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M-Files es una solución de gestión de información que mejora
el manejo de los documentos e información de su empresa,
con el objetivo de incrementar su productividad, ser más
eficiente y cumplir con las regulaciones internas y externas.
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Almacenar, administrar y rastrear documentos
electrónicos o imágenes de documentos físicos
capturados mediante el uso de un escáner.
Tiene la capacidad de mantener un registro de
las distintas versiones y modificaciones de los
documentos que vayan llevando a cabo los
usuarios.
Permite gestionar la
totalidad de la
automatización de
procesos documentales. El
motor de BPM es capaz de
actualizar de forma
automática otros sistemas.
Control eficiente y
sistemático de la
creación,
recepción,
mantenimiento,
uso y disposición
de los registros
documentales.
Reemplaza formularios de papel
en formularios electrónicos, fácil
de llenar y registrar. Incorpora la
información capturada a través
de formularios electrónicos en
forma inmediata en los procesos
de negocio para automatizar
pasos de un flujo, validar la
exactitud de los datos y apoya o
alimenta las aplicaciones
transaccionales.
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50% de los documentos físicos son copias
30% de tiempo se invierte en la búsqueda
QUE ES DONDEEL DOCUMENTO FUE ALMACENADO
VS
TIPO DE DOCUMENTO
CLIENTE
FECHA
Clasificando documento con metadata
permite un acceso más rápido y preciso de
la información
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Encuentre la información correcta
instantáneamente
Tendrá siempre actualizada la versión de
cada documento
Disponibilidad fuera de sistema (offline
availability)
Plantillas para recrear fácilmente
documentos
Politicas de seguridady auditorias
Distribución y colaboración documental
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• Eficiencia:– Mejorar la innovación, creando una cultura de compartir conocimiento y
reducción de silos de información– Mejorar la eficiencia con acceso fácil a la información crítica de negocio– Mejorar la productividad con la automatización de procesos de negocio– Reducir los errores humanos y el re-trabajo
• Reducción de Costos:– Reducir costos de recursos con automatización de procesos– Disminuir costos de desarrollo y mantenimiento de sistemas actuales– Reducir costos de infraestructura para la gestión de grandes volúmenes de
información
• Cumplimiento Regulatorio:– Reducir riesgos de negocio relacionados a la preservación y protección de
información crítica– Mejorar la capacidad de almacenar evidencias de las distintas actividades de
negocio
• Continuidad de Negocio:– Mejorar la sostenibilidad y la capacidadde recuperación ante desastre– Aumentar la disponibilidad de información
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98%adaptabilidadde los usuarios
VENTAS
MARKETING
LEGAL
RECURSOS HUMANOS INFORMATION TECHNOLOGY
GERENCIA
INGENIERÍA
LOGISTICA
Captura documentos físicos con sus escáners
Busqueda de contenido dentro de los documentos escaneados◦ OCR Zonal permite la extracción automatica de metadata
Texto, Codigos de Barra, Codigos QR
Se benefician de las características únicas de M-Files Acceso a Vistas Dinamicas
Integración con Workflows
Inteligencia PaperlessPAPER DOC
SCANNED
CHARACTER RECOGNITION (OCR) SAVED IN M-FILES
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Los derechos de los usuariosy de grupos de usuarios◦ Por document
◦ Por clase de documento
Permisos basados enmetadata
Creación y administraciónsencilla
Compatibilidad condirectorio activo
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Desktop
Web
Mobile
1. Panel de tareas
2. Barra de Búsqueda
3. Vistas
4. Ventana de Resultados
5. Metadata
6. Vista Previa
7. Sitio
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Instalada remotamente y se ingresa através del Internet
Se paga por el uso de la herramienta (Tarifa Mensual)
Instalado y configuradoen servidores locales delcliente
Se adquieren las licenciasuna sola vez y elmantenimiento delsoftware
Cliente asume laresponsabilidad de lainstalación, configuracióny mantenimiento delhardware
Combina los sistemasde correo locales conlas nubes privadas opúblicas.
Se paga por el uso dela herramienta (TarifaMensual)
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Integración fácil con su entorno de ITexistente
• Conexiones privadas• Bases de datos híbridas• Soluciones de almacenamiento
Compromiso con la protección y privacidadcon cifrado de sus datos
• Cumple con la norma internacional de privacidad de lanube: ISO 27018
Soporta la más amplia selección desistemas operativos, lenguajes deprogramación, marcos, herramientas,bases de datos y dispositivos
Microsoft Azure
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Pasos a seguir para la consecución de
una tarea o trabajo predeterminado para
un proceso de negocio.
• Notificaciones y alertas
• Crear y ejecutar reglas de negocio
• Autorizaciones o aprobaciones
• Recolectar data para indicadores o métricas
• Control de plazos
• Validación documental
Borrador Esperando aprobación
APROBADO
RECHAZADO
EN REVISIÓN
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Esta licencia está asignada
exclusivamente a un usuario dentro de
una organización y solo puede ser
utilizada por ese usuario. Si el usuario con
la licencia nombrada no labora en la
empresa o cambia de funciones, la
licencia puede ser reasignada a otro
usuario.
Posibilita a un número establecido
de usuarios acceder al software al
mismo tiempo, dependiendo de la
cantidad de licencias concurrentes
adquiridas
Licencia ConcurrenteLicencia Nombrada