manual seguim adm obras

MANUAL DE PROCESO DE SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO DE OBRA

Este documento fue posible gracias al apoyo de:

Este Manual de Proceso de seguimiento administrativo de obras ha sido elaborado por Licenciado Hugo Leonel Rubio Contreras con base en consultas a los documentos siguientes: Reglamento operativo del Proyecto Fondo de Agua y Saneamiento, y el Manual de Supervisión de Primer Nivel para obras del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento; consultas realizadas a los actores clave en el proceso de seguimiento de obras de este proyecto. Cualquier error u omisión es involuntario y responsabilidad del autor. Es permitida la reproducción de este documento, siempre y cuando se haga mención de la referencia bibliográfica. El contenido de este documento no refleja la opinión de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo AECID, es responsabilidad de quién lo elaboró. Este documento fue impreso en 50 ejemplares. Guatemala, mayo 2,014


1

Contenido Pagina # INTRODUCCION ....................................................................................................................................... 3

ABREVIATURAS Y DEFINICIONES ....................................................................................................... 3

OBJETIVO DEL MANUAL ....................................................................................................................... 4

ALCANCE .................................................................................................................................................. 4

NORMATIVA APLICABLE ....................................................................................................................... 5

UNIDAD RESPONSABLE ........................................................................................................................ 5

NORMAS GENERALES ........................................................................................................................... 5

1. Principios: .................................................................................................................................... 5

2. Procedimientos de supervisión y seguimiento: .................................................................... 5

3. Órgano de Contratación. ........................................................................................................... 5

4. Contrato. ....................................................................................................................................... 5

5. Recepción de obras y pagos. ................................................................................................... 6

6. Facturas ........................................................................................................................................ 6

7. Elegibilidad del Gasto/Inversión .............................................................................................. 6

NORMAS ESPECÍFICAS ......................................................................................................................... 7

PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISIÓN DE PRIMER NIVEL .............................................................. 7

8. Supervisión de Obra de Primer Nivel (supervisor externo). ............................................... 7

9. Actores que participan con responsabilidad en la supervisión de primer nivel. ............ 7

10. Actividades del Supervisor Externo: ................................................................................... 7

11. Actividades del Coordinador de Infraestructura: .............................................................. 9

12. Actividades del Director de Proyecto FCAS en la Mancomunidad .............................. 10

13. Supervisión de Segundo Nivel ........................................................................................... 11

14. Seguimiento por Administración del Proyecto FCAS .................................................... 12

15. Anticipo para iniciar la obra: ............................................................................................... 13

16. Pago de estimaciones de trabajo realizado. .................................................................... 16

17. Garantías. ............................................................................................................................... 22

17.1. Procedimiento de las garantías fianza de anticipo y fianza de cumplimiento de contrato:

.......................................................................................................................................................... 23

17.2. Proceso de la garantía Póliza de seguro todo riesgo: ........................................................ 25

17.3. Proceso de garantía inscripción ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –

IGSS-, del o los proyectos de obra a ser ejecutados: .................................................................. 27


2

17.4. Proceso de garantía de registro de los contratos de trabajo ante el Ministerio de Trabajo

y Previsión Social ............................................................................................................................ 29

17.5. Proceso de garantía Fianza de calidad y conservación o de funcionamiento de obra y

fianza de saldos deudores: ............................................................................................................. 31

18. Terminación de la obra ........................................................................................................ 33

18.1. Terminación de la obra en la fecha prevista: ....................................................................... 33

18.2. Comisión de Recepción y Liquidación de obra: .................................................................. 38

18.3 Liquidación Final de Obra Terminada ................................................................................... 41

18.4. Terminación de la obra antes de la fecha prevista.............................................................. 44

18.5. Terminación de la obra después de la fecha prevista ........................................................ 47

19. Orden de Cambio .................................................................................................................. 50

20. ANEXOS...........................................................................................................................54 20.1 Anexo 3.1 Estimaciones Renglones….……………………………………………………....54 20.2 Anexo 3.2 Módelo de una orden de campo………………………………………………….55 20.3 Anexo 3.4 Guía para cuantificación de mano de obra comunitaria……………………….56 20.4 Anexo 4.1 Módelo Plan de inversión anticipo……………………………………………….64 20.5 Anexo 5.1 Módelo solicitud pago estimación de trabajo…………………………………...65 20.6 Anexo 5.2 Módelo recomendación pago estimación……………………………………….66 20.7 Anexo 5.3 Módelo control tiempo de contrato………………………………………………67 20.8 Anexo 5.4 Módelo acta de estimación trabajo………………………………………………68 20.9 Anexo 5.5 Documentos de cambio…………………………………………………………...70 20.10 Anexo 5.6 Módelo solicitud prorroga tiempo de empresa………………………………..72 20.11 Anexo 5.7 Módelo solicitud prorroga por supervisión……………………………………..73 20.12 Anexo 5.8 Módelo autorización extención tiempo…………………………………………74 20.13 Anexo 6.1 Módelo certificado terminación obra……………………………………………75 20.14 Anexo 6.2 Módelo nombramiento comisión receptora……………………………………77


3

INTRODUCCIÓN El Proyecto Fondo de Agua y Saneamiento de Mankatitlán, a través de su administración, ha elaborado el Manual de Normas y Procedimiento para la supervisión técnica y el seguimiento administrativo de la ejecución de obras, el cual regula y controla todas las actividades necesarias para que el equipo de gestión, de el seguimiento del avance de ejecución física y financiera de las obras a ser realizadas en el área de intervención del Proyecto de Agua Potable y saneamiento. Este Manual, es un instrumento de consulta que debe ser revisado y actualizado periódicamente por las unidades responsables. Tomando en consideración lo señalado, el Manual, contiene los elementos fundamentales que permiten identificar y describir el proceso técnico y administrativo de este tipo de actividad. Se busca optimizar los recursos con los que cuenta el Proyecto Fondo de Agua y Saneamiento de Mankatitlán. Se establece la reglamentación para el cumplimiento de los objetivos y metas del proyecto y de las actividades del equipo de gestión. En ningún caso las actividades aquí enunciadas, son limitativas de las funciones del equipo de gestión. Por lo tanto, deben considerarse a título enunciativo, de orientación e ilustrativas de las funciones que deben ser desarrolladas. Este documento, se ha realizado con el propósito de que el equipo de gestión del Proyecto FCAS involucrado en el proceso de las obras, conozca con detalle las acciones en las que han de participar, los límites de su responsabilidad y las instancias con las que deben interactuar para llevar a buen término el proceso de las obras y los servicios relacionados. Por tal motivo, este documento establece los objetivos, procedimientos y diagramas de flujo para las áreas y responsables involucrados en el proceso para la ejecución y seguimiento de las obras y los servicios relacionados, y que sea una guía que oriente sus funciones con eficiencia para el correcto desarrollo de sus actividades. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES AECID: Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo.

Contratista: Persona individual o jurídica con quien Mankatitlán celebra contrato para la ejecución de una obra.

Contrato: Instrumento jurídico suscrito entre Mankatitlán y el contratista, de conformidad con las Leyes de la República de Guatemala, –ROP- Reglamento Operativo del Programa, Términos de Referencia, Oferta, Documentos de Licitación, en donde se establecen los derechos y obligaciones de ambas partes para la ejecución de obra.

Coordinador de Infraestructura del Equipo de Gestión: Ingeniero/a civil y/o técnico, miembro del Equipo de Gestión responsable de llevar a cabo la revisión, el análisis y los controles técnico-administrativos correspondientes, necesarios de acuerdo a las prácticas para el desarrollo de la supervisión de obras o proyectos construidos, financiadas por el Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento –FCAS-. Delegado Residente: Jefe ejecutivo del contratista, quien dirige la obra y que tiene plena autoridad de actuar como su representante autorizado con relación al trabajo, cuyo perfil debe ser de un profesional de ingeniera civil o profesional con similares competencias y conocimiento.

DFCAS: Es el Departamento del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento, FCAS, y es su órgano director.


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Equipo de Gestión EG: Personal responsable de la Gestión del Programa del Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento en Mankatitlán.

FCAS: Fondo de Cooperación para Agua y Saneamiento del Gobierno de España. Para efectos de estos documentos de Licitación y del manejo, control, revisiones, aprobaciones y supervisión de los fondos de la Subvención de Cooperación, se entenderá que el término FCAS incluye todas las instituciones de cooperación del Gobierno de España. Ley de Contrataciones: La Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la República y su Reglamento y sus reformas.

Mancomunidad: Asociación de municipios Mankatitlán, beneficiaria del programa.

Obra: Trabajo o construcción a ejecutarse de acuerdo con los planos, especificaciones y demás documentos que forman parte del contrato.

OTC: Oficina Técnica de Cooperación (OTC) de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) en Guatemala, es la encargada de poner en marcha los programas y proyectos de desarrollo financiados por el Gobierno de España en el país. Además a través del equipo específico para la gestión del FCAS en Guatemala, tiene como misión relacionada con el presente manual, la supervisión de segundo nivel, la no objeción a modificaciones técnicas y pagos de las actividades en obra y a las certificaciones parciales o finales. Supervisor de Primer Nivel: Empresa individual, jurídica o profesional cuya función es la supervisión externa técnica y control administrativo de los trabajos de construcción y/o mejoras del proyecto, a fin de que se ejecuten en la calidad y en el tiempo estipulado en el contrato.

Supervisión de primer nivel: Conjunto de actividades de supervisión en obra encomendada por la mancomunidad. Incluye la dirección y supervisión por parte del equipo de gestión (EG) de la unidad de infraestructura FCAS de la mancomunidad. Supervisión de segundo nivel: Conjunto de actividades que permiten dar seguimiento y control de la supervisión de primer nivel realizada directamente por el equipo técnico de la OTC de Guatemala o por la empresa o persona física delegada por la OTC de Guatemala, para el cumplimiento de estas tareas.

OBJETIVO DEL MANUAL Proporcionar a los integrantes del equipo de gestión, instrucciones que les permita realizar de forma ordenada y sistemática, controlar y dar seguimiento a los procesos técnicos y administrativos establecidos, con el fin de supervisar y vigilar la correcta ejecución física y financiera de las obras de acuerdo a lo establecido en el contrato que haya sido firmado, fortaleciendo con ello, la estructura de control interno. ALCANCE El presente manual es de observancia general para todos los integrantes del equipo de gestión del Proyecto Fondo de Agua Potable y Saneamiento de Mankatitlán.


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NORMATIVA APLICABLE Este manual tiene como base normativa el Reglamento Operativo del Proyecto (ROP) y Manual de Supervisión de Primer Nivel Para Obras del Fondo de Cooperación Para Agua y Saneamiento. UNIDAD RESPONSABLE La unidad responsable de la aplicación de este manual, es la Dirección del Proyecto Fondo de Agua Potable y Saneamiento de Mankatitlán.

NORMAS GENERALES

1. Principios: La ejecución de obras por contrato, deben regirse bajo los principios de:

a. Buena Fe: Las partes deben proceder de buena fe en todas sus actuaciones, y los contratos obligarán no sólo a lo pactado expresamente en ellos, sino, a todo lo que corresponda a su naturaleza, según la ley, la costumbre o la equidad.

b. Transparencia: La ejecución de obras, debe realizarse con objetividad, reglas claras y

con oportunidad para que los interesados conozcan los documentos, conceptos y decisiones.

c. Economía: Los recursos destinados para la ejecución de obras, deben ser

administrados adecuadamente en medios, tiempo y gastos, de tal manera que se logre la mayor eficiencia y eficacia.

d. Responsabilidad: El Beneficiario asegurará que la gestión de los recursos del Fondo

sea realizada en estricto cumplimiento del Convenio de Financiación y del Reglamento Operativo del Proyecto.

Los integrantes del equipo de gestión, deberán velar por la correcta y responsable utilización de los recursos otorgados, para la ejecución de las obras.

2. Procedimientos de supervisión y seguimiento: Los procedimientos para la supervisión y

seguimiento de obras de infraestructura son:

Supervisión de primer nivel

Supervisión de segundo nivel

Seguimiento administrativo

Estos procedimientos permiten verificar que los proyectos se realicen de acuerdo con las especificaciones, planos, presupuestos y programas de trabajo, garantizando que la ejecución de los trabajos sea ajustada a las estipulaciones contractuales, dentro del tiempo y costo establecidos, así como del control administrativo y financiero de las obras.

3. Órgano de Contratación: El Beneficiario es el Órgano de Contratación del Proyecto. Además,

de acuerdo a lo establecido en el Convenio de Financiación, la AECID o su representante, podrá realizar contrataciones en nombre del Beneficiario, para llevar a cabo procedimientos de control y verificación externos, de la buena ejecución del Proyecto, auditorías financieras, monitoreo o evaluaciones.

4. Contrato: Toda adquisición o contratación de obra o servicio cuyo monto sea superior a los

Sesenta Mil Quetzales (Q.60,000.00) deberá constar en contrato escrito, y mediante acta administrativa o bien, orden de compra en los casos de entrega inmediata, lo anterior no


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excluye que cuando el Órgano de Contratación lo estime pertinente, celebre contratos escritos para contrataciones o adquisiciones con montos menores al indicado.

5. Recepción de obras y pagos: La recepción de las obras, deberá realizarse por parte del

Equipo de Gestión del Proyecto con la aprobación de AECID, cuyo responsable del área correspondiente deberá de actuar conforme a lo establecido en el Manual de Supervisión de Primer Nivel del FCAS y, de acuerdo a lo establecido en el apartado II.2.4.7. del Reglamento Operativo del Proyecto (ROP) en lo que proceda.

