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MANUAL DE
ORGANIZACIÓN Y
PROCEDIMIENTOS DEL
ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
2014
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ÍNDICE
PRESENTACIÓN………………………………………………..3
ANTECEDENTES………………………………………………..3
OBJETIVO……………………………………………………….4
ALCANCE………………………………………………………...4
FUNDAMENTO LEGAL…………………………………………5
MARCO JURÍDICO………………………………………………5
GLOSARIO……………………………………………………….6
FUNCIONES ESPECIFICAS….………………………………..8
PROCEDIMIENTOS…………………………………………….10
ANEXOS………………………………………………………… 14
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MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
PROCEDIMIENTOS DEL ARCHIVO DE
CONCENTRACIÓN
PRESENTACIÓN:
Contar con una herramienta de sistematización de la documentación que es
generada y trabajada en cada una de las Unidades Administrativas de la Agencia
de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, permitirá y facilitará la
localización de cada uno de los expedientes, la administración de los mismos, así
como su conservación.
El presente instrumento, establecerá el mecanismo para la organización,
administración y conservación de los documentos archivísticos que se generan en
cada una de las Unidades Administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria
del Gobierno del Distrito Federal y que se encuentran en etapa de concentración,
de conformidad a lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal, así
mismo con el presente instrumento se podrá llevar de la manera más eficaz el
proceso de homologación y agrupación de los documentos que se generan, lo que
permitirá su fácil acceso y consulta de los mismos.
Al proporcionar una estructura lógica que represente la documentación generada o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de la Agencia de Protección Sanitaria, facilitará la localización física de cada documento o expediente para su eficaz control y manejo, con lo cual se logrará concretar un proceso homogéneo de agrupación de información para su oportuno acceso. El presente instrumento establece los mecanismos para la administración, organización y conservación de la información archivística en la etapa semi activa de los documentos, con el propósito de cumplir a cabalidad con el mandato legal en materia de archivos en el Distrito Federal.
ANTECEDENTES: Ante la creación de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal como órgano desconcentrado, sectorizado a la Secretaria de Salud del Distrito Federal, el 17 de septiembre de 2009, en la Ley de Salud del Distrito Federal, se empezaron a generar diversos documentos, en las que se ha dejado constancia del actuar de la Agencia, debido a las actividades sustanciales de la misma.
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En el transcurso del año la Oficialía Mayor en coordinación con la Consejería Jurídica y Servicios Legales han desarrollado e impartido cursos sobre la administración documental, en los que la Agencia de Protección Sanitaria ha sido partícipe con la asistencia del personal encargado de la administración y control de los archivos de gestión, con el objetivo de actualizar y orientarlos en materia archivística, para que cuenten con las herramientas teóricas que los auxilien en la ejecución de sus actividades, así como de concientizarlos sobre la responsabilidad que se tiene como funcionario público respecto a la información. Tomando en cuenta lo anterior, en el mes de abril se creó la Unidad Coordinadora de Archivos de la Agencia de Protección Sanitaria, la cual es la encargada de adaptar, de acuerdo a los lineamientos ya establecidos, el Sistema Institucional de Archivos, el Comité Técnico Interno de Administración Documental, los procesos archivísticos adecuados y necesarios en las unidades de trámite y/o gestión así como la creación del Archivo de Concentración e Histórico de la misma institución de acuerdo a lo señalado en la Circular Uno 2014, en su numeral 7. Administración de Documentos y Archivística. Así mismo, con la publicación de la Ley de Archivos del Distrito Federal, en la que establece la nueva estructura del Sistema Institucional de Archivos, en cuanto a su estructura normativa, así como la estructura del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, en la cual establece más participación, funciones y atribuciones a la Unidad Coordinadora de Archivos, como lo señala el artículo 20 de dicha Ley. Por lo tanto el establecimiento de normas y políticas para al funcionamiento del
sistema institucional de archivos de la Agencia de Protección Sanitaria del
Gobierno del Distrito Federal es de gran importancia ya que coadyuvará en las
labores en materia archivística.
