manual de procedimientos de la secciÓn de orientacion medica y estadistica

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIN DE ORIENTACION MEDICA Y ESTADISTICA

2 Edicin - 1989 con apoyo OPS/OMS Preparado por: Depto. Inspeccin - Ministerio de Salud.

REPUBLICA DE CHILE MINISTERIO DE SALUD Depto. de Inspeccin.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SECCION DE ORIENTACION MEDICA Y ESTADISTICA (S.O.ME.)

1988

INDICE INTRODUCCION CAPITULO I OBJETIVO, FUNCIONES, ACTIVIDADES Y ORGANIZACION DE LA SOME CAPITULO II ADMISION A) ACTIVIDADES EN ADMISION DE ATENCION ABIERTA 1) Informaciones 2)Citacin 3)Inscripcin 3.1) Inscripcin y Atencin en Unidad de Emergencia 4) Apertura de Historia Clnica 5) ndice de Pacientes 6) Coordinacin 7) Reserva y Asignacin de Camas 8) Extensin y Recepcin de Certificados 9) Procedimientos a seguir con pacientes acogidos a Programas de Salud gratuitos 5 5 5 5 2

B) ACTIVIDADES EN ADMISION DE ATENSION CERRADA 1) Informaciones 2) Reserva y Asignacion de Camas 3) Ingreso y Egreso de Pacientes

CAPITULO III. RECAUDACION A) NORMAS BASICAS DE RECAUDACION 1) Descripcin de funciones 2) Reglas generales de recepcin de pagos en dinero o documentos. - Atencin de Urgencia

B) ACTIVIDADES GENERALES 1) Clasificacin Previsional del Paciente 2) Valorizacin de Prestaciones 3) Captacin de Valores 4) Arqueos diarios de Valores Percibidos 5) Control de recaudaciones por tipo de pacientes y modalidad de Atencin C) PROCEDIMIENTOS DE RECAUDACION EN ATENCION ABIERTA 1) Pacientes de Beneficiarios de la ley 18.469 2) Pacientes No Beneficiarios de la Ley 18.469 D) PROCEDIMIENTOS DE RECAUDACION EN ATENCION CERRADA, MODALIDAD INSTITUCIONAL 1) Hospitalizacin en Sala Comn E) PROCEDIMIENTOS DE RECAUDACION EN ATENCION CERRADA, MODALIDAD LIBRE ELECCION 1) Hospitalizacin de Pensionado 2) Pacientes beneficiarios de la Ley 18.469 3) Pacientes No beneficiarios de la ley 18469 F) PROCEDIMIENTO GENERAL RENDICION DE VALORES A LA SECCION CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO. 1) Actividades del Recaudador 2) Actividades del Cajero de Recaudacin 2.1. Programas Mdicos CAPITULO IV. ESTADISTICA A) NORMAS BASICAS DE ESTADISTICA B) ACTIVIDADES GENERALES C) PROCEDIMIENTOS DE ESTADISTICA EN ATENCION ABIERTA

1) Informe Mdico 2) Informe de Odontologa 3) Informe de Atenciones Unidad de Emergencia 4) Informe Profesionales Paramdicos y otros funcionarios 5) Informe de Rechazados y Citaciones Diferidas 6) Informe de Procedimientos Clnicos Teraputicos y de Diagnstico. D) PROCEDIMIENTOS DE ESTADISTICA EN ATENCION CERRADA 1) Censo diario de camas y de pacientes hospitalizados. 2) Ingreso de Pacientes 3) Egreso de Pacientes 4) Informe de Disponabilidad de Camas 5) Informe Estadstico de Egreso Hospitalario 6) Registro Individual de Prestaciones Formulario FAP. E) ELABORACION FORMULARIOS, RESUMENES MENSUALES, CONSOLIDADOS (SERIE RMC), 1) Objetivos 2) Ordenamiento de los formularios de la Historia Clnica. 3) Normas bsicas del Archivo de Historia Clnica 4) Desarchivo de la Historia Clnica 5) Despacho de Historia Clnicas 6) Devolucin de Historias Clnica 7) Rescate de Historias Clnicas 8) Eliminacin de Historias Clnicas 9) Archivo Pasivo 10) Confidencialidad de la Historia Clnica CAPITULO V. LEY N 16.744/68 "SEGURO SOCIAL DE ACCIDENTES DEL TRABAJO Y ENFERMEDADES PROFESIONALES" Y ACCIDENTES ESCOLARES. A) BENEFICIARIOS DE LA LEY N 16.744/68 B) SISTEMA DE CAPTACION DE INFORMACION POR SEGURO SOCIAL DE LEY N 16.744/68

C) ADMISION 1) Llenado y Distribucin de formularios 1.1) Declaracin Individual de Accidente del Trabajo 1490-0 1.2) Declaracin Individual de Enfermedad Profesional 207a. 1.3) Declaracin Individual de Accidente Escolar 207d. D) ESTADISTICA 1) Recepcin de formularios y Control de Registros. 2) Remisin de informacin de casos cerrados. CAPITULO VI. ACCIDENTADOS DEL TRABAJO QUE SE RIGEN POR EL DFL. 338/69. CAPITULO VII LEY N 18.490/86 "SEGURO OBLIGATORIO DE ACCIDENTES PERSONALES CAUSADOS POR CIRCULACION DE VEHICULOS MOTORIZADOS" CAPITULO VIII 63 64

ANEXOS INDICE DE ANEXOS

INTRODUCCION

El Reglamento Orgnico de los Servicios de Salud aprobado por el D.S. N 42, de 9 de febrero de 1986, dispone en su Captulo IV, artculo 117 que "En todos los establecimientos existir una Seccin de Orientacin Mdica y Estadstica" (en adelante SOME). La Ley de Salud N 18.469, cuerpos legales complementarios y disposiciones normativas del Ministerio de Salud, le han asignado a la Seccin funciones y actividades del apoyo tcnico - administrativo conducentes a la obtencin de los objetivos previstos en la legislacin citada. La organizacin del Sistema Nacional de Servicios de Salud han sido concebida para que los establecimientos que lo conforman otorguen al paciente una atencin integral, mediante la complementacin entre niveles asistenciales de complejidad creciente. En consecuencia, la coordinacin entre esos distintos niveles y la uniformidad de criterios en el desarrollo de las actividades, son fundamentales para contribuir a cumplir con eficacia la tarea. Teniendo presente lo anterior, se ha elaborado un manual de procedimiento actualizado relativo a las funciones que competen a la SOME. Considerando la diversa naturaleza y volumen de la demanda asistencial, as como la disponibilidad de recursos de cada establecimiento para resolverla, los niveles ejecutores deben adecuar los procedimientos que aqu se norman, a su realidad operacional, as como actualizarlos oportunamente, de acuerdo a las modificaciones normativas que el Nivel Central Introduzca.

CAPITULO I.- OBJETIVOS, FUNCIONES, ACTIVIDADES Y ORGANIZACION DE LA SOME. 1. Los objetivos de la Seccin, dispuestos en el D.S. N 42/86, son los siguientes: a) Velar por la expedita, racional y oportuna admisin, referencia y atencin de los usuarios que concurran al establecimiento, facilitando la realizacin de los procesos y trmites asistenciales y administrativos correspondientes. b) Elaborar y proporcionar la informacin estadstica que se requiera para la toma de decisiones. c) Cautelar la correcta captacin de los ingresos del establecimiento por concepto de atenciones prestadas. d) Realizar los procedimientos administrativos que requieren las licencias mdicas, reposos de beneficiarios y trabajadores, en los establecimiento que determine la Direccin del Servicio de Salud. e) Establecer la coordinacin necesaria con la Seccin Contabilidad y Presupuesto. 2. Funciones a) Orientar e informar al pblico sobre todos los aspectos de la atencin hospitalaria, en general y sobre los procedimientos de admisin, en especial. b) Efectuar las citaciones de los pacientes, de acuerdo con la disponibilidades de horas de atencin y de camas, mediante las inscripciones correspondientes. c) Velar por la confeccin, custodia, conservacin y distribucin de las historias clnicas, elaborando aquellos informes relacionados con stas, que disponga el Director del Hospital. d) Recaudar los ingresos por concepto de la aplicacin de los aranceles respectivos y efectuar con ese objetivo la clasificacin de los pacientes que concurran al establecimiento. e) Recoger, procesar y consolidad la informacin que se genere en el establecimiento y que ste requiera. f) Estudiar y evaluar permanentemente los sistema de admisin y estadstica, a fin de proponer y ejecutar las medidas conducentes al perfeccionamiento de esos procesos y a la solucin de los problemas que plantee su aplicacin. g) Efectuar la recepcin, registro y entrega de las licencias y reposos que deban ser conocidas y controladas por el Servicio, Cuando Corresponda.

3.- Actividades Para el cumplimiento de sus funciones y objetivos, la SOME debe realizar las siguientes actividades, las que se explican con detalle en los captulo siguientes: a) De Informacin: - a usuarios - sobre estado y ubicacin de enfermos.

b) De Recepcin (Admisin): - en atencin de Emergencia - en consulta externa (Atencin Abierta). - en hospitalizacin (Atencin Cerrada). c) De Recaudacin. d) De Estadstica. 4.- Organizacin La Seccin depender de la Subdireccin Administrativa del establecimiento o de la Direccin de ste, cuando as proceda, estar a cargo de un Jefe o Encargado, de acuerdo con la complejidad del establecimiento, y su estructura interna ser determinada sobre la base de la naturaleza y volumen de las funciones que debe desempear. La SOME debe satisfacer las necesidades de atencin abierta y cerrada que demanden los usuarios, pudiendo darse una organizacin funcional interna que contemple funciones de atencin abierta separadas de atencin cerrada, en los casos que el nivel local estime justificado. En los hospitales de estructura asistencial y organizativa de menor complejidad, las actividades de Admisin y estadstica pueden ser de responsabilidad de un mismo encargado, alternativa que debe definir el nivel local. La funcin de Recaudacin no debe asignarse al funcionario encargado de Admisin, a fin de salvaguardar el principio de control por oposicin de intereses. La Direccin de Atencin Primaria (DAP), con el fin de procurar una eficiente cobertura de las funciones de la SOME en sus establecimiento dependientes, dispuestas en el D.S. N 42, art. 64, letras c y d, puede designar una Coordinador responsable del cumplimiento de las actividades inherentes a dichas funciones.

-

-

-

5.- Recursos Fsicos y Equipamiento Los Niveles locales deben tender, dentro de sus posibilidades presupuestarias, a proporcionar una planta fsica que rena condiciones

de funcionalidad y seguridad, que contribuya al acceso expedito de los usuarios que solicitan atencin y a facilitar el flujo y la secuencia de los trmites que deben realizar para obtenerla, as como tambin, a la expedita que requieren los funcionarios en el desempeo de sus actividades. Debe tenderse a la concentracin fsica de las Unidades y oficinas internas; a la debida implementacin de equipamiento e insumos que ellas requieran y a la mantencin de condiciones ambientales de trabajo adecuadas a las funciones y actividades que se realizan.

