informe de auditorias a o 2013 - ufpso.edu.co · 6 informe de auditoria formato informe de...

Proceso de Evaluación

Control Interno

INFORME DE LA GESTION DE AUDITORIAS INTERNAS DE

CALIDAD DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA

INFORME DE LA GESTION DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE

PAULA SANTANDER OCAÑA

PROCESO DE CONTROL INTERNO

AÑO 2013

Introducción

El procedimiento de auditorías internas R-CI-CIN-003 es una de las actividades claves del proceso de control interno, que permite obtener una visión global del nivel de funcionamiento de los sistemas implementados en la institución. Así mismo permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos mas importantes de la gestión. El procedimiento se constituye como una herramienta de retroalimentación del Sistema de Control Interno que analiza las debilidades y fortalezas del control así como el desvió de los avances de las metas y objetivos trazados por la entidad. Las auditorías internas se realizaron con base en el programa de auditorías que constituyeron en la ejecución del siguiente trabajo brindando acciones de mejoramiento en los proceso para alcanzar un buen funcionamiento dentro del ámbito de la gestión.

CONTENIDO

INTRODUCCION Pág. 1. Objetivo 5 2. Alcance 5 3. Criterio 5 4. Recurso Humano 5 5. Partes interesadas y sus necesidades 6 6. Campo de aplicación 7 7. Estructura del procedimiento de auditorías internas: 7 8. Fortalezas del Procedimiento de Auditorías Internas para el Año 2013 8 9. Presentación del Informe Final de Auditoría Interna 9 9.1 Resultados de NC y Observaciones en el Primer Ciclo 9 9.1.1 Resultado de No Conformidades Primer Ciclo 10 9.1.2 Resultado de las Observaciones Primer Ciclo 15 9.2 Resultados de NC y Observaciones en el Segundo Ciclo 22 9.2.1 Resultado de No Conformidades Segundo Ciclo 22 9.2.2 Resultado de las Observaciones Segundo Ciclo 26 10. Descripción de las fortalezas y oportunidades de mejora en los procesos institucionales 33 11. Comparativo de los hallazgos entre los años auditados 51 12. Recomendaciones 52

1. Objetivo Presentar el resultado de las auditorías internas realizadas en los procesos misionales, estratégicos de apoyo, evaluación y mejora verificando la eficacia, eficiencia y efectividad de los Sistemas NTCGP:1000 y MECI:2005 adoptados en la institución.

2. Alcance Se inicio con la programación de las auditorias en dos ciclos y finaliza con la presentación del informe y archivo de la documentación.

3. Criterio Los criterios establecidos fueron el Modelo Estándar de Control Interno MECI: 2005, la Norma Técnica de Calidad NTCGP:1000:2009, Políticas, Objetivos de Calidad; Caracterizaciones del Proceso, Procedimientos Relacionados, Riesgos, Indicadores, Planes de Mejora; Reglamentación Interna, Procedimientos, Requisitos del Cliente.

4. Recurso Humano

Para la realización de dos ciclos de auditorías programada para la vigencia 2013 se conto con un grupo de 25 personas, las cuales recibieron un diplomado en Sistemas Integrados de Gestión con una intensidad de 120 horas y 48 horas de formación de auditores internos en Sistemas Integrados de Gestión en ISO 900:2008, ISO:14001:2004 y OHSAS 18001:2007. Se resalta el compromiso de los auditores en las actividades de formación y se evidencia el conocimiento de la norma por parte de los auditores antiguos y de todos los auditores por profundizar en este conocimiento y manejo de las normas en mención. Nº NOMBRES Y APELLIDOS PROCESO CORREO 1 Yuvihely Carrascal Granados SIG [email protected] 2 Andrea Juliana Vergel Álvarez GAF [email protected] 3 Dewar Willmer Rico Bautista I & E [email protected]

4 Lina Fernanda Martínez Vega CI [email protected] 5 Yurley Constanza Medina

Cárdenas SIG [email protected]

6 Deccy Arias Rodríguez SIG [email protected] 7 Leigdy Patricia Ortiz Bacca SG [email protected] 8 Olga Astrid Ospina Bonet GAF [email protected] 9 Nubia Patricia Ramírez Ascanio GAF [email protected] 10 Antón García Barreto SITT [email protected] 11 Yesenia Areníz Arévalo SGC [email protected] 12 Leiddy Biviana Coronel Coronel CI [email protected] 13 José Gregorio Arévalo Ascanio GA [email protected] 14 Luis Anderson Coronel Rojas GAF [email protected] 15 Andrea Paola Robles Carrascal GC [email protected] 16 Luis Maver Navarro Estévez GC [email protected] 17 Malka Irina Cabellos Martínez GA [email protected] 18 Fernando Augusto Ibáñez

Barbosa GA faibañ[email protected]

19 Tatiana Álvarez Jácome GH [email protected] 20 Sisy Tatiana Ortiz Prado GA [email protected] 21 Olga Lucía Reyes Peñaranda I&E [email protected] 22 Luis Orlando Vergel Granados P [email protected] 23 Lugdy Patricia Álvarez Reyes SITT [email protected] 24 Viviana Patricia Rodríguez

Álvarez GA [email protected]

25 Claudia del Pilar Quintero Prado CI [email protected]

5. Partes interesadas y sus necesidades La institución requiere del mantenimiento de los sistemas implementados en la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña teniendo en cuenta que las partes interesadas en el procedimiento de auditorías internas se definen de la siguiente manera. 1. El cliente de la auditoría : Alta dirección y Representante de la dirección 2. Organismo de certificación: ICONTEC 3. Mejoramiento Continuo: Lideres de Procesos

6. Campo de aplicación

El procedimiento de auditorías internas R-CI-CIN-003 se aplica a la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña con sus catorce procesos como se identifican en el mapa de procesos (Resolución 0233 del 28 de octubre de 2008)

7. Estructura del procedimiento de auditorías internas :

El procedimiento de auditorías internas R-CI-CIN-003, se encuentra estructurado como requisito de la norma NTCGP1000:2009 (Requisito 8.2.2 y MECI1000:2005 (control de evaluación – evaluación independiente – auditoría interna) y permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la Institución frentes a los Sistemas adoptados. Así mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y la satisfacción de los diferentes grupos de interés en relación a esto el procedimiento de auditorías internas se modificara para la vigencia 2014 de acuerdo a lo pactado en la Resolución No. 0034 del 05 de marzo de 2003, por la cual se actualiza el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña.

ESTRUCTURA DE AUDITORIAS INTERNAS AÑO 2012 NTCGP1000:2009 (Requisito 8.2.2) MECI1000:2005 – CONTROL DE EVALUACION (EVALUACION INDEPENDIENTE) Auditoría Interna No ACTIVIDADES EVIDENCIAS RESPONSABLE

1 PROCEDIMIENTO Procedimiento de Auditoria

Internas R-CI-CIN-003


2 PROGRAMA Formato

Programa de Auditorías Internas F-CI-CIN-014


3 PLAN Formato

Plan de Auditorias F-CI-CIN-015

AUDITORES

4 LISTAS DE VERIFICACION Formato Lista de Verificación F-CI-CIN-016

AUDITORES

5 ACTAS DE APERTURA Y DE CIERRE

Formato Actas de Apertura y de Cierre

F-CI-CIN-017 AUDITORES

6 INFORME DE AUDITORIA Formato

Informe de Auditoría Interna F-CI-CIN-018

AUDITORES

7 PLANES DE MEJORAMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS

Formato Plan de Mejoramiento C-CI-CIN-006

LIDERES DE PROCESO

8 SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

Formato Informe de Control

C-CI-CIN-003 AUDITORES

9 EVALUACION DE AUDITORES Formato de Evaluación de

Auditores F-CI-CIN-019

AUDITADOS

10 CONTROL Indicador PROCESO DE

CONTROL INTERNO

8. Fortalezas del Procedimiento de Auditorías Internas para el Año 2013 • Se realizaron auditorías internas integrando la Norma Técnica de Calidad y el

Modelo Estándar de Control Interno.

• Se formaron nuevos auditores internos con un diplomado de 120 horas y el contenido comprendido es el siguiente: Estructura ISO 9001:2008 Estructura ISO 14001:2004

Estructura OHSAS 18001:2007 Interrelación de los Sistemas Integrados de Gestión HSEQ Planificación de un sistema de gestión HSEQ para su integración Control de un Sistema de Gestión Integral HSEQ Técnicas de Auditoría Interna en Un Sistema de Gestión Integral HSEQ Revisión por la dirección de un sistema integral HSEQ Gestión para la mejora en un Sistema Integrado de Gestión HSEQ

• Conocimiento de nuevos procesos por parte de los auditores. • Detección de no conformidades, fortalezas y observaciones en cada uno de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad.

9. Presentación del Informe Final de Auditoría Interna El informe final de auditoría interna presenta el consolidado de los dos ciclos de auditorías realizadas en la institución bajo la dirección del auditor líder o jefe de control interno, el cuál es la responsable de que sea preciso y completo, identificando aspectos relevantes para la revisión por la dirección con el objetivo de asegurar la adecuación, eficiencia, eficacia y efectividad de los Sistemas Integrados. Seguidamente se presenta el resultado de las auditorías internas en los dos ciclos para el año 2013 de acuerdo al mapa de procesos institucional.

NC Y OBSERVACIONES SEGÚN EL MAPA DE PROCESOS No. Proceso NC Observaciones 1 Estratégico 4 2 2 Misional 16 18 3 Apoyo 11 17 4 Mejora 1 4 5 Evaluación 1 5

9.1 Resultados de NC y Observaciones en el Primer C iclo

En el primer ciclo de auditorías internas se audito el proceso misional de la institución el cual está conformado por las siguientes áreas.

9.1.1 Resultado de No Conformidades Primer Ciclo En el presente cuadro se relaciona los numerales y áreas donde fueron encontradas las NC, así mismo el gráfico muestra las áreas y/o dependencias que incumplieron con los requisitos de la norma.

PRIMER CICLO DE AUDITORIAS

NC DEL PROCESO MISIONAL

NUMERALES TITULO NC AREAS DEL PROCESO

4.1 y 7.5.1

Requisitos Generales Control de la Producción y de la Prestación del Servicio

1

Subdirección Académica, Escuela de Bellas Artes, Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas, Biblioteca, Posgrados, distancia y educación continuada, Extensión, Granja

4.2.1 Generalidades 1 Extensión y Granja

4.2.4 Control de los registros 1 Facultad de Ingenierías, Escuela de Bellas

Artes, Granja 5.2 Enfoque al cliente 1 Granja

5.4.1 Objetivos de la calidad 1 Granja

6.2.2 Competencia, Formación y toma de conciencia

1 Escuela de Bellas Artes, Granja

7.1

Planificación de la realización del Producto o Prestación del Servicio

1 Escuela de Bellas Artes, Granja

7.2.1

Determinación de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio

1 Escuela de Bellas Artes

7.2.2

Revisión de los requisitos con el producto y/o servicio 1

Subdirección Académica, Facultad de Ingenierías, Facultad de Ciencias Agrarias y del Ambiente

7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo 1 Investigación

7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo 1 Investigación

7.5.2

Validación de los proceso de la producción y/o servicio

1 Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas, Facultad de Educación Artes y Humanidades

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

1 Granja

8.3 Control del producto y/o servicio no conforme

1 Subdirección Académica y Posgrados, distancia y educación continuada

8.4 Análisis de datos

1 Subdirección Académica Facultad de Ciencias Agrarias y del ambiente

8.5 Mejora 1 Escuela de Bellas Artes

TOTAL 16

Según el gráfico nos muestra que el numeral (4.1) Requisitos Generales y (7.5.1) Control de la Producción y de la Prestación del Servicio nos indica que siete (7) áreas y/o dependencias están incumpliendo con dichos numerales, los cuales no están estableciendo, documentando, implementando y manteniendo el Sistema

de Gestión de Calidad en su proceso, lo que refleja que la eficacia, eficiencia y efectividad está en riesgo de afectar el mejoramiento continuo. A continuación se relaciona los hallazgos que afectaron el Sistema de Gestión de Calidad, los cuales se encuentran de manera detallada en cada uno de los informes de auditoría Interna identificados en el formato F-CI-CIN-018, que presenta cada auditor al proceso auditado como cierre del procedimiento de auditoría.

