adaptación de los procesos de control interno contable de
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Adaptación de los procesos de control interno contable de La Asociación de Municipios del
Ariari (AMA) según el nuevo marco normativo de contabilidad pública.
Daniel Yamid Parra Molina
Norida Díaz Beltrán
Universidad de Los Llanos.
Facultad De Ciencias Económicas
Programa De Contaduría Pública
Villavicencio, 2018
2
Adaptación de los procesos de control interno contable de La Asociación de Municipios del
Ariari (AMA) según el nuevo marco normativo de contabilidad pública.
Daniel Yamid Parra Molina
Norida Díaz Beltrán
Propuesta De Pasantía Como Opción De Grado Para Optar El Título De
Contador Público
Martha Lucía Rey
Coordinadora de Pasantía
Universidad De Los Llanos.
Facultad De Ciencias Económicas
Programa De Contaduría Pública
Villavicencio, 2018
3
Universidad de los Llanos
Autoridades Académicas
Pablo Emilio Cruz Casallas
Rector Universidad de los Llanos
Doris Consuelo Pulido de Gonzales
Vicerrector Académico Universidad de los Llanos
Giovanny Quintero Reyes
Secretario General
Rafael Ospina Infante
Decano Facultad de Ciencias Económicas
Carlos Leonardo Ríos Viasus
Director Escuela de Economía y Finanzas
Javier Díaz Castro
Directo Centro de Investigación
Cesar Augusto Chisco Urrea
Director Programa de Contaduría Pública
4
Nota de aceptación
__________________________________
__________________________________
__________________________________
__________________________________
Javier Díaz Castro
Director Centro de Investigación
Facultad de Ciencias Económicas
__________________________________
CESAR AUGUSTO CHISCO URREA
DIRECTOR PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA
__________________________________
MARTHA LUCIA REY
DIRECTOR TRABAJO DE GRADO
5
Villavicencio, 6 de Abril de 2018.
El presente trabajo “Adaptación de los procesos de control interno contable de La
Asociación de Municipios del Ariari (AMA) según el nuevo marco normativo de contabilidad
pública”, es responsabilidad de los autores y no compromete a la Universidad de los Llanos.
6
Tabla de contenido
Titulo
Agradecimiento
Introducción
1. Planteamiento del
problema……………………………………………………………..14
1.1. Justificación…………………...….……...……………………………………………...15
2. Objetivos
2.1. Objetivo
general………………………………………………........................................15
2.2. Objetivos específicos…………………...………………………………………….........16
3. Marco de referencia
3.1. Marco teórico……………………...………………………………………….………....16
3.2.
Marco conceptual…………...…………………………………………………….…….18
3.3. Estado del
arte….……………………………...…………………………………….......20
3.4. Marco legal…………………...………………………………………………………....22
3.5. Marco institucional………………….…...………………...............................................24
4. Diseño metodológico
4.1. Perspectiva de investigación……………………………...………………….………….27
4.2. Tipo de
investigación………………………………………………………...…….…....27
4.3. Fases para el desarrollo del proyecto…………………………………………..….…….28
5. Resultado y análisis de resultados
7
5.1. Desarrollo primera
fase………………………………………………………...………..30
5.2. Desarrollo segunda fase……………………………………………………………...….39
5.3. Desarrollo tercera fase……………………………………………………………...…...61
6. Conclusiones y recomendaciones
6.1. Conclusiones……………...…………………………………………….…………......101
6.2. Recomendaciones…..……………………………………….………………………....102
Referencias……………………………………………………………………………………..104
Anexos.
01. Manual de control interno contable de La Asociación de Municipios del Ariari.
02. Artículo publicable.
8
Lista de tablas
Tabla N° Pág.
Tabla 1. Estado del
arte…………………………………………………………………………..20
Tabla 2. Normas bajo las que se rige el presente
trabajo…………………………………….…..22
Tabla 3. Conformación de La Asociación de Municipios del
Ariari…………………………….25
Tabla 4. Asignación de tiempo a las actividades………………………………………………...28
Tabla 5. Clasificación del marco normativo de los municipios del Ariari (AMA)……………...33
Tabla 6. Evaluación de control interno contable de la entidad a febrero de
2017……………….38
Tabla 7. Matriz DOFA de La Asociación de Municipios del
Ariari……………………………...39
Tabla 8. Criterios para la clasificación del
riesgo………………………………………………..46
Tabla 9. Criterios de probabilidad del
riesgo………………………………………………….....46
Tabla 10. Criterios de impacto del riesgo………………………………………………………..47
Tabla 11. Mapa de riesgo 1 marco normativo (Políticas
Contables)……………………………..50
Tabla 12. Mapa de riesgo 2 marco normativo (Políticas
Operacionales)…………………….…..51
Tabla 13. Mapa de riesgo etapas del proceso contable reconocimiento (Identificación)………..52
9
Tabla 14. Mapa de riesgo etapas del proceso contable reconocimiento (Clasificación y Medición
Inicial)…………………...……………………………………………………………………….53
Tabla 15. Mapa de riesgo etapas del proceso contable reconocimiento
(Registro)………………54
Tabla 16. Mapa de riesgo etapas del proceso contable medición
posterior……………………...55
Tabla 17. Mapa de riesgo etapas del proceso contable revelación (Presentación de los Estados
Financieros)………………………………………………………………………………...……56
Tabla 18. Mapa de riesgo etapas del proceso contable revelación (Presentación de las Notas a los
Estados Financieros)…………………………………………………………………………......57
Tabla 19. Mapa de riesgo Rendición de cuentas e información a partes
interesadas……………..58
Tabla 20. Mapa de riesgo Gestión de Riesgo Contable………………………………………….59
Tabla 21. Calificación de efectividad y existencia del informe anual de evaluación control
interno……………………………………………………………………………………………71
Tabla 22. Calificación cualitativa del informe anual de evaluación control interno……………71
Tabla 23. Marco de referencia del proceso contable………………..…………………………...72
Tabla 24. Rendición de cuentas e información a partes
interesadas……………………………..85
Tabla 25. Gestión de Riesgo
Contable…………………………………………………………...86
10
Lista de Figuras
Figura N° pág.
Figura 1. Organigrama de La Asociación de Municipios del
Ariari………………………………26
Figura 2. Caracterización de proceso de Gestión
financiera……………………………….….…41
Figura 3. Matriz de
Riesgo…………………………………………………………………….…49
Figura 4. Control del marco
normativo……………………………………………..............…….89
Figura 5. Depuración contable
permanente……………………………………………………....90
Figura 6. Informe de hechos económicos……………………………………………….……….94
Figura 7. Arqueo de caja menor…………………………………………………………….…....95
Figura 8. Calendario de presentación de informes y reportes a terceros………………….…......97
Figura 9. Litigios y demandas……………………………………………………………….…...99
Figura 10. Capacitación personal proceso financiero…………………………………………..104
11
Titulo
Adaptación de los procesos de Control Interno Contable de La Asociación del Municipio del
Ariari (AMA) según el nuevo Marco Normativo de Contabilidad Pública.
12
Agradecimientos
El presente trabajo queremos agradecerlo principalmente a DIOS quien con su
misericordia y amor nos brinda el aliento de vida, por él fue posible culminar esta nueva etapa de
nuestras vidas; a nuestros conyugues e hijos que son nuestro motor, la razón de querer
imponernos nuevos retos; a nuestros padres y familiares, quienes han estado en todo nuestro
proceso de formación y aprendizaje, brindándonos motivación, apoyo y compañía.
A La Asociación de Municipios del Ariari AMA, quienes nos recibieron con los brazos
abiertos, y con su colaboración, compromiso y apoyo permitieron el desarrollo de la presente
pasantía, en especial a la contadora Viviana Marcela Corredor quien nos motivó y brindo
esperanza para culminar con éxito este proyecto.
13
Introducción
Hace más de dos décadas que en Colombia se están implementados modelos de control
interno en las diversas áreas de las organizaciones, como las administrativas, financieras,
contables entre otras; creadas con el fin de minimizar el fraude en los procesos de las políticas
implementadas por la máxima autoridad competente de las entidades.
Gracias a la implementación de los mecanismos de control interno, las entidades han
tenido resultados de transparencia, eficiencia y agilidad, en el manejo de los estándares
normativos; convirtiéndose así en una herramienta esencial para maximizar los resultados de la
entidad.
Por consiguiente, estos mecanismos deben adaptarse a los cambios que han surgido en
Colombia a partir de la modernización de las Normas Internacionales de Información Financiera
y las reglamentaciones expedidas por la Contaduría General de Nación para todas las entidades
del Estado, logrando así cumplir con el adecuado control administrativo, contable y financiero.
Por ello, el presente proyecto estableció y documento las adaptaciones de los procesos de
control interno contable de La Asociación de Municipios del Ariari (AMA) según el nuevo
Marco Normativo de Contabilidad Pública.
14
1. Planteamiento del problema
Las entidades del Estado se encuentran en un momento de cambio para el fortalecimiento
contable y financiero, debido al proceso de implementación de las regulaciones expedidas por la
Contaduría General de la Nación para cumplir con los objetivos que nacieron en la Ley 1314 del
2009 en Colombia.
A raíz de este cambio surgen creaciones y modificación de mecanismos que contribuyen
al éxito de las entidades, como lo son los procesos de control interno de la organización,
que según Yaned Blanco Luna es un elemento:
Vital que ayuda al logro de los objetivos administrativos de asegurar la conducción
ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo la adherencia a las políticas administrativas, la
salvaguarda de los activos, la prevención y detección de fraudes y errores, la corrección de los
registros contables y preparación oportuna de la información financiera contable. (Auditoría
integral normas y procedimientos, 2012, p. 194).
Es así como el análisis de estos cambios surgidos por la aplicación del Nuevo Marco
Normativo, permitirá realizar “las gestiones administrativas necesarias para garantizar que la
información financiera cumpla con las características esenciales de relevancia y representación
fiel que se señalan en los marcos conceptuales agregados en el Régimen de Contabilidad
Pública”. (Contaduría General de la Nación).
Por consiguiente se hace imperativo que las entidades del Estado establezcan los ajustes
necesarios para la realización de un efectivo y eficaz control interno que permita tener seguridad
y confiabilidad de la información que esta genera.
Por tanto, se formula el siguiente interrogante ¿Qué adaptaciones requiere los procesos
de Control Interno Contable de La Asociación de Municipios del Ariari según el Nuevo Marco
Normativo de Contabilidad Pública?
15
1.1. Justificación.
En concordancia con los objetivos de la ley 1314 de 2009, la Contaduría General de la
Nación, según el Marco Normativo de sus Competencias Constitucionales y Legales, definió los
diferentes Marco Normativo de Contabilidad para las entidades que conforman el sector público
colombiano.
Cambios que intervienen no solo los procesos contables de las entidades sino también sus
procedimientos de control, por lo cual se hace necesario incorporar nuevos y adaptar los
existentes para cada organización, según la resolución 193 de 2016, logrando así que los
sistemas de control cumplan con el objetivo de maximizar la seguridad y confiabilidad de la
información que se genera en las transacciones económicas.
Por consiguiente La Asociación de Municipios del Ariari, como entidad pública regida
bajo el Marco Normativo de la resolución número 533 de 2015, tiene la necesidad de adaptar
sus Políticas Contables por lo cual tendrá que modificar sus procedimientos de Control Interno,
asegurando de esta forma un pleno conocimiento y cumplimiento de la normatividad interna y
externa de la Asociación, así como la eficiencia y eficacia en todas sus operaciones.
2. Objetivos
2.1. Objetivo general.
Caracterizar el proceso de Control interno en el área contable conforme al Modelo
Estándar de Control Interno (MECI) de La Asociación de Municipios del Ariari (AMA) según el
nuevo Marco Normativo de Contabilidad Pública.
16
2.2. Objetivo específico.
Determinar si los procesos y procedimientos de control interno contable existentes en la
entidad son aplicables según el nuevo Marco Normativo de Contabilidad Pública.
Analizar el proceso de contabilidad conforme al Modelo Estándar de Control Interno
(MECI).
Establecer un Manual de Control Interno para el Área Contable de acuerdo con las nuevas
políticas aplicadas a la entidad.
3. Marco de Referencia
3.1. Marco Teórico.
En el marco teórico de este trabajo se dejara en evidencia las teorías Contista y Controlista,
así como algunos autores que han hecho parte del desarrollo contable y han servido de apoyo en
la investigación del tema.
Las primeras escuelas del pensamiento contable surgen durante el periodo clásico a
mediados del siglo XVIII, cuya característica esencial; es demostrar el funcionamiento de las
cuentas.
Teoría Contista.
