1.- Origen y antecedentes La creacin de las unidades de Organizacin y Sistemas se vincula a los esfuerzos de reorganizacin administrativa tendientes a racionalizar y hacer ms eficiente, circunstancias que remontan a 1821y al establecimiento del proceso de modernizacin administrativa que se inicia en 1965. Todas las denominaciones asociadas a organizacin y sistemas, persiguen el mismo objetivo, lograr obtener mayor productividad y para lograrlo, emplean mtodos reglamentados y fundamentados en las enseanzas cartesianas de (Descartes) cuyo principio fundamental estuvo basado en no considerar nada como verdadero (la duda sistemtica) a menos que no sea reconocido como tal en toda evidencia.

La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administracin e introducen las tcnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su accin de revisin permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

La evolucin que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: Se refiere a su origen y formacin y otra concerniente a su consolidacin. Esta primera fase abarca el perodo de 1917 a 1964, fecha en la cual se da inicio a la creacin de los departamentos administrativos y termina con la instalacin de las unidades de Organizacin y sistemas en toda la administracin.

2.- Definicin Para Gmez (1998), la organizacin es un proceso encaminado a obtener un fin. Fin que fue previamente definido por medio de la planeacin. En otras palabras organizar consiste en efectuar una serie de actividades humanas y despus coordinarlas de tal forma que el conjunto de las mismas actu como una sola, para lograr un propsito comn.

Dentro de este marco de ideas, la organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social con el fin de lograr mxima eficiencia en la realizacin de planes y objetivos.

Por otro lado segn el mismo autor, afirma que el sistema es una red de procedimientos relacionados entre s y desarrollados de acuerdo con un esquema integrado para lograr una mayor actividad de las empresas..

En otras palabras, el sistema es un conjunto de elementos conectados entre s para realizar un fin o una meta, o una serie de funciones, actividades u operaciones ligadas entre s ejecutadas para un conjunto de empleados para obtener el resultado deseado.

Tipos de sistemas Aspectos importantes como modelo de organizacin

MecnicoDesgaste en los puntos de contacto entre piezas o de enlace entre las partes, necesidades de lubricacin y reajuste de recuperacin o sustitucin de piezas.

CibernticoProceso y mecanismo de retroalimentacin ,correccin de desviaciones

AbiertoAbertura para el medio externo, influencia que recibe del medio, transacciones o intercambio con el medio

FsicoExistencia de un campo de afuera , situacin de equilibrio estable o inestable, relaciones de causa-efecto

3.-Naturaleza de las funciones de la unidad de organizacin y sistema Dentro de una organizacin las funciones de las diferentes unidades se encuentran agrupadas, considerando su naturaleza asesora o de lnea, en consecuencia la oficina de organizacin y sistemas tambin puede ser clasificada atendiendo los mismos aspectos.

Considerando la opinin de varios autores la unidad de organizacin y sistemas debe tener una funcin de carcter asesor, sin embargo se presentan situaciones especiales dentro de una organizacin en las cuales pareciera determinante la necesidad de que sta ejerciera dentro de la institucin un carcter ejecutivo.

4.-Caractersticas de anlisis de organizacin y sistema Cuando se hace un anlisis sobre la organizacin se debe realizar una recopilacin exhaustiva de algunos aspectos (a modo de informacin) que genere propuestas, ventajas y desventajas para mejorar el sistema administrativo; aunado con la estimacin de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y/o materiales. El sistema para realizar este tipo de anlisis se puntualiza a continuacin:

Conocer el hecho o la situacin que se analiza. Describir tal hecho o situacin. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos. Examinarlo crticamente y comprender cada elemento o componente del hecho especfico en estudio. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido, haciendo comparaciones y buscando analogas o semejanzas. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenmenos administrativos y el departamento donde se trabaja. Clasificar la informacin por reas: objetivos, estructura, normas y Polticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

5.-Perfil del analista de organizacin y sistema Los analistas, como se les conoce al personal que labora en rea de organizacin y sistema, se encargan de recopilar y analizar informacin con el fin de presentar soluciones alternativas ante problemas o dificultades; adems de proponer la constitucin de tales modificaciones.Desde este punto de vista, los analistas deben poseer la capacidad de expresarse y redactar con claridad, presentar informes y poder trabajar en equipo.

Debe poseer conocimientos acerca de la teora de la administracin y de la organizacin, anlisis y elaboracin de organigramas, diagramas de flujo y distribucin de espacio.