6.- Recursos Humanos La Dotacin de funcionarios que se asigne a la Seccin, depender del nivel de complejidad del establecimiento, y de la presin originada por la demanda. Se recomienda asignar a la Seccin una Asistente Social a jornada completa o parcial segn las necesidades locales, para asesorar a la Seccin en la calificacin e informes de indigencia, y a la Direccin del establecimiento en las proposiciones de rebaja o condonacin de arancel. Asimismo, en aquellos establecimiento cuya complejidad lo amerite, es recomendable la existencia de Asesora Tcnica Mdica para calificar prioridad de atencin a beneficiarios.

-

ADMISION CAPITULO II. A. ACTIVIDADES EN ADMISION DE ATENCION ABIERTA. 1.- INFORMACIONES. Informar acerca de: horario, lugares de atencin, documentacin necesaria, sistema de atencin ambulatoria y de derivacin. Orientar a los usuarios acerca de los beneficios a que tienen derecho en atencin a su calidad de afiliado o beneficiario, prestaciones que se otorgan; ubicacin del libro de sugerencias y Reclamos y resolver cualquier otra consulta que redunde en beneficiario de una atencin expedita. Indicar a los consultantes la secuencia de atencin vigente, facilitndose los trmites que deben realizar , o la atencin que desean obtener.

-

-

2.- CITACIN. Recepcionar la programacin de horas profesionales destinadas a atencin abierta y elaborar y mantener un calendario actualizado de su disponibilidad para distribuir la citacin de pacientes. Llenar el formulario de "Registro de citacin y control de Historias Clnicas" (Anexo N2) en el que se consigne: nombre del mdico, especialidad, Servicio o Unidad, fecha, nmero de Historia Clnica cuando proceda y nombre del paciente que se cita. El original y primera copia se enva al archivo con anticipacin a la consulta. Atender a las peticiones de reserva de horas de acuerdo a lo indicado en el formulario "Hoja de Interconsulta" las que pueden ser solicitadas a travs de los siguientes conductor. a) Coordinacin. b) Paciente nuevo que demanda citacin directamente. c) Paciente en control que solicita hora directamente. d) Paciente egresado de hospitalizacin. Segn el conducto de solicitud, proceder a consignar la fecha y hora asignada al paciente, en: Nmina u Hoja de Interconsulta o Carn de Alta y Citacin.

-

Citar a los pacientes en forma escalonada cada dos (2) horas y en el nmero establecido por especialidad. Indicar al paciente, que el da sealado debe presentarse media hora antes de la citacin con la documentacin que acredite su calidad previsional (anexo N 3 documentos de acreditacin de afiliados y beneficiarios). Llevar un registro diario de Rechazos y Citaciones Diferidas de acuerdos a las Definiciones que a continuacin se indican. registro que debe entregarse al final del da a la Unidad de Estadstica. 2.1.- Definicin de Rechazo y citacin Diferida. a) Nivel Consultorio Adosado de Especialidades. Rechazo: Toda atencin que por cualquier causa no es otorgada al paciente en fecha y hora asignada por citacin. Citacin diferida: Toda solicitud de primera consulta, que no es satisfecha dentro de los 30 das siguiente a la fecha de solicitud de la atencin.

-

-

-

b) Nivel Primario Rechazo: La no satisfaccin de una solicitud de atencin dentro de la jornada de trabajo del establecimiento, en el da de su solicitud.

3.- INSCRIPCION Solicitar formulario de Interconsulta o carn de alta y citacin, segn corresponda, y constatar el da y hora otorgado para recibir atencin. Solicitar la documentacin que acredite su clasificacin. Confeccionar el formulario Admisin Recaudacin, en adelante Ad-R (Anexo N4). Completar la seccin Recaudacin en pacientes clasificados en grupos A y B, obviando su paso por Recaudacin cuando corresponda.

-

-

Al Confeccionar este documento se puede presentar las siguientes situaciones.

a) Inscripcin de Paciente Nuevo. Si el beneficiario acredita pertenecer al grupo A o B, derivar a apertura de Historia Clnica. Si el beneficiario No acreditado grupo A o B derivar a Recaudacin.

-

b) Inscripcin de paciente en Control. Derivar a: Box de atencin o unidad de apoyo, segn corresponda, si es beneficiario grupo A o B. Recaudacin, si es grupo C, D o No Beneficiario.

-

3.1.- Inscripcin y atencin de paciente en Unidad de Emergencia. Recepcionar y registrar al paciente que solicita este tipo de atencin. Confeccionar el formulario "Dato de atencin de Urgencia" (en adelante DAU, Anexo N 5), equivalente al Ad-R. Si la condicin fsica del consultante no permite efectuar el control previsional al ingreso, ste se llevar a cabo despus de su atencin. La unidad de emergencia deber mantener un libro de registro coincidente con los DAU confeccionados. Derivar a Recaudacin al paciente que no ha sido anteriormente clasificado y a aquellos afectos a Convenios, Particulares, grupos B,C y D de la ley 18.467, cuando proceda. La categora de Particulares incluye a los accidentados del trnsito (Ley N 18.469) y accidentados del trabajo pertenecientes a Mutualidades de Empleadores, a empresas con Administracin Delegada y Afiliados a Cajas de Previsin distintas del Servicio de Seguro Social (Ley N 16.744) y adems, a los accidentados del trabajo regidos por el D.F.L. 338 de 1960. La atencin de urgencia slo es gratuita para los beneficiarios de los grupos A y B de Ley de Salud, aunque su dacin, para el resto de los consultantes, no est condicionada al pago previo.

-

-

Percibir los ingresos por concepto de prestaciones que se deriven de la atencin de urgencia. Recolectar diariamente los formularios DAU desde los boxes y salas de procedimientos y remitir a Estadstica un consolidado diario de actividades de Urgencia realizadas.

-

4.- APERTURA DE HISTORIA CLINICA. 4.1.Normas Generales. La Historia Clnica es un documento nico, ordenado y completo que debe reunir en forma clara y concisa toda la informacin concerniente a la salud de un paciente, su evolucin y las atenciones recibidas. La informacin que en ella se registre debe ser exacta, completa y legible. Se debe abrir a todo paciente nuevo, en la oportunidad normada por el nivel local, cualquiera sea la especialidad que consulte. En la Unidad de Admisin se obtienen los datos que deben registrarse en la cartula, preferencialmente a mquina o en su defecto con letra de imprenta. Informacin a consignar en la cartula de la Historia Clnica: Nombre establecimiento: auto explicativo. Nmero: el asignado al establecimiento por el Servicio de Salud. Fecha de Admisin: aquella en que se inicia la Historia Clnica. Hora: Registrar slo en casos de hospitalizacin. Observacin Clnica N: el que se asign al foliar. Nombre: registrar ambos apellidos y nombres en el orden indicado. No escribir nombre o apellidos con abreviaturas. Los ttulos o rangos no se deben registrar. Sexo: marcar cuadro que corresponda. Edad: registrar el tiempo cumplido en: das meses o aos. Marcar slo un cuadro.

Si la edad se ignora, estimar en la forma mas aproximada posible, agregando un signo de interrogacin. Fecha de nacimiento: registrar da, mes (en nmero) y ao. Ocupacin actual: si la tiene, registrar denominacin; si no la tiene, indicar: cesante. Trabajo: indicar la rama de la actividad econmica: agricultura, Construccin, Comercio, Transporte, Servicio Domstico, inactivos, otros. No procede poner el nombre de la empresa o institucin. Estado Civil: marcar el cuadro correspondiente, cualquiera sea la edad del consultante. Previsin: indicar el tipo de previsin social a que esta afecto el consultante: afiliados segn grupo de nivel de ingresos y no beneficiarios de la Ley de Salud. Residencia habitual: consignar domicilio observando los datos que se solicitan en la cartula. Indispensable agregar comuna. Residencia temporal: registrar el domicilio en que se encuentra de paso si procede. Nombre del padre: Auto Explicativo. Nombre de la madre: Auto Explicativo. Nombre del cnyuge: Auto Explicativo.

-

-

-

-

-

4.2. Procedimiento de Apertura de Historia Clnica. Esta actividad implica: Mantener stock de cartulas previamente numeradas. Agregar a la cartula los formularios que se requieren para la apertura. Mantener un libro de control de numeracin para evitar omisiones, duplicidades y errores al asignar el nmero. Pedir al consultante el documento AD-R, donde debe constar su clasificacin previsional.

-

-

-

Consultar el tarjetero ndice antes de la apertura de toda cartula, pudiendo suceder que el paciente: a) Registre nmero de Historia Clnica, debiendo entonces solicitarla al archivo, mediante el formulario "Solicitud de Historia Clnica". b) No registre nmero de Historia Clnica: Proceder a confeccionar la cartula, y completar la tarjeta ndice y el carn de alta y citaciones con los datos de la cartula. Entregar el carn al paciente. Consignar en el documento Ad-R el nmero de Historia Clnica asignado y entregar el Ad-R al paciente, para presentarlo en el box de atencin antes de recibir la prestacin. Enviar las Historias Clnicas con sus documentos anexos, a los boxes respectivos. Confeccionar tarjetn de reemplazo por cada Historia Clnica abierta y enviarlos al archivo para el control respectivo. El funcionario del box de atencin debe solicitar al paciente la correspondiente Hoja de Interconsulta para incorporarla en la Historia Clnica en los casos que proceda.

-

-

-

5.- INDICE DE PACIENTES. El ndice pacientes es un archivo de tarjetas de todas las personas a quienes se la ha confeccionado Historia Clnica en el establecimiento. 5.1.- Normas Generales. Debe ser nico, de duracin indefinida y el gua principal para ubicar el nmero de la Historia Clnica de cualquier pacientes atendido en el establecimiento. La informacin que se registre en las tarjetas ser invariable y contendr solamente los datos necesarios para ubicar la Historia Clnica.

-

-

Cada persona debe tener una sola tarjeta en el ndice de pacientes. Las tarjetas se deben archivar diariamente en el mismo da que se confeccionaron. Los datos de la tarjeta deben ser completos y legibles, en lo posible a mquina o letra imprenta, Las tarjetas deben estar confeccionadas en material resistente y de tamao standar para facilitar su ubicacin en el tarjetero. Se deben mantener tarjetas guas cada 50 o 60 cms. para localizar rpidamente el documento buscado. En ellas se debe consignar letra inicial o apellido completo en aquellos d mayor frecuencia de consulta. El ndice se debe consultar siempre antes de asignar un nmero de Historia Clnica. El funcionario que consulte el tarjetero ndice debe dejar una tarjeta sealizador a que facilite la ubicacin al archivarla y tambin sirva de mecanismo de control, la que debe retirarse simultneamente al archivar la tarjeta ndice. Las tarjetas se deben archivar en orden alfabtico. Cuando los apellidos y nombre de dos o ms personas coincidan, se recomienda archivarlas segn orden creciente del RUT o de la fecha de nacimiento. Para propsitos de archivo , los apellidos compuestos se toman como un todo, ej. De la Cerda es Delacerda.

-

-

-

-

-

-

-

-

Debe tenerse presente que en el alfabeto la letra ch se considera una letra ms de ste. Las tarjetas que registran un solo apellido se deben archivar al comienzo de ese apellido. Ximena Alvarez Carmen

-

Vargas Vargas -

Las tarjetas que registran "NN" se archivan en el comienzo de la letra N.

