informe de control interno contable empresa regional de …

INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE EMPRESA REGIONAL DE SERVICIO PUBLICO DE ASEO

CANDEASEO S.A E.S.P - VIGENCIA 2018

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INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE CANDEASEO S.A E.P – CANDELARIA, VALE DEL CAUCA

A 31 DE DICIEMBRE DE 2018

OFICINA DE CONTROL INTERNO

NHORA LILIANA RODAS VALENZUELA Jefe Oficina de Control Interno

ANDREA FRANCO RINCÓN Gerente

CANDELARIA VALLE DEL CAUCA, FEBRERO 2019



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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 3

1. ASPECTOS GENERALES ................................................................................... 4

1.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE ..................................... 4

2. OBJETIVO ............................................................................................................ 4

3. ALCANCE ............................................................................................................. 4

4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN ............................................................................. 4

5. METODOLOGIA ................................................................................................... 5

6. INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE . 5

6.1 VALORACIÓN CUANTITATIVA ..................................................................... 5

6.2 VALORACION CUALITATIVA ........................................................................ 6

6.3 RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

CONTABLE VIGENCIA 2018 ............................................................................... 6

7. COMPARATIVO ENTRE LOS AÑOS 2016, 2017 Y 2018 .................................. 22

8. EVIDENCIAS ...................................................................................................... 25



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INTRODUCCIÓN

En cumplimiento del artículo 3° de la Resolución 357 del 23 de Julio de 2008 expedida por la Contaduría General de la Nación en la cual se le asigna a los jefes de Control Interno, auditores o quienes hagan sus veces, la responsabilidad de evaluar la implementación y efectividad del Control Interno Contable en el marco de lo dispuesto por la Ley 87 de 1993 (Normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado), se establece que dicha evaluación debe orientarse a establecer el grado de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información financiera, económica, social y ambiental de la entidad en la forma como lo determina el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública.

El presente informe evalúa el desarrollo del Control Interno Contable de la Empresa Regional de Servicios Públicos de Aseo del Municipio de Candelaria Valle CANDEASEO S.A. E.S.P. teniendo como base de evaluación medición de la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera de las entidades públicas y garantizar razonablemente, la producción de información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel de acuerdo al marco normativo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública. Con el fin de dar cumplimiento al artículo 3° y artículo 5° de la Resolución No.193 del 05 de mayo de 2016 expedida por la Contaduría General de la Nación, la Oficina de Control Interno utilizo el formulario de valoraciones cuantitativas y cualitativas descrito en el numeral 4 del Procedimiento para la implementación y Evaluación del Control Interno Contable cuyos resultados se revisaron y discutieron con el contador de la empresa. Para la elaboración del presente informe se contó con la colaboración del Contador de CANDEASEO S.A E.S.P, la Directora Financiera, el área de nómina y tesorería.



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1. ASPECTOS GENERALES

1.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE

El Control Interno Contable es un proceso que reposa bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los responsables de las áreas financieras y contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, de modo que garanticen razonablemente que la información financiera cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel de que trata el régimen de Contabilidad Pública.

2. OBJETIVO

El objetivo principal consiste en evaluar el sistema de control interno contable de CANDEASEO S.A E.S.P con el propósito de determinar su estado, el nivel de confiabilidad que existe en la presentación de la información que se genera a diario y si las actividades de control que se ejercen actualmente son eficaces y eficientes en las prevención y neutralización del riesgo inherente en la gestión contable y financiera.

3. ALCANCE

El presente informe corresponde al período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2018 y analiza el control interno contable de la Empresa Regional de Servicios Públicos de Aseo del Municipio de Candelaria Valle CANDEASEO S.A. E.S.P. con base en la Resolución No. 193 de 2016 expedida por la Contaduría General de la Nación.

4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Resolución 414 de 2014 de la Contaduría General de la Nación, con sus modificaciones, mediante la cual se incorpora como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública, el Marco Conceptual y las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos aplicable a la empresa

Resolución 193 de 2016, "por medio de la cual se incorpora, en los procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Púbica, el procedimiento para la evaluación del control interno contable".

Ley 87 de 1993 "por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones".

Régimen de Contabilidad Pública, adoptado por la Contaduría General de la Nación, mediante resoluciones 354, 355 y 356 de 2007



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5. METODOLOGIA

Se logró el objetivo propuesto, se realizaron las siguientes actividades:

Se revisaron selectivamente algunos documentos soportes de comprobantes de contabilidad, conciliaciones bancarias, libros auxiliares de contabilidad, atención de requerimientos y correspondencia con los organismos de control.

Se solicitó información al grupo de la Dirección Financiera relacionada con la información financiera y económica de la CANDEASEO S.A E.S.P

Para la evaluación del Control Interno Contable, se utilizó el cuestionario adoptado por la Contaduría General de la Nación, mediante Resolución No. 193 de 2016, diligenciado y verificado en su totalidad y reportado a la Contaduría General de la Nación.

6. INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

El Informe Anual del Control Interno Contable de CANDEASEO S.A E.S.P, con corte a 31 de Diciembre de cada periodo contable, se presenta mediante el diligenciamiento y reporte del formulario por medio del cual se hacen las valoraciones cuantitativas y Cualitativas, de la siguiente forma:

6.1 VALORACIÓN CUANTITATIVA

Este formulario tiene el objetivo de evaluar, en forma cuantitativa, el control interno contable, valorando la existencia y el grado de efectividad de los controles asociados con el cumplimiento del marco normativo de referencia, las actividades de las etapas del proceso contable, la rendición de cuentas y la gestión del riesgo contable. Esta valoración se realiza mediante la formulación de preguntas relacionadas con criterios de control que deben ser calificadas conforme a la información y la evidencia documental obtenida. El cuestionario se estructura de la siguiente manera: se plantean treinta y dos (32) criterios de control. Cada criterio de control se evaluará a través de una pregunta que verificará su existencia y, seguidamente, se enunciarán una o más preguntas derivadas del criterio que evaluarán su efectividad. Las opciones de calificación que se podrán seleccionar para todas las preguntas serán “SÍ”, “PARCIALMENTE” y “NO”, las cuales tienen la siguiente valoración dentro del formulario:

EXISTENCIA (Ex)

EFECTIVIDAD (Ef)

RESPUESTA VALOR

RESPUESTA VALOR

SI 0,3 SI 0,7

PARCIALMENTE 0,18 PARCIALMENTE 0,42

NO 0,06 NO 0,14



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Cada criterio de control tiene un valor total de 1. El 30% de este valor corresponde a la pregunta que busca verificar la existencia del control (Ex), y el 70% restante se distribuye entre las preguntas que buscan evaluar la efectividad del control (Ef). Una vez resuelto el cuestionario en su totalidad, se dividirá la sumatoria de todos los puntajes obtenidos entre el total de criterios, para evaluar la existencia y efectividad. El porcentaje obtenido se multiplicará por cinco. La calificación obtenida oscilará entre 1 y 5 y corresponderá al grado de cumplimiento y efectividad del control interno contable. La escala de calificación se interpreta de la siguiente forma: RANGOS DE CALIFICACIÓN DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

RANGO DE CALIFICACIÓN CALIFICACIÓN CUALITATIVA

1.0 ≤ CALIFICACIÓN ˂ 3.0 DEFICIENTE

3.0 ≤ CALIFICACIÓN ˂ 4.0 ADECUADO

4.0 ≤ CALIFICACIÓN ≤ 5.0 EFICIENTE

Adicionalmente, cada respuesta deberá justificarse por parte de quien realiza la evaluación, para lo cual se utilizará la columna de “OBSERVACIONES”, ya sea indicando las razones por las cuales se asigna la calificación, o referenciando el o los documentos soporte que respaldan la misma.

