pl-gbs-01 plan de mantenimiento vehicular

8/10/2019 Pl-gbs-01 Plan de Mantenimiento Vehicular

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UNIVERSIDAD DE LOS LLANOSCDIGO: PL-GBS-01

VERSIN: 01 PGINA: 1 de 14

PROCESO GESTION DE BIENES Y SERVICIOS FECHA: 16/09/2013

PLAN DE MANTENIMIENTO VEHICULAR VIGENCIA: 2013

ELABORO: Lisette Natalia ArizaPacheco

REVISO: Jaime Oscar GutirrezTamayo APROB: Claudio Javier Criollo R.

CARGO: Asistente AdministrativoServicios Generales

CARGO: Jefe Servicios Generales CARGO: Representante de la AltaDireccin

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PLAN DE MANTENIMIENTOVEHICULAR

UNIVERSIDAD DELOS LLANOS

-SERVICIOS GENERALES-


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UNIVERSIDAD DE LOS LLANOSCDIGO: PG-GBS-01





1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Establecer los procedimientos y mecanismos necesarios para realizar mantenimientos preventivos ycorrectivos de los vehculos de la Universidad de los Llanos adscritos a la dependencia de ServiciosGenerales, con el objeto de mantener dichas unidades en ptimas condiciones de operacin y asbrindar un servicio de calidad a la comunidad acadmico administrativo.

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Definir las polticas que regirn el accionar y proceder en los mantenimientos preventivos y

correctivos de los vehculos de la Universidad de los Llanos a cargo de la dependencia deservicios Generales. Establecer los mantenimientos preventivos por periodo de realizacin para los vehculos de la

Universidad de los llanos. Establecer el procedimiento y formato de seguimiento de los mantenimientos preventivos por

kilometraje de cada vehculo. Definir el procedimiento para los mantenimientos correctivos de los vehculos. Realizar descripcin de cada uno de los vehculos que sern tenidos en cuenta en el plan de

mantenimiento (hojas de vida de cada vehculo).

2. ALCANCE

Dicho programa aplica a todas las dependencias y sedes de la Universidad de los Llanos.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS

El presente programa se ajusta y rige de acuerdo a la Ley 872 de 2003 Por el cual se crea elSistema de Gestin de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades

prestadoras del servicio en donde el Artculo 1 estipula que se debern crear Sistemas de Gestinde la Calidad para las entidades del Estado en el que se enmarquen planes estratgicos y desarrollode las entidades enfocado a procesos. A su vez, el Artculo 4 literal f establece la necesidad de

documentar los procesos que contribuyan a garantizar la calidad del Servicio.

De acuerdo a los anterior el Decreto 4485 de 2009 Por medio de la cual se adopta la actualizacinde la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica estipula que la Norma Tcnica de Calidadpara la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 es de obligatorio cumplimiento para las entidadesenmarcadas en la Ley 872, las cuales deben hacer los ajustes necesarios para adaptar sus procesosa la aplicacin de la norma.

Por otro lado dentro la Universidad de los Llanos en su actual Plan de Desarrollo Institucional PDI2013-2021 este Programa de Mantenimiento Vehicular se enmarca en cumplimiento de lo all


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dispuesto en el Objetivo 2 Concreta la solidez acadmico- administrativo con base en elaseguramiento de la calidad bajo el enfoque por procesos estratgicos, misionales, de apoyo y deevaluacin, segn marcos normativos vigentes, Estrategia 2.4 Optimizar el espacio fsico:

funcionalidad de las reas, Programa 2.4.1 Construccin, mejoramiento y mantenimiento dela infraestructura fsica de la Universidad, Subprograma 2.4.1.4 Mantenimiento institucional cuyaMeta es realizar y ejecutar programa general de mantenimiento de las sedes de la Universidad, porperiodo Rectoral.

4. DEFINICIONES

MANTENIMIENTO. Toda accin que tienen como objetivo mantener un artculo o restaurarlo a unestado en el cual pueda llevar a cabo alguna funcin requerida.

MANTENIMIENTO CORRECTVO. Es toda accin de mantenimiento que se realiza luego que

ocurra una falla o avera en el equipo que por su naturaleza no pueden planificarse en el tiempo. MANTENIMIENTO PREVENTIVO. Es toda accin de mantenimiento planificado cuyo objeto es

evitar o mitigar las consecuencias de los fallos del equipo, logrando prevenir las incidencias antesde que estas ocurran.

CONDUCTOR. Persona encargada de conducir un vehculo de motor para transportar a personaso elementos.

