proyecto - manual normas y politicas

MANUAL DE ACCESO LOGICO - Jefatura de Sistemas Informáticos VERSIÓN 01

Jefatura de Sistemas 19

MANUAL DE ACCESO LÓGICO

POLÍTICA: Cada usuario se responsabilizará por el mecanismo de acceso lógico asignado, esto es su

identificador de usuario y contraseña necesarios para acceder a la información e infraestructura

de comunicación en EL CENTRO VACACIONAL HUAMPANI, es responsabilidad de cada usuario la

confidencialidad de los mismos.

El acceso a la información que fluye dentro de la infraestructura tecnológica de Centro

Vacacional Huampani se otorga en base a las funciones del usuario, se deberán otorgar los

permisos mínimos necesarios para el desempeño del cargo o rol.

CONTROLES DE ACCESO LÓGICO: Todos los usuarios de equipos computacionales son

responsables de la confidencialidad del identificador de usuario (ID) y el password o contraseña

de su equipo, así como de aplicaciones especiales que requieran el mismo control de acceso

lógico.

Todos los usuarios deberán autenticarse con los mecanismos de control de acceso lógico antes de

tener acceso a los recursos de la Infraestructura tecnológica en Centro Vacacional Huampani.

No está permitido a los usuarios proporcionar información a personal externo sobre los

mecanismos de control de acceso a los recursos e infraestructura tecnológica de la

Institución, salvo el caso de autorización expresa por la Dirección General de la entidad.

El identificador de usuario dentro de la red es único y personalizado, no está permitido el uso del

mismo identificador de usuario por varios miembros del personal. El usuario es responsable de

todas las actividades realizadas con su identificador de usuario, por tanto no debe divulgar ni

19Jefatura de Sistemas

MANUAL DE ACCESO LOGICO - Jefatura de Sistemas Informáticos VERSIÓN 01

permitir que terceros utilicen su identificador, al igual que está prohibido usar el identificador de

usuario de otros.

ADMINISTRACIÓN DE PRIVILEGIOS: Todo cambio en roles, funciones o cargo que requiera asignar

al usuario atributos para acceso a diferentes prestaciones de la infraestructura tecnológica en

Centro Vacacional Huampani debe ser notificado a la Jefatura de Sistemas Informáticos por el

Jefe inmediato correspondiente a la dependencia.

MANUAL DE FUNCIONES Y ROLES – Jefatura de Sistemas Informáticos

VERSIÓN 01


Funciones específicas – Manual de Roles

Para todo el personal integrante de la Oficina de Nuevas Tecnologías:

1. Administrar y evaluar los requerimientos de información de las distintas áreas del

CENTRO VACACIONAL HUAMPANI.

2. Coordinar con el Equipo de Apoyo de la Jefatura de Sistemas Informáticos en la

definición, factibilidad, especificación y validación de requerimientos.

3. Vigilar la correcta aplicación de los estándares y metodologías de desarrollo de

sistemas de información, así como sugerir las mejoras que sean necesarias.

4. Coordinar con los líderes usuarios de las distintas dependencias para la definición

de requerimientos funcionales y no funcionales de los sistemas de información.

5. Revisar, aprobar y mantener actualizados los manuales de los sistemas, de operación

y de usuario, concerniente a los sistemas de información y tecnologías (TIC´S).

6. Elaborar reportes de avance y estrategias de ejecución de los proyectos de

desarrollo de sistemas de información.

7. Desarrollar e implementar los sistemas de información que requieran las

dependencias, de acuerdo a las prioridades establecidas en el plan de

necesidades.

8. Efectuar el mantenimiento y actualización de los sistemas de información,

analizando los problemas o planteamientos de modificación, garantizando

su cor recta sincr oniz aci ón.

9. Participar en los procesos de adquisición y pruebas de las soluciones

informáticas de terceros. Asimismo, supervisar las actividades realizadas por

terceros en el desarrollo e implementación de soluciones informáticas.



VERSIÓN 01

10. Apoyar en la capacitación al usuario final y al personal designado de la Sección Soporte a

Usuarios, en el adecuado uso de los sistemas de información, proporcionando material

de soporte y los medios necesarios para tales fines.

11. Administrar en forma eficiente los recursos asignados a la Oficina, así como el

centro de cómputo, velando por la seguridad de accesos y operatividad, y

protegiendo la información de ingreso, salida y almacenamiento.

12. Participar en la elaboración de la propuesta del Plan de Actividades de la Oficina,

en los planes de contingencia y en la implementación de acciones que minimicen

el riesgo de Tecnologías de Información.

13. Verificar que el personal de la Jefatura de Sistemas Informaticos atienda oportuna

y eficientemente los requerimientos de las dependencias, supervisando el

cumplimiento de las metodologías, estándares y/o técnicas implementadas en la

Sección.

14. Cumplir y hacer cumplir las medidas correctivas recomendadas por los entes

de vigilancia y control tanto externo como interno.

15. Ejecutar los planes de respaldo y las recuperaciones de información que se

requieran para garantizar la continuidad operativa de las actividades.

16. Atender asuntos relativos al servicio de soporte técnico de primer nivel para la

solución de problemas referidos a hardware, Software, comunicaciones y

servicios de computación personal, efectuados por el personal de la Oficina y por

todas las dependencias institucionales.

17. Participar en los Procesos de Atención de los Problemas y Reclamos.

18. Atender consultas técnicas, operativas y funcionales a los usuarios,



VERSIÓN 01

incentivándolos en el mejor uso y operación de las tecnologías de información.



VERSIÓN 01

19. Representar a la Institución ante los organismos competentes gubernamentales y no

gubernamentales.

20. Ejecutar, instalar, configurar, y puesta en línea de los equipos de cómputo y

periféricos en las oficinas Administrativas de la Sede Principal y Sedes alternas;

cumpliendo con los procedimientos y estándares aprobados.

21. Instalar y diagnosticar los daños del cableado estructurado de la red de las

oficinas Administrativas y Sedes alternas.

