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COLEGIO LOS TEJARES (INSTITUCION EDUCATIVA DISTRITAL)

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS(DOCUMENTO DE TRABAJO)

2014

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INTRODUCCIÓN

PARTE I. FUNCIONES

CAPITULO I. GOBIERNO ESCOLAR

De acuerdo con el artículo 142 de la Ley 115 de 1994, todo colegio debe tener un gobierno escolar conformado por el rector, el consejo directivo y el consejo académico, que garantice la participación democrática de todos los estamentos de la comunidad educativa en la dirección de la Institución.

1.1. RECTOR

El rector es el docente directivo nombrado por la Secretaría de Educación, representante del establecimiento ante las autoridades educativas y ejecutor de las decisiones del gobierno escolar. De las funciones del rector establecidas en la Ley 115 de 1994, la Ley 1620 de 2013, la Ley 715 de 2001, el Decreto 1860 de 1994, el Decreto 1850 de 2002 y el Decreto 992 de 2002, destacamos las siguientes:

1. Dirigir la preparación y ejecución del Proyecto Educativo Institucional con la participación de los distintos actores de la comunidad educativa.

2. Liderar la revisión y ajuste del Proyecto Educativo Institucional, el Manual de Convivencia y el Sistema Institucional de Evaluación Escolar anualmente en un proceso participativo que involucre a la comunidad educativa en general, en el marco del Plan de Mejoramiento Institucional.

3. Presidir el Consejo Directivo, el Consejo Académico y el Comité de Convivencia Escolar de la institución y coordinar los distintos órganos del Gobierno Escolar y aplicar sus decisiones.

4. Velar por el cumplimiento de las funciones docentes y el oportuno aprovisionamiento de los recursos necesarios para el efecto.

5. Promover el proceso de mejoramiento de la calidad de la educación en el establecimiento.

6. Mantener activas las relaciones con las autoridades educativas, con los patrocinadores o auspiciadores de la institución y con la comunidad local, para el continuo progreso académico de la institución y el mejoramiento de la vida comunitaria.

7. Establecer canales de comunicación entre los diferentes estamentos de la comunidad educativa.

8. Orientar el proceso educativo con la asistencia del Consejo Académico.9. Ejercer las funciones disciplinarias que le atribuyan la ley , los reglamentos y el manual

de convivencia.

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10. Identificar las nuevas tendencias, aspiraciones e influencias para canalizarlas a favor del mejoramiento del proyecto educativo institucional.

11. Promover actividades de beneficio social que vinculen al establecimiento con la comunidad local.

12. Aplicar las disposiciones que se expidan por parte del Estado, atinentes a la prestación del servicio público educativo.

13. Representar el establecimiento ante las autoridades educativas y la comunidad escolar.

14. Formular planes anuales de acción y mejoramiento de la calidad, y dirigir su ejecución.

15. Dirigir el trabajo de los equipos docentes y establecer contacto interinstitucionales para el logro de las metas educativas.

16. Realizar el control sobre el cumplimiento de las funciones correspondientes al personal docente y administrativo y reportar las novedades é irregularidades del personal a la Secretaría de Educación Distrital.

17. Administrar el personal asignado a la institución en lo relacionado con las novedades y permisos.

18. Distribuir las asignaciones académicas, y demás funciones de docentes, directivos docentes y administrativos a su cargo, de conformidad con las normas sobre la materia.

19. Reportar aquellos casos de acoso y violencia escolar y vulneración de derechos sexuales y reproductivos de los niños, niñas y adolescentes del establecimiento educativo acorde a la normatividad vigente y hacer seguimiento a dichos casos.

20. Realizar la evaluación anual del desempeño de los docentes, directivos docentes y administrativos a su cargo.

21. Suministrar información oportuna a la Secretaría de Educación y a todas las Instituciones del orden nacional y local, de acuerdo con sus requerimientos.

22. Responder por la calidad de la prestación del servicio en su institución.23. Rendir informe al Consejo Directivo de la Institución Educativa al menos cada seis

meses.24. Administrar el Fondo de Servicios Educativos y los recursos que por incentivos se le

asignen, en los términos de la presente Ley.25. Publicar una vez al semestre en lugares públicos y comunicar por escrito a los padres

de familia, los docentes a cargo de cada asignatura, los horarios y la asignación académica de cada uno de ellos.

26. Aplicar las disposiciones que se expidan por parte del Estado, atinentes a la prestación del servicio público educativo.

27. Las demás que le asigne la ley para la correcta prestación del servicio educativo.

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1.2. CONSEJO DIRECTIVO

Es el responsable de dirigir y orientar académica y administrativamente los destinos del Plantel Educativo mediante la participación de todos los Miembros de la Comunidad Educativa.

El papel de los miembros del Consejo Directivo consiste en exponer el querer de las personas que representan y mantener informados a todos los miembros de la comunidad sobre las decisiones; por lo tanto, deberán consultar permanentemente con dicha comunidad las decisiones y propuestas que se desarrollarán en sus reuniones.

Destacamos las siguientes funciones, de acuerdo con la normatividad vigente:

1. Tomar las decisiones que afecten el funcionamiento de la institución, excepto las que sean competencia de otra autoridad.

2. Servir de instancia para resolver los conflictos que se presenten entre docentes y administrativos con los alumnos del establecimiento educativo y después de haber agotado los procedimientos previstos en el reglamento de la institución.

3. Adoptar el manual de convivencia y al reglamento de la institución.4. Fijar los criterios para la asignación de cupos disponibles para la admisión de nuevos

alumnos.5. Asumir la defensa y la garantía de los derechos de toda la comunidad educativa,

cuando alguno de sus miembros se sienta lesionado.6. Participar en la planeación y evaluación del proyecto educativo institucional, del

currículo y del plan de estudios y someterlos a la consideración de la Secretaría de Educación o del organismo que haga sus veces, para que verifiquen el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley y los reglamentos.

7. Estimular y controlar el buen funcionamiento de la institución educativa.8. Establecer estímulos y sanciones del buen desempeño académico y social del alumno

que han de incorporarse al reglamento o manual de convivencia. En ningún caso pueden ser contrarios a la dignidad del estudiante.

9. Participar en la evaluación de los docentes, directivos y personal administrativo de la institución.

10. Establecer el procedimiento para permitir el uso de las instalaciones en la realización de actividades educativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales de la respectiva comunidad.

11. Promover las relaciones de tipo académico, deportivo y cultural con otras instituciones educativas y la conformación de organizaciones juveniles.

12. Fomentar la conformación de asociaciones de padres de familia y estudiantes.13. Reglamentar los procesos electorales previstos en las normas.14. Aprobar el presupuesto de ingresos y gastos de los recursos propios y los provenientes

de pagos legalmente autorizados, efectuados por los padres y responsables de la

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educación de los alumnos, tales como derechos académicos, uso de libros de textos y similares.

15. Administrar el fondo de servicios educativos del colegio.16. Cumplir con las demás funciones que le señale la ley.17. Darse su propio reglamento.

1.3. CONSEJO ACADÉMICO

De acuerdo con el artículo 145 de la Ley 115 de 1994 El Consejo Académico estará integrado por el Rector quien lo preside, los directivos docentes y un docente por cada área definida en el plan de estudios o grado que la institución ofrezca. Su misión se centra en propender por una formación más académica y humana, acorde con la realidad. Sus principales funciones son:

1. Servir de órgano consultor del Consejo Directivo en la revisión de la propuesta del proyecto educativo institucional.

2. Estudiar el currículo y propiciar su continuo mejoramiento introduciendo las modificaciones y ajustes, de acuerdo con el procedimiento institucional.

3. Organizar el plan de estudios y orientar su ejecución.4. Participar en la evaluación institucional.5. Integrar los consejos de docentes para la evaluación periódica del rendimiento de los

educandos y para la promoción, asignarles sus funciones y supervisar el proceso general de evaluación.

6. Recibir y decidir los reclamos de los alumnos sobre la evaluación educativa y las demás funciones afines o complementarias con las anteriores que le atribuya el PEI.

7. Planear seminarios, talleres y actividades en pro de la formación profesional de los maestros.

8. Velar por el cumplimiento de lo establecido en el SIEE.

CAPITULO II. ORGANIZACIÓN ESCOLAR

2.1. COORDINADORES

El coordinador (a), como directivo docente (según el artículo 126 de la Ley 115 de 1994 y artículo 6 del decreto 1278 de 2002), Las funciones que deben desempeñar los coordinadores que laboran en los establecimientos educativos estatales, están enunciadas como son, las leyes 715 de 2001 y 115 de 1994; los decretos 1860 de 1994,1278 de 2002,1850 de 2002,3020 de 2002. De manera particular, auxilia y colabora con el rector en las labores propias de su cargo y en las funciones de disciplina de los estudiantes o en funciones académicas o curriculares no lectivas.

Los coordinadores tienen las siguientes funciones:

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1. Atender a la comunidad educativa en los aspectos académicos y convivenciales.2. Orientar el desempeño de los docentes de acuerdo con el plan de estudios3. Interactuar y participar con la comunidad educativa para conseguir el bienestar

colectivo de la misma4. Involucrarse en la elaboración y ejecución del P.E.I.5. Hacer la retroalimentación sobre todos los informes y/o actividades realizados por los

docentes.6. Responsabilizarse del cumplimiento de las actividades señaladas en el cronograma.7. Comunicar a las personas correspondientes lo tratado en las distintas reuniones en las

que participa.8. Llevar el control de asistencia de los docentes de acuerdo con las orientaciones del

rector.9. Participar en los comités que sean requeridos por el Rector.10. Colaborar con el rector en la planeación y evaluación Institucional.11. Dirigir la planeación y programación académica de acuerdo con los objetivos

Institucionales y criterios curriculares de la Ley.12. Organizar a los docentes de acuerdo con las normas vigentes y coordinar sus acciones

para el logro de los objetivos institucionales.13. Establecer canales y mecanismos efectivos de comunicación.14. Dirigir y supervisar la ejecución y evaluación de las actividades académicas.15. Dirigir la evaluación del rendimiento académico y adelantar acciones para mejorar la

promoción escolar.16. Programar la asignación académica de los docentes y elaborar el horario general de

clases del plantel y presentarlos al rector para su aprobación.17. Organizar y coordinar la inducción y reinducción del personal nuevo y antiguo de la

institución (docentes, estudiantes y administrativos)18. Rendir periódicamente informe al rector del plantel sobre el resultado de las

actividades académicas y convivenciales.19. Llevar los registros y controles necesarios para la administración de docentes y

estudiantes.20. Realizar seguimiento permanente a los procesos académicos y convivenciales de los

estudiantes, siendo garante del debido proceso.21. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas por el rector, de acuerdo con la

naturaleza de su cargo.

2.2. COMITÉ DE CALIDAD

La responsabilidad de liderar el proceso de mejoramiento es del equipo directivo, y para hacer más evidente el compromiso con el mejoramiento continuo es importante definir una estructura que apoye las actividades requeridas durante este proceso, éste es el Comité de Calidad, un equipo de colaboradores dispuestos e interesados en planear e implementar estas actividades de mejoramiento.

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El Comité debe estar integrado por el rector (a), los coordinadores (as), un (a) docente de apoyo de NEE, un (a) orientador, 4 representantes de los docentes por jornada, representante del personal administrativo y de servicios generales, representante de los padres y madres de familia, representante de los estudiantes y un exalumno (a). Sus funciones son:

1. Impulsar la cultura del mejoramiento continuo en la institución.2. Definir los alcances y limitaciones del Sistema de Gestión de Calidad de la

institución.3. Definir la planeación anual para la puesta en práctica del Sistema de Gestión de

Calidad de la institución.4. Analizar y ajustar los macroprocesos y las relaciones entre procesos para su

aprobación, mejora o simplificación según sea del caso.5. Revisar y mejorar los procedimientos y procesos de la institución educativa. 6. Liderar la realización anualmente de los planes de mejoramiento en la institución.7. Estudiar y aprobar las solicitudes de elaboración, actualización o anulación de

documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

2.4. ORIENTADOR (A)

Es el profesional nombrado por la SED para colaborar en la formación de los estudiantes, atendiendo de manera particular a aquellos que requieran de sus servicios profesionales de orientación. Sus funciones son:

1. Planear, programar y ejecutar, en colaboración con los directivos docentes, las actividades de su dependencia de acuerdo con los criterios establecidos en el Proyecto Educativo Institucional.

2. Contribuir para identificar los factores de riesgo que pueden influir en la vida escolar de los estudiantes.

3. Documentar y registrar en el Sistema de Información Unificado de Convivencia Escolar los casos de acoso o violencia escolar o vulneración de derechos sexuales y reproductivos.

4. Recibir y hacer seguimiento a los casos que presenten dificultad, reportados por los directores de grupo y la comisión de evaluación y promoción o por el consejo directivo y hacer la retroalimentación correspondiente.

5. Asesorar y ejecutar talleres de apoyo para los miembros de la comunidad.6. Llevar un proceso adecuado y oportuno para cada caso con el fin de obtener

resultados.7. Liderar la implementación del proyecto de vida.8. Elaborar y entregar los informes solicitados por entes internos y externos de la

institución.9. Participar en los comités en que sea requerido, en especial el Comité Escolar de

Convivencia.

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10. Orientar y asesorar a docentes, padres de familia y estudiantes en aspectos académicos y disciplinarios relacionados con dificultades de socio-afectividad y relaciones familiares.

11. Participar en la definición de los planes individuales y grupales de intervención integral y seguir los protocolos establecidos en la Ruta de Atención Integral.

12. Evaluar periódicamente las actividades programadas y ejecutadas y presentar oportunamente los informes al Rector del plantel.

13. Actuar como agentes de enlace o agentes que apoyan la remisión de los casos de violencia escolar o vulneración de derechos sexuales y reproductivos a las instituciones o entidades según la Ruta de Atención Integral.

14. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza del cargo.

2.5. PERSONERO ESTUDIANTIL

De acuerdo con el artículo 94 de la ley 115 y el artículo 28 del Decreto 1860 de 1994, en todos los establecimientos de educación básica y de educación media y en cada año lectivo, los estudiantes elegirán un alumno del último grado que ofrezca el establecimiento, para que actúe como personero de los estudiantes y promotor de sus derechos y deberes.

