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CASO DE ESTUDIO:Modelo de Gobierno y Gestión Integral de las TIC en la
Universidad Autónoma de Occidente
Por: Carlos Alberto Peláez
Para qué un modelo de Gobernabilidad y Gestión de las TIC ?
Para obtener valor a partir del uso e incorporación de las TIC, en los diferentes procesos académicos y administrativos en la Universidad por medio de:
Alineación de las TIC con los objetivos estratégicos de la Universidad.
La optimización de las inversiones en TIC que se realicen.
Una articulación más eficiente entre los diferentes departamentos y unidades organizacionales encargados de la gestión y administración de las TIC, con la alta dirección.
Una gestión más eficiente y articulada de los proyectos de TIC, buscando la consecución de los resultados estratégicos en los diferentes procesos de valor de la universidad.
Objetivo General del Proyecto
Construir un modelo de gobernabilidad y gestión integral de las tecnologías de la información y la comunicación para la universidad Autónoma de Occidente, mediante la incorporación y adaptación articulada y conjunta de Frameworks, modelos, estándares, guías de buenas prácticas y sistemas de calidad, que permitan una operacionalización de las tecnologías, alineadas con los objetivos estratégicos de la institución.
Objetivos EspecíficosEstablecer los elementos claves que definen el enfoque estratégico de las TI, mediante la identificación de los factores que constituyen el valor, riesgo y control de las tecnologías, como marco del gobierno de TI en la universidad.
Establecer los elementos clave que definen el enfoque táctico de las TI en la universidad, por medio de inventarios de las diferentes recursos de TI existentes, la identificación de los servicios y la definición de los procesos de TI.
Articular los diferentes elementos estratégicos y tácticos de TI establecidos para la universidad, mediante la integración de sus criterios de negocio orientados hacia la aportación de valor, con los de su ejecución a nivel táctico.
Objetivos Estratégicos de la Universidad Autónoma de OccidenteLa excelencia académica, entendida como el mejoramiento continuo de la calidad en todas las actividades académicas: investigación, docencia y proyección social.
La pertinencia social, entendida como la profundización de la integración Institucional con el medio regional, nacional e internacional, a través de una proyección permanente de sus actividades básicas de docencia, investigación, proyección social a la región Pacífico, por ser su entorno natural, al resto del país y al mundo.
Ampliar las oportunidades de formación en la Institución, a través de la oferta de programas en nuevos campos del conocimiento pertinentes y estratégicos para el desarrollo regional y programas de postgrado, la incorporación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación a los procesos de formación y la oferta de cursos libres.
Impartir en todas las modalidades, Educación Superior científica, tecnológica, humanística y ética, en orden a la realización integral de la persona.
Contribuir al desarrollo de los niveles educativos que precedan a los que en ella se ofrecen, para facilitar su integración y el logro de los objetivos del sistema educativo.
Promover la formación científica y pedagógica de sus profesores de tal manera que garantice la calidad de la educación en las modalidades que se ofrezcan, de la investigación y de la proyección social.
Administrar eficientemente todos los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros de la Institución.
Procesos de Valor para la Universidad
se distinguen como procesos de valor para la universidad:
La docencia La investigaciónLa proyección social
Cómo se articulan ?
logran su articulación y orientación con prospectiva, desde los procesos de innovación sustentados a partir de la planeación y el análisis estratégico, articulado mediante un plan de comunicaciones, que establece las interfases de comunicación para la gestión de sus involucrados.
La representación de Valor de TI para la Universidad – Resultados Estratégicos
A través de cada uno de los procesos de valor de la Universidad, se han definido unos resultados estratégicos, los cuales por medio de su articulación, permiten alcanzar los objetivos de valor institucionales. Cabe anotar que la Universidad es una entidad prestadora de servicios sin ánimo de lucro, por tal motivo el indicador para la medición del valor de las TIC, no se analizará desde la valoración de un indicador como el R.O.I. (por ejemplo):
La representación de Valor de TI para la Universidad – Ejes, Objetivos Estratégicos y Estrategias del Plan de Tic de la Universidad
El Plan Estratégico de TIC 2009 – 2019 de la Universidad Autónoma de Occidente, define tres ejes estratégicos de TI para la Universidad, los cuales se consolidan desde la formulación de tres objetivos estratégicos y cuatro estrategias para su logro.
La representación de Valor de TI para la Universidad – Proyectos de TIC del Plan Estratégico
El plan estratégico de TIC de la universidad, se concreta en trece proyectos. Cada proyecto impacta diferentes objetivos estratégicos de dicho plan:
La representación de Valor de TI para la Universidad – Mapa de Proyectos –
Estrategias – Objetivos de TIC.
