manual de procedimientosseer.slp.gob.mx/transparencia 2016/mp012.pdf · en los cuales se nos indica...

MANUAL de Procedimientos

APLICADO A:

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

SAN LUIS POTOSI, S.L.P., OCTUBRE 2016

DIRECCION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

C O N T E N I D O

Objetivo.

Consideraciones.

Identificación.

Políticas Generales de Operación.

Procedimientos:

Proyecto del Presupuesto Anual Capítulos 2000 y 3000.

Apoyo a Eventos Especiales del SEER.

Control Contable de Partida Presupuestal

Cotización y Control de Compras

Operación y Control del Centro de Fotocopiado.

Fumigaciones y Mantenimiento.

Control y Registro de Inventarios de Mobiliario y Equipo.

Requisiciones de Material.

Control de Salidas de Mobiliario y Equipo para reparación.

Control y Gestión de Servicios Básicos.

Gestión Administrativa de Requerimientos del Parque Vehicular.

Recepción del Conmutador.

Mantenimiento Preventivo y correctivo de los Equipos de Computo.

Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular.

Catálogo de Formas.

Inventario de Procedimientos.

Autorización.

1.

2.

3.

4.

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6

5.7

5.8

5.9

5.11

5.12

5.13

5.14

5.15

6

7

8

O B J E T I V O

Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones.

Delimitar actividades, responsabilidades y funciones.

Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa

para deslindar responsabilidades y evitar duplicidad de esfuerzos.

Coordinar en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de

instrucciones y las fugas de responsabilidad.

Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se

debe de hacer y como se debe de hacer.

Es una fuente de información y adiestramiento para el personal actual

y de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas

unidades administrativas.

Simplificar la toma de decisiones en operaciones repetitivas.

De acuerdo a lo establecido en Artículo 41, Fracción III, de la Ley

Orgánica de la Administración Pública del Estado, corresponde a la

Oficialía Mayor el coadyuvar en la elaboración de los Manuales de

Organización y Procedimientos de las dependencias del Ejecutivo.

El presente Manual es un instrumento que servirá para tomar

decisiones uniformes, normar acciones y orientar el proceso de

ejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecuta el

Departamento de Recursos Materiales adscrita a la Dirección de

Servicios Administrativos.

Los titulares administrativos serán los encargados de la custodia y de

la aplicación del Manual así como de dar a conocer a sus

colaboradores el contenido del mismo y en su caso las actualizaciones

y modificaciones.

La información contenida en este documento será complementada y

enriquecida conforme las circunstancias lo requieran.

A efecto de dar utilidad permanente al Manual es indispensable que su

información se mantenga actualizada y que ésta reúna requisitos de

viabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual es importante su

enriquecimiento con las ideas y experiencias de quienes participan en

su aplicación.

La Dirección de Organización y Métodos será responsable de

controlar las modificaciones y/o actualizaciones que se llevan a cabo

en el contenido del Manual.

El Departamento de Recursos Materiales tiene la responsabilidad

de proporcionar la asesoría necesaria a las dependencias que lo

requieran, respecto a su interpretación y aplicación.

CONSIDERACIONES

El Manual se ha estructurado con hojas sustituibles a efecto de

incorporar ajustes o actualizaciones totales o parciales.

El Departamento de Recursos Materiales coordinará la impresión

del Manual y será el responsable de su distribución.

El Manual debe interpretarse como un documento de consulta y

observancia normativa.

Agradecemos a los funcionarios públicos su valiosa colaboración para

el buen uso aplicación del Manual de Procedimientos.

CONSIDERACIONES

MMAANNUUAALL DDEE PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDIIRREECCCCIIÓÓNN DDEE SSEERRVVIICCIIOOSS AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOOSS

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE DE LA DEPENDENCIA:

SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR

UNIDAD:


FECHA DE ELABORACIÓN:

OCTUBRE 2016

RESPONSABLE DE ELABORACIÓN:



POLÍTICAS GENERALES DE OPERACIÓN

Departamento de Recursos Materiales Fecha de elaboración: Octubre 2016

Hoja: 1 de 4

a) Recepción de Documentación.