El personero de los estudiantes tendrá las siguientes funciones:

1. Promover el cumplimiento de los derechos y deberes de los estudiantes como miembros de la comunidad educativa.

2. Presentar ante el rector del establecimiento las solicitudes que considere necesarias para proteger los derechos de los estudiantes y facilitar el cumplimiento de sus deberes.

3. Asistir a todas las capacitaciones programadas por entidades privadas o del estado.4. Dar a conocer el Manual de Convivencia a los educandos con el fin de comprometerlos

en su cumplimiento.5. Fomentar actividades y campañas educativas en los educandos para incentivar la

participación y la actualización de nuevos conocimientos.6. Atender las solicitudes del grupo que representa y velar por sus deberes y derechos.7. Colaborar con el buen funcionamiento de la Institución Educativa.

Parágrafo: Las decisiones respecto a las solicitudes del personero de los estudiantes serán resueltas en última estancia por el consejo directivo o el organismo que haga las veces de suprema autoridad del establecimiento.

Nota: El ejercicio de personero de los estudiantes es incompatible con el de representante de los estudiantes ante el consejo directivo.

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2.6. CONTRALOR ESTUDIANTIL

Según el Acuerdo No. 78 de 2008 emanada por el Concejo de Bogotá D.C. el Contralor Estudiantil es un estudiante matriculado en el colegio, que curse entre los grados sexto a décimo según lo ofrezca la institución, y que será elegido democráticamente por los estudiantes matriculados. Será quien lidere la Contraloría Estudiantil. Es requisito para ser candidato a Contralor Estudiantil presentar el Plan de Actividades.

Nota: El ejercicio del cargo de Contralor Estudiantil, es incompatible con el de Personero Estudiantil y con el de representante de los Estudiantes ante el Consejo Directivo. Las funciones del Contralor Estudiantil son las siguientes:

1. Contribuir en la creación de una cultura del control social, del cuidado, buen uso y manejo de los recursos y bienes públicos del colegio, a través de actividades formativas y/o lúdicas, con el apoyo de la institución y de la Contraloría de Bogotá DC.

2. Promover los derechos ciudadanos relacionados con los principios de participación ciudadana y el ejercicio del control social en su institución, con el apoyo de la Contraloría de Bogotá.

3. Trabajar por la defensa del patrimonio ambiental de la ciudad.4. Velar por el mejoramiento de la calidad de la educación.5. Presentar a la Contraloría de Bogotá las denuncias relacionadas con las presuntas

irregularidades detectadas, con relación al uso de los recursos y bienes públicos de la institución educativa a la que pertenecen.

6. Participar en las reuniones de red local y de la red distrital de Contralores Estudiantiles, promovidas por la Contraloría de Bogotá.

7. Solicitar las Actas de Consejo Directivo, para poder hacer seguimiento a las decisiones que se tomen sobre el uso de los bienes y recursos de la institución.

8. Convocar trimestralmente y presidir las reuniones del Comité Estudiantil de Control Social.

9. Presentar una rendición de cuentas semestralmente, sobre sus actuaciones en el ejercicio de sus funciones.

10. Las demás que le sean asignadas por la Contraloría de Bogotá D.C.

2.7. CONSEJO ESTUDIANTIL

De acuerdo con el artículo 29 del decreto 1860 en todos los establecimientos educativos el Consejo de Estudiantes es el máximo órgano colegiado que asegura y garantiza el continuo ejercicio de la participación por parte de los educandos. Estará integrado por un vocero de cada uno de los grados ofrecidos por el colegio.El Consejo Directivo deberá convocar en una fecha dentro de las cuatro primeras semanas del calendario académico, sendas asambleas integradas por los alumnos que cursen cada grado, con el fin de que elijan de su seno mediante votación secreta, un vocero estudiantil para el año lectivo en curso.

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Los estudiantes del nivel preescolar y de los tres primeros grados del ciclo de primaria, serán convocados a una asamblea conjunta para elegir un vocero único entre los estudiantes que cursan el tercer grado.Características de los miembros del consejo estudiantil: Ser líder, capaz de expresar de plantear las necesidades del grupo al que representa sin fomentar problemas al realizarlo sino de plantear las posibles soluciones.

Corresponde al Consejo de Estudiantes:

1. Darse su propia organización interna;2. Elegir el representante de los estudiantes ante el Consejo Directivo del

establecimiento y asesorarlo en el cumplimiento de su representación;3. Invitar a sus deliberaciones a aquellos estudiantes que presenten iniciativas sobre el

desarrollo de la vida estudiantil, y4. Las demás actividades afines o complementarias con las anteriores que le atribuya el

manual de convivencia.5. Reunirse cada vez que el Rector los convoque o a solicitud del presidente del Consejo,

previa autorización del rector6. Propender por la excelencia académica del grupo que representa7. Participar como líder en las distintas propuestas de la institución.

2.8. CONSEJO DE PADRES DE FAMILIA

El decreto 1286 de 2005 establece los parámetros para la participación de los padres de familia en el mejoramiento de los procesos educativos de los establecimientos educativos y establece como obligatorio la creación del consejo de padres de familia como un órgano destinado a asegurar su continua participación en el proceso educativo y a elevar los resultados de calidad del servicio. Estará integrado por mínimo un (1) y máximo tres (3) padres de familia por cada uno de los grados que ofrezca el establecimiento educativo, de conformidad con lo que establezca el proyecto educativo institucional.

Corresponde al consejo de padres de familia:

1. Contribuir con el rector o director en el análisis, difusión y uso de los resultados de las evaluaciones periódicas de competencias y las pruebas de Estado.

2. Exigir que el establecimiento con todos sus estudiantes participe en las pruebas de competencias y de Estado realizadas por el Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior ICFES.

3. Apoyar las actividades artísticas, científicas, técnicas y deportivas que organice el establecimiento educativo, orientadas a mejorar las competencias de los estudiantes en las distintas áreas, incluida la ciudadana y la creación de la cultura de la legalidad.

4. Participar en la elaboración de planes de mejoramiento y en el logro de los objetivos planteados.

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5. Promover actividades de formación de los padres de familia encaminadas a desarrollar estrategias de acompañamiento a los estudiantes para facilitar el afianzamiento de los aprendizajes, fomentar la práctica de hábitos de estudio extraescolares, mejorar la autoestima y el ambiente de convivencia y especialmente aquellas destinadas a promover los derechos del niño.

6. Propiciar un clima de confianza, entendimiento, integración, solidaridad y concertación entre todos los estamentos de la comunidad educativa.

7. Presentar propuestas de mejoramiento del manual de convivencia en el marco de la Constitución y la Ley.

8. Colaborar en las actividades destinadas a la promoción de la salud física y mental de los educandos, la solución de las dificultades de aprendizaje, la detección de problemas de integración escolar y el mejoramiento del medio ambiente.

9. Elegir al padre de familia que participará en la comisión de evaluación y promoción.10. Presentar las propuestas de modificación del proyecto educativo institucional que

surjan de los padres de familia de conformidad con lo previsto en los artículos 14, 15 y 16 del Decreto 1860 de 1994.

11. Elegir los dos representantes de los padres de familia en el consejo directivo del establecimiento educativo con la excepción establecida en el parágrafo 2 del artículo 9 del presente decreto.

Parágrafo 1. El rector o director del establecimiento educativo proporcionará toda la información necesaria para que el consejo de padres pueda cumplir sus funciones.

Parágrafo 2. El consejo de padres de cada establecimiento educativo ejercerá estas funciones en directa coordinación con los rectores o directores y requerirá de expresa autorización cuando asuma responsabilidades que comprometan al establecimiento educativo ante otras instancias o autoridades (artículo 7 del decreto 1286).

2.10. COMISIONES DE PROMOCIÓN Y EVALUACIÓN

Las comisiones de evaluación y promoción tendrán las siguientes funciones:

1. El Consejo Académico conformará, la Comisión de evaluación y promoción integrada por los (as) docentes de cada grado, un representante de los padres de familia que no sea docente de la institución y el rector o su delegado, quien la convocará y la presidirá, con el fin de definir la promoción de los (as) estudiantes y hacer recomendaciones de actividades de refuerzo y superación para el (la) estudiante que presente dificultades.

2. En la reunión que tendrá la Comisión de evaluación y promoción al finalizar cada período escolar, se analizarán los casos de estudiantes con evaluación Insuficiente o Deficiente en cualquiera de las áreas y se harán recomendaciones generales o particulares a los (as) profesores, o a otras instancias del establecimiento educativo,

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en términos de actividades de refuerzo y superación. Analizadas las condiciones de los (as) estudiantes, se convocará a los padres de familia o acudientes y al estudiante de acordar los compromisos por parte de los involucrados.

3. Las Comisiones, además, analizarán los casos de los (as) estudiantes con desempeños excepcionalmente altos con el fin de recomendar actividades especiales de motivación, o promoción anticipada. Igualmente se establecerá si los (as) estudiantes y padres de familia siguieron las recomendaciones y cumplieron los compromisos del período anterior. Las decisiones, observaciones y recomendaciones de cada Comisión se consignarán en actas y éstas constituirán evidencia para posteriores decisiones acerca de la promoción de estudiantes.

4. Al finalizar el año, la Comisión de evaluación y promoción de cada grado será la encargada de determinar cuáles estudiantes deberán repetir un grado determinado o no, según lo establecido en el Sistema Institucional Evaluación Escolar.

2.11. COMITÉS INSTITUCIONALES

2.11.1 Comité Escolar de Convivencia:Es un estamento regulador que media en el conflicto buscando llegar a una solución donde las partes estén dispuestas a afrontar un cambio en forma armónica.

De conformidad con el artículo doce de la Ley No. 1620 del 15 de Marzo de 2013, harán parte integral del comité escolar de convivencia:

1. El rector del establecimiento educativo, quien lo preside.2. El Personero de los estudiantes.3. El docente con función de orientación.4. El Coordinador de disciplina o de convivencia o quien haga sus veces.5. El presidente del consejo de padres de familia.6. El presidente del consejo de estudiantes.7. Un (1) docente que lidere procesos o estrategias de convivencia escolar.

PARÁGRAFO: El comité podrá invitar con voz pero sin voto a un miembro de la comunidad educativa conocedor de los hechos, con el propósito de ampliar información.

La competencia del comité de convivencia para que retome un estudio de caso será:

1. Haber ejecutado las instancias anteriores.

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2. Llevar un debido proceso en cada una de las instancias, donde esté descrito el sumario formativo, la evolución que se ha tenido con el individuo o los individuos en cuestión.

3. Tener por escrito los compromisos realizados ante:Profesor Titular.Director de curso.Coordinación.

4. Haber sido escuchado en presencia de su representante legal en cada una de las instancias y que haya soporte de lo tratado en ellas.

5. En caso que el conflicto no pueda ser solucionado o que se incumpla los acuerdos descritos en las actas a que se llegasen en el comité de convivencia, éste optará por remitir el caso a la instancia inmediatamente superior. Para las faltas que son delictivas y se consideren según las leyes colombianas en el código penal, el consejo directivo o el rector realizarán el estudio de caso.

Las funciones del Comité Escolar de Convivencia será:

1. Identificar, documentar, analizar y resolver los conflictos que se presenten entre docentes y estudiantes, directivos y estudiantes, entre estudiantes y entre docentes.

2. Liderar en el establecimiento educativo acciones que fomenten la convivencia, la construcción de ciudadanía, el ejercicio de los derechos humanos, sexuales y reproductivos y la prevención y la mitigación de la violencia escolar entre los miembros de la comunidad educativa.

3. Promover la vinculación del establecimiento educativo a estrategias, programas y actividades de convivencia y construcción de ciudadanía que se adelanten en la región y que respondan a las necesidades de la comunidad educativa.

4. Convocar a un espacio de reconciliación para la resolución de situaciones que afecten la convivencia escolar, por solicitud de cualquiera de los miembros de la comunidad educativa o de oficio cuando se estime conveniente en procura de evitar pejuicios irremediables a los miembros de la comunidad educativa. El estudiante estará acompañado por el padre, madre de familia, acudiente o compañero del establecimiento educativo.

5. Activar la Ruta de Atención Integral para la Convivencia Escolar definida en el artículo 29 de la Ley 1620 de 2013, frente a situaciones específicas de conflicto, de acoso escolar, frente a las conductas de alto riesgo de violencia escolar o de vulneración de derechos sexuales y reproductivos que no pueden ser resueltos por este comité de acuerdo con lo establecido en el manual de convivencia, porque trascienden del ámbito escolar, y revistan las características de la comisión de una conducta punible, razón por la cual deben ser atendidos por otras instancias o autoridades que hacen parte de la estructura del Sistema y de la Ruta.

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2.11.2 Comité de Mantenimiento Escolar:

De acuerdo con el “Manual de uso, conservación y mantenimiento de los colegios de la Secretaría de Educación Distrital” publicado en julio de 2008, el Comité de Mantenimiento Escolar es el encargado de promover y realizar la gestión de mantenimiento periódico dentro del plantel y lo componen cinco miembros: el rector quien lo presidirá, un docente, un representante estudiantil, un padre de familia y el Gestor Territorial del Área de Plantas Físicas de la SED, quienes ejercerán funciones durante el período de un año, calendario escolar.