6.-Tipos de organizacin y sistemaa) Organizacin Linealo Militar La organizacin lineal significa que existen lneas directas y nicas de autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ah su formato piramidal. Cada gerente recibe y transmite todo lo que pasa en su rea de competencia, pues las lneas de comunicacin son estrictamente establecidas. Es una forma de organizacin tpica de pequeas empresas o de etapas iniciales de las organizacionales. Requiere mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecucin de las mismas, es claro y sencillo y se utiliza en las pequeas empresas

b) Organizacin Funcional o de Taylor Consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor nmero posible de funciones.

c) Organizacin Lineo- funcional Es una combinacin de Organizacin Lineal y FuncionalLineal: la responsabilidad y autoridad se transmite a travs de un slo jefe para cada funcin especial.Funcional: La especializacin de cada actividad en una funcin, es ms aplicable en las empresas.

d) Organizacin lineal Staff Es el resultado de la combinacin de los tipos de organizacin lineal y funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de organizacin y reducir sus desventajas. Algunos autores la denominan organizacin del tipo jerrquico consultivo.

e) Organizacin matricial Consiste en combinar la departamentalizacin por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organizacin porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

f) Organizacin divisional Utilizada por grandes organizaciones que han crecido diversificando sus productos o sus mercados. Utiliza la departamentalizacin en base a productos, reas o clientes.

g) Organizacin por comits Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se renen para discutirlos y tomar una decisin en conjunto.

h) Organizacin por equipos de trabajos Es la actividad ms delicada con la que se enfrenta un Director de Proyecto, y en la que ms debe demostrar sus capacidades.

i) Organizacin virtual Se refiere a una estructura que promueve la realizacin de alianzas temporales entre personas, instituciones y empresas con el propsito de realizar tareas especficas enlazadas mediante el empleo de las tecnologas de la sociedad de la informacin, siguiendo esquemas que reducen los costes y facilitan el acceso a las capacidades y recursos de las partes involucradas.

j) Organizacin por redes Es un modelo de organizacin vigente en una compaa, y su conversin en un modelo adaptado a las nuevas tecnologas y con capacidad de aprovechar al mximo las ventajas de una organizacin en red, suponen establecer unas reglas del juego distintas a las actuales.

7.- Clasificacin de los tipos de Organizacin y SistemaSegn su estructuraa) Organizacin Formal: Para que la organizacin funcione debe disear reas, sectores y departamentos en los que se concentrarn funciones y tareas. Cada uno de ellos se vincula con los restantes a travs de canales de comunicacin, conformando una estructura planificada con distintos niveles de jerarqua, autoridad y responsabilidad.

b) Organizaciones Informales : Si bien toda organizacin requiere una organizacin formal, previamente planificada y diseada, coexiste con ella otro tipo de organizacin no prevista ni requerida, que surge como consecuencia de relaciones personales y de amistad entre sus integrantes, grado de interaccin de los mismos, intereses comunes, intereses comunes, existencia de lderes naturales, fallas de la comunicacin, etc., denominada organizacin informal.

Segn su objetoa) Organizaciones Pblicas: Estn formadas por un conjunto de organizaciones e instituciones que se encargan de gestionar los recursos del Estado en tres niveles -nacional, provincial y municipal-, su principal objetivo es el bienestar de la sociedad.b) Organizaciones Privadas: Estn representadas por particulares, y los objetivos pueden ser de diversa ndole, o sea que sus actividades pueden ser de lo ms variadas: industriales, extractivas, de servicios.

Segn su relacin con el ambientea) Organizaciones abiertas: Son aquellas que permanentemente se encuentran en contacto con el ambiente externo a travs de los consumidores, proveedores, competidores. Al ser ste uno de sus objetivos, al interactuar obtienen informacin vlida para la toma de decisiones, mejorando, cambiando o creando nuevas propuestas a fin de mantener la vigencia de la organizacin.

b) Organizaciones cerradas: Actualmente por lo general no se concibe a una organizacin que no tenga conexin con el ambiente externo.

Segn su finalidada) Organizaciones con fines de lucrob) Organizaciones sin fines de lucroSegn su lnea de mandoa) Organizaciones verticalesb) Organizaciones horizontales

Segn la reglamentacin vigentea) Organizaciones legalesb) Organizaciones ilegales