manual politicas adm

PARTICIPACION CIUDADANA movimiento cvico no partidista

POLITICAS ADMINISTRATIVAS Y FINACIERAS

1

INDICE

INDICE..........................................................................................................................2

PROCEDIMIENTO DE INGRESOS ........................................................................5

I - PROPOSITO ............................................................................................................................... 5

II - PERSONAS RESPONSABLES: ............................................................................................... 5

III - POLTICA ................................................................................................................................ 5

IV - PROCEDIMIENTO:................................................................................................................. 6

PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSO .................................................................9

I. PROPOSITO............................................................................................................................... 9

II. PERSONAS RESPONSABLES: ................................................................................................ 9

III. POLTICA.................................................................................................................................. 9

IV. DEFINICIN: Desembolsos ................................................................................................... 10

V. PROCEDIMIENTO .................................................................................................................. 10

(ANEXOS)

FIRMAS AUTORIZADAS PARA LA EMISIN DE CHEQUES ......................... 14

PROCEDIMIENTO DE NOMINA ..........................................................................16

I. PROPOSITO............................................................................................................................. 16

II. PERSONAS RESPONSABLES: ............................................................................................. 16

III. POLTICA.............................................................................................................................. 16

IV. DEFINICIN:.......................................................................................................................... 17

V. PROCEDIMIENTOS ................................................................................................................ 17

PROCEDIMIENTO PARA PRESUPUESTO ........................................................19

I. PROPOSITO............................................................................................................................... 19

II. PERSONAS RESPONSABLES............................................................................................... 19

III - POLTICA .............................................................................................................................. 19

IV- DEFINICIN : PROCEDIMIENTO PRESUPUESTARIO .................................................. 20

V-PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 20

2

PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS ..............................22

I - PROPOSITO ............................................................................................................................. 22

II - PERSONAS RESPONSABLES: ............................................................................................. 22

III - POLTICA .............................................................................................................................. 22

IV - DEFINICIN: Conciliacin bancaria .................................................................................... 23

V-PROCEDIMIENTO ................................................................................................................... 23

PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA ..................................................................25

INTRODUCCIN ......................................................................................................................... 25

CONTROL INTERNO .................................................................................................................. 25

PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSO ..................................................................................... 26

REPOSICIN DEL FONDO......................................................................................................... 28

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS.....................30

POLTICAS ................................................................................................................................... 30

1) Asignacin de la responsabilidad para la custodia fsica de los activos ............................ 31

2) Registros de Activos........................................................................................................... 31

3) Inventarios fsicos .............................................................................................................. 31

PROCEDIMIENTO CONTROL DE VEHCULOS..............................................34

I - PROPOSITO ............................................................................................................................. 34

II - PERSONAS RESPONSABLES .............................................................................................. 34

III - POLTICA .............................................................................................................................. 34

REPORTES FINANCIEROS ...................................................................................36

INTRODUCCIN ......................................................................................................................... 36

REPORTES FINANCIEROS ........................................................................................................ 36

Moneda en que se presentarn los Estados Financieros y Reportes. ......................................... 37

ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS (ESTADO DE RESULTADO): ................................... 37

ESTADO DE ACTIVOS, PASIVOS Y BALANCE PATRIMONIAL (ESTADO DE SITUACIN) ................................................................................................................................. 37

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO .......................................................................................... 38

ESTADO DE DISPONIBILIDAD BANCARIA........................................................................... 38

EJECUCIN PRESUPUESTARIA:.............................................................................................. 39

REPORTES DE LOS COMITS MUNICIPALES Y REGIONALES......................................... 39

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ANEXOS .....................................................................................................................40

ESTADOS FINACIEROS

ESTADO DE SITUACIN .......................................................................... 40

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO ......................................................... 41

ESTADO DE RESULTADOS...................................................................... 42

ESTADO DE DISPONIBILIDAD BANCARIA.......................................... 43

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PROCEDIMIENTO DE INGRESOS

I - PROPOSITO Establecer un adecuado sistema de Control Interno y de asignacin de responsabilidades sobre los recursos que recibe PC, por diferentes conceptos, siguiendo el proceso de recepcin, revisin y salvaguarda hasta su depsito.

II - PERSONAS RESPONSABLES:

A) Secretaria

B) Encargado Administrativo

C) Mensajero

III - POLTICA

A) Todos los valores efectivos que recibe PC por las diferentes actividades que realiza, deben estar amparados con sus recibos de ingresos, los cuales son prenumerados de imprenta y se preparan a tinta o en otra forma que dificulte su alteracin.

B) Los valores que se reciban por concepto de donaciones, aportes, prstamos, etc., sern

mediante cheques a nombre del Participacin Ciudadana PC., o en efectivo debiendo emitirse el recibo correspondiente a nombre de la fuente de donde provino.

C) Todos los ingresos que reciba PC. sern depositados ntegramente el mismo da de la

recepcin o a ms tardar al da siguiente, en la cuenta corriente del banco donde haya sido abierta la cuenta del Fondo al que correspondan los ingresos.

D) Se llevar un control estricto de la numeracin de los recibos de ingresos que no estn

en uso. Dichos recibos debern estar depositados en la bveda de la Institucin y bajo la custodia del rea administrativa de la Entidad.

E) El empleado responsable de recibir los ingresos no debe tener acceso a los registros de

contabilidad.

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IV - PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE DESCRIPCIN

Cajero (a) (Persona asignada) 1. Recibe los pagos por concepto de:

Aportes y donaciones de valores provenientes de donantes.

Valores correspondientes a prstamos-

Ingresos provenientes de las distintas

aportaciones de contrapartidas.

Ingresos provenientes de las distintas actividades de los programas ejecutados y actividades:

Donaciones Aportes Asignaciones de Recursos Otros

2. Procede a llenar el recibo de ingreso anotando:

Nombre de la institucin o persona moral

que realiza el pago a favor de PC.

Valor y concepto. El No. del cheque y del banco.

3. Lo revisa, firma, lo sella y distribuye el recibo

de la manera siguiente:

a) Original a quien entrega el pago b) Copia No. 1 al Contador va Encargada Administ.

4. Archiva la Copia No. 1 junto al valor recibido.

5. Prepara depsito y lo enva con el dinero al

Encargado/a Administrativo/a conjuntamente con la copia No. 2, para que le sea devuelta como constancia de recibo.

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Encargado Administrativo

Encargado Administrativo

6. Recibe depsito y revisa:

a) Si es antes de la 4:30 P.M/Paso No. 7. b) Si es despus de la 1:00 P.M., sigue el

Paso No. 8

7. Enva depsito al banco y obtiene firma del mensajero en volante que se archiva.

8. Guarda valores y depsito en bveda bajo

custodia

9. Verifica la secuencia de los recibos, los suma y los compara con los ingresos (depsitos, efectivo y cheque).

a) Si el monto de los ingresos es igual al

monto de los recibos, sigue al Paso No. 13.

b) S existe alguna diferencia sigue al Paso No.

