PLANIFICACIÓN

PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeación

Organización

Son las dos etapas del pensar, fase mecánica

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Dirección

Control

Son las dos etapas de la acción, fase dinámica

PLANIFICACIÓN

• Koontz

“ Consiste en seleccionar misiones, objetivos y acciones para alcanzarlos. Se requiere tomar decisiones, seleccionar entre cursos de acción futuras alternativas”.

• Stoner

“ Es el proceso básico de que nos servimos para seleccionar las metas y determinar la manera de conseguirlas”

• Chiavenato

“ La planeación es la función administrativa que determina anticipadamente cuáles son los objetivos que deben alcanzarse y qué debe hacerse para alcanzarlos”.

Planeación en los 3 niveles de la empresa

Niveles de la empresa

Planeación Contenido Tiempo Amplitud

Institucional Estratégica Genérico Largo plazo Macroorientado. Enfoca la empresa como totalidad

Intermedio Táctica Menos genérico, más detallado

Mediano plazo

Enfoca cada unidad de la empresa

Operacional Operacional Detallado y analítico

Corto plazo Microorientado. Enfoca cada tarea

Características de la planeación estratégica

Proyectada a largo plazo

Sujeta a incertidumbre de los acontecimientos ambientales

La empresa como totalidad, abarca todos los recursos

• Ejemplos de Planificación Estratégica:

• Dirección del Ministerio de Salud Pública (MSP) a través de sus políticas institucionales.

• Dirección de Hospitales, Sanatorios y Clínicas privadas que también desarrollan sus líneas de acción estratégicas.

• Compromiso de Gestión 2012 - MSP • 12.01.2012 • Los Compromisos de Gestión contemplan las principales áreas

estratégicas de la gestión institucional de estos organismos públicos, y son una herramienta moderna que apunta a establecer un sistema de gestión por resultados y de rendición de cuentas de los dineros que asigna el estado Uruguayo personas públicas. Los compromisos de Gestión fueron establecidos bajo la orientación de la Comisión Reguladora de Compromisos de Gestión, que depende de la Presidencia de la República, según establece el artículo 752 de la Ley 18719 y los decretos 044/009 y 526/009 del 2009.

• El Ministerio de Salud Pública, estableció los Compromisos de

Gestión con la Comisión Honoraria de Lucha contra el Cáncer (CHLC), Comisión Honoraria Antituberculosa y Enfermedades Prevalentes (CHLA-EP) y el Centro de Imagenología Molecular (CUDIM).

ETAPAS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

1.Determinación de los objetivos empresariales

2. Análisis ambiental externo

3. Análisis organizacional interno

4. Formulación de las alternativas estratégicas y

elección de la estrategia empresarial

5. Elaboración de la PE

6. Implementación mediante planes tácticos y

planes operativos.

1) Determinación de los objetivos

empresariales

Los objetivos empresariales deben ser

establecidos en función de la visión y misión

de la organización, y son la propia razón de

ser o de existir de la empresa.

Inicialmente se enuncian en términos abstractos

y amplios. Para detallarse en términos

operacionales, los mismos requieren

subdividirse en objetivos departamentales.

Componentes de la visión

• Es la imagen de lo que los miembros de la organización quieren que ésta sea, o que llegue a ser; es un enunciado que expresa hacia donde deben enfilar sus esfuerzos todas las personas que integran la institución.

• Impulsa a los individuos a luchar por un propósito en común.

Componentes de la misión

• La visión responde a ¿qué queremos ser? y la misión a ¿cuál es nuestro negocio?

• Es un escrito que identifica el propósito esencial de la organización, la razón de su existencia, delimita su campo de acción y define sus prioridades, dando una idea de dónde obtiene sus recursos la organización y dónde los invierte.

• Misión y Visión - MSP MSP Misión • Establecer las políticas y las estrategias para el cumplimiento de las funciones esenciales de salud pública, de modo de asegurar la salud colectiva como un derecho humano básico y un bien público responsabilidad del Estado.

• • Orientar el funcionamiento del Sistema Nacional Integrado de Salud de acuerdo a un modelo de atención y gestión basado en los principios de la Atención Primaria en Salud.

• MSP Visión • Promover la salud de la población, a través de una estructura institucional transparente,eficaz e integradora y con vocación de servicio, para el correcto ejercicio de la Rectoría de la salud, logrando un modelo de atención basado en la prevención, que promueva en la población el cuidado de su salud y una atención sanitaria (con niveles de excelencia) que contribuya a una mejor calidad de vida.

JERARQUÍA DE LOS OBJETIVOS

• En toda empresa existe una Jerarquía de Objetivos, cada objetivo se fija teniendo en cuenta una orientación más amplia, o tomando como referencia objetivos más amplios de la organización para evitar la dispersión de esfuerzos ó pérdida de la unidad organizacional de la empresa.

Después de establecer los objetivos de

cada departamento y las interrelaciones

entre éstos, se elaboran planes tácticos

y operacionales para conseguir

alcanzar los objetivos propuestos.

2- ANALISIS AMBIENTAL EXTERNO

• Es necesario conocer el ambiente

externo que rodea la empresa:

oportunidades, amenazas, dificultades,

etc.

