Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 1

Aspel-SAE 5.0 Nuevas funciones y características

Aspel-SAE 5.0 Controla el ciclo de todas las operaciones de compra-venta de la empresa como: inventarios, clientes, facturación, cuentas por cobrar, vendedores, compras, proveedores y cuentas por pagar; automatizando eficientemente los procesos administrativos relacionados y asegurando el cumplimiento de las disposiciones fiscales. Además permite conectar y controlar de manera integral las sucursales de la empresa. Ofrece reportes, estadísticas, gráficas y consultas de alto nivel que colaboran en la oportuna toma de decisiones y desarrollo de estrategias comerciales. Con esta versión Aspel-SAE 5.0:

• Se otorga a nuestros clientes la funcionalidad que a lo largo del tiempo y uso nos han solicitado, satisfaciendo de mejor manera sus necesidades.

• Se proporciona una herramienta fácil, eficiente, versátil y robusta, no sólo para las Micro y Pequeñas empresas, sino también para acompañar a estas durante su crecimiento. Por ello, ofrecemos una gran cantidad de funciones como el manejo de sucursales, para seguir siendo el sistema preferido por las empresas.

A continuación se presentan algunas de las nuevas funciones y características: 1. Base de datos.

• Base de datos en formato FIREBIRD. • Aspel-SAE 5.0 instala la versión 2.5 de dicho manejador. • Además desde el instalador se podrá definir para que el formato sea SQL Server.

La base de datos de Aspel-SAE 5.0 está contenida en un solo archivo con extensión FDB que encapsula las tablas que constituyen la base de datos. 2. Abrir empresa. En la ventana de abrir empresa se especifican los datos del propietario, con lo que el cliente puede verificar que esté a su nombre la licencia.

Figura 1. Acceso a la empresa a trabajar.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 2

3. Configuración de Base de Datos. � Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema / Configuración de BD/ Pestaña Tipo de Conexión / Local Remota o Archivo/ establecer tipo de conexión. Gracias a la nueva tecnología incorporada en Aspel-SAE 5.0 es posible realizar una conexión remota a través de Internet entre oficinas o sucursales, lo cual consiste en una serie de SAE’s instalados de forma local en equipos distribuidos remotamente, es necesario seleccionar el tipo de conexión que se utilizará en cada una de las sucursales. 4. Parámetros Decimales y Tiempos de Respuesta. � Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema / Parámetros Generales / Generales.

Se puede definir cuántos decimales se manejaran al capturar cantidades de existencias, costos y precios, lo cual permite una mayor exactitud.

Figura 2. Definición de tipo de conexión.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 3

Campos libres � Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema / y en los diferentes Módulos de Sistema. Se cuenta con hasta 20 campos libres en los módulos de Clientes, Proveedores, Inventarios, Facturas y Compras, pudiendo ser por documento y por partida según las necesidades, para estos campos se pueden personalizar sus etiquetas desde los Parámetros del sistema y se definen en cada catálogo. Los campos libres son de gran utilidad para capturar datos adicionales, importantes para el manejo con clientes que tienen alguna addenda o complemento.

Figura 4. Configuración de campos libres.

Figura 3. Configuración de decimales.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 4

Manejo de Flete � Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema / Inventarios/ Servicio para flete.

a) Manejo de Flete: En versiones anteriores se proporcionaba el flete desde la cabecera de la captura de documentos y se indicaba en los parámetros de configuración la retención de impuestos, ahora el flete se maneja como un servicio más dentro del catálogo de inventarios, obteniendo la retención de impuestos mediante el esquema asociado a dicho servicio, el servicio se define en los Parámetros del sistema.

b) Manejar almacén de devolución: En esta versión, el sistema permite configurar uno de los

almacenes como "Devolución", de esta forma, al dar de alta un documento de tipo "Devolución", el sistema sugerirá el almacén configurado en esta sección.

Facturas � Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema / Factura.

a) Alta de números de serie en ventas: Con esta opción, el sistema permite registrar números de serie al momento de realizar una venta o devolución.

b) Facturar sin capturar lotes y pedimentos: Cuando los productos manejan Lotes y Pedimentos, al habilitar este parámetro, el sistema permite vender dichos productos aún sin seleccionar el lote o pedimento con el que están relacionados. En caso de no activarlo, el sistema no permite la venta de este tipo de productos si no se le indica su lote o pedimento correspondiente.

c) Permitir venta de productos caducos: Activando esta opción, el sistema permitirá la venta de productos caducos.

d) Almacén: Al activar esta opción, al elaborar un documento de venta, el sistema permitirá capturar el almacén del que provienen los productos por cada partida.

e) Costo del producto: Al habilitar esta opción, se podrá visualizar el costo de cada producto en la partida.

f) Campos libres: En esta sección, se podrán dar de alta hasta 20 campos libres por documento y 20 por partida.

