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8/14/2019 Manual Proceso Si Tm

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La serie Documentos ITM recoge la prctica institucional,como referente para la accin, toma de decisiones, laevaluacin y la construccin histrica del Instituto.

Aspira con ellos a que la comunidad tenga informacinbsica de su desarrollo.

Manual de Procesos2007

RectorJos Marduk Snchez Castaeda

Edicin general:Oficina de Planeacin

Diseo, diagramacin e impresin:Artes Grficas y Publicaciones ITM

Campus Robledo:Calle 73 No. 76 A 354 (Va el Volador)Telfono: 440 5100 Fax: 440 5103Medelln - Colombiawww.itm.edu.co

Instituto Tecnolgico MetropolitanoInstitucin Universitaria


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TABLA DE CONTENIDO

1 MARCO CONCEPTUAL....................................................................................... 71.1 Gestin por procesos................................................................................................... 7

1.2 Mapa de Macroprocesos............................................................................................ 81.3 Cliente........................................................................................................................ 101.4 Excelencia.................................................................................................................. 101.5 Mejoramiento Continuo............................................................................................. 101.6 Elementos del Proceso............................................................................................... 111.7 Representacin grfica del proceso........................................................................... 122 MACROPROCESOS MISIONALES.................................................................... 142.1 Macroproceso de Investigacin................................................................................. 152.1.1 Resultados de Investigacin....................................................................................... 162.1.2 Proceso Formulacin de Lneas................................................................................. 17

2.1.3 Proceso Gestin Grupos de Investigacin................................................................. 182.1.4 Proceso Gestin de Proyectos de Investigacin....................................................... 192.1.5 Proceso Gestin del Conocimiento............................................................................ 202.1.6 Proceso de Gestin de Redes de Conocimiento......................................................... 222.1.7 Proceso Gestin de Servicios de Investigacin ......................................................... 242.2 Macroproceso de Docencia ....................................................................................... 262.2.1 Resultados de Docencia ............................................................................................ 272.2.2 Proceso Diseo Curricular......................................................................................... 282.2.3 Proceso de Vinculacin Acadmica........................................................................... 302.2.4 Proceso Desarrollo Curricular.................................................................................... 312.2.5 Proceso Gestin Egresados........................................................................................ 32

2.2.6 Proceso de Acreditacin............................................................................................. 342.2.7 Proceso de Produccin Intelectual............................................................................. 362.2.8 Proceso de Gestin de Servicios de Docencia........................................................... 372.3 Macroproceso de Extensin....................................................................................... 382.3.1 Resultados de Extensin............................................................................................ 392.3.2 Proceso de Diseo de Programas............................................................................... 402.3.3 Proceso de Inscripcin Acadmica ............................................................................ 422.3.4 Proceso Desarrollo de Programas ............................................................................. 432.3.5 Proceso de seguimiento a estudiantes certificados .................................................... 442.3.6 Proceso Produccin Material de Apoyo .................................................................... 452.3.7 Proceso de Gestin de Servicios de Extensin ......................................................... 46

2.3.8 Proceso Gestin de Mercados ................................................................................... 472.4 Macroproceso de Cooperacin .................................................................................. 492.4.1 Resultados de Cooperacin ....................................................................................... 502.4.2 Proceso de Gestin de Alianzas ................................................................................ 512.4.3 Proceso de Gestin de Convenios o Contratos ......................................................... 522.4.4 Proceso de Gestin de Comunicaciones ................................................................... 532.4.5 Proceso de Gestin de Redes .................................................................................... 54


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3 MACROPROCESOS ESTRATGICOS ............................................................... 563.1 Macroproceso de Direccionamiento Estratgico ........................................................ 563.1.1 Resultados de Direccionamiento Estratgico ............................................................. 573.1.2 Proceso de Planeacin Institucional ........................................................................... 58

3.1.3 Proceso de Planeacin Acadmica ............................................................................. 593.1.4 Proceso de Planeacin Fsica ..................................................................................... 603.1.5 Proceso Planeacin de Tecnologa de Informacin y Comunicacin (TICs) ............ 623.1.6 Proceso de Planeacin Financiera ............................................................................. 653.2 Macroproceso de Mejora Continua ............................................................................ 663.2.1 Resultados de Mejora Continua ................................................................................. 673.2.2 Proceso de Control Estadstico .................................................................................. 683.2.3 Proceso de Gestin Normativa ................................................................................... 703.2.4 Proceso de Organizacin y Mtodos .......................................................................... 713.2.5 Proceso de Control Documental ................................................................................. 72

4 MACROPROCESO DE APOYO ............................................................................ 744.1 Resultados de Apoyo ................................................................................................... 754.1.1 Proceso de Vinculacin ............................................................................................... 764.1.2 Proceso de Desarrollo Humano .................................................................................. 774.1.3 Proceso de Gestin Administrativa del Personal ........................................................ 784.1.4 Proceso de Remuneracin ........................................................................................... 794.1.5 Proceso de Gestin Presupuestal ................................................................................ 804.1.6 Proceso de Gestin Contable ...................................................................................... 814.1.7 Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios ........................................................... 824.1.8 Proceso de Gestin de Calidad de Vida ...................................................................... 84

5 PROCEDIMIENTOS E INDICADORES .............................................................. 865.1 Procedimientos de los Macroprocesos Misionales ...................................................... 865.2 Indicadores de Gestin de los Macroprocesos Misionales .......................................... 875.3 Procedimientos del Macroproceso de Direccionamiento Estratgico ......................... 925.4 Indicadores de Gestin del Macroproceso de Direccionamiento Estratgico ............. 925.5 Procedimientos del Macroproceso de Apoyo .............................................................. 935.6 Indicadores de Gestin del Macroproceso de Apoyo .................................................. 945.7 Procedimiento del Macroproceso de Mejora Continua ............................................... 96

6 BIBLIOGRAFA ..................................................................................................... 99


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RESOLUCIN No. 17518 DE ABRIL DE 2007

Por medio de la cual se actualiza el Manual de Procesos del Instituto TecnolgicoMetropolitano.

EL RECTOR DEL INSTITUTO TECNOLGICO METROPOLITANO, en uso de susatribuciones legales y, en especial, la contemplada en el artculo 54 del Estatuto GeneralInterno, y

CONSIDERANDO:

Que la Rectora, por medio de la Resolucin 297 de 2005, adopt el Manual de Procesospara el ITM con el fin de un trabajo por resultados.

Que la Oficina de Planeacin del ITM realiz un anlisis de los procesos desarrollados ypropone a la Rectora la actualizacin del Manual en torno a Macroprocesos Estratgicos,Misionales y de Apoyo.

Que el Estatuto General Interno en su Artculo 54, referido al Rgimen Administrativo,establece que para lograr una administracin de eficiencia y eficacia, corresponde al Rectoradoptar procedimientos apropiados de planeacin, programacin, direccin, ejecucin,evaluacin y control de las actividades de la Entidad.

RESUELVE:

Artculo 1.- Adoptar la actualizacin del Manual de Procesos del INSTITUTOTECNOLGICO METROPOLITANO, que comprende:

1. Mapa de Macroprocesos2. Macroprocesos Misionales3. Macroprocesos Estratgicos4. Macroproceso de Apoyo5. Macroproceso de Mejora Continua,6. Los Procedimientos e Indicadores para cada Macroproceso

Artculo 2.- Los macroprocesos, procesos, procedimientos e indicadores descritos en elartculo anterior, corresponden a los contemplados en el Manual de Procesos que se actualiza

por esta Resolucin, y cuyo texto es as:


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PRESENTACIN

Los procesos, no las personas, son la clave de un desempeo libre deerrores, pues ellos permiten prevenir problemas. Prevenir no es evitarque se repitan los problemas, es evitar que lleguen a ocurrir alguna

vez. Esto significa que debemos estar convencidos de que no existeproducto o servicio sin un proceso y, de la misma manera, no existeproceso sin un producto o servicio.

Estructura Organizacional ITM, pgina 28

El Instituto Tecnolgico Metropolitano ITM es una institucin de saber y formacintecnolgicos, regida por una poltica de Excelencia Acadmica. El saber y la formacintecnolgicos estn en su campo misional y la excelencia acadmica es el referente de calidad

para cumplir con lo misional.La poltica de excelencia acadmica para el ITM representa el referente obligado de calidad

para la estructuracin de su organizacin y para el desarrollo de sus procesos, la cual se lograa travs de la pertinencia social y la pertinencia acadmica de sus programas, en particular, yde la institucin, en general.Para construir una institucin con pertinencia se requiere de una organizacin que permitadinamizar los procesos misionales y desarrollar los dems que se requieran para hacer viableel desarrollo de la filosofa institucional.


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1. MARCO CONCEPTUAL

Entre las acciones para el desarrollo racional de la gestin institucional las entidadesdeben identificar sus procesos institucionales, de tal manera que la gestin de lasdiferentes dependencias de la organizacin se desarrollen articuladamente en tornoa dichos procesos, los cuales debern ser racionalizados de ser necesario. Por ello,la gestin por procesos se convierte en un elemento estratgico y dinamizador deun sistema de evaluacin y control de gestin, el cual consiste en la identificacin,anlisis, diseo y documentacin de cada una de las actividades o grupo deactividades que se llevan a cabo en una serie de etapas con el propsito de producirun resultado o un grupo coherente de resultados especficos.

