plan de gestión 2012 - 2015 hospital departamental de villavicencio

HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO E.S.E.

2013

INFORME DE GESTION INSTITUCIONAL

PRESENTADO A: JUNTA DIRECTIVA DEL HOSPITAL

Jefe Oficina de Planeación Edilberto M Morales V

[ E S C R I B I R L A D I R E C C I Ó N D E L A C O M P A Ñ Í A ]


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Formato Informe de Gestión InstitucionalFecha

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Documento Controlado

INFORME DE GESTION INSTITUCIONAL31 DE DICIEMBRE DEL 2012

PRESENTADO A:

JUNTA DIRECTIVA DEL HOSPITAL

JUAN CARLOS TRIANA PEREZGerente

Villavicencio, Febrero de 2013.

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JUNTA DIRECTIVA DEL HOSPITAL

ALAN JARA URZOLAGobernador Departamento del Meta

Presidente de la Junta Directiva

CARLOS HUMBERTO OSORIO MONROYDelegado del Gobernador Departamento del Meta

DORELLY OROS (E)Secretaria de Salud del Departamento del Meta

ADOLFO HERNANDO MARTINEZ BAQUERORepresentante del Sector Productivo

ARNULFO AGUIRRE VARGAS Representante de los Profesionales del Sector Salud

LUIS EDGAR RODRIGUEZ Representante de los Usuarios

SORA INES AGUIRRE BARONARepresentante de los Sindicatos

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EQUIPO DIRECTIVO DEL HOSPITAL


ANDREA RODRIGUEZ LOPEZ

Oficina Asesora de Control Interno

DEBORA YOLANDA MURILLO AGUIRREOficina de Asuntos Disciplinarios

JUAN CARLOS ORJUELA RODRIGUEZOficina Asesora Jurídica

SANDRA CAICEDO SANCHEZ Oficina Asesora Comercial

ARBEY NAVARRO CASTROSubgerente Financiero

CLARIBEL FONSECA NIETOSubgerente Administrativo

CARLOS ARTURO VALLEJO BELTRÁNSubgerente Asistencial

EDILBERTO MORALES VASQUEZOficina de Planeación y Desarrollo Institucional

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INTRODUCCIÓN - REVISION MODIFICACION

En cumplimiento de lo establecido en las disposiciones legales vigentes, en especial el Decreto No. 357 y Resolución No. 473 de 2008 del Ministerio de la Protección Social; así como el Acuerdo de la Junta Directiva No. 012 de 2009, me permito presentar a consideración de la Junta Directiva del Hospital Departamental de Villavicencio, los resultados de mayor relevancia alcanzados por la Institución, producto de la gestión realizada a durante el periodo comprendido entre el 1º. de octubre y el 31 de diciembre de 2012.

Con el presente documento se presenta el informe de gestión construido a partir de las acciones desarrolladas y resultados alcanzados en las cuatro grandes áreas que conforman la estructura del Hospital, como son el direccionamiento estratégico integrada por la alta dirección que se soporta en las unidades asesoras, la gestión asistencial con su responsabilidad misional a través de sus unidades funcionales de producción, la gestión administrativa y la gestión financiera, soportadas en sus correspondientes unidades funcionales de apoyo.

Para el direccionamiento estratégico del Hospital se cuenta con un plan de acción institucional PAI 2012-2015, a partir del cual se derivan los planes de acción institucional para cada vigencia, cuyo cumplimiento se soporta en los planes y cronogramas de trabajo, formulados y ejecutados por cada una de las unidades funcionales de direccionamiento, producción y apoyo de la institución.

Adicionalmente la gerencia cuenta con un plan de gestión 2012-2015, el cual refleja los compromisos y resultados a alcanzar en el corto y mediano plazo, que incluyen las metas semestrales a ser evaluadas en las tres grandes áreas de gestión directiva y estratégica, gestión de la prestación de servicios de salud; así como en la gestión administrativa y financiera. Estas metas con sus correspondientes indicadores, se encuentran articuladas en el sistema de planeación institucional y se convierten en un horizonte importante, cuyo cumplimiento permitirá alcanzar los objetivos institucionales.

Por otra parte, la gestión institucional se ve fortalecida cada día más, con el seguimiento y evaluación permanente de planes institucionales, ajustes a la plataforma y objetivos estratégicos; así como los informes periódicos de gestión; que permiten no solamente evaluar los resultados y adoptar decisiones oportunas, sino también informar a la comunidad sobre nuestra gestión institucional.

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Finalmente, agradezco el importante y decidido apoyo del gobierno departamental, los integrantes de la Junta directiva, compañeros funcionarios del Hospital; así como de la comunidad en general; quienes con su gran compromiso con la institución y sus valiosos aportes, contribuyen a orientar la entidad por el sendero de la eficiencia, eficacia, sostenibilidad y calidad en la prestación de los servicios de salud, propendiendo una mejor calidad de vida para todos los metenses.


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CONTENIDO

Pág.INTRODUCCIÓN

1. GESTIÓN ESTRATEGICA

1.1 Planeación Estratégica y Operativa del Hospital

1.2 Desarrollo Institucional

1.3 Gestión de Control Interno y MECI

1.4 Gestión Jurídica

1.5 Gestión Contractual

1.6 Gestión Comercial

1.7 Gestión de Control Interno Disciplinario

1.8 Otros indicadores definidos y adoptados en el Tablero de Mando Integral TMI

1.9 Avances y logros más importantes de la Gestión Estratégica

2. GESTIÓN ASISTENCIAL

2.1 Cubrimiento de la Población por Régimen

2.2 Atenciones en Salud

2.3 Indicadores de Calidad

2.4 Indicadores de Oportunidad

2.5 Indicadores de Productividad y Eficiencia

2.6 Proporción de Vigilancia de Eventos Adversos

2.7 Indicador de Porcentaje de Satisfacción de los Usuarios


2.9 Avances y logros más importantes de la Gestión Asistencial

3. GESTIÓN FINANCIERA

3.1 Indicadores de Gestión Contable

3.2 Razonabilidad de los Estados Financieros

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3.3 Cumplimiento en el reporte de la información del Decreto 2193 de 2004

3.4 Fenecimiento de la Cuenta

3.5 Gestión Presupuestal

3.6 Gestión de Facturación

3.7 Gestión de Cartera

3.8 Gestión de Tesorería

3.9 Gestión de Auditoría Integral

3.10 Gestión de Costos


3.12 Avances y logros más importantes de la Gestión Financiera

4. GESTION ADMINISTRATIVA

4.1 Gestión del Talento humano

4.2 Gestión de Salud Ocupacional y Medio Ambiente

4.3 Gestión Documental

4.4 Gestión de Suministros

4.5 Gestión de Almacén

4.6 Gestión de Mantenimiento Biomédico

4.7 Gestión de Mantenimiento Hospitalario

4.8 Gestión de Aseo y Desinfección

4.9 Gestión del Servicio de Alimentos4.10 Avances y logros más importantes de la Gestión Administrativa

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

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No se encuentran entradas de índice.

1. GESTIÓN ESTRATEGICA

1.1 Planeación Estratégica y Operativa del Hospital

1.1.1 Formulación y Evaluación de los Planes de Trabajo (Enero a Diciembre de 2012)

Tabla No. 1 Consolidado de la Evaluación de los Planes de Trabajo del periodo comprendido entre el 1º. de Enero y el 31 de Diciembre de 2012

ITEM DEPENDENCIA RESPONSABLEPROCESOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

% CUMPLIMIENTO A 31 DE DIICEMBRE DE 2012

1 OFICINA ASESORA JURIDICA JUAN CARLOS ORJUELA RODRIGUEZ 822 OFICINA ASESORA COMERCIAL SANDRA LUCIA CAICEDO SANCHEZ 903

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO ANDREA RODRIGUEZ LOPEZ 97

4OFICINA ASESORA DE CONTROL DISCIPLINARIO DEBORA YOLANDA MURILLO AGUIRRE 100

5OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL MIGUEL AUGUSTO CUBILLOS MORENO 81

6Subproceso de Desarrollo Institucional, seguimiento y evaluación de planes y programas y proyectos de Inversión MIGUEL AUGUSTO CUBILLOS MORENO 68

7 Subproceso de Gestión de Calidad ROSALBA PALLARES TORRES 908

Subproceso de Sistemas de información Estadística CONSTANZA PARDO H., Y TYRSO JOHENNY SANCHEZ MEJIA 84

SUBTOTAL 90PROCESOS MISIONALES

SUBGERENCIA ASISTENCIAL

CARLOS ARTURO VALLEJO 861 UNIDAD FUNCIONAL DE

PRODUCCION DE URGENCIAS ARNULFO AGUIRRE 98Subproceso Referencia y Contrareferencia DORA INES MORA RIVERO 97

2

UNIDAD FUNCIONAL DE PRODUCCION CONSULTA EXTERNA FRANCISCO NAVAS

83

3

UNIDAD FUNCIONAL DE PRODUCCION DE HOSPITALIZACION NERY CARIDAD LARA CEDEÑO

86

4 UNIDAD FUNCIONAL DE PRODUCCION MEDICINA CRITICA

MYLADIS GALLEGO

83UCI ADULTO

UCI PEDIATRICA

UCI NEONATAL

5

UNIDAD FUNCIONAL DE PRODUCCION CIRUGIA Y OBSTETRICIA MARIA CLAUDIA CABALLERO PRIETO

84

6

UNIDAD FUNCIONAL DE PRODUCCION DE SERVICIOS ONCOLOGICOS "USCAO" YENNY PAREDES

70

7

UNIDAD FUNCIONAL DE PRODUCCION APOYO Y DIAGNOSTICO ARMANDO VASQUEZ GODOY

85

8 Terapia Física YINETH ABREU 1009 Terapia Respiratoria MARTHA CONSUELO RIVERA 94

10 Imagenología ARMANDO VASQUEZ GODOY 9411 Laboratorio Clínico NORMA PAVASE 91

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12 Patología JORGE LUQUE 80

13 Banco de Sangre NOHORA GUTIERREZ 8114

Subprocesos de Servicios Farmacéuticos UT LLANOFARMA 66

15UNIDAD FUNCIONAL DE PRODUCCION SALUD MENTAL GLORIA VELEZ ARIAS

70

16

UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO ATENCIÓN AL USUARIO MARIELA PALOMINO FERNANDEZ

85

17

UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO EPIDEMIOLOGÍA E INVESTIGACIÓN ANGELA GOMEZ NEYRA

93

SUBTOTAL 90PROCESOS DE APOYO

SUBGERENCIA FINANCIERA ARBEY NAVARRO CASTRO 79

1

UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO CONTABILIDAD CLAUDIA PATRICIA SASTOQUE RUBIO

94

2

UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO PRESUPUESTO MARIA CONSUELO CARDENAS BUITRAGO 86

3

UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO TESORERÍA HILDA INES LADINO SEGURA 96

4

UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO FACTURACIÓN UNION TEMPORAL 55

5

UNIDAD FUNCIONAL DE AUDITORIA INTEGRAL UNION TEMPORAL 73

7

UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO CARTERA OSCAR CORTES SANDINO 74

8

UNIDAD FUNCIONAL DE APOYO COSTOS RICARDO RODRIGUEZ 75

SUBTOTAL PROCESOS DE APOYO 79 SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA CLARIBEL FONSECA NIETO 79

2

unidad funcional de apoyo talento humano GERMAN DIONISIO SANTIAGO PARDO

63

3

Subproceso Salud Ocupacional y Medio Ambiente

YENNY XIMENA VERA ROJAS78

4 Subproceso de Suministros ALEXANDER CLAVIJO RODRIGUEZ 995 unidad funcional de apoyo almacén MARITZA MUÑOZ 906 Subproceso Mantenimiento Hospitalario ALEXANDER CLAVIJO RODRIGUEZ 1007 Subproceso Mantenimiento Biomédico JEFFRI A. PERA 968 Subproceso Aseo y Desinfección HECTOR MOGOLLON 789 Subproceso Servicio de Alimento GLORIA PINEDA 94

10 Subproceso Gestión Documental MARLY YOLIE QUINTANA DAZA 79SUBTOTAL SUBGERENCIA 86

GRAN TOTAL 86Fuente: Planes de trabajo de los diferentes Procesos y Subprocesos

Tabla No. 2. Seguimiento a la ejecución de los Planes de Trabajo.

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DEPENDENCIAS JUNIO 30/2012 (%)

SEPTIEMBRE 30/2012 (%)

DICIEMBRE 31/2012 (%)

OFICINA ASESORA JURIDICA 52 64 82

OFICINA ASESORA COMERCIAL 20 27 90

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO 65 83 97

OFICINA ASESORA DE CONTROL DISCIPLINARIO 50 75 100

OFICINA ASESORA DE PLANEACION Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

29 60 81

TOTAL OFICINAS ASESORAS 43 62 90

SUBGERENCIA ASISTENCIAL 34 61 90

SUBGERENCIA FINANCIERA 28 59 79

SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA 38 69 86

TOTAL NIVEL DE CUMPLIMIENTO ACUMULADO 36 63 86

JUNIO 30 DE 2012:

La evaluación de los planes de trabajo vigencia 2012, con corte a 30 de junio, arrojó un resultado consolidado de nivel de cumplimiento por parte de las Oficinas Asesoras del 43%, Subgerencia asistencial 34%, Subgerencia Financiera 28% y la Subgerencia administrativa con el 38%. El nivel de cumplimiento consolidado de la totalidad de planes de trabajo de la institución es del 36%.