6. Facturas: Las facturas que sean presentadas para respaldar los pagos, deben cumplir con los

requisitos siguientes: a) La denominación “factura”. b) Nombre y apellidos completos y nombre comercial del contribuyente que emite el

documento, si es persona individual; razón o denominación social y nombre comercial, si es persona jurídica.

c) Número de Identificación Tributaria NIT, de quien emite el documento. d) Numero de resolución que autorizo la impresión de las facturas. e) Serie y número correlativo del documento. f) Lugar y fecha de emisión. g) Régimen fiscal al que está sujeto el emisor de la factura. h) La factura debe estar emitida a favor de Mankatitlán/FCAS, NIT (número de

identificación tributaria) 4473618-5, dirección Panajachel. i) Descripción del bien o servicio adquirido y su respectivo valor. j) Precio total de la operación, así como, la indicación de descuentos o aplicación de

anticipos, si los hubiere. 7. Elegibilidad del Gasto/Inversión: Para que los gastos/inversiones, sean considerados

elegibles para el Proyecto, independientemente del financiador, deben cumplir con los siguientes requisitos:

a) Sólo serán elegibles para la financiación del Proyecto, las actividades contenidas

en los POP y POAs que hayan sido debidamente aprobados por la AECID o su representante, y sólo a partir del momento de su aprobación.

b) Deberán corresponder a las partidas presupuestarias y al origen de los fondos establecidas en el POP y POA.

c) Deberán ser aplicados en el área geográfica establecida por el Proyecto, indicada en las Disposiciones Técnicas del Proyecto y en los Planes Operativos.

d) Deberán ser aplicados en el tiempo de vigencia del POP y POA correspondiente, no siendo elegibles gastos ocasionados extemporáneamente, excepto aquellos realizados para la identificación y planificación del Proyecto, previamente aprobados por la AECID o su representante.

e) Sólo son elegibles las acciones que hayan sido previamente identificadas, coordinadas y concertadas por el Equipo de Gestión.

f) En cuanto a los contratos de obras, servicios, suministros y gastos cubiertos con los recursos del Fondo, éstos deberán ser realizados mediante los procedimientos establecidos en el apartado II.3. de este Reglamento Operativo.

g) Todo gasto/inversión, deberá tener su respectivo soporte documental legalmente aceptado y autorizado por las autoridades correspondientes (facturas, recibos o comprobantes, estados de cuenta, etc.).


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NORMAS ESPECÍFICAS

PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISIÓN 8. Supervisión de Obra de Primer Nivel (supervisor externo): Es el servicio prestado por una

empresa consultora o por un profesional especializado en representación de la Mancomunidad y del Equipo de Gestión, para el control técnico y administrativo de la ejecución de los proyectos de obra.

9. Actores que participan con responsabilidad en la supervisión de primer nivel: Los

actores que participan en la supervisión de primer nivel son: Supervisor externo, Coordinador de la unidad de infraestructura del Equipo de Gestión, así como el director de dicho Equipo de Gestión.

10. Actividades del Supervisor Externo:

Actividades Previas

Planificación Ejecución de Trabajo

Control Seguimiento

Fuente: Elaboración propia.

Revisar

documentos

Contrato de

obra, oferta,

documentos de

licitación fianzas

Catalogo de

renglones,

precios unit.

Diseños

Cronograma de

ejecución del

contratista, presupuestos

Plan de trabajo y

cronograma que

debe

contemplar:

Estrategias a

implementar,

reuniones de

trabajo,

informes de

avances de

obra, estima. de trabaj x renglón

Instrumentos de

control y

verificación a

ser

implementados:

Bitácora,

formato de

informe, ordenes

de cambio, otros

Vigilar

cumplimiento

de programa e

inversión de anticipo

Visita de

campo a obras

asignadas

Registro de a -

vance de obra

en bitácora

Supervisar que

el contratista

cumpla con la

cantidad y

calidad de trabajo

Asistir a

reuniones de

trabajo 1 x

semana mínimo

Cumplir con

condiciones

generales y

específicas del

contrato de

obra

Revisar la

actualización

de planos de obra

Verificar pagos

y vigencia de

seguros,

fianzas, licencia constr.

Que las

ordenes de

campo y

prorrogas se

emitan

oportunas

Revisar las

estimaciones

de trabajo de

ejecutado x el contratista

Calcular y

presentar las

estimaciones

de trabajo

ejecutado x el

contratista y

mano de obra

comunitaria ANEXO 3.4

1

4

3

Emitir órdenes

de pago

s/liquidación

de estimación

de trabajo de

obra

2

5

Controlar la

Seguridad,

higiene y

seguimiento

ambiental en

obra


8

Actividades Previas


Control Seguimiento


Verificar

puntos

topográficos

replanteados x

contratista

Revisión de

planos y

especificaciones

1

Llevar el

control

financiero x

obra

4 3

Informe semanal

p/coordinación y

superv 2do. nivel

Verificar en

campo las

cantidades de

trabajo

ejecutados x renglón

Emitir las

alarmas a tiempo

a coordinación infraestructura

Hacer las

mediciones y

cómputos x

renglón de

trabajo al

finalizar

trabajos de obra

Presentar cuadro

analítico de las

mediciones de

trabajo

Uso de bitácora

de obra x

proyecto a ejecutar

Establecer

canales de

comunicación

con actores

que participan

en la

supervisión y

ejecución de

obra

Propuestas de

solución en

casos de

suspensión de

trabajos

2

Establecer un

archivo x

proyecto a

ejecutar

5

Verificar que

el contratista

cumpla con

planos de línea

roja de obra finales

Supervisar

flujo financiero

para pago de

avances de

obra

Elaborar informe

de avance de

obra en sus

diferentes etapas

Controlar

avance físico

de obra y su

estimación

financiera

Revisar

albaranes

(ordenes de

entrega de

materiales)

Seguimiento a

condiciones

encontradas

según informes

presentados y a

las alertas emitidas

Recibir, evaluar

y dictaminar los

expedientes de

solicitud de pago

de avance de

obra

Calcular y

presentar

órdenes de

cambio a

coord. Infra y

dirección proy

para análisis y

aprobación


9

11. Actividades del Coordinador de Infraestructura:

Actividades Previas

Planificación Ejecución de

Trabajo Control Seguimiento


Revisar

documentos

Contrato de

obra, oferta,

documentos de

licitación fianzas

Catalogo de

renglones,

precios unit.

Diseños

Cronograma de

ejecución del

contratista,

presupuestos

Revisión de

planos y

especificaciones

Establecer canales

de comunicación

con actores que

participan en la

supervisión y

ejecución de obra

Plan de trabajo y

cronograma que

debe

contemplar:

Estrategias a

implementar,

reuniones de

trabajo,

informes de

avances de

obra, estima. de

trabaj x renglón

Instrumentos de

control y

verificación a

ser

implementados:

Bitácora,

formato de

informe, ordenes

de cambio, otros

Utilizar bitácora

de obra x

proyecto a ejecutar

Implementar un

archivo x

proyecto a ejecutar

Informe semanal

y mensual p/

dirección del

proy y superv

2do. nivel

Verificar en

campo las

cantidades de

trabajo

ejecutados x

renglón

Analizar y emitir

las alarmas a

tiempo a

dirección de

proy y superv

2do nivel

Elaborar informe

de avance de

obra en sus

diferentes etapas

Verificar

cumplimiento

de programa e

inversión del

anticipo

Revisar avance

de obra en

bitácora x

proyecto

Realizar

reuniones de

trabajo

semanal con el

contratista

sobre ejecuc

de contrato

Revisión y

firma de actas

de inicio, de

avance físico,

de terminación

de obra, de

recepción de

obra, otros

Revisar que las

órdenes de

campo, cambio

y prorrogas se

emitan

oportunamente

Revisar y

avalar las

estimaciones

de trabajo

ejecutado

calculadas x

supervisión ext

Revisar y

avalar órdenes

de pago

s/liquidación

de estimación

de trabajo de

obra

Emitir los

dictámenes

técnicos en

base a las

solicitudes de

avance de obra,

órdenes de

cambio

Propuestas de

solución en

casos de

suspensión de trabajos

Seguimiento a

condiciones

encontradas

según informes

presentados y a

las alertas emitidas

Entrega de

expedientes de

estimaciones de

pago a la

dirección del

proy.


10

12. Actividades del Director de Proyecto FCAS en la Mancomunidad

Actividades Previas




Establecer canales

de comunicación

con actores que

participan en la

supervisión y

ejecución de obra

Organizar las

actividades previas

del coordinador de

infraestructura con

supervisión externa

Plan de trabajo y

cronograma para

visitas,

reuniones,

supervisión, otro

Informe mensual

p/ superv 2do.

Nivel y Gerencia

Mankatitlán

Verificar en

campo los

avances de

trabajo

ejecutados x el

contratista

Analizar y

aprobar o no, las

alarmas emitidas

por coordinador

infraestructura

Revisar informes

de avance de

obra en sus

diferentes etapas

Velar por el

cumplimiento

de programa

de ejecución

de obra

Notificar las

alarmas aprob a

supervisión de

2do. Nival y

Gerencia Manka

Realizar

reuniones de

trabajo

semanal con el

contratista

sobre ejecuc

de contrato

Revisión y

firma de actas

de inicio, de

avance físico,

de terminación

de obra, de

recepción de

obra, otros

Revisar y

aprobar las

estimaciones

de trabajo

ejecutado

avaladas x

coord. Infra.

Revisar y

aprobar

órdenes de

pago

s/liquidación

de estimación

de trabajo de

obra

Propuestas de

solución en

casos de

suspensión de

trabajos

Seguimiento a

condiciones

encontradas

según informes

y a las alertas

emitidas

Entrega de

expedientes de

estimaciones de

pago a la

administración

del proy. para su

tramite

Seguimiento a

conformación

comité recepción

de obra

Como integrante

del comité de

recepción de

obra, participar en el proceso

Revisar y

aprobar las

órdenes de

cambio

avaladas x coord. Infra.

Entregar las

órdenes de

cambio a

supervisión 2do

nvl para su

conocimiento

y/o análisis y

aprobación


11

13. Supervisión de Segundo Nivel

Actividades Previas




Establecer canales

de comunicación

con actores que

participan en la

supervisión y

ejecución de obra

Organizar las

actividades previas

el director, coord.

Infra y admón. Del

proy FCAS

Plan de trabajo y

cronograma para

visitas,

reuniones,

supervisión, otro

Informe mensual

p/ Coordinador

de Programa

DFCAS

Verificar en

campo los

avances de

trabajo

ejecutados x el

contratista

Conocer las

alarmas emitidas

por coordinador

infraestructura y

dirección proy Revisar

informes de

avance de obra

en sus

diferentes

etapas

Supervisar el

cumplimiento

de programa

de ejecución

de obra

Notificar las

alarmas a

Coordinador de

Programa

DFCAS

Realizar

reuniones de

trabajo con el

equipo de

gestión sobre

ejecución de

contrato de

obra

Revisión de

actas de inicio,

de avance

físico, de

terminación de

obra, de

recepción de

obra, otros

Propuestas de

solución en

casos de

suspensión de

trabajos

Seguimiento a

condiciones

encontradas

según informes

y a las alertas

emitidas

Seguimiento a

conformación

comité recepción

de obra

Como integrante

del comité de

recepción de

obra, participar

en el proceso

Revisar y

aprobar las

órdenes de

cambio según

magnitud de estas

Entregar las

órdenes de

cambio

aprobadas o no a

dirección de

proy FCAS


12

14. Seguimiento por Administración del Proyecto FCAS

Actividades Previas


Control Seguimiento


Revisar

documentos

Contrato de

obra, oferta,

documentos de

licitación

Catalogo de

renglones,

precios unit.

Diseños

Cronograma de

ejecución del

contratista, presupuestos

Plan de trabajo y

cronograma de

seguimiento

administrativo:

Reuniones de

trabajo, gestión

para registro de

contrato y

solicitud de

bitácora ante

CGC

Instrumentos de

control y

verificación a

ser

implementados:

formato de

informe de

seguimiento

adm, otros

Verificar

cumplimiento

de programa e

inversión del anticipo

Visita de

campo a obras

asignadas

(control

albaranes)

Verificar que

las planillas

coincidan con

personal de campo

Reuniones de

trabajo

quincenales

Verificar que

los albaranes

coincidan con

informes de

supervisión de obra

Verificar pagos

y vigencia de

seguros,

fianzas,

licencia

constr.,

planillas IGSS

Que las

ordenes de

cambio y

prorrogas

cuenten con

autorización

Que las

estimaciones

de trabajo

ejecutado x el

contratista,

cuenten con la

documentación

de sustento

debidamente autorizada

Seguimiento de

actas de inicio,

de avance

físico, de

terminación de

obra, de

recepción de

obra,

suspensiones

temporales de

obra

Revisión de

fianzas y

seguros

Revisión de Plan

de Inversión del

anticipo x

proyecto

Visitas de

campo para

seguimiento a

entrega y uso de

materiales

mediante kardex

de bodega x

proyecto

Visitas de

gabinete a

oficinas del

contratista para

seguimiento y

cumplimiento de

aspectos del contrato

Auditoria

administrativa

al contratista:

Verificar

cumplimiento

derechos

laborales,

adquisición y

pago de

seguros,

fianzas, otros

Llevar control

por proyecto

mediante

expediente

administrativo

financiero

Procesar las

estimaciones de

trabajo dif nivel

aprobadas para su pago


13

15. Anticipo para iniciar la obra: Para dar inicio a los trabajos de obra, la mancomunidad pagará al contratista, el 20% del valor que exprese el contrato, en concepto de anticipo y dentro de los 30 días después de haberse firmado. Para hacer efectivo este pago, se debe presentar:

i. Fianza sobre el 100% del monto del anticipo, con vigencia hasta que este haya sido

reembolsado, por parte del contratista; fianza de cumplimiento de contrato por el porcentaje % establecido en el contrato con vigencia hasta que el Contratante haya recibido a satisfacción la obra.

ii. Plan de inversión del anticipo por proyecto, por parte del contratista ANEXO 4.1;

iii. Dictamen técnico emitido por el coordinador de infraestructura y aprobado por el director

del proyecto;

iv. Requisición de bienes, suministros y servicios elaborada por el coordinador de infraestructura y debidamente firmada y sellada por él, el director del proyecto, el responsable de contabilidad/presupuestos y el administrador del proyecto.

El anticipo solo se puede utilizar en el pago de equipo, planta, materiales, gastos de movilización de materiales, instalación de campamento, combustibles y lubricantes relacionados, pago de personal relacionado con la obra y otros gastos siempre que estos estén relacionados con la obra. Procedimiento para solicitud y pago de anticipo:

#

Activi

dad

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

01 Contratista

Debe haber cumplido con la entrega de la fianza de anticipo por el 100% del monto total del anticipo y fianza de cumplimiento de contrato por el porcentaje del 10% establecido en el contrato. (ver actividad #1 a la 9 del proceso de garantías fianza de anticipo y de cumplimiento)

02 Contratista Elabora plan de inversión del anticipo, debe hacerse por obra

03 Contratista Presenta carta de solicitud de pago de anticipo por 20% del monto del contrato. Esto debe hacerse por obra.

04 Contratista Arma el expediente de solicitud de anticipo y lo entrega a la coordinación de infraestructura del proy FCAS para su revisión y aprobación.

05

Coordinador

Infraestructura proy

FCAS

Recibe solicitud de anticipo por proyecto para revisar si cumple o no, con los requisitos establecidos

06

Coordinador

Infraestructura proy

FCAS

Si el expediente cumple con los requisitos descritos en el punto anterior, elabora la requisición de bienes y servicios y el dictamen técnico respectivo y traslada el expediente a la dirección del proyecto para su evaluación y aprobación o no aprobación. Si no cumple con algún requisito, debe devolver el expediente al contratista para que lo complemente y comienza de nuevo el proceso de trámite.