La Escuela Contista siendo la primera; no pretende, sino explicar y justificar las reglas que
rigen los movimientos de las cuentas. Por esto, Delaporte acuña el principio de la personalidad
moral de la empresa, distinguiéndola de su propietario y, expresando un conjunto de reglas, cuya
síntesis, es la siguiente:
En todos los actos y contratos toman parte continua necesariamente dos personas: una que
recibe o debe entregar un valor, y otra que entrega o debe recibir un valor equivalente.
En cualquier operación administrativa, el propietario figura siempre como una de las partes
contratantes, y como son diversas las causas por las que el propietario puede ser deudor o
17
acreedor, justo es que se abran al mismo tiempo tantas cuentas según sean las causas
principales de su débito o de su crédito.
Las personas que constituyen la segunda parte contratante, en cualquier operación
administrativa, son las que tienen relaciones comerciales de interés con el propietario, que
serán deudores o acreedores suyos como personas extrañas a la empresa.
La escuela Contista como parte de la evolución histórica de la contabilidad y como la que
más influyente en la doctrina española y por supuesto en nuestra profesión, es material
importante de estudio para todos aquellos que estudian esta ciencia o como muchos la llaman
disciplina.
Teoría controlista.
Según su creador Fabio Besta, se encarga de hacer oposición a las escuelas que
personalizan las cuentas y menciona que la contabilidad tiene un carácter económico, así:
Estudio y control de la hacienda; y a sus diferentes valores se les abre una cuenta y no a las
personas subyacentes y establece las siguientes fases de la administración hacendal: gestión,
dirección y control.
También menciona que la función de la contabilidad es el control de la riqueza hacendal, la
contabilidad y el control económico son términos equivalentes cuya finalidad teórica es: estudiar
y enunciar las leyes del control económico en las haciendas, por ende la finalidad práctica es
aplicar las normas o leyes a las distintas haciendas.
Menciona los teoremas patrimoniales, como: El capital de una empresa está en función de los
elementos activos y pasivos y las variaciones en activos y pasivos se reflejan en el patrimonio,
más la suma de los cargos es igual a la suma de los abonos.
La escuela controlista o materialista está basada en una escuela de transición hacia el
“neoconstimo”
18
Teoría del propietario.
Surge a finales del S.XVIII en la Gran Bretaña, según Huscraft Stephens: La empresa tiene
una personalidad distinta a la del propietario, contiene un patrimonio integrado por bienes y
derechos a su favor (Activos), créditos y obligaciones en su contra (Pasivos), de los cuales se
desprenden los siguientes elementos que integran el activo y el pasivo y se deben clasificar
según su naturaleza en grupos llamados cuentas.
Escuela Lombarda.
Gracias a su principal representante y eminente Francisco Villa, durante el Siglo XIX se
conoció el florecimiento del pensamiento contable en Italia, cuyo propósito es el de elaborar
teorías científicas contables, relacionadas entre la contabilidad y la administración empresarial;
menciona que el principal objetivo de la contabilidad es el control de la empresa, agregando que
la contabilidad combina nociones económicas, administrativas aplicadas al arte de llevar las
cuentas. Separación entre “teneduría de libros” y la vinculación de nociones económico
administrativo para llevar las cuentas.
Escuela jurista-personalista.
Sus principales aportes se realizaron a finales del siglo XIX, hasta el siglo XX. Existe una
responsabilidad jurídica entre las personas que administran el patrimonio de la empresa, así
como los extraños y el propietario tienen cuentas distintas y el administrador regula las
relaciones entre extraños y propietarios a la vez los deberes de los “extraños” son derechos del
propietario y los derechos de los “extraños” son deberes del propietario Derecho o abono es
sinónimo de haber y deber o cargo es sinónimo de debe, según Cerboni (1183, 1886).
19
3.2. Marco Conceptual.
En la ejecución de la pasantía se presentaron los siguientes conceptos que son precisos
aclarar para el entendimiento de este proyecto.
Control interno: Es vital que sea comprendido la definición del control interno la cual nos
permite comprender la importancia y los beneficios que una entidad puede obtener al poseer un
adecuado sistema de control ya que como lo describe el estudio Internal Control Elements of a
coordinated System and its Importance to Management and Independent Public Accountant,
afirma que:
El Control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos y procedimientos
que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la
exactitud y la confiabilidad de su información financiera promover la eficiencia operacional y
fomentar la adherencia a las políticas prescritas por la administración (Fonseca Luna Oswaldo,
2011, p. 15).
Entidad: Se entiende como toda organización de cualquier tamaño, constituida para un
propósito específico, como lo son las organizaciones sin ánimo de lucro, organismos
gubernamentales, instituciones académicas, para el presente proyecto se utilizaran las palabras
empresas y organizaciones como sinónimos.
Marco Normativo del Proceso Contable: Para la presente pasantía es preciso
comprender que los marcos normativos son los conjuntos de los parámetros expedidos por la
Contaduría General de Nación, el cual regula las políticas contable establecida para ser aplicadas
a cada entidad del Estado y lograr clasificar correctamente a cada una de ellas.
Política de operación: las organizaciones poseen estrategias para lograr su misión y
visión, una de ellas de vital importancia para lograr un adecuado control son las políticas de
operación que según la Contaduría General de la Nación facilitan:
20
La ejecución del proceso contable y deberán ser definidas por cada entidad para asegurar el flujo
de información hacia el área contable; la incorporación de todos los hechos económicos
realizados por la entidad; y la presentación oportuna de los estados financieros y reportes de
información financiera a las autoridades de regulación y control, a los inversionistas y a los
demás usuarios. (2015, p. 5)
Sistema de información y comunicación: El presente trabajo forja una herramienta
fundamental para la organización objeto de estudio, el cual deberá ser divulgado a través de un
sistema de información y comunicación , que debe ser completo y efectivo , el cual según
Fonseca Luna “es el conjunto de técnicas y registros que se establece para procesar, abreviar y
registrar las operaciones financieras de una entidad, mientras que la comunicación proporciona
el conocimiento y responsabilidad que emana el control interno de la información financiera”.
(2007, p. 311).
Procedimientos: las actividades de control expuestas en el presente trabajo se expresan a
través de unos determinados procedimientos, que permitirán a la entidad una adecuada
evaluación de estos en un periodo de tiempo. Dichos procedimientos se definen como el
conjunto de acciones mediante la entidad implementa una de sus políticas.
MECI: El producto a entregar de la presente pasantía debe ir basado en este modelo
MECI, ya que permite el fortalecimiento de la entidad a través de mecanismos preventivos a
nivel interno, es por esto que dicho modelo se define como Modelo Estándar de Control Interno
que tiene como fin servir de control de controles para que las entidades del Estado logren
cumplir con sus objetivos institucionales en el marco legal aplicable a ellas.
3.3. Estado del Arte.
Tabla 1. Estado del arte.
AÑO LUGAR AUTOR CONCEPTO CLAVE
21
2013
Bogotá,
Colombia
Peña Peña,
2012
Analizar en el departamento financiero, porque
posibilita determinar las anomalías que se
podrían presentar para luego proceder a
corregirlas perfeccionando el manejo de las
operaciones contables.
2014
Colombia
Caro Santana
& Caviedes
Gallego
Es indispensable el manejo correcto del archivo
y el manejo de las herramientas analíticas de la
administración y de la planeación estratégica,
con el fin de crear orden en las actividades
administrativas y contables.
2015 México
Price Wáter
House
Coopers.
El área financiera, que es un conjunto de
actividades relacionadas con los flujos de dinero
y de capital con el fin de rentabilizar la empresa
y maximizar las ganancias por medio de las
funciones de planificación, manejo, protección y
control de las actividades de tesorería el Sistema
de control interno para el área contable y el área
financiera de la empresa.
2016
Bogotá,
Colombia.
Pedro Luis
Bohorquez
Ramirez.
Herramienta de consulta y orientación para los
responsables de la preparación y generación de
información contable pública, los usuarios
interesados y la comunidad en general.
2017 Colombia Giraldo.
Algunas teorías y autores contables.
22
Fuente: Autores
3.4. Marco Legal.
El desarrollo de la presente pasantía tiene soporte legal en las principales normas vigentes,
relacionadas con el sistema de control interno en entidades del Estado, describiendo levemente
su contenido, especialmente en relación con las disposiciones que se refieren al presente.
Tabla 2. Normas bajo las que se rige el presente trabajo.
NORMA
TITULO
OBSERVACIONES
Ley 1314 de
2009
Por la cual se regulan los principios y
normas de contabilidad e información
financiera y de aseguramiento de
información aceptados en Colombia, se
señalan las autoridades competentes, el
procedimiento para su expedición y se
determinan las entidades responsables de
vigilar su cumplimiento.
Es vital comprender la
intención de la evolución de
contabilidad a partir de la
promulgación de esta ley, ya
que da origen a cambios tanto a
nivel privado como público que
afectan a todas las entidades.
Ley 87 de
1993
Por la cual se establece normas para
ejercer el control interno en entidades del
estado, con el propósito de revelar el
cumplimiento los objetivos las
instituciones y mejorar su resultado.
Ley que establece las bases
para ejecutar un adecuado
control interno con el fin que
conocer falencia a mejora para
la adquisición de los objetivos.
Art. 269 de la Las entidades públicas están obligadas a A través de este artículo la carta
23
Constitución
Política
diseñar y aplicar, según la naturaleza de
sus funciones, métodos y procedimientos
de control interno, de conformidad con lo
que disponga la ley.
magna dicta los requisitos
elementales para el debido
control de las organizaciones.
Decreto 1599
de 2005
Por el cual se adopta el Modelo Estándar
de Control Interno para el Estado
colombiano.
Base fundamental para
establecer los mecanismos de
control de las entidades del
gobierno.
Decreto 1537
de 2001
Se reglamenta parcialmente la Ley 87 de
1993 en cuanto a elementos técnicos y
administrativos que fortalezcan el Sistema
de Control Interno de las entidades y
organismos del Estado.
A través de este decreto se
establece los manuales de
procedimientos, administración
de riesgos entre otros para el
fortalecimiento del control
interno.
La resolución
N° 193 de
2016 de la
Contaduría
General de la
Nación
Por la cual se incorpora, en los
procedimientos transversales del régimen
de contabilidad Pública el procedimiento
para la evaluación del control interno
contable.
A partir de esta norma se
integra el nuevo procedimiento
para la evaluación del control
interno contable de las
entidades de gobierno.
La resolución
N° 533 de
2015 de la
Contaduría
General de la
Nación
Por la cual se incorpora, en el Régimen de
Contabilidad Pública el marco normativo
aplicado a entidades de gobierno que se
encuentren bajo el ámbito del Régimen de
Contabilidad Pública y se dictan otras
disposiciones,
Norma que regula los
parámetros a seguir para la
creación de los nuevos procesos
contables, catálogos de cuentas,
guías de aplicación, entre otros;
de las entidades de gobierno,
objeto de esta pasantía.
24
Fuente: Autores
3.5. Marco Institucional.
Para el presente proyecto se tomó como muestra de estudio La Asociación de
Municipios del Ariari (AMA), la cual aún no había iniciado la adaptación de sus procesos de
control interno, que se requerían por el cambio en su Normatividad Contable.
Esta entidad se conformó en el año 1999 con el propósito de mejorar la integración y
reconciliación pacífica de las comunidades del Ariari, revelando dicho sueño en su misión y
visión organizacional así:
Misión:
Estimular la creación y la administración de un sistema de solidaridad regional, que articule de
manera participativa la identificación de necesidades de la región para dar respuestas a ellas, a
partir de sus potencialidades físicas, sociales, económicas, ambientales e institucionales,
mediante la implementación de tecnologías propias e innovadoras que eleven la productividad
agropecuaria empresarial regional y hagan de este, un territorio próspero, sustentable y
competitivo.(Asociación de Municipios del Ariari, 2017,p.2)
Visión:
Para el año 2020 La Asociación de Municipios del Ariari, “A.M.A”; propende ser la principal
institución representante e interlocutora de los municipios asociados que promueve la Paz, la
investigación, el desarrollo regional integral y desarrollo agro empresarial con equilibrio
ambiental sustentable, que coordina y lidera procesos en procura del bienestar y el mejoramiento
de la calidad de vida de sus habitantes. (Asociación de Municipios del Ariari, 2017, p. 3)
25
Es precisamente en el desarrollo de su misión que La Asociación de Municipios del Ariari
(AMA) ha sido reconocido con:
El Premio Nacional de Paz 2002, otorgado por Fescol.
Simón Bolívar 2002, reconocimiento concedido por el Ministerio de Educación
Condecoración Al Emprendimiento Acción Social 2006.
Reconocimiento por resultados obtenidos y manejo presupuestal 2011 de la Unión
Europea.