10. Revisa todos los recibos y los ingresos y si no

encuentra la diferencia determina:

a) Si es un faltante en caja, sigue al Paso No. 11.

b) Si es un sobrante en caja sigue al Paso No. 12.

11. Informa a la Secretaria Administrativa que tiene

que reponer el efectivo.

12. Informa al Contador para que ste verifique la preparacin del depsito como sobrante de caja.

13. Verifica en los depsitos si el efectivo y los

cheques estn detallados correctamente.

Secretaria 14. Al final del da prepara el informe de movimiento de caja y depsitos, anexndole los recibos de caja y pasa el informe al Encargado/a Adminstrativo/a

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Encargado/a Administrativo/a

Mensajero

Encargado/a administrativo

15. Recibe la documentacin citada en el Paso anterior la revisa e introduce en un sobre los documentos y los guarda en la bveda. En la maana abre la bveda y saca el sobre.

16. Distribuye la documentacin como sigue:

a) Se enva depsito al banco

17. Recibe lo indicado en 17-A 18. Realiza depsito en, el banco y entrega a la

unidad de administracin la copia del volante de depsito sellado por el banco.

20. Recibe los volantes de depsitos y los chequea

con el informe de efectivo y con los recibos.

21. Enva los depsitos, y los recibos a Contabilidad para que procedan a realizar sus registros adecuadamente.

Nota: Mediante verificaciones peridicas se evaluar el cumplimiento a las polticas, normas y

controles establecidos para la ejecucin de este procedimiento.

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PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSO

I. PROPOSITO Establecer un adecuado Sistema de Control Interno y de asignacin de responsabilidades sobre los valores recibidos por PC para cubrir los diferentes conceptos de desembolsos que hayan de realizarse en cada uno de los programas, componentes o fondos administrados financiera y operativamente por el PC.

II. PERSONAS RESPONSABLES:

A) Secretaria B) Contador C) Encargado/a Administrativo/a D) Auxiliar de Contabilidad E) Director/a Ejecutivo/a F) Comit Coordinador/Consejo Naiconal

III. POLTICA

A) Los cheques deben ser prenumerados de imprenta y debern mantenerse bajo llave. Los cheques no usados deben mantenerse bajo la responsabilidad de un empleado.

B) Todas las solicitudes de cheques deben estar firmadas por el Encargado del rea

solicitante y amparadas por los documentos justificativos. C) Los documentos justificativos deben ser originales, en ningn caso se tramitarn

autorizaciones de cheques con copias de facturas o de documentos justificativos. D) Los gastos de viaje y cualquier otro gasto sujeto a liquidacin se cargarn como

avances, tomados por la persona o ejecutivos para ser liquidados posteriormente cuando se haga el reporte de gastos correspondientes.

E) Para solicitar el pago de gastos a travs del proyecto Participacin de la Sociedad

Civil Organizada en la Democratizacin de la Cultura y las Prcticas Polticas de la Rep. Dom. financiado por la USAID para que cualquier representante de PC asista y/o apoye una actividad auspiciada por otro donante se deber solicitar autorizacin por escrito a la USAID.

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F) Los cheques que se emitan para reponer el fondo de Caja Chica, deben hacerse a favor de la persona responsable del manejo de este fondo.

G) Todo cheque cancelado deber ser mutilado en el sitio de la firma para evitar su uso

indebido e incluirse en el orden numrico correspondiente. H) Todos los cheques deben llevar las firmas de dos personas autorizadas por el Comit

Coordinador de PC. (Ver anexo firmas autorizadas para la emisin de cheques). I) Todos los documentos justificativos de los cheques deben ser marcados con el sello de

"Pagado" despus de emitido el cheque; anotndose la fecha de pago y el numer del cheque, despus que el cheque haya sido firmado.

J) Es responsabilidad del Director/a Ejecutivo/a las autorizaciones de cheques por los

siguientes conceptos:

a) Nmina b) Facturas c) Desembolsos para Proyectos

IV. DEFINICIN: Desembolsos

V. PROCEDIMIENTO


Secretaria


1. Recibe las facturas y firma una copia de stas al cobrador como constancia de recepcin.

2. Recibe y remite a la Direccin Ejecutiva las invitaciones solicitando la participacin de un representante de PC en seminarios o conferencias nacionales e internacionales

3. Anota en un libro de registro el nombre del

emisor de la factura, fecha de recepcin y compaa o nombre del destinatario de la factura.

4. Entrega a la/el Encargada/o Administrativa/o la

factura y obtiene su firma en un libro rcord.

5. Revisa las facturas recibidas y determina:

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RESPONSABLE DESCRIPCIN a) Si son a crdito, determinar su

vencimiento y las archiva hasta la fecha b) Si es de contado sigue paso No. 6 c) Recibe la solicitud de gastos para la

participacin de un representante de PC en una actividad nacional o internacional, s es financiada con fondos de USAID deber verificar que conste con la autorizacin de dicha agencia, siempre y cuado esta actividad sea auspiciada por otro donante.

6. Prepara la autorizacin de emisin de cheque/s.

7. Firma y enva a la Direccin Ejecutiva para su

autorizacin.

8. Recibe las autorizaciones de cheques, Verifica la existencia del compromiso y la disponibilidad de Fondos.

a) S no hay disponibilidad de fondos sigue

paso No. 11 b) Si hay disponibilidad de fondos sigue

paso No.8

9. Informa al Director/a Ejecutivo/a la necesidad de fondos y retiene cheques y facturas.

Director Ejecutivo

10. Recibe la informacin, realiza gestiones para conseguir los fondos y los obtiene.

10. Informa al Encargado Administrativo de la

obtencin de fondos.

11. Se asegura que los pagos corresponden a productos y servicios acordes con los fines de los Proyectos o de PC.

a) Si no se corresponden con el Proyecto o

PC utilizar otras fuentes (financiamiento interno, recursos extemos), para obtener fondos.

b) Si corresponde contina Paso No. 6

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Comit Coordinador/Consejo Nacional

12. Se devuelve al Contador para que confeccione los cheques segn su prioridad.

13. Recibe las autorizaciones de cheques y las

facturas aprobadas; verifica su exactitud matemtica y procede en consecuencia.

14. Somete al Comit Coordinador o al Consejo

Nacional las invitaciones recibidas para la seleccin de la persona que representar a PC en la actividad para la cual ha sido invitada.