Sus funciones son:

1. Efectuar la evaluación diagnóstica del estado en que se encuentran las instalaciones y dotaciones del plantel. Este diagnóstico debe ser realizado conjuntamente con el área de Plantas Físicas de la SED y los rectores, quienes se obligarán a realizar periódicamente, según un programa establecido, la inspección de todas las áreas y equipos del edificio.2. Detectar las condiciones de riesgo en que puedan afectar a la comunidad educativa o a los bienes del colegio.3. Promover actividades con el fin de lograr la participación de todos los miembros de la Comunidad Educativa en las tareas de conservación y mantenimiento.4. Designar brigadas para llevar a cabo las actividades de mantenimiento.5. Planear estrategias de motivación y plan de incentivos para las brigadas y la comunidad educativa con el fin de culminar exitosamente las labores inherentes al mantenimiento.6. Elaborar el plan de trabajo a desarrollar en los siguientes documentos: Plan Anual de Mantenimiento, en donde se distribuirán a lo largo del año escolar todas las actividades que el comité considere necesarias para llevar a cabo el mantenimiento del plantel. Planes mensuales, donde se distribuirán las actividades detalladas en el Plan Anual correspondiente a ese mes y las que se consideren necesarias (Rector o su delegado). Un Plan Semanal, donde se distribuirán las actividades detalladas en el Plan Mensual correspondiente a esa semana (Encargado de Mantenimiento) y las demás que se consideren necesarias. Establecerá prioridades en cuanto a los trabajos de reparación, en caso de presentarse dos o más fallas simultáneas no previstas en los planes.7. Elaborar un informe evaluativo anual que servirá de insumo para elaborar el Plan de la siguiente vigencia.8. Recopilar los informes, planillas de control, solicitudes de material y de presupuestos y mantener actualizados en un archivo específico el control de trabajos contratados, hojas de servicio de equipos, de registro contable y ficha ocupacional de los miembros de la comunidad que colaboran en actividades de mantenimiento.9. Mantener en el archivo un inventario de bienes, los planos del proyecto original y de las ampliaciones o modificaciones, facturas y garantías de equipos, instalaciones y obras realizadas. Igualmente, los manuales de operación de los equipos que existen en la edificación escolar.

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10. Reportar los daños o deterioros presentados en los colegios cuando son por inestabilidad

2.11.3 Comité Institucional de Presupuestos Participativos (CIPP):

El comité estará integrado por el rector, quien lo presidirá, tres docentes de cada jornada, hasta dos estudiantes por jornada y hasta cuatro padres o madres de familia por jornada, según lo establecido en la Resolución 181 de 2009, este comité se crea gracias a lo establecido en la Resolución 280 de 2010 y le otorga las siguientes funciones:

1. Instalarse, expedir su propio reglamento, cronogramas y el modo de operación para organizar la gestión de la vigencia correspondiente.

2. Recibir, debatir y priorizar los proyectos formulados por los diferentes actores de la comunidad educativa, de acuerdo con sus reglamentaciones internas. 3. Proponer, debatir y priorizar las asignaciones de cada uno de los rubros del proyecto presupuestal del colegio, para garantizar su correspondencia al PEI.4. Construir y presentar una propuesta del Plan de compras con base en las prioridades del presupuesto adoptado así como la propuesta de seguimiento al Flujo de Caja.5. Proponer los mecanismos de control social y participar en los eventos de rendición de cuentas, con el objeto de socializar la gestión participativa en el colegio.6. Impulsar la planeación participativa en todas las áreas y procesos de la gestión administrativa y académica del colegio.7. Gestionar ante el Fondo de Desarrollo, la Alcaldía Local y demás entidades del sector público y privado la obtención de recursos para el financiamiento de proyectos de interés del colegio y la comunidad educativa.8. Socializar de manera permanente la gestión institucional a toda la comunidad educativa, a través de los diferentes medios de comunicación que existen en el colegio.9. Informar y denunciar, ante las instancias pertinentes, las anomalías presentadas durante las fases del proceso presupuestal.10. Mantener comunicación permanente con el promotor – gestor del programa de Presupuestos con Participación y planeación participativa asignado a la localidad.11. Propender por la consolidación institucional y funcionamiento permanente del CIPP.

2.11.4. Comité Ambiental Escolar:

El comité ambiental escolar es creado por el Acuerdo 166 de 2005, el comité ambiental escolar estará conformado por un delegado por grado, el cual es escogido por los vigías ambientales escolares; los vigías ambientales escolares son designados por el docente líder del PRAE en cada jornada, uno por grado y actúan como veedores ambientales en la institución El PRAE institucional establece la conformación del Comité Ambiental Escolar,

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el cual será conformado máximo por 4 estudiantes de 7º a 11º y tendrá dentro de sus funciones:

1. Asesorar al Gobierno Escolar, con el fin de fortalecer la dimensión ambiental al interior de la institución educativa.

2. Liderar la formulación, implementación, seguimiento y evaluación del Proyecto Ambiental Escolar (PRAE) y realizar la gestión necesaria para el desarrollo del mismo.

3. Adelantar proyectos y programas que apunten a la preservación y mejoramiento ambiental en el marco del Proyecto Ambiental Escolar (PRAE.)

4. Proponer programas y proyectos para el desarrollo del servicio social obligatorio en materia ambiental, de los estudiantes de educación media vocacional (grados 10 y 11).

5. Generar espacios pedagógicos educativos para crear y fortalecer valores ambientales, sociales y culturales, así como fortalecer la importancia del cuidado y mejoramiento del ambiente de acuerdo con el calendario ambiental.

6. Promover el derecho a un ambiente sano en el marco del desarrollo de la Cátedra de Derechos Humanos.

7. Promover la formulación e implementación de los Planes Integrales de Gestión Ambiental (PIGA) en las Instituciones Educativas.

8. Socializar el trabajo realizado al interior del comité, 9. Liderar todas y cada una de las actividades contempladas dentro del PRAE, 10. Velar por la implementación de sanas costumbres ambientales “cultura ambiental” al

interior de nuestra Institución.11. Servir de multiplicadores de la información que dan los diversos estamentos que

llegan a la institución.

2.11.5. Consejos Consultivos para el relacionamiento con el sector empresarial

Es creado por el Artículo 32 de la Ley 590 de 2000 y reglamentado por el Decreto 400 de 2001 está integrado por el rector quien lo preside, un docente elegido por los (as) profesores, un estudiante que debe estar cursando el último grado de educación media, seleccionado por los estudiantes de último año; y dos representantes del sector productivo de la región geográfica donde se ubica el plantel. Sus funciones son las siguientes:

1. Analizar el entorno económico, político y social, así como su impacto sobre los establecimientos de educación media;

2. Proponer políticas, programas y proyectos para el fortalecimiento de la educación y de sus relaciones con el sector empresarial dentro del marco ofrecido por la Ley 590 de 2000.

3. Promover y fomentar dentro de las áreas académicas de la educación media, particularmente en las ciencias económicas y políticas, el espíritu empresarial y la creación de empresas;

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4. Fomentar la interrelación entre gremios y unidades del sector productivo, y las instituciones de educación media, así corno la pertinencia de la educación impartida con respecto de las necesidades de capital humano del sector empresarial;

5. Contribuir al desarrollo de políticas municipales, distritales, locales y departamentales, para el acercamiento del sector productivo de la región y la educación media;

6. Promover con las autoridades regionales o municipales de educación, planes de apoyo a la educación por parte del sector productivo;

7. Estimular las relaciones entre el establecimiento educativo de enseñanza media, el Sistema Nacional de Formación Profesional y el Servido Nacional de Aprendizaje, Sena.

Las reuniones del consejo serán, al menos, una vez cada semestre.

2.11.6. Comité de Vigilancia en Salud Ocupacional (COVISO)

2.11.7. Comité de Convivencia clima Laboral:

El comité de convivencia laboral tiene su origen en la Resolución 652 de 2012 del Ministerio de Trabajo, que ordena crear los comités en todas las entidades públicas y empresas privadas; en la institución se crea el comité con el fin de mejorar las relaciones laborales. Sus integrantes son: el rector (quien lo presidirá), un docente de básica secundaria y media de cada jornada, un docente de básica primaria de cada jornada, un docente de la sede Curubo y un administrativo. Sus funciones son:

1. Planear e implementar el programa para la convivencia laboral en la institución, así como el plan de bienestar laboral.

2. Diseñar e implementar actividades que contribuyan a mejorar el ambiente laboral de docentes, directivos docentes y administrativos.

3. Diseñar y establecer los mecanismos para la entrega de estímulos y reconocimientos a docentes, directivos docentes y administrativos.

CAPITULO III. DOCENTES

3.1 FUNCIONES GENERALES

El docente es el orientador en los establecimientos educativos, de un proceso de formación enseñanza y aprendizaje de los educandos, acorde con las expectativas sociales, culturales, éticas y morales de la familia y la sociedad. Sus principales funciones son:

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1. Planificar las actividades propias del programa curricular, acordes con el P.E.I. de la Institución.

2. Participar en el diseño y ejecución de talleres de padres, estudiantes y docentes con el fin de contribuir en la formación y capacitación integral de la comunidad educativa.

3. Participar en la programación y ejecución de actividades comunitarias, culturales, deportivas y recreativas.

4. Velar por la conservación de documentos, útiles, equipos, muebles y bienes que le sean confiados.

5. Ejercer la dirección de grupo, jefatura de área o liderazgo de un comité cuando le sea asignado.

6. Capacitarse en procesos de formación integral así como la participación del docente en las diversas actividades institucionales.

7. Cumplir con la asignación académica y las actividades curriculares y complementarias de acuerdo con la organización establecida por el Rector.

8. Cumplir y hacer cumplir lo establecido en el manual de convivencia, siguiendo los procedimientos planteados en él.

9. Responder por la organización, seguridad e integridad de los estudiantes a su cargo.10. Utilizar estrategias formativas para atender y solucionar dificultades, antes de acudir a

las instancias superiores.11. Atender las indicaciones de Rectoría y Coordinación para cada una de sus

responsabilidades.12. Participar en los comités donde se requiera de acuerdo con su mejor desempeño y

conocimiento o a solicitud del Rector, haciendo propuestas que conlleven al mejoramiento Institucional.

13. Atender respetuosamente a los padres de familia, de acuerdo con el horario establecido, con el fin de resolver inquietudes y problemas académicos y/o formativos, dando cumplimiento a los horarios establecidos por parte de docentes y padres de familia.

14. Participar en la evaluación y planeación Institucional, con el fin de detectar las fortalezas y debilidades académicas y formativas en el transcurso del año, proponiendo estrategias de mejoramiento.

15. Informar oportunamente al Director de Grupo, sobre la inasistencia, comportamientos de los estudiantes a su cargo, y de los casos especiales que ameriten atención, con el fin de realizar el seguimiento establecido en el manual de convivencia.

16. Informar a la Coordinación, sobre actividades fuera de la Institución (Salidas Pedagógicas), acompañar todo el tiempo al grupo en general y regresar a la Institución con los estudiantes.

17. Responsabilizarse de la disciplina y organización del salón, manteniéndolo y dejándolo al finalizar la clase, en perfecto orden y aseo, conservando la decoración y los implementos que se encuentren dentro del aula con responsabilidad de los docentes de las dos jornadas.

18. Reemplazar con compromiso y eficiencia, cuando así se requiera, al docente que falte.

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19. Hacer uso adecuado del carné asignado para autorizar la salida de clase a los estudiantes.

20. Preparar diariamente sus clases, hacer el registro de asistencia de estudiantes, y demás que se requieran, para facilitar los seguimientos correspondientes.

21. Presentar periódicamente al Coordinador (a) informes sobre el desarrollo de actividades propias de su cargo, según el cronograma.

22. Participar semanalmente en la reunión de área.23. Cumplir con lo establecido por los distintos órganos del gobierno escolar. 24. Ejercer su cargo observando el código de ética del docente.25. Identificar, reportar y realizar el seguimiento a los casos de acoso escolar, violencia

escolar y vulneración de derechos sexuales y reproductivos que afecten a estudiantes del establecimiento educativo y también aquellos que se dan por medio de medios electrónicos y reportarlos al Comité Escolar de Convivencia.

3.2. JEFE DE ÁREA

Se considera jefe de área el docente que ha sido elegido por sus compañeros como representante al Consejo Académico o designado por el rector cuando los docentes no se pongan de acuerdo. Sus principales funciones son:

1. Coordinar y participar en la elaboración, ejecución y control del proyecto de área, el plan y programación para el año escolar.

2. Conformar activamente el consejo Académico para establecer una comunicación asertiva entre los docentes del área y demás integrantes del Consejo.

3. Planear y dirigir las reuniones semanales de área.4. Articular actividades interdisciplinarias que apunten al alcance de las metas de la

Institución, de acuerdo a su área.5. Cumplir las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de su

cargo.

3.3. JEFE DE PROYECTO:

Es el (la) docente que ha sido elegido (a) por sus compañeros, o designado por el rector cuando los docentes no se pongan de acuerdo, para liderar uno de los proyectos institucionales. Sus principales funciones son:

1. Liderar las actividades propias del proyecto a su cargo.2. Presentar a la coordinación el cronograma de actividades del área.3. Hacer seguimiento de los avances del proyecto.4. Mantener comunicación asertiva con la comunidad educativa con referencia al

proyecto.5. Suministrar la información de su proyecto para actualizar la página web del colegio.

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3.4. DIRECTOR DE CURSO

Es el (la) docente que ha sido designado (a) por el rector para responsabilizarse de un curso de estudiantes. Sus principales funciones son:

1. Conocer y contribuir a la orientación y formación integral de los estudiantes que tiene a su cargo.

2. Registrar el proceso académico y disciplinario de los estudiantes con el fin de favorecer la evaluación y promoción de los mismos.

3. Tramitar, conservar y actualizar los documentos de los alumnos.4. Liderar las reuniones y talleres elaborados por orientación de formación dirigidos a los

padres de familia.5. Brindar información oportuna a los padres sobre el proceso académico y disciplinario

de sus hijos.6. Convocar a los padres de familia o Acudiente de los estudiantes con dificultades

académicas o disciplinarias.7. Velar por la conservación y mantenimiento de documentos, útiles, equipo, muebles y

bienes que le sean confiados.8. Programar actividades y talleres de formación de acuerdo a las necesidades del curso.9. Acompañar a los estudiantes en las actividades programadas por la Institución y

colaborar en la organización y disciplina.10. Ejecutar el programa de inducción y reinducción a los estudiantes nuevos y antiguos

confiados a su cargo.11. Diligenciar el observador del estudiante, control y seguimiento de los estudiantes del

grupo a su cargo.

3.5. TURNOS DE ACOMPAÑAMIENTO

Es el tiempo dedicado por los docentes a los estudiantes, durante horarios diferentes a los de clase; requiere observación, atención, acción, diálogo, prevención, puntual asistencia en el sitio y hora acordados en el horario.

Con el acompañamiento se pretende lograr:

1. La seguridad y bienestar de los estudiantes2. El aseo y cuidado de la planta física3. El cumplimiento de las normas de Convivencia4. El control para que los estudiantes permanezcan debidamente en las áreas comunes.