07 Director de proyecto Recibe el expediente para su revisión


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08 Director de proyecto

Evalúa el expediente, si cumple con los requisitos firma el dictamen técnico y la requisición de bienes y servicios, y traslada el mismo a la administración para su trámite de pago. Si no cumple devuelve el expediente a coordinación de infraestructura para su corrección.

09 Admón./Contabilidad Recibe el expediente de solicitud de pago de anticipo

por obra para su revisión y verificación presupuestaria

10 Admón./Contabilidad

Si cumple con los requisitos y cuenta con presupuesto,

anota la partida presupuestaria en la requisición, de no

cumplir uno de estos requerimientos devuelve el

expediente.


Habiendo cumplido los requerimientos el expediente,

se procede a emitir el cheque y se traslada al

administrador del proyecto para su revisión y firma.

12 Administrador de

proyecto

Revisa que el expediente cumpla con todos los

requerimientos para firmar la requisición del bien, pasa

para firmas el cheque, de lo contrario devuelve el

expediente completo.

13 Director de Proyecto Cumplidos los requisitos firma cheque y lo traslada

para la segunda firma de cheque

14 Responsable de firma

de cheque

Recibe el cheque con el expediente completo para su

revisión y firma

15 Responsable de firma

de cheque

Firma el cheque para pago de anticipo y devuelve el

mismo a la administración para su entrega

16 Administrador de

proyecto

Recibe el cheque y el expediente y procede a la

entrega del primero al contratista

17 Contratista Recibe cheque de pago de anticipo para su cobro



15



16

16. Pago de estimaciones de trabajo realizado: La Mancomunidad pagará al contratista los montos certificados por el director del proyecto FCAS, en cada acta de obra, dentro de los 30 días siguientes a la fecha de certificación de las mismas.

Los pagos serán ajustados para deducir el anticipo proporcionado para iniciar los trabajos de obra. También se retendrá el 5% de cada pago de estimación de trabajo (avance físico de obra parcial), mismo que le será reintegrado cuando la Mancomunidad haya recibido a satisfacción la obra construida. Si la Mancomunidad emite un pago atrasado, en el pago siguiente se deberá pagarle al Contratista interés sobre el pago atrasado. El interés se calculará a partir de la fecha en que el pago atrasado debería haberse emitido hasta la fecha cuando el pago atrasado es emitido, de acuerdo al interés legal. Si el monto certificado es incrementado en un acta posterior ó como resultado de un veredicto por el Mediador o un Árbitro, se le pagará interés al Contratista sobre el pago demorado como se describe en el párrafo anterior. El interés se calculará a partir de la fecha en que se debería haber certificado dicho incremento si no hubiera habido controversia. La Mancomunidad, no pagará los rubros de las Obras para los cuales no se indicó precio y se entenderá que están cubiertos en otros precios consignados en el Contrato. Salvo que se establezca otra cosa, todos los pagos y deducciones se efectuarán en la moneda en que está expresado el Precio del Contrato. El proceso que se lleva a cabo para el pago de las estimaciones, involucra una serie de actividades, dentro de las cuales se encuentran las descritas en la página 22 del Manual de Supervisión de Primer Nivel. Para dar trámite al pago de las estimaciones, se debe presentar la documentación siguiente: i. Carta de solicitud de pago de la estimación presentada, documento por parte de la

Empresa Constructora. ANEXO 5.1

ii. Factura por parte del contratista. Con timbres del colegio de Ingenieros de Guatemala, debidamente adheridos al documento, En la que debe estar consignado el valor del anticipo descontado, así como la firma y sello del representante legal de la empresa en su anverso.

iii. Carta de solicitud de pago de la estimación por parte de la supervisión externa, dirigida a la Unidad de Coordinación de Infraestructura, en la que se consigna el tiempo contractual, monto ejecutado durante el período y la recomendación de pago de dicha estimación. ANEXO 5.2 y 5.3

iv. Cuadro de estimaciones de trabajo, para los renglones de trabajo ejecutados durante el período y tomados en campo en conjunto de la Empresa de Supervisión externa y un representante del contratista. Este documento es elaborado por la supervisión externa y el contratista. ANEXO 3.1

v. Programa de trabajo e inversión actualizado. Este es el documento que servirá para determinar si las cantidades de trabajo ejecutadas a la fecha están siendo cumplidas o


17

en su defecto han tenido avances o atrasos según el programa inicial y anterior (de existir).

vi. Certificación contable por parte del contratista, donde se haga constar que la empresa

está solvente en cuanto a sueldos al personal administrativo, sueldos del personal de campo, cuotas al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, pago de impuestos y cualquier otro pago relacionado con el proyecto, por parte del contratista.

vii. Acta elaborada por la supervisión externa, en la que se consigna el valor de los trabajos

realizados por el contratista según el período de trabajo. En este documento se debe de consignar los renglones de trabajo por nombre, unidad de medida, precio unitario, cantidad ejecutada y monto total del renglón de trabajo analizado. Asimismo, se consigna el valor total (suma de los renglones de trabajo), y el porcentaje que este valor representa como avance referido al valor del contrato. ANEXO 5.4

viii. Informe de estimación elaborado por la supervisión externa, el que debe proporcionar Información general del proyecto, descripción analítica de los renglones con avance físico, bitácora fotográfica, alarmas, cambios suscitados en el periodo del informe, conclusiones y recomendaciones.

ix. Copia de la bitácora del proyecto por el período de tiempo consignado.

x. Fotocopia del recibo de pago de cuotas al Instituto Guatemalteco de Seguridad Social

(IGSS), por parte del contratista, correspondiente al periodo de la estimación que se presenta.

xi. Para toda la documentación de resultados de ensayos de materiales y pruebas que hayan sido realizadas para la aprobación de los renglones.

Procedimiento para solicitud y pago de la estimación de trabajo:

#

Activi

dad

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

1 Supervisión Externa y

Contratista

Elaboración del cuadro de estimaciones de trabajo mediante la multiplicación del precio unitario del

renglón por la cantidad ejecutada, para los renglones

de trabajo ejecutados durante el período, verificando

todos los renglones de trabajo contratados y que han

sido ejecutados de conformidad con las

especificaciones técnicas y normas de calidad

establecidas en el contrato de obra y sobre los cuales

se realiza la solicitud de pago de estimación de

trabajo.

2 Contratista

Elaboración del Programa de trabajo e inversión

actualizado, para determinar si las cantidades de

trabajo ejecutadas a la fecha están siendo cumplidas o


18

en su defecto han tenido avances o atrasos según el

programa inicial y anterior.

3 Contratista

Elaboración de Certificación contable por la solvencia

en pagos de sueldos al personal administrativo,

sueldos del personal de campo, cuotas al IGSS, pago

de impuestos y cualquier otro pago relacionado con el

proyecto.

4 Contratista Copia de bitácoras del proyecto en construcción, por el

periodo consignado en la estimación.

5 Contratista

Adjunta fotocopia del recibo de pago de cuotas al

IGSS, correspondientes al periodo de la estimación

que se presenta.

6 Supervisión Externa

Elaboración de acta, en la que se consigna el valor de

los trabajos realizados por el contratista según el

período de trabajo. En ella, se debe de consignar los

renglones de trabajo por nombre, unidad de medida,

precio unitario, cantidad ejecutada y monto total del

renglón de trabajo analizado. Asimismo, se consigna

el valor total (suma de los renglones de trabajo), y el

porcentaje que este valor representa como avance

referido al valor del contrato.


Elaboración del informe de estimación de trabajos el

que debe proporcionar Información general del

proyecto, descripción analítica de los renglones con

avance físico, bitácora fotográfica, alarmas, cambios

suscitados en el periodo del informe, conclusiones y

recomendaciones.


Elaboración de la carta de solicitud de pago de la

estimación, dirigida a la Unidad de Coordinación de

Infraestructura del proyecto FCAS, en la que se

consigna el tiempo contractual, monto ejecutado

durante el período y la recomendación de pago de

dicha estimación.


Entrega al contratista, el acta, el informe y la carta de

solicitud de pago de la estimación (actividades 6, 7 y

8).

10 Contratista

Recibe de supervisión externa el acta, el informe y la

carta de solicitud de pago de la estimación

(actividades 6, 7 y 8), para incorporar al expediente de

solicitud de pago de estimación de trabajo.

11 Contratista Carta de solicitud de pago de la estimación presentada

12 Contratista

Elabora factura con timbres del colegio de Ingenieros

de Guatemala, debidamente adheridos a esta, en la

que debe estar consignado el valor del anticipo

descontado y el 5% de retención en concepto de

garantía, así como la firma y sello del representante

legal de la empresa en su anverso.


19

13 Contratista

Hace entrega del expediente de estimación de trabajo

al coordinador de infraestructura del proyecto FCAS,

para su revisión. Este expediente está conformado por

toda la documentación generada desde la actividad 1

a la 12.

14 Coordinador de

Infraestructura

Recibe el expediente para su revisión, si cumple con

todos los requisitos y no contiene errores, pasa a

elaborar el dictamen técnico y la requisición de pago

de la estimación. Si no cumple con los requisitos o

contiene errores, lo devuelve al contratista, para que

éste proceda a las correcciones.

15 Coordinador de

Infraestructura

Elabora el dictamen técnico y la requisición de pago

de la estimación.

16 Coordinador de

Infraestructura

Traslada con memorándum interno el expediente al

administrador para su revisión.

17 Administrador

Recibe el memorándum con el expediente para su

revisión, si cumple con todos los requisitos y no

contiene errores, pasa a elaborar el dictamen

administrativo. Si no cumple con los requisitos o

contiene errores, lo devuelve al coordinador de

infraestructura, para que éste proceda a las

correcciones.

18 Administrador

Traslada con memorándum interno al director del

proyecto, el expediente de solicitud de pago de

estimación de trabajo para su revisión y firma de

aprobación.

19 Director

Recibe el memorándum con el expediente de solicitud

de pago de estimación de trabajo para su revisión y

firma de aprobación.

20 Director

Revisa el expediente, si cumple con todos los

requisitos y no contiene errores, lo aprueba y firma el

mismo. Si no cumple con los requisitos o contiene

errores, lo devuelve al administrador para las

correcciones mediante un memorándum interno.

21 Director Firma de aprobado, el expediente de solicitud de pago

de estimación de trabajo.

22 Director

Traslada con memorándum interno el expediente a la

administración/contabilidad, para continuar el trámite

de emisión de cheque.

23 Admón./ Contabilidad Recibe el expediente para trámite de cheque.

24 Admón./ Contabilidad Revisa disponibilidad presupuestaria y monetaria y

procede a la emisión de cheque.

25 Admón./ Contabilidad Traslada al administrador el cheque con el expediente

completo para su revisión.

26 Admón./ Contabilidad

Revisa que el cheque haya sido emitido sin errores, de

lo contrario lo regresa a la Admón./ Contabilidad, para

que emita un nuevo cheque.


20

27 Administrador Traslada al director el cheque con el expediente

completo para firma.

28 Director Recibe el cheque con el expediente completo para

firma.

29 Director Traslada el cheque al responsable de la segunda

firma, para que proceda a firmarlo

30 Responsable segunda

firma

Recibe cheque para firma, acompañado del

expediente de solicitud de pago de estimación de

trabajo.


firma

Traslada al administrador el cheque firmado

acompañado del expediente de solicitud de pago de

estimación de trabajo, para que proceda al pago.

32 Administrador

Recibe el cheque firmado acompañado del expediente

de solicitud de pago de estimación de trabajo, para

proceder al pago.

33 Contratista Recibe el cheque firmado y procede al cobro del

mismo.



21



22

17. Garantías: El contratista debe proporcionar a la Mancomunidad, los seguros y fianzas como respaldo de garantías ante ésta y ante terceros, sobre los montos contratados para trabajos de obra (sistemas mejorados, sistemas nuevos, estos de agua y saneamiento), así como, la seguridad y derechos laborales.

Dentro de las garantías a presentar, se tienen:

i. Fianza de Anticipo: Emitida a nombre y a favor de la Mancomunidad. Esta fianza debe adquirirla el contratista inmediatamente después de la firma del contrato de obra, en las condiciones que este establecido en el mismo y que debe ser del 100% sobre el monto del anticipo a otorgar, con vigencia hasta que este haya sido reembolsado, por parte del contratista.

ii. Fianza de cumplimiento de contrato, el contratista debe adquirirla inmediatamente

después de la firma del contrato de obra, emitida a nombre y a favor de la Mancomunidad, por el porcentaje % establecido en el contrato y que debe ser como mínimo el 10% sobre el monto total del contrato firmado con vigencia hasta que el Contratante haya recibido a satisfacción la obra.

iii. Póliza de seguro Todo Riesgo, emitida a nombre del contratista y de la Mancomunidad,

la que permita cubrir como mínimo eventos tales como:

a. Pérdida o daños a las Obras, Planta y Materiales; b. Pérdida o daños a los Equipos; c. Pérdida o daños a la propiedad (sin incluir las Obras, Planta, Materiales y

Equipos) relacionada con el Contrato, incluyendo a la de terceros; d. Accidentes, lesiones personales, desmembración accidental, o muerte

incluyendo a empleados del Contratista y terceros; e. Seguros de incendio y líneas aliadas, protección por incendio y rayo, además

de riesgos derivados de eventos de la naturaleza como terremoto, erupción volcánica, caída de ceniza volcánica, huracanes, granizo, vientos tempestuosos e inundaciones y otros daños provocados por la intervención de terceras personas.

f. Seguros de todo riesgo para construcción, cuya cobertura será de acuerdo a las necesidades y naturaleza de la Obra.

iv. Constancia de inscripción ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS-,

del o los proyectos de obra a ser ejecutados.

v. Constancia de registro de los contratos de trabajo ante el Ministerio de Trabajo y Previsión Social.

vi. Contratos de trabajo firmados.

vii. Fianza de calidad y conservación de obra: El Contratista responderá por la

conservación de la obra, mediante fianza de calidad y conservación de obra por el quince por ciento (15%) del valor del contrato, y que cubra el valor de las reparaciones de las fallas y desperfectos que le sean imputables y que aparecieren durante el tiempo de responsabilidad de veinticuatro (24) meses contados a partir de la fecha de recepción de la obra. La fianza de conservación de obra, o de calidad y/o funcionamiento, es requisito previo para la recepción de la obra bien o suministro.

viii. Fianza de saldos deudores: Cuando la Obra esté terminada, el Contratista deberá constituir la Fianza de saldos deudores, por el cinco por ciento (5%) del valor del contrato.