Departamento de la Administracin Pblica, Gua para el diseo de un sistema deevaluacin y control de gestin, 2002, pgina 16.

1.1 GESTIN POR PROCESOS

La norma ISO 9000:2000, define proceso como el conjunto de actividades mutuamenterelacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.1

En el ITM se entiende porproceso la secuencia ordenada de actividades, interrelacionadasentre s, precisas para dar respuesta o prestar servicio al entorno, como cliente, usuario o

beneficiario de servicios o prestaciones, y que crean valor intrnseco para el cliente (internoy externo).

En cada proceso ocurre una transformacin de los inputs (que en nuestro caso son los aspirantesa la formacin tecnolgica), se agrega valor y se obtienen resultados (outputs, que en nuestro

caso son los profesionales formados requeridos por el entorno). Los resultados pueden serproductos tangibles (productos) o intangibles (servicios). Productos y servicios son elresultado de un proceso, por lo tanto, los procesos tienen responsables, los cuales desarrollandiagramas de sus procesos, los analizan, controlan y los mejoran (ver figura 1).

1Esta norma especfica las normas que componen la familia de normas ISO 9000:2000 y qu incluye cada unade ellas. Adems, explica los ocho principios de gestin de la calidad en los que se basa la norma: enfoque alcliente, liderazgo, participacin del personal, enfoque basado en procesos, enfoque de sistema para la gestin,mejora continua, enfoque basados en los hechos para la toma de decisin y relaciones mutuamente beneficiosascon el proveedor.


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Dada la complejidad de algunos procesos institucionales (a diferencia de otras mquinas deproduccin), en especial los misionales (docencia, investigacin, extensin y cooperacin),es necesario agruparlos de tal forma que se pueda identificar claramente el conjunto deactividades secuenciales, que transforma los elementos de entrada (inputs) en los resultadosesperados o productos (outputs). Los procesos utilizan recursos para llevar a cabo dichatransformacin, los cuales tienen un inicio y un final bien definidos.

1.2 MAPA DE MACROPROCESOS

El mapa de macroprocesos es un esquema grfico, que representa los distintos procesosque una organizacin utiliza para operar y desempear sus funciones y ofrece una visin enconjunto del sistema de gestin. Para ello, la organizacin analiza las diferentes actividadesque realiza e identifica sus procesos, los cuales clasifica dependiendo de su finalidad en:Estratgicos, Misionales, y de Apoyo.

Macroprocesos Estratgicos. Son aquellos destinados a definir y controlar las metas dela organizacin, sus polticas y estrategias.

Macroprocesos Misionales. Son aquellos que permiten generar el producto o servicioque se entrega al cliente. Aportan valor al cliente.

Macroprocesos de Apoyo. Procesos que abarcan las actividades necesarias para elcorrecto funcionamiento de los procesos misionales.

Figura 1. Esquema de un proceso2

2Imagen tomada del libro electrnico Trabajando por procesos, de la Junta de Castilla y Len, Espaa.


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Teniendo en cuenta la normatividad y los modelos a disposicin, el ITM construye un mapael cual describe la forma como la institucin atiende los requerimientos del entorno y en elcual se identifican dos macroprocesos estratgicos: Direccionamiento Estratgico y MejoraContinua; un Macroproceso de apoyo y cuatro misionales: Investigacin, Docencia, Extensiny Cooperacin (ver figura 2). Todos los macroprocesos estn dinamizados por una estructuraorganizativa diseada por unidades para responder a los requerimientos de los procesosmisionales o para apoyarlos logstica y econmicamente.

El mapa de macroprocesos3, describe la forma como la institucin atiende los requerimientosdel entorno definido como cliente(en concordancia con los modelos de gestin de calidad),el cual es atendido directamente por los macroprocesos misionales, entregando finalmente

productos y/o servicios (factores claves de xito) en un contexto de excelencia acadmica. Losmacroprocesos estratgicos as como el Macroproceso de soporte o apoyo logstico procuranel mejoramiento continuo o mantenimiento de los estndares de calidad de los procesosmisionales.

Figura 2. Mapa de Macroprocesos del Instituto Tecnolgico Metropolitano

3El trmino Macroproceso es una denominacin que permite agrupar diferentes procesos en torno a las reasde gestin institucional denidas en la estructura organizacional del ITM. Por otra parte, Se entender como

Factores Claves de xito los aspectos que inciden directamente en el xito o fracaso de la organizacin, y hacialos cuales debe orientarse la accin institucional para garantizar el cumplimiento de la misin o cometido estatalde la entidad. Gua para el diseo de un sistema de evaluacin y control de gestin. Departamento Administra-tivo de la Funcin Pblica.


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1.3 CLIENTE

El concepto de cliente se circunscribe a cualquiera de las siguientes connotaciones: el quecompra el bien o servicio, cliente en el sentido estrecho del sector productivo; el que se

beneficia del bien o servicio o beneficiario, para el caso del ITM es el entorno que demanda

la formacin de talento humano como condicin necesaria para explotar su potencial dedesarrollo o para intervenir productivamente en los sectores sociales y productivos constituidos,o comunidad en general para el ITM; el que consume el bien o servicio o consumidor y; elque hace uso directo del bien o servicio o usuario (los estudiantes del ITM, por ejemplo).

1.4 EXCELENCIA

Es el referente obligado de calidad que se expresa en la pertinencia social y acadmica desus programas acadmicos, en particular, y de la institucin, en general, explicitada en lacalidad del personal docente, de los estudiantes, de la infraestructura fsica, tecnolgica y de lainvestigacin.

1.5 MEJORAMIENTO CONTINUO

La gestin por procesos se interpreta como una cadena continua de acciones, representada enel ciclo PHVA, (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), el PHVA es una metodologa dinmica que

puede ser desplegada dentro de cada uno de los procesos de la Institucin y sus interacciones.Est ntimamente asociado con la planificacin, implementacin, verificacin y mejora.

Se puede lograr el mantenimiento y la mejora del desempeo del proceso mediante la aplicacindel concepto PHVA en todos los niveles dentro de la Institucin. Esto se aplica igualmente a

procesos estratgicos y a actividades de operacin sencillas.

Se le reconoce como metodologa de cuatro fases: Planear, Hacer, Verificar y Actuar y no es msque un ciclo de mejora continua.

Planear. Es formular los objetivos y estrategias necesarias para conseguir resultados de acuerdocon los requerimientos del cliente y en concordancia con la poltica de excelencia acadmica.

Hacer. Implementar los procesos.

Verificar. Realizar el seguimiento y la medicin de los procesos y los productos respecto a laspolticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados.

Actuar. Tomar las acciones para mejorar continuamente el desempeo del proceso.


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En el ciclo PHVA se desarrollan intrnsecamente los elementos del Sistema de Control Interno.Busca el logro de los objetivos propuestos, obtener los resultados esperados, optimizar losrecursos disponibles y, mediante la autoevaluacin y autocontrol, proponer acciones que

permitan a la entidad el mejoramiento continuo. El ITM aplica a todos sus procesos este crculode calidad o crculo de Deming4(Ver Figura 3)5.

Figura 3. Ciclo PHVA

1.6 ELEMENTOS DEL PROCESO

En este manual para cada proceso se relacionan los siguientes elementos:

Nombre. Denominacin de cada proceso.

Descripcin. Breve definicin del proceso.

Objetivo. Finalidad del proceso.

4Edward Deming centra su teora de control y mejora de la calidad en el mbito de la estadstica. Sus aportesfueron ignorados en EEUU (su pas de origen). Sin embargo, en 1950 es invitado a dar una ronda de conferenciasen Japn y logr tal xito que se qued en este pas impartiendo sus ideas. Es conocido por establecer los 14puntos para la gestin y el ciclo Deming, o PDCA (Plan Do Check Act). En Japn el premio a la calidadse denomina en su honor Premio Deming.5Norma tcnica Colombia de gestin de calidad de 2004 (NTCGP 1000-2004)


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Responsable del proceso. Es el lder o propietario de cada proceso, se encarga de coordinarel desarrollo de las actividades que dinamizan el proceso. Para poder gestionar los

procesos de la institucin de modo eficiente es necesario determinar quin es el encargadode dinamizar dichos procesos, el cual asume la responsabilidad global de la gestin del

proceso y de su mejora continua. Por ello debe tener la suficiente autoridad para poderimplantar los cambios que se requieran y que conduzcan a la mejora de sus resultados.

Actividades. Es la agrupacin de tareas dentro de un procedimiento, para facilitar sugestin.

Resultado. Producto o servicio esperado.