SEPTIEMBRE 30 DE 2012:

La evaluación de los planes de trabajo vigencia 2012, con corte a 30 de Septiembre, arrojó un resultado consolidado de nivel de cumplimiento por parte de las Oficinas Asesoras del 62%, Subgerencia asistencial 61%, Subgerencia Financiera 59% y la Subgerencia administrativa con el 69%.El nivel de cumplimiento consolidado de la totalidad de planes de trabajo de la institución es del 63%

DICIEMBRE 31 DE 2012

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La evaluación de los planes de trabajo vigencia 2012, con corte a 31 de Diciembre de 2012, arrojó un resultado consolidado de nivel de cumplimiento por parte de las Oficinas Asesoras del 90%, Subgerencia asistencial 90%, Subgerencia Financiera 79% y la Subgerencia Administrativa 86%, El nivel de cumplimiento consolidado de la totalidad de planes de trabajo de la institución es del 86%

1.1.2 Formulación y Evaluación del Plan de Acción Institucional vigencia 2012 (Enero a Diciembre de 2012)

Tabla No 3. Cuadro Resumen de la Calificación por Objetivo Estratégico

No. OBJETIVO ESTRATEGICO

NIVEL DE CUMPLIMIENTO

(%)Diciembre 31/12

PONDERACIONCALIFICACION

PROMEDIO METAS

ALCANZADAS

RESULTADO PONDERADO

1 ASEGURAR LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA 79 0.25 4.23 1.06

2LOGRAR MAYOR POSICIONAMIENTO EN EL MERCADO DE LA SALUD.

89 0.10 4.72 0.47

3

MEJORAR LA GESTION EN LA ATENCION CON ADECUADOS NIVELES DE SEGURIDAD Y EFICIENCIA EN LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS.

63 0.25 3.33 0.83

4 FORTALECER EL DESARROLLO ORGANIZACIONAL 62 0.20 3.25 0.65

5FORTALECER EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y EL MECI

79 0.10 4.18 0.42

6 CONSTRUIR UN HOSPITAL MAS HUMANO 85 0.10 4.75 0.48

TOTAL CALIFICACIÓN 76 1 3.91

Fuente: Evaluación de Planes de trabajo a 31 de Diciembre de 2012

Estos resultados corresponden al promedio del nivel de cumplimiento del 76% de las actividades programadas, metas, productos y/o resultados alcanzados a Diciembre 31 de 2012, en cada uno de los seis (6) objetivos estratégicos institucionales.

La ponderación obedece al porcentaje de participación o importancia otorgada a cada objetivo estratégico en el cumplimiento de la gestión institucional; es así que los objetivos de mayor peso con el 25%, están orientado a asegurar la sostenibilidad financiera y a mejorar la gestión clínica como parte misional del Hospital en la prestación de los servicios. La calificación corresponde a un valor absoluto obtenido del nivel de cumplimiento (76%) de cada una de las actividades que hacen parte del respectivo objetivo y el resultado ponderado es la contribución de cada objetivo estratégico al cumplimiento del Plan de Acción Institucional.

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Tabla No. 4. Seguimiento a la ejecución del Plan de Acción Institucional 2012.

No. OBJETIVO ESTRATEGICO

No. METAS PARA 2012 PONDERACIÓN

SEPTIEMBRE 30 DE 2012 DICIEMBRE 31 DE 2012


METAS (%)

CALIFICACIÓN PROMEDIO METAS

ALCANZADAS

RESULTADO PONDERADO


METAS (%)

CALIFICACIÓN PROMEDIO

METAS ALCANZADAS

RESULTADO PONDERADO

1ASEGURAR LA SOSTENIBILIDAD FINANCIERA

21 0,25 50 2,29 0,73 79 4.23 1.06

2LOGRAR MAYOR POSICIONAMIENTO EN EL MERCADO DE LA SALUD.

11 0,10 38 2,36 0,24 89 4.72 0.47

3

MEJORAR LA GESTION EN LA ATENCION CON ADECUADOS NIVELES DE SEGURIDAD Y EFICIENCIA EN LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS.

9 0,25 56 3,22 0,81 63 3.33 0.83

4FORTALECER EL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

43 0,20 41 2,37 0,47 62 3.25 0.65

5FORTALECER EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD Y EL MECI

17 0,10 36 2,05 0,21 79 4.18 0.42

6CONSTRUIR UN HOSPITAL MAS HUMANO

4 0,10 69 3,75 0,38 85 4.75 0.48

TOTALES 105 1 49% 2,84 76% 3.91

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PLAN DE ACCION INSTITUCIONAL 2012Objetivos Estratégicos: (6) SeisProgramas: (9) NueveSubprogramas: (37) Treinta y SieteMetas: (105) Ciento Cinco - 44% Más que en el 2011: (73)Ejecución: Cumplimiento de Planes de Trabajo Formato - FR-PDI-03Armonización Plan - Presupuesto: Subgerencia Financiera.Evaluación: Informes trimestrales por Unidades Funcionales, Subgerencias y Oficinas Asesoras

JUNIO 30 DE 2012:

En consecuencia, al culminar el periodo a 30 de junio de 2012 su nivel de cumplimiento promedio es del 27% y su calificación ponderada corresponde a 1.62; la cual refleja una Gestión Insuficiente - Insatisfactorio, en la cual el cumplimiento de las actividades programadas en el Plan de Acción, se encuentran entre el 20% y 40% de lo esperado. Se observa un deficiente nivel de cumplimiento, en especial en el Objetivo 3. Gestión Clínica con el 11%.

SEPTIEMBRE 30 DE 2012:

La calificación parcial obtenida al culminar el periodo a 30 de septiembre de 2012 es 2.84 la cual refleja una Gestión Deficiente – Insatisfactorio, en la cual el cumplimiento de las actividades programadas en el Plan de Acción Institucional se ejecutaron entre el 40% y 60% de lo esperado. Se observa un deficiente nivel de cumplimiento, en especial en el Objetivo 5. Gestión de Calidad y MECI con el 36% y Objetivo 2. Posicionamiento en el Mercado con el 38%.

DICIEMBRE 31 DE 2012:

La calificación final obtenida al culminar el periodo a 31 de Diciembre de 2012 es 3.91 la cual refleja una Gestión Aceptable – Satisfactorio, en la cual el cumplimiento de las actividades programadas en el Plan de Acción Institucional se ejecutaron entre el 60% y 80% de lo esperado. Se observa un Aceptable nivel de cumplimiento, en especial en el Objetivo 2. LOGRAR MAYOR POSICIONAMIENTO EN EL MERCADO DE LA SALUD. Con el 89% y Objetivo 6. CONSTRUIR UN HOSPITAL MAS HUMANO con el 85%.

Se anexa la evaluación del Plan de Acción Institucional a Diciembre 31 de 2012, en el formato FR-PDI-07, debidamente diligenciado por cada Unidad Funcional, revisado por la respectiva Oficina Asesora o Subgerencia y consolidado por la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, a partir de los Informes de Gestión presentados por cada dependencia.

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Tabla No. 5 Plan de Acción

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1.1.3 Formulación y Evaluación Plan de Gestión 2012-2015 (Diciembre 31de 2012)

Tabla No. 6 Seguimiento a la Evaluación del Plan de Gestión 2012 – 2015

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Tabla No. 7 Se anexa la evaluación del Plan de Gestión 2012 – 2015 a Diciembre 31 de 2012, en el formato FR-PDI-17 debidamente diligenciado.

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1.2 Desarrollo Institucional

1.2.1 Proyectos de Inversión Pública

Tabla No. 8 Proyectos de Inversión Pública

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1.2.2 Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad

a. Habilitación

Tabla No. 9 Certificación de cumplimiento de requisitos de HabilitaciónNumerador Servicios Certificados en el cumplimiento de habilitaciónDenominador Numero Total de Servicios que ofrezca la instituciónUnidad de Medición Relación porcentual

Factor 100Formula de calculo

Divide numerador entre el denominador y multiplica por el factor. El resultado se presenta con una cifra decimal.

Numerador 84Denominador 85Unidad de Medición Relación Porcentual

Factor 100Formula de calculo 84/85 x 100 = 98.8 %

Hospital tiene habilitados todos sus servicios, esta pendiente la inscripción ante el Registro especial de Prestadores el Servicio de Urología oncológica, una vez se complete la Documentación soporte del especialista.

Se reportan las siguientes Novedades en el registro especial de Prestadores: Dolor y Cuidaos Paliativos en la modalidad Ambulatoria.En la modalidad extramural: Cirugía General, Gineco Obstetricia, Medicina Interna, Pediatría y Promoción en Salud. Por incumplimiento de requisitos al Sistema Único de Habilitación, la Secretaria Departamental de Salud, inicia Auto de tramite N° 041 de 2012, por medio del cual se apertura la investigación Administrativa N° 2012019 y se formula pliego de cargos en contra del prestador de servicios de Salud Hospital departamental de Villavicencio E.S.E. El Hospital envía oficio de fecha 09 de Octubre de 2012 dando respuesta y anexando evidencias de lo solicitado por la Secretaria Departamental de Salud.

b-Certificación ISO 9001:2008

Debido a situaciones como: hallazgos de la verificación del Sistema Único de habilitación, la medida tomada con la central de aire medicinal, el proceso que se adelanto por parte del Invima relacionado con el funcionamiento del banco de Sangre, las evidencias presentadas en la revisión por la Dirección, y la auditoria interna de calidad, fueron analizados con el representante de la Dirección con lo que se concluyo la inconveniencia de someterse a la Auditoria Externa por parte de ICONTEC programada para noviembre, conociendo de antemano, el evidente incumplimiento de los requisitos de la Norma lo que representa una perdida de la Certificación, siendo la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, basado en la Norma ISO 9001-

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2008 de carácter voluntario, se requiere contar con la decisión por parte de la Alta dirección en cuanto a su continuidad y mantenimiento, así como la decisión de su alcance, esta situación se comunico a la Gerencia mediante oficio del 24 de Octubre de 2012.

c. Caracterización de Procesos y Subprocesos

Persisten sin caracterizar los procesos de Medicina Crítica y Apoyo Logístico para un 98% del total de Procesos y Subprocesos caracterizados en la Organización. Es necesario revisar y actualizar las caracterizaciones que llevan 2 años.

d, Autoevaluación para la Acreditación

Tabla No. 10 Certificación de cumplimiento de requisitos de AcreditaciónNumerador Sumatoria de la Calificación de los estándares de

Acreditación aplicablesDenominador Numero de Estándares de acreditación aplicables a

la instituciónUnidad de Medición Relación Numérica entre el numerador y el

denominadorFactor 1Formula de calculo Divide numerador entre el denominador y multiplica

por el factor. El resultado se presenta redondeado hasta el entero más próximo.

Numerador 246Denominador 135Unidad de Medición Relación numérica entre el numerador y el

denominadorFactor 1Formula de calculo 246/135 X 1 = 1.82

Es importante recordar y tener en cuenta para la interpretación de este resultado, que el referente para la Autoevaluación es el Manual de Estándares de Acreditación, el cual fue modificado a través de la Resolución 0123 de Enero de 2012; dentro de las novedades de esta actualización se incluye la integración de los manuales hospitalario y ambulatorio, inclusión como grupo la gestión de la tecnología, nuevos estándares de seguridad del paciente, nuevos estándares de humanización del servicio, estándares para evaluar la relación docencia servicio, mejoramiento y complementación de la redacción en algunos estándares y criterios, mejoramiento de los estándares diseccionándolos hacia la claridad en la intencionalidad del grupo total de estándares al cual pertenecen, precisiones sobre el modelo evaluativo, inclusión como grupo de estándares los de mejoramiento de la calidad, precisiones para el periodo de transición en su implementación; cambios que aumentaron las exigencias para cada uno de los estándares, reflejándose en la calificación final. Para la comprensión y realización de esta Autoevaluación con los

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nuevos estándares se reorganizaron los equipos de autoevaluación y se realizo capacitación a todos los grupos de estándares para mejorar así la competencia en el Sistema único de acreditación

1.2.3 Sistemas de información y estadística

El subproceso de Estadística, durante el año 2012, se encargó de:

Recopilar, criticar, procesar, consolidar y presentar la información generada por las diferentes unidades funcionales de producción y de apoyo del hospital.

Generar indicadores asistenciales de eficiencia técnica y calidad, producción de actividades asistenciales y envío a los coordinadores de unidad funcional de producción.

Reporte de informes de producción, capacidad instalada y calidad en el sistema de información hospitalaria SIHO, según decreto 2193 de 2004 del Ministerio de salud y protección social.

Consolidar, presentar y enviar los indicadores de alerta temprana a las diferentes EPS, reglamentados mediante Circular 056 de 2009 por la Superintendencia Nacional de Salud.

Elaborar y presentar los datos estadísticos del informe de gestión asistencial, para su respectivo análisis por las unidades funcionales de producción, para la presentación de informes a la junta directiva.

Revisar cobertura de los hechos vitales ocurridos en el hospital con los ingresados a la web en el aplicativo RUAF.

Revisar calidad y oportunidad de los registros de los hechos vitales ingresados a la web y confirmar cuando estén completos y sean consistentes.