22. Coordinar y analizar las incidencias y magnitudes de un desastre, determinando

prioridades de atención, disminuyendo el nivel de riesgos y traumatismos en la operación.

23. Determinar y gestionar de inmediato las actividades a realizar para generar una solución y

puesta en marcha en el menor tiempo posible de todos los sistemas de información

colapsados en el desastre.

24. Administrador de la Red: Actualmente vivimos en una sociedad que depende de los

Sistemas de Información (Tic’s), que se encuentran tanto en la parte interna como externa

de toda organización, sin embargo para poder acceder a esta información es necesario

que estos sistemas se encuentren interconectados por medio de un recurso llamado red.

Red, recurso constituido por equipos (router, bridges, switch, etc.), de medios de

comunicación (Fast Ethernet, Gigabyte Ethernet, E1, T1, E3, STM-1, etc.), adicionalmente,

las redes internas se conectan a otras redes (corporativas, Internet), lo que hace que se

vuelvan más complejas y robustas. Es por ello, que se hace necesario el uso de

herramientas para dar el soporte adecuado y óptimo. La ISO “International Standards

Organization”, creó un modelo de administración, donde se definen claramente las

funciones de los administradores de redes, en 5 áreas:

1. Ad m i ni s t r a c i ó n d e l D ese m p e ñ o ( P e r f o r m an ce M a n a g e m e n t ) : Encargada de monitorear

y medir varios aspectos de rendimiento, funcionamiento y utilización de la red, con el

fin de mantener en niveles aceptables los servicios que se encuentran disponibles, así



VERSIÓN 01

como



VERSIÓN 01

rastrear todos los efectos en su operación.

2. Ad m i n i s t r a c i ó n d e l a c o n f i g u r a c i ó n (C o n f i gu r a t i o n M an a g e m e n t ): Encargada de

los aspectos de configuración de los dispositivos de la red, como los archivos de

configuración de dichos dispositivos, y administración del software; así como el

almacenamiento en un lugar que sea accesible por el personal autorizado.

3. Ad m i ni s t r a c i ó n d e l a C o n t ab i l i d a d ( A c c o u n t i n g M an a g e m e n t ): Encargada de generar

la información que permita describir el uso de los recursos que conforman la red. El

primer paso es medir la utilización de todos los recursos para luego realizar un análisis de

que proporcione el patrón de comportamiento actual de uso de la red, de aquí también

se puede obtener información que ayude a planear un crecimiento o actualización de

cada elemento que forma parte de la red, así como determinar si dicho uso es justo y

adecuado.

4. Ad m i ni s t r a c i ó n d e F a l l a s (F a ul t M an a g e m e n t ): Encargada de detectar, registrar, aislar,

notificar y corregir fallas en aquellos equipos que son parte de la red que presenten

algún problema que afecte el buen funcionamiento de la red. Es importante aclarar que

cualquier problema que se presente se verá reflejado como una degradación en los

servicios que ofrece la red. El proceso inicia desde la detección y determinación de

síntomas hasta el registro del problema y su solución.

5. Ad m i ni s t r a c i ó n d e l a S e g u r i da d ( S e c u r i t y M a n ag e m e n t ): Controlar el acceso a

los recursos de la red, de acuerdo a las políticas establecidas con el fin de evitar algún

abuso y la perdida de la confidencialidad; entre las funciones está identificar los recursos

sensibles y críticos de la red, monitorear los accesos.

MANUAL DE CONTINGENCIAS – Jefatura de Sistemas Informáticos VERSIÓN 01


Manual de Contingencias

INTRODUCCION

Usualmente los controles de operación en el uso de las Tic´s aplicados al proceso

enseñanza - aprendizaje permitirán elevar el desempeño en los sistemas previniendo fallas

tanto de software, como de hardware y también humanas. Razón por la cual es de mucha

importancia, mantener un nivel aceptable de operación para el buen funcionamiento de las Salas

de Sistemas, parte académica y toda la infraestructura administrativa.

Plan de Contingencia

Se puede definir como un conjunto de procedimientos que permitan recuperar el estado normal

de funcionamiento de toda la infraestructura informática y así poder prestar un servicio de calidad

en el uso de Tic’s.

El Plan de Contingencias implica realizar análisis de los posibles riesgos a los cuales se puede

estar expuesto, tanto el equipo informático, como toda la información contenida en los

diversos medios de almacenamiento.

Pese a todas las medidas de seguridad a implementar, puede ocurrir un desastre, por tanto es

necesario que el Plan de Contingencias incluya un Programa de Recuperación a n te Desastres,

el cual tendrá como objetivo principal, la restauración del servicio en forma rápida, eficiente y

con el menor costo y pérdidas posibles. Se pueden presentar daños de diferentes niveles, por

lo que se hace necesario suponer que el desastre ha sido total, motivo por el cual se

debe establecer un Plan de Contingencias lo más completo posible.

Fases de un Plan de



Contingencias:

Plan de Reducción de Riesgos.



Plan de Recuperación de Desastres.

Actividades Previas al Desastre.

Establecimiento del Plan de Acción.

Actividades durante el Desastre.

Plan de Emergencias.

Actividades después del Desastre.

Evaluación de Daños.

Ejecución de Actividades

Evaluación de Resultados.

Retroalimentación del Plan de Acción.

Tipos de fallas a considerar en el Plan de Contingencias:

Instalaciones eléctricas.

Bases de datos y aplicativos.

Problemas con el servidor.

Estaciones de trabajo y periféricos.

Redes e Internet.

Análisis de RiesgosISIS DE RIESGOS

El análisis de riesgos supone más que el hecho de observar la posibilidad de que ocurran cosas

negativas. Se ha de tener en cuenta la probabilidad de que sucedan cada uno de los problemas

posibles. De esta forma se pueden priorizar los problemas y su costo potencial desarrollando un

plan de acción adecuado. Teniendo en cuenta la frecuencia con que puede ocurrir un desastre,

nivel de daños y las consecuencias generales.

