manual de operaciones borrador

MANUAL DE OPERACIONES

Colegio Bautista Belén, Barrio San Judas, de la vuelta los Cocos 75 varas hacia arriba, Teléfonos: 2260-3209, 2260-0193 email:


INTRODUCCIÓN

El presente MANUAL DE OPERACIONES, del Colegio Bautista Belén, está diseñado como parte de las herramientas, destinadas al fortalecimiento de esta institucional impulsado por el Consejo de Administración el cual representa a la Iglesia. El contenido del Manual define las tareas y responsabilidades, vinculadas con la realización de las múltiples actividades del desarrollo del Colegio, las cuales no deben considerarse limitativas, sino como una guía para la mejor consecución de los objetivos y metas del Colegio. Lo expuesto en el Manual va orientado a proporcionar a sus usuarios en la institución, orientaciones y respaldo teórico, es decir un marco de referencia, que describe el alcance de las atribuciones que corresponden a los diferentes cargos que forman la estructura de dirección y administración de la institución, con el fin de que su aplicación práctica y disciplinada resulte en un servicio satisfactorio para los estudiantes la razón de ser del Colegio. Como todo estudio de investigación, el Manual constituye el resultado de la recolección, clasificación, análisis y síntesis de la información, relativa al quehacer del grupo de trabajo que conforman el esqueleto funcional, como base a su vez, en la construcción del modelo general de la estructura de organización y sus diferentes unidades operativas. Dado que el contenido de este documento pertenece al sector dinámico por excelencia, resulta lógico pensar que estará sujeto a sufrir modificaciones en dependencia del crecimiento, evolución o cambios en general que se produzcan en el entorno académico, y que presionen a la institución a realizar ajustes tenues o drásticos de adaptación en las funciones y la organización, conforme las nuevas realidades que sean enfrentadas en su momento.



COLEGIO BAUTISTA BELEN

Por la verdad y la virtud

Managua, Viernes 15 de enero de 2010 Señores Consejo de Administración Colegio Bautista Belén

Atención Luis Rosales

Yuri Navarrete Luis Carcache

Sus manos Estimado Señores: Cumpliendo compromiso adquirido con ustedes en el ámbito que en el año 2010 dicha institución vaya tomando fuerza y una estructura solida de control interno, entrego para su revisión 35 páginas, correspondientes a los cargos revisados según mi apreciación. Dicho manual está integrado por criterios técnicos, en los cuales hay cargos que la institución no cuenta pero por proyectar algo con visión de fututo están expuestos. La metodología consistió en revisar los cargos de base, de manera que en los primeros aparecieran en detalle las actividades y se eliminara la repetición de las mismas en los cargos ascendentes, y a la vez lograr en estos una definición de funciones más ejecutivas y gerenciales, lo cual facilita delinear responsabilidades de mayor contenido para dichos cargos superiores. Es oportuno hacer notar que hay cargos que aparecen en el organigrama, que no estaban contenidos en el Manual de Funciones, y que en los cargos de organización se adicionaron algunos para discutir su incorporación. Las funciones y actividades descritas como no fueron objeto de muchas observaciones se dan por ajustadas a la realidad, principalmente en el área administrativa. Se entiende que por ser la versión borrador el documento admite mejoras por parte de las personas involucradas. Cordialmente. Álvaro Altamira Cárcamo Contador Público Autorizado



DESCRIPCION DE CARGO

SECRETARIA ACADEMICA

Ubicación del cargo

Nombre del cargo: Secretaria Ejecutiva – Académica

Fecha de elaboración: Enero 2010

Fecha de revisión:

Dependencia: Director Académico

Jefe Inmediato: Dirección Académico

Funciones del cargo

Asistir a la Directora Académica en sus diferentes actividades, como son las de comunicación por diferentes medios, participación en eventos dentro del centro, proveyéndole de los documentos indispensables y los avisos oportunos, para que cumpla su agenda de manera organizada y puntual, respondiendo además porque los Padres de Familia sean atendidos.

Actividades del cargo

Atender las comunicaciones telefónicas, fax, E. Mail, que reciba o envíe la Directora Académica.

Asegurar con insistencia que lleguen a su destino las comunicaciones encomendadas.

Identificar la institución y el cargo con amabilidad permanente al comunicarse.

Tener disponible una guía particular de teléfonos conforme intereses de la Dirección Académica.

Construir de manera clara los mensajes enviados y recibidos.

Procesar la redacción de la correspondencia de cartas o memos emanados por la Dirección Académica.

Llevar registró por orden de destinatario, cronológico y continúo de la correspondencia.

Monitorear la llegada al destino final de la correspondencia emanada.

Obtener el respectivo recibido conforme, fecha y hora de la entrega de correspondencia.

Dar seguimiento y los avisos previos sobre compromisos del Director según su agenda.

Anotar nombres de personas, representación, institución y temas en agenda del director.

Recepcionar los documentos en general que tengan como destino final la Dirección Académica.

Armar fólder con documentos básicos relativos a intervenciones o reuniones con el personal a cargo.

Responder por la buena atención del público que asista a reuniones.

Orientar al público y contactarlos con otros ejecutivos cuando así corresponda al caso.

Velar por la presentación y orden de la oficina, y de su atención personal.

Administrar con la privacidad que demanda el cargo el archivo de la documentación.