AMBIENTE GENERAL

AMBIENTE DE TAREA

ORGANIZACIÓN

Análisis del ambiente general:

Factores tecnológicos

Factores políticos

Factores económicos

Factores legales

Factores sociales

Factores demográficos

Factores ecológicos

Análisis del ambiente de tarea:

Consumidores

Proveedores de recursos

Competidores

Agencias reguladoras

3- ANALISIS ORGANIZACIONAL INTERNO

• Es el análisis de los recursos que tiene

la empresa: financieros, productivos,

humanos, etc. para determinar sus

fortalezas y debilidades.

El análisis organizacional debe tener en cuenta:

La misión, visión y objetivos organizacionales

Los recursos empresariales disponibles

La estructura organizacional

Las tecnologías empleadas por la empresa

Las personas: habilidades, talentos, capacidades

El estilo de administración que incluye la cultura organizacional, el estilo de liderazgo y aspectos motivacionales internos

MATRIZ FODA

Una vez realizado el análisis ambiental externo y organizacional interno podemos elaborar la matriz FODA.

• El análisis FODA se utiliza para identificar y analizar fortalezas y debilidades de la organización, así como las oportunidades y amenazas reveladas por la información obtenida del contexto externo.

• Internos: Fortalezas y Debilidades

• Externos :Oportunidades y Amenazas

• De los resultados del FODA obtenemos 4 cuadrantes:

• FODA AMENAZAS OPORTUNIDADES

• FORTALEZAS: Estrategias defensivas Estrategias ofensivas

• DEBILIDADES: Estrategias de Estrategias de

sobrevivencia orientación

Con los resultados obtenidos se debe ir orientando la futura estrategia:

• Las estrategias defensivas son para enfrentar las amenazas. • Las estrategias ofensivas son la posición ideal: rápido

crecimiento y cumplimiento de los objetivos. • Las estrategias de supervivencia son las que se utilizan para

combatir las amenazas cuando no se tienen las fortalezas necesarias.

• Las estrategias de orientación , cuando se presentan

oportunidades que se pudieran aprovechar, pero no se cuenta con la preparación adecuada.

5- ELABORACIÓN DE LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL

Es poner en práctica la estrategia

empresarial.

La planeación estratégica debe tener en

cuenta los factores que constituyen el

comportamiento de la empresa. Estos

factores se conocen como las siete

eses.

Staff (personas)

Style (estilo)

Skills (habilidades)

Systems (sistemas)

Structure (estructura)

Shared values (cultura organizacional)

Superordinate goals (objetivos empresariales)

La integración de estos factores entre sí

determina el comportamiento frente a

las oportunidades o desafíos.

Estos siete factores son

interdependientes y en conjunto

proporcionan un efecto sinérgico que

representa la ventaja competitiva de la

empresa.

6- IMPLEMENTACIÓN DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Implementar es poner los planes en acción.

Por lo tanto para ponerse en práctica en todos los niveles de la empresa, es necesario detallarla, subdividirla en planes tácticos para cada departamento de la empresa y a su vez cada plan táctico se subdividirá en planes operacionales.

PLANEACIÓN TÁCTICA

El nivel estratégico opera con

incertidumbre por encontrarse expuesto

a influencias ambientales.

Esta incertidumbre debe ser asimilada

por el nivel intermedio. Por lo tanto en

este nivel la planeación estratégica se

subdivide en planes tácticos.

Las diferencias entre la planeación táctica y la estratégica son:

Nivel de decisiones: la planeación

táctica se decide en el nivel intermedio

Dimensión temporal: está

dimensionada a mediano plazo

Amplitud de efectos: su amplitud es

departamental ya que las decisiones

abarcan partes de la empresa

La planeación consiste en la toma

anticipada de decisiones. Es establecer

con anticipación los cursos de acción

necesarios y los medios adecuados

para desarrollarlos.

PROCESO DECISORIO

Decidir es seleccionar entre varias

alternativas de cursos de acción la que

parezca más adecuada.

ELEMENTOS DEL PROCESO DECISORIO

Quien toma la decisión

Objetivos

Sistema de valores

Cursos de acción

Estados de la naturaleza

Consecuencias

FASES DEL PROCESO DECISORIO

La decisión incluye un proceso, una

secuencia de pasos o fases. El proceso

decisorio consta de 4 fases:

1- Definición y diagnóstico del problema:

incluye la recolección de datos y

hechos relacionados con el problema,

sus causas, su definición y su

diagnóstico.

2- Búsqueda de soluciones alternativas

más promisorias: incluye la búsqueda

de los posibles cursos alternativos de

acción más adecuados para solucionar

el problema o conseguir el objetivo.

3- Análisis y comparación de estas

alternativas de solución: las diversas

alternativas se analizan y comparan

para verificar los costos de tiempo,

esfuerzos y recursos, los beneficios

que puedan traer y las consecuencias

futuras que desencadenará su

adopción.

4- Selección y elección de la mejor

alternativa como plan de acción : la

elección de una alternativa de curso de

acción implica el abandono de los

demás cursos alternativos.