-

Cuando la Historia Clnica corresponde a un recin nacido que an no tiene identificacin, se debe archivar segn el nombre de la madre.

6.- COORDINACION El objetivo de esta actividad, generalmente desarrollada por la Unidad de Admisin, es efectuar el enlace entre el establecimiento y aquellos de mayor o menor complejidad, para satisfacer las necesidades de atencin integral del paciente en lo relativo a: reserva de camas, citacin ambulatoria, exmenes y procedimientos o interconsultas.

6.1. Reserva de Camas: Establecer un sistema de comunicacin interno y externo, para reserva de camas solicitadas, con los establecimientos que corresponda. Mantener un libro de Registro foliado, en el que se deben consignar lo siguientes datos: Identificacin del paciente. Calidad previsional de salud. Fecha de solicitud de hospitalizacin. Fecha y hora de citacin y cama asignada. Establecimiento que solicita la cama.

-

Comunicar al establecimiento o paciente la fecha y hora de la hospitalizacin, informando que el paciente deber presentarse en Inscripcin media hora antes, para confeccin de los documentos de ingreso al sistema de atencin, los que incluyen su acreditacin previsional. Coordinar con la unidad de movilizacin el traslado de pacientes, a otros Servicios de Salud, establecimiento o domicilio. La derivacin y referencia de pacientes debe hacerse de acuerdo a lo dispuesto en la Resolucin N 2014 de Junio de 1979 y Circular N 15 de 04.02.80. Informar acerca de la tramitacin y pago de pasajes de ida y regreso de los beneficiarios que son derivados. El hospital de origen debe confirmar la asistencia o inasistencia de pacientes citados con 48 horas de anticipacin. Los procedimiento para hospitalizacin se inician en la atencin abierta (Consultorios Adosados de Especialidades y Unidad de

-

-

-

-

Emergencia), donde debe existir el formulario "Solicitud de Hospitalizacin" (Anexo N6). Coordinacin debe notificar oportunamente el hospital de origen, las altas rezagadas o defunciones de pacientes. Recepcionar las epicrisis y enviarlas por nmina al establecimiento de origen del paciente.

-

6.2.- Citacin Ambulatoria. Reservar horas en Inscripcin para la atencin de pacientes referidos de otros establecimiento o regiones. Avisar al hospital de origen mediante algn medio expedito las modificaciones de fechas de citacin que se determinen por circunstancias justificadas. Cuando procesa, el hospital de origen debe informar la asistencia o inasistencia de pacientes citados. A los pacientes con interconsulta se les debe solicitar en Inscripcin del establecimiento receptor: el formulario Hoja de Interconsulta confeccionado por el profesional que la solicita, credencial de salud u otro documento acreditativo vigente, segn corresponda.

-

6.3.- Exmenes y procedimientos Es recomendable mantener un registro de exmenes y procedimientos de mayor complejidad que no se realicen en el establecimiento, con los datos del establecimiento en que se practican. Recibir las rdenes de exmenes y/o procedimientos entregadas por el Servicio o Unidad solicitante, con la respectiva clasificacin previsional. Solicitar fecha y hora de atencin y verificar indicaciones: tcnica, condicin del paciente y valor del examen cuando proceda. Informar a beneficiarios grupos C o D, convencional o particular que sean referidos a otro establecimiento para examen o procedimiento, que debe cancelar el valor del arancel directamente en el establecimiento que ejecute la accin. Comunicar al Servicio Clnico solicitante, fecha, hora e indicaciones para el traslado de las muestra o del paciente el da correspondiente.

-

-

-

-

-

Recepcionar los resultados desde los establecimiento, para distribuirlos en los Servicios Clnicos solicitantes.

6.4.- Interconsultas Intra-hospitalarias. Recibir y registrar, desde los Servicios y Unidades de Apoyo, las interconsultas dirigidas a los especialistas y asignarlas a los profesionales en la forma que se haya determinado localmente.

6.5.- Remisin de Interconsultas Informadas. Recibir los informes de interconsultas remitidos a Coordinacin y enviarlos por nmina a travs de algn medio expedito a los establecimiento solicitantes que corresponda. Debe existir un mecanismo que permita el control sobre el nmero y tipo de interconsultas que no son oportunamente informadas. 7.- RESERVAS Y ASIGNACION DE CAMAS. Para la reserva y asignacin de camas, Admisin utiliza la informacin que debe proporcionarle el censo y los servicios clnicos del hospital (ver procedimiento desarrollado en Admisin Atencin Cerrada, letra B punto 2). Esta actividad requiere: Llevar registro de las solicitudes de hospitalizacin por Servicios o especialidad del Consultorio de Especialidades y de otros centros asistenciales, si la demanda y el nivel de complejidad lo justifican. Consignar en estos registros: Identificacin del paciente. Diagnstico principal. Fecha en que indic la hospitalizacin. Establecimiento de origen. Fecha de citacin para hospitalizacin.

-

Reservar y asignar la cama de acuerdo a la urgencia de hospitalizacin registrada en la solicitud y a la disponibilidad de camas en el hospital. Completar la seccin IV del formulario "Solicitud de Hospitalizacin" y solicitar dadores de sangre en caso necesario. Proporcionar informacin escrita sobre aspectos generales de hospitalizacin, da y hora de visitas y tiles personales que se debe traer el paciente.

-

-

-

En caso de embarazadas, informar acerca de los documentos que necesita para escribir al recin nacido en la sub-oficina de Registro Civil que funciona en el establecimiento (si procede). En ningn caso la atencin de las embarazadas puede condicionarse a la presentacin de estos documentos. Se recomienda que las maternidades de los establecimiento que no cuenten con sub-oficina de Registro Civil establezcan un sistema de coordinacin expedita con el Oficial Civil correspondiente para facilitar la inscripcin de los nacimientos ocurridos en ellas.

-

-

Confeccionar una nmina con los nombres de los pacientes y camas otorgadas, a objeto de mantener informacin actualizada de las camas disponibles. Solicitar por nmina al archivo las Historias Clnicas de pacientes citados a hospitalizacin. Completar la seccin V de la "Solicitud de Hospitalizacin" el da en que el paciente concurre a hospitalizarse. Entregar a los familiares del enfermo la autorizacin de visita o tarjeta de visita, segn las disposiciones establecidas por reglamento interno del establecimiento. Revisar diariamente las solicitudes pendientes y asignar o reasignar camas de acuerdo a disponibilidad.

-

-

-

-

8.- EXTENSION Y RECEPCION DE CERTIFICADOS. Extender los certificados de consultas y hospitalizacin que sean solicitados, en las materias que la Direccin del establecimiento haya dispuesto. Realizar los procedimientos administrativos de recepcin y tramitacin de las licencias mdicas y reposo de beneficiarios y trabajadores. Esta funcin se realiza slo en los establecimiento que por Resolucin determine la Direccin del Servicio. Recepcionar formularios de: Declaracin Individual de Accidentes de Trabajo. Declaracin Individual de Enfermedades Profesionales. Declaracin Individual de Accidente Escolares.

-

-

-

Extender o completar dichos formularios, cuando proceda.

9.- PROCEDIMIENTOS A SEGUIR CON PACIENTES ACOGIDOS A LOS PROGRAMAS GRATUITOS DE SALUD. Todo paciente que concurre por primera vez a este tipo de atencin, deber obligatoriamente, acudir a Admisin de SOME, donde seguir obligatoriamente de ingreso comn a todos los consultantes. El nivel local debe determinar e instruir acerca de si las citaciones posteriores se otorgarn por admisin o directamente en los boxes de atencin. Los registros que sea necesario utilizar para anotar las citaciones y procedimientos se otorgarn por admisin o directamente en los boxes de atencin. Los registros que sea necesario utilizar para anotar las citaciones y procedimientos, propios de cada programa, sern los que determinen las normas tcnicas sobre la materia. Si el volumen de solicitudes de atencin de pacientes portadores de afecciones crnicas lo justifica, el establecimiento debe adoptar las medidas necesarias para hacer ms expedita la atencin, considerando las normas tcnicas emanadas del nivel central.

-

-

-

-

B.- ACTIVIDADES EN ADMISION DE ATENCION CERRADA. 1- INFORMACIONES Proporcionar las informacin general descrita en Atencin Abierta, si procede, y la informacin especfica en lo referente a: estado del paciente, ubicacin, alta o traslado, necesidades del paciente, horario, tipo y ocasin de visitas permitidas. Actualizar al menor diariamente el registro "Estado de Pacientes" con la informacin proporcionada por los servicios clnicos y con las notificaciones de altas, traslado, defunciones de los mismos. Estas notificaciones debe indicar: nombre del paciente, sala y nmero de cama. El nivel local determinar si esta actividad (Informaciones) se realiza centralizada o descentralizada de Atencin Abierta. 2.- RESERVA Y ASIGNACION DE CAMAS

-

-

Recibir diariamente de estadstica la informacin de camas, proporcionada mediante el formulario "Informe de disponibilidad de camas" (Anexo N 7). Traslado de Pacientes Hospitalizados entre Servicios y Unidades de Apoyo Clnico Teraputico. El traslado intra-hospital de pacientes hospitalizados debe ser formalizado en el formulario "Solicitud de Traslado Intrahospitalario" (Anexo N8). En cada de suma urgencia esta formalizacin podr realizarse posteriormente.

2.1.

-

-

La Unidad de Admisin debe: Recibir del Servicio o Unidad de derivacin este formulario y verificar en el Servicio correspondiente la disponibilidad de cama, asignarla y registrarla a la seccin B y C. Desprender y conservar la seccin C, devolviendo el formulario al Servicio o Unidad de origen del paciente.

2.2. -

Registro de Camas Disponibles. Conocida la Disponibilidad diaria de camas y los traslados entre Servicios, confeccionar el "Registro de Camas Disponibles" mediante el cual se asignarn las camas de hospitalizacin. El registro debe consignar por Servicio: Nmero de camas disponibles. Camas asignadas diariamente. Identificacin de los pacientes a quienes se les asign cama. Elaborar un panel y otro medio que permita visualizar las camas disponibles y actualizarlo al menos diariamente.

-

Comunicar diariamente a Admisin del Consultorio las camas disponibles.

3.- INGRESO Y EGRESO DE PACIENTES 3.1.Ingreso de Pacientes. Recepcionar al paciente, quin debe presentar la solicitud de Hospitalizacin y Asignacin de cama.

-

Confeccionar el Informe Estadstico de Egreso Hospitalario (en adelante IEEH) y formulario FAP e incorporarlos a la Historia Clnica. El formulario IEEH debe ser llenado conforme a las instrucciones de la Circular N 36.122 del 02.10.87.

-

Completar los datos de la seccin V de la solicitud de hospitalizacin y derivar al paciente a efectuar los trmites de Recaudacin que procedan. (Ver Recaudacin atencin cerrada, letra D). Consignar los datos del paciente en el libro de hospitalizacin de la Unidad de Admisin. Derivar al paciente al Servicio Clnico respectivo donde se otorgarn las acciones de pre-hospitalizacin. En horario hbil se considerarn como casos de excepcin, los siguientes: Ingresos a Maternidad Ingresos a UCI Ingresos desde Unidad de Emergencia o de otros hospitales.