OBJETIVO GENERAL:
Establecer la organización y procedimientos del Archivo de Concentración de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, a través de los instrumentos de control archivístico establecidos en la Ley de Archivos del Distrito Federal.
ALCANCE:
El presente instrumento será de observancia general y obligatorio para los titulares
de las Unidades Administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del
Gobierno del Distrito Federal, en su calidad de responsables del Archivo de trámite
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de sus respectivas áreas y para todos los servidores públicos adscritos a cada una
de las unidades administrativas de la Agencia de Protección Sanitaria del
Gobierno del Distrito Federal, de conformidad al artículo 18, fracción I inciso b, de
la Ley de Archivos del Distrito Federal.
FUNDAMENTO LEGAL:
El presente instrumento se crea con fundamento en el artículo 23 de la Ley de
Archivos del Distrito Federal.
MARCO JURÍDICO:
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Ley de Archivos del Distrito Federal
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal
Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal
Ley de Salud del Distrito Federal
Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Públicos
Ley de Firma Electrónica del Distrito Federal
Ley de Régimen Patrimonial y del Servicio Público
Código Penal del Distrito Federal
Código Fiscal del Distrito Federal
Reglamento de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito
Federal
Reglamento del Sistema Institucional de Archivos de la Agencia de
Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal
Reglamento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos
de la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal
Reglamento Interior de la Administración Pública del Gobierno del Distrito Federal.
Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de Trabajo.
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Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos para la instalación y funcionamiento de las Oficinas de Información Pública al interior de la Administración Pública del Distrito Federal.
Circular Uno 2014, Normatividad en Materia de Administración de Recursos. (Numeral 7)
Cuadro General de Clasificación Archivística
Códigos de Clasificación Archivística
GLOSARIO:
ARCHIVO: Conjunto orgánico de documentos organizados y reunidos por una
persona o institución pública o privada, en el desarrollo de sus competencias, el
cual sirve de testimonio y fuente de información a las personas o instituciones que
los produjeron, a los ciudadanos o para servir de fuente de estudio de la historia e
investigación;
ARCHIVO DE TRÁMITE: Es aquel que se encuentra conformado por los
documentos que se encuentren en trámite, mismos que serán clasificados de
acuerdo al Cuadro de Clasificación Archivística de la Agencia de Protección
Sanitaria. Es de señalarse que habrá tantos Archivos de Trámite como Unidades
Administrativas hay en la Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito
Federal.
ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Conformado por los documentos que
habiendo concluido su tiempo en archivo de trámite y luego de haber sido
valorados, sean transferidos por el Archivo de Trámite para su conservación
precautoria de conformidad con el Catalogo de Disposición Documental.
ARCHIVO HISTÓRICO: Conformado por los documentos que habiendo
completado su vigencia en la Unidad de Archivo de Concentración, sean
transferidos para completar su Ciclo Vital y que cuentan con valor secundario,
siendo resguardado por la Unidad de Archivo Histórico, o en su caso, al Archivo
Histórico del Distrito Federal, constituyendo el Patrimonio Histórico del Distrito
Federal.
BAJA DOCUMENTAL: Destrucción de los documentos que no cuenten con valores archivísticos históricos. CALENDARIO DE CADUCIDADES: Instrumento de control de vigencias y plazos de conservación en las unidades de archivo. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL: Registro general y sistemático, en el que se establece en concordancia con el cuadro general de clasificación
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archivística, los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de la información pública o de acceso restringido ya sea reservada o confidencial y su destino. CUADRO GENERAL DE DISPOSICIÓN ARCHIVÍSTICA: Instrumento técnico que
describe la estructura jerárquica y funcional documental, en la que se establece un
principio de diferenciación y estratificación de las diversas agrupaciones
documentales que conforman el acervo de un ente público. De esta manera, los
documentos se reúnen en agrupaciones naturales llamadas fondo, sección, serie,
expediente y unidad documental.
