizan los cheques, transferencias a los trabajadores.
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Proceso del Departamento de Almacén
El departamento de almacén recibe la orden de compra, una vez que
llega a las instalaciones de la empresa el pedido solicitado, se descarga y se
hace entrega al departamento de almacén, el responsable debe verificar que
las condiciones y requisitos de calidad, hace un conteo y compara con la
orden de compra de manera de que concuerden las cantidades, una vez
conformadas, se procede al ingreso de la mercancía al almacén.
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Proceso: Entrada de Mercancía a Almacén.
Inicio: Solicitud de Insumos y Repuestos Almacén
Fin: Compra de Insumos y Repuestos
Figura 7. Diagrama de Proceso del Departamento de Almacén
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1 Se recibe la orden de compra del Departamento de Compras
Se descarga el pedido solicitado por Compras y se recibe el mismo.
Se compara orden de compras con los materiales recibidos en el sitio.
Se revisa toda la mercancía para verificar sus condiciones y calidad.
Se da entrada del material y se introduce en sistema.
Se ordena mercancía en lugar que le corresponde.
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Proceso del Departamento de Compras
El proceso de compras se inicia a partir de una necesidad de repuestos
e insumos que tiene el departamento de almacén previa autorización de la
gerencia general, se contacta a los proveedores previamente comprobados
en el caso de repuestos costosos y evaluados financieramente en los casos
que se requiera; envía documentación pertinente y recepciona por lo menos
tres ofertas de parte de los proveedores para evaluarlas y seleccionarlas.
Si es posible establecer un acuerdo marco se firma un contrato
especificando todas las condiciones de cantidades y entregas, de lo
contrario, se prepara un pedido de compra. Luego archiva las ofertas y pasa
el pedido al ciclo de aprobación por los responsables determinados
(Gerente). Cuando el pedido está totalmente aprobado, se envía a los
proveedores realizando un seguimiento adecuado, de tal forma que si existen
cambios en los pedidos se comuniquen oportunamente a los proveedores,
logrando que se cumplan los plazos previamente anunciados por ellos.
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Proceso: Compra de Insumos y Repuestos
Inicio: Solicitud de Insumos y Repuestos Almacén
Fin: Compra de Insumos y Repuestos
Figura 8. Diagrama de Proceso del Departamento de Compras.
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1 Se recibe y se evalúa la solicitud del Departamento de Almacén
Se les hace llamado a los proveedores para solicitar ofertas.
Envía ofertas a la gerencia general para su aprobación.
Recibe oferta aprobada para proceder la compra.
Se envía al proveedor el pedido solicitado debidamente aprobado y la forma de pago.
Envía orden de compra al departamento de Almacén.
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CAPITULO III
IDENTIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE CONTROL DE LA EMPRESA Y
DE CADA DEPARTAMENTO.
Políticas de Control de Departamento de Administración
Los pagos no pueden ser firmados, ni aprobados por el beneficiario.
Los vouchers de pago deben estar firmados en señal de aprobación,
para adquirir un bien o servicio se debe llenar una solicitud previa.
La venta del día debe ingresar al departamento de administración
acompañada de un cuadre de caja por escrito debidamente firmado
por la cajera.
Realizar la conciliación propiamente dicha a los efectos de dejar
constancias del trabajo realizado.
Tomar el dinero objeto de la venta del día tiene que reportarse.
Cuando sea una venta a crédito informar a administración por escrito
de la fecha estipulada de cobros entre el propietario y el cliente.
Políticas de Control de Departamento de Ventas
Control de precios de venta. Se tiene una política predeterminada para
fijar y administrar sus precios de venta, es decir fijar cuáles van a ser las
normas o pautas que van a seguir para determinar y controlar los precios
a través de los periodos de ventas.
Control de precios de venta. Se analizan la evolución y desarrollo del
precio en el mercado, investigando la demanda por parte de los
consumidores, así se podrá decidir sobre ajustes o variaciones en el
precio de venta.
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Registro de precios de la competencia. La empresa lleva un registro de
los precios de la competencia a fin de compararlos con los suyos y poder
determinar si son suficientemente competitivos o cómo podemos
mejorarlos.
