aspel sae 5 casos practicos

Casos prácticos

Manejo

Redondeo de decimales

Qué es

Manejo de los decimales en el sistema.

Manejo

Casos prácticos

Generales Redondeo de decimales

Facturas Manejo del concepto flete

Manejo de Multialmacén

Configuración y uso de las claves alternas de los productos

Manejo del concepto listas de precios

Manejo de impuestos

Tipos de clientes y sus diferentes estatus dentro del sistema

Manejo de apartados

Compras Aplicación de indirectos

Manejo de costos

Inventarios Configuración y uso de las claves alternas de los productos

Métodos de costeo

Proveedores

Clientes Aplicación y seguimiento de campañas

Lanzamiento de productos

Promociones de productos

Seguimiento de cotización

Cobranza de minoristas

Recuperación del saldo de ventas

Interfaz Outlook® con Aspel-SAE

Parámetros que afectan al módulo de clientes

Estatus del cliente

Cliente mostrador

Parámetros de configuración

Desde parámetros del sistema puedes configurar el número de decimales que utilizará el sistema para las cantidades, para los costos y precios, así como montos.

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13/10/2015file://C:\Users\MARIO ESCAMILLA\AppData\Local\Temp\~hhD9D3.htm

que afectan Decimales en cantidades

Decimales de los costos y precios

Qué debes verificar primero

El manejo de las cantidades en el sistema es de 2 dígitos de manera visual, aunque para el manejo de los cálculos depende del proceso.

Cómo funciona el proceso

El uso de los decimales en el sistema varía dependiendo del proceso y el tipo de dato; así como de su manejo de forma visual y los registros para los cálculos internos de los procesos.

Decimales visuales

Ahora se manejan 2 decimales para los montos de manera visual en el sistema y 6 decimales para costos y precios y sólo puedes configurar los decimales en cantidades.

Decimales en cantidades

El número de decimales que se manejan en las cantidades de existencias puede ser entre 0 y 6 como máximo, según lo configures. Las opciones que utilizan cantidades de existencias son: Productos y servicios, Multialmacén, Movimientos al inventario, Facturación y Compras. Ver imagen.

Ayudas F2. En la ventana de ayuda (F2) que se despliega cualquier campo en relación a estas consultas, se muestran 2 decimales.

Decimales en costos y precios

El número de decimales que se manejan al capturar montos en operaciones de costos o precios puede ser entre 0 y 6 como máximo, según lo configures. Ver imagen.

Ayudas F2. En la ventana de ayuda (F2) que se despliega cualquier campo de precios o costos, se muestran 2 decimales.

Decimales en campos de tipo porcentaje

En la versión anterior se contemplaba el uso de 5 decimales para los campos de tipo porcentaje, para esta versión se están considerando hasta 2 decimales, alguno de los campos donde se puede observar este manejo son:

� Esquemas de Impuestos

� Descuento comercial en la cabecera de un documento de venta y de compras

� Descuento comercial aplicado desde parámetros del sistemas

� Descuento comercial aplicado desde el catálogo de clientes

� Descuento mediante la aplicación de una política de descuento

� Comisión de los vendedores

Ejemplo

Decimales en el tipo de cambio

Siempre se manejarán 6 decimales para el tipo de cambio, tanto visualmente como para los cálculos. Ver imagen.

Ayudas F2. En la ventana de ayuda (F2) que se despliega desde cualquier campo moneda, se muestran 6 decimales para el tipo de cambio.

Decimales en cálculos

De forma general, los cálculos en el sistema se realizan con todos los decimales. Con las siguientes especificaciones:

Cuentas por cobrar y por pagar

Los cálculos con montos en los movimientos de cuentas por cobrar y pagar se realizan redondeando las cantidades a 2 decimales en la moneda generada.

Ejemplo



División de cargos y Factura a plazos

El cálculo en estos procesos se realiza dividiendo el monto total con el número de cargos que definas, utilizando todos los decimales y ajustando en el último cargo la diferencia con el total del cargo inicial.

Ejemplo

Facturas y compras

Los cálculos en los totales de los documentos de facturas y compras se realizan de la siguiente manera:

1. Las operaciones de cada partida, se calculan en base a todos los decimales, pero se expresan visualmente de manera redondeada, de acuerdo a lo configurado en parámetros del sistema.

2. El total de las partidas se redondea a dos decimales de manera visual, para que la suma de las mismas coincida con el total del documento.

3. El total del documento es la suma de todos los valores ya redondeados a dos decimales y por lo tanto ya no hay una diferencia entre las cantidades que se suman y el total.

4. Si el registro es en moneda base, el subtotal, los totales de descuentos y los totales de impuestos se graban a 2 decimales.

5. Cuando el registro es en moneda extranjera, los totales son redondeados a 2 decimales, pero la conversión a moneda base se graba con todos los decimales.

6. El subtotal del documento (suma de los totales de las partidas, antes de impuestos y descuentos) se obtienen de la suma del total redondeado de cada partida.

7. El total de descuentos se obtienen calculando el descuento de cada partida tomando en cuenta toda la precisión, se realiza la suma y posteriormente se redondea.

8. El descuento financiero se calcula también tomando en cuenta todos los decimales y se obtiene restando el total de descuentos al subtotal del documento (ambos sin redondear), luego se aplica la tasa del descuento y el resultado se redondea.

9. El total de cada impuesto se le aplica el redondeo.

Ejemplo

Nota

Puede existir una diferencia entre el total calculado en el sistema y el resultado de Excel®, esto es por el manejo de los decimales al realizar las operaciones.

Multimoneda Para el registro en multimoneda, se realizan las operaciones en la moneda generada en el registro redondeando a 2 decimales y al realizar otras operaciones o consultas se realiza la conversión a la moneda base usando todos los decimales, es decir, utiliza 6 decimales para realizar los cálculos.

Para lograr que tanto en moneda nacional como en otra moneda obtenga los valores deseados los montos que se almacenan en las tablas son el equivalente en moneda nacional de los totales de la moneda extranjera. Es decir, si el Subtotal del documento fue USD$ 20.75 (tipo de cambio 11.2335) lo que se almacena en el campo es 233.095125 (la cual se obtiene como 20.75*11.2335), se mantiene toda la precisión para que al realizar la operación inversa para mostrar el documento en dólares podamos obtener nuevamente USD$ 20.75.

Ejemplo

Repercusiones Todos los campos se graban con el cálculo de todos los decimales, excepto:

� Si el documento está moneda base, el subtotal, totales de descuentos y totales de impuesto se graban tomando en cuenta dos decimales.

� Al generar la cuenta por cobrar en una moneda diferente a la base, se graba con todos los decimales, el campo correspondiente a la cuenta por cobrar en moneda base, de tal forma que al realizar la operación inversa corresponda a lo que se encuentra en el campo de Moneda extranjera (dato si redondeado a dos). Del ejemplo en dólares: en moneda extranjera se graba: 172.34 y en moneda base se graba: 2261.69640704, de esta forma 172.34*13.123456= 2261.69640704 y 2261.69640704/13.123456=172.34.

Visualmente se mostrarán dos decimales en las cantidades, excepto:



Temas relacionados

Parámetros generales

Traducción de flete

Qué es

Al traducir del flete de versiones anteriores de SAE 4.X se deben considerar los siguientes cambios:

� Los usuarios verán alterados los montos de los subtotales y montos de los impuestos en todos los documentos de compras y facturas que han sido traducidas con Fletes en parámetros o en zonas del cliente.

� Se agregará en el Módulo de inventarios un servicio correspondiente al FLETE utilizado en la versión anterior.

� Los reportes utilizados en Resumen y Detalle de documentos, los montos del importe, impuesto y totales se verán alterados dependiendo de lo configurado el monto del flete y del impuesto en SAE 4.X, ya que esos montos se verán impactados en los esquemas de impuestos en SAE 5.0.

Ejemplo:

En SAE 4.6 se captura una factura cuya información es la siguiente:

Ejemplo

Al realzar el proceso de traducción en SAE 5.0, el flete se agrega como una partida en el documento.

� El campo cantidad y campo precios mostrarán los decimales que se hayan configurado en Parámetros del sistema.

� Tipo de cambio, siempre se mostrará con seis decimales.

Reportes

Existe un descuadre en los totales de reportes, interfaces y algunos procesos cuando se graban todos los decimales en las tablas del sistema.

Ejemplo:

Calcular el total del descuento de dos documentos: se obtiene 128.9140329+128.9140329=257.8280658 que redondeado (cómo se presenta en el reporte) es 257.83 que no equivale a redondear las dos cantidades del descuento y sumarlas (128.91+128.91=257.82). La diferencia será de una centésima por el redondeo regularmente

Ejemplo de calculo en pesos:

Ejemplo de cálculo en dólares:

Subtotal $990

Desglose de impuesto

Descuento (-)49.50

IVA (+)150.48FLETE $100.00

Impuesto FLETE (+)16.00

Retención FLETE (-)4.00

Total de Documento $1202.98



Ejemplo

Temas relacionados

Asistente para la traducción

Traducción de datos

Selección de flete

Uso del namespace dentro de Aspel-SAE

Acceso

� Menú Configuración, Parámetros del sistema, opción Factura electrónica, pestaña Generales, con el botón Namespace.

� Desde la barra de herramientas principal, con el botón (*), Factura electrónica, pestaña Generales, con el botón Namespace.

� Menú Módulos, Clientes y cuentas por cobrar, Detalle del cliente/ sección Información general, pestaña Comprobantes fiscales, con el botón Namespace.

Qué es

El estándar del comprobante fiscal digital incluye dos elementos definidos de tipo abierto que servirán para integrar nodos adicionales al cuerpo del comprobante, estos definidos por el Servicio de Administración Tributaria. Uno de estos elementos es el uso de un namespace que estará referenciado a una ruta para comprobar la validez del comprobante fiscal.

Imagen de la ventana

Botones

Manejo

Subtotal $1090 (Subtotal + FLETE)

Descuento (-)49.50

Retención IVA -4 (Retención FLETE)

IVA (+)166.48 (IVA + Impuesto FLETE)

Total de Documento $1202.98


Para poder estar validado el comprobante fiscal digital correctamente, deberá estar referenciado al namespace del comprobante fiscal digital y referenciar la validación del mismo a la ruta publicada por el SAT en donde se encuentra el esquema XSD objeto de la presente sección (http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/cfd/2/cfdv2.xsd) de la siguiente manera:

xmlns="http://www.sat.gob.mx/cfd/2" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:schemaLocation="http://www.sat.gob.mx/cfd/2 http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/cfd/2/cfdv2.xsd"

Por omisión, el sistema incluirá esta estructura o referencia (namespace) publicado por el SAT.