Subproceso de Sistemas: Fecha Inicio: Marzo 22 de 2012

Modulo Contratados:

o Contratoso Admisioneso Facturación ley 100o Hospitalizacióno Inventarios - Almacén Farmaciao Citas Medicaso Historias Clínicas Digitales

Configurable para cualquier especialidad Manejo de Urgencias

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Consulta externa Cirugía Epicrisis Pacientes Hospitalizados UCIs Cuadro de Enfermería Triage – Tablero de Control Imágenes y ayudas Diagnosticas Referencia y Contrarreferencia Interconsultas Antecedentes Solicitud de Medicamentos Solicitud y Consulta de Exámenes de laboratorios Medicina Nuclear Estandares HL7, DICOM, XML

o Costos Hospitalarios (debe cumplir con los requerimientos mínimos del anexo 1)

o Contabilidado Tesorería – Cajaso Cartera (Radicación de Cuentas – Control Glosas)o Pagoso Nomina Oficialo Activos Fijoso Presupuestos Oficialeso Programación de Cirugíao Modulo Gestión Gerencialo Modulo de citas WEBo Modulo Contratación estatalo Modulo Control Internoo Modulo Control de Visitas

Para el proceso de implementación del aplicativo, uno de los compromisos del contratista es tener en sitio dos ingenieros, los cuales se encargan de las capacitaciones y acompañamientos durante todo el proceso de implantación, los cuales uno llego el 17 de Abril de 2012 y el otro el llego el 2 de Mayo de 2012.

El 25 de Mayo de 2012, se realizó la salida de producción del modulo de citas medicas.

Módulos que se encuentran en producción:

o Contratoso Admisioneso Facturación ley 100

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o Hospitalizacióno Inventarios - Almacén Farmaciao Historias Clínicas Digitales (en todos lo servicios con excepción de UCI

PEDIATRICA, UCI NEONATAL, OBSERVACION PEDIATRIA, USCAO, SALAS DE CIRUGIA )

o Contabilidado Tesorería – Cajaso Cartera (Radicación de Cuentas – Control Glosas)o Pagoso Presupuestos Oficiales

Se realizo la adquisición de 35 equipos de cómputo y 25 portátiles, con destino a fortalecer las unidades funcionales asistenciales, para el uso de la historia clínica digital.

1.3 Gestión de Control Interno y MECI

Avances y logros obtenidos en el periodo Enero a diciembre de 2012.

Tabla No. 11 Gestión de Control Interno MECIActividad % de Calificación

Periodo anterior% de Calificación

Periodo actual Variación (%)

Evaluación Sistema de Control Interno ( Anual)

98.58 (2010) 99,07 (2011) 0.49

Cumplimiento Auditorias Programadas

100 96 4

Seguimiento Planes de Mejoramiento concertados CDM

100 100 0

Seguimiento Planes de Mejoramiento concertado por procesos.

100 100 0

Acompañamiento y asesoría Riesgos 75 100 25

Fuente: Archivo Oficina Asesora de Control Interno

Evaluación Sistema de Control Interno (Se mantiene Calificación Anual)No se ha obtenido calificación de la vigencia 2012 a 31 de diciembre. Se continúa comparación con último reporte, correspondiente a la vigencia 2011.

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Cumplimiento de Auditorias Programada: Esta variación se genera por cambios del personal de la oficina de Control Interno y limitaciones en la entrega de la información solicitada por parte de los procesos auditados.

Seguimiento Planes de Mejoramiento concertados CDM. Se mantiene la calificación. Se dio cumplimiento al seguimiento del Plan de Mejoramiento concertado..Se notificó por parte de la Contraloría el fenecimiento de la cuenta vigencias 2011.

Seguimiento Planes de Mejoramiento concertado por procesos. Se continúa con el seguimiento al avance de cumplimiento de los planes de mejoramiento suscritos a partir de las cartas de Control Interno.

Acompañamiento y asesoría Riesgos: Se realizó capacitación en la Metodología para la administración del riesgo, para actualizar a los responsables de procesos. Se consolido informe de evaluación a los mapas de Riesgos por procesos.

Fuente: Archivo Oficina Asesora de Control Interno

1.4 Gestión Jurídica – Oficina Asesora Enero a Diciembre 2011 – 2012.

TABLA No. 12 CONSOLIDADO DE DERECHOS DE PETICION Y ACCIONES DE TUTELA.

PROCESOS JUDICIALES

Enero a Diciembre

2011

Enero a Diciembre

2012 Variación

Derechos de PeticiónPresentados 245 305 24%Dentro de los Términos de ley 245 300 22%Fuera de los Términos de ley 0 5 -

Acciones de TutelaPresentados 248 281 13%Dentro de los Términos de ley 248 272 10%Fuera de los Términos de ley 0 9 -

Fuente: Archivo Jurídico.

Análisis de los Resultados

Realizando un comparativo del comportamiento de los Derechos de Petición y Acciones de Tutela de los respectivos periodos, se evidencia un crecimiento del 24% y 13% del año 2012 frente al 2011; Para el 1er. Semestre del 2012 el 97% de los Derechos de Petición y el 94% de las Acciones de Tutelas, se contestaron dentro del término legal, el 3% de los derechos de petición y el 6% de las Acciones de Tutelas quedaron fuera del término de ley.

En cuanto al 3% de los Derechos de Petición sin contestar se aclara que llegaron desde la Gobernación del Meta subdirigidos a esta oficina solicitándose una cantidad importante de información, estos ya traían vencimiento de términos para contestar y como consecuencia

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de ello la oficina jurídica realizó el proceso fuera de termino, estos hechos son de conocimiento en la oficina de control interno a quien se le presento un plan de mejoramiento y se dieron las explicaciones del caso; con respecto a las Acciones de tutela debemos decir que se presentaron fuera de termino sus respectivas respuestas, en razón a la complejidad que presentaba obtener la información que el juez ordenaba le fuera remitida, puesto que en algunos casos se necesita de la opinión de expertos, reunión de junta de médicos u otros datos e informaciones que no están en las manos de la oficina para poder responder, para lo cual igualmente se realizó el respectivo plan de mejoramiento de esas situaciones; a partir de las cuales la oficina asesora ha trabajado para el cumplimiento del 100% para el segundo semestre 2012.

1.5 Gestión Contractual de Enero a Diciembre 2011- 2012.

TABLA No. 13 CONSOLIDADO CONTRATOS ELABORADOS, EN PROCESO Y EJECUTADOS.

OBJETOS CONTRACTUALES

No. CONTRATOS ELABORADOS

No. CONTRATOS EN PROCESO

No. CONTRATOS EJECUTADOS

Ene-Dic. 2011

Ene-Dic. 2012

Ene-Dic. 2011

Ene-Dic. 2012

Ene-Dic. 2011

Ene-Dic. 2012

OBRA 0 1 0 0 0 1SUMINISTROS 87 67 78 10 9 57SERVICIOS 18 10 18 7 0 3ARRENDAMIENTOS 1 1 1 0 0 1DISEÑOS 1 0 1 0 0 0ORDENES DE COMPRA 42 20 22 1 20 19ORDENES DE SERVICIO 53 63 30 6 23 57TOTAL 202 162 150 24 52 138

Fuente: Archivo de Contratos.

Análisis de los resultados.

En la Gestión contractual, hubo una disminución de 40 contratos del periodo de enero a diciembre del 2012 frente al 2011, que equivale al 19%, considerando que en esta última se presentó la ley de garantías a partir del 29 de Junio de 2011 por lo cual se previó realizar la contratación oportuna, necesaria y suficiente a fin de garantizar el suministro de los bienes y servicios durante el año para el funcionamiento de la entidad, mientras que para la vigencia del 2012 se presentó el proceso de designación de un nuevo Gerente para el periodo del 2012 al 2016, situación implica un proceso de empalme y entrega de las unidades de producción y funcionales al Gerente entrante así como el nombramiento de coordinadores para cada una; revisión de los procesos y estudio de la necesidad y conveniencia así como autorización de las solicitudes presentadas a nivel asistencia y administrativa, bajo una política de austeridad.

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Respecto al número de contratos elaborados en el año 2012, se observa que todos los ítems disminuyeron (Contratos de Suministros -23%, Servicios -44% y Órdenes de Compra -52%), excepto los de Ordenes de Prestación de Servicios donde se observa un incremento en un 19% debido a que durante el 4to trimestre se suscribieron en su mayoría de mínima cuantía, teniendo en cuenta la proximidad del cierre de la vigencia fiscal.

En los contratos y/u órdenes en proceso de la vigencia 2012 respecto al 2011, se presenta una disminución del 84% que radica principalmente en que el termino de ejecución de los mismos para el año 2012 se dio sin exceder el 31 de diciembre permitiendo que los contratos en su gran mayoría terminaran para esta fecha, con excepción de 24 procesos considerados como esenciales para la prestación ininterrumpida de los servicio de la salud.

En lo referente a los contratos y/u órdenes ejecutadas de la vigencia 2012 comparada con la del 2011, podemos evidenciar un incremento significativo del 165%, teniendo en cuenta que se toman los registros del 2012 de aquellos que han cumplido satisfactoriamente el objeto contractual, no necesariamente liquidados.

TABLA No. 14 COMPROMISOS PRESUPUESTALES EN CONTRATACION.OBJETOS CONTRACTUALES VALOR ENERO-DIC. 2011 VALOR ENERO-DIC. 2012OBRA - 27.114SUMINISTRO 25.693.716 11.864.807SERVICIOS 7.795.613 5.052.215ARRENDAMIENTOS 298.500 132.000DISEÑOS 250.000 -ORDENES DE COMPRA 1.411.790 135.183ORDENES DE SERVICIO 652.963 449.429TOTAL 36.102.582 17.660.748

Fuente: Archivo de Contratos.


La variación de la información sobre asignación presupuestal para la contratación tiene que ver con las cuantías o valores contratados en la vigencia 2011 comparada con la 2012, así teniendo en cuenta que el número de contratos fue mayor de Enero a Diciembre del 2011, observando una disminución del 51% de asignación presupuestal durante la vigencia del 2012; esto considerando que durante el I Semestre del 2011 se celebraron contratos en cuantía significativas por suministro de medicamentos hasta junio de 2011, fecha en la que fue suscrito el contrato de tercerización de la central de mezclas, mientras que durante toda la vigencia del 2012 no hubo contratos por concepto de suministro de medicamentos y se trabajó más sobre la política de austeridad.

TABLA No 15. PROCESOS JUDICIALES A DICIEMBRE 2011- 2012.ESTADO ACTUAL A DICIEMBRE 2011 A DICIEMBRE 2012 VARIACION

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%PROCESOS A FAVOR DEL HOSPITAL 6 9 33%PROCESOS EN CONTRA DEL HOSPITAL 134 173 23%TOTAL PROCESOS JUDICIALES 140 182 23%PROCESOS CON FALLO 23 28 18%PROCESOS SIN FALLO 117 154 24%TOTAL PROCESOS JUDICIALES 140 182 23%

Fuente: Archivo de Procesos Judiciales Externos.


Se observa que los procesos judiciales para la vigencia 2012, se incrementaron en 42 procesos respecto al mismo periodo del año anterior, donde las principales causas que se establecieron fue el incremento por concepto de nulidad y restablecimiento del derecho donde la principal causa radico en la terminación bilateral de los contratos de prestación de Servicios; los procesos de reparación directa (presunta falla medica).

En relación a la Evaluación del Plan de Gestión, en el ítem 6- Valor total adquisiciones de medicamentos y material médico-quirúrgico realizadas mediante mecanismos de compras conjuntas a través de cooperativas de empresas sociales del Estado y/o mecanismos electrónicos / Valor total de adquisiciones de la ESE por medicamentos y material médico quirúrgico, la base es cero por cuanto durante la vigencia 2012, no se realizaron compras conjuntas a través de cooperativas y mecanismos electrónicos.

1.7 Gestión Comercial

Tabla No. 16 Gestión ComercialIndicador – Actividad - Detalle VIGENCIA 2011 VIGENCIA 2012 VARIACIÓN

(%)(Numero de contratos suscritos en el periodo – Número de contratos suscritos en el periodo anterior) x 100/Numero contratos suscritos en el periodo anterior

31 41 32,26

Valor de contratos suscritos en el periodo por ERP –Valor de contratos suscritos en el periodo anterior x 100/Valor de contratos suscritos en el periodo anterior

50.170.868.448 24.153.908.962 -51,86

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Grafica No. 1

Grafica No. 2

Analizando las gráficas se observa que para la vigencia de 2012 se obtuvo un incremento de (10) contratos de diferentes regímenes con mayor relevancia en Régimen subsidiado como lo es con CAPRECOM, CONVIDA, COMPARTA y comparada esta cifra con la vigencia anterior se obtiene un 69% de contratos vigentes, con una disminución del 31% que obedece a que se suspendieron contratos con ERPS por orden de Gerencia, las cuales tenían una cartera en mora mayor a 120- 360 días como lo es: CAPRESOCA: $1.474.910.518, CAJACOPI $13.833.092.945 CAPRECOM $4.000.000.000 entre otras.

Actualmente se está realizando acercamientos para los pagos de los mismos, y así poder renovar contratación con estas entidades. Se realizó acercamientos con las EPS de

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Régimen contributivo, Régimen Especial y entidades privadas como PACIF RUBIALES DEL META, llanos y Orinoquía.

En cuanto a la variación en Valor de la Contratación de la vigencia del 2011 al 2012 el valor de la vigencia 2012 supera el de la vigencia 2011 da un porcentaje negativo de 51.86%. Esto debido a que para la vigencia pasada a esta fecha ya se había contratado con la Secretaría de Salud un monto de $27.078.000.000 millones, para esta vigencia solo se contrató $340.000.000 millones Esto se debe a que a partir del primero de Julio del 2012con la nueva reglamentación de la unificación del POS el Ente Territorial ya no es para el Hospital un cliente potencial que generaba casi el 52% de ingresos.