En la fase de evaluación de riesgos se debe priorizar, que se va a proteger, a que se puede

enfrentar: terremotos, incendio, inundación, robos, vandalismo, fallas en los equipos, eliminación



accidental de archivos, virus. Como también determinar el nivel de riesgo: bajo, muy bajo, medio,

alto y muy alto.



Sistema Actual: con el propósito de salvaguardar toda su infraestructura tecnológica e informática

CVH, debe contemplar los siguientes aspectos en su labor diaria:

Hacer copia casi diaria de los archivos que son vitales para la Institución.

Control de acceso a las instalaciones de la Institución.

Realizar el mantenimiento preventivo de forma regular.

Se debe prohibir el ingreso de comidas y bebidas en las Instalaciones informáticas.

Mantener estos espacios libres de humo de tabaco, (Prohibido Fumar).

Realizar limpieza constante, evitando la acumulación de polvo.

Mantener actualizado el programa antivirus.

Permitir solo el acceso a las instalaciones informáticas en horarios programados o con la

presencia de un supervisor o monitor. Además deberá configurar las computadoras

para que dispongan de bloqueo en el teclado.

Plan de Recuperación

Es de vital importancia definir los procedimientos y planes de acción para el caso de una posible

falla, siniestro o desastre que afecten la infraestructura tecnológica tanto académica como

administrativa.

Cuando ocurra una contingencia, es esencial que se conozca al detalle el motivo que la

originó y el daño producido, lo que permitirá recuperar y poner en marcha, en el menor tiempo

posible el proceso perdido.

Los procedimientos deberán ser de ejecución obligatoria y bajo la responsabilidad de

los encargados de la realización de los mismos, debiendo haber procesos de verificación de su

cumplimiento. Estos procedimientos estarán a cargo del personal de la Jefatura de

Sistemas Informáticos.



Las actividades a realizar en un Plan de Recuperación se pueden clasificar en tres etapas:



1. Actividades previas al Desastre

Son todas las actividades de planeamiento, preparación, entrenamiento y ejecución de

las actividades de resguardo de los activos de la infraestructura tecnológica de la Institución, que

nos aseguren un proceso de Recuperación con el menor costo posible.

Establecimiento del Plan de Acción

Equipos de Cómputo: Es necesario realizar un inventario actualizado de los equipos,

especificando su contenido (software y licencias).

Respaldos de Información o Backups: Se deberá establecer los procedimientos para la obtención

de copias de Seguridad de todos los elementos de software necesarios para asegurar la

correcta ejecución del Software y/o Sistemas operativos. Copias del Sistema Operativo (en

caso de tener varios Sistemas Operativos o versiones, se contará con una copia de cada uno de

ellos), Software de uso diario, herramientas de trabajo, Bases de Datos, Aplicativos.

Uso obligatorio de un registro detallado y control de los Backups.

Almacenamiento de los Backups en condiciones ambientales óptimas, dependiendo del medio magnético empleado.

Reemplazo de los Backups, en forma periódica, antes que el medio magnético de soporte se pueda deteriorar.

Pruebas periódicas de los Backups (Restore), verificando su funcionalidad.

2. Actividades durante el Desastre

Una vez presentada la Contingencia, Falla o Siniestro, se deberá ejecutar las

siguientes actividades, planificadas previamente:

Plan de Emergencias



Se establecen las acciones a realizar cuando se presente una falla o desastre, así como la

coordinación y comunicación de las mismas.



Es muy conveniente prever los posibles escenarios de ocurrencia del Siniestro, el cual se puede

dar en horario diurno, como nocturno.

El plan debe contemplar la participación y actividades a realizar por todas las personas que se

pueden encontrar presentes en el área de ocurrencia, detallando, salidas de emergencia, vías de

evacuación, señalización y demarcación de las señales de auxilio (extintores, caja de breakers,

linternas y lámparas de mano, números telefónicos de emergencia y nombres de funcionarios a

contactar).

Entrenamiento

Establecer un programa de prácticas periódicas de todo el personal en la lucha contra los

diferentes tipos de siniestros, de acuerdo a los roles que se le hayan asignado en los planes de

evacuación del personal, para minimizar costos se puede aprovechar fechas de recarga de

extintores, charlas de los proveedores, ARP, etc., (Simulacros).

Un aspecto importante es que el personal tome conciencia de que los siniestros (incendios,

inundaciones, terremotos, apagones, etc.) pueden realmente ocurrir, y tomen con seriedad y

responsabilidad estos entrenamientos, para estos efectos es conveniente que participen to d o

s los funcionarios, directivos, docentes, administrativos y asistenciales.

3. Actividades después del Desastre

Después de ocurrido e l Desastre es necesario realizar:

Evaluación de Daños: Inmediatamente después de concluido el desastre, de deberá

evaluar la magnitud del daño producido, equipos no funcionales, cuales se pueden

recuperar y estimación del tiempo.



Ejecución de Actividades: La recuperación y puesta en marcha del servicio afectado, se

realizara en dos fases, la primera restablecer el servicio usando los recursos propios

(Equipos de



respaldo) y la segunda con el apoyo de proveedores y entes tanto gubernamentales

como no gubernamentales .

Evaluación de Resultados: Finalizada las fases de recuperación, se debe evaluar

objetivamente las actividades realizadas, porcentaje de eficiencia y efectividad, tiempo,

inconvenientes, colaboración y apoyo.

Retroalimentación del Plan de Acción: Con la evaluación de resultados, se debe actualizar

el plan de acción original, mejorando las actividades más complejas y reforzando las que

respondieron adecuadamente.

Amenazas

Incendio: el fuego es una de las principales amenazas y causas de desastre, contra todo

tipo de infraestructuras físicas. El dióxido de carbono, actual alternativa del agua, resulta

peligroso para los humanos.