1. El personal de la Dirección de Servicios Administrativos serán los encargados de recibir la documentación para

cualquier trámite y en su caso aceptarla o rechazarla conforme a los lineamientos establecidos. 2. Si la documentación cumple con los requisitos de tiempo y forma, el personal no se podrá negar por ningún motivo a

recibir la documentación y llevar a cabo el trámite solicitado. 3. La recepción de la documentación por parte del personal de la Dirección de Servicios Administrativos no implica la

autorización de los movimientos solicitados. 4. La documentación alterada por parte del personal responsable que haya incurrido en este hecho constituye un delito

que podrá ser penalizada, de acuerdo con la Ley de Servidores Públicos.

b) Trámite de Documentación.

1. La elaboración de formatos, relaciones, memorandos, oficios y demás escritos por parte del personal adscrito a la Dirección de Servicios Administrativos será responsabilidad de los Jefes de Departamento, la revisión, rúbrica y/o autorización, informando al Director de Servicios Administrativos y en su caso, rubrique y autorice según el trámite.

2. El Encargado de Recursos Propios y el Encargado de Fondo Revolvente del Departamento de Recursos Financieros

son los únicos que realizan cobros en efectivo, siendo los demás trámites que se realizan en está dirección gratuitos y cualquier anomalía será penalizada, de acuerdo a la Ley de Responsabilidades de Servidores Públicos.

3. La elaboración de cheques previa solvencia presupuestal, es responsabilidad del Jefe del Departamento de

Recursos Financieros, y estos cheques deberán ser presentados con su póliza y comprobantes de justificación ante el Director de Servicios Administrativos y por el Director General del SEER para su autorización y firmas mancomunadas.

c) Entrega de Documentación.

1. La entrega de documentación personal, se realizará en forma individual, teniendo el solicitante que presentar identificación oficial vigente con fotografía.

2. La identificación oficial puede ser:

a) Credencial del Sistema Educativo Estatal Regular vigente. b) Credencial de Elector (IFE) c) Pasaporte vigente d) Cedula profesional e) Credencial de Pensiones

3. El pago de quincenas y/o pagos extraordinarios se realizará en forma personalizada previa identificación oficial

vigente con fotografía, teniendo la opción de manejar una persona habilitada previa presentación de carta poder notariada con el visto bueno del Jefe de Recursos Financieros.

4. La entrega de documentación y pagos se realizarán en días y horas hábiles.

Formulo Juana Patricia Medellín Mendoza

Reviso María Cristina Turrubiartes Hernández

Registro


POLÍTICAS GENERALES DE OPERACIÓN

Fecha de elaboración: Octubre 2016

Departamento: Recursos Materiales Hoja: 2 de 4

d) Personal Adscrito a la Dirección de Servicios Administrativos:

1. El Director de Servicios Administrativos es el encargado de autorizar al personal adscrito a la Dirección de

Servicios Administrativos el rol de vacaciones y demás relacionados. 2. El personal adscrito a la dirección deberá guardar discreción y confidencialidad de la información que se maneja en

la Dirección de Servicios Administrativos. 3. El personal adscrito a la dirección que cometa actos indebidos, venga a laborar con aliento alcohólico o cometa

alguna acción con dolo se hará acreedor a un acta administrativa que ira en su expediente personal. 4. El personal adscrito a la dirección no podrá realizar favores personales en cuanto a trámites y demás dentro de su

horario de trabajo, aprovechando el puesto que ocupa.

e) Uso de Vehículos Oficiales:

1. El Director de Servicios Administrativos es el encargado de autorizar al personal adscrito a la Dirección de Servicios Administrativos que utilizará los vehículos oficiales, así como de autorizar el uso de los vehículos oficiales a las demás áreas del SEER previo oficio.