6.2 VALORACION CUALITATIVA

Esta parte del formulario tiene el propósito de describir cualitativamente, y en forma breve, el análisis de las principales fortalezas y debilidades del control interno contable que se determinaron en la valoración cuantitativa, los avances con respecto a las recomendaciones realizadas en las evaluaciones anteriores, así como las recomendaciones realizadas a la evaluación actual por parte del Jefe de Control Interno, o quien haga sus veces, para efectos de mejorar el proceso contable de la entidad.

6.3 RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 2018

De conformidad con la Resolución 193 de 2016, "por medio de la cual se incorpora, en los procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Púbica, el procedimiento para la evaluación del control interno contable" se elaboró el Informe de Control Interno Contable a 31 de Diciembre de 2018 obteniendo los siguientes resultados:

INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE EMPRESA REGIONAL DE SERVICIO PUBLICO DE ASEO DE CANDELARIA


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923271928 - E.S.P. Empresa Regional de Servicio Público de Aseo de Candelaria

GENERAL 01-01-2018 al 31-12-2018

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE CGN2016_EVALUACION_CONTROL_INTERNO_CONTABLE

CÓDIGO NOMBRE CALIFICACIÓN OBSERVACIONES

PROMEDIO POR

CRITERIO (Unidad)

CALIFICACIÓN TOTAL

(Unidad)

1 ELEMENTOS DEL MARCO NORMATIVO

4,18

1.1.1

..........1. LA ENTIDAD HA DEFINIDO LAS POLÍTICAS CONTABLES QUE DEBE APLICAR PARA EL RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, REVELACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS DE ACUERDO CON EL MARCO NORMATIVO QUE LE CORRESPONDE APLICAR?

PARCIALMENTE

Se encuentran documentadas a través de 14 políticas internas que se aplican en el proceso contable, pero aún no han sido aprobadas por el comité de sostenibilidad contable. Ellas son y se evidencian a través de correo electrónico enviado a la Oficina de Control Interno desde la Dirección Financiera el día 25/02/19. 1. Efectivo y equivalente de efectivos 2. Propiedades planta y equipo 3. Activos intangibles 4. Bienes y servicios pagados por anticipado 5. Cuentas por cobrar y deterioro de cuentas por cobrar 6. Deterioro de valor de activos no financieros 7. Provisiones y contingencias 8. Cuentas por pagar 9. Beneficios a los empleados 10. Cambios en políticas contables, estimaciones y corrección de errores 11. Hechos ocurridos después del periodo contable 12. Ingresos y otros ingresos 13. Arrendamientos 14. Impuesto a las ganancias

0,81



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1.1.2

..........1.1. SE SOCIALIZAN LAS POLÍTICAS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE?

PARCIALMENTE

A pesar de la existencia de políticas contables para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de la entidad, estas fueron construidas de forma conjunta con el área financiera, pero falta socializarlas con otras áreas involucradas en el proceso.

1.1.3

..........1.2. LAS POLÍTICAS ESTABLECIDAS SON APLICADAS EN EL DESARROLLO DEL PROCESO CONTABLE?

SI Son aplicadas a través del cumplimiento normativo

1.1.4 ..........1.3. LAS POLÍTICAS CONTABLES RESPONDEN A LA NATURALEZA Y A LA ACTIVIDAD DE LA ENTIDAD?

SI Se evidencia a través de las 14 políticas contables internas establecidas

1.1.5

..........1.4. LAS POLÍTICAS CONTABLES PROPENDEN POR LA REPRESENTACIÓN FIEL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA?

SI Se evidencia a través de la coherencia de las 14 políticas internas trazadas para el proceso contable

1.1.6

..........2. SE ESTABLECEN INSTRUMENTOS (PLANES, PROCEDIMIENTOS, MANUALES, REGLAS DE NEGOCIO, GUÍAS, ETC) PARA EL SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DERIVADOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA O EXTERNA?

SI

Existe una auditoria externa que se realizó a finales de 2017, donde se revisó el tema tributario, no se presentaron hallazgos por ende no hubo plan de mejoramiento pero si recomendaciones, se presentó auditoria Interna al proceso de caja menor para posterior plan de mejoramiento.

1,00

1.1.7 ..........2.1. SE SOCIALIZAN ESTOS INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO CON LOS RESPONSABLES?

SI Se socializo al personal involucrado en la auditoria externa realizada.

1.1.8 ..........2.2. SE HACE SEGUIMIENTO O MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO?

SI

En la auditora externa no se presentaron hallazgos por ende no hubo plan de mejoramiento pero si recomendaciones. En cuanto a la auditoria interna realizada no se presenta a un plan de mejoramiento

1.1.9

..........3. LA ENTIDAD CUENTA CON UNA POLÍTICA O INSTRUMENTO (PROCEDIMIENTO, MANUAL, REGLA DE NEGOCIO, GUÍA, INSTRUCTIVO, ETC.) TENDIENTE A FACILITAR EL FLUJO DE INFORMACIÓN RELATIVO A LOS HECHOS ECONÓMICOS ORIGINADOS

PARCIALMENTE Existen procedimientos definidos para cada proceso en el área financiera pero no se encuentran documentados

0,69



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EN CUALQUIER DEPENDENCIA?

1.1.10 ..........3.1. SE SOCIALIZAN ESTAS HERRAMIENTAS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

SI El personal involucrado en el proceso conoce el flujo de información de los hechos económicos

1.1.11

..........3.2. SE TIENEN IDENTIFICADOS LOS DOCUMENTOS IDÓNEOS MEDIANTE LOS CUALES SE INFORMA AL ÁREA CONTABLE?

SI

Se identifican los documentos como: Cotización, factura, órdenes de compra, bien recibido, Actas de ejecución parcial, informe de ejecución de contratos, Causación, egresos, nominas, formato de liquidación de prestaciones sociales individuales, transferencias electrónicas, extractos bancarios, recibos de caja, consignaciones.

