REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO

“SANTIAGO MARIÑO”

EXTENSIÓN – PUERTO ORDAZ

CATEDRA: GERENCIA INDUSTRIAL

CONTROL

Profesor: Ing. Alcides Cádiz. Autores:

B.r. Bravo Héctor. CI- 21.340.239

B.r. Alarcón Jorge. CI- 22.590.929

Tsu. Rondón Yumar. CI- 15.903.80

Puerto Ordaz, Agosto 2016.

INTRODUCCIÓN

En toda empresa es importante que se lleve a cabo una auditoria con el

objetivo de determinar que es lo que se esta haciendo realmente en los niveles

directivos, administrativos y operativos. La auditoria consiste en apoyar a los

miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades, para ello les

proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoria e información

concerniente a las actividades revisadas.

En el caso de la Empresa Calzado Fion, C.A. ha demostrado mucha

eficiencia a la hora de realizar sus estrategias de inversión, pues a lo largo de sus

53 años en el mercado se ha mantenido como líder en la fabricación de botas

industriales, y se ha ganado la confianza, de sus trabajadores, instituciones y

clientes. La estructura de este proyecto de investigación esta compuesta de la

siguiente manera:

Capitulo I, Describir la empresa y sus departamentos.

Capitulo II, Elaborar el diagrama de proceso de cada departamento.

Capitulo III, Identificar las políticas de Control de la empresa y de cada

departamento.

Capitulo IV, Explicar los modelos de auditorías empleado en cada

departamento, va a depender del departamento, pueden ser referente a la calidad,

presupuesto, seguridad y salud ocupacional u otro adaptado a su proceso

administrativo.

Capitulo V, Diseñar propuestas de control o mejoras a los existentes de la

empresa seleccionada y por último como puntos importantes las conclusiones, y

referencias bibliografías.

2

CAPITULO I

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA Y SUS DEPARTAMENTOS.

Razón Social

Calzado Fion, C.A.

Reseña Histórica

Calzado Fion se caracteriza por ser, en esencia, una compañía familiar

especializada en la fabricación de botas y zapatos de seguridad, nacida en Puerto

Ordaz en el año 1960. Calzado Fion, C.A, ha representado a lo largo de toda su

historia, un aliado fiel de la actividad industrial de la región, particularmente de la

explotación mineral, suministrando a todos esos hombres trabajadores y

perseverantes productos adecuados a sus exigencias.

La empresa inicia su actividad con la fabricación de las primeras botas del

sistema Good Year en Venezuela y en las cuales sigue siendo líder al igual que en

su línea de calzado de poliuretano, marcando pautas que le han permitido

ubicarse muy por delante de sus competidores. El haberse consolidado como

proveedores seguros y confiables, dispuestos de manera permanente a adecuarse

a las exigencias de sus usuarios, suministrando calzados de seguridad acorde con

la actividad industrial del momento, es la reafirmación de una de sus fortalezas

más sólidas.

3

En las ultimas décadas su experiencia y la calidad de cada calzado que idea

y produce, les ha permitido ubicarse como referencia importante del desarrollo de

esta joven, progresista y perseverante tierra, por ser sus principales clientes todas

las empresas que pertenecen al sector industrial de Puerto Ordaz, como lo son

Sidor, Ferrominera, Hidrobombas, entre otras.

Explicación del Organigrama de la Empresa Calzado Fion C.A

4

Análisis de la Estructura Organizativa

La empresa refleja una estructura constituida en un orden descendente y

está conformada en primer lugar por un Gerente General, quien tiene la mayor

autoridad. En segundo lugar, el Nivel Estratégico, quienes se encargan de las

políticas, planificación, control de gestión, liderazgo institucional y desarrollo

organizacional el mismo está integrado por la Gerencia de Producción Gerencia

de Administración y Finanzas y Gerencia de mercadeo y ventas. En tercer lugar,

se encuentra el llamado Nivel Táctico, el cual se encarga de la planificación,

dirección, coordinación y control de las unidades operativas.

El tipo de estructura organizacional que aplica en la empresa es el del

principio lineal-.funcional o principio de la especialización de funciones para cada

tarea, donde se separa, distingue, especializa y tiene forma vertical.

La empresa Calzado Fion, C.A., está estructurada de la siguiente manera

Gerencia General

Garantiza el desarrollo de los negocios e inversiones de la empresa

mediante la formulación de planes, políticas y estrategias generales, aprobadas

por la junta directiva y lineamientos de la Empresa Calzado Fion C.A., a fin de

mantener a la empresa en condiciones de competitividad y rentabilidad tanto a

nivel regional como nacional.