23

17.1. Procedimiento de las garantías fianza de anticipo y fianza de cumplimiento de contrato:

# Actividad

RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

1 Contratista Firma el contrato de obra

2 Contratista Firmado el contrato de obra, procede a tramitar la fianza de anticipo por 100% del monto del anticipo. (ver actividad #1 del proceso Anticipo para iniciar obra)

3 Contratista Procede a la adquisición de la fianza de cumplimiento de contrato por el 10% del monto del contrato. (ver actividad #1 del proceso Anticipo para iniciar obra)

4 Afianzadora autorizada Emite la fianza de anticipo y de cumplimiento de contrato

5 Afianzadora autorizada Entrega las fianzas al contratista

6 Contratista Traslada a la administración del proyecto FCAS, la fianza de anticipo y de cumplimiento.

7 Administración Recibe la garantía de anticipo y de cumplimiento

8 Administración

Revisa que las fianzas cumplan con los requerimientos establecidos, inclusive realizando la consulta a la Institución que la haya emitido. Si no cumple los rechaza, si cumple, procede a su aceptación.

9 Administración Habiendo cumplido las fianzas, los requisitos establecidos, procede a incorporarla al expediente.



24



25

17.2. Proceso de la garantía Póliza de seguro todo riesgo:

# Actividad



2 Contratista

Firmado el contrato de obra, procede a tramitar la póliza de seguro todo riesgo, la que debe cubrir como mínimo lo estipulado en los literales de la a la f del numero romano iii de las garantías.

3 Aseguradora autorizada

Emite la póliza de seguro todo riesgo para el contrato de obra

4 Aseguradora autorizada

Entrega la póliza de seguro todo riesgo al contratista

5 Contratista Traslada a la administración del proyecto FCAS, la póliza de seguro todo riesgo al contratista

6 Administración Recibe la garantía póliza de seguro todo riesgo al contratista

7 Administración

Revisa que la póliza de seguro todo riesgo cumpla con los requerimientos establecidos, inclusive realizando la consulta a la Institución que la haya emitido. Si no cumple lo rechaza, si cumple, procede a su aceptación.

8 Administración Habiendo cumplido la póliza de seguro todo riesgo los requisitos establecidos, procede a incorporarla al expediente.



26



27

17.3. Proceso de garantía inscripción ante el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social –IGSS-, del o los proyectos de obra a ser ejecutados:

# Actividad



2 Contratista Firmado el contrato de obra, prepara expediente con toda la documentación y procede a tramitar el registro de la obra a ejecutar ante el IGSS

3 Contratista Entrega solicitud de inscripción del proyecto de obra a ejecutar ante el IGSS

4 IGSS

Esta Institución recibe el expediente para dar trámite al registro del proyecto de obra y así, proporcionar cobertura al personal que contrate el contratista para ejecutar la obra

5 IGSS Entrega al contratista constancia del registro del proyecto de obra.

6 Contratista Traslada a la administración del proyecto FCAS, la copia del registro otorgado por el IGSS.

7 Administración Recibe la copia del registro ante el IGSS por parte del contratista

8 Administración

Revisa que cumpla con los requerimientos establecidos, inclusive realizando la consulta a la Institución que la haya emitido. Si no cumple lo rechaza, si cumple, procede a su aceptación.

9 Administración Habiendo cumplido los requisitos establecidos, procede a incorporarla al expediente.



28



29

17.4. Proceso de garantía de registro de los contratos de trabajo ante el Ministerio de Trabajo y Previsión Social

# Actividad



2 Contratista

Firmado el contrato de obra, prepara expediente con toda la documentación y procede a tramitar el registro de los contratos de trabajo ante el Ministerio de Trabajo y Previsión Social

3 Contratista Contrata al personal que ejecutara la obra (albañiles, maestros de obra, residentes de obra, director de proyecto, otros)

Contratista Elabora contratos de trabajo para suscribirlos con el personal contratado.

Contratista Prepara expediente de contratos firmados para solicitar su registro ante el Ministerio de Trabajo y Previsión social

Contratista Entrega solicitud de inscripción de los contratos de trabajo

4 Ministerio de Trabajo Esta Institución recibe el expediente para dar trámite al registro de los contratos

5 Ministerio de Trabajo Entrega al contratista constancia de los contratos.

6 Contratista Traslada a la administración del proyecto FCAS, la copia del registro otorgado por el Ministerio de Trabajo y Previsión Social

7 Administración Recibe la copia del registro ante el Ministerio de Trabajo y Previsión Social

8 Administración

Revisa que cumpla con los requerimientos, inclusive realizando la consulta a la Institución que la haya emitido. Si no cumple lo rechaza, si cumple, procede a su aceptación.

9 Administración Habiendo cumplido los requisitos establecidos, procede a incorporarla al expediente.



30



31

17.5. Proceso de garantía Fianza de calidad y conservación o de funcionamiento de obra y fianza de saldos deudores:

# Actividad


1

Contratista Terminada la obra

2 Contratista Procede a tramitar la fianza de calidad y conservación de obra x 15% del valor del contrato y la fianza de saldos deudores x 5% del valor del contrato

3 Contratista Procede a la adquisición de la fianza de calidad y conservación de obra y la fianza de saldos deudores

4 Afianzadora autorizada Emite la fianza de calidad y conservación de obra y la fianza de saldos deudores

5 Afianzadora autorizada Entrega las fianzas al contratista

6 Contratista Traslada a la administración del proyecto FCAS, las fianzas

7 Administración Recibe las fianzas

8 Administración

Revisa que las fianzas cumplan con los requerimientos establecidos, inclusive realizando la consulta a la Institución que la haya emitido. Si no cumple los rechaza, si cumple, procede a su aceptación.

9 Administración Habiendo cumplido las fianzas, los requisitos establecidos, procede a incorporarla al expediente.



32



33

18. Terminación de la obra

18.1. Terminación de la obra en la fecha prevista:

i. Cuando la Obra esté terminada, el Contratista deberá constituir las Fianzas de Conservación de Obras o de Calidad, o de Funcionamiento, de saldos deudores (ver proceso

17.5. de este manual), y dar aviso por escrito al Supervisor externo de la conclusión de los trabajos y con esta diligencia se interrumpirá el plazo de ejecución.

ii. El Supervisor externo, realizará la inspección final y se harán las verificaciones de

funcionamiento con la participación del coordinador de infraestructura del proyecto FCAS, miembros de la Comunidad y Municipalidad, dentro de los siguientes diez (10) días hábiles, plazo dentro del cual si la obra no está conforme a planos y especificaciones, manifestará por escrito sus observaciones al Contratista dentro de las que debe incluir las correcciones o trabajos extras que debe efectuar el contratista, el tiempo a emplearse y si este se incluye dentro del plazo contractual, o si procede conceder tiempo adicional para las correcciones. Este informe debe ir con copia al coordinador de infraestructura y director del equipo de gestión del proyecto FCAS y previa aprobación del Contratante, para que este proceda a corregir las deficiencias. El Supervisor determinará el tiempo prudencial para la corrección, el que no deberá de sobrepasar (10) días hábiles.

iii. En el caso de proyectos de abastecimiento de agua, se practicará aforo de lo captado en la

o las fuentes de agua, así como de también, a la entrada del tanque de distribución o caja de distribución, lo que esté más cerca de la captación. Se aforará en las cajas unificadoras y rompe presión, y se inspeccionará la línea de conducción con la finalidad de detectar fugas en el sistema. En caso de ser detectadas se harán las correcciones necesarias.

iv. Para la red de distribución, se verificará el funcionamiento; en el caso de las conexiones

que tengan servicio, se harán aforos aleatorios en grifos, para comprobar la descarga de 0.2 litros por segundo, o sea 1 litro en 5 segundos. Si se encuentran áreas donde el rendimiento es bajo, se deberán hacer los ajustes en la red, tratando de restringir el caudal a las zonas de mayor presión.

v. En los casos en que la fuente es un pozo, se verificará el funcionamiento del equipo de

bombeo en el pozo o en la caja de succión, aforando en el tanque de distribución. Se verificará que los controles de paro y arranque de la bomba estén funcionando, en especial si se tienen controles automáticos de paro y arranque.

vi. Para las obras de saneamiento básico se hará una inspección para comprobar que todas las casas que tengan servicio de agua cuenten con su sistema de saneamiento según lo planificado en el proyecto.

vii. Se procederá a hacer un inventario de los materiales existentes en bodega que no se hayan utilizado.

viii. Si los trabajos estuvieran correctamente concluidos y/o corregidos, según sea el caso, el

Supervisor externo, rendirá informe final pormenorizado junto con la certificación de terminación de obra ANEXO 6.1, el que será enviado al Coordinador de Infraestructura y que debe incluir y no por ello limitarse a la siguiente información:

Descripción del proyecto objeto del contrato; Información financiera de la obra; Historial de la construcción; Recursos empleados por el contratista;


34

Plazos empleados, incluyendo paros y prorrogas; Problemas y dificultades que se presentaron durante la construcción; Descripción de los anticipos, pagos de estimaciones mensuales y sus sobrecostos,

incluyendo cuadros y gráficos apropiados y que pueden formar parte del mismo informe;

Descripción del avance físico, en los renglones de trabajo que merezcan mencionarse, incluyendo gráficos del caso;

Descripción de las modificaciones y ampliaciones contractuales, con cuadros ilustrativos que convengan, de la obra y de la supervisión;

Fotografías representativas mostrando el historial de la construcción; Listado o sumario general de los resultados de los ensayos y controles de calidad

ejecutados por el contratista; Recomendaciones para el posterior mantenimiento de la obra; Lista de libretas de campo, bitácoras y de los archivos; Descripción de la recepción final y liquidación hasta donde hubieren avanzado

hasta la elaboración del informe final; Planos de línea roja elaborados por la empresa constructora y aprobada por la

Supervisión Externa. Además, a este informe se le debe acompañar de la documentación siguiente:

Copia de Contrato de Obra; Acta de Inicio de los trabajos; Programa de inversión y ejecución al iniciar la obra; Cuadro de cantidades contratadas, ejecutadas y recibidas; Cuadro de control de estimaciones; Cuadro de control de anticipo; Copia de las facturas de estimaciones y anticipos; Copias de las fianzas de sostenimiento de oferta, fianza de cumplimiento, fianza de

anticipo, fianza de conservación de obra y saldos deudores, Seguros; Cuadro de estimaciones y sus cuadros analíticos indicando los estacionamientos

trabajados; Certificación de las actas de estimación, aprobadas; Documentos de cambio (OTS, ATE, OC); Ordenes de campo, emitidas; Certificaciones de los estudios de laboratorio realizados; Certificación del contador de la empresa contratista que al momento de solicitar la

recepción de la obra no existen deudas pendiente a proveedores y personal de la empresa y/o trabajadores de la comunidad;

Plano final con anotación de que fue revisado y autorizado por el Supervisor externo, firmado y sellado;

Bitácora de Obra; Hojas móviles de visitas de campo realizadas por motivo de supervisión; Oficio para solicitar la conformación de la Comisión Receptora del Proyecto por

parte de la Unidad Coordinadora de Infraestructura; Certificado de Terminación de Obra extendido por parte del Supervisor Externo; Oficio de solicitud de recepción de los trabajos dirigido a la Empresa de

Supervisión por parte de la empresa Constructora.

ix. Copia del informe final se enviarán a la Dirección del Programa quien lo remitirá al EG-FCAS-OTC.


35

Proceso de la terminación de la obra en fecha prevista.

# Actividad


1 Contratista Concluye los trabajos en obra y con esta diligencia se interrumpirá el plazo de ejecución.

2 Contratista

Terminada la obra, deberá constituir las Fianzas de Conservación de Obras o de Calidad, o de Funcionamiento, y de saldos deudores (ver proceso 17.5. de este manual).

3 Contratista Elabora aviso escrito de la terminación de trabajos en obra.

4 Contratista Procede a entregar aviso escrito al Supervisor externo de la conclusión de los trabajos.

5 Supervisor externo Recibe el aviso escrito de la conclusión de la obra.

6 Supervisor externo

Realiza la inspección final, haciendo las verificaciones de funcionamiento, con la participación del coordinador de infraestructura del proyecto FCAS y miembros de la Comunidad y Municipalidad


Verifica que la obra terminada cumpla con los incisos del ii al vi del numeral 18.1 de este manual, dentro de los siguientes diez (10) días hábiles de haber recibido la terminación de los trabajos.


Si encuentra deficiencias, lo notificara por escrito al contratista para que realice las correcciones detectadas (actividad del 9 al 12). Si cumple con todos los incisos, pasa a la actividad numero 13. El tiempo prudencial para la corrección, no deberá de sobrepasar (10) días hábiles.

9 Contratista Recibe notificación de deficiencia a corregir de la obra. 10 Contratista Corrige las deficiencias de la obra.

11 Contratista Entregar aviso escrito al Supervisor externo de la conclusión de los trabajos de corrección de la obra.

12 Supervisor externo Recibe aviso escrito de la conclusión de los trabajos de corrección de la obra.

13 Supervisor externo Toma inventario en bodega de la obra, de los materiales que no fueron utilizados por el contratista.

14 Supervisor externo Elabora informe final (inciso viii del numeral 18.1 de este manual)

15 Supervisor externo Entrega informe final al coordinador de infraestructura para su revisión.

16 Coordinador de infraestructura

Recibe el informe final del supervisor externo para su revisión


Si cumple con lo requerido en el inciso viii del numeral 18.1 de este manual, lo acepta y avala pasando a la actividad 18. Si no cumple con este requerimiento regresa a la actividad 14.


Acepta y avala el informe final de obra terminada presentado por el supervisor externo mediante dictamen técnico.


Traslada el informe final al director del proyecto FCAS para su revisión.

20 Director del proy. FCAS Recibe el informe final de obra terminada para su revisión y aprobación.

21 Director del proy. FCAS Si cumple con lo requerido en el inciso viii del numeral


36

18.1 de este manual, lo acepta y avala pasando a la actividad 22. Si no cumple con este requerimiento regresa a la actividad 16

22 OTC/FCAS Recibe el informe final de obra terminada para su revisión y aprobación

23 OTC/FCAS

Si cumple con lo requerido en el inciso viii del numeral 18.1 de este manual, lo acepta y avala pasando a la actividad 24. Si no cumple con este requerimiento regresa a la actividad 20

24 OTC/FCAS Acepta y aprueba el expediente, para que el Contratante continúe con la recepción y liquidación de la obra (ver

inciso 18.2. y su proceso, de este manual). Fuente: Elaboración propia.