Importante

A partir el año 2012 por cambio en la Reforma Fiscal, el manejo del Namespace actual dejará de funcionar, y este botón visualizará lo que se tenga en la configuración del CFD de la plantilla que tenga configurado el cliente o de las plantillas base (PlantillaCFD.xml o PlantillaCFDI.xml).

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Parámetros de configuración de CDFS

Integración de los campos libres en Aspel-SAE 5.0 a l traducir de una versión anterior

Qué es

Para que el manejo de la generación de CFD y CFDi en Aspel-SAE 5.0 sea más ágil, el sistema te da la opción de configurar los campos adicionales del Addenda del cliente en Parámetros del sistema.

Manejo

Si eres usuario de la versión Aspel-SAE 4.6 ya no tendrás que modificar el nombre de la Addenda del cliente, ahora desde el módulo de clientes en el detalle, carpeta Comprobantes fiscales, botón Addendas, indicarás el archivo con el nombre original del addenda.

Al traducir una base de datos de SAE 4.6 a SAE 5.0 no se traduce la información adicional o personalizada de las addendas para los CFD y CFDi por lo que deberás volver a configurar a través de campos libres lo necesario para trabajar con estas Addendas.

Al final de la traducción de la base de datos, el sistema muestra una ventana donde indica que no se tradujo el archivo de etiquetasAddenda.ini y que tendrás que configurar en los campos libres de las cabeceras y partidas que se encuentran en los Parámetros del sistema.

Imagen

Integración de Campos libres en Aspel SAE-5.0

Si tenías instalado SAE 4.6

Si generabas documentos digitales con Addendas desde la versión SAE 4.6 los campos personalizados se configuraban dentro del archivo EtiquetasAdddenda.ini, en Aspel-SAE 5. estos campos se agregarán a los campos libres que se encuentran en Parámetros del sistema, Facturas, campos libres por Partida o Por documento.

Imagen

Los campos libres deben de ser los mismos que se tienen en el addenda con la que trabajabas en la versión anterior, para que el sistema reconozca automáticamente estos campos; verificar en el cliente (Módulo clientes/ modificar/ Carpeta Comprobantes fiscales/ Botón Addendas) que los campos libres que se agregaron en los parámetros del sistema se encuentren en la Addenda que se asignó para la generación de sus documentos.

En caso de manejar una addenda para varios clientes, debes configurar el Addenda en Parámetros del sistema/Carpeta Factura electrónica/Pestaña Generales, botón Addendas.

Imagen

Adicionalmente, el sistema permitirá definir un namespace para el cliente, que podrá servir para validar otros documentos oficiales como pudiera ser el addenda.

Cálculos que realiza el proceso

El sistema incluirá en un archivo base con extensión .INI el namespace definido por el SAT, este archivo se identificará con el siguiente nombre:

NamespaceBaseE.ini : Archivo base para armar el namespace de la empresa.



Al generar la factura después de cada partida y al grabar el documento, en la ventana de observaciones del documento y de la partida se te pedirán los datos de los campos libres que agregaste en parámetros del sistema.

Imagen

Se genera la factura y el documento Addenda que se guarda en la carpeta Addenda desde C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel\Sistemas Aspel\SAE5.00\Empresa01\Comprobantes\2012\01\11; donde Empresa01 es la carpeta de la primera empresa, 2012/01/11 son las carpetas de acuerdo al año, mes y día que se generó el documento.

La Addenda debe contener la información que se agregó en los campos libres al generar la factura.

Imagen

Para mayor información del manejo de la Addenda dirígete al tema Uso del addenda dentro de Aspel-SAE.

Temas relacionados

Uso del addenda dentro de Aspel-SAE

Parámetros del sistema / Facturas

Configuración de la plantilla

Acceso

� Menú Configuración, Parámetros del sistema, Factura electrónica, botón .

� Módulo clientes, alta o detalle de clientes, Pestaña Comprobantes fiscales, botón .

Qué es

Para los usuarios que tienen necesidades particulares para la generación del XML para CFD o CFDI, esta nueva versión les permitirá personalizarlo a través de un archivo de configuración por empresa y cliente.

Imagen de la ventana

Manejo

Parámetros de configuración que afectan

Botón plantilla. Con este botón asignarás y configurarás la plantilla para generar los CFD o CFDi en el sistema.

Qué debes verificar primero

De manera personalizada puedes configurar la información de la plantilla, de acuerdo a un Cliente en específico dando prioridad a la del cliente.

Configuración de plantilla

Configuración de campos libre para la personalización de las plantillas para CFD y CFDI

Dicha plantilla será copiada a la ruta de plantillas de la empresa(Empresa[EE]/Comprobantes / plantillas).

Al momento de crear el CFD se buscará este archivo y se verificará su vigencia, si no existe o no es vigente, se realizará el XML con la definición en código que se tenga, si el archivo existe se tomarán como plantilla para la generación del XML.



Mensajes que despliega el sistema

Temas relacionados

Parámetros del sistema / Factura electrónica

Detalle del cliente

Configuración de campos libres para la personalizac ión de las plantillas para CFD y CFDI


A partir de la aplicación de la reforma fiscal, se deberá configurar la plantilla de manera general o por cliente, para eso hay que tomar en cuenta los siguientes casos, donde el sistema dará prioridad a los datos según la configuración del Namespace, Addenda y Plantilla trabajando de manera general o por cliente:

Caso 1. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y una Plantilla en Cliente, el sistema valida la información del comprobante sobre la Plantilla del Cliente.

Caso 2. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y una Plantilla en Cliente y a este también se le asigna una Addenda, el sistema valida la información del comprobante sobre la Plantilla del Cliente y la Addenda del cliente.

Caso 3. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y una Plantilla en Cliente y a este también se le asigna un Complemento, el sistema valida la información del comprobante sobre la Plantilla del Cliente y el Complemento del cliente.

Caso 4. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y una Plantilla en Cliente y a este también se le asigna un Namespace y Complemento, el sistema valida la información del comprobante sobre la Plantilla del Cliente y Complemento del cliente.

Caso 5. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y se le asigna una Addenda al cliente, el sistema valida la información del comprobante sobre la Plantilla de la Empresa y la Addenda del cliente.

Caso 6. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y se le asigna una Complemento al cliente, el sistema valida la información del comprobante sobre la Plantilla de la Empresa y el Complemento del cliente.

Caso 7. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y se le asigna un Namespace y Complemento al cliente, el sistema valida la información del comprobante sobre la Plantilla de la Empresa y el Namespace y Complemento del cliente.

Caso 8. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y se le asigna una Addenda por Empresa, el sistema valida la información del comprobante sobre la Plantilla de la empresa y la Addenda de la empresa.

Caso 9. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y se le asigna un Complemento por Empresa, el sistema valida la información del comprobante sobre la Plantilla de la empresa y el Complemento de la empresa.

Caso 10. Si se tiene una Plantilla en la Empresa y se le asigna un Namespace y Complemento por Empresa, el sistema valida la información del comprobante sobre la Plantilla de la empresa y el Namespace de la empresa y Complemento de la empresa.

Repercusiones

� Si ya se tenia una plantilla configurada, al activar el parámetro de Aplicar Reforma fiscal 2012 la plantilla no se cambiará, por lo que hay que seleccionarla automáticamente.

� Si se elimina físicamente la plantilla configurada en parámetros del sistema, se enviará un aviso de que no existe. Ver imagen

� Cuando se va a generar una factura, si la plantilla no contiene la sección Namespace, el sistema mandará un mensaje de error. Ver imagen

� En caso de que la sección del NAMESPACE de la plantilla se encuentre vacío el sistema enviará el siguiente mensaje: Ver mensaje

� La plantilla tendrá prioridad antes que el Namespace cuando se tengan ambos ya sea por empresa o por cliente, ya que la plantilla contiene los Namespaces de Complemento Detallista, Complemento Donatario y Complemento local y en caso de que el usuario tenga un Namespace adicional este lo deberá ingresar dentro de la Plantilla que esté utilizando.



En el sistema Aspel-SAE 5.0 se manejan campos libres para aquella información del cliente que se necesita que se genere en el CFD o CFDi por lo que se necesita tener las siguientes consideraciones:

1.- Debes de tener configurado los datos para la emisión de facturas electrónicas ya sea CFD o CFDI.

Configuración del Archivo

2.- Se debe de modificar la plantilla con los campos que se agregarán dentro de los documentos digitales, esta plantilla se graba con el nombre PlantillaCFD_2_2nombre.xml o PlantillaCFDI_3_2nombre.xml donde nombre es el nombre para identificar la plantilla personalizada. Por ejemplo: PlantillaCFD_2_2CtaPredial.xml

3.- Configuración de la plantilla

� Se sugiere colocar la plantilla personalizada en el directorio C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Aspel\Sistemas Aspel\SAE5.00\Empresa01\Comprobantes\Plantillas si la configuración es para la empresa 1.

� Para configurar la plantilla personalizada en Aspel-SAE, se debe ingresar a Parámetros Factura electrónica, botón

Plantilla, en la ventana que el sistema, presiona el botón para localizar la plantilla personalizada, posteriormente aparecerá el contenido de la plantilla.

Imagen

Definición de los datos

4.- Dependiendo de la información que se va a agregar será el lugar que se dará de alta el campo libre en parámetros del sistema. Tomaremos como ejemplo el campo Cuenta Predial para asentar el número de cuenta predial del inmueble.

Dentro de Parámetros del sistema/Inventarios/Campos libres daremos de alta el campo Cuenta Predial:

Imagen

Importante

Al definir el nombre del campo se deberá hacer tal cual se tiene escrito en la plantilla ya que si no coinciden no se mostrará en la factura electrónica, además es importante mencionar después de guardar la información de los campos libres, estos no podrán eliminarse.

Para este campo se debe ingresar al módulo de inventarios y dar de alta un producto o modificar alguno ya existente, en la pestaña "Datos adicionales" , en la cual aparecerá el campo que se agregó en los parámetros de inventarios, en dicho campo se debe de agregar el número de cuenta predial.

Imagen

Por lo que se debe tomar en cuenta que se pueden escribir tantos números de cuenta predial como productos o servicios se necesiten facturar, en este caso la factura contendrá solo una partida con este producto facturado y el dato de la cuenta predial en la factura electrónica se verá reflejado en el XML.

Generación de CFD's

5.- Para elaborar la factura debes:

� Definir el folio de la factura

� Registrar la información necesaria.

� Agregar la partida con el producto que contiene el dato de la cuenta, para seguir con el ejemplo en este caso, la cuenta predial que se dio de alta en el paso 4.

Archivo XML



6.- Los archivos de la factura se general con la extensión XML y se almacenan generalmente en la ruta del DAC en: \Sistemas Aspel\ SAE5.00 \ Empresa nn \ Comprobantes \aaaa \ mm \ dd (donde nn = número de empresa, aaaa=año, mm=mes y dd=día).

Desde La ruta anterior, se puede abrir el archivo XML para revisar su contenido.