Políticas de Control de Departamento de Recursos Humanos
Posee un archivo de elegibles que le proporciona la fuerza de trabajo
disponible en la organización.
El reclutamiento debe administrarse en forma centralizada por el
departamento de personal, (en este caso al no haber este
departamento en esta empresa lo hará la secretaria ejecutiva
trabajando conjuntamente con el gerente de área).
De la calidad de las fuentes de reclutamiento depende en gran medida
que se consigan las personas más adecuadas para nuestra empresa.
Se debe procurar obtener personal de la región de donde está ubicada
la empresa.
Políticas de Control de Departamento de Almacén
Analizar los registros de las entradas y salidas de mercancía al
almacén, para de esta manera constatar su debido registro en el
sistema operativo de la empresa, manteniendo una información real
dentro del mismo.
Verificar que los productos en tránsito (traslados) estén finalizados en
todos los procesos.
Mantener una constante comunicación con todas las entidades
involucradas en el proceso de logística.
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Políticas de Control de Departamento de Compras
Las órdenes de compras son formuladas en el departamento de
compras.
El departamento de compras se cerciorará de cuál es el mejor
proveedor para realizar las compras y solicita por lo menos tres
cotizaciones para cada compra.
La orden de compra son archivadas por proveedor y las copias de las
compras son distribuidas internamente al departamento involucrado.
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CAPITULO IV
MODELOS DE AUDITORÍAS EMPLEADO EN CADA DEPARTAMENTO.
Modelos de Auditorias aplicadas al Departamento de Administración,
Compras y Almacén
La Auditoria aplicada en este departamento es la operacional es
aquella donde el auditor evalúa los controles operativos de la administración
y de los sistemas sobre actividades como las compras, procesamiento de
datos, recepción, envió, servicios de oficina, publicidad, entre otros.
Esta auditoria operacional aplicada al departamento de compras,
administración y ventas ha detectado la eficacia y efectividad de cada uno de
sus procesos, esta fue solicitada debido a que la cartera de clientes de esta
empresa ha sufrido una disminución, para esto habrá que conocer al
cliente, sus necesidades y sus satisfacciones.
Área de Caja
En esta área se ha aplicado la auditoria de caja, la cual consistió en un
análisis circunscrito a las operaciones de caja (Dinero en efectivo y cuentas
de cheques con los bancos) durante el periodo determinado, realizado con el
propósito de verificar que todo el Dinero recibido ha sido debidamente
registrado en las cuentas y comprobar que todos los pagos han sido
autorizados y registrados en modo apropiado. Fue un Trabajo detallado, pero
limitado en cuanto a su programa, ya que se refiere exclusivamente a la
fuente de origen de los Ingresos y a la naturaleza de los egresos, con objeto
de comprobar su exactitud.
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Además de la revisión de Ingresos y egresos, incluye la comprobación
material de las existencias en caja por medio de un arqueo y la confirmación
directa de los saldos en cuenta de cheques, por medio de correspondencia
con las instituciones bancarios respectivos y las responsabilidades de las
personas encargadas del manejo de fondos, en caso de que las hubiera.
Modelos de Auditorias aplicadas al Departamento de Ventas
La Auditoría aplicada al departamento de Compras es la de Gestión la
cual fue concebida con el propósito de agregar valor al sistema, establecer el
grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizándolos recursos
materiales y financieros y mejorar los métodos operativos e incrementar la
rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades del
sistema.
La Auditoría de Gestión permitió por medio de la práctica de exámenes
formular y presentar informes sobre los aspectos de este departamento con
el ánimo de ayudar a tomar decisiones y medidas correctivas para un mejor
funcionamiento de la empresa Repuestos Hello Moto, C.A. poniendo énfasis
en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos
humanos, materiales y financieros, en el cumplimiento de los objetivos y
metas planteados, en los periodos establecidos, maximizando así el valor del
negocio, todo esto con la finalidad de convertir las amenazas en
oportunidades y superar las debilidades, a través de las recomendaciones
que hacen posible la toma oportuna de decisiones para mejorar el
rendimiento de la empresa.