37



38

18.2. Comisión de Recepción y Liquidación de obra: i. Es el ente responsable de la recepción y liquidación total de la obra terminada, y que actúa

en representación del Contratante. ii. El Contratante, en un plazo de tres (3) días después de haber recibido y aprobado el

informe de terminación de la obra (ver inciso 18.1. y su proceso), nombrará la Comisión Receptora y Liquidadora de obra. ANEXO 6.2

iii. La Comisión receptora y liquidadora nombrada por el Contratante, estará conformada por tres integrantes, siendo estos el Director del Programa Financiado por el FCAS, el Gerente de la Mancomunidad y una autoridad de la corporación municipal en donde se ejecuto la obra.

iv. La Comisión Receptora y Liquidadora de la Obra, deberá elaborar el Acta de Recepción Definitiva de la Obra dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de notificación de su nombramiento. Realiza la visita de campo para constatar que los trabajos están ejecutados satisfactoriamente, luego suscribirá el Acta de Recepción y Liquidación Final.

v. El Contratante tomará posesión del Sitio de las Obras y de las Obras, dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que el la Comisión Receptora y Liquidadora emita el Acta de recepción de las Obras. La entidad de que se trate deberá velar por la conservación de la obra (La Mancomunidad, COCODE y autoridades municipales).


39

Proceso de la Comisión de Recepción y Liquidación de Obras

# Actividad


1 Contratante

En el plazo de tres (3) días después de haber recibido de aprobado el informe de terminación de la obra (ver

actividad 24, inciso 18.1. de este manual), elabora el nombramiento de la Comisión Receptora y Liquidadora de obra

2 Comisión Recep y Liq

El director del proyecto FCAS, el gerente de la Mancomunidad y la autoridad municipal en donde se ejecuto la obra, reciben el nombramiento y expediente de la obra para integrar la comisión.

3 Comisión Recep y Liq La comisión queda integrada y se elige un coordinador y secretario.

4 Comisión Recep y Liq Conoce del expediente de terminación de obra. 5 Comisión Recep y Liq Efectúa la visita de verificación en la obra terminada. 6 Comisión Recep y Liq Elabora acta de recepción y liquidación final de obra.

7 Comisión Recep y Liq Entrega acta de recepción y liquidación de obra al contratista para iniciar trámite de liquidación final y pasa al proceso de liquidación inciso 18.3.

8 Comisión Recep y Liq Elabora acta para toma de posesión de la obra a la entidad que velara por su mantenimiento, operación y administración.

9 Comisión Recep y Liq Entrega acta para toma de posesión de la obra a la entidad que velara por su administración, operación y mantenimiento.

10 Entidad Responsable Recibe acta para toma de posesión de la obra a la entidad que velara por su administración, operación y mantenimiento.

11 Entidad Responsable Toma posesión de las instalaciones. Fuente: Elaboración propia.


40



41

18.3 Liquidación Final de Obra Terminada

i. La Comisión de Recepción y Liquidación, en un plazo de hasta diez (10) días hábiles siguientes, procederá a efectuar la liquidación del Contrato y establecerá el importe de los pagos que deben hacerse al Contratista.

ii. Después que la obra haya sido recibida por la entidad responsable de su administración,

mantenimiento y operación, el Contratista presentará el estado de cuenta de la obra terminada.

iii. La Comisión de Recepción y Liquidación, procederá a la revisión y aprobación del estado de

cuenta presentado por el Contratista, para efectuar el pago final de acuerdo al contrato suscrito.

iv. De no encontrarse el estado de cuenta correcto y completo, la Comisión Receptora y

Liquidadora deberá emitir dentro de veinte (20) días naturales una lista que establezca la naturaleza de las correcciones o adiciones que sean necesarias.

v. Si después de que el Contratista volviese a presentar el estado de cuenta final y aún no

fuera satisfactorio a juicio de la Comisión Receptora y Liquidadora, ésta establecerá el monto que deberá pagarse al Contratista, y emitirá el dictamen de pago correspondiente.

vi. Al tener el estado de cuenta correcto y completo junto con el dictamen favorable para pago,

la administración procederá a efectuar la cancelación correspondiente.

Proceso Liquidación final de obra terminada

# Actividad


1 Contratista Elabora estado de cuenta por la obra terminada para determinar el saldo a ser cobrado para la liquidación final.

2 Contratista Hace entrega del estado de cuenta para tramite de pago.

3 Comisión Recep y Liq Recibe estado de cuenta para la liquidación final de la obra terminada

4 Comisión Recep y Liq

Conoce y analiza si el estado de cuenta esta correcto y completo para dar trámite al pago. Si esta correcto y completo, elabora dictamen favorable para tramite de pago pasa a la actividad 9. Si no está correcto y completo, devuelve el documento para sus correcciones.

5 Comisión Recep y Liq Si no está correcto y completo, elabora notificación de las correcciones que debe efectuar el contratista

6 Comisión Recep y Liq Entrega la notificación de correcciones al contratista.

7 Contratista Recibe la notificación de correcciones a efectuar en el Estado de Cuenta de liquidación final de obra terminada

8 Contratista Realiza las correcciones al estado de cuenta final de obra terminada y vuelve a la actividad 2.

9 Comisión Recep y Liq Si esta correcto y completo, elabora dictamen favorable para tramite de pago.

10 Comisión Recep y Liq Entrega dictamen junto con el estado de cuenta final de obra terminada y documentación de respaldo.


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11 Admón./Contabilidad Recibe dictamen junto con el estado de cuenta final de obra terminada y documentación de respaldo.


Revisa si esta correcto y completo. Si esta correcto y completo, pasa a emisión de cheques pasa a la actividad 14. Si no está completo, elabora nota de las correcciones a ser efectuadas y lo devuelve a la Comisión de Liquidación.

13 Admón./Contabilidad Si no está completo, elabora nota de las correcciones a ser efectuadas y lo devuelve a la Comisión de Liquidación y regresa a la actividad 3.

14 Admón./Contabilidad Si esta correcto y completo, pasa a emisión de cheques.

Admón./Contabilidad Establece los fondos que se utilizaran para efectuar el pago (FCAS, contrapartida de las municipalidades o INFOM).

15 Admón./Contabilidad Emite cheque para pago.

16 Admón./Contabilidad Traslada cheque al administrador, para su revisión, junto con el expediente de liquidación final.

17 Administrador Recibe cheque junto con el expediente de liquidación final, para revisión.

18 Administrador

Revisa si esta correcta la documentación. Si esta correcto da su Vo.Bo (actividad 20.. Si no está correcto, pasa a la Admón./Contabilidad para corregir (actividad 19).

19 Administrador Si no está correcto, pasa a la Admón./Contabilidad para corregir y regresa a la actividad 11.

20 Administrador Si esta correcta la documentación, da su visto bueno al cheque.

21 Administrador Traslada el cheque con el expediente a firmas. 22 Director Recibe cheque para firma. 23 Director Traslada cheque para segunda firma


firma Recibe cheque para firma.


firma Traslada Cheque para efectuar el pago de la liquidación final de la obra terminada.

26 Administrador Recibe cheque para efectuar el pago de la liquidación final de la obra terminada.

27 Administrador Entrega cheque para liquidar proceso de pago.

28 Contratista Recibe cheque por el último pago de la liquidación final de la obra terminada.



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18.4. Terminación de la obra antes de la fecha prevista

i. El Contratante, previa aprobación del FCAS, puede anticipar la fecha de terminación o de finalización de la obra.

ii. El Contratante solicitará al Contratista la propuesta valorada para conseguir la aceleración de la ejecución de los trabajos para su evaluación.

iii. Si el Contratante aceptara dicha propuesta con aprobación del FCAS, la fecha prevista de terminación será modificada como corresponda y ratificada por el Contratante y el Contratista.

iv. La propuesta se tratará como variación y los precios de la misma se incorporarán al precio del contrato.

v. El Contratante también está facultado para ordenar al Contratista que demore la iniciación o el avance de cualquier actividad comprendida en las obras, sin justificación alguna. Si este fuese el caso, se procederá de acuerdo al numeral 18.5. de este manual.

vi. Terminada la obra en el tiempo acordado, se procederá conforme a los numerales 18.1, 18.2 y 18.3 de este manual.

Proceso terminación de la obra antes de la fecha prevista:

# Actividad


1 El Contratante

Evalúa anticipar la terminación de la obra por condiciones y/o acontecimientos que permiten este análisis y solicita al director del proyecto FCAS que la prepare.

2 El Contratante Entrega la solicitud al director del proyecto FCAS.

3 Director de Proyecto Recibe la solicitud para anticipar la terminación de la obra.

4 Director de Proyecto

Analiza la solicitud, si es viable traslada al coordinador de infraestructura para que proceda como corresponda a preparar la propuesta con presupuesto (pasa a la actividad 5. Si no es viable termina el proceso.

5 Director de Proyecto Si es viable, entrega la solicitud de elaboración de propuesta y su presupuesto.

6 Coordinador de Infraestructura

Recibe la solicitud de elaboración de propuesta y su presupuesto.


Analiza la solicitud y se comunica con el Supervisor externo

8 Coordinador de Infraestructura y

Supervisor Externo

Evalúan las posibles alternativas para la propuesta que debe preparar el contratista.


Entrega la solicitud para la preparación de la propuesta con presupuesto al contratista.

10 El Contratista Recibe la solicitud de terminación anticipada de obra.

11 El

Contratista/Supervisor Externo

Elabora con acompañamiento del Supervisor Externo la propuesta para presentarla al coordinador de infraestructura.

12 El Contratista Entrega la propuesta con presupuesto incluido para evaluación y aceptación con respaldo del supervisor


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externo.


Recibe la propuesta para su revisión, disponibilidad de presupuesto y aceptación. Si la acepta, la remite al director del proyecto FCAS para su aprobación (pasa a la actividad 15). Si no la acepta la regresa para que sea mejorada (pasa a la actividad 14).


No la acepta la propuesta y la regresa al Contratista para que sea mejorada, regresando a la actividad 10.


Si acepta la propuesta y si cuenta con rubro presupuestario, la remite con dictamen técnico al director, para su aprobación.

16 Director de Proyecto

Recibe la propuesta para su revisión. Si la acepta, aprueba y la remite a la OTC/AECID, para su trámite de no objeción (pasa a la actividad 19). Si no la acepta la devuelve y termina el proceso.

17 Director de Proyecto Si no la acepta la devuelve y termina el proceso.

18 Director de Proyecto Si acepta la propuesta, la aprueba y la remite a la OTC/AECID, para su trámite de no objeción

19 Director de Proyecto Entrega a la OTC/AECID la propuesta para terminar anticipadamente la obra para su no objeción.

20 OTC/AECID Recibe el expediente de la propuesta para terminar anticipadamente la obra para su evaluación.

21 OTC/AECID

Evalúa el expediente. Si lo considera razonable y económicamente viable, emite la no objeción para que se proceda con los trabajos. Si no la acepta la rechaza y termina el proceso.

22 OTC/AECID rechaza y termina el proceso

23 OTC/AECID Si lo considera razonable y económicamente viable, emite la no objeción para que se proceda con los trabajos.



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18.5. Terminación de la obra después de la fecha prevista

i. El Contratista solicita al Supervisor Externo, la decisión sobre los efectos de la variación o del acaecimiento del evento compensable por caso fortuito, fuerza mayor o una variación, que Hace imposible la terminación en tiempo de la obra, generando y proporcionando toda la información de respaldo, sin que adopte medidas para acelerar el ritmo de ejecución y sin que los trabajos pendientes le generen gastos adicionales. ANEXO 5.6 y ANEXO 5.7

ii. El Contratante, previa aprobación del FCAS, puede prorrogar la fecha de terminación o de

finalización de la obra (ANEXO 5.8), cuando se produzca un evento compensable, ya sea por caso fortuito o fuerza mayor, o se ordene una variación que haga imposible la terminación de dicha obra en la fecha prevista de terminación, sin que el Contratista adopte medidas para acelerar el ritmo de la ejecución de los trabajos pendientes que le pueden generar gastos adicionales.

iii. El Contratante debe comunicar su decisión dentro de los veinte (20) días siguientes a la

fecha en que el Contratista solicite al Supervisor Externo la decisión sobre los efectos de la variación o del acaecimiento del evento compensable que la genere y proporcione toda la información de respaldo.

iv. Si el Contratista no hubiere dado aviso oportuno acerca de la demora o no hubiere

cooperado para resolverla, la demora debida a esa omisión no será considerada para determinar la prórroga del plazo prevista de terminación.

v. Terminada la obra en el tiempo de la prorroga acordada, se procederá conforme a los

numerales 18.1, 18.2 y 18.3 de este manual.

Proceso terminación de la obra después de la fecha prevista:

# Actividad


1 El

Contratista/supervisión externa

Elaboran la solicitud de prórroga terminación de obra por los efectos de la variación o del acaecimiento del evento compensable por caso fortuito, fuerza mayor o una variación, que Hace imposible la terminación en tiempo de la obra.

2 El Contratista

Entrega al coordinador de infraestructura, la solicitud por tiempo adicional al que está en el contrato, para la terminación de la obra, por caso fortuito, fuerza mayor o una variación, que Hace imposible la terminación en tiempo de la obra con toda la documentación de respaldo.


Recibe expediente de solicitud de prórroga terminación de obra con la documentación de respaldo.


Evalúa el expediente. Si la solicitud es justificada pasa a la actividad 5. Si la solicitud no es justificada se rechaza la misma y termina el proceso (actividad 4).


Rechaza la solicitud de prórroga de tiempo para terminar la obra y termina el proceso.


Si la solicitud es justificada, emite dictamen técnico favorable de la misma.


Traslada dictamen técnico favorable con el expediente de la solicitud de prórroga terminación de la obra al director del proyecto para su revisión y aprobación.


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7 Director de proyecto Recibe la solicitud de prórroga terminación de obra con el dictamen técnico para su revisión.


Evalúa la solicitud. Si es viable, la aprueba y traslada a la OTC/AECID para su consideración (pasa a la actividad 10). Si no es viable la rechaza y termina el proceso (actividad 9).

9 Director de proyecto Rechaza la solicitud, por determinar que no procede y por lo tanto no se acepta la misma y termina el proceso.

10 Director de proyecto Aprueba la solicitud presentada por el contratista y dictaminada por el coordinador de infraestructura y traslada la misa a la OTC/AECID para su no objeción.

11 OTC/AECID

Recibe el expediente para su evaluación. Si es justificable la acepta (pasa a la actividad 13). Si no es justificable, la rechaza y termina el proceso (actividad 12)..

