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MEMORANDO SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE
ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS
Señor
ADMINISTRADOR FEDERAL DE LA
ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS
Dr. Ricardo Daniel ECHEGARAY
Hipólito Yrigoyen Nro. 370 – 1er. Piso –
Ciudad Autónoma de Buenos Aires
En ejercicio de las facultades conferidas por el artículo 118 de la Ley 24.156 y a
vuestro requerimiento, la AUDITORÍA GENERAL DE LA NACIÓN (AGN) efectuó una
revisión del Control Interno Contable de la ADMINISTRACION FEDERAL DE
INGRESOS PUBLICOS (AFIP), correspondiente al ejercicio cerrado el 31 de diciembre
de 2012.
Nuestra revisión del funcionamiento del Control Interno Contable fue efectuada
como parte de las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre los Estados
Contables de la AFIP por el ejercicio precedentemente indicado.
La evaluación realizada a los fines descriptos en el segundo párrafo no
necesariamente ha de revelar todas las debilidades significativas del sistema. Por
consiguiente, no expresamos una opinión sobre el sistema de control interno de la AFIP
considerado como un todo.
Sobre la base de la citada revisión, informamos que las observaciones más
significativas a formular sobre el Sistema de Control Interno Contable de la AFIP, son las
indicadas en el Anexo adjunto.
Buenos Aires, 31 de agosto de 2013
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ANEXO
MEMORANDO SOBRE EL CONTROL INTERNO CONTABLE
ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS
EJERCICIO 2012
Índice
1. Sistema Administrativo Contable Computadorizado y Control Interno Administrativo
Contable.
2. Disponibilidades.
3. Créditos – Otras Cuentas a Cobrar.
4. Bienes de consumo.
5. Bienes de Uso.
6. Bienes Intangibles.
7. Cuentas Comerciales a Pagar, y Gastos de Consumo y Servicios no personales.
8. Gastos en Personal y Gastos en Personal a Pagar.
9. Retenciones a pagar
10. Otros cuentas a pagar, Otros pasivos y Fondos de Terceros y en Garantía
11. Deudas Judiciales.
12. Cancelación de costas judiciales en efectivo
13. Obligaciones enmarcadas en normas de consolidación de deuda del Estado Nacional
14. Otros Bienes en Custodia por Parte de AFIP.
15. Recursos.
16. Contrataciones.
17. Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores (A.R.E.A.).
18. Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
19. Ambiente de seguridad de la información
Apéndice 1. Consideraciones respecto de muestra de contrataciones seleccionadas para su
revisión
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Apéndice 2. Consideraciones sobre implementación de Políticas de Seguridad de la
Información
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Introducción
La revisión del funcionamiento del control interno contable fue efectuada, como parte de
las tareas realizadas con el propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los
Estados Contables correspondientes al ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2012.
Dicha revisión incluyó el análisis del ingreso de datos y del egreso de la información
(input/output) a los procesos computadorizados existentes en el ámbito de la AFIP, cuando
las prácticas administrativas y contables relevadas requieren su utilización, lo que no
constituye una auditoría especial sobre el correcto funcionamiento del sistema de
procesamiento electrónico de datos, en cuanto a los programas de computación, los
elementos de control que ellos incluyen, la lógica de los lenguajes, la configuración de los
equipos empleados y la política de seguridad implementada.
A partir de la puesta en producción en el 2007 de un sistema informático destinado a su
administración financiera -SIGMA-, se ha producido un avance significativo a fin de
subsanar deficiencias que en distintos ejercicio esta AGN ha puntualizado, persistiendo
algunas, de las que da cuenta el presente memorando, que con el análisis de los procesos
actuales y la normatización de prácticas –incluido el uso del sistema- han de tender a una
rectificación futura, maximizando la utilización de las facilidades del aplicativo
informático.
Simultáneamente, a la implementación del aludido sistema informático de gestión
administrativo financiero de la actividad propia de la entidad, se ha decidido la
implementación de la registración de la actividad financiera y patrimonial vinculada a las
funciones asignadas al ente respecto de recaudación, fiscalización y ejecución de tributos,
que habrá de permitir contar con información que ha de ser expuesta en forma
complementaria con los Estados Contables de la Administración, aunque no se han
advertido avances relevantes en el presente ejercicio.
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Sin perjuicio de lo expresado, varias de las observaciones que se describen en los apartados
siguientes han sido señaladas por esta AGN en Informes emitidos al momento de efectuar
auditorías en ejercicios anteriores y requieren por parte de la AFIP producir, efectivamente,
cambios a fin de procurar la no reiteración de las situaciones relevadas en atención a la
importancia de los temas involucrados.
En tal sentido, las observaciones más significativas detectadas durante nuestra auditoría
son las que se detallan a continuación, debiendo señalar que mayoritariamente
corresponden a situaciones ya expuestas por esta AGN en Memorandos de control interno
de ejercicios previos, no obstante cabe consignar que en algunos aspectos, como se
señalara, se han iniciado acciones tendientes a regularizar las situaciones planteadas.
1. Sistema Administrativo Contable Computadorizado y Control Interno
Administrativo Contable.
Persiste la necesidad de realizar un conjunto de acciones a fin de estabilizar la aplicación
del SIGMA y utilizar su potencial, como se señalara, entre lo que cabe consignar:
a. Si bien a partir del dictado de la Disposición Nº 33/09 de la SDGAF Subdirección
General de Administración Financiera, con la aprobación del “Manual de
Procedimientos de Gestión Financiera” –y los sucesivos agregados-, no se advierte que
aún se haya concluido con la normatización de la totalidad de los procedimientos que
hacen a la administración financiera con o sin vinculación directa con el SIGMA. Al
respecto, cabe realizar las siguientes consideraciones:
o Si bien la dependencia emisora posee facultades otorgadas en carácter de
rectora de lo atinente a administración financiera, el dictado del manual no se
realiza a partir de un área que posea una visión sistémica y completa de la
entidad. El presente aspecto ha sido mencionado en reiteradas oportunidades
por esta AGN respecto de la estandarización de distintos procedimientos de la
Administración Federal.
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o Se han incluido nuevos procesos, respecto de los inicialmente aprobados por la
norma en trato, quedando pendientes aún distintos aspectos como: tratamiento
de anulaciones, reimputaciones o reversiones, actividades de control de cierre,
devengamiento oportuno de pasivos, fondos de terceros, activos fijos, control
de patrimonio, bienes inmateriales, etc.
o En función de su evaluación se advierte que los manuales actúan en forma
complementaria con los manuales de usuarios de SIGMA y se centran en el
ámbito de las funcionalidades del mismo, sin avanzar en procesos
administrativos que dan origen a determinadas transacciones –normatizándolos
o refiriendo a otros manuales que pudieran existir-, de forma de advertir una
visualización completa del circuito.
o Por su parte, aún no se obtuvo evidencia de la emisión de los manuales
vinculados al módulo de logística.
Es dable resaltar, que de la consideración individual de los procesos incluidos en los
manuales se advierte una razonable metodología de descripción, aunque no se tomó
conocimiento de la existencia de un estándar propio de la entidad a tal efecto.
Por su parte, se sigue advirtiendo la necesidad de reevaluación de los procedimientos,
especialmente, en cuanto a las actividades de control existente, incluyendo la
implementación de puntos de conciliación periódicos de información contable con
información de otros sistemas proveedores de datos de transacciones (v.g.: SARHA,
SISREC, etc.).
b. La entidad ha mejorado la asignación conceptual de transacciones a cuentas contables,
rectificando cuestiones planteadas por esta AGN en ejercicios previos, no obstante aún
persiste la necesidad de una precisa correlación entre la codificación de cuentas que se
registran en SIGMA y la que se exhibe los Estados Contables.
c. El diseño y aplicación de tareas de cierre de ejercicio que definan los análisis,
conciliaciones y documental que ha de soportar la emisión de los Estados Contables.
En tal sentido, es relevante la identificación de riesgos en la materia y la
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implementación de evaluaciones específicas (v.g.: la existencia de partidas abiertas
sujetas a compensaciones manuales).
d. La emisión informática de todos los EECC. En este sentido, cabe hacer especial
hincapié en el EOAF, para el cual el sistema implementado ha de poseer la información
precisa para su emisión tanto bajo el formato directo como el indirecto.
Se destaca que, externamente al sistema, el área contable debe proceder al
reordenamiento de cuentas y saldos, y al armado de rubros. Ello puede generar
inconsistencias de los mismos entre los Estados de presentación y la registración
contable dificultando la certificación directa de los EECC con la contabilidad.
e. La asunción por la entidad de la responsabilidad de la elaboración de reportes, a partir
de las funcionalidades del sistema, en orden a necesidades específicas (v.g.: mayores
que a simple vista evidencien contracuentas de los asientos practicados), lo cual no
implica customización. Ello importa una relevante dependencia de la organización con
la consultora contratada para la parametrización y el desarrollo de tareas operativas con
el sistema relativamente sencillas (v.g.: puesta en producción de nuevas cuentas
contables).
f. Al cierre del ejercicio los EECC no exhibían saldo de partidas pendientes de
imputación originadas en el proceso de migración de los EECC al 31/12/06 como
asiento de inicio del ejercicio 2007 ($12,6 millones como monto inicial de partidas
pendientes). La entidad ha practicado reimputaciones de partidas –mayormente a través
de reclasificación de pasivos (fondos de terceros)-, que evidenciaron soporte
documental limitado (v.g.: correos electrónicos narrativos de la situación de cada
partida), sin documental originaria de la transacción, es por ello que se torna necesario
contar con documental razonable para el respaldo de la registración regularizadora,
soportándose no sólo en las explicaciones que aporten los responsables. Es así, que no
se ha advertido que en el área contable central se hayan implementado actividades de
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control específicas de las reimputaciones, dependiendo exclusivamente de lo que las
áreas descentralizadas dispusieran.
Es dable señalar que las partidas pendientes de imputación que dieran origen al saldo
contable, actualmente en $0.-, no se han compensado con transacciones que las
individualicen y vinculen, exhibiendo la cuenta que todas las partidas se encuentren
permanentemente abiertas, aún cuando se produzca su depuración, con el riesgo
potencial vinculado a la persistencia de partidas abiertas deudoras y acreedoras.
g. La integración del sistema con otras aplicaciones informáticas de la entidad
automatizando las registraciones y estableciendo puntos de control o conciliación (v.g.:
SILPANA -Servicios Extraordinarios-, SISREC, SIRAEF, SIDEHON, ATENEA).
h. La necesidad de fortalecer los circuitos administrativos internos a efectos de lograr
reducir los desfasajes de devengado entre ejercicios por gastos, esencialmente por
ausencia de registración oportuna de transacciones. En tal sentido, el área contable
continúa con la práctica previa de identificación de devengamiento tardío a partir de la
revisión de la registración posterior al cierre –que se evidencia limitado en cuanto a la
certidumbre e integridad de las partidas consideradas -, sin haberse implementado
esquemas de individualización de servicios o adquisiciones que han de devengarse –
v.g.: provisiones- desde la gestión y el módulo respectivo de las áreas de logística (que
incluye compras y contrataciones).
Las pruebas practicadas han evidenciado deficiencias en la datación de los documentos
contabilizados y la oportunidad de registro, generando incluso saldos impropios en la
cuenta “Provisión facturas a recibir”, que implicó un análisis específico y la reversión
manual de lo registrado. Adicionalmente, estas prácticas han importado que los
mayores individuales de proveedores exhiban transacciones sin la secuencia normal y
real, o registraciones de pasivos sin la efectiva recepción de bienes.
Es dable resaltar que la presente situación ha dificultado las pruebas de auditoría,
exigiendo la rastreabilidad individual de las distintas instancias de las transacciones
(incluidos ajustes manuales practicados) y la justificación respectiva.
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Es relevante mencionar que lo descripto importa la necesidad de que la entidad
reevalúe los procesos de registración, los derechos otorgados a los usuarios, el
tratamiento de excepciones y las actividades de control a implementar, evitando las
registraciones manuales, en la búsqueda de que el sistema sea utilizado en función de
su concepción, transaccionando automáticamente e interrelacionando las distintas
instancias de los procesos vinculados a adquisición de bienes y servicios.
i. La existencia de documentos SIGMA con poca información que permita identificar la
naturaleza o particularidades de la transacción real, imposibilitándose su consideración
por usuarios circunstanciales o con objetivo de control, sin la necesidad de recurrir a la
documentación originaria para la interpretación de lo actuado –quitándole
autosuficiencia al sistema-.
El sistema posee campos de texto multipropósito de carga opcional y discrecional,
cuando los tipos de transacciones podrían transformarlos en obligatorios y referenciales
con un identificador establecido a tal fin, que permita, incluso, el control contable de
las operaciones.
Por otra parte, a manera de ejemplo y en el marco de lo señalado en el apartado
anterior, existe el campo de fecha del documento que carga el usuario (v.g.: factura,
remito) cuya información no posee una utilidad definida en los procedimientos
actualmente vigentes y que exhibió diferencias con la documental recibida.
Lo señalado es relevante, especialmente, en situaciones de masividad de transacciones
y datos, y de descentralización de aspectos materiales de la gestión administrativa
financiera y su registración oportuna, como en el caso de AFIP, donde la clara
individualización de la transacción con sus antecedentes fácticos le ha de aportar al
sistema una mayor autonomía para su revisión posterior.
Es dable expresar que dicha descentralización, posee el correlato de la distribución de
la responsabilidad, sin que aún se hayan planteado actividades de control centrales
estandarizadas que aporten mayor confiabilidad al esquema establecido.
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j. La estandarización de la totalidad de transacciones posibles dentro del sistema a fin de
la gestión financiera completa, incluyendo elementos de identificación unívoca del tipo
de transacción, cada una de las operaciones, su claro entendimiento conceptual y la
individualización de documental respectiva, tal los casos de devengamiento de tasa
aeronáutica o cargos por servicios extraordinarios.
Por otra parte, existen cuentas cuyo saldo es resultado de documentos de impacto en
débito y crédito, que se hallan abiertos, y no se advierte la forma en que serán
compensados (como metodología del sistema), sin una identificación de cada una de
las partidas –v.g.: Provisión, Transferencias a pagar, etc.-.
k. Las anulaciones refieren, a partir de un código, a la correspondencia con la vigencia del
período de la transacción original, sin embargo no contempla información que permita
advertir las causas de la anulación, como elemento necesario para las evaluaciones
posteriores. Adicionalmente, no se observaron actividades de control diferenciales que
contemplen las anulaciones de montos significativos. Simultáneamente, se advirtieron
reimputaciones o reversiones con escasa información adicional, dificultando la
individualización de la transacción original y/o los motivos de lo actuado, careciendo
de soporte documental explicativo.
l. Se observa la falta de una explícita relación unívoca que permita asociar la provisión en
forma directa con las cuentas individuales de los acreedores. Ello limita, desde la
contabilidad –mayor contable- y a partir de funciones de consulta amigables, acceder a
la información del devengado (con cargo a Provisión) en relación con lo registrado en
Proveedores ante la recepción de la factura –que genera una registración contable
permutativa de pasivos-.
Es más, existen instancias de compensación de provisiones por depuración de partidas
y no por transacciones corrientes, evidenciándose en el saldo de la cuenta Provisiones
la persistencia de importes de ejercicio anteriores pendientes de depurar –que
implicarán compensaciones manuales-.
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La dificultad es mayor cuando se busca practicar revisiones por lotes o revisiones de
cierre contable.
Cabe destacar que en la consideración conjunta de la configuración de los Módulos
Logística y Contable del SIGMA, el sistema posee la información de vinculación de la
contratación, el proveedor, la recepción, el devengamiento, la presentación de factura y
el pago, sin embargo no se pudo acceder a funciones que, a partir de ello, exhiban la
conformación detallada de la provisión en trato. Ello provoca la necesidad de trabajos
externos al sistema, subutilizando su potencial, y exigiendo justificaciones individuales
en algunos casos sin suficiente información disponible que motivara la registración. Es
más, no se ha accedido a consultas amigables que permitan una navegación “completa”
por la totalidad de instancias de las contrataciones con su impacto contable –circuito
completo-, debiendo, nuevamente, recurrir a tareas externas.
m. La reformulación de la información expuesta en los EECC, esencialmente en notas, a
partir de la disponibilidad de información que aporta el nuevo sistema, accediendo en
el futuro, en cuanto se avance en materia de recaudación tributaria y de la seguridad
social, a la exposición de información relevante para los usuarios.
n. La inclusión del tratamiento de la consolidación de deuda, puesto que la omisión actual
afecta el impacto de resultados, toda vez que con la tramitación de cancelación por SH
se elimina al expediente del stock de juicios (pasivo cierto o previsión) y no se deduce
de lo registrado por la tramitación sino por el recálculo de previsión o deuda.
o. La consideración del sistema como base para el control contable de la totalidad de las
transacciones económico financieras de la entidad.
p. La entidad ha utilizado registros contables en papel como soporte de las registraciones
realizadas en el AUDINT hasta el cierre del ejercicio 2006, sin implementar esa
práctica respecto del SIGMA. De conversaciones mantenidas con funcionarios, la
entidad entiende que con la nueva aplicación no han de ser necesarios, puesto que
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contempla esquemas de cierre y de backup. La Contaduría General de la Nación, por su
parte, en cuanto a la homologación del sistema ha expresado que ella “…debe
conformar los sistemas contables que en el marco de su competencia, desarrollen los
Organismos Descentralizados…El caso sobre el cual trata el informe contable citado,
atento a las características de ‘ente público’ que posee la AFIP y su encuadre dentro del
régimen de autarquía presupuestaria y financiera establecida por el Decreto Nº
1399/01, permiten concluir que no resulta competencia de este Organismo Rector
aprobar dicho sistema”.
q. A partir de la aplicación de SAP, el esquema documental de las transacciones ha sido
modificado, obviándose definitivamente el esquema de formularios establecido por la
Secretaría de Hacienda (v.g.: órdenes de pago), sin haberse expedido ésta sobre el
particular.
r. Por otra parte, los circuitos de información de transacciones de la entidad poseen
deficiencias, esencialmente, originados en la inexistencia de manuales de
procedimientos que contemplen los procesos operativos que los vincule con los
procesos administrativos financieros (como adicionales a los manuales de gestión
administrativa financiera previamente referido) y, consecuentemente, permita el
análisis de integridad de las operaciones de la entidad con impacto económico y
patrimonial, y su control. En tal caso y, a manera de ejemplo, cabe mencionar:
Embargos: Se advirtió la inexistencia de un circuito de registración y comunicación
que centralice la información y control de los embargos tanto en materia
presupuestaria, como de recaudación o por cuenta de terceros (v.g.: embargos sobre
haberes, embargos sobre saldos a favor de contribuyentes, etc.). Con lo cual no es
fluida la información de estos conceptos para la registración y control contable –
discriminados por materias-.
Acciones de recupero de créditos, declaración de perjuicio fiscal y de
incobrabilidad: la entidad realiza acciones en dicho marco, que incluso concluye
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con la emisión de actos administrativos de autoridad superior, que poseen impacto
patrimonial y económico, de los cuales el área contable no es notificado para
practicar las evaluaciones, registraciones o controles contables, según el caso.
Ejecución de sentencias judiciales (lo cual será tratado en el presente memorando).
Recomendación
A la luz de lo señalado en la observación y la instancia de implementación del sistema a
efectos de su estabilidad, sólo cabe recomendar la consideración de lo expuesto en ella a
partir de un proceso integral de análisis de nuevos requerimientos, haciendo especial
hincapié en la implementación de actividades de control desde el área contable central, con
procesos de análisis periódicos y de cierre.