2. El personal del SEER comisionado a manejar los vehículos oficiales del SEER tiene la responsabilidad de hacer

buen uso del vehículo, así como de portar su Licencia de Manejo vigente y reportar cualquier anomalía o daño del vehículo al Director de Servicios Administrativos por escrito.

3. El personal comisionado a manejar los vehículos oficiales, deberá llevar oficio autorizado por el Director de Área

dando la fecha y tipo de comisión al que está asignado. 4. Cualquier anomalía en el uso de los vehículos oficiales por parte del personal será acreedor a sanciones, de

acuerdo a la Ley de Responsabilidades de Servidores Públicos.

f) Recepción de Documentación

1. El personal del Departamento y en caso de ausencia del Jefe de Departamento serán los encargados de recibir la documentación para cualquier trámite en forma personal y en su caso aceptarla o rechazarla conforme a los lineamientos establecidos.

2. Si la documentación cumple con los requisitos de tiempo y forma el personal no se podrá negar por ningún motivo

a recibir la documentación y llevar a cabo el trámite solicitado.

3. La recepción de la documentación por parte del personal del Departamento no implica la autorización de los materiales y/o servicios solicitados.

4. El personal del Departamento de Recursos Materiales no podrá entregar por ningún motivo material que no haya

sido autorizado por el Director de Servicios Administrativos.



Registro


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:

Elaboración del Proyecto del Presupuesto anual.

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Determinar anualmente el presupuesto anual a aplicar en la estructura administrativa del SEER, conforme a los lineamientos establecidos por la Dirección General de Planeación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas.

ÁREAS DE APLICACIÓN:

Que intervienen en el proceso:

Áreas Administrativas adscritas del SEER.

Centros Educativos adscritos al SEER


POLÍTICAS DE OPERACIÓN


Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Elaboración del Proyecto del Presupuesto Anual

1. Lineamientos presupuéstales que emite la Dirección General de Planeación y Presupuesto de Gobierno del Estado

en los cuales se nos indica el formato requerido para su presentación y las fechas señaladas de revisión y entrega del Anteproyecto.

2. Tener un análisis mensual y anual del comportamiento financiero de cada una de las partidas presupuestales para

tener una base de calculo real de acuerdo a lo ejercido y a las necesidades que se van presentando, tales como el incremento de áreas administrativas o Centros Educativos de nueva creación, así como servicios generales emergentes no previstos en el techo financiero.

3. Se debe considerar el incremento anual del pago de servicios básicos, así como el índice inflacionario. 4. El Anteproyecto de Presupuesto deberá ser revisado y autorizado por la Dirección de Servicios Administrativos

para posteriormente concentrar toda la información en el Departamento de Recursos Financieros, la cual se remite a la Dirección General de Planeación y Presupuesto de Gobierno del Estado para su autorización.

5. Deben considerarse las tareas programadas en el Plan Anual de Actividades al momento de elaborar el

Anteproyecto del Presupuesto Anual.



Registro


DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


Hoja: 1 de 2


Responsable Operación

Núm. Descripción de la actividad

Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

Solicita elaboración de Presupuesto Anual Capítulos 2000 Materiales y Suministros 3000 Servicios Básicos, al Departamento de Recursos Materiales, de acuerdo a los lineamientos de la Dirección General de Planeación y Presupuesto SF. Elabora análisis de los registros mensuales de cada partida presupuestal y obtiene un costo promedio de lo ejercido. Obtiene el costo que representa cada Centro Educativo o Área Administrativa de nueva creación y su repercusión en el Presupuesto. Coteja con la Subdirección de Servicios Generales de OM el gasto A ejercer en los servicios básicos de los Centros Educativos y Unidades Administrativas adscritas al SEER. Presenta a la Dirección de Servicios Administrativos el Presupuesto Anual. Revisa proyecto de Presupuesto Anual. No lo aprueba, remite al Departamento de Recursos Materiales para su

corrección. Sí lo aprueba, continua procedimiento. Remite al Departamento de Recursos Materiales para su trámite correspondiente. Elabora oficio dirigido a la Dirección General de Planeación y Presupuesto para envió del Presupuesto anual para su autorización. Recaba las firmas de los siguientes funcionarios: a) Dirección de Servicios Administrativos de Vo.Bo. b) Dirección General del SEER de autorización Envía por medio de oficio el presupuesto anual del SEER a la Dirección General de Planeación y Presupuesto SF, para su autorización, recabando acuse de recibo.