DATOS PERSONALES: La información numérica, alfabética, gráfica, acústica o
de cualquier otro tipo concerniente a una persona física, identificada o
identificable. Tal y como son, de manera enunciativa y no limitativa: el origen
étnico o racial, características físicas, morales o emocionales, la vida afectiva y
familiar, el domicilio y teléfono particular, correo electrónico no oficial, patrimonio,
ideología y opiniones políticas, creencias, convicciones religiosas y filosóficas,
estado de salud, preferencia sexual, la huella digital, el ADN y número de
seguridad social, y análogos.
DOCUMENTOS: Los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios,
correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios,
instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro en
posesión de los entes obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o
fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, entre
otros escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Aquella información cuyo soporte durante todo su
ciclo de vida se mantiene en formato electrónico y su tratamiento es automatizado,
requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse.
EXPEDIENTE: Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un método
determinado y que tratan de un mismo asunto, de carácter indivisible y estructura
básica de la Serie Documental.
INVENTARIO: Instrumento de consulta y control que describe las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización, transferencia o disposición documental. TRANSFERENCIA: Envío controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de la Unidad de Archivo de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración; así como del traslado controlado y sistemático de documentos de la Unidad de Archivo de Concentración a la Unidad de Archivo Histórico para su conservación permanente.
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FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1.- Los titulares de cada área deberán solicitar por escrito al Titular de la
Coordinación de Enlace Administrativo y Financiero la transferencia primaria de
los documentos que hayan concluido su vigencia en archivo de trámite, así como
el uso de un vehículo para transportar los documentos al archivo de
concentración.
2.- El Titular de la Coordinación de Enlace Administrativo y Financiero en conjunto
con la Responsable de la Unidad Coordinadora de Archivos, fijarán la fecha de la
transferencia.
3.- El Titular de la Coordinación de Enlace Administrativo y Financiero autorizará
el uso de un vehículo para transportar los documentos que se resguardarán en el
archivo de concentración.
4.- Los titulares de área con apoyo de los enlaces, gestionarán la transferencia
primaria al archivo de concentración, esta transferencia debe realizarse a más
tardar en 15 días hábiles después de que concluyeron su vigencia de
conservación en el archivo de trámite.
5.- Los expedientes se deberán entregar al Archivo de Concentración en cajas de
cartón, mismas que deberán contar con etiqueta de identificación (anexo 1) la cual
estará adherida con pegamento líquido.
6.- Los contenedores de soportes documentales electrónicos, deben ser
apropiados de acuerdo al tipo de soporte, así mismo este debe contar con su
debida etiqueta de identificación.
7.- El archivo de concentración no recibirá expedientes con información reservada,
esta será resguardada por los titulares de las unidades administrativas, de
conformidad al artículo 42 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información
Pública del Distrito Federal.
8.- La recepción de los expedientes transferidos por las áreas administrativas de la
Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, se formalizará
mediante la impresión del sello de recibido en el Inventario respectivo.
9.- La consulta de expedientes por personal adscrito a la misma área
administrativa del respectivo archivo de trámite deberá realizarse requisitando el
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formato de control de consulta respectivo. Los expedientes deberán ser devueltos
al archivo de concentración en un plazo máximo de 15 días hábiles, en las mismas
condiciones físicas en que se otorgó para su consulta; en caso de ser necesario
podrá hacerse un resello por otros 15 días naturales más, a excepción de los
expedientes que sean solicitados por alguna autoridad judicial o administrativa, los
documentos se devolverán una vez que hayan cumplido la función para lo que
fueron requeridos.
10.- La consulta de expedientes por personal adscrito a distinta área administrativa
del respectivo archivo de trámite deberá realizarse solicitando la consulta del
expediente a través de oficio suscrito por el titular del área solicitante dirigido al
titular del área generadora del expediente, el titular del área generadora del
expediente deberá autorizar por escrito a la o las personas que consultarán el
expediente, además se deberá requisitar el formato de control de consulta
respectivo. Los expedientes deberán ser devueltos al archivo de concentración en
un plazo máximo de 15 días hábiles, en las mismas condiciones físicas en que se
otorgó para su consulta; en caso de ser necesario podrá hacerse un resello por
otros 15 días más, a excepción de los expedientes que sean solicitados por alguna
autoridad judicial o administrativa, los documentos se devolverán una vez que
hayan cumplido la función para lo que fueron requeridos.