Imagen

Temas relacionados

Configuración de plantilla

Parámetros del sistema / Factura electrónica

Parámetros del sistema/ Inventarios

Manejo del concepto flete

Manejo


Inventarios "Servicio para fletes"

Clave de servicio para flete. Define la clave del servicio de flete que manejará el sistema. De tal forma que al especificar en la partida este servicio, se realicen los cálculos correspondientes para la aplicación de dicho servicio.


Antecedentes En versiones anteriores se proporcionaba el flete desde la cabecera de la captura de documentos y se indicaba en los parámetros de configuración la retención de impuestos, ahora el flete se manejará como un servicio más, obteniendo la retención de impuestos del esquema asociado a dicho servicio. El precio del flete se puede determinar de la siguiente manera: Por zona

� Con base a la Zona asociada al cliente. Si el flete se calculara en base a un monto o fórmula definida por Zona, deberás contar con esta definición. Ejemplo gráfico.

Por la aplicación de una política

� Para el caso en que existiera una política de oferta vigente esta se aplicará considerando las especificaciones definidas en dicha política. Catálogo de políticas.

Por un Precio de lista en particular

� Por Cliente. Por el precio de lista definido para el cliente. Esta definición tiene prioridad a la lista definida por almacén. Ejemplo gráfico.



� Por Almacén. Por el precio de lista definido para el almacén. Podrás definir una lista de precios diferente para cada almacén. Para esta definición deberás tener activado el parámetro multialmacén dentro de los parámetros del sistema. Ejemplo gráfico.

Para mayor información consulta el tema: Manejo de la lista de precios en el sistema.

Por el precio público del producto

� Si no cuentas con la definición de los puntos anteriores, el precio del servicio de flete se tomará del precio público definido para dicho servicio dentro del catálogo de inventarios.

Ejemplo gráfico.

Prioridad para determinar el precio

1. Lo definido para la zona (fórmula o monto) 2. La aplicación de una política 3. La lista de precios asociado a un cliente 4. La lista de precios asociado a un almacén 5. El precio público definido para el servicio en el catálogo de inventarios

El sistema tomará en cuenta primero el monto o fórmula definida para la zona asociada al cliente, si no se cuenta con esta información se aplicará la política correspondiente, si no se cuenta con políticas vigentes, se tomará el valor de la lista de precios, donde primero se verificará que exista una la lista asociada al cliente, de lo contrario toma la lista de precios asociada a un almacén, y por último si no esta definido ningún punto de los anteriores, se toma el precio público del producto. Pasos para incluir el servicio de flete en un documento de venta

1. Dar de alta el servicio que se utilizará como flete en el inventario: Ejemplo gráfico.

Considerar:

� Si utilizas Multialmacén este servicio lo tendrás que dar de alta en cada uno de los almacenes que manejará este servicio.

� Si deseas aplicar el precio de lista definido para el servicio, te recomendamos no definir para la zona asociada al cliente un monto o fórmula para el flete, de tal forma que el sistema tome el precio de lista definido para el cliente o producto según sea. Si utilizas multialmacén podrás definir para el servicio de flete un precio de lista diferente por cada almacén que se maneje.

2. Ya creado el servicio en el inventario, accede a los parámetros de configuración para definir este servicio como el servicio de flete que se usará en el sistema. Ejemplo gráfico.

3. Como último paso, genera un documento de venta utilizando este servicio de flete.

� Genera un documento de venta donde incluya un servicio de flete. Ejemplo gráfico. Consideraciones del servicio Aún calculando el flete por Zona o por Precio de lista, pudiera ser que el precio se pueda ver afectado por la aplicación de alguna política de descuento, considerando las condiciones para la aplicación de dichas políticas. Políticas de oferta.



Temas relacionados

Manejo del concepto lista de precios

El precio calculado para el servicio de flete no podrá estar por debajo del precio mínimo registrado para dicho servicio dentro del catálogo de inventarios. Catálogo de productos y servicios. Sólo se generará una cuenta por cobrar aún cuando se tenga flete, el importe de esta cuenta ya considerará la retención por lo que el importe se verá disminuido. Cuando se identifique que el servicio capturado es flete, se hará el cálculo o se indicará el precio de este servicio (las partidas que se tomarán en cuenta para el cálculo únicamente incluyen a productos, grupos y kits; los servicios se excluyen del cálculo). Solo podrá existir un elemento de tipo Flete por empresa. Los impuestos se calculan como una partida normal, es decir, considerando el esquema de impuesto indicado en el documento o partida según corresponda.

Traducción de archivos

Consideraciones al momento de traducir

El proceso de traducción de documentos tomará la información de los campos FLETE, IMPFLETE, RETENFLETE de la cabecera y lo convertirá en partida como un producto más del documento. Para este caso ya deberá de existir en el sistema la configuración o manejo de este concepto de flete.

Otros/ Complementarios

Botón "Recalcular Flete"

Esta opción solo se debe usar cuando el precio del flete se está obteniendo con base a una fórmula definida en la Zona.

Botón disponible desde la captura de un documento de tipo factura, el cual permitirá recalcular el precio del servicio de flete. Este botón funciona de la siguiente manera:

Si después de incluir la partida para la aplicación del servicio flete, se incluyeran nuevas partidas al documento, éstas no estarían contempladas dentro del cálculo, para este caso, deberás

seleccionar el botón ubicado desde la barra de herramientas de la captura de un documento de tipo factura, para que se realice nuevamente el cálculo del flete con las nuevas partidas incluidas.

Consideraciones

Lo recomendable es que el servicio de flete se capture al fina de todas las partidas, para que el cálculo sea automático, pero podrás manejar varias partidas por concepto de flete tomando en consideración el punto de abajo.

Cuando se capturen dos partidas por concepto de flete, cada flete tomará el cálculo de todas las partidas anteriores a él, pero si se utiliza el botón "Recalcular flete", el monto de los fletes se calcularán nuevamente tomando en cuenta todas partidas, es decir, todos los fletes tendrán el mismo monto.



Manejo de Multialmacén en facturas

Acceso

� Desde cualquier consulta, proceso u opción donde se requiera especificar el almacén correspondiente.

Qué es

Al manejar la opción Multialmacén, logras una administración eficiente de las existencias de tu negocio, llevando una clasificación de tus productos por almacenes independientes (claves hasta de 10 dígitos), pero manteniendo la integridad y control absoluto del total de tu información.

Este manejo de almacenes, es recomendable para aquellas compañías que cuentan con bodegas adicionales o con varias sucursales.

Se está manejando un nuevo concepto llamado Poli-multialmacén, y se le denomina con este nombre a los documentos de ventas o de compras en los cuales se haya manejado en sus partidas más de un almacén en específico.

Manejo


Inventarios

Facturas

Para mayor información de estos parámetros, consulta el tema Parámetros de configuración.

Nota: Tomar en cuenta que hay ciertos parámetros que vienen activados por omisión en el sistema, por tal motivo es importante que revises muy afondo cada uno de los parámetros con los que cuenta tu sistema para una correcta administración.

Perfiles que afectan

Modificar almacén. Perfil que le indicará al sistema, si el campo "Almacén" estará habilitado para su modificación.

Almacén. Perfil que le indicará al sistema el almacén de trabajo que tiene asignado el usuario activo.

Almacén de devolución. Perfil que le indica al sistema el número de almacén en la captura de los documentos de tipo devolución.

Estos perfiles deberán definirse por usuario, para mayor información, consulta el tema: Perfiles del usuario.

Especificaciones de importancia Almacén que se propone en este campo: Si dentro de los parámetros de configuración se activó el parámetro "Manejar multialmacén", desde los documentos de ventas y compras se podrá manejar un almacén en específico, los almacenes se podrán proponer conforme a lo siguiente:

1. Primer caso. Al acceder a la captura de documentos el valor o almacén que se propone es el Predeterminado por el sistema, el cua l es el almacén "1".




� Activado el parámetro "Manejar multialmacén". � Ningún almacén definido dentro de los Perfiles del usuario. Ejemplo gráfico

2. Segundo caso. Al acceder a la captura de documentos el valor o almacén que se propone es el definido dentro de los perfiles del u suario.

� Activado el parámetro "Manejar multialmacén". � Almacén definido dentro de los Perfiles del usuario. Ejemplo gráfico

Manejo del almacén en las partidas: El almacén suge rido para todas las partidas de Facturas o Remisiones es el que se encuentra defini do en la cabecera del documento. Y solo podrás modificar dicho dato, si en parámetros de configuración/facturas/Por partida, está habilitada la opción "Captura del almacén en e l alta de documentos" y si tu perfil lo permite.

Modificar almacén en captura: Si se requiere inhabilitar el campo "Almacén", para delimitar su edición o modificación, deberás modificar el perfil del usuario "Permitir modificar almacén". Este parámetro afecta tanto al campo "Almacén" de la cabecera, como al de las partidas de un documento de venta (facturas, remisiones y devoluciones). Especificar el uso de un almacén por medio de la personalización de captura.

1. Personaliza la captura de documentos, indicando los campos a usar y los campos que por omisión se propondrán.

2. En parámetros de configuración/Facturas/Por documento, al personalizar los folios con el

botón , podrás indicar por folio un archivo de configuración por captura.

3. Posteriormente desde Perfiles del usuario, define el folio a usar por usuario. De esta forma al cargar el folio a usar por el usuario, se cargará el archivo de captura personalizado y junto con ella los campos predefinidos incluyendo el número del almacén.

Combinación de almacenes en el documento:

� Para el caso en que las partidas de un documento (ya sea directo o enlazado) tengan el mismo almacén y éste sea distinto al predeterminado, al grabar el documento se modifica el almacén de la cabecera con el de las partidas.

� Para el caso en que las partidas de un documento de venta (ya sea directo o enlazado) tengan distinto almacén, al grabar el documento, en el campo "Almacén" de la cabecera se observará cero. El almacén cero significa que este documento es Poli-multialmacén.

� Los documentos Poli-multialmacén se consideran al momento de efectuar filtros sobre las consultas o reportes.

Usando un almacén de devolución

Si en parámetros del sistema se tiene activada la opción "Manejar almacén de devolución" en los documentos de venta de tipo devolución se permitirá manejar un almacén diferente al que se realizó en la venta, tomando en cuenta los siguientes casos de configuración:

1. Primer caso. Al acceder a la captura de documentos el valor o almacén que se propone es el Predeterminado por el sistema, el cua l es el almacén "1".

� Activado el parámetro "Almacén de devolución", pero especificando como almacén a

proponer el valor "0". Ejemplo gráfico � Ningún almacén de devolución definido dentro de los Perfiles del usuario. Ejemplo

gráfico

2. Segundo caso. Al acceder a la captura de documentos el valor o almacén que se propone es el definido dentro de los Parámetros de configuración.