1.1.12

..........3.3. EXISTEN PROCEDIMIENTOS INTERNOS DOCUMENTADOS QUE FACILITEN LA APLICACIÓN DE LA POLÍTICA?

NO No existe procedimiento interno documentado que facilite la aplicación de las políticas expresadas anteriormente.

1.1.13

..........4. SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O INSTRUMENTO (DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA O LINEAMIENTO) SOBRE LA IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES FÍSICOS EN FORMA INDIVIDUALIZADA DENTRO DEL PROCESO CONTABLE DE LA ENTIDAD?

NO

No existen las políticas, solo existe un control a nivel contable de aquellos bienes que hacen parte de la propiedad planta y equipo del balance.

0,20

1.1.14 ..........4.1. SE HA SOCIALIZADO ESTE INSTRUMENTO CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

NO No existen

1.1.15 ..........4.2. SE VERIFICA LA INDIVIDUALIZACIÓN DE LOS BIENES FÍSICOS?

NO Se realiza verificación de individualización a través de la identificación en la contabilidad

1.1.16

..........5. SE CUENTA CON UNA DIRECTRIZ, GUÍA O PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS CONCILIACIONES DE LAS PARTIDAS MÁS RELEVANTES, A FIN DE LOGRAR UNA ADECUADA IDENTIFICACIÓN Y MEDICIÓN?

PARCIALMENTE

Existe la directriz que se debe conciliar la cartera, prestaciones sociales pero no se encuentra documentada, y se evidencia a través de soportes de conciliación enviados desde la Dirección Financiera a la Oficina de Control Interno a través de correo electrónico con fecha 21 de febrero de 2019.

0,88

1.1.17 ..........5.1. SE SOCIALIZAN ESTAS DIRECTRICES, GUÍAS O PROCEDIMIENTOS CON EL PERSONAL

SI Se dan a conocer al personal



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INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

1.1.18 ..........5.2. SE VERIFICA LA APLICACIÓN DE ESTAS DIRECTRICES, GUÍAS O PROCEDIMIENTOS?

SI Se verifica cada vez que se hace un estado financiero.

1.1.19

..........6. SE CUENTA CON UNA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN EN QUE SE DEFINA LA SEGREGACIÓN DE FUNCIONES (AUTORIZACIONES, REGISTROS Y MANEJOS) DENTRO DE LOS PROCESOS CONTABLES?

PARCIALMENTE

El personal involucrado conoce sus responsabilidades y están plenamente identificadas pero no se encuentran documentadas

0,74

1.1.20

..........6.1. SE SOCIALIZA ESTA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

PARCIALMENTE Se socializa a través de inducción y re inducción en el proceso, socializaciones pero no se encuentran documentadas.

1.1.21

..........6.2. SE VERIFICA EL CUMPLIMIENTO DE ESTA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN?

SI Se evidencia día a día con el cumplimiento oportuno de los diferentes requerimientos

1.1.22

..........7. SE CUENTA CON UNA DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA, LINEAMIENTO O INSTRUCCIÓN PARA LA PRESENTACIÓN OPORTUNA DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA?

PARCIALMENTE

Se cuenta con la directriz pero no se encuentran documentadas, se realizan rendiciones oportunamente a los entes de control.

0,74

1.1.23

..........7.1. SE SOCIALIZA ESTA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

PARCIALMENTE Se socializa a través de inducción y re inducción en el proceso, pero no se evidencian registros de estas inducciones

1.1.24 ..........7.2. SE CUMPLE CON LA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN?

SI Se verifica a través de información remitida a la oficina de Control Interno sobre las rendiciones de información presentadas

1.1.25

..........8. EXISTE UN PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO, EN FORMA ADECUADA, EL CIERRE INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN PRODUCIDA EN LAS ÁREAS O DEPENDENCIAS QUE GENERAN HECHOS ECONÓMICOS?

PARCIALMENTE

Se cumple con la acción de solicitar a través de correos electrónicos internos a cada dependencia que la información requerida se entregue antes de cierre de mes, pero no existe un procedimiento documentado.

0,88

1.1.26 ..........8.1. SE SOCIALIZA ESTE PROCEDIMIENTO CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

SI Se socializa a través de los requerimientos realizados



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1.1.27 ..........8.2. SE CUMPLE CON EL PROCEDIMIENTO?

SI Información reportada a tiempo

1.1.28

..........9. LA ENTIDAD TIENE IMPLEMENTADAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS O LINEAMIENTOS PARA REALIZAR PERIÓDICAMENTE INVENTARIOS Y CRUCES DE INFORMACIÓN, QUE LE PERMITAN VERIFICAR LA EXISTENCIA DE ACTIVOS Y PASIVOS?

PARCIALMENTE

Los pasivos son conciliados cada vez que se hace un cierre de mes. Los activos de propiedad planta y equipo no tienen un control periódico pero la cartera si se revisa cada mes.

0,60

1.1.29

..........9.1. SE SOCIALIZAN LAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS O LINEAMIENTOS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

PARCIALMENTE Se socializa a través de inducción y re inducción en el proceso.

1.1.30 ..........9.2. SE CUMPLE CON ESTAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS O LINEAMIENTOS?

PARCIALMENTE Se valida con el cierre contable de cada mes

1.1.31

..........10. SE TIENEN ESTABLECIDAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES, O LINEAMIENTOS SOBRE ANÁLISIS, DEPURACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CUENTAS PARA EL MEJORAMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN?

PARCIALMENTE

Existen unas instrucciones que se realiza entre el contador y la Directora Financiera donde se hace una retroalimentación para mejorar pero no se encuentra documentado.

0,69

1.1.32

..........10.1. SE SOCIALIZAN ESTAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES, O LINEAMIENTOS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?

PARCIALMENTE Se socializa a través de inducción y re inducción en el proceso

1.1.33

..........10.2. EXISTEN MECANISMOS PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE ESTAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES, O LINEAMIENTOS?

PARCIALMENTE Se verifica cada vez que se hace el proceso

1.1.34

..........10.3. EL ANÁLISIS, LA DEPURACIÓN Y EL SEGUIMIENTO DE CUENTAS SE REALIZA PERMANENTEMENTE O POR LO MENOS PERIÓDICAMENTE?

SI Se realiza periódicamente cada vez que se hace un cierre de mes en el módulo de contabilidad

1.2.1.1.1 ..........11. SE EVIDENCIA POR MEDIO DE FLUJO GRAMAS, U OTRA TÉCNICA O MECANISMO, LA FORMA COMO

PARCIALMENTE No existe un mecanismo escrito, pero existe la directriz de que se debe de hacer con cada documento

0,88



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CIRCULA LA INFORMACIÓN HACIA EL ÁREA CONTABLE?