Cabe resaltar que la entidad cuenta con una asamblea general, integrada por los once
alcaldes que representan a sus respectivos municipios los cuales conforman La Asociación de
Municipios del Ariari, y una junta directiva, descrita así:
Tabla 3. Conformación de La Asociación de Municipios del Ariari
CONFORMACION ASOCIACIÓN DE MUNICIPIOS DEL ARIARI
MUNICIPIOS ASAMBLEA GENERAL JUNTA DIRECTIVA
Castilla la Nueva William Medina Caro Presidente
Cubarral Edgar Velásquez
El castillo Eliecer Urrea Moreno
El Dorado Oscar Olaya
Fuente de Oro Jesús Antonio Londoño Zapata
Granada Juna Carlos Mendoza Rendón Vocal
Guamal Cristóbal Enrique Lozano Caicedo Vicepresidente
Lejanías Rene Bernardo Galindo Guerrero Vocal
San Juan de Arama Agapito González Medina
San Martín Jhonatan David Neira Secretario
Puerto Lleras Jhon Kenyde Triana Osmas
Fuente: Autores
Su organigrama está conformado de la siguiente forma:
26
La asamblea General: Compuesta por los alcaldes mencionados en la tabla N°3
El revisor fiscal: A cargo de la contadora Claudia Maritza Santos.
La junta directiva: Compuesta por los alcaldes mencionados en la tabla N°3.
Director ejecutivo: A cargo del contador e ingeniero de sistemas Damar Suarez Gómez.
Área administrativa y contable: Conformada por:
La contadora General: Viviana Marcela Corredor
La tesorera: La contadora Yensy Moreno Urrea
Responsable de control Interno: La administradora pública Sandra Viviana Urueña.
Asesor Jurídico: A cargo la empresa Paca&bm comercializadores SAS
Asistente de director ejecutivo: A cargo el señor Juan Carlos Morales
Figura 1. Organigrama de La Asociación de Municipios del Ariari.
Fuente: AMA
27
4. Diseño Metodológico
4.1. Perspectiva de investigación.
La pasantía se desarrolló a través de una investigación de tipo descriptiva y documental
aplicada a un estudio de caso, a través método deductivo, tomando como unidad de análisis a La
Asociación de Municipios del Ariari (AMA), como entidad para realizar la adaptación de los
procesos de control interno contable según el nuevo marco normativo de contabilidad pública.
4.2. Tipo de investigación.
El presente trabajo se realizó acorde a los componentes de un tipo de investigación
Descriptiva, el cual comprende la descripción, registro e interpretación de la naturaleza actual de
la información proveniente de La Asociación de Municipio del Ariari como caso de estudio;
logrando así un pleno desarrollo de los objetivos propuestos para esta pasantía .Según las bases
de investigación de Anselm Strauss y Juliet Corbin, el cual enumera tres componentes
principales, así:
Primero, están los datos, que pueden provenir de fuentes diferentes, tales como entrevistas,
observaciones, documentos, registros y películas. Segundo, están los procedimientos, que los
investigadores pueden usar para interpretar y organizar los datos…Los informes escritos y
verbales conforman el tercer componente y pueden presentarse como artículos en revistas
científicas, en charlas, o como libros. (, p. 13)
Bajo estos componentes se procedió a solicitar los datos, procedimientos y escritos que
permitieron diagnosticar los requerimientos que necesitaba La Asociación de Municipios del
Ariari para lograr un eficaz y eficiente proceso de control interno contable.
28
4.3. Fases de desarrollo de la Problemática.
Para proveer con la solución de la problemática planteada en La Asociación de
Municipios del Ariari se despliega cincos fases, las tres primeras desarrollan los respectivos
objetivos específicos de la presente propuesta, quedando las dos últimas en la redacción y
sustentación de los productos a entregar.
Las anteriores fases se realizaron de acuerdo a la asignación de tiempo de las actividades
expresas en la siguiente tabla.
Tabla 4. Asignación de tiempo a las actividades
FASE 1. Desarrollo primer objetivo especifico
Determinar si los procesos y procedimientos de control interno contable existentes en la
entidad son aplicables según el nuevo Marco Normativo de Contabilidad Pública.
Actividades
Recopilar una síntesis de los marcos normativos expedidos por la
contaduría General de Nación para la contabilidad pública.
Verificar la correcta clasificación del nuevo marco normativo aplicado a la
entidad.
Recopilar información de todos los procesos de la organización.
Realizar un análisis administrativo y contable de la entidad partir de la
información suministrada por sus integrantes.
Solicitar información del control interno contable de la entidad.
Diagnóstico del control Interno Contable de la entidad.
Horas
210
FASE 2. Desarrollo segundo objetivo especifico
Analizar el proceso de contabilidad conforme al Modelo Estándar de Control Interno
(MECI).
29
Actividades
Identificar las etapas del proceso de contable.
Examinar el proceso contable en base al módulo de control de planeación y
gestión del Modelo Estándar de Control Interno (MECI).
Examinar el proceso contable en base al módulo de control de Evaluación y
seguimiento del Modelo Estándar de Control Interno (MECI).
Examinar el proceso contable en base al eje transversal información y
comunicación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI).
Horas
178
FASE 3. Desarrollo tercer objetivo especifico
Establecer un manual de control interno para el área contable de acuerdo con las nuevas
políticas aplicadas a la entidad.
Actividades
Redacción del manual de control interno de la entidad
Elaboración de formatos anexos al manual de control interno contable.
Horas
170
FASE 4.
Elaboración y presentación del informe final y artículo científico.
50
FASE 5.
Sustentación y entrega del producto. 2
Total horas asignadas
610
Fuente: Autores
30
5. Resultado y análisis de resultados.
5.1. Desarrollo primera fase.
5.1.1. Síntesis de los marcos normativos expedidos por la contaduría General de
Nación para la contabilidad pública.
La contaduría General de la Nación emitió los siguientes marcos normativos para las
entidades del Estado:
5.1.1.1. Modelo de entidad de gobierno.
El modelo de contabilidad para entidades de gobierno debe ser aplicado por las
instituciones que, de acuerdo con la función económica que desarrollan dentro del sector
público, producen bienes o prestan servicios en forma gratuita, a precios de no mercado, o a
precios económicamente no significativos; estas entidades, generalmente, financian sus
operaciones con impuestos y transferencias.
Este modelo tendrá como referente los criterios de reconocimiento, medición, revelación y
presentación de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público tendrá en cuenta,
entre otros, los siguientes aspectos:
El entorno jurídico y económico de las entidades de gobierno.
Las necesidades de información de los usuarios de la contabilidad pública.
La relación entre el costo de preparar la información y el beneficio de utilizarla.
Las particularidades de las entidades de gobierno, y
La capacidad técnica, tecnológica y del recurso humano en las entidades de gobierno para
enfrentar e implementar nuevos criterios contables.
El modelo de contabilidad para entidades de gobierno estará conformado por el marco
conceptual; normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos
31
económicos de las entidades de gobierno; procedimientos y guías de aplicación; catálogo general
de cuentas; y doctrina contable emitida por la Contaduría General de la Nación.
5.1.1.2. Modelo de contabilidad para empresas no emisoras de valores, o que no captan ni
administran ahorro del público.
Este modelo de contabilidad debe ser aplicado por las empresas que no emitan valores, o
que no captan ni administran ahorro del público, y que de acuerdo con la función económica que
desarrollan dentro del sector público, lleven a cabo actividades industriales, comerciales y de
prestación de servicios en condiciones de mercado, cuya fuente principal de financiación sea la
venta de bienes o la prestación de servicios.
Este modelo tendrá como referente los criterios de reconocimiento, medición, revelación y
presentación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), a partir de los
cuales se realizará una simplificación manteniendo los criterios que aporten en la calidad de la
información desde el punto de vista técnico, facilitando la aplicación de los mismos a partir de la
definición de criterios uniformes.
El modelo de contabilidad para estas empresas tendrá en cuenta, entre otros, los siguientes
aspectos:
El entorno jurídico y económico de las entidades de las empresas de propiedad estatal
Las necesidades de información de los usuarios de la contabilidad pública
La relación entre el costo de preparar la información y el beneficio de utilizarla
Las particularidades de las empresas
Las relaciones y operaciones que se dan entre entidades de propiedad estatal, y con las
entidades de gobierno a las cuales estén vinculadas
La capacidad técnica, tecnológica y del recurso humano para enfrentar e implementar
nuevos criterios contables.
32
5.1.1.3. Modelo de contabilidad para empresas emisoras de valores, o que captan o
administran ahorro del público
El modelo de contabilidad para estas empresas corresponde al marco normativo dispuesto
en el Decreto 2784 de 2012, el cual fue incorporado al Régimen de Contabilidad Pública,
mediante la Resolución 051 del 11 de febrero de 2013. Este modelo debe ser aplicado, en las
condiciones y plazos definidos en esa Resolución, por las empresas que cumplan las condiciones
establecidas en el artículo 2 de la misma, así:
Que tengan valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores (RNVE).
Que hagan parte de un grupo económico cuya matriz tenga valores inscritos en el Registro
Nacional de Valores y Emisores (RNVE).
Que sea una sociedad fiduciaria.
Que corresponda a negocios fiduciarios cuyo fideicomitente, sea una empresa pública que
cumpla las condiciones establecidas en los literales a) o b) precedentes.
Que corresponda a negocios fiduciarios cuyos títulos estén inscritos en el Registro
Nacional de Valores y Emisores (RNVE), y su fideicomitente sea directa o indirectamente
una o más empresas públicas.
El modelo de contabilidad definido obedece a la existencia de empresas de propiedad
estatal que acceden al mercado bursátil con la colocación de valores, o que captan o administran
recursos del público; que incursionan crecientemente como inversionistas en mercados
globalizados a través de la adquisición de empresas o de la participación en filiales; y que
compiten con empresas del sector privado nacionales o internacionales en condiciones de
mercado.
5.1.2. Verificación de la clasificación del nuevo marco normativo aplicado a la entidad.
Con base en la información consultada para la síntesis de los modelos expedidos por la
Contaduría General de la Nación se estableció los siguientes ítems para clasificar La Asociación
de Municipios del Ariari.
33
Tabla 5. Clasificación del marco normativo de La Asociación de Municipios del Ariari
(AMA).
NORMA MODELO CARACTERÍSTICAS SI NO
Resolución
743 de 2013
Empresas
emiten valores
y captan
ahorro del
público.
Tienes valores inscritos en el Registro
Nacional de Valores y Emisores (RNVE).
x
Hace parte de un grupo económico cuya
matriz tenga valores inscritos en RNVE.
x
Es una sociedades fiduciarias
x
Realizan negocios fiduciarios, siendo su
fideicomiso empresa pública que cumple
con las dos primeras características.
x
Realizan negocios fiduciarios, siendo su
fideicomiso una o más empresas públicas
directas o indirectas, cuyos títulos estos
inscritos en RNVE.
x
Resolución
414 de 2014
Empresas que
No emiten
valores, ni
captan ahorro
del público.
Emiten valores
x
Capta o administran dinero del público.
x
Realiza actividades industriales,
comerciales y de prestación de servicios en
condiciones de mercado.
x
Se financia de la venta de bienes o
prestación de servicios.
x
34
Resolución
533 de 2015
Entidades de
Gobierno
Producen bienes o prestan servicio en forma
gratuita.
x
Producen bienes o prestan servicio a precios
de no mercado.
x
Producen bienes o prestan servicio a precios
económicamente no significativos.
x
Se financia por impuestos o transferencias. x
FUENTE: Autores
De acuerdo con la información suministrada por la Contaduría General De La Nación y la
clasificación de la tabla anterior, La Asociación de Municipios del Ariari AMA, se encuentra
reglamentada bajo el nuevo marco normativo contemplado en la resolución 533 de 2015.
5.1.3. Sinopsis y analice de la información de todos los procesos de la organización.
Para el desarrollo de la investigación pertinente a La Asociación De Municipio Del Ariari,
se procedió a solicitar información de la entidad como manuales, procesos, procedimientos,
estados financieros, políticas de contables y operacionales, así como estatutos y documentación
legal de constitución con el fin de adquirir conocimiento de la entidad objeto de estudio.
5.1.3.1. Documentos legales.
En los cuales se establece la organización como Asociación De Municipios Del Ariari
A.M.A. a través de escritura pública N° 417 del 02 de agosto de 1999 , en la notaría única de
San Martín, Meta; reglamentados mediante Estatutos fechados el 13 de julio de 1999, en los
cuales se estipula que la organización es una entidad de gobierno porque “las asociaciones de los
municipios son entidades administrativas de derecho público, con personería jurídica y
35
patrimonio propio e independiente de los entes que la conforman” (Estatutos AMA, 1999, pág.