HALLAZGOS DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS AÑO 2013

PRIMER CICLO PROCESO MISIONAL

No. DESCRIPCION NO CONFORMIDAD PROCESO RESPONSABLE

1

No se evidenciaron los controles y tratamiento sobre los riesgos identificados para el proceso en cuanto a la prestación del servicio, incumpliendo los requisitos 4.1 y 7.51

X

Subdirección Académica, Escuela de Bellas Artes, Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas, Biblioteca, Posgrados, distancia y educación continuada, Extensión, Granja

2

Se evidenció que en el procedimiento de Capacitación y actualización no se está cumpliendo la actividad 10, de elaboración y presentación de informes de actividades realizadas ante la dirección y subdirección académica y no se encontró registro de los formato emitidos por parte de calidad (F-AC-GEX-001 - F-AC-GEX-002 - F-AC-GEX-003 - F-AC-GEX-004 - F-AC-GEX-005 - F-AC-GEX-006 - F-AC-GEX-007 - F-AC-GEX-008 - F-AC-GEX-009 - F-AC-GEX-010 - F-AC-GEX-011 - F-AC-GEX-012 - F-AC-GEX-013 - F-AC-GEX-014 - F-AC-GEX-015 - F-AC-GEX-016 - F-AC-GEX-017 - F-AC-GEX-018 - F-AC-GEX-019 - F-AC-GEX-020 - F-AC-GEX-021- F-AC-GEX-022 - F-AC-GEX-023 - F-AC-GEX-024 - F-AC-GEX-025) incumpliendo en el requisito 4.2.1

X

Extensión Granja

3

Se encontraron actas del comité curricular de ingeniería civil que no registran las firmas de la totalidad de los participantes, y docentes cátedra y tiempos completos que no registran horas cátedras, evidenciando falta de controles sobre la generación de documentos para la toma de decisiones y para evidenciar el cumplimiento de unos requisitos contractuales y además se evidencio que no existe control de los registros (formato contenidos programático, formato solicitud de asignación de carga académica, entre otros) y Se evidencio que no existe control de los registros en la granja ya que los se mantienen no cumplen con lo estipulado en la norma incumpliendo el requisito 4.2.4

X Facultad de Ingenierías Escuela de Bellas Artes Granja

4

Se observó que en la caracterización del proceso de gestión académica no existen actividades claves que aseguren, a través de la granja las necesidades y expectativas de los clientes, lo cual no le permite tener una visión integral que oriente el trabajo en equipo y la comunicación interna del proceso.5.2

X Granja

5

Se evidencio que en la granja no conocen los objetivos de calidad ya que no los identifican y con esto no aseguran la calidad en el proceso incumpliendo el numeral 5.4.1

X Granja

6

Se evidencio que el proceso no tiene determinadas las competencias del personal, según lo establecido en el requisito 6.2.2

X Escuela de Bellas Artes Granja

7

No se encontró registro de la planificación académica semestral F-AC-SAC-024_FORMATO PLANIFICACIÓN ACADÉMICA SEMESTRAL, y en la granja no se encuentra plan de acción para la vigencia 2013 7.1


8 Se observó que no se tienen identificados los requisitos legales de los clientes (normograma), según lo establecido en el numeral 7.2.1

X Escuela de Bellas Artes

9

No se evidenció el seguimiento, análisis y control sobre el plan de formación docente y el avance en el desarrollo académico relacionado con este aspecto para garantizar el cumplimiento de los requisitos del servicio, según lo establecido en el requisito 7.2.2

X Subdirección Académica, Facultad de Ingenierías, Facultad de Ciencias Agrarias y del Ambiente

10

No existe evidencia objetiva que demuestre la documentación sobre los criterios para la asignación de evaluadores a la producción científica institucional y No se encontró evidencia documentada sobre el seguimiento a las horas asignadas a la investigación, según lo establecido en el capítulo VI del Acuerdo 056 de 2012. 7.3.1

X Investigación

11

No se encontró evidencia documentada sobre la existencia de criterios generales de seguimiento y evaluación de los grupos, semilleros y centros de investigación, tal y como lo establece el artículo quinto del Acuerdo 057 de 2012. 7.3.4 a

X Investigación

12

Se evidenció que aunque los informes fueron remitidos a la sede central para su revisión, aún se encuentra vencida la licencia interna de los programas TPGCF y TGCF, y en el programa de derecho, la licencia se encuentra vencida incumpliendo lo establecido en el acuerdo 034 del 2011 y el requisito 7.5.2

X Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas Facultad de Educación Artes y Humanidades

13

Se observa que no se encuentra seguimiento y medición al proceso que le permita identificar la eficacia, eficiencia y efectividad de las actividades, incumplimiento del requisito de la norma 8.2.3

X Granja

14

Se observó que en la Subdirección Académica persiste el producto no conforme sobre la evaluación docente y en el proceso de posgrados, distancia y educación continuada desconoce el tratamiento del producto no conforme (Los estudiantes de Postgrados del II semestre 2011, no se encuentran registrados en el sistema de Información Académico (SIA)) identificado en el año 2012 incumpliendo el requisito 8.3

X Subdirección Académica y Posgrados, distancia y educación continuada

15

Se evidenció que el indicador desempeño docente del departamento pecuario no se mide desde el periodo 2011-1 no hay análisis de datos que permita demostrar la revisión de resultados y su comparación con las metas establecidas, la trazabilidad del comportamiento del indicador y las acciones a llevarse a cabo para incrementar su desempeño. Así mismo no se encontró el análisis de datos desarrollado como producto de la medición de indicadores del proceso de Facultad de Ciencias Agrarias y del ambiente incumpliendo el requisito 8.4

X Subdirección Académica Facultad de Ciencias Agrarias y del ambiente

16

Se encontró que los docentes con baja calificación en la evaluación docente, no realizan un plan de mejoramiento individual el cual esta establecidos en la actividad 10 del procedimiento R-AC-SAC-003 EVALUACIÓN DOCENTE, incumpliendo con el requisito 8.5

X Escuela de Bellas Artes

TOTAL DE NO CONFORMIDADES

16

9.1.2 Resultado de las Observaciones Primer Ciclo La tabla presenta un total de (16) observaciones realizadas al proceso misional y sus respectivas áreas

OBSERVACIONES DEL PRIMER CICLO DE AUDITORIAS INTERN AS AÑO

2013 PROCESO MISIONAL

TITULO NUMERO

PLANIFICACION DEL PRODUCTO 1

PLAN DE ACCION 1

ACTAS 1 INDICADORES 1

METODOS DE SEGUMIENTO Y EVALUACION DEL TRABAJO 1

RIESGOS 1

COMUNICACIÓN INTERNA 1

PRODUCTOS NO CONFORMES 1

PROCEDIMIENTOS 1

CARACTERIZACION 1

FORMATOS 1 REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO Y/O SERVICIO 1

AMBIENTE DE TRABAJO 1

COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE 1

TOTAL DE OBSERVACIONES 14 La presente tabla describe las observaciones encontradas en los procesos y sus respectivas áreas.

OBSERVACIONES DEL PRIMER CICLO DE AUDITORIAS INTERN AS AÑO 2013

PROCESO MISIONAL

PLANIFICACION DEL PRODUCTO No. DESCRIPCION OBSERVACION PROCESO

RESPONSABLE

1 No se identifica la importancia del plan de calidad del proceso para describir y controlar los criterios de la calidad del servicio de formación.

X

Subdirección Académica Facultad de

No se encontró el cronograma de trabajo para el desarrollo de la autoevaluación en el programa de comunicación social que permita dar cumplimiento a la condición de calidad relacionada y establecida en el decreto 1295

Educación Artes y Humanidades Facultad de Educación Artes y Humanidades Facultad de Ciencias Agrarias y del ambiente

Se observó que existen inconvenientes en la planeación de los recursos físicos (aulas) necesarios para el desarrollo de la formación en los programas de la facultad

PLAN DE ACCION

2

Se observó que la estrategia de formulación y puesta en marcha de los descriptores de contenidos programáticos establecidos en el plan de acción como micro currículos, a la fecha no se encuentra implementada teniendo en cuenta su alineación con el modelo pedagógico, PEF y PEP.

X

Subdirección Académica Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas Facultad de Ingenierías Biblioteca Posgrados, distancia y educación continuada Extensión Subdirección Académica Escuela de Bellas Artes, Granja

Los objetivos, estrategias, proyectos y presupuesto del plan de acción no permiten evaluar el cumplimiento y pertinencia de las funciones misionales de la facultad y su coherencia con el PEI Se evidenció atraso en el logro de los objetivos del plan de acción relacionados con Implementar nuevo sistema de información bibliográfico crear portal web Se evidencia que el plan de acción diseñado para el proceso no cumple con los parámetros establecidos en la herramienta (articulación con la subdirección académica), lo cual dificulta el cumplimiento del objetivo del proceso. Se evidenció que el plan de Acción tiene mal planteados sus objetivos. Se encontró que la estrategia de estructuración y puesta en marcha de la oficina de mercadeo no se ha ejecutado de acuerdo a lo establecido en el plan de acción. Se evidencio que el proceso no realiza seguimiento periódicos al plan de acción y al plan de mejoramiento, lo cual no permite tener un mayor control de la efectividad de las acciones definidas en los mismos.

ACTAS

3

Se encontraron actas sin firmas de la totalidad de sus participantes lo cual evidencia falta de controles sobre la generación de documentos para la toma de decisiones como se evidencio en las actas de consejo, actas de comité de la DIE

X

Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas Facultad de Educación Artes y Humanidades Facultad de Ciencias Agrarias y del ambiente Posgrados, distancia y educación continuada Investigación

INDICADORES

4

Se evidencia debilidad en el análisis de datos desarrollado como producto de la medición de indicadores de programa (tasa de egreso, relación estudiante – docente) y (dedicación docente y nivel de desempeño docente), hay acciones repetitivas que no permiten evidenciar si existe mejora.

X

Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas Facultad de Educación Artes y Humanidades Escuela de Bellas Artes Posgrados, distancia y educación continuada

Se evidenció que el monitoreo realizado a los indicadores de programa sobre el análisis de datos, no permite demostrar la revisión de resultados y su comparación con las metas establecidas, la trazabilidad del comportamiento del indicador y las acciones a llevarse a cabo para incrementar su desempeño Se evidencio que a pesar de que tienen medidos los indicadores a la última fecha establecida y estos están analizados, no se tiene claridad de la importancia de estas herramientas de medición para la gestión del proceso. Revisar y actualizar los indicadores del proceso, con el fin tomar acciones, para poder tener mayor claridad de la importancia de estas herramientas de medición para la gestión del proceso

METODOS DE SEGUMIENTO Y EVALUACION DEL TRABAJO

5

Hay ausencia de herramientas, métodos y estrategias de seguimiento que permitan evaluar el trabajo independiente de los estudiantes, el cumplimiento en el desarrollo de los contenidos programáticos y los resultados de la evaluación docente de forma oportuna y efectiva para la consecución de objetivos orientados a la alta calidad de los programas

X

Facultad de Ingenierías Facultad de Ciencias Agrarias y del ambiente Facultad de Ingenierías Facultad de

Se desconocen los presupuestos en todos los niveles de la facultad, lo que limita la proyección y el seguimiento a la inversión y el gasto según los objetivos planteados a nivel institucional y para el desarrollo de la decanatura en sus funciones misionales

Ciencias Administrativas y Económicas Posgrados, distancia y educación continuada Extensión

No se evidenció el seguimiento, análisis y control sobre el plan de formación docente y el avance en el desarrollo académico e inversión relacionado con este aspecto para garantizar el cumplimiento de los requisitos del servicio. Se evidencia que el proceso no utiliza las herramientas aprobadas en la institución para el seguimiento de los planes de mejoramiento (formato 020) lo que dificulta tener un mayor control de las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua del proceso. Se evidenció que el proceso de extensión conoce el presupuesto asignado, mas no sabe cómo se ha ejecutado.

