UNVERSDAD DEL CAUCA

2CONTABILIDAD DE COSTOS I. Universidad del Cauca 38_______________________________________________________________________________

INTRODUCCION A LA CONTABLIDAD DE COSTOS

1. CONSIDERACIONES GENERALES

Vivimos en un mundo de caos en el cual las organizaciones econmicas y sus administradores no pueden actuar de manera tranquila y sosegada pensando o admitiendo que nada pasa en su entorno y que su estabilidad est garantizada. Hay un hecho incontrovertible como lo es la globalizacin que cada da es ms intensa. Se han modificado las relaciones de produccin; sus mtodos y tipos; las estructuras organizacionales rgidas y verticales estn dando paso a estructuras horizontales en las que las decisiones son tomadas por diversos miembros de la organizacin, la tecnologa se transforma rpidamente generando un caos, los hechos econmicos y sociales son impredecibles, etc. Todos estos factores obligan a las organizaciones a introducir profundos cambios en sus sistemas de informacin contable como herramienta para la conduccin empresarial que posibilite una adecuada toma de decisiones orientadas a enfrentar un mercado globalizado, con altos niveles de competitividad, en donde los precios, la calidad y la innovacin juegan un papel preponderante.Ser competitivos implica ser eficientes en los procesos productivos y trabajar bajo el concepto de calidad. Desde luego que para diferenciarse de la competencia, mejorar resultados y obtener un mayor grado de penetracin de nuestros productos se necesita organizacin, programacin y control sistemtico de toda la gestin evitando improvisaciones, por ello no basta tener un conocimiento amplio del entorno sino conocer a fondo el mbito interno de la organizacin, cosa que se logra si se dispone de una informacin clara, pertinente y oportuna

No es ilgico afirmar que toda empresa tiene como objetivos el crecimiento, la supervivencia, y la obtencin de utilidades; para cuyo logro, los directivos deben realizar una distribucin adecuada de recursos (financieros y humanos) basados en buena medida en informacin de costos. De hecho son frecuentes los anlisis de costos realizados dentro de la planeacin y control para la toma de decisiones (eliminar lneas de productos, hacer o comprar, procesar adicionalmente, sustitucin de materia prima, localizacin, aceptar o rechazar pedidos, diseo de productos y procesos). En este sentido la Contabilidad de Costos, como subsistema de informacin interno, juega un papel importante por cuanto de ella se deriva informacin valiosa que contribuye a dar respuesta a los mltiples interrogantes que el empresario enfrenta al tomar decisiones. En este orden de ideas el Contador Pblico o el analista financiero tienen un gran reto como generadores de informacin para sus clientes internos porque de su capacidad de generar informacin oportuna y pertinente a la gerencia depende una buena toma de decisiones

Antiguamente, los sistemas de costeo se limitaban a acumular datos para costear los productos elaborados, e incorporarlos en informes de la contabilidad financiera (Balance General y Estado de Resultados); sin embargo el desarrollo de las industrias, dado los adelantos tecnolgicos introducidos por la globalizacin y la competitividad, han hecho que las operaciones fabriles y las lneas de productos se tornen ms complejas. En las empresas manufactureras se desembolsan grandes sumas de dinero por concepto de mano de obra, electricidad, materias primas, combustibles y otros, para realizar actividades de producir, vender y administrar (Sinisterra, 1997) , y se manejan diversos inventarios, (materias primas, suministros, repuestos, productos y otros), todo con el fin de fabricar productos destinados a la venta o la prestacin de algn servicio. Tambin se manejan miles de requisiciones, comprobantes, facturas y otros documentos que constatan las mltiples transacciones, siendo necesario mantener cierto orden para que la informacin resultante sea oportuna, verificable, objetiva, libre de prejuicios, relevante y econmicamente factible de lograr.

La doctrina contable se ha enriquecido con nuevos enfoques sobre la importancia de la informacin en general y el rol de la informacin contable en particular. Los modernos sistemas de procesamiento si bien son nuevas tcnicas de captacin y suministro de datos, permiten tal variedad, riqueza y rapidez de flujo en la informacin que influye tambin en la formulacin de criterios doctrinarios. Uno de los campos que ms ha evolucionado con estos modernos sistemas es el de la elaboracin de informacin interna de las diferentes actividades que se efectan en una organizacin. Una de las informaciones claves es la vinculada con la GESTION por cuanto permite tanto a directivos como a quienes toman decisiones planificar, programar y medir sus resultados. Ello ha motivado que conceptos clsicos como contabilidad de costos; contabilidad financiera y sistemas de costos deban ser objeto de revisin continua. En este proceso de revisin se reformulan objetivos y se utilizan nuevas expresiones como Contabilidad de Gestin o Contabilidad Directiva que tienen acepciones diferentes segn los autores. No hay duda que la comunidad acadmica Contable deber considerar estos nuevos enfoques y precisar los contenidos, alcance y objetivos de un SISTEMA DE INFORMACION SOBRE COSTOS de manera que se involucre en los planes de formacin de los Contadores.2. SISTEMA DE INFORMACION SOBRE COSTOS

Un sistema de informacin de costos involucra un concepto amplio como herramienta fundamental para la gestin y la toma de decisiones. En este sentido deben visualizarse nuevos esquemas para el clculo de costos y se deben diferenciar tambin los procedimientos de clculo para obtener costos unitarios con miras a la elaboracin de estados financieros.

CONCEPTO DE SISTEMA DE INFORMACION SOBRE COSTOS El Sistema de Informacin de Costos est constituido por un conjunto de procedimientos preestablecidos destinados a cubrir las necesidades de informacin de una organizacin, en lo referido a las actividades de produccin de bienes y servicios que la misma realiza; cuantificando los recursos utilizados en dichas actividades y relacionndolos con los productos obtenidos y los servicios prestados. Estos procedimientos comprenden:a. El sistema computarizado -software de costos que, integrado al resto de los sistemas de la organizacin, capta y procesa en forma instantnea los datos necesarios para emitir la informacin prevista, yb. Los procedimientos operativos, ejercidos tanto en forma previa (acciones sobre el input) como posteriormente (tratamiento y destino del output) al procesamiento electrnico referido. Es decir que los procedimientos que conforman el sistema alternan tramos computarizados con tramos de ejecucin personal, estos ltimos referidos a traslados entre sectores, autorizaciones o cualquier otra rutina no computarizada.

El Sistema de Costos est sustentado por los criterios de costeo asumidos; el o los mtodos elegidos y todas las dems caractersticas que le dan forma y de cuya calidad depender la eficiencia del sistema. Se incluyen dentro de este grupo: las especificaciones de los productos (procesos, desperdicios, tiempos); la definicin de la departamentalizacin ya sea esta contable o extracontable; la determinacin de la capacidad de produccin o de servicio de cada centro de cotos referida a niveles normales; los turnos de trabajos; las hojas de costo; el comportamiento de cada naturaleza de costos en cada centro de costos ante oscilaciones en el nivel de actividad del centro; la dotacin de personal de cada centro de costos y en general toda informacin de ingeniera de producto o de proceso que sea indispensable para el clculo de costos.

OBJETIVOS DEL SISTEMA1. Su objetivos es el de cubrir en forma integral las necesidades de informacin de la organizacin en lo que hace a la actividad de produccin de bienes y servicios, vinculando los recursos utilizados con los productos obtenidos. Este objetivo puede sintetizarse en los siguientes conceptos que constituirn las salidas (output) del sistema:

a) La informacin resultante de los registros contables, por los hechos contabilizables que ocurran en el desarrollo de la actividad de produccin de bienes y servicios. Este producto del sistema de costos constituye el mdulo "CONTABILIDAD DE COSTOS" que se traslada al SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE siendo parte integrante del mismo. Los registros contables, son elaborados con base en: - Los criterios contables asumidos en forma interna por el ente, y - las normas legales y tcnicas dispuestas externamente todos en concordancia con el SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE

b) La informacin no necesariamente basada en registros contables que tanto los sectores operativos como de conduccin o de gestin requieran para la toma de decisiones. Esta informacin es confeccionada en funcin de las normas internas del ente en cuanto a: Unidades de medida, dado que estas salidas pueden ser elaboradas en otras unidades monetarias, diferentes a la utilizada por la contabilidad o en unidades no monetarias. Periodicidad, independiente de los ciclos contables, generalmente con mayor frecuencia que stos, es decir, referida a unidades de tiempo menores. Variables a controlar, teniendo en cuenta que pueden existir variables que en la contabilidad estn englobadas con otras, y que con fines operativos o de control, sea conveniente su individualizacin o viceversa. Agrupamiento de la informacin, dado que las variables consideradas podrn agruparse con criterios diferentes a los de los registros contables. Relaciones y comparaciones entre las variables o sus agrupamientos, determinando coeficientes o relaciones proporcionales y comparaciones de tiempo o espacio. Diversidad, dado que un mismo tipo de informacin podr mostrarse en diferentes formatos segn el uso al que est destinada, preservando la uniformidad nicamente en los casos en que sea utilizada para efectuar las relaciones y comparaciones mencionadas en el punto anterior.

2. Habida cuenta de la distinta forma de las salidas del SISTEMA DE INFORMACION SOBRE COSTO a saber:

a) La informacin resultante de registros contables yb) No necesariamente basada en registros contables debe tenerse en cuenta que en modo alguno ello representa duplicidad o divergencia de informacin. Ambos grupos deben ser convergentes entre s, completndose mutuamente, y en todo momento deben poder establecerse las equivalencias respectivas, dado que ambos estn representando la misma realidad, a partir de los mismos hechos. Su diferencia consiste fundamentalmente en:

El objetivo al que est destinado cada formato, y La particularidad de la informacin no contable, de representar, adems de la realidad ocurrida, las realidades proyectadas que pasarn a integrar el sistema presupuestario del ente.

La contabilidad debe ser nica, constituyendo un conjunto importante de informacin de salida con destinos externos e internos. La informacin con destino interno es una porcin -y no la nica- de los datos de entrada de otros sistemas de informacin administrativos.

CONSECUENCIAS DE UN INCORRECTO SISTEMA DE INFORMACION DE COSTOS Muchos de los fracasos de las empresas se deben a carencia o insuficiencia de informacin

Atender a los clientes equivocados:

Disear productos costosos

Incrementar el costo de produccin a pesar de la reduccin de costos:

Opciones de organizacin costosas: Centralizacin

Fuente de decisiones incorrectas. No intente hacer de todo

CAMBIOS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION

El cliente como centro de atencin:

Qu es lo que importa al cliente: calidad, buen servicio, precios razonables.

Cules productos o clientes son o no productivos. Debemos ofrecer un servicio impecable a nuestros clientes.

El tiempo como factor clave: Saber cundo se compra y cundo se vende. Prever con suficiente anticipacin acontecimientos vitales (produccin, ventas, compras, prestacin de servicios, etc.)

