manual de gestion de la calidad objeto y campo de

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION DE TALENTO HUMANO Y CALIDAD

GTH-DOC-02

TIPO DE DOCUMENTO: VERSIÓN:

OTROS DOCUMENTOS 001

NOMBRE: MANUAL DE CALIDAD

FECHA DE APROBACIÓN: 26/02/2013

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MANUAL DE GESTION DE LA CALIDAD

1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

1.1 GENERALIDADES

Proporcionar el panorama general del Sistema de Gestión de Calidad, bajo la norma NTC-ISO 9001:2008 implementado en MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S para demostrar su gestión empresarial asociada con la calidad.

1.2 ALCANCE Y EXCLUSIONES

Alcance del SGC: El presente manual de calidad aplica para todos los procesos definidos por la

organización para la realización de los procedimientos correspondientes a la fabricación

de productos metalmecánicos para la iluminación fluorescente.

Así mismo, el ensamble de productos para la iluminación, comercialización de

productos para iluminación (diferentes tipos de luminarias como fluorescentes, HID, de

sodio, sockets, balastos, lámina especular, lámparas y bombillos).

Exclusiones:

El numeral 7.5.2 Validación de los procesos de producción y de prestación del servicio,

no está incluido en el sistema de Calidad, ya que no existe aplicación dentro de los

procesos que se desarrollan en la empresa como se explica a continuación:

7.5.2 Validación de los procesos de la producción

Este numeral no aplica en MUNDO LUZ ILUMINACIÓN S.A.S ya que todos los

procesos productivos se pueden verificar por medio de seguimiento y medición, es

decir, cada producto que pasa a manos de los clientes ya ha sido revisado con los

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criterios de calidad establecidos, que son aplicados en cada uno de los puestos de

trabajo y están descritos en el procedimiento de no conformidades (GTH-PR-05).

1.3 RESEÑA HISTORICA

MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S nace como producto de la transformación de su

composición accionaria de la compañía mundo luz s.a.s la cual con dos años de

funcionamiento pero más de 10 años de experiencia de sus colaboradores venia

respondiendo eficazmente a la demanda del mercado regional y nacional en sistemas

de iluminación fluorescente.

Por decisión de sus nuevos accionistas se da un nuevo impulso técnico y económico al

proceso enfocándose en las nuevas tecnologías que el mercado demanda.

. La planta tiene una extensión de 420 mts2 y se encuentra ubicada en la Carrera 16 No

8-136 en la Zona Industrial La Popa Dosquebradas (Rda.).

Actualmente la empresa se encuentra expandiendo mercados hacia otras regiones del

país como: Bogotá, Bucaramanga, Cali, Medellín y barranquilla.

2. REFERENCIAS NORMATIVAS. Norma NTC-ISO 9001:2008, sistemas de gestión de la calidad. Requisitos. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES.

El presente documento se guía por los términos y definiciones relacionados en la norma NTC-ISO 9001-2008, sistemas de gestión de la calidad. Requisitos.

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4. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

4.1. REQUISITOS GENERALES

MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S ha decidido establecer, documentar y mantener un sistema de gestión de calidad bajo la norma NTC ISO 9001:2008 para mejorar continuamente su eficacia de acuerdo a los requisitos de esta norma, aumentando así

la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema y aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente; además de los legales y reglamentarios aplicables.

a) La empresa identifico 6 procesos principales dentro de sus actividades diarias a los cuales se aplicaron los ítems de la norma NTC – ISO 9001:2008:

- Proceso de gestión Gerencial y financiero - Proceso de gestión de compras - Proceso de gestión de almacenamiento - Proceso de gestión de producción - Proceso de gestión comercial - Proceso de gestión de talento humano y calidad b) La secuencia e interacción de los procesos de la empresa están representados en

el documento mapa de procesos (GEF-DOC-02); así mismo MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S cuenta con su caracterización de procesos (GEF-DOC-04) ubicados en la carpeta de los diferentes procesos de la empresa.

c) MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S está comprometida con la gestión de calidad y para esto tiene definido el organigrama de la empresa en el documento (GEF-DOC-03) donde están representados los niveles jerárquicos de la misma y el manual de funciones y responsabilidades (GTH-DOC-03) que incluye el perfil de cargos donde se tienen identificadas las responsabilidades, habilidades y funciones de cada una de las personas que tienen como objetivo asegurarse que tanto la operación como el control de los procesos sean eficaces.

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d) La empresa aseguro por medio del manual de funciones y responsabilidades (GTH-

DOC-03), el manual de procedimientos (GEF-DOC-05) y el manual de calidad (GTH-DOC-02) la disponibilidad de los recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de los procesos.

e) Se determino el manual de procedimientos (GEF-DOC-05) para describir el

seguimiento, la medición y el análisis de los procesos en la empresa. f) MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S tomo la información de la forma como se

establecían planes de acción en la empresa y documento el procedimiento para el control de acciones correctivas (GTH-PR-02) y preventivas (GTH-PR-03), el

procedimiento para el manejo de producto no conforme (GTH-PR-05) y organizo por medio del procedimiento para auditorias (GTH-PR-04) las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos; además, se dejo registro de que cualquier contratación externa debe cumplir con los requisitos implementados en el sistema de gestión de calidad de la empresa.

4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION 4.2.1 GENERALIDADES 4.2.1.1 Política de calidad La empresa proyecta una política de calidad clara; La Gerencia General hizo un estudio de las expectativas de los clientes habituales de MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S para identificar sus requerimientos; a partir de estos, se estableció la política de calidad que hace parte del direccionamiento de la empresa y es la siguiente: Política de calidad

Nuestro objetivo principal es brindar un excelente servicio al cliente cumpliendo a

cabalidad con sus necesidades, ofreciendo productos de excelente calidad, teniendo

como principal recurso el talento humano y la competitividad del mercado.

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Ver documento completo en procesos MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S direccionamiento estratégico (GEF-DOC-01) 4.2.1.2 Manual de calidad MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S elaboro el manual de calidad (GTH-DOC-02) donde se documenta la manera como la empresa cumple con cada uno de los requisitos de la norma NTC-ISO 9001:2008, y establece la forma como la organización documenta y registra la información de los procesos necesarios para cumplir con los objetivos de la empresa. 4.2.1.3 Procedimientos La organización documento los procedimientos de la empresa en el manual de procedimientos (GEF-DOC-05) para registrar toda la información y así hacer el seguimiento respectivo y establecer los métodos o acciones necesarias para lograr los objetivos de la empresa. 4.2.1.4. Documentos y registros. Los documentos y registros son controlados en la empresa siguiendo los pasos del procedimiento para el control de documentos y registros (GEF-PR-01) donde se establece el manejo de los documentos y registros de la empresa, las políticas de archivo y control de la información necesaria para el eficaz manejo del sistema de calidad en MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S. La empresa ha registrado la relación de los procedimientos y formatos que componen el sistema de gestión de calidad en el formato listado maestro de control de documentos (GEF-FT-01). 4.2.2. MANUAL DE CALIDAD Dentro del manual de calidad (GTH-DOC-02) la organización estableció el alcance y las exclusiones del SGC de la empresa así:

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Alcance del SGC: El presente manual de calidad aplica para todos los procesos definidos por la

organización para la realización de los procedimientos correspondientes a la fabricación

de productos metalmecánicos para la iluminación fluorescente.

Así mismo, el ensamble de productos para la iluminación, comercialización de

productos para iluminación (diferentes tipos de luminarias como fluorescentes, HID, de

sodio, sockets, balastos, lámina especular, lámparas y bombillos).

Exclusiones:

El numeral 7.5.2 Validación de los procesos de producción y de prestación del servicio,

no está incluido en el sistema de Calidad, ya que no existe aplicación dentro de los

procesos que se desarrollan en la empresa como se explica a continuación:

7.5.2 Validación de los procesos de la producción

Este numeral no aplica en MUNDO LUZ ILUMINACIÓN S.A.S ya que todos los

procesos productivos se pueden verificar por medio de seguimiento y medición, es

decir, cada producto que pasa a manos de los clientes ya ha sido revisado con los

criterios de calidad establecidos, que son aplicados en cada uno de los puestos de

trabajo y están descritos en el procedimiento de control del producto no conforme (GTH-

PR-05).

También se elaboró el manual de procedimientos (GEF-DOC-05) donde se documentan los procedimientos establecidos para el sistema de gestión de calidad. El mapa de procesos (GEF-DOC-02) de la empresa muestra claramente como la estructura organizacional se divide en tres tipos de procesos; estratégicos, misionales y apoyo, igualmente describe como fluye la información para llegar al objetivo principal de la empresa que es la satisfacción del cliente.

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4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

Este requisito es aplicable a todos los procesos de MUNDO LUZ ILUMINACIÓN S.A.S que manejan documentos del SGC y a los de origen externo que afecten la calidad del producto.

El coordinador de calidad es el responsable de emitir, editar y controlar todos los documentos del SGC, el líder de cada proceso es el responsable de revisarlos y el Gerente General es el responsable de aprobar todos los documentos que se generan en el SGC.

Los operadores son responsables del uso, manejo y conservación de los documentos relacionados directamente con su área de trabajo.

NOTA: Todas las responsabilidades, condiciones generales y controles a realizar a la documentación, encaminadas a mantener la estructura documental de MUNDO LUZ ILUMINACIÓN S.A.S de la forma adecuada, se encuentra especificadas en el

Procedimiento de Control de Documentos y registros (GEF-PR-01) y son controladas a través del Listado Maestro de Documentos Internos (GEF-FT-01).

5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN.

5.1 Compromisos de la dirección.

La alta dirección de la empresa MUNDO LUZ ILUMINACIÓN S.A.S se compromete a

proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del

sistema de gestión de la calidad, así como con la mejora continua de su eficacia

mediante la comunicación a los miembros de la empresa la importancia de satisfacer

tanto los requisitos del cliente como los legales y reglamentarios, estableciendo la

política de la calidad, asegurando que se cumplen los objetivos de la calidad, llevando

a cabo las revisiones por la dirección, y asegurando la disponibilidad de los recursos.

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Es obligación de la organización y en consecuencia de la alta dirección establecer los

recursos necesarios para el desarrollo y ejecución del Sistema de Gestión de Calidad.

Estos recursos son tanto los humanos, las personas que son necesarias para

establecer los lineamientos y las directrices en las que se fundamentara, como los

recursos tecnológicos y económicos que servirán para el correcto desarrollo de las

actividades que involucran el Sistema de Gestión de Calidad.

Es compromiso de la dirección efectuar seguimientos a todos los adelantos realizados

en este aspecto, generalmente realiza los seguimientos con base en las actas

desarrolladas en cada actividad o en cada reunión que se efectué con el ánimo de

desarrollar algún aspecto de la norma ISO, siguiendo el procedimiento de revisión por la

dirección (GEF-PR-02). Por tal motivo la dirección es la plena responsable por la

ejecución y control de Sistema de Gestión de Calidad.

La Gerencia General, con el fin de contar con directrices claras para el desarrollo del

manual de calidad se compromete a dar apoyo dando orden clara de implementar el

sistema en la empresa por medio de reuniones con el personal donde se den

instrucciones que lleven a documentar el sistema en la empresa, se establecerán

comités de calidad con todo el personal administrativo para documentar los procesos

de la empresa, hacer las revisiones necesarias de los requisitos de la norma y

programar las acciones y recursos necesarios para cumplirlas, también se proyectan

las reuniones con el personal operativo de la empresa dejando registrada toda la

información en el formato acta de reunión (GTH-FT-05) de las acciones a tomar para

mejorar la eficacia de la empresa y la satisfacción del cliente.

Todos los esfuerzos de la compañía están enfocados en lograr la satisfacción plena del

cliente utilizando siempre las herramientas que están a disposición para conocer la

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percepción, las dificultades y las sugerencias que el cliente tiene con respecto a la

prestación del servicio.

5.2 Enfoque al cliente.

La gerencia general se asegura que los requerimientos del cliente estén determinados y

sean cumplidos con el objetivo de incrementar la satisfacción del cliente.

Los requisitos del cliente se determinan por medio de la encuesta de satisfacción a los

clientes (GCO-FT-05) y el formato de quejas, sugerencias y reclamos (GCO-FT-04)

una vez terminada la venta y en los formatos que se encuentran en el buzón de

sugerencias; la información recogida en estos formatos se revisan por la dirección

comercial y dado el caso en el que se obtenga una apreciación baja, una queja o una

sugerencia se hará el respectivo análisis y se hará un reporte a la persona o área

encargada para la mejora o solución de la queja o reclamo, haciendo así mismo un

Seguimiento periódico después de recibida la queja; por otro lado, se realiza el

respectivo análisis a los comentarios de los clientes respecto al producto realizando un

reporte de no conformidad en el formato (GTH-FT-08) y se sigue el procedimiento para

el control de producto no conforme (GTH-PR-05). Así mismo, se realiza la publicación

en la cartelera de las felicitaciones y las personas que según los clientes se destacan

por su servicio y/o labor.

La Gerencia General en el comité de calidad revisara los informes sobre requerimientos

y calificación del servicio de los clientes, así como su seguimiento dejando registrada la

información de la revisión en el formato de revisión por la dirección (GEF-FT-02).

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5.3 Política de calidad

La alta dirección en su comité de calidad identifico a sus clientes como factor

fundamental de su servicio, así mismo se diseñaron unas directrices bajo las cuales se

decide trabajar; a partir de allí se estableció en MUNDO LUZ ILUMIANCION S.A.S la

política de calidad, la misión y visión que se encuentran en el documento de

direccionamiento estratégico (GEF-DOC-01) y que están relacionados en el numeral

4.2.1.1 de este manual.

En la revisión por la dirección se revisa periódicamente la naturaleza de la política de

calidad, la misión y la visión de la empresa verificando lo siguientes puntos:

- Que sea adecuada con el propósito de la organización.

- Se revisa que cumpla con los requisitos y que mejore continuamente la eficacia del

sistema de gestión de calidad.

- Se revisa el marco de referencia para establecer los objetivos de calidad.

- Se comunica y se tiene expuesta y publicada a la organización de forma permanente

de tal manera que la organización la entienda como cultura diaria.

5.4 Planificación

5.4.1 Objetivos de calidad

Los objetivos de calidad de la empresa se establecieron en conjunto con la gerencia y

la coordinación de calidad a partir de las directrices de calidad, la política y la

caracterización de procesos; estos objetivos son:

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Aumentar las utilidades

Agilizar los procesos de recaudo de cartera

Mantener niveles de gastos estables o inferiores

Disminuir obligaciones financieras

Aumentar índices de satisfacción en los empleados

Garantizar la capacitación de los empleados

Disminuir el tiempo de producción por pedido

Aumentar el entendimiento y compromiso con el SGC

Incrementar las ventas

Brindar prioridad y mantener un buen servicio de atención a clientes

Comprar insumos y materia prima de buena calidad

Tener stock disponible para un mínimo de requerimiento de producción

Así mismo se puede encontrar el documento completo de los objetivos de calidad con el

código (GEF-DOC-06) de este manual.

5.4.2 Planificación del sistema de gestión de la calidad

La alta gerencia debe velar por el cumplimiento de este manual de calidad iniciando

por:

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El cumplimiento de todos los requerimientos enunciados en el punto 4.1 de este

manual

Así como el cumplimiento de los objetivos de calidad (GEF-DOC-06) de la empresa

Cuando en el transcurso del tiempo se dificulte cumplimiento de este manual se tendrá

previamente un plan de contingencia, el cual consiste en tener un equipo de gestión de

la calidad interno que este encargado específicamente en encontrar las fallas en el

diseño y cumplimiento de este manual, y hacer las correcciones necesarias con el fin de

mantener en la empresa los estándares de calidad requeridos.

Con el fin de encontrar las fallas en el sistema de gestión de la calidad, se contaran con

auditorías internas y externas, además de jornadas de afianzamiento con los

colaboradores de la empresa con el fin de certificar el entendimiento e interiorización de

todos los puntos de este manual y de esta forma asegurar la calidad de todos los

procesos de la compañía.

La Gerencia General en conjunto con la coordinación de calidad determinaron que el

manual de procedimientos (GEF-DOC-05) describe las acciones a seguir y registra la

información necesaria para cumplir con los requisitos de la norma así como la

información general necesaria para cumplir con los objetivos de calidad para mantener

la integridad del sistema de Gestión de calidad de MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S.

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5.5 Responsabilidad, autoridad, comunicación.

5.5.1 Responsabilidad y autoridad

La alta dirección elaboro el organigrama de la empresa (GEF-DOC-03) donde están

registrados los niveles jerárquicos de la organización y el conducto regular para el flujo

de la información, complementado con el perfil de cargos del manual de funciones y

responsabilidades (GTH-DOC-03) donde están las caracterizaciones que determinan

las responsabilidades en cada una de las actividades de los procesos, también

estableció las siguientes responsabilidades dentro de los procesos que están

registradas en la caracterización de procesos (GEF-DOC-04) las cuales determinan la

competencia para autorizar y realizar cambios en la gestión de los documentos en cada

proceso:

Proceso de gestión gerencial y financiero: gerente general y financiero

Proceso de gestión comercial: director comercial

Proceso de gestión de producción: director de proyectos, coordinador de

producción

Proceso de gestión del talento humano y calidad: coordinadora de talento

humano y calidad

Proceso de gestión de compras: coordinador de compras

Proceso de gestión del almacenamiento: coordinador de producción

Los cambios en los procesos y en la documentación de control de los procedimientos

deben ser sometidos al procedimiento de control de documentos y registros (GEF-PR-

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01) y los debe seguir de cerca en forma conjunta el Gerente General y el coordinador

de calidad.

5.5.2 Representante de la dirección

El Gerente General conformo el comité de calidad quedando establecido que las

reuniones estarían conformadas por el Gerente General, Director de proyectos, Director

comercial y coordinadora de talento humano y calidad, coordinador de compras y de

producción y que se realizarían cada dos meses; también, se designo al gerente

general como representante de la dirección quedando documentado en el ( Anexo 1) de

este manual y al Coordinador de Calidad para responsabilizarse de la implementación y

control del sistema de gestión de calidad de la empresa, teniendo en cuenta de

asegurarse de establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para el

sistema de gestión de calidad, también debe informar al Gerente General sobre el

desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de mejora,

además debe asegurarse de que se promueva la conciencia de los requisitos del cliente

en todos los niveles de la organización.

5.5.3 Comunicación interna

La compañía procura tener dentro de la empresa un sistema de comunicación eficiente

con todos sus colaboradores, ya que esto proporciona disminución de errores en el

traspaso de la información, mayor entendimiento de las obligaciones y tareas asignadas

al colaborador, disminución de pérdidas de la información entre otros beneficios.

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El Coordinador de Calidad en conjunto con la Gerencia General de MUNDO LUZ

ILUMINACION S.A.S establecieron los canales apropiados de comunicación dentro de

la organización, considerando la eficacia del sistema de gestión de calidad como:

Publicación en Carteleras, boletines, charlas de sensibilización

Comunicación vía telefónica

Comunicación formal mediante documentos, cartas y memorandos

Comunicación vía correo electrónico

5.6 Revisión por la dirección

5.6.1 Generalidades

Las revisiones por parte de la alta dirección se realizan cada año; esta revisión la

realiza el Gerente General. En caso de que sea necesario asisten las personas

implicadas en cada informe.

En cada revisión del sistema de gestión de la calidad de MUNDO LUZ ILUMINACION

S.A.S se asegura su conveniencia, adecuación y eficacia continua, la información de la

revisión queda registrada en el acta de revisión por la dirección (GEF-FT-02) siguiendo

los lineamientos del procedimiento de revisión por la dirección (GEF-PR-02).

5.6.2 Información para la revisión

Los informes correspondientes para cada revisión gerencial son los siguientes:

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ENTRADA SOPORTE

Revisión por la dirección acta de revisión por la dirección

objetivos de calidad tabla de control de objetivos

resultados de auditorias informe de auditoria

retroalimentación con el cliente Encuesta a clientes. Quejas,

sugerencias y reclamos

desempeño de los procesos y

conformidad del servicio

indicadores, encuesta de

satisfacción

estado de las acciones correctivas y

preventivas

control de las acciones correctivas y

preventivas

acciones de seguimiento de revisiones

por la dirección previas acta de revisión por la dirección

grado de avance en la implementación

del S.G.C

seguimiento cronograma de

implementación

recomendaciones para la mejora acta de revisión por la dirección

cambios que podrían afectar el sistema

de gestión de la calidad acta de revisión por la dirección

La Gerencia General analiza el informe dado y registra los hallazgos mediante el

formato acta de revisión por la dirección (GEF-FT-02)

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5.6.3 resultados de la revisión

La revisión por la dirección arroja un análisis de cada una de las informaciones de

entrada y resultados de ese análisis, el cual incluye:

La evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar

cambios en el sistema, incluyendo la política y los objetivos de Calidad.

Mejorar el servicio en relación con los requisitos del cliente.

Necesidades de recursos.

Al detectar las no conformidades se elaboran planes de acción basados en la no

conformidad para contrarrestar las falencias y se designan responsables de llevarlos a

cabo.

Toda la información de resultados de la revisión debe quedar registrada en el formato

acta de revisión por la dirección (GEF-FT-02).

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS.

Para lograr implementar y mantener el sistema de gestión de calidad y mejorar

continuamente su eficacia, aumentando la satisfacción del cliente, la empresa establece

lo que se debe hacer en cuanto a:

Recursos humanos: competencia, toma de conciencia y formación.

Infraestructura: determinar, proponer y mantener.

Ambiente de trabajo: determinar y gestionar.

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6.1 Provisión de recursos.

La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para

implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su

eficacia, y aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus

requisitos.

6.2 Recursos humanos

6.2.1 Generalidades

Todo lo relacionado con el personal que realice trabajos que afecten a la calidad y la

conformidad con los requisitos de la elaboración del producto debe ser competente con

base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas tal cual se

describe en el perfil de cargos de la empresa del manual de funciones y

responsabilidades (GTH-DOC-03). Así mismo, la empresa, cuenta con un formato de

hoja de vida (GTH-FT-02) que se deben llenar y guardar en el respectivo lugar.

La compañía se asegura que todos los funcionarios involucrados con los procesos y

procedimientos del sistema de calidad tengan las competencias necesarias para

desarrollar dichas tareas, teniendo como referente el manual de funciones; sin

embargo, al momento de la elaboración del manual de calidad, en la empresa se

presentan colaboradores que no cumplen con los requisitos exactos en el perfil de

cargos del manual de funciones; por lo tanto este comenzara a regir a partir de nuevas

contrataciones en MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S.

En la empresa MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S se tendrá en cuenta los siguientes

procesos al momento de elegir a sus nuevos colaboradores:

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1. Selección: La selección se hace al contrastar que las personas aspirantes al cargo

tengan las características que el cargo requiere. Allí se seleccionan todas las

personas idóneas y se pasa al siguiente nivel, contratación.

2. Contratación: En este punto se revisa nuevamente las características de los

aspirantes, se hace los exámenes físicos, se selecciona el aspirante que mejor este de

acuerdo con las características del cargo y que mejor cumpla con los exámenes físicos

y las pruebas de habilidades.

3. Inducción: Cada nuevo empleado tendrá a su disposición una semana de inducción

y de conocimiento teórico acerca de la empresa para poder tener una buena adaptación

al cargo, en este tiempo dispondrá de todos los recursos de la organización, dispondrá

de toda la documentación que el considere necesaria tanto para conocer la

organización como para conocer el cargo que desempeña, los empleados mas antiguos

están en la obligación de guiar al nuevo empleado en la realización del cargo y en la

adaptación a la cultura organizacional.

4. Entrenamiento: El entrenamiento será supervisado por uno de los empleados mas

antiguos y con mayor experiencia, realizando la adaptación a cada una de las maquinas

a las que deberá manejar de manera continua brindándole los elementos necesarios

para el desarrollo de dicha actividad con el fin de cumplir tanto con el nuevo

colaborador como con los clientes.

5. Evaluación de desempeño: La evaluación del desempeño (GTH-FT-01) será

realizada de forma permanente, cada jefe tendrá la posibilidad de recomendar mejoras

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que el empleado está en la obligación de aceptar y de informar. Cada seis meses se

hará una evaluación del desempeño en forma general, la cual consta de la utilización de

una de las herramientas administrativas diseñadas para tal fin.

Cada semestre se realizaran capacitaciones a todos los empleados de la compañía

guiadas por la coordinadora de talento humano y calidad con el fin de tratar temas de

gran interés para la empresa como la mejora continua, la responsabilidad empresarial,

atención al cliente, y cualquier otro tema que tenga como fin la mejora de la

organización y por lo tanto la mejora del Sistema de Gestión de Calidad; este programa

se realizara con el apoyo del formato programa de capacitación y formación (GTH-FT-

03).

6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación

La organización para determinar las habilidades y competencias necesarias para el

personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del producto en MUNDO LUZ

ILUMINACION, proporcionar formación o tomar otras acciones para satisfacer dichas

necesidades, evaluar la eficacia de las acciones tomadas, asegurarse de que su

personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo

contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, mediante el responsable del proceso

y el director administrativo en conjunto establecieron los siguientes pasos para el

control del recurso humano:

Elaboración de la caracterización del proceso de recursos humanos registrado en

el manual de calidad (GTH-DOC-02).

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Elaboración del perfil de cargos y el manual de funciones y responsabilidades

(GTH-DOC-03).

Elaboración del procedimiento para reclutamiento, contratación, selección e

inducción del personal (GTH-PR-01). Donde se establecen los pasos a seguir

según el requerimiento y vinculación del personal.

Buscando garantizar las competencias personales dentro de la compañía, en cuanto a

educación, formación, experiencia y habilidades necesarias en el personal para realizar

las labores pertinentes, la empresa MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S cuenta con un

manual de funciones y responsabilidades en el cual se determinan el perfil de cargos de

la empresa (GTH-DOC-03). Los empleados son ampliamente capacitados en la forma

correcta de ejecutar sus actividades buscando altos estándares de calidad.

La organización determina el nivel de competencia de todo el personal mediante

evaluación de desempeño del personal (GTH-FT-01), el cual arroja las necesidades de

capacitación para poder llenar completamente las necesidades del cargo registrando la

información en el formato programa de capacitación y/o entrenamiento (GTH-FT-03).

6.3 Infraestructura

La empresa MUNDO LUZ ILUMINACION posee las instalaciones adecuadas para la

realización del trabajo, las cuales incluyen: una planta productiva con buena iluminación

y buena ventilación, espacios adecuados entre las maquinas y los procesos, zonas

demarcadas para cada sección del proceso, vestieres y baños, igualmente, cuenta con

todos los servicios indispensables (energía eléctrica, comunicación, agua, transporte,

gas etc.), por otro lado, cuenta con instalaciones optimas para almacenar y preservar de

manera adecuada los materiales necesarios para la elaboración de productos de la

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empresa, dando a los trabajadores y visitantes un espacio adecuado para el trabajo y la

visita a la empresa.

El gerente general responsable de la empresa, establece en la caracterización del

proceso gerencial (GEF-DOC-04) disponer de todos los recursos para determinar,

proporcionar y mantener el sistema de gestión de calidad dentro del cual se contempla

el mantenimiento y la infraestructura de la empresa MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S.

6.4 Ambiente de trabajo

La gerencia general busca proporcionar un buen ambiente de trabajo dentro de la

empresa y entre sus trabajadores ya que el grado de satisfacción del cliente interno

(trabajadores) puede llegar a influir en la satisfacción del cliente externo. Si los

trabajadores se encuentran a gusto en su trabajo, realizaran actividades con agrado y

por consiguiente lo harán de forma correcta. La organización en búsqueda de mantener

un buen clima organizacional basado en propósitos de la compañía, determina y

gestiona parámetros necesarios para lograr la conformidad con los requisitos del

producto.

Para garantizar la calidad de los productos y servicios ofrecidos por la compañía es

fundamental, la calidad del personal que en ella trabaja, por lo tanto es de vital

importancia garantizarles las mejores condiciones posibles para poder realizar sus

actividades diarias de forma eficiente.

En la empresa se busca garantizar algunos aspectos importantes a tener en cuenta en

las organizaciones:

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Buena iluminación

Seguridad

Temperatura adecuada

Ventilación adecuada

Horario apropiado

Buen puesto de trabajo

Herramientas adecuadas

El comité de calidad a su vez se ha encargado de desarrollar un programa de salud

ocupacional y seguridad industrial con el fin de cubrir todos y cada uno de los aspectos

que pueden ser considerados como riesgos, evaluarlos periódicamente buscando así

su disminución para brindarle bienestar y seguridad máxima a todos los empleados de

la empresa.

7. REALIZACION DEL PRODUCTO. 7.1. PLANIFICACION DE LA REALIZACION DE LOS PRODUCTOS. Para la planeación del diseño, elaboración, ejecución y comercialización, MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S elaboro los siguientes documentos: La empresa ha elaborado los procedimientos de diseño y desarrollo (GPR-PR-01), procedimiento para compras (GCP-PR-01), procedimiento para la selección y evaluación de proveedores (GCP-PR-02), procedimiento para el manejo de almacén (GAL-PR-01), instructivo de embalaje (GPR-IN-01), instructivo de corte (GPR-IN-02), instructivo de doblado (GPR-IN-03), instructivo de ensamble eléctrico (GPR-IN-04), instructivo de rolado (GPR-IN-05), instructivo de soldadura de punto (GPR-IN-06), instructivo de taladro de árbol (GPR-IN-07), instructivo de troquelado de lamina (GPR-IN-08), instructivo de troquelado de rejillas (GPR-IN-09), donde se describen los pasos para la selección de proveedores de calidad, el recibo de materiales, el paso a paso del manejo de la maquinaria de producción así como los diferentes formatos necesarios

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para el registro de la información con el fin de establecer un plan que conlleve a realizar productos de calidad registrando toda la información en los formatos descritos en dichos procedimientos donde se determinan los responsables y los recursos necesarios para aplicar el plan. 7.2. PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE. 7.2.1. Determinación de los requisitos relacionados con la comercialización y elaboración de productos. En la organización se definieron los métodos (Documentos, formatos, etc.) para mantener una comunicación eficaz y eficiente con los clientes, para asegurar la compresión adecuada de las necesidades y expectativas de los mismos y para facilitarle a la empresa la traducción de estas en requisitos a cumplir. Estos métodos o mecanismos incluyen la identificación y revisión de la información pertinente. El director comercial y los asesores comerciales, son los encargados de definir los requerimientos del cliente según el formato encuesta a clientes (GCO-FT-05) y el formato de quejas, reclamos y sugerencias (GCO-FT-04) con el fin de formarse una idea de lo que los clientes desean y así poder planear las actividades enfocadas en la satisfacción de los mismos. 7.2.2. Revisión de los requisitos relacionados con el producto. La Gerencia General por medio del formato acta de revisión por la dirección (GEF-FT-02) se encargara de revisar las especificaciones, requerimientos y sugerencias anexas al negocio con los clientes registrando la información pertinente y siguiendo el procedimiento de revisión por la dirección (GEF-PR-02) para la mejora del proceso; también evaluara la tabla de control de objetivos para verificar que se está cumpliendo con la satisfacción al cliente dejando el registro de la información encontrada en el formato de acta de revisión por la dirección. 7.2.3. Comunicación con el cliente. Para establecer de manera eficaz la comunicación con el cliente respecto al servicio de ventas y elaboración de productos de iluminación, la organización ha implementado:

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- Líneas telefónicas, fax, internet, visitas a los clientes, formato encuesta de satisfacción a clientes (GCO-FT-05) y el formato de quejas, sugerencias y reclamos (GCO-FT-04) para lograr determinar y dar solución de manera efectiva a las quejas, sugerencias o reclamos de los clientes de la empresa para identificar los requerimientos principales de los clientes de. MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S y lograr así tomar las acciones necesarias para mejorar su satisfacción en el menor tiempo posible. 7.3. DISEÑO Y DESARROLLO. 7.3.1. Planificación del diseño y desarrollo.