15. Solicita por escrito a la USAID la autorizacin

para cubrir con los fondos de los proyectos financiados por ellos, el costo de la participacin de un representante de PC en la actividad para la cual nos hayan invitado, siempre y cuando la misma est auspiciada por otro donante.

16. Luego de recibir la aprobacin de la USAID

remite a la Enc. Administrativa y pasa al punto No. 6.

17. Selecciona la persona que representar a PC

en la actividad a la cual ha sido invitada

Auxiliar de Contabilidad Contador Encargado/a Administrativo/a Director/a Ejecutivo/a

14. Confecciona los cheques en, original y una copia.

15. Entrega los cheques y las facturas al Contador

16. Recibe los cheques y las facturas y revisa que

estn correctos en cuanto a nombre, fecha, monto,proteccin, concepto original de la factura y orden de compra, y los enva al Encargado/a Administrativo.

17. Enva los cheques al Director/a Ejecutivo/a

para la firma

18. Revisa y firma los cheques acorde a la autorizacin del Comit Coordinador.

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RESPONSABLE DESCRIPCIN Contador Encargado/a Administrativo/a

19. Lo devuelve al Contador por intermedio del Encargado/a Administrativo/a

20. Recibe los cheques y las facturas y prepara

una lista con el nombre de los beneficiarios y distribuye las copias y los cheques como sigue:

a) Original de los cheques, Encargado/a

Administrativo/a b) Copias de los cheques a los archivos. c) Copia de los cheques, contabilidad, para

registro contable. d) Agencia Donante

21. Archiva factura y dems documentos soportes

del desembolso.

22. Enva original de cheques y la copia conjuntamente con la lista de beneficiarios al cajero.

23. Recibe lo indicado en el paso anterior y lo

mantiene en custodia hasta que los beneficiarios pasen a retirarlos.

NOTA: Si transcurren tres (3) das y no han retirado el cheque debern hacer

las gestiones pertinentes para localizar al beneficiario.

24. Recibe a los beneficiarios le entrega los

cheques y obtiene la firma de esto en la copia 25. Devuelve la copia a contabilidad para que

sean realizados los registros correspondientes. NOTA: Mediante verificaciones peridicas se evaluar el cumplimiento a las

polticas, normas y controles establecidos para la ejecucin de este procedimiento.

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FIRMAS AUTORIZADAS PARA LA EMISIN DE CHEQUES I. OBJETIVO Dotar a la administracin de Participacin Ciudadana de un mecanismo gil y oportuno para le erogacin de fondos, conservando los controles internos necesarios para el manejo transparente de los ingresos y donaciones. II. INSTRUMENTOS DE CONTROL

1) Presupuesto aprobado por el Comit Coordinador y el Consejo Nacional.

2) Estractos de actas, del Comit Coordinador y/o el Consejo Nacional, modificando presupuestos aprobados o autorizando gastos no programados o imprevistos.

III. FIRMAS AUTORIZADAS Se registrarn en los bancos, 5 (cinco) firmas de la siguiente manera:

1) Tres firmas A de miembros del Consejo Nacional; una del Coordinador General y dos de otros miembros seleccionados por el Consejo Nacional.

2) Dos firmas B de la Direccin Ejecutiva; una del Director Ejecutivo y otra de la persona

que funja como "segunda a bordo", es decir, la persona que sustituye al Director Ejecutivo en ausencia de ste y que no tenga en sus funciones ni registros contables ni sea responsable de las compras.

1.- Para cualquier cheque dos firmas A. 2.- Para cheques hasta RD$30,000.00, firmas A y B 3.- Para cheques hasta RD$10,000.00 dos firmas B

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Las firmas se distribuyen de la siguiente forma:

Firma A

Coordinador General Miembro Comit Coordinador Miembro Comit Coordinador

Firma B

Javier Cabreja, Director Ejecutivo Vianela Daz, Enc. de Educacin

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PROCEDIMIENTO DE NOMINA

I. PROPOSITO Establecer un sistema para mantener control sobre el tiempo trabajado por los empleados antes de proceder al pago.

II. PERSONAS RESPONSABLES:

a) Direccin Ejecutiva

b) Encargado (a) Administrativo (a)

c) Contador/a

III. POLTICA

A) La inclusin de personas a la nmina deber ser autorizada por escrito por el Director (a) Ejecutivo (a), con aprobacin del Comit Coordinador.

B) Mantener un archivo de personal donde se registre el historial de cada empleado. C) Establecer un sistema de registro de empleados, el cual incluye avisos para cambios en

nmina y avisos de movimientos y cambios en el personal debidamente autorizados. D) Las nminas deben ser aprobadas y firmadas por el Director (a) Ejecutivo (a). E) Deben ser personas diferentes las que confeccionan, revisan, aprueban, pagan y registran la

nmina.

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IV. DEFINICIN: Nminas de pago del personal.

V. PROCEDIMIENTOS


Encargado/a Administrativo/a Contador/a

1. Inmediatamente se produce una accin de personal para empleados que ingresan, aumentos de sueldos, despido o cualquier otro cambio que afecte el salario del empleado lo comunica por Encargado/a Administrativo/a.

2. Recibe lo citado en el paso anterior y procede a

preparar el pago de nmina mediante carta de autorizacin al Banco para acreditar a la cuenta bancara de cada empleado el valor que corresponde.

Nota: En caso de pago quincenal deber elaborarse a

ms tardar los das 13 y 27 de cada mes. 3. Clasifica empleados fijos y nominales. 4. Completa formulario "Lista de pago del Personal"

anotando bsicamente:

a) Nombres de los empleados. b) Sueldo que devenga. c) Deducciones: Impuestos por leyes,

prstamos, seguros, y otros. 5. Entrega nmina y carta de autorizacin del banco al

Contador/a 6. Revisa la nmina y verifica los clculos y

deducciones que estn correctos.

a) Si est correcto contina en paso No. 10. b) Si no est correcto contina con el paso No.

7.

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RESPONSABLE DESCRIPCIN Director/a Ejecutivo/a Contador Director Ejecutivo

7. Determina la diferencia y la devuelve al Encargado/a Administrativo/a para que haga las correcciones.

8. Una vez corregida es devuelta al contador. 9. Quin verificar las correcciones, y firmar la

nmina. 10. Enviar la nmina y carta de transferencia a la firma

del Encargado/a Administrativo/a y aprobacin del Director Ejecutivo.

11. Lo recibe y si la rechaza contina el paso No. 12. 12. Devuelve al Encargado Administrativo con las

observaciones de lugar. 13. Recibe nmina de pago y Carta de Transferencia e

instruye al Encargado/a administrativo para que corrija, de acuerdo a las observaciones sealadas, procede y repite los pasos Nos. 4 al 10.

