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CentrosdecostosyProrrateo

CentrosdecostosUn  centro  de  costo  es  la  unidad mínima  de  recopilación  de  gastos.  El  registro  se  organiza  con  la  correcta definición de  las cuentas y  los centros de costo a utilizar, atendiendo al uso que  reciben  los  recursos  según diferentes factores. Por ejemplo, gastos de dirección, de comercialización, de tiendas, etcétera.  

También  se  ocupan  cuando  se desee  controlar  las  fases más detalladas de  los procesos. Al  final,  todos  los centros de costo se acumulan para dar lugar al costo total.  

 

La conformación de sus centros de costo permitirán un control más preciso y a detalle de sus gastos, por lo que podrá acceder a información especifica con mayor rapidez y exactitud. 

Una vez registrados sus centros de costo, podrá prdeterminar las proporciones para dividir sus gastos de forma muy  sencilla,  y  realizar  la  captura de  los  gastos desdes  el módulo  recepciones,  a  través de  la mecánica de Gastos múltiples. 

  En el caso de manejar puntos de venta, cada tienda se identificará como uncentro de costo independiente, por lo tanto los gastos deberán capturarse por centro de costo.    

Oficina Central 

Oficina regional 

Depto. Producción 

Mantenimiento

Ventas 

Bodega

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Configuración

Catálogodecuentasconcentrosdecostos

En su catálogo de cuentas registre sus gastos de forma general.  

 

Observe que no se están  registrando gastos de administración, gastos de almacén, gastos de ventas, etc. Se registran de manera  general  y posteriormente,  en  la parte operativa  se  realiza  la  aplicación por Centro de costo.  

Ahora es necesario que registre cada uno de sus centros de costo en el sistema. 

 

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CatálogodeCentrosdecostos

1. Vaya al módulo Datos Generales. 

2. Del menú Datos Generales, elija el comando Catálogos y seleccione la opción Centros de costos. 

 

Esto despliega la ventana Catálogos donde va a registrar cada uno de sus centros de costos. 

3. Oprima el botón Cambiar y registre en  la columna C. de Costo, un número para su centro de costo y en  la columna Descripción registre el nombre.  

 

4. En  la columna Tipo del área de Parámetros prorrateo,  indique si cada uno de  los centros de costos van a prorratear o no sus gastos. Los valores son: 

 

 

Para este ejemplo se va a  indicar que  los gastos generales se prorrateen entre todos  los centros de costo, es decir, identifica quien gasta y quién pagará.   

1  SI se prorratean sus gastos 

0  NO se prorratean sus gastos 

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También  se  requiere  indicar  las  proporciones  en  que  se  prorratearán  los  gastos  en  cada  centro  de  costo, pudiendo  utilizar  hasta  4  Factores  o  criterios  que  usted  puede  considerarlos  según  sus  necesidades  y  que Proscai llamó Ventas, Inventarios, Distancia y Antigüedad. 

En este ejemplo utilizaremos: la primera columna para el factor de servicios: fijos y variables (renta, luz, agua). 

Quedando las proporciones de la siguiente forma: 

  

Algunas empresas que lo requieran podrán asignar el nivel en el que desee se genere el prorrateo. 

5. Oprima OK para que se guarde y cierre la ventana. 

6. Vaya al módulo de Bancos y busque las cuentas de los gastos específicos. 

Indique  la columna del factor que va a considerar y el porcentaje del gasto, para este ejemplo se está  indicando que el gasto de la renta, se prorratee al 100% en base al factor de la columna Ventas.     

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Manejodecentrosdecostoyprorrateo

1. Genere el pasivo de la renta, desde la opción de GASTOS MÚLTIPLES del módulo Recepciones.  

El gasto se está registrando al Centro de costo 0 que representa los gastos generales. 

Le avisa de la póliza que generó. 

 

2. Oprima OK. 

3. Busque la póliza que generó y valide que se encuentre aplicada. 

 

   

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4. Revise  la  cuenta del gasto. En el  centro de  costos 0  se encuentra el  cargo  completo de  la  renta  (100,000 pesos).  

 

En caso de los demás centros de costo, no aparece ninguna información, 

 

    

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5. Del módulo de contabilidad, corra la rutina Prorrateo de Gastos. 

 

6. Indique que se trata de Prorrateo de gastos y registre el rango de fechas. 

  Se recomienda correr la rutina de prorrateo de forma mensual para que cubra todos los gastos registrados en el mes. 

7. Indique el mes de acuerdo a su contabilidad.  

 

    

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8. Vuelvo a revisar en bancos la cuenta del gasto en los diferentes centros de costos. 

 Aquí podrá ver que el gasto está cargado y el prorrateo aparece como consulta, con base a las proporciones y porcentajes que asignó.  

    

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Para el siguiente ejemplo se van a variar las proporciones de otro conjunto de gastos.  Los  gastos  no  serán  prorrateados  entre  todos  los  centros  de  costo,  y  además  aplicarán  diferentes  proporciones.  Y  se utilizará la columna de Inventario para registrar este factor. 

  El gasto del teléfono será prorrateado al 100 %. 

    

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Registre el gasto a través de la mecánica de gastos múltiples, al centro de costos 0. 

 Corra la rutina, y observe que se asigna el total del cargo al centro 0.  

     

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Se prorratea de acuerdo a las proporciones asignadas a cada centro de costo. 

  

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ProrrateoconnivelesPara este ejemplo se configuraron los centros de la siguiente manera:  

1. Bajo el concepto de Asesoría Contable, cuenta 6101006 (marcado con 1 y pintado como verde) que gastará el CC 1 Administración, éste será pagado por los centros de costos 2 Ventas, 3 Producción y 4 Bodega. 

 

2. También estamos indicando que bajo el concepto de Pasajes y correos, cuenta 6101009 (marcado como 2 y pintado de naranja) que gasta el CC 4 Bodega, se prorrateará entre los centros 2 Ventas y 3 Producción. 

3. Ahora indique el porcentaje de prorrateo en las cuentas seleccionadas. 

   

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4. Genere los pasivos correspondientes, recuerde que desde la opción de Gastos múltiples. 

 

5. Si lo desea, revise las cuentas. 

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6. Corra le rutina indicando que sea prorrateo de gastos y registra el rango de fechas. 

 

7. Conteste que si a los mensaje que le envía el sistema 

8. Indique el mes para generar la póliza. 

  Por el momento aparecerá la ventana Resumen de cambios, donde podrá validar los datos de los procesos del sistema. 

       

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9. Revise nuevamente las cuentas para validar que se generaron los prorrateos. 

 El ejercicio de prorrateo podrá verlo directamente en  la ventana de Mayor C.C. o a  través del menú Reportes, opción Acumulados y CC, elegir la opción CC Anual prorrateado. Genera una página por centro de costo. 

  NOTA: Es importante señalar que el prorrateo que hace el sistema es para efectos de análisis, es un prorrateo virtual que NO rehace la póliza generada.