Mundo Luz Iluminación se encarga de planificar y controlar el diseño del producto,

aplicando el procedimiento para diseño y desarrollo (GPR-PR-01).

Para el procedimiento de diseño y desarrollo, la organización determina: a) Las etapas del diseño y desarrollo, dependiendo del frente de acción a tomar. b) La revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo del producto o proyecto. c) Las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo establecidas de la siguiente manera: Responsable del proceso de diseño: Director de Proyectos, Coordinador de Producción, Departamento de Producción. Responsable de revisar cambios, verificar el diseño y validarlo: Director de Proyectos y el Gerente General, dependiendo de la inclusión de un producto nuevo al portafolio. 7.3.2. Elementos de entrada para el diseño y desarrollo. La empresa determino los elementos de entrada relacionados con: - Requisitos del cliente. - Objetivos de la empresa. - Planos y Diseños de la Organización. - Portafolio de Productos Mundo Luz. - Requisitos legales y reglamentarios aplicables. - Norma RETIE y RETILAP - La información proveniente de diseños similares.

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- Diseños adaptados a las especificaciones del cliente. - Diseños transferidos por el cliente. - Cualquier otro requisito esencial para el diseño y desarrollo La información según las necesidades del proyecto o los productos la registra el Director de Proyectos en cuanto a los costos, el Coordinador de Producción en cuanto a la producción, el Gerente General revisa los elementos de entrada registrados y autoriza la realización del diseño en el formato de pedido correspondiente (GPR-FT-05). 7.3.3. Resultados del diseño y desarrollo. Los resultados del diseño y desarrollo se proporcionan en el procedimiento para el diseño y desarrollo (GPR-PR-01); los datos de salida de los diseños son los informes, planos, diseños clientes, proceso producción, productos de línea reformados, especificaciones, detalles, análisis de costos y presupuestos, los cuales son verificados por la Gerencia General antes de ser aprobados, La Gerencia General y la Dirección de Proyectos son las encargadas de revisar que los resultados cumplan los criterios expuestos en los elementos de entrada. El Gerente General, el Director de Proyectos y el Coordinador de Producción, verifican que los resultados del diseño y desarrollo cumplan con los siguientes puntos: a) Cumpla con los requisitos de los elementos de entrada para el diseño y desarrollo. b) Proporcione información apropiada en costos y diseño detallado para el desarrollo del producto o proyecto. c) Especifique las características del producto en su diseño con sus respectivas medidas. 7.3.4. Revisión del diseño y desarrollo. La revisión del diseño y desarrollo está a cargo del Director de Proyectos y finalmente del Gerente General y Financiero quienes se encargan de revisar los planos y diseños analizados, reformados o adaptados a las exigencias de ley o clientes, entregados por el Coordinador de Producción y el Departamento de Producción. El Análisis de Costos del diseño está a cargo del Director de Proyecto. La programación de la producción es efectuada por el Coordinador de producción posteriormente de haber sido autorizada la orden de Producción.

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7.3.5. Verificación del diseño y desarrollo. El coordinador de Producción y El Director de Proyecto Verifican el diseño trazado por los Asesores Comerciales, reformados de los existentes o nuevos según criterio del usuario o cliente; el Coordinador de Producción analiza y revisa sus características, efectúa un plano y fabrica una muestra en colaboración del personal de Producción para confirmar la posibilidad de producirlo según las capacidades de las maquinas, entre otros. El Director de Proyecto por su parte realiza la verificación, de acuerdo con lo planificado para asegurarse de que los resultados del diseño y desarrollo cumplen con los requisitos de los elementos de entrada del diseño y desarrollo e igualmente efectúa un análisis de costos al producto o proyecto a realizar. El Gerente General aprueba el diseño en caso tal de existir un cambio de ello, en los productos de línea manejados en la Organización, igualmente autoriza el ingreso de diseños nuevos al portafolio de productos Mundo Luz. 7.3.6. Validación del diseño y desarrollo. El Gerente General con el Director de Proyectos se encarga de realizar la validación del diseño y desarrollo de acuerdo con lo planificado, para asegurarse de que el producto o el proyecto que sale es capaz de satisfacer los requisitos para su aplicación especificada o uso previsto. El Gerente General Valida el diseño en caso tal de existir un cambio de ello, en los productos de línea manejados en la Organización, igualmente autoriza el ingreso de diseños nuevos al portafolio de productos Mundo Luz; de no ser así, el producto o proyecto es validado por el Director de Proyectos en su diseño y desarrollo. 7.3.7. Control de los cambios del diseño y desarrollo. Los cambios son revisados, verificados y validados, según sea el caso o frente de acción y aprobados antes de su implementación por el Gerente General. El Gerente General revisa los cambios del diseño y desarrollo en colaboración del Director de Proyectos.

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7.4. COMPRAS. 7.4.1. Proceso de compras. El Gerente General en conjunto con el coordinador de Compras y coordinador de calidad establecieron como objetivo en el proceso de compras suministrar a la empresa materiales e insumos de buena calidad necesarios para la elaboración de los diferentes productos en la empresa, teniendo en cuenta garantizar las condiciones económicas más favorables, establecer relaciones de beneficio mutuo, garantizar y mejorar los procesos de la empresa, asegurar la continuidad y oportunidad del suministro a través de proveedores calificados, verificar el cumplimiento de los estándares de calidad y los requisitos requeridos. Se estableció el proceso de compras en la empresa, y se realizo la caracterización del proceso (GEF-DOC-04), se elaboro el procedimiento para compras (GCP-PR-01) donde se describen los pasos del procedimiento y el uso de los formatos solicitud de materiales a compras (GCP-FT-01) y orden de compra(GCO-FT-02) que registran la información de solicitudes y de compras en la empresa; el responsable del manejo de la documentación en el proceso de compras es el coordinador de Compras. Con el fin de asegurar que los materiales comprados cumplan con las especificaciones y exigencias necesarias para llevar a cabo la producción o comercialización con excelente calidad, que cumpla con las expectativas del cliente y reúna los requisitos suficientes para cumplir con las normas y reglamentaciones necesarias; la empresa elaboro el procedimiento para el manejo del almacén (GAL-PR-01) donde se registra la información necesaria para recibir los materiales necesarios para la realización del producto y relaciona los formatos necesarios para la consignación de la información del ingreso de mercancía, recepción de materiales a almacén e inconformidad con el pedido; el responsable del procedimiento de manejo de almacén es el coordinador de producción y almacenamiento, quien está encargado y es el responsable de registrar la información de los inventarios de materiales en los debidos formatos de manejo de almacén. También se documento el procedimiento para la selección y evaluación de proveedores (GCP-PR-02) donde el gerente general y el coordinador de compras establecen los criterios para evaluar y seleccionar los proveedores de la empresa, además, se establece los formatos necesarios para registrar la información de la selección y evaluación (GCP-FT-02) de los proveedores de la empresa.

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7.4.2. Información de las compras. La información de las compras en Mundo Luz Iluminación S.A.S describe los materiales e insumos a comprar y los registra en el formato orden de compra (GCO-FT-02) en este formato se registra la información de los materiales o equipos requeridos para la ejecución de las actividades de la empresa; en el procedimiento de selección y evaluación de proveedores (GCP-PR-02) se describe la forma de evaluar al personal implicado en contratos y suministros de material con la empresa. 7.4.3. Verificación de los productos comprados. Para establecer un plan de calidad en el recibo de los materiales se tienen establecidos formatos para recepción de materiales con el cual el Almacenista se encarga de recibir los materiales bajos las normas establecidas en este formato dejando registro de la información de la recepción de materiales y a su vez de no conformidades; el coordinador de producción y almacenamiento es el encargado de establecer las especificaciones necesarias con las que debe llegar la mercancía e insumos. 7.5. PRODUCCION Y PRESTACION DEL SERVICIO. Mundo Luz Iluminación S.A.S ha trabajado en realizar y controlar de manera eficiente la producción y comercialización de productos de iluminación, puesto que todas las actividades que se deben realizar a partir de la elaboración de los productos hasta la prestación del servicio se desarrollan para satisfacer al cliente externo, interno y todas las partes interesadas y que están involucradas de una u otra forma en el diseño, elaboración y venta de productos. 7.5.1. Control de la producción y de la prestación del servicio. Para llevar el debido control sobre la producción y cada una de las actividades que se deben de llevar a cabo, la empresa determino procedimientos e instructivos sobre los cuales se deben realizar los movimientos referentes a la producción y prestación del servicio, estos son: Procedimientos de diseño y desarrollo (GPR-PR-01), procedimiento para compras (GCP-PR-01), procedimiento para la selección y evaluación de proveedores (GCP-PR-02), procedimiento para el manejo de almacén (GAL-PR-01), instructivo de embalaje

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(GPR-IN-01), instructivo de corte (GPR-IN-02), instructivo de doblado (GPR-IN-03), instructivo de ensamble eléctrico (GPR-IN-04), instructivo de rolado (GPR-IN-05), instructivo de soldadura de punto (GPR-IN-06), instructivo de taladro de árbol (GPR-IN-07), instructivo de troquelado de lamina (GPR-IN-08), instructivo de troquelado de rejillas (GPR-IN-09), encuesta de satisfacción a clientes (GCO-FT-05) y formato de quejas, sugerencias y reclamos (GCO-FT-04) todos esos con el fin de documentar y llevar el debido control de los procesos relacionados con el producto y la comercialización de elementos de iluminación en MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S. 7.5.2. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio. EXCLUSION DE LA NORMA EN MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S 7.5.3. Identificación y trazabilidad. La empresa implemento los métodos necesarios para establecer la identificación y trazabilidad que va más allá de los requisitos con el fin de recopilar datos e información que puedan utilizarse para la mejora continua; así mismo se plantearon indicadores de cada uno de los procesos existente en la empresa con el fin de cumplir con los objetivos propuestos. MUNDO LUZ ILUMNINACION S.A.S utiliza los debidos formatos con el fin de registrar la información que brinda la trazabilidad de los insumos y materiales utilizados, las licitaciones o proyectos y el plan de acción general de la empresa. 7.5.4. Propiedad del cliente. La organización tiene un especial cuidado cuando está manejando bienes u otros activos propiedades de los clientes, la empresa debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar estos bienes con la finalidad de proteger su valor. La propiedad del cliente es preservada y manejada de acuerdo al procedimiento manejo de almacén (GAL-PR-01) y el instructivo de embalaje de producto (GPR-IN-01) y con

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base a los requisitos establecidos por el cliente y documentos suministrados por el mismo. 7.5.5. Preservación del producto. El objetivo de efectuar lo dicho en este requisito es el de preservar la conformidad de los productos y el servicio tanto en el proceso interno como en la entrega. Para ejercer el control en la preservación de los materiales y los productos, la empresa documento el procedimiento para el manejo de almacén (GAL-PR-01) y el instructivo de embalaje (GPR-IN-01) con la información necesaria para manejar los materiales y productos para el almacenamiento y la entrega final al cliente. 7.6. CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION. La empresa elaboro el plan de mantenimiento donde se definen los tiempos y los instructivos de como se debe realizar el debido mantenimiento de los diferentes equipos y maquinas que hacen parte del proceso productivo de MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S, así mismo se elabora el formato de hoja de vida de equipos y maquinas (GPR-FT-04) en el cual se consigna toda la información técnica y de mantenimiento de cada uno de los equipos de la empresa. El control a los equipos de medición es realizado por los operarios y el coordinador de producción cada vez que se programan mantenimientos preventivos en el área de producción, sin embargo, en algunas ocasiones la Universidad Tecnológica de Pereira realiza la debida inspección y calibración de los instrumentos de medición; de ser necesario los equipos se ajustan o reajustan dejando la información registrada en la hoja de vida correspondiente al equipo. Los equipos están identificados y se controlan para determinar su estado de calibración.

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8 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

8.1 Generalidades

Mundo Luz Iluminación S.A planifica e implementa los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para demostrar la conformidad del producto, asegurarse de la conformidad del sistema de gestión de la calidad, y mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

Esto debe comprender la determinación de los métodos aplicables, incluyendo las técnicas estadísticas, y el alcance de su utilización.

El desarrollo e implementación de un sistema de calidad en la empresa, se hizo para alcanzar lo anteriormente enunciado. A partir de allí la mejora continua en cada una de las actividades, es la razón de ser de la empresa, por esto Mundo Luz Iluminación se identifica con la mejora continua haciendo especial énfasis en la revisión Gerencial y el registro de la información en el Formato de acta de revisión por la dirección (GEF-FT-02) de este manual, haciendo una revisión minuciosa de los procesos y en los siguientes datos de entrada para una mejora continua:

Revisión Gerencial.

Evaluación del servicio.

Atención a quejas y peticiones.

Resultados del seguimiento y medición de los procesos.

Informes de auditorías.

Acciones correctivas y preventivas. Cada uno de los responsables de procesos registra la información en los formatos establecidos para documentar la información necesaria para estudiar el comportamiento de los datos de entrada para la mejora continua; los responsables de proceso deberán:

Identificar y controlar procesos,

Manejar y controlar los documentos y registros

Planificar y realizar programas de auditoría.

Determinar y recolectar información.

Informar los resultados a los empleados.

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Determinar las causas de las no conformidades o de las no conformidades potenciales.

Evaluar la necesidad de generar las acciones preventivas y correctivas.

Determinar e implementar acciones preventivas y correctivas.

Registrar las acciones tomadas

Verificar las acciones tomadas

Realizar informe final con los resultados de la verificación.

Estas actividades deben ser soportadas por los siguientes documentos:

Mapa de procesos (GEF-DOC-02).

Caracterizaciones de procesos (GEF-DOC-04).

Procedimiento para el control de documentos y registros (GEF-PR-01).

Procedimiento de auditorías (GTH-PR-04).

Procedimiento de No conformidades (GTH-PR-05)

Procedimiento para Acciones Preventivas (GTH-PR-03)

Procedimiento para Acciones Correctivas (GTH-PR-02)

El Gerente General en contribución con los directivos se encarga de establecer las acciones de mejora eficaces que conlleven a mejorar la satisfacción del cliente y de dejar constancia del registro de la información en el formato revisión por la dirección (GEF-FT-02) de las decisiones tomadas y del seguimiento de las acciones de mejora implementadas. 8.2. SEGUIMIENTO Y MEDICION. El desarrollo de este numeral se realiza con el motivo de asegurar de que se utilicen métodos eficaces y eficientes para identificar el desempeño de procesos, actividades y de acuerdo a los resultados obtenidos mantenerlos o mejorarlos. 8.2.1. Satisfacción del cliente. La medición y el seguimiento de la satisfacción del cliente se basan en la revisión de la información relacionada con el cliente, es decir, conocer la percepción que el cliente tiene en cuanto al servicio y producto recibido.

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Para monitorear la información acerca de la percepción de sus clientes permanentes MUNDO LUZ ILUMINACIÓN S.AS decidió tomar como herramienta de seguimiento y medición la encuesta de satisfacción de clientes (GCO-FT-05) y la evaluación del servicio mediante el formato de Quejas y reclamos (GCO-FT-04), cuyos resultados se analizan en la revisión por la dirección, basados en esta información se toman las acciones de mejora que aumenten la satisfacción al cliente. La información recogida en estos formatos se revisan por la dirección comercial y dado el caso en el que se obtenga una apreciación baja, una queja o una sugerencia se hará el respectivo análisis y se hará un reporte a la persona o área encargada para la mejora o solución de la queja o reclamo, haciendo así mismo un seguimiento periódico después de recibida la queja; por otro lado, se realiza el respectivo análisis a los comentarios de los clientes respecto al producto realizando un reporte de no conformidad y acciones correctivas en el formato (GTH-FT-08) y se sigue el procedimiento de no conformidades (GTH-PR-05) y acciones correctivas (GTH-PR-02). Así mismo, se realiza la publicación en la cartelera de las felicitaciones y las personas que según los clientes se destacan por su servicio y/o labor. Lograr la satisfacción del cliente es uno de los objetivos de calidad planteados durante el desarrollo del sistema de calidad, por ello es muy importante conocer la percepción de los clientes sobre el servicio y los productos que la empresa le ha suministrado hasta el momento.

8.2.2. Auditoría Interna. La auditoría interna es una herramienta de gestión para la evaluación del desempeño de cada uno de los procesos pertenecientes al sistema de gestión de calidad; de ella se obtiene evidencias objetivas del cumplimiento de los requisitos existentes, dado que la auditoria evalúa la eficacia y la eficiencia de la organización. En Mundo Luz Iluminación S.AS se elaboro el procedimiento de auditorías (GTH-PR-04), el cual incluye, las responsabilidades y los formatos para la planificación y realización de las auditorias.

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Las auditorías internas se realizan con el objetivo de: - Conocer la capacidad del sistema de gestión de calidad para cumplir con los requisitos (cliente, NTC-ISO 9001:2008, legales y de la organización) - Evaluar las fortalezas y debilidades del sistema de gestión de la calidad. - Detectar oportunidades para la mejora continua. - Verificar la capacidad de los procesos para cumplir con los requisitos.. - Validar el uso eficaz y eficiente de los recursos. - Ejecutar seguimiento a la eficacia de las acciones: correctivas, preventivas, producto no conforme y de mejora. 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos. El seguimiento y medición de los procesos se elabora para demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados y tomar acciones si no se cumplen. La medición y seguimiento de todos los procesos, se hará a través del análisis y seguimiento mensual de los objetivos de calidad planteados para verificar su cumplimiento y gestión, en caso de que no se estén alcanzando las metas planteadas se establecerán las acciones correctivas y preventivas para alcanzarlas. La medición y seguimiento de la satisfacción de todos nuestros clientes se hará aplicando una encuesta, igualmente en las caracterizaciones de cada uno de los procesos existentes en la empresa se encuentran especificados los parámetros de medición y seguimiento que se harán a cada proceso.

8.2.4. Seguimiento y medición del producto y servicio. El seguimiento y medición del producto y servicio, se realiza para verificar el cumplimiento de los requisitos de estos. Para hacer seguimiento de la conformidad de los productos y del servicio la empresa estableció lo siguiente: - Tanto en la entrada como en la entrega de materiales, materia prima y los productos en general, se debe inspeccionar la calidad de los materiales recibidos y entregados, en fin de verificar que se cumplan con los requisitos del mismo.

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- En el Proceso de Producción, MUNDO LUZ ILUMINACIÓN S.A.S. los operarios hacen un seguimiento en cada etapa o sección del producto para revisar que a medida que vaya avanzando su proceso tantos sus medidas como su físico sea conforme al plano. - Al final se revisa que el producto se encuentre en buen estado tanto en su estética como en su funcionamiento, probando las luminarias que vayan ensambladas y revisando que estén bien pintadas, ensambladas y dobladas - MUNDO LUZ ILUMINACIÓN S.A.S igualmente maneja y controla los procedimientos y registros de conformidad al producto, satisfacción al cliente, quejas y reclamos, entre otros para operar bajo los requisitos de la norma, así mismo establecer acciones de mejora en la calidad del producto y servicio. 8.3. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME. El objetivo de la empresa es de establecer un proceso eficaz y eficiente con el fin de identificar, controlar el producto y el servicio no conforme, e igualmente que determine la disposición de las no conformidades identificadas y acciones correctivas. Mundo Luz Iluminación estableció el procedimiento de no conformidades (GTH-PR-05), el cual incluye la metodología, los responsables y los registros relacionados con el tratamiento de las no conformidades presentadas durante la prestación del servicio. 8.4. ANALISIS DE DATOS. La mayoría de las decisiones tomadas en las empresas se basan en el análisis de datos obtenidos a partir de mediciones e información recopilada; es por esto que la norma NTC-ISO 9001:2008 tiene como requisito analizar los datos obtenidos de las diferentes fuentes antes establecidas para evaluar el desempeño frente a los planes, objetivos y otras metas definidas con el fin de identificar oportunidades de mejora. El análisis de los datos puede ayudar a determinar la causa de los problemas existentes o potenciales y por lo tanto guiar las decisiones acerca de las acciones correctivas y preventivas necesarias para la mejora. En conclusión el análisis de datos en la empresa ayuda a: - Demostrar la idoneidad y eficacia del sistema de gestión de calidad. - Evaluar las oportunidades de mejora para identificarlas y realizarlas.

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La empresa ha determinado que los datos apropiados para determinar la eficacia del sistema de gestión de la calidad, se obtiene de los resultados del seguimiento y medición de: - Los objetivos de calidad. - Características y desempeño de los procesos. (Caracterizaciones). - Producto no conforme. - Mediciones que se generen durante la implementación del sistema o el mejoramiento continuo. Esta información es analizada en la revisión gerencial, donde se toman acciones correctivas y preventivas según el caso para asegurar el mejoramiento continuo. 8.5. MEJORA El objetivo de cumplir con este requisito es el de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad de la empresa. 8.5.1. Mejora continua. Toda la empresa tiene como responsabilidad la mejora continua del sistema de gestión de calidad. La empresa estableció como objetivo realizar las siguientes actividades con el fin de evaluar el sistema de gestión de la calidad y así determinar las mejoras que sean necesarias hacer. -Revisión gerencial. -Análisis de datos - Acciones correctivas y preventivas. -Producto no conforme - Auditorías internas. - Las revisiones que se hacen de los objetivos y la política de calidad. 8.5.2. Acción correctiva. La organización estableció un método que conlleve a tomar las acciones apropiadas para eliminar las causas generadoras de las no conformidades reales.

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La empresa elaboro el procedimiento de acciones correctivas (GTH-PR-02) donde se describe los pasos a seguir en caso de encontrar una no conformidad real, incluyendo el proceso donde se detecto la NC, la descripción de la NC que puede ser el manejo de quejas de los clientes o hallazgos en la revisión y/o auditorías internas, el análisis de las causas y verificación a la solución. El responsable del procedimiento es el Coordinador de calidad, de todos los coordinadores y directivos de los procesos y/o los responsables de proceso involucrados en la no conformidad. Este procedimiento permite a la empresa tomar las acciones necesarias para eliminar las causas de las no conformidades con el objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. El coordinador de calidad, en colaboración de los coordinadores y directivos de los procesos, es el responsable del procedimiento para el control de acciones preventivas y procedimiento de no conformidades y acciones correctivas estos procedimientos se encarga de definir los requisitos para: - Revisar las no conformidades potenciales y reales. - Determinar las causas de las no conformidades potenciales y reales. - Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir. - Determinar e implementar las acciones necesarias. - Registrar los resultados de las acciones tomadas. - Revisar y verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.

8.5.3. Acción preventiva La organización documentó el procedimiento para el control de acciones preventivas (GTH-PR-03) donde se describe los pasos a seguir en el caso de encontrar una no conformidad potencial y la forma de eliminar las posibles causas de la no conformidad potencial y prevenir así su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales. El coordinador de calidad, en colaboración de los coordinadores y directivos de los procesos, es el responsable del procedimiento para el control de acciones preventivas y procedimiento de no conformidades y acciones correctivas estos procedimientos se encarga de definir los requisitos para:

PROCESO: CÓDIGO:


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- Revisar las no conformidades potenciales y reales. - Determinar las causas de las no conformidades potenciales y reales. - Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir. - Determinar e implementar las acciones necesarias. - Registrar los resultados de las acciones tomadas. - Revisar y verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.

REVISO: APROBO:

CARGO: CARGO:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTENIDO

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

(GEF-PR-01)

PROCEDIMIENTO REVISION POR LA DIRECCION (GEF-PR-02)

PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACION E

INDUCCION (GTH-PR-01)

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS (GTH-PR-02)

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES PREVENTIVAS (GTH-PR-03)

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA (GTH-PR-04)

PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES (GTH-PR-05)

PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO (GAL-PR-01)

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y DESARROLLO (GPR-PR-01)

PROCEDIMIENTO DE EVALUACION A PROVEEDORES (GCP-PR-01)

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS (GCP-PR-01)

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION GERENCIAL Y FINANCIERA GEF-DOC-05



NOMBRE: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS


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CCOONNTTRROOLL DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS YY RREEGGIISSTTRROOSS

11.. PPRROOPPÓÓSSIITTOO

Establecer los parámetros generales para la administración de documentos internos para

facilitar su presentación, utilización, identificación y conservación; así mismo, tener

controlados los documentos requeridos por el sistema de Gestión de Calidad, con el fin de

tener la información actualizada y suficiente para la realización de actividades.

22.. CCAAMMPPOO DDEE AAPPLLIICCAACCIIÓÓNN

Aplica desde la identificación de las necesidades de documentación hasta el

almacenamiento digital de los documentos pertenecientes al Sistema de Gestión de Calidad

de MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S

33.. DDEEFFIINNIICCIIOONNEESS

Aprobación: Autorización para la distribución y aplicabilidad de un documento (darle legalidad al documento) por la persona idónea que tenga la autoridad para gestionar los recursos para implementarlo.

Control: Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos vigentes que conforman el Sistema de Gestión de Calidad.

Copia Controlada: Copia de un documento que se distribuye a los líderes o responsables de realizar una actividad. Se identifica mediante la leyenda “DOCUMENTO CONTROLADO”.

Copia No Controlada: Son copias de documentos que se suministran a los interesados, pero no se tiene un compromiso de actualización. Se identifica mediante la leyenda “DOCUMENTO NO CONTROLADO AL SER IMPRESO, DESCARGADO O FOTOCOPIADO POR LO QUE NO NOS HACEMOS RESPONSABLES POR SU ACTUALIZACIÓN”.

Documento: Es toda información perteneciente al Sistema de Gestión de Calidad, que se registre y almacene en papel, en vídeo, en cinta magnética o en cualquier otro medio.

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION GERENCIAL Y FINANCIERO

GEF-PR-01


PROCEDIMIENTO 001

NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS

Y REGISTROS

FECHA DE APROBACIÓN:

26/02/2013

PÁGINA:

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Puede ser la descripción de un proceso, procedimiento, que se puede ver mediante diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, videos, fotografías, muestras físicas, entre otras.

Documento Obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o actualización pierde su vigencia. Se identifica mediante la leyenda de “DOCUMENTO OBSOLETO”.

Listado Maestro de Documentos: Listado que enuncia los documentos del Sistema de Gestión de Calidad tanto si son externos como si son internos; describiendo los elementos necesarios que los identifican.

Revisión: Es verificar que lo escrito coincida con la realidad y viceversa. La revisión es realizada por una persona idónea, que conoce sobre el proceso o la actividad documentada.

Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que se ha modificado el documento teniendo en cuenta cambios en la estructura general del sistema.

44.. RREECCOOMMEENNDDAACCIIOONNEESS

44..11.. JJEERRAARRQQUUÍÍAA DDEE LLAA DDOOCCUUMMEENNTTAACCIIÓÓNN

Para el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad para MUNDO LUZ

ILUMINACION, se ha establecido la siguiente jerarquía o categorías en la documentación:

Manual de Gestión de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización. En él se detalla información específica como: mapa de

Procesos, misión, visión, política y objetivos de calidad, caracterizaciones de procesos, estructura del sistema, entre otros.

Procedimientos: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso. Este documento presenta aspectos claves como el ¿qué?, ¿quién?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿dónde? y ¿por qué? con respecto al desarrollo de las actividades, documentos que contienen un conjunto de recomendaciones generales, especificas, científicas y de conductas a seguir durante la realización de las diferentes actividades de la empresa.

Instructivos: Son documentos que proporcionan detalles técnicos de cómo realizar las tareas puntuales de una actividad.

Formatos y Registros: Los formatos constituyen la base de una pirámide debido a que establece la forma en que se recolecta la información. Estos, al ser debidamente diligenciados, constituyen finalmente los registros que proporcionan evidencia del cumplimiento de las actividades o tareas de un proceso.

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION GERENCIAL Y FINANCIERO GEF-PR-01


PROCEDIMIENTO 001

NOMBRE: CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS


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Otros Documentos: Dentro de esta categoría se incorporan los manuales, fichas técnicas, caracterizaciones, planes, dibujos, planos, etc., que requieran ser controlados.

Documentos Externos: Son documentos que en realidad no pertenecen como tal a la pirámide documental de la organización por cuanto no se producen al interior de la misma, pero que son necesarios controlar. Entre estos se encuentran la normatividad, catálogos, fichas técnicas de equipos, fichas técnicas de insumos, etc.

44..22.. EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS,, IINNSSTTRRUUCCTTIIVVOOSS YY OOTTRROOSS

DDOOCCUUMMEENNTTOOSS

La persona encargada de este procedimiento, deberá:

Elaborar los documentos que sean solicitados por la empresa y los que requiere el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), definiendo los responsables de cada proceso para que hagan las verificaciones pertinentes.

Relacionar todos los documentos en un listado maestro de documentos y se los deberá entregar al líder de cada proceso.

Realizar las correcciones cuando es necesario a cada documento y los firma.

Elaborar y controlar el formato de distribución de documentos en cual se hace

firmar en el momento de la entrega de la documentación por el proceso.

Distribuir una copia de cada documento al proceso que pertenezca asegurándose de colocar el sello de copia controlada, el original quedara a cargo del Coordinador de Calidad; si cualquier otro proceso desea obtener copia de un procedimiento debe solicitarlo por escrito al coordinador de calidad.

Revisar que los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables,

tomando como base el Listado Maestro de Documentos y cerciorándose de que se dispongan en carpetas seguras de plástico o acetato, con la respectiva identificación y archivo de fácil acceso a las personas que corresponda, también quedara en medio digitales para las cuales solo tendrán acceso el Coordinador de calidad y el Gerente.

Identificar los documentos de origen externo o sea los que no son emitidos por la

empresa pero son utilizados en el desarrollo de actividades para que sean controlados por el sistema de Gestión de la Calidad.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001


REGISTROS


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PÁGINA: 3 DE 10

Reportar a los diferentes procesos mensualmente los nuevos documentos tanto de origen interno como externo que afecten la calidad.

Identificar y elabora los formatos de la empresa que afectan el sistema de gestión de

calidad (SGC) originados en cada proceso, teniendo en cuenta los ya existentes y las necesidades de evidenciar y controlar las diferentes actividades relacionándolos en el listado maestro de registros.

44..22..11.. DDiilliiggeenncciiaammiieennttoo ddeell EEnnccaabbeezzaaddoo

El encabezado es diligenciado por Gestión de Calidad, se diligencia en todas las páginas del

documento, con letra color negro siguiendo lo siguiente:

LOGO

PROCESO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:

TIPO DE DOCUMENTO:


DD/MM/AAAA

PÁGINA:

__DE__ NOMBRE:

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001


REGISTROS


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PÁGINA:

4 DE 10

Logo de la

empresa.

Indica el nombre del proceso al

que pertenece el documento.

Para todo documento debe

aplicar siempre un proceso.

Especifica que el

documento es un

Procedimiento, un

Protocolo, un

Instructivo u Otro

Documento.

Fecha en que el

documento es aprobado.

Control que permite

identificar el documento.

Número consecutivo que varía

cada vez que hay una

actualización del documento.

Número de la página y el

total de páginas del

documento.

Nombre que recibe el

documento de acuerdo

con la actividad que se

describe en él.

44..22..22.. DDiilliiggeenncciiaammiieennttoo ddee llaass FFiirrmmaass

Para evidenciar la correcta elaboración, revisión y aprobación de los documentos, en la

parte final de estos se ingresa la siguiente información:

44..33.. EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEE FFOORRMMAATTOOSS

En cualquier momento y cualquier persona de la empresa puede identificar la necesidad de

elaborar formatos para registrar información. El diseño del formato se hace dependiendo de

las necesidades de quien lo utiliza, tratando que su presentación sea agradable y de fácil

manejo para el usuario. Es obligatorio el uso del logo en él, y se redacta con la

información necesaria. Los formatos son controlados, por tal razón el código es asignado

por Gestión de Calidad quien lo coloca siempre en la esquina inferior derecha del

documento, al igual que el número de la versión vigente en la esquina inferior izquierda.