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Modelos de Auditorias aplicadas al Departamento de Recursos
Humanos
En este departamento se han realizado auditoria de recursos humanos,
la cual consta en solicitar al jefe de Recursos Humanos todo la
documentación referentes a este departamento, tales como impresos
utilizados en la evaluación del desempeño, encuestas para evaluar la
formación, las descripciones de los puestos de trabajo, etc. para su análisis y
valoración.
Esta auditoria permitió evaluar de un modo cuantitativo, a través de
ratios estadísticos, datos numéricos y puntuaciones, y también de un modo
cualitativo, a través de valoraciones, apreciaciones, actitudes, análisis de
conductas, etc. Las diversas prácticas de Recursos Humanos que se están
aplicando en la empresa, obteniéndose así una visión global que nos
permitirá una posterior valoración más completa.
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CAPITULO V
PROPUESTAS DE CONTROL O MEJORAS A LOS EXISTENTES DE LA
EMPRESA
Departamento de Administración
Área de Caja
Facturación de Mercancía.
Consiste en la emisión de la factura de acuerdo a la solicitud realizada
por el cliente. En esta se detalla las características y condiciones de la venta.
Normas para regular el Procedimiento de Ventas:
En ventas al contado, el vendedor no debe recibir el dinero del cliente.
Para tal efecto existe un área de caja.
Antes de realizar las ventas, el vendedor debe verificar y acatar las
políticas de descuentos que ofrece la empresa. Cualquier caso
especial, debe ser considerado por el jefe del departamento de ventas
o en sus efectos el Gerente General.
En caso de una venta a crédito:
- El vendedor debe examinar si el cliente posee línea de crédito.
Si la tiene, deberá verificar la situación de su límite de crédito.
- Si la venta se realiza a una persona jurídica, esta operación
debe hacerse con una orden de compra, firmada por un
empleado autorizado. Por el contrario, si el comprador es una
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persona natural y no posee orden de compra, la venta se
deberá efectuar directamente a la persona responsable del
pago de la misma.
- No se despachará mercancía a aquellos clientes con facturas
vencidas de acuerdo a las políticas establecidas por la
gerencia.
- En caso de una venta superior al monto estipulado por la junta
directiva, la misma debe ser aprobada por el jefe del
departamento de ventas o el gerente general.
Despacho de Mercancía.
Consiste en la entrega de la mercancía al cliente de acuerdo a lo
establecido en la factura de venta.
Normas para regular el Despacho de Mercancía:
La entrega de mercancía solo se hará con la respectiva factura de
venta, con la primera copia en caso de una venta a crédito o el original
por una venta al contado.
En caso de una venta al contado, la factura debe tener el sello y firma
de la sección de caja (cancelada).
El jefe de almacén es responsable de todas las salidas de mercancía
del almacén.
Al hacer efectiva la entrega, el jefe de almacén debe firmar y sellar la
factura en señal de la entrega conforme de la mercancía.
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Registro Contable:
Sirve para asentar en el sistema de contabilidad, todos los datos que se
generan en las transacciones financieras que afecten al inventario. Dichos
registros se deben hacer de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
Normas para regular el Registro Contable:
La factura de compra de mercancía antes de ser registrada en la
contabilidad debe estar procesada en el auxiliar.
El registro de la venta se realizará con la segunda copia de la factura
enviada por la sección de caja, en la relación de venta y cuadre de
caja diaria.
Para registrar las devoluciones, estas deben estar conformadas por
los jefes de almacén y ventas, y autorizadas por el Gerente General o
el presidente.
Departamento de Ventas
Rentabilidad de la venta (producto, zonas, vendedores).
Se debe determinar los productos que son más rentables, así como las
zonas donde el consumo de nuestros productos es mayor, con márgenes
más atractivos, con mayor puntualidad en el pago, con menos devoluciones.
También es interesante determinar que vendedores le significan una alta
rentabilidad a la empresa y quiénes no.
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Departamento de Recursos Humanos
Se deben evaluar los aspirantes a ingresar, tomando en cuenta
requisitos como: sexo, edad, experiencia y conocimientos. Es
importante resaltar la importancia de aplicar los procedimientos de
selección más efectivos con el propósito de reclutar aquellas personas
que tengan conocimientos firmes y completos de las diversas
actividades que interesan a la empresa y de esta manera satisfacer
las necesidades de la organización.
