C O N T E N I D O

C O N T E N I D O

1. Propsito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Polticas

6. Diagrama de bloque del procedimiento

7. Glosario

8. Anexos

Formato Programa de Auditoras Internas de Calidad

Formato Plan de Auditora

Formato Lista de Verificacin

Formato Lista de Verificacin para la Alta Direccin

Formato Reporte de Auditora

Formato Lista de Asistencia de Apertura o Cierre de Auditora

Formato Informe Final de Auditora

Formato Evaluacin de Auditores

Formato Relacin del Equipo Auditor

1. Propsito

Establecer la metodologa y los lineamientos a seguir para la planeacin y ejecucin de las Auditoras Internas al Sistema de Gestin de la Calidad (SGC).

2. Alcance

Aplica a las reas y los procesos que forman parte del Sistema de Gestin de la Calidad, especificados en el apartado II del Manual de la Calidad.

3. Responsabilidad y Autoridad

Responsabilidad

1. El Representante de la Alta Direccin es responsable de aprobar el Programa de Auditoras al SGC; gestionar los recursos para la realizacin de la Auditora; designar al equipo auditor.

2. La Direccin de Organizacin y Desarrollo Administrativo es responsable de dar seguimiento a las acciones derivadas del Informe final de Auditora a travs del Sistema de Servicio No Conforme, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas.

3. La Direccin de Organizacin y Desarrollo Administrativo es responsable de mantener la competencia de los auditores con base en el anlisis de los resultados de las evaluaciones a los auditores.

4. La Alta Direccin es responsable de otorgar los recursos necesarios para llevar a cabo la Auditora.

5. La Direccin de Organizacin y Desarrollo Administrativo conjuntamente con el Equipo de Auditores Lderes planifican el programa de auditoras internas de calidad.

6. La Direccin de Organizacin y Desarrollo Administrativo conjuntamente con el Equipo de Auditores Lderes seleccionan al equipo auditor y, en su caso, a los Expertos Tcnicos.

7. El Auditor lder es responsable de elaborar, coordinar y ejecutar el Plan de Auditora, y entregar el Informe final de la misma al Representante de la Alta Direccin.

8. La Direccin de Organizacin y Desarrollo Administrativo es responsable de notificar el plan de auditora al auditado.

9. El Equipo auditor es responsable de conocer los documentos relacionados con el rea o proceso a auditar; elaborar la documentacin de la auditora y entregar el reporte de auditora al auditado y al Auditor lder.

10. El auditado es responsable de proporcionar toda la informacin que le soliciten los auditores durante la auditora.

11. El comit de seguimiento y mantenimiento del SGC de los espacios y/o dependencias tiene la responsabilidad de capturar en el Sistema de Servicio no conforme, Acciones Correctivas y Acciones preventivas las no conformidades y observaciones en un plazo de 10 das naturales e informar a la Direccin de Organizacin y Desarrollo Administrativo para dar seguimiento a las acciones correspondientes.

Autoridad

1. El Representante de la Alta Direccin tiene la autoridad para modificar el programa de auditora.

2. El Auditor Lder tiene la autoridad para determinar el grado de conformidad del hallazgo encontrado durante la auditora en caso de existir una controversia.

3. El Auditor Lder tiene la autoridad de aplazar y/o suspender la auditora in situ en caso de no encontrar las condiciones para el desarrollo de la misma.

4. El Auditor lder tiene la autoridad de solicitar la informacin necesaria para la preparacin de la documentacin al auditado previo a la auditora in situ.

5. El Equipo auditor tiene la autoridad para realizar reunin de apertura y reunin de cierre en el sitio.

4. Normatividad Aplicable

Norma ISO 9000:2000.

Norma ISO 9001:2000.

Norma ISO 19011:2002.

Norma ISO/IEC 17025:2005 en el caso de Laboratorios.

5. Polticas

1. Las Auditoras debern programarse con base en la importancia de los procesos, los resultados de Auditoras previas, los recursos de que dispone la Universidad y las quejas de los usuarios o a solicitud expresa de los mismos.

2. El experto tcnico ser reclutado en caso de que alguna competencia necesaria para la Auditora no sea cubierta por los auditores disponibles.

3. En caso de auditoras a los laboratorios de la UAEM, los expertos tcnicos debern contar con la experiencia en los mtodos de ensayos a evaluar o bien demostrar que han participado como expertos tcnicos en la elaboracin de las listas de verificacin.

4. En caso necesario, el auditor lder deber llevar a cabo reuniones con los auditores para aclarar dudas o situaciones que puedan afectar el desarrollo de la Auditora o, en su caso, para evaluar el desempeo del Plan de Auditora.