Registro




Hoja: 2 de 2




Dirección General de Planeación y Presupuesto SF Departamento de Recursos Materiales Dirección General de Planeación y Presupuesto SF Dirección General del SEER Departamento de Recursos Materiales

11

12

13

14

15

16

17

Recibe por medio de oficio proyecto de presupuesto anual y remite oficio con los siguientes datos de registro. a) Sello oficial. b) Fecha y hora de recepción. c) Rubrica de recepción. Obtiene acuse de recibo y lo archiva junto con copia del Presupuesto Anual enviado. Posteriormente informa a la Dirección General del SEER oficio del presupuesto anual autorizado a aplicar en el siguiente ejercicio. Recibe oficio de autorización del presupuesto anual a ejercer emitido por la Dirección General de Planeación y Presupuesto SF. Turna oficio de autorización de presupuesto anual al Departamento de Recursos Materiales. Recibe oficio de autorización de presupuesto anual para ejercerlo y archiva Envía copia del presupuesto anual autorizado por la Dirección de Planeación y Presupuesto de SF a Departamento de Recursos Financieros para su conocimiento y aplicación.



Registro



Apoyo a Eventos Especiales


Coordinar conjuntamente con las Unidades Administrativas solicitantes el apoyo en materiales y servicios requeridos para llevar a cabo eventos especiales establecidos en el Plan Anual de Actividades del Sistema Educativo Estatal Regular.

.



Áreas Administrativas adscritas del SEER.





Procedimiento: Apoyo a Eventos Especiales Hoja: 1 de 1

1. Se deberá contar con un oficio previamente autorizado por la Dirección de Servicios Administrativos de las

Unidades Administrativas solicitantes, en donde indiquen de manera clara el tipo de material y/o servicio que requieren.

2. La Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado, será la instancia autorizada

designar al proveedor que realizará el trabajo solicitado. 3. En la contratación de mobiliario y equipo, se analizarán las características propias del evento a realizar y se elegirá

al proveedor que cuente con el equipo y la calidad necesaria para llevarlo a cabo. 4. En los materiales de oficina y el material de fotocopiado de documentos, se deberá verificar en tiempo y forma que

se cuente con las existencias necesarias en el Almacén para poder abastecer oportunamente los requerimientos solicitados.

5. En el caso de la entrega de material de oficina para el apoyo al evento, el formato que se deberá llenar y entregar

será el Reporte de Salida de Almacén formato SEER-DSA-RM-VS-02. 6. En el caso del material de reproducción la Unidad Administrativa solicitante será la responsable de verificar que el

material reproducido cumpla con las especificaciones solicitadas. El Departamento de Recursos Materiales solo fungirá como mediador oficial entre el Proveedor y la Unidad Administrativa.



Registro




Hoja: 1 de 3

Procedimiento: Apoyo a Eventos Especiales



Titular de la Unidad Administrativa Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipos Dirección General de Adquisiciones de Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. Proveedor Departamento de Recursos Materiales Unidad Administrativa Proveedor Titular de la Unidad Administrativa