Contraloría Externa

Asesora y representa a las distintas unidades organizativas de la empresa

sobre los aspectos legales de sus transacciones, convenios y/o contrataciones, a

fin que se ajusten al ordenamiento jurídico vigente de acuerdo con las normativas

5

legales, normativas internas y las políticas establecidas por la junta directa.

Su objeto básico es evaluar la actividad financiera, administrativa, operativa y

de gestión a fin de garantizar el efectivo cumplimiento de las leyes, reglamentos,

decretos, resoluciones, políticas, y procedimientos de la empresa, así como velar

por la aplicación de las normas de control establecidas por la Superintendencia

Nacional de Auditoria Interna (SUNAI).

Gerencia de Producción

Tiene como misión garantizar que los compromisos de producción se

cumplan dentro de los parámetros óptimos de calidad, costos y oportunidad para

obtener la máxima rentabilidad posible.

Gerencia de Mercadeo y Ventas

Garantiza todo lo referente a la gestión de venta, comercialización y

distribución de los productos a los diferentes clientes que posee la empresa, así

como también, formular estrategias de ventas, en las mejores condiciones del

mercado en términos de calidad, cantidad y precios, a objeto de asegurar la venta

total de la producción, para el normal desenvolvimiento de sus operaciones; de

acuerdo al cumplimiento de las normativas legales y enmarcado dentro de la

estrategia de la empresa.

Gerencia de Administración y Finanzas

Su misión es planificar, dirigir y controlar las actividades relacionadas con la

emisión de información financiera, costos, registro de activos fijos de la empresa,

entre otros, a fin de garantizar la información oportuna para la toma de decisiones.

6

Asistente Administrativo

Revisar los planes tácticos elaborados por el gerente administrativo, con la

finalidad de darle apoyo al mismo con el fiel cumplimiento de las disposiciones

establecidas en la gerencia.

Departamento de MantenimientoSu misión es asegurar que la disponibilidad de los equipos, maquinarias y

edificaciones existentes en la empresa, se encuentren en óptimas condiciones de

operatividad, mediante la implantación de estrategias y la ejecución de programas

de mantenimiento preventivo y/o correctivo, para cumplir con los objetivos de la

gerencia y los niveles de producción previamente establecidos, de acuerdo a las

políticas y normas emanadas de las altas autoridades de la empresa.

7

CAPITULO II

DIAGRAMA DE PROCESO DE CADA DEPARTAMENTO

Es una forma gráfica de presentar las actividades involucradas en la

elaboración de un producto y/o servicio.

Gerencia de Producción

ORDENES DE PRODUCCION

COSTURA ALMACEN

MONTAJE

REFILADO

ACABADO

8

Departamento de Ventas

SOLICITUDES DE COTIZACIÓN

COTIZACIÓN SUPERVISOR

ORDEN DE COMPRA

ALMACEN

CLIENTES

9

Departamento de Compras

Departamento Solicitante Departamento de Compras Contraloría

Cumple Normas

Devuelve

Sello

Archivo

Requisición

Acepta Registro

Requisición

Cotiza Escoge

Gerente Compra

Devuelve

Comprador

Requisición acción

Requisición control

Requisición organizada

Pedido

Requisición autorizada

Revisa

Correcto

Autoriza

10

CAPITULO III

POLÍTICAS DE CONTROL DE LA EMPRESA CALZADO FION, C.A.

Políticas de Calidad

Calzado Fion, C.A., se compromete a segurar que el calzado de seguridad

fabricado y comercializado, cumpla con los requisitos específicos así como, la

calidad y oportunidad requerida; logrando así la mayor satisfacción de nuestros

clientes, con altos niveles de rentabilidad; apoyándonos en un personal altamente

calificado y concientizado hacia la calidad.

Todo ello mediante el mejoramiento continúo de la eficiencia de nuestro

sistema de gestión de la calidad.

Políticas de Seguridad

Calzado Fion, C.A., esta consiente de la importancia de promover la mejor de

las condiciones de trabajo, teniendo como intención identificar, evaluar, monitorear

y minimizar la exposición e incidencias del riesgo; sin dejar a un lado la promoción

y divulgación de actividades motivacionales para el bienestar de los empleados.

Conforme a nuestra naturaleza, misión y visión estamos comprometidos en lograr

los más altos estándares de seguridad.

Consecuente con ello nos orientamos a la creación de un ambiente de

trabajo seguro y saludable.