Extinguidores manuales: Cuando no se cuenta con sistemas automáticos contra incendios,

la alternativa más adecuada es la de usar extintores anti fuego, pero se debe tener en

cuenta el tipo de material que se está consumiendo por el fuego (papel, madera, plástico,

líquidos inflamables). Se recomienda capacitar al personal sobre el manejo adecuado de

estos dispositivos y llevar control de las recargas y fechas de caducidad.

Inundaciones: Daños por agua pueden ocurrir como resultado de goteras y filtraciones

del techo, goteras de tuberías o del aire acondicionado cerca a equipos electrónicos.

Terremotos: Catástrofe natural se pueden presentar en cualquier momento y sin previo

aviso, por tanto es de suma importancia incluir en el plan de acción, recomendaciones a

seguir, dando prioridad a salvaguardar la vida de los funcionarios del instituto.



Instalaciones eléctricas: Para que funcionen adecuadamente, los computadores

de escritorio necesitan de una fuente de alimentación eléctrica fiable, es decir, una

que se

mantenga dentro de parámetros específicos. Si se interrumpe inesperadamente

la alimentación eléctrica o varía en forma significativa, fuera de los valores

normales, las consecuencias pueden ser serias. Pueden perderse o dañarse los datos que

hay en memoria, se puede dañar el hardware, interrumpirse las operaciones activas y la

información podría quedar temporal o definitivamente inaccesible. Por lo general los

computadores personales toman la electricidad de los circuitos eléctricos normales, a

los que se llama tomas de corriente. Esta corriente es bastante fuerte, siendo una

corriente alterna (AC), ya que alterna el positivo con el negativo. La mayor parte de

los computadores incluyen un elemento denominado fuente de alimentación, la cual

recibe corriente alterna de las tomas de corriente y la convierte o transforma en la

corriente continua de baja potencia que utilizan los componentes del equipo informático.

Se recomienda tener redes eléctricas reguladas y contar con dispositivos reguladores,

estabilizadores de potencia y ups.

Bases de Datos y aplicativos: La Red de datos es la que permite transmitir información de

un computador a otro. La estructura de Red que posee CVH es cliente/servidor, por lo

que el servidor es uno de los componentes importantes de la Red. El cableado es

estructurado y topología es estrella, y una parte cuenta con tecnología inalámbrica. El

elemento activo de comunicaciones es el switch de datos, conectado a un router, el cual

permite trasladar a cada nodo (host) los paquetes de datos para que se intercambie

información en toda la Red. Es una Red de Área Local (LAN), lo que limita su

cobertura de servicios estrictamente, sin embargo, a través de un proveedor

de servicios (RCP), se puede tener acceso a la Red Internacional (Internet) para utilizar

este recurso como herramienta pedagógica en el proceso enseñanza – aprendizaje y

complementar labores diarias en la parte administrativa. Es por ello, que debe ser de

suma importancia el poder detectar las fallas en la red de datos, ya que de esa

forma se permitirá prestar en un cien por ciento (100%) de sus recursos disponibles a

la comunidad educativa.



Cableado estructurado: El cableado estructurado es la plataforma de comunicaciones en

la red que posee CVH, este cableado usualmente es UTP (cable de par trenzado no

apantallado) y su importancia radica que es el medio de transmisión por



el cual se transmite la información de un nodo a otro. Es posible que por problemas de

cableado, se tengan problemas de conectividad, sin embargo, en la mayoría de casos, el

cableado entregado debe estar debidamente certificado por el proveedor y supervisada

por la Jefatura de Sistemas Informaticos.

Equipos de comunicación: El elemento activo de comunicación que se utiliza en el

Instituto es el swicth de datos, el cual es un elemento que permite la transmisión

de tramas (paquetes de datos) desde la tarjeta de Red del Transmisor a la tarjeta de Red

del Receptor. Este elemento activo de comunicaciones es de suma importancia, y no debe

estar apagado, ya que en ese momento se tendría una caída en la Red de datos.

Usualmente estos elementos activos de comunicación son de 24 puertos, los cuales

poseen unos led (indicadores visuales) que señalan el estado de funcionamiento de cada

puerto, en el momento en que está activo el puerto, el led del mismo debe estar

encendido. Cada puerto conecta a un nodo o computador por lo que una de las formas

de detectar que hay falla de comunicación es observar el puerto, obviamente, cada

puerto debe estar relacionado con el punto de Red respectivo.

Detección de fallas

Por problemas de energía eléctrica: Si hay problemas de suministro de fluido

eléctrico, posiblemente se apague el elemento activo de comunicaciones, por

lo tanto, el resultado será una caída en la red de datos.

Por problemas en el switch de datos: Si el elemento activo tiene una falla de tipo

eléctrico este no encenderá y se tendrá un problema similar al caso anterior.

Por problemas de puerto: es posible que por alguna variación de voltaje, se queme una

cantidad limitada de puertos, se recomienda verificar los led que indican

conectividad.



Por problemas en la tarjeta de Red: puede existir la posibilidad de que la tarjeta de Red

este fallando, una forma rápida de verificar su funcionamiento es identificar si el led de

la tarjeta



de Red está funcionando, en caso contrario es posible que la NIC no esté

operando adecuadamente. Otro caso probable es que este desactivado desde el sistema

operativo.

Recomendaciones

En el caso de falla en el suministro de energía eléctrica, se recomienda colocar un

UPS dedicado para el elemento activo, además, si CVH tiene los recursos, se

recomienda que l a UPS tenga un regulador de voltaje integrado para evitar picos de

voltaje.

Por problemas de switch de datos: Si el responsable de la Jefatura de Sistemas

Informáticos ha detectado que el elemento activo no enciende, entonces se sugiere

reportarlo a la Sección de Compras y verificar si es posible reemplazarlo utilizando para

ello la garantía. En caso contrario, la entidad realizará las gestiones necesarias para

entregar un elemento activo para reemplazar el dañado.