RIESGOS

6

Aunque los riesgos han sido identificados y valorados a la fecha no observa la documentación del tratamiento.

X

Facultad de Ciencias Agrarias y del ambiente Facultad de Ciencias Agrarias y del ambiente Extensión Investigación

No se pudo evidenciar análisis y acciones de mejora producto de la evaluación docente, con el fin de superar las debilidades encontradas, aun cuando hay docentes por debajo del promedio en el departamento. Se encontró que en la matriz de Gestión de Riesgos están incluidos riesgos que corresponden únicamente al proceso de investigación, de acuerdo con MECI Subsistema Control estratégico, componente: administración de riesgo, elemento: Valoración de riesgos. A pesar de que los riesgos del proceso se tienen identificados, no se encontró evidencia documentada respecto al seguimiento de los mismos.

COMUNICACIÓN INTERNA

7

Se observó que los funcionarios desconocen la interacción y secuencia del proceso al que pertenecen (caracterización), lo cual no permite tener una visión integral que oriente el trabajo en equipo y la comunicación interna. X

Escuela de Bellas Artes Biblioteca Posgrados, distancia y educación continuada

Se observó poca articulación con la subdirección académica como organismo que lidera el proceso como elemento fundamental para la gestión de la biblioteca dentro de la parte misional

Se evidencia desarticulación entre el proceso Posgrados, distancia y educación continuada con la subdirección académica, lo cual dificulta el cumplimiento del objetivo del proceso.

PRODUCTOS NO CONFORMES

8

Se encontró que el proceso desconoce el tratamiento a los productos no conformes generados en el proceso, esto impide tomar acciones que eviten la entrega y el uso inadecuado de los mismos


PROCEDIMIENTOS

9

Se evidencio que dentro del procedimiento R-AC-SAC-003 EVALUACIÓN DOCENTE de la institución, no se encuentran descritas las actividades que realiza la EBA para la evaluación docente de los talleres libres, lo que afecta el desarrollo de la misma.

X

Escuela de Bellas Artes Investigación

Se evidencia la necesidad de que el procedimiento de Producción Científica y Capacitación se estructure por separado. Se encontró evidencia de que la actividad clave del proceso relacionada con la asignación recursos a los proyectos de investigación se requiere sea revisada, con el propósito de buscar mayor eficiencia en la entrega de los recursos a los investigadores. Se encontró evidencia de documentación de la línea de investigación institucional, sin embargo se requiere una mejor sustentación de la misma y a su vez definir cómo es su articulación con las líneas de los grupos de investigación del alma mater.

CARACTERIZACION

10

El objetivo que aparece en la caracterización del proceso no corresponde al que efectúa el proceso. X

Extensión Investigación Se encontró evidencia de que actividades clave

del proceso dentro de la caracterización deben ser ajustadas. (Analizar y asesorar líneas y grupos de investigación y semilleros vinculados).

FORMATOS

11

En el Formato seguimiento a convenios_ rev A es conveniente adicionar variables cuantitativas a algunos ítems como: beneficio económico, movilidad de estudiantes.

X Extensión

REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO Y/O SERVICI O

12

Se observó que existen inconvenientes en la solicitud de recursos bibliográficos como producto de las necesidades de las facultades para el desarrollo de la formación específica en el programa, debido a que se adquieren recursos no solicitados o no llegan todos los que se pidieron

X

Biblioteca Investigación

Se encontró evidencia de las convocatorias internas para la financiación de proyectos de investigación, sin embargo se requiere que éstas sean realizadas tres veces al año, tal y como lo establece el artículo 12 del Acuerdo 056 de 2012. Se evidenció que no se hace uso del sistema de información documental para la producción y trasmisión de las comunicaciones internas de la biblioteca como elemento de mejora y trazabilidad Se encontró evidencia de que la resolución de conformación del Comité de la DIE está desactualizada.

AMBIENTE DE TRABAJO

13

Se observó que no existen mecanismos de protección al personal y al material dispuesto en la biblioteca, ni señalización teniendo en cuenta la circulación por la prestación del servicio

X Biblioteca

COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

14

Se observó que en los últimos dos años no se han implementado mecanismos para retroalimentación del cliente que permitan verificar y evaluar la prestación del servicio

X

Biblioteca Investigación

Se encontró evidencia del diagnóstico de necesidades de investigación y producción científica, el cual fue producto de un consolidado de información secundaria, sin embargo se requiere que dicho diagnóstico sea retroalimentado a toda la comunidad académica, es decir, que sea conocido por todos los comités curriculares de los programas académicos y de esta forma se puedan tomar decisiones que redunden en soluciones pertinentes a dichas necesidades.

TOTAL DE OBSERVACIONES 14

9.2 Resultados de NC y Observaciones en el Segundo Ciclo En el segundo ciclo de auditorías internas se auditaron los procesos estratégicos, apoyo, mejora y evaluación de la institución el cual está conformado de las siguientes áreas.

9.2.1 Resultado de No Conformidades Segundo Ciclo El segundo ciclo de auditorías presenta un total de (16) NC, identificadas en los procesos auditados y se muestra en la gráfica las áreas y/o dependencias que incumplieron con los requisitos de la norma.

SEGUNDO CICLO DE AUDITORIAS

NC DE LOS PROCESOS ESTRATEGICOS, APOYO, EVALUACIÓN Y MEJORA

NUMERALES TITULO NC AREAS DEL PROCESO

4.1 y 7.5.1 Requisitos Generales Control de la Producción y de la Prestación del Servicio

1 Dirección y Planeación

4.2.1 Generalidades 1 Sistema Integrado de Gestión, Gestión Humana.

4.2.3 Control de Documentos 1 Secretaria General, Infraestructura y Mantenimiento.

4.2.4 Control de los registros 1 Admisiones, Registro y Control

5.5.3 Comunicación Interna 1 Gestión de Bienestar Universitario

7.1 Planificación de la Realización del producto o prestación del servicio

1 Gestión de Comunicaciones

7.2.1 Determinación de los Requisitos relacionados con el producto y/o servicio.

1 Gestión de Comunicaciones, Subdirección Administrativa.

7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio

1 Dirección y Planeación.

7.4.2 Información para la adquisición de Bienes y Servicios

1 Subdirección Administrativa

7.5.4 Propiedad del cliente 1 Secretaria General

8.2.1 Satisfacción del Cliente 1 Infraestructura y mantenimiento

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos. 1 Gestión de Bienestar Universitario

8.3 Control del producto y/o servicio no conforme 1 Dirección y Planeación

8.4 Análisis de datos 1 Dirección y Planeación

8.5.1 Mejora Continua 1 Secretaria General

TOTAL 16

El gráfico nos muestra que los mayores numerales que incumplen los procesos son (4.2.1) Generalidades, (4.2.3) Control de documentos, (7.2.1) Determinación de los requisitos con el producto y/o servicio.

HALLAZGOS DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS AÑO 2013

SEGUNDO CICLO PROCESOS ESTRATEGICOS, APOYO, EVALUCI ÓN Y MEJORA

No. DESCRIPCION NO

CONFORMIDAD

PROCESO RESPONSABLE

1 No se evidenciaron los controles y tratamiento sobre los riesgos identificados para el proceso. 4.1 y 7.5.1

X Dirección y Planeación

2

Se evidencia incumplimiento en el procedimiento control de documentos en su actividad No. 6 sobre la notificación a secretaria general de la novedad documental para su registro en las tablas de retención y en el proceso de gestión humana no se está llevando a cabo lo normado dentro del Procedimiento de Inducción y Re inducción al Personal. 4.2.1

X Sistema Integrado de Gestión, Gestión Humana

3

Se evidenció que el procedimiento de identificación, elaboración, aplicación y actualización de las tablas de retención se encuentra desactualizado, además se evidencia que algunos de los formatos de los procedimientos no se encuentran actualizados a la fecha y deben incluirse en el listado maestro y No se están diligenciando algunos formatos del proceso incluidos en el listado maestro de documentos 4.2.3

X Secretaria General, Infraestructura y Mantenimiento, control interno.

4

Se evidencia que no existe control sobre los registros falta actualizar formatos para que se proporcione confiabilidad en los registros de los mismos (formato credencial de inscrito F-AR-ADM-004) ) 4.2.4

X Admisiones Registro y Control

5

Se evidencia que la documentación se encuentra centralizada en un empleado sin acceso al líder del proceso, lo que dificulta la verificación para el control de documentos y registros 5.5.3

X Gestión de Bienestar Universitario

6

No se evidencia una estructura clara que defina responsables, fecha y recursos necesarios para el diseño del plan de trabajo de divulgación, socialización y campañas publicitarias para la promoción de programas, eventos, servicios, incumpliendo con el requisito 7.1

X Gestión de Comunicaciones

7

Se observó que no se tienen identificados en su totalidad los requisitos legales y reglamentarios del proceso (normograma), desconociendo la existencia de la Resolución Nº 0237 del 05 de septiembre de 2008 por la cual se adopta la Política de Información y Comunicación de la institución y Se evidencia en el procedimiento de adquisición de bienes y servicios el cual se encuentra en una revisión A, la cual esta desactualizada dado que las actividades no corresponden a la ejecución del procedimiento como se realiza en el momento de la auditoria. También presenta actividades que no corresponden al procedimiento como las enunciadas en los numerales 14, 14ª, 14b,15. 7.2.1

X Gestión de Comunicaciones, Subdirección Administrativa

8

No se evidenció el seguimiento, análisis y control sobre el plan de formación docente y el avance en el desarrollo académico relacionado con este aspecto para garantizar el cumplimiento de los requisitos del servicio 7.2.2


9

Se encontró en la Orden de Pedio J-AF-SAD 003 del 12 de febrero de 2013 inconsistencias con la descripción de los elementos que defina dimensiones del producto comprado los cuales son enviados al área de almacén para su respectivo registro y en la factura de venta No 0690 no se evidencia fecha de compra. 7.4.2

X Subdirección Administrativa

10

Se evidenció que los mecanismos de custodia y salvaguardia son insuficientes para proteger la documentación que maneja la Oficina de Archivo, según lo establecido en el numeral 7.5.4

X Secretaria General

11 No se evidencia un documento que mida la satisfacción del cliente en cuanto a la prestación del servicio se refiere. 8.2.1

X Infraestructura y mantenimiento

12

Se evidencia que cuenta con los indicadores documentados, pero no se han realizado la actualización de los mismos 8.2.3


13

Se observó que aunque se está trabajando la corrección en la actualidad aún persiste el producto no conforme sobre la evaluación docente 8.3


14 No se encontró el análisis de datos desarrollado como producto de la medición de indicadores del proceso. 8.4


Seguidamente se expone los hallazgos encontrados en las auditorias los cuales afectan la calidad institucional y ponen en riesgo el desempeño de los procesos, así mismo cada proceso tiene identificado en el formato F-CI-CIN-018, el informe con sus respectivas NC y observaciones que presenta el auditor como cierre del procedimiento de auditoría.

9.2.2 Resultado de las Observaciones Segundo Ciclo La tabla nos muestra para el segundo ciclo (19) Observaciones con sus respectivas descripciones y áreas o procesos responsables del grado en el que se realizan las actividades planificadas.

