manuales de procedimientos
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MANUALES DE PROCEDIMIENTO
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MANUALES Los manuales son
documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido pueden ser:
De Politicas Departamentales
De bienvenida De organización
De procedimiento
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De contenido Multiple
De tecnicas De Puesto
Los manuales son de gran utilidad ya que :
Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa
Delimitan las actividades, responsabilidades y funciones
Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y como se debe hacer
Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa
Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad
Son una base para el mejoramiento de sistemas Reducen costos al incrementar la eficiencia
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina.
MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Son aquellos instrumentos de información en
los que se consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa.
Se describen, los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen en los procedimientos y se precisa su responsabilidad y participación
En los manuales de procedimientos se acostumbra incluir las “formas” que se emplean en el procedimiento de que se trate, junto con un instructivo para su llamado.
OBJETIVOS El presentar un procedimiento aislado,
no permite conocer la operación de una unidad administrativa, por tanto surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen, de manera sistemática, en un documento, que es el manual de procedimientos.
Precisar la secuencialogica de los pasos de los que se compone cada uno de los procedimientos
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describir graficamente los flujos de las operaciones
Servir como medio de integracion y orientacion para el personal de nuevo ingreso
IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
Describe la secuencia lógica y cronológica de las distintas operaciones o actividades concatenadas, señalando quien, como, cuando, donde y para que han de realizarse.
La finalidad de describir procedimientos, es la de uniformar y documentar las acciones que realizan las diferentes áreas de la organización y orientar a los responsables de su ejecución en el desarrollo de sus actividades.
TIPOS DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Pueden clasificarse en: manuales de
procedimientos de oficina y manuales de procedimientos de fabrica.
También pueden referirse: A tareas y trabajos individuales; por ejemplo:
cómo operar una maquina de contabilidad A practicas departamentales, en que se indican
los procedimientos de operación de todo un departamento; por ejemplo: el manual de reclutamiento y selección de personal
A prácticas generales en un área determinada de actividad, por ejemplo: manual de procedimientos de ventas, manual de producción, manual de finanzas.
También se pueden clasificar de acuerdo a su ámbito de aplicación y alcances en:
Manual de procedimientos general: Contiene información sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en más de un sector administrativo.
Manual de procedimientos específico: Contienen información sobre los procedimientos para realizar las operaciones internas en una unidad administrativa con el propósito de cumplir sistemáticamente con sus funciones objetivos.
ESTRUCTURA1.- Identificación:
2.- Índice o contenido
3.- Prólogo
4.- Objetivos de los procedimientos
5.- Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos.
6.- Responsables:
7.-Políticas o normas de operación:
8.- Conceptos:
9.- Procedimiento:
10.- Formularios o impresos:
11.- Diagramas de flujo:
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CONTENIDO Se puede decir que un manual de
procedimientos no debe contener más que los elementos estrictamente necesarios para el logro de los objetivos previstos y para el mantenimiento de los controles indispensables.
¿ CÓMO ELABORAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?El primer paso para elaborar un manual de procedimientos es
determinar lo que se desea lograr. Para ello el analista deberá hacer las siguientes preguntas:
El objetivo tiene una razón de ser en algunos motivos fundamentales:
La necesidad de garantizar una rígida uniformidad de tratamiento de las actividades periódicas.
Reducir los errores operativos al máximo posible. Reducir el período de adiestramiento de los nuevos
empleados. Facilitar la introducción de los empleados en los nuevos
trabajos. Evitar que los cambios del sistema sean consecuencia de
decisiones demasiado rápidas. Facilitar el tratamiento de un buen nivel organizacional.
¿CUÁL ES EL OBJETIVO DEL ORGANISMO AL CREAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS? El objetivo tiene una razón de ser en algunos
motivos fundamentales: La necesidad de garantizar una rígida uniformidad
de tratamiento de las actividades periódicas. Reducir los errores operativos al máximo posible. Reducir el período de adiestramiento de los nuevos
empleados. Facilitar la introducción de los empleados en los
nuevos trabajos. Evitar que los cambios del sistema sean
consecuencia de decisiones demasiado rápidas. Facilitar el tratamiento de un buen nivel
organizacional.
¿QUÉ BENEFICIOS PROPORCIONARÁ EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO?
El manual de procedimientos correctamente elaborado puedo servir como un valioso instrumento correctivo.
Una vez determinados los objetivos del manual, habrá que ponerlos por escrito. Esto ayudará al analista a tener la certeza de que son lógicos. El propósito del manual de procedimientos es asegurar que sus usuarios se comporten de una manera específica.
DISEÑO Logotipo de la organización Denominación Procedimiento Fecha Página No X de Y Sustituye Número de operación Responsable (s) Descripción Unidades responsables de su elaboración, revisión y
autorización Clave de la forma
DIAGRAMA DE PROCESOLa representación gráfica que muestra la sucesión
de los pasos de que consta un procedimiento.
Los diagramas de procedimiento permiten: Una mayor simplificación del trabajo. Determinar la posibilidad de combinar o readaptar
la secuencia de las operaciones para una mejor circulación física.
Mejorar alguna operación, combinándola con otra parte del proceso.
Eliminar demoras. Una mejor distribución de la planta.
SECUENCIA PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTOPara la elaboración de un diagrama de procedimiento es
conveniente seguir en forma ordenada la siguiente secuencia.
Escoger el procedimiento que se va a realizar. Determinar las técnicas analíticas adecuadas que habrán de
utilizarse. Analizar el trabajo. Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo. Establecer el procedimiento factible. Presentar la proposición. Obtener la aprobación. Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos. Implantar el nuevo procedimiento. Observar el procedimiento implantado. Preparar una guía de adelantos logrados. Llevar registros adecuados de realización.