2. Disponibilidades
2.1. Fondos Rotatorios y Cajas Chicas
a. Los movimientos bancarios de los Fondos Rotatorios deben efectuarse por medio
de cuentas corrientes abiertas exclusivamente a dichos efectos. Sin embargo a través de
ellas continúan realizándose tanto operaciones correspondientes a dichos fondos, como
otras originadas en, por ejemplo, multas aduaneras. Asimismo los resultados de las pruebas
realizadas sobre la documentación respaldatoria de las rendiciones que incluyen los
referidos movimientos, evidenciaron la necesidad de implementar actividades de control
centralizadas para unificar el tipo de documentación que debe ser acompañada de acuerdo
a lo normado por la Disposición N° 1 /2006 (DI PRFI), sustituida por su similar Nº 10/09.
b. La División Contabilidad Económica Financiera no cuenta con copia de los arqueos
de cierre de ejercicio correspondientes a los fondos rotatorios habilitados, a los efectos de
proceder a controlar que han sido contabilizados la totalidad de los gastos al cierre de
ejercicio. En este sentido se verificó que en la Aduana de Santiago del Estero, se
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incluyeron gastos del ejercicio 2012 en la primera rendición correspondiente al ejercicio
2013.
Recomendación
a. Procurar que los movimientos correspondientes a Fondos Rotatorios sean practicados
a través de cuentas corrientes exclusivas, sin incluir en éstas otro tipo de operaciones.
Llevar a cabo las rectificaciones procedimentales y de registro que permitan que los
importes extraños al Fondo Rotatorio disponible para unidades descentralizadas, posean un
debido control y exposición contable. Asimismo intensificar las actividades de revisión
periódica con el objetivo de unificar el tipo de documentación de respaldo de los
respectivos movimientos.
b. Considerar la conveniencia de que la División Contabilidad Económica Financiera
cuente con copia de los arqueos de cierre de ejercicio correspondientes a los Fondos
Rotatorios habilitados, a los efectos de proceder a controlar que han sido contabilizados la
totalidad de los gastos al cierre de ejercicio.
2.2. Bancos
a. El organismo durante el ejercicio 1999 procedió a dar de baja la suma de $2.594,5
miles correspondientes a un saldo acreedor con origen en la cuenta corriente N° 1217/45
abierta por la ex - DGI en el Banco de la Nación Argentina (BNA) -, “ conforme las
actuaciones administrativas y los dictámenes del área legal del Organismo” -, por el cual se
recibió un reclamo interadministrativo formulado por el Banco de la Nación Argentina ante
la Procuración del Tesoro de la Nación, como se expone en Nota 4 a los Estados
Contables.
b. Existen cuentas de carácter esencialmente pagadoras (v.g.: Cta. Cte. BNA 169/88),
que si bien no son fondos propios de la AFIP, el organismo asume directa responsabilidad
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respecto al giro sobre las mismas. Sus saldos se presentan como información
complementaria a los Estados de Recaudación mensuales sin integrar los esquemas de
registración, toda vez que no se encuentran inmersas en el marco de la contabilidad de la
gestión financiera propia del ente, ni de la recaudación administrada por el mismo
(SISREC). Debe resaltarse que a partir de diciembre 2010 la entidad puso en operación el
módulo de pagos de devoluciones tributarias en SIGMA, sin embargo no se enmarca en
sistema contable integral.
c. Si bien con la implementación del sistema SIGMA se posibilitó registrar en línea la
totalidad de las cuentas regionales, los saldos están compuestos por movimientos no
presupuestarios (originados en importación y exportación, multas, etc.).
d. La División Contabilidad Económica Financiera no cuenta con copias de extractos
bancarios al cierre del ejercicio correspondientes a cuentas corrientes “descentralizadas”,
para proceder a cruzar los antecedentes que surgen de los mismos, con lo expuesto en los
EECC al cierre de ejercicio.
e. Dentro de la cuenta 2121000001 “cheques emitidos”, que regulariza el rubro bancos,
se incluyen cheques de antigua data (6700002751 del 25-06-09, 6700006678 del 09-04-07,
6700001064 del 07-05-12).
Recomendación
a. Efectuar un seguimiento periódico de las actuaciones referidas al reclamo
interadministrativo formulado por el Banco de la Nación Argentina ante la Procuración del
Tesoro de la Nación a los efectos de reflejar en los estados contables - de corresponder -,
las novedades producidas en dicha tramitación.
b. Intensificar las actividades de revisión periódicas de las cuentas bancarias respectivas
a partir de la intervención de las áreas contables centralizadas de la entidad, contemplando
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su inclusión en circuitos contables bajo criterios establecidos por las normas de
administración financiera.
c. Tal lo recomendado para Fondos Rotatorios y Cajas Chicas los movimientos
correspondientes a las cuentas corrientes empleadas por las regionales sólo deben
corresponder a los de carácter presupuestario, sin incluir operaciones de otra naturaleza.
d. Considerar la conveniencia de que la División Contabilidad Económica Financiera
cuente con copia de los extractos de cierre de ejercicio correspondientes a las cuentas
corrientes descentralizadas, a los efectos de proceder a cruzar los antecedentes que surgen
de los mismos con lo expuesto en los EECC al cierre de ejercicio.
e. Realizar los análisis pertinentes a los fines de verificar la correcta conformación de la
cuenta 2121000001 “cheques emitidos”que regulariza el rubro bancos.
3. Créditos - Otras Cuentas a Cobrar
a. El saldo de esta cuenta está conformado, entre otros, por acreencias sobre los ex
agentes de la AFIP originadas en diferencias de haberes, perjuicio patrimonial, multas,
cobro de expensas, acreencias a bancos en liquidación, etc., conteniendo partidas de
antigua data –que fueron previsionadas-. Se advirtió la necesidad de establecer un
procedimiento uniforme para las distintas situaciones de esta índole existentes, en el marco
de un circuito de captura de datos con efectos contables, a fin de determinar la oportunidad
de registración, la base documental y el seguimiento en cuanto a su cobro o la utilización
definitiva de la previsión registrada.
Adicionalmente, contempla los créditos originados en sentencias firmes a favor de la
entidad en relación a la aplicación de la Disposición AFIP Nº 290/02, que fuera motivo de
distintas acciones entabladas por agentes y en las cuales se ha iniciado el proceso de
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recupero. Dicha Disposición prescribe la deducción del SAC, plus vacacional y
contribución patronal de los montos totales percibidos en cuentas de la entidad en concepto
de honorarios de agentes fiscales y abogados en causas judiciales. Al presente, existen
distintas causas iniciadas por 91 agentes, que se hallan en distintas instancias, sin perjuicio
de que la Corte Suprema de Justicia de la Nación se haya expedido favorablemente a la
posición de esta Administración Federal. Al respecto, se ha observado la necesidad de
implementar desde el área contable un esquema de identificación y seguimiento de
créditos, lo cual en la actualidad depende exclusivamente de la gestión de liquidación de
haberes, siendo que, incluso, en menor cuantía también se involucra ex-agentes.
b. Se observa la necesidad de implementar procesos de detección de créditos que son de
conocimiento de la entidad, aunque no lleguen al conocimiento del área contable, en
búsqueda del oportuno devengamiento del recurso. Tales los casos de los cargos por
servicios extraordinarios, la tasa aeroportuaria liquidada, el canon devengado, entre otros.
Incluso incorporando a la actividad los distintos aspectos del proceso de la gestión de
cobro del derecho reconocido.
En dicho contexto, se enmarca también la registración del devengamiento de los recursos
propios del Decreto Nº 1399/01, a partir de la definición de un proceso del área contable de
revisión del devengamiento informado por el área de registración de la recaudación y de la
imputación del cobro, tanto por conciliaciones periódicas como por tareas de cierre.
Recomendación:
a. Sin perjuicio de la previsión constituida, corresponde establecer circuitos contables
estandarizados para captura de datos y efectuar análisis periódico de los antecedentes de
las acreencias, a fin de controlar las gestiones inherentes a su recuperabilidad y/o dar
tratamiento definitivo a los saldos involucrados.
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b. Determinar circuitos que permitan detectar la totalidad de créditos de la entidad, tal
el caso de servicios extraordinarios realizados y no cancelados por los operadores, y de
tasa aeroportuaria devengada y no cobrada.
4. Bienes de Consumo
Como se señalara en el memorando de ejercicios previos, la implementación de SIGMA ha
producido un avance relevante en el proceso de registración contable de las transacciones
vinculadas a la gestión de Bienes de Consumo, que importó la incorporación de nuevos
depósitos. Sin embargo, aún subsisten deficiencias de relevancia que no permiten aportarle
confiabilidad a los inventarios que respaldan los saldos del Balance General ni el impacto
de los consumos expuestos en el Estado de Recursos y Gastos Corrientes, como se hace
mención en el apartado 3.1. del informe del auditor.
Al respecto, cabe consignar distintos aspectos relevantes que limitan la confiabilidad del
sistema de control interno en la materia, a saber:
a No se han emitido manuales de procedimientos que estandaricen la gestión de estos
recursos e incluyan el uso del SIGMA. En tal sentido, posee vigencia normativa la
Instrucción General Nro. 1/04 (DI LOGI) y la Disposición Nro. 18/07 (DI LOGI),
como así también el manual del usuario del SIGMA y la Instrucción General Nº 3/08
(SDG ADF) por la que se establece el procedimiento para la solicitud de provisión de
insumos por parte de las áreas usuarias. Sin embargo, no permiten definir un circuito
administrativo completo que contemplen actividades, tareas, responsabilidades y
documental estándar, como así también las consiguientes actividades de control
(incluidos los inventarios periódicos y los sorpresivos). Debe resaltarse que algunos de
estos aspectos han sido, asimismo, motivo de observación por parte de la Subdirección
General de Auditoría Interna.
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b Se advierte la ausencia de controles por oposición de intereses en materia de descargas
o cargas de inventarios con impacto a cuentas de resultados de diferencias de
inventarios.
Los sectores responsables de la guarda de los materiales se hallan habilitados a dichas
acciones –incluyendo carga de ingresos y entrega para consumo-, sin que medie una
transacción especial y de excepción responsabilidad de otro sector independiente,
operando la segregación de funciones y el control por oposición de intereses.
Al igual que en el ejercicio anterior, las practicas de los inventarios fueron decididas en
el ámbito de responsabilidad directa sobre los bienes y sin un proceso de revisión por
un área independiente.
Si bien la Dirección de Logística informó sobre la existencia de acciones tendientes a
aportar una mayor seguridad física a los depósitos centrales, en busca de evitar
cuestiones de diferencias significativas de inventarios (v.g.: se hace referencia a las
advertidas en el 2007), la parametrización de SAP para la gestión de inventarios, en los
términos de lo previamente indicado, y la ausencia de instancias posteriores de revisión
y actividades de control estandarizadas, limitan la efectividad buscada a partir del
establecimiento de esas medidas de seguridad física.
c Si bien las existencias de bienes de distintas áreas se impactan en la información final,
no se ha definido un esquema de depósitos y, en tal sentido, condiciones básicas de
guarda.
d La entidad ha hecho mención de la existencia de acciones de reorganización de
depósitos, con recuentos y depuraciones de inventarios sin haberse obtenido evidencia
de los resultados finales.
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Las tareas desarrolladas por esta AGN han evidenciado aún la persistencia de bienes de
antigua data, con inmovilización en el ejercicio (64 % de los rubros de materiales no
han exhibido movimiento), y, algunos, cuya usabilidad se advierte limitada (v.g.:
disquetes de 3,5’) que se entiende han de ser considerados en los procesos de
depuración referido.
e El inventario tercerizado realizado en setiembre y octubre de 2007 sobre almacenes
centrales, dio diferencias relevantes que han ameritado un sumario y un juicio penal -
que ha finalizado con el sobreseimiento de los posibles implicados-, y, oportunamente,
implicó la generación de un asiento por el crédito a favor de la entidad y la previsión
por recuperabilidad del mismo.
Sin embargo, respecto al Sumario Administrativo Nª 2325/07 se informó que aún se
halla en proceso de cierre.
Recomendación
a. Elaborar los nuevos procedimientos para la gestión y registración de bienes de
consumo, estandarizados en manuales de procedimientos, que considerando lo observado,
contemplen:
Reglas de condiciones mínimas de depósito y su gestión.
Esquemas documentales estandarizados.
Asignación de responsabilidades sobre inventarios.
Segregación adecuada de funciones entre áreas, reformulando la asignación actual
de derechos de usuarios.
Actividades de control que incluyan inventarios periódicos y revisiones desde el
área contable.
Tratamiento diferenciado de faltante o sobrante de inventarios, en el marco del
control por oposición de intereses.
21
b. Establecer actividades de control específicos sobre los desvíos producidos en
inventarios que dan lugar a registros de resultados, haciendo hincapié en la documental
correspondiente.
c. Efectuar la evaluación de las partidas componentes del rubro, considerando su
utilización económica futura y la razonabilidad de valuación de dichos bienes.
5. Bienes de Uso
5.1. Bienes Muebles
a. Como ya se mencionara en memorandos de ejercicios previos, la entidad ha
tercerizado la toma de inventario para la carga del SIGMA, con la inclusión de la
identificación de los bienes muebles y su estado, sin embargo aún queda pendiente la
depuración definitiva de las diferencias que surgieran entre el inventario practicado y el
preexistente, la conclusión del proceso de conformidad de los responsables sobre los
bienes asignados y la implementación de nuevos manuales de procedimientos que
contemplen la gestión de los recursos y las actividades de control especificas, lo que ha
dado lugar a lo expuesto en el apartado 3.1. del informe del auditor.
Se ha advertido la inclusión en el inventario respaldatorio de 43.506 bienes asignados al
centro de costo AZZZ9999 (82% como equipos para computación y equipos de oficina y
muebles, 2% con fecha de alta 1950-1993, 17 armas de fuego y 63 bienes de transporte,
tracción y elevación), y bajo la denominación “bienes informáticos en desuso”, sin
corresponder, como se advierte, en su totalidad a tal concepto.
La entidad indicó que dichos bienes se encontraban pendientes de depuración debido a que
los posibles responsables no han reconocido poseerlos bajo su custodia, como parte del
proceso de convalidación en el marco de la implementación del Portal SIGMA (incluida la
migración inicial), que contempla instancia de autocontrol y validación.
22
Es importante señalar que de ese total el 14% corresponde al período posterior a la
oportunidad de implementación de SIGMA y el 5% de los bienes contienen información de
disposición de declaración de condición de rezago o baja permaneciendo, aún, como
inventario respaldatorio.
En la actualidad el organismo se encuentra desarrollando distintas tareas tendientes a la
depuración definitiva, lo que no se ha producido en forma definitiva a la fecha del
presente.
b. Entre los bienes referidos se encontraban 27 vehículos con datos de matrícula, que
permitieron identificar 21 en los detalles de vehículos asegurados y 6 se hallarían
siniestrados. Es importante mencionar que al estar asegurados debería identificarse sin
mayor dificultad el responsable de su uso y, por otra parte, los restantes deben poseer
instancias administrativas de baja, sin que se hayan aportado antecedentes sobre el
particular.
c. Con relación a las 17 armas de fuego mencionadas en el apartado a), el ente
informó que dos habrían sido identificadas (sin aportar antecedentes) y que el resto se
encuentran extraviadas o robadas, acompañando antecedentes de 5 denuncias policiales -
algunas de antigua data-, sin embargo, no se aportó evidencia de tramitaciones internas
realizadas, en especial en cuanto al deslinde de responsabilidades.
d. Cabe reiterar distintos señalamientos realizados en memorandos respecto a EECC
de ejercicios previos, a saber:
a No se han implementado procedimientos estandarizados, actualizados y normados
para la gestión de los bienes –incluyendo guarda, conservación, movilidad -, las
actividades de control (v.g.: inventarios periódicos) y las revisiones periódicas del
estado de uso y conservación, que se complemente con el Manual del Usuario de
Activos Fijos del SIGMA.
23
Es de señalar que con fecha 15/05/2013 fue dictada la Disp. AFIP N° 252, por la
que se reemplazó su similar N° 384/04, respecto de “baja de bienes muebles sobre
declaración en condición de desuso o rezago, autorización de venta, cesión sin
cargo o destrucción y asignación de funciones”, cuya implementación no ha sido
motivo de la presente revisión.
Adicionalmente, tampoco se advierte en los funcionarios y agentes conciencia
respecto de la responsabilidad sobre los bienes, siendo normal la visualización de
bienes en pasillos de edificios de la entidad sin el control propio del responsable o
la existencia de bienes en condición de desuso sin procederse a gestionar su baja o
reasignación. En tal sentido, esta AGN ha practicado la individualización de 86
bienes sin evidente destino en áreas comunes del edificio central –según selección
de áreas-, pudiendo advertirse que el 62% se hallaba en el inventario (incluidos
tanto asignados a responsables como referidos como bienes a depurar), el 15% no
tenía número de inventario, 9% el bien no era el descripto en el inventario y el 3%
con número de inventario no vigente.
El último inventario físico realizado con la intervención de terceros ajenos a la
guarda de los bienes, en cuanto es de conocimiento de esta AGN, corresponde al de
carga inicial del sistema, en el ejercicio 2007, por lo que no se obtuvo evidencia de
inventarios físicos sorpresivos o periódicos, salvo aquellos que los responsables
patrimoniales pudieran realizar para la referida convalidación de la información del
sistema.
b Se definió como mínimo nivel de asignación de bienes a las unidades División, lo
que se evidencia un nivel estructural alto, especialmente a nivel Direcciones
Regionales, asignándole al Director un número muy relevante de bienes con lo cual
el resguardo directo, propiciado por la existencia de responsables, se torna
dificultoso.
24
De un total de 446.834 bienes muebles al 31/12/2012, 151.142 bienes (el 34%) de
los mismos fueron asignados a dependencias correspondientes a la Administración
Central y en siete dependencias se ha concentrado el 52% del total de los bienes.
c La consideración de vida útil es lineal y en forma genérica conforme al tipo de
bien, sin embargo existen bienes cuya utilidad supera a períodos así predefinidos,
sin practicarse su evaluación (v.g.: servidores informáticos amortizables en tres
años según la entidad, automotores, etc.).
Adicionalmente, no es de práctica una comparación de los saldos contables con valores
netos de realización al cierre.
d De la revisión analítica realizada sobre los listados de inventarios proporcionados,
originados SIGMA, se advirtió:
La utilización simultánea de dos numeraciones, el número de activo fijo
(identificador en el inventario) y el número de inventario (adherido al bien),
lo cual genera dificultades de identificación inequívoca de un bien. No se
advierte la utilidad de esa duplicación de identificación.
Bienes con fecha de alta entre 1950/1980 e, incluso, anteriores al año 1990 -
originados en la migración de datos-, con descripción del bien y del
supranúmero coincidentes sin mayor detalle, con descripción del bien y
descripción del supranúmero no coincidentes, vehículos sin número de
motor o sin matrícula, bienes sin marca en el campo marca, armas sin
número de serie, etc. Ello evidencia la necesidad de estandarizar los
criterios de carga de datos por tipo de bien.
e. De la revisión del inventario de “Equipos Militar y Seguridad” (772 bienes –
incluidos 36 asignadas al centro de costo AZZZ9999 bajo el concepto “Bienes
Informáticos en desuso” ya referido), se advirtió la existencia de 732 armas de fuego y 4
25
escopetas -95% del total del inventario-, incluyendo casos sin identificación de número de
serie, con descripción genérica del bien y, en un menor número, con indicación de extravío
o robo.
De ellas, 587 bienes (76%) fueron asignados a la Administración Central sobre las cuales
se practicó una muestra de 40 armas de fuego para su constatación física de existencia, a
partir de ello se advirtió:
los números de inventario no se encontraban adheridos al bien,
3 armas no contaban con la documentación correspondiente (se señaló que provenían
del interior y sin ser acompañada la documental),
8 armas de fuego que, según el inventario al 31/12/2012 se hallarían bajo la
Administración Central en el ámbito de la Dirección Logística, no pudieron
individualizarse. Las averiguaciones posteriores llevan al siguiente estado de
conocimiento, que se advierte insuficiente:
o Dos armas de fuego no poseen número de serie y tampoco se aportó
información sobre su destino,
o Tres armas de fuego se encontrarían en el Departamento de Drogas Peligrosas
según la base de datos 2007 –previo a migración-, ámbito visitado por esta
AGN con carácter previo y sin su individualización por número de inventario
disponible.
o Un arma habría sido robada en Aduana de Paso de los Libres, se indicó causa
judicial pero no se aportó documental.
o Dos armas con la exclusiva identificación de agentes a quienes se entregaran
(una de ellas a Aduana Córdoba) y sin información adicional.