Figura 5. Configuración del manejo de flete y almacén de devolución.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 5

Factura Electrónica. � Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema / Factura Electrónica. Para mayor claridad, los parámetros relacionados a Factura electrónica se agrupan en una sección exclusiva, y se definen de una manera más clara además en este tema se tienen nuevas características.

Figura 7. Parámetros de Factura Electrónica.

Figura 6. Nuevas opciones en la sección "Generales"

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 6

Series y Folios de Documentos de Facturas. � Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del sistema / Facturas / Por documento/ formato

para folios y el icono o también en la sección de Factura Electrónica/ Configuración de

comprobantes/ Botones de y Cambia el concepto de "Folio" de SAE 4.6. Ahora, se definen "Series" así como el "Folio" de la misma.

• Se puede definir un número ilimitado de SERIES (hasta 10 caracteres) • Los folios de las mismas pueden ser de hasta 10 dígitos. • Por cada folio se puede definir:

o una alineación del mismo, o un formato de emisión, o un archivo de configuración de captura y, o en el caso de Series marcadas como DIGITALES un Certificado de Sello digital y Lugar

de Expedición. Bitácora del Sistema. � Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del Sistema / Bitácora del Sistema o Utilerías / Bitácora del Sistema. Una nueva funcionalidad consiste en la generación de una bitácora del sistema donde se registran los movimientos realizados por los usuarios en el sistema. En esta sección se definen las operaciones por las que se debe generar un registro en la bitácora.

Figura 8. Configuración de folios para facturas.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 7

5. Control de archivos

� Ruta de acceso: Menú Utilerías / Control de archivos o con el icono El sistema provee una nueva interfaz de Control de archivos donde se podrá diagnosticar y recuperar varios archivos al mismo tiempo con una sola instrucción, pues se pueden seleccionar

varios archivos a la vez, ya sea con la opción o al ubicarse en el Concepto automáticamente se realiza el mantenimiento en las tablas relacionadas al mismo. Desde esta ventana se pueden crear nuevas bases de datos, exportar a otros manejadores, respaldar y restaurar la base de datos actual.

Figura 9. Configuración de la bitácora del sistema.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 8

6. Asistente de Respaldo de archivos.

� Ruta de Acceso: Utilerías / Respaldo de archivos / Generación de respaldo o con el icono . El asistente para la generación y reinstalación de respaldos adquiere la misma interfaz que los demás sistemas de la línea Aspel, simplificando el proceso de respaldo de la información. La generación de respaldos permite respaldar:

• Base de Datos. • Archivos de configuración. • Imágenes de productos • Parámetros del sistema. • Comprobantes Fiscales Digitales. • Rutas de Reportes.

• Archivos de sistema. • Perfiles de usuario. • Bitácora del sistema. • Documentos asociados. • INFOWEB. • DAC.

Figura 11. Respaldo de Base de Datos.

Figura 10. Ventana de Control de Archivos.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 9

7. Traductor de Archivos. � Ruta de acceso: Menú Utilerías / Traducción de datos.

La traducción de archivos a Aspel-SAE 5.0 es partir de las versiones 4.x. La traducción podrá ser entre diferentes números de empresa sin tener la necesidad de renombrar archivos, esto desde el asistente de Traducción.

Figura 12. Asistente de traducción de datos.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 10

CLIENTES Y CUENTAS POR COBRAR

8. Expediente del Cliente � Ruta de Acceso: Módulos / Clientes y cuentas por cobrar / Clientes / Modificando o dando de

alta un cliente nuevo o con los iconos Datos Generales del Cliente. Se amplían los campos de razón social y dirección de los clientes, además de presentar el desglose de la dirección requerido por el SAT para la emisión de Comprobantes Digitales:

• Campo CLAVE a 10. • Campo NOMBRE a 120. • Campo COLONIA a 50. • Campo POBLACION a 50. • Campo MUNICIPIO a 50. • Campo ESTADO a 50. • Campo PAIS a 50.