Las novedades presentadas durante los acompañamientos, deben reportarse por escrito a la Rectoría o a la Coordinación, inmediatamente suceda, siempre y cuando éstas sean de consideración.

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Para el progreso y bienestar de nuestra Institución Educativa, debemos identificarnos plenamente con el PEI, participar en las actividades comunitarias, coordinar acciones con los demás estamentos y contribuir al mejoramiento continuo de nuestra Institución, teniendo siempre un sentido de pertenencia.

3.6. DOCENTE DE INFORMÁTICA

3.7. DOCENTE DE APOYO DE PRIMARIA3.8. DOCENTE DE APOYO PARA LOS NNEE

Es el profesional que tiene el perfil requerido para dirigir el proyecto de inclusión del Colegio y la integración de los niños, niñas y adolescentes con déficit cognitivo leve. Sus funciones son:

En cuanto al estudiante

1. Apoyar el desarrollo de habilidades adaptativas dentro del contexto escolar y familiar (comunicación, autonomía, habilidades sociales, habilidades escolares funciónales, utilización de la comunidad, cuidado personal, tiempo libre, vida en el hogar salud y seguridad.

2. Apoya el desarrollo de hábitos y rutinas. 3. Favorecer la participación del alumno dentro y fuera del aula mediante la

implementación estrategias pedagógicas y de interacción.4. Apoyar el desarrollo de una sana autoestima (conversando con los alumnos sobre sus

preocupaciones y problemas personales, realizando seguimiento sobre su participación en el aula, apoyando el manejo de identidad y la condición.

En cuanto al docente de aula regular

1. Conocer el currículo y plan de estudios.2. Realizar conjuntamente con el docente de aula las adaptaciones curriculares y

proyectos personalizados necesarios para garantizar la participación del alumno.3. Conocer la especialidad de la condición del alumno integrado y brindar orientación a

los docentes el perfil del alumno en términos de fortalezas y necesidades. 4. Establecer conjuntamente con los docentes el perfil del alumno en términos de

fortaleza y necesidades. 5. Establecer conjuntamente con los docentes el perfil del estudiante en términos de

competencias curriculares. 6. Apoyar a los docentes en el trabajo con compañeros, planeando estrategias con ellos.7. Planear estrategias de intervención con la comunidad educativa en general. 8. Apoyar cuando sea necesario la elaboración de evaluaciones e informes.

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9. Realizar charlas y talleres de capacitación sobre especificidad de la condición, su impacto en el aprendizaje y estrategias pedagógicas y de interacción, flexibilización, desarrollo emocional.

10. Apoyar la proyección del alumno en el contexto escolar.11. Analizar conjuntamente con los docentes las estrategias utilizadas para determinar su

validez. 12. Realizar observación participativa en el aula y retroalimentación al docente.

En cuanto a la familia

1. Apoyar a los padres en el establecimiento de las fortalezas y necesidades de su hijo.2. Apoyar a los padres en el reconocimiento de sus propias fortalezas y habilidades para

la atención y cuidado de su hijo.3. Brindar la información que la familia requiera sobre la condición de su hijo, así como

posibles estrategias para favorecer su desarrollo integral.4. Trabajar conjuntamente en la determinación de logros y dificultades en el proceso.5. Analizar conjuntamente estrategias de solución ante situaciones de dificultad.6. Orientar a la familia en momentos críticos y de toma de decisión.7. Capacitar en temas relevantes para favorecer el desarrollo y la participación de sus

hijos dentro del contexto escolar regular.8. Brindar asesoráis individuales a las familias cuando la situación lo amerite,

relacionadas con el escolar con N. E. E. 9. Informar oportunamente sobre las adaptaciones curriculares o proyectos

personalizados que va a utilizar su hijo.

3.9. DOCENTE RESPONSABLE SERVICIO SOCIAL ESCOLAR

Es el (la) docente designado (a) por el rector para coordinar el servicio social obligatorio que los estudiantes de grados 10° Y 11° deben prestar de acuerdo con la normatividad vigente. Sus funciones son:

1. Elaborar y presentar a consideración de la rectoría el proyecto institucional de servicio social escolar.

2. Socializar con la comunidad educativa el proyecto de servicio social escolar aprobado por el consejo directivo.

3. Comunicar al rector, dentro del primer mes de iniciado el año escolar, el servicio social que cada estudiante va a realizar, para que éste lo apruebe.

4. Velar porque todos los estudiantes presten el servicio social de acuerdo con las normas vigentes.

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5. Informar periódicamente al rector sobre el servicio social que los estudiantes están realizando.

6. Cumplir y hacer cumplir las fechas establecidas por el rector en cuanto al calendario de prestación de servicio social.

Nota: El docente responsable del servicio social escolar deberá tener en cuenta prioritariamente el servicio social para:

Coordinación: Monitor de asistencia 1 estudiante para la entrega del refrigerio escolar Estudiantes para los grados del Ciclo 1 y cursos donde se necesiten para ayudar a

estudiantes del programa de NEE.

CAPITULO IV. PERSONAL ADMINISTRATIVO

4.1. Auxiliar financiero

1. Elaborar el proyecto presupuestal del colegio para cada vigencia fiscal de acuerdo a los procedimientos establecidos por la Entidad.

2. Hacer el presupuesto de ingresos y gastos, el flujo de caja, el plan anual de contratación, el plan de inversiones con el fin de facilitar los procesos de planeación dentro del marco del proyecto Educativo Institucional.

3. Preparar informes financieros, indicadores de avance y resultados de gestión, informes de seguimiento, de planes y proyectos, cuando le sea solicitado por el consejo directivo, Nivel Central o autoridades competentes.

4. Realizar los traslados adiciones, reducciones y reservas presupuestales cuando sean requeridas dentro de la ejecución del presupuesto del Colegio.

5. Liquidar y cancelar las obligaciones contraídas por el colegio, haciendo los descuentos por impuestos que correspondan.

6. Realizar el recaudo de la cartera del colegio, registro de todos los ingresos del colegio, efectuar las cotizaciones de inversiones y proveer la información pertinente al ordenador del gasto para la ejecución del plan de inversiones y hacer las consecuentes actas.

7. Preparar, registrar y actualizar la información pertinente a procesos de contratación de menor cuantía que se realizan a través del portal de Internet, dispuestos por la Alcaldía Mayor de Bogotá para tal fin.

4.2. Secretario (a) académico (a)

1. Clasificar y registrar la información pertinente en el Sistema de Matrícula según los tiempos establecidos y las directrices impartidas por la administración central.

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2. Ejecutar actividades relacionadas con matrículas en cuanto al ingreso o retiro oportuno, graduaciones y solicitudes de los estudiantes del Colegio de acuerdo a las necesidades de la institución y las directrices de la entidad.

3. Elaborar certificaciones de notas y constancias de escolaridad según la información existente en la base de datos de registro y control del Colegio.

4. Atender al usuario interno y externo en cuanto a sus solicitudes o quejas y reclamos de acuerdo con los procedimientos establecidos por la SED.

5. Archivar los registros e información del Colegio relacionados con los procesos a su cargo y atendiendo a los procedimientos de gestión documental.

6. Apoyar la organización y ejecución de las diferentes actividades del Colegio cuando sea requerido por el superior inmediato.

4.3. Secretario (a) de rectoría

1. Recepcionar y comunicar oportunamente al superior inmediato y a la comunidad educativa sobre las actividades, reuniones y demás eventos donde se requiera la participación del Colegio según las directrices del nivel central o local.

2. Apoyar y adelantar el trámite documental oportuno de entrada y salida de correspondencia del Colegio según los procedimientos establecidos.

3. Brindar información confiable sobre los procesos que se adelantan en el colegio cuando sea requerido por los miembros de la comunidad educativa, según las orientaciones dadas por el superior inmediato.

4. Proporcionar información telefónica y personal sobre los procesos que adelanta el Colegio según las directrices del superior inmediato.

5. Mantener actualizado y organizado el sistema de información relacionado con la gestión documental de los procesos del Colegio según los procedimientos establecidos para dicho fin.

6. Organizar, informar y registrar los compromisos y eventos en los que debe participar el Colegio y el jefe inmediato en particular.

7. Brindar atención al usuario interno y externo de manera efectiva de acuerdo con los procedimientos establecidos por la SED.

4.4. Almacenista, biblioteca y ayudas didácticas

Es la persona encargada para mejorar las actividades propias del almacén y la biblioteca del colegio.

1. Desarrollar y aplicar sistemas de información, clasificación, actualización y manejo de los recursos del colegio, especialmente del Almacén y/o Biblioteca, según los procedimientos establecidos.

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2. Revisar, clasificar y organizar los documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia del colegio, especialmente en lo relacionado con Almacén y Biblioteca, según los procedimientos establecidos.

3. Elaborar e interpretar cuadros, informes, estadísticas y datos concernientes al funcionamiento del colegio, especialmente en las áreas de Biblioteca y Almacén, según las directrices del superior inmediato.

4. Proyectar respuesta a oficios y requerimientos de acuerdo a las directrices del superior inmediato y atendiendo la normatividad vigente.

5. Presentar informes periódicos sobre las actividades desarrolladas6. Sistematizar y mantener actualizado el registro de bienes e inmuebles de acuerdo a

los parámetros y normas vigentes 7. Preparar, legalizar y dar de baja los bienes y elementos obsoletos e inservibles de la

institución de manera permanente, mediante inventario y actas firmadas por los responsables.

8. Realizar y formalizar el ingreso y egreso de bienes de consumo de la institución de manera oportuna y eficiente.

9. Consultar los precios de referencia en el sistema de información para la contratación estatal (SICE).

10. Planear la asignación y distribución de los bienes devolutivos y de consumo que sean requeridos por los usuarios del colegio de manera oportuna.

11. Elaborar periódicamente informes relacionados con la gestión del almacén. 12. Diseñar estrategias de control y mantenimiento de los espacios y medios educativos a

su cargo con el fin de facilitar la prestación del servicio educativo. 13. Prestar el servicio de fotocopiado al interior del colegio y llevar el control respectivo.

7.6 REVISOR FISCAL

CAPITULO V. PERSONAL DE APOYO

5.1. Servicios generales

1. Mantener en óptimas condiciones de aseo los salones de la institución, para que el servicio educativo se preste en un ambiente adecuado.

2. Mantener en óptimas condiciones de aseo las áreas comunes de la institución, como lo son los patios, baños, pasillos, aulas de informática, etc.

3. Mantener en óptimas condiciones de aseo las áreas de rectoría, coordinación, secretaría académica y de rectoría, pagaduría, almacén y biblioteca, orientación, inclusión, sala de profesores, y emisora de la institución.

4. Realizar un adecuado manejo de los residuos sólidos generados en la institución.5. Colaborar y apoyar en las actividades con los programas de reciclaje dirigido por el

PRAE y Programa estrella.

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6. Vigilar baños, escaleras y sectores sensibles durante los actos especiales que se celebren en la Institución Educativa.

7. Informar a la Dirección por escrito y de manera inmediata sobre cualquier daño, irregularidad o desperfecto detectado en las instalaciones y estar pendiente del seguimiento.

8. Atender la limpieza de equipos y mobiliario de las dependencias en la institución.

5.2. Vigilancia

1. Ejercer vigilancia en las áreas o zonas que le sean asignadas.2. Supervisar la entrada y salida de elementos de la institución y hacer las anotaciones en

la minuta diaria.3. Responder por la planta física y enseres de la institución en todo momento.4. Consignar en los registros de control (minuta) las anomalías detectadas en sus turnos

e informar oportunamente sobre los mismos a la autoridad competente.5. Restringir la entrada de funcionarios y particulares fuera de la jornada laboral.6. Anunciar y recibir autorización para el ingreso a la institución de usuarios externos.7. Brindar seguridad al estudiantado y demás personas al ingreso, salida y durante la

permanencia en el establecimiento.8. Restringir la salida de los (as) estudiantes sin previa autorización escrita de

coordinación.

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PARTE II. PROCEDIMIENTOS

1. MATRICULASEstudiantes antiguosEstudiantes nuevosEstudiantes con NEE

2. ACCIDENTE DE UN ESTUDIANTE3. RETARDO DE ESTUDIANTE4. AUSENTISMO DE ESTUDIANTE 5. RETIRO DE ESTUDIANTE 6. CAMBIO DE JORNADA O SEDE (Isolución)7. CEREMONIA ENTREGA DE BANDERAS8. DESPEDIDA DE ONCE9. GRADOS DE PREESCOLAR10. GRADOS DE ONCE11. CLAUSURA12. EXCURSION GRADO ONCE13. USO DE MATERIAL DE BIBLIOTECA (Isolución)14. ACCIDENTE LABORAL (Isolución)15. ELABORACION Y EJECUCION DEL PLAN DE MANTENIMIENTO ESCOLAR (PME)

(Isolución )16. ELECCIÓN JEFE DE ÁREA, PROYECTOS Y COMITÈS17. PLANEACION Y RESPONSABILIDAD DE LAS ACTIVIDADES18. CRITERIOS PARA LA REALIZACION DE JORNADAS CULTURALES19. REALIZACION DE ACTIVIDADES EXTRA AULA DE CLASE20. PROCEDIMIENTOS PARA LAS SALIDAS PEDAGÓGICAS 21. REALIZACION DE ACTIVIDADES QUE IMPLIQUEN RECOLECCIÓN DE DINEROS (Para

salidas pedagógicas, salidas recreativas o culturales…)22. CONTROL DE ASISTENCIA DE LOS DOCENTES

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23. CONTROL DE ASISTENCIA DE ADMINISTRATIVOS24. PROCEDIMIENTO PARA PERMISOS25. REPORTE DE DAÑOS26. PRESTAMO DE AUDIOVISUALES27. SERVICIO DE FOTOCOPIADO (Isoluciòn) 28. INGRESO DE PERSONAS EN HORAS NO LABORALES29. PRESTAMO DE LAS INSTALACIONES DEL COLEGIO30. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA SEGÚN RESOLUCIÓN: 271631. ELECCIONES ESTUDIANTILES32. ELECCIONES DOCENTES33. ELABORACIÓN DEL CRONOGRAMA INSTITUCIONAL34. PROCEDIMIENTO PARA ELECCIÓN DE ESTUDIANTES Y DOCENTES PARA

PARTICIPACIÓN EN EVENTOS INTERINSTITUCIONALESPARTE II. PROCEDIMIENTOS

1. MATRÍCULAS

Se seguirán las orientaciones dadas por la resolución correspondiente emanada por la SED:

1.1. Estudiantes antiguos:1. Los padres o acudientes deben renovar la continuidad en las fechas establecidas.2. Se atenderán, en lo posible, las recomendaciones dadas por las comisiones.3. Antes de las matrículas se debe tener la información de paz y salvo, cuarto boletín, formato de compromisos establecidos y estudiantes que por alguna razón no pueden matricularse y las orientaciones respectivas.3. El día de la clausura el director de curso hará las matrículas de sus estudiantes. Es necesario actualizar datos y que el padre o acudiente firme la hoja de matrícula.4. El director de curso hará entrega del paquete completo de sus estudiantes a secretaría académica el mismo día de la clausura.5. El secretario (a) académico entrega formato de recibido a satisfacción al director de curso.