1)
5.1.3.2. Manuales Institucionales.
Para la fecha de estudio la entidad solo cuenta con dos manuales, el de contratación y el de
supervisión.
El de contratación: Guía a los encargados para realizar los procesos de pre-contratación y
contratación orientados en leyes como la 80 de 1993, la 731 de 2002, la 1150 de 2007, 1437 de
2011, 1474 de 2011 y 1510 de 2013.
El de supervisión: establece las pautas, criterios, trámites y procedimientos que debe
realizar el supervisor o interventor para cada uno de los contratos o convenios que realiza la
entidad para desarrollar su objeto social, basados en las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, 1174 de
2011, 1474 de 2011, logrando así proteger la moralidad administrativa, prever la ocurrencia de
corrupción y transparencia de la actividad contractual.
5.1.3.3. Procesos y procedimientos existentes.
Al solicitar esta información se reveló que La Asociación de Municipios del Ariari no
tiene ningún procedimiento documentado , en la actualidad están en procesos de creación de
cada uno de estos para las diferentes dependencias de la entidad; para los procesos se presenta la
misma problemática sin embargo si se tiene ya identificado los procesos como :
Proceso direccionamiento estratégico: proceso estratégico; integrado por la Asamblea
General, Junta Administradora y Dirección ejecutiva
Proceso de planeación estratégica: proceso misional; área de planeación.
Proceso gestión jurídica: proceso de apoyo; área jurídica y contratación
Proceso gestión financiera: proceso de apoyo; conformado por las áreas de tesorería y
contabilidad
36
Proceso evaluación y seguimiento: proceso de evaluación; integrado por el área de control
interno y el revisor fiscal.
De los anteriores mencionados solo gestión financiera tiene documentado la
caracterización del proceso.
5.1.3.4. Políticas contables y operacionales.
La información suministrada respecto a las políticas de la organización está hasta ahora en
creación. Debido a que La Asociación de Municipios del Ariari se regía bajo la resolución 3456
del 2016 donde se estipulaban políticas generales a todas las entidades estatales, pero con el
auge de globalización de la contabilidad a partir de la ley 1314 del 2009, esta asociación debe
adoptar el nuevo marco normativo de contabilidad pública estipulado por la contaduría general
de nación, para lo cual tiene un periodo de preparación obligatoria del 1 de enero de 2017 al 31
de diciembre de 2017.
5.1.3.5. Los Estados financieros.
La entidad nos presentó los estados financieros: Balance General, Estado de Resultados,
Estado de Flujo de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio y Notas de Contabilidad, al 31
de diciembre de 2016, presentados de acuerdo a la normatividad vigente, resolución 356 de
2007.Los cuales revelan que la entidad se sustenta con los recaudos de las cuotas de
sostenimiento y de los capitales recaudados de los convenios, entre otros, estos se encuentran
consignados en las cuentas corrientes y de ahorro de la entidad de los diferentes bancos.
En cuanto a sus deudores: encontramos las cuentas por cobrar a los municipios asociados
por concepto de cuotas de sostenimiento y anticipos de contratos.
Se pudo observar que sus pocos activos fijos son utilizados en la labor social como la
implementación y ejecución de los proyectos para los diferentes municipios asociados, así como
que sus utilidades son reinvertidas en su labor social, cumpliendo con lo estipulados en sus
estatutos.
37
5.1.4. Análisis administrativo y contable de la entidad con base en la información
suministrada por sus integrantes.
Con base en la información suministrada por los integrantes de la entidad, se determinó
que la asociación presenta varias falencias a nivel administrativo , evidenciado por la ausencia
de los manuales de funciones, de operación, así como las inconclusas políticas contable y las no
existentes a nivel operacional, aunque observamos que el equipo de trabajo está conformado por
personal idóneo tanto en capacitación como en entrega al trabajo en equipo , se presume que la
falencia en el desarrollo de unas mejores prácticas laborales se debe precisamente a la ausencia
de los procedimientos anteriormente expuestos.
En cuanto a nivel contable la entidad dispone del sistema de información contable y
gerencial GBS integrado por los módulos de contabilidad oficial, presupuesto oficial (ingresos,
gastos e inversiones), tesorería (recaudo, pagos, bancos, efectivo), administrador del sistema
(definición de usuarios, perfiles, autorizaciones, copias de seguridad, mantenimiento de la base
de datos), y rendición de cuentas GBS (DIAN, CGN, CGR, SCHIP, Entidades de Control), el
cual ha sido de gran utilidad para la asociación.
5.1.5. Procesos de Control Interno Contable de la organización.
Para la debida identificación de los procedimiento de control interno contable de la entidad
se indago con la encargada del control interno de la asociación , la profesional Sandra Viviana
Urueña , la cual corroboro la información suministrada por la encargada del área contable al
indicar que efectivamente la asociación no tiene documentado en ningún manual, los
procedimientos a seguir para autoevaluar el control interno contable de la entidad , sin embargo
el área de control ha tomado como base de valoración el formato de evaluación establecido en el
aplicativo CHIP de la Contaduría General de la Nación ; en cual en el informe pormenorizado de
noviembre de 2016 a febrero de 2017 obtuvo una calificación de 4,35 en un rango de 0 al 5 ,
establecido así:
38
Tabla 6. Evaluación de control interno contable de la entidad a febrero de 2017.
Evaluación del control interno contable
Etapa / Unidad Calificación por Etapa / Unidad
Etapa de reconocimiento 4,78
Etapa de revelación 4,42
Otros elementos de control 3,87
Calificación del sistema 4,35
Fuente: Informe pormenorizado de control interno de AMA
5.1.6. Diagnóstico del estado actual del control interno contable de la entidad.
Como se pudo evidenciar en la investigación La Asociación de Municipios del Ariari, no
cuenta con un organizado y documentado procedimiento de control interno contable, lo que hace
complicado evaluar con plena claridad su eficiencia. Aunque el área se seguimiento y control ya
está haciendo laborales para las mejoras del control interno en general, este proceso esta hasta
ahora en sus inicios, es así como se precisa de manera urgente una guía que se adapte al nuevo
marco normativo y que sea eficiente para lograr un adecuado seguimiento de control a toda la
información contable de la entidad
En consecuencia se realiza un análisis para establecer la facilidad de la entidad en la
implementación de las modificaciones requeridas para el logro del objetivo de la presente
pasantía, expresado a través de una matriz DOFA.
39
Tabla 7. Matriz DOFA de La Asociación de Municipios del Ariari
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
1. la entidad carece de la mayoría de los manuales, lo
que permite un alto riesgo en cada uno de sus
procesos, entre ellos el contable.
2. No existen políticas de operación, que direccionen a
los empleados en los procedimientos contables de la
entidad...
3. Las políticas contables no se registran en su
totalidad.
4. Falta de conocimiento por parte de los órganos
directivos sobre los nuevos estatutos.
5. Desconocimiento por parte del personal de entidad
en cuanto a los procesos y procedimientos a realizar en
sus funciones.
1. La asociación tendrá un
tiempo extra para la
implementación, cuyo plazo se
extiende hasta 31 de diciembre
de 2017, según el art. 1 y 4 de
la resolución 693 de 2016.
2. Se tiene un presupuesto para
la contratación de personal para
el diseño de manuales de la
entidad
FORTALEZAS AMENAZAS
1. Está bajo los lineamientos, modelos, estándares
direccionados por la contaduría general de la nación.
2. Personal competente y con conocimiento de cada
cargo, que puede colaborar en la generación de las
necesidades de mejora para su respectiva área.
3. Excelente sistema contable.
1. Inadecuada interpretación del
marco normativo.
2. Poco tiempo para los
vencimientos de plazos.
3. Riesgos inherentes al proceso
contable.
Fuente: Autores
5.2. Desarrollo segunda fase
5.2.1. Identificar las etapas del proceso contable.
Como se evidencio en la búsqueda de información general de la asociación, esta entidad
presenta falencias en cuanto la documentación de sus procesos y procedimiento, sin embargo la
40
administración en cabeza de dirección está realizando avances en la solución a este problema,
como primer paso ya se inició la identificación del área financiera con su caracterización del
proceso, guiados por modelos emitidos por el departamento administrativo de la función pública,
DAFP. Entre las cuales se registran los siguientes documentos: tabla de caracterización del
proceso de evaluación y seguimiento y manual caracterización de proceso de gestión financiera.
Como tal, el objetivo de la tabla de caracterización, consiste en realizar un seguimiento a
los procesos y delimitar algunos procedimientos del área financiera, estructurados en cuatro
fases: planear, hacer, verificar y actuar. De esta manera involucra las siguientes dependencias:
presupuesto, tesorería y contabilidad.
En la siguiente caracterización se integran las etapas del proceso contable general como:
Reconocimiento: en esta etapa se identifica, clasifica, mide inicialmente y registra la
información contable de la asociación.
Medición posterior: contempla las siguientes subetapas: valuación y registro de ajuste
contables. En las cuales se compara mediante la verificación de la información registrada
por la entidad.
Revelación: culminados y registrados en su totalidad los hechos llevados a cabo durante el
proceso contable, se procede a emitir los estados financieros con sus respectivas notas de
contabilidad de acuerdo a lo reglamentado en el nuevo marco normativo de contabilidad
pública.
A continuación se relaciona la caracterización financiera de la entidad
41
F
igu
ra 0
2 C
ara
cter
iza
ción
de
pro
ceso
de
Ges
tió
n f
inan
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a.
Fuen
te:
AM
A.
42
5.2.2. Inspección del proceso contable en base al módulo de control de planeación y
gestión del Modelo Estándar de Control Interno (MECI).
5.2.2.1 Componente desarrollo talento humano.
Este componente procura establecer conciencia en todos los miembros de la entidad sobre
la importancia del control, a través de la generación, mantenimiento y mejora continua de un
entorno favorable que permita la aplicación de los principios del Modelo Estándar de Control
Interno.
5.2.2.1.1. Acuerdos, compromisos y protocolos éticos.
Como se estableció en la indagación de la información de la entidad, esta no cuenta con un
manual de ética, ni principios y valores de la organización, por ello para la construcción de un
mejor control, los funcionarios que posean algún contacto con información financiera o contable
deberán regirse bajo los principio del control interno estipulados en el artículo 1º de la Ley 87
de 2003, los cuales son:
Igualdad: Todas las actividades del control interno deben estar dirigidas a satisfacer el
interés general de los usuarios de la información, sin privilegiar a determinado grupo.
Moralidad: Todas las actividades realizadas en las entidad deben desarrollarse a través de
la una ética que certifique la transparencia de la administración y todos sus procesos.
Eficiencia: Los funcionarios de la entidad gestionaran la mejor utilización posible de los
recursos disponibles para el cumplimiento de sus objetivos.
Economía: Todos los miembros deben procurar orientar la entidad hacia políticas de sana
austeridad y mesura en el gasto, esperando llegar a un equilibrio ideal para la organización.
Imparcialidad: el personal debe velar por que las diferentes actividades se realicen
imparcialmente, alejando los criterios de discriminación o desigualdad de oportunidades
frente a los clientes internos y externos.
Publicidad: Los planes y resultado de la administración deben ser comunicados a clientes
internos y externos, para que puedan evaluar la calidad de gestión, a partir del
conocimiento pleno, oportuno, real y preciso de sus actuaciones.
43
Principio de costos ambientales: Es obligación de todo el personal, proteger el medio
ambiente y los recursos naturales, garantizando que la comunidad pueda disfrutar de un
ambiente sano en su área laboral.
5.2.2.1.2. Desarrollo del talento humano.
Para el desarrollo humano del personal involucrado con el área contable y en general, no
se encontró un manual de funciones y competencias que pudiera servir como base para evaluar
el desempeño de cada uno de ellos, así mismo no se logró identificar elementos claves como:
Plan institucional de capacitación.
Plan de incentivos.
Programa de inducción y/o reinducción.
Programa de bienestar.
Los anteriores mecanismos son una guía para una autoevaluación organizacional exitosa,
así como el fortalecimiento del elemento humano que se ve reflejado en los procesos de la
entidad.
5.2.2.2. Componente de direccionamiento estratégico.
El direccionamiento estratégico concreta los lineamientos organizacionales que debe
seguir la entidad para alcanzar los objetivos institucionales, los cuales requieren controles
periódicos que permitan ajustar los cambios del entorno y del desarrollo de la entidad, a través
de:
5.2.2.2.1. Planes, programas, proyectos.
En La Asociación de Municipios del Ariari al momento de estudio no se logró hallar un
documento que expresara las políticas de desarrollo de la entidad, base para elaborar los planes
de mejoramiento de la gestión organizacional que logren cumplir con las metas institucionales,
metas que tampoco se encuentran documentas.