15

Se encontró que no se ha avanzado en la acción de mejora propuesta en el plan de mejoramiento sobre la aprobación de las tablas de retención documental, de acuerdo con la NTC GP 1000:2009 requisitos 8.5.1

X Secretaria General

TOTAL DE NO CONFORMIDADES 15

OBSERVACIONES SEGUNDO CICLO DE AUDITORIAS INTERNAS

AÑO 2013 PROCESOS ESTRATEGICOS, APOYO, EVALUACION Y MEJORA

REQUISITOS GENERALES (4.1)

No. DESCRIPCION OBSERVACION PROCESO RESPONSABLE

1

Se observo que existen integrantes del equipo de trabajo que no conocen la documentación que se maneja al interior del proceso.

X

Subdirección Administrativa Subdirección Administrativa Sistema de Información, Telecomunicación y Tecnología Gestión de Comunicaciones

Se cuenta con el procedimiento gestión presupuestal R-AF-SAD-001 y se determina que hacen falta actividades claves para dar cumplimiento al Decreto 111 de 1996. Se evidencia que existe la factura 0238 de BIO Gray Clegning SAS de fecha 25-06-2013 si su debida documentación como Orden de Pedido, CDP Se observo que tienen identificados los riesgo, pero no se le ha dado tratamiento al riesgo más relevante del proceso, se evidencia que tienen mecanismos para evitar perdida de información, se debe dar tratamiento a este riesgo junto con el proceso de planeación eliminar este riesgo del sistema. No se evidencia una adecuada identificación de los controles sobre los riesgos, lo cual no permite establecer claramente un plan de tratamiento de los riesgos del proceso, que defina los controles necesarios para la mitigación de los mismos y que contribuyan al logro de los objetivos planteados.

REQUISITOS GENERALES (4.1) NUMERAL (F) PLAN DE ACCION

2

Se observó que la estrategia de formulación y puesta en marcha de los descriptores de contenidos programáticos establecidos en el plan de acción como micro currículos, a la fecha no se encuentra implementada teniendo en cuenta su alineación con el modelo pedagógico, PEF y PEP.

X

Dirección y Planeación Gestión de Comunicaciones

Se evidencia que el plan de acción diseñado para el proceso no cumple con los parámetros establecidos en la herramienta (proyectos, metas e indicadores, no acordes con el objetivo), lo cual dificulta el cumplimiento del objetivo del proceso.

GESTION DOCUMENTAL (4.2.1)

3

No se encontraron evidencias de la verificación que realiza el proceso Gestión Humana, a los documentos que entregan los aspirantes y empleados para su contratación.

X

Gestión Humana Secretaria General Subdirección Administrativa Gestión de Bienestar Universitario Control Interno

Se encontró que en el manual de funciones no está actualizado con las funciones propias del personal de la Oficina de Archivo y correspondencia. Se evidencia un procedimiento inventario de activos el cual no conoce la persona encargada de manejar los inventarios, además al verificar el proceso no se reporta ninguna actividad que permita confrontar lo contable con lo existente dentro de los bienes de la institución lo cual no permite identificar códigos contables reales. Carecen de evidencias para los nuevos servicios como el restaurante (Manual de reglamentación, manual de funciones). Falta documentar procedimientos, guías e instructivos necesarios para el óptimo desempeño del proceso.

MANUAL DE CALIDAD (4.2.2)

4

Se evidencia oficios enviados a los proceso para la elaboración del presupuesto pero no se encuentran registros de reuniones por las áreas que construyen el presupuesto de la institución.


CONTROL DE DOCUMENTOS (4.2.3)

Se evidencio que existen formatos que son guardados con otros, haciendo que se presente desorden en el momento de su respectiva verificación

X

Sistema de Información, Telecomunicación y Tecnología, y Gestión Humana Secretaria General

Existen documentos que no están siendo utilizados

5

Se evidencia que en el procedimiento para seleccionar y contratar personal administrativo, la selección es realizada por el responsable de la solicitud (líder del proceso o jefe inmediato), lo que indica que el procedimiento no se cumple de acuerdo a las actividades y responsables, definidas en los ítems 6 y 7.

Admisiones Registro y Control Sistema Integrado de Gestión Infraestructura y Mantenimiento Gestión de Bienestar Universitario. Sistemas Integrados de Gestión

En el proceso se evidencia que el formato F-GH-DRH-028 denominado Formato Invitación y Selección Personal a Contratar, no se utiliza ya que las convocatorias públicas se realizan a través del formato establecido por el proceso Gestión de las comunicaciones. El formato control de visitas a las dependencias Rev. B F-SG-ARC-005 fue eliminado y aparece en la página Web de la UFPSO. Falta revisar e implementar la documentación para que se pueda evidenciar que el proceso cumple con los requisitos del cliente Se observa que existe un control de documentos internos del SGC de la institución, pero no existe un documento formal definido para controlar los documentos externos. Se debe establecer si con un mismo formato de acta se puede soportar inicio y cierre en actividades del proceso. Se evidencio el uso de formatos que no se encuentran registrados y aprobados ante Gestión de Calidad (Egresados), así mismo utilizan formatos en revisiones no actualizadas según el listado maestro. (F-BU-BUN-016) Se cuenta con un listado maestro de documentos para mantener actualizados los documentos del SGC, no obstante se debe desarrollar y mantener medidas para asegurar que la documentación es entendida como una medida de control que apoya el cumplimiento de las actividades en los procesos para alcanzar los resultados previstos y prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

CONTROL DE REGISTROS (4.2.4)

6

En algunos casos no se está dejando evidencia a través del F-GH-DRH-029 de la entrega formal de contraseñas de acceso a aplicaciones de software institucionales cuando se realiza la entrega del puesto de trabajo.

X

Gestión Humana Subdirección Administrativa Infraestructura y Mantenimiento

Se evidencio que en los procedimientos de gestión presupuestal y adquisición de bienes y servicios existen actividades que no obedecen al objetivo del procedimiento. Garantizar que la normatividad que afecta el desarrollo del proceso se encuentre actualizada en el normograma. Implementar un formato que permita dejar registro de la cantidad de los materiales gastados en las obras realizadas y la calidad de los mismos y hace falta el registro que evidencie el mantenimiento físico realizado

ENFOQUE AL CLIENTE (5.2)

7

Se evidencia que en la caracterización del proceso el objetivo del SGC utiliza el verbo ASEGURAR lo que podría afectar el direccionamiento del proceso, en lo concerniente a la función de acompañamiento. Así mismo en la caracterización del proceso existe una actividad clave como es la implementación del Modelo de Autoevaluación Institucional y se evidencia que dentro de la salida el resultado son informes y actualización de los planes de mejoramiento por programas y se encuentra dentro del ciclo PHVA como una actividad del verificar siendo la actividad de direccionamiento para los programas no para el proceso como tal.

X

Sistema Integrado de Gestión Control Interno.

Se cuenta con mecanismos para la divulgación de la cultura de autocontrol, pero falta diseñar estrategias que mejoren la deficiencia de los principios de autorregulación y autogestión.

8

Se deben mejorar los mecanismos de comunicación cuando se van a realizar algún trabajo de mantenimiento en las respectivas áreas a trabajar.

X Infraestructura y Mantenimiento

COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA (6.2.2)

9

Al hacer revisión del formato F-GH-DRH-025 y solicitar evidencias sobre procesos de inducción a docentes catedráticos se encuentra que no se realizan dichas acciones.

X Gestión Humana

INFRAESTRUCTURA (6.3)

10

No se cuenta con registros que determinen y proporcione la conformidad de los controles que se realizan a la buseta institucional para asegurar el servicio a los estudiantes en la realización de las salidas a otras ciudades.

X

Subdirección Administrativa Sistema de Información, Telecomunicación y Tecnología Gestión de Bienestar Universitario Subdirección Administrativa Admisiones Registro y Control Control Interno

Se observa que el espacio físico utilizado no es el adecuado, incumpliendo en el numeral. Se detecto la necesidad de la ampliación de la infraestructura en las áreas de las oficinas de Egresados, Asesoría Espiritual Salón Jardín Infantil, Bodega y la Sala de juntas. Se observo que la bodega no está ubicada en un lugar para fácil manejo, el material dado de baja y lo del consumo se encuentra sin una clasificación especial. Se evidencia la falta de Infraestructura, espacio físico y puestos de trabajo en el proceso para que se cumpla con las actividades establecidas por el proceso En el proceso de control interno no cuenta con el recurso humano suficiente para el desarrollo de funciones como las revisiones eventuales que requiere el proceso.

PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DEL PRODUCTO O PRES TACIÓN DEL SERVICIO (7.1)

11

Se encontró que la estrategia de estructuración y puesta en marcha de la oficina de mercadeo no se ha ejecutado de acuerdo a lo establecido en el plan de acción.

X

Dirección y Planeación, Gestión de Comunicaciones Infraestructura y Mantenimiento

No se identifica la importancia del seguimiento a la ejecución del plan de acción vigente, lo que dificulta tener un mayor control de las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua del proceso. En el plan de acción se observan una gran cantidad de compromisos en los proyectos para el mismo lapso de tiempo sin su respectivo seguimiento.

PROCESO RELACIONADOS CON EL CLIENTE (7.2)

12

Se evidencia el normograma institucional el cual presenta deficiencias en algunos requisitos legales que envían los procesos que no actualizan su información.

X Control Interno

PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (7.4.1)

13

No se evidencia plan de compras que permita administrar de forma oportuna y eficaz los recursos económicos y financieros de la institución como lo define el objetivo del proceso. No se evidencia acciones de control para los clientes que no evalúan los proveedores como parte de la aprobación del producto recibido.

X

Subdirección Administrativa

VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ADQUIRI DOS (7.4.3)

14 No se tiene implementado actividades para la verificación de los productos comprados antes de ser entregados a sus solicitantes.


PROPIEDAD DEL CLIENTE (7.5.4)

15

Falta crear un archivo digital para que exista confiabilidad y seguridad con respecto a la documentación que genera el proceso y así prestar un mejor servicio al cliente

X Admisiones Registro y Control

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (8.2.1)

16

No se evidencio un seguimiento de las acciones definidas en las respuestas a las PQRS interpuestas al proceso, lo que dificulta tener un mayor control de las acciones.


SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS (8.2.3)

17

Se observo que no se está llevando a cabo la medición del indicador (Percepción de la Gestión, estudiantes, directivos, docentes y Administrativos), a los cuales se les deben crear mecanismos para obligar al usuario a que genere el registro para poder ser medido.

X

Sistema de Información, Telecomunicación y Tecnología

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO (8.2.4)

18

Se evidencia que existe la caracterización del proceso pero existen actividades que no permiten controlar sus resultados dentro del ciclo PHVA del proceso.

X Subdirección Administrativa Control Interno No se realiza seguimiento a las

recomendaciones de las evaluaciones que el proceso de control interno realiza a los procesos institucionales.

MEJORA CONTINUA (8.5.1)

19

La ejecución del plan de mejoramiento emitido con fecha 12-07-2012, evidencia a la fecha, la persistencia de los siguientes hallazgos resultado de la auditoría ( el texto ha sido copiado textualmente como se encuentra en el documento) Se evidencia que el procedimiento R-GH-DRH-001 denominado Selección y contratación del personal administrativo, no tiene los registros como lo define el procedimiento.

X Gestión Humana

TOTAL DE OBSERVACIONES 19

10. Descripción de las fortalezas y oportunidades de me jora en los procesos institucionales

Dentro del procedimiento de auditorías internas se reconocieron fortalezas como resultado de la planificación y operatividad que realizan los procesos, de igual manera se identificaron oportunidades de mejoramiento que permitirán a los procesos aumentar la capacidad para cumplir con los requisitos y optimizar el desempeño institucional.