1.2.1.1.2

..........11.1. LA ENTIDAD HA IDENTIFICADO LOS PROVEEDORES DE INFORMACIÓN DENTRO DEL PROCESO CONTABLE?

SI Se identifican los proveedores como lo son presupuesto, tesorería, almacén, compra, Recursos Humanos, facturación

1.2.1.1.3

..........11.2. LA ENTIDAD HA IDENTIFICADO LOS RECEPTORES DE INFORMACIÓN DENTRO DEL PROCESO CONTABLE?

SI

Se tienen identificados los receptores como la Contaduría General de la Nación, Contraloría, DIAN, Cámara de Comercio, Junta Directiva, Asamblea de Accionistas y comunidad

1.2.1.1.4

..........12. LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INDIVIDUALIZADOS EN LA CONTABILIDAD, BIEN SEA POR EL ÁREA CONTABLE, O BIEN POR OTRAS DEPENDENCIAS?

SI Se individualizan a través de documentos soportes como facturas, órdenes de compra y contratos.

1,00

1.2.1.1.5 ..........12.1. LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES SE MIDEN A PARTIR DE SU INDIVIDUALIZACIÓN?

SI Se corrobora medición

1.2.1.1.6

..........12.2. LA BAJA EN CUENTAS ES FACTIBLE A PARTIR DE LA INDIVIDUALIZACIÓN DE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES?

SI Es factible porque cada derecho y obligación se encuentra debidamente soportado.

1.2.1.1.7

..........13. PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS, SE TOMA COMO BASE EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

SI

El software SIIGO oficial está diseñado para manejar dos módulos de contabilidad, uno con la norma precedente y otro con el nuevo marco de la Resolución 414 de 2014 Por la cual se incorpora, en el Régimen de contabilidad Pública, marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas su ámbito y se dictan otras disposiciones.

1,00

1.2.1.1.8

..........13.1. EN EL PROCESO DE IDENTIFICACIÓN SE TIENEN EN CUENTA LOS CRITERIOS PARA EL RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS DEFINIDOS EN LAS NORMAS?

SI Aplicación de la norma y definición de políticas

1.2.1.2.1

..........14. SE UTILIZA LA VERSIÓN ACTUALIZADA DEL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS CORRESPONDIENTE AL MARCO

SI

El software SIIGO permite el manejo de dos PUC el de la norma precedente y el actual de la Resolución 139 de 2015 modificada por la Resolución 466 de 2016.

1,00



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NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

1.2.1.2.2 ..........14.1. SE REALIZAN REVISIONES PERMANENTES SOBRE LA VIGENCIA DEL CATÁLOGO DE CUENTAS?

SI Se realiza esta revisión de vigencia a través de la página web de la Contaduría General de la Nación

1.2.1.2.3

..........15. SE LLEVAN REGISTROS INDIVIDUALIZADOS DE LOS HECHOS ECONÓMICOS OCURRIDOS EN LA ENTIDAD?

SI Se evidencia con los diferentes comprobantes y libros auxiliares en la contabilidad

1,00

1.2.1.2.4

..........15.1. EN EL PROCESO DE CLASIFICACIÓN SE CONSIDERAN LOS CRITERIOS DEFINIDOS EN EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

SI Aplicación nuevo marco normativo

1.2.1.3.1 ..........16. LOS HECHOS ECONÓMICOS SE CONTABILIZAN CRONOLÓGICAMENTE?

SI Se verifica a través de los consecutivos de los comprobantes y sus fechas (Nomina, recibos de caja)

1,00

1.2.1.3.2 ..........16.1. SE VERIFICA EL REGISTRO CONTABLE CRONOLÓGICO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS?

SI Se verifica a través de los consecutivos de los comprobantes y sus fechas

1.2.1.3.3

..........16.2. SE VERIFICA EL REGISTRO CONSECUTIVO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?

SI Se verifica a través de los consecutivos de los comprobantes y sus fechas

1.2.1.3.4 ..........17. LOS HECHOS ECONÓMICOS REGISTRADOS ESTÁN RESPALDADOS EN DOCUMENTOS SOPORTE IDÓNEOS?

SI

Se evidencian los respaldos a través Facturas o cuentas de cobro, informes de bien recibido de cada factura o cuenta de cobro.

1,00

1.2.1.3.5

..........17.1. SE VERIFICA QUE LOS REGISTROS CONTABLES CUENTEN CON LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO O EXTERNO QUE LOS SOPORTEN?

SI Cotizaciones, contratos, CDP y RP

1.2.1.3.6 ..........17.2. SE CONSERVAN Y CUSTODIAN LOS DOCUMENTOS SOPORTE?

SI Se conservan desde el año que se creó la empresa en abril de 2009

1.2.1.3.7

..........18. PARA EL REGISTRO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS, SE ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

SI Se realiza verificación aleatoria a través de Comprobantes de contabilidad del mes de junio de 2017

1,00



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1.2.1.3.8 ..........18.1. LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD SE REALIZAN CRONOLÓGICAMENTE?

SI

Los comprobantes de contabilidad se realizan cronológicamente y se realiza verificación aleatoria a través de archivo de Gestión en la Dirección Financiera del mes de Marzo de 2018: Comprob. Egreso Proveedores No. G-001-20180061 con fecha 2018-03-06 Comprob. Egreso Proveedores No. G-001-20180062 con fecha 2018-03-06 Comprob. Egreso Proveedores No. G-001-20180063 con fecha 2018-03-06 Comprob. Egreso Proveedores No. G-001-20180064 con fecha 2018-03-06 Comprob. Egreso Proveedores No. G-001-20180065 con fecha 2018-03-06 Comprob. Egreso Proveedores No. G-001-20180066 con fecha 2018-03-06 Comprob. Egreso Proveedores No. G-001-20180067 con fecha 2018-03-06 Comprob. Egreso Proveedores No. G-001-20180068 con fecha 2018-03-07 Comprob. Egreso Proveedores No. G-001-20180105 con fecha 2018-03-22 Comprob. Egreso Proveedores No. G-001-20180106 con fecha 2018-03-22 Comprob. Egreso Proveedores No. G-001-20180107 con fecha 2018-03-22 Comprob. Egreso Proveedores No. G-001-20180108 con fecha 2018-03-22 Comprob. Egreso Proveedores No. G-001-20180109 con fecha 2018-03-22 Comprob. Egreso Proveedores No. G-001-20180110 con fecha 2018-03-22

1.2.1.3.9 ..........18.2. LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD SE ENUMERAN CONSECUTIVAMENTE?