Observaciones

Solo los documentos de Facturas, Remisiones y Devoluciones manejan el concepto almacén.

Temas relacionados

Parámetros de configuración de facturas

Parámetros de inventarios

Agregar un documento de factura

Configuración y uso de las claves alternas de los p roductos

Acceso

Configuración

� Menú Módulos, Facturas y vendedores, Facturas

� Activado el parámetro "Almacén de devolución", pero especificando como almacén a

proponer el valor "2". Ejemplo gráfico � Ningún almacén de devolución definido dentro de los Perfiles del usuario. Ejemplo

gráfico

3. Tercer caso. Al acceder a la captura de documentos el valor o almacén que se propone es el definido dentro de los Perfiles del u suario.

� Activado el parámetro "Almacén de devolución", y en parámetros se puede especificar

cualquier valor. Ejemplo gráfico � Almacén de devolución definido dentro de los Perfiles del usuario. Ejemplo gráfico

En caso de No usar este parámetro "Manejar almacén de devolución" los productos serán devueltos al almacén predeterminado en el sistema (siempre será 1) o en su caso, el Almacén de trabajo especificado en el perfil de usuario. Ejemplo gráfico

Otros/

Complementos

Documentos enlazados con multialmacén

� A las partidas de los documentos enlazados provenientes de Remisiones o Facturas no se les puede cambiar el almacén, de tal forma que, al realizar el enlace, el campo "Almacén" de la cabecera del documento y la columna almacén de las partidas quedará inhabilitado.

� Las partidas con enlaces de Cotizaciones o Pedidos necesariamente se les deberá proporcionar un almacén, ya que en dichos documentos no se maneja este dato. Por omisión, al cargar las partidas en el documento, estas estarán direccionadas al almacén predeterminado en parámetros de configuración.

Aplicación de políticas por almacén

Hay ciertas políticas que solo están definidas para ser aplicadas cuando los productos pertenecen a un almacén en particular. Revisa el tema:

Catálogo de políticas.



� Módulo de inventarios, Alta o Detalle de productos, botón "Claves Alternas".

Uso

� Módulo de facturas y vendedores, Alta de documentos.

� Módulo de compras, Alta de documentos.

Qué es

Es la clave adicional a la clave principal que te pueda indicar algo en específico del producto, como por ejemplo el código de barras o uno proporcionado por el proveedor.

Esta es una característica muy útil sobre todo para la captura de documentos tanto de facturas como de compras), donde te permitirá capturar además de la clave del producto cualquiera de las otras claves registradas para el mismo ( alternas/internas). Adicionalmente al alta de documentos, podrá utilizarse en el alta de movimientos al inventario.

Manejo


Configuración

Cuando se esta dando de alta un nuevo producto al inventario y solicitas agregarle claves alternas, el sistema te despliega la ventana correspondiente para llevar acabo la asignación de las anteriores. Y después de grabar la información podrás utilizarlas, según lo que se explica a continuación.

Uso

Podrás usar esta Clave alterna, desde el campo "Producto" desde:

� Alta de documentos de compras

� Alta de documentos de facturas

� Movimientos al inventario

Al capturar una clave, el sistema verifica si la clave capturada corresponde a una clave principal, a una clave alterna, o a una clave interna, donde:

Clave Principal: Clave que identifica al producto, la cual es única. Clave con la que se registra al producto dentro del sistema.

Clave Alterna: (por cliente o proveedor: Clave adicional a la clave principal del producto, que pueda indicar algo en específico del producto con relación al cliente , ejemplo: el número que usa el cliente para identificar al producto en la empresa.

Clave Interna: Clave adicional a la clave principal del producto. Es una clave de uso interno dentro de la empresa, como pudiera ser un código de barras, entre otros.

Se verifica si la clave anotada corresponde a la clave principal de un producto, de lo contrario, verifica si la clave anotada corresponde a una clave Alterna o Interna, si es correcta la verificación se sustituye la clave



Temas relacionados


Manejo del concepto de listas de precios

capturada por la clave Principal del producto.


Inventarios "Servicio para fletes"

Clave de servicio para flete. Define la clave del servicio de flete que manejará el sistema. De tal forma que al especificar en la partida este servicio, se realicen los cálculos correspondientes para la aplicación de dicho servicio.


Antecedentes En versiones anteriores se proporcionaba el flete desde la cabecera de la captura de documentos y se indicaba en los parámetros de configuración la retención de impuestos, ahora el flete se manejará como un servicio más, obteniendo la retención de impuestos del esquema asociado a dicho servicio.

Por un Precio de lista en particular

� Por Cliente. Por el precio de lista definido para el cliente. Esta definición tiene prioridad a la lista definida por almacén. Ejemplo gráfico.

� Por Almacén. Por el precio de lista definido para el almacén. Podrás definir una lista de precios diferente para cada almacén. Para esta definición deberás tener activado el parámetro multialmacén dentro de los parámetros del sistema. Ejemplo gráfico.

Para mayor información consulta el tema: Manejo de la lista de precios en el sistema.

Por el precio público del producto

� Si no cuentas con la definición de los puntos anteriores, el precio del servicio de flete se tomará del precio público definido para dicho servicio dentro del catálogo de inventarios.

Ejemplo gráfico.

Prioridad para determinar el precio

1. Lo definido para la zona (fórmula o monto) 2. La aplicación de una política 3. La lista de precios asociado a un cliente 4. La lista de precios asociado a un almacén 5. El precio público definido para el servicio en el catálogo de inventarios

El sistema tomará en cuenta primero el monto o fórmula definida para la zona asociada al cliente, si no se cuenta con esta información se aplicará la política correspondiente, si no se cuenta con



políticas vigentes, se tomará el valor de la lista de precios, donde primero se verificará que exista una la lista asociada al cliente, de lo contrario toma la lista de precios asociada a un almacén, y por último si no esta definido ningún punto de los anteriores, se toma el precio público del producto. Pasos para incluir el servicio de flete en un documento de venta

1. Dar de alta el servicio que se utilizará como flete en el inventario: Ejemplo gráfico.

Considerar:

� Si utilizas Multialmacén este servicio lo tendrás que dar de alta en cada uno de los almacenes que manejará este servicio.

� Si deseas aplicar el precio de lista definido para el servicio, te recomendamos no definir para la zona asociada al cliente un monto o fórmula para el flete, de tal forma que el sistema tome el precio de lista definido para el cliente o producto según sea. Si utilizas multialmacén podrás definir para el servicio de flete un precio de lista diferente por cada almacén que se maneje.

2. Una vez creado el servicio en el inventario, accede a los parámetros de configuración para definir este servicio como el servicio de flete que se usará en el sistema. Ejemplo gráfico.

3. Como último paso, genera documentos de ventas o de compras utilizando este servicio de flete.

� Genera un documento de venta donde incluya un servicio de flete. Ejemplo gráfico. Consideraciones del servicio Sólo se generará una cuenta por cobrar aún cuando se tenga flete, el importe de esta cuenta ya considerará la retención por lo que el importe se verá disminuido. Cuando se identifique que el servicio capturado es flete, se hará el cálculo o se indicará el precio de este servicio (las partidas que se tomarán en cuenta para el cálculo únicamente incluyen a productos, grupos y kits; los servicios se excluyen del cálculo). Solo podrá existir un elemento de tipo Flete por empresa. Los impuestos se calculan como una partida normal, es decir, considerando el esquema de impuesto indicado en el documento o partida según corresponda.

Traducción de archivos

Consideraciones al momento de traducir

El proceso de traducción de documentos tomará la información de los campos FLETE, IMPFLETE, RETENFLETE de la cabecera y convertirlo en partida como un producto más del documento, esto además deberá tomar en cuenta que el servicio y el esquema de impuestos existan o en su defecto deberá darlos de alta (Confirmar). Deberá configurar, que en el caso de haber dado de alta un servicio que este es el valor para el parámetro “Servicio Flete”.

Otros/ Complementarios

Botón "Recalcular flete"

Esta opción solo se debe usar cuando el precio del flete se está obteniendo con base a una fórmula definida en la Zona

Botón disponible desde la captura de un documento de tipo factura, el cual permitirá recalcular el precio del servicio de flete cuando. Este botón funciona de la siguiente manera:



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Parámetros de configuración de clientes

Filtros personalizados

Tipos de clientes y sus diferentes estatus dentro d el sistema

Manejo

Si después de incluir la partida para la aplicación del servicio flete, se incluyeran nuevas partidas al documento, éstas no estarían contempladas dentro del cálculo. Para este caso, deberás

seleccionar el botón ubicado desde la barra de herramientas de la captura de un documento de tipo factura, para que se realice nuevamente el cálculo del flete con las nuevas partidas incluidas.

Consideraciones

Lo recomendable es que la partida con el servicio de flete se capture al final, para que el cálculo sea automático, pero podrás manejar varias partidas por concepto de flete entre partidas si así lo requieres.

Cuando se capturen dos partidas por concepto de flete, cada flete tomará el cálculo de todas las partidas anteriores a él, si se utiliza el botón "Recalcular flete", el monto de los fletes se calculará nuevamente tomando en cuenta todas partidas, es decir, todos los fletes tendrán el mismo monto.


Tipos de clientes

Cliente de Aspel-SAE

Persona u organización que se le factura o se le vende de manera regular en la empresa. La cual dependiendo la cantidad de compra que efectúe dentro de la empresa, se pueda hacer de un historial de ventas satisfactorio, pudiendo tener Beneficio como: registro dentro del catálogo de clientes, aplicación de descuentos ( descuentos especiales, ofertas del día, descuentos financieros), la atención personalizada de un vendedor, entre otros.

Cliente mostrador (MOSTR)

Así se le denomina a un cliente cuando este es un comprador ocasional, esto es, que no forma parte del catálogo de Clientes.

Este cliente podrá ser identificado por la clave (MOSTR, este cliente) viene incluido por omisión en el catálogo de clientes.

Estados que puede tener un cliente



Para mayor información revisa los temas: Cambio de estatus y Eliminar clientes.

Temas relacionados


Agregar una remisión

Agregar un documento de cotizaciones

Agregar un documento de devolución

Datos del cliente

Manejo de impuestos

Acceso

� Desde la ventana de captura de documentos (Facturas, remisiones, pedidos y cotizaciones).

Clientes con estatus de moroso

Es un cliente que tiene un saldo deudor, y que por tal, el sistema debe operar con ciertas limitantes, ejemplo: para facturarle se deberá solicitar una autorización.

De tal forma que al indicar desde un documento de venta una clave de un cliente moroso, el sistema verifique que:

� Si desde el módulo de perfiles del usuario, tu perfil tiene activada la opción "Venta de clientes con saldo moroso", el sistema te permitirá generar un documento de venta sin que se solicite una autorización previa, en caso contrario, el sistema pedirá una Autorización para continuar con el proceso de venta.