Sea cual fuese el método de reclutamiento, deberá estar exento de
falsas promesas que incite a los aspirantes a formarse ideas erróneas
de la organización o referentes al cargo. Todo lo contrario, los cargos
deben ofrecerse con descripción precisa del mismo y de las
condiciones de trabajo, así como los beneficios contractuales que
ofrece la empresa.
Los medios de reclutamiento de personal pueden ser: anuncios de
prensa, recomendaciones de los propios trabajadores, servicio de
consultores especializados o las ofertas espontáneas.
Los programas de inducción, están dirigidos al nuevo personal o
aquellos empleados que cambian de áreas o son promovidos en la
organización. Con respecto a esto, la empresa debe considerar lo
siguiente:
- Inducción general sobre a la empresa: Al nuevo ingreso se le
debe dar una breve historia de la compañía, explicar su
estructura organizativa y reglamento interno de trabajo y
seguridad ocupacional; así como los productos y servicios que
ofrece la empresa, normas generales sobre los horarios y
prestaciones sociales y/o convencionales a que tiene derecho
el trabajador.
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- Inducción y entrenamiento al puesto de trabajo: Al personal que
ingrese al departamento de almacén o aquellas áreas
relacionadas con su manejo (compras, ventas y contabilidad),
se le debe informar sobre las tareas que va ha realizar y las
responsabilidades que asume, es decir, explicarle como “debe
hacer su trabajo
Programas de Capacitación
Debe incorporarse al personal del almacén y a las personas
relacionadas con su manejo y administración, a cursos, charlas o talleres
referidos a organización y administración de almacenes, motivación y
autoestima, relaciones interpersonales y cualquier otro que estime
conveniente la gerencia.
Mientras mejores programas de entrenamiento y capacitación
promocione la empresa, más apto será el personal encargado del manejo y
administración del inventario, y por tanto se obtendrán resultados más
eficientes. Es necesario que la empresa promueva la idea de mejorar los
conocimientos, habilidades y destreza del personal hasta un nivel óptimo, de
manera que puedan desempeñar sus cargos con un máximo rendimiento,
productividad, seguridad y eficiencia.
Evaluación del personal
Una sana administración requiere que el personal sea continuamente
evaluado, para verificar y controlar si los procesos de selección,
entrenamiento y capacitación han sido satisfactorios. Asimismo, determinar
el grado de cumplimiento de las tareas por parte del trabajador y si estas se
ajustan a las políticas de la empresa.
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La evaluación del personal la llevará a cabo el jefe de departamento al
cual pertenece y cada jefe de departamento a su vez será evaluado por el
Gerente General. Además de servir de control, las evaluaciones se utilizarán
para conceder ascensos, premios y cualquier otro tipo de incentivos. Para las
evaluaciones, se utilizará los formatos que disponga el departamento de
personal y se deberán realizar, como mínimos, una vez al año.
Vacaciones obligatorias y rotación periódica interna del personal
Evitar dependencia en las tareas que realice una persona y la
creación de vicios en la aplicación de los procedimientos relacionados
con el manejo y administración de los inventarios de mercancía o de
cualquier otra actividad.
Es sano reconocer que cuando una persona ha permanecido mucho
tiempo en el mismo cargo, existe el riesgo de que ésta se convierta en
conformista o indiferente en el desempeño de sus responsabilidades
con el trabajo, o peor aún, crear condiciones con el fin de incumplir
con el sistema establecido para su propio beneficio.
Es importante asegurarse de que el personal que realice funciones de
alto riesgo tome sus vacaciones anualmente y que sus obligaciones,
en su ausencia, sean realizadas por otro empleado. Esto con el fin de
verificar las tareas que realiza o vicios que puedan existir en el
desempeño del cargo.
También hay que estar alerta con los trabajadores de la empresa que
tienen nexos familiares entre si y que realizan tareas complementarias
de procesamiento de una transacción, que podrían facilitar
manipulaciones en su beneficio. Un adecuado control interno debe
evitar esta situación.
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Departamento de Almacén
A continuación se presentan las áreas en las cuales se llevará a cabo
el control de este departamento:
Recepción de Mercancía.