SI

Se realiza verificación aleatoria a través de Comprobantes de contabilidad del mes de Marzo de 2018 enunciados en la pregunta 18.1

1.2.1.3.10

..........19. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE SOPORTADOS EN COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

SI Los Libros de contabilidad se encuentran de forma digital y sus respectivos soportes se encuentran físicos

0,72

1.2.1.3.11 ..........19.1. LA INFORMACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD COINCIDE

SI La información requerida para libros de contabilidad se soporta en la información



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CON LA REGISTRADA EN LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

registrada en los comprobantes de contabilidad

1.2.1.3.12

..........19.2. EN CASO DE HABER DIFERENCIAS ENTRE LOS REGISTROS EN LOS LIBROS Y LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD, ¿SE REALIZAN LAS CONCILIACIONES Y AJUSTES NECESARIOS?

NO

Hasta la fecha no se han presentado diferencias en libros y comprobantes de contabilidad, por lo tanto no aplica, ya que los libros de contabilidad son generados de forma automática y la información base es la que se encuentra en los comprobantes.

1.2.1.3.13

..........20. EXISTE ALGÚN MECANISMO A TRAVÉS DEL CUAL SE VERIFIQUE LA COMPLETITUD DE LOS REGISTROS CONTABLES?

SI

Los mecanismos utilizados son las conciliaciones mensuales de los saldos de las cuentas del balance porque estos deben ser lógicos y reales

1,00

1.2.1.3.14 ..........20.1. DICHO MECANISMO SE APLICA DE MANERA PERMANENTE O PERIÓDICA?

SI Se realiza mensualmente

1.2.1.3.15

..........20.2. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN ACTUALIZADOS Y SUS SALDOS ESTÁN DE ACUERDO CON EL ÚLTIMO INFORME TRIMESTRAL TRANSMITIDO A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN?

SI

De manera virtual a través del software SIIGO se puede reproducir de forma inmediata, por ende siempre están actualizados

1.2.1.4.1

..........21. LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN INICIAL DE LOS HECHOS ECONÓMICOS UTILIZADOS POR LA ENTIDAD CORRESPONDEN AL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

SI

El software SIIGO oficial está diseñado para manejar dos módulos de contabilidad, uno con la norma precedente y otro con el nuevo marco de la Resolución 414 de 2014 Por la cual se incorpora, en el Régimen de contabilidad Pública, marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas a su ámbito y se dictan otras disposiciones. También se tienen en cuenta las políticas contables establecidas pero no aprobadas por la entidad

0,86

1.2.1.4.2

..........21.1. LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN DE LOS ACTIVOS, PASIVOS, INGRESOS, GASTOS Y COSTOS CONTENIDOS EN EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD, SON DE CONOCIMIENTO DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE?

PARCIALMENTE

Los criterios de medición fueron establecidos dentro de la política contable establecida y estos fueron construidos de forma conjunta con el área financiera, pero falta socializarlas con otras áreas involucradas en el proceso.

1.2.1.4.3 ..........21.2. LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN DE LOS ACTIVOS, PASIVOS, INGRESOS, GASTOS Y COSTOS SE

SI Se evidencia a través de las políticas contables que no han sido aprobadas por la entidad



16/25

APLICAN CONFORME AL MARCO NORMATIVO QUE LE CORRESPONDE A LA ENTIDAD?

1.2.2.1

..........22. SE CALCULAN, DE MANERA ADECUADA, LOS VALORES CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS DE DEPRECIACIÓN, AMORTIZACIÓN, AGOTAMIENTO Y DETERIORO, SEGÚN APLIQUE?

SI Se evidencia a través del cumplimiento de las políticas contables establecidas pero aún no han sido aprobadas por la entidad

1,00

1.2.2.2

..........22.1. LOS CÁLCULOS DE DEPRECIACIÓN SE REALIZAN CON BASE EN LO ESTABLECIDO EN LA POLÍTICA?

SI

Se hace de dos formas: una con la norma precedente y otro con el nuevo marco de la Resolución 414 de 2014 Por la cual se incorpora, en el Régimen de contabilidad Pública, marco normativo aplicable para algunas empresas sujetas su ámbito y se dictan otras disposiciones. También se tienen en cuenta las políticas contables establecidas por la entidad.

1.2.2.3

..........22.2. LA VIDA ÚTIL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, Y LA DEPRECIACIÓN SON OBJETO DE REVISIÓN PERIÓDICA?

SI Se realiza revisión trimestralmente por medio de conciliación de saldos

1.2.2.4

..........22.3. SE VERIFICAN LOS INDICIOS DE DETERIORO DE LOS ACTIVOS POR LO MENOS AL FINAL DEL PERIODO CONTABLE?

SI Análisis a través de hojas electrónicas dispuestas para tal fin

1.2.2.5

..........23. SE ENCUENTRAN PLENAMENTE ESTABLECIDOS LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN POSTERIOR PARA CADA UNO DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?

SI

Los valores de medición pueden ser valores de entrada o de salida. Los valores de entrada reflejan los costos incurridos. Los valores de salida reflejan el potencial de servicio o los beneficios económicos derivado del uso continuado de un activo o de su venta.

0,94

1.2.2.6 ..........23.1. LOS CRITERIOS SE ESTABLECEN CON BASE EN EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

SI Los criterios se establecen con base en el marco normativo

1.2.2.7

..........23.2. SE IDENTIFICAN LOS HECHOS ECONÓMICOS QUE DEBEN SER OBJETO DE ACTUALIZACIÓN POSTERIOR?

PARCIALMENTE Los determinan las políticas contables pero no han sido aprobadas por la entidad

1.2.2.8 ..........23.3. SE VERIFICA QUE LA MEDICIÓN POSTERIOR SE EFECTÚA CON BASE EN LOS CRITERIOS

SI Se efectúa con base en los criterios establecidos en el marco normativo.



17/25

ESTABLECIDOS EN EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

1.2.2.9 ..........23.4. LA ACTUALIZACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS SE REALIZA DE MANERA OPORTUNA?

SI La actualización de los hechos económicos se realiza de manera mensual.

1.2.2.10

..........23.5. SE SOPORTAN LAS MEDICIONES FUNDAMENTADAS EN ESTIMACIONES O JUICIOS DE PROFESIONALES EXPERTOS AJENOS AL PROCESO CONTABLE?

SI Las mediciones fundamentales se soportan debidamente

1.2.3.1.1

..........24. SE ELABORAN Y PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS FINANCIEROS A LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA?

SI

Se presentaron en forma oportuna de forma trimestral los estados financieros solicitados por los entes de control, Gerencia y Junta Directiva.

0,86

1.2.3.1.2

..........24.1. SE CUENTA CON UNA POLÍTICA, DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA O LINEAMIENTO PARA LA DIVULGACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?

PARCIALMENTE

Existe una directriz que solo se entregan los Estados Financieros Oficiales, es decir los que son auditados por el Revisor Fiscal que se deben pedir por escrito, pero esta no se encuentra documentada.