44..44.. CCOODDIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS

La estructura para realizar la codificación de los documentos del Sistema de Gestión de

Calidad de la empresa se ha establecido según los siguientes elementos:

Proceso

Tipo de documento

Número consecutivo.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001


REGISTROS


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PÁGINA:

5 DE 10

ELABORÓ:

GESTIÓN DE CALIDAD

REVISÓ:

LÍDER DEL PROCESO

APROBÓ:

REPRESENTANTE DEL SGC

Firma o nombre de la

persona perteneciente a

Gestión de Calidad


persona responsable del

proceso


persona designada por la

Gerencia

A continuación se presentan los caracteres asignados.

PROCESO

GESTIÓN GERENCIAL Y FINANCIERA GEF

GESTIÓN DE PRODUCCION GPR

GESTIÓN DE T. HUMANO Y CALIDAD GTH

GESTIÓN DE COMPRAS GCP

GESTIÓN COMERCIAL GCO

GESTION ALMACENAMIENTO GAL

TIPO DE DOCUMENTO

PROCEDIMIENTO PR

INSTRUCTIVO IN

FORMATO FT

OTRO DOCUMENTO DOC

Ejemplo:

GEF-DOC-01

De esta forma se puede deducir lo siguiente: el documento es el primer (01) documento

(DOC) del proceso Gestión gerencial y financiero (GEF).

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001


REGISTROS


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PÁGINA:

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Caracteres del Proceso

Caracteres del Tipo de Documento

Consecutivo Asignado

55.. MMAATTEERRIIAALLEESS YY EEQQUUIIPPOOSS

Computador

Impresora

Papelería

66.. DDEESSAARRRROOLLLLOO

66..11.. IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE NNEECCEESSIIDDAADDEESS DDEE DDOOCCUUMMEENNTTAACCIIÓÓNN

Los Líderes de Proceso junto con sus colaboradores pueden identificar en cualquier

momento la necesidad de documentar y registrar las actividades de los procesos a través

de la creación y actualización de procedimientos, instructivos, formatos u otros

documentos, o eliminar documentos que ya no requieran ser utilizados.

Si la solicitud es para CREAR un documento interno: El Líder del Proceso envía el

borrador del mismo a Gestión de Calidad para que sea elaborado dentro de la plantilla

establecida según el tipo de documento.

Si la solicitud es para ACTUALIZAR un documento interno: El Líder del Proceso envía a

Gestión de Calidad la copia controlada que tiene en la carpeta del proceso con las

modificaciones realizadas al mismo.

Si la solicitud es para ELIMINAR un documento interno: El Líder del Proceso envía a

Gestión de Calidad la copia controlada que tiene en la carpeta del proceso manifestando

que ya no será implementado.

66..22.. EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN DDEELL DDOOCCUUMMEENNTTOO

Una vez recibida una solicitud de creación, actualización o eliminación de documentos por

parte de los líderes de proceso, Gestión de Calidad se encarga elaborarlo o actualizarlo

en la plantilla correspondiente según el tipo de documento que sea y lo hace guiándose

por las recomendaciones establecidas en el numeral 4 de este procedimiento.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001


REGISTROS


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PÁGINA: 7 DE 57

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001


REGISTROS


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PÁGINA:

Si el documento es para ser CREADO: entonces se verifican los códigos disponibles en el

Listado Maestro de Documentos Internos ( GEF-FT-01) y se comienza la creación del

mismo utilizando la plantilla digital según sea el caso.

Si el documento es para ser ACTUALIZADO: entonces se busca el archivo en las

carpetas digitales de los procesos, se realiza una copia del mismo y se procede a cambiar

la versión, la fecha y a realizar los ajustes requeridos. Se extrae también el documento

original firmado que se encuentra archivado en la carpeta del proceso que custodia

Gestión de Calidad, para ser desechado.

Si el documento es para ser ELIMINADO: entonces se busca el archivo en las carpetas

digitales de los procesos, y se procede a quitarlo de allí y guardarlo en la carpeta digital

de los obsoletos. Se extrae también el documento original que se encuentra archivado en

la carpeta del proceso que custodia Gestión de Calidad, para ser desechado.

Con respecto a los documentos que son creados o actualizados, una vez se encuentren

listos, como señal de su elaboración, el personal de Gestión de Calidad lo imprime y lo

firma en la casilla correspondiente como se indica en el numeral 4.2.2 de este

procedimiento.

66..33.. RREEVVIISSIIÓÓNN DDEELL DDOOCCUUMMEENNTTOO

Posteriormente se envía el documento elaborado al Líder del Proceso para su REVISIÓN,

este se encarga de verificar que efectivamente cumpla con lo especificado y como señal

de su REVISIÓN, el Líder del Proceso firma el documento en la casilla correspondiente

como se indica en el numeral 4.2.2 de este procedimiento, y luego lo remite nuevamente a

Gestión de Calidad.

66..44.. AAPPRROOBBAACCIIÓÓNN DDEELL DDOOCCUUMMEENNTTOO

Gestión de Calidad recibe el documento ya firmado y se encarga de enviarlo al

Representante del SGC para que sea aprobado. Como señal de su APROBACIÓN, el

Representante del SGC firma el documento en la casilla correspondiente como se indica

en el numeral 4.2.3 de este procedimiento.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001


REGISTROS


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PÁGINA:

8 DE 10

Nota. Para la aprobación de formatos no se requiere la firma del Representante del SGC.

66..55.. AALLMMAACCEENNAAMMIIEENNTTOO

Una vez se tenga el documento original con todas las firmas, se archiva en la carpeta original

del proceso que se encuentra en la oficina de Gestión de Calidad. Se imprime el documento

con la leyenda de DOCUMENTO CONTROLADO y los nombres de las personas que

firmaron, luego se envía al líder del proceso para que lo almacene en la carpeta del proceso

que ellos custodian.

El archivo digital en el cual se creó o se modificó el documento es almacenado en la

respectiva carpeta magnética bajo el nombre del proceso correspondiente y el tipo de

documento al que pertenezca. Así mismo, la versión obsoleta del documento modificado

se almacena en la carpeta digital de los obsoletos, con un letrero de DOCUMENTO

OBSOLETO.

Finalmente, se actualiza la información contenida en el Listado Maestro de Documentos

Internos ( GEF-FT-01 ) según los cambios efectuados. Este listado contiene la siguiente

información:

No. (NÚMERO CONSECUTIVO)

PROCESO (AL QUE PERTENECE)

IDENTIFICACIÓN (MACROPROCESO, PROCESO, TIPO DE DOCUMENTO, CONSECUTIVO)

NOMBRE DEL DOCUMENTO (ASIGNADO POR GESTIÓN DE CALIDAD)

VERSIÓN VIGENTE (LA QUE SE ENCUENTRA EN USO)

FECHA VERSIÓN VIGENTE (FECHA EN LA CUAL SE APROBÓ EL DOCUMENTO EN USO)

LÍDER DEL PROCESO (CARGO DEL RESPONSABLE)

66..66.. DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE CCOOPPIIAASS DDEELL DDOOCCUUMMEENNTTOO

Como se explicó previamente, se imprime una COPIA CONTROLADA del documento y se distribuye al Líder del Proceso para que sea divulgado en el área respectiva y archivado en la carpeta del proceso que es custodiada en dicha área.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001


REGISTROS


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PÁGINA:

9 DE 10

Lo anterior indica que existe un compromiso de actualización en el momento en que exista algún cambio de versión del mismo por parte de Gestión de Calidad.

Las copias controladas de un documento marcado como DOCUMENTO CONTROLADO son solamente distribuidas al líder del proceso o al personal que Gestión de Calidad lo estime conveniente.

Si se recibe una solicitud de copia del documento proveniente de alguien diferente al líder del proceso, Gestión de Calidad analiza la solicitud y entrega la copia impresa o en digital de dicho documento identificándola con un letrero de “DOCUMENTO NO CONTROLADO AL SER IMPRESO, DESCARGADO O FOTOCOPIADO, POR LO QUE NO NOS HACEMOS RESPONSABLES DE SU ACTUALIZACIÓN”. Nota. La distribución de formatos no requiere ser controlada mediante el uso de leyendas.

ELABORÓ:

REVISÓ:

APROBÓ:

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001


REGISTROS


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PÁGINA:

10 DE 10

REVISION POR LA DIRECCION

1. PROPOSITO

Establecer un procedimiento para garantizar la revisión periódica del sistema de

gestión de calidad por parte de la dirección (Gerencia) y asegurar así la eficacia

del mismo de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2008 y los factores

externos e internos que puedan afectar al sistema de gestión de calidad.

2. CAMPO DE APLICACION

Es aplicable a todos los procesos contemplados en el sistema de gestión de la

calidad de MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S.

3. RESPONSABLES

Es responsabilidad del Gerente, Jefes de procesos y Coordinador de calidad el hacer cumplir este procedimiento y mantenerlo actualizado. 4. DESARROLLO

ITEM DETALLE RESPONSABLE DOCUMENTOS

Y/O REGISTROS

1

Solicitar informe a cada líder de proceso del estado de su proceso, necesidades de recursos y actividades para la mejora del mismo

GERENTE GENERAL Y FINANCIERO

Toda la documentación del SGC

2 recopilar la información necesaria para la revisión por la dirección


Toda la documentación del SGC

3

revisar y analizar la información mediante un comité realizado con lideres de proceso concluyendo la revisión por la dirección


Acciones correctivas y preventivas

4 realizar informe de revisión por la dirección, plasmando las conclusiones y acciones de mejora a implementar

GERENTE GENERAL Y

FINANCIERO, COORDINADOR

DE CALIDAD

Informe de revisión por la dirección

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001

NOMBRE: REVISION POR LA DIRECCION


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5. CONDICIONES GENERALES

En MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S se realiza la revisión por la dirección

anualmente, después de ejecutado el ciclo de auditorias interno programado.

Todos los resultados y acciones tomadas en la revisión por la dirección quedan

consignados en el informe de revisión por la dirección.

6. ENTRADAS DE LA REVISION POR LA DIRECCION

El Gerente y el coordinador de calidad son los responsables de planificar la revisión por la dirección de acuerdo a los requisitos de la norma ISO: 9001 – 2008. La revisión por la dirección debe estar enfocada hacia los resultados y proyectos, para esto se deben analizar los siguientes puntos y realizar el informe. a) Resultados de auditorías

En este punto se analizan los hallazgos de auditorias internas y el estado de las acciones emprendidas a partir de ellos.

b) Retroalimentación del cliente

Aquí se tienen en cuenta los resultados de las encuestas de satisfacción de clientes y las acciones emprendidas al respecto; también se analiza el estado de las quejas y reclamos que se han presentado y el seguimiento que se ha hecho a las mismas.

c) Desempeño de los procesos y conformidad del producto

En este punto se analizan los objetivos de calidad aplicados para el sistema, los indicadores de gestión de cada proceso y su comportamiento a través del tiempo.

d) Estado de las acciones correctivas y preventivas

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



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En este punto se analiza la evolución de las acciones correctivas y preventivas, el desempeño de los coordinadores y los procesos en este campo, cuales acciones se han cerrado desde la última revisión y cuales están pendientes por cerrar, las

estrategias para fortalecer esta herramienta del mejoramiento continuo.

e) Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas

En este punto se listan y analizan las acciones efectuadas a partir de la revisión anterior, resaltando el impacto que han tenido en el funcionamiento (bueno o malo) del sistema de gestión de calidad, cuando no se han efectuado se debe especificar las razones.

f) Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad

En este punto se analizan las variables internas y externas que puedan afectar el sistema de gestión de calidad, como: Reglamentaciones tributarias, fluctuaciones de precios en el mercado, certificación RETIE, RETILAP y otras que apliquen para los productos, políticas de exportación e importación, dinámica de mercado, rotación de cartera, entre otras.

g) Revisión de la Política de calidad, la misión y la visión de la empresa

Se analiza la vigencia de la política, la misión y la visión, para esto se revisa la evolución de la empresa, su posición en el mercado y las variaciones que haya sufrido las políticas internas, nuevos servicios, nuevos tipos de clientes, etc.

h) Recomendaciones para la mejora.

Con base en el análisis anterior se plantean recomendaciones que permitan seguir mejorando, por lo tanto de aquí se desprenden tareas para toda la organización.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



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7. FUNCIONES DEL REPRESENTANTE POR LA DIRECCION

Asegurarse que se establecen, implementan y mantienen los procesos del SGC.

Informar a los empleados sobre el desempeño del SGC y de cualquier necesidad de mejora.

Asegurarse que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organización.

8. REFERENCIAS Y REGISTROS

Direccionamiento estratégico

Objetivos de calidad

Caracterización de procesos

Informes de quejas y reclamos

Informe de satisfacción de clientes por medio de encuestas

Informe de los lideres de proceso de acciones en el SGC

ELABORÓ:

REVISÓ:

APROBÓ:

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



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PÁGINA: 4 DE 4

PROCEDIMIENTO DE DISEÑO Y DESARROLLO

1. OBJETIVO

Establecer directrices que permitan mediante el uso de parámetros técnicos,

obtener diseños de productos que cumplan con las expectativas del cliente, de

acuerdo a lo estipulado en la norma NTC ISO 9001:2008 y las normas RETIE y

RETILAP de iluminación.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica desde la legalización del contrato hasta la entrega de

planos y memorias de cálculo para posteriormente realizar su ejecución.

3. DEFINICIONES

Diseño y desarrollo: Conjunto de procesos que transforma los requisitos

de una política, programa, proyecto o cliente en características

especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto o

servicio.

Plano: es una representación esquemática y a una cierta escala de un

producto, construcción, una máquina u otra cosa.

Especificación: Documento que establece requisitos.

Revisión y verificación: Chequeo y seguimiento durante el avance del

diseño para que este se ajuste a los requisitos exigidos.

Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de

que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación

especifica prevista.

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION DE PRODUCCION GPR-PR-01


PROCEDIMIENTO 001

NOMBRE: DISEÑO Y DESARROLLO


PÁGINA:

1 DE 5

4. RESPONSABLE

Es responsabilidad del Director de Proyecto, aprobar las actividades para la

ejecución del producto o proyecto, realizar la validación del diseño o el

plano en los productos de línea, igualmente efectúa un análisis de costo

para el producto o proyecto a realizar.

El Gerente General es el que revisa y aprueba los diseños nuevos en caso

tal, de presentarse una determinación o cambio en el diseño de línea, en fin

de introducirlos a esta.

El coordinador de Producción, por su parte, es el encargado de revisar el

diseño y adaptar según criterios de las normas Retilap, nuevas tecnologías

y especificaciones del cliente, igualmente en conjunto con el personal de

producción, diseña y dibuja los planos en el software, en sus respectivas

medidas, con el fin de analizar si se puede o no ejecutar, teniendo en

cuenta la capacidad de las maquinas, entre otros.

El asesor comercial, es el encargado de exponer los diseños de los

productos de línea a los clientes, igualmente trazan los dibujos con los

requerimientos de los usuarios, para posteriormente validarlos con la

aprobación del Director de Proyectos y el coordinador de Producción.

5. CONTENIDO

Para MUNDO LUZ ILUMINACIÓN S.A.S, los diseños se manejan bajo tres frentes

de acción, de los cuales podemos encontrar, productos de línea, productos

especiales (según necesidades del cliente), los diseños basados en las limitantes

del mercado y del proceso de producción; dependiendo de cada línea, el proyecto

o los productos se adaptan según criterios de las normas, clientes, entre otros y se

manejan de forma diferente.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



PÁGINA:

2 DE 5

Los productos en línea, son la agrupación de productos manejados en la

empresa con anterioridad y se encuentran en el portafolio de productos de Mundo

Luz Iluminación (importadores, balastos, lámparas, bandejas porta cables,

iluminarias y rejillas); teniendo en cuenta ello, los Asesores Comerciales se

encargan de dar a conocer los productos e igualmente generar una orden de

pedido en el formato correspondiente (GPR-FT-02), según el encargo del cliente.

Cuando el cliente o usuario determina cambiar el diseño de línea, pero trabajar

sobre este, se manejan unas variables tales como el tamaño del balasto, las

exigencias de ley (acondiciona los productos a las exigencias de la Norma

RETILAP) y las Nuevas tecnologías (cuando se revisa el diseño y adaptan a

nuevas tecnologías LED, entre otros). En este caso, y luego de haber adaptado el

diseño, se inicia con el proceso a cargo del jefe de Producción, el Director de

Proyectos y personal de Producción.

El jefe de Producción con 1 o 2 personas más del departamento, proceden a

analizar el diseño con las reformas, se raya o se hace un despiece del producto y

se crea un plano inicial, ayudándose con el Software Auto CAD, posteriormente se

fabrica una muestra en partes (chasis), se ensamblan con el fin de revisar el ajuste

del producto; por su parte el Director de Proyectos efectúa un análisis de Costos,

para finalmente recibir aprobación del Gerente General, en introducir el diseño

como producto de línea y poder ordenar la producción.

El diseño basado en los productos especiales, según las necesidades del cliente,

consisten en los productos reformados, entregados y encargados por el cliente,

para su respectiva producción, en este caso los Asesores Comerciales, se

encargan de diligenciar y trazar el dibujo o diseño adaptado a las características

pedidas por el cliente en el formato de Pedido Diseño Cliente (GPR-FT-05); luego

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



01/01/2013

PÁGINA: 3 DE 5

de la aprobación inicial del cliente, se continua efectuando un análisis del plano o

trazos, a cargo del Coordinador de Producción quien verifica que el diseño se

adapte a las capacidades de la producción; igualmente el Director de Proyectos es

quien se encarga de realizar el análisis de costos para fijar el Precio y validar el

diseño para que finalmente se haga la Orden de Producción y entrega al cliente

final.

El diseño basado en las limitantes del mercado y del proceso de Producción,

consiste como su nombre lo indica, en los diseños que se manejan, con ciertas

restricciones basadas en lo que se posee a nivel productivo y lo que restringe el

mercado. En este caso, los clientes hacen pedidos que sobrepasan las

capacidades de lo que se hay, por ejemplo en producir luminarias a mas de 2,5 m

de largo, sin embargo el mercado ofrece para tubos fluorescentes máx. 2,44m; en

cuanto al proceso de la organización se examina las limitantes en pintura (en caso

tal, que el cliente desee una luminaria de diversos colores) y metalmecánica

(capacidad de las maquinas de producción, medidas, entre otros). Mundo Luz

Iluminación con el objeto de satisfacer al cliente, ofrece otras opciones de las que

poseen, que se puedan realizar dependiendo del punto de vista y gustos del

cliente, en caso tal de llegarse a un acuerdo, se revisa el diseño por gerencia

general quien establece el cambio en el diseño, revisa los costos y ordena la

producción de los mismos. Finalmente se inicia la orden por el coordinador de

Producción.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



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PÁGINA:

4 DE 5

6. DOCUMENTOS APLICABLES

CODIGO: DESCRIPCIÓN:

(GPR-FT-02) FORMATO PEDIDOS

(GPR-FT-05) FORMATO PEDIDO DISEÑO CLIENTE

ELABORÓ:

REVISÓ:

APROBÓ:

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



PÁGINA:

5 DE 5

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

1. ALCANCE: Aplica a la compra de las materias primas, insumos y mercancías que influyen en la calidad del producto fabricado por MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S. 2. OBJETIVOS: Establecer un procedimiento que permita controlar que la mercancía comprada cumple los requisitos legales del mercado y de los clientes, con seguimiento sobre el proveedor y el producto de forma que asegure la obtención de los resultados esperados.

3. RESPONSABLE: Es responsabilidad del coordinador de Compras y del Gerente de la empresa, cumplir y hacer respetar a toda la organización el procedimiento establecido.

4. DEFINICIONES

Insumo: Bien o servicio.

Requisición: Documento en el cual son relacionados los materiales requeridos para la ejecución correcta y oportuna del proyecto.

Cotización: Documento en el cual son relacionados por el proveedor los posibles materiales a comprar con todas las condiciones comerciales de precio y logística de entrega.

Orden de compra: Documento por medio del cual son ordenados al proveedor los materiales requeridos.

Contrato: Acuerdo firmado entre por lo menos dos partes.

Especificaciones técnicas: Aquellos datos que nos indican todas las Características que deben cumplir los materiales a comprar.

5. CONTENIDO

SOLICITUD Y ORDEN DE COMPRA: El proceso de compras parte de la necesidad presentada en el almacén o por el proceso productivo, la cual se realiza mediante el registro de Solicitud de materiales a Compras. Es de anotar que se tiene un stock de inventarios mínimos de materia prima, insumos y material para comercializar. El coordinador de producción se encarga de velar

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION DE COMPRAS GCP-PR-01


PROCEDIMIENTO 001

NOMBRE: PROCEDIMIENTO DE COMPRAS


PÁGINA:

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que estos no se agoten, y cuando esto ocurra, hacer el pedido y el departamento comercial en caso de que sean productos para comercializar.

La orden de compra es elaborada por el Coordinador de Compras y aprobada por el Gerente General, antes de la elaboración del pedido, este ya esta previamente autorizado por el gerente general. En la Orden de Compra (GCO-FT-02) se llevan todos los requisitos contenidos en la Solicitud de materiales a Compras (GCP-FT-01), para asegurar que la necesidad del usuario, sea adecuadamente transmitida al proveedor.

RECEPCION DE SOLICITUD DE COMPRA: El coordinador de Compras recibe una orden interna de solicitud de materiales (GCP-FT-01) del jefe de producción, gerencia y departamento comercial donde se especifica fecha, descripción del producto, cliente, cantidad, posible proveedor, precios y tiempo de entrega.

El tiempo de entrega del material solicitado a compras va ligado de acuerdo al tiempo de entrega ofrecido por el departamento comercial o gerencia al cliente final. REVISION DE PRECIOS: el coordinador de compras realiza la debida revisión de los precios y en los casos en que aplica se solicita cotizaciones con otros proveedores, la cual dependiendo del pedido se hace verbal o escrita evaluando precio, tiempo de entrega y calidad de los materiales; se debe tomar en cuenta que hay clientes que solo aceptan una marca preferida por ellos, por lo que antes de tomar la decisión de cambiar de proveedor debe consultarlo con el funcionario que pasó la solicitud o con el cliente directamente. SELECCIÓN DE PROVEEDOR Y ENVIO DE ORDEN DE COMPRA: Según las

cotizaciones se selecciona el Proveedor y se realiza la orden de compra (GCO-

FT-02) debidamente aprobadas por el gerente general y financiero y por el

director comercial para productos de comercialización.

Cuando la orden de compra está completamente diligenciada es enviada al

proveedor por fax o por e-mail, confirmándose su adecuada recepción, ya sea

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



PÁGINA:

2 DE 4

por Internet, teléfono fijo o celular. De acuerdo al tipo de negociación, la

gerencia autoriza el pago al proveedor y se entrega a contabilidad la orden

para hacer los respectivos descuentos y/o ajustes y luego se procede a realizar

el pago y confirmarlo.

ENTREGA DE PEDIDOS: Cuando se trata de productos comercializados y las condiciones lo permiten, se solicita al proveedor que entregue directamente la mercancía al cliente, se le envía por fax o por e-mail la orden de compra con los datos completos, los cuales contienen dirección de entrega, ciudad, contacto y teléfono o celular; se le solicita al proveedor numero de guía y datos necesarios para hacerle seguimiento de la entrega.

La entrega es corroborada por el área de compras con la respectiva guía o documento de carga que suministra la transportadora, la cual respalda el recibido de la mercancía en conformidad por cuenta del cliente; se recibe el pedido enviado por el proveedor y con la remisión se verifican las cantidades y producto recibido, así mismo se ingresan al sistema las cantidades recibidas y se le entrega al Director comercial y/o gerente general la factura y/o remisión y se le informa si hay inconsistencias en el pedido. A su vez, se revisan los precios y la concordancia entre lo solicitado en la orden de compra y la remisión/ Factura de compra; cuando la mercancía es entregada con remisión se debe solicitar la factura correspondiente al proveedor, luego, se realiza el proceso contable necesario y se ingresan las facturas al sistema para posteriormente realizar el debido archivo de la documentación.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



PÁGINA:

3 DE 4


ELABORÓ:

REVISÓ:

APROBÓ:

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



PÁGINA:

4 DE 4


(GCP-FT-01)

(GCO-FT-02)

Solicitud de materiales a compras

Orden de compra

PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO

1. PROPOSITO

Establecer los parámetros generales para la administración del almacenamiento

de los insumos y las materias prima que ingresan para ser parte del proceso

productivo de MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S

2. CAMPO APLICACIÓN

Aplica para todos los insumos y materia prima que llegan y son utilizados en el

proceso productivo de MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S.

3. RESPONSABLE

Son responsables el coordinador de producción, el operario de ensamble y el de

corte quienes son los encargados de la manipulación de insumos y materias

primas.

4. DESARROLLO

4.1 Ingreso de la mercancía

Al momento de ingreso de la mercancía a la empresa, se solicita al transportador

la remisión o factura y se procede a verificar el estado, las cantidades, embalaje y

calidad con las que llega el producto a las instalaciones y se consigna en el

formato de ingreso de la mercancía si llegaron las cantidades solicitadas, si se

requieren devoluciones, si hay faltantes o por cuestiones de embalaje se debe

devolver la mercancía que acaba de llegar; esta revisión es realizada por el

coordinador operativo y/o por el operario de ensamble.

La empresa cuenta con bodegas 1 y 2 de almacenamiento de acuerdo a las

cuales:

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION DE ALMACENAMIENTO GAL-PR-01


PROCEDIMIENTO 001

NOMBRE: ALMACENAMIENTO


PÁGINA:

1 DE 3

Bodega 1: se realiza el almacenamiento de todos los materiales e insumos

eléctricos. Este almacenamiento se realiza en estanterías y en las cajas en q

ingresa a la empresa, se separa por ítems.

Bodega 2: se realiza el almacenamiento de bombilleria y tubos

fluorescentes para lámparas. Este almacenamiento se realiza en estanterías y en

las cajas en que ingresa a la empresa, se separa por ítems.

En cuanto a la lámina que ingresa se deposita en una estantería para lámina

próxima a la sección de corte y dividida por los diferentes calibres; quien realiza el

recibido de este material es el operario de corte y se consigna la información en el

formato control de lámina que ingresa a almacén.

4.2 solicitud de materia prima e insumos por parte de producción

De acuerdo al pedido realizado por el área comercial el coordinador de

producción revisa en el inventario la existencia de los insumos y materia prima en

stock, de no haber existencias o haber faltantes, se realiza una solicitud al

coordinador de compras con el fin de conseguir los insumos necesarios para

iniciar la producción; el operario de ensamble retira los insumos y materia prima

de las bodegas para realizar el ensamble final de las luminarias y lo q no se usa se

devuelve nuevamente al almacén, terminado este proceso, se consigna la

información del total de insumos utilizados en el ensamble final en el respectivo

formato.

Según los requerimientos de las maquinas y la producción, los operarios solicitan

al coordinador de producción los insumos para la elaboración de producto y

operación de las maquinas, así mismo, el coordinador consigna la información en

un formato de gastos de insumos de producción y de no haber en stock se realiza

la solicitud a compras cuando sea necesario

Anexo a esto, se consigna información en el inventario de almacén para llevar el

control respectivo de los insumos y materias primas en stock.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



PÁGINA: 2 DE 3

5. CRITERIOS DE ACEPTACION

Para realizar la aceptación de los insumos y materiales que entran a las bodegas

de MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S, la empresa tiene ciertos criterios que

deben ser cumplidos al ingreso de la mercancía a la empresa. Estos son:

PARA LÁMINA:

No debe tener ondas

El rango de oscilación debe ser de 1mm por encima o por debajo de la

medida requerida

No debe estar oxidada ni golpeada

PARA BALASTOS:

Deben llegar en las cantidades exactas requeridas

Los tubos y cajas no deben presentar abolladuras ni enmendaduras

Los tubos no deben llegar lesionados ni quebrados

Para el resto de los insumos no hay indicaciones de recibido, solo que deben

llegar en las cantidades requeridas.

6 REFERENCIAS Y REGISTROS

Remisión o factura

Formato de ingreso de mercancías

Solicitud de materiales a compras

Formato de ingreso de lamina

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



PÁGINA: 3 DE 3

ELABORADO REVISADO APROBADO

PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

1. OBJETIVO

Establecer las directrices o parámetros de selección y evaluación de

proveedores, con el fin de garantizar que los materiales que son utilizados

en la empresa y que afectan la calidad del producto cumplen con los

requisitos exigidos por el SGC implementado en MUNDO LUZ

ILUMINACION S.A.S. y para llevar un adecuado control de los mismos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los proveedores que suministran materiales, equipos, insumos y servicios que afectan la calidad del servicio prestado en Mundo Luz Iluminación S.A.S.

3. RESPONSABLE Es responsabilidad del coordinador de compras, coordinador de producción, director comercial, coordinador de almacenamiento mantener actualizado este procedimiento.

4. CONTENIDO 4.1 SELECCIÓN

En la selección inicial de un proveedor se tiene en cuenta:

A los proveedores de materiales se le solicitan los siguientes documentos requeridos por compras: Certificado de Cámara de Comercio, Rut, Certificaciones cuando el producto que vamos a suministrar por norma exige RETIE, RETILAP O CIDET, teniendo en cuenta que todos los productos no necesitan certificación.

Para la selección de los proveedores de servicios profesionales y técnicos se consideran los siguientes aspectos: Cumplimiento, disponibilidad experiencia

Para los proveedores de insumos se seleccionan de acuerdo a precio, condiciones comerciales, calidad y tiempos de entrega .

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001

NOMBRE: EVALUACION DE PROVEEDORES


PÁGINA:

1 DE 4

Los proveedores nuevos se evalúan a los tres (3) meses de haber iniciado relaciones comerciales de acuerdo a los parámetros ya establecidos.

4.2 EVALUACIÓN

La evaluación de proveedores de la empresa es realizada por el coordinador de compras y se hace según lo definido en este procedimiento:

Los proveedores se revalúan de acuerdo a la calificación obtenida así:

Calificación >= 4. Se considera un proveedor confiable y se debe revaluar cada 6 meses. Para los proveedores de materiales se revalúan cada año.

Calificación 2.5 - 4. Se considera un proveedor condicional y se debe Revaluar cada 3 meses.

Calificación < 2.5. Se considera un proveedor no confiable, no se debe utilizar a menos que sea el único en el mercado o exigido por el cliente por la marca y se debe revaluar cada 3 meses.