DESCRIPCIÓN DE FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA POR PROCESOS

PROCESO FORTALEZAS OPORTUNIDADES DE MEJORA

Dirección y Planeación

• El proceso está trabajando para integrar el Sistema de Gestión de Calidad con el Sistema de Gestión Ambienta (ISO 14001) • Cada revisión por la dirección se envían las evidencias a los líderes de proceso. • Se cuenta con indicadores con mediciones, planes de mejoramiento, y acciones correctivas y preventivas a las auditorias anteriores y PQRS recibidas. • En las revisiones por la dirección tienen documentado cada reunión, y cada líder de proceso realiza la sustentación de los planes de mejoramiento y su avance; y se estableció que por año se realicen dos revisiones al SGC. • Los funcionarios tienen claro que el proceso está involucrado para la elaboración de la política de calidad, referenciado con autoevaluación institucional y con ejes estratégicos. • Los funcionarios conocen e identifican su importancia ante la política y objetivos de calidad de la institución

• Se contrató un funcionario para documentar el seguimiento a la matriz de valoración de riesgos institucional, planes de desarrollo y plan de anticorrupción, integrado con los objetivos, indicadores y metas pero no se tiene un cronograma de trabajo. • El SGC tiene establecido que el representante ante la dirección sea el líder del proceso misional, (gestión académica) pero se le deben establecer perfiles y competencias para un buen desempeño. • Se identifica la contaminación auditiva y visual que se maneja en la institucional, se tomaron acciones de mejora, pero no se cuenta con políticas y reglamentaciones que soporten las actividades

Total 6 3

Subdirección Académica

• El reconocimiento de la importancia de trabajar continuamente por el desarrollo de las condiciones de calidad de los programas como elemento fundamental de la política de calidad y excelencia, porque permite conocer las necesidades y expectativas de los futuros profesionales y garantizar su idoneidad. • La claridad, responsabilidad y esfuerzo ejecutado en el cumplimiento de los objetivos establecidos en el plan de acción del proceso, porque evidencian coherencia, pertinencia y orientación al logro. • El establecimiento de la oficina de relaciones internacionales y el proyecto de formación en segundo idioma, porque permite mejorar el nivel de competencias docentes y contribuye a la formación integral de los estudiantes evidenciando compromiso institucional con este estándar de calidad. • Las actividades relacionadas con el fortalecimiento de las competencias en SABER PRO para estudiantes y docentes, porque permiten incrementar el nivel académico de estudiantes y de la institución en las diferentes áreas del conocimiento • Las estrategias de adecuación para la biblioteca abierta, porque permiten atender las expectativas de los estudiantes y docentes en espacios adecuados para el uso del material bibliográfico. • El trabajo en equipo articulado y constante con las demás unidades que componen el proceso, porque evidencia el compromiso con la mejora continua del servicio y evita desgaste administrativo y procesos que pueden incurrir en sobrecostos. • El rol de representante de la dirección para el sistema de gestión de calidad ejercido por el líder del proceso, porque garantiza la toma de conciencia, integración y pertinencia de las estrategias que diseña e implementa dirigido al cumplimiento de la misión institucional.

• La necesidad de estructurar y formalizar lo antes posible el área de desarrollo académico, para establecer de forma organizada y permanente la implementación de políticas de desarrollo y su seguimiento en la calidad de los procesos de gestión académica. • El método de evaluación y seguimiento de los propósitos del PEI articulado con el plan de desarrollo, para determinar el nivel de avance, responsables, metas y presupuestos necesarios en su ejecución. • El empoderamiento del plan de calidad del proceso y la gestión del riesgo con el respectivo tratamiento y seguimientos a estos criterios, para garantizar el logro de los objetivos, la toma de decisiones y la efectividad de las acciones de mejora. • La documentación del avance en las estrategias del plan de acción, para permitir el seguimiento, la trazabilidad y la medición del logro. • El entendimiento y nivel de importancia que se le da al plan de calidad del proceso gestión académica, para aplicar y controlar los criterios de calidad que se relacionan con la prestación del servicio de formación. • La formulación de la oferta académica para programas de posgrados, establecida mediante un plan de acción de las facultades y articulada con la unidad de posgrados, para que se garantice el cumplimiento de esta estrategia considerando los elementos institucionales de recursos, pertinencia y oportunidad de la institución. • Concretar la implementación de la estrategia sobre la política de publicaciones científicas y académicas con la DIE, para facilitar la disponibilidad de elementos de divulgación en la producción de docentes y estudiantes. • Los controles sobre la renovación de licencias internas de programas, para garantizar la oportunidad de los procesos de autoevaluación y evitar incumplimientos en los requisitos establecidos por la sede central. • Diligenciamiento de los registros de las actividades que realiza el área en todos los aspectos (actas, asistencias, videos, fotografías), para evidenciar el cumplimiento e implementación de las acciones establecidas en el plan de acción del líder. • El conocimiento, control y dirección sobre los resultados de la evaluación docente, las acciones de mejora y la evidencia del impacto obtenido, para dar cumplimiento a la función del subdirector sobre el desarrollo académico y calidad del servicio.

Total 7 10

Facultad de Ciencias

Administrativas y Económicas.

• La definición del plan de navegación de la facultad, porque establece el direccionamiento estratégico al cual le apunta el desarrollo de sus programas en conjunto • Los controles aplicados sobre el registro de hora cátedra, porque permite verificar el cumplimiento de las disposiciones contractuales con los docentes en pro del desarrollo del currículo • La articulación y actualización entre los proyectos educativos de programa y el de facultad, porque evidencia el trabajo en conjunto pertinente y enfocado hacia objetivos comunes • El diseño y formalización de convenios con diferentes instituciones y entidades, porque evidencian la articulación e intercambio de conocimientos universidad – empresa-estado y contribuyen al fortalecimiento de competencias profesionales en los estudiantes de acuerdo a su perfil • El nivel de actualización en los contenidos programáticos y la malla curricular de los programas de la facultad como producto de renovaciones internas y externas, porque se garantiza la pertinencia social, investigativa y académica de unos perfiles de formación • El reconocimiento de la importancia de trabajar continuamente por el desarrollo de las condiciones de calidad de los programas como elemento fundamental de la política de calidad y excelencia, porque permite conocer las necesidades y expectativas de los futuros profesionales y garantizar su idoneidad.

• La identificación y tratamiento de los riesgos de la facultad, para mitigar las situaciones adversas que puedan dificultar el logro de los objetivos que se han trazado • El diseño de herramientas y métodos de compromiso con los docentes, seguimientos y actividades que permiten involucrar a todos los actores del proceso, para que se evalúe el cumplimiento del currículo, el trabajo independiente de los estudiantes y el desempeño docente • El cumplimiento de las políticas de autoevaluación contempladas por la sede central y como condición del decreto 1295, para que los programas TPGCF y TGCF puedan contar con licencias internas de funcionamiento vigentes e insumos para registros calificados que dan cuenta del mejoramiento continuo • La planeación y suficiencia de los recursos físicos y docentes necesarios para el desarrollo de la formación que se proyecta en aumento de cobertura, para que se dé cumplimiento a las garantías de calidad establecidas por la ley para la oferta del programa • El diseño de un nuevo plan de acción con articulación a los propósitos establecidos en el PEI y documentar su nivel de avance, para que se evidencie el desarrollo de los objetivos de los programas y de la universidad con relación a la formación de profesionales idóneos e integrales.

•

• La documentación de reuniones que lidera al facultad y el registro de las firmas de sus participantes, para que se pueda realizar seguimiento a los compromisos y actividades designadas y evaluar su eficacia • La definición de estrategias unificadas y organizadas con respecto a la forma, método y seguimiento de pruebas SABER PRO, para que se retroalimente de manera efectiva el nivel del profesional que se está formado por la facultad • El análisis que se realice sobre los resultados de los indicadores como herramienta de gestión, para lograr evaluar y analizar las circunstancias que dirijan los programas, departamentos y la facultad en su conjunto hacia un desarrollo pertinente y coherente con las políticas del MEN

Total 6 8

Facultad de Ingenierías

• El cumplimiento de las políticas de autoevaluación contempladas por la sede central y como condición del decreto 1295, porque le permite a los programas contar con licencias internas de funcionamiento vigentes e insumos para registros calificados que dan cuenta del mejoramiento continuo y su desarrollo de forma pertinente • El direccionamiento de la facultad sobre el fortalecimiento de los grupos y líneas de investigación y la formación docente a tiempos completos, porque contribuye al desarrollo de las condiciones de alta calidad para el programa • El diseño y formalización de convenios con diferentes instituciones y entidades, porque evidencian la articulación e intercambio de conocimientos universidad – empresa-estado y contribuyen al fortalecimiento de competencias profesionales en los estudiantes de acuerdo a su perfil • El nivel de actualización en los contenidos programáticos de los programas de la facultad como producto de renovaciones internas y externas, para que se garantice la pertinencia social, investigativa y académica de unos perfiles de formación

• La planeación y suficiencia de los recursos físicos y docentes necesarios para el desarrollo de la formación en el programa de ingeniería civil, para que se dé cumplimiento a las garantías de calidad establecidas por la ley para la oferta del programa • El diseño de un nuevo plan de acción con articulación a los propósitos establecidos en el PEI y documentar su nivel de avance, para que se evidencie el desarrollo de los objetivos del programa y de la universidad con relaciona la formación de profesionales idóneos e integrales. • Establecer controles sobre el cumplimiento de las comunicaciones internas y procedimientos para la entrega de cargos al interior de la facultad, para que no sean afectados los objetivos por desconocimiento, procesos u omisiones involuntarias • Documentar y hacer seguimiento al plan de mejoramiento individual para los docentes que por análisis se hayan incluido en reportes de baja calificación en la evaluación docente, para lograr superar las debilidades identificadas en la prestación del servicio de formación

Facultad de Ingenierías

• El nivel de cualificación docente con posgrado y el compromiso individual por mantenerse actualizado en sus campos del saber y de segunda lengua, para que se brinden condiciones de calidad en cuanto la competencia y pertinencia de quienes desarrollan las temáticas de formación acordes con los perfiles de egreso

• La actualización del PEF con respecto a los propósitos del PEI, para que exista un direccionamiento claro y pertinente de los objetivos de programa y facultad con respecto a lo institucional • La documentación de reuniones que lidera al facultad, para que se pueda realizar seguimiento a los compromisos y actividades designadas y evaluar su eficacia • El direccionamiento de convenios con instituciones acreditadas, para buscar la coherencia y articulación en condiciones de alta calidad como lo requiere el MEN • La definición de estrategias unificadas y organizadas con respecto a la forma, método y seguimiento de pruebas SABER PRO, para que se retroalimente de manera efectiva el nivel del profesional que se está formado por la facultad • La formulación clara de propósitos de desarrollo a nivel de posgrados, para dar cumplimiento a las funciones misionales relacionadas con investigación y orientación hacia a la alta calidad de los programas • El entendimiento sobre la importancia de los indicadores como herramienta de gestión, para lograr evaluar y analizar las circunstancias que dirijan los programas, departamentos y la facultad en su conjunto hacia un desarrollo pertinente y coherente con las políticas del estado

Total 5 10 • El enfoque claro sobre la satisfacción del

cliente y el fortalecimiento de las competencias en los docentes, porque garantiza un trabajo orientado al logro de los objetivos de la facultad y los programas en cumplimiento de la misión institucional. • El reconocimiento de la importancia de trabajar continuamente por el desarrollo de las condiciones de calidad de los programas como elemento fundamental de la política de calidad y excelencia, porque permite conocer las necesidades y expectativas de los futuros profesionales y garantizar su idoneidad.