KILOMETRAJE. Distancia medida en kilmetros. TALLER. Hace referencia al taller mecnico que es aqul en que se reparan mquinas averiadas

(vehculos). Los cuales pueden ser de dos clases, la primera hace referencia al taller oficial deuna marca, es decir, un concesionario el cual est vinculado a una marca de vehculos, y se

dedica a la reparacin y mantenimiento, dentro o fuera del perodo de garanta, de las unidadesvendidas de esa marca; y la segunda es el taller libre o multimarca que es aquel que no estvinculado a ninguna marca y trabaja con unidades de cualquier marca.

5. CONDICIONES GENERALES

La dependencia de servicios generales en cabeza de su jefe (o quien haga sus veces) ser quienvelara y coordinara que el parque automotor de la Universidad cumpla con las condiciones necesariaspara suplir todos los requerimientos de transporte de la Institucin.

Cada vehculo se entregara de manera inventariada a su respectivo conductor, para determinar elestado en el que se entrega cada uno. Despus de la entrega el conductor debe velar porque elautomotor mantenga como mnimo el estado de entrega.

Todo mantenimiento correctivo ser notificado de manera escrita por el conductor a la dependenciade servicios generales, quien se encargara de realizar todas las gestiones para que el dao notificadopueda ser subsanado y quien dar la orden para autorizar dicho servicio con la cual el conductor sepresentar ante la empresa prestadora del servicio.


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Se definir un cronograma mensual y semestral de los mantenimientos preventivos los cuales senotificaran a cada conductor de manera escrita la programacin de cada uno de estos por cada cincomil kilmetros recorridos con el vehculo. La oficina de servicios generales ser la responsable de

hacer dichas notificaciones.

Cada conductor cuando se presente al taller externo para realizar los mantenimientos preventivos ocorrectivos deber entregar el vehculo con mnimo un del tanque de combustible en existencia,combustible que servir para realizar pruebas o trabajos por el prestador del servicio.

Cada vez que se entregue un trabajo de mantenimiento correctivo o preventivo al conductor, estedeber notificar de manera verbal al jefe de la oficina de servicios generales del trabajo realizado,para que este pueda cumplir como supervisor y verificador de las labores realizadas las cuales fueronsolicitadas con anterioridad.

La unidad de servicios generales se encargara de reunir la documentacin soporte correspondiente acada trabajo realizado a los vehculos. Entre ellas puede haber fotos, y cuando se cambien piezas delos vehculos el taller quien realiza el trabajo deber hacer llegar las piezas involucradas a estadependencia.

A cada conductor se le creara una hoja por vehculo donde se llevara un control por kilometraje de losmantenimientos preventivos que se le harn a los vehculos por cada 5000 kilmetros, estedocumentos servir para que el conductor lleve un registro y est pendiente de gestionar ante laoficina de Servicios Generales cuando sea necesario dichos mantenimientos.

A cada conductor se le entregara un recibo de combustible para que realice el tanqueo del vehculoen la estacin de servicio autorizada. Cuando este servicio se haya realizado el conductor deberentregar la copia del recibo de combustible con los soportes entregados en la estacin de servicio,

junto con el reporte del kilometraje que presenta el vehculo a la fecha. Este reporte servir paraconocer cuando los vehculos cumplen los 5000 kilmetros y de esta forma programar losmantenimientos preventivos.

A continuacin se describe y se detallan cada una de las actividades a realizar en los mantenimientospreventivos para cada uno de los vehculos de la Universidad de los Llanos.

6. PROCEDIMIENTOS

6.1. MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS.

Cuando se habla de mantenimiento preventivo se propone tomar en cuenta las recomendaciones delfabricante del vehculo y se determinan espacios de tiempo para realizar actividades demantenimiento bsicas necesarias para sostener la vida til del mismo. Pretende reducir la


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6.2. MANTENIMIENTO CORRECTIVO.

El mantenimiento correctivo se ocupa de la reparacin una vez se ha producido el fallo y el parosbito de la maquina o vehculo2. Razn por la cual cuando ocurran dichos percances, el conductornotificara, de manera escrita la reparacin mediante el Formato de solicitud de mantenimiento y/oreparacin de vehculos (FO-GBS-23) a la dependencia de Servicios Generales, para que estaevalu la solicitud, y si es pertinente autorice, programe y realice la Orden de Serviciocorrespondiente al caso, mediante el Formato de orden de trabajo de mantenimiento y/o reparacinde vehculo (FO-GBS-24). Una vez dada la autorizacin el conductor se presentara al taller asignadopara que se realice el mantenimiento solicitado.