Conservar con buen funcionamiento los equipos de trabajo a su cargo, al igual que la presentación de la oficina, y cuando el caso lo requiera con apoyo de mantenimiento

Ejecutar otras tareas relacionadas con el cargo.



Análisis del cargo

A) Requisitos intelectuales:

Educación: Licenciada en administración de Empresas, Secretaria Ejecutiva.

Experiencia: Dos años, preferiblemente con experiencia en cargos similares.

Aptitudes: Iniciativa, eficiente, creativa, ponderada, y responsable y buena presentación personal B) Requisitos Físicos:

Esfuerzo físico: Su campo de actividad requiere mayormente esfuerzo mental.

C) Responsabilidades Implícitas:

Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeño de sus funciones, así como valores e información confidencial que la Dirección Académica le asigne bajo su custodia.

D) Condiciones de trabajo:

Ambiente: Condiciones agradables.

Seguridad: No existen condiciones de riesgos para el desempeño de sus actividades, excepto por estrés causado por las exigencias propias del cargo.




ENCARGADO DE LABORATORIO


Nombre del cargo: Encargado de Laboratorio ó Computo

Fecha de elaboración: ENERO 2010

Fecha de revisión:

Dependencia: Dirección Académica y Administrativa

Jefe Inmediato Responsable de Soporte Técnico

Funciones del cargo

Cooperar con su jefe inmediato en la supervisión de los usuarios de los equipos para asegurar su conservación y evitar el manejo impropio, lo mismo que cuidar del funcionamiento continuo de dichos equipos, de manera que proporcionen el beneficio esperado en el proceso de aprendizaje de la comunidad académica, lo cual implica a su vez dar asesoramiento técnico siguiendo los lineamientos de la dirección académica.


Actuar de conformidad con las guías de su dependencia.

Revisar que los diferentes programas instalados en el laboratorio funcionen bien.

Asistir a los docentes informáticos en las necesidades que se presenten cuando se imparten las materias correspondientes en el laboratorio.

Controlar la entrada y salida de los docentes informáticos al laboratorio.

Ocuparse de la limpieza y mantenimiento de los teclados.

Garantizar el adecuado funcionamiento de las redes y la actualización de los antivirus.

Apoyar el mantenimiento, limpieza y funcionamiento del Hardware y Software de los equipos informáticos de la institución.

Auxiliar en la revisión diaria del estado del servicio de Internet y las cuentas de correo electrónico de la universidad.

Solicitar de acuerdo con su jefe, los suministros de accesorios y repuestos para los equipos informáticos.

Ejecutar tareas similares a las descritas para el cargo.



DESCRIPCIÓN DE CARGO / ENCARGADOE LABORATORIO

Análisis del cargo


Educación: Técnico Superior en Sistema / Computación o Cursando el quinto año de la carrera de Ingeniería de sistemas o Computación.

Experiencia: dos años, periodo que se juzga necesario para adquirir las habilidades y la familiarización total de su campo de actividad.

Aptitudes: Inteligencia, iniciativa, eficiente, equilibrado, creativo, paciencia y cortesía. B) Requisitos Físicos:

Esfuerzo físico: Su campo de actividad requiere tanto esfuerzo físico como mental. C) Responsabilidades Implícitas:

Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeño de sus funciones, así como de los equipos de laboratorios en el horario nocturno que le corresponde.


Ambiente: Condiciones agradables. Seguridad: No existen condiciones de riesgos para el desempeño de sus actividades.



DESCRIPCION DEL CARGO

DIRECCION ADMINISTRATIVA


Nombre del cargo: Directora Administrativa


Fecha de revisión:

Dependencia: Consejo de administración

Jefe Inmediato: Consejo de Administración

Funciones del cargo

Trabajar en estrecha colaboración con el contador institucional encargado de los ingresos y egresos. Asimismo, supervisar los registros contables para evitar errores y asegurar la pureza de los estados financieros. Cumplir con los planes de acción de los mandos superiores y mediante el análisis de opciones adoptar decisiones que resuelven situaciones, con los recursos bajos su mando, de manera que suban a la dirección superior únicamente los aspectos que estén fuera de su competencia, en especial el resguardo material y registro contable de los medios de pagos e ingresos, el patrimonio, y del movimiento, protección y uso racional de bienes y servicios adquiridos para asegurar el funcionamiento del Colegio y su liquidez monetaria.


Dirigir la ejecución de funciones de sus subalternos.

Impulsar las actividades de los cargos dentro de su dependencia y supervisar que se cumplan con eficacia en términos de tiempo, eficiencia y con uso racional de recursos.

Evaluar y dictaminar los informes de producción en los cargos bajo su dependencia.

Adoptar y aplicar medidas correctivas y disciplinarias cuando se cometen errores que afecten el logro de los objetivos institucionales y dar estímulos en casos contrarios.

Cumplir con las disposiciones del Consejo de Administración.

Diseñar y verificar la implementación de estrategias de desarrollo y proyección institucional, que permitan el logro exitoso de objetivos y misión del Colegio.

Dirigir y coordinar las actividades del personal de administrativa.

Planificar las actividades de la dirección a corto y mediano plazo.

Evaluar, dictaminar e informar sobre la producción o resultados del personal a su cargo.

Velar por el mantenimiento de relaciones cordiales y respeto con los recursos humanos.

Administrar los contratos de bienes o servicios con agentes externos.

