Plan de Manejo para Proveedores

Junio 2011

INDICE

PRESENTACIN ............................................................................................................ 3 INFORMACIN GENERAL SOBRE EL CENTRO CIENTFICO TROPICAL .......... 4 Misin ............................................................................................................................... 4 Visin ............................................................................................................................... 4 PLAN DE MANEJO DE PROVEEDORES .................................................................... 5

I. Informacion general: .......................................................................................... 5 II. Objetivo general del plan ................................................................................... 6 III. Objetivos especficos .......................................................................................... 6 IV. Requisitos para los proveedores de la tiendas naturalistas del CCT .................. 7 V. Inclusin de nuevos artesanos ............................................................................ 8 VI. Evaluacin de proveedores ............................................................................... 11 VII. Actividades a realizar: ...................................................................................... 16 VIII. Cronograma de actividades: ............................................................................. 17

PRESENTACIN

El presente Plan de Manejo de Proveedores es un instrumento que organiza

nuestras actividades en la relacin CCT - Proveedores como parte de un

proceso de concertacin que por su carcter dinmico, evoluciona y se adecua

a un contexto de sostenibilidad ecolgica, social y cultural.

Nuestro plan se constituye un instrumento de planificacin, el cual ordena y

sistematiza la informacin de los proveedores de modo que podamos tener una

visin ms global del trabajo que realizan con respecto a los diferentes criterios

de seleccin y evaluacin establecidos.

El Plan contiene entre otros aspectos: los objetivos, criterios de evaluacin,

actividades que se deben realizar, los responsables de realizar dichas

actividades y un cronograma de trabajo para el ao 2011.

Este plan pretende ser prctico, para poder ordenar lgica y secuencialmente

la fase de ejecucin, permitiendo realizar el seguimiento de los proveedores,

permitindonos la reprogramacin y facilitacin del proceso de evaluacin.

INFORMACIN GENERAL SOBRE EL CENTRO CIENTFICO TROPICAL

El Centro Cientfico Tropical (CCT) es una organizacin no gubernamental sin

fines de lucro, de carcter cientfico y ambiental, fundada en el ao 1962 y

declarada de inters pblico por el Poder Ejecutivo de Costa Rica en el ao

1995.

Los ingresos que genera el CCT son destinados a mantener la operacin y la

conservacin de su Red de Reservas Biolgicas privadas, entre las que

destaca la Reserva Biolgica del Bosque Nuboso de Monteverde, as como

para mantener sus programas de investigacin y educacin ambiental y para el

desarrollo de nuevas iniciativas principalmente en el mbito ambiental.

Misin

Generar, aplicar y divulgar conocimientos para promover polticas y mejores

prcticas, social y ambientalmente responsables, con nfasis en los trpicos.

Visin

Es una organizacin que promueve soluciones y nuevos enfoques en la

elaboracin de modelos de gestin ambiental y desarrollos tecnolgicos, con

proyeccin hacia el desarrollo sostenible.

PLAN DE MANEJO DE PROVEEDORES

I. Informacion general de la organizacin:

1.1 Titulo: ONG. PROVEEDURIA N 01 :

1.2 Informacin de la organizacin.

Direccin : Asociacin Centro Cientfico Tropical

Distrito : San Pedro

Provincia : San Jose

Cantn : Montes de Oca

1.3 Tiendas : Volcn Poas

Reserva de Monteverde

Volcn Iraz

Los Cusingos

1.4 Proveedores: : 320

1.5 Artculos : 4500 item

1.6 Personal : 17 Empleados

1.7 Lneas : 14

II. Objetivo general del plan

Establecer los criterios necesarios para asegurar el cumplimiento de las

normas sociales y ambientales en la relacin CCT proveedores de artesanas

en nuestras tiendas naturalistas.

III. Objetivos especficos

1. Fortalecer el concepto de tiendas 100% Naturalistas

2. Crear una serie de criterios sociales y ambientales que se aplicaran a los

proveedores que quieran ofrecer sus productos en las tiendas.

3. Fomentar la actualizacin del artesano en el manejo del nuevos enfoques

social y ambientalmente responsables.

4. Establecer la evaluacin que se aplicar a los proveedores para verificar el

cumplimiento de criterios.

5. Establecer las actividades necesarias por parte del CCT para asegurar la

buena relacin con el proveedor y el cumplimiento de los criterios por parte

de los proveedores.

IV. Requisitos para los proveedores de la tiendas naturalistas del CCT

El CCT en concordancia con su misin y visin establece una serie de requisitos o criterios

para los artesanos, personas, empresas u otros que quieran ser proveedores de sus

tiendas naturalistas con el fin cumplir con el propsito de tener tiendas naturalistas. Estos

requisitos se aplican tanto a los proveedores actuales como a los potenciales y buscan

precisamente que el proveedor en la produccin del bien que van a comercializar estn

cumpliendo con criterios tanto de responsabilidad social como ambiental ambiental.