En cuanto a la misión y visión institucional se encuentran documentadas en los estatutos
de la entidad, sin embargo se evidencio un bajo conocimiento de esto, reflejando un fallo en los
44
mecanismos de difusión; en cuanto a sus objetivos, estos no se evidenciaron en ningún
documento entregado para el estudio, lo que no permite una adecuada elaboración de planes,
programas y proyectos orientados a cumplimientos de estos.
5.2.2.2.2. Modelo de operaciones por procesos.
Basados en la Ley 87 de 2003 un modelo de operaciones se origina a partir de la
identificación y gestión de la manera más eficaz, de todas aquellas actividades que tengan una
relación entre sí y las cuales constituyen la red de procesos para la organización.
La gestión de los procesos de La Asociación de Municipios del Ariari, esta hasta ahora en
sus inicios, el área de gestión financiera es la primera en tener la caracterización del mismo,
como se ve reflejado en la figura 2, sin embargo este proceso aún no cuenta con los
procedimientos que lo evidencien, ya que no se cuenta con especificaciones, ordenamiento y
relaciones de tareas requeridas para cumplir con las actividades descritas en el proceso.
5.2.2.2.3. Estructura Organizacional.
En La Asociación de Municipios del Ariari se encontró un esquema que configura integral
y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad sin
embargo el organigrama de la figura 1. No coincide con lo estipulado en los estatutos de la
entidad.
5.2.2.2.4. Indicadores de Gestión.
En el estudio del caso se revelo la ausencia de los mecanismos que permiten controlar el
comportamiento de factores en la ejecución de los planes, programas, proyectos y de los
procesos de la entidad.
Se precisa que la entidad cree las variables cuantitativas y /o cualitativas para la medición
de las situaciones y disposiciones de cambio que la entidad genere en la obtención de sus
objetivos o metas institucionales.
45
5.2.2.2.5. Políticas de Operación.
Como se comprobó en la búsqueda de información de la entidad, las políticas de operación
no se encuentran aún establecidas, por consiguiente en el producto a entregar del presente
trabajo se determinara algunas políticas de operación fundamentales para un adecuado proceso
de control interno contable de La Asociación de Municipios del Ariari.
5.2.2.3 Componente de administración de riesgo.
Una adecuada administración del riesgo de la entidad permite la identificación, evaluación
y gestión de los acontecimientos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar
y/o impedir el logro de sus metas u objetivos institucionales; administración que no se puede
llevar a cabalidad ya que La Asociación de Municipios del Ariari no tiene establecidos algunos
elementos vitales como lo son una eficiente planeación ( le hace falta metas u objetivos
específicos, la mayoría de sus procedimientos ) sin las cuales se hace complicado el
fortalecimiento de control interno contable de la entidad.
5.2.2.3.1. Política de administración de Riesgo.
Al momento de estudio La Asociación de Municipios del Ariari no cuenta con una política
documentada para la administración del riesgo existente , el equipo de trabajo de esta pasantía
esbozará en este informe una posible política de riesgos , permitiendo identificar las opciones
para tratar y manejar los riesgos basados en la valoración de los mismos, logrando así una toma
de decisiones adecuadas y determinar los lineamientos, que van a señalar la posición de la
dirección y a establecer las gestiones necesarias a todos los miembros de la entidad.
5.2.2.3.2. Identificación, análisis y valoración del riesgo.
Para lograr una adecuada identificación de riesgos, análisis y valoración en el área contable de
La Asociación de Municipios de Ariari, plantearemos los criterios de la identificación de
factores de riesgo de la resolución 193 de 2016, a través de una mapa de riesgo para el Marco
Normativo , las etapas del proceso contable, rendición de cuentas y la gestión del riesgo en la
46
entidad, para la comprensión de este análisis se presentan los siguientes medidas que podrán ser
guía para la elaboración de una Política de administración del riesgo.
Tabla 8. Criterios para la clasificación del riesgo.
CRITERIOS PARA LA CLASIFICACION DEL RIESGO
RIESGO DEFINICION
Financiero Son todos aquellos afectan los estados financieros, operaciones de tesorería,
ejecución presupuestal, manejo de recursos.
Operativo Son todos aquellos originados por las fallas en los procesos, comunicación entre
las áreas o departamentos y sistemas de información.
Estratégico Son todos aquellos que intervienen en la administración de la entidad, como el
cumplimiento de misión, objetiva y política.
Fuente: Autores
Tabla 9. Criterios de probabilidad del riesgo.
CRITERIOS DE PROBABILIDAD DEL RIESGO
VALOR PROBABILIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA
1 Baja El evento puede ocurrir solo en
circunstancias poco comunes.
Al menos una vez en
el año.
2 Media El evento podrá ocurrir en algún
momento.
Al menos una vez
cada trimestre.
3 Alta El evento existe de forma
permanente.
Se presenta en el
último año.
Fuente: Autores
47
Tabla 10. Criterios de impacto del riesgo.
CRITERIOS DE IMPACTO DEL RIESGO
NIVEL
IMPACTO IMPACTO CUANTITATIVO IMPACTO CUALITATIVO
Catastrófico Impacto que afecte la ejecución
presupuestal en un valor <=20%.
Pago de indemnizaciones a
terceros por acciones legales o
sanciones económicas por
incumpliendo en la normatividad
aplicable ante un ente regulador
que pueden afectar el presupuesto
total de la entidad en un valor
<=20%
Sanción por parte del ente de control u
otro ente regulador.
Perdida de información crítica que
puede ser recuperada de forma parcial o
incompleta.
Incumplimiento en las metas y objetivos
institucionales afectando el
cumplimiento en las metas de gobierno.
Imagen institucional afectada orden
nacional por retrasos en la prestación de
servicios a los usuarios o ciudadanos.
Moderado Impacto que afecte la ejecución
presupuestal en un valor <=5%.
Pago de indemnizaciones a
terceros por acciones legales o
sanciones económicas por
incumpliendo en la normatividad
aplicable ante un ente regulador
que pueden afectar el presupuesto
total de la entidad en un valor
<=5%
Interrupción de las operaciones de la
entidad por algunas horas.
Reclamaciones o quejas de los usuarios
que podrían implicar una denuncia ante
los entes reguladores o una demanda de
largo alcance para la entidad
Retrocesos de actividades y aumento de
carga operativa...
Imagen institucional afectada orden
regional por retrasos en la prestación de
servicios a los usuarios o ciudadanos.
Investigaciones penales, fiscales, o
disciplinarias.
48
Fuente: Adaptación MECI 2016 Función Publica
Criterios para la evaluación y opciones de manejo del riesgo.
Para realizar la Evaluación del Riesgo se debe tener en cuenta la matriz, en donde
encontraremos la descripción de la evaluación con su respectivo valor, así como la opción de
manejo para el riesgo en cada posición de la matriz, para cuya interpretación se tomó como base
las siguientes opciones las cuales se pueden implementar en conjunto o en forma independiente.
Evitar el riesgo: Implementar mecanismos para prevenir su materialización como
mejoramiento, rediseño o eliminación de los controles de prevención.
Reducir el riesgo: Se implementa mecanismos para disminuir la probabilidad y el impacto
a través de la optimización de los procedimientos y la implementación de controles de
protección.
Compartir o Transferir el riesgo: Es reducir el efecto a través del traspaso de las pérdidas a
otras organizaciones, por medio de pólizas de seguro u otras opciones que estén disponibles.
Asumir el riesgo: Es el riesgo de poca pérdida que se mantiene, el cual puede ser aceptado
por la entidad, tomando medidas de contingencias para su manejo.
Leve Impacto que afecte la ejecución
presupuestal en un valor <1%.
Pago de indemnizaciones a
terceros por acciones legales o
sanciones económicas por
incumpliendo en la normatividad
aplicable ante un ente regulador
que pueden afectar el presupuesto
total de la entidad en un valor <
1%
Reclamaciones o quejas de los usuarios
que implican investigación internas
disciplinarias.
Imagen institucional afectada
localmente por retrasos en la prestación
de servicios a los usuarios o ciudadanos.
49
Figura 3. Matriz de Riesgo.
Fuente: Adaptación MECI 2016 Función Publica
3 15 Moderado 30 Importante 60 Inaceptable
Alta
2 10 Tolerable 20 Moderado 40 Importante
Media
1 5 Aceptable 10 Tolerable 20 Moderado
Baja
ZONA DE RIESGO ALTA
ZONA DE RIESGO MODERADA
ZONA DE RIESGO BAJA
IMPACTO
Leve Moderado Catastrofico
5 10 20
MATRIZ DE EVALUACION DE RIESGO
Asumir el riesgo
Reducir,
Compartir o
transferir el
riesgo
Evitar, Compartir o
transferir el riesgo
PR
OB
AB
ILID
AD
DE
OC
UR
RE
NC
IA
Reducir,
Asumirlo,
Compartir o
transferir el
riesgo
Evitar riesgo
Reducir, Evitar,
Compartir o
transferir el
riesgo
Reducir, Evitar,
Compartir o
transferir el riesgo
Reducir, Evitar,
Compartir o
transferir el
riesgo
Reducir, Evitar,
Compartir o
transferir el riesgo
50
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5.2.3. Examinar el proceso contable en base al módulo de control de Evaluación y
seguimiento del Modelo Estándar de Control Interno (MECI).
En el estudio de información de La Asociación de Municipios de Ariari se encontró que
el área de control interno realiza la evaluación anual solicitada por la Contaduría General de
Nación según datos descritos anteriormente, sin embargo procedimientos como la
autoevaluación, auditorías internas y planes de mejoramiento no se encuentran documentadas
por parte de la entidad.
Estos componentes certifican que el sistema de control interno de la entidad realiza sus
propias verificación y evaluación, permitiendo a los miembros de autoridad realizar acciones
oportunas de prevención, corrección y de mejoramiento a la gestión de la entidad.
“La Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces es la
responsable de realizar la Evaluación del Sistema de Control Interno a través de su rol de
evaluador independiente (Decreto 1537 de 2001)”, sin embargo en La Asociación de Municipios
del Ariari hasta ahora se están creando estos mecanismos.
5.2.4. Examinar el proceso contable en base al eje transversal información y
comunicación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI).
Establecer los procedimientos, que garanticen la generación y registro de información
oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la misión y la
rendición de cuentas a la comunidad; y los mecanismos apropiados para su adecuada
comunicación. Diseñar los procedimientos que permitan llevar a cabo una efectiva comunicación
interna y externa, a fin de dar a conocer la información que genera la organización pública de
manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y
convenientemente.
61
5.3. Desarrollo tercera fase
5.3.1. Elaboración manual de control interno contable para la entidad.
Con el fin de dar cumplimiento al objetivo de la presenta pasantía se estipula de acuerdo a
la información brindada por la entidad los siguiente parámetros para la elaboración del Manual
de Control Interno Contable de La Asociación de Municipios de Ariari
La Asociación de Municipios del Ariari gestionará las actividades administrativas
necesarias para garantizar la producción de información contable y financiera con las
características fundamentales y de mejora a la que se refiere el marco conceptual de la
resolución 533 de 2015. Por consiguiente el área de contabilidad y control interno deberá como
mínimo observar y evaluar, los siguientes elementos:
5.3.1.1. Control de elementos del marco normativo
La Asociación de Municipios del Ariari certificara anualmente que sus elementos del
marco normativo aplicable a la entidad se encuentra actualizada y conforme a los requerimientos
de la organización.
Por consiguiente los primeros 30 días del mes de Enero de cada año, el área contable
realizara una inspección a las políticas contables y operacionales de la asociación, que se
relacionaran en el Control de elementos del marco normativo el cual estará firmado por el
contador y Revisor fiscal de la entidad.
5.3.1.2 .Depuración contable permanente
La Asociación de Municipios del Ariari garantizara la depuración de cifras y datos
reflejados en los estados financieros , informes y reportes contables con el propósito que estos
cumplan con la característica de relevancia, representación fiel, verificabilidad, oportunidad,
comprensibilidad y comparabilidad que hace referencia de marco conceptual de la resolución
533 de 2015.
62
Lo anterior será realizado a través de los funcionarios del área de contabilidad, quienes
efectuarán recomendaciones de mejora de las situaciones que estén afectando las características
fundamentales de la información contable de la entidad; las situaciones a controlar serán:
Todos los registros de los valores que pertenezcan a bienes, derechos y obligación para la
entidad , estén registrados como se ha estipulado en la política contable de inventarios,
propiedad planta y equipo ,propiedad de inversión , bienes de uso público , históricos y
culturales ;inversiones de administración de liquidez en entidades en liquidación, cuentas
por cobrar ,préstamos por cobrar , inversiones en controladas o asociadas ;emisión en título
de deuda , cuentas y préstamos por pagar, beneficios a los empleados y provisiones.