Nota: La única restricción que hay para un cliente moroso, es que los documentos de venta deberán ser liquidados al momento de su generación, es decir, no se podrán generar a crédito.

Clientes con estatus de suspendido

Este estatus bloquea al cliente dentro del sistema, operando con ciertas limitantes, ejemplo: solo podrán registrarse movimientos donde NO se registren operaciones de tipo cargo, tales como pedidos, cotizaciones o devoluciones.

Clientes con estatus de baja

Le indica al sistema que este usuario ya no esta disponible dentro del mismo, y solo se manejará para reportes como parte de un historial de ventas.

Para cambiar el estado de un cliente deberás acceder al Módulo de Clientes/ "Cambiar estatus del cliente".



Qué es

Impuesto. Cargo exigible por el fisco sobre los ingresos, bienes y consumo de una persona física o moral.

En la actualidad se pueden aplican diferentes tipos de impuestos, esto depende la mayoría de las veces del tipo de bien o producto del que se trate. Un producto puede estar afectado por la aplicación de uno o varios impuestos. Para facilitar esta aplicación, el sistema te permitirá definir esquemas de impuestos en los cuales puedas según sea el caso.

Los impuestos más comunes son: IVA (Impuesto al Valor agregado) e IEPS (Impuesto especial sobre productos y servicios).

El concepto esquema de impuesto en el sistema, consiste en manejar un valor o registro (llamado esquema) que incluya la definición de varios impuestos (hasta 4) e incluso definiendo varios porcentajes de impuesto a aplicar. Este concepto surgió por los distintos impuestos que pueden afectar a un producto y los cuales pueden influir en el precio total del mismo, por Ejemplo, hay ciertos productos que son afectados por el impuesto I.E.P.S e I.V.A y otros que solo los afecta el IVA.

Manejo


Parámetros generales

Inventarios

Facturas


El sistema te permitirá manejar 4 diferentes tipos de impuestos, los cuales podrás definir desde Configuración/ Inventario/ Impuestos/ Leyendas y porcentajes. Y con base a estos impuestos dar de alta los diferentes esquemas de impuesto que se requieran.

Para que estos impuestos se apliquen correctamente, deberás realizar lo siguiente:

1. Define los Parámetros de configuración las leyendas de los impuestos 2. Da de alta desde el Módulo de inventarios los diferentes Esquemas de impuesto que se

manejarán. 3. Asocia los esquemas de impuestos definidos a cada uno de los productos del Catálogo de

inventarios.

Consideraciones

Por omisión el sistema viene configurado con dos impuestos, IVA (impuesto 4) e IEPS (impuesto 1) y se incluyen en el Módulo de inventarios/Esquemas de impuestos, los esquemas más aplicados o usados por las empresas en base a estos dos impuestos.

Es importante que para lograr un buen manejo, consideres que el sistema siempre toma de forma estricta que el IVA se encontrará en la 4ta posición y el IEPS en la 1ra. Por omisión en los parámetros del sistema, sólo se sugerirán los impuestos 1 y 4 correspondientes aI I.E.P.S. e I.V.A respectivamente, por lo que si manejas ambos impuestos, deberás indicar en parámetros de configuración/Facturas el uso en pantalla de los cuatro impuestos, aunque el impuesto 3 y 2 nunca sean definidos.

El orden en que se tomarán los impuestos dependiendo del número de impuestos indicados en los Parámetros de configuración, es el siguiente: Impuesto4, Impuesto3, Impuesto2, Impuesto1, es decir, si indicaste que se utilizarán dos impuestos, los que se tomarán serán Impuesto4, Impuesto3. Por lo



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Manejo de Apartados

Acceso

� Módulo de Facturas, Menú Archivos, opción Pedidos, Alta y Detalle de un pedido, Barra de herramientas botón .

Qué es

Este proceso es de utilidad para cuando se realiza un Pedido y se desea "separan" o "asegura" producto, ya que de esta forma desde el inventario se registra dicho proceso y así no se puedan vender. Esto hasta que desde el proceso de Vencimientos de pedidos con apartado , manualmente se edite el campo de apartados en inventarios, o se facture el documento del pedido se cancelará el apartado de productos.

Manejo

que hay que considerar que para la captura de impuestos por partida del documento, su aplicación depende de lo configurado en el catálogo de impuestos para cada esquema.

Si en el alta de documentos indicas el valor "0" en el campo "Esquema" (en la cabecera del documento), el esquema que se considerará para calcular los impuestos, es el definido en cada producto dentro del Módulo de Inventarios.

Catálogo de inventarios / Alta

El esquema propuesto por el sistema tanto en la Cabecera de documento como en las partidas del mismo, en el módulo de Facturas, podrá ser editado siempre y cuando en el módulo de configuración / Facturas / Carpeta por partida, esté habilitado el campo "Impuesto" ubicado en la sección Capturar en alta de documentos. Ejemplo

Se debe considerar que cuando se expiden comprobantes fiscales digitales no se deben utilizar impuestos diferentes a IVA e IEPS (impuestos Trasladados), cualquier otro impuesto diferente a estos, no serán soportados por el esquema del comprobante fiscal digital, aunque Aspel-SAE los permita configurar desde facturas.

Parámetros de configuración que afecta

Para el manejo de apartados desde el documento de pedidos, es necesario configurar el sistema en donde se permita dicho proceso, esto desde los Parámetros de configuración/ Facturas.

Los productos como apartados pueden reservarse des de:

El módulo de inventarios

Cuando se da de Alta un producto o desde su Detalle en la pestaña Precios y control, podrás indicar si se desea mantener algunos de los productos reservados, esto para diferentes manejos de



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Agregar un documento de pedido

Vencimientos de pedidos con apartados

Reporte de productos apartados por clientes

Reporte de productos apartados por producto

Aplicación de indirectos en Aspel-SAE

Acceso

� Dentro de la captura de documentos de compra, recepción y devolución.

Manejo


tu empresa, ya que al realizar este apartado y se llegue a su mínimo de venta, el sistema no permitirá se vendan más de dichos productos. Imagen

El manejo de apartados desde inventario es manual ya que tu podrás editar y modificar el valor del campo, pero igual se incrementará, al registrar un pedido y en la partida se indica apartar el producto.” Es decir que cuando se selecciona un producto como apartado, desde un pedido, se incrementará el valor asignado al detalle del producto en la sección de precios y control.

El documento de Pedidos

Al dar de alta de un pedido o consultarlo, y en la sección de las partidas del documento (esto si se tiene configurado "Ver en consulta" y "Ver en captura" Apartados) el sistema te permitirá activar la casilla para indicar que el producto seleccionado queda con el estatus de apartado. Imagen

Consideraciones

Cuando se realiza un documento de pedido y se apartan productos, hay que tomar en cuenta que al ser facturado dicho documento, los productos apartados serán liberados con dicho documento, porque el cliente ya realizó la compra.

Aquellos productos que son apartados en los documentos de pedido y que no son facturados, podrás liberarlos desde el proceso de Vencimientos de pedidos con apartados.

Para consultar o emitir un reporte de los productos apartados, el sistema cuenta con los Reportes de Apartados por clientes y Apartados por producto, y

y así cuando se desee consultar cuántos, cuáles y quién tiene apartado él o los productos, puedes tener dicha información.

Parámetros de configuración que afecta

Indirectos por partida. Este parámetro indica si se aplicarán los indirectos por cada partida. Si se encuentra activado, se podrán capturar los indirectos en el alta o modificación de los documentos. En caso que se encuentre desactivado el campo Indirectos por partida en Parámetros del sistema, en el alta o modificación del documento estará desactivado y no se mostrará la columna de indirecto en las partidas.

Cómo funciona el El sistema Aspel-SAE permite capturar gastos indirectos con la finalidad de poder obtener un costo



proceso real de los productos que se adquieren al momento de una compra, estos gastos pueden ser generados por varios conceptos, por ejemplo: almacenamiento, transportación, importación, etc.

La captura de los gastos indirectos se realiza al momento en que se graba el documento de compra, dicho monto es definido por el proveedor.

Los montos de los indirectos se pueden capturar en la partida del producto, o en el encabezado del documento para que se prorratee de acuerdo al monto de la partida.


Tomaremos en cuenta que al aplicar la cantidad de indirectos, el costo del producto cambia.

La forma en que se pueden aplicar estos indirectos es manualmente escribiendo el monto en cada partida o por medio del prorrateo, es decir, indicando la cantidad de indirectos en el campo "Gasto

Ind." que se encuentra en el encabezado del documento y con el botón o con las tecla Shift+F2.

1. Cálculo para un producto sin descuentos

Partiremos de la siguiente información del inventario:

Ruta: Menú Módulos, Inventarios, Productos y servicios, Detalle de productos y servicios

Ahora realizaremos una compra para este producto únicamente, sin considerar ningún descuento.

Ruta: Menú Módulos, Compras, Actualizaciones, Alta de compras

� Indicaremos Total indirecto = 120 � Total por partida = 5 * 300 = 1500 � Gastos indirectos = 120 � Cantidad = 5

En este caso ya sea manualmente o por medio del campo se puede indicar el monto del indirecto, ya que la cantidad será para un solo producto.

Ver imagen

Costo = 1500 + 120 / 5 = 324

Ver imagen

2. Supongamos ahora que realizamos una compra de má s de un producto

Para ello partimos de la siguiente información del inventario:

Total de indirectos = 150

Clave Productos Costo promedio Ultimo costoA001 Producto1 300 300

Cantidad Producto Costo unitario5 A001 300

Clave Producto Costo promedio Ultimo costoA001 Producto1 324 324A002 Producto2 405 410

Cantidad Producto Precio unitario8 A001 3245 A002 405



A001

Total por partida = 2592

A002

Total por partida = 2050

Indicando manualmente los monto indirectos tenemos:

Ver imagen

Costo (A001) = ( 2592 + 150) / 8 = 342.75

Costo (A002) = ( 2050 + 150) / 5 = 440

Los costos de los productos quedan de la siguiente manera:

Ver imagen

3. Por ultimo veamos que sucede cuando se indica un descuento

En el inventario tenemos lo siguiente:

Total de indirectos = 600

Realizamos la siguiente compra indicando un descuento comercial del 5 por ciento.

A001 Total por partida = 313.96 * 15 = 5141.25

A002 Total de la partida = 342.75 * 8 = 3520.00

A003 Total de la partida = 1500 * 10 = 15000

Total con descuento

A001 Total = ( 342.75*15 - 5%) = 4884.15

A002 Total = (440 * 8 - 5%) = 3344

A003 Total = =1500 * 10 - 5%) = 14250

Subtotal = 23661.25

Total de la compra= 22478.19

Descuento= 1183.06

Clave Producto Costo promedio Último costo

A001 Producto1 335.53 342.75

A002 Producto2 440 440.00

A003 Producto3 1500.00 1500.00

Cantidad Producto Total indirectos Total partida

15 A001 130.37 5141.25

8 A002 89.26 3520.00

10 A003 380.37 15000



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Agregar un documento de compra

Agregar un documento de recepción

Devolución de compras

Manejo de costos en el módulo de Compras

Qué es

El costo promedio de un producto es el valor que estará referido a las compras, ventas u operaciones de entrada y salida; por lo tanto, será modificado en el catálogo de Movimientos al inventario o por los módulos de Facturas o de Compras, en este caso, hablaremos de la afectación que hay en Movimientos al inventario y Compras, para un costeo promedio, excepto cuando se tiene definido un tipo de costeo estándar.