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

13

Solicita a través de oficio a la Dirección de Servicios Administrativos el apoyo para realizar las actividades programadas en el plan Anual de Actividades Recibe el oficio de solicitud y lo firma en señal de autorización. Turna el Oficio de solicitud con los requerimientos al Departamento de Recursos Materiales Recibe el Oficio de solicitud y clasifica el tipo de apoyo que se le prestará a la Unidad Administrativa, tomando en cuenta las características propias del evento a realizar, el cual puede ser en las siguientes modalidades. Impresos Elabora el requerimiento de documentos solicitados previamente firmados por la Dirección de Servicios Administrativos de autorización y Vo.Bo. del Departamento de Recursos Materiales. Envía el documento de requerimiento en original y copia al Director General de Adquisiciones de la O.M. Recibe original del requerimiento y firma el acuse de recibo Elige y autoriza al Proveedor que elaborará los impresos. Acude al Departamento de Recursos Materiales Presenta al Proveedor con el Titular de la Unidad Administrativa solicitante Indica al Proveedor las especificaciones de los impresos. Elabora impresiones y las entrega a la Unidad Administrativa Revisa que los impresos cumplan con lo requerido e informa vía telefónica al Departamento de Recursos Materiales que ha recibido el material según lo solicitado.



Registro




Hoja: 2 de 3




Proveedor Departamento de Recursos Materiales Secretaria de Control y de Compras Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Unidad Administrativa Proveedor Departamento de Recursos Financieros Departamento de Recursos Materiales Auxiliar Contable

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

Presenta al Departamento de Recursos Materiales Orden de Compra en original y acuse de recibo para su recepción y trámite. a) Original de la Orden de compra para el proveedor. b) Copia para el Departamento de Recursos Materiales. En los casos de mobiliario y equipo Cotiza con tres proveedores y/o prestadores de servicios. Presenta cotizaciones a Dirección de Servicios Administrativos para que las firme en señal de visto bueno. Revisa las cotizaciones y selecciona al proveedor que más se ajuste al presupuesto y a la calidad esperada y la devuelve al Departamento de Recursos Materiales. Contrata por teléfono al proveedor designado y posteriormente lo pone en contacto con la Unidad Administrativa solicitante para acordar la entrega del mobiliario y/o equipo solicitado. Realiza el evento y devuelve el mobiliario y/o equipo al proveedor. Recoge mobiliario y/o equipo rentado y acude al Departamento de Recursos Materiales donde se le sella la factura original y deja copia de la misma. Presenta factura sellada en original al Departamento de Recursos Financieros Recibe factura original sellada por el Departamento de Recursos Financieros y programa el pago al Proveedor. Material de oficina en general Turna Oficio de solicitud de material al Auxiliar Contable. Elabora Reporte de Salida de Almacén Formato SEER-DSA-RM-VS-02, e indica a los almacenistas de los materiales solicitados.



Registro




Hoja: 3 de 3




Almacenista Unidad Administrativa Auxiliar Contable Unidad Administrativa Departamento de Recursos Materiales Fotocopiado Unidad Administrativa Fotocopiado Departamento de Recursos Materiales

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

Material de oficina en general Reúne el material y lo entrega a la Unidad Administrativa solicitante junto con el Formato SEER-DSA-RM-VS-02. Recibe el material y lo coteja con el Formato SEER-DSA-RM-VS-02., si no esta completo lo devuelve a los almacenistas, si esta completo firma y sella el vale de salida en original y copia: a) Original para el Departamento de Recursos Materiales. b) Copia Unidad Administrativa. Recibe Formato SEER- DSA-RM-VS-02 y lo archiva. Fotocopiado Solicita por oficio servicio de fotocopiado adjunta los documentos correspondientes. Recibe oficio de solicitud de servicio de copias y lo turna a fotocopiado con los documentos a reproducir. Recibe oficio de solicitud y realiza el servicio de fotocopiado. Reproducido el material solicitado elabora el Vale de Fotocopiado formato SEER-DSA-RM-VF-07 Entrega a la Unidad Administrativa solicitante original y reproducción de copias y le solicita que le firme el formato SEER-DSA-RM-VF-07 Recibe original y copias solicitadas y verifica que correspondan a la cantidad solicitada. Firma y sella el Formato SEER-DSA-RM-07 y lo remite a Fotocopiado. Recibe Formato SEER-DSA-RM-07 y archiva. Informa al término de cada evento al Director de Servicios Administrativos que todo ha sido cumplido en tiempo y forma de acuerdo a lo requerido en el oficio de solicitud.