11.- La consulta directa de expedientes, solicitada por persona ajena a la Agencia
de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal, se realizará con
fundamento en el artículo 11 de la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública del Distrito Federal, mediante solicitud de información pública
hecha a la Oficina de Información Pública de la Agencia de Protección Sanitaria
del Gobierno del Distrito Federal; la consulta de expediente se realizará en el área
de consulta del archivo de concentración y se deberá requisitar el formato de
control de consulta respectivo.
12.- La persona responsable del Archivo de Concentración realizará los procesos
de transferencia secundaria solicitando a los titulares de las áreas generadoras de
expedientes, la autorización correspondiente, utilizando los formatos de Inventario
General de Expedientes por Serie documental y Ficha Técnica de Prevaloración
para Baja documental o Transferencia Secundaria, según sea el caso.
13.- El responsable del Archivo de Concentración mantendrá actualizado el
Inventario General de Expedientes por Serie Documental y el Calendario de
Caducidades correspondiente.
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14.- Para la preservación de documentos se observará lo previsto en los Criterios
para la Preservación de Documentos de la Agencia de Protección Sanitaria del
Gobierno del Distrito Federal.
15.- El procedimiento para la baja documental se realizará de conformidad con lo
establecido en el Catálogo de Disposición Documental.
16.- El titular del área administrativa respectiva, notificará a contraloría en los
casos de que un expediente no sea devuelto, se haya extraviado o se encuentre
incompleto.
PROCEDIMIENTOS
1.- Recepción de expedientes.
Objetivo: Señalar el procedimiento de la recepción de expedientes
dentro de la transferencia primaria del archivo de trámite, al archivo de
concentración.
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS PERIODO
Responsable del Archivo de Trámite
Solicita al Coordinador de Enlace Administrativo y Financiero,
autorización y fecha para realizar transferencia primaria
Oficio
2 horas
Coordinador de Enlace Administrativo y Financiero
Autoriza transferencia primaria y fija fecha de la transferencia
Oficio 48 horas
Responsable del Archivo de Trámite
Entrega expedientes de transferencia primaria
Expedientes 4 horas
Responsable del Archivo de Concentración
Recibe expedientes transferidos Expedientes 4 horas
Responsable del Archivo de Concentración
Acomoda en mobiliario respectivo Expedientes 24 horas
Responsable del Archivo de Concentración
Actualiza el inventario general de expedientes de transferencias y el
Calendario de Caducidades
Inventario General de Expedientes por Serie y Calendario de
Caducidades
48 horas
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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2.- Préstamo o Consulta de Expedientes
Objetivo: Identificar el procedimiento que se debe realizar en caso del préstamo o
consulta de un expediente, que se encuentre dentro del archivo de concentración.
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS PERIODO
Solicitante Solicita consulta de
expediente que se encuentra en archivo de trámite
Solicitud 5 min
Responsable del Archivo de Concentración
Recibe, revisa y verifica los datos de la solicitud de
consulta Solicitud
5 min
Responsable del Archivo de Concentración
Verifica la disponibilidad del expediente solicitado
Inventario General de Expedientes por Serie
10 min
Responsable del Archivo de Concentración
Proporciona al solicitante el formato de Control de
Consulta de Expediente
Control de Consulta de Expedientes
5 min
Solicitante Recibe formato, lo requisita
y entrega Control de Consulta de
Expedientes
15 min
Solicitante y Responsable del Archivo de Concentración
Revisan las condiciones físicas del expediente
Expediente
10 min
Responsable del Archivo de Concentración
Solicita firma de recibo de expediente en el Control de
Consulta de Expedientes
Control de Consulta de Expedientes
2 min
Solicitante Firma de recibo de
expediente. Control de Consulta de
Expedientes
2 min
Responsable del Archivo de Concentración
Entrega expediente solicitado
Expediente
5 min
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Responsable del Archivo de Concentración
Coloca en el lugar del expediente un indicador de
consulta y espera devolución.