1.8 Gestión de Control Interno Disciplinario

Tabla No. 17 Actuaciones Control Interno Disciplinario Año 2011-2012Actuaciones Control Interno Disciplinario Año Año Variación

(%)2011 2012Autos interlocutorios 7 6 -14,2Auto de traslado para alegatos de conclusión 2 5 150Autos de trámite 68 85 25Declaraciones Juramentadas 69 87 26,08Fallos de primera instancia 4 2 -50Oficios Enviados 194 225 15.9Radicaciones nuevas 44 47 6.81Resolución de formulación de cargos 1 3 200Resolución negando recursos 1 1 0Resolución negando nulidad 1 1 0Resoluciones de Apertura de Indagación preliminar 37 48 29,72Resoluciones de Apertura de Investigación 18 2 -88,8Resoluciones de cierre y archivo 5 14 180Resoluciones Inhibitorias 18 16 -11,11Versión Libre 5 2 -60Resolución de aperturas de pruebas 0 3 0

TOTAL 474 547 Fuente: Archivo Oficina Asesora de Control Interno Disciplinario

Grafica No. 3

2011 VRS 2012

0

50

100

150

200

250

Aut

o de

trasl

ado

para

Dec

lara

cion

esJu

ram

enta

das

Ofic

ios

Env

iado

s

Res

oluc

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Res

oluc

ión

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ras

de

AÑO 2011

AÑO 2012

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Análisis de los resultados

1.Resoluciones de cierre y archivo

Realizando una comparación entre el 2011 frente al 2012 se puede constatar que no hubo cambios en relación de un año al otro, una vez revisado el acervo probatorio, no se encontró infracción a la normatividad disciplinario, en consecuencia se procede al cierre de la investigación y a ordenar el archivo de las mismas.

2. Resolución de formulación de cargos y resolución de apertura de investigación.

Se observa una variación positiva del 200% del año 2012 en relación al año 2011, debido a que en estos procesos vencidas las respectivas etapas, se debía proceder a los pronunciamientos emitidos, de acuerdo al procedimiento establecido en la Ley 734 de 2002.

Explicación avances y logros obtenidos

Se realizó seguimiento y evaluación a las metas y actividades programadas en el Plan de Trabajo logrando un nivel de cumplimiento del 100% a 31 de Diciembre de 2012.

Se realizo la evaluación del plan de trabajo IV Trimestre de la vigencia 2012.

Se realizo la medición de los Indicadores de Gestión Institucional del cuarto trimestre del 2012.

Como logro, puede observarse que han disminuido las conductas que generan la actividad disciplinaria, lo que conlleva a considerar que los servidores públicos y prestadores de servicio, que laboran en la Institución se están sometiendo en mayor grado a la normatividad disciplinaria.

2. GESTION ASISTENCIAL

2.1 Cubrimiento de la Población por Régimen

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Tabla No. 18 Cubrimiento de la población por régimen

No. de Atenciones 2011

2012 Variación (%)

Vinculados 69.915 47.867 (-31.5)

Subsidiados 42.958 69.540 61.9

Contributivos 5.293 10.238 93.4

Otros 4.924 5.318 8.0

Total 123.090 132.963 8.0 Fuente: Informe de Hospitalización, RIPS Consulta Externa, RIPS de Urgencias, Informe de facturación. Informe de Indicadores de Eficiencia Técnica y Calidad. Oficina de Estadística. Hospital Departamental de Villavicencio.

Grafica No. 4

010.00020.00030.00040.00050.00060.00070.000

Vinculados Subsidiados Contributivos Otros

Serie1

Serie2

Conforme se aplican las medidas para obtener ampliación de la cobertura del aseguramiento el número de usuarios vinculados se ha visto disminuido progresiva y sostenidamente en el último año, observando una disminución del 31.5% frente a las cifras registradas el año 2011.En consecuencia de lo anterior se evidencia aumento en la participación del número de usuarios del régimen contributivo pero predominantemente del régimen subsidiado, alcanzando un incremento del 93.4% y 61.9% respectivamente.

Los pacientes particulares y afiliados a otros sistemas han consultado un 8% más que el año 2011.

2.2 Atenciones en Salud

Tabla No. 19 Atenciones en Salud

Indicador Clasificación2011

2012 Variación

(%)

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Número de atenciones en urgenciasConsulta Urgencias 38.619 42.082 9.0

Procedimientos Quirúrgicos RealizadosElectivos 5.268 5.555 5.4Urgentes 6.970 7.481 7.3

Número de Partos AtendidosNormales 2.367 2.375 0.3Cesáreas 976 1.077 10.3

Número de Exámenes de LaboratorioHospitalizados 152.778 151.085 (-1.1)Externos 253.639 192.053 (-24.3)

Número de estudios de imágenes diagnósticas

Hospitalizados 40.360 40.176 (-0.5)Externos 28.503 21.138 (-25.8)

Número de sesiones de terapiaHospitalizados 45.927 57.403 25.0Externos 23.969 17.413 (-27.4)

Consulta Especializada Consulta Médica 87.124 69.150 (-20.6) Número de Usuarios atendidos 123.090 132.963 8.0

Fuente: RIPS de consulta de Urgencias, Libro de Salas de Cirugía, Certificado de Nacido vivo, Libro de partos y nacimientos. Informes de Apoyo Diagnostico y Tratamiento. Oficina de Estadística. Hospital Departamental de Villavicencio

Grafica No. 5

0

50.000

100.000

150.000

200.000

250.000

300.000

ConsultaUrgencias

Urgentes Cesáreas Externos Externos Externos

Serie1

Serie2

2.2.1 PROCEDIMIENTOS QUIRURGICOS:

a. Cirugías Electivas: Se observa un incremento del 5.4% con respecto al año anterior representados en 287 cirugías mas que en el 2011 aunque no es tan relevante pero esta se debe a la apertura de salas exclusivas para la realización de cirugía programada, conformación de nuevos grupos quirúrgicos y aunque no están notorio se logro aumentar a pesar de la falta de contratos con las diferentes ERP , a los cambios normativos donde las hacen responsables del cubrimiento total de las necesidades de todos sus afiliados sin importar la edad.

b. Cirugías Urgencia: Al igual que en las electivas se observa un incremento del 7.3% con respecto al año anterior que corresponde a 511 cirugías de mas debido a los planes de mejora realizados

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y a lineamientos gerenciales en donde independientemente de tener o no contrato se debe resolver la urgencia en las primeras 24 horas.

2.2.2 PARTOS ATENDIDOS: a. Partos Vaginales:Con respecto al año anterior se observa un incremento de 3% que corresponde a 8 partos más que el año anterior lo que podría significar que existen falencias en la remisión de estos por parte del primer nivel-

b. Partos por Cesárea:Se observa un incremento del 10.3% con respecto al año anterior que corresponde a 101 cesáreas mas lo cual significa que de 119 remisiones a nuestra institución estas si correspondían al nivel de complejidad de nuestra institución.

2.2.3 CONSULTA ESPECIALIZADA Se observa una disminución el numero de atenciones con respecto al año anterior de 20.6% que corresponde a la no realización de consultas a expensas de especialidades que tienen que ver con la responsabilidad otorgada a las ARP de la responsabilidad inicial de los menores de 18 años y en este periodo 2012 a la expansión del POS para todos sus afiliados e igualmente a la falta de contratación con estas entidades

2.2.4 NUMERO DE ESTUDIOS DE LABORATORIO E IMAGENOLOGIA En este indicador se observa una disminución muy marcada en la atención de usuarios ambulatorios con respecto al año anterior en un 20.6% que corresponde a 17.974 exámenes menos que el año anterior esto debido a la falta de contratación con las diferentes ERP y a los cambios en la responsabilidad de estas con sus usuarios inicialmente los menores de 18 años y posteriormente se amplió para todos sus usuarios tanto en estudios imagenológicos como de laboratorios observándose una proporción directa en ellos. Con respecto a los hospitalizados se observa un incremento no muy marcado debido al manejo integral que hay que brindar a estos usuarios

2.3 INDICADORES DE CALIDAD

Tabla No. 20 Indicadores de calidad

Indicador Clasificación 2011 2012 Variación (%)

Número de muertes-48 Horas 436 382 (-12.4)+48 Horas 475 517 8.8

Total 911 899 (-1.3)Número de muertes maternas 5 3 (-40.0)Número de nacidos vivos 3.385 3487 3.0

Número de muertes fetales-28 Semanas 1.008 950 (-5.8)+28 Semanas 36 29 (-19.4)

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Total 1.044 979 (-6.2)Número de actos quirúrgicos programados 5.422 5.266 (-2.9)

Número de actos quirúrgicos cancelados 365 231 (-36.7)Porcentaje de actos quirúrgicos cancelados 6.7 4.4 (-34.3)

Número de Infecciones intrahospitalarias 345 306 (-11.3)Porcentaje de infecciones intrahospitalarias 2.1 1.8 (-14.3)

Fuente: Informe Mensual de Estadísticas Vitales (Nacido vivo y defunción), Hist60.46orias clínicas, Bases de datos de Dinámica Gerencial, Informes Mensuales de Epidemiología, Informes mensuales de aten83.8ción al usuario, Informe de

Cirugía. Oficina de Estadística. Hospital Departamental de Villavicenc285io.

2.3.1 NUMERO DE MUERTES El numero total de defunciones ocurridas en el Hospital ha disminuido en el 1.3% pero las muertes ocurridas después de las 48 horas del ingreso por el contrario aumentaron el 8.8%. Esta cifra esta asociada en un gran porcentaje a pacientes con enfermedades crónicas muchas de ellas terminales que requieren la atención de alto nivel de complejidad de la institución como el cáncer, la diabetes, la hipertensión, la enfermedad pulmonar crónica, etc.

2.3.2 NUMERO DE MUERTES MATERNAS Como IPS de referencia el Hospital Departamental de Villavicencio debe atender el mayor numero de gestantes con elevado nivel de riesgo de Villavicencio, el Meta y la Orinoquia (tal como lo ha reconocido el Instituto Nacional de Salud), por ello aunque hay una disminución en el número de muertes maternas es importante reconocer que hasta diciembre en el año 2011 se atendieron 84 mujeres que estuvieron a punto de morir por el embarazo, parto o puerperio mientras que en el 2012 se han ingresado 137 gestantes con esta misma característica.

2.3.3 NUMERO DE NACIDOS VIVOS El comportamiento de los últimos tres años ha demostrado que el hospital tiene un aumento progresivo de la demanda de atención materna perinatal y en el caso de los nacidos vivos se puede observar una incremento del 3.0%. Esta situación volvió a dejar al Hospital como la IPS con la mayor cantidad de partos y nacidos vivos de la ciudad y el departamento.

2.3.4 NUMERO DE MUERTES FETALES Las muertes fetales tempranas o abortos al igual que el número de muertes de más de 28 semanas disminuyeron en un 5.8% y en un 19.4% respectivamente. Estos eventos llegan al hospital para la atención pero su ocurrencia no depende de las condiciones del tercer o cuarto nivel de complejidad.

2.3.5 NUMERO DE ACTOS QUIRUGICOS PROGRAMADOS: Con respecto al año anterior no se observa un cambio notorio a pesar de las estrategias de abrir salas quirúrgicas para tal fin y aumentar grupos quirúrgicos, ampliar horarios de atención. El porcentaje estuvo en 2.9 para el 2012.

2.3.6 NUMERO DE ACTOS QUIRUGICOS CANCELADOS: Se observa un aumento en la cancelación de procedimientos programados, dado estrategias de remplazo de

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usuarios, confirmación de asistencia y alternativas en la programación teniendo en cuenta necesidades del usuario.

2.3.7 PORCENTAJE DE CANCELACION: El indicador nuestra una gran mejora y una disminución de este del 36.7 debido a estrategias con los grupos quirúrgicos y anestesiólogos en lo que tiene que ver con las causas relacionadas con el estado del usuario que representan el 55.6% de las causas de cancelación.

2.3.8 NUMERO DE INFECCIONES ASOCIADAS A LA ATENCION El indicador de vigilancia de las infecciones asociadas a la atención en salud muestra que el numero de estos eventos disminuyo en el 14.3%.

PORCENTAJE DE INFECCIONES INTRAHOSPITALARIASAunque hay disminución en el numero de infecciones intrahospitalarias detectadas también hay aumento en el numero de egresos hospitalarios y por ello hay una pequeña disminución del porcentaje de infecciones alcanzando el 1.8%.

2.4 Indicadores de Oportunidad

Tabla No. 21 Indicadores de oportunidad

Indicador Especialidad2011 2012 Variación

(%)

Días espera consulta externa

Medicina Interna 13 9 (-30.8)Pediatría 5 4 (-20.0)Ginecobstetricia 8 11 37.5Cirugía General 9 12 33.3

Días espera cirugía programada 27 19 (-29.6)

Atención en urgencias minutos 20 43 115.0Fuente: Informe de Consulta Externa. Bases de Datos del Dinámica Gerencial. Oficina de Sistemas de Información y

Oficina de Estadística. Hospital Departamental de Villavicencio.

2.4.1 DIAS ESPERA CONSULTA EXTERNA:

a. Días de espera consulta Medicina Interna:Se observa una disminución en medicina interna con respecto al año anterior de 30.8 % debido al aumento en horas de contratación.

b. Días de espera consulta pediatría:No se observa un cambio notorio debido a la influencia de falta de contratación con ERP y cambios normativos.

c. Días de espera consulta ginecología:

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Se observa un aumento en la falta de oportunidad dado que se esta priorizando la atención de la materna cumpliendo de esta manera con las políticas nacionales y las estrategias de la institución para minimizar riesgos en la atención del binomio madre –hijo.

d. Días de espera consulta cirugía: se observa un aumento en la falta de oportunidad debido al represamiento que tenían las ERP por la falta de pagos oportunos a la institución mas marcados en los meses de Agosto y Septiembre del 2012

2.4.2 DIAS DE ESPERA CIRUGIA PROGRAMADA

Se observa una disminución en los días de espera con respecto al año anterior debido a estrategias como apertura de salas exclusivas para tal fin, confirmación de la asistencia del usuario al procedimiento, a tener en cuenta necesidades del usuario, programación de cirugías de lunes a domingo.