Derechos y obligaciones existentes a los cuales no se puede realizar su cobro o pago,
porque aplican una causal que ampara su terminación.
Derechos y obligaciones que no poseen documentos de soporte idóneos, que sirvan de base
para requerir la realización de su cobro o pago.
Derechos y obligaciones que a pesar que existan, no es posible realizarlo mediante la
jurisdicción coactiva.
Valores respecto de los cuales no haya sido posible su imputación a alguna persona por la
pérdida de los bienes o derechos que representan.
Los funcionarios del área de contabilidad realizaran la revisión de las anteriores
situaciones cada tres (3) meses, revelando sus hallazgos en la Depuración contable permanente,
con el fin de tener un registro para el seguimiento de las mejoras en la información contable, este
documentos deberá estar firmado por el Contador y Revisor fiscal, con el visto bueno del jefe de
Control de interno, el cual lo presenta la junta directiva de la entidad.
La Asociación de Municipios del Ariari establece que la Contadora es la responsable de
revisar los valores de los inventarios, saldos de derechos y obligaciones de la entidad, así como
de aprobar los registros contables a realizar como resultado del proceso de depuración, los
documentos soportes y montos a depurar.
63
5.3.1.3. Política Operacionales
En procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible, se establecen
las siguientes políticas operacionales para lograr un adecuada autoevaluación del control
contable en La Asociación de Municipios del Ariari.
Las dependencias Jurídicas, Direccionamiento estratégico y Planeación deberán informar
todos los hechos económicos (contratos, convenios, demandas, actas, circulares,
resoluciones, etc.) realizados en sus correspondientes áreas al departamento de
contabilidad, esta información será suministrada en los primeros tres días posteriores al
mes a reportar, Informe de hechos económicos.
El área de tesorería maneja una caja menor con cupo de $ 500.000, 00 pesos moneda
corriente, se deberá hacer por parte de un integrante del área de control interno un arqueo
de caja el último día hábil de cada mes, soportado en el Arqueo de caja menor, el cual será
reportado al área contable a más tardar los tres días siguientes a su realización en el
informe de hechos económicos de la entidad.
La Asociación de Municipios del Ariari aplicara un cronograma para todas las
presentaciones de información financiera, reportes e informes a terceros, quedando
consignada en el Cronograma de presentación de información de reportes e informes a
terceros.
Para entablar una correcta causación de todos los compromisos actualizados con los
diferentes clientes y proveedores de la entidad, La Asociación de Municipios de Ariari
recibirá facturas, cuentas por pagar y otros documentos de obligación hasta los días 27 de
cada mes en curso.
En busca de un fortalecimiento en el área contable se estable un régimen de capacitación
de al menos una vez cada semestre para cada uno de los miembro involucrados en el
proceso de gestión financiera. quedando consignada dicha capacitación en la Capacitación
personal proceso financiero
64
5.3.1.4. Política Contable General.
En procura de lograr una información confiable, relevante y comprensible, se sintetizan
las políticas contable establecidas en La Asociación de Municipios del Ariari.
El proceso de control interno contable en concordancia con la resolución 533 de 2015
como nuevo marco normativo de contabilidad pública aplicado para asociación de municipios
del Ariari, se regirá bajos las siguientes síntesis de las políticas contables por rubro:
5.3.1.4.1. Propiedad planta y equipo.
El Método de depreciación utilizado es el de línea recta
Anualmente se revisara la vida útil, el valor residual y la depreciación del bien. Sin
embargo cada vez que exista un cambio significativo de los bienes se ajustara “para
reflejar el nuevo patrón de consumo de los beneficios económicos futuros o del potencial
del servicio” En caso de que se realicen adiciones y mejoras a los bienes o que al revisar
Para determinar el deterior de una propiedad planta u equipo la asocian de municipio del
Ariari aplicara lo señalado en la Norma de Deterioro del valor de la Activos Generadores
de Efectivo o en la Norma del Valor de los Activos No Generadores de Efectivo
La depreciación se registra como un gasto del periodo, a menos que deba incluirse en los
libros de otros activos de acuerdo con la norma de inventarios o la norma de activos
intangibles
Los bienes recibidos para el uso permanente sin contraprestación se registrarán de
conformidad con lo establecido en la norma de ingresos de transacciones sin
contraprestación, el documento soporte idóneo para el registro corresponderá al acto
administrativo que se expida para estos fines
Los bienes recibidos que se reciban en permutas se registraran por su valor de mercado, si
no fuese posible identificarlo se registrar por el valor de mercado de los activos
entregados, en ausencia de ambos por el valor de libros de los activos entregados
El control administrativo de los bienes, se realiza a través del software GBS y el área
contable es la responsable de mantenerlos actualizados.
65
Con la aprobación del contador y el representante legal de La Asociación de Municipios
del Ariari se podrá hacer el retiro de bienes o sus componentes inservibles, destruidos
total o parcialmente.
5.3.1.4.2. Avances y anticipos.
El Contrato, el informe, y documentos legales como (RUT, cámara de comercio, pago de
seguridad social, pólizas y plan de inversión del anticipo.) hacen parte de los Documento
soporte apto para la entrega de los recursos y para efectos del registro contable.
Para la legalización de un anticipo se revisara la información con el área encargada de la
supervisión o interventoría de los contratos a pagar con el fin de establecer el grado de
avance, entregas parciales y finales de los bienes o servicios.
Los funcionarios de las áreas donde se adelanten los servicios, las obras o la entrega de
bienes son responsables de informar de su aceptación.
La factura, cuenta de cobro y/o el informe de recepción es el documento soporte de las
entregas parciales y finales para el caso de los bienes y los servicios recibidos.
Para todos los anticipos y pagos por anticipado los beneficiarios deben presentar una
póliza de cumplimiento y de manejo adecuado de los recursos que se le entregan.
5.3.1.4.3. Deudores.
La Asociación de Municipios del Ariari presenta los siguiente deudores: alcaldías con
cuentas por cobrar provenientes de los no pagos de cuotas de sostenimiento de la entidad,
funcionarios con cuentas por cobrar resultantes a su retiro y por fallos definitivos en
procesos judiciales que decretan un derecho cierto a favor de la entidad.
El área de contabilidad retirara de los libros las deudas en caso de que ya no sea posible
ejercer el derecho.
La prescripción de los derechos será revisada de forma mensual por el área contable en
compañía con el área jurídica.
Los documentos soportes para el registro de los procesos judiciales a favor de la entidad,
son los fallos en firme respectivos.
El Área Jurídica es la encargada de las actividades correspondientes para ejercer el cobro.
66
5.3.1.4.4. Litigios y demandas.
El área contable solicitara en los últimos dos días hábiles de cada mes la información al
área jurídica sobre el estado de los procesos a favor y en contra, y detallaran su valoración en
Litigios y demandas, con el fin de tener un registro para el seguimiento de las mejoras en la
información y modificaciones de los registros de las obligaciones y/o derechos que posee la
entidad. Este formato deberá ir firmado por el contador público y el personal encargado del área
jurídica.
El contador público será quien apruebe las modificaciones en los registros contables que
surjan a partir de la revisión de los litigios y demandas.
5.3.1.4.5. Acreedores.
La Asociación de Municipios del Ariari realizara el registro contable de las deudas por
adquisición de bienes y servicios teniendo como documento soporte los contratos y
facturas correspondientes de cada obligación.
El área contable realizara las retenciones en la fuente de acuerdo con las normas
tributarias vigentes y están se consignaran en las fechas de vencimiento.
Todas las prestaciones sociales se registran en provisiones mensuales y al finalizar el
periodo contable se hace el registro del pasivo real.
Los arredramientos deberán estar soportados por sus respectivos contratos para registrar la
obligación y realizar sus pagos en fechas estipulas.
Los beneficios a los empleados son aquellos de se originan en la obligaciones
consiguientes de la relación laboral con los funcionarios de La Asociación de Municipios
del Ariari y con base en él información derivada se sus respectivos contratos.
5.3.1.4.6. Presupuesto y tesorería.
El responsable de esta área suministrara la información receptiva a la Contraloría General
y la Contaduría General de la Nación así como las demás entidades de control.
67
El tesorero o el que haga sus veces será el responsable de la elaboración del presupuesto
anual de la entidad, el cual se validara con la respectiva autorización del representante
legal de la entidad.
El asistente de tesorería y/o contabilidad o el que haga sus veces realizara conciliaciones
de cuentas de presupuesto con las del área contable mínimo una vez cada tres meses.
5.3.1.4.7. Gastos
Todos los gastos de La Asociación de Municipios del Ariari serán clasificados y
registrados de acuerdo a con su origen administrativo, en otras palabras según su actividad,
y sea de planeación, dirección y apoyo.
Los documentos soportes válidos para el registro de los gastos de la entidad son las
facturas y los contratos para la adquisición de bienes y servicios.
Los registros de depreciación y perdidas por deterioro será soportado por un documento
historial del bien donde se anotara el valor calculado por el software contable.
5.3.1.5. Prácticas contables
La entidad establece las siguientes prácticas contables:
El proceso contable se realiza bajo los principios y normas establecidos en el marco
normativo de contabilidad pública de la resolución 533 de 2015 de la Contaduría General
de la Nación.
Todas las operaciones y hechos financieros, económicos y sociales se registran de forma
oportuna en la contabilidad.
El método de depreciaciones es línea recta y se deben hacer el registro de esta de forma
mensual.
La redacción de los informes contables, así como el análisis e interpretación de los estados
contables es responsabilidad única del contador de la entidad.
Las notas anuales a los estados financieros de la entidad las proyecta el contador, y
examinados por el Revisor fiscal o el que haga sus veces.
68
El tiempo de respuesta al requerimiento formulado por la contaduría general de la nación
CGN y por la contraloría general de la república CGR no podrán exceder las cuarenta y
ocho (48) horas.
El informe de Medios Magnéticos o Información Exógena debe ser elaborado y presentado
ante la DIAN por el área de contabilidad.
Los control internos contable se realizan por periodos trimestrales, reportado los hallazgos
y evoluciones a representante legal de la entidad.
El área de tesorería será el responsable de elaborar los Certificados de Retenciones en la
Fuente practicadas en al año anterior los cuales serán, entregados al beneficiario, previa
revisión y aprobación del área de Contabilidad.
Se determinaron fechas de cierre mensuales definidas en un cronograma que se comunica a
todas las áreas de la entidad, para cumplir con las fechas establecidas para los reportes a la
Contaduría General de la Nación y demás entidades a reportar.
5.3.1.5.1. Registro de la totalidad de las operaciones
El área de contabilidad garantiza que la totalidad de las operaciones realizadas en La
Asociación de Municipios del Ariari son vinculadas al proceso contable .en concordancia cada
una de las áreas generadoras de información tiene procedimientos de seguimiento y conciliación
establecidos para revisar cada mes el registro de la totalidad de las operaciones.
5.3.1.5.2. Individualización de bienes, derechos y obligaciones
Los bienes, derechos y obligaciones de La Asociación de Municipios del Ariari se
identifican de manera individual, por el área contable y en el software contable GBS de la
entidad.
5.3.1.5.3. Actualización de los valores
La Asociación de Municipios del Ariari deberá permanecer registrados en la contabilidad
todos los bienes, obligaciones y derechos a valores actualizados.
69
5.3.1.5.4. Soportes documentales
La Asociación de Municipios del Ariari respaldara todas sus operaciones ejecutadas a
través de documentos idóneos, los cuales serán archivados de forma mensual junto con sus
respectivos soportes de registro contable en medios físicos y magnéticos, de tal manera que esta
información sea apta de comparación y verificación de forma aleatoria y exhaustiva. La
responsabilidad del archivo de la anterior información estará a cargo del área de contabilidad de
la entidad.
5.3.1.5.5. Conciliaciones de información
El área contable realiza conciliaciones permanentes para contrastar, y ajustar si a ello
hubiere lugar, la información registrada en la contabilidad y los datos que suministrados las
diferentes dependencias involucradas
5.3.1.5.6. Actualización permanente y continuada
Los responsables directos de la identificación, clasificación y registro de los hechos
económicos, financieros, sociales y ambientales que realiza La Asociación de Municipios del
Ariari tienen la formación necesaria, de tal manera que garantizan la debida identificación,
clasificación, medición, registro y ajustes, elaboración, análisis, interpretación y comunicación
de la información.