• El diseño de un nuevo plan de acción con articulación a los propósitos establecidos en el PEI, para que se evidencie el desarrollo de los objetivos del programa y de la universidad con relaciona la formación de profesionales idóneos e integrales. • La documentación sobre el avance en la ejecución del plan de acción, para que se facilite el seguimiento a la gestión de la facultad

Facultad de Ciencias Artes y Humanidades

• El logro alcanzado en los objetivos del plan de acción, porque evidencia el avance logrado con las políticas de trabajo impartidas desde la facultad y las coordinaciones de departamento y programa • El diseño de herramientas y métodos de compromiso con los docentes, seguimientos y actividades que permiten involucrar a todos los actores del proceso, porque visualizan el compromiso y trabajo en equipo que se ha direccionado • El direccionamiento de la facultad sobre el fortalecimiento del grupo de investigación y la capacitación docente, porque contribuye al desarrollo de las condiciones de alta calidad para el programa • El diseño y formalización de convenios con diferentes instituciones y entidades, porque evidencian la articulación e intercambio de conocimientos universidad – empresa-estado y contribuyen al fortalecimiento de competencias profesionales en los estudiantes de acuerdo a su perfil • El trabajo en equipo para el análisis en identificación de riesgos de la facultad, porque articula los esfuerzos bajo un enfoque por resultados

• La evaluación de los resultados alcanzados desde la estrategia de actividades de nivelación a los estudiantes en los últimos semestres, para que se diseñen estrategias y se tomen acciones basadas en hechos y datos reales • La legalización de formatos de apoyo establecidos para la mejora de las actividades que realizan los directores de departamento, para que se establezcan como política y se garantice la aplicación de estas estrategias • La pronta legalización y actualización de los contenidos programáticos teniendo en cuenta la participación de docentes en diferentes disciplinas, los recursos bibliográficos con que cuenta el programa y usando la plantilla institucional en su elaboración, para que se asegure la pertinencia de la formación de acuerdo al perfil de egreso, se mantenga la trazabilidad en la actualización de temas y se dé cumplimiento al modelo pedagógico de la universidad • Establecer controles sobre el cumplimiento de las comunicaciones internas y procedimientos para la entrega de cargos al interior de la facultad, para que no sean afectados los objetivos por desconocimiento, reprocesos u omisiones involuntarias • Documentar y hacer seguimiento al plan de mejoramiento individual para los docentes que por análisis se hayan incluido en reportes de baja calificación en la evaluación docente, para lograr superar las debilidades identificadas en la prestación del servicio de formación • Realizar seguimiento a los planes de mejoramiento que se manejen a nivel individual, de programa y de facultad, para que se demuestre la capacidad de la facultad para alcanzar los resultados planificados (eficacia) y el manejo de los recursos disponibles (eficiencia) • El seguimiento y control sobre las actividades que realiza la escuela de bellas artes, para que se garantice la consecución de resultados establecidos en el PEI y plan de desarrollo en dicha sede, siendo su naturaleza de los núcleos de conocimiento de interés para la facultad

Tota l 7 9

Facultad de Ciencias

Agrarias y del Ambiente

• El cumplimiento de las políticas de autoevaluación contempladas por la sede central y como condición del decreto 1295, porque le permite a los programas contar con licencias internas de funcionamiento vigentes e insumos para registros calificados que dan cuenta del mejoramiento continuo y su desarrollo de forma pertinente • El diseño y formalización de convenios con diferentes instituciones y entidades, porque evidencian la articulación e intercambio de conocimientos universidad – empresa-estado y contribuyen al fortalecimiento de competencias profesionales en los estudiantes de acuerdo a su perfil a través de la movilidad • El logro alcanzado en los objetivos del plan de acción, porque evidencia el avance logrado con las políticas de trabajo impartidas desde la facultad y las coordinaciones de departamento y programa • Los controles aplicados sobre el registro de hora cátedra, porque permite verificar el cumplimiento de las disposiciones contractuales con los docentes en pro del desarrollo del currículo • El nivel de avance en los planes de mejoramiento de programa y facultad, porque permiten alcanzar los objetivos de desarrollo en el mantenimiento de los programas en condiciones de calidad • La adquisición de bases de datos, revistas, recursos bibliográficos y auditorio, porque complementan la formación en las competencias y ambientes de trabajo pertinentes • El uso de la plataforma moodle en el desarrollo del currículo, porque apoyan el trabajo docente y el trabajo independiente de los estudiantes basados en nuevas tecnologías

• La planeación y suficiencia de los recursos físicos y docentes necesarios para el desarrollo de la formación en el programa de ingeniería ambiental, para que se dé cumplimiento a las garantías de calidad establecidas por la ley para la oferta del programa • Documentar y hacer seguimiento al plan de mejoramiento individual para los docentes que por análisis se hayan incluido en reportes de baja calificación en la evaluación docente, para lograr superar las debilidades identificadas en la prestación del servicio de formación • La aprobación del PEF con respecto a los propósitos del PEI, para que exista un direccionamiento claro y pertinente de los objetivos de programa y facultad con respecto a lo institucional • La documentación de reuniones que lidera al facultad, para que se pueda realizar seguimiento a los compromisos y actividades designadas y evaluar su eficacia • La definición de estrategias unificadas y organizadas con respecto a la forma, método y seguimiento de pruebas SABER PRO, para que se retroalimente de manera efectiva el nivel del profesional que se está formado por la facultad • La formulación clara de propósitos de desarrollo a nivel de posgrados, para dar cumplimiento a las funciones misionales relacionadas con investigación y orientación hacia a la alta calidad de los programas • El entendimiento sobre la importancia de los indicadores como herramienta de gestión, para lograr evaluar y analizar las circunstancias que dirijan los programas, departamentos y la facultad en su conjunto hacia un desarrollo pertinente y coherente con las políticas del estado • La documentación sobre el avance en la ejecución del plan de acción, para que se facilite el seguimiento a la gestión de la facultad

• La pronta legalización y actualización de los contenidos programáticos teniendo en cuenta la participación de docentes en diferentes disciplinas, los recursos bibliográficos con que cuenta el programa y usando la plantilla institucional en su elaboración, para que se asegure la pertinencia de la formación de acuerdo al perfil de egreso, se mantenga la trazabilidad en la actualización de temas y se dé cumplimiento al modelo pedagógico de la universidad • El tratamiento de los riesgos de la facultad, para mitigar las situaciones adversas que puedan dificultar el logro de los objetivos que se han trazado

Total 7 10

División de Postgrados

• El alto compromiso que mantiene el personal del proceso en la implementación del Sistema Integrado de Gestión.

• La información generada por dicha dependencia se encuentra documentada.

• Se cuenta con una infraestructura adecuada para el buen funcionamiento de las actividades.

• Se observo que las acciones tomadas y llevadas a cabo han mejorado el proceso en cuanto a su servicio.

• Se identifico organización en la información solicitada en la auditoria.

• Se evidencio que los programas que se han ofertado, cuentan con registros calificados y los contenidos programáticos actualizados.

• Para el proceso de digitación de notas de los docentes, ya se implemento el sistema, lo cuál permite más organización.

• Uso de la unidad virtual para el montaje de los módulos

• Es clara la identificación de los clientes y sus requisitos

• Implementar mecanismos adecuados y efectivos para la mitigación del riesgo, teniendo en cuenta los servicios del proceso y su impacto a la institución y la comunidad • Revisar y actualizar los indicadores, riesgos y productos no conformes para tomar acciones de mejora. • Se debe documentar las actividades planteadas en los planes de acción, para las respectivas evidencias. • Implementar mecanismos para la articulación de su proceso. • Evidenciar el seguimiento a la información relativa a la percepción del cliente respecto al cumplimiento de los requisitos, lo cual dificulta el cumplimiento del objetivo de la división.

Total 9 5 • El compromiso y la actitud positiva de los

funcionarios de la EBA hacia la implementación del sistema gestión de calidad. • La proyección social que realiza la EBA a la comunidad, a través de los diferentes programas y actividades como: Pequeños maestros, diálogos en vivo con el arte, concierto de maestro, arte al parque, Ocaña vive el jazz, y proyecto opera criolla (musicales navideños), entre otros.

• El conocimiento y aporte al logro de los objetivos de calidad, para que se garantice el cumplimiento de los requisitos necesarios para la prestación del servicio de la institución. • Establecer políticas de control de la documentación del proceso (plan de acción, plan de mejoramiento, indicadores, tratamiento a las PQRS, entre otras), que permitan facilitar la administración y coordinación de las actividades que se realizan en la EBA

Escuela de Bellas Artes

• La infraestructura física con la que cuenta la EBA para la prestación del servicio. • El portafolio de servicios y los diferentes medios de comunicación, con el que cuenta la EBA, para la promoción de los servicios que ofrece.

• . • Consolidar el Proyecto Educativo de Programas (PEP), el cual permitirá establecer los lineamientos necesarios para el desarrollo del programa que ofrece la EBA. • Fortalecer el seguimiento a los planes de mejoramiento con el fin de garantizar que las actividades planteadas se ejecutan a cabalidad y se verifica su eficacia • Crear estrategias para integrar las actividades de la EBA con la facultad de Educación Artes y Humanidades, que permita lograr el propósito de hacer de esta región un eje de desarrollo cultural. • Consolidar el documento maestro para la solicitud de aprobación de la licenciatura en música. • Establecer métodos de evaluación (indicadores y metas) para medir el avance en el desarrollo de las estrategias y objetivos definidos en el plan de desarrollo de la EBA. • Crear herramientas para el seguimiento a los egresados de la EBA, con el fin de obtener retroalimentación de los mismos que permitan analizar la pertinencia de la educación brindada y búsqueda de empleo en el mercado laboral, para el mejoramiento de la calidad del servicio.

Total 4 8 • El nivel de eficacia obtenido en el plan de

mejoramiento, porque demuestra el compromiso con las actividades propuestas como estrategias de mejora continua. • La medición y análisis de los Indicadores de la dependencia, porque permiten detectar aspectos críticos que pueden tratarse a tiempo y generar una dinámica de mejoramiento. • La formulación clara de las actividades del Plan de acción porque evidencia la coherencia y entendimiento que se tienen de los objetivos de la dependencia. • El avance del proyecto de adecuación de la Biblioteca, que aunque no estaba dentro de las acciones planeadas, se llevó a cabo porque demuestra que hay iniciativas que surgen de las necesidades del quehacer diario y que buscan mejorar la calidad del servicio.

• La Socialización del conducto regular para la adquisición de libros (actividades, procedimientos y formatos) para que puedan ser canalizadas y organizadas las solicitudes realizadas con el fin de suplir las necesidades de los programas en beneficio de la formación integral. • La formulación del plan de tratamiento para los riesgos identificados en la dependencia, para que puedan realizarse las estrategias adecuadas para su mitigación, siendo un lugar donde reside el soporte bibliográfico de todos los programas de la universidad y se garantice la continuidad del servicio.

Biblioteca

• Las mejoras realizadas a la catalogación y organización del material y que han surgido además como una necesidad de la nueva reestructuración, porque demuestran la capacidad de adaptarse a cambios que conlleven al fortalecimiento de los servicios de la Biblioteca. • La adquisición de modernos recursos de cómputo como apoyo al servicio de la dependencia porque facilita las consultas y brinda nuevos servicios a la comunidad educativa.

• La inclusión en temas de mejora continua durante las inducciones, para que el personal que ingresa a la dependencia asuma la cultura de calidad y formas de trabajar que generen un ambiente propicio de trabajo en equipo en cumplimiento con los objetivos establecidos por la biblioteca. • El Seguimiento a las solicitudes de recursos bibliográficos hechos a la subdirección administrativa, para asegurar la pertinencia de los pedidos realizados por los planes de estudio y verificar lo acordado por el comité. • La Determinación de la frecuencia de reunión de los comités de biblioteca, para garantizar organización y seguimiento y la gestión para la toma de decisiones. • El diseño de nuevos indicadores teniendo en cuenta las adecuaciones realizadas a la dependencia, para que no haya un retroceso en los niveles obtenidos con los indicadores que se miden actualmente con respecto al uso del material bibliográfico • La finalización de la digitalización de las tesis de grado, para que se pueda establecer como material de consulta para la comunidad educativa de una forma de más efectiva, moderna y de fácil acceso. • La culminación de las adecuaciones físicas que ha generado la nueva estructuración de la dependencia, para que no se vea afectada la calidad del servicio y se dejen obras inconclusas. • El cumplimiento de las actividades pendientes en el plan de acción para que se evidencie la efectividad de las estrategias en pro de los objetivos de la dependencia. • La articulación con la subdirección académica que evidencie el direccionamiento en beneficio de la función misional, para que haya coherencia de las actividades de la dependencia con los objetivos del proceso • El Diligenciamiento completo de los formatos de asistencia a eventos, para que se pueda contar con evidencias válidas de las acciones que se desarrollan al interior de la dependencia en cumplimiento de sus objetivos.

