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PLANIFICACIÓN
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PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeación
Organización
Son las dos etapas del pensar, fase mecánica
_______________________________________
Dirección
Control
Son las dos etapas de la acción, fase dinámica
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PLANIFICACIÓN
• Koontz
“ Consiste en seleccionar misiones, objetivos y acciones para alcanzarlos. Se requiere tomar decisiones, seleccionar entre cursos de acción futuras alternativas”.
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• Stoner
“ Es el proceso básico de que nos servimos para seleccionar las metas y determinar la manera de conseguirlas”
• Chiavenato
“ La planeación es la función administrativa que determina anticipadamente cuáles son los objetivos que deben alcanzarse y qué debe hacerse para alcanzarlos”.
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Planeación en los 3 niveles de la empresa
Niveles de la empresa
Planeación Contenido Tiempo Amplitud
Institucional Estratégica Genérico Largo plazo Macroorientado. Enfoca la empresa como totalidad
Intermedio Táctica Menos genérico, más detallado
Mediano plazo
Enfoca cada unidad de la empresa
Operacional Operacional Detallado y analítico
Corto plazo Microorientado. Enfoca cada tarea
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Características de la planeación estratégica
Proyectada a largo plazo
Sujeta a incertidumbre de los acontecimientos ambientales
La empresa como totalidad, abarca todos los recursos
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• Ejemplos de Planificación Estratégica:
• Dirección del Ministerio de Salud Pública (MSP) a través de sus políticas institucionales.
• Dirección de Hospitales, Sanatorios y Clínicas privadas que también desarrollan sus líneas de acción estratégicas.
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• Compromiso de Gestión 2012 - MSP • 12.01.2012 • Los Compromisos de Gestión contemplan las principales áreas
estratégicas de la gestión institucional de estos organismos públicos, y son una herramienta moderna que apunta a establecer un sistema de gestión por resultados y de rendición de cuentas de los dineros que asigna el estado Uruguayo personas públicas. Los compromisos de Gestión fueron establecidos bajo la orientación de la Comisión Reguladora de Compromisos de Gestión, que depende de la Presidencia de la República, según establece el artículo 752 de la Ley 18719 y los decretos 044/009 y 526/009 del 2009.
• El Ministerio de Salud Pública, estableció los Compromisos de
Gestión con la Comisión Honoraria de Lucha contra el Cáncer (CHLC), Comisión Honoraria Antituberculosa y Enfermedades Prevalentes (CHLA-EP) y el Centro de Imagenología Molecular (CUDIM).
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ETAPAS DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
1.Determinación de los objetivos empresariales
2. Análisis ambiental externo
3. Análisis organizacional interno
4. Formulación de las alternativas estratégicas y
elección de la estrategia empresarial
5. Elaboración de la PE
6. Implementación mediante planes tácticos y
planes operativos.
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1) Determinación de los objetivos
empresariales
Los objetivos empresariales deben ser
establecidos en función de la visión y misión
de la organización, y son la propia razón de
ser o de existir de la empresa.
Inicialmente se enuncian en términos abstractos
y amplios. Para detallarse en términos
operacionales, los mismos requieren
subdividirse en objetivos departamentales.
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Componentes de la visión
• Es la imagen de lo que los miembros de la organización quieren que ésta sea, o que llegue a ser; es un enunciado que expresa hacia donde deben enfilar sus esfuerzos todas las personas que integran la institución.
• Impulsa a los individuos a luchar por un propósito en común.
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Componentes de la misión
• La visión responde a ¿qué queremos ser? y la misión a ¿cuál es nuestro negocio?
• Es un escrito que identifica el propósito esencial de la organización, la razón de su existencia, delimita su campo de acción y define sus prioridades, dando una idea de dónde obtiene sus recursos la organización y dónde los invierte.