Control total de calidad: Crear una cultura de la calidad con el compromiso de todos para fabricar productos excelentes y a bajo costo.

Crear una nueva cultura empresarial en la direccin de la empresa.

Avances o revolucin de la tecnologa de la informacin.

Avances en el ambiente de la manufactura

Crecimiento de la industria de servicios

Competencia global

Obtener calidad en la decisin est en funcin del tipo de informacin disponible. De entre los muchos cambios que debe afrontar la empresa, el de la gestin de costos es quizs uno de los ms importantes.

QUE SE PRETENDE RESOLVER CON LA CONTABILIDAD DE COSTOS

La Contabilidad de Costos es un sistema de Informacin de Costos que involucra un concepto amplio como herramienta fundamental para el control de gestin y la toma de decisiones: es la columna vertebral de un Sistema de Informacin para la Gestin.

Si miramos el panorama econmico de las empresas encontramos que uno de los objetivos bsicos de las mismas es la generacin de utilidades, las cuales surgen de la comparacin de los ingresos con todos los costos: como costos de producir, de vender, de administrar, de obtener financiamiento y de cubrir impuestos. De otra parte, es indiscutible que cualquier actividad que desarrolle el individuo u organizacin genera costos para los cuales es apropiado el manejo de la teora de costos quien a la larga se ocupa de la determinacin del costo de los productos o servicios.

La identificacin, integracin, anlisis y distribucin de los costos es un proceso vital para las organizaciones porque puede mostrar una diferencia entre vender o no vender. El no hacer un ejercicio juicioso para identificar aquellos costos que estn ocultos o el hacer una mala distribucin de los mismos, al no poderlos identificar claramente con un producto o servicio, puede crear dicha diferencia.

Hoy en da todo marcha en funcin de los costos; es el tiempo de los costos. La reduccin de costos implica acciones en mltiples campos como en tecnologa, comunicaciones, en el concepto de mercado, hay que vender al precio ms bajo para ser competitivos, interviene entonces la administracin de la produccin para optimizar procesos, etc.Uno de los aspectos bsicos de la Contabilidad de Costos, subsistema de la Contabilidad de Gestin, radica en

La determinacin del costo de produccin para valorar las existencias o inventarios de la empresa con el fin de elaborar las cuentas anuales

Toma de decisiones pertinentes como:

Planificacin y establecimiento de polticas de produccin

Comparar costos de distintos procedimientos de fabricacin

Si se debe subcontratar o fabricar

Establecer polticas de precios.

Evaluacin del comportamiento de los diferentes centros de responsabilidad para determinar su contribucin

EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE PRODUCCION

No cabe duda que la evolucin de la sociedad y del comercio ha trado apareada la evolucin de los productos y en consecuencia, de los sistemas productivos

1. SISTEMA DE PRODUCCION ARTESANALEs un sistema de produccin caracterizado por:

Un volumen de produccin reducido.

Una organizacin altamente descentralizada

Imposibilidad de alcanzar economas de escala y por tanto pocas posibilidades de reduccin de costos.

Empleo de mquinas herramienta sencillas, de uso bsico y flexibles.

Adaptacin de cada unidad de producto a las preferencias de los compradores

Personal con capacidades y habilidades que se dedicaba a mltiples tareas segn se requiriera y que conocan el proceso total.

2. SISTEMA DE PRODUCCION EN MASA

Es un sistema que surge despus de la primera Guerra Mundial con el objetivo de maximizar las economas de escala y que tiene entre otras caractersticas las siguientes: Eliminacin de desperdicios

Uso del flujo continuo de fabricacin

Practicar la calidad en la fuente

Estandarizacin y mejora continua.

Divisin del trabajo para que los trabajadores realizaran nicas tareas; aparicin de nuevos profesionales. Organizacin integrada verticalmente

Herramientas utilizadas para hacer tareas especficas, con mayor precisin, pero muchas veces inflexibles.

Produccin en grandes cantidades y a bajos precios; desarrollo de una gama diversa de productos

CONTABILIDAD DE LA EMPRESA

Figura 1 Componentes del sistema contable

La evolucin de la contabilidad ha sido producto de la evolucin de los conceptos de empresario y de titularidad del capital. En este orden de ideas lo que aparece inicialmente es la contabilidad Financiera, externa o general que registra, clasifica, analiza y sintetiza las transacciones ocurridas entre el mundo exterior y la empresa, expresando peridicamente tanto la evolucin del patrimonio como los resultados operativos generados por la actividad econmica. Por tratarse de una Contabilidad al servicio de usuarios externos (sin desconocer su utilidad a nivel interno), es una contabilidad que se expresa en un lenguaje normalizado, entendible e interpretable por cualquier usuario y en consecuencia sujeta a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). Produce informacin de carcter histrico sin proveer informacin prospectiva sobre el futuro de la empresa como producto de los planes, programas y presupuestos.Un segundo momento de la evolucin de la Contabilidad se presenta cuando los directivos, frente a la creciente competencia en los sectores empresariales, requieren otro tipo de informacin interna para la toma de decisiones. Aqu surge la Contabilidad de Costos que no est sujeta a normas especficas como los PCGA y que pretende proveer informacin enfatizando en las estimaciones del futuro, a partir de la evaluacin del presente y el examen del pasado.Recientemente ha aparecido la Contabilidad Directiva que se define como el proceso de identificacin, medida, acumulacin, anlisis, preparacin, interpretacin y comunicacin de la informacin financiera y estratgica utilizadas por los diversos niveles de la direccin para planificar, evaluar y controlar la organizacin y asegurar la asignacin ptima de los recursos para todos los integrantes de la coalicin empresarialComo puede verse en la figura 1 la Contabilidad de Costos hace parte de la Contabilidad de Gestin o Contabilidad Administrativa y constituye la parte fundamental de esta; no obstante se deben precisar los alcances de cada subsistema.

CONTABILIDAD DE GESTION.- Es una contabilidad que genera informacin interna dirigida a quienes deben tomar las decisiones administrativas dentro de las unidades econmicas y si bien su mbito de aplicacin es interno parte de ella debe trascender hacia usuarios externos Es una herramienta de direccin y control que sirve de referente en la toma de decisiones de corto plazo. Es una contabilidad dinmica por cuanto es flexible y capaz de adaptarse a las circunstancias, lo que no sucede con la Contabilidad Financiera que est sujeta a regulaciones legales que implican una presentacin uniforme de la informacin mediante patrones de cuantificacin a su vez rgida.

Se puede definir como la rama de la contabilidad que tiene por objeto la captacin medicin y valoracin de la circulacin interna as como su racionalizacin y control con el fin de suministrar a la organizacin informacin relevante para la toma de decisiones.

Como se desprende de la definicin anterior, la Contabilidad de Gestin tiene como finalidad la de suministrar informacin esencial para la toma de decisiones y servir como elemento de racionalizacin y control. En este sentido debe:

Analizar cmo repercuten los costos y el clculo de los mismos en el sistema tradicional de contabilidad.

Propiciar elementos para definir el perfil del experto contable de gestin del siglo XXI.

Analizar y evaluar las investigaciones sobre nuevas tendencias contables de gestin que estn acordes con los entornos empresariales del momento. Vale la pena resaltar que si las organizaciones de hoy buscan informacin relevante, debe trabajarse en la construccin de nuevos sistemas contables que proporcionen la informacin requerida para que as se pueda lograr la excelencia empresarial y se logre entre otros aspectos, la reduccin de costos, servicio impecable al cliente, alta calidad y formacin continuada al personal para adaptarlo a los imperiosos cambios que se estn generando. Debemos aceptar que la competitividad slo se logra si se mejoran o reducen los precios de venta y se trabaja bajo estndares de calidad.

CONTABLIDAD FINANCIERA. O GENERAL- Dentro de sus propsitos, suministra informacin sobre los resultados de las operaciones de la empresa y la posicin financiera de la misma. Esta informacin se orienta hacia usuarios externos (inversionistas, gobierno, etc.) y est regida por los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA sobre los cuales se elaboran los estados financieros: en ella no aparecen registradas magnitudes como el costo de los diversos productos fabricados por la empresa, su rentabilidad, la eficiencia de la mano de obra, etc.

CONTABILIDAD DE DIRECCION ESTRATEGICA.-Constituye un sistema de informacin para la toma de decisiones por parte de todos los agentes empresariales que conecta el anlisis con el entorno como el anlisis de la satisfaccin y fidelidad de los clientes, conquista de nuevos mercados rentabilidad de los productos, efectividad del mercadeo y distribucin, eficacia del servicio postventa; fuerzas competitivas, productos sustitutos. Proveedores, etc:Intenta encausar y controlar la evolucin de la empresa en el largo plazo.

Sus planteamientos se encaminan hacia el largo plazo en tres direcciones especficas

El diagnstico empresarial ( Anlisis del sector industrial, fuentes de ventaja competitiva, identificacin de recursos y capacidades) La Planeacin estratgica y tctica (Estrategias competitivas y corporativas; Crecimiento de la empresa Integracin vertical, internacionalizacin) El Control de la empresa

Busca adoptar decisiones estratgicas y estructurales.

Direccin estratgica de la tecnologa e innovacin.

Direccin estratgica de la nueva economa.

Desde el punto de vista organizacional tiene en cuenta aspectos como mejora continua de tecnologas, de formas de organizacin. Se trata entonces de obtener una combinacin productiva global (Cadena de Valor) entre la excelencia empresarial, la satisfaccin del cliente, la mejora continua de los productos y servicios, la produccin con calidad y a precios bajos.CADENA DE VALOR: Es un conjunto interrelacionado de actividades de creacin de valor que se extienden durante todos los procesos y van desde la consecucin de fuentes de materias primas hasta ms all del producto terminado que se entrega a los consumidores finales.

VALOR AADIDO: O VALOR AGREGADO: Comienza con los pagos hechos a los Proveedores (compras) y termina como los costos pagados por el consumidor (ventas). El asunto clave es maximizar la diferencia (Valor agregado) entre las compras y las ventas.

Figura 3. Cadena de Valor de las empresasEl esquema 1 muestra que entre estas contabilidades existe una permanente interaccin pues unas se nutren de otros para el cumplimiento de sus propsitos.