Es dable mencionar que respecto del mencionado arsenal, no se obtuvo evidencia de la
existencia de procedimientos formalizados específicos que contemplen el modo y la
26
oportunidad de corroboración de tenencia, los responsables para su realización y las
medidas de seguridad para su conservación.
Asimismo, con relación a la revisión del inventario emitido por el SIGMA, se ha
advertido:
empleo de conceptos genéricos para la descripción de los bienes (ej.: “Armas de
Fuego” o “Arma todo tipo”),
campos que han sido completados parcialmente (v.g.: marca, modelo, etc.),
campo de modelo en los que no se realiza una adecuada identificación (v.g.: pistola,
revolver, 9mm, PT-100, police positive, carabina, etc.),
ausencia de número de serie.
Dadas las características y riesgos inherentes de los bienes en trato se estima necesario
la implementación de actividades de control y resguardo especiales, e, incluso, una
clara decisión de destino.
Es importante señalar que por Disp. AFIP N° 100/06 en su artículo 4° prescribió que la
Subdirección General de Administración Financiera instrumentará la cesión a las
fuerzas de seguridad, de las armas de guerra y elementos de apoyo utilizado en el
ámbito del ex Departamento Policía Aduanera, de acuerdo a la evaluación que se
practique.
Recomendación
a. Practicar la conclusión del proceso de migración con la conformidad de los
responsables de los bienes registrados, la asignación a nivel estructural razonable y la
justificación de las diferencias detectadas.
b. Proceder a la finalización de la depuración definitiva del inventario.
27
c. Adicionalmente, establecer los procedimientos normados que permitan la gestión de
los bienes, su registración y control, acompañando a ello con actividades de
concientización de los funcionarios y agentes respecto de las responsabilidades que les
compete por el uso de los bienes.
d. Evaluar, en el marco de la normativa contable vigente o de consulta al órgano rector, la
factibilidad de utilizar valor corriente, contemplando la mejor exposición de la
situación patrimonial del ente, y la consideración de la razonabilidad de la vida útil de
los bienes al contemplar las prácticas habituales de amortización.
e. Practicar la parametrización del sistema de forma que se impida la generación indebida
del registro y se efectúe la inequívoca individualización de bienes con un único
identificador.
f. Implementar actividades de control especiales sobre el armamento, definiendo su
destino definitivo.
5.2. Bienes Inmuebles
a. Se encuentran pendientes de escrituración un número significativo de inmuebles
incorporados al patrimonio de la AFIP. El organismo envió notas a la Escribanía General
de Gobierno a fin de requerir se proceda a la escrituración de los inmuebles.
Por su parte, cabe mencionar algunos aspectos que particularmente se informaron y
ameritan una atención especial:
Zepita Nº 3102/38/40/42 - Ciudad Autónoma de Buenos Aires: existen sentencias de
expropiación a favor del Fisco Nacional, que involucran a las parcelas 2, 3, 4, 9 y 9b
del predio. La Escribanía General del Gobierno Nacional requirió verificar la
28
inscripción de las respectivas sentencias en el Registro Nacional de la Propiedad del
Inmueble, con lo cual se halla pendiente de escrituración a la fecha.
Godoy Cruz Nº 2666 Boulogne - Provincia de Buenos Aires: La División Contabilidad
Económico Financiera junto con el área de la Dirección de Infraestructura, la
Escribanía General del Gobierno de la Nación, la Dirección Nacional de Tierras y el
Organismo Nacional de Bienes del Estado, realizaron las gestiones correspondientes
para establecer la correcta delimitación y confección de planos del predio, con el fin de
escriturar dicho inmueble. Conforme a lo manifestado por el organismo, los planos
definitivos se encuentran en catastros para su aprobación, con posterioridad se
continuará con la asignación del número de parcela, previo paso para el inicio del
trámite de escrituración.
b. Los terrenos y edificios poseen números de Activo Fijo y de Inventario distintos, sin
una vinculación que permita relacionarlos. A lo que se agrega que no se ha accedido a una
ficha de inmueble que exhiba la totalidad de información vinculada a él (v.g.: cargos
impuestos, obra trazable a la contratación, estado de ocupación, clasificación general de
estado, etc.) como procedimiento normal y habitual.
c. Existen bienes inmuebles con denominación de sus mejoras disímil lo que dificulta la
asociación por este medio (v.g.: adecuación y modificación edificio Avenida Libertador
7602), aunque la asociación se realiza alternativamente mediante un dígito adicional que
posee el número de Activo Fijo (subnúmero de Activo Fijo).
d. Respecto documentación de los inmuebles, la documentación se adjunta en carpetas
que constan de hojas móviles, sin advertirse numeración correlativa y orden cronológico.
29
e. Como se señalara en ejercicios previos, la entidad ha adquirido terrenos con destino a
la construcción de edificios, sin embargo en el ejercicio 2012 no se ha comenzado la
construcción.
f. Se ha requerido un detalle de los inmuebles con cargos asociados (cargos por
donación) y las consecuentes obras a fin de cumplir con la condición en el plazo
convenido, se advirtió la utilización de planilla de cálculo para su seguimiento, no obstante
no se obtuvo evidencia la utilización de SIGMA para ese fin con la identificación de
proyecto y obra respectiva.
g. Del relevamiento practicado a las distintas dependencias descentralizadas de la
Administración Federal, se obtuvo información que no fue puesta a disposición por área
central alguna.
Es de destacar, que no existen procedimientos internos que permitan aportar información
homogénea de la totalidad de los inmuebles (propio/alquilados, centrales/descentralizados),
en cuanto a distintas cuestiones como su condición, grado de ocupación, vencimientos de
alquileres, mantenimientos, controles edilicios y de instalaciones eléctricas, seguros
contratados, habilitación de calderas, registro de inspecciones, planes de evacuación
actualizados y aprobación por autoridad competente, etc. Es así que ante los pedidos de
esta AGN distintas áreas aportaron información dispersa bajo distintos criterios y formatos
de respuesta, sin surgir de una fuente única de la entidad.
h. No fueron aportados reportes periódicos emitidos por áreas específicas de la entidad
respecto del estado de mantenimiento de los edificios y su estado general. No se obtuvo
evidencia de procesos estandarizados de revisión edilicia que contemple aspectos de
control (v.g.: mampostería, iluminación, cerramientos, instalaciones sanitarias,
instalaciones de gas, estado de limpieza, peso de archivos, calderas, etc.), periodicidad
predeterminada, reportes a emitir y acciones a desarrollar a partir de ello. En tal sentido, no
30
se observó aún la implementación de un instructivo de control de mantenimiento de
edificios e instalaciones, ni una política explícita en la materia que contemple a toda la
entidad.
Es dable mencionar que la AFIP ha manifestado que se encuentra en etapa de elaboración
de un Instructivo para el control del estado de mantenimiento de los edificios y su estado
general.
i. Respecto del estado de las calderas instaladas en los edificios y su habilitación,
únicamente se informó sobre el Edificio Hipólito Yrigoyen N° 370 cuyo certificado de
habilitación de instalaciones térmicas se encuentra desactualizado, el Edificio Azopardo N°
350 que, atento la instalación de dos calderas nuevas, aún se hallan pendientes de
habilitación, el Edificio Defensa N° 463/65 respecto del que se acompañó copia de la
certificación de trámite iniciado en cuanto a la instalación, y el Edificio Carlos Pellegrini
N° 53 se aportó fotocopia de inicio del trámite de habilitación.
j. Respecto a los Planes de contingencia ante catástrofes y los respectivos simulacros,
se advierten relevantes avances en los últimos años en cuanto a inmuebles centralizados,
habiéndose tramitado la aprobación de la Dirección General de Defensa Civil y
advirtiéndose la realización de simulacros de evacuación. Respecto de las áreas
descentralizadas, si bien en un número menor se obtuvo respuesta sobre el particular, en su
mayoría informaron que no contaban con planes en este sentido.
k. En cuanto a la registración del avance de obras se advirtió la necesidad de efectuar
controles desde el área contable, a partir de documental hábil a ese fin que permita advertir
su valuación e identificar claramente las partidas activables.
l. Aspectos como los previamente señalados se enmarcan en el hecho de que no se
advirtió la existencia de lineamientos generales en materia de adquisición, arrendamiento,
aseguramiento, gestión de contingencias, seguridad interior en edificios y mantenimiento
31
de inmuebles. En tal sentido, como se expresara, no se obtuvo evidencia de la existencia de
un área encargada central que posee información sobre el estado de la totalidad de los
edificios de la Administración Federal.
Lo referido posee especial relevancia frente a la responsabilidad del ente en cuanto a su
personal, terceros que pudieran verse afectados, su propio patrimonio y los bienes de
terceros.
Recomendación
a. Instrumentar la escrituración de los inmuebles bajo la titularidad de AFIP cuyo
trámite a la fecha se encuentra pendiente, continuando con los requerimientos ante la
Escribanía General de Gobierno.
b. Practicar un proceso de reevaluación de títulos disponibles de aquellos inmuebles
con los que no se cuente con escritura definitiva de traslados de dominio. Considerar, tras
la evaluación, si existen aspectos que ameriten ser expuestos en información
complementaria de los EECC. Impulsar, simultáneamente, que el tratamiento de aspectos
legales correspondientes a estos bienes se produzca en un área central, limitando la
intervención de las áreas descentralizadas a aspectos de uso.
c. Reevaluar la información disponible en SIGMA, practicando los ajustes de
parametrización que permitan el conocimiento de la totalidad de cuestiones vinculadas a
cada uno de los inmuebles.
d. Soportar la política de adquisición de inmuebles en una planificación de la estructura
edilicia del organismo, de forma de evitar la compra de terrenos que no contemplen un
proyecto delineado y un financiamiento comprometido, de forma de no contar con bienes
ociosos y con riesgos de usurpación.
32
e. Estandarizar un procedimiento que permita el conocimiento de la existencia de
cargos asociados a la tenencia de inmuebles y el estado de cumplimiento, incorporando la
información en SIGMA y notificando cuanto se entienda necesario en información
aclaratoria a los EECC.
f. Enmarcar las tareas previamente referidas en un marco integral de relevamiento de
infraestructura edilicia, con intervención de áreas usuarias. Establecer procedimientos
estándares para su actualización posterior, considerando:
esquemas informativos que contemplen a la totalidad de los edificios de la
entidad –propios o alquilados- sobre las distintas cuestiones que hacen a la
gestión de estos bienes.
esquemas estandarizados de revisión y reporte sobre el estado general de los
edificios según parámetros preestablecidos.
g. Establecer lineamientos generales que sean de aplicación obligatoria en todas las
unidades estructurales de la entidad, abarcando las distintas materias en gestión de bienes
inmuebles propios o alquilados. En dicho sentido, definir la existencia de un área central
con facultades para propiciar dichos lineamientos y realizar el seguimiento de su
aplicación.
h. Concluir con la actualización de las habilitaciones de las calderas de todos los
edificios de la entidad y contar con certificaciones profesionales según las normas locales
de radicación de cada inmueble.
i. Implementar planes de contingencia, debidamente aprobados, para la totalidad de las
unidades edilicias de la entidad.
j. Establecer metodología de control contable de las obras.
33
6. Bienes Intangibles
Se advierte un avance en la identificación de software registrados como altas del ejercicio,
observándose en algunos casos la necesidad de una mayor especificidad del producto
activado puesto que persiste la registración bajo la denominación como “Software de
seguridad”, “Sistema de gestión”, como así también de una evaluación de vida útil en
orden a la consideración de las perspectivas de operatividad y de las plataformas de
hardware en las que los mismos se ejecutan.
Recomendación
Mejorar la identificación de los intangibles incluidos en el inventario y su destino, sobre la
base de una clara identificación de conceptos reconocidos como activo. Reconsiderar,
simultáneamente, sus características a fin de definir vida útil.
7. Cuentas Comerciales a Pagar, y Gastos de Consumo y Servicios no personales
a Con la implementación del SIGMA se habilitó la posibilidad de disponer de mayor
información en detalle de proveedores de la entidad en su conjunto y de contrataciones que
dan origen a obligaciones (módulo de Logística), sin embargo, como se expresara en el
apartado 1.h), persisten dificultades en los circuitos administrativos para el devengamiento
oportuno y el reconocimiento de pasivos, y para el seguimiento de transacciones.
Adicionalmente, se generaron dificultades prácticas para la conformación de inventarios
que reflejen la totalidad de partidas por proveedores, ya sea por pasivo con factura
conformada y/o por provisión. Se advirtió la necesidad adicional de implementar nuevas
actividades de verificación de saldos de cierre, desde el análisis del área contable, que
contemple el requerimiento a los proveedores de resúmenes de cuentas y la conciliación de
discrepancias.
34
b En el marco de lo señalado cabe realizar un especial comentario respecto de la
circularización de proveedores realizada. En tal sentido, se advirtieron diferencias entre lo
informado por los acreedores y lo registrado contablemente, que con motivo del
procedimiento ejecutado dio lugar a la conciliación de valores, no como práctica
estandarizada.
Es así que han de plantearse instancias de conciliaciones periódicas con ellos, haciendo
especial hincapié en casos como Correo Argentino, respecto del cual la atomización de la
facturación y la dispersión de áreas requirentes de servicio importan un alto riesgo en la
oportuna y adecuada registración de la deuda.
c Por otra parte, se advierte la necesidad de implementar funcionalidades hábiles del
SIGMA que permita la determinación de los montos que discriminados se incorporan en la
nota 8 a los EECC, dejando de lado la práctica de su armado manual no exento de errores y
sin formalización adecuada de su conformación.
d De la muestra de partidas de gastos de Dirección de Logística (DL), Subdirección
General de Sistemas y Telecomunicaciones (SDGSIT), Direcciones Regionales
Impositivas Norte (DI RNOR), Sur (DI RSUR) y Centro (DI RCEN), se ha advertido:
No se documenta la conformidad de la factura, recibida y puesta al pago, bajo
criterios uniformes. Así se observó la incorporación de sellos tales como
“conforme”, la firma del responsable del área contable o de agencia –sin explicitar
motivo de firma-, y otros en los que se menciona la contabilización en SIGMA y/o
su recepción.
Se han aceptado facturas que no cuentan con debida descripción del servicio
prestado en virtud de las respectivas órdenes de compra –ello dificulta la compulsa
entre documental y con el sistema registral-.
35
Como ya se ha referido, la muestra se ha visto influida por la existencia de un
relevante número de casos de reconocimientos por legítimo abono.
La fecha consignada de documento registrado –factura- no se compadece con
fechas documentadas (v.g.: fecha de factura, fecha de recepción).
A los efectos de la recepción de servicios se utiliza en formulario 1900 según la
Disposición AFIP Nº 525/09, recayendo la responsabilidad de aceptación en el área
usuaria indicada en los Pliegos de Bases y Condiciones, con un nivel no inferior a
jefatura de sección.
Esta metodología plantea como único control la intervención del usuario directo a
la vez, en muchos casos, requirente del servicio, sin aportar otros mecanismos de
revisión y control que consideren las particularidades del servicio, máxime que es
posible que el usuario no acceda al conocimiento de determinadas características
específicas -sin dejar de reconocer la importancia de su intervención-.
La Disposición AFIP Nº 297/03 expresa que la responsabilidad no deberá recaer en
quienes hayan intervenido en el procedimiento de contratación respectiva y, por
otra parte, el Manual de Contrataciones , en el marco de las etapas de la
contratación, prescribe que las áreas usuarias son las responsables de evaluar sus
necesidades y de fundamentar en qué forma pueden ser satisfechas, aportando datos
necesarios y específicos que disponga para precisar la solicitud, impulsando el
proceso de adquisición.
Adicionalmente, el formulario contempla aspectos financieros que no hacen
directamente al motivo de la recepción del servicio, sino a la conformidad de la
factura. En tal orden de ideas, incluye la posibilidad de incluir notas de crédito o
notas de débito, que, salvo que se hayan producido por motivos específicos del
servicio en proceso de conformidad, podría formar parte de la instancia de
conformidad de la factura y liquidación para el pago.
Cabe adicionar a lo expuesto en el apartado precedente, que se advirtieron
deficiencias en la elaboración de los formularios de conformidad, tales como la
36
ausencia de identificación de expediente y/u orden de compra, de remito o factura y
del período de conformidad.
Incluso se observaron pagos de servicios públicos sin el formulario respectivo o
cancelaciones con el recargo propio del segundo vencimiento.
La carga de gastos por servicios de períodos previos a resultados del ejercicio. Lo
referido ya fue motivo de consideración en el presente memorando y es sometido,
como es de práctica, a revisiones de cierre para su ajuste.
Se advierten dificultades en la comprobación del servicio prestado por Correo
Argentino y en la compulsa de la facturación con las órdenes de compra –incluso
en los reconocimientos por legítimo abono-. En materia de Policía Federal la
documentación aportada, respaldatoria de la erogación, contaba con la factura sin
descripción y con remisión a la compulsa de planillas, sin mayores antecedentes
que el certificado de conformidad de servicios. Si bien en este caso se informó
sobre la existencia de compulsas de datos por prestación de servicios a través de
planillados, no se advirtió que se documentara en los actuados aportados en forma
detallada, salvo por cantidad total de servicio por lugar de custodia.
El ingreso del texto de información aclaratoria de los asientos, además de poseer
algunos errores, no posee una estructuración unificada que permita a partir del
Sistema un entendimiento preciso de motivación de la registración.
e En materia de gastos de publicidad y comunicación regido por un procedimiento
especial de contrataciones (Disposición SDG ADF 154/10 y 80/12) se advirtió la existencia
de debilidades del proceso de planificación, contratación y aprobación de erogaciones, tal
cual se expone en el apartado 16.f. del presente memorando.
f Es relevante señalar que los criterios de archivo de la documental se rigen por los
arqueos de caja, siguiendo la metodología previa a la implementación del SIGMA, lo cual
no se compadece con la lógica del aplicativo. Es así que para recurrir a partidas
devengadas (desde la provisión) o por la carga a cuenta del proveedor por la registración
37
de una factura ya conformada en cantidad y monto, es necesario realizar un rastreo
informático que lleve hasta a la fecha del arqueo –compensación por pago de deuda del
proveedor-, que, como ya se ha mencionado, el circuito exhibe dificultades para llegar
desde el devengamiento de la Provisión hasta el pago y arqueo -cajas de documentación
agrupadas por día- (algunas veces no coincidentes con el soporte en papel de agrupación de
documental).
A ello se suma el traslado de documental entre áreas, por ejemplo a la Tesorería, sin que se
avizore en los manuales aportados o en las evidencias documentales la utilidad de esa
circulación, además de no acceder al archivo de la documentación definitiva de los
antecedentes cuando la transacción ya generó efectos patrimoniales reconocidos (v.g.:
deuda con el proveedor), lo cual se halla separado del tratamiento financiero posterior por
efecto del pago y las retenciones de existir.
g Como se expone en Nota 8 a los EECC se encuentran pendientes de resolución los
reclamos efectuados por las empresas prestadoras de los Servicios de Preembarque, en
concepto de Notas de Débito por diferencias de cambio y en el cálculo de intereses que la
entidad ha cuantificado en $9,8 millones a valores históricos.