1.2. Estudiantes nuevos:1. El secretario (a) académico informará al rector el ingreso de cualquier estudiante nuevo, para recibir las orientaciones en cada caso. 2. Con el visto bueno del rector, para el registro de matrícula el secretario (a) académico exigirá los documentos establecidos por la resolución de la SED y fijará un plazo razonable para la entrega de los faltantes. El compromiso del padre o acudiente debe quedar por escrito; el secretario (a) académico hará el seguimiento al compromiso e informará al rector del cumplimiento o no del mismo.3. Cuando las matrículas se hagan después del inicio de clases, el secretario (a) informará por escrito del ingreso de un estudiante nuevo a la respectiva coordinación y al director de

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curso junto con el boletín e informes aportados por el estudiante. Los docentes de aula solamente dejarán ingresar al salón de clases y anexarán en la lista a los estudiantes que presenten el formato entregado por la rectoría.4. El secretario (a) académico será responsable de anexar en el sistema de notas al estudiante debidamente matriculado.

1.3. Estudiantes con NEE:1. Cuando el secretario (a) académico responsable de matrículas tenga conocimiento de un estudiante con NEE debe reportárselo al docente de apoyo correspondiente.2. El docente de apoyo revisará los soportes médicos, hará la evaluación respectiva del estudiante y emitirá su concepto por escrito sobre la posibilidad o no de integración al aula y la disponibilidad de cupo y lo entregará al secretario (a) académico.3. Si el concepto del docente de apoyo es favorable y hay cupos, el secretario (a) procederá a realizar la matrícula respectiva y le informará al docente de apoyo de la culminación de la misma y se seguirá con la actividad número 4. Si el concepto del docente de apoyo es insatisfactorio el secretario (a) académico deberá informar al padre de familia y/o acudiente y el procedimiento se da por terminado.4. El docente de apoyo elaborará un escrito señalando las condiciones particulares del estudiante y las recomendaciones para su formación; hará entrega de dicho informe a la coordinación y a los docentes de aula en un plazo máximo de 8 días, después del ingreso del estudiante.

2. ACCIDENTE DE UN ESTUDIANTE

Cuando se accidente un estudiante:

1. El docente debe informar de inmediato al coordinador (a); si no está o no lo encuentra debe dirigirse a secretaría académica.

2. El coordinador, la orientadora o el docente, con la colaboración de secretaría, reúne los siguientes documentos:

• Constancia de matrícula• Fotocopia del documento de identidad del alumno• Fotocopia de la EPS• Fotocopia de la póliza de la SED

3. El coordinador, la orientadora o el docente en lo posible debe comunicarse con el padre o acudiente del estudiante.4. Con estos documentos el coordinador, la orientadora o el docente (con o sin la presencia del padre o acudiente) se dirige al CAMI de Santa Librada para la atención del estudiante accidentado.5. El coordinador, la orientadora o el docente si no llega el padre o acudiente al CAMI, debe esperar el diagnóstico médico y la decisión sobre el menor.

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Nota: En caso de que el padre o acudiente acompañe al coordinador, la orientadora o el docente al CAMI o de que llegue al mismo, el coordinador, la orientadora o el docente puede retirarse del CAMI y luego exigirle al padre o acudiente una copia del diagnóstico médico.6. El coordinador, la orientadora o el docente, el mismo día o al día siguiente, debe

diligenciar en secretaría el correspondiente reporte del accidente.

3. RETARDO DE LOS ESTUDIANTES

1. EL Docente de acompañamiento y la coordinación reciben a los estudiantes.2. Una vez cerrada la puerta en la hora establecida (15 minutos luego de la hora de

entrada) se registra los nombres de los estudiantes que llegan tarde.3. Se aplican correctivos a los estudiantes que lleguen más de tres veces tarde en la

semana (trabajo en primaria o actividades pedagógicas).4. La coordinación con apoyo de los monitores de curso y del monitor de asistencia

(Servicio Social) realiza un informe de los retardos de los estudiantes que se socializa en las reuniones de padres.

5. Se firma compromiso con los acudientes (en caso de que se cumpla se termina el procedimiento, si se incumple se remite al paso 6.)

6. En caso de incumplimiento se remite a Comité Escolar de Convivencia.

4. AUSENTISMO DE ESTUDIANTES

1. El monitor de asistencia (Servicio social) hace el reporte diario de ausencias a coordinación académica

2. Los docentes directores de grupo hace el reporte semanal de ausencias a coordinación académica

3. Si las ausencias superan tres la coordinación académica se comunica con los acudientes

4. Se firma compromiso con el estudiante y con los acudientes.5. En caso de incumplimiento se remite el caso a consejo directivo inmediatamente.

5. RETIRO DE UN ESTUDIANTE

Para retirar a un estudiante el procedimiento es el siguiente.

1. Debe diligenciarse una carta del acudiente a rectoría exponiendo los motivos que justifican dicho retiro

2. Entregarse a secretaria académica3. La secretaria tendrá tres días hábiles para dar solicitud a esa respuesta4. El cupo en otra institución puede ser tramitado desde el colegio si así es solicitado por

el acudiente y acordado con la rectoría en la carta tramitada5. Se entregan los documentos correspondientes si hay paz y salvo con la institución.

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6. CAMBIO DE JORNADA O SEDE DE UN ESTUDIANTE:

1. El padre de familia, alumno y/o cualquier funcionario del colegio identifican la necesidad de realizar cambio de jornada o de sede.

El oficio de solicitud debe contener como mínimo la siguiente información:

Nombre completo del solicitante Dirección y teléfono del solicitante o donde debe remitirse la respuesta. Nota: Para solicitar cambio de sede y/o jornada el comité de convivencia ha tenido

que haber agotado todas las instancias sobre el manejo de convivencia.

2. El Padre de familia y/o alumno realiza la solicitud de cambio de jornada y/o sede a través de un oficio escrito y envía al Rector del Colegio.

3. El Rector y/o quien designe verifica en el aplicativo de matricula vigente, si la jornada y/o sede solicitada dispone de cupos, de ser así el procedimiento continúa con la siguiente actividad, de lo contrario el procedimiento continua con la actividad número 4.

4. Si el Rector del colegio no aprueba el traslado el procedimiento continúa en la siguiente actividad, de lo contrario continúa con la actividad No 6.

Nota: Si la solicitud de traslado es realizada por el Colegio Distrital (Diferentes Instancias), el Rector envía oficio al Padre de Familia del Alumno detallando el caso del estudiante, compromisos incumplidos que obligaron a tomar la decisión de traslado. La solicitud de traslado solo será efectiva cuando se hayan agotado todas las instancias para lograr cambio positivo en el estudiante sin logro alguno.

5. El Rector comunica por escrito mediante oficio al padre de familia y/o alumno la negativa del traslado de jornada / sede y los motivos por los cuales no realizó el traslado y finaliza el procedimiento.

6. El Rector y/o quien designe, realiza lo estipulado para el cambio de jornada y/o sede en el aplicativo de matrícula vigente, genera reporte del aplicativo de matrícula vigente en donde conste el cambio de jornada o sede realizado al solicitante e informa al padre de familia y/o alumno.

7. La secretaria académica ingresa la novedad en la carpeta del alumno independientemente de la decisión tomada por el Rector y archiva.

7. CEREMONIA DE ENTREGA DE BANDERAS

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En esta ceremonia se pretende que los estudiantes de décimo reciban de parte de sus compañeros de once la responsabilidad de liderar a los estudiantes del colegio, asumiendo su rol de hermanos mayores de los demás. Los de once reciben el encargo de asumir la responsabilidad de ser egresados del Colegio y, por tanto, llevar en alto el nombre de los Tejares.

1. Los (as) docentes directores de los cursos 10° y 11° serán los responsables de organizar este simbólico acto; para lo cual deben elaborar la agenda y comunicársela a la coordinación máximo quince días antes de la ceremonia.

2. Los (as) docentes directores de los cursos 10° y 11° serán los encargados de socializar a los demás docentes la actividad y de gestionar los permisos para los ensayos del acto.

3. Los directores de estos cursos organizarán todo lo relacionado con la ceremonia, de dirigirla y de liderar su respectiva evaluación.

8. DESPEDIDA DE ONCE

Los estudiantes de grado décimo si así lo deciden voluntariamente en reunión con su director de curso, pueden solicitar incluir en el cronograma la despedida de sus compañeros de once. Para realizar actividades que les permitan recoger fondos, deben hacer lo siguiente:

1. Crear un comité pro- despedida de once. Este comité debe estar compuesto mínimo por el director de curso, dos padres de familia y dos estudiantes.2. El comité acordará con los estudiantes y padres de familia de décimo todo lo relacionado con las actividades (que pueden ser dentro y fuera del colegio) que se van a realizar durante el año y las presentará al consejo directivo máximo en la reunión de marzo que tenga el consejo. De esta reunión debe existir acta, firmada al menos por los miembros del comité.3. Para la organización de actividades dentro del Colegio es necesario tener en cuenta:• No se pueden realizar Jeans Day ni Mini TKs• Durante el año sólo se pueden realizar dos actividades que afecten la jornada escolar.• Dichas actividades y las que no afecten la jornada escolar sólo se podrán realizar si el consejo directivo las aprueba.• La coordinación definirá las fechas de esas dos actividades aprobadas, las cuales cumplirán con los requisitos de cualquier otra actividad.

4. El comité pro- despedida de once debe abrir una cuenta de ahorros en Banco de Bogotá Santa Librada en la cual se depositarán todos los dineros recogidos para la actividad. La cuenta debe ser abierta por los padres de familia y el director de curso.

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5. De cada actividad debe publicarse en la cartelera del salón y entregar una copia a coordinación sobre los dineros recogidos. Este informe debe estar firmado por el comité pro-despedida de once.6. Los únicos responsables del manejo y uso de ese dinero son los miembros del comité. El colegio no tendrá ninguna responsabilidad en esos dineros ni tendrá en cuenta la participación o no de los estudiantes en esas actividades para efectos académicos y/o disciplinarios.

9. GRADOS DE PREESCOLAR

El Colegio mantendrá esta ceremonia como una parte importante de los estímulos que los niños de esta edad deben tener para continuar con sus estudios. Todos los niños de las dos jornadas participarán en esta ceremonia, la cual será organizada y dirigida por los (as) docentes de este grado.Estos docentes serán los responsables de:1. Preparar la agenda de la ceremonia y hacer la entrega de la misma a la coordinación, con al menos 15 días de anticipación. La coordinación podrá proponer ajustes.2. Sugerir con suficiente anticipación (máximo un mes antes) a la rectoría el sitio para la celebración de la ceremonia, de modo que se pueda conseguir el mismo.3. Solicitar con suficiente anticipación (máximo un mes antes) a la rectoría los materiales necesarios para el éxito de la ceremonia.4. Elaborar los diplomas o solicitar el apoyo de la auxiliar financiera para la contratación de los mismos.5. Preparar todo lo relacionado con la celebración.6. Dirigir la ceremonia.7. Hacer la debida entrega del sitio de la ceremonia.

10. GRADOS DE ONCE

1. Coordinación con cada director de curso explicará a los estudiantes y padres de familia en la primera reunión de padres, todos los requisitos necesarios para graduarse (haya o no ceremonia).

2. De esta reunión se elaborará un acta que deben firmar todos los asistentes. A lo largo del año la coordinación les notificará por escrito a los padres o acudientes cómo va el cumplimiento de los requisitos por parte de cada estudiante.

3. Antes de hacer el cobro de los derechos de grado, los directores de curso y los coordinadores de ambas jornadas definirán qué ceremonia de grado se va a realizar.

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De esta reunión se comunicará la propuesta a la rectoría para que se tomen las decisiones correspondientes.

4. Los costos que ordinariamente se han invertido en el alquiler de un salón, se podrán utilizar para la realización de la ceremonia. El lugar de la ceremonia se conseguirá en algunos de los auditorios existentes en la localidad.

5. Los directores de curso y los coordinadores de ambas jornadas serán los responsables de organizar la agenda de la ceremonia, teniendo en cuenta los elementos mínimos legales de la misma. Esta agenda deberá entregarse a rectoría máximo quince días antes de la ceremonia.

6. Los directores de curso son los encargados de proponer a las respectivas comisiones de evaluación y promoción los estudiantes que pueden ser premiados en la ceremonia de grado. La comisión decidirá sobre la propuesta y le entregará a la auxiliar financiera el listado de los estudiantes con las correspondientes premiaciones para que se hagan las diligencias respectivas.

7. Coordinación es el responsable de publicar la lista de estudiantes que, una vez compruebe que cumplen con todos los requisitos, pueden ser graduados en ceremonia. La fecha de dicha publicación aparece en el calendario escolar.

8. La secretaria académica es la responsable de organizar debidamente las carpetas de cada una de los graduandos. Estas carpetas deben estar en rectoría máximo tres días antes de la ceremonia.

9. Los directores de curso y la coordinación serán los responsables de preparar todo lo relacionado con la ceremonia, la dirección de la misma y la entrega debida del sitio en el que se realice.