5.3.1.5.7. Cierre contable
En La Asociación de Municipios del Ariari el área contable es la responsable de realizar
el cierre de la información suministrada por todas las áreas que generan hechos financieros
económicos y sociales, aplicando la norma de cierre contable expedida por la contaduría general
de nación para el periodo contable en curso.
Para el correcto cierre de la información se debe tomar en cuenta:
1) El Cierre de:
Compras
Tesorería y presupuesto
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2) Recibos a satisfacción de:
bienes y servicios
Reconocimiento de derechos
elaboración de inventario de bienes
3) legalización:
cajas menores
viáticos
gastos de viaje
anticipos a contratistas y proveedores
4) Conciliaciones y verificación de operaciones recíprocas
5) Ajustes:
provisiones
depreciaciones,
pérdidas por deterioro,
sentencias
conciliaciones
5.3.1.5. Informe anual de evaluación
La resolución 193 de 2016 establece los parámetros a evaluar del proceso de control
interno contable a corte de 31 de diciembre de cada periodo contable , a través del
diligenciamiento de un cuestionario expuesto más adelante, el cual permite determinar unas
valoraciones cuantitativas y cualitativas.
El cuestionario evalúa cada pregunta verificando su existencia de la cual se desprenderán
otras preguntas para validar su efectividad. Las opciones de calificación son:
71
Tabla 21. Calificación de efectividad y existencia del informe anual de evaluación control
interno.
Fuente: Elaboración propia con base en la resolución 193 de 2016.
Cada criterio evaluado tiene un valor de 1, siendo el 30 % de este valor correspondiente a
la pregunta de la existencia del control (EX) y el 70% faltante a las pregunta de efectividad (EF)
de dicha existencia.
Los rangos de calificación del cuestionario en su totalidad serán de forma cualitativa
proyectando resultados de eficientes, adecuados o deficientes los cuales se determinaran
realizando las divisiones de la sumatoria de todos los puntajes obtenidos entre el total de
criterios (35). El porcentaje obtenido se multiplicara por cinco. Por consiguiente la calificación
obtenida oscila entre 1 y 5 y corresponderá al grado de cumplimiento y efectividad del control
interno contable, así:
Tabla 22. Calificación cualitativa del informe anual de evaluación control interno
RANGOS DE CALIFICACION CALIFICACION
CUALITATIVA
1,0 < CALIFICACION < 3,0 DEFICIENTE
3,0 < CALIFICACION Z 4,0 ADECUADO
4,0 < CALIFICACION < 5,0 EFICIENTE
Fuente: Contaduría general de Nación a través de la resolución 193 de 2016
RESPUESTA VALOR
EXISTENCIA EFECTIVIDAD
SI 0,3 0,7
PARCIALMENTE 0,18 0,42
NO 0,06 0,14
72
El formulario para la evaluación del control interno contable se detallara en las tablas del
Marco de referencia del proceso contable: Rendición de cuentas e información de partes
interesadas y Gestión del riesgo contable.
Tabla 23. Marco de Referencia del Proceso Contable.
MARCO DE REFERENCIA DEL PROCESO CONTABLE
EL
EM
EN
T
OS
D
EL
MA
RC
O
NO
RM
AT
I
VO
PREGUNTA TIPO C
AL
IFIC
A
CIO
N
TO
TA
L
OBSERVACIONES
PO
LÍT
ICA
S C
ON
TA
BL
ES
1 ¿La entidad ha definido las
políticas Contables que debe
aplicar para el reconocimiento,
medición, revelación y
presentación de los hechos
económicos de acuerdo con el
marco normativo que le
corresponde aplicar?
EX
1.1 ¿Se socializan las políticas
con el personal involucrado en el
proceso contable?
EF
1.2 ¿Las políticas establecidas
son aplicadas en el desarrollo
del proceso contable?
EF
1.3 ¿Las políticas contables
responden a la naturaleza y a la EF
73
actividad de la entidad
1.4 ¿Las políticas contables
propenden por la representación
fiel de la información
financiera?
EF
2 ¿Se establecen instrumentos
(planes, procedimientos,
manuales, reglas de negocio,
guías, etc.) para el seguimiento
al cumplimiento de los planes de
mejoramiento derivados de los
hallazgos de auditoría interna o
externa?
EX
2.1 ¿Se socializan estos
instrumentos de seguimiento con
los responsables?
EF
2.2 ¿Se hace seguimiento o
monitoreo a cumplimiento de los
planes de mejoramiento?
EF
3 ¿La entidad cuenta con una
política o instrumento
(procedimiento, manual, regla de
negocio, guía, instructivo, etc.)
tendiente a facilitar el flujo de
información relativo a los
hechos económicos originados
en cualquier dependencia?
EX
3.1 ¿Se socializan estas
herramientas con el personal
involucrado en el proceso?
EF
3.2 ¿Se tienen identificados los EF
74
documentos idóneos mediante
los cuales se informa al área
contable?
3.3 ¿Existen procedimientos
internos documentados que
faciliten la aplicación de la
política?
EF
4 ¿Se ha implementado una
política o instrumento (directriz,
procedimiento, guía o
lineamiento) sobre la
identificación de los bienes
físicos en forma individualizada
dentro del proceso contable de la
entidad?
EX
4.1 ¿Se ha socializado este
Instrumento con el personal
involucrado en el proceso?
EF
4.2 ¿Se verifica la
individualización de los bienes
físicos?
EF
5 ¿Se cuenta con una directriz,
guía o procedimiento para
realizar las conciliaciones de las
partidas más relevantes, a fin de
lograr una adecuada
identificación y medición?
EX
5.1 ¿Se socializan estas
directrices, guías o
procedimientos con el personal
involucrado en el proceso?
EF
75
5.2 ¿Se verifica la aplicación de
estas directrices, guías o
procedimientos?
EF
6 ¿Se cuenta con una directriz,
guía, lineamiento, procedimiento
o instrucción en que se defina la
segregación de funciones
(autorizaciones, registros y
manejos) dentro de los procesos
contables?
EX
6.1 ¿Se socializa esta directriz,
guía, lineamiento, procedimiento
o instrucción con el personal
involucrado en el proceso?
EF
6.2 ¿Se verifica el cumplimiento
de esta Directriz, guía,
lineamiento, procedimiento o
instrucción?
EF
7 ¿Se cuenta con una directriz,
procedimiento, guía, lineamiento
o instrucción para la
presentación oportuna de la
información financiera?
EX
7.1 ¿Se socializa esta directriz,
guía, lineamiento, procedimiento
o instrucción con el personal
involucrado en el proceso?
EF
7.2 ¿Se cumple con la directriz,
guía, lineamiento, procedimiento
o instrucción?
EF
8 ¿Existe un procedimiento para EX
76
llevar a cabo, en forma
adecuada, el cierre integral de la
información producida en las
áreas o dependencias que
generan hechos económicos?
8.1 ¿Se socializa este
procedimiento con el personal
involucrado en el proceso?
EF
8.2 ¿Se cumple con el
procedimiento EF
9 ¿La entidad tiene
implementadas directrices,
procedimientos, guías o
lineamientos para realizar
periódicamente inventarios y
cruces de información, que le
permitan verificar la existencia
de activos y Pasivos?
EX
9.1 ¿Se socializan las directrices,
procedimientos, guías o
lineamientos con el personal
involucrado en el proceso?
EF
9.2 ¿Se cumple con estas
directrices, procedimientos,
guías o lineamientos?
EF
10 ¿Se tienen establecidas
directrices, procedimientos,
instrucciones, o lineamientos
sobre análisis, depuración y
seguimiento de cuentas para el
mejoramiento y sostenibilidad
EX
77
de la calidad de la información?
10.1 ¿Se socializan estas
directrices, procedimientos,
instrucciones, o lineamientos
con el personal involucrado en
el proceso?
EF
10.2 ¿Existen mecanismos para
verificar el cumplimiento de
estas directrices, procedimientos,
instrucciones, o lineamientos?
EF
10.3 ¿El análisis, la depuración y
el seguimiento de cuentas se
realizan permanentemente o por
lo menos periódicamente?
EF
ETAPAS DEL PROCESO CONTABLE
ET
AP
AS
SU
BE
TA
AP
AS
PREGUNTA
TIP
O
CA
LIF
ICA
CIO
N
TO
TA
L
OBSERVACIONES
RE
CO
NO
CIE
MIE
NT
O
ID
EN
TIF
ICA
CIO
N
11 ¿Se evidencia por medio de
flujogramas, u otra técnica o
mecanismo, a forma como
circula la información hacia el
área contable?
EX
11.1 ¿La entidad ha identificado
los proveedores de información
dentro del proceso contable?
EF
11.2 ¿La entidad ha identificado
los receptores de información
dentro del proceso contable?
EF
12 ¿Los derechos y obligaciones EX
78
se encuentran debidamente
individualizados en la
contabilidad, bien sea por el área
contable, o bien por otras
dependencias?
12.1 ¿Los derechos y
obligaciones se miden a partir de
su individualización?
EF
12.2 ¿La baja en cuentas es
factible a partir de la
individualización de los
derechos y obligaciones
EF
13 ¿Para la identificación de los
hechos económicos, se toma
como base el marco normativo
aplicable a la entidad?
EX
13.1 ¿En el proceso de
identificación se tienen en
cuenta los criterios para el
reconocimiento de los hechos
económicos definidos en las
normas?
EF
CL
AS
IFIA
CIO
N
14 ¿Se utiliza la versión
actualizada del Catálogo General
de Cuentas correspondiente al
marco normativo aplicable a la
entidad?
EX
14.1 ¿Se realizan revisiones
permanentes sobre la vigencia EF
79
del catálogo de cuentas?
15 ¿Se llevan registros
individualizados de los hechos
económicos ocurridos en la
entidad?
EX
15.1 ¿En el proceso de
clasificación se consideran los
criterios definidos en el marco
normativo aplicable a la entidad
EF
RE
GIS
TR
O
16 ¿Los hechos económicos se
contabilizan cronológicamente? EX
16.1 ¿Se verifica el registro
contable cronológico de los
hechos económicos?
EF
16.2 ¿Se verifica el registro
consecutivo de los hechos
económicos en los libros de
contabilidad?
EF
17 ¿Los hechos económicos
registrados están respaldados en
documentos soporte idóneos?
EX
17.1 ¿Se verifica que los
registros contables cuenten con
los documentos de origen
interno o externo que los
soporten?
EF
17.2 ¿Se conservan y custodian
los documentos soporte? EF
18 ¿Para el registro de los
hechos económicos, se elaboran
los respectivos comprobantes de
EX
80
contabilidad?
18.1 ¿Los comprobantes de
contabilidad se realizan
cronológicamente?
EF
18.2 ¿Los comprobantes de
contabilidad se enumeran
consecutivamente?
EF
19 ¿Los libros de contabilidad se
Encuentran debidamente
soportados en comprobantes de
contabilidad?
EX
19.1 ¿La información de los
libros de contabilidad coincide
con la registrada en los
comprobantes de contabilidad
EF
19.2 En caso de haber
diferencias entre los registros en
los libros y los comprobantes de
contabilidad, ¿se realizan las
conciliaciones y ajustes
necesarios?
EF
20 ¿Existe algún mecanismo a
través del cual se verifique la
completitud de los registros
contables?
EX
20.1 ¿Dicho mecanismo se
aplica de manera permanente o EF
81
periódica?
20.2 ¿Los libros de contabilidad
se encuentran actualizados y sus
saldos están de acuerdo con el
último informe trimestral
transmitido a la Contaduría
General de la Nación?
EF
M
ED
ICIO
N I
NIC
IAL
21 ¿Los criterios de medición
inicial de los hechos económicos
utilizados por la entidad
corresponden al marco
normativo aplicable a la entidad?
EX
21.1 ¿Los criterios de medición
de los activos, pasivos, ingresos,
gastos y costos contenidos en el
marco normativo aplicable a la
entidad, son de conocimiento del
personal involucrado en el
proceso contable?
EF
21.2 ¿Los criterios de medición
de los activos, pasivos, ingresos,
gastos y costos se aplican
conforme al marco normativo
que le corresponde a la entidad?
EF
ME
D
ICIO N
PO
ST
ER
IO R
22 ¿Se calculan, de manera
adecuada, los valores EX
82
correspondientes a los procesos
de depreciación, amortización,
agotamiento deterioro, según
aplique?
22.1 ¿Los cálculos de
depreciación se realizan con
base en lo establecido en la
política?
EF
22.2 ¿La vida útil de la
propiedad, planta y equipo, y la
depreciación son objeto de
revisión periódica?
EF
22.3 ¿Se verifican los indicios de
deterioro de los activos por lo
menos al final del periodo
contable?
EF
23 ¿Se encuentran plenamente
establecidos los criterios de
medición posterior para cada
uno de los elementos de los
estados financieros?