-

-

En horario y da no hbiles, son casos de excepcin, todos aquellos ingresos autorizados por el Residente de Turno, quien tiene la responsabilidad de registrarlos en el Libro de Novedades de Turno. Recibir diariamente de Estadstica los ingresos de excepcin producidos, confeccionar la Historia Clnica (cartula) e IEEH correspondientes, e informar a Recaudacin para los efector de su competencia. Ingresos a camas de Pensionado. Los pacientes podrn ingresar directamente al Hospital previa inscripcin en la Oficina en la Oficina de Admisin de Hospitalizacin. Los ingresos a Pensionado requieren un libro foliado de ingresos y egresos de estos pacientes, en el cual se debe registrar al menos los siguientes datos:

-

3.2.-

Nmero de Historia Clnica Fecha de ingreso Fecha de Egreso Diagnstico Estado al alta Previsin (Ley, Convenio, Particulares) Nombre del profesional tratante.

Egresos de Pacientes. Al egreso del paciente, el funcionario asignado en el Servicio o Unidad, solicita Admisin la asignacin de horas para control posterior consignndola en el carn de alta y citacin. En el momento del egreso el funcionario designado en el Servicio Clnico debe entregar al funcionario de Admisin los siguientes documentos: Historia Clnica Epicrisis Carn de Alta y Citacin completo.

-

-

Entregar los documentos especificados en el punto anterior, a los destinos que se indican: a) Historia Clnica: A archivo de estadstica. b) Epicrisis (copia): A coordinacin o al nivel. c) Carn de Alta: al paciente.

.

CAPITULO III

RECAUDACION

A.- NORMAS BASICAS DE RECAUDACION La Direccin del Servicio de Salud, como ente fiscalizador del movimiento de fondos, es responsable de proveer los talonarios de Recaudacin para todos los establecimientos de su dependencia, as como de su distribucin, y de ejercer el control de su correcto uso a travs de su Departamento de Finanzas. 1.- DESCRIPCION DE FUNCIONES. Para los efector de este manual se entiende por: 1.1- RECAUDADOR: El funcionario encargado de: a) recepcionar dineros y documentos representativos de valores. b) preparar toda la documentacin y los elementos necesarios que requieren el ingreso de estos valores por prestaciones otorgadas, y c)efectuar las dems funciones que este manual le asigna. 1.2.- CAJERO: El funcionario encargado en la SOME de: a) recibir materialmente dineros y documentos representativos de valores que los recaudadores le deben rendir de lo percibidos en el da, b) sancionar con su firma y timbre la conformidad de la documentacin respaldante, y c) remitir todo ello diariamente a la Seccin Contabilidad y Presupuesto. Si no se dispone de recursos humanos para implementar la funcin de Cajero de la SOME, ella debe desarrollarla el Jefe de Recaudacin o el funcionario que designe la Direccin del establecimiento. Todo Recaudador y/o Cajero debe rendir fianza de fidelidad funcionaria (caucin) en el momento de ser designado en la funcin y percibir asignacin por prdida de caja. (DFL 338/60 art. 159). Cada Recaudador y/o Cajero debe poseer un medio de identificacin establecido por el nivel local, que puede ser: firma registrada , nmero, cdigo, sello u otro, que ser incorporado en el documentacin relacionada con materias de su competencia.

2.- REGLAS GENERALES DE RECEPCION DE PAGOS EN DINERO O DOCUMENTOS. Todo pago efectuado al establecimiento en dinero efectivo o en documentos de pago se ingresar por una Caja habilitada y organizada de acuerdo a las normas contables del Servicio. Todo documento representativo de valor en dinero que ingrese a Recaudacin, sea en pago, en garanta, o a cualquier otro ttulo, ser remitido diariamente a la Seccin contabilidad y Presupuesto del Establecimiento acompaado de la nmina respectiva. La cobranza de documentos entregados al establecimientos en pago de obligaciones pagaderas a plazo, se efectuar por la Caja a que se refiere este primer prrafo, para cuyo efecto, dichos documentos le sern remitidos por Contabilidad y Presupuesto del da que corresponda efectuar su cobro. Los documentos que no hubieren sido pagados por los aceptantes u otorgantes sern devueltos a Contabilidad con nmina del mismo da , para el efecto de tramitar su protesto oportuno. Los pacientes que por su calidad previsional deban pagar total o parcialmente las atenciones recibidas en el establecimiento, debern formalizar su compromiso de pagar esas prestaciones, mediante la entrega en Caja de un documento representativo de valores que puede ser: cheque, pagar, letra de cambio o dinero en efectivo. Estos documentos deben extenderse a la orden del establecimiento, con el monto y fecha en blanco, acompaado de una declaracin - Poder (Anexo N 9) que faculta al Director del Establecimiento para llenar el documento pertinente en la oportunidad y condiciones que especifica la citada declaracin. No est permitido recibir cheques por una cantidad mayor que el monto a pagar y dar vuelto, o cambiar cheques por dinero en efectivo a funcionarios y usuarios. (Circular N 2878, de 14.06.65 de Direccin General de Salud). Slo debe utilizarse como recibo de pago el comprobante de Recaudacin, formulario P.45 (Anexo N 10). El uso de cualquier otro formulario no autorizado por este concepto, carece de valor alguno y su uso esta afecto a la aplicacin de las medidas administrativas que proceda. (Circular N 125, de 30.06.75). En casos excepcionales y por resolucin fundada al Director Establecimiento, podr condonar total o parcialmente la diferencia de cargo del beneficiarlo. Los ingresos generados por condonaciones parciales de la diferencia no bonificada, no constituyen "donacin", debiendo registrarse en los comprobantes P. 45 los datos que precisan la situacin, ejemplo:

Valor segn arancel Menos condonacin parcial Valor a pagar (Circular N 208 del 12.11.75) -

$800 $400 $400.-

La donacin se define como toda recepcin de dinero por un valor que excede las tarifas del arancel y que el erogante entre voluntariamente, sin expresar un fin especfico de utilizacin. En ningn caso se puede rebajar o condonar los valores del arancel a paciente particulares. La Direccin del establecimiento deba normar el procedimiento a seguir cuando autorice pagos a plazo a usuarios no beneficiarios, en modalidad institucional. "Las personas indigentes o carentes de recursos no comprendidas en las letras a,b y c del Art. 7 del D.S. N 369/86, acreditarn su situacin de tales ante la Seccin de Orientacin mdica y estadstica del respectivo establecimiento (D.S. 299 de 13.10.86) y "no necesitan" acreditar su situacin mediante certificacin expedida por los departamentos sociales de la Municipales (Circular N 3C/07 del 20.01.87)". En consecuencia la SOME no debe exigir ningn documento municipal para autorizar la atencin de estos pacientes en los establecimiento del S.N.S.S., ni negarla por carecer de ella. No obstante lo anterior y con el fin de agilizar y facilitar la atencin de pacientes referidos, la SOME podr utilizar como antecedentes opcional, el documento acreditativo de tal calidad que se otorgue al usuario en los niveles primarios de atencin.

-

-

-

-

La seccin requiere la asesora de un asistente social para la calificacin e informes de indigencia y proposiciones de rebaja de arancel a la Direccin del establecimiento. (Anexo N 11-A y N 11-B). Si no se dispone de este profesional, le corresponde a la Direccin del establecimiento determinar al funcionario en quin recaer la responsabilidad de desarrollar estas actividades.

-

La calificacin de indigencia se har de acuerdo a lo definido en la DPI. A N10. La atencin de urgencia, es obligatoria y, en consecuencia, no procede postergarla ni condicionarla al pago previo de la tarifas o aranceles ni condicionarla al pago precio de las tarifas o aranceles fijados a este efecto, (art. 2 Ley 18.469); sin embargo, con posterioridad a su entrega, debe aplicarse la

norma reglamentaria que exige el cobro total, o porcentual, segn proceda, del valor arancelario de las prestaciones otorgadas. Los establecimientos deben, en lo posible, contar con un mdico auditor para la supervisin y control del cumplimiento de la reglamentacin que regula la atencin de pacientes beneficiarios en modalidad de Libre Eleccin de la Ley N 18.469; no beneficiarios convencionales (incluido ISAPRE); particulares del profesional; programas en modalidad institucional y las prestaciones afectas al ley 16.744 y a ley 18.490. En ausencia de la formalizacin de los convenios que deben suscribir los profesionales con el respectivo establecimiento en que se desempean, para efector de otorgar atencin privada a sus pacientes particulares, los valores a cobrar que se deriven de las prestaciones que otorguen corresponde recaudarlos al establecimiento en calidad institucional y no es posible deducir del arancel que cobra el hospital suma alguna por concepto de honorarios profesionales (Dictamen N 9.372 de 25.03.87, de Contralora General de la Repblica).

-

B.- ACTIVIDADES GENERALES. 1.- CLASIFICACION PREVISIONAL DEL PACIENTE. La correcta clasificacin del paciente, constituye la base del sistema de Recaudacin en los establecimiento, dado que define quienes tienen derecha a gratuidad de atencin (Anexo N 12) y quienes deben pagar total, parcial o porcentualmente la atencin recibida. Actividades: a) Solicitar al paciente, o a su acompaante, documentacin que lo habilita para ser atendido en establecimiento del Sistema Nacional de Servicios de Salud (Anexo N 3). b) Mantener una nmina actualizada de todas las instituciones que han celebrado convenio con el Servicio, verificando su vigencia y condiciones de atencin establecidas. c) Mantener una lista de los profesionales que han suscrito convenio individual con la Direccin del Servicio o con el establecimiento, para atencin de pacientes particulares de dichos profesionales. d) Disponer de formularios de "Declaracin" de eleccin de atencin en modalidad de Libre Eleccin de la Ley 18.469 (modelo anexo N 13) 2.- VALORIZACION DE PRESTACIONES. Mantener a la vista del pblico el arancel vigente por especialidad para los prestaciones ms comunes que proporcione el establecimiento, as como los porcentajes que corresponda pagar al beneficiario de acuerdo a su grupo de ingreso, (Anexo N 14) y el arancel de no beneficiarios de la Ley 18.469. Valorizar las prestaciones de acuerdo al arancel vigente. Codificar y valorizar Programas de Servicios de Salud ( en adelante P.S.S. Anexo N15) Codificar y valorizar Programa de Atencin a Particulares (en adelante P.A.P. Anexo N 16)

-

-

3.- CAPTACION DE VALORES Recepcionar dinero, documento representativos de valores de pago. Ordenes de Atencin y Programas Mdicos (Anexo Ns 17-A al 17- D) originales de certificados de prstamos mdicos otorgados por FONASA,

rdenes de atencin por convenios (incluye ISAPRE) y garantas equivalentes a 5 das de hospitalizacin en Pensionado y a 3 das en Sala Comn. Extender comprobantes de recaudacin P. 45 y anular comprobante de recaudacin cuando proceda. Captar ingresos por uso de medicamentos e insumos valorizados previamente por farmacia. Comprobar la vigencia de las rdenes de atencin de las instituciones acogidas a convenios. Entregar diariamente a Contabilidad: dineros, documentos representativos de valores suscritos, documentacin, de acuerdo a los procedimientos operacionales vigentes.