2.5 Indicadores de Productividad y Eficiencia

Tabla No. 22 Indicadores de productividad y eficiencia

Indicador 2011 2012 Variación (%)

Número de camas 255 255 0Número de Egresos 16.437 16.922 3.0Porcentaje Ocupacional 86.5 100.7 16.4Promedio Día Estancia 4.6 4.4 (-4.3)Giro Cama 64.0 66.4 3.7

Fuente: Censo Diario de Pacientes. Informe de Hospitalización. Informe de Indicadores de Eficiencia Técnica y Calidad. Oficina de Estadística. Hospital Departamental de Villavicencio.

Grafica No. 7

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0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

18000

Número de camas Número de Egresos

Serie1

Serie2

Grafica No. 8

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

Número de eventos adversosdetectados y gestionados

Número de eventos adversosdetectados

Porcentaje de vigilancia eventosadversos

Serie1

Serie2

2.6 Proporción de Vigilancia de Eventos Adversos

Tabla No. 23 Proporción de vigilancia de eventos adversos

Indicador 2011 2012

Variación (%)

Número de eventos adversos detectados y gestionados 1.406 1.336 (-5.0)

Número de eventos adversos detectados 1.406 1.336 (-5.0)

Porcentaje de vigilancia eventos adversos 100.0 100.0 0Fuente: Fichas de notificación de eventos adversos, Historias Clínicas

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El discreto aumento en el número de eventos trazadores de la calidad detectados tiene relación directa con la disponibilidad de la historia clínica electrónica retomada desde el mes de julio de 2012 que permite una mejora en la búsqueda activa, esta actividad permitirá encontrar mas eventos a medida que mas unidades funcionales tengan implementado el programa.

2.7 Indicador de porcentaje de Satisfacción de los Usuarios

Tabla No. 24 Porcentaje de satisfacción de usuariosNumerador Número total de pacientes que se consideran

satisfechos con los servicios recibidos por la IPS.Denominador Número total de pacientes encuestados por la IPSUnidad de Medición Relación PorcentualFactor 100Formula de calculo Divide numerador entre el denominador y multiplica

por 100

Definición Operacional 2011 2012Variación (%)

Porcentaje de Satisfacción de los usuarios 95.5 93.4 (-2.2)Total 95.5 93.4 (-2.2)

Fuente: Informe atención al usuario

Grafica No. 9

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En la grafica se evidencia una variación negativa de 2,2 en el resultado de la satisfacción al usuario de enero a diciembre de 2012, con relación al mismo periodo 2011, esto se debe principalmente a que los usuarios continúan manifestando quejas y sugerencias que son repetitivas en cuanto a la falta de oportunidad para la atención en el servicio de urgencias y para la atención de las consultas especializadas en el servicio de consulta externa, la falta de información por parte del personal asistencial a los familiares sobre el estado de los pacientes en los servicios de salas de partos, urgencias y cirugía, la no oportunidad en la comunicación con la central de citas y el trato inadecuado por parte del personal asistencial y administrativo con los usuarios. Sin embargo se da cumplimiento a la meta que esta definida con el 90%, también es importante mencionar que desde el mes de agosto atendiendo las directrices de la circular 009 de 2012 de la Superintendencia de Salud, se incluye el reporte y la medición de la insatisfacción de los usuarios con un resultado del 7.4% en septiembre y 5.9% en el mes de Diciembre.

2.7.1 PROGRAMA DE HOSPITAL HUMANO

La metodología utilizada durante el Seminario fue participativa. Conferencias con los temas planteados, reflexiones personales, trabajo de grupos, elaboración de carteleras para compartir en los plenarios. Es importante resaltar y valorar la participación activa, dinámica de los participantes; la acogida a las reflexiones y confrontaciones planteadas en el Seminario; su actitud positiva y el deseo de comprometerse con un cambio personal así como el sentido de pertenencia a la Institución, que nos permite constatar el impacto y la incidencia que ha tenido el trabajo de humanización que se ha venido realizando en el Hospital con la implementación del Proyecto Hospital Humano.

2.9 Avances y logros más importantes de la Gestión Asistencial

Redistribución de áreas en la sala de partos Diseño de formatos y socialización de estos, para cumplir con la nueva

normatividad Contratación de sub. especialistas en el área de reumatología, retinologia Gestión de recurso humano para orientación en los procesos Contratación de especialista en cuidados paliativos Realización del curso – actualización manejo avanzado de heridas Gestión para el patrocinio e inicio de diseño del programa zona libre de trombosis

con apoyo de SANOFI AVENTIS Aprobación y destinación de recursos para proyecto de ampliación, construcción y

Dotación con equipos de alta Tecnología necesarios para mejorar la atención del Paciente Oncológico.

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3. GESTION FINANCIERA

3.1 Indicadores de Gestión Contable

Tabla No. 25 Indicadores de Gestión ContableIndicador AÑO 2011 AÑO 2012

Capital de trabajo (Millones $) 57.732 69.762

Razón corriente ($) 4.75 4.91

Solidez ($) 7 5.49

Endeudamiento (%) 14.29 18.21

Promedio de cobro (días)

Margen Operacional ($) 16 13

Fuente: Unidad Funcional de Apoyo de Contabilidad

Grafica No. 10

57.732

69.762

0

10.000

20.000

30.000

40.000

50.000

60.000

70.000

Capital de trabajo (Millones $)

HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO E.S.ECAPITAL DE TRABAJO

(Pesos $)

AÑO 2011

AÑO 2012

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Indicador 1 - Capital de Trabajo a Diciembre de 2011-2012

2011 2012Activo Corriente - Pasivo Corriente 57.732 69.762

El Hospital Departamental de Villavicencio quedaría con $ 69.762 mil millones de efectivo o activos corrientes, después de haber pagado todos sus pasivos a corto plazo. Es de aclarar que se debe contar con que los deudores nos cancelen la cartera a corto plazo siendo nuestro principal activo corriente.

Grafica No. 11 Indicador – RAZÓN CORRIENTE

4,75

4,91

4,65

4,7

4,75

4,8

4,85

4,9

4,95

Razón corriente ($)

HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO E.S.ERAZON CORRIENTE

(Pesos $)

AÑO 2011

AÑO 2012

Fuente: Unidad Funcional de Apoyo de Contabilidad – Balance General

Indicador 2 – RAZÓN CORRIENTE

2011 2012Activo Corriente

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4.75 4.91Pasivo Corriente

Nos indica que por cada peso que el Hospital debe, cuenta con $ 4.75 para respaldar la obligación oportunamente. Presentando un incremento de 16 cvs con respecto al año anterior.

Grafica No.: 12 Indicadores – SOLIDEZ

7

5,49

0

1

2

3

4

5

6

7

Solidez ($)

HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO E.S.ESOLIDEZ(Pesos $)

AÑO 2011

AÑO 2012


Indicador 3 – SOLIDEZ

2011 2012Activo Total 6.99 5.49Pasivo Total

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Esto nos indica que el Hospital dispone de $5,49 pesos en activos, por cada peso que adeuda; en el 2011, mostrando una diferencia de $1,50 pesos menos respecto del año anterior. Al recuperar la cartera y vender sus bienes, la empresa dispondría de dinero suficiente para cumplir con sus obligaciones.

Grafica No. 13 Indicadores – NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

14,29

18,21

0

24

68

10

121416

1820

Endeudamiento (%)

HOSPITAL DEPARTAMENTAL DE VILLAVICENCIO E.S.EENDEUDAMIENTO

(Porcentaje %)

AÑO 2011

AÑO 2012


Indicador 4 – NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

2011 2012Total Pasivos con Terceros 14.29% 18.21Total Activo

Nos indica que del total de la inversión (activo total) el 14,30% ha sido financiado con recursos de terceros, y para el 2012 se presenta un mayor valor de 3,92% en recursos de terceros.

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Grafica No. 14 Indicadores – MARGEN OPERACIONAL DE UTILIDAD

16

13

0

2

4

6

8

10

12

14

16

Margen Operac ional ($)

HOS PITAL DE P AR TAME NTAL DE VIL L AVIC E NC IO E .S .EMAR G E N OP E R AIONAL

(P orc e ntaje %)

AÑO 2011

AÑO 2012

Fuente: Unidad Funcional de Apoyo de Contabilidad – Estado de Resultados

Indicador 5 – MARGEN OPERACIONAL DE UTILIDAD

2011 2012Utilidad Operacional 16% 13%Ventas Netas

Este indicador nos muestra que el rendimiento de las operaciones trimestrales por cadapeso invertido se ha generado el equivalente a 13 centavos en el periodo vigente y una disminución de 3 cvs con respecto al comparativo del periodo 2012.

Tabla No. 26 Equilibrio o déficit presupuestal del periodo (Pesos)EQUILIBRIO O DEFICIT PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 2011 VS 2012

DETALLE A DIC 2011 A DIC 2012

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( + ) INGRESOS RECAUDADOS DE LA VIGENCIA SIN RECURSOS DE CONVENIO

80.713.569.350,17 80.474.480.172,76

( - )DISPONIBILIDAD INICIAL 2.463.193.748,21 3.867.944.848,97( - ) CUENTAS POR COBRAR VIGENCIAS ANTERIORES 12.147.188.329,00 14.652.715.913,45

SUBTOTAL 66.103.187.272,96 61.953.819.410,34( + ) COMPROMISOS DE LA VIGENCIA 95.624.071.807,68 103.131.542.648,67( - ) CUENTAS POR PAGAR DE VIGENCIAS ANTERIORES 12.806.132.011,98 14.141.721.677,00

SUBTOTAL 82.817.939.795,70 88.989.820.971,67DEFICIT PRESUPUESTAL -16.714.752.522,74 -27.036.001.561,33

Fuente: Unidad Funcional de Apoyo Presupuesto

Grafica No. 15

-16.714.752.522,74

-27.036.001.561,33

-30.000.000.000,00

-25.000.000.000,00

-20.000.000.000,00

-15.000.000.000,00

-10.000.000.000,00

-5.000.000.000,00

0,00

TOTAL DÉFICIT PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 2011-2012

VALOR

DIC 2011 DIC 2012

El resultado obtenido muestra un incremento en el desequilibrio o déficit presupuestal, la razón obedece como lo reglamenta el Decreto No.357 de 2008 para realizar el cálculo del indicador, lo cual obliga a calcular el recaudo de Venta de Servicios del periodo y no tiene en cuenta la recuperación de la cartera. Adicionalmente se debe tener en cuenta que existen cuentas por pagar de la vigencia anterior que afectan el presupuesto de la vigencia las cuales no han sido canceladas a la fecha.

Tabla No. 27 Porcentaje de participación de ingresos provenientes de la venta de servicios de salud en la financiación de la entidad 2011 VS 2012

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DETALLE - ACTIVIDAD – INDICADOR A DIC 2011 A DIC 2012 Variación (%)Ingresos recaudados por Venta de Servicios de Salud 58.569 76.412 30,46

Ingresos totales recaudados durante el periodo 80.714 80.474 -0,30

TOTAL 72,56% 94,95% 30,85Fuente: Unidad Funcional de Apoyo de Presupuesto

Grafica No 16

72,56%94,95%

0,00%

20,00%

40,00%

60,00%

80,00%

100,00%

%

A DIC 2011 A DIC 2012

VIGENCIA

PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN DE LOS INGRESOS PROVENIENTES DE LA VENTA DE SERVICIOS EN LA FINANCIACIÓN DE LA ENTIDAD

2011 VS 2012

El resultado del indicador a Diciembre 2012, muestra una disminución del 30,85% con respecto al mismo periodo del año anterior. En razón a que el recaudo fue superior en el periodo del 2012.

3.5 Gestión Presupuestal

Tabla No. 28 Ejecución Presupuestal de ingresos

DETALLE - ACTIVIDAD - INDICADOR A DIC 2011 A DIC 2012 Variación (%)

VENTA DE SERVICIOS 70.716 76.412 8,05%TRANSFERENCIAS 0 55 0,00%

RECURSOS DE CAPITAL 7.535 139 -98,16%

TOTAL INGRESOS 78.251 76.606 -2,10%Fuente: Unidad Funcional de Apoyo de Presupuesto

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Grafica No. 17

70.71676.412

0 557.535

139

010.00020.00030.00040.00050.00060.00070.00080.000

VALOR

VENTA DE SERVICIOS TRANSFERENCIAS RECURSOS DE CAPITAL

DETALLE

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS 2011 VS 2012

A DIC 2011

A DIC 2012

Para el año 2012 el recaudo de Venta de Servicios muestra un aumento de $5.696 millones de pesos, frente al año 2011 que corresponde al 8,05% debido a la mayor facturación que corresponde a un mayor recaudo de la Gobernación del Meta y del Régimen Subsidiado.

En lo referente a las Transferencias se recibieron aportes del Departamento para cancelación del Convenio 1990 del 2009 Central de mezclas.

En los Recursos de Capital se reflejan los rendimientos financieros como producto del manejo de los recursos en las entidades bancarias y recuperación de cartera.