Procedimientos. Forma especfica de llevar a cabo cada proceso. Los Procedimientossonel conjunto de reglas e instrucciones que determinan la manera de proceder o de obrar

para conseguir un resultado. Un proceso define qu es lo que se hace, y un procedimiento,cmo hacerlo. El procedimiento es la forma especfica de llevar a cabo un proceso ouna actividad. De forma generalizada, los procedimientos se describen en documentos amodo de manual, que contienen el objeto y su campo de aplicacin; qu debe hacerse yquin debe hacerlo; cundo, dnde y cmo se debe llevar a cabo; qu materiales, equiposy documentos deben utilizarse y cmo debe controlarse y registrarse. En el captulo 5 selistan los procedimientos asociados a los procesos de este manual.

Indicador. Conjunto de variables cuantitativas o cualitativas sujetas a medicin quepermiten observar la situacin y las tendencias de cambio generadas en la institucin enrelacin con el logro de los objetivos y metas previstas. En el captulo 5 se relacionan losindicadores por proceso.

1.7 REPRESENTACIN GRFICA DEL PROCESO

La representacin grfica describe con precisin y claridad un proceso y proporciona una ideaglobal sobre el funcionamiento del mismo, lo que lo convierte en una herramienta eficaz parael anlisis de procesos.

A continuacin se relacionan los smbolos estndar del Manual de Procesos del ITM, con elobjetivo de definir un lenguaje comn de fcil comprensin.


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PROCESO

ACTIVIDAD

EVENTO O ENTIDAD

LNEA DE FLUJO

DECISIN

SI

NO


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2.1 MACROPROCESO DE INVESTIGACIN

Constituido por el conjunto de procesos que se articulan acadmica, administrativa y socialmentepara la produccin, aplicacin o difusin del conocimiento cientfico y tecnolgico. Estos

procesos le permiten al ITM desarrollar el objeto tecnolgico con el que misionalmente estcomprometido, adems consolidarse como una institucin de conocimiento (ver figura 5).

Figura 5. Mapa de Procesos de Investigacin


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2.1.2 Proceso Formulacin de Lneas

Una lnea de investigacin es una plataforma conceptual y metodolgica que delimita un reade investigacin que puede incluir uno o ms campos del saber, lo cual permite problematizarcampos de intervencin, en trminos de los aspectos de mayor impacto en el contexto de las

tendencias del desarrollo. Una lnea de investigacin es por tanto un rea interdisciplinar ytrasdisciplinar de investigacin. En torno a ella se articulan mltiples proyectos que recrean,desde el conocimiento, la innovacin de soluciones tecnolgicas a situaciones que requierenser mejoradas, transformadas, controladas y optimizadas en el campo objeto de la lnea.

Objetivo.

Fundamentar todos los programas acadmicos existentes, al menos, en una lnea deinvestigacin

Responsable.

Decano Centro de Investigacin

Actividades.

Figura 7. Actividades de Formulacin de Lneas

Resultado.

Lnea de investigacin formulada y documentada.


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2.1.3 Proceso Gestin Grupos de Investigacin

En el ITM los grupos de investigacin estn compuestos por acadmicos, asesores, estudiantesde pregrado, estudiantes de posgrado y egresados, que dediquen una parte o la totalidad desu tiempo al desarrollo de proyectos de investigacin. Los grupos son conformados de formainterdisciplinaria, con estructuras estables en el tiempo que permiten lograr el reconocimientosocial de sus trabajos. La consolidacin de un grupo se alcanza al involucrarse sus diferentesmiembros en estructuras temporales de tal forma que se permita el desarrollo de proyectos deinvestigacin especficos y se registre su actividad en Colciencias.

Objetivos.

Crear las condiciones institucionales que propicien y apoyen procesos de formaciny consolidacin de grupos de investigacin en cada uno de los programas del InstitutoTecnolgico Metropolitano

Proponer nuevos y mejores elementos, en todo mbito, para la discusin y el enriquecimientode la actividad de docencia, adems de retroalimentar permanentemente los programas ycurrculos de pregrado y posgrado

Responsable.

Lder del grupo de investigacin

Actividades.

Figura 8. Actividades de Gestin de Grupos de Investigacin

Resultado.

Grupo de investigacin categorizado


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2.1.4 Proceso Gestin de Proyectos de Investigacin

Este proceso se constituye en la razn de ser de un grupo de investigacin. El proceso esun conjunto de actividades organizadas de forma lgica que buscan crear y generar nuevoconocimiento o desarrollo de dispositivos tecnolgicos, tendientes a ofrecer alternativas o adesarrollar soluciones para demandas de desarrollo local, regional, nacional o internacional.Este proceso proporciona nuevas soluciones que intervengan el entorno con base en tecnologa,a partir del desarrollo de nuevos elementos no disponibles an (science push). Tambin, el

proceso se puede articular en funcin de la solucin de un problema especfico (demandpull), que culturalmente demanda su solucin con base en el desarrollo y aplicacin de nuevoconocimiento.

Objetivo.

Desarrollar proyectos de investigacin, con nfasis en soluciones tecnolgicas, y de altoimpacto directo en el mejoramiento de condiciones de vida de comunidades especficas.

Responsable.

Lder del grupo de investigacin

Actividades.

Figura 9. Actividades de Gestin de Proyectos de Investigacin

Resultados.

Son los artculos, prototipos, modelos o soluciones que se constituyen en resultados pertinentesde la investigacin.


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2.1.5 Proceso Gestin del Conocimiento

La transferencia de productos con conocimiento tecnolgico incorporado producto de lainvestigacin se realiza a travs de los resultados de los proyectos de investigacin. Estatransferencia es el punto de partida para establecer relaciones de intercambio de servicios y la

constitucin de redes de conocimiento.

Tericos de la gerencia como Peter Drucker y Peter Senge han contribuido a la evolucinde la gerencia del conocimiento. Drucker ha subrayado la creciente importancia de lainformacin y del conocimiento explcito como recursos organizacionales. Senge ha abordadouna dimensin cultural de la gerencia, considerando a las empresas e instituciones comoorganizaciones que aprenden (learning organizations). Nonaka y Takeuchi presentaron enel libro "Knowledge Creating Company" (1995, Oxford University Press) su teora de lacreacin del conocimiento, con la intencin de explicar la presencia de la innovacin enlas empresas japonesas. Plantean la necesidad de desarrollar nuevos productos, servicios o

procesos, es decir innovar, como origen de los problemas en la organizacin, cuya resolucin

requera y produca conocimiento.

Objetivos.

Promover y estimular la investigacin y el desarrollo tecnolgico

Facilitar la transferencia de conocimiento tecnolgico

Impulsar la transferencia tecnolgica

Promover la proteccin de la propiedad intelectual

Capturar y analizar informacin del proceso de gestin de redes de conocimientoconducente a asumir nuevo conocimiento

Responsable.

Lderes de grupos de investigacin

Actividades.

Las actividades de obtencin, tratamiento, anlisis, evaluacin y transmisin de informacin

pueden entenderse como propias de un proceso de gestin del conocimiento. Estas actividadesconstituyen el llamado ciclo del conocimiento, el cual es un proceso continuo en el queintervienen las categoras de conocimiento definidas por Michael Polanyi5 (Conocimientoexplcito e implcito) como se observa en la figura 10.

6Para mayor informacin vase TECNO LGICAS16, pginas 71-74


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Figura 10. Actividades de Gestin de Conocimiento

Resultados.

Conocimiento construido o asumido y conocimiento transferido.


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2.1.6 Proceso de Gestin de Redes de Conocimiento

En las sociedades avanzadas se ha corroborado que el conocimiento es el principal activopara el desarrollo y que para lograr competitividad en el mercado del conocimiento el trabajoen red ha probado ser el mecanismo idneo. Hay proyectos que por su complejidad o por la

magnitud de los recursos humanos y materiales que requieren, slo pueden realizarse porgrupos multidisciplinarios; la integracin de masas crticas en redes potencia la colaboracininternacional en proyectos relevantes7.

En este contexto, en el ITM el trabajo en red implica interacciones del grupo de investigacinque involucran el flujo de recursos, o que posicionan los resultados de los proyectos deinvestigacin del grupo o de otros grupos. En lo relativo a los recursos, stos podrn serhumanos o materiales, es decir, que involucren interacciones de cooperacin y ayuda enfuncin de los intereses de los grupos o de los objetivos especficos de los proyectos. Enlo relativo al posicionamiento de resultados de proyectos, el trabajo en red involucra todasaquellas acciones que permiten divulgar, posicionar o proyectar los resultados obtenidos en

los proyectos de investigacin del grupo o de los grupos con los que se interacta.

Objetivos.

Generar el flujo efectivo de acciones tales como asesoras, resolucin de consultas,intercambio de material bibliogrfico especfico, intercambio de servicios de laboratorio,apoyos econmicos o apoyo con materiales propios del proyecto

Generar acciones tales como la referenciacin con otros grupos o el sector productivo, lainvitacin y participacin en eventos de divulgacin cientfica o tecnolgica, la invitaciny publicacin de artculos en los medios de los que disponen los grupos (propios de ste,

institucionales o sectoriales)

Integrar soluciones cientfico tecnolgicas a problemticas complejas que requierenproyectos institucionales y multidisciplinarios

Fortalecer y multiplicar grupos de investigacin y fomentar la movilidad entre ellos

Conformar redes en reas estratgicas del conocimiento

Propiciar intercambios

Extender la cultura de la cooperacin en Investigacin y Desarrollo Tecnolgico entretodos los agentes del sistema cienciatecnologaempresa

7CONACYT (Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa de Mxico), 200


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Concentrar esfuerzos y recursos a nivel local, regional, nacional e internacional, quefavorezcan la cualificacin de la Educacin Tecnolgica en la regin y en el pas.

