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CONTROL DE

DOCUMENTOS

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Procedimiento Control de Documentos

La norma ISO 9001:2000 establece seis (6) procedimientos que deben estar documentados, a saber:

Control de DocumentosControl de RegistrosAcciones Preventivas Acciones CorrectivasControl de Producto No conforme Auditorias Internas

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La norma ISO 9001 en el numeral 4.2.3 establece que los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de Calidad DEBEN controlarse. Los Registros son un tipo de documento especial y DEBEN controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el numeral 4.2.4 de la norma.

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Dando cumplimiento a este requisito, la Dirección de Incorporación cuenta con el procedimiento para Control de Documentos, identificado con el código

1GD-PR-0001 - CONTROL DE REGISTROS

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Cualquier medio que contenga

información y que sirve para ilustrar o comprobar algo. Un documento puede tener incluidos diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnéticas, fotografías, formatos, entre otros.

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Qué es una Copia NO Controlada de un Documento?

Documento sobre el cual no existe responsabilidad de comunicar sus cambios y actualizaciones.

COPIA NO CONTROLADA

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Qué es un Documento Controlado?

Documento sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.

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Todos aquellos documentos que no se elaboran en la Dirección de incorporación pero que son incluidos como parte del Sistema de Gestión y que ayudan o guían el desarrollo de los procesos.

Qué es un Documento Externo?

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Qué es un Documento Obsoleto?

Documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido por eso hay que estar verificando los cambios en la SVE,incluyendo los 9 procedimientos de nuestro Proceso Misional.

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CONDICIONES GENERALES

Toda creación, modificación o actualización de documentos debe solicitarse por escrito al comité de gestión documental de Solicitud de Elaboración, Eliminación o Actualización de documentos. Ningún documento debe modificarse sin autorización, y estar pendiente de lo instructivos que envía el archivo de la Policía Nacional, Segen Argen

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En caso de actualizaciones de

documentos, se debe:

Remitir al responsable de la elaboración, quien debe hacer los cambios descritos.

Una vez ajustado el documento se remite al responsable de la revisión para que verifique los cambios realizados y posteriormente se pasa al responsable de la Aprobación.

solicitud de elaboración, modificación o eliminación de documentos Código: 1DS-FR-0001

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Todos los documentos del Sistema de Gestión de calidad, expedidos por la Policia Nacional deben ser aprobados antes de su emisión y publicación Ofpla Dipon.

Revisión y aprobación

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La revisión y aprobación de documentos, consiste en:

o Verificar que el contenido sea correctoo Verificar que el procedimiento descrito pueda

realizarseo Verificar que las responsabilidades sean

acordes a los cargos desempeñados

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o Verificar que el documento sea conforme con las condiciones establecidas en el 1GD-PR-0002- Recepcionar Documentos Procedimiento de Elaboración de Documentos.

La revisión y aprobación de documentos, consiste en:

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o Cuando corresponda a una actualización, se debe reemplazar el documento existente en el Sistema.

o La elaboración del documento corresponde al responsable del tema, el propietario del proceso es quien revisa y la aprobación está a cargo del primer nivel jerárquico correspondiente.

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o La aprobación de todo documento se extiende a los formatos asociados, los cuales son validados por las áreas interesadas.

La revisión y aprobación de documentos, consiste en:

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Control de cambios:o Se debe actualizar la versión de los documentos

que generen cambios significativos (contenido o estructura del documento) y deben ser aprobados nuevamente por el cargo responsable.

o El historial de las revisiones efectuadas al documento por modificaciones, queda registrado en la matriz de Control de Cambios, la cual se encuentra ubicada al final de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Dirección de incorporación

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o Los documentos borradores llevan una marca de agua en todas las hojas con la inscripción: “Documento Borrador” o “Documento en Aprobación”

o Los documentos aprobados se publican en la sveLa impresión de estos documentos son considerados como: “Copia no controlada”.

o Las copias físicas controladas de los documentos se identifican con un sello con la

inscripción: “Copia Controlada” y se encuentran disponibles en la oficina del delegado de calidad de la Policía Nacional

Documento

Borrador

COPIA

CONTROLADA

Documento en

Aprobación

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o Los responsables de los procesos deben garantizar el acceso a los documentos reglamentarios y su vigencia.

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Documentos Obsoletos:

Los documentos obsoletos solo se conservan, en caso de ser necesario y solo son usados como soporte físico para evidenciar el historial de cambios surgidos en el documento. Estos documentos se identifican con el sello de “DOCUMENTO OBSOLETO” en la primera hoja.

DOCUMENTO OBSOLETO

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