Indicador de Consulta 5 min
Responsable del Archivo de Concentración
Integra el Control de Consulta de Expedientes en
carpeta de consulta de expedientes
Control de Consulta de Expedientes
5 min
Solicitante Devuelve el expediente
dentro del plazo establecido Expediente
5 min
Responsable del Archivo de Concentración
Recibe expediente consultado
Expediente
5 min
Solicitante y Responsable del Archivo de Concentración
Verifica de manera conjunta con el usuario las
condiciones en que se devuelve el expediente
Expediente
10 min
Responsable del Archivo de Concentración
Si se encuentra en buenas condiciones y completo el
expediente, lo coloca en su lugar correspondiente
Expediente 10 min
Responsable del Archivo de Concentración
Descarga Control de Consulta de Expedientes, lo
guarda en la carpeta respectiva
Control de Consulta de Expedientes
5 min
Responsable del Archivo de Concentración
En caso de que no sea devuelto en buenas condiciones o está
incompleto, informa al Titular del área generadora
de expediente
Nota informativa
24 horas
Titular de área generadora de expediente
Notifica a la contraloría Oficio
48 horas
Titular de Contraloría Recibe notificación e inicia
procedimiento correspondiente
Oficio
FIN DE PROCEDIMIENTO
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3.- Destino Final de Expedientes.
Objetivo: Identificar, el procedimiento adecuado para la baja documental y la
transferencia secundaria de los expedientes que sean considerados como
históricos.
RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS
PERIODO
Responsable del Archivo de Concentración
Identifica en el Calendario de Caducidades los expedientes con
plazo vencido Solicitud
24 horas
Responsable del Archivo de Concentración
Realiza la baja documental de conformidad con el Catalogo de
Disposición Documental Expedientes
72 horas
Responsable del Archivo de Concentración
Solicita al responsable del archivo histórico número de folio de
transferencia
10 min
Responsable del Archivo Histórico
Asigna número de folio de transferencia y asesora en la gestión
12 horas
Responsable del Archivo de Concentración
Elabora propuesta de oficio para solicitar transferencia, Inventario y Ficha técnica para Prevaloración de la transferencia secundaria y envía para visto bueno del titular del área
generadora de expedientes.
Oficio, Inventario General de Expedientes por Serie y
Ficha Técnica de Prevaloración para
Transferencia Secundaria
48 horas
Titular del área generadora de expedientes
Recibe propuesta, firma y remite solicitud de transferencia a Titular
de la Coordinación de Enlace Administrativo y Financiero de la Agencia del Gobierno del Distrito
Federal
Oficio, Inventario General de Expedientes por Serie y
Ficha Técnica de Prevaloración para
Transferencia Secundaria
72 horas
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Titular de la Coordinación de Enlace Administrativo y
Financiero de la Agencia del Gobierno del Distrito Federal
Recibe solicitud y da respuesta notificando fecha y hora para la
transferencia secundaria
Oficio solicitud, Inventario General de Expedientes por Serie y Ficha Técnica
de Prevaloración para Transferencia Secundaria
48 horas
Responsable del Archivo de Concentración
Realiza transferencia en la fecha y hora establecida
Expedientes
5 horas
Responsable de Archivo Histórico
Recibe expedientes, verifica con inventario y ficha técnica y sella dos juegos de inventario, conserva uno y entrega otro de acuse de recibo
Expedientes, Ficha Técnica de Prevaloración para
Transferencia Secundaria e Inventario General de Expediente por Serie.
5 horas
Responsable del Archivo de Concentración
Recibe acuse y archiva en expediente
Acuse de recibo.
15 min
FIN DE PROCEDIMIENTO
ARTÍCULOS TRANSITORIOS
1.- El presente Manual de Políticas y Procedimientos del Archivo de Concentración
entrará en vigor una vez que se cuente con un espacio adecuado para la conservación de
los documentos y noventa días hábiles contados a partir del día siguiente al de su
aprobación en lo que respecta a la implementación de los formatos incluidos en los
anexos.