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• Misión y Visión - MSP MSP Misión • Establecer las políticas y las estrategias para el cumplimiento de las funciones esenciales de salud pública, de modo de asegurar la salud colectiva como un derecho humano básico y un bien público responsabilidad del Estado.
• • Orientar el funcionamiento del Sistema Nacional Integrado de Salud de acuerdo a un modelo de atención y gestión basado en los principios de la Atención Primaria en Salud.
• MSP Visión • Promover la salud de la población, a través de una estructura institucional transparente,eficaz e integradora y con vocación de servicio, para el correcto ejercicio de la Rectoría de la salud, logrando un modelo de atención basado en la prevención, que promueva en la población el cuidado de su salud y una atención sanitaria (con niveles de excelencia) que contribuya a una mejor calidad de vida.
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JERARQUÍA DE LOS OBJETIVOS
• En toda empresa existe una Jerarquía de Objetivos, cada objetivo se fija teniendo en cuenta una orientación más amplia, o tomando como referencia objetivos más amplios de la organización para evitar la dispersión de esfuerzos ó pérdida de la unidad organizacional de la empresa.
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Después de establecer los objetivos de
cada departamento y las interrelaciones
entre éstos, se elaboran planes tácticos
y operacionales para conseguir
alcanzar los objetivos propuestos.
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2- ANALISIS AMBIENTAL EXTERNO
• Es necesario conocer el ambiente
externo que rodea la empresa:
oportunidades, amenazas, dificultades,
etc.
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AMBIENTE GENERAL
AMBIENTE DE TAREA
ORGANIZACIÓN
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Análisis del ambiente general:
Factores tecnológicos
Factores políticos
Factores económicos
Factores legales
Factores sociales
Factores demográficos
Factores ecológicos
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Análisis del ambiente de tarea:
Consumidores
Proveedores de recursos
Competidores
Agencias reguladoras
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3- ANALISIS ORGANIZACIONAL INTERNO
• Es el análisis de los recursos que tiene
la empresa: financieros, productivos,
humanos, etc. para determinar sus
fortalezas y debilidades.
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El análisis organizacional debe tener en cuenta:
La misión, visión y objetivos organizacionales
Los recursos empresariales disponibles
La estructura organizacional
Las tecnologías empleadas por la empresa
Las personas: habilidades, talentos, capacidades
El estilo de administración que incluye la cultura organizacional, el estilo de liderazgo y aspectos motivacionales internos
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MATRIZ FODA
Una vez realizado el análisis ambiental externo y organizacional interno podemos elaborar la matriz FODA.
• El análisis FODA se utiliza para identificar y analizar fortalezas y debilidades de la organización, así como las oportunidades y amenazas reveladas por la información obtenida del contexto externo.
• Internos: Fortalezas y Debilidades
• Externos :Oportunidades y Amenazas
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• De los resultados del FODA obtenemos 4 cuadrantes:
• FODA AMENAZAS OPORTUNIDADES
• FORTALEZAS: Estrategias defensivas Estrategias ofensivas
• DEBILIDADES: Estrategias de Estrategias de
sobrevivencia orientación
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Con los resultados obtenidos se debe ir orientando la futura estrategia:
• Las estrategias defensivas son para enfrentar las amenazas. • Las estrategias ofensivas son la posición ideal: rápido
crecimiento y cumplimiento de los objetivos. • Las estrategias de supervivencia son las que se utilizan para
combatir las amenazas cuando no se tienen las fortalezas necesarias.
• Las estrategias de orientación , cuando se presentan
oportunidades que se pudieran aprovechar, pero no se cuenta con la preparación adecuada.
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5- ELABORACIÓN DE LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL
Es poner en práctica la estrategia
empresarial.
La planeación estratégica debe tener en
cuenta los factores que constituyen el
comportamiento de la empresa. Estos
factores se conocen como las siete
eses.