EX
ME
DIC
ION
P
OS
TE
RIO
R 23.1 ¿Los criterios se establecen
con base en el marco normativo
aplicable a la entidad?
EF
23.2 ¿Se identifican los hechos
económicos que deben ser objeto
de actualización posterior?
EF
23.3 ¿Se verifica que la
medición posterior se efectúa
con base en los criterios
establecidos en el marco
EF
83
normativo aplicable a la entidad?
23.4 ¿La actualización de los
hechos económicos se realiza de
manera oportuna?
EF
23.5 ¿Se soportan las
mediciones fundamentadas en
estimaciones o juicios de
profesionales expertos ajenos al
proceso contable?
EF
RE
VE
LA
CIO
N
PR
ES
EN
TA
CIO
N D
E E
ST
AD
O F
INA
NC
IER
OS
24 ¿Se elaboran y presentan
oportunamente los estados
financieros a los usuarios de la
información financiera?
EX
24.1 ¿Se cuenta con una política,
directriz, procedimiento, guía o
lineamiento para la divulgación
de los estados financieros?
EF
24.2 ¿Se cumple la política,
directriz, procedimiento, guía o
lineamiento establecida para la
divulgación de los estados
financieros?
EF
24.3 ¿Se tienen en cuenta los
estados financieros para la toma
de decisiones en la gestión de la
entidad?
EF
24.4 ¿Se elabora el juego
completo de Ef. estados
financieros, con corte al 31 de
diciembre?
EF
84
25 ¿Las cifras contenidas en los
estados financieros coinciden
con los saldos de los libros de
contabilidad?
EX
25.1 ¿Se realizan verificaciones
de los saldos de las partidas de
los estados financieros previo a
la presentación de los estados
financieros?
EF
26 ¿Se utiliza un sistema de
indicadores para analizar e
interpretar la realidad financiera
de la entidad?
EX
26.1 ¿Los indicadores se ajustan
a las necesidades de la entidad y
del proceso contable?
EF
R
EV
EL
AC
ION
PR
ES
EN
TA
CIO
N D
E L
OS
E
ST
AD
OS
FIN
AN
CIE
RO
S 26.2 ¿Se verifica la fiabilidad de
la información utilizada como
insumo para la elaboración del
indicador?
EF
27 ¿La información financiera
presenta la suficiente ilustración
para su adecuada comprensión
por parte de los usuarios?
EX
27.1 ¿Las notas a los estados
financieros cumplen con las
revelaciones requeridas en las
normas para el reconocimiento,
medición, revelación y
presentación de los hechos
económicos del marco
EF
85
normativo aplicable?
27.2 ¿El contenido de las notas a
los estados financieros revela en
forma suficiente la información
de tipo cualitativo y cuantitativo
para que sea útil al usuario?
EF
27.3 ¿En las notas a los estados
financieros, se hace referencia a
las variaciones significativas que
se presentan de un periodo a
otro?
EF
27.4 ¿Las notas explican la
aplicación de metodologías o la
aplicación de juicios
profesionales en la preparación
de la información, cuando a ello
hay lugar?
EF
27.5 ¿Se corrobora que la
información presentada a los
distintos usuarios de la
información sea consistente?
EF
Fuente: Contaduría general de Nación a través de la resolución 193 de 2016
Tabla 24. Rendición de cuentas e información a partes interesadas.
RENDICION DE CUENTAS E INFORMACION A PARTES INTERESADAS
PREGUNTA TIPO CLASIFI
CACION TOTAL OBSERVACIONES
28 ¿Para las entidades obligadas
a realizar rendición de cuentas, se
presentan los estados financieros
EX
86
en la misma?
Si la entidad no está obligada a
rendición de cuentas, ¿se prepara
información financiera con
propósitos específicos que
propendan por la transparencia?
28.1 ¿Se verifica la consistencia
de las cifras presentadas en los
estados financieros con las
presentadas en la rendición de
cuentas o la presentada para
propósitos específicos?
EF
28.2 ¿Se presentan explicaciones
que faciliten a los diferentes
usuarios la comprensión de la
información financiera
presentada?
EF
Fuente: Contaduría general de Nación a través de la resolución 193 de 2016.
Tabla 25. Gestión de Riesgo Contable.
GESTION DE RIESGO CONTABLE
PREGUNTA TIPO CLASIFI
CACION TOTAL OBSERVACIONES
29 ¿Existen mecanismos de
identificación y monitoreo de los
riesgos de índole contable?
EX
29.1 ¿Se deja evidencia de la
aplicación de estos mecanismos? EF
30 ¿Se ha establecido la
probabilidad de ocurrencia y el
impacto que puede tener, en la
EX
87
entidad, la materialización de los
riesgos de índole contable?
30.1 ¿Se analizan y se da un
tratamiento adecuado a los
riesgos de índole contable en
forma permanente?
EF
30.2 ¿Los riesgos identificados se
revisan y actualizan
periódicamente?
EF
30.3 ¿Se han establecido
controles que permitan mitigar o
neutralizar la ocurrencia de cada
riesgo identificado?
EF
30.4 ¿Se realizan
autoevaluaciones periódicas para
determinar la eficacia de los
controles implementados en cada
una de las actividades del proceso
contable?
EF
31 ¿Los funcionarios
involucrados en el proceso
contable poseen las habilidades y
competencias necesarias para su
ejecución?
EX
31.1 ¿Las personas involucradas
en el proceso contable están
capacitadas para identificar los
hechos económicos propios de la
entidad que tienen impacto
contable?
EF
32 ¿Dentro del plan institucional EX
88
de capacitación se considera el
desarrollo de competencias y
actualización permanente del
personal involucrado en el
proceso contable?
32.1 ¿Se verifica la ejecución del
plan de capacitación? EF
32.2 ¿Se verifica que los
programas de capacitación
desarrollados apuntan al
mejoramiento de competencias y
habilidades?
EF
Fuente: Contaduría general de Nación a través de la resolución 193 de 2016
5.3.1.5. Responsables del control interno contable.
Representante Legal: Es el encargado de crear las políticas que garanticen el
establecimiento y puesta en marcha del control interno contable en la entidad.
Contador y revisor fiscal: Son los responsables de la implementación del control interno
contable asociado a los procesos bajo su responsabilidad, así como en el Sistema de Información
Financiera de la entidad.
Funcionarios área de contabilidad: Son todos aquellos responsables de las actividades
propias del proceso contable, de acuerdo con lo establecido en el Manual de Funciones y
Procedimientos de la entidad.
Área de control interno: es la responsable por evaluar de forma objetiva el Control Interno
Contable y los procesos de auditoria interna que involucre el proceso contable y sus áreas
responsables. Además deberá informar todas las acciones de fortalecimiento que permitan el
mejoramiento continuo del sistema, al representante legal de la entidad.
89
90
5.3.2. Elaboración de formatos de seguimiento y evaluación del manual de control interno
contable de La Asociación de Municipios del Ariari.
5.3.2.1. Control del marco normativo.
91
5.3.2.2. Depuración contable permanente.
92
93
94
95
5.3.2.3. Informe de hechos económicos.
96
5.3.2.4. Arqueo de caja menor
97
98
5.3.2.5. Calendario de presentación de informes y reportes a terceros.
99
100
5.3.2.6 litigios y demandas.
101
5.3.2.7 Capacitación personal proceso financiero.
102
6. Conclusiones y Recomendaciones.
6.1. Conclusiones.
Estas se encuentran con relación al desarrollo de la problemática, los objetivos, alcance y
producto a entregar (Manual de control interno contable de la entidad).
Como resultado del desarrollo del presente trabajo de investigación, se concluyó la
importancia de un sistema de control en los procesos contables , los cuales permiten darle valor a
la información financiera de la entidad permitiendo la más adecuada toma de decisiones a todos
los usuarios de la información contable en la actualidad.
El marco legal de la problemática, adoptado por el Gobierno colombiano y las
autoridades de regulación y normalización técnica en materia de las normas de contabilidad y de
información financiera, se encuentran en constante cambio que permita día tras día un mejorado
marco legal, académica, técnica y profesional. Como consecuencia se ha generado una cierta
desatención a sus fechas estipuladas para una correcta implementación por parte de la gran
mayoría de las entidades bajo su régimen contable.
La ejecución del presente trabajo de investigación obtiene notabilidad, ya que establece
un punto de apoyo y referencia a la labor necesaria de la entidad para la creación de los diversos
manuales que La Asociación de Municipios del Ariari requiere. Como base de estos se expone el
manual de control interno contable de la entidad, fundamentado en los procedimientos a evaluar
del control interno contable establecidos por la contaduría general de la nación bajo su
resolución 193 del 2016.
El estudio del marco técnico normativo de las entidades de gobierno, bajo la resolución
533 de 2015 demuestra que la regulación internacional en materia contable es más detallada y
precisa en los procedimientos técnicos de este marco, frente a la normatividad que la precede,
por consiguiente se evidencia la necesidad de capacitación a todos los integrantes de la entidad
para mitigar una mala interpretación de la norma.
103
6.2. Recomendaciones
Estas se encuentran en consecuencia con los resultados y conclusiones del desarrollo de
la problemática:
6.2.1. En concordancia con el modelo estándar de control interno se recomienda realizar
un completo manual o catálogo de principios y valores institucionales, que sirvan de guía y
evaluación al comportamiento de todo el personal de la organización.
6.2.2. Con el objetivo de dar continuidad a los procesos de control desarrollo del talento
humano de la entidad, se recomienda la elaboración de un manual de funciones, un completo
plan de formación y capacitación, programas de inducción y reinducción, programas de bienestar
y un plan de incentivos que permita evaluar el desempeño de acuerdo a la normatividad aplicada
para la entidad.
6.2.3 .Se recomienda que el área de planeación construya los objetivos y metas
institucionales, los cueles son base para la elaboración de los planes, programas y proyectos,
acuerdos y cronogramas que permitan el logro de estos.
6.2.4. Para un adecuado control interno en la entidad se establece la necesidad de unos
completos indicadores de Gestión como de eficacia, eficiencia y efectividad de todos los
procesos con su respectivas fichas, que aporten para a la comprobación de gestión y toma de
decisiones para evitar desviaciones; así como un seguimiento de dichos indicadores periódico
no mayor a seis meses preferiblemente, con el fin que estos cumplan con su propósito.
6.2.5 Procedimientos, formatos, actas, actos administrativos u otros documentos que
permitan la gestión de los procesos de La Asociación de Municipios del Ariari bajo el nuevo
marco normativo aplicable, especialmente para los procesos de compra, deterioro de deudores,
deterioro de activos, convenios, entre otros; así como funciones de todo el personal, los cuales
serán guía control, para identificar dificultades y generar soluciones.
104
6.2.6. Se hace necesario que la administración comprenda los beneficios de la correcta
aplicación de los procesos de control contable, con el propósito de trabajar en equipo, logrando
así facilitar las actividades de control y mejora de la información contable, que por involucrar a
todo el personal de entidad pueden ser complejas.
6.2.7. Con la intención de mejorar la ejecución de los proceses de la entidad, es
indispensable la creación de un sistema de información, que permita la divulgación de políticas y
procedimientos a todos los clientes internos como externos, algunos medios como son chat,
foros, redes sociales; buzón o sistema de atención de peticiones, quejas, reclamaciones o
recursos de los ciudadanos.
6.2.8. Para el mejoramiento de los soportes documentales de todos los procesos de la
entidad se establece la necesidad de un sistema de información documental, con sus respectivas
tablas de retención que permita llevar un control en el área de archivos.
.
105
Referencias
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.
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marzo de 2017.
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AhVCMyYKHXSmB2QQ6AEIJTAA#v=onepage&q=Charles%20T.%20Horngren%20en%20c
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=false. P 184.Consultado 20 mayo 2017.
106
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Contaduria General de la Nacion ..Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de
Información Financiera de las Entidades de Gobierno. Concultado 18 junio 2017.
Contaduria General de la Nacion .La contabilidad publica y sus diferentes tipos de control: un
enfoque conceptual, normativo y jurisprudencial.Consultado 23 mayo 2017.
Resolución N° 533 de 2015, Por el cual se incorpora ,en el régimen de Contabilidad Pública, el
marco normativo aplicable a entidades de gobierno y otras disposiciones Unidad Administrativa
Especial Contaduría General de la Nación, 08 de octubre de 2015.Consultado 03 abril de 2017.
Resolución N° 193 de 2016. Por el cual se incorpora en los procedimientos transversales del
régimen de Contabilidad Pública, el procedimiento para la evaluación del control interno
contable. Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación, 05 de mayo de
2016.
Ley N° 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en
las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.
107
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