Debemos manifestar que en nuestro medio, se ha avanzado considerablemente en la Contabilidad Financiera pero en las otras contabilidades an nos falta un largo camino por recorrer. Aqu hay un campo de desarrollo importante dentro de la investigacin contable a la cual nuestros Contadores deben orientar sus miradas porque como se planteaba en lneas anteriores el reto es grande. Hoy en da se hace necesaria la construccin de nuevos sistemas de medida y control que profundicen en la Contabilidad Estratgica, la Contabilidad de los Costos Ambientales, la Gestin de Costos de Calidad, etc, sobre los cuales estamos lejos.CONTABILIDAD DE COSTOS, CONTABILIDAD INTERNA O CONTABILIDAD ANALITICA DE EXPLOTACION.- Es un subsistema de la Contabilidad de Gestin que evala la actividad productiva de la empresa mediante la aplicacin de ciertas tcnicas de medicin cuantitativa en trminos de unidades fsicas o valores. En la medida en que se agrega valor a unos medios productivos (insumos) se genera un movimiento interno (proceso) que conduce a la obtencin de bienes o servicios (producto); es sobre este encadenamiento en el que acta la Contabilidad de Costos. Pero es errneo pensar que la Contabilidad de Costos solo es aplicable a los procesos industriales porque las empresas de servicios y an las empresas que comercializan productos en alguna medida, estn abocadas a hacer un anlisis de los esfuerzos requeridos y los recursos disponibles para obtener algo, de all que sea una contabilidad aplicable a cualquier tipo de actividad sea econmica o no aunque como es lgico, los procedimientos aplicables defieren de una a otra.

Por supuesto que la Contabilidad de Costos no puede entenderse solamente como instrumento de evaluacin y control interno porque de ella se deriva informacin importante para los usuarios externos; en este sentido cumple las funciones de la Contabilidad Financiera. El carcter de sistema de informacin interno obedece a que brinda las bases para planear, controlar y tomar decisiones convirtindose en un sistema de gestin.

Las consideraciones anteriores nos permiten inferir que la Contabilidad de Costos no debe guiarse irrestrictamente por las necesidades de la Contabilidad Financiera, como sucede a menudo; pero debe quedar claro que se nutren generalmente de las mismas bases de datos y por ello la Contabilidad de Costos debe ser flexible de manera que el Contador la pueda adaptar a las necesidades de informacin que requiera la empresa.

COMPARACION ENTRE LA CONTABILIDAD DE COSTOS Y LA CONTABILIDAD FINANCIERA.CONTABILIDAD FINANCIERACONTABILIDAD DE COSTOS

1Constituye un sistema gerencial; muestra cifras globales y resumidas. No hay detalle en la informacin1Es un subsistema de la C. Financiera encargada de todos los detalles referentes a los Costos de Produccin

2Tiene como objetivos determinar el Costo de Ventas el resultado del ejercicio2Determina el costo unitario de fabricacin

3Registra clasifica interpreta y controla las operaciones de una empresa comercial3Determina los costos de Produccin y luego acude a la Contabilidad General para obtener el resultado del ejercicio

4La utilidad bruta es la diferencia entre las Ventas el Costo de Ventas al formular el estado de Ganancias y Prdidas4La utilidad bruta es la diferencia entre las Ventas y el Costo de Ventas al formular el estado financiero.

5Agrupa las cuentas en forma global5Proporciona lo mismo y an ms datos por procesos productos unidades, etc.

6Controla los materiales sin mayores detalles6Controla en detalle: ejemplo rotura deterioro etc.

7No analiza la nmina7Se distribuye por procesos rdenes o actividades.

8Los gastos se clasifican con relacin al negocio o Administracin8Los costos se clasifican con relacin al producto

9Los datos son histricos9Son histricos simultneos o posteriores

10No se puede determinar el precio de un producto sino en forma arbitraria o estimativa10Se determinan e forma precisa se obtienen segn sus elementos constitutivos

11Cuando se habla que resume queda poco margen a la Administracin para interpretar11Especifica la serie de esfuerzos recursos para obtener algo

12Suministran datos clasificados que permiten tomar decisiones ms efectivas

13Destinada a los usuarios internos

14No se soporta en los PCGA

15nfasis en la informacin no monetaria

16nfasis en el futuro

Tabla 1: Cuadro Comparativo entre la Contabilidad Financiera y la Contabilidad de CostosCONCEPTO DE COSTO.

Examinemos un ejemplo de nuestra vida real para entender el significado de la palabra costo en los trminos planteados por Cristbal del Ro. Un estudiante tiene que presentar un examen de Contabilidad a la misma hora en que ha sido invitado a una fiesta. Si se presenta al examen obviamente no va a la fiesta; en este sentido su examen le cost no ir a la fiesta y por tanto hubo un sacrificio a expensas de lograr un objetivo cual fue el de la presentacin del examen para continuar sus estudios. De acuerdo a lo anterior el costo est planteado en un sentido de costo alternativo o de oportunidad de los factores empleados; sera lo que se sacrifica o se renuncia para obtener una cosa. En este sentido se puede definir el costo como los recursos sacrificados o consumidos para alcanzar un objetivo advirtiendo que este es el concepto tradicional de costo que se centra en la finalidad o propsito mas no en el objeto de costo.Segn Staubus, en su libro Activity Costing and. Output accounting. 1971, el objeto del costo son las actividades. Vehamanen cuando en uno de sus artculos habla sobre la particularidad del concepto de costo del producto (1992) plantea la relacin que debe existir entre el sujeto (entidad responsable de determinarlo) y el objeto del costo que puede ser cualquier cosa (actividades, productos o servicios) y partiendo de la definicin El costo de un objeto para un sujeto es el sacrificio econmico requerido concluye que El costo de un producto es el sacrificio econmico que tiene que realizar una entidad para llevar a cabo sus actividades necesarias para fabricarlo entregarlo a sus clientes y cobrar su precio. Los trminos de esta definicin dejan entrever que dicho sacrificio debe ser cuantificable y que en tales circunstancias se toma como base el costo histrico en razn de su objetividad y verificabilidad: pero qu sucede cuando no se tienen en cuenta los costos de oportunidad de una alternativa o se evala dicho sacrificio en trminos de precios histricos y no en precios potenciales?... En nuestro criterio el sacrificio debe medirse no sobre la base del precio histrico sino sobre la valoracin del sacrificio en trminos de precios potenciales para que se tenga una informacin relevante.

Pedersen dice: Costo es el consumo valorado en dinero de bienes y servicios para la produccin que constituye el objeto de la empresa

Schneider define costo como El equivalente monetario de los bienes aplicados o consumidos en el proceso de produccin

Como puede verse, el concepto econmico de costo tiene dos miradas.

a). Aquella que lo asocia con el consumo o sacrificio de factores productivos.

b). Aquella que lo asocia como costo alternativo o de oportunidad de los factores productivos empleados en el proceso productivo y medido de acuerdo con el beneficio perdido por no emplear ese factor en su mejor aplicacin alternativa.Vale la pena indicar que de acuerdo con la teora marginalista (teora del equilibrio), Todo sacrificio para que sea costo debe aumentar el valor social del bien al que se aplica; todo sacrificio que no cumpla esta condicin debe considerarse como un despilfarro.

COSTO Y GASTO.

Es habitual, en nuestro medio confundir los trminos Costo y Gasto por influencias doctrinarias anglosajonas. Si se revisan los conceptos expuestos por lvarez Jos en el texto citado, se puede inferir que el gasto tiene dos puntos de vista analticos

El econmico. En el que el gasto es el equivalente monetario de las adquisiciones o entradas

El Contable. En el que el gasto corresponde al equivalente monetario de los activos reales de la empresa cuyo valor ha expirado o desaparecido en el ejercicio como consecuencia de su uso o consumo. Para el autor estos puntos de vista difieren el uno del otro por sus implicaciones en la cuenta de resultados.

El Costo Es el equivalente monetario de los valores incorporados a activos reales de la empresa los cuales pueden ser producidos por la misma o adquiridos a travs de terceros.

O bien: Costo Es el valor sacrificado para adquirir bienes o servicios que se mide en pesos mediante la reduccin de activos o al incurrir en pasivos en el momento en que se obtienen los beneficios

Cuando los bienes comprados se convierten en algo sin valor sin haber prestado ningn beneficio estamos hablando de Prdidas

La cuantificacin de los valores incorporados presupone una definicin contable con base en el consumo y otra econmica con base en el sacrificio. Dentro de la definicin econmica aqu expuesta se caera en la definicin tradicional de costo como renuncia de determinados factores o valores que se pierden como consecuencia de la produccin. En la definicin contable se cuantifican los valores incorporados con base en los factores productivos consumidos sobre la base de unidades fsicas valoradas a una tasa de costo. Aqu habr costos necesarios y no necesarios bajo la consideracin de que no todos los consumos se deben incorporar al costo de un activo.Un gasto es un costo que ha producido un beneficio y que ya ha expirado, como consecuencia de su uso o su consumo. Un activo es un costo no expirado que puede producir beneficios hacia futuro.

El incurrir en costos significa que se esperan beneficios futuros (ingresos). Entonces para obtener un ingreso debe consumirse un costo, es decir expira el costo para convertirse en gasto. Como puede verse existen algunos elementos fundamentales que caracterizan al costo del gasto.

Los beneficios actuales o futuros que se derivan de los valores sacrificados en la adquisicin de bienes o servicios.

El tiempo como variable de causalidad en el sentido que cuanto ms rpido se produzcan los ingresos ms rpido se consumen costos y por ende se convierten en gastos.

Desde el punto de vista del manejo contable, los costos afectan cuenta Reales de Balance en la parte de Activos y en especial en la cuenta de inventarios en tanto que los gastos afectan las cuentas nominales

En la Contabilidad de Gestin el costo se muestra como una magnitud de valor relativo que no puede calcularse de modo exacto ya que existe incertidumbre en el valor de los consumos y en la distribucin de estos sobre la produccin obtenida.

El costo surge cuando el consumo de los factores productivos se efecta para realizar la transformacin econmica de la cadena de valor empresarial.

El gasto es el equivalente monetario de las compras realizadas haciendo referencia al momento de la adquisicin.CLASIFICACION DE LOS COSTOS.

El esquema siguiente muestra algunas de las clasificaciones que se dan a los costos, dependiendo de la ptica en que se miren.

Materiales

DirectosMano Obra

Por su capacidad de asociarlos

C.I.F

Ca los objetivos del costo

L

Materiales

A

Indirectos Mano de Obra

S

CIF

E

S

Fijos

Por su variabilidad y comportamiento

Variables

D

E

Por rdenes de Produccin

Por procesos o Deptos

Por la naturaleza de la operacin

Por clases o grupos de Artculos

C

Por Actividades

O

S

T

Diarios semanales mensuales

OPor mtodo de clculo o fecha

Reales o histricos

S

Estimados o estndar

Aplicados

Costos de produccin

Por funcin en que se incurre

De distribucin o venta

Administrativos

Financieros

COSTOS DIRECTOS O COSTOS PROPIOS: Aquellos que pueden vincularse en forma directa a un objetivo de costo sin establecer mtodos de reparto; pueden identificarse fcilmente en cuanto a cantidad y valor en cada unidad producida o por lo menos, su intervencin en el artculo terminado es importante por su cantidad y valor.