-

-

-

4.- ARQUEOS DIARIOS DE VALORES PERCIBIDOS. Arqueos es una actividad que debe realizar cada recaudador con el fin de hacer un recuento diario de los valores existentes en caja. Este arqueo tiene como objetivo: Controlar el movimiento de valores. Presentar al nivel correspondiente un detalle del arqueo diario en el formulario normado. Disponer de relaciones comprobatorias de los ingresos diarios por tem, para rendir cuenta diaria a Caja de Recaudacin y a la Seccin de Contabilidad y Presupuesto del establecimiento.

-

5.- CONTROL DE RECAUDACION POR TIPO DE PACIENTES Y MODALIDAD DE ATENCION. Llevar registros separados de pacientes no beneficiarios de la Ley 18.469 ( convenios, particulares) y beneficiarios de la Ley 18.469 (grupo C, grupo D y libre eleccin).Confeccionar cuadros estadsticos de recaudacin diaria y mensual, clasificado por paciente, segn su calidad previsional y modalidad de atencin, considerando los distintos tem de atencin, hospitalizacin, derecho a pabelln, exmenes, medicamentos, etc.

-

-

Efectuar ronda diaria en los distintos servicios y unidades, con el fin de regularizar ingresos de pacientes no registrados, en especial en el caso de pacientes ingresados por Unidad de Emergencia.

C.- PROCEDIMIENTOS DE RECAUDACION, EN ATENCION ABIERTA. 1.- PACIENTES BENEFICIARIOS DE LA LEY 18.469. 1.1.- Grupo A. En este grupo se clasifica a las Personas indigentes o carentes de recursos ; (DPI-A N 10) beneficiarios de pensiones asistenciales de ancianidad o invalidez a quienes por nivel de ingreso correspondiere el grupo B; beneficiarios de subsidio de cesanta y los causantes de subsidio familiar que acrediten la situacin que corresponda, de acuerdo a lo especificado en Anexo 3. Si no se presenta acreditacin suficiente de la calidad previsional, Recaudacin refiere el consultante a Asistente Social o al funcionario Designado para su clasificacin, quin determinar su clasificacin previsional, de acuerdo a las definiciones t procedimiento sealados en la DPI-A N 10.

-

1.2.-

Grupo B. Verificar su grupo de clasificacin, solicitando la credencial de salud u otro documento acreditativo vigente y el carn de identidad para confrontar su individualizacin. Los beneficiarios que acrediten clasificacin en grupo A o B pueden obviar su paso por Recaudacin y segn corresponda, ser enviados directamente desde inscripcin al box de atencin o, a apertura de Historia Clnica, si es paciente nuevo. Lo anterior, incluye las prestaciones odontolgicas de nivel primario que se otorgue a escolares menores de 14 aos que quedasen clasificados en grupo B, embarazadas en control y nios menores de 6 aos. (Anexo 12).

-

1.3.-

Grupo C o D. Verificar calidad de afiliado o beneficiario del consultante solicitando la credencial de salud otorgada por FONASA u otro documento acreditativo vigente y el carn de identidad para confrontar la individualizacin registrada en estos documentos.

-

El beneficiario debe pagar por las atenciones que reciba, el porcentaje de pago no bonificado correspondiente al grupo de ingreso consignado en la credencial de salud, o en el documento aceptado. En el pago del porcentaje de cargo del afiliado se pueden presentar las siguientes alternativas. El beneficiario paga directamente en Recaudacin el porcentaje no bonificado. En este caso deber: Extender el respectivo comprobante P-45 , entregando la copia "interesado al paciente". Solicitar el documento Ad-R para establece si es paciente nuevo o antiguo, completar la seccin correspondiente y consignar firma y timbre. Derivar al paciente al box de atencin o al apertura de Historia Clnica. El beneficiario requiere la confeccin de un Programa de Servicios de Salud (Instructivo para atencin Institucional de FONASA, Ord. N 1N/5222 de 27.12.82). Tratamientos psiquitricos, quimioterapia, radioterapia, dilisis y kinesiterapia. Medicamentos, Prtesis u rdenes prescritos en consultorios de especialidades.

-

a)

-

-

-

b)

-

-

En este caso el recaudador procede a: Codificar y valorizar el P.S.S. confeccionado por el profesional tratante. Recibir del paciente el pago del valor que ha resultado de aplicar el porcentaje de pago de cargo del beneficiario, al valor total de cada una de las atenciones contenidas en el programa. Extender el comprobante P.45, completar la seccin del Ad-R y autorizarlo con firma y timbre. Derivar al paciente al box de atencin, donde debe presentar el documento Ad-R.

-

-

-

c)

El beneficiario se acoge a prstamo por las atenciones mencionadas en punto b). Recaudacin debe especificar en el P.S.S. el monto mximo de prstamos y pedir al usuario que llene una Declaracin - Poder, acompaada de un documento representativo de valores, que lo compromete a pagar las prestaciones a recibir o recibidas. El monto mximo, es el equivalente a la parte no bonificada del valor arancelario de la (s) prestacin (es). Una vez valorizada el P.S.S., el recaudador informa al beneficiario que debe acudir a una tesorera local de FONASA para efectuar la solicitud de prstamo. Previo a su atencin el beneficiario debe presentar en Recaudacin el certificado original de prstamo que le ha otorgado FONASA. Recaudacin completa la seccin del Ad-R y lo autoriza con firma y timbre. Deriva al paciente al box de atencin con el documento Ad-R, el que debe ser entregado al encargado del box. El beneficiario solicita rebaja o condonacin total de la diferencia no bonificada que le corresponda pagar. Se le deriva a Asistencia Social para los trmites que procedan.

-

-

-

-

-

-

d)

e)

El beneficiario requiere una atencin impostergable y no ha regularizado ninguna de las alternativas anteriores. Se otorga la prestacin que proceda, cautelndose posteriormente el pago del porcentaje que corresponda, mediante la suscripcin de un compromiso de pago con algn documento representativo de valores de los que se describen en la letra F "Procedimiento General de Rendicin de Valores a Contabilidad del Establecimiento" de este captulo.

2.- PACIENTES NO BENEFICIARIOS DE LA LEY 18.469. 2.1.Usuarios Convencionales. Solicitar el documento Ad-R y la orden de atencin de la institucin que corresponda.

-

Solicitar el carn de identidad para confrontar la individualizacin registrada en la orden de atencin. Cobrar el 100% del arancel vigente para no beneficiarios de la Ley 18.469, a los consultantes que no presenten la orden de atencin dentro del pazo establecido. Si el consultante es carga familiar del beneficiario del convenio, se exigir la documentacin que lo acredite. Completar la seccin recaudacin del documento Ad-R consignado "Convenio" Registrar la prestacin y la fecha en el reverso de la orden de atencin. Derivar al paciente al box de atencin o a apertura de Historia Clnica cuando corresponda. Confeccionar un Programa de Atencin a Particulares, valorizados y remitidos por nmina, con la orden a Contabilidad, en los plazos establecidos para su facturacin y cobro. Si el paciente solicita otras prestaciones mientras la orden de atencin est vigente, se anotarn con su respectivo valor tanto al reverso de ella como en el Programa de Atencin a Particulares. Expirado el plazo de la orden, debe presentarse una nueva orden de atencin de la institucin en convenio. Usuarios Particulares. Solicitar el documento Ad-R al paciente. El paciente deber pagar en Recaudacin el 100% del arancel a no beneficiarios vigente por las prestaciones a otorgar. Cobrar al paciente los valores por prestacin, extender el comprobante de recaudacin y completar la seccin del AD-R autorizndolo con firma y timbre. Derivar al paciente al box de atencin portando el documento Ad-R y el comprobante de recaudacin. Si el paciente es nuevo se le deriva a apertura de Historia Clnica. El encargado del box debe solicitar el documento Ad-R y el paciente conservar su comprobante de recaudacin.

-

-

-

-

-

-

-

2.2.-

-

-

-

D. PROCEDIMIENTOS DE RECAUDACION EN ATENCION CERRADA. MODALIDAD INSTITUCIONAL. 1.- HOSPITALIZACION EN SALA COMUN. 1.1.Beneficiarios de la Ley 18.469 clasificados en grupos A o B.

El paciente derivado de Admisin tiene que presentar a Recaudacin, lo siguiente: Carn de identidad. Credencial de Salud o documento acreditativo vigente. Solicitud de hospitalizacin con cama asignada.

El recaudador debe verificar la identificacin del paciente. Debe sealar el grupo del beneficiario A o B en la Solicitud de hospitalizacin y completar los datos que corresponda. Regularizar a la brevedad, la situacin de pacientes ingresados por la Unidad de Emergencia sin previa Clasificacin. Derivar al paciente al Servicio Clnico para las acciones de Prehospitalizacin que correspondan. Otorgar la autorizacin de salida previo al egreso del paciente. Beneficiarios de la Ley 18.469 clasificados en grupos C o D. El paciente debe presentar los mismos documentos sealados en el punto 1.1., para grupos A y B. Recaudacin procede a: Verificar la identidad del paciente y su calificacin personal. Confeccionar la ficha de recaudacin individual (Anexo N 18) Adjuntar al I.E.E.H., el formulario P.S.S. Retirar de la ficha el P.S.S. confeccionado por el tratante, codificarlo y valorarlo. Cobrar al beneficiario el porcentaje no bonificado que corresponda, de acuerdo al grupo de ingreso consignado. Si el beneficiario decir pagar mediante prstamo de FONASA, el recaudador valoriza el P.S.S., registra monto mximo del prstamo y dirige al interesado a la Tesorera de FONASA.

-

-

1.2.-

-

-

-

El beneficiario debe entregar en Recaudacin el original del certificado de prstamo otorgado por FONOSA junto con la copia del P.S.S. para acreditar el pago de las prestaciones que recibir. Derivar al paciente al Servicio Clnico o Unidad de ingreso para recibir las acciones de pre-hospitalizacin que correspondan. En el momento de egreso el recaudador verifica mediante confrontacin entre Historia Clnica, formulario FAP y P.S.S., el tipo y cantidad de prestaciones otorgadas, pudiendo encontrarse con las siguientes situaciones: a) Las prestaciones registradas en los formularios mencionados, son iguales en tipo y cantidad. En este caso Recaudacin otorga la autorizacin de salida. b) La prestaciones que constan en la Historia Clnica y formulario FAP, son menores a las contempladas en el P.S.S. En este caso, se procede a confeccionar una orden de devolucin que deber ser firma por el recaudador y por el paciente, e incluir los siguientes datos: Identificacin del enfermo Nmero del programa Nmero del folio interno del establecimiento. Descripcin de las prestaciones no otorgadas. Cantidad por tipo de prestacin no otorgada. Monto pagado por el beneficiario en el FONASA.

-

Finalmente, se adjunta la "Orden de Devolucin" al P.S.S. y se remite a Contabilidad para que esta seccin pague al paciente lo que proceda, dentro de 24 horas. c) El paciente ha recibido prestaciones no contempladas en el P.S.S., o ha permanecido ms das de los previstos, existiendo constancia de ello en la Historia Clnica y en el formulario FAP. En este caso, se debe confeccionar un P.S.S. adicional en forma similar al programa inicial. Si el egreso, el paciente resulta deudor por prestaciones otorgadas, debe suscribir un compromiso de

pago.