Cuando se agrega un nuevo criterio de selección para la evaluación del proveedor se deben replantear los porcentajes de incidencia de cada criterio. Los resultados obtenidos en cada una de las evaluaciones son comunicados a los proveedores a través de una carta o vía correo electrónico donde se les informa su desempeño general.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



PÁGINA:

2 DE 4

El Director de compras es el responsable de la selección de los proveedores de materiales de acuerdo a los criterios establecidos por la Dirección de la empresa y las condiciones técnicas. Por medio de la evaluación de proveedores se asegura el control de los seleccionados y determina las medidas a tomar según lo indican los criterios establecidos en la parte inicial del presente documento.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



PÁGINA:

3 DE 4

CRITERIO DE SELECCIÓN

CALIFICACION CRITERIO DE CALIFICACION

a) Calidad del producto

5 productos con certificado CIDET, RETIE O RETILAP

3 producto excelente sin certificado

1 productos no conforme

b) Condiciones comerciales

5 plazo de pago 60 dias o mas

3 plazo de pago 30 dias

1 pago de contado

c) Tiempos de entrega

5 de dos a tres dias de la fecha del pedido

3 de tres a seis dias de la fecha del pedido

1 de seis dias en delante de la fecha del pedido

d) Pedido completo

5 siempre llegue el 100% del material pedido

3 algunas veces llega completo el material pedido

1 nunca llega completo el material pedido

e) Disponibilidad del producto

5 siempre tiene stock disponible

3 algunas veces hay stock disponible

1 casi nunca tiene stock de producto

f) Entrega de: Facturación a

tiempo, catálogos, listas de precios

5 entregan a tiempo facturas o material de apoyo cuando aplica

3 algunas veces entregan a tiempo facturas y material de apoyo cuando aplican

1 la entrega de la factura se demora mas de 10 dias

g) Fletes (transporte)

5 el proveedor cubre el 100% del flete

3 el proveedor cubre parte del flete (negociación)

1 el proveedor no cubre el flete

Una vez realizada la evaluación se le envía una carta al proveedor notificándole los resultados obtenidos en la evaluación.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



PÁGINA:

4 DE 4


PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS

1. OBJETIVO

Determinar los lineamientos para identificar, definir, controlar, desarrollar,

implantar, analizar y dar seguimiento a las acciones correctivas, que eliminen las

causas de No conformidades en el Sistema de Gestión de Calidad.

2. ALCANCE

Aplica a todos los procedimientos del sistema de gestión de la calidad de Mundo

Luz Iluminación S.A.S. Inicia con el reporte de la No Conformidad y termina con el

registro y reporte de la acción implementada.

3. RESPONSABLE

Es responsabilidad del coordinador de calidad, de todos los coordinadores y

directivos de los procesos implementar y hacer cumplir este procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

Las acciones correctivas se establecen registrando la información en el formato

TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS (GTH-

FT-08), donde va la fecha en la cual se realiza el análisis, la referencia donde se

indica la auditoria en curso, si aplica, y el proceso para el cual se establece la

acción correctiva.

Las fuentes de información para la toma de Acciones Correctivas pueden provenir

de:

Inspección o autocontrol: no se está cumpliendo el criterio de aceptación

definido en los documentos internos o en la Norma ISO 9001

Incumplimiento de un indicador de gestión.

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION T. HUMANO Y CALIDAD GTH-PR-02


PROCEDIMIENTO 001

NOMBRE: ACCIONES CORRECTIVAS


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PÁGINA:

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Queja o reclamo presentado por el cliente.

Detectado en auditoria de calidad.

Se identifica la no conformidad y se registra de forma clara y concisa para evitar

confusiones en el momento de su interpretación, definiendo siempre el requisito

que se está incumpliendo.

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:

Luego se identifica si la no conformidad requiere además de la corrección o

solución una acción correctiva.

Cuando una no conformidad es susceptible de volverse a presentar bien sea en el

mismo proceso o en otro del sistema de calidad, se genera una acción correctiva.

A continuación se definen las soluciones propuestas para la no conformidad,

definiéndolas de manera clara y sencilla. Se debe indicar el responsable de su

ejecución y la fecha en que debe realizarse.

CORRECIÓN (SOLUCIÓN A LA NO CONFORMIDAD)

RESPONSABLE FECHA PREVISTA

Se establece el tipo de tratamiento a seguir; si requiere corrección o si

adicionalmente requiere una acción correctiva. La corrección nos permite

solucionar el problema, mientras que la acción correctiva evita que la no

conformidad vuelva a suceder, solucionando las causas del problema.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



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PÁGINA:

2 DE 5

A continuación se analiza e identifica las causas de la no conformidad para lo cual

Mundo Luz Iluminación emplea el método de los tres Por Qué? que consiste en

preguntarse consecutivamente tres veces el porqué de la ocurrencia del hecho en

análisis. Las respuestas al segundo o tercer porqué es la causa más probable de

la no conformidad.

ANALISIS DE CAUSAS DE LA NO CONFORMIDAD

CAUSAS ACCION CORRECTIVA

RESPONSABLE FECHA DE VERIFICACIÓN

Se formula las acciones para corregir, prevenir la no-conformidad o para

implementar una acción de mejora en el proceso, designando un responsable y

fecha de verificación.

Las acciones correctivas deben corresponder a las causas identificadas, la

redacción de la corrección y de la acción correctiva debe incluir el método para

asegurar su aplicación.

El responsable del seguimiento será el líder del proceso, exceptuando las

provenientes de las Auditorias que serán analizados por el auditor líder y/o el

coordinador de calidad en el caso de las auditorías internas y el representante por

la dirección para el caso las auditorías externas.

Las acciones correctivas se deben dar a conocer al personal de la organización

involucrado directamente en el proceso analizado, permitiendo que los

responsables puedan ejecutar las tareas propuestas.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



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PÁGINA:

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Cuando haya pasado la última fecha prevista para la ejecución de las acciones

correctivas se realiza el seguimiento, registrando las actividades implementadas y

el impacto de las mismas.

SEGUIMIENTO

ACTIVIDADES IMPLEMENTADAS REGISTRO IMPACTO

1. Si solo es una corrección se verifica si el problema se solucionó.

2. Si se definió acción correctiva se verifica si el problema se volvió a presentar.

VERIFICACIÓN FINAL DE LA SOLUCIÓN

CORRECION Fecha:___________________ Se soluciono el Problema? SI__NO __ Firma___________________________

ACCION CORRECTIVA Fecha: _______________ el problema se volvió a presentar? SI__NO __ firma: __________________

Si las actividades propuestas se realizaron y la no-conformidad se solucionó, las

causas identificadas fueron correctas. Si el problema se volvió a presentar y las

actividades propuestas fueron ejecutadas, las causas probables no fueron las

correctas, por lo tanto se debe analizar nuevamente e identificar otras probables

causas realizando nuevamente todo el procedimiento.

Se registra si la acción correctiva se puede cerrar.

ACCION CORRECTIVA CERRADA? SI _____ NO _____

Finalmente el responsable del cierre registra sus datos completos y reporta al

coordinador de calidad el cierre de la No Conformidad.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



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(GTH-FT-08) Formato Tratamiento de No

Conformidades y Acciones Correctivas

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



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PROCEDIMIENTO DE ACCIONES PREVENTIVAS

1. OBJETIVO

Establecer un método para detectar, analizar y eliminar las posibles

causas de no conformidades potenciales con el fin de evitar su ocurrencia.

2. ALCANCE

Aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de Mundo

Luz Iluminación para el tratamiento de las acciones Preventivas, iniciando

así las mejoras en los procedimientos de cualquier no conformidad

registrada.

3. DEFINICIONES

- Acción de Mejora: Acción encaminada a mejorar un indicador de

desempeño, indicador de calidad o un objetivo de calidad que ya se

encontraba en los niveles deseados. Normalmente se ponen en marcha

acciones de mejora para atender las observaciones del sistema.

- Acción Preventiva: Acción para eliminar la causa de una no

conformidad potencial detectada o de otra situación potencialmente

indeseable.

- Corrección: Acción para eliminar una no conformidad detectada.

- Acción Correctiva: Acción para eliminar la causa de una no

conformidad detectada o de otra situación indeseable.

- No conformidad real: Es un incumplimiento mayor o menor que ya

ocurrió o que puede ya haber ocurrido y que afecta total o parcialmente a

un punto de la norma.

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION DE CALIDAD GTH-PR-03


PROCEDIMIENTO 001

NOMBRE: ACCIONES PREVENTIVAS


PÁGINA:

1 DE 6

- No conformidad potencial: Es un incumplimiento menor que no ha

ocurrido aún pero para el que si no se hace algo al respecto, terminará

ocurriendo convirtiéndose en un incumplimiento real.

- No Conformidad: Se entiende como no conformidad al incumplimiento

de un requisito; De las leyes o reglamentos aplicables, De la norma

aplicable, Del cliente, Del propio sistema de calidad de la organización.

- Observación: Se entiende como observación a un aspecto de un

requisito que podría mejorarse y que no se requiere que se haga de

manera inmediata.

- Hallazgo: Un Hallazgo es el resultado de evaluar una evidencia contra

un criterio.

-Criterio: Procedimientos con los que el auditor compara la información

recopilada en la auditoria.

4. RESPONSABLE

Es responsabilidad del coordinador de calidad informar al gerente y al

personal sobre las acciones preventivas emprendidas y sobre los

resultados del seguimiento realizado a las mismas. Igualmente es

responsabilidad de todos los coordinadores y/o encargados de los

procesos implementar y hacer cumplir este procedimiento.

5. CONTENIDO

La identificación de No Conformidades Potenciales pueden tener su

origen en:

_ No conformidades potenciales detectadas en auditorías internas

_ No conformidades potenciales detectadas en auditorías externas

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



PÁGINA:

2 DE 6

_ Detectadas por las sugerencias, quejas y reclamos de los clientes

_ Por inspecciones internas

_ Resultado de las mediciones de los procesos

_ Encuestas de satisfacción de clientes

Una vez detectadas se diligencia el formato (GTH-FT-07) ACCIONES

PREVENTIVAS donde va la fecha y el proceso al cual se le establece la

Acción Preventiva.

Luego se describe la No conformidad Potencial de manera clara y sencilla

para que sea entendida y no genere confusiones

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL

A continuación se definen las probables causas que propicien la

ocurrencia de la no conformidad potencial. Para definir las causas de las

no conformidades se aplica el método de los tres Por Qué? el cual

consiste en preguntar consecutivamente tres veces porqué la ocurrencia

de la no conformidad sin buscar culpables, la causa más probable puede

ser la respuesta a la segunda o la tercera pregunta.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



PÁGINA:

3 DE 6

CAUSA (S) PROBABLE (S) DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL

Posteriormente se describen las acciones propuestas para solucionar las

causas de la no conformidad o acciones preventivas, se debe asignar un

responsable y establecer la fecha para la verificación.

ACCIONES PROPUESTAS PARA SOLUCIONAR LAS CAUSAS (ACCIÓN PREVENTIVA)

ACCIÓN / ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA

PREVISTA

Las acciones preventivas se deben dar a conocer al personal involucrado

en el proceso analizado, permitiendo que los responsables puedan

ejecutar las tareas propuestas. Junto con la definición de las acciones

preventivas y su responsable, se debe definir el responsable de hacer el

seguimiento.

Cuando haya pasado la última fecha prevista para la ejecución de las

acciones preventivas se realiza el seguimiento registrando las actividades

implementadas y el impacto de las mismas.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



PÁGINA:

4 DE 6

Se realizan dos seguimientos:

1. Se verifica si las actividades se realizaron o no.

2. Se presentó o no la no-conformidad detectada.

VERIFICACIÓN

Fecha:___________________

Se Realizaron las Actividades?

SI__NO __

Firma___________________________

Fecha: _______________

Se presento la No Conformidad?

SI__NO __

firma:

____________________________

Si las actividades propuestas se realizaron y la no-conformidad no se

presentó, las causas identificadas fueron correctas. Si la no conformidad

se presentó y las actividades propuestas fueron ejecutadas, las causas

probables no fueron las correctas, por lo tanto se debe generar una no

conformidad y darle tratamiento según el procedimiento de No

conformidades (GTH-PR-05) y Acciones Correctivas (GTH-PR-02).

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



PÁGINA:

5 DE 6

SEGUIMIENTO


Los responsables del seguimiento de las acciones preventivas en la

organización son los responsables de los procesos a través de

autocontrol con una frecuencia de una vez por mes.

Se registra si la no conformidad potencial se puede cerrar así como la

acción preventiva.

NO CONFORMIDAD POTENCIAL

CERRADA? SI __ NO __

ACCION PREVENTIVA CERRADA?

SI __NO __

El responsable del cierre registra sus datos completos y reporta al

coordinador de calidad el cierre de la No Conformidad Potencial.



(GTH-PR-05)(GTH-PR-02) Procedimiento Tratamiento de

No Conformidades y Acciones

Correctivas

(GTH-FT-07) Formato Acciones Preventivas

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



PÁGINA:

6 DE 6


PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA

1. OBJETIVO

Establecer las directrices, controles y mecanismos necesarios para la planificación y

ejecución de auditorías de calidad y asegurar que el Sistema de Gestión de Calidad en la

Empresa MUNDO LUZ ILUMINACIÓN S.A.S. cumple con los requisitos de la norma ISO

9001:2008, verificando el resultado de la organización en cuanto a eficacia y

mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable al Sistema de Gestión de Calidad de los procesos

mediante la realización de auditorías internas.

3. RESPONSABLES

Es responsabilidad del coordinador de calidad de representantes de la dirección y de los

coordinadores y/o directivos de las diferentes áreas hacer cumplir este procedimiento y

mantenerlo actualizado.

4. CONTENIDO

4.1 PLANIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS

- El coordinador de calidad, bajo la colaboración y revisión del Gerente General o

Coordinador (a) de Talento Humano es el responsable de la Programación del Plan de

las auditorías internas de calidad, donde incluye:

• Los procesos a auditar

• La fecha prevista de ejecución

• Los criterios y alcance

• Equipo Auditor y auditor Principal

- Para el Plan de las auditorias se deben considerar los siguientes aspectos:

La importancia de los procesos sobre las actividades auditadas y los resultados de

auditorías previas.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001

NOMBRE: AUDITORIA INTERNA


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El Plan de auditoría puede variar en el transcurso del año debido a los factores

anteriormente expuestos.

- El plan de la auditoria forma parte del proceso de planificación incluye así mismo:

numero de auditorías a realizar al año y mes de realización por proceso; este plan es

elaborado por el coordinador de calidad, debe ser registrado en el formato de Plan de

Auditorías (GTH-FT-10) e igualmente debe socializarse con los responsables de los

procesos para su oportuna preparación y disposición del personal.

- En la empresa se ha realizado la formación de auditores internos, quienes deben cumplir

con formación y observación sobre el tema antes de las auditorias.

- Los Auditores internos pueden ser bachilleres, técnicos, tecnológicos o profesionales,

deben tener formación en Fundamentos básicos de la norma ISO 9001:2008 y curso de

formación como Auditor interno. En relación a la experiencia: haber participado como

observador mínimo en una auditoría interna de calidad.

Contar con habilidades como: Planificación y organización del trabajo, puntualidad y buen

manejo del tiempo, recopilar información a través de entrevistas, escuchando, observando

y revisando documentos y registros. Capacidad para concluir con base a la información

recolectada, habilidad para preparar informes, habilidad de comunicación, mantener

confidencialidad de la información de la empresa.

- Cuando se requiere contratar auditores externos se debe considerar:

• Profesional en ingeniería, administración, Especialista en sistemas de calidad

• Formación certificada en Auditoría Interna de Calidad

• Experiencia certificada como auditor interno de calidad

• Habilidades de planificación y técnicas de auditorías, realizar la auditoría oportunamente,

recolectar información mediante entrevistas, escuchando, observando, y revisando

documentos incluidos los registros, confirmar la suficiencia y conveniencia de la evidencia

de la auditoría, para corroborar los hallazgos de la auditoría y las conclusiones.

• Responsabilidad de registrar las actividades de auditoría a través de documentos de

trabajo. Preparar reportes de auditoría que sean claros y concisos. Mantener la

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



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información confidencialmente. Comunicar efectivamente los resultados obtenidos en la

auditoria.

- El coordinador (a) de Talento Humano y el coordinador de calidad son los encargados

de seleccionar el auditor externo de calidad cuando se requiera.

Cuando se contrata un auditor externo debe realizar la auditoria de acuerdo a lo

establecido por el procedimiento y utilizar nuestros formatos.

- El coordinador de calidad de verificar la disponibilidad de auditores y sus competencias.

Además debe suministrarles a los auditores los documentos necesarios aplicables al

proceso a auditarse.

- El plan de auditorías se da a conocer a los auditores y a los auditados respectivamente.

- Los auditores diligencian la Lista de Verificación de Auditoria (GTH-FT-09) y la deben

pasar al coordinador de calidad para que la revise antes de la auditoria a fin de comprobar

que se tuvieron en cuenta todos los aspectos del proceso.

4.2 EJECUCION DE LA AUDITORIA

4.2.1 Reunión de Apertura

Se realiza una reunión de apertura con el equipo auditor y con los responsables del área

auditar con el fin de que se traten los siguientes puntos:

Presentación del Equipo Auditor, horario, explicación de la metodología de trabajo,

objetivo y alcance de la auditoria, se establecen los conductos oficiales de comunicación

entre el equipo de auditoría y el auditado, se confirma la disponibilidad de recursos e

instalaciones para el equipo de la auditoria y el auditado, se resumen de los métodos y

procedimientos que van a ser usados para la realización de la auditoria, se ratifica el

compromiso de confidencialidad y se confirma la hora y fecha de la reunión de cierre.

4.2.2 Auditoria

Siguiendoel Plan de Auditoria se recolectan evidencias acerca del funcionamiento del

Sistema de Gestión de Calidad del procedimiento auditado a través de la realización de

entrevistas a los responsables del proceso auditar, revisión de documentos y observación

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



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de actividades en las áreas de interés, realizando las anotaciones de cumplimiento o no

cumplimiento en las lista de verificación de auditoría (GTH-FT-09).

- Cuando se detecta una no conformidad, el auditor diligencia el formato de NO

CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS (GTH-FT-08).

Terminada la ejecución de la auditoria se realiza una reunión con el equipo auditor donde

se discuten los hallazgos y se definen cuales son evidencia objetiva de no conformidades.

4.2.3 Reunión de Cierre

Se realiza la reunión de cierre con las mismas personas que participaron en la reunión de

apertura, se informa las oportunidades de mejora halladas en el trabajo de campo, se

entrega copia del reporte de no conformidades al encargado del proceso o Área auditada

y se solicita que se emprendan acciones correctivas para las no conformidades que se

levantaron.

4.2.4 Preparación del Informe de Auditoria

Se realiza el informe de Auditoría Interna de Calidad que es entregado cinco días después

de terminada la auditoria. El informe contiene los aspectos por resaltar, las oportunidades

de mejora, las no conformidades halladas en la auditoria y conclusión general de la

auditoria.

4.2.5 Entrega del informe de Auditoria

El informe es entregado al coordinador de calidad o representante por la dirección, donde

se anexan las listas de verificación. El informe debe estar firmado.

4.2.6 Acciones correctivas

El jefe de cada proceso ejecuta el procedimiento de acciones correctivas y preventivas

para las no conformidades registradas por el equipo auditor en el formato de no

conformidades.

Es responsabilidad del Jefe de cada proceso y del coordinador de calidad realizar el

seguimiento y verificación de estas actividades.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



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4.2.7 Evaluación de auditores

Los auditores son evaluados por el Jefe de proceso auditado y el Coordinador de calidad

mediante el formato evaluación de auditores internos de calidad (GTH-FT-06) para

establecer la calidad y nivel de estos, tan pronto la auditoria efectúa la reunión de cierre

debe suministrar el formato al jefe de proceso auditado para que con relación a las

preguntas del formato le dé una calificación de 1 a 5 a cada pregunta; calificar la suma de

preguntas con 55 puntos en el total general evaluación a auditoria seria la calificación más

alta con un 100% de desempeño sin inconvenientes de la auditoria, calificaciones por

debajo del 54% equivalentes a 30 puntos no sería un nivel optimo y por tanto se programa

como observador en la próxima auditoria para entrenamiento. Cuando un auditor obtenga

tres evaluaciones continuas inferiores al 54% de la evaluación, deberá tomar un curso de

auditor interno nuevamente antes de volver a ser programado como auditor.



FOR (GTH-FT-08) No Conformidades y Acciones Correctivas

FOR (GTH-FT-09) Lista de Verificación de Auditoria

FOR (GTH-FT-10) Plan de Auditorias

FOR(GTH-FT-06) Evaluación de auditores Internos

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



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PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDADES

1. OBJETIVO

Establecer un procedimiento para identificar, analizar y eliminar las causas de las

No Conformidades que se presentan en el Sistema de Gestión de la Calidad de

Mundo Luz Iluminación S.A.S y hacer seguimiento a las acciones de mejora del

SGC.

2. ALCANCE

Aplica a todos los procedimientos del sistema de gestión de la calidad de Mundo

Luz Iluminación S.A.S. Inicia con el reporte de la No Conformidad y termina con el

registro y reporte de la acción implementada.

3. RESPONSABLE

Es responsabilidad del coordinador de calidad, de todos los coordinadores y

directivos de los procesos implementar y hacer cumplir este procedimiento.

4. PROCEDIMIENTO

Por definición, hablaremos de no conformidad cuando se produzca incumplimiento

de alguno o varios requisitos. Estos requisitos pueden ser legales, de la

norma ISO 9001:2008, internos del propio sistema establecido por la organización

o expresados por los clientes.

Dentro del sistema también podrían clasificarse las no conformidades como no

conformidades relacionadas con el propio producto o servicio (retrasos en

entregas, material en mal estado, etc.) y no conformidades del desempeño del

sistema (derivadas de auditorías internas, malos resultados de indicadores, etc.).

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001

NOMBRE: NO CONFORMIDADES


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http://www.hederaconsultores.com/docs/presentacion_certificacion_iso9001.pdf

Por norma general en los procesos productivos o de prestación del servicio existen

tres fuentes de no conformidades que deberían originar el correspondiente

informe:

Incidencias con proveedores: Entregas de material en mal estado o

incumplimiento de plazos establecidos.

Incidencias en controles internos: Errores detectados en la propia organización

durante los controles realizados durante el desarrollo del proceso productivo o de

prestación del servicio.

Reclamaciones de clientes: Productos o servicios defectuosos que han superado

los controles de la organización y que han sido detectados por el cliente.

Las no conformidades se establecen registrando la información en el formato

TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS (GTH-

FT-08), donde va la fecha en la cual se realiza el análisis, la referencia donde se

indica la auditoria en curso, si aplica, y el proceso para el cual se establece ya sea

la no conformidad o la acción correctiva.

Se identifica la no conformidad y se registra de forma clara y concisa para evitar

confusiones en el momento de su interpretación, definiendo siempre el requisito

que se está incumpliendo.

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD:

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



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Luego se identifica si la no conformidad requiere además de la corrección o

solución una acción correctiva.

Cuando una no conformidad es susceptible de volverse a presentar bien sea en el

mismo proceso o en otro del sistema de calidad, se genera una acción correctiva.

A continuación se definen las soluciones propuestas para la no conformidad,

definiéndolas de manera clara y sencilla. Se debe indicar el responsable de su

ejecución y la fecha en que debe realizarse.

CORRECIÓN (SOLUCIÓN A

LA NO CONFORMIDAD)

RESPONSABLE FECHA

PREVISTA

Se establece el tipo de tratamiento a seguir; si requiere corrección o si

adicionalmente requiere una acción correctiva. La corrección nos permite

solucionar el problema, mientras que la acción correctiva evita que la no

conformidad vuelva a suceder, solucionando las causas del problema.

A continuación se analiza e identifica las causas de la no conformidad para lo cual

Mundo Luz Iluminación emplea el método de los tres Por Qué? que consiste en

preguntarse consecutivamente tres veces el porqué de la ocurrencia del hecho en

análisis. Las respuestas al segundo o tercer porqué es la causa más probable de

la no conformidad.


CAUSAS ACCION

CORRECTIVA

RESPONSABLE FECHA DE

VERIFICACIÓN

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



26/02/2013

PÁGINA:

3 DE 5

Se formula las acciones para corregir, prevenir la no-conformidad o para

implementar una acción de mejora en el proceso, designando un responsable y

fecha de verificación.

Las acciones correctivas deben corresponder a las causas identificadas, la

redacción de la corrección y de la acción correctiva debe incluir el método para

asegurar su aplicación.

El responsable del seguimiento será el líder del proceso, exceptuando las

provenientes de las Auditorias que serán analizados por el auditor líder y/o el

coordinador de calidad en el caso de las auditorías internas y el representante por

la dirección para el caso las auditorías externas.

Las acciones correctivas se deben dar a conocer al personal de la organización

involucrado directamente en el proceso analizado, permitiendo que los

responsables puedan ejecutar las tareas propuestas.

Cuando haya pasado la última fecha prevista para la ejecución de las acciones

correctivas se realiza el seguimiento, registrando las actividades implementadas y

el impacto de las mismas.

Si las actividades propuestas se realizaron y la no-conformidad se solucionó, las

causas identificadas fueron correctas. Si el problema se volvió a presentar y las

actividades propuestas fueron ejecutadas, las causas probables no fueron las

correctas, por lo tanto se debe analizar nuevamente e identificar otras probables

causas realizando nuevamente todo el procedimiento.

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



26/02/2013

PÁGINA:

4 DE 5

Se registra si la no conformidad se puede cerrar.

NO CONFORMIDAD CERRADA? SI _____ NO _____

Finalmente el responsable del cierre registra sus datos completos y reporta al

coordinador de calidad el cierre de la No Conformidad



(GTH-FT-08) Formato Tratamiento de No

Conformidades y Acciones Correctivas

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001



26/02/2013

PÁGINA:

5 DE 5


RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACION E INDUCCION

1. PROPOSITO Ejecutar la función de adquirir, desarrollar, emplear y retener las personas que forman el principal activo de MUNDO LUZ ILUMNACION S.A.S. 2. CAMPO DE APLICACION Abarca a todo el personal de la Compañía. 3. RESPONSABLE Son responsables el coordinador de talento Humano y calidad, El gerente general, director comercial y director de Proyectos. 4. CONTENIDO El presente procedimiento es aplicable a:

PROCESO DE RECLUTAMIENTO Objetivo: Conseguir candidatos adecuados para incorporarlos al proceso de selección

PROCESO DE SELECCIÓN: Objetivo: Decidir mediante una serie de pasos cual de los candidatos debe ser contratado

PROCESO DE CONTRATACION

Objetivo: Formalizar de acuerdo a la ley la futura relación de trabajo para garantizar los intereses, derechos, tanto del trabajador como de la compañía

PROCESO DE INDUCCIÓN Objetivo: Lograr la integración del nuevo empleado en el menor tiempo posible al puesto

de trabajo y a la organización.

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION DE T. HUMANO Y CALIDAD GTH-PR-01


PROCEDIMIENTO 001

NOMBRE: RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACION

E INDUCCION


PÁGINA:

1 DE 5

DIAGRAMA DE FLUJO ACTIVIDAD RESPONSABLE

Elaborar y ajustar los perfiles de los cargos según las competencias del personal de la compañía El Gerente General, el Director comercial y el Director de proyectos identifican la necesidad de personal Se informa al coordinador de Talento Humano, la vacante que hay

Se reclutan las hojas de vida, se busca en bases de datos, bolsas de empleo identificando perfil requerido, experiencia requerida, salario, estudios realizados, habilidades, funciones a realizar y horario de trabajo Se realiza una preselección de las

hojas de vida que cumplan con las

competencias y los requisitos del cargo

Coordinador de talento humano y calidad Gerencia, Dir. Comercial y Dir. de proyectos Coordinador de talento Humano Coordinador de talento humano

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001


E INDUCCION


PÁGINA:

2 DE 5


Se realizan las citaciones a

entrevistas y se seleccionan las hojas

de vidas que afirmaron asistir a la

entrevista con la coordinadora de

talento humano y calidad.

Las personas que aprobaron la

entrevista con la coordinadora de

talento humano, seguirán a la

siguiente fase de entrevistas con la

gerencia y con el director comercial

de la empresa

Si la persona entrevistada cumple con

lo requisitos exigidos por el director

comercial y el gerente, se procede a

realizar pruebas de habilidades.

Después de obtener los resultados de

las pruebas, se selecciona finalmente

a la persona que cumplió de la

manera más satisfactoria cada uno de

los puntos del proceso de selección.

Coordinador de talento

humano y calidad

Gerente y director comercial


humano y calidad


humano y calidad

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001


E INDUCCION


PÁGINA:

4 DE 5


Se llama a la persona informándole que

ha sido seleccionada y que se debe

presentar en la empresa con la

documentación respectiva para el

ingreso.

Se inicia la creación de la nueva hoja

de vida con el diligenciamiento de las

respectivas afiliaciones y documentos

Se realiza la inducción del nuevo

colaborador, se presenta a los

empleados y jefe inmediato con el

objetivo de que conozca el

funcionamiento e instalaciones de la

empresa, se realiza la entrega de

dotación si la requiere; se le da a

conocer el reglamento de trabajo

interno, de higiene y seguridad

industrial, se le entrega manual de

funciones y direccionamiento

estratégico de la compañía.

Así mismo, el trabajador deberá cumplir

con un periodo de prueba de 60 días

antes de la firma definitiva del contrato

de trabajo. Por otro lado, el jefe

inmediato realiza una evaluación del

desempeño durante el periodo de

prueba.

Se firma el contrato laboral una vez

terminado el periodo de prueba.


humano y calidad


humano y calidad y asistente

contable


humano y calidad y jefe

inmediato del puesto del

nuevo colaborador

Jefe inmediato del nuevo

colaborador


humano y calidad

5 MATERIALES Y EQUIPOS

Computador

Impresora

Papelería


Contrato a Término Fijo

Contrato a Término Indefinido

Contrato Por Prestación De Servicios

Hoja De Vida Perfil del Cargo y Manual de Funciones.

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

Reglamento Interno de trabajo.

ELABORÓ:

REVISÓ:

APROBÓ:

PROCESO: CÓDIGO:



PROCEDIMIENTO 001


E INDUCCION


PÁGINA: 5 DE 5

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION DE T. HUMANO Y CALIDAD GTH-DOC-03



NOMBRE: MANUAL DE FUNCIONES, DESCRIPCION DE

CARGOS


PÁGINA: 1 DE 46

MANUAL DE FUNCIONES, DESCRIPCION DE CARGOS Y RESPONSABILIDADES

ASISTENTE CONTABLE

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Denominación del Cargo Asistente Contable

Área Gestión Gerencial y Financiera

Dependencia Jerárquica Gerente General y Financiero

Número de cargos con la misma

denominación dentro de la unidad

1

II. OBJETIVO

Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando

documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en

la empresa, tener contacto permanente con los clientes para recaudo de cartera, y con los

proveedores para la compra de materiales en conjunto con las especificaciones del

Gerente.

III. FUNCIONES DEL CARGO:

Funciones Permanentes:

Recibir los pedidos de los diferentes clientes así como realizar la facturación de los

diferentes productos a los mismos.

Realizar los recibos de caja menor cuando se requiera.

Crear los registros auxiliares, balance general, tesorería, caja y bancos cuando

sean necesarios.

Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 2 DE 46

Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las

cuentas respectivas.

Archiva documentos contables para uso y control interno.

Revisa y realiza la codificación de las diferentes cuentas bancarias.

Totaliza las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los resultados.

Revisión contable.

Las demás que le sean asignadas y que tengan relación con la naturaleza del

cargo.

Realizar la afiliación de los empleados según lo estipulado por la ley a las

diferentes entidades como la ARP, EPS, entidades pensiónales, cajas de

compensación y demás.

Funciones Ocasionales: informes de la actividad contable que soliciten los directivos.

IV. RESPONSABILIDADES

POR INFORMACION: manejo de información contable, proveedores, informe de

asesores, maneja toda la información sobre la contabilidad, tiene a su cargo el archivo

general de la empresa y en caso de ser revelada esta información traería consecuencias

graves para la empresa.

POR ERRORES: si algún informe queda mal realizado, devoluciones mal hechas o se

tabulan mal algunos valores es responsabilidad de la persona y del contador.

POR EQUIPO, MAQUINARIA, HERRAMIENTAS: tiene bajo su responsabilidad un

computador, impresora, calculadoras y archivos generales.

V. REQUISITOS DEL CARGO

FORMACIÓN: Bachiller, más curso técnico de contabilidad de por lo menos dos

(2) años de duración.

EXPERIENCIA: Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el

área de registro de asientos contables.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 3 DE 46

CONOCIMIENTOS: Aritmética simple. Principios de contabilidad. Procedimientos y

técnicas modernas de oficina. Procesamiento electrónico de datos. Teneduría de

libros. Sistemas operativos, hojas de cálculo. Transcripción de datos. Contabilidad

general Computarizada, Ingles intermedio.

