MANUAL DE USUARIO SAFC(Sistemas de Análisis de Facturas Corporativas)

1. INTRODUCCIÓN

Objetivo

Proporcionar al cliente corporativo una herramienta que le facilite el análisis de su facturación de Servicio Celular con COMCEL S.A. de manera electrónica, a través de reportes detallados y concentrados que le permitan tomar decisiones basándose en los consumos reales de sus líneas.

Ventajas

· El cliente podrá tener su facturación de manera electrónica.· Generar reportes totales y detallados de su facturación.· Personalizar el sistema de acuerdo al ambiente del cliente.· Obtener Estado de Cuenta por Teléfono, Centro de Costo.· Obtener un detalle de llamadas por cada línea, por Centro de Costos o el detalle completo de la empresa.· Ver los reportes en forma gráfica.· Analizar el detalle de cada teléfono.· Exportar la información a archivos planos separados por comas.

Características

Dentro de las características principales del SAFC podemos mencionar las siguientes:

1.1 El SAFC hace uso de una BASE DE DATOS LOCAL, es decir, un repositorio de información que reside de manera local en el PC que se instale (cliente), esto le permitirá cargar información de varios meses y de esta manera mantener históricos.

También tiene la posibilidad de borrar de la base de datos la información de los meses que elija y posteriormente volverla a cargar si es que así lo requiere.

1.2 Cuenta con una ventana de ANÁLISIS DE CONSUMOS en donde podrá consultar y evaluar la información de su detalle de llamadas agrupándola por una o más variables (tipo de llamada, fecha, centro de costo, etc.) hasta llegar al nivel deseado.

1.3 MÓDULO DE REPORTES DE ESTADO DE CUENTA. En ellos podrá conocer las cuentas que están generando cargos; así como, los conceptos y montos que componen su factura.

1.4 GRÁFICAS. En cada uno de los reportes del SAFC se incluye una gráfica representativa de los consumos que se están visualizando.

Esta gráfica se presenta en forma de barra, pero el sistema permite la posibilidad de cambiar la presentación ya que el SAFC cuenta con 17 tipos gráficas diferentes.

1.5 CENTROS DE COSTO, GRUPOS DE EMPRESAS Y NÚMEROS COMUNES. Podrá crear centros de costo de acuerdo a las necesidades y posteriormente asignar sus números telefónicos a los centros de costo (éstos se incluyen como una variable dentro del análisis de llamadas).

El sistema permite la creación de grupos de empresas con el fin de que el cliente genere los reportes totalizados de acuerdo a estos grupos.

También permite el registro de números especiales a los cuales se le quiera hacer un análisis detallado (estos números permiten realizar un análisis detallado).

NOTA IMPORTANTE:El funcionamiento del SAFC es afectado significativamente por el tamaño de sus archivos (especialmente el archivo de detalle de llamadas), el tipo de procesador, la memoria de su máquina, y el espacio libre que tenga en la unidad C.

2. NOTAS IMPORTANTES ANTES DE COMENZAR

Instalación del SAFC

Ejecutar el archivo Instalador_SafCorp.exe que se baja del Portal Corporativo ó que es suministrado en CD, automáticamente se ejecuta una aplicación que se encargará de verificar si el SAFC ya se encuentra instalado en su PC, de no ser así, se abrirá una ventana como en la Imagen que le preguntará si desea instalarlo.

Para instalar el SAFC, de clic en el botón Sí y aparecerá una secuencia de ventanas de Instalación del SAFC, habrá que seguir los siguientes pasos.

· Oprima el botón Adelante sin modificar la información que se muestra en la pantalla, de otra forma y sólo si desea cancelar, de clic en el botón Cancelar.

· Luego, de clic en Adelante para continuar con la instalación sin modificar la información que se muestra en la pantalla.

· Comienza el proceso de instalación. Espere...

· Oprima Aceptar para Finalizar la Instalación del SAFC.

· A continuación inicia la instalación del Runtime de Power Builder y la base de datos del cliente SQLAnywhere. De clic en Next para iniciar la instalación. Hay que tener en cuenta que si el runtime ya se encuentra instalado el proceso de instalación sera diferente y solo dara opción de desinstalar o reparar.

· A continuación inicia la instalación del Cliente de la base de datos SQLAnywhere. De clic en Next para iniciar la instalación sin modificar la información que contiene la forma.