Responsable.

Lderes de grupos de investigacin

Actividades.

Figura 11. Actividades de Gestin de Redes del Conocimiento

Resultados.

Redes de conocimiento


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2.1.7 Proceso Gestin de Servicios de Investigacin

Permite el ofrecimiento de servicios de investigacin a travs de los resultados de proyectosde investigacin tecnolgica o aplicada que tienen incluido nuevo conocimiento. Servicioscomo prototipos, diseo industrial, software, procesos industriales, educativos, y trabajostcnicos tales como normas, asesora, consultora y peritazgo.

Objetivos.

Identificar los resultados generados por los grupos de investigacin

Identificar productos del proceso de docencia con conocimiento tecnolgico incorporado

Crear formas organizativas que hagan viable el trabajo conjunto ITM SectorProductivo Sector Social

Evaluar el potencial de transferencia y difundirlos entre las empresas, directamente o encolaboracin con organismos prximos a las empresas

Informar a los investigadores sobre convocatorias pblicas de investigacin

Participar en la negociacin de los contratos de investigacin, asistencia tcnica, asesora,licencia de patentes, etc., entre los grupos de investigacin y las empresas

Transferir tecnologas de valor agregado para el sector empresarial

Responsable.

Decano del Centro de Investigacin


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Actividades.

Figura 12. Actividades de Gestin de Servicios de Investigacin

Resultados.

Portafolio de servicios de investigacin


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2.2 MACROPROCESO DE DOCENCIA

Es el conjunto de procesos que se articulan administrativa, acadmica y curricularmente, parael logro de la formacin integral del profesional que demanda el entorno. Estos procesos le

permiten al ITM consolidarse como institucin de formacin tecnolgica.

Figura 13. Mapa de Procesos de Docencia


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Figura 14. Resultados de Docencia

2.2.1 Resultados de Docencia


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2.2.2 Proceso Diseo Curricular

El diseo curricular en el ITM tiene un fundamento conceptual y metodolgico que ubica esteproceso tanto en el campo del saber tecnolgico por la naturaleza tecnolgica de la institucincomo en el campo pedaggico y didctico por su intencionalidad formativa. Es en la estructuracurricular donde el ITM propicia el dilogo de la tecnologa y la ciencia con la pedagoga, paraidentificar el objeto tecnolgico que le da identidad a cada programa acadmico, transformardicho objeto tecnolgico en un objeto de formacin tecnolgica, identificar las competencias

profesionales que se han de desarrollar a lo largo del proceso formativo, los campos del saberque han deapoyar la consolidacin del objeto de formacin y las habilidades profesionales quehan de caracterizar al profesional ITM en cada uno de los programas. Es en esta articulaciny en el espacio de este dilogo donde se estructuran la pertinencia social y acadmica de los

programas de la institucin.

En el Modelo Pedaggico institucional, el diseo curricular requiere:

Partir de la conceptualizacin del Modelo Pedaggico donde se explicitan o subyacentodos los componentes de la filosofa institucional

Construir una estructura de currculo integrado para cada programa acadmico, concriterios de interdisciplinariedad y participacin

Reconceptualizar para cada programa los sujetos y los objetos de formacin, con base enel contexto y en la conceptualizacin contenidos en la propuesta de modelo.

Aunque todo proceso se inicia por la entrada, el diseo curricular es un ejemplo claro de lasgrandes diferencias de los procesos de produccin acadmica, frente a otros de produccinindustrial, ya que para efectos del diseo curricular es necesario comenzar por el fin, es decir,

por el perfil profesional o perfil de egreso.

El diseo curricular basado en competencias, al tomar como punto de partida de su elaboracinla identificacin y la descripcin de los elementos de competencia de un perfil profesional,

pretende promover el mayor grado posible de articulacin entre las exigencias del mundoproductivo y la formacin profesional a desarrollar.

Objetivo.

Disear un proceso formativo que consolide competencias profesionales en un saber hacerinteligente y creativo fundamentado en el conocimiento y expresado en una estructuracurricular condos referentes de calidad: La pertinencia social y la pertinencia acadmica.

Responsables.

Decanos de programa (pregrado) y Decano de investigacin (posgrado)


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Resultados.

Programa acadmico con registro calificado

Proyecto Educativo del programa (PEP)

Actividades.

Segn el Artculo 1 del Decreto 2566 del 12 de septiembre de 2003 todo diseo curriculardebe cumplir con unas condiciones mnimas de calidad para obtener el registro calificado, lascuales se traducen en las siguientes actividades.

Figura 15. Actividades Diseo Curricular


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2.2.3 Proceso de Vinculacin Acadmica

Son todas las actividades conducentes a la matrcula de estudiantes en un programaacadmico. Se inicia con actividades de divulgacin, incluye las actividades y procedimientosde inscripcin, evaluacin y seleccin y concluye con los estudiantes matriculados comoresultado del proceso.

Objetivo.

Vincular estudiantes a los diferentes programas acadmicos de la Institucin.

Responsable.

Admisiones y Registro

Actividades.

Figura 16. Actividades Vinculacin Acadmica

Resultados.

Nmero de estudiantes matriculados, sin embargo se presentan resultados parciales que permiten evaluar la eficiencia de los procesos como aspirantes inscritos y aspirantesadmitidos.


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2.2.5 Proceso Gestin Egresados

La Estructura Organizacional define la Escuela de Egresados como Unidad Acadmica com-prometida con la organizacin y seguimiento de los egresados del ITM para propiciar que sudesempeo profesional sea una expresin adecuada de los fines y del compromiso social dela institucin y lograr que los egresados sean reconocidos por la calidad de la formacin quereciben y su desempeo en la disciplina, profesin u ocupacin correspondiente.

Objetivos.

Implementar estrategias que favorezcan la construccin de la identidad profesional einstitucional del egresado a lo largo de todo el proceso formativo.

Velar por una excelente gestin en relacin con el egresado, orientada por las siguientesdirectrices.

- Brindar opciones de formacin avanzada y continua para los egresados de programas depregrado y posgrado, de modo tal que se les cualique permanentemente

- Ofrecer posibilidades para que los egresados desarrollen habilidades de investigacin ysolucionen problemas especcos del entorno en el que se desenvuelven

- Dar herramientas para conectarse con el entorno laboral, particularmente para aquellosegresados de poca experiencia

- Mantener canales de comunicacin directos y ofrecerles una plataforma que les permitaacceder a dichos canales

Responsable.

Director Escuela de Egresados


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Actividades.

Figura 18. Actividades Gestin de Egresados interrelacin de actividades

Resultado.

Egresado en el mundo del trabajo y relacionado.


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2.2.6 Proceso de Acreditacin

En el proceso de Acreditacin se distinguen dos aspectos: el primero es la evaluacin de lacalidad realizada por la institucin misma, por agentes externos que pueden penetrar en lanaturaleza de lo que se evala y por el Consejo Nacional de Acreditacin (CNA). El segundo

es el reconocimiento pblico de la calidad. (Lineamientos CNA 2003).

La acreditacin, segn la Ley, est orientada en ltima instancia hacia las instituciones comoun todo. Sin embargo, por razones tcnicas y prcticas, y de acuerdo con las polticas trazadas

por el Consejo Nacional de Educacin Superior CESU, la puesta en marcha del SistemaNacional de Acreditacin se inici por programas acadmicos conducentes a ttulo de pregrado.Una institucin solamente podr utilizar el calificativo de acreditada en relacin con los

programas acadmicos que tenga acreditados, a menos que haya culminado satisfactoriamenteel proceso de acreditacin institucional. (Lineamientos CNA 2003).

Objetivos.

El Consejo Nacional de Acreditacin CNA, formula los siguientes objetivos:

Ser un mecanismo para que las instituciones de educacin superior rindan cuentas ante lasociedad y el Estado sobre el servicio educativo que prestan

Ser un instrumento mediante el cual el Estado da fe pblica de la calidad de los programasde educacin superior

Brindar informacin confiable a los usuarios del servicio educativo del nivel superior yalimentar el Sistema Nacional de Informacin creado por la Ley

Propiciar el mejoramiento de la calidad de la Educacin Superior

Propiciar la idoneidad y la solidez de programas acadmicos de Educacin Superior

Sealar un paradigma de calidad a los programas de Educacin Superior

Ser un incentivo para los acadmicos, en la medida en que permita objetivar el sentido yla credibilidad de su trabajo y propiciar el reconocimiento de sus realizaciones

Promover en las instituciones la verificacin del cumplimiento de su misin, sus propsitos

y sus objetivos en el marco de la Constitucin y la Ley, y de acuerdo con sus propiosestatutos

Propiciar el autoexmen permanente de instituciones y programas acadmicos en elcontexto de una cultura de la evaluacin


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Responsable.