A continuacin se establecen los criterios que el proveedor debe cumplir con el fin de poder

tener sus productos en las tiendas:

1. Producto nacional: El proveedor deber probar que el producto que va a vender en

las tiendas es de origen costarricense - hecho en nuestro pas, dado que en las

tiendas estos productos tendrn la prioridad, solo en caso de que se identifique que

un producto no se puede encontrar en el pas se traer de otro, pero se identificar en

el empaque el lugar de procedencia para no engaar al turista.

2. Expediente: cada proveedor deber tener un expediente en el CCT y ser obligacin

del proveedor mantenerlo al da, indicando la informacin respectiva a nombre,

cdula, telfonos, correos, cuentas, informacin sobre los productos que tiene, y se

tendr en el expediente la evaluacin que se realiza, entre otra informacin relevante.

3. Criterios Sociales

CCSS: Deber mantener al da los pagos correspondientes con la caja tanto como

persona como empresa, en cuyo caso debe tener a sus empleados debidamente

asegurados.

Pago de obligaciones con el gobierno: El proveedor deber mantenerse al da los

pagos correspondientes por concepto de impuestos tanto nacionales como locales.

Trabajo infantil: el CCT verificar que en la elaboracin de los productos no exista

trabajo infantil, que pueda considerarse como atropello a los derechos de los nios y

adolescentes.

Salarios: Se deber cumplir con la norma de salarios mnimos en caso de que el

proveedor tenga personal a cargo.

Seguridad y salud ocupacional: Deber cumplir con ciertas normas bsicas de

seguridad y salud ocupacional que protejan a los que trabajan en la elaboracin de los

productos tales como: extintores, mascarillas, guantes, lentes, instalaciones

elctricas, espacio donde laborar, entre otros que se consideren segn la actividad.

4. Criterios Ambientales:

Desperdicios: el proveedor deber procurar que en los procesos de elaboracin de

productos se produzca la menor cantidad de desperdicios, de ser posible debera ser

cero; sin embargo de producirlos deber indicar que se hacen con esos desperdicios.

Desechos o emisiones contaminantes: se deber identificar si en el proceso de

elaborar los productos se producen desechos o emisiones contaminantes y si se

producen que hacen para disminuirlo o eliminar y como se podra ayudar al proveedor

para buscar la solucin al problema.

Otros problemas ambientales: se verificar si la empresa tiene en el proceso de

elaboracin, empaque, distribucin u otro problemas de tipo ambiental que puedan

causar algn dao.

Maderas: Aquellos proveedores que elaboran productos a base de madera debern

cumplir con las siguientes condiciones:

No utilizar maderas en vas de extincin o vedadas tales como: Nazareno,

cocobolo, ron ron, cenzaro, u otros contempladas en las listas oficiales de

maderas vedadas y en vas de extincin.

Debern especificar el origen de las maderas que utilizan en la medida de lo

posible.

Indicar si las maderas tienen algn certificado y proporcionar una copia del

mismo para su expediente.

V. Inclusin de nuevos artesanos A la hora de elegir a un proveedor para la tienda, se deber estar seguro de que los

productos y el proveedor cumplen con los criterios antes mencionados, por lo cual es

importante que se le evalu y de ser posible se le haga una visita, segn la evaluacin

establecida ms adelante en este documento.

A la hora de recibir un proveedor nuevo se deber abrir un expediente en el cual se tenga

la informacin bsica de contacto y de ah se parte para incluir informacin ms precisa

sobre sus productos, procesos y dems informacin segn los criterios establecidos.

Como primera parte el proveedor deber completar una formula donde indique sus datos,

segn se muestra en el cuadro No. 2

Una vez que se decida introducir a un nuevo proveedor se realizar una visita al lugar de

trabajo para revisar que el proveedor cumpla con los criterios establecidos, segn la

evaluacin establecida en el siguiente punto.

Cuadro No. 2 Boleta de inscripcin de proveedores

Boleta de inscripcin para proveedores

Fecha: ___/___/____ Nombre o razn social: _____________________________________ Cdula: ___________________

En caso de ser una persona jurdica, nombre de la persona a contactar: __________________________

# de telfono: _____________ Fax: _____________ Correo electrnico ________________________

Direccin exacta: ______________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

Producto (s): _________________________________________________________________________

Forma de pago: ____ Consignacin ___ Contado ___ Crdito a ____ das

Rgimen tributario: ____ Simplificado ___tradicional ___ Ninguno

Espacio para uso de proveedura del CCT

Cdigo de proveedor: _____________________

Lista de pago: ___ 1 ___ 2 ____ Transferencia

.....................................................................................................................................................................................

Informacin General 1. Para poder recibir su pago debe entregar una factura timbrada emitida a nombre de Centro Cientfico Tropical,

de ser el caso que no cuente con factura timbrada, deber entregar una factura corriente e incluir la siguiente informacin:

Nombre completo del proveedor (mismo del cheque o transferencia)

# de cdula fsica o jurdica

Direccin

Algn nmero telefnico

2. Todos los pagos realizados a su persona o empresa sern reportados a tributacin, por medio del formulario D151

3. Los pagos se realizaran en la segunda y tercera semana de cada mes, segn lista de pago que se le asigno.

4. Debe indicar si posee cuenta en el banco nacional si desea que se le pague mediante transferencia electrnica.

5. Los das de pago son los martes de 2:30 p.m. a 4:30.

6. La mercadera se recibe los das mircoles en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 m.d. y de 1:00 a 3:00 p.m.