Dar seguimiento y recomendar acciones sobre rendimiento o agotamiento de los bienes inmuebles.

En base a los informes para toma de decisión de administración, presentar planes de acción a la consideración del Consejo de Administración.

Responder por la presentación correcta y acertada de los informes financieros y circular en tiempo los estados financieros.

Cuando los casos lo demanden hacer gestiones en instituciones públicas o privadas (INSS, Bancos, etc.)

Representar al Colegio en eventos especiales por mandato superior.

Coordinar con la dirección académica las acciones de respaldo a su funcionamiento.



Calcular el límite de antigüedad mínimo de la cartera en mora y vigilar su nivel.

Revisar documentos emitidos ligados al movimiento de saldos en la cartera.

Supervisar y evaluar los procesos de cotización, tiempo de pedido, compromisos de pago, los valores de máximos y mínimos de las existencias en librería y de su protección.

Velar por la eficacia de los controles, disciplinas y orden de los registros en la librería.

Intervenir en el flujo de efectivo, en especial las operaciones de pago y todas sus formas.

Preparar información gerencial para toma de decisiones, proyección y control de presupuesto de efectivo y egresos, estados financieros pro-forma y reales del período.

Analizar la posición financiera de la institución y actual como principal asesor dando opciones para conservar la liquidez financiera permanente, este último punto esencial en una organización con visión de futuro.

Análisis del cargo


Educación: Lic. En Contaduría Pública y Finanzas o Administración de Empresas, con dominio de un

Experiencia: Cuatro años, preferiblemente con experiencia en cargos similares.

Aptitudes: Iniciativa, eficiente, creativo, y responsable. B) Requisitos Físicos:

Esfuerzo físico: Su campo de actividad requiere mayormente esfuerzo mental. C) Responsabilidades Implícitas:

Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeño de sus funciones. D) Condiciones de trabajo:


Seguridad: No existen condiciones de riesgos para el desempeño de sus actividades.




CONTADOR INSTITUCIONAL


Nombre del cargo: Contador Institucional.


Fecha de revisión:

Dependencia: Dirección Administrativa

Jefe Inmediato: Consejo de Administración

Funciones del cargo

Responsable de mantener actualizados en el tiempo, los registros en cantidades y valores de los bienes de capital y los inventarios de la institución, verificar existencias de inventarios, con muestreos al azar, efectuar las conciliaciones periódicas del flujo monetario, velar por la sanidad de la cartera de cobro, y monitorear el cumplimiento de las obligaciones con terceros, producir los informes regulares provenientes de las operaciones a su cargo, manejar ordenadamente los archivos, y obedecer las instrucciones de sus superiores inmediatos en tareas similares dentro de su dependencia o de la institución.


Hacer las conciliaciones bancarias y reportar de inmediato los resultados.

Reportar la situación de saldos y cheques flotantes de las cuentas bancarias.

Mantener actualizado el catálogo del inventario circulante.

Manejar con eficiencia el sistema del inventario circulante.

Controlar los niveles mínimos y máximos de los inventarios, al igual que los saldos.

Chequear que los movimientos de entrada y salida de bodega, se hagan conforme los códigos del catalogo de inventarios.

Realizar inventarios selectivos periódicamente e informar los resultados.

Administrar eficientemente el sistema de activo fijo.

Mantener actualizado el catalogo de activos fijos.

Levantar el inventario de activo fijo en las fechas que corresponda.

Elaborar comprobantes contables de depreciación del activo fijo por centro de costo.

Monitorear y reportar la situación de la cartera de cobro y de pago a proveedores.

Encargarse del archivo y custodia de los documentos contables.

Ejecutar otras tareas similares dentro de su dependencia.



Análisis del cargo


Educación: Licenciado en Contaduría Pública y Finanzas.

Experiencia: Dos años, preferiblemente con experiencia en cargos similares.

Aptitudes: Iniciativa, eficiente, creativa, y responsable. B) Requisitos Físicos:

Esfuerzo físico: Su campo de actividad requiere mayormente esfuerzo mental. C) Responsabilidades Implícitas:







CAJERO


Nombre del cargo: Cajero


Fecha de revisión:


Jefe Inmediato: Dirección Administrativa

Funciones del cargo

Responsable de la caja, y en consecuencia del manejo y protección del dinero que ingrese en concepto de pagos y ventas de artículos promocionales, o de uso selectivo de los estudiantes u otras personas, al igual que, del control y entrega de los egresos en forma de cheques o efectivo siguiendo lo dispuesto en la normativa respectiva, cuidando del cumplimiento de elaborar los informes requeridos por su jefe inmediato, además de prestar cooperación en otras actividades que le sean factibles por su ubicación de cargo y espacial.


Recepción de ingresos y emisión de recibos.

Ventas de artículos (camisetas, gorras, manuales, kit de herramientas, tarjeta telefónica y otros en su caso).

Apoyar las actividades de matrícula y abrir nuevas cuentas de ingresos de matriculas.

Entregar cheques a proveedores los días martes y viernes.

Pagar a los docentes y personal administrativo de manera quincenal.

Arqueos y elaboración del informe diario de caja.

Elaborar informe de cierre por turno si aplicase.

Elaboración del informe mensual de los ingresos de caja bajo cualquier concepto.

Atender las llamadas telefónicas y dar mensajes cuando no esté la recepcionista.