Manejo

� Costo del proveedor en inventario

El costo del producto tiene varias funcionalidades en el sistema, una de ellas es por proveedores, es decir, al producto se le asigna uno o varios proveedores con su propio costo, y en caso de que sea diferente de cero, se le dará prioridad sobre el costo registrado en el inventario.

Por ejemplo:

Se tiene el producto A001 con un costo promedio de 440.00, y se le asignó al proveedor 1 con un costo 320.5.

Se genera un documento de compra con este producto, y se asigna el costo el proveedor que fue asignado.

Nota:

Si el costo del proveedor es diferente a cero, tomar éste como costo sugerido para la captura , en caso contrario, tomar el del inventario.

Hay dos formas para indicar el gasto indirecto:

� Cuando se indica el monto desde el encabezado en el campo "Gastos Ind." , con las teclas

Shift+F2 o botón de prorrateo se calculará el monto de indirectos de acuerdo al total de cada partida.

Ver imagen:

Costo de producto :

A001 Costo =(4484.15 + 130.37) / 15 = 334.30

A002 Costo = (3344 + 89.26) / 8 = 429.15

A003 Costo = (14250 + 380.37 ) = 1463.03

Ver imagen

� Se puede indicar el monto de indirecto manualmente desde cada partida.

Ver imagen

El costo del producto será afectado de acuerdo al total de las partidas del producto.

Ver imagen



� Costo del producto cuando se aplican indirectos

En el módulo de compras, el costo promedio es afectado directamente en el inventario. Al generarse el documento de compra, se modifica el costo promedio del producto, así como el último costo.

Costo = (Total de la partida + Indirecto ) / Cantid ad de la partida

Lo explicaremos con el siguiente ejemplo:

La fórmula para calcular el costo promedio es el siguiente:

Costo promedio = total de la partida + indirectos/c antidad de la partida.

Ejemplo:

En el inventario tenemos lo siguiente:

Realizamos la siguiente compra indicando un descuento comercial del 5 por ciento.

A001 Total por partida = 313.96 * 15 = 5141.25

A002 Total de la partida = 342.75 * 8 = 3520.00

A003 Total de la partida = 1500 * 10 = 15000

Total con descuento

A001 Total = ( 342.75*15 - 5%) = 4884.15

A002 Total = (440 * 8 - 5%) = 3344

A003 Total = =1500 * 10 - 5%) = 14250

Subtotal = 23661.25

Total de la compra= 22478.19

Descuento= 1183.06

Hay dos formas para indicar el gasto indirecto:

� Cuando se indica el monto desde el encabezado en el campo "Gastos Ind." , con el botón de prorrateo se calculará el monto de indirectos de acuerdo al total de cada partida.

Ver imagen:

Clave Producto Costo promedio Último costo

A001 Producto1 335.53 342.75

A002 Producto2 440 440.00

A003 Producto3 1500.00 1500.00

Cantidad Producto Total indirectos Total partida

15 A001 130.37 5141.25

8 A002 89.26 3520.00

10 A003 380.37 15000



Costo de producto :

A001 Costo =(4484.15 + 130.37) / 15 = 334.30

A002 Costo = (3344 + 89.26) / 8 = 429.15

A003 Costo = (14250 + 380.37 ) = 1463.03

Ver imagen

� Se puede indicar el monto de indirecto manualmente desde cada partida.

Ver imagen

El costo del producto será afectado de acuerdo al total de las partidas del producto.

Ver imagen

Métodos de costeo

Qué es

El sistema calcula el costo del movimiento de salida a partir del costeo que maneje el producto, como se vio en Agregar productos en el inventario, al explicar el campo de Costeo.

El sistema maneja 5 tipos de costeo: U.E.P.S., P.E.P.S., Promedio, Estándar e Identificado y se definen para cada producto.

Manejo


Costeo estándar

El tipo de costeo estándar no lleva consigo ningún cálculo, únicamente va a respetar la cantidad indicada en el módulo, sin cambio para entradas o salidas. Por ejemplo, si su catálogo de inventarios tienen como último Costo 20 y Costo Promedio 25, al realizar una entrada el Último Costo 20 y el Costo promedio 25, aunque en el movimiento se especifique una cantidad distinta. Esto puede verificarse consultando el detalle del documento.

Costeo promedio

Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario final cuando las unidades son idénticas en apariencia, pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferentes precios.

Para fijar el valor del costo de la mercancía por este método se toma el valor de la mercancía del inventario inicial y se le suman las compras del periodo, después se divide por la cantidad de unidades del inventario inicial más las compradas en el periodo.

El Costo promedio de un producto se calcula de la siguiente manera, cuando se registra un movimiento en el inventario:

(Existencias x Costo Promedio actual) (Cantidad que entra o sale x Costo Unitario)

Existencias Cantidad que entra o sale

El "+" es para la mercancía de entrada y el "-" si la mercancía es de salida.



Donde: Existencia y Costo promedio, son los datos actuales del catálogo de inventarios, y Cantidad que entra y Costo Unitario son los datos del documento de entrada.

Todas las salidas se registran al Costo Promedio actual del movimiento, aún cuando se realicen la salida por Movimiento al Inventario y no aparezca el total, al consultar el detalle del movimiento, se podrá visualizar el costo operado (total de la salida).

Costeo UEPS

Este método tiene como base que la última existencia en entrar es la primera en salir. Esto es que los últimos adquiridos son los primeros que se venden.

Se controlan las partidas utilizadas, relacionándolas con las correspondientes partidas de ingresos

En cuanto se agota la partida de más reciente ingreso, se utiliza la siguiente partida más reciente, con su correspondiente costo de adquisición.

El inventario tiende a quedar valorado al costo de adquisición más antiguo.

Considera que las últimas unidades adquiridas, son las primeras surtidas al ser vendidas. El inventario se componen del inventario inicial más las primeras compras del periodo.

Ventajas

Relaciona de mejor manera los costos vigentes con las ventas en curso. Es recomendable cuando hay baja rotación de inventario, o cuando los cambios en los costos de adquisición tienen rápidos cambios en los costos de ventas.

Desventajas

Puede generar un saldo activo alejado de los costos actuales.

Costeo PEPS

Aplicándolo a las mercancías significa que las existencias que primero entran al inventario son las primeras en salir del mismo, esto quiere decir que las primeras que se compran, son las primeras que se venden.

Se deben controlar las partidas utilizadas, relacionándolas con las correspondientes partidas de ingresos

En cuanto se agota la partida de más antiguo ingreso, se utiliza la siguiente partida más antigua, con su correspondiente costo de adquisición.

El inventario tiende a quedar valorado al costo de adquisición más reciente.

Considera que las primeras unidades adquiridas, son las primeras surtidas al ser vendidas. Las existencias en el inventario corresponden a las compras más recientes.

Ventajas

Es un método objetivo (genera una corriente de costos ordenada cronológicamente), por lo que manifiesta el saldo del inventario con más apego a los costos de adquisición actuales que otros métodos. Funciona mejor cuando la rotación de mercancía es acelerada.

Desventajas

Cuando los costos de adquisición van en aumento (inflación), su efecto en el cálculo contable es reducir el costo de la mercancía vendida, inflar las utilidades y el saldo final del inventario.

Aplicación de los métodos

Costeo Identificado

El costeo identificado se realiza asignado al movimiento de salida el costo del número de serie indicado en el documento. De tal forma que dependiendo del número de serie registrado en una salida, se registra al mismo costo al cual entró.

Si en el sistema se registra un número de serie a un costo determinado, cuando se genera una salida pueden ocurrir 3 procesos:

� Se asigna el costo de entrada al movimiento de salida de acuerdo con el número de serie definido. � Se asigna el último costo al movimientos de salida, si al generar el movimiento se registra un



Aplicación y seguimiento de campañas

Que es

Esta es una guía para la aplicación de las campañas utilizando las funciones CRM. Con el fin de dar una idea más clara del manejo y uso de la modalidad de campañas, te presentamos algunos casos prácticos como guía o ejemplos, en los cuales te podrás apoyar para la creación de nuevas campañas.

Ejemplos practicos:

Campaña: Lanzamiento de productos.

Campaña: Promociones de productos.

Campaña: Seguimiento de cotización.

Campaña: Cobranza de minoristas.

Temas relacionados

Campañas

Alta de campañas

Modificar campañas

Lanzamiento de productos

Que es

A continuación se presenta el caso de la campaña "Lanzamiento de productos", en el cual se describe todo lo necesario para poder darlo de alta y con esto dar a conocer a los clientes de la campaña en cuestión.

El objetivo de esta campaña es informar a todos los clientes del lanzamiento del nuevo producto, esto se logrará al enviar un correo electrónico a los clientes con la foto y características del producto. Los clientes considerados para este procedimiento son los que se encuentran en la base de datos de Aspel-SAE.

Procedimiento

1. Dar de Alta la campaña.

� Acceder a Menú Módulos, Clientes y cuentas por cobrar, Consultas, Catálogo de campañas/ Barra de herramientas,

con el botón .

� En la sección datos generales de esta sección debes indicar los datos de la campaña. Ver imagen.

� La siguiente sección se encuentra sin habilitar, pues elegimos a TODOS los clientes.

� La Guía de la campaña que corresponde a la siguiente sección, no aplica para este ejemplo.

� En esta sección se debe dar de Alta las actividades que corresponderán a la campaña. Ver imagen.

a. Se debe hacer clic en el botón agregar, en el campo de Actividad acceder al ayuda del campo y elegir Envío de E-mail.

número de serie nuevo que no existe en la base de datos. Para este proceso es requisito en facturas tener habilitado el Parámetro "Alta de números de serie en ventas".

� Se asigna el costo promedio, si al registrar el movimiento de salida no se indica un número de serie.



b. Indicar la prioridad Nivel 1.

c. En el campo Descripción indicar "Se envía el correo a todos los clientes".

d. En el campo Resultado hacer clic en el ícono y elegir de la lista "Se envió e-mail", en # de días indicar 1 y en el campo Actividad Resultante, elegir de la lista "Terminal: éxito", también se debe hacer clic sobre la casilla de la columna "¿Se registra?".

e. Por último se agrega la actividad, haciendo clic en el botón aceptar.