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Staff (personas)
Style (estilo)
Skills (habilidades)
Systems (sistemas)
Structure (estructura)
Shared values (cultura organizacional)
Superordinate goals (objetivos empresariales)
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La integración de estos factores entre sí
determina el comportamiento frente a
las oportunidades o desafíos.
Estos siete factores son
interdependientes y en conjunto
proporcionan un efecto sinérgico que
representa la ventaja competitiva de la
empresa.
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6- IMPLEMENTACIÓN DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Implementar es poner los planes en acción.
Por lo tanto para ponerse en práctica en todos los niveles de la empresa, es necesario detallarla, subdividirla en planes tácticos para cada departamento de la empresa y a su vez cada plan táctico se subdividirá en planes operacionales.
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PLANEACIÓN TÁCTICA
El nivel estratégico opera con
incertidumbre por encontrarse expuesto
a influencias ambientales.
Esta incertidumbre debe ser asimilada
por el nivel intermedio. Por lo tanto en
este nivel la planeación estratégica se
subdivide en planes tácticos.
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Las diferencias entre la planeación táctica y la estratégica son:
Nivel de decisiones: la planeación
táctica se decide en el nivel intermedio
Dimensión temporal: está
dimensionada a mediano plazo
Amplitud de efectos: su amplitud es
departamental ya que las decisiones
abarcan partes de la empresa
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La planeación consiste en la toma
anticipada de decisiones. Es establecer
con anticipación los cursos de acción
necesarios y los medios adecuados
para desarrollarlos.
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PROCESO DECISORIO
Decidir es seleccionar entre varias
alternativas de cursos de acción la que
parezca más adecuada.
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ELEMENTOS DEL PROCESO DECISORIO
Quien toma la decisión
Objetivos
Sistema de valores
Cursos de acción
Estados de la naturaleza
Consecuencias
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FASES DEL PROCESO DECISORIO
La decisión incluye un proceso, una
secuencia de pasos o fases. El proceso
decisorio consta de 4 fases:
1- Definición y diagnóstico del problema:
incluye la recolección de datos y
hechos relacionados con el problema,
sus causas, su definición y su
diagnóstico.
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2- Búsqueda de soluciones alternativas
más promisorias: incluye la búsqueda
de los posibles cursos alternativos de
acción más adecuados para solucionar
el problema o conseguir el objetivo.
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3- Análisis y comparación de estas
alternativas de solución: las diversas
alternativas se analizan y comparan
para verificar los costos de tiempo,
esfuerzos y recursos, los beneficios
que puedan traer y las consecuencias
futuras que desencadenará su
adopción.
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4- Selección y elección de la mejor
alternativa como plan de acción : la
elección de una alternativa de curso de
acción implica el abandono de los
demás cursos alternativos.
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RACIONALIDAD DEL PROCESO DECISORIO
La empresas proporcionan a las
personas que toman decisiones toda la
información que necesiten en un tiempo
determinado para que puedan decidir
con éxito.
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Además las empresas tratan de generar un
ambiente psicológico capaz de condicionar
las decisiones de los individuos a los
objetivos organizacionales. Por lo tanto existe
racionalidad en el comportamiento
administrativo, puesto que el comportamiento
de los individuos en las empresas se planea
y orienta hacia objetivos.
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La alternativa seleccionada difícilmente permite la realización perfecta de los objetivos, porque representa sólo la mejor solución encontrada en determinadas circunstancias.
Por ello el proceso decisorio presenta una racionalidad limitada ya que quien toma las decisiones no está en condiciones de analizar todas las alternativas posibles ni de recibir toda la información necesaria.
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El administrador toma decisiones sin
analizar todas las alternativas ya que si
así lo hiciera el tiempo invertido
retrasaría la toma de decisión sobre la
elección del curso de acción.
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DECISIONES PROGRAMABLES Y NO PROGRAMABLES
Decisiones programables son tomadas de acuerdo con reglas y procedimientos establecidos.