Tabla No. 29 Ejecución Presupuestal de Gastos

DETALLE - ACTIVIDAD - INDICADOR Enero a Dic. 2011

Enero a Dic 2012 Variación (%)

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 94.390 103.046 9,17% Gastos de Personal 46.425 50.281 8,31% Serv. Pers. Asoc. a la Nómina 11.539 14.758 27,90% Serv. Pers. Indirectos 34.886 35.523 1,83% Gast. Generales 11.334 11.715 3,36% Trans. Corrientes 578 2.723 371,11% Gast. de Operación Comercial 36.053 38.327 6,31%

GASTOS DE INVERSION 1.233 86 -93,03%TOTAL 95.623 103.132 7,85%

Fuente: Unidad Funcional de Apoyo de Presupuesto

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94.390103.046

46.425 50.281

11.53914.758

34.886 35.523

11.334 11.715578 2.723

36.053 38.327

1.233 860

20.000

40.000

60.000

80.000

100.000

120.000

VALOR

GASTOS DEFUNCIONAMIENTO

Gastos dePersonal

Serv.Pers. Asoc a la

Nómina

Serv.Pers. Indirectos

Gast.Generales

Trans.Corrientes

Gast. deOperaciónComercial

GASTOS DEINVERSION

DETALLE

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS 2011 VS 2012

Enero a Dic 2011

Enero a Dic 2012


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Grafica No. 18

El presupuesto de Gastos aumento en $7.509 millones de pesos en el año 2012 en comparación con el 2011, lo cual obedece al aumento de los gastos de servicios personales indirectos, transferencias corrientes pago de laudos arbitrales con los trabajadores oficiales y gastos de operación comercial debido a que se contrato la central de mezcla.

En lo referente a los Gastos de Personal tuvo un incremento de $637 millones que corresponde al -1,83% como consecuencia que se realizo menor contratación del recurso humano por la modalidad de contratos de prestación de servicios y honorarios.

Gastos Generales existe contratación de servicios como vigilancia a 31 de diciembre de 2012 y lo demás gastos para el normal funcionamiento del HDV como son los servicios públicos, seguros, publicidad, combustibles, viáticos y etc.

Transferencias corrientes se generaron pagos como consecuencia del cumplimiento de Sentencias y Conciliaciones, y el pago de laudo arbitral de los trabajadores oficiales así como la cancelación de la cuota de audítaje a la Contraloría Departamental del Meta.

Gastos de Operación Comercial se constituyo contrato para el manejo de la central de mezclas y contratos de material de osteosíntesis.

Gastos de Inversión se realizo el pago del Convenio 1990 del 2009 del diseño de la central de mezclas.

3.6 Gestión de Facturación

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Tabla No. 30 gestión de Facturación

REGIMENES 2011 2012 Variación (%)

Subsidiado 34.63 53.61 54.81

Vinculado 55.14 33.33 -39.55

Contributivo 3.69 9.1 146.61

Otros Regimenes 3.12 1.08 -65.38

SOAT 2.91 2.78 -4.47

TOTAL INGRESOS 100% 100%

Fuente: Unión Temporal Diciembre 2012

Grafica No. 19

De acuerdo a los resultados obtenidos con la comparación de los porcentajes de participación de cada Régimen, vemos que para el Año 2012 se ha incrementado el porcentaje de participación de algunos regímenes de acuerdo con los cambios en la normatividad y en otros la dinámica ha disminuido.

Estos cambios se deben a las modificaciones en la normatividad, la apertura de servicios, y la gran demanda de usuarios del régimen subsidiado que acuden a la institución por servicios de urgencias y/o Hospitalarios, Al cambiar la normatividad referente a la Unificación del POSS, Esto afecto considerablemente ya que la mayoría de las atenciones

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en el régimen subsidiado sean cubiertas por las EPSS, disminuyendo el porcentaje en el vinculado.Igualmente se evidencia un incremento considerable en el régimen contributivo debido a la falta de suficiencia de red, y nuevas contrataciones con estas entidades responsables de pago.

Tabla No. 31 Porcentaje de Radicación de la Facturación

REGIMENES 2011 2012 Variación (%)

Porcentaje de Radicación de la Factura 94.86% 92.65% -2.33TOTAL

Fuente: Unión Temporal Diciembre 2012

Grafica No. 20

La Radicación porcentual para este año de 2012, vemos que ha tenido una disminución del 2% respecto al mismo periodo del año 2011, esto se debe a la falta de soportes de patología, material de osteosíntesis, medicamentos no pos que dificultan la radicación de una manera oportuna.

3.6 Gestión de Cartera a Diciembre – 2012

Tabla No. 32 Indicadores Cartera

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Indicador 2011 2012 Variación (%)Periodo promedio de cobro 288 348 20.83Rotación de cartera 1.25 1.03 -17.24Recuperación de cartera superior a 360 días 0% 10.99% -Promoción de cartera por edades, 60 días 10.49% 21.52% 105.08Promoción de cartera por edades, 90 días 17.49% 25.23% 44.27Promoción de cartera por edades, 180 días 22.81% 21.96% -3.74Promoción de cartera por edades, 360 días 28.93% 17.13% -40.79Promoción de cartera por edades, superior a 360 días 20.27% 15.69% -22.60Gestión de Acciones correctivas y preventivas - - -Nivel de cumplimiento del Plan de Trabajo de la unidad funcional- Proceso o Subproceso

93% 84% -9%

Gestión de producto y servicio no conforme - - -TOTAL

Fuente: Dinámica Gerencial Hospitalaria

Grafica No. 21

288

348

0

50

100

150

200

250

300

350

Dic2011

Dic 2012

AÑO

DIAS PROMEDIO DE COBRO

Sobre las ventas a crédito que ha realizado el Hospital, los clientes cancelan las deudas en un promedio de 348 días a Diciembre de 2012, pasando de 288 días de Diciembre de 2011 a 348 días de 2012, con incremento de 60 días, con porcentaje de variación de 20,83%, lo que denota incumplimiento de pago en los giros directos de parte de las EPSs. En promedio mes en el año 2012 el Hospital facturó $8.550 Mllnes, de los cuales el 53% representan facturación al Régimen Subsidiado, es decir, $4.532 Mllns, así las cosas, de conformidad con la Norma las EPSs debieron haber autorizado al MPS el giro del 50% del valor facturado al Régimen Subsidiado, es decir, $2.266 Mllns y el promedio mes giro

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directo del año 2012 fue de $1.300 Mllns, dejando así de percibir $966 Mllns mensualmente. No obstante lo anterior esta oficina para el mes de Diciembre de 2012 adelantó circularización de cartera, envío de oficios solicitando el pago del 50% de la facturación radicada. Para el mes de noviembre de 2012 la SS Meta y Procuraduría citan a mesas de trabajo a la EPSs: Solsalud, Mallamas, Cajacopi, Comfamiliar Huila, Ecoopsos, Capital Salud, Caprecom. Con el fin de hacer seguimiento a los compromisos adquiridos, se citan nuevamente ante procuraduría la Eps CAJACOPI, SOLSALUD. llegando a nuevos acuerdos para conciliación de glosas. Ante el volumen de glosas presentadas por la EPSs SOLSALUD, se desplaza a la ciudad de Bucaramanga la funcionaria líder Elsa Ligia con fin de realizar cruces y establecer nuevo acuerdos.

Las cuentas por cobrar del Hospital Departamental de Villavicencio tardan en convertirse en efectivo 1,03 veces, mostrando una variación del -17,24% respecto del mismo período de 2011, pasando de 1,25 de 2011 a 1,03 de 2012. Este indicador es directamente proporcional al indicador de Días Promedio de Cobro, por esta misma razón se vio disminuida la veces en convertirse en efectivo las cuentas por cobrar.

La recuperación de cartera mayor a 360 días frente a total de la cartera a 31 de diciembre representa el 10,99%. notándose una ligera recuperación de cartera de este período. Esto debido a que Caprecom canceló deudas superiores a 360 días.

Del total de la cartera del Hospital, el 21,52% se encuentra a 60 días, lo que indica que se encuentra en términos de cobro. No obstante se ha realizado gestión de cobro en términos de Art 13. Ley 1122/07.

Del total de la cartera del Hospital, el 25,23% se encuentra a 90 días, pasando de 17,49% de 2011 a 17,49% del mismo período analizado con variación de 44,27% respecto de diciembre de 2011.

Del total de la cartera del Hospital, el 21,96% se encuentra a 180 días, con variación del -3,74, 15% respecto a diciembre del año inmediatamente anterior.

Del total de la cartera del Hospital, el 17,13% se concentra a 360 días, con variación del -40,79% respecto a diciembre del año inmediatamente anterior.

Del total de la cartera del Hospital, está representada en el 15,69% de deudas superiores a 360 días, pasando de 20,27% en términos del año 2011 a 15,69 en términos del año 2012, mostrando ligero comportamiento en la recuperación de cartera mayor a 360 días.

3.8 Gestión de Tesorería

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Tabla No. 33 Gestión de Giros por Tesorería

Indicador A Cuarto Trimestre

2011

A Cuarto Trimestre

2012

Variación (%)

Gestión de Giros por Tesorería 80,37 77,28 3,84

TOTALFuente: Unidad Funcional de Apoyo de Tesorería

Grafica No. 22

80,37

77,28

75,50

76,00

76,5077,00

77,50

78,0078,50

79,00

79,5080,00

80,50

%

1VIGENCIA

GESTIÓN DE GIROS DE TESORERIA COMPARATIVO CUARTO TRIMESTRE 2011 - 2012

A Cuarto Trimestre 2011

A Cuarto Trimestre2012

Para el presente análisis se tuvo en cuenta el valor de los giros tesorales por $ 79.701.756.708,06 y el valor de compromisos presupuestales por $103.131.542.648,67 durante el Cuarto Trimestre de 2012.


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1. Se observa que para el Cuarto Trimestre de 2011, se realizaron giros por 80,37% en relación al 2012, con una participación del 77,28% mostrando una variación de 3,84%.

2. Evidenciando una disminución en el porcentaje de los giros por la escasa recuperación de cartera y aumento del porcentaje comprometido.

Tabla No. 34 Monto de la deuda de salarios superior a (1) Mes

IndicadorA Cuarto Trimestre

2011 ($)A Cuarto Trimestre

2012 ($) Variación (%)Deuda correspondiente a la nómina (Personal de planta) (Pesos).

0 0 0

Fuente: Unidad Funcional de Apoyo de Tesorería

Se cancelaron oportunamente los salarios y se lograron las metas propuestas.

Tabla No. 35 Monto de la deuda de Aportes a Seguridad Social



2012 ($) Variación (%)Deuda correspondiente a aportes de seguridad social descontados y no pagados. (Personal de planta) (Pesos).

0 0 0


Se cancelaron oportunamente las obligaciones de seguridad social y se logro la meta propuesta.

Tabla No. 36 Monto de la deuda de parafiscales



2012 ($) Variación (%)Valor registrado de deuda correspondiente a pagos de aportes parafiscales no pagados. (Personal de planta) (Pesos).

0 0 0


Se cancelaron oportunamente la deducción de parafiscales y se logro la meta propuesta.

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Tabla No. 37 Monto de la deuda a Contratistas o terceros superior a un (1) Mes



2012 ($) Variación (%)Valor registrado de deuda correspondiente a pagos de aportes parafiscales no pagados. (Personal de planta) (Pesos).

0 0 0

Se cancelaron oportunamente las CPS correspondientes al Cuarto Trimestre de 2012 y se logró la meta propuesta.

3.9 Gestión de Auditoria Integral

Porcentaje de Glosa por Motivos Generales Comparativo vigencia 2011-2012

Tabla No. 38 Porcentaje de Glosa por Motivos Generales

MOTIVO VIGENCIA 2011

VIGENCIA 2012

VARIACION %

AUTORIZACION 2,93% 3,21% 9,74COBERTURAS 1,01% 0,57% -43,16DEVOLUCIONES 3,25% 4,15% 27,90FACTURACION 1,15% 1,32% 15,00PERTINENCIA 2,11% 0,04% -98,01SOPORTES 2,21% 1,16% -47,47TARIFAS 2,29% 2,72% 18,78TOTALES 14,90% 14,22% -4,58

Fuente: Unión Temporal Diciembre de 2012

Grafica No. 23

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2,93%3,21%

1,01%

0,57%

3,25%

4,15%

1,15%1,32%

2,11%

0,04%

2,21%

1,16%

2,29%

2,72%

0,10%

1,10%

2,10%

3,10%

AUTORIZACION

COBERTURAS

DEVOLUCIONES

FACTURACION

PERTINENCIA

SOPORTES

TARIFAS

PORCENTAJE DE GLOSA POR MOTIVOS GENERALES AÑO 2011 VS. 2012

VIGENCIA 2011 VIGENCIA 2012

De acuerdo a los resultados obtenidos con la comparación de los porcentajes de glosa por motivos generales, podemos observar que para el cuarto trimestre de 2012 se ha incrementado el porcentaje de glosa por autorización, devoluciones, tarifas y levemente por facturación, pero de esta misma forma ha disminuido considerablemente en cuanto a coberturas, pertinencia y soportes.

Es de resaltar que el incremento presentado en las glosas de devoluciones obedece particularmente a las objeciones presentadas por el INPEC, QBE Seguros y Fosyga por mala parametrización de los NIT correspondientes. Las glosas por pertinencia han disminuido notoriamente debido a que se reciben objeciones por falta de registro de medicamentos e insumos medico quirúrgicos y por falta de registro e interpretación en la historia clínica de ayudas diagnosticas solicitadas.