2.- La transferencia primaria se realizará, una vez que se cuente con los recursos
materiales y humanos necesarios para el resguardo y conservación de los archivos.
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ANEXOS
1.- Carátula de contenedor
Fondo.- Se debe poner Agencia de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito
Federal
Sección.- Se debe escribir clave y nombre de la Unidad Administrativa
generadora de los documentos.
Serie.- Anotar las claves y nombres de las series que tiene el contenedor de
acuerdo al Cuadro general de clasificación archivística
Caja.- Número consecutivo de caja remitida
No. de Transferencia y Fecha: Número de transferencia asignado y fecha de la
transferencia
Año: Año de los expedientes
No. de Exp.- Número de expedientes que contiene el contenedor
Tipo de Soporte documental.- Anotar el tipo de soporte documental depositado
en el contenedor
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2.- CONTROL DE CONSULTA DE EXPEDIENTES
Fecha de Solicitud: Anotar la fecha en la que se realiza la solicitud del expediente
Datos del Solicitante: Se debe identificar si se trata de un servidor público de la Agencia
de Protección Sanitaria del Gobierno del Distrito Federal o un Consultante Externo.
Datos del Expediente: Se debe de llenar en primer instancia el rubro de consulta, con
nombre del expediente y año de apertura, el código de Clasificación Archivística debe de
ir completo, en lago o legajos en que numero de legajo se encuentra el expediente
solicitado, si se va a consultar solo uno de ellos o la totalidad de los mismos.
Unidad de Archivo: En este caso se pondrá Tramité
Estado Físico del Expediente: Bueno, cuando el expediente está en perfectas
condiciones, sin dobladuras, ni enmendaduras; Regular el expediente se encuentra con
algunas dobladuras o su guarda está un poco rota y ha sido restaurada con cinta, mala: el
expediente se encuentra roto o incompleto
Fecha de Entrega: Fecha en la que se hace la entrega física del expediente
Nombre y firma de quien autoriza: Titular del Área Administrativa
Nombre y Firma del Solicitante: Persona que solicita el expediente
Nombre y Firma del responsable del archivo: Titular del Área Administrativa
Nombre y Firma de quien devuelve el expediente: Puede o no ser el mismo que el
solicitante.
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3.- INVENTARIO GENERAL
Área de Procedencia.- Se debe de poner el nombre del área que detenta los expedientes.
Tipo de Inventario.- Mencionar el inventario respectivo para baja, transferencia, archivo de
trámite, concentración, histórico.
Encargado del Archivo.- Nombre de quien coordina las tareas del archivo o enlace a cargo de los
expedientes.
Ubicación Física de los Expedientes.- Lugar en que se encuentran los expedientes en el archivo
respectivo, esto es, en el mueble y su número, cajón; estante, charola, entrepaño, etc…
Fecha.- La fecha de elaboración del inventario.
Número de Transferencia.- En su caso, el número consecutivo de transferencia realizada por el
área.
Folio de Control.- Número de Folio de Control de la Unidad Coordinadora de Archivos.
Hoja.- Número de hoja del total del inventario.
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Serie.- Clave y nombre de la serie documental de conformidad con el Cuadro General de
Clasificación Archivística.
No.- Número consecutivo.
Código de Clasificación.- Código clasificación archivística del expediente, de conformidad con el
Cuadro General de Clasificación Archivística.
Nombre del Expediente.- Nombre que se le dio al expediente.
Fechas extremas.- Anotar la fecha inicial, esto es, la primera fecha que se identifique en el
documento más antiguo, y la fecha final, es decir, la última fecha identificada en el documento con
que termina el expediente.
Valor documental.-Se anotará el valor documental: administrativo, legal, contable, fiscal, histórico,
de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.
Plazos de Conservación.- Se anotará el número de años que permanece en el Archivo de Trámite
(AT), de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.
Se anotará el número de años que permanece en el Archivo de Concentración (AC), de acuerdo
con el Catálogo de Disposición Documental.
(VC) Se anotará el número de años que resulte de la suma de años de AT+ AC.