12 OTC/AECID Rechaza la solicitud de prórroga de tiempo para terminar la obra y cierra el proceso.

13 OTC/AECID Acepta la solicitud de prórroga de tiempo para terminar la obra y emite su no objeción.

14 OTC/AECID Se procederá conforme a los numerales 18.1, 18.2 y 18.3 de este manual recepción de obra .



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19. Orden de Cambio

i. La orden de cambio se genera cuando existe o se identifica la necesidad de modificar una parte de los trabajos a realizar en obra y esto es posible hacerlo, dependiendo de las condiciones financieras y contractuales que se tienen en cuanto a efectuar ajustes en renglones contratados, incrementos y/o decrementos de los mismos, crear o suprimir algunos. ANEXO 3.2 y ANEXO 5.5

ii. Una vez, el contratista y supervisor externo identifican la necesidad de cambio, se prepara

la información pertinente (justificación suficiente: planos, presupuesto, tiempo para ejecutar, entre otros), para presentar la solicitud y la orden de cambio al coordinador de infraestructura. Esta solicitud y orden de cambio, deben considerar las alternativas identificadas, proponiendo la que mejor se considere en beneficio de la obra que se está ejecutando, analizando los estimados de costos, tiempo de ejecución, y prorroga de tiempo de ejecución de la obra si fuese el caso.

iii. El coordinador de infraestructura recibe la solicitud de orden de cambio con la información que la justifica, para que sea analizada por los actores responsables (coordinador de infraestructura, director de proyecto, supervisión segundo nivel, OTC/AECID) de aprobar o no la misma.

iv. El coordinador debe establecer si cuenta con presupuesto para financiar los cambios propuestos.

v. El coordinador de infraestructura, debe analizar las modificaciones presentadas y determinar si procede, considerando las alternativas propuestas por el contratista y que fueron en su momento avaladas por el supervisor externo. Si después de analizar el caso, la modificación es necesaria y se cuenta con los recursos financieros para pagarlo, entonces, se traslada al director del proyecto para que lo apruebe. Si la modificación no es necesaria y/o no se cuenta con suficiencia monetaria para cubrir el pago de la misma, se cancela la solicitud y se informa a los involucrados.

vi. Cuando el coordinador de infraestructura determina la necesidad y la existencia de suficiencia monetaria, elabora el dictamen técnico y la correspondiente orden de cambio, con los alcances definidos (planos, presupuesto, tiempo, entre otros). Este expediente se traslada al director para su análisis y aprobación, previo a ser enviado a la OTC/AECID para su no objeción.

vii. El director de proyecto, recibe el expediente de la solicitud de orden de cambio, para analizar dicha propuesta. Así como el coordinador de infraestructura, el director debe cerciorarse de que dicha solicitud sea necesaria, cuente con presupuesto para efectuar el pago de lo requerido, tiempo que se requiere para su ejecución. Si la solicitud es aprobada por el director, éste traslada el expediente a la OTC/AECID para su no objeción, de lo contrario se rechaza la solicitud.

viii. La OTC/AECID, a través de la supervisión de segundo nivel, determina si la solicitud de cambio es razonable, justificable y presupuestariamente aceptable, generara la no objeción con las condiciones que crea necesarias para la misma, de no ser así, rechaza el expediente y concluye el proceso.

ix. Si la OTC/AECID acepta la orden de cambio, esta es trasladada al director para que proceda a notificar al coordinador de infraestructura, supervisor externo y contratista para efectuar los trabajos.


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x. Es importante que tanto el contratista, el supervisor externo y el coordinador de infraestructura, tomen en cuenta la orden de cambio aprobada y ejecutada, para el cálculo y presentación de estimaciones de avance de obra y/o liquidación por terminación de la obra, para su pago.

Proceso para una orden de cambio:

# Actividad


1 El Contratista y

Supervisor externo

Identifican la necesidad de efectuar cambios en los renglones presupuestados conjuntamente con el supervisor externo.

2 El Contratista y

Supervisor externo

Elaboran la propuesta de orden de cambio con la justificación suficiente como planos, presupuesto, tiempo para ejecutar, entre otros, para presentar la solicitud al coordinador de infraestructura.

3 El Contratista Traslada la solicitud de orden de cambio al coordinador de infraestructura.


Recibe la solicitud y orden de cambio con toda la información que la justifica, para su evaluación.


Debe analizar el caso. Si la modificación no es necesaria y/o no se cuenta con suficiencia monetaria para cubrir el pago de la misma, se cancela la solicitud y se informa al contratista (pasa a la actividad 6). Si la modificación es necesaria y se cuenta con los recursos financieros para pagarlo, entonces, se traslada al director del proyecto para que lo apruebe (pasa a la actividad 9).


Elabora dictamen no favorable con argumentación técnica pertinente, para ser notificado el contratista.


Notifica al contratista la no aceptación de la orden de cambio con los argumentos técnicos pertinentes.

8 El Contratista Recibe la notificación de no aceptada la orden de cambio y se cierra el proceso.


Elabora dictamen favorable con los argumentos pertinentes (técnico y financiero).


Entrega el expediente de la orden de cambio al director de proyecto para su análisis y aprobación.

11 Director de proyecto Recibe el expediente de la solicitud de orden de cambio, para analizar dicha propuesta.


Evalúa el expediente. Si la modificación no es necesaria y/o no se cuenta con suficiencia monetaria para cubrir el pago de la misma, se cancela la solicitud, se devuelve al coordinador de infraestructura y éste informa al contratista (pasa a la actividad 13). Si la modificación es necesaria y se cuenta con los recursos financieros para pagarlo, entonces, se traslada a la OTC/AECID, para que lo apruebe (pasa a la actividad 15)

13 Director de proyecto Desaprueba la solicitud y orden de cambio y notifica al coordinador para que proceda a informar al contratista mediante dictamen no favorable.

14 Director de proyecto Entrega la notificación de la desaprobación de la orden de cambio al coordinador de infraestructura, quien regresa a la actividad 6.


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15 Director de proyecto Aprueba la solicitud y orden de cambio y prepara expediente, para trasladarlo a la OTC/AECID, para que lo evalúe y apruebe.

16 Director de proyecto Traslada la solicitud y orden de cambio a la OTC/AECID, para que lo evalúe y apruebe.

17 OTC/AECID Recibe la solicitud y orden de cambio, para que lo evalúe y apruebe.

18 OTC/AECID

A través de la supervisión de segundo nivel, determina si la solicitud de cambio es razonable, justificable y presupuestariamente aceptable, generara la no objeción con las condiciones que crea necesarias para la misma (pasa a la actividad 21), de no ser así, rechaza el expediente y concluye el proceso (pasa a la actividad 19)

19 OTC/AECID Elabora la objeción de la orden de compra.

20 OTC/AECID

Entrega la objeción de la orden de compra a director de proyecto para que éste notifique la misma al contratista por medio del coordinador de infraestructura y regresa a la actividad 13.

21 OTC/AECID Generara la no objeción con las condiciones que crea necesarias para la ejecución de la orden de cambio.

22 OTC/AECID Entrega la no objeción de la orden de cambio para que ésta sea ejecutada por el contratista.

23 Director de proyecto Recibe la no objeción de la orden de cambio para que ésta sea ejecutada por el contratista.


Entrega la no objeción de la orden de cambio para que el contratista efectúe los trabajos, mitificando la mismo tiempo al coordinador de infraestructura y supervisor externo.

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El contratista/Supervisor

externo/coordinador de infraestructura

Reciben la no objeción de la orden de cambio para que el contratista efectúe los trabajos y termina el proceso



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20. ANEXOS ANEXO 3.1 Estimaciones Renglones del Manual De Supervisión De Primer Nivel Para Obras Del Fondo De Cooperación Para Agua Y Saneamiento, Guatemala 2,013


55

ANEXO 3.2 Módelo de una orden de campo del Manual De Supervisión De Primer Nivel Para Obras Del Fondo De Cooperación Para Agua Y Saneamiento, Guatemala 2,013


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ANEXO 3.4 Guía para cuantificación de mano de obra comunitaria del Manual De Supervisión De Primer Nivel Para Obras Del Fondo De Cooperación Para Agua Y Saneamiento, Guatemala 2,013

Anexo 3.4 Aporte de mano obra comunitaria en la fase de inversión en proyectos de agua

potable y saneamiento en el área rural de Guatemala.


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Introducción

Este documento surge de la necesidad de regular el aporte de mano de obra comunitaria desde la fase de pre-inversión hasta la inversión en proyectos de agua potable y saneamiento en el área rural de Guatemala, se aborda en principio los antecedentes de la problemática actual de proyectos en donde la sobrecarga de trabajo desemboca en conflictos sociales y económicos en las comunidades y familias, esto para acceder a un servicio como lo es el agua potable y el saneamiento que por otra parte está reconocido como un derecho. Este documento analizará además la congruencia del Modelo Básico para proyectos de abastecimiento de agua potable, saneamiento básico, educación sanitaria y ambiental a nivel rural del INFOM con la propuesta a realizada, se determinarán las bases técnicas para contabilizar y cuantificar la mano de obra comunitaria, se analizarán las alternativas de solución para los problemas actuales y viabilizar los proyectos.

Antecedentes Actualmente los y las integrantes de los COCODES, tienen la posibilidad de opinar sobre los proyectos a desarrollar o simplemente juzgar sobre si éstos son considerados prioritarios, este proceso se fortalece a través de la descentralización del estado guatemalteco, con la ejecución de proyectos gestionados de acuerdo a la Ley de Consejos de Desarrollo por las Municipalidades. En otros casos, son las propias comunidades quienes se organizan para realizar actividades de promoción ante las municipalidades, otros organismos gubernamentales o, directamente, ante las agencias de ayuda humanitaria para la ejecución de un proyecto de agua potable que les beneficie. En la ejecución de los proyectos de agua y saneamiento, principalmente en las áreas rurales, la comunidad participa mediante una aportación monetaria o, más frecuentemente, por medio de la aportación de mano de obra no cualificada y materiales de construcción locales, como lo estipula el Modelo Básico para proyectos de abastecimiento de agua potable, saneamiento básico, educación sanitaria y ambiental a nivel rural del INFOM. El personal técnico de las mancomunidades en coordinación con INFOM-UNEPAR y como una iniciativa de la Oficina técnica de Cooperación, se realizó el día 16/03/2012 una jornada técnica sobre la contabilidad de la mano de obra comunitaria.

Objetivos

General

Regular el aporte de mano obra comunitaria en la fase de inversión de proyectos de

agua potable y saneamiento en el área rural.

Específico

Determinar la cantidad de mano de obra comunitaria, a través de jornales, que faciliten

y viabilicen la ejecución de los proyectos de agua y saneamiento.

Regularizar la participación comunitaria para evitar sobrecarga de trabajo

Definir renglones pueden considerarse en la mano de obra comunitaria.

Determinar si la mano de obra comunitaria debe o no remunerarse.

Proponer métodos para contabilizar la mano de obra comunitaria en una comunidad.


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Justificación Actualmente la concepción de la participación comunitaria en los entes ejecutores de proyectos de agua y saneamiento se limita a definirla erróneamente como: Una mano de obra barata no calificada, con una concepción enfocada al compartimiento de costos, con la firma de los convenios esto se convierte en una obligación contractual a la cual las comunidades se comprometen sin ser informados del tiempo a invertir en estas actividades, por último se les exige que la administración, operación y mantenimiento quede a cargo de la población beneficiaría, sin tener en cuenta las funciones y competencias de las municipalidades en la prestación del servicio. Esta concepción debe cambiar y ser reorientada a que la participación comunitaria sea el elemento básico y primordial en todo el proceso de desarrollo de los proyectos sobre la base de una metodología participativa, que conceda a la comunidad su derecho a la toma de decisiones en la planificación, ejecución, evaluación y seguimiento de los proyectos. “La participación comunitaria durante todo el ciclo, es esencial para que los beneficiarios se apropien del proyecto y se garantice su sostenibilidad, y que con ello puedan considerarse proyectos exitosos”.

1

El componente social del proyecto debe considerarse desde su concepción inicial. A día de hoy, los y las representantes de las comunidades rurales de Guatemala, organizados a través de COCODES (Consejos Comunitarios de Desarrollo), exigen la participación de forma directa mediante la identificación de los problemas y de las posibles soluciones, así como de forma indirecta, oponiéndose a los proyectos que no consideran necesarios o que les perjudican de alguna forma, con ello se garantiza la apropiación del proyecto por parte de la comunidad beneficiada. En el caso de pequeños sistemas de agua potable rurales, como es el caso de la mayoría de proyectos que atiende el programa del FCAS, es la propia comunidad quien, organizada en “juntas comunitarias de agua potable” (COCODES, Comités de Agua, Asociaciones, etc), gestiona directamente el sistema de agua potable: administración, operación y mantenimiento. Se ha demostrado que estas juntas son un mecanismo eficaz para la gestión de sistemas de agua potable rurales con un ratio coste-beneficio muy favorable, la mayoría de veces incluso mejor que la gestión de los sistemas de las cabeceras municipales gestionadas por las propias municipalidades. Es por esto que la participación comunitaria es además esencial en la protección y vigilancia de los recursos naturales que permiten el suministro hídrico de calidad para el abastecimiento de la población. Por otra parte, en Guatemala se ha invertido mucho en la construcción de sistemas entubados, pero la calidad y seguridad del abastecimiento, así como el saneamiento son aspectos aún muy precarios, la participación comunitaria en los programas permite maximizar los recursos económicos, por consiguiente ampliar las intervenciones y cobertura de acceso a agua potable segura y de calidad. Las experiencias de participación comunitaria en los proyectos de agua y saneamiento, generalmente ha sido positiva, lo que ha permitido además la tecnificación de los habitantes en procesos de construcción, ya que estos aprenden de la mano de obra calificada (tecnificada), procesos y métodos de construcción. Por otra parte, existen también experiencias negativas, en los que al contemplar la participación comunitaria donde a las y los comunitarios se le sobrecarga de trabajo lo que finaliza declinando y/o suspendiendo la participación comunitaria, por lo que el proyecto no es finalizado y fracasa.

1 ACCESO AL AGUA POTABLE, Xavier Jené Petschen, Secretariado Alianza por el Agua/Ecología y Desarrollo, pág. 140


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Aspectos sociales Ante la dificultad de acceso a agua potable y saneamiento de la población más vulnerable, mujeres, niños y niñas, ancianos y ancianas y siguiendo el principio del derecho al acceso el proyecto facilitará a través de los promotores sociales del equipo de gestión, la excepción para la aportación de mano de obra en casos de mujeres en gestación, niños/as, viudas, o personas con algún tipo de impedimento.