Decanos de programa

Actividades.

En concordancia con el modelo de autoevaluacin, las actividades se identifican segn eldiagrama de flujo de la figura 19. La autoevaluacin en el ITM es con fines de acreditacin,

por ello slo se incluyen las actividades internas conducentes a la acreditacin de alta calidadde los programas.

Figura 19. Actividades de Acreditacin

Resultado.

Programas acreditados.


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2.2.7 Proceso de Produccin Intelectual

La produccin intelectual como proceso se ve inmersa en el concepto moderno de gestin delconocimiento, entendido ste como la planificacin, organizacin, coordinacin y control delas actividades que lleven a la captura, creacin y difusin del conocimiento en la institucin de

una manera eficiente. La explicitacin del conocimiento a travs de la produccin intelectual puede hacerse a travs de software, documentos, ensayos, artculos, material didctico,mdulos o libros.

Objetivos.

Fomentar la produccin intelectual de calidad por parte del personal acadmico de laInstitucin.

Responsables.

Acadmicos ITM

Actividades.

Figura 20. Actividades de Produccin Intelectual

Resultados.

Produccin intelectual publicada


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2.2.8 Proceso de Gestin de Servicios de Docencia.

La interaccin acadmica con las comunidades permite el desarrollo de la colaboracin entrelos miembros de una institucin o entre instituciones en el mbito local, regional, nacionalo internacional. Los servicios de docencia son todos aquellos resultados de excelencia

obtenidos en los procesos propios de la docencia que permiten la elaboracin de un portafoliode servicios y se constituyen en una fuente de ingresos para la institucin.

Objetivos.

Difundir y promover los resultados de la Docencia

Establecer relaciones de cooperacin e interlocucin con pares en torno a objetos deconocimiento o de formacin especficos

Propiciar la movilidad de acadmicos y estudiantes a travs de la venta de servicios

acadmicos

Responsable.

Decanos de Facultad

Actividades.

Figura 21. Actividades Gestin de Servicios de Docencia

Resultados.

Portafolio de servicios acadmicos


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2.3.1 Resultados de Extensin.

Figura 23. Resultados de Extensin


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2.3.2 Proceso de Diseo de Programas

Este proceso disea programas de educacin no formal y proyectos de consultora o asesora.En este proceso se explicita la proyeccin social a travs de la identificacin y uso de lasfortalezas institucionales en correspondencia con los requerimientos del entorno social y

productivo. Desde las lneas de investigacin se obtienen las pautas para el diseo de losprogramas de extensin.

Objetivos.

Proyectar social y acadmicamente las fortalezas institucionales y articular las funciones dela investigacin, la docencia y la extensin, que permitan:

Contribuir a la transformacin de las prcticas sociales y empresariales del entorno, deacuerdo con las exigencias de la actividad productiva y de las tendencias del desarrollo.

Lograr una real proyeccin local, regional, nacional e internacional del ITM, que posibilitela colaboracin y la cooperacin para el desarrollo de los objetos de conocimiento, elintercambio acadmico y la interaccin con el sector productivo.

Responsable.

Decano Centro de Extensin Acadmica

Actividades.

Por sus caractersticas, este proceso presenta actividades similares al proceso de diseo

curricular (ver figura 24)


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2.3.3 Proceso de Inscripcin Acadmica

Mediante este proceso se inscriben estudiantes a los diferentes programas de educacin noformal.

Objetivos.

Actualizar la base de datos de extensin con los estudiantes inscritos en cada uno de los programas de educacin no formal, Generar registros para la ejecucin del proceso deDesarrollo de Programas.

Responsable.


Actividades.

Figura 25. Actividades de Inscripcin Acadmica

Resultados.

Estudiantes inscritos


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2.3.4 Proceso Desarrollo de Programas

Este proceso hace relacin a la ejecucin de programas de extensin en sus dos modalidades:educacin no formal y programas de asesora o consultora.

Objetivo.

Desarrollar programas de extensin que satisfagan las necesidades formuladas por los usuariosdel proceso o detectadas en los estudios de mercado (ver proceso gestin de mercados)

Responsables.

Instructores, consultores o asesores contratados para la ejecucin del proceso

Actividades.

Figura 26. Actividades de Desarrollo de Programas

Resultados.

Estudiantes certificados, certificados y ttulos de educacin no formal, as como los estudios oinformes finales resultantes de la ejecucin de los programas de asesora o consultora.


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2.3.5 Proceso de seguimiento a estudiantes certificados

Mediante este proceso se actualiza la base de datos de extensin, se evala la pertinencia delos programas y se ofrecen nuevos servicios a los estudiantes certificados.

Objetivos.

Actualizar la base de datos de extensin que permita evaluar el impacto de los programasdesarrollados y divulgar nuevos programas diseados.

Responsable.

Decano Centro de Extensin Acadmica.

Actividades.

Estas actividades estn relacionadas con la administracin de la base de datos, tales como:

Alimentar base de datos

Realizar encuestas de impacto de los programas

Relacionar el campo de intervencin de los programas diseados con los perfiles registradosen la base de datos

Divulgar los programas a los estudiantes certificados que cumplen con la actividadanterior

Resultados.

Base de datos de usuarios de extensin


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2.3.6 Proceso Produccin de Material de Apoyo

Este proceso hace referencia a la sistematizacin de las experiencias de educacin no formal(textos, mdulos, cartillas, manuales, etc.) y de las consultoras o asesoras realizadas (informesdiagnsticos, informe de resultados, estudios, modelos de gestin, etc.)

Objetivos.

Sistematizar las experiencias del Macroproceso de Extensin. Facilitar el desarrollo de losprogramas de extensin con el uso de la produccin Acadmica como material de apoyo.

Responsable.


Actividades.

Las actividades coinciden con las del proceso de Produccin Intelectual

Resultados.

Textos, mdulos, manuales, cartillas, informes.


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2.3.7 Proceso de Gestin de Servicios de Extensin

La existencia de una masa crtica, tanto en trminos de personal acadmico como de recursosfinancieros y de infraestructura tecnolgica, es una condicin necesaria para que este procesosea capaz de disear una oferta diversificadaque d respuesta a las necesidades del entorno.Este proceso identifica y administra la masa crtica necesaria para permitir el diseo ymercadeo de un portafolio de servicios y su posterior transferencia al cliente.

Objetivos.

Lograr la capacidad de gestin de masa crtica necesaria, en el desarrollo de las actividadesde la academia y de la administracin, con el propsito de garantizar servicios y productos decalidad (objetivo 2.4 del Plan de Desarrollo).

Responsable.


Actividades.

Estas actividades de tipo secuencial son las siguientes:

Identificar masa crtica

Identificar necesidades del entorno (interno y externo)

Formular un portafolio de productos y serviciosResultados.

Portafolio de servicios de extensin.


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2.3.8 Proceso Gestin de Mercados

El Centro de Extensin Acadmica, como unidad administrativa de la proyeccin social,elaborar y ejecutar con frecuencia anual un plan de mercadeo, sin desconocer que por

principio el ITM reacciona preferencialmente a la demanda sin descuidar la oferta, concebido

ste en sus dos componentes bsicos: mercadotecnia como el procedimiento de extenderlas fortalezas ya construidas y la mercadologa como el procedimiento de crear mercados

potenciales para nuevos productos (sistema de extensin). Este proceso debe consultarpermanentemente los procesos de docencia y de investigacin.

Objetivos.

Disear un portafolio de servicios con el objeto de incorporar los avances del conocimientoa las necesidades y demandas de las personas, comunidades y empresas

Realizar seguimiento permanente al portafolio de servicios para efectuar los ajustes

pertinentes

Confrontar peridicamente el portafolio de los competidores y las tendencias del mercadopara retroalimentar el portafolio de servicios de extensin

Efectuar el seguimiento permanente a los productos diseados y ofertados para observarel impacto y el ciclo de vida del producto

Responsable.

Decano Centro de Extensin Acadmica.

Actividades.

Las actividades se clasifican segn el evento de mercados: Desde la Mercadologa, tambinconocida como marketing o ciencia que estudia al consumidor, identifica sus necesidades y

busca su satisfaccin, creando oportunidades de negocio y, desde la Mercadotecnia que hacereferencia a laorganizacin de los recursos para planear, ejecutar y determinar necesidades ydeseos de un mercado meta con mayor eficiencia que los competidores.

La mercadotecnia inicia antes de la produccin, se manifiesta en cantidad de produccin,precio, distribucin, entre otros. La mercadotecnia incluye todas las actividades de un negocio

que tienen que ver con el flujo de bienes y servicios desde la produccin inicial hasta laproduccin final y el consumidor. En este contexto, las actividades de Gestin de Mercadosson.


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Figura 27. Actividades de Gestin de Mercados

Resultados.

Mercados construidos o identificados.