-

Cumplidos los pasos anteriores, Recaudacin otorga la autorizacin de salida.

1.3.-

Usuarios convencionales. El paciente debe presentar los siguientes documentos: Carn de identidad Orden de atencin por convenio Solicitud de hospitalizacin con cama asignada Recaudacin procede a: Comprobar la identificacin del paciente. Completar los datos de la solicitud de hospitalizacin registrando en ella la calidad de "convenio". Adjuntar al IEEH el formulario P.A.P. y FAP. Derivar al paciente al Servicio Clnico, para las actividades de pre-hospitalizacin que correspondan. Retirar de la Historia Clnica, durante la ronda diaria, el PAP confeccionado por el mdico tratante. Valorizar las prestaciones incluidas en el PAP de acuerdo al arancel para no beneficiarios vigentes. Sumar los valores y colocar el resultado en el recuadro "total cobranza de la institucin". Confeccionar un P.A.P. adicional, en caso que el paciente reciba prestaciones no consignadas en el P.A.P. de ingreso, el que se tramitar segn el procedimiento ya descrito. Otorgar la autorizacin de salida del paciente Enviar a Contabilidad, por nmina, los PAP cerrados con la correspondiente orden de atencin para su facturacin y cobro.

-

-

-

1.4.-

Usuarios Particulares. El paciente debe presentar en Recaudacin lo siguiente: Carn de identidad Solicitud de hospitalizacin con cama asignada Recaudacin procede a: Recepcionar la solicitud de hospitalizacin, verificar la calidad "particular" y consignarla en el casillero correspondiente en la seccin reservada para Recaudacin.

-

Adjuntar al IEEH el formulario P.A.P. y FAP. Derivar al paciente al Servicio Clnico para las actividades de pre-hospitalizacin que correspondan. Retirar de la Historia Clnica durante la ronda diaria, el P.A.P. confeccionado por el profesional tratante. Codificar y valorizar las prestaciones consignadas en el P.A.P., de acuerdo al arancel vigente para no beneficiarios de la Ley 18.469. Abrir la ficha de recaudacin individual, la que se completa con el registro oportuno de los abonos que haga el paciente. extender el comprobante de recaudacin P.45, por pago del P.A.P. y entregar la copia "interesado" al paciente. Extender el comprobante de recaudacin P.45, por pago del P.A.P. y entregar la copia "interesado" al paciente. Confeccionar un P.A.P. adicional en caso de haberse otorgado prestaciones no incluidas en el programa original, el que tramitar segn procedimiento ya descrito. Valorizar peridicamente los medicamentos utilizados durante la hospitalizacin del paciente. En la liquidacin de cuentas al alta se pueden presentar las siguientes situaciones:

-

-

-

-

a) Que el paciente haya permanecido menos das de los previstos y/o haya recibido menos prestaciones que las canceladas. En este caso, Recaudacin extiende una orden de devolucin por la diferencia y la remite a Contabilidad y Presupuesto. Contabilidad procede a efectuar la devolucin correspondiente plazo de 24 horas, extendiendo el respectivo comprobante de egreso. b) Que el paciente haya permanecido mayor nmero de das que lo previsto y/o que la prestaciones fuesen superiores al pago efectuado, no existiendo un P.A.P. complementario. El paciente debe pagar la diferencia y se le otorga el correspondiente comprobante de recaudacin. c) Que el paciente cuente con autorizacin de la direccin para pagar su cuenta a plazo. En tal situacin se procede a formalizar el compromiso de pago con suscripcin de la documentacin

normada en este captulo en "Reglas generales de recepcin de pago en dinero o documentos" letra A, punto 2. Entregar la autorizacin de salida.

E.- PROCEDIMIENTOS DE RECAUDACION EN ATENCION CERRA. MODALIDAD SOBRE ELECCION. 1.- Hospitalizacin en Pensionado. El Art. 173 del D.S. N 42, define lo que se entender como Pensionado y establece las normas generales de funcionamiento . Los derechos de pabelln y los dems gastos causados por el enfermo y sus acompaantes deben cancelarse antes que ste abandone el establecimiento. Para cobro de la hospitalizacin en Pensionado, se cuenta como uno slo los das de entrada y salida del enfermo. El establecimiento no tiene intervencin alguna en la fijacin, regulacin y cobro de los honorarios que los profesionales pacten con sus pacientes. Asimismo, no puede retenerse hospitalizado un paciente por encontrarse impagos los citados honorarios. Los enfermos que sean trasladado a Pensionado desde un servicio del mismo establecimiento o de cualquier otro establecimiento del sistema de servicios de salud, deben cancelar en el pensionado de destino la tarifa y dems valores de arancel que correspondiente al tiempo de su permanencia efectiva en este rgimen. Todo enfermo que se hospitaliza en Pensionado debe ingresar provisionalmente en Recaudacin el respectivo arancel equivalente a 5 das de hospitalizados. Recaudacin debe extender el comprobante de ingreso P. 45 y entregar copia al paciente.

-

-

-

-

2.- Pacientes beneficiarios de la Ley 18.469. El paciente o su acompaante debe presentar los siguientes documentos: Carn de identidad o R.U.T. Credencial de Salud u otros documentos acreditados vigentes. Programa Mdico (en adelante Programa). Formulario para Confeccin de Programa de Atencin Mdica.

-

Declaracin de eleccin de atencin en modalidad de Libre Eleccin. (FONASA). Orden de Atencin (en adelante Orden), en original y copia beneficiario por cada prestacin valorizada en el programa. Solicitud de hospitalizacin. Recaudacin procede a: Verificar correspondencia y consistencia de los datos de la documentacin acreditativa con los registros de las Ordenes de Atencin y Programa. Completar los registros omitidos Entregar al afiliado o beneficiario, las copias rotuladas "beneficiario" del comprobante de Recaudacin P. 45 por pagos directos que el paciente efecte. Consignar en libro de registro de ingreso y egreso de programas , los datos contralores de la siguiente documentacin que retiene hasta el egreso del paciente:

-

2.1

-

a) Identificacin del afiliado o beneficiario y del profesional que origin el programa. b) Programa en la 1 copia establecimiento. 3 copia mdico o profesional. c) Formulario para Confeccin de programa de Atencin mdica . d) Declaracin vigente de modalidad Libre Eleccin. e) Ordenes de atencin original correspondiente a cada prestacin. Confeccionar la ficha de recaudacin individual, hoja para registro de prestaciones adicionales y/o aquellos formularios que el establecimiento haya dispuesto para cautelar el registro y cobro de las prestaciones que se efectuarn y la identificacin del profesional que las otorgue. Solicitar la suscripcin de un compromiso de pago destinado a cautelar: Pago de diferencias que se produzcan entre el porcentaje del valor del arancel que bonifica FONASA y el valor de la (s) prestacin (es) especfica en que proceda (das camas, prtesis,

-

medicamentos e insumos, entre otros) (Circ. N 2C/192, de 21.11.86). Prestaciones que recibir el paciente hospitalizado sin haber tramitado el Programa y cuyo monto debe cubrir al menos el total de las prestaciones que se estima, dar lugar el diagnstico. Informar al afiliado o beneficiario que los documentos de pago se harn efectivos, si transcurrido el plazo determinado por el Director del establecimiento no se hubiese hecho llegar el respectivo Programa, Programa complementario o informado al respecto al establecimiento. Registrar en Libro de Hospitalizacin la recepcin del paciente y derivarlo a recibir las acciones de prehospitalizacin que correspondan.

-

-

2.2.-

Al Alta del enfermo, el Recaudador o funcionario verificador de la SOME y/o Mdico Auditor proceder a: Verificar el tipo, cantidad de prestaciones otorgadas y pagos efectuados, confrontando registros de la Historias Clnicas, Hojas de prestaciones adicionales, Recetas e insumos valorizados y Ficha de Recaudacin, con registros consignados en el Programa. a) Prestaciones efectuadas corresponden a las incluidas en el Programa: Otorgar la autorizacin de egreso al paciente e internamente, remitir la documentacin a Contabilidad y Presupuesto para facturacin de cobros que procedan. No se efectuaron algunas prestaciones del Programa Entregar al paciente contra registro de su firma, las Ordenes para que tramite en FONASA las devoluciones en procedan. Prestaciones efectuadas no incluidas en el Programa original, o permanencia de ms das que los previstos. Solicitar al profesional tratante la confeccin de un nuevo Formulario para Confeccin de Programa de Atencin Mdica, consignando la frase "COMPLEMENTARIO del N

-

b) -

c)

-

...( Folio del original), con el detalle de las prestaciones no incluidas en el Programa primario. Realizado el procedimiento correspondiente, Recaudacin otorga la autorizacin de egreso al paciente.

3.- PACIENTES NO BENEFICIARIOS DE LA LEY N 18.469. 3.1.Usuarios convencionales. El paciente debe presentar los siguientes documentos: Carn de identidad Orden de atencin vigente por convenio Solicitud de hospitalizacin con cama asignada

Recaudacin procede a: Comprobar la identidad del paciente.

Si el paciente es carga familiar del beneficiario del convenio, debe presentar documentos adicionales de acreditacin (libreta de matrimonio, certificado de nacimiento u otros). Comprobar el tipo de prestacin que autoriza la respectiva orden y, completar los datos que procedan en la solicitud de hospitalizacin, registrando en la Seccin VI para Recaudacin la calidad de "Convenio". Adjuntar al IEEH el formulario PAP para los registros normados. Derivar al paciente al Pensionado para trmites pre hospitalizacin que corresponda. Retirar de la Historia Clnica el P.A.P. confeccionado por el tratante. Valorizar en el P.A.P. las prestaciones registradas. Abrir la ficha de recaudacin y registrar los datos pertinentes. Pedir una orden adicional si la primera no cubre las prestaciones otorgadas. Si sta no se concede, cobrar de inmediato los valores del arancel de particulares del establecimiento que corresponda y extender el respectivo comprobante. Registrar los programas cerrados, en un libro dispuesto para ello, y enviarlos a Contabilidad y Presupuesto para su facturacin.

-

-

-

-

3.2.-

Otorgar al paciente la autorizacin de salida.

Usuarios Particulares. El paciente debe presentar los siguientes documentos: Carn de identidad Solicitud de hospitalizacin con cama asignada.

Recaudacin procede a: Visar la solicitud de hospitalizacin sealado la calidad "particular" del paciente y confeccionar la ficha de recaudacin individual. Solicitar un depsito anticipado equivalente a cinco das de hospitalizacin. Este depsito es indispensable para el ingreso a pensionado. Si cumplido este plazo el enfermo contina hospitalizado, solicitar otro depsito por igual valor. Si el Paciente manifiesta no disponer de medios econmicos para el cumplimiento de la disposiciones anteriores (depsito), debe comunicarse esta situacin al Jefe de Pensionado, previo al ingreso del paciente, quin lo comunicar al profesional tratante y al Director del establecimiento. Adjuntar al IEEH el formulario P.A.P. Derivar al paciente a Pensionado para los trmites de prehospitalizacin que correspondan. Retirar de la Historia Clnica, el P.A.P. confeccionado por el tratante, valorizar en el P.A.P., las prestaciones registradas. Extender por cada pago, el respectivo comprobante de recaudacin P.45.