COSTOS INDIRECTOS.- Aquellos cuya vinculacin al un objetivo de costo debe realizar mediante un mtodo de reparto; su seguimiento en el producto se hace a altos costos y dificultades. Ejemplo: el costo de depreciacin de un edificio; la goma usada para pegar la pgina de un libro, etc.COSTOS DE UN PRODUCTO

Figura 2.- Componentes del costo de un productoLos objetos de costos ms importantes son los productos y los servicios; sin embargo hay diferencias manifiestas en estos dos objetos de costos.

El producto es un elemento tangible que surge de la utilizacin del talento humano y bienes de capital para realizar la conversin de materias primas.

Los servicios son las actividades realizadas para un cliente usando productos e instalaciones de una organizacin. Hansen y Mowen en su libro Administracin de Costos plantean tres dimensiones que diferencian a los servicios de los productos, a saber:

Son intangibles, es decir no pueden verse, tocarse, sentirse, etc.

Caducan: Vale decir que no son objeto de almacenamiento.

Son inseparables en el sentido que la prestacin de un servicio requiere, por lo general de la presencia de oferente y usuario para que se de un intercambio.

Estos criterios nos permiten definir con mayor claridad los elementos que siempre hacen parte de un producto, pero que pueden o no tener presencia en un servicio.

1.3.1.1. MATERIALES DIRECTOS: Es el primer elemento que interviene en la fabricacin de un producto. Es el conjunto de materias primas que se agregan para obtener un determinado producto y constituyen la parte identificable y tangible del mismo.

Debe tenerse presente que no toda la materia prima se considera directa al producto ya que existen materiales como aceites, grapas, grasa, colas, ceras, pulimentos, hilo o tornillos pequeos que debido a su poca importancia y con el fin de evitar complicaciones innecesarias en su clculo se consideran como materiales indirectos entran a formar parte de los CIF. Ejemplos: agujas para plegar una camisa, cola utilizada en un mueble, etc.

1.3.1.2. MANO DE OBRA O TALENTO HUMANO: Es el esfuerzo fsico o mental de la fuerza laboral empleado en la fabricacin de un producto. Se divide en:

DIRECTA: Es aquella involucrada directamente en la elaboracin del producto terminado, se puede asociar fcilmente con l y representa un costo importante en su elaboracin. Ejemplo: El costo del ebanista que fabrica una silla.

INDIRECTA: Cuando el costo no se puede asociar directamente al producto. Ejemplo: El costo del Jefe de Produccin. Se incluye como parte de los CIF.

1.3.1.3. COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION (CIF): Son aquellos que no pueden identificarse de una manera directa y sencilla con el producto especfico. Aqu se recogen los materiales indirectos y la mano de obra indirecta. Entre mayores sean las posibilidades de rastreo de los costos mayor ser la exactitud con que se asignan los mismos.

1.3.4. COSTOS PRIMOS: Estn constituidos por los materiales directos y la mano de obra directa. Es decir es la suma de los costos que se relacionan directamente con el producto.

1.3.5. COSTOS DE CONVERSION: Los que se relacionan con la transformacin de los materiales directos en productos terminados Estn constituidos por la suma de la mano de obra directa y los CIF.

1.3.6. COSTOS FIJOS: Aquellos que no se modifican cuantitativamente dentro de un periodo contable, al presentarse variaciones en el nivel de actividad; ejemplo: alquiler de la fbrica. El costo fijo permanece constante dentro de un rango relevante de produccin mientras que el costo fijo unitario vara con el volumen de actividad. El costo fijo unitario se obtiene dividiendo el costo fijo total entre el nivel de actividad.

1.3.7. COSTOS VARIABLES: Varan en proporcin a los cambios en el nivel de actividad y dentro de un rango relevante en tanto que el costo unitario permanece constante. El Rango relevante o escala pertinente se describe como el intervalo de actividad dentro del cual los costos fijos totales y los costos variables unitarios permanecen constantes para un determinado periodo de tiempo que generalmente es un ao.

Conocido el Costo variable Unitario se pueden hacer estimaciones del costo variable total, en funcin del costo variable unitario y el nivel de actividad mediante la frmula:

Y= a. X Donde

Y= Costo variable total

a = Tasa o coeficiente Unitario

X = Nivel de actividad

Figura 3.- Esquema de Comportamiento de los Costos Fijos y variables

1.3.8. COSTOS MIXTOS: Aquellos que tienen caractersticas de fijos y variables a lo largo de varios rangos relevante de produccin. Se dividen en:

Semivariables: Constan de una parte fija y una parte variable Ejemplos: Servicio telefnico; arrendamiento de un camin.

Escalonados: En estos, la parte fija de los costos escalonados cambia abruptamente a diferentes niveles de actividad. Ejemplo: Supongamos que se requiere un supervisor por cada 20 trabajadores; si el nmero de trabajadores es de 25 sera necesario dos supervisores.

1.3.8.1. METODOS PARA SEPARAR COSTOS MIXTOS EN FIJOS Y VARIBLES.

En muchas ocasiones existen, dentro de la informacin de costos disponible, costos mixtos que no vienen desglosados en sus componentes fijos y variables; esto obliga a utilizar algn mtodo que posibilite esa desagregacin por cuanto es indispensable dicha separacin para efectos de anlisis. Al respecto pueden considerarse algunas tcnicas que permiten que se haga dicha separacin, a saber:

ANALISIS DE CUENTAS: Es un enfoque subjetivo en el que el directivo usa su criterio profesional para determinar qu componentes on fijos y cules son variables y de esta manera hacer dicha separacin.Supongamos que Confecciones Andina produjo en el mes de abril 1.000 camisas para hombre con un costo de $200.000. Al hacer el anlisis detallado de las cuentas que conforman los $260.000 el gerente encuentra los siguientes costos:

Produccin en unidades1.000

COSTOS DE PRODUCCION:

Costo de la tela$ 40.000

Costo de las operarias de costura80.000

Servicios pblicos25.000

Arrendamientos80.000

Depreciacin de las mquinas de coser35.000

El gerente considera que el costo de las operarias de costura y el costo de la tela es variable; los dems costos son fijos. En estas condiciones el costo variable total ser de $120.000 y el costo fijo total ser de $140.000, en consecuencia el costo variable unitario es de $120.Si el gerente, dentro de su sabidura, encuentra que los servicios pblicos tienen un componente fijo y otro variable revisar los datos y har un nuevo clculo del costo unitario. Supongamos que el gerente determin que del costo de servicios pblicos, el 25% es costo fijo y que el resto es variable. Bajo este criterio se tiene que de los $25.000 de costo de servicios pblicos, $6.250 son costo fijo y $18.750 son costo variable; luego los costos fijos totales sern de $121.250 y los costos variables totales sern de $138.750. Ahora el nuevo costo variable unitario es de $138.75.

METODO DEL PUNTO ALTO Y BAJO.- La aplicacin de este mtodo requiere que el costo sea estudiado en varios niveles de actividad, dentro de un rango relevante, de manera tal que habrn puntos de informacin que representan el nivel ms alto y el ms bajo un punto. Si se traza una recta entre estos dos puntos se tiene una pendiente de dicha recta que mide el cambio del costo por cambio de unidad en la actividad, adems, dicha lnea cortar al eje de costo en un punto determinado. La pendiente indicada y el cruce de la misma con el eje de costos es el clculo de los costos fijo.

Ejemplo 1 : Los Costos de energa de Lecheros S.A. han sido observados dentro de un rango relevante de 80 a 200 Kilowatios.

MESCONSUMO KILOWATIOSCOSTOS TOTALES INCURRIDOS

(Miles de pesos)

Enero

180$250

Febrero150230

Marzo120260

Abril80280

Mayo125240

Junio140270

Julio110265

Agosto95260

Septiembre90280

Octubre200290.8

Noviembre170320

Diciembre150300

Ntese que el nivel de consumo ms alto en kilovatios se da en Octubre a un costo de $290.800; el nivel de actividad ms bajo se da en abril a un costo de $280.000 Como puede deducirse, si el consumo de energa fuera fijo no habra variacin de costos durante el ao; esto sugiere que hay costos variables y en consecuencia debe hacerse la separacin

La pendiente de la lnea se determina como el cambio en el costo dividido entre el cambio en actividad. Obsrvese que al moverse de la actividad (consumo de energa) ms bajo al nivel de actividad ms alto, el costo cambia en $10.800 y la actividad cambia en 120 kilowatios; luego la pendiente es $ 90 por unidadCalculo el costo variable = Cambio en el costo

Cambio en la actividad

Costo variable = Costo al nivel ms alto de actividad- Costo nivel ms bajo de actividad

Nivel de actividad ms alto Nivel de actividad ms bajo

Costo variable = $290.800 - $280.000 = $ 90

200 - 80

Una vez que hemos obtenido el costo variable calculamos el costo fijo utilizando la la frmula de costos totalCosto Total = Costo Fijo Total + Costo Variable Total

CT= CF+ bX Donde b es la pendiente de la recta

De acuerdo con esta ecuacin, el costo fijo es igual a la diferencia entre el costo total y el costo variable calculado. Si en este ejemplo consideramos el nivel de actividad ms bajo (80 kilowatios) el costo total es de $280.000; como el costo variable unitario es de $90, el costo variable total es de $7.200. De esta manera el resto del costo ( $272.800) debe ser fijo.La tabla siguiente muestra como se llega al mismo importe de costo fijo si se trabaja con el nivel de actividad ms alto o ms bajo.

Clculo usando la actividad ms bajaClculo usando la actividad ms alta

Costo Total$ 280.000Coto Total$ 290.800

(-): Costo Variables estimado: 80x $907.200(-): Costo variable estimado: 200x 9018.000

Costo Fijo Mensual Estimado$ 272.800$ 272.800

Ejemplo 2: Los Costos de mantenimiento de Icobandas S.A. han sido observados dentro de un rango relevante de 5.000 a 9.000 Horas Mano de Obra Directa (HMOD).MESHMODCOSTOS INCURRIDOS

Agosto

5.000

250.000

Septiembre

6.000

280.000

Octubre

7.000340.000

8.000370.000

9.000400.000

Ntese que el costo total de mantenimiento se incrementa cuando aumenta el nivel de actividad; en estas condiciones, algn costo variable est presente. Para separar el costo fijo del costo variables se procede as:

HMOD

COSTOS INCURRIDOSPUNTO ALTO

9.000

400.000

PUNTO BAJO

5.000

250.000

----------

--------------

CAMBIO OBSERVADO

4.000

150.000

HMOD

COSTOS INCURRIDOSPUNTO ALTO

9.000

400.000

PUNTO BAJO

5.000

250.000

----------

--------------

CAMBIO OBSERVADO

4.000

150.000

CAMBIO EN COSTOS150.000

Luego: TASA VARIABLE = ----------------------------------- = ----------- = $37,5 / HMOD

CAMBIO EN ACTIVIDAD 4.000

Con esta tasa calculamos los costos fijos presentes tomando el costo total a cualquier nivel (Alto o bajo) y restamos el elemento del costo variable, As

ELEMENTO DE COSTO FIJO = COSTO TOTAL - ELEMENTO DE COSTO VARIABLE

= 400.000 - ($37,5 X 9.000) = 62.500

Luego:

Y= CF + CV = 62.500 + 37,5X

El siguiente grfico se muestran los resultados del anlisis anterior.