11

Cumplir con la legislación y regulaciones aplicables y cuando surjan

circunstancias no contempladas en ella, adoptar y aplicar los estándares

propio

Contribuir al desarrollo de políticas legislación y regulaciones significativas en

el área de seguridad y salud ocupacional.

Crear actitudes y hábitos en cada uno de los miembros de nuestro personal,

para un trabajo seguro, libre de daños.

Alentar a nuestro personal a la búsqueda y logro progresivo de mejoras en su

salud y seguridad, tanto en el trabajo como fuera de el.

Buscar continuamente mejoras en las condiciones de seguridad y salud en

todas nuestras ocupaciones, incorporando en ellas técnicas gerenciales

actualizadas y pertinentes avances tecnológicos.

Establecer y conservar un sistema gerencial de riesgos con la intención de

identificar, evaluar, monitorear y minimizar la exposición e incidencia del

riesgo.

Gerencia de Producción

Administran la línea de producción de acuerdo con el procedimiento de la

planta.

Asegurarse que las necesidades de personal se cumplan y los empleados

trabajen para cumplir los objetivos de la compañía.

Los supervisores aseguran que el área de trabajo esté limpia y segura;

coordinan los procesos, puesta en marcha y el cambio de la producción y

llevan a cabo reuniones para los respectivos turnos de cada empleado.

12

Departamento de Ventas

Mantener una buena relación laboral y social cliente-empresa.

Consigue vender los objetivos de ventas planteados para que la empresa

consiga una rentabilidad, atendiendo y fidelizando a los clientes.

Preparar horarios de trabajo, y supervisar los inventarios y las ventas

realizadas.

Promocionar las ventas y le brindar a los clientes una calidad bienvenida,

para promover las buenas relaciones públicas.

Departamento de Compras

Comprar los materiales para los propósitos buscado.

Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.

Asegurar la cantidad de materiales indispensables.

Procurar materiales al precio mas bajo posible, compatible con la calidad y el

servicio requerido.

Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.

Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que

impida la entrega de un proveedor.

Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones

monetarias, inflación o escasez.

13

CAPITULO IV

EXPLICAR LOS MODELOS DE AUDITORÍAS EMPLEADO EN CADA DEPARTAMENTO, VA A DEPENDER DEL DEPARTAMENTO, PUEDEN SER REFERENTE A LA CALIDAD, PRESUPUESTO, SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL U OTRO ADAPTADO A SU PROCESO ADMINISTRATIVO.

Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros

contables, dedicándose a observar si los mismos eran exactos. Por lo tanto esta

era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las pruebas de lo acontecido y las

respectivas referencias de los registros. Con el tiempo, el campo de acción de la

auditoria ha continuado extendiéndose; no obstante son muchos los que todavía la

juzgan como portadora exclusiva de aquel objeto remoto, o sea, observar la

veracidad y exactitud de los registros.

Auditoria Externa 

La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de

información de una organización y emite una opinión independiente sobre los

mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su

sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez

ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado

el término Auditoría Externa a Auditoría de Estados Financieros, lo cual como se

observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditoría Externa

del Sistema de Información Tributario, Auditoría Externa del Sistema de

Información Administrativo, Auditoría Externa del Sistema de Información

Automático etc.

14

Auditoría Interna

  Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor

interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones

y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y

procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y

eficaz. Cuando la auditoría está dirigida por Contadores Públicos profesionales

independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una

ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses

de los accionistas, los acreedores y el Público. La imparcialidad

e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto

que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración,

y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser

cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor

no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza

del Público.

Diferencias entre auditoria interna y externa:

Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría

Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:

En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa,

mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.

En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la

empresa; en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina

generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.

La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su

vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad

legal de dar Fe Pública.

15

Gerencia de Producción

Este enfoque se centra en observar los recursos disponibles (equipamientos

y mano de obra) y la manera en que son manejados incluyendo el

aprovechamiento de los recursos y el manejo de los costos de producción.

Diseño e infraestructura

Observación del diseño de la planta y el flujo de producción

Observación e inspección de los equipos y materiales al interior del área de

proceso.

Estudio de los procesos productivos

Observación de las actividades de producción;

Observación del manejo de los recursos disponibles;

Revisión de la planificación de la producción

Confirmación de la existencia de programas de producción;

Confirmación de la idoneidad de los programas de producción;

Confirmación de la planificación adecuada de recursos humanos y logísticos;

Confirmación de coordinación con otros departamentos (mantenimiento,

calidad, etc.)

Verificación de la logística aplicada al proceso productivo

Verificación de la existencia de controles aplicados a la logística del proceso

productivo

Confirmación del manejo óptimo de la logística del proceso productivo

Confirmación de la dotación adecuada de personal para cada etapa del

proceso

Revisión del flujo de proceso.