Aspectos de género

En los proyectos de agua potable y saneamiento es fundamental la presencia y protagonismo de las mujeres en la toma de decisiones, pues son ellas quienes tienen un rol central en la gestión del agua. Las mujeres suelen ser responsables del manejo del agua para consumo en la vivienda y son las principales usuarias del mismo en las diferentes tareas domésticas y en el cuidado de los niños y niñas. Por otra parte, ellas son también las más comprometidas en garantizar la salud y bienestar de su familia.

Marco teórico y legal

Derecho humano al agua

El 28 de julio de 2010, a través de la Resolución 64/292, la Asamblea General de las

Naciones Unidas reconoció explícitamente el derecho humano al agua y al saneamiento, reafirmando que un agua potable limpia y el saneamiento son esenciales para la realización de todos los derechos humanos. La Resolución exhorta a los Estados y organizaciones internacionales a proporcionar recursos financieros, a propiciar la capacitación y la transferencia de tecnología para ayudar a los países, en particular a los países en vías de desarrollo, a proporcionar un suministro de agua potable y saneamiento

saludable, limpio, accesible y asequible para todos.

En noviembre de 2002, el Comité de Derechos Económicos, Sociales y Culturales adoptó la Observación General nº 15 sobre el derecho al agua. El artículo I.1 establece que "El derecho humano al agua es indispensable para una vida humana digna". La Observación nº 15 también define el derecho al agua como el derecho de cada uno a disponer de agua suficiente, saludable, aceptable, físicamente accesible y asequible para su uso personal y

doméstico. A continuación se presentan algunas definiciones

Suficiente. El abastecimiento de agua por persona debe ser suficiente y continuo para el uso personal y doméstico. Estos usos incluyen de forma general el agua de beber, el saneamiento personal, el agua para realizar la colada, la preparación de alimentos, la limpieza del hogar y la higiene personal. De acuerdo con la Organización Mundial de la Salud (OMS), son necesarios entre 50 y 100 litros de agua por persona y día para garantizar que se cubren las necesidades más básicas y surgen pocas preocupaciones en materia de salud.

Saludable. El agua necesaria, tanto para el uso personal como doméstico, debe ser saludable; es decir, libre de microorganismos, sustancias químicas y peligros radiológicos que constituyan una amenaza para la salud humana. Las medidas de seguridad del agua potable vienen normalmente definidas por estándares nacionales y/o locales de calidad del agua de boca. Las Guías para la calidad del agua potable de la Organización Mundial de la Salud (OMS) proporcionan la bases para el desarrollo de estándares nacionales que, implementadas adecuadamente, garantizarán la salubridad del agua potable.

http://www.un.org/ga/search/view_doc.asp?symbol=A/RES/64/292&Lang=S

http://www.rlc.fao.org/frente/pdf/og15.pdf


60

Aceptable. El agua ha de presentar un color, olor y sabor aceptables para ambos usos, personal y doméstico. Todas las instalaciones y servicios de agua deben ser culturalmente apropiados y sensibles al género, al ciclo de la vida y a las exigencias de privacidad.

Físicamente accesible. Todo el mundo tiene derecho a unos servicios de agua y saneamiento accesibles físicamente dentro o situados en la inmediata cercanía del hogar, de las instituciones académicas, en el lugar de trabajo o las instituciones de salud. De acuerdo con la OMS, la fuente de agua debe encontrarse a menos de 1.000 metros del hogar y el tiempo de desplazamiento para la recogida no debería superar los 30 minutos.

Asequible. El agua y los servicios e instalaciones de acceso al agua deben ser asequibles para todos. El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) sugiere que el coste del agua no debería superar el 3% de los ingresos del hogar.

El abastecimiento de agua potable y el saneamiento deben ser considerados desde cuatro puntos de vista concurrentes:

1. En primer lugar debe tenerse en cuenta que el agua es un bien social. La disponibilidad domiciliaria de agua potable y de la adecuada disposición de las aguas servidas y excretas, son derechos inalienables de los ciudadanos, esenciales para la vida y tienen una estrecha relación con la preservación de la salud.

2. En segundo lugar debe considerarse que el agua es un recurso natural y, por tanto, un bien ambiental. La preservación del agua como recurso natural integrado al ambiente es hoy el principio rector para el manejo del agua en todos sus usos.

3. En tercer lugar debe recordarse que las Naciones Unidas consideran hoy que el agua dulce es, a nivel mundial, por su escasez, un bien estratégico.

4. En cuarto lugar debe tenerse en cuenta que el agua potable es un bien económico. Finalmente, se debe hacer énfasis en este punto ya que actualmente el acceso a agua potable en el área rural es un recurso estratégico y necesario, aunque no se reconoce como un derecho, por otra parte el saneamiento en el área rural donde no se cuenta con sistemas de alcantarillado la responsabilidad se considera privada, es decir la responsabilidad del saneamiento es exclusiva de los habitantes y desde las municipalidades e incluso los habitantes no priorizan ni demandan este tipo de proyectos.

Congruencia con el Modelo Básico El Modelo Básico para Proyectos de Abastecimiento de Agua Potable, Saneamiento Básico, Educación Sanitaria y Ambiental a Nivel Rural, cuyo objetivo básico es terminar con la proliferación de modelos de gestión que obedecen ya sea a requerimiento de las fuentes o criterios propios de las diferentes entidades ejecutoras, lo que ha provocado soluciones descoordinadas

De acuerdo al numeral 3.2.3 del Modelo Básico, “Construcción del Sistema de abastecimiento. La ejecución física de las obras será realizada en forma tripartita, es decir con la participación del gobierno, las municipalidades y las comunidades”.

Por otra parte dentro de las responsabilidades del Comité/Comunidad están las siguientes:

Apoyar con la mano de obra no calificada y los materiales locales de construcción del

sistema.

Participar en actividades de promoción social, educación, sanitaria y ambiental, así como

nombrar orientadores comunitarios.

Por lo que en este sentido la participación comunitaria no riñe con la propuesta de regularización del aporte de mano de obra, sino que la complementa esto debido a lo expresado en la justificación y en la definición del problema.


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Acta de compromiso de aporte comunitario de acuerdo al Anexo I, del Modelo Básico.

Propuesta de cuantificación de mano de obra comunitaria

Forma de pago

Se ha determinado la importancia de la participación de la mano de obra comunitaria, ahora bien es hora de proponer como cuantificarla para esto se ha analizado en equipo que la forma más adecuada debido a la naturaleza de la participación es la de determinar el tiempo invertido para realizar las actividades y que sea el salario mínimo vigente en Guatemala para el período en el que se planifique lo que rija la forma determinar su costo, para el período de 01 de enero al 31 de diciembre de 2012, Según Acuerdo Gubernativo 520-2011para la remuneración de la mano de obra comunitaria de actividades agrícolas y no agrícolas es de Q 68.00/día.

Definiciones: Mano de obra comunitaria: Término que se aplica a los sectores rurales y se refiere a la fuerza de trabajo que puede aportar una comunidad para realizar una actividad que no requiere conocimientos técnicos de construcción ni compromete la calidad de la obra, se refiere al aporte de la comunidad en la construcción de un proyecto. Se presentan un conjunto de aspectos asumidos para la propuesta. Estas son función de las condiciones particulares de cada proyecto como pueden ser: vías de acceso, clima, banco de materiales. Los Renglones de trabajo definidos como mano de obra comunitaria se definen a continuación:

Limpieza de áreas de trabajo: Son las actividades destinadas a la remoción de materia vegetal en el lugar donde se instalará la tubería, y los lugares donde se construirán los tanques de distribución, cajas de válvulas y cualquier elemento del proyecto. Excavación: Actividad destinada a cavar o zanjear el terreno necesario para la colocación de tubería y cualquier elemento que se detalle de acuerdo a lo indicado en la planificación. Relleno: Actividad destinada a llenar nuevamente las excavaciones luego de colocada la tubería. Acarreo de materiales: Actividad destinada a llevar los materiales al área de trabajo donde serán utilizados Ayudante de albañil: Actividad De acuerdo a la experiencia del persona de INFOM-UNEPAR, se presenta a continuación la siguiente tabla de rendimientos de mano de obra comunitaria:

Descripción Rendimiento

Limpieza de áreas de trabajo: 40m²/día

Excavación:

Excavación en terreno suave: 3.20 m³/día

Excavación en terreno medio: 2.25 m³/día

Excavación en terreno duro: 1.28 m³/día

Relleno: 3.00 m³/día

Acarreo de materiales:

Tubería PVC 5% del costo de la tubería acarreada

HG 10% del costo de la tubería acarreada


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Materiales de construcción 5% del costo del material acarreado

Ayudante de albañil jornal/día de acuerdo al tipo de obra.

Análisis del cálculo de jornales de trabajo

Se tiene la siguiente premisa “La mano de obra comunitaria máxima se contabilizará como un parámetro absoluto, en función de las familias de la comunidad”. Se proponen dos criterios o formas de contabilizar los jornales:

1 jornal por semana por familia, o sea, 4 jornales por mes. Se estima que corresponde a un 16% de un salario personal.

6 jornales por familia mensuales, aproximadamente un 20% de un salario personal. Según esta capacidad máxima calculada se compara con la mano de obra no calificada total que necesita el proyecto. En este caso se presentan las siguientes situaciones: A = Total de mano de obra no calificada necesaria según presupuesto, en jornales B = Total de mano de obra que tiene capacidad la comunidad por el período de tiempo estipulado en el cronograma, en jornales Y se puede analizar de la siguiente forma: A > B Se debe de compensar o disminuir el aporte de mano de obra comunitaria, ya bien pagando el excedente de mano de obra no calificada, lo que puede ser a cada uno de los beneficiarios o se contrata personal por medio de la empresa que construirá A = B No se toma acción alguna, la comunidad proporciona la mano de obra calificada de todos los renglones que no requieren conocimientos técnicos que comprometan la calidad de la obra.

A < B La comunidad proporciona la mano de obra no calificada y además se les puede

solicitar la aportación de materiales locales, en compensación, si prescriben a la calidad y a la viabilidad ambiental definida por el director de las obras, los cuales no se tomarían en cuenta en el presupuesto Existen casos en que el tipo de proyecto de agua y/o saneamiento hace que los renglones definidos en la sección anterior como trabajos que no requieren conocimientos técnicos y asumibles teóricamente por la comunidad significan un alto porcentaje del costo del proyecto y dadas la cantidad de población el proyecto no es asumible por las familias beneficiarias o bien se debe prolongar excesivamente el proyecto (más de 6 meses), es decir A>B, es por esto que se han determinado las siguientes alternativas, cuando el aporte comunitario sobrepasa 6 jornales por más de 6 meses. Alternativa 1: Limitar y/o reducir las actividades de la mano de obra Alternativa 2: Compensar económicamente la sobrecarga de trabajo

Alternativa 3: Compensar con algún otro tipo de ayuda (alimentos por trabajo, estufas mejoradas, etc)

Control de mano de obra: La supervisión externa es el ente encargado de velar por el cumplimiento de las conclusiones y recomendaciones de este anexo para que su cumplimiento en la ejecución de obra.


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Conclusiones:

6 jornales por familia mensuales, significan aproximadamente un 20% de un salario

personal, lo cual es una inversión considerable pero asumible para las familias

beneficiarias de los proyectos.

Regularizar la participación comunitaria para evitar sobrecarga de trabajo

Se han definido los renglones que pueden considerarse en la mano de obra

comunitaria como los siguientes: limpieza, excavación, relleno, acarreo de materiales y

ayudante de albañil.

De acuerdo al análisis realizado y de acuerdo a los preceptos del Modelo Básico se ha

determinado que no es conveniente remunerar la mano de obra comunitaria

La forma más adecuada de contabilizar la mano de obra comunitaria en a través del

cálculo de jornales por medio de tablas de rendimiento.

Recomendaciones Dentro del convenio deberá estipularse los compromisos de mano de obra comunitaria

Se debe empezar a contabilizar los rendimientos reales en los programas y obras a

ejecutar en Guatemala, para mejorar la precisión de lo calculado en la fase de pre-

inversión.

Bibliografía Guía metodológica, Formulación y evaluación de proyectos de agua potable y

saneamiento. Estudio de factibilidad y diseño final.

Módelo Básico.

Acceso al agua potable, Alianza por el Agua.

Participación comunitaria en los problemas del agua, Carlos Osorio M.

Silvana Espinosa, Universidad del Valle, Colombia


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ANEXO 4.1 Módelo Plan de inversión anticipo del Manual De Supervisión De Primer Nivel Para Obras Del Fondo De Cooperación Para Agua Y Saneamiento, Guatemala 2,013


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ANEXO 5.1 Módelo solicitud pago estimación de trabajo del Manual De Supervisión De Primer Nivel Para Obras Del Fondo De Cooperación Para Agua Y Saneamiento, Guatemala 2,013

Lugar,______________ de _________de _________

Ingeniero:

Delegado Residente.

Supervisora.

El motivo de la presente es para solicitar el proceso de pago de la estimación de trabajo No._______________, del proyecto _______________________ contrato No._________.

Esta estimación de trabajo corresponde al período del __________ al _______________

Del (indicar el año), por lo que adjunto a la presente: cuadro de estimación de pagos parciales, programa aprobado de trabajo antes de iniciar la obra, programa actualizado al período de estimación, constancia del contador indicando que nos encontramos al día en el pago de impuestos, pago de los trabajadores y constancias del pago del IGSS, Al momento de aterrizarse la estimación de manera oficial presentaremos la factura correspondiente a dicha estimación.

Sin otro particular, agradeciendo su atención a la presente.

Atentamente.

__________________________

(Representante Legal)

Empresa Constructora


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ANEXO 5.2 Módelo recomendación pago estimación del Manual De Supervisión De Primer Nivel Para Obras Del Fondo De Cooperación Para Agua Y Saneamiento, Guatemala 2,013

Lugar, _____________ de ________ de ________.

Ingeniero:

Coordinador de Infraestructura

Programa de Agua y Saneamiento.

Estimado Ingeniero:

Cumpliendo con lo establecido en las cláusulas del contrato No. _____ de fecha _____________ que rige los trabajos de construcción del proyecto. ___________(indicar el nombre del proyecto consignado en el contrato) a cargo de la Empresa Constructora ______________, solicito a usted se realicen los trámites correspondientes a la documentación de la Estimación de Trabajo No.______________, considerando que la Empresa Constructora ha efectuado los trabajos correspondiente a entera satisfacción y de conformidad a lo establecido en el contrato de obra.

Atentamente.