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2.4 MACROPROCESO DE COOPERACIN

Este Macroproceso est conformado por cuatro procesos de gestin interrelacionados quepermiten la vinculacin a redes nacionales e internacionales, alianzas entre pares acadmicosy la comunicacin permanente con el mundo desde la investigacin, la docencia y la

extensin.

Figura 28. Mapa de Procesos de Cooperacin


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2.4.2 Proceso de Gestin de Alianzas

Proceso que gestiona la unin de esfuerzos de carcter acadmico con propsitos especficos,fundamentalmente de impacto en investigacin.

Objetivos.

Promover alianzas acadmicas con otras instituciones de educacin superior, nacionalese internacionales

Identificar las prcticas que utilizan las universidades para reconocer sus lneas deinvestigacin, establecer el ciclo de vida de los programas, vnculos y alianzas estratgicascon redes de conocimiento a nivel mundial

Establecer programas acadmicos conjuntos con instituciones del pas y del exterior,aprovechando las nuevas tecnologas

Responsables.

Director de Relaciones Nacionales e Internacionales.

Actividades.

Identificar desde la gestin de redes, oportunidades de alianzas con otras institucionesacadmicas, gubernamentales, ONGs o del sector productivo

Formular proyecto de alianza

Realizar el seguimiento y evaluacin a las alianzas formalizadas

Resultados.

Alianzas estratgicas


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2.4.3 Proceso de Gestin de Convenios o ContratosObjetivos.

Establecer convenios de cooperacin interinstitucional en el campo de la investigacin y eldesarrollo.

Responsables.


Actividades.

Identificar desde la gestin de redes, oportunidades de Convenios o contratos con otrasinstituciones acadmicas, gubernamentales, ONGs o del sector productivo

Formular convenio o contrato

Realizar la interventora del convenio o contrato

Sistematizar la experiencia

Evaluar resultados del convenio o contrato

Resultados.

Convenios o contratos


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2.4.4 Proceso de Gestin de Comunicaciones

Objetivos.

Identificar y divulgar informacin sobre oportunidades y apoyos a estudios en el exterior

Mejorar la coordinacin entre las instancias comprometidas en la gestin institucionalde la informacin y la comunicacin para garantizar su mximo impacto, eficiencia yefectividad

Responsable.

Oficina asesora de comunicaciones

Actividades.

Figura 30. Actividades de Gestin de Comunicaciones

Resultados.

Estrategia de comunicaciones diseada y ejecutada


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2.4.5 Proceso de Gestin de Redes

Conjunto de actividades conducentes a liderar las relaciones del ITM con la sociedad, elsector productivo y las comunidades acadmicas nacionales e internacionales, para propiciaracuerdos de cooperacin y enfrentar las oportunidades del mundo. Una caracterstica esencialde las redes es que la informacin y otros insumos se pueden intercambiar y compartir libre,oportuna, fluida y simultneamente. Su relacin horizontal permite disear y ejecutar proyectos,

programas o acciones vertebradas que desarrollan objetivos de la misin institucional.

Objetivos.

Promover la implementacin de redes acadmicas, de investigacin y de conocimiento

Facilitar la movilidad acadmica nacional e internacional de los profesores

Estimular y apoyar estudios de posgrado de los docentes en el exterior y prever mecanismospara su reinsercin

Apoyar la participacin de los docentes en eventos acadmicos en el pas y en el extranjero:seminarios, congresos y conferencias

Promover entre los profesores la preparacin de nuevos cursos con un enfoqueinternacional

Promocionar la movilidad de estudiantes con estancias cortas o por un semestre

Responsables.


Actividades.

Las actividades propias de este proceso son:

Incorporar la perspectiva internacional, comparativa e intercultural en los proyectos deinvestigacin

Promover la vinculacin y participacin de los programas y proyectos en redes deinvestigacin y desarrollo del orden nacional e internacional

Invitar regularmente conferencistas, expertos y profesores nacionales y extranjeros

Invitar a los cursos a estudiantes internacionales o a nacionales que regresen delextranjero


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Organizar y participar en eventos sociales y actividades culturales nacionales einternacionales como ferias, festivales, ctedras o conferencias

Contactar permanente la cancillera, embajadas, consulados y representaciones extranjerasen el pas

Organizar programas para recibir estudiantes extranjeros, ya sea a travs de intercambiosinterinstitucionales cortos, cursos especiales o programas regulares completos

Gestionar oportunidades de movilidad y estancias en el exterior para investigadoresdestacados

Resultados.

Mercado identificado o construido


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3. MACROPROCESOS ESTRATGICOS

3.1 MACROPROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

Desarrolla procesos de planeacin para el estudio, seguimiento, verificacin de la pertinencia

de los planes, programas, proyectos y procesos institucionales.

El Macroproceso de Direccionamiento Estratgico interacta con los procesos misionales atravs de las estrategias para la apropiacin de la filosofa institucional; la implementacinde una cultura de planeacin; los estudios prospectivos para la toma de decisiones; las

polticas de uso de planta fsica; el levantamiento y seguimiento de manuales de procesos yprocedimientos; el acompaamiento en la formulacin de planes, programas y proyectos; laconservacin y suministro de informacin documental sobre la institucin y todos sus planes,

programas y proyectos; los acadmicos inscritos en redes y convenios de cooperacin y losproductos acadmicos publicados y divulgados en el entorno nacional e internacional.

Figura 31. Mapa de Macroproceso de Direccionamiento Estratgico


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3.1.1 Resultados de Direccionamiento Estratgico

Figura 32. Resultados de Direccionamiento Estratgico


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3.1.2 Proceso de Planeacin Institucional

Es el conjunto de actividades conducentesa la obtencin de la carta de navegacin que orientelas acciones de la Institucin a todos sus niveles, propiciando la evaluacin de los resultados

con base en indicadores apropiados que faciliten los ajustes y reformulaciones requeridos en

la marcha de la Institucin.

Objetivos.

Disear, elaborar y registrar los planes, programas y proyectos que permitan el desarrollo yproyeccin de la Institucin, en atencin a los requerimientos del entorno

Responsable.

Jefe Oficina de Planeacin

Actividades.

Figura 33. Actividades de Planeacin Institucional

Resultados.

Plan de Desarrollo Institucional y planes de accin


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3.1.3 Proceso de Planeacin Acadmica

Este proceso permite la formulacin de planes de desarrollo acadmico y la generacinde las herramientas de planeacin que conduzcan a la programacin y control de todas lasactividades acadmicas: programacin de aulas, programacin de asignaturas, distribucin

docente, asignacin de cupos y en general la programacin, distribucin y control de la masacrtica de la institucin.

Objetivos.

Desarrollar los estudios de investigacin y de factibilidad de programas y proyectoscorrespondientes con el fin de lograr:

La existencia de un Plan de Desarrollo Acadmico

Programacin acadmica anual

Responsables.


Actividades.

Evaluar pertinencia social y acadmica de los programas actuales

Realizar estudio sobre tendencias en Educacin Superior y necesidades de la regin y elpas

Formular Plan de Desarrollo Acadmico

Disear y divulgar la programacin acadmica anual

Resultados.

Planes, programas y proyectos de carcter acadmico y de prospectiva institucional: Plan deDesarrollo Acadmico y programacin acadmica anual.


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3.1.4 Proceso de Planeacin Fsica

Conjunto de actividades conducentes a dar respuesta a las nuevas prioridades del ordena-miento institucional, los espacios acadmicos y de recreacin pasiva, el diseo de nuevosespacios y las intervenciones puntuales asociadas con los proyectos, los retos de la renovacin

de los campus, el mejoramiento del entorno educativo y el compromiso con la calidad de vidade la comunidad acadmica.

Objetivos.

Elaborar y poner en marcha el Plan Maestro de Desarrollo Fsico de la Institucin

Establecer planes y programas en lo referente a planeacin fsica, recuperacin y cuidadodel desarrollo armnico de la Planta Fsica de la Institucin

Elaborar el Plan Anual de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de las instalaciones de

la Institucin

Formular polticas referentes al uso de la planta fsica que tenga en cuenta las necesidadesacadmicas

Controlar la utilizacin de espacios fsicos acadmicos, administrativos y de Bienestar

Responsable.



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Actividades.

Figura 34. Actividades de Planeacin Fsica

Resultados.

El resultado bsico es el Plan Fsico actualizado, del cual se desprenden otros resultadoscomo:

Proyectos de inversin formulados de acuerdo con la metodologa existente en el procesode planeacin financiera, en concordancia con el Plan de Desarrollo Fsico

Proyectos ejecutados de adecuaciones y construcciones en los campus, que atiendan lasnecesidades y requerimientos institucionales

Planoteca actualizada del estado real de edificaciones y zonas de recreacin activa ypasiva

Plan de Mantenimiento de la planta fsica, ejecutado y evaluado peridicamente


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3.1.5 Proceso Planeacin de Tecnologa de Informacin y Comunicacin (TICs)

Comprende el conjunto de actividades referidas a la innovacin, adecuacin, transferencia,actualizacin, y adopcin de las tecnologas de informacin y comunicacin (TICs) requeridas

por todos los procesos institucionales, conducentes a la planeacin de la comunicacin, el

flujo de informacin y distribucin de la informacin.