16

Control de los tiempos aplicados vs. flujo de producto que ingresa

Verificación de los controles de eficiencia en el proceso productivo

Comprobación de la efectividad del diseño de la producción

Verificación del control de tiempo de proceso

Análisis Personal operativo

Evaluación de la capacidad del personal operativo para ejecución de

actividades encomendadas

Confirmación de los programas de entrenamiento para el personal

operacional

Comprobación de la capacidad del personal operativo, para detectar

desviaciones de calidad durante el proceso

Verificación del control de rendimientos 

Análisis del producto ingresado vs. los rendimientos de producto terminado

Análisis del rendimiento por hora y por turno

Análisis de rendimientos por tipo de producto procesado

Departamento de Ventas

La auditoria operacional de Ventas, tiene como objetivo examinar ciertos

aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que

comprenden el concepto y alcance de la operación de ventas, con el propósito de

detectar problemas o deficiencias en los controles operativos existentes o en la

realización misma de las operaciones de cuya solución puedan surgir

disminuciones de costos y/o aumento de la eficiencia operativa.

Objetivo

17

Realizar una verificación, evaluación y promover el cumplimiento y apego al

correcto funcionamiento de las fases del proceso de ventas. Además de

proporcional un análisis, recomendaciones, e información concerniente a las

actividades revisadas.

El auditor requiere una preparación adicional y practica en las operaciones

que van a revisar; y en consecuencia, en este caso deberá contar con

experiencias y conocimientos específicos de ventas.

A auditoria operacional de ventas tiene el objetivo de examinar ciertos

aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que

comprenden el concepto y alcance de la operación de ventas, con el

propósito de detectar problemas o deficiencias en los controles operativos

existentes o en la realización misma de las operaciones de cuya solución

puedan surgir disminuciones de costos y/o aumentos de la eficiencia

operativa.

Departamento de Compras

El departamento de compras en la mayoría de las organizaciones es vital

porque representa un gran porcentaje del total de gastos de toda la organización y

porque mantiene a esta última suministrada con los bienes y servicios que

necesita para operar. El costo de las ineficiencias y/o procesos fallidos puede ser

muy alto, ya que impactará a toda la organización. Además, la función de las

compras puede ser especialmente vulnerable a fraudes, ya que implica gastos en

efectivo. Las auditorías operacionales del departamento de compras pueden

ayudar a eliminar los desperdicios, la ineficiencia y el fraude, lo que añade valor a

los resultados de la organización.

18

CAPITULO V

DISEÑAR PROPUESTAS DE CONTROL O MEJORAS A LOS EXISTENTES DE LA EMPRESA SELECCIONADA.

Aplicar la norma ISO 9001:2008 ya que esta norma habla de los requisitos

que deben cumplir los sistemas de calidad, en el caso de Calzado Fion, C.A.,

que es una empresa manufacturera debe manejar esta norma en la

aplicación de sus productos.

Establecer los métodos para medir la eficiencia y eficacia de cada proceso.

Determinar y proporcionar los recursos necesarios para lograr los objetivos de

calidad.

Capacitar al personal de la empresa para que estén calificado para realizar

satisfactoriamente su trabajo.

Realizar auditoria de control interno basada en la gerencia estratégica ahora

detectar las fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas, de modo

que permitan reformular los objetivos y metas, así como las estrategias

tácticas necesarias para potenciar y aprovechar los recursos y fortalezas y

eliminar las amenazas y debilidades respectivamente.

19

CONCLUSIONES

La auditoria operacional de Ventas, tiene como objetivo examinar ciertos

aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que

comprenden el concepto y alcance de la operación de ventas, con el propósito de

detectar problemas o deficiencias en los controles operativos existentes o en la

realización misma de las operaciones de cuya solución puedan surgir

disminuciones de costos y/o aumento de la eficiencia operativa.

Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor

interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones

y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y

procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y

eficaz

La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de

información de una organización y emite una opinión independiente sobre los

mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluación de su

sistema de información financiero en forma independiente para otorgarle validez

ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado

el término Auditoría Externa a Auditoría de Estados Financieros

20

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Manual de Inducción de Calzado Fion C.A

Manual de Descripciones de Cargo de Calzado Fion C.A

Referencias ElectrónicasNorma ISO 9001:2008

http://www.umc.edu.ve/umcpro/cgco/joomdocs/NormasISO/ISO_9001%28ES%29_CERT_2008_final.pdf

www.wikipedia.com

21