Ejecutar otras tareas que le sean factibles por su ubicación de cargo y espacial.



DESCRIPCIÓN DE CARGO / CAJERO

Análisis del cargo

A) Requisitos y Constancias:

Educación: Técnico Medio o Tercer año de Administración de Empresas / Contaduría Pública.

Experiencia: seis meses, experiencia en caja o cargos similares.

Aptitudes: Inteligencia, iniciativa, equilibrado, creativo, paciencia, cortesía y honradez.

Constancia: Certificado de policía actualizado y carta de sus dos últimos trabajos. B) Requisitos Físicos:

Esfuerzo físico: Su campo de actividad requiere mayor esfuerzo mental. C) Responsabilidades Implícitas:

Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeño de sus funciones, así como de las pérdidas o faltantes de efectivo o valores en resguardo en caja.



Seguridad: Existen condiciones consideradas peligrosas para el desempeño de sus actividades por lo que se deberá recurrir a la póliza de fidelidad.




RESPONSABLE DE BODEGA Y COMPRAS


Nombre del cargo: Responsable de Bodega, Compras y Suministro.


Fecha de revisión:

Dependencia: Dirección Administrativa.

Jefe Inmediato: Dirección Administrativa

Funciones del cargo

Responsable de las actividades operativas de bodega, compras y los suministros de la institución, con el respaldo del asistente de bodega a quien deberá dirigir y supervisar en el cumplimiento de sus funciones y las actividades asignadas a dicho cargo, asumiendo además las obligaciones de buscar los mejores precios y calidad de productos mediante cotizaciones, al igual que la protección y control de inventarios de los bienes en bodega de manera que no se produzcan pérdidas de los mismos y preserven su utilidad.


Comunicar al jefe de los requerimientos y necesidades en base al control de existencias.

Para los bienes más sensitivos calcular el tiempo pedido. (orden de compra/recepción).

Realizar las compras en tiempo oportuno y cantidades para evitar agotamientos.

Cotizar pedidos siguiendo los procedimientos de la normativa respectiva.

Ejecutar la acción de compra y asumir compromisos conforme la normativa de pagos.

Codificar las entradas y salidas de bodega de acuerdo al catalogo de inventarios para insertar al sistema automatizado sino preparar una hoja en formato sencillo en Excel y que permita rápido visualizar por grupo lo que se tiene.

Cuidar el orden, limpieza y sanidad ambiental del local, mobiliario y existencias.

Efectuar inventariaros mensuales conciliados con los saldos contables, levantar lista de existencias obsoletas o de pérdidas, evaluar la situación e informar a su jefe al respecto.

Elaborar cuadros con informe para toma de decisiones, tato en lo referente a la seguridad de las instalaciones, de protección a las existencias, variaciones de consumo según los estándares establecidos, en términos monetarios, de cantidades.



DESCRIPCIÓN DE CARGO / RESPONSABLE DE BODEGA Y COMPRAS

Análisis del cargo


Educación: Técnico en administración o contabilidad.

Experiencia: Un año, preferiblemente con experiencia en manejo de bodega e inventarios.

Aptitudes: Inteligencia, iniciativa, eficiente, equilibrado, creativo, paciencia y cortesía.

Constancias: Certificados de policía y salud, carta de sus dos últimos empleos. B) Requisitos Físicos:


Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeño de sus funciones. Así de los inventarios asignados bajo su custodia.


Ambiente: Condiciones agradables. Seguridad: No existen condiciones de riesgos para el desempeño de sus actividades.




ASISTENTE ADMINISTRATIVO


Nombre del cargo: Asistente Administrativo.


Fecha de revisión:


Jefe Inmediato: Director Administrativo.

Funciones del cargo

Hacer cumplir los planes de acción provenientes de la Dirección Superior, y mediante la selección de alternativas adoptar decisiones que resuelvan situaciones, con los recursos puestos bajo su mando, de manera que suban a la categoría jerárquica superior, únicamente aspectos que estén fuera de su competencia.


Dirigir la ejecución de funciones de su personal de base, subalterno y asistente.

Impulsar las actividades de los cargos dentro de su dependencia y supervisar que se cumplan con eficacia en términos de tiempo, eficiencia y con uso racional de recursos.

Evaluar y dictaminar los informes de resultados en los cargos bajo su dependencia.

Adoptar y aplicar las medidas correctivas cuando se cometan errores que afecten sensiblemente el logro de los objetivos institucionales y estimular en casos contrarios.

Gerencia los recursos humanos de la institución: elaborar los contratos del personal y docentes; controlar la asistencia de trabajo (permisos, entradas, salidas-tarjetas); proveer los uniformes; vigilar la atención del almuerzo: y elaborar las liquidaciones.

Manejar el arrendamiento del módulo de cafetería.

Preparar las solicitudes de cheques por compras y servicios conforme las normativas.

Garantizar el mobiliario y equipo para las oficinas y aulas estudiantiles.

Resguardar las llaves de las diferentes áreas de la institución.

Ejecutar otras tareas relacionadas con el cargo.

Con los recursos a su cargo cumplir instrucciones de sus superiores en tareas similares.



DESCRIPCIÓN DE CARGO / ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Análisis del cargo


Educación: Técnico en Administración de Empresas.

Experiencia: Tres años, con experiencia en cargos similares.