Total 6 11

Granja Experimental

• Disposición del personal al desarrollo de la auditoría interna.

• Se observó que se tienen identificados cuales son requisitos legales (normograma), pero no se tiene identificados, según lo establecido en el numeral 7.2.1 de la norma NTC GP 1000/ ISO 9001 y 2.1.1 del MECI. • Se observa que el proceso no tiene procedimientos documentados que le permitan identificar actividades, según lo establecido en el numeral 4.2.1 de la norma NTC GP 1000: 9001. • Se observa que no existen registro de capacitaciones por parte del líder de proceso, lo cual impide el conocimiento del proceso en cada uno de sus puestos (Manual de Funciones), según lo establecido en el numeral • Se observa que no tiene mecanismos de control que les permita identificar que debilidades y fortalezas tienen y del mismo modo ver si el cliente se encuentra satisfecho con el producto entregado, según el numeral 8.2 de la NTC GP 1000:9001. • Se observa desconocimiento del producto no conforme en el proceso que le ayude a identificarlos en caso de se identificado, incumplimiento del requisito 8.3 de la NTC GP 1000:9001.

Total 1 5

Investigación

• El responsable del proceso es una persona ampliamente conocedora de cada una de las actividades pertinentes al mismo, igualmente interesada en apoyar y gestionar los propósitos establecidos para el cumplimiento satisfactorio de las tareas inherentes al proceso. • Se evidencia idoneidad y competencia por parte del equipo de trabajo del proceso. • Hay evidencia de organización al interior del proceso en cuanto a la distribución y delegación de actividades. Se pudo establecer el compromiso del equipo de trabajo para responder y atender los requerimientos de la auditoria, se percibió muy buena actitud por parte de los funcionarios, lo cual contribuyó al cumplimiento del objetivo de la auditoria. • Se evidencia un claro conocimiento del objetivo del proceso por parte del líder del proceso y su equipo de trabajo.

• Asegurar la aplicación de los acuerdos Acuerdo 056 y 057 de 2012, relacionados con el proceso de investigación. • Continuar con el fortalecimiento de la cultura de investigación al interior de la universidad. • Fortalecer el monitoreo a los indicadores y riesgos del proceso. • Es necesario fortalecer la planeación al interior del proceso para efectos presupuestales, con el fin de que los servicios que presta el proceso no se vean afectados. • Se requiere que en el proceso de investigación se realice el cálculo y análisis de datos relacionados con: Semilleros de Investigación, Grupos de Investigación, Proyectos aprobados por Convocatoria, Número de Estudiantes

Investigación

• Se evidencia un proceso organizado en el desarrollo de sus actividades, con control adecuado de los registros existentes. • Se detectaron nuevas estrategias de comunicación a través de mejoras en el sitio web del proceso. • Se percibe en la auditoría realizada compromiso del líder del proceso y su equipo de trabajo con el sistema de gestión de la calidad para aplicar las acciones correspondientes que conlleven a dar cumplimiento a los requisitos de la norma NTC GP1000 2009, ISO 9000:2008 y MECI 1000:2005. aplicables al proceso. • Se evidencia el establecimiento de alianzas estratégicas para el intercambio del conocimiento. (red de revistas de Ingeniería, Universidad UNISANGIL, intercambio con editores de otras revistas). • Se percibe el esfuerzo y el interés del proceso por participar en Publindex para la categorización de la revista institucional.

• Se evidencia que se conoce el Sistema Integrado de Gestión de Calidad de la Universidad, se cuenta con la documentación de los procedimientos del Proceso de Investigación. Es necesario precisar que se deben realizar las actualizaciones a los procedimientos de acuerdo con las mejoras implementadas.

vinculados en Investigación, Número de Docentes vinculados en Investigación, Número de horas asignadas a los docentes para investigación, además de otros que el proceso considere convenientes. • Se evidencia que el contenido del ítem denominado definiciones, para los procedimientos de Gestión de Investigación e Innovación, Producción Científica y Capacitación tienen en un alto porcentaje los mismos conceptos.

Total 10 6

Extensión

• Se evidencia avances en el proceso de Extensión, mostrando un incremento el número de convenios y alianzas estratégicas existentes. • Se ha implementado con ayuda de archivo y correspondencia un módulo en el SID para realizar un mayor control y seguimiento a los convenios que se ejecutan en la Universidad. • Existe una excelente participación y compromiso del personal que integra el proceso, permitiendo el mejoramiento continúo del proceso de Extensión. • La información referente al proceso está documentada y organizada logrando la veracidad, exactitud y oportunidad de la misma.

• Es indispensable que cada proceso tenga un objetivo acorde con las actividades que se efectúan, por lo que es necesario realizar una actualización del objetivo y por lo tanto de la caracterización del proceso. • La matriz de Gestión de Riesgos del proceso de extensión tiene definido riesgos que son del proceso de investigación, al igual existen riesgos que están repetidos, por tanto es necesario verificar la matriz de gestión de riesgos para identificar las situaciones que pueden impedir el logro de los objetivos o desarrollo del proceso y así minimizar su ocurrencia. • En el Formato seguimiento a convenios_rev A es conveniente adicionar variables cuantitativas a algunos ítems como: beneficio económico, movilidad de estudiantes, entre otros; información que puede servir como una herramienta para la medición del proceso.

• El proceso debe solicitar a la Oficina de Presupuesto la ejecución del rubro asignado para extensión con el fin de verificar el cumplimiento por parte de la Universidad. • El Proceso tiene Plan de Acción, pero debe mejorar los objetivos propuestos, porque menciona actividades que no realiza el proceso.

Total 4 5

Gestión de Bienestar

Universitario

• Tienen documentado los procedimientos • El equipo de trabajo que conforman el proceso de Bienestar Universitario, cumple con los perfiles para ejercer los cargos designados. • Se labora con un excelente y agradable ambiente de trabajo.

• Socialización actualización y disposición de la documentación a todo el equipo de trabajo. • Ampliación de la infraestructura necesaria en las áreas de las oficinas de Egresados, Asesoría Espiritual Salón Jardín Infantil, Bodega y la Sala de juntas. • Revisar y actualizar los indicadores, riesgos y productos no conformes para tomar acciones de mejora. • Organizar y mantener con debido cuidado los registros para el control de documentos.

Total 3 4

Gestión Humana

• La documentación solicitada se encontró en el sitio de la auditoría, facilitando el acceso a la misma. • La disposición del personal para interactuar en la auditoría de manera respetuosa y dinámica, favoreció la comunicación de las partes. • El personal demostró sentido pertenencia hacia el proceso Gestión Humana, siendo un factor importante para la institución, contar con personal que defienda y aprecie su trabajo.

• No se evidenció un estudio de necesidades para los cargos de la institución para los procesos institucionales • Definir e implementar un mecanismo, que permita documentar las características de contratación, funciones, fecha de inicio y terminación de contrato, salario, ubicación locativa, jefe inmediato y demás condiciones relevantes del contrato de trabajo, previo a la autorización y/o visto bueno, por parte del director, con el fin de generar un soporte documental que registre claramente las condiciones de oferta del cargo que empleado y empleador han definido establecer. • Generar un mecanismo que comunique formal y oportunamente al proceso Sistemas de información, Telecomunicaciones y Tecnología, para bloquear el acceso a las aplicaciones de software institucionales y equipos de cómputo de los empleados desvinculados de la institución, con el fin de evitar acceso fraudulento a dichas aplicaciones

Gestión Humana

• Crear un formato o una lista de chequeo para notificar ya sea por correo electrónico o de manera telefónica, a todos los aspirantes que hagan llegar su hoja de vida para aspirar a un cargo y que no han sido aceptados, como un gesto de cortesía y respeto. • Especificar los términos y periodicidad a las jornadas de inducción, reinducción y entrenamiento, especificando el empleado que recibe las mismas por lo menos una vez por año, indicando si el procedimiento aplica para personal que se vincule por primera vez, para empleados que tienen continuidad en su cargo, que reingresan o han sido rotados a nuevos cargos. • Especificar a qué tipo de empleados se aplica el procedimiento de “Inducción, re inducción y entrenamiento en el puesto de trabajo”, quien lo ejecuta, quien lo recibe, en qué cargo se hace el proceso y fecha de ejecución. • Formular un mecanismo que permitan planear, ejecutar y evaluar la efectividad, de los proceso de empalme entre empleados, con el fin lograr de evitar traumatismos en el desempeño laboral y de cada frente a cambios de personal. • En el ejercicio de auditoría, se encontró que se han definido brigadistas, pero no hay evidencias que demuestren acciones de difusión hacia la comunidad universitaria de la existencia de éstos y funciones. • Implementar un sistema efectivo de pausas activas en cada proceso de la institución

Total 3 9

Sistema de Información,

Telecomunicación y Tecnología.

• El proceso cuenta con acompañamiento del líder de proceso en cuanto a capacitaciones internas, se evidencia material de píldoras diseñadas para su fácil manejo. • Tienen un plan de acción ejecutado al 100%, y hacen más actividades de las que se planean. • El alto compromiso que mantiene el personal del proceso en la implementación del Sistema Integrado de Gestión.

• Implementar mecanismos adecuados y efectivos para la mitigación del riesgo, teniendo en cuenta los servicios del proceso y su impacto a la institución y la comunidad. • Ampliación de la infraestructura necesaria para el proceso.

• La articulación del proceso de Sistema de información, telecomunicación y tecnología con las actividades que se desarrollan con todos los procesos de la institución. • El equipo de trabajo que conforman el proceso, cumple con los perfiles para ejercer los cargos designados. • La documentación solicitada se encontró en el sitio de la auditoria, facilitando el acceso a la misma. • Tienen Creados mecanismos para tener actualizada el sistema, con relación a las salas de computo.

Total 7 2

Gestión Administrativa

y Financiera

• Se evidencia compromiso del líder sobre las acciones de mejora para el fortalecimiento del proceso. • Se cuenta con profesionales en las diferentes dependencias que hacen parte del proceso y prestos a seguir avanzando en el sostenimiento del mismo.. • La disponibilidad y actitud del personal para atender la auditoría. • Se evidencia buena comunicación con el equipo de trabajo.

• Establecer acciones de mejora en las observaciones presentadas en este informe de Auditoría. • Capacitar a los contratistas para que tengan conocimientos en lo relacionado con el Sistema de Gestión de la Calidad del proceso. • Ajustar y mejorar los procedimientos de acuerdo a las nuevas políticas derivadas del líder del proceso. • Realizar reuniones periódicas de seguimiento a las actividades y controles del proceso. • Socializar internamente lo referente a la política de calidad de la entidad. • Elaborar análisis de datos sobre los indicadores ya establecidos, con el fin de interpretar las características y tendencias del proceso y así tomar las acciones preventivas y correctivas de manera oportuna. • Diseñar mecanismos para estar atentos con la normatividad impartida por el estado Colombia en temas contables y financieros. • Dejar evidencias de las reuniones internas que genera el proceso para su mejoramiento. • Formular estrategias que permitan un mejor control en el proceso especialmente en materia de adquisición y de contratación. • Se debe oficializar al proceso de control interno las anomalías presentadas dentro del proceso para que se realice las respectivas revisiones eventuales sugeridas por la Ley.