3.9.1 Porcentaje de Glosa por ERP Generales Cuarto Trimestre

Tabla No. 39 Porcentaje de Glosa por ERP

ERP VIGENCIA 2011 VIGENCIA 2012 VARIACION %

OTRAS ENTIDADES 6,89% 8,06% 17,07

REGIMEN CONTRIBUTIVO 31,93% 10,49% -67,14

REGIMEN SUBSIDIADO 22,65% 15,16% -33,05

SOAT 7,92% 46,71% 489,99

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VINCULADOS 11,55% 11,32% -1,93

TOTALES 14,90% 14,22% -4,58Fuente: Unión Temporal Diciembre de 2012

Grafica No. 24

6,89%8,06%

31,93%

10,49%

22,65%

15,16%

7,92%

46,71%

11,55%11,32%

0,00%

5,00%

10,00%

15,00%

20,00%

25,00%

30,00%

35,00%

40,00%

45,00%

50,00%

OTRAS ENTIDADES REGIMEN SUBSIDIADO VINCULADOSPLAN DE BENEFICIOS

PORCENTAJE DE GLOSA POR ENTIDADES RESPONSABLES DE PAGO AÑO 2011 VS. 2012

VIGENCIA 2011VIGENCIA 2012

De acuerdo a la grafica anterior podemos concluir que hay una notoria disminución en las todas las glosas de ERP excepto SOAT, esto debido a que hubo error de parametrización del NIT de la IPS en los FURIPS, también obedece a las devoluciones recibidas del FOSYGA que son de vigencia anterior a la ejecución de actividades de la Cooperativa UT Procesa y son por falta de certificación de Tope de SOAT y vencimiento de prescripción de acciones administrativas, y por último se ha mantenido el porcentaje de glosas de Vinculados y Otras entidades.

Porcentaje de Valor Facturado con Glosa

Tabla No. 40 Porcentaje de Valor Facturado con Glosa

INDICAR 2011 2012 Variación (%)

Porcentaje del valor facturado con glosa 14,90% 14,22% -4,58

Fuente: Unión Temporal Diciembre de 2012

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Grafica No. 25

14,90% 14,22%

0,00%

1,00%

2,00%

3,00%

4,00%

5,00%

6,00%

7,00%

8,00%

9,00%

10,00%

1 2

PORCENTAJE DE GLOSA DEL VALOR FACTURADO CON GLOSA CUARTO TRIMESTRE 2011 VS 2012

El porcentaje de glosa con respecto al valor facturado acumulado del año 2012 comparado al mismo indicador del año 2011 presenta una leve variación que puede obedecer a factores externos, en las cuales se evidencian incrementos significativos por glosas de autorizaciones y por que las facturas no cumplen con los requisitos legales (facturas SOAT, las cuales tienen error en la parametrización de los FURIPS).

3.10 Gestión de Costos

Tabla No. 41 Porcentaje en rentabilidad y participación de costos cuarto trimestre 2011 vs 2012

Indicador Cuarto trimestre

2011

cuarto trimestre

2012

Variación (%)

Margen de rentabilidad institucional 11% -53% -42%Margen de rentabilidad operacional 34% -16% 18%Porcentaje de participación de costos administrativos o de apoyo

18% 19% 1%

Participación de los costos en ventas facturadas 13% -16% -3%TOTAL

Fuente: unidad funcional de costos

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Grafica No. 26

La variación comparativa en medición a Diciembre de 2011 VS 2012 la variación en la rentabilidad institucional se presenta en un porcentaje negativo 42%, pero a su vez se alcanza una variación en la rentabilidad operacional 18%.

La variación comparativa de la vigencia 2011 vs. 2012 en la participación de costos del hospital se determina un aumento de $12.942,32 millones y un aumento de los ingresos, a su vez mostrando variación positiva en la rentabilidad institucional de $7.839.95 millones.


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3.12 Avances y logros más importantes de la Gestión Financiera

Con respecto al Sistema de Información SIAC que ha adquirido el Hospital, podemos decir que los módulos que afecta la parte financiera ya se encuentran en normal funcionamiento.

Con respecto al Sistema de Costos, éste ya terminó su etapa de diseño e implementación, encontrándose actualmente en la etapa de capacitación, esperando que entre en producción a partir de enero de 2013.

Con respecto a la Cartera, se logró unos pagos importantes por valor de 7.500 millones de pesos, por Gestión de ésta Subgerencia ante la Secretaría de Salud Municipal de Villavicencio. En éste momento, hay tres abogadas gestionando la recuperación de la cartera, la cual ha aumentado significativamente debido a que aumentaron las glosas con las EPS por causas injustificadas.

Con respecto a nuestras cuentas por pagar Tesorales, no obstante la iliquidez en que mantiene el Hospital, se ha logrado dar cumplimiento a los pagos de nómina y demás gastos indirectos de personal y Contratos de prestación de servicios; las deudas con nuestros proveedores en el peor de los casos no exceden 180 días.

Esta Subgerencia, ve con preocupación el aumento exagerado de la nómina de empleados oficiales obtenida mediante laudos arbitrales, ya que el Hospital no aguanta este incremento máxime que están pendientes próximas negociaciones con el Sindicato.

4. GESTIÓN ADMINISTRATIVA

4.1 Talento Humano

4.1.1 Comportamiento de la Planta de personal

Tabla No. 42 Comportamiento Planta de Personal DICIEMBRE 2011 - 2012

CONCEPTO

DICIEMBRE 2011 DICIEMBRE 2012No. Total

de Cargos de la

Planta

No. Cargos

Provistos

No de Cargos

Vacantes

No. Total de Cargos

de la Planta

No. Cargos

Provistos

No. de Cargos

Vacantes

Libre Nombramiento y Remoción 11 9 2 11 11 1

Carrera Administrativa 116 108 8 116 103 13Trabajadores Oficiales 114 113 1 114 103 11

TOTAL 241 230 11 241 217 25Fuente: Unidad Funcional de Talento Humano

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Gráfica No. 28: Distribución Personal según Tipo de Vinculación 2011 a 2012

0

20

40

60

80

100

120

Libre Nombramiento y Remoción Carrera Administrativa Trabajadores Oficiales

No. Total de Cargos de la Planta

No. Cargos Provistos

No de Cargos Vacantes

Fuente: Unidad Funcional de Talento Humano

4.1.2 Acciones implementadas en la planta de personal

Con relación al comportamiento de la planta de personal, se observa variación respecto al periodo anterior en el número total de empleos. Si existe variación en el número de empleos vacantes el cual pasa de 11 a 25 una variación en el periodo respecto al año anterior del orden del 56%.

4.1.3 Contratación y distribución del personal según tipo de vinculación

Tabla No. 43 Contratación y distribución de Personal según tipo de vinculación

CONCEPTOPERIODO DICIEMBRE 2011 PERIODO DICIEMBRE 2012 VARIACION

PLANTA 230

CPS 627

COOP. 936

TOTAL 1793

PLANTA 217

CPS 885

COOP. 76

TOTAL 1178 %

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ASISTENCIAL 139 652 30 1520 133 680 76 869 -57

ADMINISTRATIVO 91 191 0 273 84 205 0 289 6

TOTAL 230 843 30 1793 217 885 76 1178 -66Fuente: Unidad Funcional de Talento Humano

Gráfica No. 29

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

ASISTENCIAL TOTAL

PLANTA 230

CPS 627

COOP. 936

Gráfica No. 30

0

50

100

150

200

250

ASISTENCIAL TOTAL

PLANTA 217

CPS 885

COOP. 76

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Con relación a la distribución de personal de CPS se evidencia un aumento en el personal asistencial (Enfermería y Médicos Especialistas), teniendo en cuenta la modificación que se hace en el tipo de vinculación, al dar por terminada la contratación por cooperativas.

El impacto de estas novedades y otros ajustes en el área asistencial, originan un resultado final con una variación en el número total de personas vinculadas del orden del 66 %.

4.1.4 Indicadores de mayor impacto de la Unidad de Talento Humano.

Tabla No. 44 Indicadores Unidad Funcional de Talento HumanoIndicador DICIEMBRE

2011DICIEMBRE 2012

Variación (%)

Cumplimiento del programa de bienestar 4 3 30Cumplimiento al Programa de capacitación 43.8 55 80Cumplimiento cronograma evaluación del desempeño 48.2 70 69

Fuente: Unidad Funcional de Talento Humano

Gráfica No. 30

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Cumplimiento del programa debienestar

Cumplimiento al Programa decapacitación

Cumplimiento cronograma evaluacióndel desempeño

Serie1

Serie2

Serie3

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Con relación al Programa de Bienestar Social se refleja un nivel de cumplimiento del 30%, para el periodo actual, este se ha visto afectado por situaciones ajenas a la gestión de la unidad sobre las cuales no existe control.

La variación en el cumplimiento del programa de capacitación de acuerdo con los reportes de las unidades evidencia que si bien es cierto se han desarrollado actividades del programa no se a efectuado el reporte en cuanto al numero de asistentes a las mismas. Con respecto al cumplimiento de la evaluación de desempeño, se evidencia incremento con relación al periodo anterior esto en atención a que frente a esta responsabilidad los evaluadores han adquirido mayor compromiso.

4.2 Gestión de Salud Ocupacional y Medio Ambiente

4.2.1. Número de accidentes de trabajo gestionados durante el periodo Diciembre 2011 vs. Diciembre de 2012

Tabla No. 45 Número de accidentes de trabajo gestionados durante el período 2011 – 2012INDICADOR DICIEMBRE

E 2011DICIEMBRER

E DE 2012Variación

(%)Número total de accidentes de trabajo detectados y gestionados x 100 / Número total de accidentes de trabajo detectados

100% 100% 0%

Fuente: Registros de accidentes de Trabajo

La totalidad de accidentes reportados en los períodos de estudio se gestionaron en el 100%

4.2.2 Indicadores de mayor impacto del Subproceso de Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

Tabla No. 46 Indicadores de Mayor Impacto en Salud Ocupacional Y Medio AmbienteINDICADOR A Diciembre

2011A Diciembre

de 2012Variación

(%)Frecuencia de accidentalidad por residuos hospitalarios y similares

0 0 0

Cumplimiento de exámenes médicos de salud ocupacional

0 0 65

Fuente: Registros de Accidentes

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En el periodo considerado no se reportaron accidentes por residuos hospitalarios y similares.

Se realizaron los exámenes medico ocupacionales se realizaron en el primer se-mestre de la actual vigencia.

4.3 Gestión documental

Tabla No. 47 Comparativo medición de indicadores años 2011 - 2012

INDICADOREnero a

Diciembre 2011

Enero a Diciembre

2012

Variación (%)

Porcentaje de historias clínicas foliadas 86% 78% -9.30Porcentaje de historias clínicas mal archivadas 0.5% 0.4% -20.0

Radicación de comunicaciones oficiales 13523 16132 19.3Fuente: Gestión Documental

Gráfica No.31

Gráfica No.32

2011 20120%2%4%6%8%

10%

86% 78%

PORCENTAJE DE HISTORIAS CLINICAS FO-LIADAS

COMPARATIVO ENERO- DICIEMBRE 2011 VS ENERO- DICIEMBRE 2012

Porcentaje de historias clínicas foliadas

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Fuente: Formato de indicadores de gestión del Subproceso

En el comparativo de las vigencias, en la ejecución del indicador de historias clínicas foliadas del 2011 es alto con respecto al año 2012 el cual se observa la disminución de este con respecto al año anterior; esto se explica que debido a la muestra tomada para dar una medición no era suficiente para determinar el real de la medición, una vez detectada la situación se realizo la corrección implementando formatos internos de medición, capacitación de personal asistencial para el manejo de historia clínica, y controles de calidad internos para mostrar datos reales para evaluar la labor ejecutada por el personal asistencial.

En el indicador de historias clínicas mal archivadas se evidencia disminución con respecto al año 2011, sin embargo la disminución que presento en este semestre no es muy significativa ya que en el transcurso del año se presento ingreso de personal nuevo, otra causa atribuible es la carencia de espacio con la que se cuenta en el archivo de los archivos de gestión (consulta externa), archivo central de historias clínicas.

Con respecto al indicador de radicación de comunicaciones oficiales el referente de comparación con respecto al año 2011 se ha aumentado ya que en la vigencia de 2012 el aplicativo de radicación se esta funcionando con las comunicaciones recibidas, internas, enviadas lo cual evidencia el aumento de total de comunicaciones radicadas; así mismo es notorio el cambio cultural en la utilización de la ventanilla única, lo anterior impulsado por la gerencia en cumplimiento de directrices nacionales en la cultura de ahorro del papel y el uso de las nuevas tecnologías en comunicaciones, . Es recomendable para que esta medición sea mas efectiva y se muestre la gestión se plantea separar este

2011 20120.0%0.3%0.6%

0.5% 0.4%

PORCENTAJE DE HISTORIAS CLINICAS MAL ARCHIVADAS COMPARATIVO ENERO- DICIEMBRE 2011 VS ENERO-

DICIEMBRE 2012

Porcentaje de historias clínicas mal archivadas

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indicador por la clase de comunicación (recibida, interna, enviada) para hacer la medición mes a mes y evidenciar si el cambio cultural ha sido efectivo.

4.4 Gestión de Suministros

Tabla No. 48 Indicadores de SuministrosDetalle – Actividad – Indicador Año 2011 Año 2012 Variación

(%)Porcentaje de proveedores evaluados 17 44 158.8Porcentaje de ejecución del Plan de Compras 88.40% 41.2% -53.37

Fuente: Datos fuente del Subproceso de Suministros

Grafica No. 33

Grafica No. 34

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El año 2011 la ejecución del plan de compras fue 88.40% y en el año 2012 del 41.2% este comportamiento es debido a que se entregó a un tercero la Central de mezclas a partir del 1 de diciembre del 2011 y los medicamentos y dispositivos médicos son el 42% del 100% del plan de compras. Es de anotar que durante el cuarto trimestre tan solo la ejecución fue del 5%. Y tan solo se hicieron 77 contratos debido a la entrada del nuevo Gerente.