A partir de la relación entre proyectos, estrategias y objetivos, se construye un mapa de interrelación entre estos, como descripción macro-estratégica para la gestión del plan de TIC.
La representación de Valor de TI para la Universidad – Relación entre Resultados estratégicos y Objetivos del Plan de TIC.
A partir del mapa de resultados estratégicos y del plan estratégico de TIC, se establece una relación entre los Objetivos estratégicos del Plan de TIC y cada uno de los resultados estratégicos:
La representación de Valor de TI para la Universidad – Framework de Proyectos –
Programas y Portafolio.
El Framework se define desde la base de los diferentes proyectos de TIC.
Cada uno de los ejes estratégicos, se establece como un programa que agrupa una serie de proyectos de TIC.
Desde cada uno de los programas, se sustentan los diferentes servicios tanto de apoyo, como académicos, administrativos y de proyección social.
Los Estados de Gobernabilidad de TI en la universidad – Generación de Asociaciones y
Consolidación de la Confianza.
El marco de gobernabilidad de TI en la universidad, debe fundamentarse en dos principios básicos fundamentales:
La consolidación de la confianza entre las diferentes dimensiones organizacionales involucradas en el ejercicio de Gobernabilidad.
La generación de asociaciones entre las diferentes dimensiones institucionales que se ven involucradas.
La representación de Valor de TI para la Universidad – Ciclo de Gobernabilidad de TI en la Universidad
El Ciclo de Gobernabilidad de TI de la Universidad está constituida por 3 Etapas: Formulación – Ejecución y Post-Ejecución. Las etapas están constituidas por 11 Fases en donde se distinguen 6 Estados de Gobernabilidad:
La representación de Valor de TI para la Universidad – Etapas de Gobernabilidad de TI
Las seis etapas de gobernabilidad de TI, tienen como objetivo el obtener el mayor beneficio de valor posible de las TIC, en los resultados estratégicos de cada uno de los procesos de valor de la universidad:
Etapa de Gobernabilidad G1
Etapa de Gobernabilidad G2
Etapa de Gobernabilidad G3
Etapa de Gobernabilidad G4
Etapa de Gobernabilidad G5
Etapa de Gobernabilidad G6
Se agrupan los proyectos formulados desde el plan estratégico de TIC, para su análisis y evaluación.
Se evalúa el caso de negocio para cada proyecto, desde los beneficios que pretenden obtenerse, los costes y los riesgos.
Se efectúa la definición del alcance para cada proyecto y se analiza y evalúa frente a cada caso de negocio.
A partir del caso de negocio y la definición del alcance, Se elabora el mapa de resultados intermedios, que deben estar alineados con los resultados estratégicos de los procesos de valor.
Se trabaja tras la consecución del máximo beneficio de valor posible de obtenerse, para cada proyecto. Se define el grupo responsable encargado de obtener los beneficios de valor, apoyándose en la pirámide de resultados de post-ejecución.
Análisis y evaluación por parte de la alta dirección de la universidad, alrededor de las lecciones aprendidas durante el proceso, para mejorar y fortalecer los procesos futuros de planeación y gestión integral de proyectos en TIC.
La representación de Valor de TI para la Universidad – Etapas de Gobernabilidad de TI
En la etapa de Gobernabilidad G3 en la definición alcance del proyecto, se describen las funcionalidades que proporcionará la solución. Para cada una de las funciones que se definan en el alcance, se deberá efectuar una valoración de su incidencia en cada uno de los grupos de resultados estratégicos por proceso de valor (docencia, investigación y proyección social) Su valoración se realiza como Muy Alto (5), Alto (4) Medio (3), Bajo (2), Muy Bajo (1) Inexistente (0):
La representación de Valor de TI para la Universidad – Resultados intermedios
En la etapa de Gobernabilidad G4, debe construirse un mapa de resultados intermedios por proyecto, que tendrá como propósito, el garantizar la alineación permanente de cada una de las funciones que cubra el proyecto, con los resultados estratégicos de cada proceso de valor que impacta el proyecto :
Los Estados de Gobernabilidad de TI en la universidad – Pirámide de resultados Post-ejecución.
Durante la etapa de Gobernabilidad G5, el grupo de trabajo deberá enfocarse en efectuar un análisis, sobre los resultados obtenidos en la etapa de post-ejecución de cada proyecto:
La pirámide de resultados comienza un análisis desde el cumplimiento de los requerimientos técnicos a nivel de infraestructura.
Continúa con el análisis de la confianza lograda por parte de la solución, en la comunidad.
Evalúa los resultados obtenidos con relación a la cultura y adaptación de la solución, en la comunidad.
Mide el valor que se ha logrado en cada uno de los procesos impactado por el proyecto.
Evalúa y mide el beneficio de valor obtenido para la consecución de los resultados estratégicos institucionales.