Registro de clientes con sucursales. En la pestaña "Datos generales" se agrega la posibilidad de definir si se trata de una Matriz o Sucursal. Si se selecciona Sucursal, se le podrá asociar a alguna de las empresas matrices registradas. Esto permite obtener reportes como el Estado de Cuenta y Antigüedad de Saldos consolidados por matriz o de forma individual por sucursales. Definición de Cliente con o sin Crédito. En la pestaña "Datos de ventas" se indica si el cliente tiene o no Crédito. Por omisión, los clientes NO manejan crédito. Con base en la configuración de este campo el sistema hará validaciones al generar documentos de venta, de tal forma que:

a) Se agilice el alta de documento presentando las opciones de Condiciones y Formas de pago dependiendo de si se tiene crédito o no.

b) En el caso de clientes de Contado, NO se almacene el documento de venta hasta que el documento haya sido pagado.

Sección Datos de Envío del Cliente. Se agrega una sección con los Datos de Envío del cliente, con el mismo desglose que para la dirección. Estos datos se sugerirán al agregar una factura o remisión.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 11

Estatus del cliente. � Ruta de Acceso: Módulos / Clientes y cuentas por cobrar / Clientes / Menú Edición, opción

Cambiar estatus Ahora el sistema cuenta con un nuevo estatus nombrado Moroso, el cual aplica para clientes en el proceso llamado “Cambiar Estatus”. Moroso El estatus "Moroso" tiene la finalidad de contar con una forma de identificar aquellos Clientes que presentan algún tipo de problema de pago en sus cuentas por cobrar (antes sólo se tenían los estatus Activo y Suspendido). En Perfiles del usuario se agrega un perfil, para permitir o no facturarle a los clientes con ese estatus.

Figura 13. Configuración del Expediente del Cliente.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 12

9. Cambio masivo de estatus. Esta función permite cambiar de estatus Activo a Moroso o viceversa con base en la definición de criterios como: saldos vencidos y días de vencimiento de las CxC (la opción está disponible en el menú y en la barra de herramientas de la consulta de clientes). 10. Autorización de venta para clientes con saldo v encido.

a) Al momento de Facturar o remisionar se valida si el cliente tiene status MOROSO, de ser

así, se muestra un mensaje solicitando USUARIO y CONTRASEÑA para autorizar la operación, en caso de que el usuario en ese momento no tenga el permiso para autorizar la venta, el sistema solicitará otra clave que si tenga el atributo.

b) La autorización solo aplica en Facturas y Remisiones, pero el sistema notifica mediante un mensaje en todos los documentos de facturas.

Figura 14. Selección de estatus del cliente

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 13

11. Consulta de saldos vencidos por cliente. Cuando un cliente tiene Estatus Moroso, se habilita una ventana de consulta de saldo vencido del cliente, en la que se muestra el número de documento, fecha de vencimiento y saldo vencido y se puede imprimir esté listado para un mejor seguimiento. 12. Actualización de Fechas de Entrega. � Ruta de Acceso: Clientes y CXC/ Estado de Cuenta del Cliente. Esta opción permitirá modificar la fecha de entrega de un documento y al hacerlo el sistema actualizará la fecha de vencimiento dependiendo de los días de crédito.

Figura 15. Configuración del manejo de flete.

Figura 16. Verificación de la consulta de los saldos.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 14

13. Recepción de pagos Multidocumentos. � Ruta de Acceso: Módulos / Clientes y cuentas por cobrar / Clientes / Menú Edición/ Recepción de pagos Multidocumento. Esta nueva opción permite registrar en una misma ventana de captura varios abonos a un cliente en particular. Por ejemplo, registrar los pagos a diferentes facturas que adeuda el mismo cliente ya se puede en un solo ventana.

Figura 18. Manejo de la recepción de pagos multidocumentos.

Figura 17. Actualización de fechas de entrega.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 15

REPORTES DE CLIENTES � Ruta de Acceso: Menú Reportes / Reportes de Clientes o desde el Modulo de Clientes / Reportes. 14. Nuevas opciones de filtrado en reportes. Todos los reportes del módulo de Cuentas por cobrar se pueden filtrar por estatus del cliente: Activo, Suspendido o Moroso.

• Se incluyen criterios de filtro por vendedor (rango de claves y zona) en todos los reportes del módulo.

• Se incluyen los criterios de ordenamiento: Cliente, Zona y Vendedor en los reportes de Control de Cobranza (Documentos a Revisión, Documentos por cobrar y Abonos del Periodo).

• Los reportes de clientes como se pueden filtrar por Clientes CON Crédito y SIN Crédito. • Se incluyen filtros que permiten elegir el o los contactos a mostrar en los reportes de Control

de Cobranza (Documentos a Revisión, Documentos por Cobrar, Abonos del periodo). • Se modifican los reportes de Folio de CxC, Control de cobranza (Documentos a Revisión,

Documentos por cobrar, Abonos del Periodo) y Antigüedad de saldos para el filtro: Todos, Entregado y No Entregado.