� En la última sección de Revisión, se activa el botón aceptar y se da de alta mediante este la campaña.

2. Se debe preparar en Microsoft Word, un documento con la imagen que se desea enviar, para seguir con el ejemplo, hemos creado el documento Lanzamiento nuevo producto.doc.

3. Para enviar el e-mail o ejecutar las tareas de la campaña se debe:

� Acceder a Menú Módulos, Clientes y cuentas por cobrar, Consultas, Administración de clientes.

� En la sección izquierda de la consulta se debe ubicar en la campaña creada: Campañas de publicidad/Lanzamiento.

� En la consulta se presentan todos los clientes, se debe hacer clic con el botón derecho del ratón y elegir la opción Inicia campaña. Ver imagen.

4. Posteriormente, se debe presionar el icono , en el cuerpo del correo se debe indicar la información que se va

enviar y con el icono se debe indicar el archivo que se va anexar al correo. Se debe oprimir el botón "Para", para especificar los destinatarios de correo, como este correo se desea enviar a TODOS los clientes, sólo se debe hacer clic en el botón y Aceptar.

5. Presiona el icono Enviar.

6. Para cerrar la campaña, se debe hacer clic en el icono , y elegir del menú que presenta la opción "Cierra campaña". Con esto esta campaña desaparecerá del Administrador de clientes y en la consulta de campañas tendrá el estatus de "Inactiva".

Temas relacionados


Campañas

Administración de clientes

Promociones de productos

Que es

A continuación se presenta el caso de la campaña "Promoción de productos", en el cual se describe todo lo necesario para generar el proyecto y con esto dar a conocer a los clientes mayoristas la promoción del mes en una campaña telefónica de información.

El objetivo de esta campaña es informar a los clientes mayoristas la promoción del mes, esto se logrará al contactarlos telefónicamente e informar los detalles de la promoción. Los clientes considerados para este procedimiento son los que se encuentran en la base de datos de Aspel-SAE.

Procedimiento

1. Antes de dar de alta la campaña se recomienda hacer la planeación de las actividades comprendidas en la estrategia, por ejemplo:





con el botón .


� En la sección Selección de clientes debes indicar el criterio de selección que identifique a los clientes mayoristas, en este caso, en la pestaña Ventas se indicará un importe de ventas mayor o igual a $50,000.00. Ver Imagen.

� La Guía de la campaña que corresponde a la siguiente sección, dado que es una campaña de información vía telefónica, se debe indicar el guión del diálogo de la campaña. Ver imagen.

� En la sección Actividades se debe dar de Alta las actividades que corresponderán a la campaña. Ver imagen.

a. Se debe hacer clic en el botón agregar, en el campo de Actividad, mediante el botón deberás capturar Llamar al cliente.


c. En el campo Descripción indicar "Llamada para promocionar el producto del mes".

d. En el campo Resultado deberás registrar "No se obtuvo respuesta" no existe en el catálogo estándar, al escribir la descripción el sistema sugerirá agregarlo, sólo se debe aceptar la adición; en # de días indicar 1 y en el campo Actividad Resultante, elegir de la lista "Terminal: fracaso", también se debe hacer clic sobre la casilla de la columna "¿Se registra?".

Y en el campo Resultado hacer clic en el ícono y elegir de la lista "Se logró contacto"; en # de días indicar 1 y en el campo Actividad Resultante, elegir de la lista "Terminal: éxito", también se debe hacer clic sobre la casilla de la columna "¿Se registra?".


� En la última sección de Revisión el sistema mostrará la lista de clientes que tienen la clasificación de mayoristas, se activa el botón aceptar y se da de alta mediante este la campaña. Ver imagen.

3. Una vez que se tiene listo el equipo de Operadores de telemarketing, se deberá dar inicio a la campaña en Aspel-SAE, para ello:

� Acceder a Menú Módulos, Clientes, Consulta, Administración de clientes.

� En la sección izquierda de la consulta se debe ubicar en la campaña creada: Campañas de telemarketing/PROMES.


� El Operador de telemarketing deberá dar doble clic desde el primer hasta el último cliente, con esto se ejecuta la campaña y se presenta la ventana de Seguimiento de campaña. Ver imagen.

� El Operador debe realizar la llamada y ejecutar el guión.



� Dependiendo del resultado: Se logró contacto o no, debe hacer doble clic sobre el resultado.

� Aspel-SAE presenta el número de registro del resultado en la bitácora y la ventana con la Actividad resultantedependiendo, dado que en este ejemplo son las actividades terminales se debe elegir el siguiente cliente con

los botones .

� Se deben repetir los pasos (d) al (f) hasta terminar la lista de clientes.

Si en algún momento se desea conocer la cantidad de clientes a los que se les proporcionó la información, se debe hacer clic

en el botón , y elegir la opción Totales de la campaña.

Esta misma campaña se puede realizar de una manera más compleja y completa, desglosando más las actividades y resultados con la finalidad de obtener un mejor seguimiento y una visión más clara del estado de la base de datos, es decir, cualquier campaña en el sistema, se puede definir lo más sencilla o compleja posible. Ver imagen.

Temas relacionados


Campañas


Seguimiento de cotización

Que es

En este caso se presenta la campaña "Seguimiento de cotización", en el cual se describe todo lo necesario para poder generar el proyecto y con esto dar a conocer a los clientes de la campaña en cuestión.

El objetivo de esta campaña es dar seguimiento a las cotizaciones emitidas a los clientes, esto se logrará al contactarlos telefónicamente y llegar a una conclusión en base a la emisión de este documento. Los clientes considerados para este procedimiento son los que se encuentran en la base de datos de Aspel-SAE.

Procedimiento


Ver otras actividades.





con el botón .


� En la siguiente sección debes indicar el criterio de selección que identifique las cotizaciones emitidas en el mes, en este caso, en la pestaña Ventas se indicará los documentos tipo Cotización y en la vigencia se registrará la opción este mes, sin incluir cancelaciones. Ver Imagen.



a. Se debe hacer clic en el botón , en el campo de Actividad acceder al ayuda del campo y elegir Contacto con el cliente.


c. En el campo Descripción indicar "Contactar al cliente para seguimiento de cotización".

d. En el campo Resultado "Desea levantar pedido" no existe en el catálogo estándar, al escribir la descripción el sistema sugerirá agregarlo, sólo se debe aceptar la adición; en # de días indicar 0 y en el campo Actividad Resultante, elegir de la lista "Revisión de cotización", también se debe hacer clic sobre la casilla de la columna "Se registra".

En el campo Resultado hacer clic en el ícono y elegir de la lista "No se obtuvo respuesta"; en # de días indicar 1 y en el campo Actividad Resultante, elegir de la lista "Contacto con el cliente", también se debe hacer clic sobre la casilla de la columna "¿Se registra?".



3. Una vez que el vendedor tiene lista la información de las cotizaciones, se deberá dar inicio a la campaña o ejecutar las tareas de la campaña, se debe:


� En la sección izquierda de la consulta se debe ubicar en la campaña creada: Campañas de Seguimiento al cliente/Cotización.


� El vendedor deberá dar doble clic desde el primer hasta el último cliente, con esto se ejecuta la campaña y se presenta la ventana de Seguimiento de campaña. Ver imagen.


� Aspel-SAE presenta el número de registro del resultado en la bitácora y la ventana se visualiza con la Actividad resultante dependiendo de lo seleccionado, al elegir Desea levantar pedido, la actividad actual cambia a Revisión de cotización, donde el resultado es Desea levantar pedido y al elegirlo cambia la actividad a Levantó pedido en este ejemplo esta actividad es terminal por lo que al registrar la misma, se debe elegir el siguiente

cliente con los botones .




Esta misma campaña se puede realizar de una manera más compleja y completa, desglosando más las actividades y resultados con la finalidad de obtener un mejor seguimiento y una visión más clara del estado de la base de datos, es decir, cualquier campaña en el sistema, se puede definir lo más sencilla o compleja posible.

Temas relacionados


Campañas




Cobranza de minoristas

Que es

El caso de la campaña Cobranza de minoristas, en el cual se describe todo lo necesario para poder generar el proyecto y con esto dar a conocer a los clientes de la campaña en cuestión.

El objetivo de esta campaña es realizar la cobranza a los clientes minoristas que tienen documentos vencidos por más de 15 días, esto se logrará al contactarlos y llegar a un acuerdo de pago total o en parcialidades. Los clientes considerados para este procedimiento son los que se encuentran en la base de datos de Aspel-SAE.

Procedimiento


Ver otras actividades.



con el botón .


� En la siguiente sección debes indicar el criterio de selección que identifique las cotizaciones emitidas en el mes, en este caso, en la pestaña Clientes (2) se indicará el saldo Menor o igual a $5,000.00; y en la pestaña cuentas por cobrar, selecciona los documentos contra vencimiento, en fecha inicial vacío y en final la fecha de 15 días antes. Ver Imagen.



a. Se debe hacer clic en el botón agregar, en el campo de Actividad acceder al ayuda del campo y elegir Contacto con el cliente.


c. En el campo Descripción indicar "Contactar al cliente para realizar el cobro de documentos vencidos".

d. En el campo Resultado "Se llegó a un acuerdo" si no existe en el catálogo estándar, al escribir la descripción el sistema sugerirá agregarlo, sólo se debe aceptar la adición; en # de días indicar 1 y en el campo Actividad Resultante, elegir de la lista "Negociación", también se debe hacer clic sobre la casilla de la columna "¿Se registra?".

En el campo Resultado hacer clic en el ícono y elegir de la lista "No se obtuvo respuesta"; en # de días indicar 1 y en el



campo Actividad Resultante, elegir de la lista "Contacto con el cliente", también se debe hacer clic sobre la casilla de la columna "¿Se registra?".



3. Una vez que el vendedor tiene lista la información de las cotizaciones, se deberá dar inicio a la campaña o ejecutar las tareas de la campaña, se debe:


� En la sección izquierda de la consulta se debe ubicar en la campaña creada: Campañas de Seguimiento al cliente/Minoristas.


� El vendedor deberá dar doble clic desde el primer hasta el último cliente, con esto se ejecuta la campaña y se presenta la ventana de Seguimiento de campaña. Ver imagen.


� Aspel-SAE presenta el número de registro del resultado en la bitácora y la ventana se visualiza con la Actividad resultante dependiendo de lo seleccionado, al elegir Se logró contacto, la actividad actual cambia a Negociación, donde el resultado es Se llegó a un acuerdo y al elegirlo cambia la actividad a Recepción de pago; después debe registrarse el Pago recibido, como en este ejemplo esta actividad es terminal, se debe elegir el

siguiente cliente con los botones .




Esta misma campaña se puede realizar de una manera más compleja y completa, desglosando más las actividades y resultados con la finalidad de obtener un mejor seguimiento y una visión más clara del estado de la base de datos, es decir, cualquier campaña en el sistema, se puede definir lo más sencilla o compleja posible.