1.2.3.1.3

..........24.2. SE CUMPLE LA POLÍTICA, DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA O LINEAMIENTO ESTABLECIDA PARA LA DIVULGACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?

PARCIALMENTE

Se cumple con la política a través de la divulgación de los Estados Financieros en la Página Web de la entidad, pero esta política no se encuentra documentada.

1.2.3.1.4

..........24.3. SE TIENEN EN CUENTA LOS ESTADOS FINANCIEROS PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD?

SI Son la información base para toma de decisiones.

1.2.3.1.5 ..........24.4. SE ELABORA EL JUEGO COMPLETO DE ESTADOS FINANCIEROS, CON CORTE AL 31 DE DICIEMBRE?

SI

Situación financiera, estado de resultado, estado de cambio en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera, estado de flujo de efectivo

1.2.3.1.6

..........25. LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS COINCIDEN CON LOS SALDOS DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?

SI Son elaborados con base en los balances de prueba generados en el software

1,00

1.2.3.1.7

..........25.1 SE REALIZAN VERIFICACIONES DE LOS SALDOS DE LAS PARTIDAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS PREVIO A LA PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?

SI Se realizan verificaciones previas



18/25

1.2.3.1.8

..........26. SE UTILIZA UN SISTEMA DE INDICADORES PARA ANALIZAR E INTERPRETAR LA REALIDAD FINANCIERA DE LA ENTIDAD?

SI

Análisis financiero horizontal y vertical, indicador de liquidez, de eficiencia, indicador de rotación de cartera que se presentan a la junta directiva

1,00

1.2.3.1.9 ..........26.1. LOS INDICADORES SE AJUSTAN A LAS NECESIDADES DE LA ENTIDAD Y DEL PROCESO CONTABLE?

SI Los indicadores se ajustan a la necesidad de la entidad y del proceso contable

1.2.3.1.10

..........26.2. SE VERIFICA LA FIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN UTILIZADA COMO INSUMO PARA LA ELABORACIÓN DEL INDICADOR?

SI Los estados financieros son fiables

1.2.3.1.11

..........27. LA INFORMACIÓN FINANCIERA PRESENTA LA SUFICIENTE ILUSTRACIÓN PARA SU ADECUADA COMPRENSIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS?

SI Se verifica en los estados financieros la suficiente ilustración para su comprensión

1,00

1.2.3.1.12

..........27.1. LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS CUMPLEN CON LAS REVELACIONES REQUERIDAS EN LAS NORMAS PARA EL RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, REVELACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS DEL MARCO NORMATIVO APLICABLE?

SI Las revelaciones requeridas en la norma se cumple en los estados financieros a dic 31 de 2018

1.2.3.1.13

..........27.2. EL CONTENIDO DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS REVELA EN FORMA SUFICIENTE LA INFORMACIÓN DE TIPO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO PARA QUE SEA ÚTIL AL USUARIO?

SI Esta información es útil por cuanto es revelada de manera cuantitativa y cualitativa

1.2.3.1.14

..........27.3. EN LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS, SE HACE REFERENCIA A LAS VARIACIONES SIGNIFICATIVAS QUE SE PRESENTAN DE UN PERIODO A OTRO?

SI Las variaciones en las notas a los estados financieros se hacen comparativas

1.2.3.1.15

..........27.4. LAS NOTAS EXPLICAN LA APLICACIÓN DE METODOLOGÍAS O LA APLICACIÓN DE JUICIOS PROFESIONALES EN LA PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN, CUANDO A ELLO HAY LUGAR?

SI cuando fuere necesario se aplican los juicios profesionales

1.2.3.1.16 ..........27.5. SE CORROBORA QUE LA INFORMACIÓN PRESENTADA A LOS

SI Verificación de la información antes de ser presentada



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DISTINTOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN SEA CONSISTENTE?

1.3.1

..........28. PARA LAS ENTIDADES OBLIGADAS A REALIZAR RENDICIÓN DE CUENTAS SE PRESENTAN LOS ESTADOS FROS EN LA MISMA? SI NO ESTÁ OBLIGADA A RENDICIÓN DE CUENTAS ¿SE PREPARA INFORMACIÓN FRA CON PROPÓSITOS ESPECÍFICOS QUE PROPENDAN POR LA TRANSPARENCIA?

SI

Se realiza Rendición Publica de Cuentas en conjunto con la Alcaldía Municipal de Candelaria, igualmente se prepara y presenta información para ser presentada ante la Junta Directiva de la entidad.

1,00

1.3.2

..........28.1. SE VERIFICA LA CONSISTENCIA DE LAS CIFRAS PRESENTADAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS CON LAS PRESENTADAS EN LA RENDICIÓN DE CUENTAS O LA PRESENTADA PARA PROPÓSITOS ESPECÍFICOS?

SI Se realizan verificaciones

1.3.3

..........28.2. SE PRESENTAN EXPLICACIONES QUE FACILITEN A LOS DIFERENTES USUARIOS LA COMPRENSIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA PRESENTADA?

SI Informe de Rendición Publica de Cuentas

1.4.1 ..........29. EXISTEN MECANISMOS DE IDENTIFICACIÓN Y MONITOREO DE LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE?

NO No se han establecido la identificación y monitoreo de los riesgos de índole contable

0,20

1.4.2 ..........29.1. SE DEJA EVIDENCIA DE LA APLICACIÓN DE ESTOS MECANISMOS?

NO Punto No. 29

1.4.3

..........30. SE HA ESTABLECIDO LA PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Y EL IMPACTO QUE PUEDE TENER, EN LA ENTIDAD, LA MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE?

NO Punto No. 29 0,20

1.4.4

..........30.1. SE ANALIZAN Y SE DA UN TRATAMIENTO ADECUADO A LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE EN FORMA PERMANENTE?

NO Punto No. 29

1.4.5 ..........30.2. LOS RIESGOS IDENTIFICADOS SE REVISAN Y ACTUALIZAN PERIÓDICAMENTE?

NO Punto No. 29

1.4.6 ..........30.3. SE HAN ESTABLECIDO CONTROLES QUE PERMITAN MITIGAR O NEUTRALIZAR LA OCURRENCIA DE

NO Punto No. 29



20/25

CADA RIESGO IDENTIFICADO?

1.4.7

..........30.4. SE REALIZAN AUTOEVALUACIONES PERIÓDICAS PARA DETERMINAR LA EFICACIA DE LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS EN CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?

NO Punto No. 29

1.4.8

..........31. LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE POSEEN LAS HABILIDADES Y COMPETENCIAS NECESARIAS PARA SU EJECUCIÓN?

SI

El perfil de las personas encargadas en el proceso contable es idóneo por que se cuenta con: 1. Profesionales en el área de la Contabilidad 2. Profesionales en Administración de Empresas 3. Especialista en el Área financiera 4. Auxiliar Contable

1,00

1.4.9

..........31.1. LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO CONTABLE ESTÁN CAPACITADAS PARA IDENTIFICAR LOS HECHOS ECONÓMICOS PROPIOS DE LA ENTIDAD QUE TIENEN IMPACTO CONTABLE?