• Se permite filtrar por tipo de empresa (Matriz, Sucursal) y rango de lista de precios: Catálogo de clientes, Etiquetas, Cobranza general, Antigüedad de saldos.

Figura 19. Opciones de filtro por estatus.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 16

Reporte de clientes agrupados y ordenados por Matri z – Sucursal. Permitir desplegar el Reporte de estado de cuenta general y detallado, consolidado y ordenado por matriz, según se haya definido al cliente.

Figura 20. Opciones de filtrado Matriz – Sucursal.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 17

Filtro de monedas en los reportes de clientes. Se agrega un filtro de moneda en los siguientes reportes:

a) Por concepto, b) Resumen de movimientos, c) Pronóstico de cobranza, d) Antigüedad de saldos, e) Documentos a revisión, f) Documentos por cobrar, g) Abonos del periodo.

15. Reporte de historial crediticio del cliente. Se crea el reporte del Historial Crediticio del Cliente, el cual es un derivado del reporte del estado de cuenta detallado. Se imprime para cada cliente con sus datos completos y todos los movimientos que tenga registrados. En cada movimiento se imprime el número de documento, fecha de aplicación y vencimiento, documento al que se hace referencia, monto del movimiento y saldos. También incluye cálculos de días de crédito utilizados. Con lo que se tiene claramente una vista del cliente.

Figura 21. Filtrado de Monedas en antigüedad de saldos.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 18

16. Reporte de lista de precios por cliente. Reporte que presenta la lista de precios asignado a cada uno de los clientes. 17. Conversión a otros tipos de moneda en reportes de clientes. Los reportes de clientes:

a) Estado de Cuenta General b) Estado de Cuenta Detallado c) Historial crediticio d) Acumulado de Clientes e) Cobranza general f) Pronóstico de Cobranza

Se pueden presentar en una moneda diferente a la moneda base. El usuario selecciona la moneda deseada, el sistema sugerirá el tipo de cambio del catálogo pero permitirá su modificación por el que se desea que se realicen las conversiones.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 19

INVENTARIOS

18. Claves Alternas.

� Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Icono Agregar / Botón . Se adiciona al sistema la posibilidad de asignar a los productos Claves alternas tanto de Proveedores como de Clientes y una más sin asociación. El sistema valida que no se repitan las claves con la principal y ni con otros productos. 19. Foto del producto.

� Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Icono Agregar Es posible incluir la foto del producto en el catálogo de inventarios y podrás visualizarla en pantalla de captura en los módulos de Compras y Facturas.

Figura 22. Definición de claves alternas para clientes y para proveedores.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 20

20. Listas de Precios. � Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Listas de Precios. El sistema cuenta ahora con un catálogo de listas de precios, por lo que es posible definir listas de precios por cliente y también es posible definir un número ilimitado de listas de precios. Cuenta con las opciones de agregar, modificar, eliminar, actualizar, publicar en Internet, exportar, copiar al portapapeles, desplegar lista de precios; esta última para visualizar el precio de cada producto. La eliminación de una Lista de Precios consistirá en un cambio de Estatus a BAJA. Para importar la lista de precios es necesario primero desplegar la lista de precios.

Figura 23. Asignación de imagen del producto.

Figura 24. Catálogo de lista de precios.

Icono para desplegar lista de precios.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 21

Es importante señalar que cada lista de precios puede configurarse a un cliente en específico o incluso uno o varios almacenes. Figura 26. Configuración de lista de precios 1 al cliente 1.

Figura 25. Productos con precio al público (Lista desplegada).

Icono para importar lista de precios.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 22

21. Almacenes. � Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Almacenes. El sistema ahora cuenta con un catálogo de almacenes. Por cada almacén se puede definir

a) Datos informativos como: descripción, dirección, teléfono y responsable. b) Datos para procesos: Cuenta contable, Lista de precios y conceptos de movimientos al

inventario para el traspaso entre almacenes (Entrada y Salida). c) Se puede dar de alta un número ilimitado de almacenes.

El agregar un almacén, modificarlo o eliminarlo se encuentra restringido por Perfiles de Usuario. No se puede eliminar un Almacén si tiene productos (los almacenes "eliminados" queda con un estatus de Baja, pero no son borrados). Además ya no existen restricciones sobre el número de pestañas que pueden agregarse a la consulta de Multialmacenes. 22. Números de Serie. � Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Números de series. Nueva consulta de tipo árbol en el que se pueden consultar los productos y los números de serie que contiene ese producto. En ella se muestra el listado de Números de Serie, su estatus y el almacén donde se presenta el último movimiento. Al dar clic se puede visualizar su historial incluyendo todos los movimientos en cualquiera de los almacenes.