Temas relacionados


Campañas


Recuperación del saldo de ventas

Que es

� Este caso presenta los casos en los que se podría utilizar la actualización de saldos del expediente del cliente.

� Este proceso actualiza los saldos de los clientes por inconsistencias entre el catálogo de clientes y los movimientos registrados en cuentas por cobrar.

� Utiliza este proceso cuando por falta de energía eléctrica o por haber modificado manualmente el campo de saldo del expediente del cliente, existan diferencias con el saldo que tiene cuentas por cobrar.

� En esta actualización el sistema calcula el saldo con base en los movimientos que tengan registrados los clientes.

Actualización con movimientos iniciales

Cuando por fallas en la energía eléctrica se ve modificado el saldo del expediente del cliente es importante utilizar este proceso para tener un correcto saldo, especialmente cuando dichas inconsistencias suceden al estar trabajando con el sistema. Los movimientos considerados para este procedimiento son las que se encuentran en la consulta de Movimientos de cuentas por



cobrar, es importante saber si se encuentran registrados todos los movimientos desde la apertura de la empresa para cada uno de los clientes. En este caso solo es necesario correr el procedimiento.

1. Revisar los saldos con que cuenta el sistema antes de realizar el proceso. Esto lo puedes realizar imprimiendo el Reporte de acumulado de clientes o la consulta de Catálogo de clientes. Ver imagen.

2. Acceder a Menú Módulos, Clientes y cuentas por cobrar, Actualizaciones, Actualización de saldos. Ver imagen.

3. Seleccionar el rango de clientes que se requiera actualizar. En este caso no se capturará en estos campos para que la actualización se realice a todos los clientes. Ver imagen.

4. Al realizar la operación se debe desplegar un mensaje de aviso que se termino satisfactoriamente el proceso. Ver imagen.

5. Una vez que el proceso fue concluido se debe corroborar que los saldos sean los esperados de acuerdo a nuestros registros. Para esto pude se utilizar nuevamente el catalogo de clientes o el reporte de acumulado de los mismos.

Ver imagen.

Actualización sin movimientos iniciales

Cuando se modifica de manera manual el campo saldo en el expediente del cliente o por fallas en la energía eléctrica este se ve modificado es importante utilizar este proceso para tener un correcto saldo. Los movimientos considerados para este procedimiento son las que se encuentran en la consulta de Movimientos de cuentas por cobrar, es importante saber si se encuentran registrados todos los movimientos desde la apertura de la empresa para cada uno de los clientes. En caso de no ser así, este es el procedimiento a seguir.

1. Revisar los saldos con que cuenta el sistema antes de realizar el proceso. Esto lo puedes realizar imprimiendo el Reporte de acumulado de clientes o la consulta de Catálogo de clientes. Ver imagen.

2. Acceder a Menú Módulos, Clientes y cuentas por cobrar, Actualizaciones, Actualización de saldos. Ver imagen.

3. Seleccionar el rango de clientes que se requiera actualizar. En este caso se capturará del cliente 12 al 16. Ver imagen.

4. Al realizar la operación se debe desplegar un mensaje de aviso que se termino satisfactoriamente el proceso. Ver imagen.

5. Una vez que el proceso fue concluido se debe corroborar que los saldos sean los esperados de acuerdo a nuestros registros. Para esto pude se utilizar nuevamente el catalogo de clientes o el reporte de acumulado de los mismos.

Ver imagen.

Observaciones

Es posible modificar los saldos de cada cliente uno por uno en el expediente del cliente.

Tema relacionado

Actualización de saldos

Interfaz Outlook® con Aspel-SAE

Que es

En este caso se pretende mostrar el correcto uso de la interfaz con Outlook®.

Para tener acceso a los contactos desde el sistema es necesario activar la Interfaz con MS-Outlook® ( Configuración), ya que esta opción permitirá que se realice la inte rfaz entre Outlook® y Aspel-SAE. Ver imagen .

Las opciones donde el sistema utiliza esta interfaz son las siguientes:

� Contactos .

� Citas .

� Enviar correo .

� Correo masivo .



� Administración de clientes .

� Catálogo de clientes .

Parámetros que afectan al módulo de clientes

Los parámetros que afectan al módulo de clientes de manera directa son los siguientes:

Parámetros generales/ Generales

� CxC cliente mostrador

� Multimoneda

� Solicitar tipo de cambio

� Descuento comercial

Clientes y CxC/ Generales

� Clave secuencial

� Días comerciales de crédito

� Ganancia cambiaria

� Pérdida cambiaria

� Manejo de folio

� Fecha límite de movimientos de CxC

Clientes y CxC/ Campos libres

� Campos definidos previamente

� Campos nuevos

Facturas/ Por documento

� Fecha de cierre de documentos

Aplicaciones asociadas

� Mostrar citas al inicio

� Utilizar interfaz con Outlook®

Temas relacionados

Recepción de anticipos

Recepción de pagos

Recepción de pagos multidocumento

Aplicación de anticipos

Eliminar clientes

Catálogo de clientes

Conceptos de cuentas por cobrar

Alta de clientes



Citas

Estatus del cliente

Que es

Esta es una clasificación de los clientes basado en el saldo con que cuenta, es decir, si se encuentra al día con sus pagos o tiene documentos vencidos.

Estatus activo

Cuando un cliente se encuentra en estatus activo el sistema permite realizar todos los procesos dentro del mismo, al registrar un nuevo cliente siempre se encuentra en este estatus. Es posible cambiar de estatus mediante la opción Cambiar estatus , donde se realiza por cada cliente, o también por medio del Cambio masivo de estatus donde por medio de una selección de criterios se realiza el cambio.

El Cliente mostrador pertenece a esta clasificación, pues por su naturaleza no tiene saldos vencidos.

Al recuperar la información de un cliente por medio de la opción Recuperar claves de clientes el estatus que presentará es activo, sin importar el estatus que tenía al ser eliminado.

Estatus moroso

Un cliente con estatus moroso tiene las siguientes limitaciones en el sistema:

� Al registrar desde el Módulo de facturas un documento de venta (factura, remisión, pedido o cotización) el sistema te muestra el aviso que el cliente tiene este estatus. Este mensaje se despliega al capturar la clave del cliente en el campo correspondiente, el cual se considera informativo pues permite registrar los documentos. En caso que el Perfil de usuario no tenga habilitado la opción Venta a clientes morosos se desplegará una ventana de autorización para registrar el documento. En el caso de facturas y remisiones, únicamente te permitirá hacer la venta directa, desplegando la ventana de Recepción de pagos. Para mayor información consulta el archivo de ayuda del módulo de Perfiles. Ver imagen.

� Cuando el registro de documentos se realiza desde la opción de alta de cuentas por cobrar, se muestra el aviso que el cliente se encuentra en estatus moroso. Este se despliega al capturar la clave del cliente en el campo correspondiente o al acceder a la opción desde el catálogo de clientes antes de abrir la ventana del alta. El mensaje se considera informativo por que permite registrar el documento. Ver imagen.

Estatus suspendido

El cliente que pertenece a este estado se encuentra completamente limitado, pues no se permite realizar las siguientes operaciones:

� Al registrar desde el Módulo de facturas un documento de factura o remisión, el sistema te muestra el aviso que el cliente tiene este estatus y no te permite continuar con la captura. Este se despliega al capturar la clave del cliente en el campo correspondiente. En caso de los pedidos o cotizaciones el sistema te muestra el aviso, pero permite seguir con la captura. Ver imagen.

� Cuando el registro de documentos se realiza desde la opción de alta de cuentas por cobrar, se muestra el aviso que el cliente se encuentra en estatus suspendido. Este se despliega al capturar la clave del cliente en el campo correspondiente o al acceder a la opción desde el catálogo de clientes antes de abrir la ventana del alta. Ver imagen.

Temas relacionados

Cambiar estatus

Cambio masivo de estatus

Manejo del cliente mostrador

Que es

El cliente mostrador se utiliza para las ventas al público en general que no son facturadas directamente al cliente por no



requerirlo; esto sucede con clientes que son ocasionales o no forman parte del catálogo de clientes regulares de tu compañía. Este cliente cuenta con características creadas especialmente por lo que no es posible crear otro igual.

Cuando creas tu base de datos para empezar a trabajar, es el único cliente que tiene el catálogo pues lo trae por omisión.

Manejo

Temas relacionados

Catálogo de clientes

Alta de clientes

Modificar clientes

Parámetros del sistema

Debes seleccionar la casilla CxC cliente mostrador, para que las ventas realizadas se vean reflejadas en las cuentas por cobrar.

Clave del cliente

La clave que corresponde al cliente mostrador (MOSTR) está registrada en el sistema de forma predeterminada.

Parámetro de Factura

No afectar doctos. de venta por cambio en información de cliente. Este parámetro no afecta al cliente mostrador.

Eliminar Si en tu empresa se almacenan las ventas la público en general a través del cliente mostrador (MOSTR), no es recomendable darlo de baja, pues de esta manera no existiría un clave o registro donde acumular este tipo de ventas. Es posible recuperar a este cliente por los siguientes procesos:

Recuperar clientes

1. Debes iniciar el proceso desactivando la clave secuencial en parámetros del sistema, esto en caso de utilizar las claves de forma secuencial.

2. Luego se debe seleccionar Alta de clientes, el cual se encuentra habilitado el campo Clave, se capturará la clave MOSTR.

3. Al salir de este campo el sistema despliega un mensaje el cual advierte que la clave ha sido dada de baja y pregunta si deseas reactivarla.

4. Selecciona el botón Sí, para que se llenen los campos con la información con la que contaba el expediente del cliente en el momento de darlo de baja.

5. Para terminar el registro de la reactivación debes guardar la información.

6. En caso de elegir el botón No, el sistema te permite cambiar el número de la clave para realizar un nuevo registro.

7. Cuando manejas las claves de forma secuencial, debes activar en parámetros del sistema la clave secuencial, con el fin de regresar al uso normal de tu empresa.

Ventas al público

Al registrar una venta desde el Modulo de facturas, cuando registras una factura sin definir el campo Cliente, se despliega una ventana para los datos del cliente MOSTR, en caso de seleccionar el botón aceptar, de manera automática el sistema reactiva al cliente mostrador.

Manejo de crédito

En el expediente de este cliente, la sección de manejo de crédito debe permanecer desactivado, puesto que el pago se realiza al momento.

Tipo de empresa

La sección de tipo de empresa en el expediente de este cliente se encuentra sin habilitar pues por su naturaleza no pertenece a esta clasificación.

Estatus del cliente

El cliente mostrador pertenece al estatus activo y no se puede modificar, pues al tratarse de ventas directas no tendrá saldos vencidos.



Eliminar clientes

Estatus del cliente



aspel sae 5 casos practicos

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