Adicionalmente, existen reclamos por aplicación del artículo 8º del Decreto Nº 214/02, que
no se encuentra cuantificado en la nota referida. Es dable señalar que la Resolución
MEyFP Nº 923 del 30/12/2010 plantea que la AFIP continuará con la obligación de asumir
los gastos remanentes del programa, sin embargo prevé su financiamiento a partir de
reajustes presupuestarios por aportes del Tesoro Nacional. Por otra parte, el 10 de abril del
2012, el Ministerio de Economía y Finanzas Públicas rechaza, por Resolución N° 93, el
recurso jerárquico interpuesto por tales empresas, notificando a las interesadas que con el
dictado de dicha resolución queda agotada la vía administrativa y expedita la acción
judicial.
38
Recomendación
a. Establecer procesos de identificación oportuna del reconocimiento de pasivos, dentro
de circuitos normalizados que permitan determinar provisiones a partir del conocimiento
de los servicios y compras contratadas. Adicionalmente, complementar con tareas de cierre
que incluyan la consideración de resúmenes de cuentas de los proveedores. Contemplar la
presente recomendación junto a lo señalado en el apartado 1 del presente memorando.
b. Definir en SIGMA funciones que permita la discriminación de los saldos de deuda
por concepto, según se expone en nota 8 a los EECC.
c. Establecer actividades de control a fin de mejorar los procesos de registración
contable, aportar autosuficiencia informativa al sistema, minimizar anulaciones y evitar
discrepancias con documental.
d. Establecer actividades de control sobre la documental respaldatoria –en orden de lo
expuesto en las observaciones-, redefinir con la intervención del servicio jurídico la
viabilidad del uso del formulario 1900 y evaluar los criterios de archivo de documentación.
8. Gastos en Personal y Gastos en Personal a Pagar
a. No obstante la implementación realizada del SIGMA, la entidad aún no ha
estandarizado procesos de análisis de cuentas que incluyan puntos de conciliación con
información de los sistemas operacionales con incumbencia en haberes del personal,
considerando que estamos en presencia de los gastos más demandantes en el presupuesto
de la organización.
39
Con la implementación de SIGMA se estableció la rutina de procesamiento desde esta
aplicación de archivo de liquidación generado por el SARHA, procediéndose, a impulso de
operador, a su lectura, validación conceptual de datos y procesamiento de datos dando
resultado los registros contables y presupuestarios, y la habilitación del giro de los fondos
para el pago. Sin embargo, en este esquema de vinculación vía interfaz de archivo de
transferencia de datos, levantado de un espacio virtual por un operador –lo cual no importa
una integración-, no se obtuvo evidencia de la implementación de actividades de control
específicas que por ejemplo hagan uso de totales de control o comprobación recibidos por
el área contable por medios paralelos –v.g.: soporte de papel-. A ello se agrega que no se
emite la liquidación resumen en soporte de papel suscripta por funcionarios responsables
contemplando instancias jerárquicas y de control por oposición de intereses, simultánea a
los procedimientos propios del SARHA.
Es dable resaltar que la incorporación de puntos de control periódicos posee mayor
relevancia puesto que la cancelación del pasivo no se produce por un proceso transaccional
directo de pago a “proveedores”, puesto que ellos lo constituiría el total de la planta de
personal, sino con la intervención de registros manuales, con lo cual la efectiva transacción
no actúa como compensación natural del devengamiento y la intervención manual posee
asociado el posible error humano.
b. En el marco de la descentralización del registro primario de datos laborales adoptado
a partir de la implementación del SARHA, se advirtió que el ente continuó realizando
revisiones in situ –controles presenciales-, como así también controles sistémicos respecto
de distintos aspectos (v.g.: ausencias injustificadas, solicitudes vinculadas al ausentismo
cargadas con posterioridad a la fecha de inicio de ese período o nombramientos pendientes
de confirmar, evidenciando números relevantes de casos a justificar y/o ajustar), sobre las
unidades de registro, intermedias y de control.
En tal sentido, se advirtió la reiteración de observaciones en cuanto a debilidades en la
documentación respaldatoria. Tal el caso de existencia de legajos con falencias (v.g.:
40
existencia de legajos de personal correspondientes a otras áreas, ausencia de
documentación, ausencia de foliatura, fotocopias sin autenticar, inexistencias de firmas o
aclaraciones de firmas, tipos de comprobantes erróneos, etc.), el retraso en la justificación,
autorización y confirmación de novedades en el Sistema y, consecuentemente, en su
archivo, las inconsistencias en adicionales o compensaciones, y las omisiones en los
registros de firmas. Algunas situaciones que, asimismo, fueron advertidas por esta AGN en
su revisión documental.
Es así, que se exhibe, nuevamente, la necesidad del fortalecimiento de las actividades de
control en el área central frente a la operación descentralizada y los respectivos deslindes
de responsabilidades, de modo que frente al desvío detectado, el proceso de regularización
no se limite a la obtención del documento faltante.
Es de resaltar, que en el curso del ejercicio, se continuaron aplicando las actividades de
análisis sobre las liquidaciones que consideren la evaluación de razonabilidad, que fueran
implementadas en el ejercicio 2009, sin embargo no se obtuvo evidencia de su definitiva su
normatización como estándar de trabajo. Por otra parte, se entiende conveniente incorporar
a la evaluación, la revisión por muestreo de documental de novedades cargadas al SIGMA
con efecto inmediato en el pago al agente, como forma de fortalecer las tareas de revisión
documental desarrolladas.
Por otra parte, si bien por aplicación de las Disposiciones Nº 466/06 y 45/07 la entidad
tiende a poseer un Legajo Personal Único por agente, subsiste la dificultad en cuanto a la
coexistencia de legajos “SARHA” y los denominados “legajos viejos”-, sin obtenerse
evidencia sobre el destino definitivo de los últimos y la documental en ellos contenida, no
obstante la normativa plantea que los primeros poseen vigencia legal para el ente.
Como ya se mencionara en memorandos previos, es dable resaltar que, oportunamente, la
Subdirección General de Recursos Humanos ha manifestado que se encuentra abocada a
desarrollar acciones tendientes a procurar mejoras sobre el particular.
41
c. En cuanto a la liquidación de servicios extraordinarios no se advirtieron en el
ejercicio avances relevantes que fortalezcan el control interno en la materia, debiendo
reiterarse lo expuesto en el ejercicio previo. En tal sentido, el ente no posee una aplicación
informática (ya sea independiente o formando parte del SIM) que permita vincular:
- La operación aduanera,
- El servicio extraordinario prestado,
- El agente y las funciones asignadas,
- La emisión de cargos,
- El cobro del cargo,
- La liquidación individual a favor del agente aduanero.
En tal sentido, cada Aduana informa al área central lo que debe pagarse a los agentes, sin
poseer un sistema de registración y control único en sus sedes locales. Dichas liquidaciones
son integradas al proceso de liquidación de haberes, constatando exclusivamente la
existencia de fondos. Cabe señalar que se advirtió que los datos procesados oportunamente
en el SILPANA (Sistema de Liquidación de Personal ANA) poseen rectificaciones
posteriores, producto de modificaciones requeridas por las Aduanas de períodos previos,
limitando el resguardo de la información que alimentara al SARHA.
Es dable señalar que, como se señalara con anterioridad, si bien la implementación de la
emisión de cargos vía SIM WEB permite el control del pago –con la consecuente
suspensión de operadores ante el incumplimiento- y la cancelación por medio del VEP
mejora el proceso de cobro y su identificación, aún persisten las debilidades de control
interno en el proceso de tramitación de las presentes transacciones. A lo cual cabe agregar
que existen también modalidades específicas como “tarifa reducida” que contemplan
procesos de mayor precariedad.
Asimismo, a partir del informe de la Subdirección General de Auditoría Interna respecto
del ejercicio previo, se tomó conocimiento que la Subdirección General de Sistemas y
42
Telecomunicaciones reiteró la existencia de definiciones para el desarrollo de un aplicativo
destinado a la generación de las liquidaciones y designación del personal, el cual se
denominaría SEA (Sistema de Servicios Extraordinarios Aduaneros) y que no se
gestionaría a través del SIM.
Por su parte, el proceso referido exhibe una instancia de devengamiento de recurso tanto
por servicios como por tasa, que no es contemplado en los circuitos de registración
contable.
d. No se advirtió la existencia de evaluación y, en su caso, exposición del valor actual
que la entidad habrá de pagar en concepto de adicional especial al momento en que los
agentes y funcionarios se acogen al beneficio jubilatorio, registrándose exclusivamente el
cálculo de aquello que deberá afrontar en el ejercicio siguiente. El organismo ha
expresado, oportunamente, que resulta imposible calcularlo en función a las limitaciones
sistémicas, sin advertirse, en el presente ejercicio, la implementación de nuevas
funcionalidades a tal fin.
e. En el marco de la necesaria planificación de la gestión de recursos humanos, que
contemple aspectos de dotación, carrera administrativa, capacitación y remuneración del
personal, entre otros aspectos, la entidad dictó en el año 2003 la Disposición N° 433
“Reglamentación aplicable para la incorporación a la Administración Federal de Ingresos
Públicos de personal temporario y contratado a plazo fijo” y en el año 2005 la Disposición
N° 437 de “Política de Dotaciones e Ingresos de Personal”.
En tal sentido, la citada Disposición N° 437/05 señala en sus considerandos, que la
integración de las dotaciones de las distintas áreas de la AFIP debe enmarcarse en una
política explícita que defina principios y acciones de planificación, y a tal efecto prescribe
la elaboración de un “Plan Anual de Dotaciones” en forma coordinada con el Plan de
Gestión de cada ejercicio -correspondiendo dictar el primero en el año 2006-.
43
Debe señalarse, de acuerdo a lo informado por la Dirección de Evolución y Desarrollo de
Recursos Humanos, que no se proyectó formalmente un “Plan Anual de Dotaciones” para
el año 2012. Por otro lado, no se evidenció una metodología de evaluación de puestos de
trabajo y detección sistemática de recursos humanos, y de un proceso de identificación de
esos requerimientos a partir de la planificación estratégica y táctica de la entidad.
No obstante lo señalado, se informó sobre la necesidad, en el ejercicio, de refuerzo de
dotación en áreas con perfil muy específico por ser netamente operativo. Al respecto, se ha
definido la cobertura de 50 vacantes a fin de responder a lo planteado, proceso que fue
denominado como “Requerimiento excepcional de Dotación”, tal es el caso de Instructores
de Canes.
Es de resaltar que fue dictada en el ejercicio 2011 la Disposición AFIP N°289, referida al
nuevo Régimen General de Concursos previsto en los Convenios Colectivos de Trabajo. Es
dable mencionar que se acentúa en la relevancia de la planificación de la gestión de los
recursos humanos, en sus distintos aspectos, considerando:
Las amplias facultades acordadas por la normativa a la Administración Federal en
la materia, que importa una debida planificación y rendición de su utilización.
La significatividad de los importes erogados en materia de recursos humanos.
Por su parte, solicitados los antecedentes de 10 casos sobre las 21 altas producidas en el
ejercicio, solo fueron aportadas las Disposiciones de nombramiento de cada agente, sin
otra documental de evaluación, aún cuando se trataran de familiares de agentes fallecidos
en función de prescripciones de convenios colectivos.
f. Se advirtió la continuidad de la existencia de un complemento mensual
extraordinario por dedicación especial para personal incluido en convenio DGI y un
44
complemento mensual extraordinario por superación de metas para el personal incluido en
convenio DGA.
Esta AGN no obtuvo antecedentes que respalden el efectivo cumplimiento de la condición
que los nomina o una evaluación por parte de la entidad en cuanto a dedicación especial o
superación de metas, siendo abonado bajo condiciones genéricas a toda la planta.
Por otra parte, existen distintas partidas no remunerativas cuyas características, es dable
reiterar, cabría ser evaluada por el servicio jurídico contemplando aspectos comparativos
entre ambos convenios colectivos vigentes (v.g.: refrigerio), sin que se advirtiera que tras
sucesivos comentarios realizados por esta AGN se haya avanzado en una evaluación sobre
el particular.
g. En materia de honorarios profesionales que la entidad abona a sus letrados en
oportunidad de percibirlos de las contrapartes en causas judiciales o ante el TFN, a través
de un mecanismo de distribución interna, en el ejercicio 2010 se ha implementado el uso
del volante electrónico de pagos (VEP) como forma de generar un ámbito de mayor control
de la percepción de los honorarios que se distribuirán. Sin embargo, existe una disociación
entre la información de cobro o de pago de honorarios con la información disponible en los
sistemas informáticos de causas judiciales.
Es dable destacar que en el caso en que en las causas se fijaran honorarios por cuenta de la
entidad, la AFIP debe recurrir a los recursos propios para abonarlos o, en caso de hallarse
consolidados, a la colocación de bonos por la Secretaría de Hacienda. Vale decir que los
cobrados son sometidos a un proceso de distribución del ente, mientras que los pagados
son solventados por el presupuesto de la entidad.
h. Cabe mencionar que la Disposición AFIP N° 441 del 6 de diciembre de 2011
prorrogó el período de vigencia de las pautas de distribución de las partes selectivas
contempladas en los regímenes de jerarquización para ambos convenios hasta el 31 de
45
diciembre de 2012, y fijó el nuevo período a considerar para las evaluaciones al
comprendido entre el 1° de noviembre de 2010 y el 31 de octubre de 2011.
Posteriormente, la Disposición AFIP N 11 del 27 de enero de 2012 modificó el período de
evaluaciones mencionado extendiéndolo hasta el 29 de febrero de 2012 y luego la
Disposición AFIP N° 177 del 11 de mayo de 2012 dispuso prorrogar hasta el 30 de
noviembre de 2012 el cobro del fondo, considerando el período de evaluaciones al
comprendido entre el 1° de noviembre de 2010 y el 30 de septiembre de 2012.
Finalmente la Disposición N° 51 del 27 de febrero de 2013 prorrogó el período de vigencia
de distribución de las partes selectivas hasta el 31 de diciembre de 2013 y fijó el período a
considerar para las evaluaciones al comprendido entre el 1 de octubre de 2012 y el 31 de
marzo de 2013.
Consecuentemente, se advierte que las distintas disposiciones le han quitado previsibilidad
al esquema evaluatorio, con sus efectos tanto en la relación de la organización con los
dependientes, como en las pautas de mejoras en la gestión individual.
Por otra parte, el artículo 8° del Decreto Nº 324/11 (DNU declarado válido con fecha
21/3/12 por la Cámara de Diputados de la Nación) prescribió que, a partir del 1/1/12, los
pagos destinados a los agentes de jurisdicciones y entidades del Poder Ejecutivo Nacional
que contemplen conceptos no comprendidos en su sueldo mensual, normal, regular,
habitual y permanente asignado en función de su cargo y categoría escalafonaria o de
revista, aprobados por la legislación vigente, deberán adecuarse a los requisitos, en el plazo
que establezca la Secretaría de Hacienda (autoridad de aplicación), para confirmar su
procedencia y, en su caso, limitar su alcance. Lo dispuesto comprende gastos de distinta
imputación presupuestaria y para toda fuente de financiamiento (incluyendo los recursos
propios y afectados).
46
Asimismo, prescribe que la autoridad de aplicación, cumplidos los procedimientos
dispuestos por la Ley Nº 18.753, se expedirá con carácter vinculante, y que los regímenes,
disposiciones y medidas cuya procedencia no se convalide quedarán sin efecto.
El 4/1/12 la AFIP ha emitido un comunicado al personal, informando que “La
Administración Federal de Ingresos Públicos ha interpretado que la CUENTA DE
JERARQUIZACION es una remuneración mensual, normal, regular, habitual y
permanente. Consecuentemente, la CUENTA DE JERARQUIZACION no estaría
alcanzada por las disposiciones del artículo 8º del Decreto 324/2011”.
Con fecha 30/5/12, la Comisión Técnica Asesora de Política Salarial del Sector Público ha
manifestado (en el marco de la intervención prescripta en la Ley 18.753 y del artículo 8º
del Decreto en trato), en la actuación Nº 87/12, que la Cuenta de Jerarquización (que
representa el 40,3% del total de Remuneraciones) constituye un beneficio extraordinario,
de montos variables y de naturaleza extraescalafonaria. Adicionalmente, realiza planteos
específicos respecto de la necesidad de revisar el porcentaje de apropiación sobre la
recaudación y la metodología de asignación individual del régimen actual, recordando que
el Administrador Federal conserva las facultades para el análisis y decisión de dictar la
normativa necesaria a fin de “…establecer un régimen acorde que oportunamente posibilite
su consideración por parte de la Autoridad de Aplicación”.
En tal sentido, concluye que “… a los fines de gestionar la convalidación del Régimen de
Jerarquización vigente … - y en consecuencia aspirar a la obtención de la autorización
necesaria para efectuar los pagos correspondientes, con la limitación que corresponda – es
el propio organismo que ostenta la responsabilidad de arbitrar los medios necesarios para
la revisión de dicho Régimen en el marco de las manifestaciones que surgen de la presente,
y con la intervención de los pertinentes órganos rectores en materia salarial”.
Por su parte, la Administración Federal remitió, con fecha 2/8/12, una nota al Secretario de
Hacienda en la que asevera el carácter mensual, normal, regular, habitual y permanente de
47
los conceptos que abarcan la Cuenta Jerarquización, fundando sus dichos en dictámenes
previos de la Procuración del Tesoro de la Nación, y ratificando lo ya expuesto en nota del
7/2/12 en el marco de requerimientos producidos encuadrados en el decreto en trato.
En tal sentido, la Administración Federal concluyó que no es facultad del organismo la
revisión del régimen, por cuanto continuará abonando los conceptos en cuestión según la
normativa vigente. Al mismo tiempo, expresó que siendo facultad del MEyFP reglamentar
los criterios de distribución a propuesta de la AFIP, la entidad entiende que no encuentra
mérito para reformular el criterio plasmado en la Resolución MEyFP Nº 251/09.
Al presente, no se han obtenido evidencias adicionales de acciones en el marco de la
cuestión en trato.
Recomendación
a. Implementar actividades de control adicional en el proceso de transferencia de datos
entre sistemas y formalizar las decisiones de liquidar.
b. Adicionar actividades de control y de revisión periódicas planificadas que permitan
darle confiabilidad a la información registrada en el SARHA como base del proceso de
liquidación de haberes. Asimismo, normalizar las actividades de control de razonabilidad
de las liquidaciones a ser aprobadas para su pago.
c. Establecer aplicación informática –ya sea como módulo de sistemas existentes o
como independiente pero integrado a otros sistemas- que permitan exhibir la correlación
entre las distintas instancias del servicio extraordinario tal cual se detalla en la observación.
d. Evaluar la posibilidad de establecer el monto del valor actual de beneficios futuros
para agentes y funcionarios a jubilarse a partir de un análisis actuarial y de la información
disponible.
48
e. Efectuar la planificación de dotación y remuneración de los recursos humanos
considerando lo expuesto en la observación.
f. Establecer procedimientos que permitan dar observancia a los extremos por los que
se determinan conceptos a abonar al personal. Practicar, asimismo, la evaluación jurídica
de partidas de carácter no remunerativas en términos de lo observado.
g. Contemplar la integridad relacional, en materia de honorarios profesionales, entre los
distintos sistemas de registración de la entidad. Adicionalmente, practicar una evaluación
completa de los costos que asume el ente por la tramitación de litigios judiciales.
h. En el marco de las acciones que se implementen en materia de aplicabilidad del
artículo 8° del Decreto Nº 324/11, ha de notificarse a esta AGN su evolución aportando los
antecedentes respectivos.
9. Retenciones a Pagar
En virtud de los procedimientos ejecutados respecto de las retenciones impositivas a
proveedores, se advirtió la necesidad de implementar actividades de control centralizadas
respecto de las áreas descentralizadas.