Figura 27. Consulta de catálogo de almacenes.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 23

23. Consulta de Lotes y Pedimentos. � Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Lotes y Pedimentos. Consulta en la que se despliegan todos los lotes y pedimentos de los productos, con las opciones de Agregar, Modificar, Eliminar, Imprimir, Exportación, Copiar a Portapapeles. Se manejan dos niveles de árbol para la consulta: en el primero se muestra la información de los pedimentos y en el segundo los lotes y productos contenidos.

Figura 28. Consulta de números de series.

Figura 29. Consulta de Lotes y Pedimentos.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 24

24. Tiempo de entrega y costo de producto por prove edor. Ya no existen limitantes para indicar el número de proveedores por cada producto, además se puede indicar por proveedor el tiempo de entrega en días y el precio de compra del producto. En particular el precio de compra se actualiza automáticamente al registrar las compras del producto e incluso cuando se registran directamente movimientos al inventario. 25. Consulta de Costos y Tiempo de Entrega. � Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Costos y Tiempo de Entrega. Consulta partiendo de un menú de árbol en el que se pueden consultar los productos y los proveedores que se tienen de ese producto. Se muestra el listado de proveedores indicando el costo y tiempo de entrega que ofrece, así como las existencias totales del producto. Esta consulta nace de configurar correctamente los proveedores, tiempo de entrega y costo a los productos del inventario.

Figura 30. Definición de proveedores, tiempo de entrega y costo del producto.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 25

26. Lista de Productos Sustitutos. � Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Lista de productos sustitutos. El sistema cuenta con una opción para agregar, modificar y eliminar listas de productos sustitutos, mismas que se presentarán a través de botones de ayuda en los módulos de Compras y Ventas. Mediante el icono Configurar Sustitutos se agrupan los productos cuyas características son similares.

Figura 32. Catálogo de Listas de Productos Sustitutos.

Icono "Configurar sustitutos"

Figura 31. Consulta de Costos y tiempo de entrega.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 26

27. Reporte de Existencias y costos � Ruta de Acceso: Reportes / Reportes de inventarios / Movimientos al inventario / Existencias y costos. Con este reporte se podrá conocer el costo del inventario a una fecha determinada.

Figura 33. Asignación de Productos con características similares a una lista de productos sustitos.

Figura 34. Filtro para el reporte de Existencias y costos.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 27

28. Reconstrucción de Existencias y costos.

� Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Icono Kárdex del producto . Desde el Kárdex de productos se puede ejecutar una herramienta que permite realizar la

reconstrucción de Existencias y Costos del mismo . Esta herramienta permite:

1. Editar el orden de ocurrencia de los movimientos al inventario. 2. Editar el costo promedio y las existencias del inventario. 3. Re calcular los costos aplicando los cambios realizados.

IMPORTANTE: Esta herramienta sólo se puede aplicar sobre movimientos generados en Aspel-SAE 5.0.

29. Importación de Información desde Microsoft Exce l® Se cuenta con un asistente para la importación de archivos desde Excel con el cual se podrá importar:

• Catálogo de Clientes. • Catálogo de Proveedores. • Catálogo de Inventarios. • Catálogo de Productos • Listas de precios. • Movimientos al inventario. • Gastos Indirectos. • Inventario Físico

Figura 35. Reconstruyendo Existencias y Costos.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 28

Importación del Catálogo de Inventarios. � Ruta de Acceso: Módulos / Inventarios / Productos y Servicios / Edición / Importación o con el

icono . Al ingresar a esta opción se inicia un asistente que guiará paso a paso en el proceso de importación:

• Bienvenida : En esta ventana se da una breve introducción de lo que es el proceso de

importación de información, además de indicar algunas sugerencias antes de realizar el proceso. Aquí también se configuran las definiciones para la importación, entendiendo como “definición”, a la plantilla que contendrá los parámetros a considerar para la importación, lo que ayudará a evitar el definir dichos parámetros cada vez que se realiza la importación.

• Archivo de importación: En esta ventana se selecciona el tipo de archivo a importar, el cual puede ser archivo de Texto, Libro de Excel o Documento XML, también se debe indicar la ruta donde se encuentra el archivo que contiene la información, además de indicar que operación se desea realizar: agregar información o actualizar los datos existentes. Adicionalmente se indica el tipo de asociación de la información, que puede ser Automática (se asociarán los campos con las columnas recuperadas del archivo de Excel en el mismo orden), o Manual (la asociación de los campos con las columnas serán definidas por el usuario).