Figura 4.- Esquema del comportamiento de los costos por el mtodo de Punto alto y Bajo.METODO DE MINIMOS CUADRADOS

Con este mtodo se trata de encontrar una funcin ya sea lineal o cuadrtica que describa el comportamiento de una serie de observaciones obtenidas a lo largo de un periodo para hacer un diagnstico del comportamiento de una variable hacia futuro. En el ejemplo anterior; dados los valores observados en el rubro de mantenimiento, construimos una funcin lineal ( ecuacin analtica de la recta) de la forma Y =a + bX donde A ser la parte fija del costo y B el costo variable unitario. En estas condiciones los clculos se hacen utilizando las ecuaciones:

( Y = na + b ( X

(1)

( XY = a ( X + b ( (X()

(2)Donde:X es la medida de actividad (Horas, Unidades, Kw, etc).

Y es el total de costo mixto observado

Si consideramos el ejemplo de Lecheros S.A. tenemos:

KILOVATIOS (x)COSTO (y)X2XY

180$25032.40045.000

15023022.50034.500

12026014.40031.200

802806.40022.400

12524015.62530.000

14027019.60037.800

11026512.10029.150

952609.02524.700

902808.10025.200

200290.840.00058.160

17032028.90054.400

15030022.50045.000

TOTAL1.6103.245,8231.550437.510

Al reemplazar en nuestras ecuaciones (1) y (2) se tiene que

3.245,8 = 12a+ 1.610b

(1)

437.510 = 1.610a +231.550b

(2)

a= Elemento fijo de costo

b = tasa variable o pendiente de la recta

n = Nmero de observaciones disponiblesAl resolver las ecuaciones simultneas (1) y (2) se concluye que

a = 252,9431099b = 0,130734584En consecuencia la ecuacin obtenida es: Y = 252,94 +0.130734584 bEn el ejemplo 2; de la empresa Icobandas S.A. tenemos:

HMOD

COSTO

X

XY

(X)

(Y)

5.000

250.000 25.000.000

1.250.000.000

7.000

340.000 49.000.000

2.380.000.000

8.000

370.000 64.000.000

2.960.000.000

9.000

400.000 81.000.000

3.600.000.000

-------------- --------------- --------------- ----------------- 35.000 1.640.000 255.000.000 11.870.000.000

Al resolver el sistema de ecuaciones propuesto se obtiene que Y = 55.000 + 39 X

Esta ser la funcin que define el comportamiento de los costos totales de mantenimiento y que como se observa estn separados en Costos Fijos y Costos variables.

COSTOS DEL PRODUCTO: Son todos los costos que da un valor agregado a los productos obtenidos que generan o pueden generar ingresos. El costo del producto tiene relacin con el costo de produccin y como tal forma parte dela activo de la empresa mientras se vende Si el producto se vende este costo entra a formar parte de la produccin vendida y el valor asignado a este rubro se traslada como gasto a las Cuentas de resultado de la empresa. En las empresas industriales este costo corresponde a la sumatoria de los costos de materia prima, mano de obra directa, costos generales directos de fabricacin y CIF y se materializa en los inventarios o en el costo de la produccin vendida. En empresas no industriales los inventarios o el costo de ventas se valoran de acuerdo al precio de adquisicin (Precio de compra mas gastos accesorios hasta que la compra se halle en el almacn).

INDIRECTOS

INDIRECTA

Figura 5.- Composicin de los costos del producto

COSTOS POR ORDENES DE PRODUCCIONO FABRICACION: Son propios de empresas que realizan su produccin por pedidos U rdenes de los clientes. Se utilizan cuando los productos fabricados difieren en cuanto a requerimiento de materiales y conversin cada producto se hace de acuerdo a unas especificaciones dadas Ejemplo: rdenes para producir facturas, rdenes de ingeniera etc.

COSTOS POR PROCESOS: Propios de las empresas que fabrican sus productos masiva y continuamente: los artculos producidos son homogneos

COSTOS DEL PERIODOO COSTOS DE OPERACION: Aquellos que no forman parte del producto que no generan ingresos o que ya han expirado y por ende no son inventariables. ejemplo: Costos del personal de administracin, de ventas, publicidad, amortizacin de instalaciones no productivas.

COSTOS REALIZADOS, HISTORICOSO REALES: Son los costos que ya se han originado o incurrido en la empresa; sirven para el anlisis de lo que ha pasado en la empresa durante uno o ms ejercicios.

COSTOS PRESUPUESTADOS: Costos totales en los que se espera incurrir en un determinado periodo.

COSTOS PREDETERMINADOS O ESTANDAR: Aquellos costos unitarios en los que se debera incurrir en un proceso productivo si se trabaja en trminos normales. Sirven para la elaboracin de presupuestos.

COSTOS DE DISTRIBUCION MERCADEO O VENTA. Incluyen todos los costos en que se incurre desde el momento en que el producto terminado sale del almacn hasta que es entregado al cliente. Ejemplo: propaganda, comisiones transporte etc.

COSTOS ADMINISTRATIVOS: Comprenden todos los costos de la organizacin que no pueden incluirse en produccin o mercadeo; es decir costos asociados con la administracin Ejemplo: salarios de ejecutivos, secretarias relaciones pblicas etc. Como se desprende de las definiciones anteriores, los costos de Administracin y Ventas son costos no relacionados con el proceso productivo.

COSTOS DE OPORTUNIDAD: Son costos no propiciados por la Contabilidad, que no implican salidas de efectivo. Son los costos que se dejan de ganar por no elegir una determinada opcin; es decir, son aquellos que se originan al tomar una determinacin que implica la renuncia a otra alternativa que pudiera elegirse al tomar una decisin. Estos costos son de suma importancia en el momento de tomar una decisin.

COSTOS CONTROLABLES: Aquellos sobre los cuales se tiene autoridad para realizarlos a no. Ejemplo: sueldos. La mayora de costos no son controlables en los niveles bajos de la organizacin, pero a medida en que se asciende en los niveles los costos se hacen mas controlables.

COSTOS NO CONTROLABLES: Cuando no se tiene autoridad sobre los cotos en que se incurre. Ejemplo: el costo de depreciacin no es controlable para un supervisor por cuanto esta es una poltica definida por la gerencia.

COSTOS RELEVANTES: Son aquellos que se modifican de acuerdo a la opcin adoptada. Ejemplo: Los costos de materia prima cuando se incrementa la demanda de un producto o servicio.

COSTOS IRRELEVANTES: Aquellos que permanecen inmutables sin importar en curso de accin elegido.

1.3.16. CICLO DE COSTOS

MAT M de O CIF

COSTOS DE PRODUCCION

I. F. P en P.

I. F. P. en P.

I. I. P. TERMINADOS

I.F.P.TERMINADOS

ALMACEN

Figura 6. Circulacin de costos a travs de los diferentes inventarios

En el tanque superior se observa que hay un inventario inicial que puede o no existir dependiendo de la situacin especfica en la que nos situemos. A dicho tanque se incorporan las compras de materia prima las cuales se confunden con el inventario inicial. Este primer tanque ser el Almacn de Materias Primas.

El tanque ms grande que se encuentra en el centro, representa la Planta de Produccin. Puede observarse que se inicia con un Inventario Inicial de Produccin en Proceso; es decir, aquellos productos que no se pudieron terminar durante el periodo. A dicho tanque llega la Materia Prima del tanque superior (Almacn de Materias Primas) e igualmente aqu se agregan la Mano de Obra Directa y los CIF que constituyen los Costos de Produccin

Al tanque inferior pasarn los productos que se han terminado; empero debe considerarse que en este tanque pudieron quedar existencias; es decir, aquellos productos que no se pudieron vender durante el periodo y que denominamos Inventario Inicial de Artculos Terminados. Si se vendieran todas las existencias al inicio del periodo mas lo que lleg a dicho tanque este sera el mximo Costo de Ventas pero como es normal siempre quedan algunas existencias por vender, entonces el Costo de Ventas ser todo lo que se acumul en el tanque menos el Inventario Final.

Por supuesto que el anlisis anterior solo se cumple para las industrias de transformacin porque en las empresas comerciales el tratamiento es distinto porque ese segundo tanque no existe Vase esquema siguiente.

COMPARACION ENTRE EMPRESAS COMERCIALES E INDUSTRIALES.

Las figuras 7 y 8 muestran una sntesis del proceso en uno y otro caso.

EMPRESA COMERCIAL

FACTURA

FUNCION: FUNCION:

FUNCION:

Compra

Produccin

Distribucin

Figura 7. Proceso de obtencin del costo total para un comerciante.

Adaptado de GARCIA COLLIN, Juan. Contabilidad de Costos

EMPRESA INDUSTRIAL

FACTURA

FUNCION: FUNCION:

FUNCION:

Compra

Produccin

Distribucin

Figura 8 Proceso de obtencin del costo total para un comerciante. Adaptado de GARCIA COLLIN, Juan. Contabilidad de Costos

Las operaciones realizadas por un comerciante y un industrial difieren desde el punto de vista operativo y tienen lgicamente sus repercusiones contables. Mientras que el comerciante adquiere los artculos objeto de venta en un estado en el que puede venderlos en las mismas condiciones o agregando valor mediante la adicin de ciertos elementos en su presentacin el industrial adquiere la materia prima para transformarla y obtener un producto mediante la adicin de mano de obra y otros costos; esto lo lleva a tener mayores dificultades a la hora de determinar el costo del producto y por ende las repercusiones contables son distintas. De otra parte, el comerciante puede conocer de inmediato el costo del artculo objeto de venta y sus utilidades estn sujetas a la habilidad para vender en tanto que la utilidad del industrial est supeditada a la capacidad que tenga para producir vender sus productos. Los anteriores argumentos conducen a inferir que el tratamiento de los costos de un comerciante difiere del tratamiento que debe darle el industrial

ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS PARA UNA EMPRESA COMERCIAL.(PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 1.99X)

VENTAS$ 35.000.000

Menos: COSTO DE LA MERCANCIA

Inventario Inicial$ 7.000.000

Ms: Compra de mercancas (*)15.000.000

ARTICULOS DISPONIBLES PARA LA VTA$ 22.000.000

Menos: Inventario Final4.000.000

COSTO DE LOS ARTICULOS VENDIDOS18.000.000

UTLIDAD BRUTA EN VENTAS$ 17.000.000

Menos: Gastos Operativos:

Gastos de Administracin$ 5.500.000

Gastos de Mercadeo y Ventas3.000.0008.500.000

UTILIDAD GRAVABLE$ 8.500.000

(*) Ntese que el costo de la mercanca vendida se origina en el costo de la mercanca comprada a los proveedores.

ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS PARA UNA EMPRESA INDUSTRIAL.

(PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 1.99X)

VENTAS$ 45.000.000

Menos: COSTO DE LOS PRODUCTOS

FABRICADOS Y VENDIDOS. (**) (Anexo 1)28.000.000

UTLIDAD BRUTA EN VENTAS$ 17.000.000

Menos: Gastos Operativos:

Gastos de Administracin$ 5.500.000

Gastos de Mercadeo y Ventas3.000.0008.500.000

UTILIDAD GRAVABLE$ 8.500.000

(**) Aqu el costo de los productos fabricados y vendidos se origina en los costos de manufactura en los cuales se incurri. (Vase siguientes Anexos).

ANEXO 1- COSTO ARTICULOS FABRICADOS Y VENDIDOS PARA 199X

MATERALES DIRECTOS USADOS (Anexo 2)$ 5.950.000

MANO DE OBRA DIRECTA EMPLEADA10.500.000

COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION (Anexo 3)12.250.000

TOTAL COSTOS DE MANUFACTURA$ 28.700.000

Ms: Inventario Inicial Produccin en Proceso (TEP) - (Enero 1-98)3.150.000

COSTOS DE PRODUCCION EN PROCESO$ 31.850.000

Menos: Inventario Final TEP - (Diciembre 31-98)2.100.000

COSTO DE LOS ARTICULOS MANUFACTURADOS$ 29.750.000

Ms: Inventario Inicial Produccin. Terminada - (Enero 1-98)4.375.000

COSTO DE ARTICULOS DISPONIBLES PAEA LA VENTA$ 34.125.000

Menos: Inventario Final Produccin Terminada - (Diciembre 31-98)6.125.000

COSTO DE LOS PRODUCTOS FABRICADOS Y VENDIDOS$ 28.000.000

ANEXO 2 - MATERIALES DIRECTOS USADOS 199X

INVENTARIO INICIAL MATERIALES DIRECTOS- Ene 1-98$ 700.000

Ms: Compras Brutas materiales Directos$ 5.800.000

Fletes en Compras180.000

Menos: Devoluciones y rebajas en Compras150.000

Descuentos en Compras55.000

COMPRAS NETAS5.775.000

MATERIALES DISPONIBLES PARA EL USO$ 6.475.000

Menos: INVENTARIO FINAL MATERIALES DIRECTOS525.000

MATERIALES DIRECTOS USADOS (Pasan a Anexo 1)$ 5.950.000

ANEXO 3. COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION 199X

Materiales Indirectos$ 1.210.000

Sueldo del Supervisor de produccin3.500.000

Alquiler de equipos1.000.000

Servicios Pblicos de Fbrica2.400.000

Seguros para Maquinaria de Fbrica800.000

Depreciacin de Planta y Equipos700.000

Impuesto Predial de Fbrica450.000

Mermas e la Produccin320.000

Repuestos de una Mquina de la Fbrica700.000

Seguros Personal de Fbrica1.170.000

TOTAL COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION

(Pasan a Anexo 1)$ 12.250.000

PRESENTACION DEL BALANCE GENERAL PARA LAS DOS EMPRESAS.

Si bien es cierto, los balances generales que se presentan en ambos casos no difieren de manera substancial, en la parte del Activo Corriente se presenta una diferencia en el rubro de Inventarios por cuanto en las empresas manufactureras este tem est conformado por tres grupos de inventarios, asumiendo que quedan Inventarios Finales, que son: Inventario de Materias Primas, Inventario de Produccin en Proceso, que son los artculos parcialmente terminados, e Inventario de Productos Terminados los cuales no se han vendido. Las tablas siguientes ilustran esta situacin:

1.5.3.1. BALANCE GENERAL DE UNA EMPRESA COMERCIAL.

ACTIVOS CORRIENTESVALOR

Efectivo$ 1.500.000

Cuentas por Cobrar4.000.000

Inventario de Mercancas15.000.000

Gastos Pagados por Anticipado600.000

TOTAL ACTIVOS CORRIENTES$ 21.100.000

1.5.3.2. BALANCE NEGENRAL DE UNA EMPRESA MANUFACTURERA.

ACTIVOS CORRIENTESPARCALESTOTAL

Efectivo$ 1.500.000

Cuentas por Cobrar4.000.000

Inventarios:15.000.000

De Materias Primas$ 7.000.000

De Produccin en Proceso3.000.000

De Artculos Terminados5.000.000

Gastos Pagados por Anticipado600.000

TOTAL ACTIVOS CORRIENTES$ 21.100.000

El siguiente esquema muestra un resumen de lo que se ha expuesto hasta el momento en donde se observa que la determinacin del precio de venta en una compaa manufacturera est constituido por un componente de Costos y un componente de Margen de Utilidad Esperada.

P R E C I O D E V E N T A

C O S T O T O T A L

COSTOS DE PRODUCCIONCOSTOS DE DISTRIB.COSTOS

DE

ADMON MARGEN

C O S T O D I R E C TO

(Costo Primo)OTROSDE UTLIDAD

ESPERADA

MATERIAL

DIRECTO O

MATERIA PRIMACOSTOS DE

TRABAJO O

MANO DE OBRA DIRECTAC.I.F.GASTOS

DE VENTASGASTOS

DE

ADMNGASTOS

COSTOS DE TRANSFORMACION

O CONVERSIONCOSTOS DE OPERACIN, DEL PERIODO O EXPIRADOS

Figura 9 Obtencin del precio de Venta a partir de los Costos

SISTEMAS DE ACUMULACION DE COSTOS. Si la Contabilidad de Costos busca suministrar informacin del costo de la produccin terminada o de los artculos vendidos es natural que tenga que apoyarse, para el efecto, en un sistema de informacin que le permita tener informacin relevante y oportuna sobre estos aspectos con miras a tomar decisiones adecuadas. En estos trminos el sistema de acumulacin de costos debe soportarse en un conjunto organizado de procedimientos, tcnicas y registros contables que sean aplicables a los inventarios trtese de Materias Primas, Produccin en Proceso o Productos Terminados, que permitan el control tanto de la cantidad de documentos que deben manejarse como de la agrupacin de los costos por categoras a fin de satisfacer las necesidades de la Administracin.

Si la Administracin tiene cifras globales de costos, estas no le proporcionan informacin til sobre las operaciones de la empresa debido a que tanto el volumen de produccin como el costo varan de un periodo a otro; de all la importancia de que el sistema de acumulacin le proporcione informacin sobre el costo unitario para poder establecer relaciones con diferentes volmenes de produccin y facilitar la valoracin de los productos vendidos y de los inventarios Finales. Al respecto se plantean dos sistemas de acumulacin de costos a los que se hace referencia en los prrafos siguientes, pero que por efectos de la calidad y oportunidad de la informacin que proporciona el sistema Completo de Acumulacin o Sistema Perpetuo y por los avances tecnolgicos de hoy que posibilitan tener informacin oportuna, lo cual es ventajoso, no se recomendara la adopcin de otro sistema.

SISTEMA PERIODICO O SISTEMA INCOMPLETO. Este es un sistema en el cual los costos de Materias Primas, Produccin en Proceso y Produccin Terminada solo se conocen despus de realizar una evaluacin fsica de los inventarios que normalmente no se puede hacer en forma peridica y que naturalmente implica mayores costos. En este sistema la informacin es limitada: los costos unitarios no se conocen sino al final del periodo, cuando se hace el recuento de existencias, y en la mayora de casos su determinacin es incorrecta; de otra parte cuando se procesan varios productos, es casi que imposible conocer el costo unitario de cada uno ya que el costo de produccin se obtiene en forma global.

FLUJO DE COSTOS POR UN SISTEMA DE ACUMULACION PERIODICO

( + )Inventario Inicial de P. en Proceso

60.000

( = )COSTO DE LOS ARTIC. EN PROCESO DURANTE EL PERIODO1.010.000

( - )Inventario Final de P. en Proceso40.000

( = )COSTO DE LOS ARTICULOS MANUFACTURADOS970.000

( + )Inventario Inicial de Artculos Terminados100.000

( = )COSTO DE LOS ARTICULOS DISPONBLES PARA LA VENTA1.070.000

( - )Inventario Final de Artculos Terminados50.000

( = )COSTO DE LOS ARTICULOS VENDIDOS1.020.000

( + )Gastos de Administracin y Distribucin230.000

( = )COSTOS TOTALES1.250.000

Figura 10 Acumulacin de Costos por el Sistema Peridico o Incompleto

SISTEMA PERPETUO O SISTEMA COMPLETO. Este es un sistema que acumula los costos utilizando tres cuentas de inventario, a saber: Materias Primas, Produccin en Proceso y Produccin Terminada. Si bien es un sistema complejo hoy en da es de fcil aplicacin an si se produjeran diversos productos. Como se desprende de lo anterior este sistema implica llevar inventarios permanentes, pero la informacin de los inventarios est disponible a toda hora. Sobra advertir que por lo menos al final del periodo debe hacerse un inventario fsico para efectos de control.

FLUJO DE COSTOS POR UN SISTEMA DE ACUMULACION PERPETO O COMPLETO

300.000

150.000

500.000

90.000

100.000

340.000

210.000

400.000

950.000

( +)

(-)

60.000

40.000

970.000

(+)

(-)

100.000

50.000

1.020.000

(+)

230.000

1.250.000

Figura 11 Acumulacin de Costos por el Sistema CompletoEjempl: Considere la siguiente informacin:

Materiales: $300.000 de los cuales el 30% son indirectos

Mano de Obra $500.000; el 20% es Mano de Obra Indirecta

Costos Indirectos De Fabricacin $ 150.000

Gastos de Administracin $150.000; Gastos de Distribucin $ 80.000

Inventarios:

P. en Proceso

Art. Terminados

INICIAL

$ 60.000

$ 100.000

FINAL

$ 40.000

$ 50.000

Se pide: Acumular la informacin por los dos sistemas analizados.

Como se observa en las figuras 9 y 10, el proceso de acumulacin difiere significativamente, pero es el Contador de Costos quien a su criterio, y dependiendo de la tecnologa informtica disponible, elige una u otro sistema.

MECANISMO PRIMARIO DE LAS CUENTAS DE COSTOS

MECANISMO GRAFICO

MAT. PRIMAS

P. en Proceso P. TERMIN. C. DE VTAS

INV. INICIAL

COMPRAS

M.O.D.