Aptitudes: Iniciativa, eficiente, creativo, responsable, que pueda trabajar bajo presión.

Constancias: Certificado de policía y carta de su último empleo. B) Requisitos Físicos:

Esfuerzo físico: Su campo de actividad requiere mayor esfuerzo mental. C) Responsabilidades Implícitas:



Seguridad: No existen condiciones de riesgos físico para el desempeño de sus actividades, excepto por estrés causado por las exigencias propias del cargo.




RECEPCIONISTA


Nombre del cargo: Recepcionista


Fecha de revisión:


Jefe inmediato: Asistente Administrativo

Funciones del cargo

Actuar como centro de recepción de las comunicaciones, principalmente con las solicitudes de llamadas hacia fuera ligadas al quehacer del colegio, interesándose porque se realice la comunicación cuando no se conecte en un primer intento, e igualmente, responder con cortesía a las personas que llamen, identificar la institución en el momento de la recepción, y agotar esfuerzos para que se produzca el contacto telefónico, recibir mensajes y pasarlos en cuanto localice al destinatario, y atender con amabilidad e información sobre el colegio o de localización de personas u oficinas, a quienes lleguen a su lugar de trabajo.


Hacer llamadas al exterior confirmando que obedece a trabajos del colegio.

Recibir llamadas del exterior y responder siempre con amabilidad.

Agotar esfuerzos para que se realice el contacto telefónico hacia o desde el exterior.

Identificar a la institución como inicio de las llamadas hacia o desde el exterior.

Recibir mensajes y hacerlos llegar con claridad y oportunamente al destinatario.

Entregar mensajes al exterior y monitorear que sean recibidos o se tengan respuestas.

Recibir y entregar correspondencia con apoyo de terceros.

Conocer el paquete académico del colegio y sus proyecciones.

Saber la distribución espacial de aulas y oficinas y del personal de la institución.

Disponer siempre del calendario de eventos y material informativo.

Preocuparse con ayuda de conserjes por una nítida presentación de la recepción.

Atender con cortesía a quienes le visiten y velar que logren los fines de su presencia.

Matricular alumnos, registrarlos en libro y remitir la hoja de matrícula a registro.

Asumir tareas de protocolo en los eventos del colegio.

Participar en la presentación de la oferta educativa a los nuevos alumnos.



DESCRIPCIÓN DE CARGO / RECEPCIONISTA

Análisis del cargo

A) Requisitos yConstancias:

Educación: Secretaria ejecutiva.

Experiencia: seis meses, periodo que se juzga necesario para adquirir las habilidades y la familiarización total de su campo de actividad.

Aptitudes: Inteligencia, iniciativa, eficiencia, creativa, paciencia, cortesía y especial presentación personal.

Constancia: de buena salud. A) Requisitos Físicos:

Esfuerzo físico: Su campo de actividad requiere mayor esfuerzo mental. B) Responsabilidades Implícitas:

Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeño de sus funciones, así como del manejo de la correspondencia e información que llega a sus manos.

C) Condiciones de trabajo:


Seguridad: No existen condiciones consideradas peligrosas para el desempeño de sus actividades.




RESPONSABLE DE FOTOCOPIADORA


Nombre del cargo: Responsable de Fotocopiadora


Fecha de revisión:


Jefe Inmediato: Asistente Administrativo

Funciones del cargo

Responder por el uso racional del equipo a su cargo, cuidando que funcione constantemente en óptimas condiciones, para dar el servicio de fotocopiado y engargolado como función básica, a las personas que le presenten órdenes debidamente autorizadas por quienes posean competencia para este acto, e informar oportunamente a sus superiores para que sean atendidas por especialistas, las averías que sean detectadas y no puedan ser reparadas por personal de la institución.


Cuando se precise obtener firma de autorización del jefe en esquelas de fotocopias.

Realizar el copiado de documentos requeridos por la institución.

Copiar documentos a estudiantes previa cancelación y presentación del recibo de caja.

Encolochar documentos con la debida autorización.

Retirar y entregar material en las distintas dependencias cuando así corresponda.

Llevar el respectivo control y registro de unidades procesadas.

Entregar diariamente a su jefe inmediato el arqueo diario de unidades procesadas.

Encargarse del mantenimiento preventivo diario de su equipo de trabajo.

Contactar al área de servicios técnicos, para mantenimiento del equipo o requerimiento de tóner.

Cooperar dentro de su dependencia en tareas relacionadas con el cargo.



DESCRIPCIÓN DE CARGO / RESPONSABLE DE FOTOCOPIADORA

Análisis del cargo


Educación: Técnico en secretariado.

Experiencia: Tres meses, periodo que se juzga necesario para adquirir las habilidades y la familiarización total de su campo de actividad.

Aptitudes: Iniciativa, eficiente, creativo, y responsable. B) Requisitos Físicos:








RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO


Nombre del cargo: Responsable de Mantenimiento.


Fecha de revisión:



Funciones del cargo

Dar mantenimiento preventivo directamente, asumir las reparaciones menores, y con autorización contratar técnicos externos, si fuera preciso hacer reparaciones mayores o se requieran para el servicio de mantenimiento periódico, de manera que la infraestructura física e instalaciones no se deterioren aceleradamente, tengan buena presentación, y sobre todo, que estén siempre en funcionamiento dando el servicio que justifica su existencia, para satisfacción del personal, estudiantes y visitantes, y permitan asimismo la ejecución ininterrumpida de las labores académicas, misión esencial del colegio.