Por problemas de puerto: una forma sencilla de verificar que el puerto está fallando, es

verificar que el led de la tarjeta con que está conectado el puerto esta encendido, si al

realizar un ping al Server, este no contesta, entonces, es posible que el puerto está

fallando, otra verificación es cambiar la conexión de la tarjeta a otro punto de red, si al

realizar un ping al Server y este contesta, entonces, se puede concluir que el puerto es el

que está fallando, lo mismo se puede realizar si hay problemas con los puntos de red.

Por problemas en la tarjeta de Red: La tarjeta puede estar deshabilitada desde el

Sistema Operativo, será necesario revisar si este está habilitado o no, en el caso

que este deshabilitado, habilitarlo inmediatamente desde el sistema operativo. Si está

habilitada la tarjeta de red y no hay comunicación, será necesario reinstalar el “driver” de

la tarjeta de Red, o revisar si posee dirección Ip, en caso persiste el problema, favor llamar

a la Jefatura de Sistemas Informáticos.



Servidor y Estaciones de trabajo

Uno de los elementos importantes en una Red de datos es el Servidor de Aplicaciones (archivos),

el cual puede ser utilizado como un servidor proxy, y también como servidor Web.

El servidor puede presentar problemas de configuración (DNS, DHCP, Directorio Activo, IIS),

de comunicaciones (protocolos), de hardware (Disco duro, tarjeta de red, motherboard,

memoria ram, fuente de poder, teclado, mouse).

Redes e Internet

El servicio de Internet permite tener acceso a los recursos de Internet tales como bibliotecas

electrónicas, bases de datos, cursos en línea, correos electrónicos, chat, compartir archivos,

videoconferencia.

Los componentes del servicio a Internet: s e r v i d o r proxy, router y conectividad

dado por el ISP (Telmex), del Directorio activo, DHCP automático.

El Router es el elemento activo que permite comunicar la red de datos al servidor

de comunicaciones, al proveedor de Internet y a la red de área local (LAN).

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS – Jefatura de Sistemas Informáticos

Jefatura de Sistemas

23

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Nombre Asesoría para usuarios de Sistemas de InformaciónObjetivo Atender las necesidades de los usuarios de equipo de cómputo de las

diversas áreas de Centro Vacacional Huampani que puedan presentarse debido a la forma de operación de los Sistemas de Información.

Frecuencia Eventual

Área Actividad Descripción

Jefatura de Sistemas Informaticos

1

2

3

4

4.1

4.2

5

Recibe vía telefónica de las distintas áreas de Centro Vacacional Huampani, la solicitud de asesoría técnica debido a dudas en la forma de operación de los Sistemas de Información o fallas presentadas de los mismos.

Registra la solicitud de asesoría técnica en el formato llamado “FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN, REPARACIÓN, ACTUALIZACIÓN, MANTENIMIENTO O CAMBIO DE MATERIALES Y EQUIPOS” (UF_SAME_V01) el cual se puede descargar de la página WEB (h tt p : //www .cvhuampani . c om /jsi/ f o r m a t o s . h t m . , en original y lo archiva de manera cronológica.

Atiende la solicitud de asesoría técnica y analiza la duda o mal funcionamiento del Sistema de Información.

¿Cuál es la causa de la solicitud de asesoría?

En c a s o de q ue la s o l i c i t u d de as es o r í a se d eba a e r r o r p o r op e ra c i ó n d e l u s u a r i o :

Explica al solicitante la adecuada operación del Sistema deInformación, personalmente o vía

telefónica. Fin.

En c aso de q u e la s o li c i t u d de a s e s o r í a s e a p o r m a l f un c i on a m i e n t o d el S i s t e m a de I n f o r m a c i ó n :

Determina la causa del mal funcionamiento.

http://www.cvhuampani.com/jsi/formatos.htm.,



5.1

5.1.1

5.2

5.2.1

6

En c a s o de q u e se d e b a a la c o n f i g u r a c i ó n d e l e q u i p o de c ó m pu t o :

Explica al solicitante personalmente o vía telefónica el proceso para la configuración óptima del equipo de cómputo.

Fin.

En c aso de q ue se d e b a a u n a fa lla de p r o g r a m a c i ón :

Realiza correcciones necesarias al Sistema de Información y se formulan las pruebas de validación correspondientes.

Notifica vía telefónica a las áreas de Centro Vacacional Huampani que el Sistema de Información ha sido modificado y actualizado.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

23



INICIO

AREAS DE CVH

RECIBE SOLICITDDE ASESORIA

VIATELEFONICA

DIAGNOSTICA CAUSAS

SISTEMAS DE INFORMACION

REGISTRA

FORMATO SOLICITUD

¿CUAL ES LA CAUSA DE LA

FALLA DE PROGRAMACION

CONFIGURACION DEL EQUIPO EXPLICA Y

CORRIGE

EQUIPO DE CÓMPUTO

USUARIO SOLICITANTE

PERSONALMENTE OVIA TELEFONICA

ATIENDE SOLICITUD Y

ANALIZA


REPARA Y REALIZA

PRUEBAS


FIN

¿CUAL ES LA CAUSA DE LA SOLICITUD?

ERROR DE USUARIO O FALLA HUMANA

MAL FUNCIONAMIENTO

NOTIFICA MODIFICACION Y ACTUALIZACION


AREAS DE CVH

PERSONALMENTE O VIA TELEFONICA

IMPARTE EXPLICACIONES

SISTEMAS DEINFORMACION

USUARIO SOLICITANTE


FIN

FIN


23


Nombre Registro en la Red AdministrativaObjetivo Integrar una infraestructura de comunicaciones funcional de acuerdo

a las necesidades de las áreas de la Institución.Frecuencia Eventual


Jefatura de Sistemas Informáticos.

1

2

3

3.1

3.2

3.3

4

5

Recibe de las distintas áreas de CVH, el formato de solicitud creación de usuarios para registrar en la base de datos de la red administrativa.