11. CLAUSURA

Es el acto final del calendario académico en el que se involucra a los padres de familia. Esta ceremonia debe ser el cierre de todas las actividades. Tiene como finalidad entregar a los padres o acudientes el informe académico final de sus hijos o acudidos y de culminar con entusiasmo lo realizado en el año.Por tanto, debe ser un acto en el que se resalten los valores y lo más significativo de lo trabajado en el año.

1. Cada director de curso explicará a los estudiantes y padres de familia en la primera reunión de padres, todos los requisitos necesarios para culminar satisfactoriamente la educación básica y poder recibir el correspondiente certificado en la clausura (es importante aclararle a los padres y estudiantes los motivos por los cuales en el colegio no se hace ceremonia especial). De esta reunión se elaborará un acta que deben firmar todos los asistentes. A lo largo del año la coordinación académica les notificará por escrito a los padres o acudientes cómo va el cumplimiento de los requisitos por parte de cada estudiante.

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2. Los responsables de la clausura en el patio general serán los coordinadores de cada jornada. En la agenda deberán involucrar a los directores de curso y a los encargados de cada proyecto, para que presenten lo más importante de sus trabajos.

3. Uno de los puntos centrales de la clausura será la entrega de los certificados a los estudiantes de noveno que hayan sido promocionados por la respectiva comisión de promoción y evaluación. Es responsabilidad de la secretaria académica hacer los respectivos certificados.

4. Los directores de curso son los responsables del acto de clausura en su respectivo curso. Además de la entrega de informes académicos, puede organizar estímulos para sus mejores estudiantes y algún detalle que quiera compartir con sus padres.

12. EXCURSION GRADO ONCE

Los estudiantes de grado once si así lo deciden voluntariamente en reunión con su director de curso y con los padres de familia, pueden solicitar incluir en el cronograma la excursión de once. Para realizar actividades que les permitan recoger fondos para esa actividad, deben hacer lo siguiente:

1. Crear un comité pro- excursión de once. Este comité debe estar compuesto mínimo por el director de curso, dos padres de familia y dos estudiantes.2. El comité acordará con los estudiantes y padres de familia de once todo lo relacionado con las actividades (que pueden ser dentro y fuera del colegio) que se van a realizar durante el año y las presentará al consejo directivo máximo en la reunión de marzo que tenga el consejo. De esta reunión debe existir acta, firmada al menos por los miembros del comité.3. Para la organización de actividades pro-excursión, dentro del colegio es necesario tener en cuenta:

• El colegio las autorizará siempre y cuando a la excursión se hayan comprometido a asistir el 80% o más de los estudiantes.

• No se pueden realizar Jeans Day ni Minitks• Durante el año sólo se pueden realizar dos actividades que afecten la jornada

escolar.• Dichas actividades y las que no afecten la jornada escolar sólo se podrán realizar si

el consejo directivo las aprueba.• La coordinación de definirá las fechas de esas dos actividades aprobadas.

4. El comité pro- excursión de once debe abrir una cuenta de ahorros en Banco de Bogotá Santa Librada en la cual se depositarán todos los dineros recogidos para la actividad. La cuenta debe ser abierta por los padres de familia y el director de curso.

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5. De cada actividad debe publicarse en la cartelera del salón y entregar una copia a coordinación sobre los dineros recogidos. Este informe debe estar firmado por el comité pro-excursión de once.6. Los únicos responsables del manejo y uso de ese dinero son los miembros del comité. El colegio no tendrá ninguna responsabilidad en esos dineros ni tendrá en cuenta la participación o no de los estudiantes en esas actividades para efectos académicos y/o disciplinarios.7. Para la realización de la excursión, el contrato de la misma se hará con una empresa debidamente acreditada, la cual será la única responsable del evento. Dicho contrato será firmado por la empresa y cada uno de los padres de los estudiantes que van a asistir.8. El director de curso debe entregar a la coordinación máximo veinte días antes de la excursión, el listado de los estudiantes que van a asistir y copia del contrato.9. Una vez la coordinación dé el visto bueno, se hará entrega a rectoría de esa documentación para que el rector haga los trámites correspondientes con el DILE.10. Los directores de curso deben acompañar a los estudiantes y solicitar a rectoría el permiso correspondiente para ausentarse del Colegio, teniendo en cuenta que no pueden ser más de tres días laborales. Es aconsejable que algunos padres de familia acompañen la excursión y se corresponsabilicen de la misma.

13. USO DE MATERIAL DE BIBLIOTECA

Según resolución 2488 del 19 de octubre de 2009 y en contextualización a la condiciones del Colegio IED Los Tejares, se llevará a cabo este procedimiento.

1. Inducción. El administrativo (a) encargado debe realizar una inducción a todo el colegio a comienzo del año escolar sobre la colección, horas de servicio y modo de operación de la biblioteca.

2. Divulgar reglamento. El administrativo de biblioteca divulga al iniciar el año académico, el reglamento interno de la biblioteca entre ellas:

- Hacerse responsable de la demora, deterioro o pérdida del material bibliográfico.

- El préstamo de libros se hará por un tiempo máximo de cinco días hábiles.- Las revistas y periódicos solamente podrán ser consultados dentro de la

biblioteca.- Todo préstamo es renovable siempre que no haya solicitud pendiente y la

entrega sea puntual para su renovación.3. Se solicita el préstamo de material en la biblioteca. El estudiante o docente solicita al

administrativo el material requerido, diligenciando el formato (Ver Anexo). El préstamo es personal e intransferible.

4. Se verifica si hay disponibilidad. De ser así continua con la actividad número 5. De lo contrario finaliza el procedimiento.

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5. Si la solicitud es realizada por el (la) estudiante se sigue con la actividad número 6. De lo contrario continua en la actividad número 7.

6. El estudiante entrega el documento o carné del colegio al administrativo durante el préstamo y continúa con actividad 8.

7. Si es docente, este firma la planilla (Ver Anexo) indicando en esta la cantidad, titulo, editorial, nombre del usuario y firma del solicitante.

8. El (la) administrativo registra la tarjeta que tiene cada libro en el bolsillo de préstamo.9. Entregar material solicitado.10. Recibe el material.11. Si se devuelve el material el procedimiento termina. De lo contrario se aplica

sanciones propias del colegio. Si es renovación se reinicia el procedimiento.

14. ACCIDENTE LABORAL DE DOCENTES

1. Se levanta un acta donde se describa el accidente, firmada por el accidentado (si puede) y dos testigos.2. Llamar a la EPS a la que está afiliado (lo puede hacer el accidentado u otra persona)3. Seguir las indicaciones de la EPS4. Dentro de las 48 horas siguientes al accidente, debe legalizarlo en la EPS y luego en la SED. 5. Dejar una copia de la legalización del accidente en el colegio para guardarla en la hoja de vida.

15. ELABORACION Y EJECUCION DEL PLAN DE MANTENIMIENTO ESCOLAR (PME) Isolución

1. CONSULTA BD DE LAS PLANTAS FISICAS DE COLEGIOS PARA IDENTIFICAR INFORMACION

El profesional DCC (Nivel Central) consulta la base de datos del inventario de plantas físicas para incluir la localización del colegio en la ficha M-100 y consigna la información requerida de acuerdo a lo descrito en el Manual de Uso, Conservación y Mantenimiento de los Colegios de la Secretaría de Educación del Distrito. Se debe incluir la información sobre los elementos determinantes para la implementación del PME, acerca de las áreas, capacidad, antigüedad, jornadas, etc. La ficha M -100 será firmada por el Gestor Territorial, el Rector del Colegio y el Director Local de Educación, como responsables de la información consignada.

2. GENERA INFORME SOBRE PLANTAS FISICAS DE COLEGIOS Y ENVIA A PRESUPUESTO

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El profesional del DCC elabora informe sobre las plantas físicas del colegio detallando los tipos de mantenimiento requeridos y el diagnóstico de necesidades, el cual será el soporte de la ejecución de las labores de mantenimiento, registrando los resultados en la ficha M-200 y M-300.

Dicha actividad consiste en efectuar un barrido de todas las actividades de obra posibles, que se presenten en todos los bloques o edificios del colegio, asignar calificación en porcentajes de acuerdo a criterios previamente establecidos en el Manual de Uso, Conservación y Mantenimiento de los Colegios de la Secretaría de Educación del Distrito con el fin de que el informe sea ajustada estrictamente a la realidad.De igual forma analiza la situación del colegio en relación con el mantenimiento global de sus bloques registrando los resultados en la ficha M-400. EL profesional del DCC con base en la información de las fichas anteriores realiza el plan de mantenimiento escolar con la priorización de las actividades de mantenimiento a realizar a lo largo del año, iniciando por la de mayor prioridad y teniendo en cuenta la disponibilidad de los giros de fondos docentes. El profesional DCC elabora un cuadro guía de actividades a desarrollar, su alcance, cantidades aproximadas y valor estimado, esta información la puede consultar el Rector(a) como guía de precios más utilizados en lo referente al mantenimiento en página Web.El profesional del DCC contacta al(a) Rector(a), le enseña la ficha M-400 y explica el estado general del colegio, la priorización de los trabajos a realizar y le solicita la firma en el documento. El Rector entrega las fichas y el perfil gráfico al Director Local de Educación, para su visto bueno. Definido lo anterior el profesional del DCC envía con un oficio al colegio, el Plan de Mantenimiento Escolar con copia a la DDC del archivo digital actualizado.De acuerdo a los anteriores análisis y diagnósticos en donde se representa el perfil de mantenimiento de cada colegio y el cual servirá para tener un presupuesto en los trabajos del colegio se envía a la Oficina de Presupuesto.

3. CÁLCULO Y ASIGNACIÓN DE LOS FONDOS DE REPOSICION OPP- PD 014

Procedimiento predeterminado de la Oficina de Presupuesto, en el que se detallan las actividades para realizar el cálculo y asignación de los Fondos de Reposición a las Instituciones Educativas Distritales.

4. REALIZA DIAGNOSTICO DE INSTALACIONES Y DOTACIONES DEL COLEGIO Y GENERA INFORME

El Comité de Mantenimiento Institucional efectúa la evaluación diagnóstica del estado en que se encuentran las instalaciones y dotaciones del plantel.Este diagnóstico debe ser realizado conjuntamente con la DCC y los rectores, quienes periódicamente, inspeccionan todas las áreas y equipos del edificio y

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detectar las condiciones de riesgo en que puedan afectar a la comunidad educativa o a los bienes del colegio.

Este Informe evaluativo anual servirá de insumo para elaborar el Plan de Mantenimiento Escolar de la siguiente vigencia.Así mismo el Comité de Mantenimiento reporta los daños o deterioros presentados en los colegios cuando son por deterioro o inestabilidad por mala ejecución de obras, daños por siniestros o deterioro por uso cotidiano y mal uso con el fin de determinar las acciones a seguir por parte de los rectores de los colegios oficiales de Bogotá.

5. ELABORA Y/O MODIFICA PLAN DE MANTENIMIENTO ESCOLAR

El Rector elabora y/o Modifica el PME, teniendo en cuenta la evaluación diagnóstica realizada por el Comité de Mantenimiento en donde establecen las prioridades en cuanto a los trabajos de reparación, en caso de presentarse dos o más fallas simultáneas no previstas en los planes.

6. REVISA EL PLAN DE MANTENIMIENTO ESCOLAR

El Comité de Mantenimiento Institucional revisa y evalúa el PME.

7. ¿APRUEBA PME?

Si el PME es aprobado por el Comité de Mantenimiento, el procedimiento continúa con la siguiente actividad, de lo contrario envía al rector el PME y continúa con la actividad No 5.

8. DIVULGA PLAN DE MANTENIMIENTO ESCOLAR

El Rector divulga el PME aprobado.

9. EJECUTA MANTENIMIENTO SEGÚN PME

La Unidad Operativa del Comité de Mantenimiento inicia la ejecución del mantenimiento según lo establecido en el PME.

10. ¿MANTENIMIENTO PREDICTIVO Y/O PREVENTIVO?

Si el tipo de mantenimiento a realizar es predictivo el procedimiento continúa en la siguiente actividad, de lo contrario continua en la actividad No. 12.

11. ¿NECESITA MODIFICAR ESTRUCTURA DEL COLEGIO?

Si durante la ejecución del mantenimiento se identifica la necesidad de modificar la estructura del colegio por deterioro o inestabilidad por mala ejecución de obras,

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daños por siniestros, o un requerimiento por Mantenimiento Correctivo el Rector envía a la DCC la solicitud de mantenimiento a través de la Web de la SED en el link habilitado para reportar estos daños. De lo contrario el procedimiento continúa en la actividad No. 13.

12. ¿REQUIERE OTRO TIPO DE MANTENIMIENTO INMEDIATO?

Si se requiere otro tipo de mantenimiento inmediato ocasionados por daños, por siniestros ocasionados por fenómenos de la naturaleza como vendavales, terremotos, inundaciones, deslizamientos, avalanchas etc., que afecte la prestación del servicio en el colegio el procedimiento continua en la siguiente actividad, de lo contrario continua en la actividad No.14

13. ¿REQUIERE ADQUISICIÓN DE BIEN O SERVICIO?

Si durante la ejecución del mantenimiento se determina que es necesario el reemplazo parcial o total de un elemento defectuoso, inútil u obsoleto y/o un servicio continúa en la actividad No.15 de lo contrario continua con la actividad No 16.

14. VISITA A LOS COLEGIOS DISTRITALES DCC-PD-015

Procedimiento predeterminado de la Dirección de Construcción y Conservación de Establecimientos Educativos, el procedimiento continúa con la actividad No 16.

15. MANEJO FSE: EJECUCION DE UN GASTO CD-PD-004

Procedimiento Predeterminado de los Colegios Distritales.

16. ELABORA INFORME EVALUATIVO ANUAL PARA ACTUALIZACION DEL PME

La Unidad Operativa del Comité de Mantenimiento elabora el Informe Evaluativo Anual en donde consolida la información y actualiza el nivel de deterioro de los colegios, esta información es insumo para retroalimentar el Plan de Mantenimiento Escolar, con el fin de plantear nuevas estrategias, asignar nuevos roles, y proponer la modificación de procesos, si así se requiere buscando optimizar el plan.