7. El nmero telefnico del CCT para cualquier consulta es el 22-53-32-67

8. El CCT le realizar vistas para corroborar que este cumpliendo con los criterios establecidos para considerarlo como proveedor de las tiendas.

_____________________________________ Firma del Proveedor

VI. Evaluacin de proveedores Para la evaluacin de proveedores el CCT realiza una serie de visitas sorpresa en las

cuales se verifica que el proveedor realmente este cumpliendo con los criterios

establecidos. En dicha visita se aplica un cuestionario en el cual se han incluido los criterios

y al final se identifica si el proveedor esta cumpliendo y si puede continuar vendiendo sus

productos en las tiendas.

A continuacin se presenta el cuestionario utilizado para evaluacin de los proveedores

utilizado por el CCT en las visitas que debe realizar a los lugares de trabajo de cada

proveedor.

VII. Actividades a realizar:

1. Eliminar completamente de nuestras tiendas los productos elaborados con

maderas en vas de extincin o vedadas.

2. Realizar talleres que propicien en el artesano un cambio de mentalidad para que

pueda elaborar ms productos a base de maderas como la melina, el cipres,

playwood y otras no vedadas ni en vas de extincin.

3. Realizar charlas para incentivar una cultura dinmica, participativa, disciplinada al

reciclado entre los proveedores.

4. Realizar charlas que propicien las buenas prcticas ambientales, mediante la

ejecucin del acopio y reciclaje de desechos, as como uso responsable de los

desechos o residuos que quedan de la elaboracin de productos.

5. Realizar visitas a los proveedores, con el fin de verificar que realmente estn

cumpliendo con los criterios establecidos en este manual.

6. Organizar giras para los proveedores a las diferentes reservas del CCT, con el fin

de que entiendan la filosofa de la organizacin.

7. Propiciar espacios de educacin ambiental dirigida a los proveedores.

VIII. Cronograma de actividades:

Recursos I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII Colones

1. Eliminar completamente de nuestras tiendas los

productos elaborados con maderas en vas de extincin o

vedadas.

Tiendas con cero productos

elaborados cpn maderas en vas

de extincin

Productos a base de

madera renobables x

Administrador de la

tienda -

2. Realizar talleres que propicien en el artesano un

cambio de mentalidad para que pueda elaborar ms productos a base de maderas como la melina, el cipres,

playwood y otras no vedadas ni en vas de extincin.

Ms productos elaborados en

maderas renobables

Cantidad de

productos elaborados

con maderas

renobables

x x

Direccin

administrativa -

administradores - Enc.

Proveedura

50.000 c/u

3. Realizar charlas para incentivar una cultura dinmica,

participativa, disciplinada al reciclado entre los

proveedores.

Ms productos elaborados a

base de reciclaje

Cantidad de

productos elaborados

con material de

reciclaje

x x

Direccin

Administrativa -

Comit de reciclaje -

Enc de Proveedura

50.000 c/u

4. Realizar charlas que propicien las buenas prcticas

ambientales, mediante la ejecucin del acopio y reciclaje

de desechos, as como uso responsable de los productos

desechables.

Proveedores ms

comprometidos con prcticas de

reciclaje

Ms productos

elabordos con a base

de reciclaje y menos

desechos en los

procesos

x xDireccin Adm -

Comit de reciclaje-

Enc Proveedura

50.000 c/u

5. Realizar visitas a los proveedores, con el fin de

verificar que realmente estn cumpliendo con los criterios

establecidos.

Tener la mayor cantidad de

proveedores evaluados

Documento con las

evaluaciones

realizadas

x x

Encargado de

proveedura -

administradores - Dir.

Adm

100.000 c/u

6. Organizar giras para los proveedores a las diferentes

reservas del CCT, con el fin de que entiendan la filosofa

de la organizacin.

Proveedores ms integrados a

la filosofa del CCT

Proveedores

comprometidos con

la misin del CCT

x

Direccin

Administrativa -

Comit de reciclaje -

Enc de Proveedura

200.000 c/u

7. Propiciar espacios de educacin ambiental dirigida a

los proveedores.

Proveedores ms conscientes

del ambiente

Tener ms productos

amigables con el

ambiente

x

Programa de

educacin ambiental -

Comit de reciclaje -

Enc de Proveedura

50.000 c/u

Asociacin Centro Cientfico Trpopical Cronograma de Actividades con proveedores 2011

Actividades ResponsableCronograma mensual 2011

VerificadoresProducto Esperado

Lista de Especies Forestales Vedadas y bajo otras

categoras de Proteccin en Costa Rica