Cuando el conductor se encuentre viajando en el vehculo y se presente alguna falla en el mismo quesea prioritario solucionar para culminar el servicio requerido, se notificara de manera verbal al Jefe deServicios Generales de dicho percance el cual autorizara la realizacin de las reparacionespertinentes al caso. Para ello el conductor cuando haya llegado del viaje informara de manera escritaa la Dependencia de Servicios Generales y entregara los soportes que den certeza de dichomantenimiento correctivo. A su vez, es importante aclarar que del rubro de donde sale el dinero parasu realizacin es el denominado Imprevistos, los cuales son solicitados por el conductor antes delviaje. Dado el caso en el que dicho rubro no sea suficiente, se informara al Jefe de ServiciosGenerales quien tramitara el avance ante la dependencia de Vicerrectora de Recursos y girara elvalor correspondiente al conductor del vehculo.

#-SE/O PL0 -E M0TEMETO. %. 1. %. % Mantenimiento +orre+tivo. Revisado en l2nea el #3 de !"lio de #$1%

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6.3. HOJAS DE VIDA VEHCULOS.

Con el fin de contar con un adecuado registro de las actividades de mantenimiento preventivo ycorrectivo de los vehculos, dichas labores son registradas en el formato de hoja de vida de vehculo(FO-GBS-22). La Universidad de los Llanos cuenta con 12 (doce) vehculos propios, los cuales serelacionan a continuacin:

Bus: OSG637

PLACA: OSG637 MARCA: CHEVROLET MODELO: 1989

CLASEVEHICULO: PASAJEROS COLOR: BLANCO SERVICIO: PUBLICO

CARROCERIATIPO: PASAJEROS N PUERTAS: 1 N MOTOR: M909311L86

CILINDRAJE: 5200 cc. FECHA DEEXPEDICCIN: 27/03/1996 EDAD: (aos) 24

N CHASIS: BM909311 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 32

NKILOMETROS: NO TIENE LINEA: B60218MTGSL4X2

Microbs: DXW412

PLACA: DXW412 MARCA: NISSAN MODELO: 1998

CLASEVEHICULO: MICROBUS COLOR: BLANCO SERVICIO: PARTICULAR

CARROCERIATIPO: CERRADO N PUERTAS: 4 N MOTOR: TD27599493

CILINDRAJE: 2700 cc.FECHA DEEXPEDICCIN: 28/12/1998 EDAD: (aos) 15

N CHASIS: JN1TC4E24Z0601269 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 15

NKILOMETROS: LINEA: DISEL

Bus: OCD707

PLACA: OCD707 MARCA: CHEVROLET MODELO: 2007

CLASEVEHICULO: BUS COLOR: BLANCO SERVICIO: OFICIAL

CARROCERIATIPO: CERRADA N PUERTAS: 2 N MOTOR: 377249

CILINDRAJE: 4571 cc.FECHA DEEXPEDICCIN: 27/10/2006

EDAD: (aos) 6

N CHASIS: 9GCNPR7117B009083 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 29

NKILOMETROS: 206.411 LINEA: NPR-729
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Bus: OCD708

PLACA: OCD708 MARCA: CHEVROLET MODELO: 2007

CLASEVEHICULO: BUS COLOR: BLANCO SERVICIO: OFICIALCARROCERIATIPO: CERRADA

N PUERTAS: 2 N MOTOR: 377245


EDAD: (aos) 6

N CHASIS: 9CCNPR7137B009084 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 29

NKILOMETROS: 225.118 LINEA: NPR-729

Camin: OQF488

PLACA: OQF 488 MARCA: MITSUBISHI MODELO: 2002

CLASEVEHICULO: CAMION

COLOR: BLANCO SERVICIO: OFICIAL

CARROCERIATIPO: ESTACAS

N PUERTAS: 2 N MOTOR: 4D34-J02506


EDAD: (aos) 11

N CHASIS: FE649EA42785 CAP.TON: 5 CAP.PSJS: 2

NKILOMETROS: 149.807 LINEA: CANTER

Van OJT130

PLACA: OJT 130 MARCA: CHEVROLET MODELO: 2011

CLASEVEHICULO: CAMION COLOR:

BLANCO LUZ DELUNA

SERVICIO: OFICIAL

CARROCERIATIPO: VAN N PUERTAS: 4 N MOTOR:

LAQ8A92511027


N CHASIS: L2WACAGA7B4003860 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 7

NKILOMETROS: LINEA: N200

Campero: QFZ129

PLACA: QFZ 129 MARCA: MITSUBISHI MODELO: 1999CLASEVEHICULO: CAMPERO COLOR: ROJO ORIENTAL SERVICIO:

PARTICULAR

CARROCERIATIPO: CABINADO N PUERTAS: 2 N MOTOR: 6G72GY2308


N CHASIS: 9FJONV130X0001478 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 5

NKILOMETROS: LINEA: NV13VNA


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Vehculo: OIX 103

PLACA: OIX 103 MARCA: DAEWOO MODELO: 2002

CLASEVEHICULO: VEHICULO COLOR: GRIS TORMENTA SERVICIO: OFICIALCARROCERIATIPO: SEDAN

N PUERTAS: 4 N MOTOR: A15SMS381805B


EDAD:(aos) 11

N CHASIS: KLATF69YE2B665033 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 5

NKILOMETROS: 307.189 LINEA: SIN LINEA

Microbs: OIX161

PLACA: OIX 161 MARCA: NISSAN MODELO: 2011

CLASEVEHICULO: MICROBUS COLOR: BLANCO SERVICIO: OFICIAL

CARROCERIATIPO: CERRADA N PUERTAS: 5 N MOTOR: ZD302552217K


EDAD:(aos) 2

N CHASIS: JN1MG4E25Z0793941 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 14

NKILOMETROS: 76.472

LINEA: URVAN

Campero: OJT083

PLACA: OJT 083 MARCA: HYUNDAI MODELO: 2008

CLASEVEHICULO: CAMPERO COLOR: NEGRA SERVICIO: OFICIAL

CARROCERIATIPO: CABINADO N PUERTAS: 4 N MOTOR: G4GC7058807


EDAD:(aos) 5

N CHASIS: KMHJM818P8U804684 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 5

NKILOMETROS: 170.180 LINEA: TUCSON

Vehculo: OSG665

PLACA: OSG665 MARCA: CHEVROLET MODELO: 1991CLASEVEHICULO: AUTOMOVIL COLOR: GRIS PLOMO SERVICIO: PARTICULAR

CARROCERIATIPO: SEDAN N PUERTAS: 0 N MOTOR: G10330481

CILINDRAJE: 1FECHA DEEXPEDICCIN: 08/05/1996

EDAD:(aos) 22

N CHASIS: MP800528 CAP.TON: 5 PTOS CAP.PSJS: 5

NKILOMETROS: 0 LINEA: SPRINT


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Camioneta OQF 558

PLACA: OQF558 MARCA: NISSAN MODELO: 2013

CLASEVEHICULO: PICKUP DOBLE COLOR: PLATA SERVICIO: OFICIAL

CARROCERIATIPO: DOBLE CABINA N PUERTAS: 2 N MOTOR: KA24607522A


EDAD:(aos) 0

N CHASIS: 3N6DD23W3ZK919396 CAP.TON: 22 CAP.PSJS: 5

N KILOMETROS: 0 LINEA: D22 FRONTIE

Campero OQF 557

PLACA: OQF557 MARCA: TOYOTA MODELO: 2013

CLASEVEHICULO: CAMPERO COLOR: PLATA METALICO SERVICIO: OFICIAL

CARROCERIATIPO: WAGON N PUERTAS: 4 N MOTOR: 1GRA542680


EDAD:(aos) 0

N CHASIS: JTEBU9FJXD5038129 CAP.TON: 0 CAP.PSJS: 7

N KILOMETROS: 0 LINEA: PRADO


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7. FLUJOGRAMAS

Ilustracin 1: Diagrama de flujo- Procedimiento Mantenimiento Preventivo


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Ilustracin 2: Diagrama de flujo- Procedimiento Mantenimiento Correctivo


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8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

FO-GBS-22 Formato hoja de vida de vehculos

FO-GBS-23 Formato de solicitud de mantenimiento y/o reparacin de vehculo

FO-GBS-24 Formato de orden de trabajo de mantenimiento y/o reparacin de vehculo

FO-GBS-25 Formato planilla de control de mantenimiento preventivo por vehculo

BIBLIOGRAFIA

RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERAL (2007). ProcedimientoMantenimiento Preventivo y Correctivo a vehculos utilitarios. Pg. 5-9.

CHEVROLET (S.F). Plan de Mantenimiento Preventivo. Revisado el 18 de Julio de 2013 enhttp://www.chevrolet.com.ec/posventa/mantenimiento0/inspeccion_18_puntos.html

DISEO PLAN DE MANTENIMIENTO. 3. 1. 3. 3 Mantenimiento correctivo. Revisado en lnea el29 de Julio de 2013 http://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/1125/4/Capitulo%203.pdf

9. HISTORIAL DE CAMBIOS

Fecha Cambio Nueva Revisin

04/08/13 Documento nuevo 01

SOLICITUD DE MANTENIMIENTO DE VEHICULO
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