14. Autoriza al Encargado Administrativo para que

remita al Banco la Carta de autorizacin de pago.

Nota: En caso de aumento de sueldos o de movimiento de personal, despus del cuadre de la

nmina, el Encargado de esta deber solicitar a Contabilidad la elaboracin de cheques remanentes a final del mes o comienzo del mes prximo.

Nota: Mediante verificaciones peridicas evaluar el cumplimiento a las polticas, normas y


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PROCEDIMIENTO PARA PRESUPUESTO

I. PROPOSITO Establecer un adecuado sistema de elaboracin y control de presupuesto, mediante un plan de operaciones y control de las actividades de PC, con el cul la Direccin Ejecutiva pueda tomar decisiones claras sobre la Institucin de acuerdo con las necesidades particulares de la misma y considerando los programas, componentes y fondos..

II. PERSONAS RESPONSABLES

A) Consejo Nacional

B) Director/a Ejecutivo/a

C) Encargado/a Administrativo/a

D) Contador/a

III - POLTICA

A) Todos los aos PC debe preparar su presupuesto general con sus ingresos costos y gastos, a ms tardar tres (3) meses antes al 31 de agosto de cada ao, que le sirva de herramienta de control administrativo.

B) Igualmente debe preparar su presupuesto de Inversiones Administrativas en la misma

fecha indicada en el punto "A" para adquirir mobiliario y equipo de oficina, equipo de transporte, equipo de cmputos y otros equipos.

C) Todos los meses el /a Contador/a , debe preparar a travs del formulario correspondiente

un informe de ejecucin presupuestaria, en inters de tener a disposicin la parte ejecutada y la disponibilidad de cada partida presupuestada a la fecha.

D) Mensualmente el Encargado/a Administrativo/a de PC revisar el presupuesto mediante

la comparacin de las cuentas de ingresos, costos y gastos presupuestados con los reales del mes y el acumulado a la fecha.

E) La Direccin Ejecutiva como consecuencia de los resultados de las operaciones, podr

solicitar al Comit Coordinador la modificacin al Presupuesto General de PC.

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IV- DEFINICIN : PROCEDIMIENTO PRESUPUESTARIO

V-PROCEDIMIENTO


Director/a Ejecutivo/a Encargados/as de Areas Encargado/a Administrativo/a Director/a Ejecutivo/a Encargado/a Administrativo/a Director/a Ejecutivo/a Consejo Nacional

Elaboracin de Presupuesto

1. A ms tardar el 31 de Julio de cada ao, solcita a cada Encargado/a o Jefe de rea el coordinar con el Area Administrativa las necesidades de personal, equipos, y recursos financieros para la ejecucin de sus actividades el prximo ao.

2. Se renen con el/la Enc. Administrativo/a para

suministrarles los detalles de las actividades a ser realizadas en el prximo ao.

3. Elabora los presupuestos con las informaciones

recibidas de los/as Encarados/as de Areas.

4. Presenta a la Direccin Ejecutiva los presupuestos.

5. Recibe los presupuestos de cada rea, los analiza y si tiene alguna observacin, la discute con el/la Encargada correspondiente.

6. Realiza las correcciones de lugar y presenta a la

Direccin Ejecutiva versin corregida de los presupuestos.

7. Aprueba y presenta al Consejo Nacional los

presupuestos con la descripciones de los proyectos a ser ejecutados en el prximo ao.

8. Se renen y discuten el presupuesto de cada rea; determinando prioridad a los fines de PC.

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RESPONSABLE DESCRIPCIN Director/a Ejecutivo/a Contador/a Encargado/a Administrativo/a Director/a Ejecutivo/a

9. Recibe el presupuesto. Si es aprobado sin modificaciones inicia su ejecucin

10. Si es aprobado con modificaciones, informa a los/as

Encargados/as de Areas y solicita al/la Encargado/a Administrativo hacer las correcciones de lugar. Inicia su ejecucin con las modificaciones aprobadas por el Consejo Nacional.

11. Remite presupuesto aprobado al Encargado/a

Administrativo/a para que controle su ejecucin Control Presupuestario 1. Controla ejecucin, prepara informe mensual y lo

remite al final de cada mes al Director/a Ejecutivo/a y a la Enc. Administrativo/a para su revisin

2. Recibe informe, lo revisa y asegura que su

ejecucin se est llevando conforme a lo aprobado, remite copia a los Encargados/as de Areas.

3. Recibe el informe de gastos y revisa. 4. Informa sobre su ejecucin trimestralmente al

Comit Coordinador en la prxima sesin.

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PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS

I - PROPOSITO Las conciliaciones bancarias tienen por finalidad asegurar la igualdad entre los registros contables de las cuentas comentes de Participacin Ciudadana y los estados de cuentas que emiten los bancos donde se manejan las cuentas corrientes.

II - PERSONAS RESPONSABLES:

A) Encargado/a Adminstrativo/a

B) Contador/a

C) Archivo

III - POLTICA

A) Las conciliaciones bancarias deben ser preparadas en el rea Financiera, por una persona diferente a quien prepara las entradas al diario mayor y a los auxiliares.

B) La conciliacin bancaria deber ser firmada por la persona que la prepara y revisada

e iniciada por el Contador/a. Deber ser verificada por el Encargado/a Administrativo/a .

C) Los cheques cancelados pagados por el banco, se archivarn en orden numrico,

separados por mes.

D) Las conciliaciones bancarias deben ser archivadas en un expediente conjuntamente con los estados de cuenta de los bancos.

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IV - DEFINICIN: Conciliacin bancaria

V-PROCEDIMIENTO



Contador/a

5. Mensualmente recibe los estados de cuentas de los bancos, con los cheques y dems notas anexas.

6. Revisa los estados de cuenta y los enva al

Contador/a . 7. Recibe la documentacin citada en el Paso No. 1. 8. Relaciona los cheques secuencialmente de acuerdo

a su nmero; nombre, fecha, valor y endoso. 9. Chequea los depsitos, cheques y las notas de

dbito y crdito que figuran en el estado, contra el registro de la cuenta del banco.

10. Anota en el formato de conciliacin bancaria de la

cuenta comente, lo siguiente:

a) Balance segn estado del banco. b) Los depsitos que no figuran en los estados

de cuenta, y le resta los cheques que fueron girados, pero que no se cobraron en ese mes, segn registros contables y cualquier nota de dbito adicional.

c) Obtiene el balance de los libros a fin del mes a que corresponde.

11. Si hay diferencia vuelve al Paso No. 5 y contina

con el proceso. 12. S no hay diferencia, contina en el Paso No. 9. 13. Firma en el espacio del formato preparado para

estos fines. 14. Se asegura que los cargos estn correctamente

contabilizados, entrega al Gerente Administrativo y Financiero.