Figura 36. Ventana de bienvenida del asistente de importación.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 29

• Archivos de Texto : Para la importación de información mediante este tipo de archivo se necesita realizar dos pasos adicionales, uno en el que se define el formato de la información, delimitado o ancho fijo, y el otro en donde se define el carácter separador de la información, con estos datos el asistente organiza la información y puede identificarla por campos.

Figura 37. Ventana para indicar el tipo de archivo y ruta.

Figura 38. Definición del carácter que delimita la información en los archivos de texto plano.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 30

• Asociación de la información : Si el tipo de asociación que se seleccionó fue Manual, en

este paso se deberá asociar cada valor contenido en el archivo de importación a su campo correspondiente en la base de datos del sistema. Si el tipo de asociación que se seleccionó fue Automática, se mostrará la información ya asociada a cada campo.

La información que no esté contemplada en la ventana de asociación de información se deberá capturar desde el detalle del producto o servicio en el catálogo de productos y servicios.

• Vista preliminar: En esta ventana se muestra una vista previa de cómo quedará la información una vez importada, en caso de identificar que un campo está en una columna que no le corresponde, se podrá regresar a hacer la corrección. Aquí también se observa el número de registros a actualizar, a agregar, si hay registros con error y el número total de entradas que se realizaron.

Figura 39. Asociación de la información.

Figura 40. Vista preliminar de los datos a importar.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 31

Captura de movimientos al inventario por archivo � Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Movimientos al Inventario /

Edición / Importación o con el icono . Este proceso se pueden registrar movimientos al inventario como: Compras, Devoluciones de venta, Entrada de fabricación, Cancelación de factura, Ajustes, Entrada por traspaso, Ventas, Devoluciones de Compras, Salida a fabricación, Pérdidas, Mermas, Cancelación de Venta, Cancelación de compra, Salida por traspaso y todos aquellos conceptos que se vayan agregando al catálogo de conceptos de movimientos al inventario. Se recomienda utilizar este método de captura cuando hay una gran cantidad de movimientos al inventario que registrar y éstos se tengan que capturar con frecuencia, permitiendo ahorrar tiempo y recursos en la captura de los movimientos. El asistente de importación es muy similar al de importación de catálogo de productos y servicios. 30. Movimientos al inventario. � Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Movimientos al Inventario. Se agrega al detalle del movimiento al inventario el Tipo de documento que le dio origen, pudiendo ser: Remisiones, Facturas, Devolución de Venta, Recepción, Compra, Devolución de Compra o Movimientos al Inventario. Estos datos se incluyen en los criterios de filtros en consultas y de emisión de los reportes en los que aplique. Se agrega la posibilidad de poder visualizar desde la consulta de Movimientos al Inventario el documento de Venta o Compra que le dio origen.

Figura 41. Asistente de captura de movimientos al inventario.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 32

31. Conceptos de movimientos al inventario. � Ruta de Acceso: Inventarios / Productos y servicios / Archivo / Conceptos de Movimientos al Inventario. Se modifica el tratamiento de los conceptos de movimientos al inventario. Ya no existe restricción con relación al tipo de movimiento (entrada o salida) con base en el número de concepto. Esa característica se define directamente en cada concepto del catálogo y ya no hay límite en el número de conceptos que se pueden registrar.

Figura 42. Nueva consulta de movimientos al inventario.

Tipo de documento que dio origen al movimiento

Consulta el documento que dio origen al movimiento

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 33

FACTURAS Y VENDEDORES

32. Captura por partida.

• Almacén en Remisiones o Facturas. • Observaciones y campos libres. • Selección de varios lotes por partida.

33. Productos Caducos. Se podrán vender productos caducos a través de la configuración del Parámetro:

. 34. Productos Sustitutos. Al momento de facturar es posible facturar cualquiera de la lista de productos el cual se puede acceder con CTRL+F2.

Figura 43. Selección de Almacenes en el documento.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 34

35. Dirección detallada de envío. Se tiene un mayor detalle en la dirección de envío. Por omisión, el sistema sugiere los datos registrados en el catálogo de clientes. 36. Forma de pago. La forma de pago a sugerir se tomará del cliente si tiene crédito o no, sino tiene crédito, la forma de pago por omisión es CONTADO y se mostrará la interfaz para Recepción de Pagos, en el cual se valida que los movimientos capturados salden el documento, caso contrario, se manda un mensaje de error y no se permite cerrar la ventana. La forma de pago se visualizará con los clientes que tengan crédito y dependiendo del perfil del usuario, se podrá modificar. (En perfiles se tiene un parámetro llamado MODIFICAR LA FORMA DE PAGO en facturas para determinar si se permite la edición de la forma de pago.)