G Y PERDIDAS

C.I.F.

Figura 12: Mecanismo de Contabilizacin de los Costos de produccin

Como puede verse, los elementos del costo (Materia Prima, Mano de Obra Directa y CIF) son aplicados a la Produccin en Proceso en donde se conjugan para obtener la Produccin Terminada y Vendida. Este procedimiento encierra un proceso lgico del proceso productivo como:

Compra, recepcin y almacenaje de materiales

Consumo de los mismos

Utilizacin y asignacin de la Mano de Obra

Acumulacin y aplicacin de los Costos

Terminacin y almacenaje de los productos acabados

Venta de los mismos

MANEJO DE LA CUENTA DE PRODUCCION EN PROCESO.

Como ya se dijo con anterioridad esta cuenta representa el valor de la produccin parcial procesada. Su naturaleza es activa y pertenece al grupo de inventarios. Se dice que a travs de su movimiento se puede medir la magnitud de una empresa.

Existen las siguientes modalidades para su manejo.

a. Una sola cuenta mayor de Produccin en Proceso que implica el llevar subcuentas para cada elemento del costo.

b. Una sola cuenta de mayor de Produccin en Proceso con tres cuentas de control tambin mayores para cada elemento del costo.

c. Tres cuentas mayores de Produccin en Proceso; es decir, una para cada elemento del costo.

d. Diversas cuentas mayores de Produccin en Proceso para cada Departamento o proceso productivo.

e. Diversas cuentas de produccin en proceso ya sea por productos, por procesos o por cualquier combinacin resultante de estos.

2. CONTROL Y CONTABILIZACION DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO

2.1. CONTROL DE MATERIALES.- Recordemos que los materiales constituyen el elemento fundamental del costo no solo por su valor dentro de la inversin global sino por su naturaleza propia dentro del artculo elaborado. Dentro del proceso productivo se encuentran bajo tres presentaciones.

Como material en el Almacn de Materias Primas

Como material en el Proceso de Transformacin

Como material que se convirti en Artculo Terminado

Cuando el material est en su proceso de transformacin es un elemento dinmico mientras que cuando aparece como materia prima o producto terminado es un elemento esttico; esto muestra que es en el proceso de transformacin en donde deben ejercerse mayores controles si se pretende determinar un costo unitario apropiado. Vale la pena aclarar que con respecto a la compra y uso de materiales se presenta la siguiente terminologa: Materia Prima: Debe entenderse el trmino como la compra de materiales directos e indirectos sin hacer ninguna distincin.

Suministros de Fbrica: En trminos generales este trmino hace referencia a diversos elementos o artculos requeridos para el mantenimiento de la fbrica o la planta como: jabones para aseo, lubricantes y combustibles para las mquinas, etc.

Para el control de materiales existen diferentes departamentos o reas funcionales que deben intervenir en su manejo tales como:

Departamento de Compras: El cual debe encargarse de abastecer los materiales que le son solicitados

Almacn de Materiales: Encargado de la guarda, control y custodia de los mismos.

Departamento de Produccin: En el que se realizan las operaciones de produccin

Departamento de Contabilidad: En donde debe registrarse y controlarse el movimiento de la empresa tanto en cantidades como en pesos.

2.2. CONTABLIZACION DE LOS MATERIALES.- Comprende bsicamente la compra y usos de este elemento del costo.

2.2.1. CONTABILIZACION DE LAS COMPRAS. El procedimiento que se sigue normalmente para realizar esta funcin es el siguiente:

REQUISICION DE COMPRA

ORDEN DE COMPRA

INFORME DE RECEPCION

El siguiente ejemplo ilustra este proceso, aclarando que deben utilizarse una serie de documentos para llevar el control y facilitar la contabilizacin.

La Zapatera EL TRIUNFO LTDA produce y vende calzado masculino en la ciudad de Popayn. El Jefe de Produccin, el 1 de Febrero/98, solicita que para el 1 de marzo/98 le provean los siguientes materiales:

5.000 decmetros cuadrados de cuero para suela, cantidad requerida para la produccin del dicho mes.

2.000 decmetros cuadrados de badana color amarillo

2.2.1.1. REQUISICION DE COMPRAS. Este es un documento que elabora el Jefe de Produccin; o la persona encargada de la solicitud, y que lo enva al Jefe de Compras informando las necesidades de materiales para el mes de Marzo.

MODELO DE REQUISICION

No. 100

ZAPATERIA EL TRIUNFO LTDA

REQUISICION O SOLICITUD DE COMPRA

DEPARTAMENTO O PERSONA QUE HACE LA SOLICITUD: ProduccinFECHA DE PEDIDO: 01-02-98 FECHA DE ENTREGA: 27- 02 - 98

CANTIDADUNIDAD DE MEDIDADESCRPCIONPRECIO UNITARIOTOTAL

5.000

2.000Dm2

Dm2Cuero Suela

Badana amarilla$ 450

200$ 2.250.000

400.000

T O T A L$ 2.650.000

Solicitado: ______________Aprobado:_________________ Revisado:______________

Copia: Solicitante

2.2.1.2. ORDEN DE COMPRA: El Jefe de Compras enviar al proveedor una solicitud escrita indicando los materiales requeridos, segn el precio convenido. Esta solicitud es una Orden de Compra que no es ms que la autorizacin al proveedor para entregar unos artculos y presentar una factura.

MODELO DE ORDEN DE COMPRA

No. 400

ZAPATERIA EL TRIUNFO LTDA

ORDEN DE COMPRA

PROVEEDOR: Surticueros Popayn Ltda FECHA DE PEDIDO: 05-02-98FECHA DE ENTREGA: 27 - 02 -98 FECHA DE PAGO: 28-04-98FORMA DE PAGO: 60 das

CANTIDADUNIDAD DE MEDIDADESCRPCIONPRECIO UNITARIOTOTAL

5.000

2.000Dm2

Dm2Cuero Suela

Badana amarilla$ 450

200$ 2.250.000

400.000

T O T A L$ 2.650.000

OBSERVACIONES: ________________________________________________________

Aprobado: ___________________________

Copias: Almacn Contabilidad - Depto Compras

2.2.1.3. INFORME DE RECEPCION. El informe de recepcin es un documento que diligencia el almacenista quien debe confrontar lo pedido con lo recibido haciendo una revisin fsica tanto en calidad como en cantidad, para determinar si le enviaron los materiales de acuerdo a las especificaciones. Si est conforme guarda el pedido y hace el registro respectivo en el krdex; en el caso de encontrar diferencias diligencia la Nota de Devolucin de Materiales para hacer la devolucin correspondiente.

En nuestro ejemplo supongamos que 200 Dm2 de badana no corresponden a las especificaciones de la orden de compra por cuanto el color solicitado es diferente (negro).

MODELO DE INFORME DE RECEPCION

No. 001

ZAPATERIA EL TRIUNFO LTDA

INFORME DE RECEPCION

PROVEEDOR: Surticueros Popayn LtdaORDEN DE COMPRA No: 400 FECHA DE RECEPCION: 26-02-98

CANTIDAD RECIBIDAUNIDAD DE MEDIDADESCRPCIONDISCREPANCIAS

5.000

2.000Dm2

Dm2Cuero Suela

Badana amarillaEnvan 200 Dm2 de badana que no corresponde al color solicitado.

OBSERVACIONES: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Firma Autorizada: ___________________________

Copias: Contabilidad - Depto- Compras - Cartera

NOTA DE DEVOLUCION DE MATERIALES

No. 050

ZAPATERIA EL TRIUNFO LTDA

DEVOLUCION DE MATERIALES

PROVEEDOR: Surticueros Popayn Ltda FECHA: 27-02-98

DIRECCION: Cra 4 # 6-22

NUESTRA ORDEN DE COMPRA: No 400 REMISION DE UDS: No. 1.000

Los siguientes materiales son devueltos a Ustedes por no corresponder con el color solicitado

CLASE DE MATERIALCANTIDAD

Badana negra

200 Dm2

Almacenista:_______________ Control de Calidad:_____________ Auditor:___________

TARJETA DE KARDEX CON BASE EN UNIDADES

(Para Almacn)

ZAPATERIA EL TRIUNFO LTDA

TARJETA DE KARDEX

ARTICULO: Cuero suela Ref: C.C. 0.30 mm

ESPECIFICACION: Caf CLASE: AMAXIMO: 6.500 MINIMO: 500 UNIDAD: Dm2

FECHANo. REMISIONMOVIMIENTOS UNIDADESOBSERVACIONES

ENTRADASSALIDASEXISTENCIA

01-02-98

27-02-98

5.0001.000

6.000

TARJETA DE KARDEX A BASE DE UNIDADES

(Para Almacn)

ZAPATERIA EL TRIUNFO LTDA

TARJETA DE ARDEX

ARTICULO: Badana Ref: C.A. 0,10 mm

ESPECIFICACION: Amarilla CLASE: AMAXIMO: 2.500 MINIMO: 100 UNIDAD: Dm2

FECHANo. REMISIONMOVIMIENTOS UNIDADESOBSERVACIONES

ENTRADASSALIDASEXISTENCIA

01-01-98

27-02-98

27-02-98

2.000

200400

2.200

2.200

Devoluciones

TARJETA DE KARDEX A BASE DE UNIDADES Y VALORES

(Para Contabilidad)

ZAPATERIA EL TRIUNFO LTDA

TARJETA DE KARDEX

ARTICULO: Cuero Suela Ref: C.C. 0,30mm

ESPECIFICACION: Color Caf CLASE: AMAXIMO: 6.500 MINIMO: 500 UNIDAD: Dm2

FECHAPOLIZANo. REM.MOVIMIENTO DE UNIDADESPRECIOVALORES

ENTRSALID.EXIST.ENTRAPROMDEBEHABERSALDO

01-02-98

27-02-98 S-42Invent.

1.0005.0001.000

6.0004504502.250.000$450.000

2.700.000

Jefe Almacn:_____________ Revisado:______________________ Jefe Bodega: ________________

TARJETA DE KARDEX A BASE DE UNIDADES Y VALORES

(Para Contabilidad)

ZAPATERIA EL TRIUNFO LTDA

TARJETA DE KARDEX

ARTICULO: Badana Ref: C.A. 0,10 mm

ESPECIFICACION: Amarilla CLASE: AMAXIMO: 2.500 MINIMO: 100 UNIDAD: Dm2

FECHAPOLIZANo. REM.MOVIMIENTO DE UNIDADESPRECIOVALORES

ENTRSALID.EXIST.ENTRAPROMDEBEHABERSALDO

01-02-98

27-02-98

27-02-98 S-42Invent.