Proceso mediante el cual se reciben las mercancías adquiridas por el
área de compras. Esta actividad se realiza en el almacén.
Normas para regular la Recepción de Mercancía:
La recepción de mercancía debe ser supervisada por el jefe de
almacén
Para la recepción de la mercancía es necesario que el proveedor
presente tanto la factura como la original de la orden de compra.
Toda factura y orden de compra debe estar firmada y sellada por el
jefe de almacén en señal de conformidad de la recepción.
Las mercancías devuelta por el cliente debe recibirse a través del
departamento de almacén. El responsable del almacén es quien dará
el visto bueno de la mercancía en cuanto a sus condiciones y
cantidad.
Almacenaje de Mercancía.
Consiste en la ubicación de la mercancía en los espacios físicos, que
para tal efecto haya dispuesto la empresa.
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Normas para regular el Almacenaje:
Se debe establecer un código de ubicación física a la mercancía.
La mercancía debe ser ubicada y ordenada de acuerdo a su nivel de
rotación para facilitar su búsqueda y despacho, así como el desarrollo
normal de las actividades en el almacén.
No se permite que personas ajenas al almacén realicen tareas de
almacenaje, al menos que este previamente autorizado por escrito por
el gerente general. El jefe de almacén y los almacenistas son los
únicos empleados que pueden tener acceso a la mercancía.
Se debe mantener el orden y limpieza en las áreas del almacén.
Departamento de Compras
Normas para regular las compras:
Las compras en el exterior deben ser coordinadas y aprobadas por la
presidencia de la compañía.
Toda compra realizada en el país debe estar soportada por una orden
de compra, la cual debe estar autorizada por un funcionario de nivel
adecuado.
El responsable de compras debe conocer la situación del mercado y
mantenerse bien informado en cuanto a las distintas fuentes de
suministro, ya que su principal función es la de colocar las ordenes de
compras para obtener los mejores resultados posible para la empresa.
El responsable de las compras, debe escoger a los proveedores de
acuerdo a los siguientes criterios: precios, condiciones de pago,
calidad del producto y tiempo de entrega.
Antes de realizar una compra de mercancía, se deben analizar
distintas cotizaciones, sugiriéndose un mínimo de tres.
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Las compras nacionales que excedan de un monto establecido por la
junta directiva, deben ser aprobadas por la gerencia general o en sus
efectos por la vicepresidencia.
El responsable de realizar las compras no puede tener la facultad de
decidir cuándo una mercancía es obsoleta o de poco movimiento.
La cantidad mínima que debe mantenerse en inventario en todo
momento debe ser determinada por anticipado por la administración, y
el jefe del almacén está en la obligación de ver que esas cantidades
mínimas se mantengan.
Los precios de las compras deben ser revisados periódicamente por el
presidente y gerente general, con vista a determinar que dichos
precios son los más ventajosos para la compañía.
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Conclusiones.
No existen en la empresa manuales de procedimientos ni manuales de
cargo.
Existen una gran cantidad de información acerca de las actividades,
tareas y responsabilidades que se llevan a cabo relacionadas con los
procesos en el Departamento de Almacén que no se llevan por escrito.
Es necesaria la existencia de controles básicos para llevar a cabo el
trabajo en un ambiente controlado, la presencia de debilidades relacionadas
con: a) la segregación y asignación de funciones y responsabilidades,
aplicación de los procedimientos administrativos y en especial para la toma
física del inventario, normas que regulen dichas funciones y procedimientos,
informalización de los mismos, políticas de evaluación, entrenamiento y
promoción del personal.
El personal realiza algunas tareas de forma empírica de acuerdo con
sus propias interpretaciones o conveniencias particulares, por lo que
ocasionar atrasos en la ejecución de las operaciones.
Han ocurrido daños a los equipos de computación y pérdida de
información vital para el funcionamiento de la organización.
Las funciones y los procedimientos involucrados en la administración y
manejo de mercancía deben estar altamente formalizados. Esta
formalización, debe contemplar las actividades y las responsabilidades
asignadas para cumplir dichas funciones, las normas que las regulan, los
procedimientos donde se identifique quien y donde se hacen las actividades,
así como deben realizarse las mismas.
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BIBLIOGRAFÍA
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