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RESPONSABLE DESCRIPCIN Encargado/a Administrativo/a

15. Verifica que los datos de la conciliacin estn

correctos, la firma y es enviada para archivo conjuntamente con el estado de cuenta del banco.

Nota: Mediante verificaciones peridicas evaluar el cumplimiento a las polticas, normas y


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PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA

INTRODUCCIN Caja Chica es un fondo fijo reponible segregado de la caja general, con la finalidad de realizar pequeas erogaciones en efectivo que no amerita la expedicin de un cheque. Tiene por finalidad hacer los gastos de menor cuanta, para los cuales sera demasiado dispendioso seguir el procedimiento normal de desembolsos por cheques.

CONTROL INTERNO El Control de Caja Chica se establece mediante el sistema de fondo fijo reponible, con normas suplementarias que reglamentan su uso. Este fondo estar bajo la custodia de la Secretaria Ejecutiva, El contador supervisar y controlar los fondos a se erogados. Las siguientes normas se deben implementar para lograr un nivel adecuado de control interno. La persona autorizada para aprobar los desembolsos de Caja Chica ser el Encargado

Administrativo y Financiero o la persona que el asigne por escrito. El encargado del Fondo de Caja chica solamente podr realizar desembolsos, dependiendo del

monto de la Caja Chica. Todas las erogaciones debern ser realizadas por el encargado del fondo y firmadas por la

persona que recibe los fondos. Los recibos contarn de un original, el cual ser retenido por el custodio del fondo para fines de

solicitar reposicin. El encargado del fondo deber anexar al comprobante de Caja Chica la factura que justifica

dicha erogacin. Este fondo debe permanecer dentro de una caja metlica que est cerrada bajo llave. Los comprobantes se escribirn a tinta y en letras legibles. El monto original del fondo, ser fijado y estar representado por efectivo y/o los comprobantes

de los desembolsos realizado. No se har desembolso alguno sin preparar el comprobante de caja Chica correspondiente. En

caso de imprevisto, se preparar un recibo provisional de Caja Chica destinado para stos fines.

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Estos volantes provisionales no podrn permanecer en sta caja ms de tres das, al final de ste plazo el encargado del fondo requerir de la persona a la cual se le entreg el dinero la factura o comprobante de la erogacin y preparar el recibo definitivo de Caja Chica.

Todas las erogaciones debern ser registradas diariamente en el formulario de reposicin de Caja

Chica. Diariamente el custodio deber realizar un cuadre de su caja. Cuando lo fondos disponibles se hayan consumido en su limite cercano a los 80% se solicitar la reposicin del mismo, mediante una solicitud de cheque debidamente aprobada por el Director (a) Ejecutivo(a).

La suma solicitada para reposiciones nunca sobrepasar el monto fijo del fondo. El cheque de reposicin deber hacerse a nombre del custodio del fondo. En ellos casos de que se anule un comprobante de Caja Chica, deber mantenerse y anexarse en

el orden secuencial numrico en la reposicin correspondiente. No se podrn hacer prstamos, avance a sueldo, cambio de cheques a empleados o ejecutivos,

por Caja Chica. El Encargado Administrativo, deber realizar peridicamente y sorpresivamente labor de

fiscalizacin sobre el manejo del fondo de Caja Chica a travs de arqueos. El monto establecido para el manejo de Caja Chica ser establecido por la Direccin Ejecutiva

quien lo someter para aprobacin al Comit Coordinador.

PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSO


Custodio del Fondo

1. Recibe Caja Chica con el importe en efectivo de dicho fondo 2. Realiza desembolsos en :

a) Compra de mercanca para la cocina (caf.

Azcar, refrescos, etc.) b) Arreglos menores de vehculos y/o equipos,

dependiendo del monto de la caja chica. c) Compra de materiales de oficina si no hay en

suministro. d) Gastos de transporte y gasolina en Santo

Domingo. e) Compra de Sellos f) Compra de peridicos g) Otros.

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RESPONSABLE DESCRIPCIN Encardado Administrativo Custodio del Fondo Solicitante (varios) Custodio del Fondo

2. Preparar un comprobante por el monto a entregar a

la persona que solicita, que lo iniciar 3. Llevar el comprobante al Asistente Administrativo y

financiero para su autorizacin. 4. Devuelve a su secretaria recibo provisional firmado 5. Recibe el comprobante y lo archiva temporalmente

y entrega efectivo al solicitante 6. Entrega factura donde indica lo gastado 7. Compara factura con comprobante provisional y

determina : a) Que no tenga cifras adulteradas b) Si la factura es igual al comprobante anexarla. c) Si la factura no es igual al comprobante paso No.

9. 8. Investiga las razones por lo que la factura no es

igual al recibo provisional :

a) Si la factura e mayor o menor se anula en comprobante original y se inspecciona de nuevo con el valor real para someterlo de nuevo al Encargado de Administracin

9. Anexa la factura al comprobante de Caja chica. 10. Archivar el comprobante de Caja Chica en la Caja

metlica junto a los dems comprobantes.

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REPOSICIN DEL FONDO


Custodio del Fondo Custodio del Fondo

1. Extrae de la caja metlica los comprobantes pagados hasta la fecha de la reposicin.

2. Se asegura de que estn en secuencia numrica. 3. Suma los comprobantes, anexa la cinta de suma y

grupo de documentos. 4. Cuenta y suma el dinero an no gastado y concilla

el monto del fondo con los comprobantes y el importe en efectivo, el cual debe ser igual al total establecido para el fondo.

a) Si no es igual sigue el paso 5 b) Si es igual sigue el paso No. 8

5. Busca la diferencia revisando los comprobantes con

la factura,

a) Si la diferencia es un fallante sigue el paso No. 6. b) Si la diferencia es un sobrante sigue el paso No. 7

6. Hace la reposicin de su propio dinero 7. Lo considera como otros ingresos ver

procedimiento de ingreso) y lo integra a la caja. 8. Asegura los siguientes aspectos :

a) Que cada comprobante de Caja Chica tenga facturas originales anexas por el monto del desembolso.

b) Que a las facturas se le estamp el sello de pagado.

c) Que los comprobantes de Caja Chica estn firmados por el beneficiario y aprobados por la persona autorizada.

d) cualquier otro aspecto que a su juicio sea necesario

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RESPONSABLE DESCRIPCIN Encargado Administrativo Custodio del Fondo Contabilidad

9. Elabora solicitud de cheque al Encargado

Administrativo con los comprobantes y factura anexas.

10. Recibe lo citado en el paso anterior, verifica que est correcto (de acuerdo a las especificaciones de paso No. 8

11. Despus de haberse preparado el cheque de

reposicin y haberse cambiado, recibe el dinero y lo coloca nuevamente en la Caja Metlica.