5. En la realizacin de la auditora interna se deber dar seguimiento a los resultados de auditoras previas.

6. En caso de que una no conformidad no sea aceptada por los auditados, stos debern presentar las evidencias de su justificacin, una vez evaluada la evidencia objetiva se determinar si la no conformidad se elimina del reporte de auditora.

7. El Representante de la Alta Direccin deber informar sin demora a la Alta Direccin sobre las conclusiones del Informe final de Auditora.

8. Los auditados debern de tomar acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades.

9. Para ser designado como auditor interno y auditor lder, es necesario cumplir con los requisitos especificados en el perfil de auditor, ubicado en la descripcin tcnica de puestos.

10. El auditado aplicar la evaluacin a los auditores una vez concluida la Auditora.

11. Cualquier espacio acadmico o administrativo podr solicitar una auditora.

12. Los auditores no auditarn su propio trabajo.

6. Diagrama de bloque del procedimiento

7. Glosario

Auditora: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora.

NOTA: Las Auditoras internas, se realizan por, o en nombre de la propia organizacin, para fines internos y puede constituir la base para la auto declaracin de conformidad de una organizacin.

Programa de la auditora: conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas haca un propsito especfico.

Criterios de auditora: conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Evidencia de la auditora: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.

NOTA: La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa.

Hallazgos de la auditora: resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora

NOTA: Los hallazgos de la auditora pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditora, como oportunidades de mejora.

Los hallazgos de la auditora se clasifican de la siguiente manera:

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.No conformidad: Incumplimiento a un requisito.

Observacin: Incumplimiento parcial a un requisito que no afecta el servicio al usuario.

Oportunidad de Mejora: Hallazgo a considerar que permite avance en el SGC

Conclusiones de la auditora: resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos y hallazgos de la misma.

Reporte de auditora: Documento que presenta los hallazgos realizados durante la auditora en sitio.

Reporte final de auditora: Documento que presenta el resultado de los hallazgos del alcance de la auditora interna.

Auditado: persona o personas que son auditadas.

Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditora y seleccionado para ese fin por el Auditor Lder.

Equipo auditor: equipo conformado por uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora y que es seleccionado y conformado por el Auditor lder.

NOTA: El equipo auditor puede incluir auditores en formacin (como observadores) y, cuando sea preciso, expertos tcnicos.

NOTA: Los observadores pueden acompaar al equipo auditor pero no actan como parte del mismo.

Experto tcnico: persona que aporta experiencia o conocimientos especficos con respecto a la materia que se vaya a auditar.

NOTA: La experiencia o conocimientos tcnicos incluyen conocimientos o experiencia en la organizacin, proceso o actividad a ser auditada, as corno orientaciones lingsticas o culturales.

NOTA: Un experto tcnico no acta como un auditor en el equipo auditor.

8. Anexos

Formato Programa de Auditoras Internas de Calidad

Formato Plan de Auditora

Formato Lista de Verificacin

Formato Lista de Verificacin para la Alta Direccin

Formato Reporte de Auditora

Formato Lista de Asistencia de Apertura o Cierre de Auditora

Formato Informe Final de Auditora

Formato Evaluacin de Auditores

Formato Relacin del Equipo Auditor

_1210701319.vsd

Ajuste el ancho del cuadro para modificar el ancho del prrafo. El alto del cuadro se ajusta al texto.

Procedimiento de Auditorias Internas

Representante de la Alta Direccin

DODA

Inicio

Elabora programa de auditora o atiende una solicitud de auditora tomando en consideracin objetivos, alcance, criterios de auditoria, documentos de referencia, fechas y lugares donde se realizar la auditoria, el estado y la importancia de los procesos y reas a auditar, as como los resultados de auditorias previas y quejas de los usuarios, entre otras.

Recibe informacin y notifica al equipo auditor mediante oficio sobre su participacin.

Notifica al responsable del rea de los procesos a auditar el plan de auditora interna.

A

Recibe oficio de notificacin.

Elabora el Plan de auditoria con base en los objetivos, alcance, criterios de auditoria, recursos, documentos de referencia, fechas y lugares donde se realizar la auditoria.

Determina el nmero de auditores que participarn en dicha auditoria, en caso de requerirse, busca la participacin de expertos tcnicos.

Enva relacin de auditores seleccionados y planes de auditoria al Representante de la Alta Direccin.

1

2

3

4

Auditores Lderes

Presenta el programa de auditoras internas a la Alta Direccin para su aprobacin.

Una vez aprobado notifica por oficio a los auditores lderes.