· Presione el botón Next para continuar con la instalación.

· De clic en Close para Finalizar la Instalación.

Base de Datos

Los archivos SAF_CORPORATIVOS.DB y SAF_CORPORATIVOS.LOG que se encuentran en el directorio C:\SAFCORP\, almacenan la información que se cargue mes a mes. Si en algún momento usted va a formatear su máquina o simplemente va a cambiar de máquina y ya no desea realizar el proceso de carga nuevamente, lo único que tiene que hacer es respaldar éstos dos archivos (SAF_CORPORATIVOS.DB y SAF_CORPORATIVOS.LOG) y después de instalar el SAFC en el nuevo PC cópielo al directorio C:\ SAFCORP\ reemplazando el archivo existente.

3. PARA INICIAR EL SAF_CORPORATIVO

Para empezar a trabajar con el SAFC haga clic en: INICIO (START) -> PROGRAMAS (PROGRAMS) -> SAFCORP -> SAF_CORPORATIVO

Y se abrirá la pantalla de bienvenida mientras verifica la parametrización y luego se presentará el formulario principal que contiene el menú del sistema.

El SAFC cuenta con las siguientes opciones:

3.1 Parametrización

 

En este modulo se realiza la administración de la información que contienen los filtros que se encuentran en los reportes como:

· Centros de Costo, Permite crear y eliminar centros de costo o áreas comunes, de acuerdo a las necesidades del usuario. Para la creación de centro de costo seleccione la opción adicionar , digite el código que le asigna a este centro, este campo no puede superar 10 caractéres y la descripción, una vez terminado seleccione el botón guardar, si este último paso no se realiza la información se pierde. Para borrar un centro de costo marque la casilla que se encuentra a la izquierda del centro a borrar y luego seleccione el botón eliminar. Los números asignados al centro quedarán automáticamente disponibles para asignar a otro.

Para asignar líneas a un centro de costo, primero marque el grupo al cual va adicionar los teléfonos. Luego, en la tabla de números No Asignados seleccione los números que desea que pertenezcan al centro de costo marcado y oprima el botón  para mover los teléfonos a la tabla Asignados A.

Con el botón  se realiza el proceso inverso de reintegrar los teléfonos a la tabla de No Asignados. Con lo cual, quedarán disponibles para asignar a otro grupo si es requerido.

 

Cuando se tienen varios centros de costos el sistema permite cargarlos a través de un archivo plano. El archivo debe contener los siguientes campos Código Centro costos y Número Celular , estos datos deben estar separados por coma , en el siguiente ejemplo se cargarán dos teléfonos al centro de costos número 1212,310245588212,3103112584

· Grupos de empresas, en esta pantalla se tiene la oportunidad de crear grupos de empresas que tengan características comunes y de asignar a cada uno de estos grupos las empresas que lo conforman. ( no es necesario crear cada empresa ya que los datos que se enviarán periódicamente contiene esta información). El campo código es numérico y no puede ser mayor a 999.

· Números Elegidos, el cliente podrá visualizar la información de los números elegidos que cada línea de su empresa tiene configurados. Para esto se debe seleccionar la casilla que se encuentra a la izquierda del número que se quiere visualizar y el sistema le mostrará los elegidos asignados al teléfono seleccionado y el porcentaje a pagar.

· Números Comunes, aquí puede registrar números diferentes a los Números Elegidos para generar búsquedas de éstos en los reportes de consumos. Estos números pueden ser números de teléfonos fijos, destinos nacionales ó internacionales y servirán de filtros para agrupar el detalle de llamadas por estos números en los reportes de

Análisis de Consumos por detalle y agrupado. Para agregar un número común oprima el botón agregar e ingrese el número y la descripción, luego oprima la opción de guardar.

 

· Lineas Empleado, en esta pantalla se ingresa la información de los empleados y se configuran las líneas celulares que tienen asignadas. Para ingresar la información del empleado seleccione la opción Adicionar y digite la información del empleado en la sección Asignar Celular, una vez terminado seleccione el botón guardar, si este último paso no se realiza la información no quedará almacenada. Solo los campos Nombres, Apellidos y Documento son requeridos, los demás son opcionales. Para borrar la información de un empleado, seleccione estey luego seleccione el botón Borrar.