HABILIDADES:

MENTALES: debe ser una persona creativa, rápida, recursiva, con mucha

concentración y disponibilidad para realizar sus diversas funciones.

MANUALES: se requieren destrezas para la adecuada manipulación del

computador y de los elementos de oficia que se le suministren para la labor diaria.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 4 DE 46

COORDINADOR DE TALENTO HUMANO


Denominación del Cargo Coordinador de Talento Humano

Área Gestión T. Humano y Calidad




1

II. OBJETIVO

Tramitar todo lo relacionado con las situaciones administrativas del personal así como el

reconocimiento de las prestaciones sociales y demás emolumentos a que tienen derecho,

el talento humano de la organización y liderar programas de salud ocupacional.

III. FUNCIONES DEL CARGO:

Funciones permanente:

Coordina las actividades de capacitación, inducción y bienestar del talento humano

de la organización.

Llenar los respectivos formatos de devoluciones de producto terminado y materias

primas a proveedores y clientes.

Completar y llenar los formatos de hoja de vida de todos los empleados así como

mantener al día con los datos y la información pertinente en el archivo general.

Realizar lo concerniente a las vinculaciones, situaciones administrativas (permisos,

vacaciones, licencias, comisiones, etc.) y retiros de los colaboradores.

Elaborar las tablas, llenar los formatos y documentos de nomina de todos los

empleados de la empresa.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 5 DE 46

Procurar porque las normas, procedimientos, políticas y directrices, establecidas

para la administración de personal y las relaciones laborales sean cumplidos

correctamente.

Realizar la evaluación del desempeño de los trabajadores.

Dar cumplimiento a las políticas y directrices del COPASO, efectuando el

seguimiento de los casos de enfermedad común, profesional y accidentes de

trabajo en la organización.

Cumplir con las políticas establecidas para Salud Ocupacional

Apoyar el desarrollo del Programa de Salud Ocupacional

Hacer cumplir las normas establecidas para los trabajadores y directivas

Desarrollar, mejorar y preservar los adecuados métodos de trabajo.

Comunicar los logros y actividades desempeñadas dentro del Programa de Salud

Ocupacional.

Llevar el archivo y las estadísticas relacionadas con Salud Ocupacional Fomentar

las buenas relaciones laborales en la compañía


cargo.


POR INFORMACION: maneja información confidencial e importante

POR EQUIPO, MAQUINARIA, HERRAMIENTAS: tiene bajo su responsabilidad un

computador y archivos generales.


FORMACIÓN: Titulo Profesional en Administración de Empresas o Psicología

Industrial

EXPERIENCIA: Dos (2) años en labores de dirección en Talento Humano.

CONOCIMIENTOS: Manejo en el uso de tecnologías de información y

comunicación, office Word, Excel o Power Point, Conocimiento de las leyes,

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 6 DE 46

reglamentos, disposiciones y normas de la Empresa, Conocimiento de la

organización, Ingles Intermedio.

HABILIDADES:

MENTALES: debe ser una persona creativa, rápida, recursiva, con mucha

concentración y disponibilidad para realizar sus diversas funciones.


computador y de los elementos de oficia que se le suministren para la labor diaria

Nota: A la Fecha No se cumple con los requisitos del cargo en cuanto a Formación, sin

embargo posteriormente se efectuara el cumplimiento del requisito en los próximos

postulantes al perfil.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 7 DE 46

COORDINADOR DE PRODUCCIÓN Y ALMACEN


Denominación del Cargo Coordinador de Producción y almacén

Área Producción

Dependencia Jerárquica Director de Proyectos



1

II. OBJETIVO

Planear y ejecutar la fabricación diaria de las órdenes de pedido de los clientes y verificar

que el producto final cumpla con las especificaciones dadas por el cliente.

III. FUNCIONES DEL CARGO


Recibir las órdenes de pedido de los diferentes productos y clientes.

Generar la orden de producción y asignación de cada una de las maquinas.

Revisar de que el producto final se encuentre en óptimas condiciones y de

acuerdo a las especificaciones del cliente.

Realizar apoyo al área de compras cuando sea necesario.

Promover, vigilar y realizar el mantenimiento preventivo de las diferentes maquinas

del área de producción.

Controlar entrada y salida del personal, llenar los formatos de horarios y horas

extras producción.

Actualizar diariamente el formato de pedidos y estado de las órdenes.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 8 DE 46

Programar los despachos del producto terminado y para la venta con sus

respectivos rótulos, remisiones y guías.

Realizar informes para la gerencia cuando sean solicitados.

Elaborar requerimientos de la materia prima a proveedores y recibirla así como

realizar el despacho en los operadores logísticos.

Supervisar a los operarios del área de producción.

Diseñar los planos de los productos nuevos solicitados por los clientes con

especificaciones no existentes en la empresa.

Recibe, revisa, almacena y organiza la mercancía y materia prima.

Programar los despachos del producto terminado y para la venta con sus

respectivos rótulos, remisiones y guías.

Verifica y protege la mercancía existente.

Llevar un inventario

Controlar el stock.

Realizar reclamos por garantía

Registra y lleva el control de materiales que ingresan y egresan del almacén.

Colabora en la realización de inventarios periódicos.

Recibe, verifica y despacha las requisiciones de materiales.

Remisión mercancías

revisa órdenes de compras.

Realiza cotizaciones.

Recoge la mercancía

Llama al proveedor

Despachos de producto terminado.

Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Funciones periódicas: presentar informes mensuales a la dirección de producción.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 9 DE 46


POR INFORMACION: maneja órdenes de producción, órdenes de compra, estado de

producción, controles de trabajo de personal, conoce información sobre los productos de

la empresa y los procedimientos que se llevan a cabo en el área de producción.

POR ERRORES: es el responsable de generar mal una orden de producción, realizar mal

el diseño de un nuevo producto y entregar mal en especificaciones y cantidad un pedido.

POR COMPROMISOS: la persona debe realizar su trabajo con mucha responsabilidad,

sentido de pertenencia y lealtad para contribuir con el logro de los objetivos de la

empresa.

POR EQUIPO, MAQUINARIA, HERRAMIENTAS: tiene a su disposición un computador,

impresora, papelería los cuales debe cuidar y preservar así como herramientas y

maquinas para la elaboración de productos.

POR SUPERVISION: tiene a su cargo el personal operativo del área de producción así

como la persona de servicios varios.


FORMACIÓN: Título Universitario tecnología o ingeniería industrial o tecnología mecánica

EXPERIENCIA: (2) dos años de experiencia en el campo.

CONOCIMIENTOS: Conocimientos en el área de producción, manejo de instrumentos del

área especificada, manejo de tecnologías de información y comunicación, Capacidad de

Síntesis, Objetividad, capacidad de análisis, liderazgo, pro actividad, capacidad de trabajo

en equipo.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 10 DE 46

HABILIDADES:

MENTALES: el cargo exige mucha concentración, creatividad, rapidez y conocimientos de

los diferentes procesos que se llevan a cabo en el área de producción y almacen.

MANUALES: la persona debe tener motricidad fina adecuada para la manipulación de las

piezas que en algunos casos tienen pesos considerables.

MANEJO DE PERSONAL: la persona debe tener buenas relaciones humanas, facilidades

de expresión, capacidad de dirección, liderazgo y seguridad para la supervisión que debe

hacer sobre los operarios.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 11 DE 46

DIRECTOR COMERCIAL


Denominación del Cargo Director Comercial

Área Gestión Comercial




1

II. OBJETIVO

Promover e impulsar el desarrollo a través del diseño y ejecución de programas y

proyectos encaminados a obtener mejores resultados en los procesos que conlleva a una

sana producción en la cadena del producto.



Responsabilidad máxima en todas las actividades de ventas de la empresa

Maneja a los asesores comerciales

Labor comercial (hacer ventas, estrategias y políticas en ventas), buscar clientes.

Define y propone a la Gerencia General los objetivos y políticas comerciales de la

empresa y controla su implantación y sus resultados.

Planifica las ventas, las organiza y determina los canales de distribución,

asignando objetivos de venta por productos.

Desarrolla y supervisa las políticas de precios y las condiciones de venta.

Fija las metas de ventas

Realiza el seguimiento de metas

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 12 DE 46

Elabora la programación de visitas a clientes

Efectúa el control del presupuesto

Realiza un acompañamiento, revisión y asesoría en proyectos.

analiza las causas de quejas de clientes cuando éstas adquieren una importancia

suficiente.

Efectúa cualquier otra tarea afín que le sea asignada y tenga naturaleza con el

cargo.


POR INFORMACION: maneja ordenes de pedido, listado de clientes, conoce información

sobre los productos de la empresa y, los procedimientos que se llevan a cabo en la

organización.



empresa.

POR EQUIPO, MAQUINARIA, HERRAMIENTAS: tiene a su disposición un computador.


FORMACIÓN: Titulación universitaria Ingeniería, Económicas/Administración de

Empresas, carreras comerciales.

EXPERIENCIA: (3) tres años en el sector.

CONOCIMIENTO: Conocimiento del sector y dominio intermedio de inglés, Experiencia

mínima, Visión estratégica y de negocio, Orientación al cliente, Orientación a resultados y

a la mejora continua, Compromiso con la compañía, Innovación y creatividad, Sensibilidad

interpersonal, Trabajo en equipo, Liderazgo, Habilidad de negociación.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 13 DE 46

HABILIDADES:

MENTALES: el cargo exige mucha concentración, creatividad, rapidez y fluidez verbal

para interactuar con los diferentes tipos de clientes.

MANUALES: se requieren destrezas para la adecuada manipulación del computador y de

los elementos de oficia que se le suministren para la labor diaria.

MANEJO DE PERSONAL: la persona debe tener buenas relaciones humanas, facilidades

de expresión, capacidad de dirección, liderazgo y seguridad para la supervisión que debe

hacer sobre los asesores comerciales.

Nota: A la Fecha No se cumple con los requisitos del cargo en cuanto a Formación, sin

embargo posteriormente se efectuara el cumplimiento del requisito en los próximos

postulantes al perfil.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 14 DE 46

COORDINADOR DE CALIDAD


Denominación del Cargo Coordinador de Calidad

Área Gestión Talento Humano y Calidad


Coordinador Talento Humano



1

II. OBJETIVO

Implementar, desarrollar, organizar, dirigir y controlar el tema de calidad, para lograr el

aseguramiento y garantía del cumplimiento según los requisitos de la norma ISO

9001:2008 y que proporcione el crecimiento y mejoramiento de la empresa.



Planear, coordinar, dirigir y controlar todas las actividades tendientes a mantener

el sistema de calidad, implementado según la norma ISO 9001:2008.

Asistir las capacitaciones que considere importante para el mejoramiento del

sistema de calidad.

Capacitar a todo el personal involucrado en el sistema de calidad.

Modificar los procedimientos necesarios exigidos por el sostenimiento del sistema

de calidad ISO 9001:2008

Mantener y asegurar que el sistema de calidad funcione normalmente

Velar por el mejoramiento continuo en asuntos relacionados con calidad

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 15 DE 46

Verificar la implementación y efectividad de las soluciones que se propongan a

raíz de problemas generados en el sistema de calidad.

Planear auditorias .

Representar a la empresa en todas las actividades del programa de

implementación de la norma ISO 9001:2008 y en todo lo relacionado con el

sistema de calidad.

Revisar las no conformidades presentadas por los clientes de la empresa de los

productos y servicios y presentar los proyectos correspondientes para

solucionarlos.

Evaluar y verificar si la norma de está aplicando en el proceso de fabricación de

los productos y servicios de la empresa, de lo contrario tomar los correctivos

necesarios según el caso.

Desarrollar asesorías, capacitaciones, reuniones y demás actividades que

permitan fortalecer el sistema de calidad de la empresa.

Velar por el procesamiento adicional y la corrección satisfactoria que genera la

entrega o la instalación de un producto no conforme.

Funciones Ocasionales: informes indicadores de calidad


POR INFORMACION: tiene acceso a información altamente confidencial, relacionada con

el proceso de fabricación de los productos de metalmecánica y sobre el manejo

administrativo de las diferentes áreas de la empresa, cuya divulgación causaría perjuicios

graves para la empresa.

POR ERRORES: es responsable por los errores que pueda cometer al transmitir la

información sobre el sistema de calidad, o por los correctivos poco adecuados que pueda

hacer

POR COMPROMISOS: El cargo requiere de una persona dispuesta a comprometerse con

el logro de los objetivos corporativos de la empresa.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 16 DE 46

POR EQUIPO, MAQUINARIA, HERRAMIENTAS: debe responder por el uso adecuado de

los equipos de oficina que utiliza para desarrollar sus funciones, tales como computador,

fax, teléfono y papelería en general.

POR SUPERVISION: tiene como subordinados indirectos a todo el personal de planta.


FORMACIÓN: se requiere un ingeniero industrial o administrador de empresas, con

formación en implementación y mantenimiento del sistema de aseguramiento de la

calidad ISO 9001.

EXPERIENCIA: mínimo debe tener un (6) meses, de experiencia en cargos relacionados

con sistemas de calidad, ISO 9001:2008 o capacitaciones en el tema.

CONOCIMIENTO: Conocimientos sobre las herramientas utilizadas en la gestión de la

calidad: indicadores, procesos, equipos de mejora. Conocimientos en sistemas para el

manejo de programas básicos como Word, Excel, power point. Capacidad para solicitar

opinión al resto del grupo, y valorar sinceramente las ideas y experiencia de los demás,

manteniendo una actitud abierta para aprender de los otros, incluidos sus pares y

subordinados. Capacidad para orientar la acción de su grupo en una dirección

determinada. Inglés intermedio.

HABILIDADES:

MENTALES: la persona debe ser analítica, critica, objetiva, creativa, creativa, ágil con

capacidad de dirección, de liderazgo, decisión, y concentrada en su trabajo.

MANUALES: requiere facilidades para expresarse con personas de diferentes niveles de

educación y formación.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 17 DE 46

ASESOR COMERCIAL


Denominación del Cargo Asesor Comercial

Área Gestión Comercial

Dependencia Jerárquica Director Comercial



2

II. OBJETIVO

Dar a conocer la empresa a nivel país y comercializar el producto terminado y

complementario así como brindar asesoría a las personas interesadas en comprar

productos de Mundo luz iluminación, dar a conocer el producto y objetar una venta final


Funciones permanentes:

Dar a conocer la gama de productos en las diferentes obras, remodelaciones,

proyectos y comercio existente.

Realizar proyecciones de venta con los datos históricos que posea la empresa.

Servicio al Cliente.

Ejecutar las ventas así como realizar la documentación pertinente, el llenado de

los diferentes formatos y el seguimiento al pedido del cliente.

Abrir nuevos mercados y cumplir con metas establecidas por la dirección para la

ganancia y retención de los clientes.

Elaborar estudios de iluminación en los diferentes lugares o empresas que

requieran de este servicio.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 18 DE 46

Llenar los formatos respectivos de pedidos, de clientes, de satisfacción y demás

que sean necesarios.




sección de ventas.



empresa.


impresora, papelería, luxómetro para medir el grado de luxes (iluminas).


FORMACIÓN: Nivel Técnico o Tecnológico en ventas, mercadeo o afines, Curso y/o

seminarios servicio al Cliente

EXPERIENCIA: dos (2) años en el área de ventas y/o servicio al cliente.

CONOCIMIENTOS:

Ventas y Mercadeo: Conocimientos generales de los principios y métodos

involucrados en mostrar, promover y vender productos o servicios. Esto incluye

estrategias y tácticas de mercadeo, demostración de productos o servicios y

técnica de ventas.

Servicio al Cliente: Conocimientos de los principios y procesos para brindar

servicios al cliente, incluyendo evaluación de necesidades, estándares de calidad

de servicio y técnicas de evaluación de satisfacción.

Sistemas de Iluminación: Conocimientos generales de Sistemas de Iluminación

LED y Fluorescente, Solar, entre otros.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 19 DE 46

Tecnologías de la Información y Comunicación (office, internet, entre otros)

Ingles Básico o intermedio

HABILIDADES:

MENTALES: el cargo exige mucha concentración, creatividad, rapidez y fluidez

verbal para interactuar con los diferentes tipos de clientes.


computador y de los elementos de oficia que se le suministren para la labor diaria,

diseño interior y calculo lumínico 3D.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 20 DE 46

DIRECTOR DE PROYECTOS


Denominación del Cargo Director de Proyectos

Área Producción

Gestión Comercial

Dependencia Jerárquica Gerente Gerencial y Financiero



1

II. OBJETIVO

Promover e impulsar el desarrollo a través del diseño y ejecución de programas y

proyectos encaminados a obtener mejores resultados en los procesos que conlleva a una

sana producción en la cadena del producto.



Apoyo al área comercial

Diseño de sistemas de iluminación (con planos, cuanta cantidad de lámparas

necesita y como se va a distribuir la red)

Solicitud de compras

Dirigir y Programar la producción

Asesoría en proyectos y acompañamiento y revisión

Encargado de generar los costos de producción de cada pedido y dar el precio de

venta final al comprador.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 21 DE 46




organización.



empresa.


impresora, papelería.


FORMACIÓN: Profesional en Tecnología o Ingeniería comercial y/o Industrial con cursos,

seminarios o diplomado en el sector de iluminación.

EXPERIENCIA: De (2) dos a (3) tres años en el área de proyectos y/o Producción y

comercialización.

CONOCIMIENTOS: Manejo de tecnologías de la información y la comunicación (office

entre otros), Ingles Básico, Sistemas de Iluminación, Liderazgo, Habilidades de

comunicación, Capacidad de resolución de conflictos, Capacidad de organización, toma

de decisiones, iniciativa.

HABILIDADES:





PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 22 DE 46



Denominación del Cargo Gerente General y Financiero

Área Gestión Gerencial y Financiera

Dependencia Jerárquica Gerencia General Financiera



1

II. OBJETIVO

Dirigir, organizar, y controlar los bienes y recursos que posee la Empresa al igual que el

tema financiero. Planea y ejecuta lo concerniente a la evolución estratégica de la

Organización. Propone alternativas de mejoramiento en todos los aspectos. Responde

con el Director Comercial del posicionamiento en ventas de la Compañía.


Autorización de compras y gastos

Representar legalmente la empresa en todas las actividades requeridas.

Velar y promover el cumplimiento de los reglamentos y normas definidas en la

empresa.

Fijar las políticas y objetivos tanto administrativos como de calidad de la empresa,

de manera clara, medible y alcanzable que permitan el desarrollo integral de la

empresa en los aspectos técnicos, económicos, administrativos y de calidad.

Integrar todas las áreas de la empresa a través de la dirección, coordinación,

control y supervisión.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 23 DE 46

Celebrar los contratos necesarios para el normal funcionamiento de la empresa,

en concordancia con las políticas trazadas.

Presentar el proyecto de presupuesto y la ejecución presupuestal.

Analizar las posibilidades de inversión buscando la mayor rentabilidad posible y

ponerlas a consideración de la junta directiva para su aprobación.

Presentar anualmente el balance general de la empresa y un informe sobre el

estado de ejecución de los planes y programas y demás actividades desarrolladas.

Presentar informes a las entidades gubernamentales que así lo soliciten,

previamente auditado por el revisor fiscal de la empresa

Vigilar y promover el buen recaudo de los ingresos, ordenar los gastos y llevar el

control administrativo de la ejecución presupuestal.

Establecer dentro de la organización un control estricto de niveles de autorización

para los desembolsos de efectivo.

Revisa balances contables y estados de cuenta

Asignación créditos Clientes

Parte administrativa (pagos a proveedores, pagos bancos, ordena y autoriza

gastos)

Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para

potenciar sus capacidades.

Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y

estrategias determinados.

Mantiene contacto continuo con proveedores, en busca de nuevas tecnologías o

materias primas, insumos y productos más adecuados.

Se encarga de la contratación Final y despido de personal.

Está autorizado a firmar los cheques de la compañía, sin límite de monto.

Cualquier transacción financiera mayor como obtención de préstamos, cartas de

crédito, asignación de créditos a clientes, etc. deben contar con su aprobación.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 24 DE 46




organización.



empresa.

POR EQUIPO, MAQUINARIA, HERRAMIENTAS: tiene a su disposición un computador y

demás implementos de oficina.


FORMACIÓN: Ser profesional en Administración de Empresas, Ingeniero Industrial,

Finanzas o carreras afines.

EXPERIENCIA: Experiencia comprobada. Mínimo (3) tres años en el sector de la empresa

al igual que en cargos directivos.

CONOCIMIENTOS: Planeamiento y Presupuesto, Evaluación de proyectos, análisis

financieros, negociación con entidades financieras y proveedores, tesorería, créditos y

cobranzas. Ingles Intermedio. Conocimientos en el sector y sistemas de Iluminación

HABILIDADES:





PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 25 DE 46

Nota: A la Fecha No se cumple con los requisitos del cargo en cuanto a Formación y

Conocimientos, sin embargo posteriormente se efectuara el cumplimiento del requisito

en los próximos postulantes al perfil.

OPERARIO DE CORTE


Denominación del Cargo Operario de Corte

Área Producción

Dependencia Jerárquica Coordinador Producción y Almacén



1

II. OBJETIVO

Realizar el corte de las láminas de acuerdo a las órdenes de producción de las diferentes

piezas, así como recibir las laminas del proveedor y evaluar que estas se encuentren

dentro de los requerimientos calibración y las tolerancias aceptadas por la empresa.



Tomar las órdenes de producción y verificar las materias primas disponibles para

realizar el procedimiento.

Recibir los planos de las piezas y dibujar el diseño sobre la lámina.

Verificar el material que se procede a cortar según su tamaño y calibre.

Revisar y cuadrar los topes de la maquina en la medida necesaria para realizar el

procedimiento.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


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Realizar el corte de la lámina de acuerdo al diseño estipulado en el plano.

Verificar que el procedimiento de corte haya quedado bien realizado así como la

cantidad de piezas según la orden de producción.

Verificar para cada 20 piezas las medidas correctas en cada parte de ellas.

Realizar la entrega de las piezas correctamente cortadas al área de troquelado.

Realizar los registros en los diferentes formatos establecidos por la dirección como

lo son el de calibración de la lámina, estado de la producción y orden de

producción.

Llevar un registro donde van todas las ordenes de producción un diario registro de

orden de producción.


cargo.

Funciones periódica:

Ayudar en las demás secciones mientras no haya movimiento de corte.

Mantenimiento preventivo


POR INFORMACION: maneja ordenes de producción, conoce información sobre los

productos de la empresa y, los procedimientos que se llevan a cabo en la sección de

corte, así como información sobre el manejo de la cizalla.

POR ERRORES: es responsable por los errores cometidos en el corte de las láminas y la

cantidad que se despacha hacia la siguiente área.



empresa.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 27 DE 46

POR EQUIPO, MAQUINARIA, HERRAMIENTAS: es responsable por uso de la cizalla

eléctrica y herramienta manual como llaves, calibrador y goniómetro (espesor)


FORMACIÓN: Bachiller. No requiere educación específica.

EXPERIENCIA: Preferiblemente (1) un año en el Instrumentación de producción,

CONOCIMIENTOS: Instrumentación de producción, Manejo de Herramientas del puesto

de trabajo.

HABILIDADES:

MENTALES: el cargo exige mucha concentración, creatividad, rapidez y cuidado

ya que es una maquina que realiza corte y puede ser peligroso si no se le da un

adecuado uso.

MANUALES: la persona debe tener motricidad fina adecuada para la manipulación

de las piezas que en algunos casos tienen pesos considerables así como el

cuidado al momento de realizar los cortes.

FISICAS: la persona debe estar en buenas condiciones físicas para el adecuado

manejo de las piezas que en algunos casos tienen pesos considerables.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 28 DE 46

OPERARIO DE TROQUELADO


Denominación del Cargo Operario de Troquelado

Área Producción




1

II. OBJETIVO

Realizar montaje y desmontaje de troqueles según el plano entregado y la orden de

producción.



Asegurar el estado del sistema y la maquina

Verificar la lamina que envían de la sección de corte.

Verificar que las medidas correspondan al plano entregado.

Verificar los troqueles de la maquinaria para efectuar las respectivas perforaciones

según el plano.

Alinear el troquel

Montaje y desmontaje de troquel.

Verificar que este bien montado el troquel

Montar totes a medida para perforación lamina con roll

Estar pendiente de las órdenes de producción y llenar los periodos de tiempo de la

tarea.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


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Retirar las piezas y enviar a la sección de doblado.

Funciones periódicas:

Ayudar en las demás secciones mientras no haya movimiento de troquelado.

Realizar el mantenimiento periódico de la maquina y los troqueles ya sea aceitarla

entre otros.

Mantenimiento preventivo

Funciones Ocasionales:

Demás actividades para culminar la jornada de trabajo.

Diseño e implementación de fichas técnicas


POR INFORMACION: maneja ordenes de producción, conoce información sobre los


corte, así como información sobre el manejo de la cizalla.

POR ERRORES: es responsable por los errores cometidos en el troquelado de las

láminas y la cantidad que se despacha hacia la siguiente área. Si se monta mal el troquel

las piezas quedan afectadas.



empresa. Igualmente realizar mantenimiento preventivo (aceitar, etc.) con el fin de evitar

una parada de maquina.

POR EQUIPO, MAQUINARIA, HERRAMIENTAS: es responsable por uso de la troquel

adora y herramientas manual como llaves de expansión, entre otros


FORMACIÓN: Tener Bachiller, no requiere educación específica.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


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EXPERIENCIA: Preferiblemente (1) un año en Instrumentación de producción.

CONOCIMIENTO: Instrumentación de producción, Manejo de Herramientas del puesto de

trabajo.

HABILIDADES:

MENTALES: el cargo exige mucha concentración, creatividad, y cuidado al montar

el troquel.


de las piezas que en algunos casos tienen pesos considerables así como el

cuidado al momento de realizar los cortes.



PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 31 DE 46

OPERARIO DE DOBLADO


Denominación del Cargo Operario de Doblado

Área Producción




1

II. OBJETIVO

Doblar la lámina de acuerdo al plano entregado y orden de producción.


Alistamiento de la plegadora hidráulica.

Recibir, revisar y analizar el plano y la orden de producción.

Cuadrar topes y profundidad de la plegadora.

Realizar dobles de prueba cuando el producto es atípico.

Hacer el doblez a las piezas.

Transportar la doblada manual de las piezas.

Alistamiento de la dobladora manual.

Revisar la orden de producción

Revisar el dobles o pisado.

Transportar piezas a la sección de armado.

Hacer el aseo diario al área de trabajo.

Colaborar con el aseo general de la planta que se hace todos los viernes.

Las demás que sean asignadas y que se relacionen con la naturaleza del cargo.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


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Funciones periódica:

Colaborar en demás secciones requeridas siempre y cuando no haya movimiento

en doblado y para culminar la jornada de trabajo.

Mantenimiento preventivo.


POR ERRORES: es responsable de todos los errores que cometa en los dobleces de las

diferentes piezas que se le entreguen.

POR INFORMACION: la persona tiene acceso a información altamente confidencial sobre

el proceso de fabricación contenida en planos y órdenes de producción, la cual de ser

revelada a la competencia afectaría gravemente a la empresa.

POR COMPROMISOS: para el buen desempeño de su cargo la persona debe adquirir un

alto grado de compromiso, sentido de pertenencia y lealtad con la empresa.

POR EQUIPO, MAQUINARIA, HERRAMIENTAS: está bajo su responsabilidad el

adecuado manejo de la plegadora hidráulica mecánica, la dobladora manual,

herramientas de trabajo como transportador, escuadras y llaves de Allen.


HABILIDADES Y COMPETENCIAS

EDUCACION: se requiere ser bachiller con conocimientos técnicos industriales, en

mantenimiento mecánico, manejo de transportador y false escuadra.

EXPERIENCIA: se debe tener una experiencia mínima de un año en trabajos afines al

cargo.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 33 DE 46


de trabajo.

HABILIDADES:

MENTALES: debe ser una persona con gran capacidad analítica, conocimiento

especializado en grados de dobles, saber que “v” utiliza el dado.

MANUALES: debe poseer buena destreza manual y mental para el adecuado

manejo de la lámina y las diferentes herramientas.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 34 DE 46

OPERARIO SOLDADOR


Denominación del Cargo Operario Soldador

Área Producción




1

II. OBJETIVO

Soldar las piezas necesarias para poder armar las distintas referencias.


Prender la motobomba del agua.

Alistamiento de las maquinas soldadoras

Revisar que la materia prima que ingresa a la sección tenga las medidas

correctas.

Recibir las piezas dobladas de las referencias y dependiendo del calibre y grosor

de la lamina se utiliza la soldadura respectiva. ( si es un material grueso se usa la

soldadura eléctrica o mig de lo contrario se utiliza la soldadura de punto)

Soldar con el equipo las piezas según el plano y la orden de producción que le

entregan de la sección de doblado.

Pasar las piezas a la sección de lavado y pintura.

Pulir de acuerdo a las referencias.

Hacer el mantenimiento al equipo de punto cada ocho (8) días, con un trapo

húmedo y crema pulidora.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 35 DE 46

Llenar orden de producción en cuanto al tiempo de ejecución de la tarea para

pasar a la siguiente sección

Verificar que las puntas no estén sulfatadas para un buen funcionamiento del

equipo.

Colaborar con la limpieza de la planta semanalmente.


cargo y para culminar su jornada de trabajo.

Funciones periódicas: mantenimiento preventivo


POR ERRORES: en todos los que se relaciona con la soldadura de punto

POR INFORMACION: tiene acceso a información altamente confidencial que se

encuentra en las órdenes de trabajo y los planos. De ser relevada esa información la

empresa tendría consecuencias graves.

POR COMPROMISOS: para realizar su trabajo se debe tener un gran sentido de

pertenencia, lealtad, identidad corporativa.

POR EQUIPOS, MAQUINARIA, HERRAMIENTA: es responsable por el buen manejo del

equipo de soldadura de punto, el taladro, soldadura mig cuando debe pulir algunas

piezas, la tronzadora, la radial, además por la herramienta manual como martillo, llaves,

destornilladores, tacones, hombre solo, tijeras entre otros.


FORMACIÓN: se requiere ser bachiller con conocimientos técnicos industriales.

EXPERIENCIA: se debe tener una experiencia como mínimo un (1) año afín al cargo.


de trabajo.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 36 DE 46

HABILIDADES:

MENTALES: conocimiento en el manejo de la troqueladora, y en matemáticas

básicas, conocimiento de planos.

MANUALES: se requiere ágil, rápido, analítico, habilidad motriz suave y dura,

además mucha concentración.

FISICA: esfuerzo visual alto.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 37 DE 46

OPERARIO DE PINTURA


Denominación del Cargo Operario de Pintura

Área Producción




1

II. OBJETIVO

Darle acabado final a la pieza con un recubrimiento con pintura epoxica y tratamiento UV

y darle el terminado necesario para que resista y perdure.


Recibir las piezas de la sección de soldadura y verificar que no tengan rebabas,

grasa, agua, golpes o aberturas y revisar que las piezas estén bien soldadas para

realizar el proceso de pintura.

Verificar la cantidad de piezas de acuerdo a la orden de producción.

Pintar las piezas y hornearlas cuando se usa pintura electrostática.

Operar y encender el horno, verificando una temperatura de 190°.

Verificar el buen acabado de la pintura de las piezas.

Manipular y transportar muy bien las piezas para evitar el retoque al 100%

Limpiar el equipo de pintura electrostática diariamente y hacerle mantenimiento

cada ocho (8) días.

Hacer limpieza al horno

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 38 DE 46

Limpiar la cabina muy bien cada que se cambia de color recuperando al máximo la

pintura.

Revisar cada mes el nivel de aceite al compresor.