-

-

-

-

Liquidar la cuenta del paciente, una vez otorgada el alta y previo a su egreso del establecimiento. Si existiera un saldo a favor del paciente, Contabilidad har la devolucin en un plazo de 24 horas. Si existiera diferencia en su contra, ste deber cancelarla de inmediato. Otorgar al paciente la autorizacin de salida.

-

F.- PROCEDIMIENTO GENERAL DE RENDICION DE VALORES A CONTABILIDAD DEL ESTABLECIMIENTO. Naturaleza y tipo de garantas: Cheque Pagar

En la Extensin de cualquiera de los documentos mencionados, deben observarse las normas legales vigentes. 1.ACTIVIDAD DEL RECAUDADOR Proporcionar formularios foliados de Declaracin - Poder, Pagars y letras de cambio para que el paciente formalice el compromiso y modalidad de pago que proceda. Instruir al paciente acerca de las obligaciones que contrae y colaborar en el llenado de los documentos. Disponer, para efector de control interno, de un talonario de comprobantes de recaudacin (P-45) para uso exclusivo de ingresos por concepto de garantas. Recibir garantas en efectivo o documentos representativos de valores, acompaados estos ltimos de la correspondiente Declaracin - Poder. Extender el P.45 por pagos percibidos y entregar la copia "Interesado" al paciente. Resguardar los documentos y efectivos percibidos por el lapso de la jornada asistencial, efectuado su rendicin diariamente. Liquidar cuando proceda, las cuentas por prestaciones efectuadas, sin contabilizar para este efecto, los valores de los documentos de compromisos de pagos suscritos y rendidos a Contabilidad y Presupuesto. Rendir diariamente los valores percibidos en efectivo o documentos a Caja de Recaudacin, mediante la confeccin por cada recaudador, de una plantilla de recaudacin ( en adelante Planilla). (Anexo N 19) La planilla de recaudacin es un registro tabular que en su diseo considera lo siguiente:

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Identificacin del Servicio de Salud y establecimiento. Nmero de planilla y fecha. Servicio y recaudador cuando corresponda. Columnas para: Nmero de folio interno de cada comprobante. Fecha de comprobante, cuando proceda. Identificacin de tems presupuestarios. Cheques Garantas P.45 anulados Otros, si procede. Firma y timbre de funcionarios responsables. Desglosar los ingresos en la Planilla registrando: Datos identificacin y control indicados Nmero de folio interno por comprobante Valores del comprobante bajo el tem que corresponda Ingresos totalizados de cada tem y total general. Desglosar al reverso de la ltima planilla, (Anexo N 19) el arqueo de Caja, registrando: Efectivo: detalle en billetes y monedas. Documentos: detalle de cheques, nombre del Banco, nmero del cheque, fecha y cantidad girada en nmeros. cualquier otro documento de acreditacin de pago autorizado. Valores por concepto de garantas. Registrar en cada planilla, fecha, firma y timbre del recaudador que rinde y turno, si procede, y entregar materialmente a caja planillas de Recaudacin con los valores recaudados y la documentacin respaldan te.

-

2.- ACTIVIDADES CAJERO DE RECAUDACION.

-

Recibir diariamente de cada recaudador, la Planilla de Recaudacin mencionada en el prrafo anterior. Verificar por controles selectivos peridicos, la consistencia de los datos consignados. Sancionar la conformidad de lo que se le rinde, en caso contrario informar de inmediato y por escrito a su Jefatura la anomala detectada. Vaciar los resultados totales de las planillas, al formulario "Rendicin Global de Recaudacin" ( R.G.R.) (Anexo N 20-A) el que debe tener, al menos, los siguientes datos: Nmero de folio Nmero de correlativo anual y fecha Identificacin del Servicio de Salud y establecimiento. Columnas para: Identificacin de Servicios y Unidades si procede. Nmero de Planilla de Recaudacin diaria Identificacin del Recaudador Nmero de inicio y trmino de comprobantes por recaudador. Columnas de distribucin de tems presupuestarios Garantas por hospitalizacin Devoluciones Totales de cada tem Total devoluciones Total general de recaudacin diaria.

-

-

-

Realizar al reverso del R.G.R. un registro detallado de: Efectivo en billetes y metlico Documentos representativos de valores recaudados por concepto de garantas con registro de: Nombre del Banco Nmero del documento: Cheque, Declaracin Poder, Letra de Cambio o Pagar. Valores en Nmero Fecha.

Sumar por separado las columnas de valores en efectivo y en documentos. Totalizar las dos sumas para obtener el total general de

-

ingresos que se rinde a Contabilidad y Presupuesto. Sancionar la rendicin global de recaudacin con su firma y timbre y entregar personalmente el R.G.R. en original y copia acompaado de la documentacin soportante, a Contabilidad y Presupuesto, conservando la copia del R.G.R. firmada y timbrado por Contabilidad. Remitir a Contabilidad mediante la respectiva planilla de control, los siguientes documentos para su facturacin: Ordenes de Atencin y P.A.P. por convenios especificado: Nombre del paciente Entidad en convenio Prestacin (es) otorgada (s) anotada en anexo o reverso de la orden de atencin. Valor a cobrar.

-

a)

2.1.

Programas Mdicos El funcionario designado de la SOME para los efectos de los programas mdicos procede a: Recepcionar los programas cerrados y verificar la concordancia entre datos de la (s) Orden (es) con los datos del Programa en: Diagnstico, prestaciones y valores, entre otros; existencia de la firma y timbre del Mdico Auditor o representante legal y RUT del establecimiento en cobros institucionales. Consignar en Ordenes institucionales: el RUT y nombre del profesional ejecutor de procedimientos o exmenes y obtener la firma cuando corresponda; fecha de atencin correspondiente a la fecha de emisin del programa. Separar la documentacin integrante de los Programas, diferenciando dos destinos: a) Cobranza de profesionales Cobranza Institucionales Cobranza de profesionales. Consignar en el "Libro" los siguientes datos contralores de la documentacin en trmite: Identificacin del paciente Nombre del mdico

-

-

-

N de folio de la copia mdico del programa. Fecha de ingreso y egreso del paciente N de folio de las Ordenes correspondientes a honorarios profesionales.

-

Entregar a los profesionales, contra firma en el libro, los originales de las Ordenes correspondiente a sus honorarios adjunto a la copia del programa rotulada mdico o profesional. Cobranza Institucional. Confeccionar nmina valorada de remisin de programas y ordenes (modelo Anexo N 20-B) en original y 2 copias, con registro de los siguientes datos: Nmero del Programa Nombre del mdico o profesional Valores por tem de cobro institucional Total por programa Nombre del paciente N de folio de las Ordenes Firma y/o VB Del jefe de Recaudacin. Anexar la siguiente documentacin respaldan te: Declaracin de eleccin de atencin por modalidad de Libre Eleccin. Copia del Programa rotulada "establecimiento". Ordenes correspondientes a cobros institucionales.

b) -

-

-

-

Entregar a Contabilidad, quien timbra y firma su recepcin, entregando la 2 copia a Recaudacin.

CAPITULO IV

ESTADISTICA

A.- NORMAS BASICAS DE ESTADISTICA. Los procedimientos que a continuacin se describen son comunes para el procesamiento de datos generados por las acciones de salud, otorgadas en atencin abierta y cerrada. Los formularios a usar para la informacin estadstica que se enva al Depto. de Informtica de los respectivos Servicios de Salud, deben ser los normados por el Nivel Central y no podrn ser modificadas por el nivel local. Los registros locales , usados para recolectar y tabular los datos necesarios para la confeccin de los formularios oficiales, son de responsabilidad de los establecimiento. Su formato y registros deben ser armnicos con las necesidades satisfacer. La informacin bsica contenida en los formularios establecidos, no puede ser enmendada ni alterada. Si en el procesamiento de la informacin se detecta algn error o inconsistencia que afecte la calidad o integridad de los registros, se debe devolver el formulario al Servicio o Unidad de origen para su rectificacin o ratificacin. La deteccin por parte de Estadstica, de errores o anomalas que afecten la recoleccin y tabulacin de datos, debe comunicarse a la Jefatura de SOME, quien a su vez, a travs del conductor regular, lo comunicara a la Direccin del establecimiento. B.- ACTIVIDADES GENERALES. Para cumplir su objetivo, estadstica debe realizar las siguientes actividades. Archivar, diariamente la informacin estadstica de los diferentes Servicios y Unidades. Recolectar un censo diario de camas y de pacientes hospitalizados y llevar el registro de ingreso y egreso de pacientes. Consolidar mensualmente la informacin recolectada y preparar las tabulaciones que se requieran. Proporcionar la informacin estadstica requerida para la formulacin y evaluacin de los programas de salud y para el manejo financiero del establecimiento. Participar en el registro de los casos de enfermedades de declaracin obligatoria.

-

-

-

-

-

Proponer la eliminacin de formularios usados (Ad-R, formularios FAP, informes diarios IEEH y otros) transcurrido al menos 1 ao desde su utilizacin.

C. PROCEDIMIENTOS DE ESTADISTICA EN ATENCION ABIERTA A continuacin se describen las acciones que le corresponde realizar a estadstica segn tipo de Informe Diario. 1.- INFORME MEDICO (Anexo N 21). Recepcionar informes diarios por mdicos y especialidad. Comprobar que el formulario tenga registrado al menos los datos que a continuacin se sealar: Nombre del Mdico. Fecha Especialidad Nmero de Historia Clnica Edad del paciente Tipo de consulta (primera consulta o consulta repetida) Calidad previsional Diagnstico Procedimientos (realizados en la consulta) Firma del Mdico

Verificar que el formulario diario de cada mdico se acompae con los respectivos formularios AD-R respaldan ts. Confrontar la coincidencia de datos del informe diario versus Ad-R en los rubros siguientes: Nmero de Historia Clnica Calidad previsional Da de atencin.

-

-

Totalizar diariamente el nmero de consultas por: Mdico Especialidad Calidad previsional por grupo de ingreso Grupos etarios por Programa que corresponda.

-

Vaciar la informacin a Resumen Diario Mensual, por esos mismo rubros.

-

Vaciar la informacin anterior en los formularios Resmenes Mensuales Primarios ( en adelante R.M.P.) y Resmenes Mensuales Consolidados (en adelante R.M.C.) segn corresponda. Calcular el Rendimiento por profesional, de acuerdo a las normas tcnicas (Anexo N 22).

-

2.- INFORME DIARIO DE ODONTOLOGIA (Anexo N 23). Recepcionar las hojas de registro de actividades de Odontologa por: Odonttologo Odontologa General de nivel primario y secundario. Odontologa de Especialidades.

Verificar integridad en el registro de los siguientes datos: Nombre y apellido del profesional Establecimiento Fecha Nombre y apellido de cada paciente Edad Tipo de consulta: Primera consulta o repetida. Ingreso Atencin (es) otorgada (s): acciones y/o consultas.