1.000

Devol.2.000200400

2.400

2.200200200

200400.00040.000$80.000

480.000

440.000

Jefe Almacn:_____________ Revisado:_______________________ Jefe Bodega: ________________

2.2.1.4. REGISTROS CONTABLES.

Con relacin a la contabilizacin de materiales, y dependiendo de las circunstancias de operacin de la empresa se presentan dos situaciones.

Cuando la Fbrica est cercana al Departamento de Contabilidad. En este caso se lleva un solo juego de libros para registrar tanto las operaciones relacionadas con la produccin como las operaciones financieras.

Cuando la Fbrica funciona en un sitio alejado: Se acostumbra llevar dos juegos de libros: Uno para registrar la actividad manufactureras que se llama Mayor de Fbrica y otro para las dems transacciones conocido como Mayor General. Hoy en da, dada la presencia de las computadoras, este ltimo procedimiento es poco usado.

2.2.1.4.1. COMPRA DE MATERIALES Los registros en El primer caso son:

El departamento de Contabilidad hace el siguiente asiento:

INVENTARIO DE MATERIALES

$ 2.650.000

IVA POR PAGAR

424.000

RETEFUENTE POR PAGAR

79.500

PROVEEDORES Nacionales(Surticueros Popayn)

$2.994.500R/: Para registrar la compra de materiales segn Remisin #1.000

El Almacn solamente registra lo recibido en las tarjetas de Krdex.

En el segundo caso se hacen los siguientes registros.

En el Departamento de Contabilidad:

MAYOR DE FABRICA

$2.650.000

IVA POR PAGAR

424.000

RETEFENTE POR PAGAR

$ 79.500

PROVEEDORES Nacionales(Surticueros Popayn Ltda) 2.994.500

R/: Para registrar la compra de materiales segn Remisin #1.000

En la Fbrica:

INVENTARIO DE MATERIALES

$ 2.650.000

MAYOR GENERAL

$ 2650.000R/: Para registrar la compra de materiales segn Remisin #1.000

Ntese que mientras la Oficina Central debita la Cuenta Mayor de Fbrica contra Proveedores, en la Fbrica se incrementa el Inventario mediante un dbito y se acredita el Mayor General. Esto muestra que las cuentas Mayor General y Mayor de Fbrica son recprocas en el sentido que cuando una se debita la otra se acredita viceversa.

Al final del ciclo de costos; es decir en el momento de la venta la Oficina General acredita el Mayor de Fbrica mientras que en la fbrica se debita el Mayor General; de esta manera la Oficina General recuperar el dinero que ha transferido a la fbrica al hacer los diferentes cargos a la cuenta Mayor de Fbrica.

2.2.1.4.2. FLETES EN COMPRA DE MATERIALES: Los fletes tienen tratamiento diferente segn el monto as:

a. Si su monto es pequeo comparado con el costo del material se cargan a la cuenta CIF Control de Materiales mediante el asiento.

CIF CONTROL (Fletes)

$ 10.000

CAJA

$10.000

R/: Para registrar el pago de fletes por compra de materiales

b. Cuando el valor es representativo se acostumbra cargarlo al inventario de materiales; esto implica un ajuste en las tarjetas de krdex.

INVENTARIO DE MATERIALES

$100.000

IVA POR PAGAR (16%)

16.000

RETEFUENTE POR PAGAR

$ 1.000

CAJA

$115.000

R/: Para registrar el pago de fletes por compra de materiales.

2.2.1.4.3. DESCUENTOS EN COMPRAS. Se presentan dos situaciones:

a. Descuentos Comerciales: Estos descuentos no se contabilizan por cuanto no afectan los costos de manufactura; en este caso simplemente se deducen del precio de lista.

b. Descuentos por Pronto Pago: El registro de los mismos se har si efectivamente se logra; esto ocurre despus de varios das. El registro ser:

PROVEEDORES (Nacionales)

$40.000

RETEFUENTE POR PAGAR

1.200

INVENTARIO DE MATERIALES

$34.800

IVA POR PAGAR

6.400

R/: Para registrar el descuento por pronto pago en la compra de materiales.

2.2.1.4.4. DEVOLUCION DE MATERIALES.- Si analizamos el caso de nuestra empresa Surticueros Ltda observamos que hizo una devolucin porque algunos artculos no cumplieron las especificaciones. En este caso el Almacn registra una salida de materiales devueltos en su hoja de Krdex ajustando el saldo correspondiente. El departamento de Contabilidad, una vez recibido el anuncio de la devolucin hace el siguiente registro:

PROVEEDORES Nacionales(Surticueros Ltda)$ 45.200

RETEFENTE POR PAGAR

1.200

INVENTARIO DE MATERIALES

$ 40.000

IVA POR PAGAR

6.400

R/: Para registrarla devolucin de materiales segn Nota de Devolucin #050

2.2.1.4.5. COMPRA DE REPUESTOS.- La compra de repuestos es necesaria por cuanto estos sirven para el mantenimiento de las mquinas a fin de no paralizar la produccin.

En este caso el Almacn registra la compra de repuestos en las Tarjetas de Krdex

El Departamento de Contabilidad General hace el siguiente asiento:

INVENTARIO DE REPUESTOS

$ 200.000

IVA POR PAGAR

32.000

RETEFUENTE POR PAGAR (3%)

$ 6.000

CAJA

226.000

R/: Registramos la compra de repuestos para la maquinaria Fact #5700 de Centromotor.

2.2.1.4.2. CONTABILIZACION DEL USO DE MATERIALES.

Al igual que e la compra de materiales se presenta dos situaciones:

a. Cuando se lleva un solo juego de libros:

Almacn: registra las salidas en las tarjetas de Krdex.

Contabilidad General: Separa las requisiciones de materiales directos.

Departamento de Costos: Recibidas las requisiciones, separa las directas de las indirectas. Las primeras las acumula y las lleva a la Hoja de Costos por Trabajo en la seccin de Materiales Directos; con las segundas no hace nada por el momento.

En nuestro ejemplo supongamos que el Departamento de Produccin de la Zapatera El Triunfo hace uso de los siguientes materiales:

500 Dm2 de Cuero Suela

300 Dm2 de badana amarilla

5 galones de gasolina a $ 7.000 c/u

Los registros correspondientes en Contabilidad General son:

INVENTARIO T.E.P.

$ 320.000

Materiales Directos:

Cuero suela (500 Dm2) a $450.oo c/u

$225.000

Badana amarilla (300 Dm2) a $200oo c/u 60.000

CIF Control Materiales Indirectos:

Gasolina para motor 5 Galones a $7.000 c/u 35.000INVENTARIO DE MATERIALES

$320.000

R/: Para registrar el uso de materiales

b. Cuando se llevan dos juegos de libros.

Almacn: Registra la salida en las Tarjetas de Krdex

Departamento de Costos: Hace el registro anterior.

Contabilidad General: No hace ningn asiento.

2.2.1.4.3. MATERIALES DEVUELTOS AL ALMACEN. La devolucin que la Fbrica hace al almacn puede originarse porque se pidieron materiales en exceso, porque no cumplen con las especificaciones o porque estn defectuosos. El procedimiento ser:

Almacn: Reajusta las Tarjetas de Krdex, bien mediante un asiento de entrada de materiales o colocando las devoluciones en la seccin de salidas, pero en rojo, corrigiendo el saldo respectivo.

Departamento de Costos: Si el reporte es diario se registra la devolucin, en rojo, en la Hoja de Costos. Si el reporte es semanal o quincenal no hace nada porque en este caso irn nicamente las cantidades netas de materiales directos usados.

Contabilidad General: Si el Almacn hace el reporte diario de las requisiciones y los materiales se han contabilizado como usados o el cierre de libros coincide con la devolucin se hacen los siguientes asientos que se muestran a continuacin.

Supongamos que en el ejemplo que se est considerando, la fbrica devolvi al Almacn:

20 Dm2 de cuero suela

2 galones de gasolina para motor

INVENTARIO DE MATERIALES

$ 23.000

INVENTARIO T.E.P.

$ 23.000

Materiales Directos:

Cuero suela (20 Dm2) a $450.oo c/u

$ 9.000

CIF Control Materiales Indirectos:

Gasolina para motor 2 Galones a $7.000 c/u 14.000R/: Para registrar la devolucin de materiales al Almacn

Si el Almacn reporta semanal o quincenalmente las requisiciones, no se requiere ningn asiento por cuanto ste reporta nicamente el neto requerido por la produccin.

2.2.1.4.4. USO DE REPUESTOS. El Almacn y Contabilidad General son las nicas dependencias a quienes les corresponde el registro de los repuestos usado.

Almacn: Registrar de alguna manera la entrega de repuestos a cualquiera de las secciones, descargndolos de las respectivas Tarjetas de Krdex.

Contabilidad General: Teniendo e cuenta que los repuestos se consideran como Costos Generales el asiento ser:

CIF CONTROL (Repuestos)

$ 150.000

INVENTARIO DE REPUESTOS

$ 150.000

R/: Para registrar el valor de los repuestos utilizados en la mquina soladora.

2.2.1.4.5. DIFERENCIAS ENTRE EL INVENTARIO FISICO Y EL VALOR EN LIBROS.

Como es sabido, la empresa puede llevar inventario peridico o permanente. En este ltimo caso deber hacerse un conteo fsico de los inventarios para verificar la veracidad de los registros y ejercer controles sobre prdidas originadas en procedimientos inadecuados de conservacin o robos continuados. Al comparar los inventarios fsicos con las tarjetas de Krdex es posible que existan diferencias las que deben corregirse.

Se procede a dar una entrada o salida segn que las unidades sobren o falten y de acuerdo al sistema de valoracin de inventarios que se est utilizando. Corregida la tarjeta de Krdex con el inventario fsico se procede a hacer los siguientes ajustes.

Si el Inventario Fsico es mayor que lo registrado en libros.

INVENTARIO DE MATERIALES

$ 12.000

SOBRANTES O FALTANTES DE INVENTARIO

$12.000

R/: Para registrar el valor de inventario sobrante.

Si el Inventario Fsico es menor que los registros en libros.

SOBRANTES O FALTANTES DE INVENTARIO

$ 5.000

INVENTARIO DE MATERIALES

$5.000

R/: para registrar los faltantes de inventario.

En algunos casos se acostumbra cargar los faltantes al encargado del manejo de los mismos; sobre todo cuando se concluye que hay malos manejos.

2.2.1.4.6. GASTOS DE MANEJO DE MATERIALES.

Es normal que dentro de los procesos de recepcin, almacenaje y mantenimiento de materiales se origines algunos costos relacionados con estas operaciones. Lo ms recomendable ser cargar estos costos a los materiales. En este caso se utiliza una tasa predeterminada de gastos por materiales y se cargan a la produccin con base en el costo o precio de los mismos.

No obstante lo anterior, en ocasiones se presenta dificultades en la reparticin de dich