Asegurar el funcionamiento continuo de aires acondicionados, planta eléctrica, planta telefónica y demás equipos similares.

Mantener en óptimas condiciones la planta eléctrica de emergencia de la institución.

Velar por la adecuada distribución de las líneas telefónicas y su reparación oportuna.

Revisar las instalaciones eléctricas, su distribución, protección y uso racional.

Hacer las tareas que le correspondan en las áreas de carpintería, albañilería y fontanería.

Vigilar las diferentes instalaciones de servicio general y protegerlas contra daños.

Dar mantenimiento a la infraestructura física y sus instalaciones.

Responder por la protección, uso apropiado y funcionamiento de la infraestructura física y sus instalaciones, con los medios de trabajo puestos a su disposición, o con la contratación de apoyo externo obteniendo previamente la autorización respectiva.

Supervisar los trabajos encomendados a contratistas externos (mejoras no significativas).

En caso de necesidad, conducir el medio asignado de transporte.

Ejecutar otras tareas de cooperación dentro de la institución.



DESCRIPCIÓN DE CARGO / RESPONSABLE DE MANTENIMIENTO

Análisis del cargo


Educación: Técnico medio en Electricidad.

Experiencia: Seis meses, con experiencia en el campo de mantenimiento y reparación de equipos é instalaciones de electricidad, albañilería, fontanería, carpintería, etc.

Aptitudes: Iniciativa, eficiente, creativo, y responsable.

Constancia de su último trabajo en el ramo. B) Requisitos Físicos:

Esfuerzo físico: Su campo de actividad requiere esfuerzo físico. C) Responsabilidades Implícitas:



Seguridad: Existen algunas condiciones de riesgos para el desempeño de sus actividades, especialmente en las eléctricas.




CONDUCTOR


Nombre del cargo: Conductor.


Fecha de revisión:



Funciones del cargo

Conducir con cautela y prudencia los vehículos que le sean asignados, cuidar la presentación, mantenimiento y buen funcionamiento de las unidades, responder directamente a su jefe inmediato o el ejecutivo con el cual deba cumplir su jornada de trabajo, asumir la custodia y proteger los bienes o documentos que le sean encomendados para su traslado y entrega, así como a las personas que conduzca en su unidad, y asistir con buena disposición en los eventos y demás actividades en que sea notaria su presencia.


Chequeo constante y limpieza de la unidad a su cargo y de otras que se le asignen.

Controlar y realizar el mantenimiento preventivo permanente.

Encargarse de las reparaciones menores que estén a su alcance.

Ocuparse de las reparaciones mayores y que estas se hagan en talleres responsables.

Obtener cotizaciones para efecto de las reparaciones de las unidades.

Supervisar en la medida de lo posible las reparaciones de las unidades.

Obtener la aprobación de sus superiores para dar a reparar los vehículos.

Ejecutar su labor usando rutas críticas que le deben ser indicadas por su superior.

Realizar como parte de sus tareas: Pagos de los servicios públicos; mensajería; cotizaciones; compras; distribución de material de promoción del colegio.

Obedecer órdenes de la persona a cargo de una misión é informar al final de la misma.

Cuando se requieran sus servicios, apoyar los eventos de la institución .



DESCRIPCIÓN DE CARGO / CONDUCTOR

Análisis del cargo


Educación: Bachiller.

Experiencia: Cinco años, experiencia comprobada como conductor profesional, y que posea licencia de conducir de categorías de 1 a 7.

Aptitudes: Iniciativa, eficiente, responsable, educado, honrado y de buenas costumbres.

Constancias: De policía, de salud y de sus últimos dos empleos. A) Requisitos Físicos:

Esfuerzo físico: Su campo de actividad requiere mayormente esfuerzo físico. B) Responsabilidades Implícitas:

Patrimonio: Es responsable de los medios asignados para el desempeño de sus funciones. C) Condiciones de trabajo:


Seguridad: Existen condiciones de riesgos para el desempeño de sus actividades, por la profesión de conductor la cual está sujeta a permanente riesgos.




JARDINERO


Nombre del cargo: Jardinero.


Fecha de revisión:



Funciones del cargo

Conservar en óptimas condiciones de presentación y limpieza, las áreas verdes de la institución, así como los equipos destinados a esta labor, ayudar en la realización de tareas de mantenimiento, y sostener una relación de ayuda mutua con el resto del personal de base para el cumplimiento de sus tareas.


Conservar limpias las diferentes áreas verdes de la institución.

Realizar la irrigación de las áreas verdes en las horas adecuadas.

Ocuparse de la limpieza de los alrededores del edificio y áreas de necesarias.

Solicitar en tiempo los materiales indispensables para la ejecución constante de su tarea.

Apoyar actividades del área de mantenimiento, tales como: reparar puertas, cambiar cerraduras, cambiar transformadores en mal estado, hacer cambios de lámparas cuando sea necesario, traslado de materiales y equipos, etc.

Preparar planta de energía, en casos de emergencia.



DESCRIPCIÓN DEL CARGO / JARDINERO

Análisis del cargo

A) Requisitos y constancias:

Educación: Primaria aprobada.

Experiencia: No se requiere mayor experiencia.