SI El personal se encuentra capacitado

1.4.10

..........32. DENTRO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN SE CONSIDERA EL DESARROLLO DE COMPETENCIAS Y ACTUALIZACIÓN PERMANENTE DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE?

PARCIALMENTE

La empresa cuenta con el Plan Institucional de Capacitación 2018 en cumplimiento del Decreto 612 de 2018. En este Plan solo se contempló una capacitación para personal involucrado en el proceso contable referente a: Capacitación actualización de software contable en presupuesto y tesorería, evidenciándose falencias de capacitación

0,88

1.4.11 ..........32.1. SE VERIFICA LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN?

SI Se da cumplimiento de la capacitación a través de soporte entregado al área de Talento Humano

1.4.12

..........32.2. SE VERIFICA QUE LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN DESARROLLADOS APUNTAN AL MEJORAMIENTO DE COMPETENCIAS Y HABILIDADES?

PARCIALMENTE

Se verifica en los soportes entregados de cada perfil y en la aplicación de lo aprendido en la realización de sus labores, pero los procesos de capacitación ofrecidos son pocos y dificulta el mejoramiento de competencias y habilidades.



21/25

FORTALEZAS

Se maneja el Catalogo General de Cuentas actualizado con base en las norma

Se presentación de estados financieros oportunamente a los entes de control con la información suficiente para su interpretación

Se identifican los niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes tareas en el proceso.

La empresa CANDEASEO S.A E.SP aplica de manera general las normas, políticas y procedimientos exigidos por la Contaduría General de la nación.

DEBILIDADES

La entidad no ha documentado con procedimientos, manuales, guías, instructivos, directrices o políticas el proceso financiero y contable con el fin de crear acciones que garanticen facilitar el flujo de información relativo a los hechos económicos originados en cualquier dependencia, como tampoco procedimientos internos que faciliten la aplicación de las políticas y segregar funciones dentro del proceso contable.

El Plan de Capacitación creado en cumplimiento el Decreto 612 de 2018, no garantiza el mejoramiento de competencias y habilidad del personal involucrado en el proceso contable.

No se evidencian acciones o mecanismo encaminados a identificar y monitorear los riesgos de índole contable.

AVANCES Y MEJORAS DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO CONTABLE

Implementación del Software contable SIIGO Oficial para el engranaje entre presupuesto, contabilidad, NIIF, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios, activos fijos, órdenes de compra, nómina y recursos humanos.

Se evidencian avances relacionados en las recomendaciones generadas en el informe de Control Interno Contable vigencia 2017 referente a:

Crear el Plan Institucional de Capacitación, en donde se crea en junio de 2018 pero no se evidencian suficientes capacitaciones dirigidas al personal que garantice el mejoramiento de competencias y habilidades.

Para la vigencia 2019 se empiezan a documentar los procedimientos asociados al área financiera.

RECOMENDACIONES

1. Llevar a cabo todo el proceso documental iniciado en la vigencia 2019 en el área financiera: procedimientos, manuales, guías, instructivos, directrices o políticas necesarios para garantizar su funcionamiento.

2. La parte financiera debe proceder a elaborar el mapa de riesgos contable con el fin de prevenir riesgos que pueden interferir en el logro de objetivos de la entidad.

3. Se requiere mayor capacitación para el personal vinculado en el proceso contable con respecto a la aplicación de las NIIF para que el proceso se siga desarrollando normalmente



22/25

7. COMPARATIVO ENTRE LOS AÑOS 2016, 2017 Y 2018

CÓDIGO NOMBRE

VIGENCIA

2018 2017 2016

PROMEDIO POR CRITERIO(Unidad)

1 ELEMENTOS DEL MARCO NORMATIVO

1.1.1 ..........1. LA ENTIDAD HA DEFINIDO LAS POLÍTICAS CONTABLES QUE DEBE APLICAR PARA EL RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, REVELACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS DE ACUERDO CON EL MARCO NORMATIVO QUE LE CORRESPONDE APLICAR?

1,00 0,81 0,81

1.1.6 ..........2. SE ESTABLECEN INSTRUMENTOS (PLANES, PROCEDIMIENTOS, MANUALES, REGLAS DE NEGOCIO, GUÍAS, ETC) PARA EL SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DERIVADOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA O EXTERNA?

1,00 1,00 1,00

1.1.9 ..........3. LA ENTIDAD CUENTA CON UNA POLÍTICA O INSTRUMENTO (PROCEDIMIENTO, MANUAL, REGLA DE NEGOCIO, GUÍA, INSTRUCTIVO, ETC.) TENDIENTE A FACILITAR EL FLUJO DE INFORMACIÓN RELATIVO A LOS HECHOS ECONÓMICOS ORIGINADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA?

0,81 0,88 0,69

1.1.13 ..........4. SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O INSTRUMENTO (DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA O LINEAMIENTO) SOBRE LA IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES FÍSICOS EN FORMA INDIVIDUALIZADA DENTRO DEL PROCESO CONTABLE DE LA ENTIDAD?

0,88 0,20 0,20

1.1.16 ..........5. SE CUENTA CON UNA DIRECTRIZ, GUÍA O PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS CONCILIACIONES DE LAS PARTIDAS MÁS RELEVANTES, A FIN DE LOGRAR UNA ADECUADA IDENTIFICACIÓN Y MEDICIÓN?

1,00 0,88 0,88

1.1.19 ..........6. SE CUENTA CON UNA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN EN QUE SE DEFINA LA SEGREGACIÓN DE FUNCIONES (AUTORIZACIONES, REGISTROS Y MANEJOS) DENTRO DE LOS PROCESOS CONTABLES?

1,00 0,74 0,74

1.1.22 ..........7. SE CUENTA CON UNA DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA, LINEAMIENTO O INSTRUCCIÓN PARA LA PRESENTACIÓN OPORTUNA DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA?

1,00 1,00 0,74

1.1.25 ..........8. EXISTE UN PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO, EN FORMA ADECUADA, EL CIERRE INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN PRODUCIDA EN LAS ÁREAS O DEPENDENCIAS QUE GENERAN HECHOS ECONÓMICOS?

1,00 0,88 0,88

1.1.28 ..........9. LA ENTIDAD TIENE IMPLEMENTADAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS O LINEAMIENTOS PARA REALIZAR PERIÓDICAMENTE INVENTARIOS Y CRUCES DE INFORMACIÓN, QUE LE PERMITAN VERIFICAR LA EXISTENCIA DE ACTIVOS Y PASIVOS?