Revisa la solicitud de creación de usuario en el formato

llamado Solicitud de creación de cuenta de usuario, en

original y lo archiva de manera cronológica.

Evalúa la solicitud y la viabilidad de instalación.

¿Es viable la ubicación para la

instalación? En c a s o de q ue el pu n t o n o

e s v i a b l e :

Propone nueva ubicación y realiza la instalación.

Fin.

En c aso de q u e la s o l i c i t u d sea v i a b l e su i n s t a l a c i ó n:

Solicita a la Coordinación de Almacén y Compras, los

materiales requeridos.

Entrega la solicitud de materiales



red, realiza pruebas.

5.1

5.1.1

5.1.2

Existen fallas:

Realiza correcciones necesarias al Sistema de Información y se

formulan las pruebas de validación correspondientes.

Notifica vía telefónica a las áreas de Centro Vacacional

Huampani que el Sistema de Información ha sido modificado y

actualizado.



23


INICIO

AREAS DE CVH

RECIBE FORMATO SOLICITD DE CREACION

VIA TELEFONICA

COORDINACION

DETERMINA REQUIERE MATERIALES

INSTALA E INFORMA

ALMACEN Y COMPRAS

REVISA LA SOLICITUD

SOLICITUD MATERIALES

ADQUIERE MATERIALES

ELABORA INFORME

FORMATOSOLICITUD

FORMATO CREACION USUARIO


EVALUA LA SOLICITUD Y VIABILIDAD

ENTREGA MATERIALES

FORMATOSOLICITUD

ACUSE RECIBO

FORMATO SOLICITUD

FORMATO SOLICITUD

JEFE AREA BENEFICIADA

AREAS CVH

SECRETARIO GENERAL

SI¿ES VIABLE LA UBICACIÓN?

RECIBE MATERIALES

FIN

NO

PROPONE NUEVA UBICACIÓN E

INSTALA

ACUDE E INSTALA PUNTO DE RED

AREAS DE CVH


REALIZA PRUEBAS

FIN¿EXISTEN FALLAS? NO

SI

REPARA FALLAS


23


Nombre Mantenimiento preventivoObjetivo Mantener en un nivel funcional óptimo, los equipos de cómputo d e l a s

d i f e r e n t e s á r e a s o d ependencias de Centro Vacacional Huampani y que les permita procesar con oportunidad la información que manejan.

Frecuencia Periódica


Jefatura de Sistemas Informáticos

Administración


1

2

3

4

5

6

7

7.1

Revisa el programa de mantenimiento preventivo de equipos de cómputo y verifica las áreas de Centro Vacacional Huampani a las que les corresponde el mantenimiento.

Elabora Formato (UF_SAME_V01) UF_Solicitud_Adquisicion_Materiales_Equipos_V01 en original y copia para informar al área correspondiente las fechas en que se proporcionará el mantenimiento preventivo a los equipos.

Solicita visto bueno (V.B.) al Administración en el formato UF_SAME_V01 en original y copia y entrega el original al área de Centro Vacacional Huampani programada para mantenimiento y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronológica en el programa de mantenimiento preventivo.

Después de un tiempo.

Informa vía telefónica, con un día de anticipación a las áreas de Centro Vacacional Huampani de la programación del mantenimiento al equipo de cómputo.

Acude a las áreas de Centro Vacacional Huampani y retira el equipo de cómputo programado para mantenimiento, anotando en el formato UF_SAME_V01, fecha y hora de retiro.

Realiza mantenimiento preventivo y depura el software del equipo de cómputo.

Revisa el funcionamiento del equipo de cómputo, verificando si existen fallas correctivas en el hardware.

¿Existen fallas correctivas en el equipo de cómputo?

En c aso de e x i s t i r f a ll as c o r r e c t i v a s en el e q u i p o de c ó m pu t o :

23



Huampani que procederá el mantenimiento correctivo.

Fin del procedimiento.

7.2

Conecta con el procedimiento: Mantenimiento Correctivo deEquipo de Cómputo.

En c aso de no e x i s t i r fa l l a s c o r r e c t i v a s en el e q u i p o de c ó m pu t o :

Traslada y entrega el equipo de cómputo a las áreas de

Centro Vacacional Huampani y lo instala informando a los

usuarios que ya fue realizado el mantenimiento preventivo.


FORMATO


23


INICIO

AREAS DE cvh

REVISA PROGRAMA

MANTENIMIENTO

VIA TELEFONICA

REVISA FUNCIONAMIENTO

EQUIPO CÓMPUTO

ELABORA UF_SAME_V01

FORMATO UF_SAME_V01

¿EXISTEN FALLAS?

NO

SIINFORMA

EQUIPO CÓMPUTO

AREAS DECVH

PERSONALMENTE

GERENC ADM

SOLICITA VISTO BUENO

AREAS DE CVH

TRASLADA Y ENTREGA

EQUIPO CÓMPUTO

AREAS DE CVH

FIN

UF_SAME_V01

C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPO DE CÓMPUTO

INFORMA VIA TELEFONICA

ACUDE AL AREA Y RETIRA EQUIPO

COMPUTO

EQUIPO CÓMPUTO

REALIZA LIMPIEZA Y DEPURA

EQUIPO CÓMPUTO


23


Nombre Mantenimiento correctivoObjetivo Mantener en un nivel funcional óptimo, los equipos de cómputo de las

dife r e n t e s á r e a s o dependencias de Centro Vacacional Huampani y que les permita procesar con oportunidad la información que manejan.

Frecuencia Eventual



1

2

3

3.1

3.2

4

Recibe formato UF_SAME_V01 con el reporte de fallas en

equipo de cómputo.

Determina de acuerdo a las condiciones del equipo de

cómputo si la falla detectada requiere de la compra de

partes o materiales.

¿Requiere partes o materiales?

En c aso de n o r e q u e r i r p ar t es o m a t e r i a l e s :

Corrige fallas y verifica el funcionamiento óptimo del equipo

de cómputo y lo devuelve a la oficina dueña.