Para asignar los números celulares a un empleado, primero marque el empleado al cual va adicionar el número. En la tabla de números Número Celular seleccione el número que desea ser asignado al

empleado marcado y oprima el botón  para mover el teléfono a los datso del empleado.

Con el botón    se realiza el proceso inverso de reintegrar los teléfonos a la tabla de Número Celular. Con lo cual, quedarán disponibles para asignar a otro empleado si es requerido.

Cuando se tienen varios empleados el sistema permite cargarlos a través de un archivo plano con extensión *.CSV. El archivo debe contener los siguientes campos: número celular, documento, nombres, apellidos, cargo, ciudad, correo, departamento, área labora y observaciones. Estos datos deben estar separados por coma, el archivo debe incluir todos los campos así no contenga información. En el siguiente ejemplo se cargarán dos registros:

3102455882,79085049,Pedro,Perez,Analista,Bogota,pp@servidor.com,Proyectos,Informatica,Quality

3103112584,52469823,Maria Carolina,Gonzalez,Abogado,Cali,,Juridica,,Pruebas

3.2 Proceso de Carga.

Este proceso almacena la información entregada periódicamente por COMCEL S.A. en la base de datos del SAFC en el PC, para con ella generar los reportes deseados.

Comcel entrega 11 archivos aaaammcc_F1.txt, aaaammcc_F2.txt, aaaammcc_F3.txt, aaaammcc_F4.txt, aaaammcc_F5.txt, aaaammcc_F6.txt, aaaammcc_F7.txt, aaaammcc_F8.txt y aaaammcc_F9.txt y DOC1.txt y log.dat que están contenidos en el CD del SAFC, o bien, que se bajan del Portal Corporativo. aaaa-mm-cc Representa el año-mes-día de facturación.

Descarga de archivos a través del Portal Corporativo

Para realizar el descarge de los archivos de entrada al sistema SAFC desde el Portal Corporativo en internet, en primer lugar ingrese a la página www.comcel.com , en la opción Comunidad Comcel seleccione Portal Corporativo. Ingrese su usuario y contraseña y en las opciones presentadas en el menú seleccione Archivos SAFC.

 

A continuación le presentará los archivos del SAFC que se encuentran disponibles para la descarga. El nombre del archivo corresponde al ciclo de facturación.

Elija el periodo que desea almacenar y oprima el botón Descarga. A continuación se presentará la ventana de descarga de archivo, oprima el botón Guardar.

Escoja la ruta C:\Safcorp\Archivos_csv para copiar el archivo con extensión .Zip. Descomprima el archivo y verifique que en la ruta de carga queden únicamente los 11 archivos de carga para el SAFC.

Carga Datos

Para iniciar el proceso de carga de información, los once archivos deben ubicarse previamente en la ruta C:\SAFCORP\Archivos_csv. Este directorio solo debe contener los archivos de un período a cargar. Antes de realizar la copia debe verificar que no se encuentre ninguna información en este directorio.

Ingrese al SAFC a la opción del menú Carga Archivos- Carga Datos, el mensaje "Se encuentra disponibles para la carga las siguientes cuentas" le informará la existencia de archivos nuevos para la carga de información, la empresa a la cual pertenece y la cuenta maestra. Si el periodo que intenta cargar fue procesado anteriormente el sistema muestra el mensaje "Error, Este período ya fue cargado" y no le permitirá la opción de continuar.

En la pantalla el sistema despliega la información a cargar, verifique en el reporte que los datos Nit, Empresa y número de referencia correspondan a la información de su empresa y el campo Período pertenezca al que desea cargar.

Después de verificar la información oprima el botón Cargar Información y el proceso se iniciará. Si el proceso culmina de forma satisfactoria, el aplicativo desplegará un mensaje satisfactorio, de lo contrario, si se presenta algún inconveniente en el cargue de información, se desplegará un mensaje informando la falla y la funcionalidad detendrá el proceso de carga y eliminará la información que se halla almacenado de los archivos previos a que ocurriera la falla. Esto con el fin de no almacenar información inconsistente en la base de datos.

NOTA IMPORTANTE :El aplicativo únicamente soporta la carga de los archivos de un período, no se permite cargar varios períodos simultáneamente.