RACIONALIDAD DEL PROCESO DECISORIO

La empresas proporcionan a las

personas que toman decisiones toda la

información que necesiten en un tiempo

determinado para que puedan decidir

con éxito.

Además las empresas tratan de generar un

ambiente psicológico capaz de condicionar

las decisiones de los individuos a los

objetivos organizacionales. Por lo tanto existe

racionalidad en el comportamiento

administrativo, puesto que el comportamiento

de los individuos en las empresas se planea

y orienta hacia objetivos.

La alternativa seleccionada difícilmente permite la realización perfecta de los objetivos, porque representa sólo la mejor solución encontrada en determinadas circunstancias.

Por ello el proceso decisorio presenta una racionalidad limitada ya que quien toma las decisiones no está en condiciones de analizar todas las alternativas posibles ni de recibir toda la información necesaria.

El administrador toma decisiones sin

analizar todas las alternativas ya que si

así lo hiciera el tiempo invertido

retrasaría la toma de decisión sobre la

elección del curso de acción.

DECISIONES PROGRAMABLES Y NO PROGRAMABLES

Decisiones programables son tomadas de acuerdo con reglas y procedimientos establecidos.

Mientras que las no programables tienden a ser tomadas dentro de juicios improvisados que exigen definición y diagnóstico del problema a partir de la recolección de hechos y datos, búsqueda de soluciones alternativas, análisis y comparación y selección y elección de la mejor alternativa como plan de acción.

Decisiones programadas

Decisiones no programadas

Calculadas y rutinarias Basadas en juicios

Datos adecuados Datos inadecuados

Datos repetitivos Datos nuevos

Condiciones estáticas Condiciones dinámicas

Certeza Incertidumbre

Se basan en reglas y

métodos establecidos Se basan en juicios

personales

PLANEACIÓN OPERACIONAL

Se refiere a las tareas y operaciones

realizadas en el nivel operacional.

Está conformada por numerosos planes

operacionales que se desarrollan en las

diferentes áreas de la empresa:

producción, finanzas, recursos

humanos, etc.

Los planes operacionales se orientan

hacia la eficiencia haciendo énfasis en

los medios, puesto que la eficacia que

hace énfasis en los fines corresponde a

los niveles institucional e intermedio de

la empresa.

CLASES DE PLANES OPERACIONALES

Se pueden clasificar en 4 clases:

Planes relacionados con dinero:

presupuestos.

Planes relacionados con los métodos:

procedimientos.

Planes relacionados con tiempo: programas.

Planes relacionados con comportamiento:

reglamentos.

PROCEDIMIENTOS

Son la secuencia de pasos o etapas que se deben seguir para ejecutar los planes.

Son una serie de pasos detallados que indican cómo cumplir una tarea o alcanzar un objetivo preestablecido.

Los procedimientos son guías de acción y son más específicos que las políticas.

Mientras que las políticas son guías para pensar y decidir, el procedimiento es una guía para actuar.

El término procedimiento se refiere a

los métodos para ejecutar las

actividades.

Un método describe el proceso de

ejecutar un paso o una etapa del

procedimiento y puede considerarse un

plan de acción, es un subplan de un

procedimiento.

CLASES DE PROCEDIMIENTOS

Los procedimientos se describen

mediante flujogramas, que son gráficos

que representan la secuencia de esos

procedimientos.

Los flujogramas pueden ser de varios

tipos:

Vertical

Horizontal

De bloques

EJEMPLOS DE SÍMBOLOS

Listas de verificación

Las listas de verificación (check list) constituyen otros de los procedimientos rutinarios del nivel operacional.

PRESUPUESTOS

Son los planes operacionales

relacionados con el dinero manejado en

determinado período. Los presupuestos

generalmente abarcan un año.

Programas

Los programas constituyen planes

operacionales relacionados con el

tiempo.

Constan de 2 variables: tiempo y

actividades que deben ejecutarse.

Cronograma

El programa más sencillo es el cronograma.

Una gráfica de doble entrada en que las filas

configuran las tareas y las columnas definen

los períodos, generalmente días o meses.

Ejemplo de cronograma es el gráfico de

Gantt. (actividades vs. tiempo)

MESES

PERT

El PERT o Técnica de Evaluación y

Revisión de Programas, es otro modelo

de planeación operacional utilizado en

proyectos de investigación y desarrollo.

Normas y reglamentos:

Constituyen planes operacionales relacionados con el comportamiento exigido a las personas.

Especifican cómo deben comportarse las personas en determinadas situaciones.

Se diferencian de las políticas porque son específicos y buscan sustituir el proceso decisorio individual restringiendo el grado de libertad de las personas en situaciones previstas de antemano.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACION

• EFICIENCIA

• CONDUCE A LA ACCION

• CONDUCE AL OBJETIVO

• BASE PARA EL CONTROL

• MINIMIZA LOS COSTOS

LIMITES DE LA PLANEACION

• EXACTITUD DE LA INFORMACION

• BARRERAS PSICOLOGICAS, ECONOMICAS Y SOCIALES

• DISPOSICIONES GUBERNAMENTALES