En c aso de n e c es i t ar p a r t e s o m a t e r i a l e s:

Elabora Formato (UF_SAME_V01)

UF_Solicitud_Adquisicion_Materiales_Equipos_V01 en

original y copia para informar al área d e A l m a c é n

y C o m p r a s y a S e c r e t a r í a G e n e r a l .

D e s p u é s d e u n t i e m p o .

23



v e r i f i c a s u f u n c i o n a m i e n t o a d e c u a d o .

5T r a s l a d a y e n t r e g a e q u i p o d e c ó m p u t o , a l á r e a d u e ñ a d e l m i s m o , y l o instala informando a los usuarios que ya fue realizado el mantenimiento correctivo.


UF_SAME_V01


23


INICIO

AREAS DE CVH

RECIBE REPORTE DE FALLAS EQUIPO

DE CÓMPUTO

UF_SAME_V01

ELABORA FORMATOUF_SAME_V01

UF_SAME_V01ALMACEN Y COMPRAS

GER. ADM

DETERMINA TIPO DE FALLAS

ALMACEN Y COMPRAS

RECIBE PARTES Y/O MATERIALES

¿REQUIERE PARTES SI

O MATERIALES?REPARA EQUIPO DE

CÓMPUTO

NO

CORRIGE FALLAS Y VERIFICA ESTADO

TRASLADA YENTREGA 1

EQUIPO CÓMPUTO EQUIPO CÓMPUTO

1 FIN


23


Nombre Actualización y mantenimiento Sitio WEBObjetivo Contar con un p o r t a l electrónico que contenga la información

Institucional necesaria que permita la difusión, comunicación y promoción de los programas, actividades, eventos de Centro Vacacional Huampani.Frecuencia Eventual



1

2

3

3.1

3.2

Recibe de las áreas de Centro Vacacional Huampani, el

UF_PWEB_V00 en original, los archivos anexos en físico y

medio magnético con la información para actualizar la

página Web.

Completa el formato UF_PWEB_V00 en original para llevar

el registro de las solicitudes de las áreas.

Analiza la información recibida tanto en documentos físicos

como en medios magnéticos para determinar el tipo de

información a procesar.

¿Qué tipo de información recibe?

En c aso de r e c i b i r g r áf i c o s o f o t o g ra f í a s :

Revisa la información de los documentos y los medios

magnéticos y selecciona por tipo de archivos, digitaliza las

imágenes, y se graban en formato jpg.

Actualiza las páginas correspondientes.

Continúa con la actividad 6.

E n c aso de re c i b i r t ex t o:

23



medios magnéticos.

4

5

5.1

Procesa la información actualizando los link o realiza

el diseño de los nuevos enlaces de la página Web.

¿Es correcta la información que se publicará en la Web?

En c a s o de n o es t ar c o r re c t a la i n f o r m a c i ó n:

Solicita las respectivas correcciones a la Oficina dueña de la

información.

Recibe los ajustes a la información que se publicará en la

página Web, de acuerdo a las peticiones de la oficina

solicitante.


5.2 En c aso de e s t ar c o r r e ct a la i n f o r m a c i ón :

Edita o diseña la página que contendrá la información a

publicar y accede al servidor actualizando los hipervínculos

correspondientes.

6 Accede al servidor de http:// www.cvhuampani.com y

sube las actualizaciones y modificaciones realizadas a las

páginas Web.

7 Complementa el UF_PWEB_V00 y lo archiva cronológicamente.


UF_PWEB_V


23


INICIO

AREAS DE CVH

RECIBE SOLICITUD INFORMACION PAGINA WEB

UF_PWEB_V00

REVISA LOS ARCHIVOS

DOCUMENTOS

DISCO MAGNETICO

PROCESA LA INFORMACION

SOLICITA CORRECCIONES

ANALIZA TIPO DEINFORMACION

1

¿ES CORRECTA LA NOINFORMACION?

RECIBE INFORMACION

CORREGIDA

¿TIPO DE INFORMACION?

TEXTO

SI

GRAFICOS Y/O IMAGENESACTUALIZA O

DISEÑA LOS LINK

REVISA LOS ARCHIVOS

DOCUMENTOSACCEDE AL

SERVIDOR WEB

DISCO MAGNETICO

DIGITALIZA LAS IMAGENES

PUBLICA EN LA WEB LA NUEVA INFORMACION

00

1

FIN


23


Nombre Baja de bien informáticoObjetivo Mantener organizado y actualizado el programa de Inventarios de Activos

dela Institución, seleccionando los equipos de cómputo y periféricos obsoletos y/o con daño físico de hardware o software y que no presten ningún servicio, sean retirados de los informes y balances de activos de Centro Vacacional Huampani.Frecuencia Eventual



1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe de las áreas de Centro Vacacional Huampani, el formato UF_BAJA_V00 en original.

Recoge el bien informático o equipo de cómputo de las áreas de Centro Vacacional Huampani.

Elabora el diagnóstico técnico.

¿Cuenta con piezas reutilizables?

En c aso de t e n e r p i e z as re u t ili z a b l e s :

Extrae las piezas y elabora un inventario de ellas.

Entrega UF_BAJA_V00 en original y copia, con dictamen técnico al Geren. Adm y al Jefe Financiero, solicitando la baja del bien informático.

Recibe de la Geren. Adm. y del Jefe Financiero la copia del UF_BAJA_V00 con el aval para dar de baja, lo archiva de forma cronológica.


E n c aso de n o t e n e r p i e za s r e u t ili z a b l e s :

UF_BAJA_V00

23



AREAS DE CVH

INICIO

RECIBE FORMATO UF_BAJA_V00

EXTRAE PIEZAS ELABORA

INVENTARIO

EQUIPO DE CÓMPUTO

UF_BAJA_V00 1

RECOGE EQUIPO

ENTREGA FORMATO

UF_BAJA_V00

UF_BAJA_V00Geren. Adm.