Consulta Cargue

Esta sección proporciona información de los períodos cargados en la base datos para cada una de las cuentas de la empresa. Para eliminar información seleccione, en la lista desplegable que se encuentra en la parte superior izquierda, el período a borrar y presione el botón Borrar Período. Al seleccionar esta opción se eliminará la información completa del periodo que halla seleccionado. Para recuperar esta, debe ejecutar el proceso de Carga Datos, contando previamente con los archivos del período requerido en la ruta C:\SAFCORP\Archivos_csv, debe seguir el proceso anteriormente descrito.

Se debe tener en cuenta que al realizar el proceso de eliminación de un período se borrará la información de llamadas y estado de cuenta de maestras y subcuentas correspondiente al movimiento del período seleccionado. No se puede eliminar la información de una empresa ya que esta vinculada con otros datos como números elegidos, números comunes, grupos y centros de costo.

 

El usuario debe seleccionar la empresa y el periodo que se desea eliminar, al finalizar la transaccion aparecerá un mensaje de confirmación

3.2 Análisis de Consumos.

En estas pantallas podrá analizar la información del detalle de consumos de cada una de las líneas celulares de la empresa agrupándolas ya sea por región, número de destino, tipo de llamada, etc.

Detalle

Solo con dar un clic en el botón Generar Reporte, obtendrá la información de las llamadas generadas por las subcuentas, estas serán visualizadas en la pestaña Análisis de consumos, en la pestaña Gráfica de análisis encontrará una gráfica representativa del consumo total generado por la cuenta maestra en un período determinado. Con el botón Exportar Reporte podrá descargar la información generada en el reporte Detallado de Consumo General en archivos con extensión *.csv, para que la información contenida en este pueda ser manipulada y analizada en otra aplicación como es Excel.

Filtros

En cada uno de los formularios de Análisis de consumos y estados de Cuenta de la aplicación encontrará filtros que le permitirán centralizar los datos de búsqueda como lo son:

· Período: En las ventanas del aplicativo encontrará un recuadro como el que se muestra a continuación:

En este recuadro usted selecciona el período de facturación del cual quiere consultar la información. El Período de Facturación se refiere al año-mes-día al que corresponde la facturación de las cuentas maestras de la empresa.

· Empresa: El campo Empresa se refiere al grupo o división de su empresa, es decir, en el caso en que su empresa esté compuesta por varias Razones Sociales, podrá realizar reportes por cada una. Al abrir la pantalla, siempre estará seleccionada la opción 0 - TODOS, esto

significa que el reporte mostrará la información de todo el Corporativo, en caso de que sean varias, o de la única empresa existente si solamente tiene una Razón Social, para cambiar la opción solo debe dar clic sobre éste recuadro.

Todas las consultas que realice tanto en la venta Análisis de Llamadas como en los Reportes se van a referir al período y a la empresa que usted seleccione.

· Grupos de Empresas: Usted especificar las diferentes empresas que componen su Corporativo y podrá consultar su información ya sea por un grupo de empresa o por todo el Corporativo en general. Estos deben ser previamente configurados en el la sección Parametrización ->Grupos de Empresas en el menú principal.

· Cuenta Maestra: En esta opción podrá seleccionar el número de referencia otorgado por COMCEL S.A. para identificar la cuenta maestra que agrupa las líneas de una empresa. Con la selección de una de estas opciones tendrá la posibilidad de realizar un filtro más específico para sus reportes.

· Centros de Costo: Son todas las áreas, departamentos o Centros de Costo que se hayan dado de alta en el módulo de Centros de Costos

Otros Filtros

En esta sección encontrá filtros adicionales para las formas de Análisis de Consumos en los cuales podrá agrupar la información que requiere de forma más detallada. Para utilizar estos filtros debe marcar uno o varios de estos, seleccionar una de las opciones que cada uno presenta y luego presionar nuevamente el botón Generar Reporte. Los filtros son:

- Mes: marcando esta opción el reporte de análisis de consumos se filtrará el detalle de consumos realizadas en el mes seleccionado.

- Día: con esta selección puede filtrar los consumos que se realizaron en el día de la semana escogido.

- Hora: en el reporte se mostrarán los consumos que se realizaron en la hora seleccionada.

- Fecha: en el reporte se mostrarán los consumos que se realizaron en la fecha seleccionada.