Mientras que las no programables tienden a ser tomadas dentro de juicios improvisados que exigen definición y diagnóstico del problema a partir de la recolección de hechos y datos, búsqueda de soluciones alternativas, análisis y comparación y selección y elección de la mejor alternativa como plan de acción.
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Decisiones programadas
Decisiones no programadas
Calculadas y rutinarias Basadas en juicios
Datos adecuados Datos inadecuados
Datos repetitivos Datos nuevos
Condiciones estáticas Condiciones dinámicas
Certeza Incertidumbre
Se basan en reglas y
métodos establecidos Se basan en juicios
personales
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PLANEACIÓN OPERACIONAL
Se refiere a las tareas y operaciones
realizadas en el nivel operacional.
Está conformada por numerosos planes
operacionales que se desarrollan en las
diferentes áreas de la empresa:
producción, finanzas, recursos
humanos, etc.
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Los planes operacionales se orientan
hacia la eficiencia haciendo énfasis en
los medios, puesto que la eficacia que
hace énfasis en los fines corresponde a
los niveles institucional e intermedio de
la empresa.
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CLASES DE PLANES OPERACIONALES
Se pueden clasificar en 4 clases:
Planes relacionados con dinero:
presupuestos.
Planes relacionados con los métodos:
procedimientos.
Planes relacionados con tiempo: programas.
Planes relacionados con comportamiento:
reglamentos.
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PROCEDIMIENTOS
Son la secuencia de pasos o etapas que se deben seguir para ejecutar los planes.
Son una serie de pasos detallados que indican cómo cumplir una tarea o alcanzar un objetivo preestablecido.
Los procedimientos son guías de acción y son más específicos que las políticas.
Mientras que las políticas son guías para pensar y decidir, el procedimiento es una guía para actuar.
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El término procedimiento se refiere a
los métodos para ejecutar las
actividades.
Un método describe el proceso de
ejecutar un paso o una etapa del
procedimiento y puede considerarse un
plan de acción, es un subplan de un
procedimiento.
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CLASES DE PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos se describen
mediante flujogramas, que son gráficos
que representan la secuencia de esos
procedimientos.
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Los flujogramas pueden ser de varios
tipos:
Vertical
Horizontal
De bloques
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EJEMPLOS DE SÍMBOLOS
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Listas de verificación
Las listas de verificación (check list) constituyen otros de los procedimientos rutinarios del nivel operacional.
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PRESUPUESTOS
Son los planes operacionales
relacionados con el dinero manejado en
determinado período. Los presupuestos
generalmente abarcan un año.
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Programas
Los programas constituyen planes
operacionales relacionados con el
tiempo.
Constan de 2 variables: tiempo y
actividades que deben ejecutarse.
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Cronograma
El programa más sencillo es el cronograma.
Una gráfica de doble entrada en que las filas
configuran las tareas y las columnas definen
los períodos, generalmente días o meses.
Ejemplo de cronograma es el gráfico de
Gantt. (actividades vs. tiempo)
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MESES
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PERT
El PERT o Técnica de Evaluación y
Revisión de Programas, es otro modelo
de planeación operacional utilizado en
proyectos de investigación y desarrollo.
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Normas y reglamentos:
Constituyen planes operacionales relacionados con el comportamiento exigido a las personas.
Especifican cómo deben comportarse las personas en determinadas situaciones.
Se diferencian de las políticas porque son específicos y buscan sustituir el proceso decisorio individual restringiendo el grado de libertad de las personas en situaciones previstas de antemano.
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IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACION
• EFICIENCIA
• CONDUCE A LA ACCION
• CONDUCE AL OBJETIVO
• BASE PARA EL CONTROL
• MINIMIZA LOS COSTOS
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LIMITES DE LA PLANEACION
• EXACTITUD DE LA INFORMACION
• BARRERAS PSICOLOGICAS, ECONOMICAS Y SOCIALES
• DISPOSICIONES GUBERNAMENTALES