Procedimiento de Auditorias Internas

Equipo Auditor

Auditor Lder

Responsable del rea de los procesos a auditar

Recibe el Plan de auditoria interna y lo archiva temporalmente

Convoca al equipo auditor y prepara la documentacin de la auditora (Formatos de lista de verificacin, listas de asistencia, reporte de auditoria) Acude al rea correspondiente, en la fecha indicada para realizar la auditoria.

Revisa los documentos relacionados con los procesos a auditar.

Acude al rea correspondiente, en la fecha indicada para realizar la auditoria.

Lleva a cabo la reunin de apertura, da lectura al Plan de auditoria, se confirman los canales de comunicacin y los asistentes firman la lista de asistencia para dejar constancia de que no existen dudas antes de iniciar la auditoria.

Da inicio a la auditora utilizando las listas de verificacin

Auditado

5

6

7

Proporciona toda la informacin requerida por el auditor

8

A

B

Procedimiento de Auditorias Internas

DODA

Auditor Lder

Equipo Auditor

Recibe la informacin, la revisa, obtiene los hallazgos y evidencias; indica al auditado sobre la conformidad o no conformidad de los requisitos auditados, aclarndole cualquier duda que pudiera existir .

Expone los hallazgos y evidencias de la auditoria, los revisa y prepara las conclusiones de la misma.Convoca verbalmente a los auditados, a la reunin de cierre, firman lista de asistencia de cierre, da lectura al reporte de auditora presentando uno por uno los hallazgos de la auditoria buscando el entendimiento.

Entrega reporte de auditora al Director recabando la firma correspondiente. Solicita a los auditados evaluar el desempeo del equipo auditor (Evaluacin de auditores)

Se enva la documentacin de la auditora al Auditor lder.

Rene al equipo auditor para conjuntar la documentacin de la auditora y elaborar el informe final de auditoria.

Se rene con los auditores lderes para revisin y autorizacin del informe final.

Enva el Informe Final de Auditoria a la Direccin de Organizacin y Desarrollo administrativo.

9

Recibe informe final de auditora y evaluacin del equipo auditor.

Presentadolo conjuntamente con los auditores lderes al Representante de la Direccin.

Recibe el Informe final de auditoria y presenta a la Alta Direccin

10

11

Representante de la Alta Direccin

12

Fin

B

_1211900639.vsd

Ajuste el ancho del cuadro para modificar el ancho del prrafo. El alto del cuadro se ajusta al texto.

Procedimiento de Auditorias Internas

Representante de la Alta Direccin

DODA

Inicio

Elabora programa de auditora o atiende una solicitud de auditora tomando en consideracin objetivos, alcance, criterios de auditoria, documentos de referencia, fechas y lugares donde se realizar la auditoria, el estado y la importancia de los procesos y reas a auditar, as como los resultados de auditorias previas y quejas de los usuarios, entre otras.

Recibe informacin y notifica al equipo auditor mediante oficio sobre su participacin.

Notifica al responsable del rea de los procesos a auditar el plan de auditora interna.

A

Recibe oficio de notificacin.

Elabora el Plan de auditoria con base en los objetivos, alcance, criterios de auditoria, recursos, documentos de referencia, fechas y lugares donde se realizar la auditoria.

Determina el nmero de auditores que participarn en dicha auditoria, en caso de requerirse, busca la participacin de expertos tcnicos.

Enva relacin de auditores seleccionados y planes de auditoria al Representante de la Alta Direccin.

1

2

3

4

Auditores Lderes

Presenta el programa de auditoras internas a la Alta Direccin para su aprobacin.

Una vez aprobado notifica por oficio a los auditores lderes.

_1210699240.vsd

Ajuste el ancho del cuadro para modificar el ancho del prrafo. El alto del cuadro se ajusta al texto.

Procedimiento de Auditorias Internas

Equipo Auditor

Auditor Lder

Responsable del rea de los procesos a auditar

Recibe el Plan de auditoria interna y lo archiva temporalmente

Convoca al equipo auditor y prepara la documentacin de la auditora (Formatos de lista de verificacin, listas de asistencia, reporte de auditoria) Acude al rea correspondiente, en la fecha indicada para realizar la auditoria.

Revisa los documentos relacionados con los procesos a auditar.

Acude al rea correspondiente, en la fecha indicada para realizar la auditoria.

Lleva a cabo la reunin de apertura, da lectura al Plan de auditoria, se confirman los canales de comunicacin y los asistentes firman la lista de asistencia para dejar constancia de que no existen dudas antes de iniciar la auditoria.

Da inicio a la auditora utilizando las listas de verificacin

Auditado

5

6

7

Proporciona toda la informacin requerida por el auditor

8

A

B