Aptitudes: Eficiente, responsable, honrado y de buenas costumbres.

Constancia: De salud y de su último trabajo. B) Requisitos Físicos:

Esfuerzo físico: Su campo de actividad requiere mayormente esfuerzo físico. C) Responsabilidades Implícitas:







CONSERJE


Nombre del cargo: Conserje.


Fecha de revisión:



Funciones del cargo

Asegurar la limpieza y aseo permanente de las diferentes áreas físicas de la institución, dar asistencia en la atención de las personas que visiten la institución, y cooperar con las secretarias de los directivos ejecutando tareas que estén a su alcance según sus capacidades.


Aseo y limpieza de las áreas que le sean asignadas del complejo físico que comprende: todas las instalaciones; Áreas de recepción; Laboratorios; Aulas; Oficinas; Servicios Higiénicos; bodegas; entre otros.

Asegurar que no falten los utensilios para el aseo y limpieza del área a su cargo.

Mantener existencias apropiadas de provisiones para atender al público y directivos

Atender al público que asista a los diferentes eventos del colegio.

Informar a su jefe inmediato del deterioro en los bienes que observe durante su labor.

Cooperar con los vigilantes, notificándoles de situaciones que ameriten su intervención.

Cuidar de los utensilios y equipos puestos a su cargo.

Ejecutar tareas que faciliten el trabajo de las secretarias de los directivos y que estén a su alcance según sus capacidades, en especial cuando estén asignadas de forma permanente en un puesto de trabajo.



DESCRIPCIÓN DEL CARGO / CONSERJE

Análisis del cargo

A) Requisitos y constancias:

Educación: Primaria Aprobada.

Experiencia: No se requiere mayor experiencia.

Aptitudes: Eficiente, responsable, educada, honrada, de buenas costumbres y presentación.

Constancias: De policía, de salud, y de los dos últimos trabajos desempeñados B) Requisitos Físicos:

Esfuerzo físico: Su campo de actividad requiere mayormente esfuerzo físico. C) Responsabilidades Implícitas:







VIGILANTE


Nombre del cargo: Vigilante.


Fecha de revisión:



Funciones del cargo

Vigilar y proteger el patrimonio físico y tangible de la institución, cuidar el parqueo de quienes estén en el recinto en su calidad de funcionarios, personal, estudiantes o visitantes, y por la seguridad de las personas que transitan en su interior, auxiliándose de las autoridades competentes cuando los casos lo demanden.


Acatar las orientaciones emanadas de su superior.

Controlar el acceso de entradas y las salidas de personas ajenas a la institución.

Atender y orientar con cortesía al público que acuda a su puesto de trabajo.

Recibir correspondencia y atender las llamadas internas que le hagan a su puesto.

Fuera de las horas laborables ordinarias recibir mensajes e informar a su superior.

No permitir el acceso al colegio personas armadas o en estado de ebriedad.

Mantener contacto con vigilantes privados en el cuido de vehículos visitantes.

Proteger los activos físicos de la institución e informar cualquier anomalía.

Encargarse de la revisión del personal en su salida cuando así se le ordene.

Limpiar y resguardar las armas de seguridad de la institución.

Preservar la presentación y buenas condiciones de la caseta de seguridad.

Informar a sus superiores de cualquier anomalía que ocurra durante su turno.

Registrar en el libro de control de los vigilantes tanto interno como externo.



DESCRIPCIÓN DEL CARGO / VIGILANTE

Análisis del cargo


Educación: Primaria aprobada.

Experiencia: Dos años en cargos similares y con hoja limpia.

Aptitudes: Iniciativa, educado, buenas costumbres, honrado, que sepa manejar armas de fuego y si es posible con conocimiento en defensa personal

Constancias: De la policía, de salud y de los dos últimos empleos. B) Requisitos Físicos:

Esfuerzo físico: Las actividades que desarrolla requieren mayormente esfuerzo físico, por lo tanto la persona debe ser de contextura física fuerte.

C) Responsabilidades Implícitas:



Seguridad: Existen condiciones de riesgos físicos por la actividad propia del cargo.



CATEGORÍAS DE LA ORGANIZACION

DIRECCIÓN SUPERIOR

Dirigentes con autoridad preponderante sobre los estratos o grupos homogéneos de la estructura de organización de la institución, encargados de llevar la entidad hacia el logro de los objetivos y metas de corto y largo plazo, en consecuencia, son los responsables de la planificación, ejecución y evaluación de resultados de las actividades que son propias del colegio, y de su Proyección nacional.

DIRECTIVOS Grupo con capacidad decisoria y de retroalimentación a la Dirección Superior: para efecto de los ajustes de la planificación institucional que le adapten a la evolución del medio, esencialmente en el ámbito académico; diseñadores de propuestas de las normativas y responsables de su aplicación práctica; al igual que, de las funciones de las unidades operativas; custodios del manejo de las relaciones humanas del personal; y actores principales en las relaciones públicas con los agentes externos.

PERSONAL DE APOYO El consejo de administración es de apoyo para las directrices que sirve, y con capacidad analítica para resolver mediante la selección de alternativas los problemas típicos que se le presenten, con los recursos puestos a su disposición, de manera que suban al estrato superior únicamente las decisiones fuera de su competencia funcional, constituyen el enlace entre la línea de dirección y la operativa.