Figura 44. Captura y selección de los datos de envío.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 35

37. Cancelación de Documentos. Se pueden cancelar Pedidos parcialmente remitidos o facturados. El documento queda con el status "Pendiente Cancelada". 38. Devoluciones. Se pueden devolver productos a un almacén diferente al que se vendió. Esto permite habilitar procesos de revisión de los productos devueltos antes de ser considerados como disponibles para la venta nuevamente. 39. Documentos digitales � Ruta de Acceso: Catálogo de Productos y servicios, Clientes, Proveedores y Facturas y

vendedores o presionando el icono . Se cuenta con un almacén de documentos digitales común para los sistemas de la línea Aspel. Este almacén estará disponible en el catálogo de Productos y servicios, Clientes, Proveedores y Facturas y vendedores. Dentro de la ventana de Documentos asociados, se podrá generar una carpeta para clasificar los documentos que se vayan almacenando, teniendo así un mejor control y acceso a los mismos.

Figura 45. Predeterminar la forma de pago.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 36

40. CFD y CFDI. Guardar copia de CFD. En los CFD's, en el diálogo de totales se permite guardar una copia del CFD con extensión *.xml y *.xsd, donde lo especifique el usuario, sugiriendo la última ruta utilizada para guardar la copia de CFD, pero sin sugerir el nombre del archivo. Se mantiene el botón "Guardar Como" en el visor de CFD. El directorio donde se guardará la original es la ruta de trabajo del sistema.

Figura 46. Almacén digital de documentos para los sistemas Aspel.

Figura 47. Guardando copia del comprobante.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 37

Envío masivo de CFD. � Ruta de Acceso: Facturas/ Edición/ Envío masivo de CFD’s. Este proceso se emplea para enviar varios Comprobantes Fiscales Digitales tanto CFD’s y CFDI’s de un cliente en particular al mismo tiempo, las veces que sea necesario.

41. Consultas. Las consultas son de gran importancia para el sistema por lo que se agregan y mejoran características que brindan valor añadido a la información. Personalización de consultas

• Ordenamiento de las columnas . Se brinda la facilidad de poder aplicar un ordenamiento a las columnas de cualquier consulta con solo presionar el titulo de la columna, el ordenamiento podrá aplicarse de forma ascendente o descendente.

• Filtros avanzados. Esta característica de las consultas resulta ser de gran utilidad para aplicar filtros rápidamente o personalizarlos tal como se acostumbra en hojas de cálculo.

• Configurar columnas. La configuración de columnas sirve para poder generar sub- agrupaciones con el simple hecho de arrastrar los títulos de las columnas a la zona designada para esta función, de esta forma se pueden generar tantos grupos como columnas se tenga para tener la facilidad de poder tratar a las consultas como tablas dinámicas en hojas de cálculo.

• Configurar totales. Cada agrupación generada por la configuración de columnas permite aplicar operaciones básicas como Conteo, Suma, Mínimo, Máximo y Promedio.

Figura 48. Envío masivo de CFD.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 38

Exportación de Consultas Las consultas cuentan con la facilidad de poder ser exportadas a los formatos más usados en el mercado con la finalidad de expandir las posibilidades de explotación de la información que puede brindar el sistema. Las consultas que permiten esta función es:

• Productos y Servicios. • Movimientos al inventario. • Multialmacén. • Listas de precios. • Líneas. • Lotes y Pedimentos. • Series. • Productos por Proveedor. • Clientes. • Cobros del día. • Movimientos de Cuentas por Cobrar. • Proveedores. • Pagos del día. • Movimientos de Cuentas por pagar. • Compras • Facturación

Figura 49. Aplicación de un subgrupo arrastrando la columna puestos.

Arrastrar el título de la columna al área definida para crear agrupaciones.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 39

PROVEEDORES 42. Expediente del proveedor. � Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar / Proveedores / Expediente. Ampliación de los campos de razón social y dirección de los proveedores. Los principales cambios son:

a) Campo CLAVE a 10 caracteres. b) Campo NOMBRE a 120 caracteres. c) Campo COLONIA, POBLACION, MUNICIPIO, ESTADO Y PAIS a 50 caracteres.

Opción de Manejo de Crédito con Proveedores. � Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar / Proveedores / Expediente. Se tiene la opción de Manejo de Crédito. Esto a través de una casilla de verificación para indicar que se manejará crédito con dicho proveedor, los días y el límite de crédito. Por omisión la casilla estará desactivada para nuevos proveedores. Además se pueden definir datos como: Forma de pago, Titular o Beneficiario, Banco, Sucursal, Cuenta, Clabe, etc. Estos datos se definirán en función de la forma de pago que se seleccione. Este proceso agiliza el proceso de autorización de pagos.