• Implementar estrategias para efectos de medir la eficiencia y celeridad de las dependencias que hacen parte del proceso y ejercer mayor control y seguimiento de las mismas. • Actualizar el inventario de los bienes muebles e inmuebles de la institución y confrontar los registros contables y financieros para prevenir riesgos.

Total 4 12

Gestión de Comunicaciones

• La realización de herramientas audiovisuales como el video institucional y spot publicitario de la universidad, los cuales ayudan a mostrarles a los clientes internos y externos el direccionamiento estratégico de la institución. • Los acercamientos logrados con el canal TRO y la Autoridad Nacional de Televisión (ANTV) para la realización de posibles convenios que fortalezcan el desarrollo de las comunicaciones a nivel nacional de los procesos de la institución. • El alto compromiso que mantiene el personal del proceso en la implementación del Sistema Integrado de Gestión. • Los diversos mecanismos de comunicación que tiene establecido el proceso para el contacto continuo, oportuno y constante con la comunidad directiva, administrativa, docente y estudiantil de la Institución. • La calidad de los productos que ofrecen a sus clientes. • La articulación del proceso de gestión de comunicaciones con las actividades que se desarrollan en los procesos misionales de la institución.

• Socializar al personal de apoyo del proceso el direccionamiento estratégico de la universidad (política de calidad, objetivos de calidad, misión, visión, valores) y del sistema del sistema integrado de gestión. • Contratar personal especializado para las diferentes áreas vacantes, con el fin de cumplir con el objetivo del proceso. • Realizar jornadas de sensibilización a las dependencias de la institución, con el fin de dar a conocer el manual de imagen corporativa y de esta manera garantizar el cumplimiento de lo dispuesto de los lineamientos definidos en el manual. • Actualizar y socializar las funciones de los miembros del proceso. • Realizar campañas en conjunto con el proceso de Gestión humana sobre el mejoramiento del clima laboral en la institución y el uso racional de los medios de comunicación de la universidad (teléfono, papel en los oficios, correo electrónico). • Adquisición de equipos de para la función de multimedios tales como cámara de fotografía, video, Tabletas digitales entre otros, esto permitirá garantizar la efectividad del objetivo del proceso. • Revisar y actualizar los indicadores del proceso, esto permitirá medir de una manera más eficiente el avance en el desarrollo del objetivo del proceso. • Implementar mecanismos adecuados y efectivos para la mitigación del riesgo, teniendo en cuenta los servicios del proceso y su impacto a la institución y la comunidad

• La utilización de herramientas como planes, programas e indicadores en el desarrollo de las actividades, para que se garantice el cumplimiento de las estrategias planteadas por el proceso y el monitoreo de la mismas. • Asegurar la adecuada corrección de estilo de la información que se divulga del proceso.

Total 6 10

Secretaria General

• El proceso de Secretaría General mide el nivel de satisfacción del cliente que utilizan los servicios de la ventanilla única de manera inmediata siendo un mecanismo efectivo para mejorar los servicios y la atención al público. • Se ha implementado en un 80% el Sistema de Información Documental con lo cual se ha contribuido a estandarizar y controlar los documentos que produce la institución. • Disponibilidad inmediata para dar asesoría a los funcionarios que requieran soporte del SID, de manera que permita la optimización del uso de esta herramienta. • Existe una excelente participación y compromiso del personal que integra el proceso, permitiendo el mejoramiento continúo del proceso de Secretaría General. • La información referente al proceso está documentada y organizada de forma impresa y sistematizada, logrando la veracidad, exactitud y oportunidad de la misma.

• La actualización del manual de funciones con las funciones propias del personal de la Oficina de Archivo y correspondencia es importante porque ayuda a definir las competencias necesarias y las funciones de las personas que integran el proceso, mejorando con ello la calidad del servicio. • En el procedimiento de refrendación de documentos no se especifica el lapso de tiempo establecido para dar respuesta a la solicitud, es necesario que el cliente esté enterado de la duración del trámite para que su solicitud se lleve a feliz término de forma oportuna. • El formato control de visitas a las dependencias Rev B F-SG-ARC-005 fue eliminado y aparece en la página Web de la UFPSO, es necesario mantener actualizada esta información para informar de manera ágil y veraz.

Total 5 3

Infraestructura y

Mantenimiento

• Los nuevos proyectos que se han realizado en infraestructura han permitido ampliar la población estudiantil. • Se cuenta con actas de reunión del comité técnico operativo, y se tiene definida las metas de dicho comité • Se pretenden la ejecución de nuevos proyectos de infraestructura en cuanto a planta física se refiere. • Se han realizado algunas acciones de mejora a los planes de mejoramiento del proceso. • Se tienen copias de los manuales de equipos de laboratorios que adquieren. • Se realizan capacitaciones al personal operativo para minimizar riesgos laborales.

• No se cuenta con un sistema de evacuación de las aguas lluvias. • No se cuenta con un documento o encuesta para medir la satisfacción de los clientes. • No se cuenta con un registro que mida la cantidad y la calidad de material gastado en las obras.

Total 6 3

Admisiones, Registro y

Control

• Se evidencia la proyección en la definición de las actividades para que de cada miembro del proceso tenga definidas las responsabilidades que debe cumplir cada uno • Se cuenta con normograma e Indicadores del proceso actualizados a la fecha porque se evidencia que se enviaron cuando fueron solicitados por los procesos responsables • Utilizan métodos prácticos, agiles y claros para que el cliente externo acceda a los servicios que ofrece el proceso • Se evidencia que en transcurso del año no se han recibido PQRS porque ha mejorado el servicio que presta el proceso • Se evidencia que utilizan los medios de comunicación institucional para publicar la información del proceso como son listados de admitidos fechas para matriculas entre otros.

• Aunque la política y los objetivos de calidad, no han sido socializados se recomienda darlos a conocer para que el equipo de trabajo garantice el cumplimiento de los mismos. • Se evidencia que los controles a la documentación se hacen manualmente, y luego se articulan con la dependencia División de Sistemas se sugiere que mejore este procedimiento para que haya confiabilidad en los resultados de la información que se genera. • Mejorar el análisis y la tabulación de las encuestas y así poder verificar las acciones de mejora con dichos resultados. • Se evidencia que falta redefinir la matriz de riesgos para que el líder del proceso los pueda identificarlos y tratar de mitigar los mismos • Se sugiere al líder revisar y actualizar todos los documentos que genera el proceso, para que se evidencie mediante los procedimientos todas las actividades que realiza el proceso.

Total 5 5

Sistema Integrado de

Gestión

• Desde el proceso se están generando documentos que aportan a la mejora. Estos son considerados como buenas prácticas que aportan al fortalecimiento del Sistema de Gestión de Calidad. • En el proceso se realizan de manera adecuada la evaluación del servicio y se evidencia el seguimiento a las acciones tomadas para el fortalecimiento del SGC de la institución. • La organización y planeación del proceso sobre sus actividades para la implementación de los sistemas y el trabajo articulado que viene desarrollando con otros coordinadores • El acompañamiento del personal a los demás procesos para generar acciones de mejora de tipo documental y estratégico en pro de la consecución de objetivos • La disponibilidad de la información y su actualización permanente publicada en la web institucional y contenida en el repositorio del proceso

• Replantear el objetivo del proceso de mejora, el cual es aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad buscando en forma permanente la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas. • Diseñar estrategias para determinar la definición de las responsabilidades del proceso de calidad resaltando las diferencias entre la responsabilidad de cada uno de los procesos con el mejoramiento continuo de la institución. • Se debe implementar mecanismos para asegurarse que la política de calidad es entendida por los procesos y su personal de apoyo.

• La articulación del proceso con actividades de autoevaluación de programas que han contribuido positivamente en la renovación de registros calificados y mantienen el sentido de evaluación y mejora propio de las normas de calidad

Total 6 3

Control Interno

• El proceso de control interno cuenta con personal preparado para realizar el procedimiento de auditorías internas. • El personal que participa en el proceso de control interno conoce de manera general los cambios aplicables a su proceso. • El proceso de control interno formo y aumento el grupo de auditores internos bajo un diplomado en Sistemas Integrados. • El proceso de control interno cumplió con los informes requeridos por la Ley. • Se da cumplimiento al seguimiento de los planes de mejoramiento de contraloría como requisito de Ley. • La entidad cuenta con las herramientas para mejorar el sistema de control interno. • Desde los procesos de control interno se están generando revisiones y recomendaciones que aportan a su mejora. Estos deben ser considerado como buenas prácticas y después de las revisiones es importante valorar estos esfuerzos e integrarlos al sistema integrado de calidad

• Reforzar el uso e implementación de la evaluación independiente denominado revisiones eventuales a través de las auditorías internas. • Se debe diseñar herramientas tecnológicas para que el procedimiento de auditorías internas sea más eficaz y eficiente. • Se debe divulgar la gestión de procesos institucionales para generar cultura de autocontrol. • Los documentos deben ser revisados y ajustados de tal manera que sea de utilidad toda la información consignada en ellos, es así como los registros deben tener diligenciados todos sus campos y en el caso de no requerirse alguno de ellos porque cambien las situaciones, se deben ajustar a las necesidades del momento.

Total 7 4

11. Comparativo de los hallazgos entre los años auditad os

La implantación del Sistema de Gestión de la Calidad en la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaña le a permitido a la institución mejorar la productividad de los procesos ya que se formalizo la manera de trabajar y las responsabilidades, haciendo que cada persona sepa lo que debe y como debe realizarlo para satisfacer las necesidades de sus clientes.

TABLA NC Y OBS POR AÑO AÑO NC OBS 2010 143 67 2011 43 35 2012 39 56 2013 33 46

En el presente gráfico se observa como desde el año 2010 hasta la presente vigencia el Sistema de Gestión de Calidad armonizado con el Modelo Estándar de Control Interno a dado resultado de mejoramiento ordenando y sistematizando lo que la institución hace, gracias a la homogeneización de sus procesos y el trabajo a la mejora, para satisfacer las necesidades de sus clientes, definir tareas y responsabilidades lo cual le permite el cumplimiento de sus objetivos.

12. Recomendaciones 1. Los procesos institucionales deben enfocarse en administrar y definir controles, herramientas y acciones para mejorar el desempeño de sus procesos.

2. Se hace necesario, revisar y ajustar el diseño documental del Sistema de Gestión de Calidad a partir de cada proceso, de tal manera que se establezca la coherencia y articulación de éste con las metas y políticas organizacionales. Además se debe hacer visible la interacción entre procesos, y la conveniencia y adecuación del sistema para dar respuesta a la misión, la visión, las políticas y los objetivos institucionales.

3. Cada proceso debe realizar un análisis completo de las No Conformidades y Observaciones encontradas y se haga una evaluación de las mismas para verificar si es aplicable o no el hallazgo al proceso. Aquellas que apliquen tomar las acciones pertinentes.

4. Algunas dependencias de la Universidad no se sienten involucradas en algunos procesos, se deben tomar acciones para integrar las dependencias y buscar que los miembros se empoderen del tema de la calidad y se consideren actores importantes dentro de los procesos.

5. En el proceso de gestión académica se debe dejar evidencia de las comunicaciones, reuniones y demás espacios que orienten la planeación de la academia, así como el registro del desarrollo de las actividades, como insumo para el seguimiento de lo planeado.

6. Los documentos deben ser revisados y ajustados por los líderes de los procesos de tal manera que sea de utilidad toda la información consignada en ellos, es así como los registros deben tener diligenciados todos sus campos y en el caso de no requerirse alguno de ellos porque cambien las situaciones, se deben ajustar a las necesidades del momento y se debe notificar al Sistema de Gestión de Calidad para dar cumplimiento al control de documentos y control de registros.

informe de auditorias a o 2013 - ufpso.edu.co · 6 informe de auditoria formato informe de...

Documents