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Prorrateo
2013
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ÍNDICE
Prorrateo 1. Objetivo ...........................................................................................................................................2
2. Problemática ..................................................................................................................................2
3. Actualidad .......................................................................................................................................3
3.1. Proceso ...................................................................................................................................5
3.2. Procedimiento ........................................................................................................................5
3.3. Casos de Prorrateo por Departamento ..............................................................................6
3.3.1. Ejemplos por Categoría ................................................................................................6
4. Propuesta de Solución ..................................................................................................................6
4.1. Prorrateo En Tiempo .............................................................................................................6
4.1.1. Revalorización de Servicios .........................................................................................8
4.1.2. Responsable...................................................................................................................9
4.2. Prorrateo Extemporáneo ......................................................................................................9
4.3. Políticas ................................................................................................................................ 10
5. Proceso en Sistema (SAP) ....................................................................................................... 10
5.1. Prorrateo-Revalorización ................................................................................................... 10
5.2. Búsqueda de Revalorización en SAP ............................................................................. 18
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MANUAL DE PRORRATEO
Prorrateo de Costos-Gastos es la acción de dividir los costos que impactan a una o
varias partidas clasificando las afectaciones en los distintos tipos existentes. El
proceso se realiza después de tener una entrada de ésta mercancía a un almacén y
se le realizó un servicio, el cual tiene que afectar las partidas correspondientes.
Cuando el proceso esté dentro de Tiempo significa que se cuenta con la mercancía
dentro del inventario generando un stock.
Al tener costos estimados, compras podrá dar la aceptación o rechazo de una partida
y el cambio de comisiones cuando sea necesario. Los gastos reales nos ayudarán a
hacer la afectación por partida o pedido cuando ya se conoce la información real con
el o los proveedores involucrados.
El tener el porcentaje de utilidad nos ayudará a visualizar los estimados y costos para
la comparativa y nos ayudará a conocer mejor los márgenes de utilidad que tenemos
de cada partida, observando el estimado y el real.
El Prorrateo puede suceder en diferentes etapas del pedido, clasificando esta en dos:
En Tiempo (Cuando el o los artículos se encuentran dentro del inventario)
Extemporáneos (Después de que ya se realizó una salida del inventario y fue
capturado en el sistema (Entrega))
1. Objetivo Teniendo como finalidad conocer la utilidad estimada y real de una partida, los gastos estimados y reales que lo integran (Flete, Decorado, Importación, Producto-Garantía); así como la obtención de datos para la toma de decisiones en diferentes partes del proceso.
2. Problemática La principal problemática de no conocer cuáles son los costos reales de un pedido es
que no se pueden tomar las decisiones adecuadas con información irreal de cada
partida o pedido.
En muchas ocasiones, los gastos de un pedido no se registraban adecuadamente en la partida que correspondía y los márgenes contenían resultados en datos no reales.
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3. Actualidad El proceso que se sigue actualmente para cualquiera de los servicios, es el siguiente:
Facturación de Servicio
Departamento Administración
Fase
Solicitud de Servicio
Servicio Factura Servicio
Revisión de Stock
Agregar Monto a Tabla
Revalorización
No
Si
Agregar Factura de Servicio afectando cuentas Catálogo
Afectar TablaFacturación de
Servicio
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Los siguientes flujos muestran las dos actividades que se derivan del proceso de
facturación visto en el flujo anterior. Cada una pertenece a un proceso por los que se
siguen, donde vemos que el área de Administración realiza todo el proceso.
Revalorización
Administración
Fase
Solicitud de Revalorización
Buscar Artículo
Monto a Aplicar
Cantidad de Piezas
Monto / Cantidad
Modificar Precio
Agregar Motivo (Catálogo)
Seleccionar Cuenta Contable a Afectar
Confirmar Dimensiones
Crear Factura de Servicio
Revalorización
Afectación a Tabla
Compras Administración
Fase
Solicitud de Afectación a Tabla
Proporcionar Pedido a
AdministraciónCrear ID en Tabla
Seleccionar Cliente
Buscar Número de factura del Cliente
SAP
Seleccionar Artículo a Afectar
Importe Factura
Clasificar la Afectación
Seleccionar Número de Proveedor
Seleccionar Número de Factura de
Proveedor SAP
Folio IDColocar ID en la Factura de SAP
Afectación a Tabla
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Propuesta de Solución
3.1. Proceso
En la siguiente imagen se muestra la parte del flujo de un pedido donde se puede realizar el prorrateo, específicamente después de la Entrada de Mercancía pero antes de la Entrega al Cliente, donde se puede dar un gasto extra ya sea de Decorado, Importación, Distribución y Almacenaje.