Es así que de las pruebas practicabas que evidenciaron posibles diferencias respecto de los
porcentajes de aplicación, informando las distintas áreas de registro de la entidad sobre
errores de carga al sistema (base imponible, porcentaje de retención, carácter de
responsable), e, incluso, la DRI Tucumán manifestó que “…el importe retenido, calculado
por el sistema, no se condice con el porcentaje que corresponde al indicador de retención
seleccionado por el operador. Es decir se indica correctamente al sistema el porcentaje a
49
retener de la base, pero al momento del pago el sistema no retuvo lo que debía calcular y
retener” (SIC).
Recomendación
Evaluar e implementar actividades de control sobre las funciones de retención de las áreas
de registro descentralizadas.
10. Otras cuentas a pagar, Otros pasivos, y Fondos de Terceros y en Garantía.
En los presentes conceptos se destacan operaciones vinculadas a recaudación tributaria que
tienen como contrapartidas las cuentas de bancos de regionales. Las mismas son partidas
provenientes de conceptos no presupuestarios, por lo cual se considera que no deberían
incluirse en los Estados Contables sino en el Estado de Recaudación. El mismo criterio
correspondería también a la subcuenta Multas de Aduana. Es dable señalar, que la
información de las transacciones de estos conceptos evidencia la dificultad de identificar
claramente la decisión sobre el uso de cada una de las cuentas integrantes. Sólo a partir del
campo “texto” o de “asignación” se puede advertir algún dato (no estandarizado) para su
desagregado conceptual.
Por otra parte, “Otros fondos de terceros” evidencian reclasificaciones de pasivos
originados en multas o recaudaciones a distribuir –algunos con impacto en partidas
pendientes de imputación-, pero también coexisten con otras partidas de difícil
identificación en cuanto su origen e incluso sin identificación. Adicionalmente, se
evidencia una acumulación paulatina de partidas de antigua data, sin que exista un proceso
de depuración permanente para evitar la generación de montos significativos a partir de
partidas abiertas que no poseen compensación.
50
Recomendación
Exponer en Estado de Recaudación los conceptos vinculados a Tributos y depurar las
cuentas contables que exhiben ausencia de compensación, practicando los correspondientes
análisis de cuentas –especialmente en cierres contables-.
11. Deudas Judiciales
Esta AGN ha expuesto tanto en sus informes de auditor respecto de los EECC de la entidad
como en los memorandos de control interno de ejercicios previos, distintas limitaciones en
los procedimientos administrativos como en la información de los sistemas informáticos,
que importan la limitada confiabilidad de los inventarios y su valuación como respaldo de
lo expuesto en orden a lo prescripto por Manual de Cierre de Cuentas del Ejercicio Anual
emitido por la CGN. Situación que se mantiene en el presente ejercicio respecto de lo
revelado por la AFIP en sus EECC en virtud de lo establecido por la CGN, dando lugar a la
salvedad expuesta en el apartado 3.5. del informe del auditor.
Cabe hacer especial mención que esta AGN ha emitido, con relación a la materia, los
siguientes informes, sin advertirse cambios de relevancia que pueda modificar lo
oportunamente observado, y a los que cabe remitirse:
Gestión y Procedimientos de Control de causas judiciales aduaneras radicadas en
Sede Central y ante el Tribunal Fiscal de la Nación (Resolución AGN Nº 243/10).
Actividades de planificación y control respecto de la cartera de causas contencioso-
impositivas radicadas en sede judicial y Tribunal Fiscal de la Nación -Ley 11.683-
(Resolución AGN Nº 245/10).
Adicionalmente, cabe mencionar que esta AGN tras practicar el estudio preliminar de los
inventarios de causas judiciales de las distintas carteras provistos como respaldo de su
51
exposición en los EECC al 31/12/12, ha planteado a la entidad un conjunto de limitaciones
informativas, como así también de posibles inconsistencias.
En el marco de lo expuesto, las cuestiones advertidas se conceptualizan a continuación:
a. A los efectos de proceder a la elaboración, clasificación y valuación de inventarios del
ejercicio el organismo emitió la Instrucción General Nº 1/13 SDG ASJ, respecto de la que
cabe señalar que no contempla los parámetros de valuación en función de probabilidades
de fracaso ni procedimiento a aplicar en tal fin; no se identifica el tipo de tasa adoptada si
bien se define el porcentaje de tasa a aplicar; y, adicionalmente, refiere que los guarismos
que consigna por honorarios responden a los porcentajes promedios obtenidos de los
montos pagados en el ejercicio, advirtiéndose ello exiguo. Por su parte, no define pautas
claras de aplicación de las tasas de interés, contemplando las distintas variables para el
cálculo.
En materia de juicios universales estableció pautas reconociendo la posible existencia de
inconvenientes sistémicos en el registro oportuno de datos y la duplicación de datos.
b. A partir de la referida instrucción y tal como expresan las Notas Nº 9 y 11 a los EECC,
los inventarios en trato surgen de un sistema integral de registración en desarrollo –Atenea-
Quaestor-, por extracción de datos de la base de datos que realiza el Departamento de
Informática Jurídica y Colaborativa, sin advertirse la existencia actividades de control de
corroboración de los inventarios a partir de la consideración del universo y la aplicación de
pautas de selección y valuación, vale decir que permitan una validación del proceso de
extracción, valuación y clasificación de pasivos ciertos o potenciales. Es dable expresar,
por otra parte, que la información de inventario proporcionada es incompleta a efectos de
su evaluación desde la correspondencia contable como desde la visión del control.
52
c. Como se expone en citada nota 11, la metodología de relevamiento y valuación
utilizada por la Administración Federal es considerada provisoria, por lo que los valores
expuestos en los EECC poseen el carácter de preliminar.
Es así, que ha señalado que a partir del ya referido inventario se consideraron para su
reflejo en los Estados Contables las causas en las que se relevaron montos de sentencia y
aquellas en las que resultó posible establecer valores involucrados a efectos de determinar
montos estimados de condena, quedando una cantidad material de casos no valorizados.
Cabe consignar, asimismo, respecto de la metodología utilizada que:
No se ha considerado el análisis de objetos de reclamo, roles procesales, jurisprudencia
y valor de sentencia (su relación con valor de demanda), entre otros aspectos, a la luz
de las características propias de cada materia.
La determinación de probabilidad de éxito / fracaso se ve limitada ante la ausencia de
información (v.g.: relación entre el valor de demanda y el de sentencia, información
segregada del efecto de las causas con resultado parcialmente favorable, evaluación de
litigiosidad).
El proceso de obtención de la tasa de interés a utilizar en base a un relevamiento
masivo en las dependencias, no ha evidenciado la estandarización de criterios para
determinar relevancia y representatividad de las tasas individualizadas, para realizar
proyecciones.
No se advirtió la existencia de criterios generales para la determinación de gastos
causídicos que contemplen las características específicas de cada materia.
Respecto de la determinación de los honorarios profesionales no se han evaluado
antecedentes jurisprudenciales en función de materias y fueros.
Adicionalmente, las valuaciones practicadas no han considerado la aplicación de
actualización monetaria y/o intereses correspondientes a la totalidad de montos probables
de sentencia por los distintos conceptos y carteras judiciales según corresponde, en orden a
lo expuesto en la Nota Nº 11, calculándose intereses devengados en forma parcial.
53
d. La entidad no ha establecido un procedimiento estandarizado de análisis de
variaciones de inventarios de las carteras judiciales, que permita advertir los justificativos
de los cambios, tanto en su conformación como su valorización, entre lo informado al
cierre del ejercicio precedente y del ejercicio bajo revisión.
Los criterios definidos para la determinación de los parámetros de valuación expuestos en
el quinto párrafo de la nota 11 a los EECC, cuya cuantía varía en forma relevante entre
ejercicios impactando en los resultados registrados, y el consecuente proceso de
relevamiento de datos, tampoco se han estandarizado y exhiben debilidades que limitan la
confiabilidad de las estimaciones resultantes.
e. De las pruebas realizadas por esta AGN, en cuanto a validación de datos de los
inventarios por las distintas carteras, se han evidenciado diversas inconsistencias, entre las
cuales, a manera de ejemplo, se pueden citar:
– Expedientes incorporados al inventario en el ejercicio 2012 con fecha de última
etapa anterior al 1/1/12.
– Causas con monto de sentencia 0 o valores menores -cuando el tipo de causa
contempla un capital de reclamo-, con importe registrados por un patrón advertido
que no pareciera responder a la realidad -v.g.: monto de demanda $1000-, con
variaciones significativas de los montos de demanda entre inventarios del ejercicio
previo y del presente (se aclara que el Atenea no segrega monto de demanda y de
sentencia), con monto de demanda inferior a monto de honorarios, o con monto de
intereses sobre honorarios y honorarios en valor 0. Adicionalmente, se observaron
de valores incongruentes (montos negativos de honorarios).
– Clasificación de los juicios según pautas de la CGN SH en “universos” /
“planillas”, sin advertir una aplicación uniforme de criterio. Adicionalmente,
relevante antigüedad de la etapa procesal vigente que genera dudas sobre la
54
actualización de la información y sobre la pertinencia de la clasificación de la causa
para su exposición en los EECC según dichas pautas.
– Inadecuada segregación de los datos de principal de la causa y de accesorio que no
permite practicar las debidas evaluaciones.
– Uso de códigos de etapas procesales con una descripción que no es acorde a una
instancia (v.g.: Causa relevante para la AFIP – Cont. Trib.) o de código “Moneda”
para otro tipo de información (vg. Sin contenido económico – Cont. No trib.).
– Causas con rol procesal de actor que no se condice con el reconocimiento de
pasivo.
– Inexistencia, como ya se refirió previamente, de datos a fin de corroborar los
cálculo de accesorios estimados. A lo que se agrega la ausencia de identificación si
el monto es estimado en el marco de la metodología de la instrucción general
dictada o establecido en los actuados judiciales –algunas carteras los segregan pero
no ha sido uniforme la presentación de todas ellas-.
– Reiteración de registros considerados en los montos de asientos contables
(contencioso no tributario).
– Datos relevantes no aportados (v.g.: identificación de expediente judicial
contencioso tributario).
La entidad ha expresado que para la inclusión de un juicio en uno u otro pasivo de los
EECC, el módulo contencioso tributario se guía por el resultado de la imposición de costas
y no por el resultado de fallo, en razón de la existencia de fallos a favor, parcialmente a
favor o de fallos en contra que pueden generar o no costas para la entidad. Debe
considerarse que las costas pueden haberse determinado y encontrarse en una instancia de
apelación en cuanto a la cuantía y, en este caso, ese trámite judicial no puede actuar como
guía de la clasificación puesto que se estaría en presencia de un pasivo cierto de monto
indeterminado, dando lugar, en última instancia, a una provisión.
Adicionalmente, no se analizan la totalidad de datos disponibles ya sea en cuanto al
principal como de las costas, para realizar las valuaciones correspondientes. Es así que
55
pueden producirse situaciones en que la entidad sea perdidosa en cuanto al principal, pero
que en materia de costas se falle por el orden causado (con la salvedad de la calidad de la
información), entre otras posibles alternativas.
Por su parte, de la consideración de información proporcionada por el ente respecto de las
cartas de abogados cursadas por esta AGN, también se advirtieron las cuestiones referidas
que evidenciaban la falta de calidad de los datos y discrepancias con la información del
inventario.
f. No se advierte aún que el sistema Atenea constituya una herramienta de seguimiento
de causas administrativas y judiciales, y de control de la cancelación de obligaciones o
efectivización de las acreencias originadas en los litigios, en el marco de circuitos
administrativos normados que contemplen pautas para determinar los montos totales
estimados de condenas y que aporten datos necesarios para la oportuna registración y
control contable, y la exposición en estados financieros.
Adicionalmente, no se hace uso de información disponible de la entidad (v:g.: del SEFI,
del SIRAEF, etc.) y de terceros vinculados (v.g.: Tribunal Fiscal de la Nación), que
permita establecer un marco de control razonable sobre la integridad y actualización de los
datos.
Por su parte, el sistema contable no actúa como control de la gestión operativa en la
materia, limitándose, esencialmente, a practicar la registración por diferencia de
inventarios sin proceder a la evaluación de la transición de un inventario de inicio a un
inventario de cierre.
g. Si bien se practican determinadas actividades de revisión (sin estandarización
normatizada de la metodología) que contemplan la calidad de los datos de los sistemas, a
partir de un área de supervisión, los resultados exhiben la persistencia de deficiencias,
siendo que esas acciones no se visualizan hábiles para revertir la situación en su conjunto.
56
Cabe señalar que la División Supervisión de Juicios Contenciosos Tributarios y no
Tributarios tiene atribuidas facultades de control sobre las causas no tributarias, sin que se
exhiban acciones al respecto, similares a las ejecutadas en materia contencioso tributaria y
aduanera.
Por su parte, no obstante haber sido dictada la Instrucción General Nº 5/09 (DI PLCJ), con
vigencia a partir del 1/2/10, con el objetivo de “establecer un procedimiento uniforme de
gestión” en la materia contenciosa, no se exhiben los procesos y sus tareas con la debida
secuencia, alternativas y responsables directos; y no se incluyen actividades de control
específicas, que permitan revertir la situación descripta en el presente memorando.
h. La ausencia de registración de las cancelaciones en BOCON en el SIGMA genera
distorsiones contables, en cuanto a la apropiación de resultados a los ejercicios, puesto que
la registración se realiza por la comparación de inventarios y la desafectación del resultado
registrado por pago exclusivamente en efectivo del ejercicio.
i. No fue aportada la siguiente información y/o documental: datos básicos de
identificación de causa en materia contencioso impositiva –por aplicación del secreto
fiscal-, algoritmo utilizado a efectos de procesar informáticamente los criterios de
determinación de inventario, modelo y/o estructura de datos vigente, antecedentes de la
normatización del procedimiento de determinación de inventarios, datos de determinación
de universos sobre los que se practica la selección, como cuestiones de mayor importancia.
j. La existencia de diversas carteras judiciales de magnitud (algunas con temáticas
comunes) y de un número relevante de agentes de la entidad con responsabilidad sobre
causas judiciales, importan, esencialmente, que la gestión y la consecuente exposición
contable, se soporte en sistemas de información y procedimientos administrativos,
enmarcados en un sistema de control interno bajo las características prescriptas por la
57
normativa de SiGeN, que evidencie confiabilidad tanto para los usuarios internos como los
usuarios externos y, por ende, aporte información de calidad que contemple las exigencias,
esencialmente, de utilidad, verosimilitud, confiabilidad e integridad.
En tal sentido, como se mencionara en memorandos de ejercicios previos, la Procuración
del Tesoro de la Nación a través de la Dirección General de Auditoría se ha expedido en
materia de registración de juicios del Estado Nacional, en diversas acciones desarrolladas
ante distintas entidades cuyos servicios jurídicos conforman el Cuerpo de Abogados del
Estado, señalando que la eficacia del sistema de registro y control de juicios está
supeditada a la información completa, oportuna y veraz, que por imperio legal debe brindar
el servicio jurídico involucrado, debiendo transmitirse a los letrados que integran el
servicio jurídico y que tienen a su cargo la gestión la importancia de un adecuado empleo
del sistema informático de gestión judicial, cuya carga correcta y actualizada de datos es
impuesta normativamente, generando la responsabilidad consecuente en el caso de omitir
hacerlo.
Recomendación
Implementar en forma definitiva un sistema integrado de registración y seguimiento de
causas administrativas y judiciales, incluidos los aspectos de ejecución del principal y de
los accesorios, enmarcado en un proceso administrativo que contemple las actividades de
control propias del riesgo existente en la gestión de las mismas.
Practicar la valuación de la carga inicial del nuevo sistema a partir de información
sometida a procesos de validación que procuren su integridad, certidumbre y actualización.
Adicionalmente, implementar actividades de control que permitan mantener la calidad de
los datos registrados.
Redactar normas de procedimiento sobre la metodología para la determinación de los
montos a registrar y revelar en Nota a los Estados Contables, procurando:
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- Clara definición de conceptos a exponer en EECC considerando las normas de la CGN,
- Registración de la totalidad de las transacciones con contenido patrimonial en forma
oportuna,
- Información íntegra,
- Criterios uniformes para determinar la magnitud de las cifras a registrar y revelar en
Notas, en función a la etapa y estado procesal de las causas y la evaluación del monto
probable de sentencia,
- Criterios uniformes para el tratamiento de determinación de costas y gastos, sustentado
en análisis jurisprudencial,
- Valorización de la totalidad de los juicios que forman parte del inventario de causas al
cierre de cada período,
- Evaluación de litigiosidad,
- Responsabilidad que le cabe a los emisores de información,
- Control contable de las causas judiciales.
Todo ello en el marco de las afirmaciones y recomendaciones que la Procuración del
Tesoro de la Nación, en la materia, usualmente expresa y que fue motivo de referencia en
la observación en trato.
12. Cancelación de costas judiciales en efectivo
a De la consideración del procedimiento de puesta al pago establecido en la normativa
(Instrucción General Nº 1/06 DI PREFI) se evidenció:
El formulario único para el trámite de distintos tipos de costas –pago de
honorarios y devolución / reintegro de tasa-, no diferencia particularidades que
puedan, por ejemplo, facilitar la distinción entre devolución o reintegro de tasa de
actuación, que poseen distintas implicancias, especialmente en cuanto al origen de
los fondos a afectar.
59
Se pone en cabeza del beneficiario la presentación de piezas documentales
esenciales del proceso judicial, las cuales no deberán resultar ajenas a los archivos
y registros de las áreas operativas, frente a las cuales se impulsa la procedencia del
pago.
Si bien la entidad señala que el presentante debe acompañar dicha documental, en
orden a la Ley de Procedimientos Administrativos, se resalta que los antecedentes
deben formar parte del conocimiento previo del ente, y la instancia del pago de
costas corresponde a un hito de un proceso completo. Proceso que se ha de
registrar en los sistemas informáticos de la entidad, considerando que no se
disocie la información –digital y documental- disponible, de la que soporta una
tramitación particular.
Se prescribe que el área operativa preste conformidad sobre el derecho de cobro,
que no se encuentre alcanzado por regímenes de Consolidación de Deuda y que se
halle acreditada la identidad de profesional y su calidad. Sin embargo el
procedimiento normado, más allá de establecer la convalidación de la documental
presentada por el solicitante, no avanza en la determinación de las tareas y
elementos de juicio (documentales y registrales –v.g.: sistema de registro-)
necesarios para corroborar los extremos requeridos por la norma para habilitar el
pago. Adicionalmente, no es considerada la situación del acreedor frente a sus
obligaciones tributarias y de los recursos de la seguridad social.
A ello se agrega que no se individualiza, en el formulario o en documental
acompañada, evidencia alguna de la tarea realizada, limitándose a una
manifestación general.
Considérese, asimismo, que el área responsable de la revisión, conformidad de
documentación y elaboración del formulario que habilitará el pago, es la que
gestionó la causa que dio lugar a la erogación de la entidad (generalmente por el
resultado negativo obtenido en las actuaciones judiciales).
60
El procedimiento prevé que se incorpore en nota una mención del cumplimiento
de la Resolución Nº 1020/95 DGI, como requisito para la autorización del pago de
capital y/o costas en causas administrativas o judiciales.
Esta normativa, de carácter general, establece el procedimiento a aplicar frente al
caso en que se tome conocimiento del hecho perjudicial que lesione el patrimonio
del Estado Nacional. En tal caso no define los extremos que deberían analizar y
comprobar las áreas con competencia para determinar la existencia o no de un
perjuicio como consecuencia del decisorio judicial y de las acciones que llevaran
a una sentencia con resultados adversos.
Por su parte, es un nivel jerárquico superior, en el área tramitante de la causa,
quien sobre una tarea bajo su responsabilidad y realizada por un nivel inferior –
letrado patrocinante fiscal-, manifiesta el cumplimiento de la normativa, vale
decir, expone la ausencia de perjuicio fiscal.