12. Procede a actualizar los registros contables

mediante el resumen de reposicin, debiendo codificar por tipo de gastos los comprobantes.

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

POLTICAS A continuacin se exponen algunas consideraciones para el manejo de los activos adquiridos con recursos del Proyecto. Las mismas formarn parte de este manual y son las siguientes: Los registros de activos fijos debern ofrecer las siguientes informaciones:

1. Descripcin de la propiedad. 2. Nmero de serie del fabricante, modelo, nmero, y cualquier otra identificacin de

importancia.

3. Fuente de recursos con que fue adquirida la propiedad, incluyendo nmero de donacin u otra fuente de aportes.

4. El titulo de. propiedad lo mantiene PC.

5. Fecha de adquisicin y costo.

6. Localizacin, uso, condicin de la propiedad y fecha en que la informacin fue reportada.

7. Costo de adquisicin por unidad.

8. Informes sobre disposicin disponible, precio de venta o mtodo utilizado para determinar el

valor corriente del mercado.

9. Se debe regular la propiedad para asegurar su proteccin, prevenir prdidas daos o robo. Cualquier prdida de activos fijos deber ser investigada y documentada.

10. Se deben establecer procedimientos para mantener los activos en buenas condiciones.

11. Cuando el donatario es autorizado o requiere vender un activo fijo, se establecern los

procedimientos adecuados, para lograr una competencia abierta hasta la extensin posible, a fin de lograr los mejores resultados de retomo.

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El sistema de control de activos fijos se sustenta en los tres (3) elementos siguientes:

1) Asignacin de la responsabilidad para la custodia fsica de los activos Cada activo fijo asignado a una divisin estar bajo la responsabilidad expecfica del Encargado de esa Divisin. Cualquier movimiento de activo requerir la autorizacin y coordinacin previa con dicho Director. Este responder, adems, por cualquier prdida o deterioro voluntario que se produzca en los activos bajo su control. El Encargado/a Administrativo/a tendr el control general de activos. sirviendo de enlace a todas las divisiones para la asignacin y movimiento interdepartamental de activo fijo. Los movimientos externos de activos fijos para fines de reparacin se realizarn amparados de una orden de trabajo a nombre de la persona o empresa que efectuar la reparacin. Debiendo identificarse en dicha orden el activo y en qu consiste la reparacin. Para descargos o salida definitiva de activos por desuso o deterioro irreparable se deber llenar un formulario de movimiento de activo fijo que sustituir el formulario inicial de asignacin del activo. Deber contener las mismas especificaciones, excepto el valor y cdigo de ubicacin. En la columna de observaciones se escribir la palabra "descargo".

2) Registros de Activos El sistema prevee la implementacin y seguimiento de registros adecuados para cada activo en particular; desde el momento de su adquisicin y durante toda su permanencia en PC, hasta su salida definitiva, de manera que permita su fcil y segura ubicacin en todo momento; as como las informaciones fundamentales respecto al mismo.

3) Inventarios fsicos Se realizarn inventarios fsicos peridicos por lo menos una vez al ao, de todos los activos fijos de PC, con la finalidad de constatar la real existencia de los activos que aparecen en los registros, determinar posibles diferencias y las causas de las mismas; as como establecer responsabilidades en los casos que proceda. Los resultados de dichos inventarios se reconciliarn con los registros de contabilidad. .Cualquier diferencia entre las cantidades resultantes de la inspeccin fsica, y las que muestren los registros de contabilidad sern investigadas para determinar las causas de las diferencias. Mediante ste inventario PC verificar la existencia, uso actual y necesidad de continuar utilizando el activo.

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AL RECIBIR UN ACTIVO

Encargado/a de Suministro (persona a quien se le asigne esta funcin) Encargado/a Administrativo/a

1. Recibe todos los activos provenientes del exterior, sea por compras o donaciones. (Ver procedimiento para compras al comercio local).

2. En base al expediente definitivo de la adquisicin

que llega a la Encargad/oa Administrativo/a para su pago, el encargado/a de control de activo llenar el formulario "Movimiento de Activo Fijo" elaborado para tales fines, anotando: fecha de entrada, descripcin, cdigo, condiciones del mismo, orden de compra, proveedor y cualquier otra observacin que considere necesaria.

3. Cuando el activo sea recibido por donacin o

transferencia, lo especificar en la indicacin del proveedor y har las observaciones convenientes para que se determine el precio de mercado del activo y se registre en los libros.

4. Enva formulario con las especificaciones del activo

al encargado de suministro para que .lo asigne.

MOVIMIENTOS INTERNOS DE ACTIVOS Encargado/a de Suministro (persona a quien se le asigne esta funcin) Encargado/a de rea

5. Remite formulario "Movimiento de activo Fijo" con la informacin del mueble y equipo a la Divisin que lo solicit, requirindole la firma al jefe de sta, para que lo reciba y lo acepte como asignado a la Divisin.

6. Recibe lo citado en el paso anterior. 7. Asegura que la informacin que contiene el

formulario se corresponda con el activo. 8. Firma el formulario, extrae una copia y devuelve a

Suministro.

MOVIMIENTOS INTERNOS DE ACTIVOS

Encargado de Suministro (persona a quien se le asigne esta funcin)

9. Separa el original, enva la otra copia al Administrativo y Financiero para que la archive.

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RESPONSABLE DESCRIPCIN 10. Anota la ubicacin del activo cuya existencia ser

comprobada por inventarios peridicos.

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PROCEDIMIENTO CONTROL DE VEHCULOS

I - PROPOSITO PC, incluye una partida presupuestaria para la compra y/o mantenimiento de vehculos. El trmino "vehculos" segn es utilizado en este sistema aplicable a los automviles Jeep, camiones y similares. El uso y el mantenimiento son las dos reas principales que se relacionan con los vehculos. Consecuentemente, PC debe mantener prcticas aceptables que provean una seguridad razonable sobre:

El uso autorizado de los vehculos, control y registro de sus operaciones. El mantenimiento autorizado de los vehculos, su control y registro.

II - PERSONAS RESPONSABLES

A) rea Administrativa

III - POLTICA PC, debe mantener regulaciones especificas para la implantacin de prcticas relacionadas con los vehculos adquiridos. Estas regulaciones son: 1. Los vehculos adquiridos para PC, debern ser utilizados solamente en operaciones relacionadas

con el Proyecto, a menos que su uso para otros propsitos sea aprobado por el/la Director/a Ejecutivo/a.

2. PC, mantendr y administrar de acuerdo con prcticas aceptables un programa para el

mantenimiento, reparacin, proteccin y preservacin de los vehculos para asegurar su completa disponibilidad y utilizacin en la ejecucin del Proyecto.