Sistema de Datos.- En su caso, nombre del sistema de datos personales asociado a la
información que contiene el expediente.
Observaciones.- Las observaciones pertinentes, por ejemplo si el expediente se encuentra en
diversos legajos o si cuenta con información reservada
El presente inventario consta ____.- En dicho rubro Se anotará el número total de hojas del
inventario, el número total de expedientes del inventario, los años extremos del total de
expedientes del inventario, número de cajas que contienen los expedientes y peso aproximado del
total de expedientes.
Elaboró.- Nombre y firma de la persona que elaboró el inventario.
Vo. Bo. -Nombre y firma del Titular de área.
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4.- Calendario de Caducidades
No.- Indicar el número consecutivo de expedientes.
Código de Clasificación Archivística.- Indicar el código de acuerdo con el Cuadro
General de Clasificación Archivística.
Nombre del Expediente.-Nombre del expediente.
Fecha de Cierre.- Fecha en que se concluyó el expediente.
Valor documental.- Indicar el valor documental correspondiente al expediente.
Disposición Documental.- Indicar si la disposición final del expediente es eliminación o
conservación, de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental.
Conclusión de plazo de conservación.- Indicar el día, mes y año en que se cumple el
plazo de conservación del expediente y procede la baja.
Transferencia Primaria.- Indicar la fecha de transferencia primaria.
Transferencia Secundaria.- Indicar la fecha de transferencia secundaria.
Observaciones.- Indicar las observaciones correspondientes.
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5.- FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN PARA BAJA DOCUMENTAL
SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
ÁREA:
FICHA TÉCNICA DE PREVALORACIÓN PARA BAJA DOCUMENTAL
FUNCIONES O ATRIBUCIONES DEL ÁREA
VALOR ARCHIVÍSTICO CRITERIO DE DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL
ADMINISTRATIVO CONSERVACIÓN DEFINITIVA LEGAL
CONTABLE BAJA
FISCAL
ANTECEDENTES
DICTAMEN DE BAJA VINCULADA
A LA SERIE
SI FECHA
No. DE ACTA DE
BAJA:
NO
DATOS DE ARCHIVO
No. DE EXPEDIENTES
No. DE CAJAS
PESO APROXIMADO METROS LINEALES
ESTADO FÍSICO
METODOLOGÍA DE VALORACIÓN
Elaboró Autorizó
Nombre y firma Nombre y firma Fecha de elaboración:
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Instructivo
Área.- anotar el nombre del área
Funciones o atribuciones del área.- anotar funciones o atribuciones normativas que le
dieron origen a la información que contienen los expedientes.
Valor archivístico.- marcar con “x” el valor archivístico de los documentos, de
conformidad con el catálogo de disposición documental.
Criterio de disposición documental.- marcar con “x” el criterio “baja” o “conservación
definitiva”, como se establece en el catálogo de disposición documental.
Dictamen de baja vinculada a la serie.- marcar con “x” si o no, según corresponda en
caso de existir dictamen de baja de la serie. En caso de ser afirmativo, anotar la fecha del
dictamen y el número de acta de baja respectiva.
No. de expedientes.- anotar el número total de expedientes.
No. de cajas.-anotar el número total de cajas.
Peso aproximado.- anotar el peso aproximado.
Metros lineales.- anotar el número de metros lineales calculados.
Estado físico.- anotar el estado físico de los documentos “bueno” o “existe deterioro”.
Metodología de valoración.- anotar textual “catálogo de disposición documental de la
agencia de protección sanitaria del gobierno del distrito federal”.
Elaboró.-anotar el nombre y firma de la persona que elaboró la ficha.
Autorizó.- anotar el nombre y firma del titular del área generadora de expedientes que
autoriza.
Fecha de elaboración.- anotar la fecha de elaboración de la ficha.
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6.- FORMATO HOJA DE RESELLO
INSTRUCCIONES:
Este formato deberá requisitarse mediante sello en el que se especifique la fecha
extrema en la que deberá devolverse el expediente, así como se deberá plasmar
la firma del responsable del archivo de concentración para validar dicho préstamo.