Desaguar el compresor preferiblemente cada ocho (8) días.

Estar pendiente del stock de pintura para hacer a tiempo las requisiciones al

almacén

Mantener limpio el área de trabajo

Colaborar con el aseo general que se le hace a la planta.


cargo.

Funciones periódicas: mantenimiento preventivo


POR INFORMACION: maneja órdenes de producción, conoce información sobre los


pintura, como lo es la combinación de colores.

POR ERRORES: es responsable por los errores cometidos en la aplicación de la pintura y

el acabado de las piezas.



empresa.

POR EQUIPO, MAQUINARIA, HERRAMIENTAS: es responsable por uso del equipo de

pintura electrostática, el horno, la cabina, los quemadores del horno y del tanque así como

de las herramientas asignadas.


FORMACIÓN: Bachiller. no requiere educación específica.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 39 DE 46

EXPERIENCIA: se debe tener una experiencia mínima de uno (1) año de experiencia

como pintor, lo que nos garantiza que la persona conoce ampliamente las pinturas que

constantemente están cambiando.

CONOCIMIENTOS: con conocimientos y experticia en el área de pintura. Manejo de

Herramientas del puesto de trabajo.

HABILIDADES:

MENTALES: el cargo exige mucha concentración, creatividad, rapidez y

conocimientos de las pinturas.


de las piezas que en algunos casos tienen pesos considerables.



PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 40 DE 46

OPERARIO DE ENSAMBLE


Denominación del Cargo Operario de Pintura

Área Producción




1

II. OBJETIVO

Entregar el producto terminado en perfecto estado, de acuerdo a la orden de trabajo, el

plano en algunos tableros y la remisión del producto terminado.



Pedir los materiales requeridos para la orden de producción

Revisar el chasis bien pintado y terminado

Ensamblar el chasis

Empacar el chasis o la luminaria

Colaborar con el aseo general de la planta semanalmente.

Mantener limpia y organizada el área de ensamble


cargo.

Colaborar como apoyo a otras secciones cuando movimiento sea poco el el área

de ensamble

Probar las luminarias que vayan ensambladas.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 41 DE 46


POR ERRORES: en todos los que se relaciona con el ensamble eléctrico.

POR INFORMACION: tiene acceso de información que se encuentra en las ordenes de

producción.


pertenencia, lealtad e identidad corporativa

POR EQUIPOS, MAQUINARIA, HERRAMIENTA: herramienta manual y eléctrica, taladro

manual, destornillador eléctrico.


FORMACION: debe ser una persona que por lo mínimo tenga un bachiller.

EXPERIENCIA: no se requiere experiencia para desempeñar el cargo.

CONOCIMIENTO: Instrumentación de producción, Manejo de Herramientas del puesto de

trabajo.

HABILIDADES:

MANUALES: habilidad motriz suave y gruesa.

FISICA: esfuerzo visual alto.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 42 DE 46

COORDINADOR DE COMPRAS


Denominación del Cargo Coordinador de Compras

Área Gestión de Compras




1

II. OBJETIVO

Asistir en las actividades de almacén, recibiendo, revisando y organizando los materiales

y la mercancía, a fin de despachar oportunamente a las unidades pedidas e igualmente

coordinar y controlar la adquisición y entrega de estas.



Establecer los procedimientos a seguir en las acciones de compra de la empresa.

Mantener los contactos oportunos con proveedores para analizar las

características de los productos, calidades, condiciones de servicio, precio y

pago.

Presentar a sus directivos las ofertas recibidas, haciendo indicaciones y

sugerencias oportunas sobre los proveedores, oportunidades de compra y los

distintos aspectos de la gestión realizada.

Emitir los pedidos de compra en el plazo adecuado para que su recepción se

ajuste a las necesidades de cada sección.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 43 DE 46

Participar en las pruebas y control de muestras para asegurar que reúnen las

condiciones especificadas.

Controlar los plazos de entrega, estado de los artículos, recepción y condiciones

de las facturas y entrega de las mismas a contabilidad para su registro, pago y

contabilización.

Búsqueda de proveedores alternativos que puedan suministrar los mismos

productos o materias primas en mejores condiciones de plazo, calidad y precio

que los actuales.

Vigilar, o informar al coordinador de Producción y Almacén, de la situación de los

stocks.


POR INFORMACION: tiene acceso de información que se encuentra en las órdenes

de producción.



POR EQUIPOS, MAQUINARIA, HERRAMIENTA:


FORMACION: Formación universitaria media o conocimientos equivalentes sobre Gestión

de Compras.

EXPERIENCIA: De 2 a 3 años en departamento similar.

CONOCIMIENTO: en Técnicas de Negociación. Idioma inglés Intermedio. Manejo en el

uso de tecnologías de información y comunicación, office Word, Excel o Power Point y

conocimiento en gestión de Compras.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 44 DE 46

HABILIDADES:


MANEJO SOCIAL: la persona debe tener buenas relaciones humanas porque en

ocasiones tiene contacto con el cliente.

SERVICIOS GENERALES


Denominación del Cargo Servicios Generales

Área NA




1

II. OBJETIVO

Realizar las labores de aseo y limpieza, para brindar comodidad a los colaboradores en

los sitios de trabajo del área a la cual está prestando los servicios, mantener las oficinas

en excelente aseo y servir de apoyo en demás áreas según corresponda otra tarea afín

que le sea asignada.



Asear las oficinas y áreas asignadas, antes del ingreso de los funcionarios y vigilar

que se mantengan aseadas.

Mantener los baños y lavamanos en perfectas condiciones de aseo y limpieza.

PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 45 DE 46

Responder por los elementos a su cargo e informar sobre cualquier anormalidad o

deterioro que ellos presenten y solicitar su reposición o reparación si es del caso.

Cumplir de manera efectiva la misión y los objetivos de la organización y la

ejecución de los procesos en que interviene en razón del cargo.

Responder por la aplicación de los métodos y procedimientos del sistema de

control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.

Archivar los documentos existentes en compras y documentos contables.

Atención al cliente.

propender por el aseo de la organización

Funciones ocasionales:

.Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Apoyo al área de ensamble

Apoyo área de Compras




POR EQUIPOS, MAQUINARIA, HERRAMIENTA: Maneja constantemente equipos,

materiales y mercancía siendo su responsabilidad la custodia y orden de estas.


FORMACIÓN: Debe ser una persona que por lo mínimo tenga un bachiller.

EXPERIENCIA: No se requiere experiencia para desempeñar el cargo.

CONOCIMIENTOS: Servicio al Cliente, Técnicas de aseo y limpieza, Sistemas Office y

Windows


PROCESO: CÓDIGO:





CARGOS


PÁGINA: 46 DE 46

MANEJO SOCIAL: la persona debe tener buenas relaciones humanas porque en

ocasiones tiene contacto con el cliente.

ELABORÓ:

REVISÓ:

APROBÓ:

FORMATOS

ENCUESTA DE SATISFACCION A CLIENTES

OBJETIVO: conocer la opinión acerca de las necesidades y la prestación de servicios que les

brindamos a nuestros clientes.

EMPRESA: FECHA:

CLIENTE: TELEFONO:

Estimado cliente: le solicitamos responder la siguiente encuesta, la cual nos servirá para mejorar

nuestro desempeño y eficacia, para brindarles día a día un mejor servicio.

La siguiente encuesta presenta 4 opciones de calificación donde malo es la calificación mas baja

(no cumple con lo esperado) y excelente es la mas alta (cumple totalmente con lo esperado).

1. ¿Cómo calificaría la calidad de los productos de MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S?

EXCELENTE BUENO REGULAR MALO NO APLICA

2. ¿es visitado por nuestro representante de ventas oportunamente?, ¿como calificaría su

atención?


3. ¿Cómo considera usted la atención de los demás funcionarios de nuestra empresa?


PROCESO: CÓDIGO:

GESTION COMERCIAL GCO-FT-05


FORMATO 001

NOMBRE: ENCUESTA DE SATISFACCION A

CLIENTES


26/02/2013

PÁGINA: 2 DE 3

4. Cómo considera usted que es la entrega de los pedidos en cuanto a:


TIEMPO

CANTIDAD

EMBALAJE Y EMPAQUE

DEMAS REQUERIMIENTOS

5. ¿Cómo considera usted que son los precios ofrecidos por MUNDO LUZ ILUMINACION

S.A.S?

ADECUADOS INADECUADOS EXAGERADOS

6. ¿Cómo calificaría los plazos de pago otorgados por MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S?


7. Cómo considera que es la agilidad de respuesta de la empresa para gestionar:


DEVOLUCIONES

GARANTIAS

PENDIENTES

QUEJAS Y RECLAMOS

OTROS

PROCESO: CÓDIGO:



FORMATO 001


CLIENTES


26/02/2013

PÁGINA: 2 DE 3

8. ¿volvería usted a utilizar nuestros servicios y/o nos recomendaría con sus conocidos?

SI NO

Observaciones:

¡MUCHAS GRACIAS POR SU COLABORACION!

PROCESO: CÓDIGO:



FORMATO 001


CLIENTES


26/02/2013

PÁGINA: 3 DE 3

FECHA: TELEFONO:

CLIENTE: CIUDAD:

DIRECCION: CONTACTO:

DESCRIPCION DE LA QUEJA, RECLAMO O SUGERENCIA

POSIBLES CAUSAS DEL PROBLEMA

SOLUCION PLANTEADA

SEGUIMIENTO

FECHA: SE SOLUCIONO: SI NO

solución dada u observación:

responsable del seguimiento:

Espacio para ser diligenciado por el personal que recibe la queja, reclamo o sugerencia

RECIBE:

CARGO:

PROCESO: CÓDIGO: GCO-FT-04

GESTION COMERCIAL


FORMATO 001

NOMBRE: CONTROL DE QUEJAS, RECLAMOS O SUGERENCIAS


PÁGINA: 1 DE 1

REVISION POR LA DIRECCION

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION GERENCIAL Y FINANCIERA GEF-FT-02


FORMATO 001



PÁGINA: 6 DE 2

FECHA: ACTA No.

ASISTENTES NOMBRE CARGO FIRMA

SEGUIMIENTO A TAREAS ASIGNADAS EN LA REVISION ANTERIOR COMPROMISOS RESPONSABLES ESTADO FECHA DE ESTADO

PUNTOS A TRATAR A LA FECHA

OBSERVACIONES PROPUESTA ACCIONES A TOMAR RESPONSABLE FECHA

MAXIMA SOLUCION

OBSERVACIONES PROPUESTA ACCIONES A TOMAR RESPONSABLE FECHA

MAXIMA SOLUCION

OBSERVACIONES PROPUESTA ACCCIONES ATOMAR RESPONSABLE FECHA

MAXIMA SOLUCION

OBSERVACIONES PROPUESTA ACCIONAS A TOMAR RESPONSABLE FECHA

MAXIMA SOLUCION

REVISO: APROBO:

CARGO: CARGO:

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION GERENCIAL Y FINANCIERA GEF-FT-02


FORMATO 001



PÁGINA: 2 DE 2

ACTA DE REUNIÓN

TEMA:

LUGAR:

FECHA:

HORA INICIAL:

HORA FINAL:

AGENDA ACCIÓN RESPONSABLE FECHA DE

ENTREGA

AVANCE

(%)

TEMAS VARIOS

Elaboró:

Cargo:

Aprobó:

Cargo:

V001 GTH-FT-05

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION DE T. HUMANO Y CALIDAD GTH-FT-03


FORMATO 001

NOMBRE: CAPACITACION Y FORMACION


PÁGINA: 10 DE 1

ACTIVIDAD ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENCARGADO

NOMBRE:

FECHA:

CIUDAD:

CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS

COMPETENCIAS REQUISITOS CUMPLE NO CUMPLE OBSERVACIONES

EDUCACION

FORMACION

EXPERIENCIA

APTITUD PARA EL CARGO LA PERSONA SE CONSIDERA

OBSERVACIONES

PROCESO: CÓDIGO:



FORMATO 001

NOMBRE: EVALUACION PARA EL DESEMPEÑO


PÁGINA: 11 DE 3

AREA FACTOR DESCRIPCION E S M I OBSERVACIONES

1. CONOCIMIENTOS

DE SU TRABAJO conoce los procedimientos y

métodos relacionados con su trabajo

ADQUIRIDOS POR AUTOCAPACITACION

con su trabajo, animo e iniciativa de superación

2. HABILIDADES

CREATIVIDAD capacidad de aportar ideas, hacer

análisis críticos y soluciones novedosas y viables

COMUNICACIÓN habilidad para redactar con fluidez y

expresarse con claridad

LIDERAZGO

capacidad de influir en los demás para lograr los objetivos,

manteniendo una actitud de compromiso y entusiasmo

OTRAS HABILIDADES

DEL PERFIL DEL CARGO

evaluar de acuerdo con habilidades requeridas por perfil de cargo

DESTREZAS capacidad para realizar de manera rápida y eficientes las labores que

se le asignan

3. HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

EJECUCION BAJO PRESION

trabajos exitosos en circunstancias que requieren rapidez y precisión

en los procesos

PLANEACION

es la capacidad de proyectar acciones tendientes al logro de los

objetivos, con la máxima optimización de los recursos

disponibles

MANEJO DE PERSONAL

referente al trato de los colaboradores de a empresa y a la búsqueda del clima organizacional

en armonía

DELEGACION Y SEGUIMIENTO

es la habilidad para asignar responsabilidades y establecer los controles adecuados y oportunos.

4. ACTITUDES Y CARACTERISTICAS PERSONALES

RELACIONES INTERPERSONALES

es respetuoso, amable, discreto; comunicación madura y objetiva;

sabe escuchar

PROCESO: CÓDIGO:



FORMATO 001



PÁGINA: 2 DE 3

PROCESO: CÓDIGO:



FORMATO 001



PÁGINA: 3 DE 3

AREA FACTOR DESCRIPCION E S M I OBSERVACIONES

CAPACIDAD Y EFICIENCIA PARA

TRABAJO DE GRUPO

se integra con espíritu participativo, animo de cooperación a los proyectos y

compañeros de la empresa

COLABORACION es la actitud de apoyar al grupo en el

logro de los objetivos comunes

DISCIPLINA es el conocimiento y cumplimiento de las políticas, normas, procedimientos y

reglamentos

5. DESEMPEÑO

ORGANIZACIÓN es el método de trabajo que le da la

claridad y agilidad a los procesos

CALIDAD DEL TRABAJO es la elaboración cuidadosa y confiable

de los trabajos realizados

OPORTUNIDAD es la entrega en el momento requerido

de los trabajos asignados

6. PERFIL MUNDO LUZ ILUMINACION

FLEXIBILIDAD acepta y ejecuta fácilmente

instrucciones fuera de las labores normales establecidas

TRABAJO EN EQUIPO facilidad para integrarse al equipo de

trabajo, aportando al mismo COMPROMISO CON FILISOFIA EMPRESA

acepta, respeta y cumple las políticas de la empresa

RESPETO POR DECISIONES TOMADAS

aceptar cambios en su trabajo de manera positiva

ENTUSIASMO EN EL

TRABAJO actitud hacia el trabajo

TOLERANCIA Y RESPETO

convivencia e interacción con el equipo de trabajo y en general con

relacionados

CAPACIDAD DE APRENDIZAJE,

AGILIDAD E INNOVACION

aporte a la empresa por nuevos conocimientos, agilización de procesos

o innovación en los mismos

TOTAL

RANGOS EVALUACION TOTAL EVALUADOR

E: EXCELENTE 91-100

S: SOBRESALIENTE 71-90

M: MALO 60-70 EVALUADO

I: INSUFICIENTE < 60

CONCLUSIONES:

FORMATO HV

HOJA DE VIDA DEL PERSONAL

Fecha:

Día Mes Año

Cargo al que aspira _______________________________________

Tipo de contrato:

(Marque con una x) Indefinido Trabajador Aprendiz

en Misión

INFORMACION PERSONAL

Documento de Identificación

Cedula de Ciudadanía No. _______________________ Expedida en _______________

Cedula de Extranjería No. _______________________ Expedida en _______________

Tarjeta de Identidad No. _______________________Expedida en _______________

Nombres y Apellidos:

_____________________________________________________________________

Estado Civil (Marque con una X):

Soltero Casado Unión Libre Separado Viudo

V001 GTH-FT-02

Libreta Militar:

Clase: Primera No. __________________ Distrito ________________ Expedida en -

_______________

Segunda No. __________________ Distrito ________________ Expedida en

_______________

Ninguna __________

Certificado Judicial No ________________________ Fecha de Vencimiento

_______________

Fecha de Nacimiento: Día Mes Año

Dirección de Residencia: _______________________________ Barrio:

____________________________

Ciudad: _________________ Teléfono de Residencia: _________________ Móvil:

__________________

Profesión: _______________________________ No Tarjeta Profesional:

___________________________

Experiencia Laboral (Trayectoria en años): ___________________

INFORMACIÓN ACADEMICA

ESTUDIOS

AÑO DE APROBACIÓN

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN

Primaria

Secundaria

Título Obtenido:

_______________________________Modalidad:__________________________________

Años Perdidos: _______________ Válido estudios secundarios ante el ICFES?: Si _____

No_____

En qué año_______________

EDUCACIÓN SUPERIOR

No. Carnet

Año de Finalización

No. Semestres Cursados

No. Semestres Aprobados

Institución Educativa

Título Obtenido

Ciudad

OTROS ESTUDIOS

Tipo de Programa

Nombre del Programa

Duración

Institución Educativa

Año de Finalización

OTROS CONOCIMIENTOS

Marque con una X según los siguientes criterios R= regular B= bien MB= muy bien

INFORMÁTICA R B MB

Manejo del paquete office

IDIOMAS

Español

Inglés

Francés

V001 GTH-FT-02

INFORMACION FAMILIAR

Nombre Completo de su Esposo(a) o Compañero(a):

____________________________________________

No. de Identificación: _____________________ Profesión______________________ Teléfono

__________

Número de personas a cargo económicamente

NOMBRE PARENTESCO EDAD

Núcleo Familiar (Padres, Hermanos e Hijos(as)

PARENTESCO NOMBRES Y APELLIDOS

EDAD OCUPACIÓN

V001 GTH-FT-02

Tiene algún familiar que labore en MUNDO LUZ ILUMINACION:

Nombre________________________ Cargo___________________________

Lo recomienda alguien de esta entidad:

Nombre_____________________________ Cargo__________________________

EXPERIENCIA LABORAL

A continuación deberá depositar los datos respecto a la experiencia laboral que haya obtenido, si ha

estado vinculado por medio de una agencia temporal debe especificarlo.

Nombre de la última empresa:

________________________________________________________________

Dirección: ______________________________________ Teléfono:

_________________________________

Nombre del Jefe Inmediato: _______________________________

Cargos Desempeñados: Fecha de Ingreso: Día Mes Año

1. ____________________ Fecha de Retiro: Día Mes Año

2. ____________________

3. ____________________ Motivo del Retiro:

________________________________

Nombre de la empresa:

________________________________________________________________________________

________


_______________________________




2. ____________________


________________________________

Nombre de la empresa:

________________________________________________________________________________

________


_______________________________




2. ____________________


________________________________

Ha permanecido Cesante: Si ____ No____ ¿En qué año? __________

Describa sus actividades en este tiempo:

________________________________________________________________________________

________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

____________________________________________________________

REFERENCIAS

Indique tres referencias personales, deben ser personas distintas a familiares:

Nombre Ocupación Teléfono

Yo, ___________________________________ identificado con No. de

Cédula_________________________ De _______________ autorizo a ustedes solicitar

información de mi Hoja de Vida y de las referencias laborales sin ninguna restricción.

_______________________________

Firma

INFORMACION ADICIONAL

En este espacio podrá diligenciar la información adicional a experiencia, educación, y/o familia que

usted considere debe tenerse en cuenta para el proceso:

Información Adicional:

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________

Información Adicional:

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

V001 GTH-FT-02

V001 GTH-FT-04

REGISTRO DE ASISTENCIA

TEMA:

LUGAR: FECHA:

HORA INICIAL: HORA FINAL:

NOMBRE CARGO ÁREA / ORGANIZACIÓN FIRMA

NIT: 900.534.235-0

ORDEN #

CRA 16# 8-136 D/DAS

TEL: 3303456 FAX:3306636

FECHA

CODIGO GCP-FT-01 VERSION 001 FECHA VERSION 26/02/2013

SOLICITUD DE MATERIALES A COMPRAS

CANTIDAD DESCRIPCION # PEDIDO CLIENTE

ELABORADA POR:

RECIBIDO POR:

EVALUACION A PROVEEDORES

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION DE COMPRAS GCP-FT-02


FORMATO 001



26/02/2013

PÁGINA: 23 DE 65

CRITERIO DE EVALUACIÓN % CALIFICACION CRITERIO DE CALIFICACION

CALIDAD DEL PRODUCTO

22

5 Productos con certificados CIDET,RETIE o ISO

3 Producto excelente sin certificado

1 Producto no conforme

CONDICIONES COMERCIALES

18

5 Plazo de pago 60 dias o mas

3 Plazo de pago 30 dias

1 Pago de contado

TIEMPOS DE ENTREGA

17

5 De dos a tres dias de la fecha del pedido

3 De tres a 6 dias dela fecha del pedido

1 De seis dias en adelante de la fecha del pedido

PEDIDO COMPLETO 15

5 Siempre llegue el 100% del material pedido

3 Algunas veces llega completo el material pedido

1 Nunca llega completo el material pedido

DISPONIBILIDAD DEL PRODUCTO

10

5 Siempre tienen stock disponible

3 Algunas veces hay stock disponible

1 Casi nunca tienen stock de producto

ENTREGA DE: FACTURACIÓN A

TIEMPO, CATALOGOS, LISTAS

DE PRECIOS

7

5 Entregan a tiempo facturas y material de apoyo cuando aplican

3 Entregan a tiempo facturas

1 La entrega de la factura se demora mas de 10 dias

FLETES ( TRANSPORTE)

11

5 El proveedor cubre el 100% del flete

3 El proveedor cubre parte del flete (negociación)

1 El proveedor no cubre el flete

100

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION DE COMPRAS GCP-FT-02


FORMATO 001



26/02/2013

PÁGINA: 2 DE 65

CALIFICATIVO EVALUACION

CRITERIO DE EVALUACION

FECHAS EVALUACION

CALIDAD DEL PRODUCTO

COMPLETO

DISPONIBILIDAD

ENTREGA DOCUMENTOS

FLETES

TOTAL 0.00 0.00 0.00 0.00

RESPONSABLE

PROXIMA EVALUACION

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION DE PRODUCCION GPR-FT-04


FORMATO 001

NOMBRE: HOJA DE VIDA DE LAS MAQUINAS


PÁGINA: 25 DE 65

HOJA DE VIDA DE MAQUINAS/EQUIPOS

NOMBRE: LUBRICANTE:

MODELO: No. SERIE:

REFERENCIA: CODIGO:

FABRICANTE:

OTROS DATOS:

2. DATOS DE ARRANQUE Y PROTECCION

CONTACTOR: INTERRUPTOR:

TERMICO: ACOMETIDA:

3. DATOS REDUCTOR

MARCA MODELO TIPO SERIE HP RPM ENTRADA RPM SALIDA

4. MOTORES ELECTRICOS

MARCA MODELO TIPO SERIE HP RPM VOLTIOS AMPERIOS

5. BOMBAS

MARCA MODELO TIPO SERIE HP SUCCION DESCARGA RPM

6. SERVICIOS

Aire: Presión: Volumen:

Agua: Presión: Volumen:

Vapor: Presión: Volumen:

Combustible: Presión: Volumen:

Gas: Presión: Volumen:

Electricidad: Voltaje: Amperios: Potencia:

Otros servicios para operación:

OBSERVACIONES

PROCESO: CÓDIGO:



FORMATO 001



PÁGINA: 2 DE 65

SEMANA FECHA MANTENIMIENTO

DESCRIPCION FIRMA DE

ENCARGADO CORRECTIVO PREVENTIVO

PROCESO: CÓDIGO:



FORMATO 001



PÁGINA: 3 DE 65

SEMANA FECHA MANTENIMIENTO

DESCRIPCION FIRMA DE

ENCARGADO CORRECTIVO PREVENTIVO

NIT: 900.534.235-0

ORDEN DE COMPRA N° CRA 16# 8-136 D/DAS

TEL: 3303456 FAX:3306636

FECHA

CODIGO GCO-FT-02 VERSION 001 FECHA VERSION 26/02/2013

PROVEEDOR NIT

DIRECCION: TELEFONO

C. ITEM CANTIDAD DESCRIPCION V. UNITARIO V: TOTAL

$ -

$ -

$ -

$ -

$ -

$ -

$ -

SUBTOTAL $ -

ELABORADA POR: RETEFUENTE

IVA $ - AUTORIZADA POR: TOTAL $ -

OBSERVACIONES:

NIT: 900.534.235-0

FECHA

CRA 16# 8-136 D/DAS

# PEDIDO

TEL: 3303456 FAX:3306636

BODEGA

CODIGO GPR-FT-02 VERSION 001 FECHA VERSION 26/02/2013

ORDEN DE PEDIDO CLIENTE Condiciones De Pago:

Orden de Compra No:

Fecha Entrega:

Vendedor:

NIT : TELEFONO

Cod D e s c r i p c i o n Cantidad Valor Unit. Valor Total

ENTREGAR:

-

-

-

-

-

-

SUB TOTAL

-

MAS IVA

-

TOTLAL PEDIDO

-

OBSERVACIONES

AUTORIZACION ASESOR AUTORIZACION CARTERA PARA PRODUCCION

AUTORIZACION PRODUCCION AUTORIZACION GERENCIA

AUTORIZACION CARTERA PARA DESPACHO

PEDIDO No:

NIT: 900.534.235-0

CRA 16# 8-136 D/DAS FECHA

TEL: 3303456 FAX:3306636

D/M/AA

CODIGO

ASESOR COMERCIAL: CEDULA:

CLIENTE : NIT

DIRECCION: CIUDAD: TELEFONO

TRAZOS DISEÑO

DETALLE CANTIDAD DESCRIPCION MEDIDAS (Cm) VALOR

PROCESO: CÓDIGO:



FORMATO 001

NOMBRE: PEDIDO DISEÑO CLIENTE


PÁGINA: 31 DE 65

CENTRAL COSTOS:

SUBTOTAL

ELABORADA POR: RETEFUENTE

APROBADO POR:

IVA

AUTORIAZADA POR: TOTAL

FIRMA CLIENTE: FIRMA COORDINADOR PRODUCCIÓN: FIRMA DIRECTOR PROYECTOS:

OBSERVACIONES:

REVISO: APROBO:

CARGO: CARGO:

PROCESO /DPTO/ACTIVIDAD A AUDITAR

RESPONSABLE DE DEPTO

AUDITOR FECHAS

AÑO:

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

GESTION GERENCIAL Y FINANCIERA

GESTION DE PRODUCCION

GESTION DE COMPRAS

GESTION COMERCIAL

GESTION DE TALENTO HUMANO Y

CALIDAD

AUDITORIA DE SEGUIMIENTO

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION T. HUMANO Y CALIDAD GTH-FT-10


FORMATO 001

NOMBRE: PLAN AUDITORIAS INTERNAS


PÁGINA:

1 DE 2

Fecha de ejecución de la auditoria:_________________________

Objetivo de la auditoria:

_________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________

Alcance de la auditoria:

_________________________________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________________

Criterio de la Auditoria y/o Documentos de Referencia y/o elementos de la Norma Aplicables:

_________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________

Equipo Auditor:

Auditor Líder:

____________________________________________________________________________________________________________________________

Auditor (es):

_________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________

Observaciones:

_________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________________________

Fecha y hora reunión de apertura:________________________________ Fecha y hora reunión de cierre: ___________________________________

REVISO: APROBO:

CARGO: FECHA:

CARGO: FECHA:

PROCESO: CÓDIGO:



FORMATO 001

NOMBRE: PLAN AUDITORIAS INTERNAS


PÁGINA:

2 DE 2

FECHA:____________________________ PROCESO AUDITADO:_____________________________________________________________

AUDITOR:_________________________________________________________ AUDITADO:_____________________________________________________________________

LISTADO DE PREGUNTAS RESPUESTAS RESULTADOS

NUMERAL DE LA NORMA AUDITADA EVIDENCIAS ENCONTRADAS CUMPLE NO CUMPLE NO APLICA

PROCESO: CÓDIGO:



FORMATO 001

NOMBRE: LISTA VERIFICACIÓN AUDITORIAS INTERNAS


PÁGINA: 35 DE 65

Fecha:__________________ No de Reporte: ___

Auditor (es):_______________________________________________

PROCESO DONDE SE DETECTO LA NO CONFORMIDAD

DESCRIPCION DE LA NO CONFORMIDAD

CORRECIÓN

CORRECIÓN (SOLUCIÓN A LA NO CONFORMIDAD)

RESPONSABLE FECHA PREVISTA


CAUSAS ACCION CORRECTIVA RESPONSABLE FECHA DE VERIFICACIÓN

SEGUIMIENTO


VERIFICACIÓN FINAL DE LA SOLUCIÓN

CORRECION Fecha:___________________ Se soluciono el Problema? SI__NO __ Firma___________________________

ACCION CORRECTIVA Fecha: _______________ el problema se volvió a presentar? SI__NO __ firma: ____________________________

PROCESO: CÓDIGO:



FORMATO 001

NOMBRE: TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS

FECHA DE APROBACIÓN: 26702/2013

PÁGINA: 36 DE 65

NO CONFORMIDAD CERRADA? SI __ NO __ ACCION CORRECTIVA CERRADA? SI __NO __

RESPONSABLE DEL CIERRE FECHA: ___________________________________________________________ NOMBRE: _________________________________________________________ CARGO: __________________________________________________________ FIRMA: ___________________________________________________________

REVISO: APROBO:

CARGO: FECHA:

CARGO: FECHA:

Fecha:__________________ No de Reporte: ___

Auditor (es):_______________________________________________

PROCESO AL CUAL SE ESTABLECE ACCIÓN PREVENTIVA

DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL

CAUSA (S) PROBABLE (S) DE LA NO CONFORMIDAD POTENCIAL

ACCIONES PROPUESTAS PARA SOLUCIONAR LAS CAUSAS (ACCIÓN PREVENTIVA)

ACCIÓN / ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA PREVISTA

SEGUIMIENTO


VERIFICACIÓN

Fecha:___________________ Se Realizaron las Actividades? SI__NO __ Firma___________________________

Fecha: _______________ Se presento la No Conformidad? SI__NO __ firma: ____________________________

PROCESO: CÓDIGO:



FORMATO 001

NOMBRE: ACCIÓN PREVENTIVA


26/02/2013

PÁGINA: 1 DE 65

NO CONFORMIDAD POTENCIAL CERRADA? SI __ NO __

ACCION PREVENTIVA CERRADA? SI __NO __

RESPONSABLE DEL CIERRE FECHA: ___________________________________________________________ NOMBRE: _________________________________________________________ CARGO: __________________________________________________________ FIRMA: ___________________________________________________________

REVISO: APROBO:

CARGO: FECHA:

CARGO: FECHA:

Proceso Auditado:______________________________________________________

Responsable del proceso:_______________________________________________

Auditor Lider:__________________________________________________________

Auditor_______________________________________________________________

PLANEACION DEL TRABAJO 1 2 3 4 5

Los objetivos, alcance y programa de la auditoria fueron entendidos y acordados antes de iniciarla?

El enfoque para la auditoria fue comunicado efectivamente?

La auditoria se detallo en un cronograma y con tiempos apropiados?

Total Planeación del Trabajo

EJECUCIÓN DEL TRABAJO

Se notifico suficientemente sobre el trabajo requerido por los auditores?

La auditoria fue realizada eficiente y eficazmente en un tiempo adecuado?

El acuerdo sobre objetivos y alcance se logro?