_________________________

Supervisor externo/

Empresa Supervisora


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ANEXO 5.3 Módelo control tiempo del contrato del Manual De Supervisión De Primer Nivel Para Obras Del Fondo De Cooperación Para Agua Y Saneamiento, Guatemala 2,013

Lugar, __________ de _______ de _______. Ingeniero: Coordinador de Infraestructura MANCOMUNIDAD/FCAS Cumpliendo con lo establecido en las cláusulas del contrato No.______________, de fecha ____ de _________ del ______ que rige los trabajos de construcción del proyecto ______________________________remito a usted, original y cuatro copias ejemplares de cada documento que forma la estimación de trabajo No. _______ Correspondiente al período del _____ de ____________ al _______ de ______________________ de ___________. 1 TIEMPO CONTRACTUAL

a) Número de días autorizados __________ días % b) Número de días empleados __________ días % c) Número de días por emplear __________ días %

2. MONTO EJECUTADO

a) Monto Contrato Original Q. 0.00 0% b) Monto acumulado anterior Q. 0.00 0% c) Monto esta Estimación Q. 0.00 0% d) Amortización Q. 0.00 0% e) Monto a Recibir Q. 0.00 0% f) Nuevo Monto Acumulado Q. 0.00 0%

Indiciar variaciones y cambios realizados en los renglones de trabajo durante en período de la presente estimación: ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ EL SUPERVISOR recomienda el pago de la presente Estimación, considerando que la Empresa Constructora ha hecho los trabajos correspondientes a entera satisfacción y de conformidad a lo establecido en el contrato de obra. contenidos en ésta, en las cantidades presentadas. Atentamente: _____________________ Supervisor Externo Empresa Supervisora.


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ANEXO 5.4 Módelo acta de estimación de trabajo por parte de la supervisión del Manual De Supervisión De Primer Nivel Para Obras Del Fondo De Cooperación Para Agua Y Saneamiento, Guatemala 2,013

ACTA DE ESTIMACIÓN No. Acta No._______-(año en letras). En la ciudad de San Marcos, siendo las __ horas con___________minutos del día_____________de__________________del año reunidos en el local que ocupan las oficinas Administrativas de la Empresa de Supervisión__(indicar el nombre de la supervisora)_, consultora del proyecto, los señores: (indicar el nombre del delegado residente asignado al proyecto), Delegado Residente, de la empresa (indicar el nombre de la supervisora), que tiene a su cargo la supervisión de los trabajos de dicho proyecto; el Ingeniero _(indicar el nombre del representante legal de la empresa constructora), Gerente de la Empresa Constructora (indicar el nombre de la empresa constructora, quien tiene a su cargo la ejecución del proyecto de Rehabilitación y/o Mantenimiento Tramo (indicar el nombre consignado en el respectivo contrato para el tramo en cuestión) según contrato No. (indicar el número de contrato) dos mil ________ (indicar en números) celebrado el ___(día) de (mes) del año (indicar el año en letras) (indicar el año en números) y (indicar el nombre de la persona que funge como secretario asignada a la Supervisión), secretaria de la supervisora (indicar el nombre de la empresa supervisora, para dejar constancia de lo siguiente: PRIMERO: La presente reunión tiene por objeto certificar el valor de los trabajos realizados por la empresa __(indicar el nombre de la empresa constructora), Empresa Constructora del Proyecto : (indicar el nombre del proyecto consignado en el respectivo contrato), durante el periodo comprendido del ___día en letras ( día en números ) de (mes en letras) al día en letras ( día en números ) de (mes en letras) del año dos mil (año en letras) (año en números), conforme a estimación de trabajo número __(en letras el número de estimación correspondiente) que determina por renglones las cantidades de trabajo y valores realizados que totaliza la cantidad de (indicar el monto de la estimación en su monto quetzales) quetzales con (indicar la cantidad de centavos)____ centavos (en números, el monto total de la estimación), a esta cantidad se le aplica el siguiente DESCUENTO DE (indicar el monto de la estimación en su monto en quetzales) quetzales con (indicar la cantidad de centavos) centavos (en números, el monto total del descuento por concepto de anticipo), en concepto de AMORTIZACIÓN DEL ANTICIPO que le fuera concedido en su oportunidad a la Empresa Constructora; quedando un VALOR NETO A FAVOR DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA DE: (indicar el monto a recibir en su valor quetzales) quetzales con (indicar la cantidad de centavos) centavos (indicar el monto en números). SEGUNDO: En la estimación número (indicar el monto de la estimación) ( ) se desglosan los trabajos de la siguiente manera: (indicar por nombre de renglón de trabajo, la cantidad ejecutada, precio unitario del renglón, monto del renglón y su consignación en letras y números) RENGLÓN 1 (nombre del renglón) (dimensional del renglón) a un costo de (precio unitario del renglón) quetzales (indicar en números) el (indicar la dimensional), haciendo un monto de (total monetario del valor del renglón de trabajo) quetzales (indicar el monto del valor de renglón en números); RENGLÓN 2 (describir para todos los renglones de trabajo sucesivamente según los renglones de trabajo ejecutados durante el período). Por lo tanto el valor total de la estimación es de (indicar el monto de la estimación en letras) (indicar el monto de la estimación en números), que corresponde al (indicar el porcentaje pagado respecto al monto del valor del contrato en letras) por ciento (indicar el porcentaje en números % ) de avance en el proyecto en este periodo. TERCERO: El Ingeniero de la Empresa Supervisora (indicar el nombre de la supervisora) , (indicar el nombre del Delegado Residente asignado al proyecto), deja constancia, por este medio, que los trabajos reportados, fueron ejecutados a cabalidad. CUARTO: El representante de la empresa constructora (indicar el nombre de la empresa constructora), señor (indicar el nombre del representante legal de la empresa constructora), manifiesta su conformidad con lo expuesto en la presente acta. QUINTO: No habiendo más que hacer constar, se da por terminada la presente acta, treinta minutos después de su inicio, en el mismo lugar y fecha,


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acordando enviar las copias respectivas a donde corresponde, la cual al ser leída íntegramente en su contenido por las personas presentes, se acepta, ratifica y firman de conformidad en dos hojas de papel bond tamaño carta- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -. (Nombre del Secretario de la Empresa de Supervisión) Secretario de la Empresa de Supervisión. (Nombre del representante legal de la empresa constructora). Representante Empresa Constructora.

(Nombre del delegado residente asignado al proyecto). Delegado Supervisora externa.


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ANEXO 5.5 Documentos de cambio del Manual De Supervisión De Primer Nivel Para Obras Del Fondo De Cooperación Para Agua Y Saneamiento, Guatemala 2,013


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ANEXO 5.6 Módelo solicitud de prorroga tiempo de empresa del Manual De Supervisión De Primer Nivel Para Obras Del Fondo De Cooperación Para Agua Y Saneamiento, Guatemala 2,013 Lugar,___________de____________de_______ Ingeniero: Delegado Residente Empresa Supervisora Me dirijo a usted solicitándole _____ días calendario de ampliación al tiempo contractual del contrato No. __________, firmado entre la empresa ______________ y la mancomunidad y el Programa de Agua y Saneamiento para la construcción del proyecto_____________________________________, debido a problemas______________________________________(indicar las causas de la solicitud)______________________________________________ para lo que presento el nuevo programa de trabajo para su análisis y respectiva aprobación. Se adjuntan las anotaciones en bitácora y fotografías pertinentes a las justificaciones presentadas. Atentamente.

_________________________ Representante Legal.

Empresa Constructora.


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ANEXO 5.7 Módelo solicitud de prorroga por supervisión del Manual De Supervisión De Primer Nivel Para Obras Del Fondo De Cooperación Para Agua Y Saneamiento, Guatemala 2,013

Lugar,_____________de_______de_______. Ingeniero Coordinador de Infraestructura Programa de Agua y Saneamiento Por medio de la presente, le indico que se recibió la solicitud de prórroga de fecha prevista de terminación del proyecto por un periodo de______ días de parte de la Empresa Constructora______________, para el proyecto________(indicar los datos del proyecto). De parte de esta supervisora, considera que la solicitud cumple con el sustento adecuado, según se establece en el informe, anotaciones de bitácora y fotografías correspondientes. Por lo que solicito se le dé el trámite que corresponda. Atentamente.

_________________________ Delegado Residente Empresa Supervisor


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ANEXO 5.8 Módelo autorización extención de tiempo contractual del Manual De Supervisión De Primer Nivel Para Obras Del Fondo De Cooperación Para Agua Y Saneamiento, Guatemala 2,013 Proyecto: _________________________________________________________ Municipio: _________________________________________________________ Empresa Constructora:_______________________________________________ Contrato No.: _______________________________________________________ De fecha: __________________________________________________________ Supervisora: _______________________________________________________ Contrato No.:_______________________________________________________ De fecha: __________________________________________________________

Autorización de extensión de tiempo No.: Luego de analizado el expediente de solicitud de extensión de tiempo contractual presentada para el tramo indicado en este documento, resuelve de manera favorable la ampliación de ____________días solicitados, a efecto de que se puedan concluir los trabajos del proyecto. Para los efectos legales correspondientes se extiende la presente autorización y se solicita se tome en consideración en las estimaciones correspondientes y en el proceso de liquidación del proyecto. Fecha de inicio de vigencia del presente documento: _____________________ Fecha de finalización de vigencia del presente documento: __________________ Aprobado el___________ de ___________ de 20 _______. _________________ __________________ ______________________ (Supervisor) (Coord. Infra.) (Empresa Constructora) Representante Legal ______________ _____________________ Asociación (Gerente General)


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ANEXO 6.1 Módelo certificado terminación de obra del Manual De Supervisión De Primer Nivel Para Obras Del Fondo De Cooperación Para Agua Y Saneamiento, Guatemala 2,013

CERTIFICADO DE TERMINACIÓN DE OBRA

EL SUPERVISOR/A, (INDICAR EL NOMBRE DE SUPERVISOR EXTERNO),ASIGNADO/A AL PROYECTO (NOMBRE DEL PROYECTO) CERTIFICA: QUE PARA EL EFECTO TIENE A LA VISTA EL LIBRO DE ACTAS No.___-20__- AUTORIZADO POR LA UNIDAD EJECUTORA DEL PROGRAMA DE AGUA Y SANEAMIENTO EL QUE A LOS FOLIOS ______SE ENCUENTRA EL ACTA QUE COPIADA LITERALMENTE DICE.- - - - -- - - - - - - - - - - - - - -- - - - - -- - - - - -- - - - -- - - - - - - - - -- - - - - - - -- - - -

Acta No. ____________-20xx En el municipio de (INDICAR EL LUGAR), siendo

las horas con _______________minutos del día _____________ de

_________del año (INDICAR EL AÑO), reunidos en la Sede del

_____________________________________________, Municipio de,

los Señores: (INDICAR EL NOMBRE DEL SUPERVISOR EXTERNO), Supervisor

Externo que tiene a su cargo la supervisión de los trabajos de dicho proyecto;

el/la señor/a: (INDICAR EL NOMBRE DEL REPRESENTANTE DE LA UNIDAD DE

INFRAESTRUCTURA DEL EG-MANCOMUNDAD), como representante del

contratante; el señor_____(INDICAR EL NOMBRE DE LA PERSONA QUE FUNGE

COMO RESIDENTE DE OBRA), Residente de obra de la Empresa (NOMBRE DE

LA EMPRESA CONSTRUCTORA)_____ quien tiene a su cargo la ejecución del

proyecto (INDICAR EL NOMBRE DEL PROYECTO), según contrato número

(INDICAR EL NUMERO DE CONTRATO)_________ guión (INDICAR EL AÑO)

celebrado el (INDICAR LA FECHA) del año (INDICAR EL AÑO). Para dejar

constancia de lo siguiente:--------------------------------------------------------------

-------------------------------------- - - - - - - - - - - - - - - - -

PRIMERO: La presente reunión tiene por objeto certificar la terminación de la obra (INDICAR EL NOMBRE DEL PROYECTO), la cual luego de la visita realizada al proyecto se considera totalmente concluida en cuanto a los renglones de trabajo contratados, calidad de obra y método constructivo aplicado, todo según requerimientos contractuales para el proyecto indicado, por la que se considera fehacientemente que la obra está terminada luego de que la Empresa Constructora ha efectuado las correcciones que se hicieron ver en su oportunidad.------------------ SEGUNDO: El señor (INDICAR EL NOMBRE DEL SUPERVISOR EXTERNO), deja constancia por este medio que los trabajos efectuados fueron ejecutados a cabalidad.--------------------------------------------------------------- TERCERO: El señor (INDICAR EL NOMBRE DEL REPRESENTANTE DE LA UNIDAD DE INFRAESTRUCTURA DEL EG-MANCOMUNDAD), realizó una inspección final a los trabajos efectuados.


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CUARTO: El señor (INDICAR EL NOMBRE DEL RESIDENTE DE OBRA), Superintendente de la Empresa __(INDICAR EL NOMBRE DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA__ manifiesta su conformidad con lo expuesto en la presente acta.- - - - - - - QUINTO: No habiendo más que hacer constar se da terminada la presente acta, treinta minutos después de su inicio en el mismo lugar y fecha, acordando enviar las copias respectivas a donde corresponde, la cual al ser leída íntegramente de su contenido por las personas presentes, se acepta, notifica y firma de conformidad.-------------------------------------------- Y PARA REMITIRLA DONDE CORRESPONDA, EXTIENDO, SELLO Y FIRMO LA PRESENTE ACTA CERTIFICADA DEBIDAMENTE CONFRONTADA CON SU ORIGINAL EN _________( ) HOJA DE PAPEL BOND TAMAÑO CARTA EN EL MUNICIPIO (INDICAR EL LUGAR) A LOS ____________( ) DIAS DEL MES DE________DEL AÑO (INDICAR EL AÑO). Certificó: Supervisor Externo.


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ANEXO 6.2 Módelo nombramiento comisión receptora del Manual De Supervisión De Primer Nivel Para Obras Del Fondo De Cooperación Para Agua Y Saneamiento, Guatemala 2,013

Lugar, ______________de ________del (indicar el año)

Señor/a: Director del FCAS/MANCOMUNIDAD XXX Mancomunidad Por este medio, solicito sea girada la presente a donde corresponde a fin de que sea nombrada

La Comisión Receptora de los trabajos ejecutados por la empresa constructora

(nombrar a la empresa constructora), en el proyecto: (indicar el nombre del proyecto), bajo el contrato No. (Indicar el número de contrato). Adjuntando para ello el Informe Pormenorizado respectivo.

Atentamente,

Coordinador de Unidad de Infraestructura EG MANCOMUNIDAD x

manual seguim adm obras

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