Resumen de actividades por grupo de etario: 2 a 14 aos, 15 y ms aos, embarazadas, subtotales y total. Firma del Odontlogo tratante o Jefe del Servicio Dental. Confrontar nmero de pacientes consignados y datos que correspondan con formularios AD - R anexados. Verificar totales de cada hoja diaria de actividades por Odontlogo y por grupo etario: (infantil: 2 a 14 aos; 15 y ms aos). Vaciar la informacin un Resumen mensual de actividades realizadas por especialidad y por grupo etario. Vaciar la informacin al formulario RMC N 07. Calcular el rendimiento en odontologa general, en especialidades y por grupo etario y calcular el indicador relacin pieza obturada versus pieza extrada.

-

-

-

3.- INFORMES ATENCIONES UNIDAD DE EMERGENCIA. Recepcionar diariamente el formulario consolidado diario de prestaciones otorgadas por la Unidad. Vaciar diariamente al formulario diario - mensual, el nmero de atenciones segn especialidad. Vaciar procedimientos segn tipo y cdigo. Totalizar la informacin del formulario Resumen Diario Mensual. Registrar en formulario RMC N 09 y en los RMC que corresponda por tipo de prestacin.

-

-

4.- INFORMES PROFESIONALES PARAMEDICOS Y OTROS FUNCIONARIOS. Recepcionar los informes diarios de los profesionales paramdicos. Confrontar con los respectivos formularios Ad- R espaldantes. Vaciar la informacin en Resumen Diario Mensual por cada tipo de profesional, actividad y calidad previsional de los pacientes. Totalizar el nmero de atenciones y/o consultas, visitas u otras actividades efectuadas y el nmero de horas utilizadas por cada profesional, por programa de salud. Vaciar la informacin a los respectivos formularios resmenes, RMP o RMC segn corresponda.

-

-

5.- INFORMES DE RECHAZOS Y CITACIONES DIFERIDAS. Recibir diariamente desde Admisin (citacin) un informe del nmero de rechazos y citaciones diferidas de atencin a pacientes, por profesionales y especialidad. Registrar diariamente los rechazos y citaciones diferidas en un resumen diario mensual, consignando y especialidad y programas de salud. Totalizar los rechazos y citaciones diferidas mensualmente. Vaciar la informacin a los resmenes mensuales de atencin que corresponda, (RMP o RMC), en rubro "Consultas Diferidas" por grupo etario.

-

-

6.- INFORMES DE PROCEDIMIENTOS CLINICOS TERAPEUTICOS Y DE DIAGNOSTICO.

-

Utilizar formularios diarios para recopilar la informacin bsica de todos los procedimientos que se realizan a los pacientes. El diseo de estos formularios debe ceirse a los rubros que contempla el formulario RMP Y RMC, segn corresponda y a los cdigos y denominaciones tcnicas que considera el Arancel nico de prestaciones en vigencia.

-

Recolectar diariamente los formularios de procedimientos efectuados verificando: integridad, consistencia y oportunidad en el registro de los datos consignados. Confrontar diariamente los formularios de procedimientos informados con lo registrado en el documento Ad- R verificando que sean coincidentes. Vaciar diariamente los procedimientos en formularios diarios mensuales, confeccionados por: Especialidad Unidad de Apoyo Clnico Teraputico Unidad de Apoyo Diagnstico, si procede Tipo de cdigo sealado en el arancel vigente.

-

-

-

Totalizar los procedimientos Vaciar la informacin en un resumen mensual por tipo de procedimiento, cdigo, especialidades y unidades de apoyo.

D. PROCEDIMIENTO DE ESTADISTICAS EN ATENCION CERRADA1.- CENSO DIARIO DE CAMAS Y DE PACIENTES HOSPITALIZADOS. La unidad de Admisin entrega diariamente a Estadstica, la copia de cada uno de los IEEH correspondientes a las hospitalizaciones del da anterior. Los IEEH se ordenan por Servicio, adems del "Resumen Mensual de Censo Diario por Servicios" (en adelante E -19) (Anexo N 24 ). Este documento es verificado y complemento en cada Sala o Servicio, por medio del censo de camas y de pacientes hospitalizados. Actividades del funcionario encargado del Censo: 1.1.Recopilar el informe del "Censo diario" por Servicio y verificar la exactitud de los registros. (Anexo N 25).

-

-

Este formulario debe consignar el movimiento diario de los pacientes de cada Servicio o Unidad. Verificar que los IEEH originales correspondiente a todos los pacientes existentes en Servicios y Unidades se anexen al formulario Censo Diario. Revisar que todos los rubros del IEEH estn completos. 2.- INGRESOS DE PACIENTES Ingresos desde fuera del hospital. Incluir la copia del IEEH entregada por Admisin, en el archivados o carpetas por Servicio o Unidad que corresponda. Ingreso por traslado desde otro Servicio del Hospital. Sacar IEEH del Servicio del que se traslada e incluirlo en la carpeta del servicio al cual se traslada. Ingreso y egreso en el mismo da. Adjuntar de inmediato a la copia, el original del IEEH (sin separar).

-

3.- EGRESOS DE PACIENTES. Los egresos de pacientes se originan por alta, fallecimiento o traslado. Egreso por alta o muerte. Desarchivar de la carpeta la copia del IEEH y adjuntar al original .

Egreso por traslado a otro Servicio del Hospital. Desarchivar de la carpeta de la copia IEEH. Completar el rubro 12 o 13 de seccin B del IEEH, segn corresponda. Archivar en la carpeta correspondiente al Servicio de destino del enfermo.

4.- INFORME DE DISPONIBILIDAD DE CAMAS. Los funcionarios de estadstica que realizan del censo tienen la responsabilidad de: Confeccionar el "Informe de Disponibilidad de Camas". Entregar el "Informe" a Reserva de Camas de Admisin antes del horario establecido para hospitalizacin.

-

Verificar existencia de Historia Clnica por paciente. Si el paciente no cuenta con Historia Clnica, remitir la nmina a apertura de Historia Clnica para que esta Seccin proceda a determinar en el tarjetero ndice, si el paciente es nuevo o antiguo y efectuar los trmites que procedan. Preparar una nmina diaria de pacientes egresados: original para el archivo para controlar la devolucin de las Historias Clnicas, una copia para la Unidad Estadstica y otra para Informaciones de Admisin. Confeccionar formularios estadsticos en E- 19, Resumen Mensual del Censo Diario por Servicio. Se confecciona diariamente con el movimiento de las 24 horas y deber llenarse en todos sus rubros.

-

-

-

Entregar el E- 19, el segundo da hbil de cada mes, al encargado de hacer el formulario Resumen Mensual General del Censo Diario de camas por Servicios Clnicos y Subespecialidades (RMC 1 ). Esta informacin servir para calcular:

ndice ocupacional

= N das camas ocupadas x 100 N das camas disponibles = N fallecidos x 100 N altas x N fallidos

ndice de Letalidad

Promedio das estada =N das estada N egresos Egreso por cama =N egresos N camas

5.- INFORME ESTADISTICO DE EGRESO HOSPITALARIO (IEEH). (Anexo N 26). Al finalizar la ronda fsica diaria el personal de estadstica confrontar los egresos consignados en el formulario de censo diario, con el registro de pacientes hospitalizados que debe tener todo Servicio y reunir los IEEH de los pacientes dados de alta o fallecidos. Se deber confeccionar IEEH a todo paciente que no cuente con este formulario. El llenado de este formulario debe atenerse a lo sealado en la Circular N 3G/210 de 1987.

Transcribir los das de estada por Servicio, al formulario E 19. Reunir los IEEH correspondiente a la semana y proceder a: Revisar la integridad de los rubros consignados en el original y copia del IEEH. Verificada la concordancia y consistencia entre los egresos y lo informado en E 19, proceder a: Codificar cada IEEH original y copia en el rubro previsin, servicio de egreso, domicilio segn cdigo normado y diagnstico, de acuerdo al manual de clasificacin estadstica, de acuerdo al manual de clasificacin estadstica, internacional de enfermedades, traumatismos y causas de defuncin (CIE, OPS/OMS, novena Revisin, 1975). Enviar semanalmente los originales a la Direccin del servicio de salud. Las copias quedarn en la Unidad de Estadstica del Establecimiento, hasta que la Direccin del establecimiento, transcurrido un plazo no inferior a un ao, disponga, mediante Resolucin, su eliminacin. 6.- REGISTRO INDIVIDUAL DE PRESTACIONES, FORMULARIO FAP (Facturacin de Atencin Prestadas). A todo paciente que ingresa a hospitalizacin, debe asignrsele un formulario para registro de las atenciones que se le otorguen. (Anexo N 27). El sistema de registro de prestaciones requiere: Definir y disear los formularios de registros para recopilar la informacin bsica de las prestaciones, por Servicio Clnico, Unidad de Apoyo Clnico Teraputico y Diagnstico, los que deben contener los siguientes datos: Nombre del paciente, nmero de Historia Clnica , calidad previsional, cdigo y procedimiento que corresponda. Recolectar diariamente el registro de los procedimiento efectuados verificando oportunidad e integridad de ellos. Entregar a Recaudacin, antes del egreso del paciente, los formularios para FAP de pacientes calificados en grupo C,D, libre eleccin, particulares y convencionales, para su comparacin con ficha individual de recaudacin e Historia Clnica.

-

-

-

Vaciar diariamente la informacin al resumen diario mensual por tipo de prestaciones otorgadas, cdigo del arancel y calidad previsional, consolidando a fin de mes los resmenes diario mensual de servicios y unidades de apoyo. Confeccionar un Resumen Mensual de atencin cerrada, por tipo de prestaciones, cdigo, servicio clnico y unidad de apoyo. Sumar las prestaciones de atencin abierta y cerrada por tipo y cdigo, para su posterior vaciamiento a los formularios estadsticos RMP y RMC. Disear un formulario mensual - anual acumulado para traspasar mensualmente los datos de los formularios RMP y RMC, con el fin de mantener actualizada la informacin que permitir conocer el grado de cumplimiento de lo programado, y la informacin estadstica que requiera el nivel local.

-

-

-

E.- ELABORACION FORMULARIOS RESUMENES MENSUALES CONSOLIDADOS (SERIE RMC). 1.- OBJETIVOS Los datos estadsticos consolidados contenidos en los formularios RMC, que cuantifican las acciones realizadas por los establecimientos, estn destinados a proporcionar la informacin necesaria para que el nivel ejecutivo pueda adoptar las decisiones tendientes a promover, proteger y recuperar la salud y rehabilitar a los enfermos. La informacin resultante debe medir cumplimiento de los programas, cobertura e impacto de ellos. Adems, los datos que contienen los formularios, son la base para determinar la transferencia de recursos financieros a los establecimiento, segn el volumen y nivel de complejidad de las prestaciones otorgadas a los beneficiarios de la Ley 19.469, que hayan optado por la modalidad institucional (Resolucin Exenta N 385, del 1 de Marzo de 1986 y sus modificaciones). 2. CONTENIDO DE LOS FORMULARIOS RMC. El diseo de los formularios RMC consigna los siguientes datos: Cdigo de la prestacin. rea, rubro y profesional que ejecuta la prestacin. Actividad o tipo de prestaciones. Nmero total de prestaciones Nmero de prestaciones a beneficiarios

-

Unidades Arancelarias Total Unidades Arancel

manual de procedimientos de la secciÓn de orientacion medica y estadistica

Documents