La interrupción de las actividades diarias fue minimizada tanto como fue posible durante la auditoria?

Se realizaron las reuniones de apertura y cierre de la auditoria y fueron ellas claras y necesarias?

Total Ejecución del Trabajo

RESULTADOS

Cuál es su evaluación global del desempeño de la auditoría interna?

La auditoría interna realizada cumplió con sus expectativas?

Usted cree que la auditoría interna es una función valiosa en esta empresa?

Total resultados

Total general evaluación a auditoria

REVISO: APROBO:

CARGO: FECHA:

CARGO: FECHA:

PROCESO: CÓDIGO:



FORMATO 001

NOMBRE: EVALUACIÓN AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD


PÁGINA: 40 DE 1

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS

CODIGO: GEF-FT-01 VERSION 001 FECHA DE APROBACION 26/02/2013

No

PR

OC

ESO

TIP

O D

E

DO

CU

MEN

TO

CO

NSE

CU

TIV

O

NOMBRE DEL DOCUMENTO

VER

SIO

N

VIG

ENTE

FEC

HA

VER

SIO

N

VIG

ENTE

LIDER DE PROCESO

GEF DOC

1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

1 26/02/2013 GERENTE GENERAL

GEF DOC 2 MAPA DE PROCESOS 1 26/02/2013 GERENTE GENERAL

GEF DOC 3 ORGANIGRAMA 1 26/02/2013 GERENTE GENERAL

GEF DOC 4 CARACTERIZACION DE PROCESOS 1 26/02/2013 GERENTE GENERAL

GEF DOC 5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1 26/02/2013 GERENTE GENERAL

GEF DOC 6 OBJETIVOS DE CALIDAD 1 26/02/2013 GERENTE GENERAL

GEF PR 1 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS 1 26/02/2013 GERENTE GENERAL

GEF PR 2 PROCEDIMIENTO DE REVISION POR LA DIRECCION 1 26/02/2013 GERENTE GENERAL

GEF FT 1 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS 1 26/02/2013 GERENTE GENERAL

GEF FT 2 FORMATO REVISION POR LA DIRECCION 1 26/02/2013 GERENTE GENERAL

GTH DOC 1

DOCUMENTO CONTRATACION E INDUCCION DE PERSONAL

1 26/02/2013 COORDINADOR T. HUMANO Y

CALIDAD

GTH DOC 2

MANUAL DE CALIDAD 1 26/02/2013

COORDINADOR T. HUMANO Y CALIDAD

GTH DOC 3

MANUALES DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGOS 1 26/02/2013


GTH PR 1

RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACION E INDUCCION

1 26/0272013 COORDINADOR T. HUMANO Y

CALIDAD

GTH PR 2

PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS 1 26/02/2013


GTH PR 3

PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS 1 26/02/2013


GTH PR 4

PROCEDIMIENTO AUDITORIA INTERNA 1 26/02/2013


GTH PR 5

PROCEDIMIENTO NO CONFORMIDADES 1 26/02/2013


GTH FT 1

FORMATO EVALUACION DEL DESEMPEÑO 1 26/02/2013


GTH FT 2 FORMATO HOJA DE VIDA 1 26/02/2013


GTH FT 3

FORMATO DE CAPACITACION Y FORMACION 1 26/02/2013


GTH FT 4

FORMATO DE ASISTENCIA 1 26/02/2013


GTH FT 5

FORMATO ACTA DE REUNION 1 26/02/2013


GTH FT 6

FORMATO EVALUACION AUDITORES INTERNOS DE CALIDAD


CALIDAD

GTH FT 7

FORMATO ACCION PREVENTIVA 1 26/02/2013


GTH FT 8

FORMATO TRATAMIENTO NO CONFORMIDAD Y ACCION CORRECTIVA


CALIDAD

GTH FT 9

FORMATO LISTA DE VERIFICACION AUDITORIAS INTERNAS


CALIDAD

GTH FT

10 FORMATO PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS


CALIDAD

GPR DOC 1 PLAN DE MANTENIMIENTO 1 26/02/2013 COORDINADOR DE PRODUCCION

GPR PR 1 PROCEDIMIENTO DISEÑO Y DESARROLLO 1 26/02/2013 DIRECTOR DE PROYECTOS

GPR IN 1 INSTRUCTIVO DE EMBALAJE 1 26/02/2013 COORDINADOR DE PRODUCCION

GPR IN 2 INSTRUCTIVO DE CORTE 1 26/02/2013 COORDINADOR DE PRODUCCION

GPR IN 3 INSTRUCTIVO DE DOBLADO 1 26/02/2013 COORDINADOR DE PRODUCCION

GPR IN 4 INSTRUCTIVO DE ENSAMBLE ELECTRICO 1 26/02/2013 COORDINADOR DE PRODUCCION

GPR IN 5 INSTRUCTIVO DE ROLADO 1 26/02/2013 COORDINADOR DE PRODUCCION

GPR IN 6 INSTRUCTIVO DE SOLDADURA DE PUNTO 1 26/02/2013 COORDINADOR DE PRODUCCION

GPR IN 7 INSTRUCTIVO DE TALADRO DE ARBOL 1 26/02/2013 COORDINADOR DE PRODUCCION

GPR IN 8 INSTRUCTIVO DE TROQUELADO DE LAMINA 1 26/02/2013 COORDINADOR DE PRODUCCION

GPR IN 9 INSTRUCTIVO TROQUELADO DE REJILLAS 1 26/02/2013 COORDINADOR DE PRODUCCION

GPR FT 1 FORMATO ORDEN DE PRODUCCION 1 26/02/2013 DIRECTOR DE PROYECTOS

GPR FT 2 FORMATO ORDEN DE PEDIDO 1 26/02/2013 DIRECTOR DE PROYECTOS

GPR FT 3 FORMATO REMISION PARA PINTURA 1 26/02/2013 DIRECTOR DE PROYECTOS

GPR FT 4 FORMATO HOJA DE VIDA DE MAQUINAS/EQUIPOS 1 26/02/2013 COORDINADOR DE PRODUCCION

GPR FT 5 FORMATO PEDIDO SEGÚN DISEÑO DE CLIENTE 1 26/0272013 DIRECTOR DE PROYECTOS

GCO FT 1 FORMATO REMISION 1 26/02/2013 DIRECTOR COMERCIAL

GCO FT 2 FORMATO ORDEN DE COMPRA 1 26/02/2013 DIRECTOR COMERCIAL

GCO FT 3 FORMATO COTIZACION 1 26/02/2013 DIRECTOR COMERCIAL

GCO FT 4 FORMATO DE QUEJAS, RECLAMOS Y/O SUGERENCIAS 1 26/02/2013 DIRECTOR COMERCIAL

GCO FT 5 FORMATO ENCUESTA DE SATISFACCION DE CLIENTES 1 26/02/2013 DIRECTOR COMERCIAL

GCP PR 1 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS 1 26/02/2013 COORDINADOR DE COMPRAS

GCP PR 2 PROCEDIMIENTO EVALUACION DE PROVEEDORES 1 26/02/2013 COORDINADOR DE COMPRAS

GCP FT 1 SOLICITUD DE MATERIALES A COMPRAS 1 26/02/2013 COORDINADOR DE COMPRAS

GCP FT 2 FORMATO EVALUACION DE PROVEEDORES 1 26/02/2013 COORDINADOR DE COMPRAS

GAL PR 1 PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO 1 26/02/2013 COORDINADOR DE PRODUCCION

INSTRUCTIVOS

INSTRUCTIVO DE EMBALAJE

GUACAL

Se utiliza solo para envíos a la costa atlántica o en su defecto iluminarias de

aluminio para cualquier parte del país

1. ALISTAMIENTO

Quitar dispositivo de seguridad de la sierra radial

Conectar a la energía.

Limpiar área de trabajo.

2. INSTRUCTIVO

1. Revisar el pedido

2. Recibir materiales y verificar que la cantidad entregada sea la requerida para

el pedido.

3. Tomar medidas a la mercancía.

4. Cortar la madera.

5. Hacer el guacal.

6. Cortar el cartón.

7. Forrar el guacal con el cartón.

8. Empacar la mercancía

9. Tapar el guacal con tapa de madera.

10. Rotular y colocar suncho

11. Pedir guías.

NOTA: Terminada la jornada dejar los puestos de trabajos limpios, libres de

materiales, posteriormente ubicar las herramientas en su sitio de almacenamiento.


El guacal debe quedar con las medida precisas.

PROCESO: CÓDIGO:

GESTION DE PRODUCCION GPR-IN-01


INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: ENBALAJE


PÁGINA: 46 DE 3

Las puntillas no deben atravesar la madera.

El cartón no debe estar rasgado.

Todos los guacales deben tener sunchos.

4. MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Semestral

Limpiar la sierra.

Revisar disco.

Revisar cable de enchufe.

CARTON

Este tipo de embalaje se utiliza para los despachos en general, a menos que se

requiera uno especial para protección de determinado material

1. ALISTAMIENTO

Limpiar área de trabajo.

Preparar el cartón

Preparar el suncho

Verificar el pedido

2. INSTRUCTIVO

12. Recibir el pedido

13. Recibir materiales y verificar que la cantidad entregada sea la requerida para

el pedido.

14. Tomar medidas a la mercancía.

15. Cortar el cartón.

16. Forrar la mercancía con el cartón de tal manera que forme una caja

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: ENBALAJE


PÁGINA:

2 DE 3

17. Revisar que el cartón no tenga cortes ni ranuras

18. Revisar que la mercancía quede bien empacada

19. Unir las puntas con cinta

20. Se realiza una x con el suncho

21. Se rotula

22. Se realizan las guías

NOTA: Terminada la jornada dejar los puestos de trabajos limpios, libres de

materiales, posteriormente ubicar las herramientas en su sitio de almacenamiento.


Verificar que la caja quede con las medida precisas y sin puntas

La caja debe llevar los rótulos adecuados

El cartón no debe estar rasgado.

Todas las cajas deben tener sunchos

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: ENBALAJE


PÁGINA: 3 DE 3


INSTRUCTIVO DE CORTE

1. CIZALLA ELECTRICA

1.1 ALISTAMIENTO

Antes de iniciar la jornada de trabajo el operario:

Verifica que tenga los instrumentos de medida (Flexometro, Escuadra).

Se coloca los implementos de protección.

Lubrica los puntos de fricción con la aceitera.

Verifica brake o taco de la energía (caja de control).

Realiza prueba en vacío para lubricar, revisa su funcionamiento y verifica la

alineación de las cuchillas

Si se está utilizando la cizalla por más de 8 horas seguidas, lubrica de nuevo.

Verifica (visualmente y auditivamente) su funcionamiento.

1.2 INSTRUCTIVO

1. Revisar la orden de producción y el plano

2. Cuadrar el tope (trasero o delantero) cuando son cortes iguales y en calidad.

3. Transportar la lámina a la máquina.

4. Medir y rayar la lámina. Cuando se trata de muestras (3 o 4 unidades) no cuadran

topes.

5. Verificar medidas.

6. Prender el contactor.

7. Introducir la lámina entre el pizón y las cuchillas hasta el tope o el punto rayado para

corte.

8. Accionar el pedal con el pié para hacer el corte.

9. Tomar primero corte para verificar medidas (esta actividad se realiza con los

primeros cuatro (4) cortes).

10. Realiza la secuencia de corte, verificando medidas cada veinte (20) cortes.

11. Al finalizar la labor apagar la maquina.

12. Transportar los cortes a la mesa de trabajo para la limpieza.

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: CORTE


PÁGINA: 1 DE 65

NOTA: para realizar el cuadre de los topes delanteros, se hace girar con la manija el

dial, ampliando o reduciendo la medida para cada pieza.

2. CIZALLA MANUAL

La cizalla manual se utiliza para hacer cortes pequeños.

2.1 ALISTAMIENTO

Antes de iniciar la jornada de trabajo el operario.

Verifica que tenga los instrumentos de medida.

Se coloca los implementos de protección.

Lubrica ejes.

Verifica alineación de cuchillas (al iniciar la jornada y cada hora de trabajo).

Verifica que el contrapeso éste bien asegurado.

2.2 INSTRUCTIVO

1. Revisar la orden de producción.

2. Transportar la lámina a la maquina.

3. Medir la lámina.

4. Cuadrar el tope cuando son cortes iguales o en cantidad.

5. Rayar la lamina si son cortes diferentes, para 3 o 4 piezas.

6. Levantar el brazo de la cizalla.

7. Introducir la lamina.

8. Bajar el brazo de la cizalla manual, ejerciendo presión para cortar la lámina.

9. Verificar medidas de los tres (3) primeros cortes.

10. Realizar secuencias de corte (verificando medidas cada veinte (20) piezas.

11. Transportar piezas cortadas a la sección siguiente.

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: CORTE


PÁGINA: 2 DE 65

NOTA: terminada la jornada el operario deja los puestos de trabajo limpios, libres de

materiales y las herramientas en los sitios de almacenamiento.

3. CRITERIOS DE ACEPTACION PARA CORTE

Tolerancia aceptada +- 1mm en el largo y ancho de la pieza cortada.

Buena escuadra (90 grados)

Al cortar la lamina, verificar que esté libre de rayas, oxido y ondas.

Concordancia de las medidas con los planos de corte.

El corte sin rebada.

Concordancia del tipo y calibre de lámina a utilizar con las especificaciones de la

orden de producción.


4.1 CIZALLA ELÉCTRICA

Mensual:

Limpiar la maquina con líquido desengrasante o ACPM para evitar la corrosión.

Soplar motor y correas, revisar funcionamiento.

Templar y soplar correas.

Lubricar la grasera.

Realizar limpieza y mantenimiento al freno.

Limpiar cada tres meses las pastillas de freno con tiner y cepillo de alambre, ya que

éstas acumulan aceite proveniente de la lubricación diaria.

Ajustar de tornillería.

Semestral:

El mantenimiento semestral se realiza de acuerdo al plan de mantenimiento

preventivo (GPR-DOC-01)

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: CORTE


PÁGINA: 3 DE 65

Recomendaciones:

No lubricar demasiado para evitar manchas y desperdicio de lubricante.

Realizar dos cambios de aceite al año, con un lavado de rodamientos para evitar la

incrustación de limaduras en ellos.

4.2 CIZALLA MANUAL

Mensual

Lubricar con grasera

Revisar ajuste de tornillos.

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: CORTE


PÁGINA: 4 DE 65

INSTRUCTIVO DE DOBLADO

1. PLEGADORA

1.1 ALISTAMIENTO

Verificar que tenga los instrumentos de medida.

Colocarse los implementos de protección.

Verificar que el brake o taco de la energía este en posición ON (encendido)

Revisar visual y auditivamente la maquina.

1.2 INSTRUCTIVO

1. Revisar orden de producción

2. Colocar topes y grados requeridos según el plano, para las piezas a doblar.

3. Alistar piezas a doblar

4. Accionar botón verde de encendido

5. Posicionar pieza a doblar sobre el dado recibidor y contra el tope.

6. Accionar la maquina.

7. Verificar grados de doblez.

8. Realizar secuencias de doblez.

9. Apagar la maquina del botón rojo.

10. Transportar piezas a zona de soldadura, lavado o rejilla.

NOTA: Terminada la jornada dejar el puesto de trabajo limpio, libre de materiales y las

herramientas en sus sitios de almacenamiento.

2. DOBLADORA MANUAL

2.1 ALISTAMIENTO

Verificar que tenga los instrumentos de medida

Colocarse los implementos de protección

Verificar que el ángulo este paralelo a la cortina.

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: DOBLADO


PÁGINA: 53 DE 3

Engrasar los sitios adecuados.

2.2 INSTRUCTIVO


2. Revisar plano para verificar dobleces

3. Rayar lamina si se requiere (se utilizan rayadores numerados para un solo doblez,

para dos o más se utiliza plantilla.)

4. Ubicar la pieza en medio de la mesa y del ángulo.

5. Accionar palancas laterales para liberar la pieza.

6. Mover cortina según grados requeridos

7. Accionar palancas laterales para liberar la pieza.

8. Retirar pieza de la maquina.

9. Realizar secuencia de doblez

10. Transportar piezas a sección siguiente.

NOTA: terminada la jornada dejar el puesto de trabajo limpio, libre de materiales y las

herramientas en sus sitios de almacenamiento

3. CRITERIOS DE ACEPTACION PARA DOBLADO

Tolerancia aceptada de posicionamiento de doblado +- 1mm

Grados de acuerdo a los planos establecidos para cada referencia (Grado +- 2º)

Cantidad y tipo de doblado acorde a los contenidos a los planos de doblado de cada

referencia.


4.1 PLEGADORA

Mensual:

Revisar frenos y closh

Semestral:

Revisar conexiones

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: DOBLADO


PÁGINA: 2 DE 3

Realizar limpieza general con liquido desengrasante

Revisar y lubricar los rodamientos, del buje y del eje

Revisar retenedores.

4.2 DOBLADORA MANUAL

Mensual:

Limpiar maquina con liquido desengrasante

Lubricar con la engrasadora cada uno de los ocho puntos de la maquina.

Limpiar las muelas y calibrarlas

Realizar evaluación visual y auditiva.

Semestral:

El mantenimiento semestral se realiza de acuerdo al plan de mantenimiento preventivo

(GPR-DOC-01)

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: DOBLADO


PÁGINA: 3 DE 3

APROBADO REVISADO ELABORADO

INSTRUCTIVO DE ENSAMBLE ELECTRICO

1. ALISTAMIENTO

Revisar fluido eléctrico.

Seleccionar herramientas a utilizar y ubicarla en el puesto de trabajo.

2. INSTRUCTIVO

1. Revisar el pedido.

2. Recibir materiales y verificar que la cantidad entregada sea la requerida para el

periodo.

3. Buscar los chasis y accesorios del área de almacenamiento y verificar que la

cantidad y la referencia entregada sea la requerida para el pedido.

4. Limpiar cada chasis y verificar el buen estado del mismo.

5. Perforar chasis para poner el balasto (si es necesario).

6. Revisar plano eléctrico del balasto.

7. Cortar alambres para puentes en los sockets

8. Realizar ensamble eléctrico

9. Realizar prueba de encendido de la(s) luminaria(s).

10. Colocar stiker de Mundo Luz S.A.S.

11. Empacar cada luminaria con papel extensible de polietileno. (si es necesario).

3. CONDICIONES GENERALES

Las luminarias de referencia PANVIVE se arman utilizando una maquina

remachadora antes de ensamblarlas eléctricamente, también se utilizan los

remaches para colocar los fondos especulares y demás accesorios que requieren.

Tener en cuenta el uso adecuados de los elementos de protección personal

(protector auditivo, guantes, gafas y tapabocas).

NOTA: Terminada la jornada laboral dejar los puestos de trabajo limpios, libres de

materiales y las herramientas en sus sitios de almacenamientos.

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: ENSAMBLE ELECTRICO


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INSTRUCTIVO DE ROLADO

1. ALISTAMIENTO

Limpiar con un paño

Revisar ajuste

2. INSTRUCTIVO


2. Ubicar pieza a rolar, entre rodillo móvil y fijo (presionando un poco con la mano)

3. Girar manubrio hacia el frente haciendo girar los rodillos.

4. Verificar que el radio de curvatura sea el requerido (verificar para las primeras cinco

(5) piezas).

5. Realizar secuencia de rolado verificando el radio de curvatura, cada 20 o 30 piezas.

6. Transportar piezas roladas a la mesa de doblado.

NOTA: terminada la jornada dejar los puestos de trabajo limpios, libres de materiales y las



El radio de curvatura para los travesaños es de 6mm, +-1mm de altura, con respecto

a una superficie plana.


Mensual:

Engrase de ejes en sitios de contacto.

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: ROLADO


PÁGINA: 57 DE 65


INSTRUCTIVO SOLDADURA DE PUNTO

1. SOLDADURA DE PUNTO

1.1 ALISTAMIENTO

Limpiar las puntas del soldador.

Prender la maquina (subir la cuchilla)

Verificar que el piloto (power) este encendido

Encender la motobomba de refrigeración

Revisar la orden de producción

Acomodar electrodos de acuerdo a la orden de producción

Graduar el amperaje y tiempo, de acuerdo al calibre que se va a soldar

Colocarse los elementos de protección.

1.2 INSTRUCTIVO

1. Preparar material a soldar

2. Colocar plantillas con los refuerzos necesarios.

3. Tomar las piezas y realizar el ensamble correspondiente.

4. Ubicar el material a soldar entre los electrodos (verificando que se acoplen

c correctamente)

5. Accionar el pedal para soldar

6. Realizar secuencia de ensamble y soldadura

7. Verificar un chasis, colocándole el tubo que entre correctamente

8. Terminada la pieza verificar soldadura en mesa de trabajo

9. Terminado el trabajo des-energizar el soldador


herramientas en su sitio de almacenamiento.

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: SOLDADURA DE PUNTO


PÁGINA: 58 DE 4

2. AJUSTE DE SOLDADURA

2.1 ALISTAMIENTO

Verificar que tenga los instrumentos de medida (Flexometro)

Alistar herramienta manual (martillo para lámina, cuadrantes aguantadores,

tijeras de izquierda y derecha y lima.)

2.2 INSTRUCTIVO

1. Tomar piezas a ajustar.

2. Revisar que las piezas no tengan rebaba ni abolladuras y que los ajustes en la

soldadura estén bien unidos.

3. Si la pieza presenta rebaba, utilizar lima o esmeril eléctrico para pulir.

4. Si la pieza presenta abolladuras utilizar martillo de lámina y cuadrante

aguantador para enderezar la lamina.

5. Ajustar los empates de la soldadura utilizando martillo o alicate.

6. Cortar el exceso de lámina que queda en el refuerzo con las tijeras.

NOTA: Terminada la jornada dejar el puesto de trabajo limpio, libre de materiales y las


2.3 CRITERIOS DE ACEPTACION

La soldadura no puede presentar grietas, para evitar que se rompa.

Verificar que la soldadura este bien terminada (Punto de soldadura bien

pulido).

Los puntos de soldadura deben quedar bien colocados (En el centro de las

dos piezas a unir).

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001



PÁGINA: 2 DE 4

3. INSTRUCTIVO DE MANEJO DE LA MOTOBOMBA

3.1 ALISTAMIENTO

Verificar el funcionamiento de la maquina (Visual y auditivamente)

Revisar que las llaves de paso no estén filtrando

Verificar breake o taco de la energía

Conectar motobomba o toma corriente

Verificar flujo de agua.

En caso de no tener flujo de agua cebar la motobomba

Terminada la jornada, des-energizar la motobomba.

4. MANTENIMEINTO PREVENTIVO

4.1 SOLDADOR DE PUNTO

Quincenal:

Revisar ajuste de tuercas y tornillos

Revisar que las conexiones eléctricas estén en buen estado

Realizar limpieza general de la maquina

Revisar sistemas de refrigeración

Semestral


(GPR-DOC-01)

4.2 ESMERIL

Semestral:

Revisar que los rodamientos estén bien ajustados

Evaluación auditiva y visual

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001



PÁGINA: 3 DE 4

Limpieza general

Revisar el automático interno de esmeril

Revisar los rodamientos, buje y eje

Lubricar los rodamientos, buje y eje

Ajustar tapas

4.3 MOTOBOMBA

Semestral

Limpieza general con agua y cepillo

Limpieza de choque con agua

Revisión de la tubería de entrada y salida de agua

Cambiar agua de tanques

Revisar ajuste de balineras

Revisar conexiones eléctricas.

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001



PÁGINA: 4 DE 4


INSTRUCTIVO TALADRO DE ARBOL

1. ALISTAMIENTO

Verificar los breakes

Revisar las correas del motor.

Limpiar la mesa.

2. INSTRUCTIVO

1. Revisar el pedido.

2. Ubicar la pieza a perforar.

3. Verificar el tamaño de la perforación.

4. Perforar

5. Transportar las piezas perforadas a la mesa de doblado.

NOTA: Terminada la jornada dejar los puestos de trabajo limpio, libre de materiales,

posteriormente ubicar las herramientas en su sitio de almacenamiento.


Verificar las perforaciones que estas queden lisas por ambas caras, en caso de encontrar

partículas o residuos, pulir las piezas.


Mensual

Revisar correas

Revisar el mandril

Revisar el motor

Semestral


(GPR-DOC-01)

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: TALADRO DE ARBOL


PÁGINA: 62 DE 65

INSTRUCTIVO TROQUELADO DE LÁMINA

1. ALISTAMIENTO

Verificar que tenga los instrumentos de medida (flexometro)

Colocarse los implementos de protección.

Realizar evaluación auditiva y visual de la maquina.

Alistar troqueles a utilizar, según orden de producción.

Destornillar el troquel de la placa y el del martillo.

Mover el troquel de la maquina poner el que se va a utilizar (en caso de que haya un

troquel).

Montar el troquel sobre la placa de la maquina.

Bajar el pedal, manualmente girar el volante y bajar el martillo hasta que el troquel se

inserte en él.

Ajustar el troquel al martillo y a la mesa de la troqueladora, subiendo y bajando el

martillo manualmente para verificar la correcta posición de troquel.

Coloca topes según el plano y verificar su correcta posición.

Ensayar con un retal de lámina.

Verificar profundidad del proyecto del troquelado, asegurándose de que la lamina

este bien troquelada.

2. INSTRUCTIVO

1. verificar el breaker o taco de la luz.

2. revisar la orden de producción.

3. Verificar que las piezas están bien cortadas.

4. Tomar piezas.

5. Posicionar la pieza de acuerdo al tope establecido según los planos.

6. Accionar la maquina.

7. Verificar profundidad y medidas laterales del primer troquelado.

8. Ajustar bien los topes de troquelado.

9. Realizar secuencia de troquelado (verificar medidas entre 20 y 30 piezas)

10. Troquelar todas las piezas y colocarlas en la mesa.

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: TROQUELADO DE LAMINA


PÁGINA: 63 DE 2




Tolerancia aceptada hasta 150 mm, de +- 0.5mm de posicionamiento de troquel y

para medidas mayores la tolerancia es de +- 1mm

Cantidad y tipo de troquelados acordes a los contenidos en el plano, para cada

referencia.


Mensual:

Aplicar grasas en las gaseras y evitar exceso de lubricación

Inspección del funcionamiento de la maquina

Revisar que los troqueles estén en buen estado.

Revisar frenos.

Limpiar la maquina con aceite desengrasante.

Revisar ajustes de tornillos.

Revisar ajuste de volante y poleas.

Semestral


(GPR-DOC-01)

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: TROQUELADO DE LAMINA


PÁGINA: 2 DE 2


TROQUELADO DE REJILLAS

1. ALISTAMIENTO

Recibir y contar el material para las rejillas a armar según referencia.

Emplear guantes de hilaza para la elaboración de las rejillas

Alistar la pieza para ajustar las pestañas.

2. INSTRUCTIVO

1. Doblar el central parabólico, para que la parte superior visible quede plana. Esta

actividad se realiza por que la plegadora no alcanza a doblar lo necesario. Para

dicha operación tener en cuenta hacerla con mucho cuidado y en forma individual.

2. Aplanar travesaños.

3. Retirar película protectora a todas las piezas, en caso de que la rejilla a armar sea

especular.

4. Introducir los travesaños en el central parabólico, ejerciendo presión sobre ambas

piezas para evitar rayado.

NOTA: Terminada la jornada dejar los puestos de trabajo limpios, libre de materiales,

posteriormente ubicar las herramientas en su sitio de almacenamiento.

4. CRITERIO DE ACEPTACION

Revisar que los centrales estén derechos y que la rejilla no esté torcida.

Las piezas a ensamblar deben corresponder a la referencia solicitada.

Verificar que las piezas de cada rejilla estén bien dobladas y tengan una longitud

acorde a la estipulada en los planos.

Revisar que cada una de las piezas de la rejilla no tengan rebaba, hendiduras y

rayones profundos que afecten la calidad del producto.

Revisar que las piezas de la rejilla tengan los troquelados requeridos y a las

distancias requeridas para su respectivo ensamblaje.

PROCESO: CÓDIGO:



INSTRUCTIVO 001

NOMBRE: TROQUELADO DE REJILLAS


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COT'::CNA

COTECNA CERTIFICADORA SERVICES LTOA

CERTIFICADO DE PRODUCTO: CPC 04731.12

FECHA DE EXPEDICION: Bogotá D. e .• 08 de Junio de 2012

SISTEMA 5

COTECNA CERTIFICADORA SERVICES l TOA CERTIFICA QUE El SOLICITANTE:MUNDO LUZ IlUMINACION SAS.HA CUMPLIDO CON LOS REQUISITOS DE LAS RESOLUCIÓNES 180540 DE MARZO 30 DE2010. 181566 DE 01 DE SEPTIEMBRE DE 2010 Y 182544 DEL 29 DE DICIEMBRE DE 2010."REGLAMENTO TECNICO DE ILUMINACION y ALUMBRADO PUBLICO - RETILAP~ DELMINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA NUMERAL 320.1.1 Y 320.1.3.

DESTINATARIO CERTIFICADO: MUNDO LUZ ILUMINACION SAS.DIRECCiÓN: eRA. 16 No 8.136 ZONA INDUSTRIAL LA POPA.oosaUEBRADA5- RISARALDA

FABRICANTE: MUNDO LUZ IlUMINACION SAS.PAIS DE ORIGEN: COLOMBIA

DESARROLLO DE LA CERTIFICACiÓN:

1. Objetivo: Verificaci6n de la conformIdad de las caracteristicas del producto, según requisitosestablecidos en las RESOLUCIONES 180540 DE MARZO 30 DE 2010, 181568 DEL 01 DESEPTJEMBRE DE 2010 Y 182544 DEL 29 DE DICIEMBRE DE 2010 "REGLAMENTO TECNICO DEILUMINACION y ALUMBRADO PUBLICO - RETlLAP' DEL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGJA.NUMERAL 320.1.1 Y 320.1.3.

2. Metodologla Utilizada: La inspección y evaluación del Producto se efectúo de acuerdo con loestablecido en las RESOLUCIONES 180540 DE MARZO 30 DE 2010, 181568 DEL 01 DESEPTIEMBRE DE 2010 Y 182544 DEL 29 DE DICIEMBRE DE 2010 "REGLAMENTO TECNICO DEILUMINACION Y ALUMBRAOO PUBLICO - RETILAP~ OEL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGrANUMERAL 320.1.1 Y 320.1.3.

3. Resultados: Los análisis de los resultados obtenidos que se muestran en el anexo 1. son para elProducto conformado por;

ITEMN' REFERENCIA DESCRIP(ION

IWMINARlA (00 REJILlADE LUMINARIACON REJILlAYBALASTOELECTRONICO. TUSOSINCRUSTARy O( SOBREPONER FLUORE~NTES y SOCK[r5 EN BAQUEUTA

lVMINAAIA TIPO INDUSTRIAl WMINARIA INDUSTRIAl CON AUTA ESPECULAR. 8MASTOl CON ALETAESPECUlAR y EUCTRONICO. TUBOS fLUOREsaNTES y SOCK[rs EN

PINTADA IlAQVEUTA

LUMINARIA Tu80 A LAVISTAWMINARIA CONTU60AlAVlSTA. TAPA. 8AlASTO,

ESPECUlAR y P¡NTADA.£LECTRONICO. TUBOS fLUORfSC£NTES y SOCK[rs ENBAQlJ[UTA

4. Conclusiones: Del antllisis de los resultados obtenidos, se concluye que el Produclo evaluadoCUMPLE con los requisitos establecidos en las RESOLUCIONES 180540 DE MARZO 30 DE 2010,181568 DEL 01 DE SEPTIEMBRE DE 2010 Y 182544 DEL 29 DE DICIEMBRE DE 2010"REGLAMENTO TECNICO DE ILUMINACION y ALUMBRADO PUBLICO - RETlLAP- DELMINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA NUMERAL 320.1.1 y 320.1.3.