17. TRAMITA ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN GENERADA

El Rector recopila los informes, planillas de control, solicitudes de material y de presupuestos y mantiene actualizado:

Control de trabajos contratados Hojas de servicio de equipos Registro contable

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Ficha ocupacional de los miembros de la comunidad que colaboran en actividades de mantenimiento

Inventario de bienes Planos del proyecto original y de las ampliaciones o modificaciones Facturas y garantías de equipos Instalaciones Obras realizadas Manuales de operación de los equipos que existen en la edificación escolar

16. ELECCIÓN JEFE DE ÁREA, PROYECTOS Y COMITÈS

1. Según las disposiciones de ley el rector está facultado para elegir los jefes de área.2. En cuanto a proyectos cada docente estará a cargo del proyecto de su área y en

primaria será de manera concertada con el docente.3. El docente escogerá el comité al cual pertenecer. En caso de no ser posible será

designado por el consejo directivo.4. Cada docente pertenecerá a un proyecto y un comité, o en su defecto a dos

proyectos, de acuerdo a disposición del docente y de consejo directivo. 5. Los jefes de proyecto y de comité serán elegidos por los mismos al interior de cada

comité o proyecto.

17. PLANEACION Y RESPONSABILIDAD DE LAS ACTIVIDADES

La coordinación será la responsable del manejo del Cronograma Institucional, esto es, de velar por el cumplimiento de las actividades programadas, de incluir o de cancelar otras. En lo posible, les recordará máximo un mes antes a los responsables de una actividad, para que con tiempo se organice y se lleve a cabo en la fecha establecida y se cumplan los requisitos establecidos para la realización de cualquier actividad.

Nota: Aquellas actividades que están programadas desde el inicio del año, se aconseja que se vayan preparando desde antes que la coordinación les recuerde.

Cuando un docente o varios docentes son los responsables de una actividad que ocupe parte o toda la jornada escolar, deben tener en cuenta que se comprometen a lo siguiente:

1. Elaborar un documento o agenda con: Titulo de la actividad, objetivo, justificación, estrategias pedagógicas, actividades, distribución de responsabilidades (cuidando que todos los docentes tengan alguna), tiempos y espacios.

2. Planear las actividades a su cargo con anterioridad y a más tardar 8 días antes de la fecha establecida según cronograma, dar a conocer a la coordinación la agenda de la misma.

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Nota: si la Coordinación no recibe la agenda con los elementos anteriormente formulados en los tiempos establecidos, la actividad será cancelada y a los docentes responsables se les pasará el llamado escrito de atención correspondiente y el procedimiento terminará.

3. Una vez aprobada la agenda, el grupo organizador y la coordinación harán una socialización e inducción de la actividad a los docentes a más tardar 3 días antes de su desarrollo. En caso de que la actividad por cuestiones impredecibles no se pueda realizar, la coordinación buscará el espacio para realizarla máximo en los 8 días siguientes.

4. Hacer la gestión necesaria para obtener los recursos que requiere el éxito de la actividad y preparar la logística necesaria.

5. Dirigir o coordinar la actividad.6. La coordinación a más tardar 3 días hábiles después del desarrollo de la actividad se

reunirá con los docentes responsables para realizar la evaluación respectiva. De dicha evaluación se dejará constancia escrita en la coordinación.

7. Se hará felicitación escrita a los docentes que se comprometieron con la actividad y llamado de atención escrito a los que no.

18. CRITERIOS PARA LA REALIZACION DE JORNADAS CULTURALES

El objetivo de una jornada cultural es socializar el trabajo académico liderado por cada una de las áreas durante el año lectivo. Estos días se programarán de común acuerdo entre las áreas y la coordinación académica. En dicha jornada el (o las) área (s) debe (n) organizar la exposición de los trabajos más significativos realizados por los estudiantes. Este será el contenido central de la jornada.

Además, los docentes del (o las) área (s) deberán organizar una agenda en la que se tenga en cuenta, entre otras cosas, lo siguiente:

1. Formación de los estudiantes: allí se les explicará el sentido, objetivo, contenidos, desarrollo, etc. de la jornada.2. Distribución de espacios, tiempos y responsables para la exposición.3. Prever actividades recreativas y/o culturales adicionales.4. Además, deben tener en cuenta todo lo relacionado con la responsabilidad de la actividad.

19. REALIZACION DE ACTIVIDADES EXTRA AULA DE CLASE

Para desarrollar actividades de una asignatura en la hora de clase respectiva fuera del salón, se debe tener en cuenta lo siguiente:

Si la actividad es dentro del colegio:

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1. El (la) docente debe pedir autorización a coordinación para realizar la actividad2. Si la actividad es autorizada, el docente implementa la actividad.

Nota: El o la docente debe tener en cuenta:

a) Que la actividad esté relacionada con la temática y estar prevista en el plan de asignatura.

b) Debe ser una actividad que involucre a todos los estudiantes del curso.c) La debe dirigir y supervisar el docente.d) No debe alterar el normal desarrollo de las demás actividades o clases que se

estén realizando.

Si la actividad se realiza fuera del colegio:

1. El (la) docente debe pedir autorización por escrito a coordinación para realizar la actividad con mínimo 15 días de antelación. Si no es autorizada, coordinación informa por escrito al docente por lo menos 3 días después de presentada la autorización y el procedimiento termina. Si es autorizada continúa con la actividad número 2.

2. El docente informa a los padres de familia y estudiantes acerca de la actividad.3. Coordinación se encarga de realizar las circulares (de acuerdo a la información

suministrada por el docente) para entregar a los padres de familia o acudientes y realiza entrega al docente encargado de la actividad.

4. El docente entrega las circulares a los estudiantes por lo menos 8 días antes de realizar la actividad.

5. El docente recibe las circulares, en donde se evidencie la autorización del padre de familia o acudiente y las debe entregar a coordinación un día antes de realizar la actividad. Para que la actividad se lleve a cabo como mínimo debe encontrarse un 70% de los estudiantes del curso autorizados, de no serlo así la actividad podrá reprogramarse a solicitud del docente o se cancelará, terminando así el procedimiento. Si se obtiene el 70% o más de autorizaciones el procedimiento continúa con la actividad número 6.

6. El día de la actividad, coordinación realiza la confirmación de los (as) estudiantes que saldrán a la actividad.

7. Si se encuentran estudiantes que no tienen autorización el docente y la coordinación se encargarán de planear estrategias para que los estudiantes puedan continuar con su jornada académica dentro de la institución.

8. La actividad se lleva a cabo bajo el liderazgo y la dirección del docente.

Nota: El o la docente debe tener en cuenta:

a) Que la actividad esté relacionada con la temática y estar prevista en el plan de asignatura.

b) Debe ser una actividad que involucre a todos los estudiantes del curso.

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c) La debe dirigir y supervisar el docente.d) No debe alterar el normal desarrollo de las demás actividades o clases que se

estén realizando.

En el caso de la asignatura de Educación Física, las actividades que se realicen fuera de la Institución, debe observar lo anterior. Sin embargo, para facilitar la autorización de los padres o acudientes, el docente debe enviar al comienzo del año el plan de la asignatura y recibir la autorización escrita de los padres o acudientes para las actividades que se realizarán fuera de la institución en el año lectivo.

20. PROCEDIMIENTOS PARA LAS SALIDAS PEDAGÓGICAS

Las salidas pedagógicas son una estrategia que le permite a los docentes desarrollar procesos de enseñanza aprendizaje fuera de la institución, que busca, por una parte brindarle la posibilidad a los niños, niñas y jóvenes la apropiación de los escenarios educativos y culturales de la ciudad y, por la otra, ofrecer alternativas educativas a los estudiantes en el tiempo extraescolar.

Para planear adecuadamente las salidas pedagógicas la comunidad educativa debe tener en cuenta los siguientes criterios:

1. El docente debe solicitar a la coordinación los formatos establecidos por el DILE, para formular el proyecto que sustentará la salida pedagógica. 2. Si la salida pedagógica no implica solicitud de dinero a los padres o estudiantes, será la coordinación quien la autorice e inicie los trámites correspondientes para su realización. Si no es autorizada, coordinación informa por escrito al docente por lo menos 3 días después de presentada la autorización y el procedimiento termina. Si es autorizada continúa con la actividad número 3.3. Luego de la autorización, la coordinación, teniendo en cuenta el cronograma institucional, determinará el día en que se puede llevar a cabo la salida pedagógica. 4. El docente entregará a la secretaría académica con la debida anticipación la información necesaria para emitir las correspondientes autorizaciones (objetivo de la salida, descripción de las actividades, hora de salida y de llegada, observaciones generales).5. El docente le debe entregar a los estudiantes las autorizaciones para que los padres den el permiso escrito o no de la misma.6. El docente recogerá los formatos diligenciados y los hará llegar a la coordinación a más tardar 8 días antes de la salida si es dentro de Bogotá y 15 días antes si es fuera de Bogotá. Para que la actividad se lleve a cabo como mínimo debe encontrarse un 51% de los estudiantes del curso autorizados, de no serlo así la actividad podrá reprogramarse a

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solicitud del docente o se cancelará, terminando así el procedimiento. Si se obtiene el 51% o más de autorizaciones el procedimiento continúa con la actividad número 7.7. La coordinación será la encargada de hacer llegar al DILE la información, para su respectiva autorización. Nota: El o la estudiante que no esté en la lista enviada al DILE, no podrá asistir a la salida. 8. La coordinación será la única instancia encargada de hacer los trámites correspondientes para la contratación del transporte (8 días antes si es dentro de Bogotá y 15 días antes si es fuera de Bogotá).9. El día de la actividad, coordinación realiza la confirmación de los (as) estudiantes que

saldrán a la actividad.10. Si se encuentran estudiantes que no tienen autorización el docente y la coordinación

se encargarán de planear estrategias para que los estudiantes puedan continuar con su jornada académica dentro de la institución.

11. La actividad se lleva a cabo bajo el liderazgo y la dirección de los responsables.

Nota: Cuando la Secretaría de Educación u otra entidad distrital organice salidas pedagógicas subsidiadas, enmarcadas en el proyecto escuela ciudad escuela, será la coordinación quien se encargue de todo el proceso con la colaboración de los directores de grupo.

21. REALIZACION DE ACTIVIDADES QUE IMPLIQUEN RECOLECCIÓN DE DINEROS (Para salidas pedagógicas, salidas recreativas o culturales…)

En el colegio ningún docente está autorizado para recoger dineros por ningún concepto. Solamente el consejo directivo podrá solicitar al docente su colaboración pertinente de acuerdo al proceso establecido para cuando se sucedan daños a los bienes muebles o inmuebles entregados a él en su calidad de director de curso. Cualquier actividad que implique recursos económicos dados por los padres y/o estudiantes, debe tener los siguientes requisitos.

1. El (la) docente deberán elaborar en un escrito el proyecto con los requisitos mínimos exigidos por la coordinación.2. Coordinación deberá compartir con el consejo académico la solicitud y si éste la aprueba, deberá pasarla al consejo directivo para que tome la decisión final (esto implica que cualquier solicitud debe ser hecha con el suficiente tiempo para pasar esas dos instancias).3. Una vez aprobada la propuesta, el director de curso o el docente deberá reunirse con los padres de familia o acudientes para explicarles la actividad y la manera de recoger los dineros. 4. La realización de la actividad y la evaluación de la misma es responsabilidad del director de curso.5. A la coordinación académica se le debe entregar, dentro de los tres días siguientes a la culminación de la actividad, una copia de la evaluación.

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Nota: El docente que, sin tener en cuenta lo anterior, recoge dinero a los estudiantes o sus padres, se expone a las sanciones disciplinarias correspondientes.

22. CONTROL DE ASISTENCIA DE LOS DOCENTES

Es claro que una de las obligaciones de los docentes es “cumplir la jornada laboral y dedicar la totalidad del tiempo reglamentario a las funciones propias de su cargo” (Decreto 2277, artículo 44) “cumplir con el calendario, la jornada escolar y la jornada laboral” (Decreto 1278 artículo 41) y que el rector tiene como una de sus funciones “Realizar el control sobre el cumplimiento de las funciones correspondientes al personal docente y administrativo y reportar las novedades e irregularidades del personal a la secretaría de educación distrital, municipal, departamental o quien haga sus veces” (Ley 715, artículo 10).

Además de esas motivaciones legales, es importante señalar que el cumplimiento de la jornada laboral y de las obligaciones de todos es necesario para atender debidamente a los niños, niñas y jóvenes que tenemos en el Colegio. Cualquier incumplimiento afecta la labor de todos. No está bien que mientras unos hacen todo lo posible por cumplir otros no lo hagan injustificadamente y no pase nada.

Por eso es necesario velar porque todos cumplan con sus funciones. En concreto, para el control del cumplimiento de la jornada laboral (en la mañana de 6:30 am a 12:30 pm y en la tarde de 12:30 pm a 6:30 pm. Para primaria en la jornada tarde será de 12:00 pm a 6:00 pm) se considerará retardo luego de 10 minutos de la hora establecida anteriormente, se hará lo siguiente:

1. El docente tiene el deber de firmar la hoja de asistencia diariamente (al entrar y al salir de su jornada laboral). Además queda registrado el ingreso en cámara de video. Quien se niegue a hacerlo, tendrá el control en la minuta de los celadores.2. Las hojas de asistencia estarán a disposición en el lugar de atención de los celadores. La hoja de entrada se podrá firmar en la mañana hasta las 7:00 a.m. y en la tarde hasta la 1:00 p.m. El ingreso de docentes posterior a esta hora, se registrará en la minuta de los celadores. La hoja de salida estará a disposición del docente para que la firme una vez salga de la Institución.3. Los celadores verificarán con el docente la hora de ingreso y de salida. Cualquier irregularidad la comunicarán al coordinador de convivencia, el cual hará la respectiva anotación escrita, previo diálogo con el docente.4. El coordinador de convivencia dialogará con el docente que no firme la hoja correspondiente, una vez verifique la misma y hará la observación escrita correspondiente.