- Tipo consumo: aquí podrá filtrar los consumos que se realizaron por el tipo de servicio como son llamadas, mensajes de texto, ringtones, etc.

- Llamadas números elegidos: con esta opción puede filtrar las llamadas que se realizaron como teléfono destino a los números elegidos que se encuentran registrados en la sección del menú Parametrizaciónà Números Elegidos.

- Llamadas números comunes: marcando este filtro el reporte de análisis de consumos agrupará las marcaciones que tienen como teléfono destino los números comunes que se encuentran configurados en el menu Parametrizaciónà Números Comunes.

- Destino: con este filtro puede seleccionar el destino sea como ciudad, larga distancia internacional, etc. Al que se realizarón las llamadas.

Agrupamientos

En el reporte de Análisis de Consumos por Grupos se presenta el valor total de consumos generados por cada una de las líneas que pertenecen a una o varia cuentas maestras de la empresa.

Reporte X Empleado

En el reporte de Análisis de Consumos por Empleado se presenta el detalle de consumos generados por empleado, el cual previamente debe estar configurado en el menú Parametrización->líneas-Empleado.

3.3 Estados de Cuenta.

Permite conocer las cuentas que están generando cargos durante el período de facturación seleccionado y el total que debe pagar a COMCEL S.A. por los servicios prestados. Estos reportes son generados por cuentas maestras y por subcuentas independientemente. Además cuenta con reportes históricos para realizar análisis de

También, se cuenta con los filtros proporcionados en el menú de análisis de consumos para generar reportes más detallados.

Maestras

En el reporte de Estado de Cuentas Maestras se presenta el resumen de cuenta que se muestra en a factura física para cada una de las cuentas maestras ó cuentas que generan factura en la empresa. Para obtener información detallada se presentan los filtros que se mostraron en las formas de Análisis de Consumo. Solo con dar un clic en el botón Generar Reporte obtendrá la información de la facturación para cada una de la cuentas.

Para obtener un resumen detallado de la cuenta corporativa, de doble clic sobre una de los registros presentados en el Reporte de Estado de Cuentas Maestras y se presentará en la pestaña Resumen de Cargos la información resumida de los cargos facturados de la cuenta en el período seleccionado.

Con el botón Exportar Reporte podrá descargar la información generada en los reportes en archivos con extensión *.csv, para que la información contenida en este pueda ser manipulada y analizada en otra aplicación como es Excel.

Si requiere obtener aún más detallado la facturación generada para un servicio en particular, de doble clic sobre uno de los servicios presentados en la pestaña Resumen de Cargos y presentará en la pestaña Detalle de Cargos

Subcuentas

En el reporte de Estado de Cuenta Subcuentas se presenta el resumen de consumos facturados para cada una de las subcuentas de la empresa. También, se presentan los filtros para obtener información detallada. Solo con dar un clic en el botón Generar Reporte obtendrá la información los consumos para cada una de las subcuentas.

 

En reporte Detalle de Cuentas se genera un consolidado con todos los datos almacenados de los conceptos facturados de cada una de las líneas celulares, este reporte se genera por periodo facturado, por lo cual se requiere seleccionar uno para que el sistema genere la información correspondiente. .

Para obtener un detalle de las cargos facturados a una subcuenta, de doble clic sobre una de los registros presentados en el Reporte de Estado de Cuenta Subcuentas y se presentará en la pestaña Detalle la información de los cargos facturados a la subcuenta en el período seleccionado.

Históricos

En los informes Históricos Maestras e Histórico Subcuentas se presenta un detalle comparativo de los cargos facturados para las cuentas agrupado por período. Por lo cual, se debe elegir el período inicial y período final para determinar el rango comparativo.

Solo con dar un clic en el botón Generar Reporte obtendrá la información de facturación para cada una de las cuentas.

Estado de Subcuenta por Empleado

En este reporte se presenta un detalle de los cargos facturados para las cuentas, este se encuentra agrupado por empleado, el cual debe previamente estar configurado en el menú Parametrización->Lineas-Empleado.

En el botón Generar Reporte obtendrá la información de facturación por empleado.

3.4 Ayuda.

Se muestra un manual detallado de las funcionalidades de la aplicación.

3.6 Información de Versión.

Indica la versión del SAFC y los cambios que se le han hecho al sistema hasta la última versión.