P 4412362

Callo 103 No l.A .• 3PBX: 7 0427655- Teléfono&: 23691.5 - Fax: 755 0100

BogOla,O,e

, de 3

CCT~CNA

COTECNA CERTIFICADORA SERVICES LTDA

CERTIFICADO DE PRODUCTO: CPC 04731.12 SISTEMA S

5. Validez del Certificado El presente certificado tiene validez solamente en original hasta el 8 deJunio de 2015 y cubre el producto relacionado en el numeral 3 del presente Certificado.

6. Identificación de Producto: Para la identificación de este Producto se tomó como referencia lasindicadas en las relaciones del 02 de Marzo de 2012 de MUNDO lUZ lLUMINACION SAS.

ObS6tvaciones de Catecna:1. Las dl$Cl'epanaas o duclllS treole .10. rewlladOl obtenidos. la compal\ia1_. dlSpo$ldOn el procedlml8fllOde queja!>

y redimo¡; para alendel1Os; erI el caso de presenlal5e, Cotecna Ceft,flCCldor' StIf'ilOe'I.llda" solO utili.larillabOfatotiolIdooeos que cuenten con la compelenoa lécoica par.'a evafuaCi6n del prod'ucto

2, las modificaeionet al presente certIficado, asl como su utiliZación Indebida. lo indicado, lo cual induye &1des\lnataMO.no &Onyahdas y están lujelO& a Unclonel legulel

3 ESle Geftlflcado de Sello de Producto Modalidad Siltema 5, no implIca Juidos lobre otros dislinto$ a los menclooudosen el objetivo ni tampoco sobre produclO que posteriormente elubOre o Importe la ampresu

APROBACIÓN DEL PRODUC70

COTECN~ ce qTIFICADORASERVICi:S LroA.p~

,Fer ndo Ballesterosrdinador Tecnico de Certificación Producto

on Copia: Archivo cliente

Calle 103 No, 14M3PBXe 1421855 - Teléfonos: 2 369145 - Falte 1550100

Bogala,o.e

,..,

P 4412363

COTECNA CERTIFICADORA SERVICES LTOA

CERTIFICADO DE PRODUCTO: CPC 04731.12 SISTEMA ti

ANEXO 1ANALlSIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS

PRODUCTO: lUMINARIAS. Ver la referencia indicada en el numeral 3 del presentedocumento.

CARACTERISTlCASEVALUADAS

320.1.1 REQUISITOSDE PRODUCTO

320.1.3 PRUEBAS DELAS lUMINARIAS.

ESPECIFICACION TECNICA

Cumple requISitos de producto de acuerdo al numero 320 1.1

8 Fotometrla,

b ReveSllrnlellto anod¡zado de los reflectores de alumIniO, paralumloanas de uso exterior. (E$pesor mlnímo de 5 micras en lassuperficies lisas y planas y la prueba de continuidad con bombillaIncandescente)

c. HermetiCIdad según jp que aplique.

d, ResistenCia mecánica (energia de Impacto '1 compresi6n), balOoorma NTC 2230 (Ltiminarias RequisItos generales) o normasequivalentes.

El. Ensayo de temperatura (Calentamiento), cuando aplique

f Protecci60 Ultravl(lleta (ser. elttgible en la medida que se tenganlaboratorlos para 11,1reallzación,

g Resistencia de alllamiento y rigidez dieléctrica

h, InCfemento de tensi6tl en bornes de la bombilla en luminanas conbombillas de SodIO.

l. ReSistencia al 'uego.

J. Vibracron y adherencia de la pintura

Inspección visual de luminarias: Se debe venflCar el conteflldo dela placa de car&C1erlsticas para la lumlflafla y cada uno de tosaccesorios eléctricos (balasto, col'ldensador, arrancador y IIpo deconductores), accesorios mectmicos (soportes, tornillos, arandelas),matenal de refractor, reflector, carcasa, plato de montaje,PlJnabOmbilta, alambrado, acoples, borne ras y le"",nales,uniformidad del abrillantado, sistema de fijaciÓn y montale. sistemade cierre y otras observaciones que se pueden hacer acerca de lascaraetetisllcas de la tuminana

OBSERVACION

CUMPLE

CUMPLE

CUMPLE

CUMPLE

CUMPLE

CUMPLE

NlA

CUMPLE

NIA

CUMPLE

CUMPLE

CUMPLE

Observaciones Adicionales: Ninguna

Calle 103No '4A"3PBX: 7 427655 - Teléfonos: 2 369145 - F•• : 755 0100

Bogoré.O,C,

P 4412364

3 de ,

DOCUMENTOS ANEXO F.

CARACTERIZACION DEL PROCESO DE PRODUCCION

PROVEEDORES ENTRADAS DOCUMENTOS RECURSOS INDICADORES SALIDAS CLIENTES

• Proveedor de materias primas • Proceso gerencial y financiero • Proceso de comercialización • Proceso de talento humano y calidad • proceso de compras y almacenamiento • proveedor de insumos

• Materia prima • servicios públicos • Mano de obra • Orden de producción • Material de embalaje

• Manuales de procesos, procedimientos e instructivos, •Plan de Producción, •Procedimientos de calidad •Reglamentación del sector •Manual de seguridad industrial, salud ocupacional y ambiente.

•Personal •maquinaria •equipos de computo •software

•Tiempo de toma del pedido/ tiempo de entrega de pedido

• Producto terminado y empacado • Clientes satisfechos y confiados. • Mejoramiento y desarrollo de procesos • Ordenes de entrega

• Consumidor • Proceso gerencial y financiero • Proceso de comercialización • Proceso de talento humano y calidad • proceso de compras y almacenamiento• auditores • DIAN

PROCESO: CÓDIGO:




NOMBRE: CARACTERIZACION DE PROCESOS


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ACTUAR PLANEAR HACER VERIFICAR

• Mejora Continua • Acciones correctivas • Acciones preventivas

• Programación de la producción. • Plan de mejora continúa en tecnología. • Mejora de los procesos productivos • Procedimientos técnicos de mantenimiento preventivo. • Programar nuevos instructivos de producción

• Control estadístico de la calidad de materias primas, de la producción y de producto terminado • Auditorías internas • Autoevaluación

• Elaboración de producto • Mantenimiento preventivo de maquinaria y equipos. • Cumplimiento eficaz de los pedidos.

PROCESO: CÓDIGO:






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CARACTERIZACION DEL PROCESO GERENCIAL Y FINANCIERO


• Clientes internos • Proceso de producción • Proceso de comercialización • Proceso de talento humano y calidad • proceso de compras y almacenamiento

• Liquidación • Estructura salarial. • Necesidades de mantenimiento e inversión • Necesidades de recursos • Revisiones previas por la dirección • Tendencias del mercado, nuevos productos, competencia. • Solicitud de pago de nomina • Solicitudes de pago de obligaciones financieras. • Ingreso de efectivo por ventas.

• Manual de funciones y procesos • Planes de desarrollo. • Cronogramas • Estados financieros. • Manual de calidad • Elaboración del análisis financiero. • Estados financieros • Reglamentación del sector. • Documentos jurídicos y legales. • Normas concernientes a la elaboración de estados financieros y contabilidad general

•Recursos humanos •recursos físicos, económicos, Financieros y tecnológicos

• Utilidad constante o creciente (trimestral) • Estados financieros • Obligaciones financieras<= 70% del capital de la empresa • Rotación de cartera • Cierre contable (mensual) • Gastos en el año • Rotación de cartera • Estados financieros • Cierres contables

• Direccionamiento estratégico • Acciones sobre el SGC • Acciones sobre la prestación de los servicios • Presupuesto aprobado para el SGC y la organización •materia prima que va para el área de producción. • Nomina de los trabajadores. • Pago de obligaciones financieras. • Manejo de caja menor.

• Consumidor • Proceso de producción • Proceso de comercialización • Proceso de talento humano y calidad • proceso de compras y almacenamiento• auditores • DIAN • Cámara de comercio

PROCESO: CÓDIGO:






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• Planeación de políticas, objetivos y estrategias. • Planeación de metas específicas e indicadores. • Planeación de presupuesto • Planeación de presupuesto ingresos y gastos. • Programa de reducción de costos financieros. • Evaluación de proyectos de inversión de la organización. • Aumentar el flujo de Caja. • Recuperación de cartera.

• Seguimiento del cumplimiento presupuestal. • Seguimiento y control de estrategias. • Seguimiento de indicadores, proyectos y compromisos de cada área • Auditorias Interno. • Indicadores económicos y análisis de los mismos • Revisoría fiscal. • Control presupuestal.

• Poner en marcha el plan estratégico • Analizar los flujos de proceso, las áreas de responsabilidad y organigramas. • Reuniones de seguimiento y control de cumplimiento de metas. •Ejecución del presupuesto de ingresos y gastos. •Elaboración de Balances generales y estados de resultados. • Elaboración de análisis financieros. • Pagos a proveedores. • Maximización de las utilidades. • Control de la liquidez.

PROCESO: CÓDIGO:






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CARACTERIZACION DEL PROCESO DE TALENTO HUMANO Y CALIDAD


• Clientes internos • Proceso gerencial y financiero • Proceso de comercialización • Proceso de producción • proceso de compras y almacenamiento

• Solicitud de contratación. • Manuales de funciones • Organigrama y Cronograma de actividades • Indicadores de gestión • Necesidades de documentación • Informes de desempeño de los procesos • Necesidades de capacitación en SGC • Política y objetivos de calidad • Directrices de comunicación interna •Información de tipo legal y administrativa

•Manual de funciones, procesos y responsabilidades, •Manual y Procedimientos de calidad, seguridad, salud ocupacional, •reglamentación del sector productivo, •Normas de contratación, capacitación, inducción. •Documentos internos de la empresa • Manual de Calidad • Procedimientos del SGC • Procedimientos documentados • Normas

•Talento Humano, •recursos físicos, Financieros y tecnológicos

• Resultados evaluación de desempeño >=4; en caso de ser menor se revalúa a los 2 meses y se toman directrices. • # capacitaciones al personal= 2 (cada trimestre) • Evaluación de clima organizacional • Medición de accidentes laborales<=1 • Evaluación de auditores internos. • Evaluación del entendimiento del SGC

• Proceso mejoramiento continuo. • Retroalimentación evaluación y desempeño • Organigrama • Contratos • Evaluación del Personal • Proceso estandarizado y en mejoramiento continuo. • Sistema de control Interno fortalecido. • Planes de mejoramiento concertados • Cultura de autocontrol Fortalecida.

• Consumidor • Proceso gerencial y financiero • Proceso de comercialización • Proceso de producción • proceso de compras y almacenamiento• auditores • DIAN • Cámara de comercio

PROCESO: CÓDIGO:






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• Planeación de capacitaciones y estrategias de mejoramiento. • Programas de motivación al trabajador • Programa de reclutamiento, selección e inducción • Plan de control de riesgos y salud ocupacional • Programa de seguridad y salud ocupacional. • Planeación de auditorías internas. • Planeación de las estrategias para el fomento de la cultura de autocuidado • Planeación seguimiento a los planes de mejoramiento. • Divulgar acciones de mejora

• Medición satisfacción del cliente interno • Auditorías internas • Evaluación de desempeño • Establecer medidores e indicadores de metas realizadas.

• Elaboración de contratos • Mantenimiento, control y desarrollo del Talento Humano. • Mejoramiento de condiciones laborales. • Administración de Talento Humano • Procesos de Selección, capacitación e inducción de personal. • Ejecución de las estrategias para el fomento de la cultura de autocontrol. • Control de documentos y registros. • Evaluación del sistema de control interno. • Concertación de planes de mejoramiento. • Monitoreo de la administración de riesgos • Seguimiento al Plan de Mejoramiento

PROCESO: CÓDIGO:






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CARACTERIZACION DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO


• Proveedor de materias primas • Proceso gerencial y financiero • Proceso de comercialización • Proceso de talento humano y calidad • proceso de compras y producción • proveedor de insumos

• Requisiciones de material del área de producción. • Materia prima que necesita ser almacenada

• Procedimiento de control de documentos • Normatividad Vigente • Documentos y registros del S.G.C., Norma ISO de gestión de calidad. • Certificaciones de productos a proveedores • Listado de proveedores • Orden de compra


• control de inventarios

• Materia prima lista para ser utilizada. • Almacén surtido con materiales necesarios para el proceso productivo. • Materiales de alta calidad. • Base de datos de los proveedores.

• Consumidor • Proceso gerencial y financiero • Proceso de comercialización • Proceso de talento humano y calidad • proceso de compras y producción • auditores • DIAN

PROCESO: CÓDIGO:






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• Planear la consecución de la información de forma ordenada, de los proveedores y conforme a la norma. • Auditorías internas para monitorear el desempeño del área

• Retroalimentación de sugerencias • control e identificación de los documentos de la empresa y los requeridos por el SGC. • Hacer reportes de los hallazgos en las auditorias • Hacer control de calidad a los productos que resulten del proceso de compras

• comprar las mejores materias primas para obtener el producto ideal • Verificar e identificar el producto no conforme para prevenir su uso o entrega no intencional. • Revisa las no conformidades reales o potenciales que se derivan de auditorías • Verificar que las acciones correctivas se estén implementando

PROCESO: CÓDIGO:






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CARACTERIZACION DEL PROCESO DE COMERCIALIZACION


• Proveedor de materias primas • Proceso gerencial y financiero • Proceso de producción • Proceso de talento humano y calidad • proceso de compras y almacenamiento • proveedor de insumos

• Publicidad • Tendencias del mercado, nuevos productos, competencia. • Requisitos y solicitudes de los clientes • promoción • Investigación de mercados • Mercado meta y segmentación. • remuneración sobre ventas

• Manual de funciones y procesos • Reglamentación del sector iluminación • Procedimientos de calidad • Plan de mercadeo • Órdenes de compra • Listas de precios


• Incremento en las ventas y nuevos clientes respecto al trimestre inmediatamente anterior • % de cumplimiento de la meta en ventas. • Quejas y reclamos solucionadas/ quejas y reclamos recibidas • Acciones de mejora implementadas de acuerdo a resultados de las encuestas de satisfacción al cliente

• Posicionamiento • Aumento en ventas • Consumidores satisfechos • Competitividad mercado • Nuevos mercados objetivo • Aumento utilidad rentabilidad

• Consumidor • Proceso gerencial y financiero • Proceso de producción • Proceso de talento humano y calidad • proceso de compras y almacenamiento• auditores • DIAN

PROCESO: CÓDIGO:






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• Planeación estrategias mejoramiento ventas. • Relaciones con clientes • captación de clientes nuevos • Plan de penetración a mercados • Diseño estrategia de marketing • Plan de metas e incentivos ventas • Definir precios y descuentos • Brindar asesoría técnica personalizada

• control y evaluación de marketing • Atención al cliente • Verificación de indicadores o medidas en ventas • Análisis estudios de mercados • Auditorías internas • Atención a quejas y reclamos

• Elaborar estrategias de publicidad y promoción • Aumento de clientes y del mercado objetivo • Revisión de indicadores de ventas • Programa de servicio al cliente • Control de publicidad y su eficacia • Aumento en la utilidad • Presentación y seguimiento de cotizaciones y/o licitaciones

PROCESO: CÓDIGO:






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CARACTERIZACION DEL PROCESO DE COMPRAS


• Proveedor de materias primas • Proceso gerencial y financiero • Proceso de comercialización • Proceso de talento humano y calidad • proceso de producción y almacenamiento • proveedor de insumos

• Ofertas de los proveedores • Listas de precio de proveedores • Requisición de materiales • Directrices gerenciales • Remisiones y facturas de proveedores • Mejoramiento continúo.

• Procedimiento de control de documentos • Normatividad Vigente • Documentos y registros del S.G.C., Norma ISO de gestión de calidad. Matriz de requisitos V/S procesos • Solicitud de compra • Listado de proveedores • Orden de compra


• Compras mensuales de insumos y materia prima

Evaluación de proveedores y certificaciones

• Orden de compra • Cotizaciones u ofertas de proveedores • Remisiones y facturas de proveedores • Evaluaciones de proveedores • Insumos y materia prima para ser procesada

• Consumidor • Proceso gerencial y financiero • Proceso de comercialización • Proceso de talento humano y calidad • proceso de producción y almacenamiento • auditores • DIAN

PROCESO: CÓDIGO:






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• Planear la consecución de la información de forma ordenada, de los proveedores y conforme a la norma. • Auditorías internas para monitorear el desempeño del área

• Retroalimentación de sugerencias • control e identificación de los documentos de la empresa y los requeridos por el SGC. • Hacer reportes de los hallazgos en las auditorias • Control de calidad a productos e insumos comprados

• comprar las mejores materias primas para obtener el producto ideal • Verificar que las acciones correctivas se estén implementando • Verificación de auditorias internas

PROCESO: CÓDIGO:






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MISION

Somos una organización dedicada al diseño, fabricación y comercialización de

sistemas de iluminación y productos metalmecánicos de alta rotación en el

mercado, comprometidos con la calidad y el servicio al cliente teniendo como

único objetivo la satisfacción de nuestros clientes.

(Versión 01 – Junio de 2012)

VISION

Posicionar nuestros productos con los más altos estándares de calidad y diseño

en el mercado nacional e incursionar nuevos productos de iluminación que nos

permita ser en el 2015 una de las principales compañía fabricantes y

comercializadoras a nivel mundial.

(Versión 01 – Junio de 2012)

POLITICA DE CALIDAD

Nuestro objetivo principal es brindar un excelente servicio al cliente cumpliendo a

cabalidad con sus necesidades, ofreciendo productos de excelente calidad,

teniendo como principal recurso el talento humano y la competitividad del

mercado.

Versión 01 - Junio de 2012)

VOO1 GEF-DOC-01

PROCESO: CÓDIGO:




NOMBRE: MAPA DE PROCESOS


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PROCESOS DE APOYO

PROCESOS MISIONALES

PROCESO ESTRATEGICO

GESTION

COMERCIAL PRODUCCION

GESTION GERENCIAL Y

FINANCIERA

GESTION DE

ALMACENAMIENTO

GESTION DE

COMPRAS

GESTION DEL TALENTO

HUMANO Y CALIDAD

REQ

UIS

ITO

S D

E LO

S C

LIEN

TES

SATISFA

CC

ION

DE LO

S CLIEN

TES

ORGANIGRAMA

V001 GEF-DOC-03

OBJETIVOS INSTITUCIONALES DE CALIDAD GESTION GERENCIAL Y FINANCIERA

OBJETIVO INDICADOR RESPONSABLE TIEMPO DE MEDICION

Aumentar las utilidades Utilidad constante o creciente,

estados financieros Gerente General y Financiero Trimestral

Agilizar los procesos de recaudo de cartera

Rotación de cartera Gerente General y Financiero Trimestral

Mantener niveles de gastos estables o inferiores

Gastos en el año Gerente General y Financiero Anual

Disminuir obligaciones financieras

Obligaciones financieras Gerente General y Financiero Trimestral

PROCESO: CÓDIGO:




NOMBRE: OBJETIVOS DE CALIDAD


PÁGINA:

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OBJETIVOS INSTITUCIONALES DE CALIDAD GESTION DEL TALENTO HUMANO


Aumentar índices de satisfacción de empleados

Medición del clima organizacional

Coordinador de talento humano

Anual

Garantizar la capacitación de los empleados

# Capacitaciones al personal, Evaluación del desempeño

Coordinador de talento humano

Capacitaciones : trimestral , Evaluación del desempeño:

anual

PROCESO: CÓDIGO:






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OBJETIVOS INSTITUCIONALES DE CALIDAD GESTION DE PRODUCCION


Disminuir el tiempo de producción por pedido

Tiempo de toma del pedido/Tiempo de entrega de

pedido

Coordinador de producción

Trimestral

OBJETIVOS INSTITUCIONALES DE CALIDAD GESTION DE CALIDAD


Aumentar el entendimiento y compromiso con el SGC

Evaluación del entendimiento del SGC Coordinador de

calidad Semestral

PROCESO: CÓDIGO:






PÁGINA:

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OBJETIVOS INSTITUCIONALES DE CALIDAD GESTION COMERCIAL


Incrementar las ventas Incremento en las ventas y nuevos

clientes, % de cumplimiento en ventas Director

Comercial Trimestral

Brindar prioridad y mantener un buen servicio de atención a clientes

Quejas , reclamos solucionadas/Quejas y reclamos recibidas, Análisis y acciones de

mejora de encuestas de satisfacción a clientes

Director Comercial

Semestral

PROCESO: CÓDIGO:






PÁGINA:

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OBJETIVOS INSTITUCIONALES DE CALIDAD GESTION DE COMPRAS


Comprar insumos y materia prima de buena calidad

Evaluación de proveedores y certificaciones de los mismos

Coordinador de compras

Semestral o anual según cantidad de pedidos

OBJETIVOS INSTITUCIONALES DE CALIDAD GESTION DE ALMACENAMIENTO


Tener stock disponible para un mínimo de requerimiento de producción

Control de inventarios Coordinador de

producción Trimestral

PROCESO: CÓDIGO:






PÁGINA:

5 DE 5

CONTRATACION E INDUCCION DE PERSONAL

1. PROPOSITO

Establecer el vínculo contractual requerido por las leyes laborales colombianas y las políticas

internas de la organización, así mismo asegurar la adaptación del nuevo funcionario a las políticas

y procesos realizados dentro de la empresa y a las responsabilidades de su cargo con ideas y

comportamientos de compromiso y calidad.

2. CAMPO DE APLICACIÓN

Este proceso aplica a todas las personas que ingresen a la organización en cualquier modalidad de

contratación a excepción de los cargos que por experiencia no necesiten la realización de la

inducción.

3. DEFINICIONES

Contrato a término Fijo: Este tipo de contratos contempla una duración entre mínimo un día y máximo tres años, según acuerden las partes. Es indispensable que el contrato quede por escrito; debe respetar el rango de tiempo establecido por la Ley 50 de 1.991, y para la terminación del contrato se recomienda dejar por escrito el preaviso correspondiente de mínimo 30 días. Este tipo de contrato puede ser renovado hasta por tres (3) veces y por periodos iguales al inicial.

Contrato a término indefinido: Este contrato no tiene fecha de terminación. Las partes pueden darlo por terminado cuando lo decidan ya sea de manera unilateral, o por falta grave al reglamento o normas internas de la Empresa, que amerite su cancelación.

Contrato de trabajo: es aquél por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración. Quien presta el servicio se denomina trabajador o empleado, quien lo recibe y remunera, empleador, y la remuneración, cualquiera que sea su forma, salario.

Contrato por prestación de servicios: El contrato de prestación de servicios se celebra cuando se requiere que la persona tenga conocimientos especializados en un área determinada. Se caracteriza por la ejecución de labores basadas en la experiencia, capacitación y formación profesional de una persona en determinada materia. El contratista tiene autonomía e independencia desde el punto de vista técnico y científico, lo que constituye el elemento esencial de este contrato. La vigencia del contrato es por el tiempo justo para ejecutar un objeto específico. No es posible admitir confusión alguna con otras formas

PROCESO: CÓDIGO:



DOCUMENTO 001

NOMBRE: CONTRATACION E INDUCCION DE PERSONAL


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Contractuales como lo es una relación laboral. Por esta razón, no se reconocen los derechos derivados de la subordinación y del contrato de trabajo en general, en esta actividad no existe el elemento de la subordinación laboral o dependencia, consistente en la capacidad de impartir órdenes en la ejecución de la labor contratada.

Contratos administrativos: Se refiere al contrato que se le realiza al personal que tiene labores administrativas dentro de la organización, pueden ser a término fijo definidos o indefinidos.

Hoja de vida: Compilación de un conjunto de experiencias (laborales, educacionales, vivenciales) de una persona. Se requiere en la búsqueda de empleo y como requisito indispensable de presentación para su solicitud, es también una manera de identificación y caracterización del empleado dentro de la compañía.

Requisición de personal: Es una solicitud realizada al área de selección por cualquier división o departamento de la organización que necesita encontrar a un candidato para ocupar una vacante disponible. En una requisición se detallan los requisitos que debe cumplir una persona para desempeñarse en el cargo.

Seguridad Social: El Sistema de Seguridad Social Integral en Colombia, fue instituido por la Ley 100 de 1993 y reúne de manera coordinada un conjunto de entidades, normas y procedimientos a los cuales podrán tener acceso las personas y la comunidad con el fin principal de garantizar una calidad de vida que este acorde con la dignidad humana haciendo parte del Sistema de Protección Social junto con políticas, normas y procedimientos de protección laboral y asistencia social, se compone de cuatro frentes que son: El Sistema general de Pensiones, El Sistema General de Seguridad Social en Salud, El Sistema General de Riesgos Profesionales y los servicios sociales complementarios.

Entrenamiento: Proceso y tiempo para conocer (por primera vez) las especificaciones de un puesto de trabajo, teniéndose el conocimiento y practica requeridos para desempeñarlo.

Periodo de Inducción: Proceso de integración, ambientación y socialización de la persona en la empresa

Reglamento Interno de trabajo: Es el conjunto de normas que determinan las condiciones a que deben sujetarse el empleador y los trabajadores en sus relaciones de trabajo.

4. RECOMENDACIONES

Inicialmente se determinara el tipo de contrato a pactar

Los contratos operativos y administrativos difieren de acuerdo a la naturaleza de las funciones y responsabilidades que se realizan.

Ninguna persona podrá firmar contrato laboral, sin tramitar el proceso de selección de personal determinado por la empresa.

Se deberán anexar y diligenciar los formatos anexos que incluyen las certificaciones educativas y laborales.

Verificar el tipo de contrato aprobado para el cargo por proveer, teniendo en consideración, los criterios empresariales, para cada una de las unidades de negocio.

Verificar que la documentación aportada y requerida para continuar con el proceso de contratación, haya cumplido con los pasos propuestos en el Procedimiento de Selección de personal, el cual se encuentra articulado con el reglamento de Trabajo y las disposiciones legales que rigen a MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S como empresa fabricante de productos eléctricos.

PROCESO: CÓDIGO:



DOCUMENTO 001



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5. MATERIALES Y EQUIPOS

Computador.

Papelería.

6. DESARROLLO 6.1 VERIFICAR LOS REQUISITOS COMUNES Y REGLAMENTARIOS PARA TODOS LOS

TIPOS DE CONTRATO

El gerente general y la coordinadora de gestión humana y de calidad establecen unos

procedimientos de rigor que todos los empleados bajo cualquier modalidad de contratación deben

llevar en cabo y son definidas por la organización en directa articulación con la normatividad

exigida en el reglamento de trabajo y las normas de salud ocupacional, entre dicha documentación

y sus procesos se encuentra: realización de carta de autorización para exámenes médicos,

recepción de exámenes médicos y realización de carta de solicitud de verificación de título

universitario a las instituciones educativas.

6.2 CONTRATOS LABORALES 6.2.1 Contratos Laborales a Término Indefinido y Fijo

De acuerdo al tipo de contrato aprobado según el cargo, se elabora y se firma, dicho contrato

puede ser a término indefinido o fijo; en donde se establece la relación laboral trabajador –

empleado y puede corresponder a un contrato administrativo o contrato operativo según la

naturaleza de las funciones a ejecutar, siendo el primero objeto del desempeño en funciones

administrativas y el segundo en funciones operativas.

6.2.2 Realización de Afiliaciones a la Seguridad Social

La Dirección Jurídica y de Gestión Humana, realiza las respectivas afiliaciones a la entidad

promotora de salud (E.P.S) administradora de riesgos profesionales (A.R.P) y fondo de pensiones

y cesantías, (AFP). Así como al servicio social complementario como caja de compensación

familiar (aportes parafiscales).

6.2.3 Verificación del Contrato

La Dirección Jurídica y de Gestión humana, verifica si el contrato elaborado, es el aprobado para el

cargo y detalla las condiciones que en este se consignen.

PROCESO: CÓDIGO:



DOCUMENTO 001



PÁGINA:

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6.2.4 Firma del Contrato

Empleador y trabajador firman el contrato, después de su lectura y aprobación mutua.

6.2.5 Realización de Carta para Apertura de Cuenta de Nomina

La Dirección Jurídica y de Gestión Humana suministra al empleado, la carta de autorización de

apertura de nómina, para que esta sea llevada a la correspondiente entidad bancaria, escogida

para tal fin

6.2.6 Apertura de Cuenta de Nomina y Entrega de Certificación del Número de Cuenta, para Digitalización en el Área Contable.

La entidad bancaria apertura la cuenta de nómina, entrega la tarjeta debito de la misma y el

empleado lleva dichos comprobantes a MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S para que el área

Contable digite la información.

6.3 PRESTACIÓN DE SERVICIOS 6.3.1 Verificación del Contrato

La Dirección Jurídica y de Gestión humana, verifica si el contrato elaborado, es el aprobado para la

tarea, obra o labor a desempeñar y detalla las condiciones que en este se consignen.

6.3.2 Verificación de los Aportes a La Seguridad Social de la Persona o Empresa que Pretenda Prestar los Servicios Contratados

La Dirección Jurídica y de Gestión humana, verifica el pago del prestador de servicios de EPS,

ARP y pensiones y Cesantías.

6.3.3 Cumplir con la Documentación Requerida para la Elaboración del Contrato por Prestación de Servicios

La Dirección Jurídica y de gestión humana, verifica los documentos requeridos para la contratación

que son: Fotocopia de la cedula, fotocopia del Rut y fotocopia de la cámara de comercio.

6.3.4 Firma del Contrato

Prestador de servicios y representante de MUNDO LUZ ILUMINACION S.A.S leen y firman el

contrato, después de su lectura y aprobación mutua.

PROCESO: CÓDIGO:



DOCUMENTO 001



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6.4 INDUCCION

6.4.1 PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN EENN LLAA EEMMPPRREESSAA,, EELL ÁÁRREEAA DDEE TTRRAABBAAJJOO EE IINNIICCIIOO DDEELL PPEERRIIOODDOO DDEE

IINNDDUUCCCCIIÓÓNN

El jefe de área presenta al empleado en las diferentes áreas de la organización y en la zona de

trabajo, le muestra las diferentes secciones de la empresa, las personas a cargo de cada

departamento y enfatiza las funciones y actividades que debe realizar en su puesto de trabajo, le

socializa el Perfil del Cargo y Manual de Funciones y le señala las actividades que le son propias,

así mismo le socializa los procesos operativos y administrativos de la empresa y le proporciona la

inducción del manejo de diferentes materiales que pueda necesitar en el desarrollo propio de sus

labores

66..44..22 SSOOCCIIAALLIIZZAACCIIÓÓNN DDEELL RREEGGLLAAMMEENNTTOO DDEE TTRRAABBAAJJOO

La coordinadora de talento humano y calidad realiza la presentación del reglamento interno de

trabajo, los capítulos que lo constituyen, clarificando lo que en le se halla consignado, de igual

forma clarifica las dudas que se puedan presentar respecto al mismo. Al finalizar se diligencia el

registro de participación en esta actividad.

66..44..33 SSOOCCIIAALLIIZZAACCIIÓÓNN DDEELL PPRROOGGRRAAMMAA DDEE SSAALLUUDD OOCCUUPPAACCIIOONNAALL

La coordinadora de talento humano y calidad da a conocer el programa de salud ocupacional, las

normas de bioseguridad que se deben seguir de acuerdo al cargo, los implementos que se deben

utilizar y las respectivas sanciones en caso de no hacerlo.


Contrato a Término Fijo

Contrato a Término Indefinido

Contrato Por Prestación De Servicios

Hoja De Vida

Perfil del Cargo y Manual de Funciones.

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.

Reglamento Interno de trabajo.

ELABORÓ:

REVISÓ:

APROBÓ:

PROCESO: CÓDIGO:



DOCUMENTO 001



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manual de gestion de la calidad objeto y campo de

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