3. Se utilizarn tres documentos bsicos para garantizar el uso adecuado de los vehculos del

proyecto: una "Solicitiud de Vehculos", una "Hoja de Control de Utilizacin de Vehculos" y un "Informe Mensual de Operacin y Matenimiento de Vehculos".

El formulario de solicitud asegura que los vehculos son utilizados solamente con una

autorizacin, y solamente con propsitos relacionados con el Proyecto.

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La Hoja Control de Utilizacin de Vehculos se completa despus que el vehculo es

autorizado para su uso; sta recibe informaciones sobre el viaje segn se conocen al momento de la salida. Es importante registrar en este formulario el nmero de la "Solicitud de Vehculo" para mantener una referencia cruzada sobre el uso "autorizado" y el "real". Al finalizar el viaje, tanto el conductor como el usuario del vehculo, debern firmar esta hoja control y completar la informacin restante. Esta doble verificacin proveer una documentacin confiable sobre el viaje.

El "Reporte Mensual de Operacin y Mantenimiento de Vehculos" es utilizado para

controlar el consumo y mantenimiento de cada vehculo. En consecuencia, al igual que la "Hoja Control de utilizacin de Vehculos", ste formulario deber mantenerse por vehculo independiente. La informacin registrada en este reporte sirve de base en la determinacin del uso eficiente del combustible. El formulario adems provee a el/la Director/a Ejecutivo/a de PC con valiosa informacin sobre los gastos de mantenimiento por vehculo especfico.

Los registros de activos fijos y los procedimientos de control descritos en este Captulo, son aplicables a los procedimientos de control de vehculos.

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REPORTES FINANCIEROS

INTRODUCCIN Los Estados Financieros representan un medio de vital importancia en la orientacin de la administracin de los programas, componentes y fondos ejecutados por Participacin Ciudadana (PC), sirven para tomar decisiones oportunas y para su planeacin financiera, debido a que muestran los resultados operacionales de los diferentes programas, componentes y fondos, el estado de los recursos recibidos y los cambios en los balances patrimoniales.

REPORTES FINANCIEROS Los Estados Financieros y reportes se prepararn por programas, componentes y fondos consolidados, para facilitar la interpretacin de las informaciones de cada actividad y sobre todo, para reflejar claramente la situacin y el comportamiento del origen y aplicacin de los recursos obtenidos por fuentes y su disponibilidad de efectivo a la fecha de los estados y reportes. Los estados financieros identificados para los distintos programas administrados por PC, son los siguientes:

a) Estado de Activos, Pasivos y Balance Patrimonial. (Estado de Situacin). b) Estado de Ingresos y Egresos (Estado de Resultado) c) Estado de Flujo de Efectivo. d) Estado de Ejecucin Presupuestaria. e) Estado de Disponibilidad Bancaria

Adems de los Estados Financieros bsicos, PC debe presentar los reportes financieros adicionales necesarios para un adecuado seguimiento y control de los programas en ejecucin y para cumplir con los requerimientos de informacin financiera acordados con organismos locales o internacionales donantes o patrocinadores de proyectos, como por ejemplo, reportes peridicos de gastos, con el fm de solicitar reembolsos de gastos y/o avances de fondos. Los estados y reportes financieros deben cumplir con los requisitos mnimos siguientes: Informativos: Los estados y reportes deben ofrecer informaciones entendibles fcilmente,

destacando las partidas que requieren atencin. Oportunos: Se deben de presentar justo en el momento en que pueden servir de base a la toma

de decisiones.

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Completos: Proveer informacin requerida para documentar y tomar decisiones. Acumulativos: La informacin de la ejecucin financiera de los programas debe representar en

forma acumulativa de perodo a perodo.

Moneda en que se presentarn los Estados Financieros y Reportes. Los repones de contabilidad y los Estados Financieros y repones se expresarn en pesos dominicanos (RDS). Consecuentemente, las operaciones realizadas en dlares de los Estados Unidos de Amrica (USS) u otra moneda extranjera se registrarn considerando la tasa oficial de cambio imperante en el momento de la transaccin. Adems, los Activos y Pasivos Corrientes en moneda extranjera, sern remedidos tomando en consideracin la tasa vigente a la fecha de la preparacin de los Estados Financieros y reportes. Los Estados Financieros sern auditados anualmente por contadores independientes. Cuando la auditora comprenda programas o proyectos son financiamiento de organismos internacionales, la seleccin de los contadores independientes deber cumplir con los requerimientos de dichos organismos conforme a lo acordado entre stos y PC.

ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS (ESTADO DE RESULTADO): Objetivos: Presentar un sumario de todos los recursos y gastos realizados por fuentes de fondos. Frecuencia: Ser preparado sobre una base mensual, dentro de los primeros diez (10) das

siguientes al mes anterior. Contenido: Presenta informacin de rendicin de cuentas relacionada con los ingresos y

desembolsos de los programas administrados por PC, por fuente de recursos y por componente de gastos.

ESTADO DE ACTIVOS, PASIVOS Y BALANCE PATRIMONIAL (ESTADO DE SITUACIN) Objetivos: Participacin Ciudadana es responsable de generar y emitir el Estado de Activos,

Pasivos y Balance patrimonial, en el cual presentar su posicin financiera de acuerdo con principios de Contabilidad y tomando en cuenta las regulaciones establecidas por las Autoridades Gubernamentales de la Repblica Dominicana y los organismos internacionales.

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Frecuencia: Ser preparado mensualmente, dentro de los primeros diez (10) das siguientes al mes anterior.

Contenido: Presenta informacin sobre los activos y balance patrimonial de los fondos en forma

concisa y en un momento determinado. Se presentar como detalles adicionales de los renglones de importancia.

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO Objetivos: Clasificar los ingresos de efectivo por fuente y origen de fondos. Frecuencia: Ser preparado mensualmente, dentro de los primeros diez (10) das siguientes al mes

anterior. Contenido: El Estado del Flujo de Efectivo clasificar los ingresos de efectivo y pagos por

fuentes de fondos, de acuerdo con su origen y clasificados por fnanciamiento, operaciones o actividades de inversin. El efecto de la tasa de cambio sobre el efectivo disponible en dlares (USS) u otra moneda extranjera, ser reportado como una partida separada en la reconciliacin de los balances de efectivo y partidas equivalentes de efectivo, al inicio y final del perodo.

ESTADO DE DISPONIBILIDAD BANCARIA Objetivos: Este reporte controlar los avances de efectivo del programa y proveer informacin

sobre los desembolsos por fuentes de fondos del programa, as como el balance de efectivo disponible al final de cada periodo reportado.