Objetivos.

Facilitar y promover el acceso de las TICs en las actividades de docencia, investigaciny extensin

Dotar progresivamente los espacios acadmicos con el equipamiento de TICs necesariospara el cumplimiento de la misin Institucional

Apoyar la creacin y uso de bibliotecas digitales y hemerotecas virtuales

Masificar el uso del correo electrnico institucional

Disear un esquema de actualizacin permanente al portal institucional

Figura 35. Red ITM


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Apoyar los procesos de modernizacin de los equipos de cmputo y de redes

Consolidar los sistemas de informacin institucionales

Definir e implantar un plan de copias de seguridad (backups) para los sistemas deinformacin institucionales

Implementar polticas institucionales para el uso de los recursos de las TICs

Responsables.

Decano de informtica

Actividades.

Este proceso de planeacin contempla varias etapas, dentro de las cuales se consideran lassiguientes:Etapa 1. Descripcin de la situacin actual que permita conocer las condiciones en las quese encuentra la institucin en relacin con el uso de las tecnologas de la informacin y lacomunicacin.Etapa 2. Visin futura de la institucin y de las TICs que refleje las condiciones a las que

pretende llegar la institucin para el cumplimiento de sus objetivos, a travs del anlisis de susituacin, sus necesidades y oportunidades de las TICs.Etapa 3. Anlisis de opciones de las TICs (Gestin tecnolgica), realizada a travs de laevaluacin y seleccin de las TICs disponibles y susceptibles de aplicarse en la institucin pormedio de la innovacin, transferencia o adaptacin de TICs.


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Figura 36. Actividades de Gestin Tecnolgica

Resultados.

Plan de Informtica

Plan de Comunicaciones


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3.1.6 Proceso de Planeacin Financiera

Este proceso contempla los ingresos y gastos proyectados en el Plan de Desarrollo Institucionaly sus posibilidades de financiamiento, define las metas mximas de pagos a efectuarse porcada vigencia que servirn de base para elaborar el Programa Anual de Caja (PAC).

Objetivos.

Determinar las metas financieras que permitan la ejecucin del Plan de Desarrollo

Formular y priorizar los proyectos de inversin contemplados en el Plan Operativo

Elaborar el proyecto de presupuesto anual (por vigencia) y plurianual de la Institucin(por perodo rectoral, implica la proyeccin de costos y fuentes de financiacin de los

principales programas y proyectos de inversin que requieran para su ejecucin ms deuna vigencia fiscal)

Responsables.


Actividades.

Figura 37. Actividades de Planeacin Financiera

Resultados.

Plan Financiero.


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3.2 MACROPROCESO DE MEJORA CONTINUA

Desarrolla procesos de seguimiento y control permanente para una asesora gil y oportuna ala direccin de la institucin.

Figura 38. Mapa de Macroproceso de Mejora Continua


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3.2.2 Proceso de Control Estadstico

El proceso de Control Estadstico est referido a la optimizacin o mejora de los demsprocesos. Se utilizan herramientas estadsticas para: datos y anlisis del proceso, fabricacinde inferencias sobre comportamiento de proceso y la toma de decisin. Las herramientas

comnmente usadas en este proceso incluyen:

Organigramas

Grficas de funcionamiento

Grfica y anlisis de pareto

Diagramas de causa-efecto

Histogramas de frecuencia

Grficas de Control

Diagramas de dispersin

Objetivos.

Elaborar datos estadsticos para describir el comportamiento y las caractersticas de unproceso

Elaborar informes y anuarios estadsticos que permitan la toma de decisiones para la

mejora o sostenibilidad de un proceso

Responsables.


Actividades.

La herramienta estadstica utilizada depende del tipo de proceso a evaluar y controlar. Engeneral cada herramienta debe incluir actividades como: recoleccin de datos, representacingrfica de los datos y anlisis de datos. La interrelacin de los procesos se muestra en la

siguiente grfica:


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Figura 40. Actividades de Control Estadstico

Resultados.

Evaluacin estadstica de procesos

Anuario Estadstico

Balance social anual


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3.2.3 Proceso de Gestin Normativa

Este proceso lleva a norma y/o reglamento los resultados obtenidos por el proceso deorganizacin y mtodos en general y de otros procesos en particular, igualmente desarrollaactividades que permitan la divulgacin efectiva de normas internas y externas a los dems

procesos institucionales.

Objetivos.

Elaborar normas y reglamentos que permitan el desarrollo de los procesos en un contextojurdico legal.

Responsables.

Secretario General

Actividades.

Analizar la normatividad externa

Elaborar normas y/o reglamentos

Socializar la normatividad

Resultados.

Reglamentos internos actualizados y Normas socializadas


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3.2.5 Proceso de Control Documental

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo yorganizacin de la documentacin producida y recibida por la institucin, desde su origenhasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin (Norma Tcnica

de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000-2004).

Objetivos.

Establecer procedimientos documentados que definan los controles necesarios para:

Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin

Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente

Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los

documentos

Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentrandisponibles en los puntos de uso

Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables

Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se controla sudistribucin

Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin

adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn

Optimizar el acceso a las fuentes de informacin acadmica requeridas por los estudiantes,docentes e investigadores, en el marco de la poltica de excelencia acadmica.

Responsables.

Archivo Central y Director de Comunicacin y Cultura Tecnolgica


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4. MACROPROCESO DE APOYO

Procesos de apoyo para la racionalizacin y optimizacin de los recursos, fortalecimientofinanciero y apoyo al desarrollo humano y construccin de comunidad acadmica.

Garantizan a la academia condiciones de entorno, masa crtica y servicios de excelente calidady con oportunidad, para que pueda cumplir la Misin institucional

Figura 42. Mapa de Macroproceso de Apoyo


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4.1 RESULTADOS DE APOYO

Figura 43. Resultados de Apoyo


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4.1.4 Proceso de Remuneracin

Este proceso comprende la determinacin de bases objetivas que garanticen la asignacinde salarios justos a los empleados de la organizacin; incluye adems todos los aspectosrelacionados con la administracin salarial.

Objetivo.

Realizar la remuneracin salarial y prestacional de manera oportuna para mantener unexcelente clima laboral.

Responsables

Jefe Departamento de Personal

Actividades.

Figura 47. Actividades de Remuneracin

Resultados.

Personal remunerado y asistido.


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4.1.6 Proceso de Gestin Contable

Conjunto de actividades para la realizacin de los procesos contables en la Institucinsiguiendo los parmetros definidos por el Contador General de la Nacin y los lineamientosgenerales para la elaboracin de los informes de cumplimiento y cobertura, y de los reportes

a los organismos de control y vigilancia en relacin con el cumplimiento de la normatividadcontable pblica. Comprende desde la contabilizacin de cuentas hasta la presentacin deInformes de los Estados Contables. Definicin adaptada de la U. del Valle

Objetivo.

Producir y analizar estados financieros, que reflejen la situacin econmica, financiera ysocial del Instituto para la toma de decisiones.

Responsable.

Jefe Departamento Financiero

Actividades.

Figura 49. Actividades Gestin Contable

Resultados.

Estados financieros y contables


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4.1.7 Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios

Es el conjunto de actividades que permiten realizar de manera efectiva la adquisicin debienes y servicios requeridos por los dems procesos. Incluye tres actividades macro referidasa la gestin precontractual, gestin contractual y gestin postcontractual, las cuales se detallan

en el manual de procedimientos.

Objetivos.

Disponer de los bienes muebles e inmuebles de la institucin y determinar responsabilidadesen la administracin, custodia, manejo y control de los mismos

Establecer planes y programas en lo referente a Planeacin fsica, recuperacin ycuidado del desarrollo armnico de los bienes muebles e inmuebles de la institucin

Ejecutar polticas referentes al uso y control de los bienes muebles e inmuebles que tenga

en cuenta las necesidades acadmicas

Definir las actividades y requisitos para elaborar una solicitud para la adquisicin debienes y servicios que satisfaga, en las mejores condiciones, de forma gil y oportuna, losrequerimientos de bienes y servicios para la ejecucin del plan de accin institucional

Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de legalizacin y perfeccionamiento de loscontratos

Dirigir, coordinar y supervisar la elaboracin de los trminos de referencia en las actividadesde contratacin

Asegurar que la distribucin de riesgos se mantenga en los trminos establecidos en loscontratos

Garantizar la ms amplia publicidad de los procesos contractuales

Capacitar oportunamente a los funcionarios llamados a intervenir en las actividades decontratacin

Recibir y aceptar los bienes y servicios necesarios para satisfacer necesidades institucionalespara el funcionamiento de la institucin

Responsables.

Director Administrativo


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Actividades.

Figura 50. Actividades de Adquisicin de Bienes y Servicios

Resultados.

Bienes y servicios adquiridos

Bienes asegurados


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Actividades.

Figura 51. Actividades de Gestin de Calidad de Vida

Resultados.