JEFE FINANCIERO

EQUIPO DE CÓMPUTO

REALIZA DIAGNOSTICO

TÉCNICO

Geren. Adm.JEFE FINANCIERO

RECIBE FORMATO UF_BAJA_V00

UF_BAJA_V00

EQUIPO DE CÓMPUTO

LLENA FORMATO

SI UF_BAJA_V00

¿TIENE PIEZAS REUTILIZABLES? EQUIPO DE CÓMPUTO

IRREPARABLE

NO

1 FIN


FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN, REPARACIÓN, ACTUALIZACIÓN,MANTENIMIENTO O CAMBIO DE MATERIALES Y EQUIPOS

Fecha de SolicitudDía Mes Año

Tipo de SolicitudAdquisición RevisiónActualización CambioMantenimiento ¿Otro?

Solicitante Cargo Dependencia

Tipo DiscriminaciónEquipo Herramienta MarcaMateriales Papelería ModeloInsumos Aseo SerieOtro Otro No en Inventario¿Cuál? Ubicación

ResponsableBreve descripción de la razón de la solicitud o del contenido de la solicitud

Día Mes Año

Nombre del servidor o funcionarioque recibe la solicitud

Cargo del servidor ofuncionario

Fecha de recibo de la solicitud

Firma del servidor o funcionarioque recibe la solicitud

Concepto del servidor o funcionario que recibe la solicitud Aprueba No ApruebaPara uso exclusivo del proceso de Gestión de Bienes y Servicios

Servidor / Contratista para atender la solicitud

No de orden

Fecha de solicitud día mes año HoraPara uso exclusivo del Servidor / Contratista

Fecha de solicitud día mes año HoraDescripción de lo realizado

Firma del Servidor / ContratistaPara uso exclusivo del solicitante

Nombre de quien recibe Cargo Dependencia

Fecha de entrega día mes año HoraFue recibido a satisfacción

Firma de recibo

A la espera de capacitación para el uso correctoQueda pendiente por repuestos y partesQueda pendiente para ser retirado y reparado en el taller del contratista

FECHA DE SOLICITUD:

DD MM AAAA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UF_BAJA_V00 - JSI


36

SOLICITUD TECNICA BAJA DE BIEN INFORMATICO

DEPENDENCIA:

SOLICITUD NO.

NOMBRE DEL FUNCIONARIO:

CARGO DEL FUNCIONARIO:

NOMBRE DEL JEFE INMEDIATO:

CARACTERISTICAS DEL BIEN INFORMATICO

DESCRIPCION:

MARCA MODELO No. INVENTARIO No. SERIE VALOR ESTIMADO MOTIVO DE BAJA

OBSERVACIONES Y/O DESCRIPCION:

CLAVES PARA DAR DE BAJA: DAÑADO DESUSO IRREPARABLE

V.B. JEFE FINANCIERO V.B. GERENTE ADMINISTRATIVO

NOMBRE Y FIRMA DEL SOLICITANTE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UF_PWEB_V00 JSI

FECHA DE SOLICITUD:

DD MM AAAAFECHA DE

RECEPCION:

DD MM AAAA

FECHA DE GRABACION:

DD MM AAAA

36


SOLICITUD PUBLICACION EN PAGINA WEB

DEPENDENCIA:

NOTICIA EVENTO INFROMACION

NOMBRE DEL EVENTO:

INVITA:

DIA: HORA: LUGAR:

LINK URL – PAGINA WEB:

MATERIAL ENTREGADO:

IMÁGENES Y/O FOTOS TEXTOS MULTIMEDIA

MEDIOS MAGNETICOS – SOPORTES FISICOS:

CD ROM CD ROM FOTOGRAFIAS MATERIAL IMPRESO

OBSERVACIONES Y/O DESCRIPCION:

NOMBRE OFICINA SOLICITANTE ADMINISTRADOR

WEBMASTER

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UF_PWEB_V00 - JSI


39

SOLICITUD DE REPARACION EQUIPO INFORMATICO

FECHA DE SOLICITUD:

DD MM AAAA

DEPENDENCIA:

EQUIPO: MARCA:

MODELO: SERIE: No. INVENTARIO:

DESCRIPCION DE LA FALLA:

RESPONSABLE DEL EQUIPO:

Para uso exclusivo del Auxiliar de Compras y Almacén

NOMBRE CONTRATISTA:

FECHA DE SOLICITUD DEL SERVICIO: HORA:

REPORTADO POR:

Para uso exclusivo del Técnico

FECHA DE ATENCION:

NOMBRE DEL TECNICO: FIRMA:

DESCRIPCION DEL MANTENIMIENTO:

Para uso exclusivo del Solicitante

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UF_PWEB_V00 - JSI


39

EL EQUIPO: FUE RECIBIDO A SATISFACCION

QUEDA PENDIENTE POR REPUESTOS Y PARTES

QUEDA PENDIENTE PARA SER RETIRADO Y REPRADO EN EL TALLER DEL CONTRATISTA

NOMBRE DE QUIEN RECIBE: FIRMA:

FECHA:

HORA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS UF_BACKUPS_V00 - JSI

FECHA DE SOLICITUD:

DD MM AAAA

39


RESPALDO DE INFORMACION EM MEDIOS MAGNETICOS

SOLICITUD No.

DATOS GENERALES DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTEDEPENDENCIA:FUNCIONARIO

CARGO:JEFE INMEDIATO:CORREO ELECTRONICO:

TIPO DE INFORMACION A ALMACENAR

CONFIDENCIAL: NO CONFIDENCIAL:

SOFTWARE: SISTEMAS DE INFORMACION:

BASES DE DATOS: OTRO:

TIPOS DE MEDIOS MAGNETICOS

CD / DVD CINTA / CARTUCHO MEMORIA USB

OBSERVACIONES:

NOMBRE Y FIRMA SOLICITANTE FIRMA DE RECIBO

proyecto - manual normas y politicas

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