1,00 0,60 0,60

1.1.31 ..........10. SE TIENEN ESTABLECIDAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES, O LINEAMIENTOS SOBRE ANÁLISIS, DEPURACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CUENTAS PARA EL MEJORAMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN?

1,00 0,69 0,69

1.2.1.1.1 ..........11. SE EVIDENCIA POR MEDIO DE FLUJOGRAMAS, U OTRA TÉCNICA O MECANISMO, LA FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACIÓN HACIA EL ÁREA CONTABLE?

1,00 0,88 0,88



23/25

1.2.1.1.4 ..........12. LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INDIVIDUALIZADOS EN LA CONTABILIDAD, BIEN SEA POR EL ÁREA CONTABLE, O BIEN POR OTRAS DEPENDENCIAS?

1,00 1,00 1,00

1.2.1.1.7 ..........13. PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS, SE TOMA COMO BASE EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

1,00 1,00 1,00

1.2.1.2.1 ..........14. SE UTILIZA LA VERSIÓN ACTUALIZADA DEL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS CORRESPONDIENTE AL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

1,00 1,00 1,00

1.2.1.2.3 ..........15. SE LLEVAN REGISTROS INDIVIDUALIZADOS DE LOS HECHOS ECONÓMICOS OCURRIDOS EN LA ENTIDAD?

1,00 1,00 1,00

1.2.1.3.1 ..........16. LOS HECHOS ECONÓMICOS SE CONTABILIZAN CRONOLÓGICAMENTE? 1,00 1,00 1,00

1.2.1.3.4 ..........17. LOS HECHOS ECONÓMICOS REGISTRADOS ESTÁN RESPALDADOS EN DOCUMENTOS SOPORTE IDÓNEOS?

1,00 1,00 1,00

1.2.1.3.7 ..........18. PARA EL REGISTRO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS, SE ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

1,00 1,00 1,00

1.2.1.3.10 ..........19. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE SOPORTADOS EN COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?

1,00 0,72 0,72

1.2.1.3.13 ..........20. EXISTE ALGÚN MECANISMO A TRAVÉS DEL CUAL SE VERIFIQUE LA COMPLETITUD DE LOS REGISTROS CONTABLES?

0,86 1,00 1,00

1.2.1.4.1 ..........21. LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN INICIAL DE LOS HECHOS ECONÓMICOS UTILIZADOS POR LA ENTIDAD CORRESPONDEN AL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?

1,00 1,00 0,86

1.2.2.1 ..........22. SE CALCULAN, DE MANERA ADECUADA, LOS VALORES CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS DE DEPRECIACIÓN, AMORTIZACIÓN, AGOTAMIENTO Y DETERIORO, SEGÚN APLIQUE?

1,00 1,00 1,00

1.2.2.5 ..........23. SE ENCUENTRAN PLENAMENTE ESTABLECIDOS LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN POSTERIOR PARA CADA UNO DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?

0,94 1,00 0,94

1.2.3.1.1 ..........24. SE ELABORAN Y PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS FINANCIEROS A LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA?

0,88 0,93 0,86

1.2.3.1.6 ..........25. LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS COINCIDEN CON LOS SALDOS DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?

1,00 1,00 1,00

1.2.3.1.8 ..........26. SE UTILIZA UN SISTEMA DE INDICADORES PARA ANALIZAR E INTERPRETAR LA REALIDAD FINANCIERA DE LA ENTIDAD?

1,00 1,00 1,00

1.2.3.1.11 ..........27. LA INFORMACIÓN FINANCIERA PRESENTA LA SUFICIENTE ILUSTRACIÓN PARA SU ADECUADA COMPRENSIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS?

1,00 1,00 1,00

1.3.1 ..........28. PARA LAS ENTIDADES OBLIGADAS A REALIZAR RENDICIÓN DE CUENTAS SE PRESENTAN LOS ESTADOS FROS EN LA MISMA? SI NO ESTÁ OBLIGADA A RENDICIÓN DE CUENTAS ¿SE PREPARA INFORMACIÓN FRA CON PROPÓSITOS ESPECÍFICOS QUE PROPENDAN POR LA TRANSPARENCIA?

1,00 1,00 1,00

1.4.1 ..........29. EXISTEN MECANISMOS DE IDENTIFICACIÓN Y MONITOREO DE LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE?

0,60 0,20 0,20



24/25

1.4.3 ..........30. SE HA ESTABLECIDO LA PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Y EL IMPACTO QUE PUEDE TENER, EN LA ENTIDAD, LA MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE?

0,67 0,20 0,20

1.4.8 ..........31. LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE POSEEN LAS HABILIDADES Y COMPETENCIAS NECESARIAS PARA SU EJECUCIÓN?

1,00 1,00 1,00

1.4.10 ..........32. DENTRO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN SE CONSIDERA EL DESARROLLO DE COMPETENCIAS Y ACTUALIZACIÓN PERMANENTE DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE?

0,20 0,20 0,88

VIGENCIA CALIFICACIÓN TOTAL

(Unidad)

2016 4,62

2017 4,18

2018 4,18



25/25

De acuerdo a los resultados del formulario presentado ante la Contaduría General de la Nación el día 27 de Febrero de 2019, se estableció que el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del Proceso Contable, es Eficiente con una calificación de 4,18. En comparación con los resultados obtenidos en la vigencia 2016 se observa que hubo una reducción en la calificación obtenida pues se pasó de 4,62 a 4,18 esto debido a la calificación reducida en la valoración del riesgo contable pues en la entidad no se han establecido ni documentado los riesgos asociados al proceso que pueden interferir en el logro de objetivos y metas tanto del proceso como de la entidad, también se observan falencias en el proceso del Plan de Capacitación. En relación con la vigencia 2017, se observa que la calificación no tuvo variaciones negativas o positivas, esto debido a que en la vigencia 2018 no se implementaron acciones tendientes al mejoramiento del proceso contable, aclarando que para la vigencia 2019 se empezó a actualizar el sistema de gestión de calidad y se espera que para esta vigencia se adopten las recomendaciones impartidas por la Oficina de Control Interno con el fin de mejorar el proceso contable.

8. EVIDENCIAS

Para soportar las debilidades y fortalezas descritas en el presente informe, la Oficina de Control Interno, cuenta con los siguientes soportes:

Información de la evaluación del Control Interno Contable de la vigencia 2017

Estados financieros y sus respectivas notas a Diciembre 31 de 2018

Carpeta de Cierre Fiscal vigencia 2018

Comprobantes de contabilidad y sus respectivos soportes vigencia 2018

Carpeta conciliación bancaria enero a diciembre de 2018

Políticas Contables CANDEASEO S.A E.S.P sin aprobar

ELABORO:

ORIGINAL FIRMADO

NHORA LILIANA RODAS VALENZUELA Jefe de Control Interno

informe de control interno contable empresa regional de …

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