Personal con calidad de vida

Servicios actualizados de bienestar

Estudiantes con ptimo rendimiento acadmico


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5.2 INDICADORES DE GESTIN DE LOS MACROPROCESOS MISIONALES

MACROPROCESO PROCESO INDICADOR FORMA DE

CONSTRUCCIN

Investigacin

Formulacin delneas

Lneas deinvestigacinformuladas porprograma acadmico

((Lneas formuladas)/ (Programasacadmicosexistentes)) x 100

Gestin grupos deinvestigacin

Participacinde los gastos deinvestigacinen los gastos defuncionamiento

((Total gastosdestinados ainvestigacin) /(Total gastos defuncionamiento)) x100

Gestin grupos deinvestigacin

ndice de gruposde investigacininscritos porCOLCIENCIAS

((Nmero de gruposde investigacininscritos porCOLCIENCIAS) /(Nmero de gruposde investigacin de lainstitucin)) x 100

ndice de grupos

de investigacinreconocidos porCOLCIENCIAS

((Nmero de gruposde investigacinreconocidos por

COLCIENCIAS) /(Nmero de grupos deinvestigacin inscritospor COLCIENCIAS))x 100

ndice de gruposde investigacincategorizados por

COLCIENCIAS

((Nmero de gruposde investigacincategorizados porCOLCIENCIAS) /(Nmero de gruposde investigacin

reconocidos porCOLCIENCIAS)) x100


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CONSTRUCCIN

Gestin deproyectos deinvestigacin

ndice de proyectosde investigacin porinvestigador

((Proyectos deinvestigacin en cursoen un ao) / (Nmerode investigadores en elmismo ao))x100

ndice de proyectosde investigacinnalizados en un

determinado ao

(Nmero de proyectos deinvestigacin nalizados

en un determinadoao) / (Proyectos deinvestigacin en curso enese mismo ao)x100

ndice de proyectosde investigacinsometidos aevaluacin en undeterminado ao

((Nmero de proyectos deinvestigacin sometidosa evaluacin por partede pares externosen un determinadoao) / (Proyectos deinvestigacin nalizados

en ese mismo ao))x100

Gestin delconocimiento

ndice de publicacinde artculos deinvestigacin

((Nmero de artculossobre investigacionesrealizadas o encurso publicadas enrevistas indexadasen un determinadoao) / (Nmero deinvestigaciones realizadaso en curso en ese mismoao)) x 100


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CONSTRUCCIN

Gestin de Redesde conocimiento

ndice de redesvinculadas

((Nmero de redesvinculadas) / (Nmerode redes programadas))x 100

Gestin deservicios deinvestigacin

ndice deproductos oservicios deinvestigacinvendidos

((Nmero de productoso servicios vendidos) /(Nmero de productos oservicios del portafolio))x 100

Docencia

Diseo Curricularndice deprogramas conregistro calicado

((Programas con registrocalicado) / (Programas

diseados))x 100

VinculacinAcadmica

ndice deestudiantes nuevosmatriculados

((Nmero de estudiantesnuevos matriculados)/(Nmero de cuposprogramados ))x100

DesarrolloCurricular

ndice deacadmicosdocentesespecialistas

((Docentes especialistas)/ (Total docentes))x100

ndice deacadmicos

docentes conmaestra

((Docentes magister) /

(Total docentes))x100

ndice deacadmicosdocentes conestudios dedoctorado

((Docentes con estudiosde doctorado) / (Totaldocentes))x100


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CONSTRUCCIN

Nmero deestudiantes pordocente

Total estudiantes / Total

docentes

Relacin deestudiantes pordocente de tiempocompleto

Total estudiantes / Totalde docentes en tiempocompleto equivalente

ndice deestudiantes queprestan materialbibliogrco

((Estudiantes que prestandocumentos) / (Total deestudiantes))x100

Nmero devolmenes porestudiante

Nmero de volmenes /Total de estudiantes

Tasa de graduacinprofesionales detecnologa

(Estudiantes graduadospor ao)/(promedio deestudiantes de primer niveltres aos antes)) X 100

Desarrollocurricular

Tasa de retencin

((Estudiantes matriculadosantiguos + promedio dereingresos en los tres

perodos siguientes) /(Estudiantes esperadosantiguos) )X 100

Tasa de desercin

((Estudiantes esperadosantiguos Estudiantesmatriculados antiguos)/ (Estudiantes esperadosantiguos)) X 100

Gestin de

egresados

Participacin delos graduados en el

mercado laboral

((Nmero de graduadostrabajando / Total de

graduados) )X 100


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CONSTRUCCIN

AcreditacinNmero deprogramasacreditados

((Programas acreditados /programas acreditables))X 100

Produccinintelectual

ndice depublicaciones pordocente

((Nmero depublicaciones) / (Nmerode docentes)) X 100

Gestin deservicios dedocencia

ndice de serviciosde docenciavendidos

((Nmero de serviciosvendidos) / (Nmero deservicios del portafolio))X100

Extensin

Diseo deProgramas

Nmerosprogramaspor lneas deinvestigacin

Nmero de programas deextensin por cada lnea deinvestigacin

InscripcinAcadmica

Indicador depertinencia social

Estudiantes inscritos porprograma diseado

Desarrollo deprogramas

ndice deestudiantescerticados

((Nmero de estudiantescerticados)/(nmero de

estudiantes inscritos))x100

Seguimientoa estudiantescerticados

ndice deestudiantescerticados por

segunda vez

((Nmero de estudiantes

certicados inscritospor segunda vez)/(nmero de estudiantescerticados))x100

ProduccinAcadmica

ndice depublicaciones porprograma

((Nmero depublicaciones)/(nmeros deprogramas diseados))x100

Gestin deservicios de

extensin

Coberturade servicios

demandados

((Servicios del portafolio)/ (Demanda identicada de

servicios))x100Gestin demercados

ndice de serviciosde extensinvendidos

((Nmero de serviciosvendidos) / (Total serviciosdel portafolio))x100


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5.3 PROCEDIMIENTOS DEL MAGROPROCESO DE DIRECCIONAMIENTOESTRATGICO

MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTOS

Direccionamientoestratgico

Planeacininstitucional

Formulacin de planes y programas

Formulacin de proyectos

Planeacinacadmica

Programacin acadmica

Planeacin fsica Procedimiento para la planeacin fsica

Planeacin TICs

Desarrollo de software

Adquisicin de activos informticos

Pedido suministros informticaSoporte y mantenimiento equipos

Pgina Web

Portal

Planeacinnanciera

Procedimiento para la planeacin nanciera

5.4 INDICADORES DE GESTIN DEL MACROPROCESO DEDIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

MACROPROCESO PROCESO INDICADORESFORMA DE

CONSTRUCCIN

DireccionamientoEstratgico

Planeacin deTICs

Infraestructura deacceso a Internet

(total de estudiantes/nmero total de puntosactivos de red)X100

DireccionamientoEstratgico

Planeacin deTICs

Capacidad de accesoa tecnologas de laInformacin

(total estudiantes/totalcomputadores disponiblespara estudiantes)X100


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5.5 PROCEDIMIENTOS DEL MACROPROCESO DE APOYO

MACROPROCESO PROCESO PROCEDIMIENTOS

Apoyo

Vinculacin

Seleccin, vinculacin y nombramiento deacadmicos hora ctedra y ocasionales

Seleccin, vinculacin y nombramiento deacadmicos de carrera

Seleccin, vinculacin y nombramiento deempleados de carrera administrativa

Seleccin, nombramiento y vinculacin de

empleados de libre nombramiento y remocin

Contratos de prestacin de servicios

DesarrolloHumano

Induccin y reinduccin

Gestinadministrativadel personal

Evaluacin del desempeo

Remuneracin

Nmina acadmicos hora ctedra y ocasionales

Nmina acadmicos de carrera

Nmina empleados de libre nombramiento yremocin

Nmina empleados de carrera administrativa

Gestinpresupuestal

Procedimiento para la preparacin, elaboracin

y presentacin del anteproyecto de presupuesto

Procedimiento para la ejecucin delpresupuesto


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MACROPROCESO PROCESO INDICADORESFORMA DE

CONSTRUCCIN

ndice de vinculacin

laboral de estudiantes

(Estudiantesvinculados/total ofertas

laborales)X100

Participacin de losgastos de bienestaruniversitarios en losgastos de funcionamiento

((Total gastosdestinados a bienestaruniversitario)/ ( Total gastos defuncionamiento))x100

GestinPresupuestal

Participacin de losingresos por convenios

(Ingresos ejecutadospor convenios/ejecucintotal de ingresos)X100

Participacin de losingresos por matricula(Educacin Superior)

(Ingresos ejecutadospor matricula educacinsuperior/ejecucin totalde ingresos)X100

Participacin de losingresos por extensin

(Ingresos ejecutadospor extensin/ejecucintotal de ingresos)

Esfuerzo Fiscal(Recursos Propios/Ingresos Corrientes)

Dependencia de lastransferencias

(Transferencias/Ingresos totales)

Eciencia Fiscal

(Gastos deinver

manual proceso si tm

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