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5. El coordinador de convivencia le comunicará a rectoría cuando un docente deje de firmar la hoja de asistencia o cuando no cumpla con su jornada laboral (llegue tarde o salga antes) en máximo tres ocasiones.6. La rectoría dialogará con el docente sobre el incumplimiento y se hará un escrito de lo dialogado con el docente.7. Si el docente reincide en el incumplimiento, se acudirá a las instancias extrainstitucionales correspondientes.8. Cualquier observación escrita que se quiera dejar en las hojas de asistencia es pertinente que sea dialogada entre el docente y la coordinación de convivencia.9. Diariamente la coordinación de convivencia guardará en la carpeta de control de asistencia las hojas firmadas por los docentes. Semanalmente las entregará a rectoría para que el rector tenga los soportes correspondientes al cumplir con su obligación de reportar quincenalmente al DILE el ausentismo injustificado.

23. CONTROL DE ASISTENCIA DE ADMINISTRATIVOS

1. El rector será el responsable del control de asistencia e ingreso del personal administrativo, de manera diaria, así como de la salida.

2. Esta información podrá ser contrastada semanalmente con el servicio de cámaras de seguridad por el rector.

3. El rector aplicará medidas según disposiciones legales para las anormalidades que se presenten.

24. PROCEDIMIENTO PARA PERMISOS

Es importante tener presente lo que dice la ley acerca de los permisos remunerados:“Cuando medie justa causa, el educador tiene derecho a permiso remunerado hasta por tres (3) días hábiles consecutivos. Corresponde al director o rector del establecimiento autorizar o negar los permisos” (art. 65 Decreto 2277)“Los docentes y directivos docentes estatales tienen derecho a permiso remunerado por causa justificada hasta por tres (3) días hábiles consecutivos en un mes. Corresponde al rector o director rural de la institución conceder o negar los permisos, y al superior jerárquico los de los rectores y directores. El permiso deberá solicitarse y concederse siempre por escrito” (art. 57 Decreto 1278).

Además, a los docentes les está prohibido abandonar o suspender sus labores injustificadamente o sin autorización previa (ART. 45 Decreto 2277). Por lo anterior, en el Colegio se tendrá el siguiente procedimiento para solicitar un permiso o justificar una inasistencia:

a. SOLICITUD DE PERMISOS:

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1. Carta de solicitud dirigida al Rector en la que se especifique el motivo del permiso (adjuntando los soportes correspondientes) y en la que se comprometa a dejar talleres escritos para el trabajo de sus estudiantes, en caso de ser autorizado. Esta carta y los soportes deben entregarse en rectoría o en su ausencia a la coordinación a más tardar dos días antes (salvo por problemas de salud o algún imprevisto).2. El Rector responderá por escrito la solicitud del docente, si el permiso es negado el procedimiento termina, si es aceptado continúa con la actividad número 3.3. Si el permiso es concedido, el docente debe entregar a la coordinación una copia de la carta de rectoría. Los docentes de bachillerato, además de la copia de la carta, deberán entregar al coordinador el número de fotocopias suficientes para el trabajo respectivo de los estudiantes. A los docentes de preescolar y primaria que se les conceda el permiso deberán avisar a los acudientes y estudiantes el trabajo que deben realizar los estudiantes en el colegio o en la casa.4. En el evento de que el docente a quien se le concedió el permiso no cumpla con el anterior punto y deje de asistir al Colegio su ausencia podrá ser reportada al DILE como ausencia injustificada.5. Máximo al día siguiente de la ausencia del docente, la coordinación debe reportar a rectoría cualquier novedad.

Nota: Para conceder un permiso la rectoría tendrá en cuenta el número de solicitudes y les dará prioridad en el orden en que lo hayan solicitado.

b. JUSTIFICACION POSTERIOR A LA AUSENCIA:

1. Carta dirigida al rector donde se exprese el motivo de la inasistencia, adjuntando los soportes correspondientes. Plazo máximo de entrega 3 días hábiles después de la ausencia. (En todo caso, para efectos del debido proceso, el docente recibirá al día siguiente de su inasistencia una carta de rectoría recordándole este punto).2. El rector responde por escrito si considera o no justificada la ausencia.3. Si el docente no entrega la carta dentro del plazo señalado o el Rector no avala el motivo de la inasistencia, el ausentismo será reportado al DILE como ausencia injustificada y se le notificará de ese reporte al docente implicado.

Nota: Cuando el docente no solicitó permiso con la debida anticipación, es conveniente que se comunique con la Institución (coordinadores, secretaría o rectoría) al comienzo de la jornada laboral, informando su inasistencia total o parcial al colegio, para permitir disponer de las medidas que garanticen la prestación normal del servicio. Es claro que esta comunicación no lo exime de la justificación escrita con sus debidos soportes. Por eso, a pesar de que el docente se haya comunicado, recibirá al día siguiente de su inasistencia una carta de rectoría recordándole este punto, para efectos del debido proceso.

25. REPORTE DE DAÑOS

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1. El coordinador del comité de mantenimiento escolar del cuidado de lo que es de todos es el responsable de avisar de cualquier daño que ocurra dentro del aula. Si no se encuentra, el reporte lo debe hacer cualquier otro miembro del comité.2. Si se encuentra algo dañado al iniciar la jornada, el coordinador del comité de mantenimiento escolar del cuidado debe reportar el daño al director de curso máximo 15 minutos después de iniciada la respectiva jornada; si el daño se hace durante la jornada, debe reportarse al director de curso inmediatamente suceda el hecho. En caso de que el director de curso no se encuentre en la institución, debe informarse del daño a la coordinación.3. Una vez enterado, el docente director de curso deberá diligenciar el formato para reportes de daños al inmobiliario del aula (ver anexo), el cual deberá entregarlo a la coordinación a más tardar al finalizar la respectiva jornada.4. La coordinación registrará el daño reportado en la base de datos y se lo comunicará al almacenista para que éste se lo comunique a la persona encargada de mantenimiento de la institución para cotizar el valor del arreglo o reparación del daño causado.5. El almacenista informará al coordinador el valor estipulado del arreglo o reparación del daño causado. 6. El coordinador y el director de curso citarán al (los) acudiente (s) para enterarlo (s) de la situación y acordar el respectivo pago.7. El docente que sea testigo de algún daño dentro o fuera del salón deberá hacer el reporte correspondiente a la coordinación para que realice los procedimientos pertinentes.

Nota: El almacenista de la institución tiene como una de sus funciones revisar diariamente toda la planta física del colegio y reportar a la coordinación cualquier daño que observe para que el (la) coordinador haga las averiguaciones del caso y se tomen las medidas correspondientes.

Responsabilidades en los daños:

1. Si se conoce el o los responsables del daño, asumen él o ellos. Si no aparecen responsables asume todo el curso.2. Si el daño ocurrió en la jornada contraria y el coordinador del comité lo reportó dentro de los 15 minutos después de iniciada la respectiva jornada, asume el curso de la jornada contraria.3. Si el daño no lo reporta ninguna jornada en los tiempos establecidos, ambos cursos asumen la responsabilidad.4. Los estudiantes que reciben por inventario su pupitre, son los responsables de reportar cualquier daño al mismo al docente director de curso, quien le reportará al coordinador del comité del cuidado para que éste lo reporte inmediatamente a coordinación.

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Nota: Quince días antes de cada entrega de boletines se hará una dirección de curso para revisar los inventarios y los compromisos adquiridos por quienes causaron daños. A quienes tengan deudas pendientes la coordinación les retendrá el respectivo informe académico por no estar a paz y salvo y citará a los acudientes para resolver la situación.

26. PRESTAMO DE AUDIOVISUALES

1. El o la docente diligencia el formato de préstamo de audiovisuales (Ver Anexo).2. El o la almacenista recibe el formato de préstamos diligenciado. Si hay

disponibilidad de los equipos continua con la actividad número 3, de lo contrario finaliza el procedimiento.

3. El o la almacenista entrega e instala los equipos probando su funcionamiento.4. El solicitante devuelve los equipos en buen estado.5. En caso de no estar la almacenista se dejarán en sala de profesores con reporte a

la minuta de la empresa de seguridad.

27. SERVICIO DE FOTOCOPIADO

3. El funcionario solicitante diligencia el formato de Solicitud de Fotocopiado y/o Multicopiado CD-IF-015 al encargado y lo diligencia.

4. El funcionario solicitante entrega el documento junto con la de Solicitud de Fotocopiado y/o Multicopiado CD-IF-015 diligenciada al Coordinador (a), en caso de que no se encuentre se entregará al rector, para que este revise la pertinencia del material.

5. El Rector y/o Coordinador revisa el documento teniendo en cuenta los siguientes criterios:

La aprobación del documento está sujeta a las normas que existe sobre derecho de autor.

La cantidad de copias permitidas por funcionario. Que posea el encabezado institucional Que la solicitud corresponda a las temáticas académicas y/o de proyectos

o comités a los cuales hace parte el (la ) docente o a las funciones propias del funcionario (a).

6. Si la aprobación se hace efectiva el procedimiento continúa con la actividad número 6, de lo contrario devuelve al solicitante y continúa en la siguiente actividad.

7. El funcionario solicitante reelabora el documento de acuerdo con las observaciones del Rector y/o Coordinador, el procedimiento se devuelve a la actividad número 1.

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8. El funcionario solicitante entrega el documento a fotocopiar o multicopiar acompañado de la Solicitud de Fotocopiado y/o Multicopiado CD-IF-015 aprobada al encargado del fotocopiado, teniendo en cuenta los horarios del (la) almacenista.

9. El (la) almacenista encargado del fotocopiado y/o multicopiado verifica si hay disponibilidad en la planilla individual de seguimiento del solicitante y el procedimiento continúa con la siguiente actividad, de lo contrario devuelve el documento al solicitante y finaliza el procedimiento.

10. El (la) almacenista encargado procede a copiar el documento solicitado y archiva el registro de Solicitud de Fotocopiado y/o Multicopiado CD-IF-015 como elemento de soporte y control.

Nota: El tiempo de ejecución del fotocopiado y/o multicopiado varía de acuerdo al material, máximo 2 días para el fotocopiado.

11. El (la) almacenista encargado entrega al funcionario solicitante las copias en los horarios establecidos y realiza el registro del número de copias en la Planilla de Registro de Fotocopiado yo Multicopiado CD-IF-016.

12. El funcionario solicitante verifica si el material recibido está acorde a la solicitud realizada. Si el material entregado corresponde a la solicitud el procedimiento continúa en la siguiente actividad, de lo contrario se devuelve a la actividad No.8.

13. El funcionario solicitante firma la Planilla de Registro de Fotocopiado y/o Multicopiado CD-IF-016 validando el recibido a satisfacción del material. El (la) almacenista encargado archiva la planilla.

14. El Rector o el funcionario delegado, verifica las planillas de fotocopiado/multicopiado con el fin de realizar el seguimiento y cumplimiento de las políticas internas del colegio y finaliza el procedimiento.

Nota: El Rector definirá la periodicidad del seguimiento ejercido al proceso de fotocopiado y multicopiado.

28. INGRESO DE PERSONAS EN HORAS NO LABORALES

1. En caso de que la persona labore en la institución debe informar escrita o telefónicamente al rector y continuará con la actividad número 2, en caso de que no labore en la institución se realiza la actividad número 3.

2. Con el visto bueno del rector quien a su vez informa a la empresa de seguridad se dará ingreso a la persona o personas bajo las directrices que haya dado la rectoría.

3. En caso de no laborar en la institución de acuerdo a las siguientes posibilidades:a) |Si es funcionario (a) del nivel central, seguridad informa a rectoría para

aprobar el ingreso.b) Si es un acudiente o padre de familia, seguridad informará a la instancia

requerida e ingresará en los horarios establecidos. c) En caso de no pertenecer a la comunidad educativa debe solicitar el ingreso a

las instalaciones con carta radicada a rectoría y continuará la actividad número 4.

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4. La rectoría tendrá tres días hábiles para aprobar o desaprobar dicha solicitud de acuerdo a las disposiciones de ley.

29. PRESTAMO DE LAS INSTALACIONES DEL COLEGIO

1. Se aplicará el procedimiento número 8, salvo que en todos los casos se debe radicar carta a rectoría.

30. CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA SEGÚN RESOLUCIÓN: 2716

1. IDENTIFICA LA NECESIDAD DE CONTRATACIÓN

El Profesional del Área de Origen identifica la necesidad del bien, obra o servicio, la existencia del proyecto y la actividad a desarrollar ya sea por rubros de inversión o de funcionamiento.

2. VERIFICA QUE ESTE CONTEMPLADO EN EL PLAN GENERAL DE CONTRATACIÓN

El Profesional del Área de Origen verifica que el bien, obra o servicio haya sido considerado en el Plan General de Contratación de la SED, revisando adicionalmente el cronograma de contratación respectivo.

3. ¿ESTA CONTEMPLADA EN EL PGC?

El Profesional de la Área de Origen determina si la necesidad está contemplada dentro del Plan General de Contratación de la SED, si es así, el procedimiento pasa al numeral 5, de lo contrario continua en el numeral 4.

4. ELABORACIÓN MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DEL PLAN GENERAL DE CONTRATACIÓN DDC-PD-001

Procedimiento predeterminado con código DDC-PD-001 donde se describen las actividades necesarias para la inclusión de la necesidad en el Plan General de Contratación de la SED, modificación y/o la actualización del cronograma.

5. ELABORA ESTUDIOS PREVIOS SEGÚN FORMATO OPR-IF-001

El Profesional del Área de Origen elabora los estudios previos (de carácter económico, técnico) para determinar las razones de conveniencia y oportunidad para la futura contratación, obteniendo las condiciones del mercado que se ajusten a sus necesidades. Igualmente adelanta la consecución de licencias, permisos y/o certificaciones que según la naturaleza del contrato a suscribir son necesarios para la contratación.

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6. EMITIR DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL OPP-PD-003

Proceso predeterminado de la Oficina de Presupuesto, en el cuál se describen las actividades necesarias para la emisión del certificado de disponibilidad presupuestal.

7. ELABORA EL SOC USANDO FORMATO ODC-IF-001

El Profesional del Área de Origen elabora el SOC para aprobación del Ordenador del Gasto.

8. REVISA EL SOC Y RADICA

El Profesional del Área de Origen revisa el SOC y sus documentos anexos para su posterior radicación en la Oficina de Contratos.

9. ELABORACIÓN DE CONTRATOS ODC-PD-002

Procedimiento prediseñado por la Oficina de Contratos para la elaboración de contratos ODC-PD-002.