3.2. Procedimiento
Actividad Explicación
Realizar cálculo de Costo Extra por pieza
El cálculo se realiza con el monto total y la o las partida de uno o varios pedidos
Realizar Revalorización Se realiza la revalorización de mercancía a los artículos a los cuales les aumentamos el costo calculado
Escribir número de revalorización a Factura
Una vez que la persona cuenta con la Factura de la mercancía, se deberá escribir en ella la revalorización realizada
Afectación de Cuentas contables
El área de Costos debe realizar las afectaciones contables necesarias, en el caso en que no coincida el monto de revalorización con factura realizar la afectación a la cuenta por diferencias
Escribir número de Factura a la revalorización
Escribir el número de factura realizada a la revalorización correspondiente, para tener ligados éstos documentos
Flujo Operaciones
Logística ProducciónCompras Almacén Distribución Administración
Fase
MRS1L01: Importación
Orden de Compra
Entrada
Flete DecoradoMRS1L01:
Importación
Entrega Facturación
Proceso Operativo
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3.3. Casos de Prorrateo por Departamento
Decorados: Decorado de Mercancía
Distribución: Almacenamiento, Flete, Seguro, Empaque y Embalaje y Compra de Material Extra
Importación: Servicios
3.3.1. Ejemplos por Categoría Decorados: Decorado de una taza.
Distribución:
Almacenamiento. Almacenaje del programa con un Operador Logístico
Flete. Traslado de mercancía de una sucursal Adventa a otra. Distribución de PMR a diferentes destinos
Seguro. Seguro de protección en mercancías de montos elevados
Empaque y Embalaje. Embalaje con Película termoencogible
Compra de Material Extra. Material especial para realizar el traslado.
Importación:
Servicios. Maniobras, cargas, descargas, desconsolidación, transporte, almacenaje, demoras, etc.
4. Propuesta de Solución
4.1. Prorrateo En Tiempo
Cuando el proceso esté dentro de Tiempo, es decir que se cuenta con la mercancía
dentro del inventario generando un stock, se realizará el siguiente proceso:
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Revaloración en Tiempo
Área que genera un Costo Proveedor AdministraciónFa
se
Solicitud de Costo
Revalorización
Pedir Factura a Proveedor
Entregar Factura al área de contacto
Escribir Número de Revalorización en Factura y Firma
Gasto Ingresado
Revisar Número(s) Revalorización(es) o
Guía
Datos Iguales
Pago de Factura
Si
No
Revalorización
Firma Autorización de Gerente
Producto en stock
Si
No
Afectar cuenta de Variación por
diferencia
Escribir Segundo Número de
Revalorización en Factura
Entregar Factura a Administración
Datos Iguales
No
Si
Afectar cuenta como
Revalorización
DEBE: Es muy importante escribir el número de revalorización que fue realizada al
pedido en la factura a entregar, en caso de haber realizado 2 revalorizaciones escribir
los dos números.
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4.1.1. Revalorización de Servicios Para la revalorización de servicios se realizará el mismo proceso que con artículos,
pues se darán de alta como artículos pero con la especificación de que no es un
artículo de compras.
Revalorización de Servicios
Comercial Almacén AdministraciónÁrea que generó Gasto
Fase
Solicitud de Servicios
Ingresar Pedido por Servicio
Se ingresa a Almacén 0.01
Recepción de Factura y Validación
Revalorización
Alta Servicio Adpro, No artículo de
Compra SAP
Escribir Número de Revalorización en Factura y Firma
Gasto Ingresado
Revisar Número(s) Revalorización(es) o
Guía
Datos Iguales
Pago de Factura
Si
No
Revalorización
Firma Autorización de Gerente
En tiempo
Si
No
Afectar cuenta de Variación por
diferencia
Escribir Segundo Número de
Revalorización en Factura
Entregar Factura a Administración
Fue en tiempoNo
Si
Afectar cuenta como
Revalorización
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4.1.2. Responsable Es importante señalar que este subproceso lo va a realizar el área responsable del
costo que se está implicando a la mercancía. Las áreas que pueden realizar la
revalorización son:
Producción (Decorado)
Logística (Almacén, Distribución o Importación)
JAS
DEBE: La revalorización tendrá que realizarse cuando ya se tenga el costo final de la
mercancía pero antes de que el pedido tenga una salida de inventario (Entrega de
mercancía). Aunque todavía no se cuente con la factura que avale este costo.
4.2. Prorrateo Extemporáneo
En el caso en que el estatus del pedido ya tenga una Entrega (Salida del inventario) y
no se cuente con la mercancía en el stock, se deberá realizar el proceso de prorrateo
de la siguiente manera, dependiendo el área en donde se presente el caso:
Decorado Con el nuevo proceso de revalorización, por la parte de decorados ya no debe
suceder, ya que se debe de hacer en tiempo todas las revalorizaciones de cada
uno de los pedidos.