Es de mencionar que la documental, que esta AGN sometió a revisión, solamente
exhibe, con distintas redacciones, la siguiente manifestación: “Finalmente, se deja
constancia de que en virtud de lo normado por la Resolución Nº 1020/95 (DGI),
no se evidencia prima facie perjuicio fiscal…”, sin documentarse evaluación
específica que sustente la aseveración.
De la revisión practicada se advirtió, para los gastos originados en tramitación de
materia aduanera, que en base a leyendas de esta índole “…finalmente, se deja
constancia que esta área pertenece a la Dirección General de Aduanas; por lo que
no corresponde lo estipulado en la Resolución N° 1020/95 (DGI)”, se excluye de
la aplicación de la Resolución mencionada en el entendido de que la misma rige
para el ámbito de la DGI. Cabe resaltar que no se ha emitido, en tal sentido, una
norma similar en el ámbito de la DGA que determine el procedimiento de
evaluación en cuanto a la posibilidad de existencia de perjuicio fiscal, obviándose,
en tal caso, la consideración de la aplicabilidad del artículo 130 de la Ley 24.156.
b La documental respaldatoria del pago exhibe relevantes dificultades para la
individualización de la causa generadora (v.g.: carpeta, expediente interno, expediente
61
judicial), que permita su visualización en la información del sistema Atenea. Ello
impide un cruce externo entre información de pago y el referido registro de juicios que
no posee intervención normada en el proceso de cancelación, tanto para la
convalidación del pago requerido o la registración de la cancelación efectuada.
Adicionalmente, en el presente ejercicio no fue posible efectuar dicho procedimiento
ante la falta de datos que exhibieron las bases de juicios proporcionadas por la entidad.
Es relevante señalar, como se indicó respecto del ejercicio previo, que la citada
Dirección de Planificación y Control Judicial expresó que se encuentra en análisis la
implementación de la “Administración de Pagos de Juicios del Módulo de Juicios
Contenciosos”.
c Asimismo, esa documental ha exhibido las siguientes cuestiones de índole formal:
Para acreditar el carácter firme e impago de las acreencias que se reclaman, se
verifica una falta de uniformidad en la documental acompañada, visualizándose
para algunos casos una certificación de carácter judicial, una nota del letrado de la
entidad o ambos documentos, aspecto no normado.
En ninguno de los casos relevados existe constancia de la utilización de
información contenida en las bases institucionales de juicios de la entidad, para
acreditar los extremos que habiliten el pago, como así tampoco para actualizar el
estado de tramitación del juicio (v.g.: la tramitación del pago en AFIP).
La revisión del área contable se limita a la constatación de documental
acompañada, ante la ausencia de disponibilidad de registros o circuitos de
información que le facilite la convalidación del crédito a favor del requirente, que el
área responsable de la causa propone el pago. Ello incluye, asimismo, la ausencia
de uso de los inventarios respaldatorios de previsiones contables o la generación de
tales circuitos informativos que permitan la oportuna registración de la obligación
emergente.
En la consideración del armado de los legajos respaldatorios, en especial en materia
aduanera, se advierte la necesidad de debida foliatura y refoliaturas formalizadas.
62
d Por otra parte, no se obtuvo evidencia adicional de otras actividades de control que
contemplen la oposición de intereses en cuanto a aspectos sustanciales de la temática –
en especial respecto a los extremos que habilitan los derechos y la forma de pago-, la
utilización de la información registral disponible (operativa y contable), la
actualización de la información registral íntegra (operativa y contable), los resultados
obtenidos en materia judicial y los gastos asociados, la referida evaluación de perjuicio
fiscal, la imposibilidad de reiteración de pagos en forma indebida, como aspectos
centrales.
Es relevante mencionar que, si bien la entidad, respecto a las observaciones y
consideraciones emitidas por AGN para el ejercicio 2011, ha planteado que lo actuado, en
las tramitaciones sujetas a revisión, se sustenta en criterios y conceptos de celeridad e
informalidad que se rigen por los principios del derecho administrativo, es ella la que ha
normado un proceso de gestión de pago para una mejor practica, imponiendo determinadas
obligaciones de forma para la procedencia del pago.
Recomendación
Reevaluar el procedimiento de pago utilizado, de forma que involucre en su conjunto a las
distintas instancias que importen la generación de la obligación, el registro oportuno y la
cancelación de la obligación, con la documentación y los análisis pertinentes, en el marco
de las observaciones de esta AGN.
13. Obligaciones enmarcadas en normas de consolidación de deuda del Estado
Nacional
Tal como se expone en la Nota Nº 9, al cierre de los presentes Estados Contables, la AFIP
ha finalizado la conciliación del inventario propio correspondiente a las obligaciones
canceladas en virtud de la consolidación prescripta por las Leyes Nros. 23.982, 25.344 y
63
25.725, con la información aportada por la Dirección de Administración de la Deuda
Pública, dependiente del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.
La CGN se ha expedido mediante Nota de fecha 08/07/2005 respecto de la
correspondencia de registrar el pasivo con la Secretaría de Hacienda por la cancelación de
deuda consolidada de la AFIP por aplicación de las distintas normas que oportunamente lo
dispusieran hasta tanto se defina el tratamiento a otorgar a dichas sumas.
Como se expresa en el informe de auditoría, la AFIP no ha registrado en el sistema
contable vigente en el ejercicio, la cancelación de sus obligaciones enmarcadas en los
regímenes de consolidación de deuda del Estado Nacional y, consecuentemente, tampoco
lo ha realizado respecto de la deuda emergente con la Secretaría de Hacienda –cuantificada
parcialmente por la entidad-, afectándose, por ende, los resultados oportunamente
registrados por previsión o pasivo cierto.
La Subdirección General de Asuntos Jurídicos –AFIP- con fecha 31/05/06 por Actuación
1066/06 (DALA) determinó que la deuda que mantiene esta AFIP, con el Tesoro Nacional
–en virtud de la asunción por éste de obligaciones bajo la normativa de consolidación-
podría ser condonada en los términos del artículo 26 de la Ley Nº 11.672. En el ejercicio
2008, la Administración Federal ha iniciado acciones tendientes a propiciar la emisión de
un acto administrativo que de solución al tema en trato, sin embargo no se advirtieron
avances sobre el particular en el ejercicio bajo revisión.
En cuanto al proceso de revisión ejecutado por la Administración Federal para la
conformación del importe señalado en la nota a los EECC referida en el primer párrafo del
presente acápite, cabe reiterar que:
La documental considerada se evidencia como limitada, toda vez que no se recurrió a
la documentación básica generadora del trámite, sino, según el caso, a los formularios
presentados ante la Dirección de Administración de la Deuda Pública u otra
documental.
64
La entidad no cuenta con un registro que identifique las cancelaciones realizadas en el
marco de las normas de consolidación y, adicionalmente, estas transacciones no
encuentran su reflejo en la contabilidad del ente en orden a la correspondencia
conceptual y no se resguarda centralizadamente los antecedentes que dieran origen al
libramiento de la orden de pago por esta vía. En tal sentido, apela a la utilización de
una planilla de cálculo, como soporte registral, limitada a tal efecto.
No existe vinculación de la información de cancelaciones con los sistemas operativos
de gestión de las tramitaciones originarias.
Se entiende necesaria la activa participación de la citada Dirección a efectos de lograr
la efectiva conciliación entre ambas partes. Destacándose que existe aún información
pendiente de conciliar por las diferencias advertidas por la AFIP (de menor cuantía
según lo aportado), como por la actividad vinculada a la recaudación tributaria y
recursos de la seguridad social, respecto de cuyas cancelaciones no se practicaron
tareas hasta el presente.
Al cierre de ejercicio continúa registrado como pasivo, un crédito a favor de la Secretaría
de Hacienda, tal cual se expone en Nota 10 a los EECC., por la cancelación de
obligaciones asumidas por la AFIP con Correo Argentino S.A., en virtud de los dispuesto
por el Decreto Nº 1176/01, por la suma $28.211,5 miles la misma se expresa en valores
nominales y no contempla intereses, ya que, según AFIP – la norma citada no regula
“aspectos ni criterios de cancelación”.
Recomendación
a. Continuar con las tramitaciones tendientes a concluir la conciliación de la deuda con la
Secretaría de Hacienda y dar resolución a la presente temática.
65
b. Implementar registros de cancelaciones efectuadas en el marco de las normativas de
consolidación, e incluirlos en los circuitos de registración contable de SIGMA,
resguardando centralmente la documental que sustenta los trámites de pago.
c. Determinar con la Secretaría de Hacienda la modalidad de cancelación de deuda por
aplicación del Decreto N° 1176/01.
14. Otros Bienes en Custodia por parte de AFIP
De conformidad a lo revelado en Nota 14 a los Estados Contables, la AFIP ha realizado
actividades tendientes a generar un inventario valorizado de bienes en condición de rezago,
secuestrados y decomisados, lo cual no se había concluido al cierre.
Recomendación
Culminar con la confección de los respectivos inventarios, proceder a su valorización a fin
de revelar la información en Nota a los Estados Contables.
15. Recursos
a. La entidad deduce de los ingresos de las cuentas recaudadoras de tributos las
comisiones bancarias del proceso de recepción y procesamiento de declaraciones juradas y
pagos, practicando su recupero con fondos presupuestarios.
Ello, a partir del dictado de la Ley 26.198 de Presupuesto General de la Administración
Nacional, art. 24, que dispuso que la A.F.I.P. deberá atender con imputación a su
Presupuesto el gasto que demande el pago de las comisiones y gastos bancarios de las
cuentas recaudadoras abiertas a su nombre, partir del año 2007 inclusive, quedando a la
fecha pendiente la reposición de $406,4 millones por ejercicios 2010/12, referidos en la
nota 8 a los Estados Contables. Es dable mencionar que en relación al alcance del precepto
66
legal referido, como se menciona en el párrafo 7° de la nota N° 2 a los EECC, la Dirección
General de Asuntos Jurídicos del Ministerio de Economía y Finanzas Públicas, mediante
Dictamen N° 235854 de fecha 05/12/2012, ratifica la aplicación de la norma citada desde
el año 2007 inclusive.
b. El Decreto 258/1999 del Poder Ejecutivo Nacional estableció que el 50% del neto
producido por la venta de mercaderías objeto de comiso y por aplicación de todo tipo de
multas, excepto las automáticas, se distribuirá entre todo el personal del servicio aduanero.
Se observa que no existe un circuito contable que regule la operatoria mencionada.
c. Por aplicación del Decreto Nº 863/98 y normas complementarias, la entidad retiene
de los beneficiarios de recursos de la seguridad social las comisiones bancarias y un
porcentaje de comisión sobre la recaudación para cobertura de gastos por sus funciones,
siendo estos últimos registrados contablemente. Respecto de las comisiones bancarias se
entiende necesario que los Órganos Rectores en materia Contable y Presupuestaria se
expidan sobre su exposición en la información contable patrimonial y presupuestaria,
considerando que constituyen costos propios del proceso de recaudación.
Recomendación:
a. Propiciar las acciones necesarias para la oportuna reposición de fondos a cuentas
recaudadoras de las comisiones por servicios bancarios retenidas.
b. Implementar un circuito contable que regule la operatoria de recaudación y pago de
los valores correspondientes, conforme a lo establecido por el Decreto 258/1999.
c. Practicar consulta a los Órganos Rectores en materia Presupuestaria y Contable
para determinar el tratamiento de percepción de fondos originados en costas en favor del
fisco en causas judiciales y de las comisiones bancarias vinculadas a la recaudación de los
Recursos de la Seguridad Social.
67
16. Contrataciones
a. En el curso de la presente auditoría se reevaluaron los aspectos centrales de lo
expuesto por esta AGN en el informe de auditoría que fuera aprobado por Resolución
AGN Nº 120/08, practicando un periódico seguimiento, a efectos de lograr su
actualización, sin advertirse rectificaciones de relevancia.
Cabe resaltar lo expuesto en el 4.2.d. del referido informe, en cuanto a la descentralización
operativa del proceso de compra que con la implementación de SIGMA respecto de la
instancia financiera, las dependencias caracterizadas como Unidades con Capacidad de
Compra (UCC) poseen la totalidad de las funciones desde la identificación de la necesidad
hasta la solicitud del pago por el bien o servicio recibido, sin advertirse aún la
incorporación de actividades de control específicas para el esquema administrativo
establecido.
Es dable señalar que, ya en ejercicios previos se planteó que las cuestiones advertidas en
las revisiones practicadas en áreas descentralizadas, exhiben como indispensable la
implementación de actividades de control centralizadas. Sin embargo, debe remarcarse
que, ante la ausencia de mejoras sustantivas y otros aspectos de los que da cuenta el
presente memorando, tanto en cuanto a las deficiencias en las tramitaciones como en la
aplicación de los preceptos normativos del régimen de contrataciones, amerita la
implementación de acciones de intervención del área central con facultades rectoras en la
materia, en el marco del monitoreo y rectificación de situaciones observadas.
Salvo la Dirección de Logística y la Subdirección General de Sistemas y
Telecomunicaciones, que definen su propio presupuesto, elaboran su propio Plan Anual de
Compras (PAC), las demás UCC (descentralizadas) llevan adelante sus compras y
contrataciones a partir del anteproyecto de presupuesto y presupuesto asignado, tomando
en cuenta las necesidades de bienes y servicios informados por las distintas áreas del
68
ámbito de su competencia en oportunidad de elaborar el referido anteproyecto, sin
embargo actúa como una restricción presupuestaria y no como un elemento conducente de
la gestión de compra.
b. Se ha practicada la revisión de una muestra de expedientes de contrataciones
significativas (en el marco del régimen general de contrataciones), juntamente con una
muestra legítimos abonos sobre cada UCC seleccionada, que implicó el 49,2% del total
devengado por contrataciones de bienes y servicios del ejercicio. En tal sentido, resultaron
seleccionadas la Dirección de Logística –DL- (que abarca tanto compras centralizadas para
todo el pais, como así también las efectuadas para el área central), la Subdirección General
de Sistemas y Telecomunicaciones -SDGSIT-, y las Direcciones Regionales Impositivas
Norte -DRIN-, Sur -DRIS- y Centro -DRC), advirtiéndose:
i. De los 108 expedientes de contrataciones se determinó el promedio de días desde el
inicio de la actuación hasta la disposición misma de su adjudicación,
observándose:
Dirección de Logística - Compras Centralizadas para toda la entidad
Licitaciones Públicas: 308 días,
Contrataciones Directas: 270 días.
Dirección de Logística Compras para Áreas Centrales
Licitaciones Públicas: 415 días,
Contrataciones Directas: 125 días.
Subdirección General de Sistemas y Telecomunicaciones
Licitaciones Públicas: 544 días,
Contrataciones Directas: 372 días.
Dirección Regional Norte
Licitaciones Públicas: 329 días,
Contrataciones Directas: 91días.
Dirección Regional Sur
Licitaciones Públicas: 192 días,
69
Contrataciones Directas: 18 días.
Dirección Regional Centro
Licitaciones Públicas: 322 días,
Licitaciones Privadas: 49 días.
Contrataciones Directas: 132 días.
ii. Se ha advertido la inexistencia de estándares básicos para la elaboración de
informes técnicos, que contemplen tanto los aspectos de evaluación como los
antecedentes a considerar y documentar en distintas materias consideradas –v.g.:
tecnología, conveniencia económica, etc.-. En tal sentido, los informes obrantes en
los actuados bajo revisión han exhibido distintos niveles de profundidad en el
tratamiento de los temas o detalle de antecedentes considerados como base de una
opinión.
Es dable considerar que dichos informes resultan de especial relevancia en
determinadas contrataciones (v.g.: informáticas, tecnológicas, etc.) puesto aportan
fundamento esencial para la toma de determinadas decisiones (v.g.: encuadre
normativo de la contratación, selección de la propuesta más favorable,
determinación de exclusividad, etc.).
iii. Se han observado distintas deficiencias en los procesos de compras y
contrataciones, que pueden, en forma genérica, caracterizarse como problemas en
la planificación de compras, deficiencias formales, limitaciones en los
antecedentes utilizados para la elaboración de pliegos, falta de uniformidad entre
UCC en distintos aspectos de tramitación, debilidades en la aplicación de
facultades de prórrogas y ampliaciones, entre otras, cuyo detalle se incorpora en el
apéndice 1, apartado I del presente memorando.
c. La Disposición General AFIP Nº 297/03 en su artículo 10 titulado “Transparencia”
expresa que las contrataciones se desarrollarán en todas sus etapas en un contexto de
70
transparencia, que se basará en la publicidad y difusión de las actuaciones emergentes de la
aplicación de este Régimen, lo cual posibilitará el control social sobre los mismos.
El artículo 29 -“Publicidad y difusión”- en el párrafo 6, expresa que sólo quedan
exceptuadas de la obligación de difusión en todas las etapas del procedimiento las
contrataciones directas encuadradas en el apartado 6 del inc. d) del art. 21, y de la difusión
de la convocatoria para los restantes supuestos establecidos en el inciso d) del art. 21.
Sin embargo, el artículo indicado hace una referencia en forma errónea a un inciso del
artículo 21 que no existe como tal, por lo que podría tenderse a generarse erróneas
interpretaciones en cuanto al correcto proceder. Ello amerita una rectificación del artículo
29 a fin de prescribir adecuadamente la excepción que el régimen pretende.
Lo expuesto, fue señalado en memorandos correspondientes a ejercicios previos, sin
embargo no se advirtió la rectificación de la norma.
d. Al igual que en otros ejercicios, subsiste la utilización de la figura del legítimo abono
como medio de cancelación de las distintas obligaciones que no han seguido el curso
normal de las contrataciones, de acuerdo con la Disposición 297/03. Conforme a lo
informado por el organismo, los legítimos abonos implicaron el 20,3% del total del gasto
devengado en concepto de adquisición de bienes y servicios.
Se destaca que, en la mayoría de los casos de las dependencias sujetas a revisión, el
reconocimiento de legítimo abono se centra sobre servicios básicos esenciales (v.g.:
alquileres, arrendamientos de equipamiento, limpieza, vigilancia, servicios públicos,
servicios de comunicaciones, etc.).
En los 93 expedientes bajo revisión se advirtió que resultan relevantes las demoras para
efectuar las nuevas adjudicaciones. Es dable resaltar que, en algunos casos, ello se motiva
71
en cuestiones inherentes a los propios oferentes, pudiendo el llamado resultar incluso
desierto, sin embargo cada UCC debería prever, con la debida antelación, las distintas
alternativas que pueda poseer el proceso, en especial en aquellos servicios que resultan
indispensables y que se caracterizan por su complejidad y/o la existencia de alta
competitividad de oferentes, como por ejemplo alquileres y servicio de limpieza.
Cabe reiterar lo ya expresado tanto en los memorandos de control interno de ejercicios
previos, como el informe de auditoría de gestión previamente referido, en cuanto a que el
reconocimiento por legítimo abono no puede caracterizarse como figura jurídica
preceptuada legalmente que de respaldo a un proceso de adquisición de bienes o servicios.
Si bien no fue motivo de evaluación, el 18 de junio del 2013 el organismo dicto la
Disposición AFIP N° 283 que contempla el “Reconocimiento de erogaciones por el
régimen de Legítimo Abono”, reemplazando su similar N° 317/12, manteniendo la tesitura
anterior de dar una formalidad a una figura ya cuestionada oportunamente por esta AGN.
e. Como se expresara en el informe de auditoría específico en materia de contrataciones
previamente referido, la entidad dictó, en el año 2004, la Disposición AFIP Nº 611, como
procedimiento de excepción para la atención de gastos derivados de eventos
institucionales, ceremonial y protocolo, justificándolo en las dificultades que se le
presentaban para organizar todos los servicios afines a la realización de eventos
institucionales, y viendo que el régimen disponible, a su entender, no brindaba respuestas
lo suficientemente expeditivas para concretarlas.