Frecuencia : Ser preparado sobre una base trimestral, dentro de los primeros diez (10) das

siguientes al trimestre anterior. Adems, se preparar un reporte final al concluir el programa correspondiente.

Contenido : Incluir el efectivo disponible al inicio del perodo, el efectivo recibido y

desembolsado y el efectivo disponible al final del perodo.

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EJECUCIN PRESUPUESTARIA: Objetivos: La administracin de Participacin Ciudadana es responsible de preparar un reporte

sobre la ejecucin presupuestaria sobre una base acumulada para reflejar el cumplimiento del presupuesto por partida y fuente de recursos. El presupuesto, es la expresin financiera del programa segn fue aprobado por los organismos competentes.

Frecuencia: Ser preparado sobre una base trimestral, dentro de los primeros diez (10) das

siguientes al trimestre anterior. Adems, se preparar un repone final al concluir el programa.

Contenido: El reporte incluir los valores presentados por partidas independientes, los

desembolsos acumulados, las obligaciones pendientes de pago, as como el balance de recursos disponibles por fuentes de fondos.

Las informaciones detalladas de las categoras del Presupuesto podrn suministrarse como informacin adicional. Las fluctuaciones entre las categoras del presupuesto podrn efectuarse hasta un lmite previamente establecido. Sin embargo, el presupuesto no podr excederse del monto autorizado.

REPORTES DE LOS COMITS MUNICIPALES Y REGIONALES Los comits Municipales y Regionales debern presentar a la Secretara Ejecutiva de PC informes financieros mensuales y con otra periodicidad, en los formatos y fechas establecidos por dicha Secretaria, de manera que las operaciones financieras de los Comits puedan ser oportunas y adecuadamente registradas en los estados financieros y en la ejecucin presupuestaria de la institucin.

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ANEXOS

40

PARTICIPACIN CIUDADANA

ESTADO DE SITUACIN Al_____de____________________del_______

(Expresado en RD$)

CUENTA DESCRIPCIN BALANCE

1 ACTIVOS XX

11 ACTIVOS CORRIENTES XX

1101 DISPONIBILIDAD EN CAJA Y BANCO XX.

1102 DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR XX

TOTAL ACTIVOS XX

2 PASIVOS XX

21 PASIVOS CORRIENTES XX

2101 DOCUMENTOS Y CUENTAS POR PAGAR XX

2102 ACUMULACIONES Y RETENCIONES POR PAGAR XX

TOTAL PASIVOS XX

RESULTADO DEL EJERCICIO XX

TOTAL PASIVO Y CAPITAL

41


ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO Al_____de____________________del_______

(Expresado en RD$)

Flujos de efectivo de actividades operativas:

Aportes en efectivos $XX

Donaciones en efectivo XX

Contrapartidas XX

Intereses y comisiones ganadas XX

Pagos a proveedores y empleados directos XX

Desembolsos en efectivo a componentes XX

Intereses pagados XX

Efectivo neto provisto por actividades de Operaciones XX

Flujos de efectivo por actividades de inversin:

Inversiones de capital

Ingresos por disposicin de activos XX

Efectivo neto utilizado por actividades de inversin XX

Flujos de efectivo de actividades de financiamiento:

Prstamos bancarios XX

Amortizaciones sobre prstamos a largo plazo XX

Efectivo neto provisto por actividades de Financiamiento XX

Incremento neto (disminucin) en efectivo XX

Efectivo al inicio del periodo

Efectivo al final del perodo $XX

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ESTADO DE RESULTADOS Al_____de____________________del_______

(Expresado en RD$)

CUENTA DESCRIPCIN ESTE

PERIODO

ACUMULADO

4 INGRESOS

Aportes de Agencias XX XX

Donaciones Empresas XX XX

Donaciones en Efectivo XX XX

Cuotas Miembros XX XX

TOTAL INGRESOS XX XX

6 GASTOS ADMINISTRATIVOS Y DE OPERACIONES

Costo Personal XX XX

Beneficios XX XX

Gastos de Viaje XX XX

Servicios Pblicos XX XX

Comunicaciones XX XX

Alquiler XX XX

Material Gastable XX XX

Adquisicin de Equipos XX XX

Reparacin y Mantenimiento XX XX

Reuniones y Eventos XX XX

Gastos Varios XX XX

TOTAL GASTOS XX

XX

RESULTADO DEL EJERCICIO

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ESTADO DE DISPONIBILIDAD BANCARIA Durante el Perodo del___________Al__________

(Expresado en RD$)

FONDO A.I.D.

FONDO PROPIO

FONDO OTRO

Efectivo disponible al Inicio del Perodo XX XX XX

Efectivo Recibido durante el perodo XX XX XX

Total de efectivo Disponible XX XX XX

Desembolsos XX XX XX

Efectivo Disponible al Final del Perodo XX XX XX

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INDICE PROCEDIMIENTO DE INGRESOSI - PROPOSITOII - PERSONAS RESPONSABLES:III - POLTICA IV - PROCEDIMIENTO:

PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSOI. PROPOSITOII. PERSONAS RESPONSABLES:III. POLTICAIV. DEFINICIN: DesembolsosV. PROCEDIMIENTOFIRMAS AUTORIZADAS PARA LA EMISIN DE CHEQUESFirma AFirma B

PROCEDIMIENTO DE NOMINAI. PROPOSITOII. PERSONAS RESPONSABLES:III. POLTICA IV. DEFINICIN:V. PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO PARA PRESUPUESTOI. PROPOSITOII. PERSONAS RESPONSABLESIII - POLTICAIV- DEFINICIN : PROCEDIMIENTO PRESUPUESTARIOV-PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIASI - PROPOSITOII - PERSONAS RESPONSABLES:III - POLTICA IV - DEFINICIN: Conciliacin bancariaV-PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICAINTRODUCCINCONTROL INTERNOPROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSO REPOSICIN DEL FONDO

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOSPOLTICAS1) Asignacin de la responsabilidad para la custodia fsica de los activos2) Registros de Activos3) Inventarios fsicos

PROCEDIMIENTO CONTROL DE VEHCULOSI - PROPOSITOII - PERSONAS RESPONSABLESIII - POLTICA

REPORTES FINANCIEROSINTRODUCCINREPORTES FINANCIEROSMoneda en que se presentarn los Estados Financieros y Reportes.

ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS (ESTADO DE RESULTADO):ESTADO DE ACTIVOS, PASIVOS Y BALANCE PATRIMONIAL (ESTADO DE SITUACIN)ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVOESTADO DE DISPONIBILIDAD BANCARIA EJECUCIN PRESUPUESTARIA:REPORTES DE LOS COMITS MUNICIPALES Y REGIONALES

ANEXOS

manual politicas adm

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