CATEGORÍAS DE LA ORGANIZACIÓN

EJECUTIVOS DE APOYO Personal sujeto a la autoridad de los ejecutivos, que forman la primera línea de contacto operativo y de relación entre la institución y los diferentes actores que intervienen en el quehacer universitario, académico y operativo. ASISTENTES Personal operativo destinado, a la ejecución de las tareas orientadas al ejercicio de las atribuciones específicas de las Direcciones.

SUBALTERNOS Personal que se desempeña en la línea final operativa, caracterizada por tareas dentro del ámbito específico catalogado como de servicios.

PERSONAL DE BASE Personal que se desempeña en la línea final de servicios, caracterizada con tareas que faciliten la labor de los ejecutivos en los primeros estratos de la organización, de presentación física institucional y de seguridad para el personal y sus bienes, al igual que, de quienes ingresan al campus.



CARGOS DE LA ORGANIZACION

IGLESIA BAUTISTA BELEN CONSEJO DE ADMINISTRACION DIRECTORA ADMINISTRADORA DIRECCION DE FINANZAS DIRECCIONES DIRECTORA ACADEMICA DIRECCIÓN ACADÉMICA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DIRECTIVOS: ASISTENTE ADMINISTRATIVO EJECUTIVOS: COORDINADOR DE ESCUELA CONTADOR ENCARGADO RESP. REGISTRO ACADÉMICO RESPONSABLE BIBLIOTECA ENCARGADO BIENESTAR ESTUD. RESPONSABLE SOPORTE TÉCNICO EJECUTIVOS DE APOYO: RESPONSABLE BODEGA Y COMPRAS



CARGOS DE LA ORGANIZACIÓN

DOCENTES SECRETARIA ACADEMICA SECRETARIA DE ADMINISTRACIÓN

ASISTENTE DE LABORATORIO

ASISTENTES: ASISTENTE DE BODEGA

ADMISIÓN CAJERO RECEPCIONISTA RESPONSABLE FOTOCOPIADORA

RESPONSABLE MANTENIMIENTO SUMINISTROS SUBALTERNOS CONDUCTOR

JARDINERO CONSERJE VIGILANTE PERSONAL DE BASE



Atribuciones específicas del Consejo de Administración del Colegio Bautista Belén.

Preside las decisiones más importantes de la institución.

Convoca con el secretario del Consejo de Administración a reuniones de suma importancia y que todo los decidido quede asentado en acta.

Da seguimiento a las actividades académicas, financieras.

Ejecuta, planifica y coordina los planes de crecimiento y desarrollo de la institución.

Asegura se dé cumplimiento a las normas de mantenimiento de las instalaciones físicas, medios de transporte, maquinaria y equipo.

Vela por que los activos de la institución estén debidamente asegurados.

Velar por que los compromisos de ley ante Ministerio de Educación, y Instituto Nicaragüense de Seguro Social.

Revisar diariamente los ingresos y egresos de la institución.

Revisar y supervisar las gestiones de cobranza.

Aprobar las firmas autorizadas para la emisión de Cheques.

Autorizar la emisión de cheques por compras, suministros, importaciones y otros conceptos debidamente soportados.

Analizar la información financiera suministrada por la Dirección Administrativa Financiera para la toma de decisiones.

Ejecutar otras tareas orientadas.




DIRECTOR ACADÉMICO


Nombre del cargo: Director Académico.


Fecha de revisión:

Dependencia: Consejo de Administración

Jefe Inmediato:

Funciones del cargo

Es el centro de retroalimentación y asesoría de la Dirección, en el área vital de la institución como lo es la parte académica, en cuanto a ser líder en el ámbito de colegios, con una categorización que se derive de la calidad de los docentes, el uso de tecnología de punta, programas actualizados, moderna metodología educativa y carreras con visión de futuro, que aseguren la excelencia de los bachilleres y resulten para los mismos en un rédito a su inversión, en términos de esfuerzo y dinero.


Planificar con sus ejecutivos los planes académicos de corto y mediano plazo y someterlos a la consideración del Consejo de Administración.

Velar por las buenas relaciones docentes/alumnos/ padres de familia/ y el personal.

En coordinación con la Dirección Administrativa garantizar la operatividad académica.

Participar en la programación de publicidad y hacer propuestas para el año académico.

Con la intervención de sus ejecutivos, contratar docentes, planificar horarios, exámenes, asignaturas, calendario académico, y demás actividades similares.

Supervisar cumplimiento de planes educativos, actas de calificaciones, actividades del registro, biblioteca, bienestar estudiantil, soporte técnico y necesidades de laboratorios.

Monitorear asistencia de docentes y hacer informe quincenal de sesiones para planilla.

Realizar las evaluaciones de los estudiantes a los profesores, con la presencia de ellos.

Preparar el contenido de materias por asignaturas y el manual de informática c/semestre

Coordinar seminarios monográficos y temas de los alumnos a graduarse.

Controlar el mantenimiento de Internet.

Desarrollar actividades deportivas con auxilio de bienestar estudiantil.

Preocuparse por la presentación y el estado de la infraestructura y mobiliario educativo.

Planificar con la Dirección Administrativa las necesidades de equipo y mobiliario.

Resolver problemas académicos de estudiantes, con opinión de docentes y coordinador.

Cuando el caso le corresponda por competencia dar atención a estudiantes y público.

manual de operaciones borrador

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