En Cuanto a la Evaluación de proveedores en el año 2011 se evaluaron 17 proveedores y en el año 2012 se evaluaron 44 proveedores, esto debido a que la Oficina Jurídica remitió las fichas de creación de proveedores, este indicador mejoro con relación al año anterior.

LOGROS OBTENIDOS DURANTE EL TRIMESTRE

EJECUCION Y CONTROL DEL PLAN DE COMPRAS DEL 2012: en lo corrido del año se tramitaron de los coordinadores de Unidades Funcionales y Administrativos 181 justificaciones técnicas para la elaboración de contratos a las cuales se les realizaron las certificaciones de que se encuentran en el plan de compras de 2012, se tramito 5 modificaciones al plan de compras del 2012; Se revisaron 701 cuentas en el año con su respectiva hoja de Ruta FR-CP 04.

ACTUALIZACION DE: LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE LA UNIDAD, PROCEDIMIENTOS Y MANUALES Y EL MAPA DE RIESGOS: En cuanto a la evaluación de proveedores de bienes y servicios se realizaron 44 evaluaciones de estos proveedores de acuerdo a las fichas de creación de proveedores entregadas por la oficina jurídica. Y se hicieron 24 reevaluaciones de proveedores, comparado con el año anterior se mejoró la evaluación de proveedores.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS AÑO 2013: Se remitió circular a los Coordinadores y Dueños de proceso para la elaboración, consolidación y entrega del plan de compras año 2013, el cual se entregó a la Oficina de Presupuesto como instrumento para la elaboración del presupuesto 2013, el cual se ajustó de acuerdo al presupuesto aprobado por el Confis y la Junta Directiva a la vez se proyectó la resolución de aprobación del plan de compras.

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES CONTRATADAS (SUPERVISORES DE CONTRATOS) E INVENTARIOS: Se participó en el Comité de Inventarios, coordinando la baja de bienes y vehículos del Hospital, se lideró la implementación del software Dinámica Gerencial en el módulo de inventarios.

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PARTICIPAR ACTIVAMENTE EN LOS DIFERENTES COMITES: se participó activamente en los Comités de: Inventarios, Compras, Emergencias, Copaso, y gestión Ambiental además en SIGAME.

4.5 Gestión de Almacén

Tabla No. 49 Cumplimiento frente a respuesta oportuna de solicitudes

Detalle – Actividad - Indicador 2011 2012 Variación (%)

Porcentaje de cumplimiento en solicitudes al almacén 93,37 96,60 3,46

Porcentaje de respuestas oportuna a las solicitudes 99,60 98,77 - 0,83

Fuente: Formato 2011 – 2012

Grafica No. 35

Grafica No. 36

Grafica No. 37

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CUMPLIMIENTO SOLICITUDES III TRIMESTRE 2011-2012

93,37

96,6

91

92

93

94

95

96

97

2011 2012

Fuente: Formato FR-GC-13 IV Trimestre 2011 - 2012

Grafica No. 38

RESPUESTA OPORTUNA IV TRIMESTRE 2011-2012

99,60

98,77

98

98

99

99

99

99

99

100

100

2011 2012

Fuente: Formato FR-GC-13 IV Trimestre 2011 – 2012


Se observa en la tabla anterior un aumento en el IV Trimestre de 2012 frente al 2011 en las solicitudes entregadas completamente del 3,46%. Es decir que la entrega de elementos solicitados en los pedidos de almacén fue suministrada casi en su totalidad. No se llega al 100%, debido a:

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2011:

a-) Demora en el proceso de contratación en todo lo relacionado con la nueva ley archivística (carpetas desasificadas, cajas, ganchos legajador, etc.).

b-) El no despacho de insumos en su totalidad por parte del proveedor, ya que el pago de las facturas no era oportuna.

2012:

a-) Las Unidades Funcionales de la parte asistencial solicitan insumos que no pertenecen a este almacén o solicitan elementos que ya no se están suministrando como formatos preimpresos, debido a que no hay contratación con papelería preimpresa porque las Unidades en su gran mayoría se encuentran sistematizadas, es decir que los formatos se imprimen.

En cuanto a las solicitudes despachadas oportunamente, se refleja una disminución en el año 2012 del -0,83% frente al 2011, ya que se dejaron algunas pendientes por despachar; porque algunas de las áreas entregan el formato con fecha del mes anterior al recibido por el almacén.

Depuración de activos fijos:

El Comité de Inventarios recomendó dar de baja a las ambulancias de placas OZG-775 y OZG-772, por su desuso y obsolescencia. Así mismo se realizó acta de baja y resolución No. 0730 de 2012.

Inventarios:

Se actualizó los activos fijos del Hospital en un 99% en el 2011 y para el 2012 del 75%. Para este último año, la diferencia se debe al cambio de software de Dinámica Gerencial FOX a NET, ya que la segunda semana del mes de Agosto se inició a cargar la información y en el trascurso del año se presentó muchas dificultades en las aplicaciones de ese software, como: Fecha, placas, cuentas, procesos entre otros. Por lo tanto no se podía realizar movimientos en el módulo de activos fijos porque no se podía operar el software de FOX y en NET no estaban confirmados aún los saldos iniciales.

Supervisión de contratos

Se realizó la respectiva liquidación a seis (6) contratos que supervisa el Almacén.

4.6 GESTIÓN DE MANTENIMIENTO BIOMÉDICO

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Tabla No. 50 Indicadores Mantenimiento Biomédico

DETALLE - ACTIVIDAD - INDICADOR

AÑO 2011 (Enero a Diciembre)

AÑO 2012 (Enero a Diciembre)

VARIACION (%)

Porcentaje de cumplimiento cronograma de

mantenimiento preventivo96.0% 92.0% -4.2

Porcentaje de ejecución de recursos del presupuesto para

mantenimiento Biomédico0.91% 1.31% 43.96

Fuente: Archivo Mantenimiento biomédico

Análisis de los resultados:

Al comparar las vigencias correspondientes del año 2011 y el año 2012 encontramos una variación negativa de 4.2%. Esto debe a que la cantidad de mantenimientos realizados durante el año 2011 fue mayor que en el 2012. Se presenta así por dos factores, el primero está relacionado directamente con la disponibilidad de los equipos médicos en las unidades funcionales durante el mes de enero de 2012 cuando se tenía programada la visita para el mantenimiento preventivo de los equipos médicos y estos se encontraron con pacientes que no podían ser retirados de los equipos, como en el caso de los ventiladores mecánicos, por citar un ejemplo; el segundo factor, y el más influyente, se da por la ausencia de uno de los técnicos operativos el cual estuvo incapacitado, el no contar con la totalidad del personal retrasa el cronograma previsto. Divulgar y hacer respetar las fechas pactadas de los mantenimientos preventivos para evitar que los equipos se deterioren por falta de estas revisiones, en casos que se puedan cambiar de unidad o equipo y siempre que el paciente no sea crítico; también es importante resaltar que es indispensable contar con el personal completo e idóneo para desempeñar las labores programadas.

En cuanto al indicador de porcentaje de ejecución del presupuesto para Mantenimiento Biomédico, se tiene un incremento de casi el 44% comparando los años en estudio. Aunque el aumento fue relevante, no se produjo un cambio de tecnología o compra de equipos debido a la falta de criterios para definir el tiempo de vida útil de los mismos definidos dentro del manual de gestión de la tecnología que debe tener toda institución prestadora de servicios de salud. De ahí que se plantee elaborar este manual para el próximo año con el objeto de contar en el hospital con la tecnología más segura e idónea.

Elaborar el manual de gestión en el cual se definan los criterios para adquirir y dar de baja un equipo biomédico, asegurar la cantidad de personal idóneo que realice las labores de mantenimiento programado con el objeto de llevar a cabo sin contratiempos el cronograma dispuesto para los próximos años, y la divulgación de los mantenimientos preventivos a los Coordinadores de las Unidades

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Funcionales del Hospital, son las conclusiones significativas del balance de los años 2011 y 2012. Por último, para el próximo Plan Operativo Anual de Mantenimiento Biomédico, se adicionará una tabla que relacione al técnico operativo responsable por unidades, los posibles tiempos de ejecución y una fecha tentativa para realizar los mantenimientos programados, incluidos los equipos que requieren mantenimiento con proveedores para establecer un mejor control sobre las revisiones programadas.

4.7 Gestión de Mantenimiento Hospitalario

Tabla No. 51 Indicadores de Mantenimiento Hospitalario comparativo primer semestre 2011 – 2012

Detalle – Actividad – Indicador Diciembre 2011

Diciembre 2012

Variación (%)

Porcentaje de cumplimiento al cronograma mantenimiento preventivo 71,90 100 39.08

Oportunidad en respuesta a solicitudes de mantenimiento - 0,3 0

Oportunidad en restablecimiento del servicio 3,8 - 0Porcentaje de ejecución de recursos del presupuesto 2,36 3.14 33.05

Fuente: Archivos Mantenimiento Hospitalario

Grafica No. 38

0

20

40

60

80

100

AÑO 2011 AÑO 2012

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO AL CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

CUMPLIMIENTO

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ANALISIS DE LOS RESULTADOS:

Para el año 2012, se puede constatar que hay una gran diferencia respecto al año 2011, en razón a que se ha cumplido con el cronograma de mantenimiento preventivo establecido.

El porcentaje de ejecución de recursos del presupuesto de mantenimiento para el año 2011 solo llego al 2,36%, mientras que en el año del 2012 alcanzó un 3.14%, debido a que se ejecutaron contratos de infraestructura y de repuestos biomédicos, combustibles y otros.

4.8 Gestión de Aseo y Desinfección

Tabla No. 52 e INDICADORES DE ASEO Y DESINFECCIÓN

Detalle – Actividad - Indicador A DICIEMBRE 2011

A DICIEMBRE 2012

Variación (%)

Generación de desechos de riesgo biológico 160.510 170.112 5.98%Detección de elementos corto punzantes y otros dispositivos 9 3 -66.06%

Fuente: De los formatos FR-SG11 Y FR-GC-24 de Aseo y Desinfección

Grafica No. 39

Grafica No. 40

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1. Se evidencia en el periodo analizado a 31 de Diciembre de 2012, los desechos de riesgo Biológico, aumentaron en comparación con el periodo a 31 de Diciembre de 2011, esto es notable porque se ha manejado un control permanente en los puntos de recolección, como en la parte de IMEC; es un proceso que se lleva mediante control planillas de peso de las bolsas rojas por parte de las señoras de servicio Generales (aseo) y los Señores recolectores.

2. En relación a este indicador el periodo analizado a 31 de Diciembre del 2012, referente a la detención de elementos corto punzantes y otros dispositivos, se detectaron (3), en la presente vigencia comparada con el mismo periodo a 31 de Diciembre del 2011, donde se reportaron 9 elemento corto punzantes.

Conclusión: Todas las actividades de Aseo, limpieza y Desinfección, lavandería, ropería, modistería, diseño, corte y confección, han perfeccionado en un mecanismo continuo bajo una inspección constante garantizando un buen procedimiento de aseo, limpieza y desinfección, en la parte del lavado de ropa Hospitalaria, en el diseño, corte y Confección, se está aprovechando al máximo los recursos Hospitalarios, con responsabilidad, compromiso social y eficacia aplicando nuestra política de calidad de la de la Entidad; a satisfacción de nuestros Usuarios Internos y Externos, obedeciendo la demanda y oferta abierta de nuestra Institución.

4.9 Gestión del Servicio de Alimentos

Tabla No. 53 INDICADOR DE RACIONES ALIMENTICIAS COMPARATIVO AÑO 2011 VS AÑO 2012.

Detalle – Actividad - Indicador PERIODO AÑO 2011

PERIODO AÑO 2012

Variación (%)

Raciones Alimenticias 76.738 78.756 2,6%Fuente: ESTADISTICA MENSUAL FR-SA-29

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GRÁFICA: INDICADOR DE RACIONES ALIMENTICIAS COMPARATIVO 2011 A 2012.

Grafica No. 41

Análisis de resultados

Las raciones suministradas en el año 2011 aumentaron un (2.6%) con respecto al año 2012 haciendo el análisis de resultados el aumento se debe a que hubo un incremento en el número de pacientes especialmente en los servicios de urgencias, ginecología y médicos internos.

4.12 Avances y logros más importantes de la Gestión Administrativa

Plan de capacitación mensual, al personal de aseo y desinfección. Se elaboro procedimiento para la limpieza y desinfección de áreas hospitalarias

versión 4, socializado y entregado. Se elaboro instructivos, de lavado de carros transportadores de residuos

hospitalarios, instructivo de lavado de canecas y tapas de residuos hospitarios, instructivo de manejo de ruptura de bolsas de residuos hospitalarios.

Gestión y realización de actividades de capacitación para 26 personas en el área de Asepsia hospitalaria, con el propósito de garantizar el ingreso de personal idóneo.

Realización de proceso de pre liquidación de laudo arbitral de 2011, aplicable para las vigencias 2006,2007, y 2008; conforme a las directrices y lineamientos establecidos por la gerencia y área jurídica.

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Presentación de propuesta de escalas salariales vigencia 2012 de empleados públicos.

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plan de gestión 2012 - 2015 hospital departamental de villavicencio

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