Figura 50. Definición de manejo de crédito, días y límite de crédito.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 40

43. Registro de Emisión de Pagos Multidocumentos. � Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar / Proveedores / Edición / Emisión de Pagos Multidocumentos. Esta función permite pagar varios documentos de un proveedor con un solo concepto. 44. Conceptos a presentar en la recepción de pagos. � Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar / Proveedores / Archivos / Conceptos de Cuentas por Pagar. Se pueden clasificar los conceptos para indicar si "Es forma de pago" con el objetivo de que únicamente se presenten los conceptos marcados en la recepción de pagos tanto en el módulo de Compras como en Cuentas por Pagar.

Figura 51. Ventana de emisión de Pagos Multidocumentos.

Figura 52. Catálogo de conceptos de Cuentas por Pagar.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 41

45. Conversión a otros tipos de moneda en reportes de Proveedores. � Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar / Proveedores / Reportes. Los reportes como: Estado de Cuenta General, Estado de Cuenta Detallado, Pronóstico de Pagos y Acumulado de Proveedores se pueden presentar en una moneda diferente a la base. 46. Reporte de historial crediticio del proveedor. � Ruta de Acceso: Proveedores y Cuentas por Pagar / Proveedores / Reportes / Estado de Cuenta / Reporte de historial crediticio del proveedor. Se crea el reporte del Historial Crediticio del Proveedor, el cual es un derivado del reporte del estado de cuenta detallado. En cada movimiento se imprime el número de documento, fecha de aplicación y vencimiento, documento al que se hace referencia, monto del movimiento y saldos. También incluye cálculos de días de crédito utilizados.

Figura 53. Ventana para generar reporte de Estado de Cuenta Detallado en moneda Dólares.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 42

COMPRAS

47. Manejo de 5 Documentos de compras. � Ruta de Acceso: Compras. Se completa el ciclo de documentos de compras: Requisición, Orden de Compra, Recepción de Mercancía, Compras y Devoluciones. Recepciones afecta solamente a Inventarios y Compras a Cuentas por Pagar y a Inventarios sino le antecede una Recepción. 48. Comparativo de Costos y tiempo de entrega.

� Ruta de Acceso: Compras / Ordenes / Icono Costos y tiempo de entrega por producto . Al realizar el alta de documentos, es posible desplegar la consulta de Comparativo de costos y tiempo de entrega del producto, para que se consideren las posibles alternativas que se tienen. Figura 54. Consulta Comparativo de Costos y Tiempo de Entrega por producto.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 43

49. Almacén por partida.

� Ruta de Acceso: Compras / Ordenes, Recepciones o Compras / Icono Agregar . Es posible definir un almacén diferente en cada partida de las Recepciones o Compras. 50. Nuevo manejo de Indirectos.

� Ruta de Acceso: Compras / Recepciones o Compras / Icono . Mejora en el control de gastos indirectos, pudiendo asignarlos por partida, exportarlos/importarlos

de Excel así como capturarlos después de haber grabado el documento

correspondiente .

Figura 55. Recepción de mercancía a diferentes almacenes en el mismo documento de compra.

Definición de almacén por partida.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 44

51. Recepción de Pagos en Compras. � Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del sistema / Compras / Generales. Al grabar un documento de tipo Compras, se puede registrar el pago, esto se podrá realizar antes del diálogo de emisión de documentos, para ello se deberá habilitar el parámetro "Registro de pagos en compras" dentro de la configuración del sistema.

Figura 57. Configurando el sistema para registrar pagos en compras.

Figura 56. Modificación de compra para la asignación de gastos indirectos.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 45

Figura 58. Recepción del Pago al grabar compra.

Departamento de Soporte Técnico Aspel de México, S. A. de C. V. 22/12/2011 46

Interfase con Aspel-COI

52. Cuenta contable por catálogo Se puede definir cuenta contable para cada cliente, proveedor y producto.

53. Manejo de pólizas en línea � Ruta de Acceso: Configuración / Parámetros del sistema / Facturas / Generales Para una mayor eficiencia de la interfase con Aspel-COI, se cuenta con el manejo de pólizas en línea, tanto para ventas como devoluciones, de esta forma, cada vez que se genere un documento de venta o devolución, automáticamente se generará la póliza correspondiente y sólo bastará con contabilizarla desde Utilerías / Interfaz Aspel-COI.

Figura 59. Definición de cuenta contable para cada cliente, proveedor y producto.