Importación
o Asia- San Diego
Estos casos se pueden presentar cuando se realice importación de Asia y
pase por San Diego, ya que se muestran gastos intermediarios que no se
encuentran revalorizados antes de la entrega de mercancía. En estos casos
se tendrá que realizar una revalorización con los montos estimados que se
tengan antes de la entrega. Se permitirá realizar 4 revalorizaciones de este
tipo por mes. El área de Administración por su parte, realizará un ajuste en
las cuentas designada a estas transacciones.
o Publigraphics
En el caso en que Publigraphics se hace responsable de la importación, se
realizará también una revalorización estimada y puede que existan cambios
en los montos.
Flete
o No deberán existir fletes con gastos extemporáneos, todo flete deberá
revalorizarse con el monto que se acordó con la compañía fletera.
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4.3. Políticas
Toda revalorización deberá coincidir con la factura que otorga el proveedor, de
no ser así, deberá existir una autorización por parte del líder del área y deberá
existir una justificación para esta situación; además estas diferencias serán
controladas y coordinadas por el área de administración, afectando cuentas
adicionales.
Sólo se podrá revalorizar cuando se tenga stock en el almacén.
5. Proceso en Sistema (SAP)
5.1. Prorrateo-Revalorización
Cuando el área que solicitó un servicio tiene conocimiento del monto total, se ejecutará el cálculo del monto que se va a añadir a cada partida (Revalorización) siguiendo el siguiente proceso:
1. Abrir Orden de Venta donde se encuentra la(s) partida(s). Hacer clic en la flecha marcada enseguida, para abrir los Datos maestros de artículo.
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2. Elegir la pestaña de “Datos de inventario”, donde tenemos que revisar en qué almacén se encuentra la mercancía. En este ejemplo la mercancía se encuentra en el almacén de “Mercancía de Línea”
3. Abrir la aplicación llamada “Prorrateo” desde el menú de Adventa
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4. Se desplegará la siguiente ventana, donde primero se elegirá el motivo del costo extra al hacer clic en el triángulo marcado en la imagen.
5. Si elegimos la opción de “Flete”, se desplegará un espacio donde se debe llenar el número de guía que tenemos asignado al traslado
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6. Conforme al almacén que revisamos en la Orden de Venta, en donde se encuentra el stock de la mercancía, tenemos que elegir el mismo en la aplicación del Prorrateo.
7. En el campo de “Monto de Factura”, escribir el monto total del servicio antes de IVA
Nota: El monto se deberá ingresar en el mismo tipo de cambio que se está manejando en el Pedido.
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8. Para realizar la afectación de uno/varios Pedidos, hacer clic en “Agregar”. En el recuadro escribimos el número de Pedido y hacemos clic en “Aceptar”.
Nota: Si el servicio incluye partidas de diferentes pedidos, se agregarán todos los pedidos necesarios de la misma manera.
9. Después de elegir el o los pedidos relacionados al servicio, haremos clic en “Calcular Prorrateo”
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10. En caso de que el monto solamente afecte a una partida del pedido, se deberán borrar las partidas que no pertenecen a la afectación. Hacer clic en el triángulo mostrado en la imagen con el círculo marcado para elegir la línea y dar clic en “Borrar Línea(s)”
11. Una vez que estemos seguros de que se encuentran las partidas a afectar ya sean de uno o varios pedidos, se podrá hacer clic en “Enviar a SAP”. Esto significa que SAP realizará la Revalorización automáticamente.
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12. Se desplegará una pregunta para confirmar que estamos seguros de la información que estamos ingresando. Hacer clic en “Si” cuando estemos seguros de realizar la afectación.
13. El sistema manda al SAP la revalorización y nos mostrará en un mensaje el número creado
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14. El número de revalorización se muestra junto con los datos que utilizamos, si es necesario realizar otra revalorización, hacer clic en “Nuevo Cálculo”
NOTA: Para que la persona que generó la revalorización tenga el control de cuál es el número creado, deberá llevar un archivo impreso (Pedido, Correo) o digital (Excel) donde puedan buscar el número en forma práctica cuando llegue la factura.
NOTA: Es muy importante señalar que el número de revalorizaciones depende del lugar donde se encuentre el stock de la mercancía. En el caso donde se tiene en diferentes almacenes, se tienen dos opciones
1. Realizar el traspaso de la mercancía a un almacén y calcular la revalorización conforme al almacén donde se reunió el stock.
2. Realizar las revalorizaciones necesarias cuando el stock de la mercancía se encuentre en diferentes almacenes.
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La revalorización creada se verá de la siguiente manera, donde en la parte señalada se mostrarán los campos que provienen de la aplicación del Prorrateo
5.2. Búsqueda de Revalorización en SAP
1. Abrir los “Datos maestros de Artículo” del artículo al que le realizamos la revalorización
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2. Hacer Clic derecho en el círculo marcado en la siguiente imagen y seleccionar “Lista de registros contables de inventario”
3. La o las revalorizaciones realizadas al producto se mostrarán en la Lista con la abreviación “RI”, para abrir el documento hacemos clic en la flecha amarilla que se encuentra alado del número del documento.