La norma en trato, si bien, se enmarca en el artículo 9° de la Disposición N° 297/03, no es
explícita en cuanto a la debida justificación de:
condiciones excepcionales para contratar en orden a la “…naturaleza de los
servicios prestados, la imprevisibilidad de ciertos aspectos organizativos y las
características especiales del sector comercial relacionado con la contratación, entre
otros”, que importe un apartamiento al régimen general,
72
necesidades especiales de agilidad y eficiencia en la contratación de este tipo de
bienes y servicios que ameriten un apartamiento de un régimen general que ha de
contemplar esas características,
urgencias que justifique el empleo de otros procedimientos distintos del régimen
general, toda vez que los eventos institucionales han de programarse con la debida
anticipación para hacer uso de alguno de los mecanismos de contratación previstos.
Adicionalmente, se establece un régimen especial sin determinar taxativamente los
procedimientos que reemplace a los prescriptos en el régimen general y garantice, a su vez,
el cumplimiento de los principios generales, y se prescribe la existencia de adelantos de
fondos, aspecto no compatibilizado con el régimen de fondos rotatorios existentes y de
tesorería jurisdiccional.
f. Con fecha 28/9/09 se emitió la Disp. AFIP Nº 472/09 –“Procedimiento especial para
la contratación de publicidad y comunicación de la AFIP”- y con fecha 19/11/10 la Disp.
SDG ADF Nº 154 -“Manual de Contrataciones para la Publicidad y Comunicación de la
AFIP”- vigente en el ejercicio hasta el 24/8/2012 cuando fuera sustituida por la Disp. SDG
ADF Nº 80/12-, la primera de ellas en el marco de la excepción establecida en el Decreto
Nº 984/09, que contemplaban especificidades distintas del régimen general de
contrataciones.
Con fecha 11/1/11 fue emitido el Decreto Nº 14, por el que se deja sin efecto la excepción
que da lugar al régimen en trato. Sin embargo, el 4/2/11 en su Resolución Nº 3/11 la
Jefatura de Gabinete de Ministros resolvió que AFIP presentara, para su aprobación, los
Planes Anuales de Publicidad ante la Secretaría de Comunicación Pública.
En orden a lo dispuesto, es que se remitió una nota del Administrador Federal del 6/6/12 a
la Secretaría de Comunicación Pública conteniendo el Plan Anual de Publicidad 2012
AFIP (PAP) para su aprobación, recibiendo la correspondiente evaluación favorable a
73
través de una nota cursada por la Secretaría de Comunicación Pública (obrante a fojas 16
en la Actuación AFIP Nº 16232-7-2012).
A partir de las tareas realizadas por esta AGN, se advirtió:
El organismo confeccionó el PAP 2012, aprobado por la Administración Federal y la
Jefatura de Gabinete de Ministros, informando haberse tenido en cuenta para ello
relevamientos realizados entre las Direcciones y Subdirecciones Generales respecto de
temáticas y temas relevantes para ser difundidos a través de los medios de
comunicación.
Sin embargo no se han puesto a disposición antecedentes de estudios y/o evaluaciones
cuantitativas que permitan la planificación de dicha publicidad (v.g.: estadísticas de
universos de impacto, mapas de actividades, etc.).
No se ha podido comprobar la existencia de un plan general que incluya los objetivos
de “marketing” del ente, de los que se desprendan los PAP, en concordancia con el
Plan Estratégico organizacional.
Se observaron discrepancias entre lo planificado y lo ejecutado, es así que las cuatro
campañas previstas han exhibido en el ejercicio una ejecución financiera del 30% de lo
oportunamente presupuestado en el PAP (alcanzando al 72,8 % de ejecución en el
ejercicio 2013) -sin accederse a la justificación detallada de motivos-, como correlato
de las modificaciones en el cronograma de publicidad preestablecido, tal como en
detalle se visualiza en el siguiente cuadro:
Campañas M. Presupuesto Devengado 2012 Devengado 2013 % Dev. s/ M. presup. Meses estimados de ejecución Meses ejecución
Exija su factura 7.300.000 6.639.680,40 91,0% 2 meses entre julio y septiembre set/oct
Combate al trabajo informal 13.300.000 12.727.915,10 95,7% 2 meses entre julio y septiembre set/oct
Compromiso social 14.150.000 1.599.878,28 11,3% 3 meses entre mayo y diciembre oct
Código QR 37.300.000 690.945,58 30.798.034,86 84,4% 3 meses entre septiembre y diciembre dic/ene/feb/mar/may
72.050.000 21.658.419,36 30.798.034,86 72,8%
52.456.454,22
TOTAL
PLAN ANUAL DE PUBLICIDAD AFIP 2012
74
Las campañas incluidas en el PAP no emplean objetivos cuantitativos, sino que se
enfocan en aspectos generales, tales como “concientizar a la población”. Ello dificulta
su posterior medición, evaluación del impacto producido y consideración de los gastos
incurridos en función de los resultados.
En lo que hace al seguimiento y conformidad de la ejecución de la contrataciones de
publicidad en vía pública e internet, como se informara en el ejercicio previo que “…
se solicita la presentación, por parte de los proveedores, de las correspondientes
constancias o certificaciones con el objeto de controlar el cumplimiento de lo pautado
según las órdenes de publicidad emitidas” –como fotografías de afiches de vía pública-.
En tal sentido, no ha sido aportada información adicional en contrario, persistiendo
entonces las debilidades señaladas respecto de las acciones sustantivas de control
propias del contratante.
La Disposiciones AFIP Nº 154/10 y 80/12 (ambas de aplicación en el ejercicio)
establecieron distintos requisitos en el proceso de contratación (v.g.: razonabilidad del
precio, criterios y fuentes para la determinación de costos, características del servicio,
criterios de evaluación y programación de la publicidad, registro de proveedores,
conformidad de ejecución, etc.) en el marco de principios de transparencia, equidad y
razonabilidad.
No obstante, la revisión documental exhibió debilidades en el proceso, en cuanto a la
aplicación de los extremos mencionados, tal como se expone en el apéndice 1. apartado
II del presente memorando.
Recomendación
a. Actuar en términos de lo recomendado por esta AGN en su informe referido en el
ítem a. del presente capítulo.
75
b. Generar acciones que limiten la existencia de cuestiones como las observadas en el
presente apartado, incluyendo los ajustes normativos y procedimentales que surgen
necesarios –con especial énfasis en materia de segregación de funciones y control por
oposición de intereses-. Es dable resaltar, la necesidad de establecer a la brevedad acciones
de monitoreo sobre toda la actividad en la materia del ente.
17. Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores (A.R.E.A.)
Con la implementación del SIGMA y el dictado de nuevos procedimientos estabilizados y
normados, la utilización de esta cuenta debería tender a eliminarse en función de la
generación de nuevas actividades que tiendan a la oportuna registración contable. Sin
embargo, como se señalara, aún persisten las limitaciones en cuanto a ello, realizando la
entidad procesos de identificación de omisiones de devengado similares a los utilizados
con carácter previo a dicha implementación.
En tal sentido, la nota 12 a EECC expone que con el fin de optimizar la performance del
SIGMA, se han efectuados distintos ajustes a efectos de una adecuada apropiación del
devengamiento a ejercicios y de la depuración en la imputación de partidas.
Es dable mencionar que el empleo del concepto A.R.E.A debe tener un carácter restrictivo,
acotando su uso a correcciones de errores en la medición de resultados de períodos
anteriores y cambios retroactivos o adecuaciones en el valor de partidas patrimoniales
como consecuencia de la aplicación de una norma particular diferente para la medición de
resultados.
En tal sentido, no son computables como modificaciones a resultados de ejercicios
contables anteriores, el efecto de los cambios en las estimaciones contables originadas en
la obtención de nuevos elementos de juicio no disponibles en dichos ejercicios, al
momento de la emisión de los correspondientes Estados Contables.
76
Adicionalmente, las características de excepción de estas registraciones exigen un esquema
de aprobación especial, toda vez que se produce la rectificación de EECC oportunamente
suscriptos por la máxima autoridad.
Recomendación
Estandarizar y normar los procedimientos administrativos que contemplen el uso de
SIGMA, a fin de asegurar el adecuado devengamiento de resultados con imputación al
ejercicio correspondiente. En el caso de utilizarse la cuenta Ajuste de Resultados de
Ejercicios Anteriores, los asientos deben ser autorizados por la autoridad superior a la de
quién convalida las demás registraciones.
18. Estado de Origen y Aplicación de Fondos
La entidad no ha implementado procedimientos tendientes a practicar una evaluación
documentada de los orígenes y aplicaciones de fondos bajo el criterio de disponibilidades -
efectivo, que concluya con la emisión del respectivo Estado Contable y los papeles de
trabajo a partir del SIGMA –estando habilitado éste a aplicar métodos directos de
exposición-.
Debe aclararse que la CGN ha definido el modelo de EOAF a ser utilizado, sin aportar
mayor instrucción sobre la metodología a usar, en tal sentido en función del concepto que
implica el Estado en cuestión –fondos- y lo que es de práctica en la materia contable, se
entiende necesario practicar tareas que permitan exponer exclusivamente lo que el mismo
debe revelar.
77
Recomendación
Establecer procedimientos de evaluación de las transacciones que afectan disponibilidades
a fin de la emisión y documentación del Estado Contable haciendo uso de las facilidades
que ha de aportar el SIGMA.
19. Ambiente de seguridad de la información
En el marco de la actualización de conocimientos de esta AGN respecto de la
implementación de las Políticas de Seguridad de la Información dentro de la AFIP con
implicancias tanto en la materia propia de la auditoría que origina el presente memorando,
como en otras actividades que desarrolla la entidad, se entiende menester plantear en el
apéndice “Consideraciones sobre implementación de políticas de seguridad de la
información” (Apéndice 2), un conjunto de cuestiones para su consideración en mejora de
la implementación de la política de seguridad de la información. Es dable señalar que, en el
presente ejercicio, se procedió a actualizar lo señalado respecto del ejercicio 2011.
Cabe resaltar que el referido apéndice es consecuencia de las siguientes tareas realizadas:
Lectura de los antecedentes normativos emitidos respecto de la Seguridad de la
Información.
Entrevistas en áreas, dependientes éstas de la Subdirección General de Sistemas y
Telecomunicaciones.
Evaluación de documental específicamente requerida.
78
Apéndice 1
Consideraciones sobre muestra de contrataciones
seleccionadas para su revisión
Se detallan las deficiencias procesales más significativas advertidas a partir de la revisión
de los antecedentes documentales puestos a disposición:
I. RÉGIMEN GENERAL PARA CONTRATACIONES DE BIENES, SERVICIOS Y
OBRAS PÚBLICAS
a Pliegos de bases y condiciones: como se señalara en ejercicios pasados, se han
observado pliegos de bases y condiciones bajo distintos criterios de elaboración en
cuanto a la descripción de objeto y particularidades. En tal sentido, se advierte la
necesidad de unificar los criterios de elaboración de estos documentos en todas las
Unidad con Capacidad de Compra (UCC) del organismo.
Incluso se advirtió la ausencia de determinados requisitos en pliegos de bases y
condiciones, como en el caso de la DRIS donde se ha omitido la expresa
consideración del certificado fiscal para contratar –más allá de que sea una
exigencia reglamentaria- (Exptes. DRIS 257.878/12 y 257.333/12).
b Justificación de cantidades a adquirir:
Expte. 257.418/10 SDGSIT – Horas de consultoría SAP: No se incluye una
planificación que exhiba el destino y estimación de horas a contratar en el
marco de un proyecto, contemplando las distintas cuestiones de posible
mantenimiento (con información histórica) y los desarrollos pendientes.
Expte. 252.717/11 SDGSIT – Cableado estructurado: Se advirtió la ausencia de
vinculación del material adquirido y los proyectos en curso, de esa forma no se
79
evidencia la justificación explícita de la razonabilidad del material y las
cantidades a adquirir.
Expte. 250.673/11 SDGSIT – adquisición de impresoras láser: No obra en el
expediente información detallada de los procesos de relevamientos de
necesidades y otras estadísticas vinculadas a la evolución y recambio del parque
de impresoras de la entidad, a fin de definir la cantidad a adquirir e, incluso,
justificar el stock de seguridad contemplando el avance tecnológico.
Expte N° 251.165/11 – servicio de videoconferencia-: Si bien la justificación de
la contratación del servicio se sustenta en la experiencia de uso, no se
incorporan elementos de juicio cuantitativos que permitan verificar los
extremos esgrimidos (v.g.: estadísticas de uso, eventos de superposición de uso,
etc.)
c Definición del objeto de la contratación y efecto en ampliación / prórroga: En
el Expte. 254.272/09 SDGSIT pudieron observarse objetos de contratación con
características disímiles (servicio de limpieza y servicio de mantenimiento).
Ello importa, adicionalmente, una dificultad en oportunidad de decidir la
ampliación o prórroga, que la entidad resolvió ampliando el mantenimiento sobre la
base de la suma de ambos servicios hasta el 35% del tope reglamentario, y
simultáneamente, prorrogó por cuatro meses el servicio de limpieza. De esta forma
se excedieron, bajo una inadecuada práctica, los límites legales (46% del monto
adjudicado).
d Estimación de Costos: Se observó la ausencia, en los expedientes bajo revisión, de
la documentación de estudio donde surjan los precios tomados como punto de
referencia para la determinación del monto presupuestado con los niveles de detalle
de lo que se busca contratar a fin de evaluar la razonabilidad de los precios -pedidos
de presupuestos, consultas telefónicas, correos electrónicos, etc.- (Exptes.
80
257.041/10, 250.568/12, 254.655/12, 257.878/12, 257.333/12 DRIS; 257.828/10,
257.824/10, 257.877/10, 250.301/11 DRIN).
A ello se agrega la existencia de casos que, contando con documental de
presupuestación, carecían de formalidades que permitan aportar un grado de
certidumbre respecto del emisor -membrete comercial, firma del responsable de la
empresa que presupuesta, etc.- (Exptes. 257.798/12, 257.878/12 DRIS).
e Acto Dispositivo: Se advirtió la existencia de disposiciones de adjudicación que
carecen del correspondiente plazo contractual, en casos en que el servicio se
vincula con el transcurso del tiempo (Exptes. 252.039/12, 250.569/12, 250.558/12,
254.655/12 DRIS).
f Intervención de la Comisión Evaluadora: Se ha advertido que la formalización
de la actuación de la Comisión Evaluadora posee distinta estructuración según la
dependencia. En tal sentido, cabe destacar que, en el caso de la DRIS, no se
contempla la exposición de los antecedentes relevantes, incluidos los pasos
procesales más importantes, que dan lugar a la opinión que ha de considerarse en la
futura suscripción del acto dispositivo adjudicatario (Exptes. Nº 252.039/11,
250.569/12, 257.547/11, 257.053/ 12, 254.655/ 12 DRIS).
g Falta de garantía de adjudicación: Se observó, en oportunidad de revisión, que
no obraba constancia de garantía de adjudicación en los actuados puestos a
disposición, tal cual lo prevé el art. 55 de la Disp. AFIP Nº 297/03 (Exptes. Nº
250.569/ 12, 250.568/12 DRIS).
h Comunicación de los actos administrativos y órdenes de compra: Se advirtió la
existencia de notificaciones en las que obra firma del receptor sin la aclaración
81
necesaria que permita su debida identificación -v.g.: proveedor, apoderado,
autorizado, etc.- (Exptes. 252.372/11, 254.194/10, 257.053/12, 257.798/12 DRIS).
i Abono de facturas fuera de término y duplicación del pago: Pudo observarse
que el organismo abonó facturas correspondientes a Edesur S.A. fuera del plazo del
primer vencimiento (6 facturas), lo que significó un recargo por mora de
$123.700,83 e intereses de $ 37.721,12, y a su vez se abonó la factura N° 7316791
que incluía un saldo anterior de $ 531.328,42 que fuera cancelado previamente, lo
que implicó su imputación a consumos posteriores (Expte. Nº 251.179/12
SDGSIT).
j Utilización inadecuada de la ampliación y prórroga: Se amplía la OC para
efectuar una reparación de un equipo electrógeno, sin contemplar la contratación
original y tomando como base un presupuesto (sin firmar) presentado por el mismo
proveedor. El pliego de bases y condiciones consideraba 5 grupos electrógenos,
mientras que la Disposición ampliatoria 14/12/12 incorpora la reparación de un
equipo que no se hallaba contemplado en la contratación, lo que exhibe una
incorrecta utilización de la figura de la ampliación. Adicionalmente, en forma
previa, el 11/12/12, se aprueba una prórroga de la contratación original de
mantenimiento de los cinco equipos. Con tal proceder, que no se ajusta a derecho,
incluso se genera que el nuevo equipo incluido podría encontrarse sin cobertura de
mantenimiento (Expte. 256.102/11 DRIS).
Bajo esta conceptualización cabe referir lo expuesto en el apartado c. precedente.
k La totalidad de los formularios 1236 correspondientes a la SDGSIT carecen de
fecha.
l Certificado Fiscal para contratar vencido y faltantes con anterioridad al acto
dispositivo y orden de Compra. En los expedientes no constaba la existencia del
82
certificado o se hallaba un certificado no vigente necesario para contratar con el
Estado Nacional, sin embargo pudo corroborarse su existencia en la página Web de
la AFIP (Expte. 253.409/06 DL; Exptes.254.194/10, 252.039/11, 257.053/12,
257.798/12, 257.878/12, 257.333/12 DRIS).
m Insuficiencia de Plazo entre la finalización de la contratación e inicio del
trámite de una nueva: A manera de caso testigo se menciona el expediente
251.165/11 SDGSIT, por el que se contrata el servicio de videoconferencias, que
exhibe que la solicitud de nueva contratación se produce 11 días antes del
vencimiento de la prórroga de la contratación previa (Otros Exptes. 251.310/11,
252.859/11, 252.704/11 DL).
Asimismo, es relevante señalar que ha sido usual la existencia de reconocimiento
de pagos por legítimo abono de inmuebles en alquiler, incluso en casos en los que
los expedientes exhiben la inexistencia de alternativas en las condiciones de
habitabilidad actual, se advirtió que no se han arbitrado medios que permitan la
evaluación oportuna de alternativas e incluso el inicio de tramitaciones con
antelación razonable previa a los vencimientos contractuales, a fin de no generar
situaciones de incertidumbre para la administración –con reconocimientos sin
debida cobertura legal- y dar previsibilidad al propietario del bien arrendado.
n Ordenes de Compras Virtuales: La entidad registra en el SIGMA, por motivo de
parametrización de la etapa del compromiso presupuestario, las denominadas
órdenes de compra virtuales, que no poseen existencia legal, para el ingreso de
servicios públicos o tasas -v.g.: tasas municipales, gas, luz, telefonía básica-
(Exptes. 250.272/07, 252.498/04 DL; Exptes. 250.617/12, 257.617/12, 257.934/11
DRN; Expte. 251.179/12 DGSIT).
83
o Otras cuestiones:
Expte. 250.046/10 SDGSIT – adquisición de UPS: En el formulario 1236 el
interviniente y el autorizante resultan ser la misma persona, sin control por
oposición de intereses.
Expte. 253.837/12 SDGSIT – Servicio de Acceso WIN: pudo observarse la
ausencia de firma, fecha y número en el acto dispositivo de aprobación del pago
por legítimo abono por $572.631,47.
El Plan anual de compras correspondiente al ejercicio 2012 y que fuera
aprobado por Disp. SDG ADF N° 72 del 9-8-12, no contempla la adquisición
de vehículos automotores, sin embargo se produjeron, en el ejercicio, distintas
altas de tales bienes que fueron adquiridos por otras UCC descentralizadas
(v.g.: Dirección Regionales Río Cuarto, Mar del Plata, Tucumán, Rosario,
Junín), sin perjuicio de contar con la intervención autorizante de la
Subdirección General de Administración Financiera. Ello sin una política de
compras de vehículos para la entidad sobre la base de relevamiento de
necesidades –vinculadas a funciones específicas- y evaluación del parque
automotor, e, incluso, sin considerarse el manual de imagen institucional para
vehículos (v.g.: adquisición de vehículos “azul crepúsculo” en la Dirección
Regional Impositiva Paraná – con alta 2013).
No fueron aportados los Exptes. N° 256.305/10 y 251.224/09 DL, informando
el ente que el primero se hallaba en Juzgado Nacional Criminal y Correccional
Federal N° 4 Sec. 7 y el segundo en el MINISTERIO DE ECONOMÍA Y
FINANZAS PÚBLICAS.
84
II. PROCEDIMIENTO ESPECIAL PARA LA CONTRATACIÓN DE
PUBLICIDAD Y COMUNICACIÓN
Las contrataciones en la presente materia de carácter directo y como requisito central la
inclusión dentro de un registro de proveedores de publicidad, exhibieron las siguientes
cuestiones:
a Criterios de selección: No se ha documentado, en las actuaciones bajo revisión, el uso
de criterios estandarizados uniformes y objetivos para la evaluación y selección de
prestador y oferta. Es importante mencionar que la Disposición AFIP Nº 154/10 (como
aquella que la sustituyó Disposición AFIP Nº 80/12) incluye, en su anexo III, una serie
de “parámetros relevantes” a evaluar, tales como: medición de circulación, tirada, líder
de opinión, estudio de audiencia, costo de acceso al público, cantidad de contribuyentes
por provincia (medio gráfico), circulación o tráfico, estudio de audiencia,
disponibilidad del medio (medio vía pública), estudio de audiencia, costo de acceso del
público (medio Internet), sin embargo dicha información no consta en su totalidad en
los expedientes puestos a disposición.
Por su parte, si bien es de práctica la consideración de valores referenciales de la
página Web www.tarifarioonline.com, por otro lado se realizan evaluaciones
subjetivas, tales como “posiciones estratégicas” de los dispositivos seleccionados o
espacios para publicitar ofrecidos en importantes ciudades y lugares de alta
concurrencia -enumerando cantidades de pósters en provincias y/o ciudades, sin
detallar ubicaciones específicas y tiempos- (Expte. Nº 251912/11 /8).
Adicionalmente, es dable señalar que se tienen en cuenta, para la fundamentación de la
razonabilidad del precio de adquisición, la propuesta recibida del proveedor y las
tarifas que éste haya publicado en la página www.tarifarioonline.com, sin que obre en
el expediente presupuestos de otros proveedores que ofrezcan servicios similares -
(Expte. Nº 251912/11 /8, 251.915/11 /98).
85
b Acta / informe de la Comisión de Evaluación: Se advirtió que, en las actas /
informes, no existe la ponderación de la materialidad de la conveniencia de las ofertas,
sino la consideración de los aspectos formales del procedimiento –tras resumir lo
actuado en el expediente-.
c Formalidades: No se resguardan formalidades que en otro tipo de contrataciones son
ponderadas en marco de los principios que también rigen el presente proceso. Es así
que se advirtieron las siguientes situaciones:
Ausencia de una definición clara, en la etapa inicial del proceso, de los términos
de referencia del servicio como base de la adjudicación.
Se incorporan fotocopias en los expedientes de la documentación probatoria de la
autorización del firmante para contratar a nombre del proveedor (v.g.: poderes,
actas de directorio, etc.), como práctica habitual, sin incluirse el original, copia
autenticada o bien expresa indicación del archivo donde se encuentra la misma.
En la totalidad de los expediente sometidos a revisión documental existe expresa
manifestación del cumplimiento de los principios previstos en el artículo 3º de la
Disposición AFIP Nº 472/09, sin embargo, sin perjuicio de que los proveedores
seleccionados se hallan incorporados en el Registro de Proveedores de Publicidad,
no se agregan en las actuaciones otros elementos de juicio complementarios sobre
el particular.
Se observó que los Términos de Referencia firmados por el proveedor incluyen
como data una fecha posterior a la de emisión del acto dispositivo (Expte. Nº
251.915/11 /57), mientras que otros carecían de ella (Exptes. Nº 251.915/11 /98 y
251.915/11 /119).
Se ha documentado en la actuación la existencia de inconsistencias que llevarían a
la suspensión del trámite, sin embargo lo manifestado no ha sido explícito en
cuanto al detalle de motivos. El área requirente insiste en la necesidad del
servicio, por lo que se continúan las actuaciones hasta la aprobación, sin existir
una explícita y detallada explicación de lo que se ha subsanado que permita toda
86
evaluación posterior, en el marco de los principios que regulan el procedimiento
(Expte. Nº 251.915/11 /98).
Se hace mención a un resultado de una encuesta efectuada por el organismo, sin
que se aporten los antecedentes de la misma -v.g.: cantidad de encuestados, zona
geográfica, resultados totales arribados, etc.- (Expte. Nº 251.915/11 /119).
d Debilidades en la planificación: Se verifica la inclusión en los expedientes de más de
una Solicitud de Adquisición (F. 1209) producto de variaciones en las cantidades a
contratar sin que medie justificación al respecto (Expte. 251.912/11 /10 y /8,
251.915/11 /57 y /119).
87
Apéndice 2
Consideraciones sobre implementación de
Políticas de Seguridad de la Información
ANTECEDENTES
1. Decisión Administrativa Nº 669/2004 de la Jefatura de Gabinete de Ministros del
20 de diciembre de 2004 por la que se establece que los Organismos del Sector
Público Nacional comprendidos en los Incisos a) y c) del Artículo 8º de la Ley Nº
24.156 y sus modificatorias deberán dictar o adecuar sus Políticas de Seguridad,
invitando a aquellos Organismos no alcanzados a hacer lo propio.
2. Disposición Nº 76/2005 AFIP del 21 de febrero de 2005 en la que se aprueba el
Manual de Políticas de Seguridad de la Información para la Administración Federal de
Ingresos Públicos.
3. Resolución SGP Nº 45/2005 de la Secretaría de Gestión Pública de la Jefatura de
Gabinete de Ministros del 24 de junio de 2005 donde se resuelve facultar al Sr.
Director Nacional de la Oficina Nacional de Tecnologías de Información (ONTI), de la
Subsecretaría de la Gestión Pública para aprobar el Modelo de Política de Seguridad de
la Información y dictar las normas aclaratorias y complementarias que requieran la
aplicación de la Decisión Administrativa Nº 669/2004.
4. Modelo de Política de Seguridad de la Información redactado por la ONTI en
julio de 2005.
5. Disposición Nº 06/2005 de la ONTI del 03 de agosto de 2005 donde se aprueba el
Modelo de Política de Seguridad de la Información mencionado en el punto anterior.
6. Memorando de control interno contable del ejercicio 2011: A partir de lo allí
expuesto se produjo su actualización en el marco de las tareas ejecutadas respecto del
ejercicio 2012, reiterándose aquellos aspectos que no han recibido un tratamiento por
parte de la entidad.
88
CONSIDERACIONES RELEVANTES
1. Comité de Seguridad de la Información:
El mismo se constituyó durante el año 2011, tratándose temas de importancia, tales
como los proyectos de “Clasificación de la Información” y “Plan de Contingencia”.
Sin embargo, durante 2012 y 2013 (hasta junio) no se han concretado nuevas
reuniones. Adicionalmente, no se cuenta con información respecto de la fecha de
realización de la próxima ni reportes de avances del primer proyecto mencionado.
Se reitera la importancia de mantener la continuidad de las reuniones, habida cuenta
que es el ámbito de decisión más importante respecto de la seguridad de la
información, necesario impulsor de medidas trascendentales en la materia y, a la vez,
perseverar en la ejecución de los proyectos que en ese ámbito se acuerden.
2. Adecuación del Manual de Políticas de Seguridad (AFIP) con el Modelo de
Políticas de Seguridad de la Información (ONTI)
Persiste la vigencia de la Disposición AFIP Nº 76/05 como Manual de Políticas de
Seguridad dentro del organismo, no obstante los aspectos señalados por esta AGN (en
el memorando de control del ejercicio 2011) no contemplados en esa normativa y que
se encuentran expresamente indicados en el Manual de la ONTI. A modo de ejemplo se
citan:
Confección de un Inventario Físico Periódico de los Bienes Informáticos (el
manual ONTI establece una periodicidad semestral).
Cooperación entre organismos, a efectos de intercambiar experiencias y obtener
asesoramiento para el mejoramiento de las prácticas y controles de seguridad.
Comunicación efectiva de incidentes de seguridad a la Coordinación de
Emergencias en Redes Teleinformáticas ArCERT (unidad de respuesta ante
incidentes en redes que afecten los recursos informáticos de la Administración
Pública Nacional).
89
Tratamiento de sanciones previstas por incumplimiento, su responsabilidad penal,
etc.
Esta AGN reitera que dicha adecuación debiera llevarse adelante, incorporando, entre
otros posibles, los temas citados.
De no hacerlo, al menos deberían incorporarse normativas individuales (v.g.:
instrucciones generales, disposiciones, etc.) que le den un tratamiento a las cuestiones
no contempladas, claro está, asumiendo el perjuicio que conlleva la existencia de
múltiples normativas para un aspecto específico, en este caso, la seguridad de la
información.
3. Clasificación y Control de los Activos Informáticos
Persiste la situación verificada al 31/12/2011, sin advertirse la existencia de normativa
que reglamente la realización de inventarios de activos informáticos, que permitirían
entre otras cuestiones:
Comprobar que los registros contables patrimoniales se corresponden con la
situación real a través del tiempo.
La detección de posibles faltantes.
La detección de salidas del área de custodia patrimonial hacia otras áreas, sin su
registro respectivo y, consecuentemente, detección de bienes en posesión de áreas
que no tienen asignada la responsabilidad patrimonial.
Al respecto la Subdirección de Sistemas informó que “se encuentra en proceso de
adquisición una solución de software de infraestructura, el cual incluye el control de
activos del equipamiento distribuido en todo el país”.
4. Traslado de Equipos Informáticos fuera de las áreas patrimonialmente
responsables para efectuar mantenimientos (preventivos o correctivos).
90
Se mantiene la misma situación que al 31/12/2011, respecto de la ausencia de
normativa que regule el procedimiento de registro y control de los movimientos
(aunque escasos) de equipamiento retirado para su reparación y la recepción tras su
reparación o reemplazo.
Todo esto apunta a contemplar:
El riesgo de extravío de componentes.
La exposición de la información contenida en los equipos.
La responsabilidad del que entrega el equipamiento y de quien lo recibe.
El registro de la salida (día, hora, motivo, lugar de destino, etc.)
El registro de entrada (día, hora, lugar de procedencia, motivo, etc.)
5. Planes Alternativos ante Contingencias o Desastres.
Este proyecto, contemplado en el Plan Estratégico 2012-2015, se incorporó en el Plan
de Gestión 2012 - Proyectos pertenecientes a la Dirección de Infraestructura
Tecnológica-, bajo el número de iniciativa 11 (Plan de Continuidad de Negocio)
reconociendo la importancia de contar con un plan alternativo que asegure la
continuidad de la actividad de la misma, en caso de que ocurran incidentes graves, que
permitan reaccionar de forma inmediata ante cualquier evento que interrumpa sus
servicios informáticos.
El alcance del proyecto incluye 4 fases:
Fase I: Análisis de Impacto y Análisis de Riesgos.
Fase II: Selección de Estrategias
Fase III: Desarrollo del Plan de Continuidad
Fase IV: Pruebas y Mantenimiento del Plan.
91
Dicha planificación señalaba como “Criterio de Éxito” del proyecto, cumplimentar las
fases I y II durante 2012, estimándose contar hacia el cuarto trimestre, con el Informe
para elevar al Comité de Seguridad.
Al respecto, el organismo ha aportado la Disposición N° 186/12 (SDG SIT) del
27/11/12 por medio de la cual se crea una Comisión Técnica, quien elaborará un
informe que “… deberá contener un análisis que permita determinar el nivel de
criticidad de las actividades que administra esta Subdirección General, permitiendo una
valoración sobre el impacto que se produciría en el supuesto de que dichas actividades
no estuvieran disponibles”, y por otra parte, cumplir con:
Objetivo General: “… el análisis de impacto deberá determinar los tiempos
críticos de aplicaciones, procesos de negocio, recursos o servicios y el cálculo
de los tiempos máximos tolerables de interrupción, determinando aquellas
debilidades actuales que por su situación o su importancia pueden requerir
poner en marcha el Plan de Continuidad, teniendo en cuenta la probabilidad de
que sucedan cada uno de los problemas identificados”.
Objetivos Mínimos: “obtener la relación de Procesos y Aplicaciones”,
“identificar los servicios críticos”, “determinar el período máximo tolerable de
interrupción – MTD-“, “identificar instalaciones”, “establecer consecuencias
operacionales”, “identificar y clasificar posibles amenazas”, “evaluar el
impacto”, “evaluar el riesgo”, “determinar alternativas, ventajas y desventajas”.
La Comisión debía entregar un primer informe de avance antes del 31/12/12 y poner a
disposición de la Subdirección General del Informe Final antes del 28/2/13,
documental que no ha sido proporcionada a esta AGN.
Es dable señalar que en el Plan de Gestión 2013 - Proyectos pertenecientes a la
Dirección de Infraestructura Tecnológica- no incorpora la iniciativa mencionada, ni se
ha obtenido evidencia de la conclusión de la iniciativa en trato.
92
En el marco de lo señalado, esta AGN ha de enfatizar que el tratamiento debe
efectuarse con la mayor celeridad posible, dado que se trata de una herramienta
esencial en cualquier emprendimiento organizado y en particular en instituciones de la
envergadura e importancia estratégica del organismo debiendo, además, extremar los
esfuerzos necesarios tendientes al cumplimiento de la planificación elaborada.
6. Computación Móvil y Trabajo Remoto.
Se mantiene la misma situación que al 31/12/2011, sin advertirse normativa que regule
los aspectos operativos de la computación móvil y el trabajo remoto.
Es dable mencionar que el organismo aportó la I.G. 1/13 (SDG SIT) que describe el
procedimiento para la gestión de servicios de comunicaciones móviles win que incluye:
“procedimiento para el recambio masivo de terminales móviles”, “procedimiento para
gestión de terminales móviles”, pero no avanza en lo oportunamente planteado.
7. Copias de Resguardo de la Información.
Continúa vigente la Instrucción General Nº 1/2000, normativa que, si bien contemplaba
procedimientos aplicables para la época en que fue redactada, a la fecha resultan
insuficientes (v.g.: no contempla backups incrementales) y en algunos casos
inadecuados (backup diarios completos, que dado el tamaño actual de las bases de
datos resultarían inaplicables), haciendo que, en la actualidad por uso y costumbre,
para cada sistema el área definidora indica la política de back up particular.
Al respecto, la Subdirección de Sistema ha informado que se encuentra “… en etapa
final de discusión una nueva normativa que compendia y organiza los distintos
procedimientos que se utilizan actualmente para el resguardo de información y
sistemas tanto del entorno de producción como del ambiente de desarrollo”.
El resguardo de la información, dentro de la continuidad del negocio, conlleva a contar
no sólo con el equipamiento, redundancia, funcionamiento y mantenimiento adecuados
93
(acotando la probabilidad de ocurrencia de contingencias) sino con las acciones propias
de resguardo y restauración junto a la normativa que las regule, estandarice y guíe en
forma clara y precisa.
Por tal motivo, su entrada en vigencia resulta de suma importancia, debiendo formar
parte además, de un conjunto más amplio de documentos donde se trate en forma
integral, el Plan de Continuidad de TI, alineado con un plan de contingencia del
organismo, mencionado en el acápite 5.
Adicionalmente, no se obtuvo evidencia de políticas de depuración y tratamiento de
información histórica en línea en discos, con pautas estandarizadas de consulta
específica en función de las necesidades operativas, lo cual impacta tanto la necesidad
de ese recurso (con permanente crecimiento) como en las acciones de back up.
8. Legalidad y Autorización del Uso del Software
No se han concluido las tareas de implementación del esquema de dominio (condición
indispensable para regular su tratamiento). Permanecen pendientes las tareas en el
edificio de Hipólito Yrigoyen 370 (aproximadamente 20% del total). De acuerdo a lo
manifestado, esta acción se ve directamente influenciada por la disponibilidad del
personal afectado a las tareas de implementación (áreas de Seguridad Informática y
Soporte Técnico) dado que desarrollan además, otras tareas operativas, no pudiendo
estimarse la fecha de finalización.
Esta situación provoca que, al corriente, no pueda controlarse la instalación y uso de
software no autorizado, sin licencia, etc., con sus riesgos inherentes.
9. Normativa de desarrollo informático
En diciembre de 2012, se dictó la Instrucción General SDG SIT Nº 5/12 entrando en
vigencia tras 180 días corridos desde su publicación. La misma reemplaza a su similar
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Nº 2/05 tratada oportunamente por esta AGN en la auditoría “Circuitos de Información
implementados por AFIP en materia impositiva y de recursos de la seguridad social”.
Si bien se ha simplificado la composición de los entregables que documentan el
desarrollo de sistema, la IG reemplazada no sólo avanzaba en los aspectos de la
confección de los mismos, sino hacia la definición de las pautas para el proceso de
desarrollo y mantenimiento de sistemas, sin que pueda advertirse su inclusión en la
nueva normativa.
Por otra parte, no se evidencia la inclusión de un procedimiento estandarizado para la
confección de un entregable, que permita sustentar la factibilidad de los desarrollos
desde el punto de vista financiero.
10. Controles contra Software Malicioso y Accesos No Autorizados
El 16/02/2012 entró en vigencia la nueva Instrucción General DE SEIN N° 02/12,
reemplazando a su similar 02/2000.
Se advirtió la existencia de un proyecto de adquisición de una Solución Integral de
Software de Antivirus -para las computadoras personales utilizadas en el organismo-,
que en el Tablero de Proyectos a marzo 2013 se encuentra en estado de próxima
adjudicación, teniendo como fecha estimada de finalización el 31/7/2013,
simultáneamente otro tendiente a la adquisición de una solución antispam que según lo
expresado por el Tablero mencionado está en etapa de implementación, con un avance
del 90% en su ejecución.
Es dable mencionar que su consecución se torna indispensable, toda vez que la
contratación previa –prorrogada- (software PANDA) está próxima a su vencimiento.
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11. Cooperación con Otros Organismos de la Administración Pública Nacional
Se reiteran los conceptos vertidos en el memorando de control interno del ejercicio
2011 dado que siendo AFIP un Organismo que recibe frecuentes ataques informáticos
tendientes a vulnerar su seguridad, resultaría de utilidad si se los compartiera,
conjuntamente con el tratamiento aplicado, con los demás Organismos a través de
ArCERT, tal como lo señala la ONTI en su Manual.
12. Registro de la Propiedad Intelectual
Se incorpora en el Plan de Gestión 2012 - Proyectos pertenecientes a la Dirección de
Infraestructura Tecnológica-, un proyecto asociado a la Iniciativa 7 (Definición de
Procesos Estándares, Desarrollos de Procedimientos Internos y Metodologías”)
tendiente a efectuar la Registración de Propiedad Intelectual de Sistemas Informáticos
del organismo, exhibiendo, en su calendarización, la culminación del desarrollo para el
tercer trimestre de 2012, comenzando a partir de allí la etapa de implementación.
Al respecto, el organismo ha aportado la I.G. Nº 2/13 (SDG SIT) del 17/4/13 con el
procedimiento que establece las pautas para realizar el registro de los sistemas,
aplicaciones y programas informáticos desarrollados por la AFIP, incluyendo aquellos
tercerizados, para ampararlos por la Ley de Propiedad Intelectual.
RECOMENDACIÓN
Disponer las medidas pertinentes tendientes a dar cumplimiento a la normativa referida
en el acápite “Antecedentes”, considerando los comentarios y observaciones que se han
vertido en el presente apéndice.