Registro





Concentrar lo ejercido mensualmente en cada una de las partidas presupuestales para poder verificar se esté aplicando correctamente el presupuesto asignado a esta Dependencia.


Que Intervienen en el proceso:

Dirección de Servicios Administrativos

Departamento de Recursos Materiales

Unidades Administrativas




Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Control Contable de Partida Presupuestal

1. Se deberá concentrar mensualmente todas las Órdenes de Compra y/o Facturas que cumplan con todos los

requisitos fiscales y de entrega y cuyo importe se haya cubierto con presupuesto asignado al SEER. 2. Se deberá clasificar cada una de las Órdenes de Compra y/o Factura de acuerdo a la naturaleza de gasto en la

Partida presupuestal. 3. Se elabora un auxiliar contable por cada una de las partidas presupuestales, para llevar el control del presupuesto

autorizado. 4. Elaborar un informe mensual, contabilizando el monto total ejercido en cada una de las partidas, el cual deberá ser

revisado y autorizado por la Dirección de Servicios Administrativos. 5. La información detallada en el informe deberá presentarse cuando sea requerida a las entidades facultadas para tal

efecto, previa autorización de la Dirección de Servicios Administrativos.



Registro




Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Control Contable de Partida Presupuestal



Auxiliar Contable Departamento de Recursos Materiales Auxiliar Contable

01

02

03

04

05

06

Concentra mensualmente las Órdenes de Compra, las clasifica y contabiliza según el número de Partida Presupuestal. Elabora reporte mensual de todas las adquisiciones autorizadas por la Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado y ordena de acuerdo al número de partida correspondiente. Proporciona al Departamento de Recursos Materiales un reporte del total de lo ejercido en el presupuesto asignado por Partida Presupuestal y considera lo siguiente: a) Tipo de Partida b) Nombre del Proveedor y/o Razón Social. c) Número de Orden de Compra. d) Subtotal, IVA asignado y total general del costo. e) Mes al que corresponde el reporte Recibe el reporte mensual y lo revisa conjuntamente con el auxiliar contable verificando que éste coincida con las Órdenes de Compra y la Partida Presupuestal correspondiente. Prepara un informe general de los movimientos ejercidos en las partidas presupuestales asignadas al Departamento para su análisis y/o aclaración y lo turna al Auxiliar Contable para su archivo. Recibe el análisis y lo archiva para posteriores consultas.



Registro



Cotización y Control de Compras.


Controlar y cotizar en tiempo y forma las solicitudes de adquisición de materiales y mobiliario autorizados por la Dirección de Servicios Administrativos del Sistema Educativo Estatal Regular.



Oficinas Administrativas del SEER.





Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Cotización y Control de Compras

1. Solo se cotizarán aquellas solicitudes autorizadas y turnadas al Departamento de Recursos Materiales por la

Dirección de Servicios Administrativos o la Dirección General del Sistema Educativo Estatal Regular y cuyo material y/o mobiliario no se tenga en existencia en el Almacén.

2. Las cotizaciones se realizarán en apego a la normatividad de la Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía

Mayor de Gobierno del Estado, considerando los siguientes aspectos: 3. El Proveedor deberá contar con todos los requisitos fiscales que emite la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. 4. Deberá enviar la cotización en hoja membretada, que indique la razón social, ya sea por fax o directamente al

Departamento de Recursos Materiales. 5. Las cotizaciones deberán ser autorizadas exclusivamente por la Dirección de Servicios Administrativos y/o

Dirección General. 6. Se deberán elaborar los siguientes formatos de entrega de lo solicitado según sea el caso, firmando la Unidad

Administrativa.

Vale de Salida de materiales, Formato SEER-DSA-RM-VS-02 Original para al Departamento de Recursos Materiales Copia para la Unidad Administrativa solicitante Reporte de Salida de Almacén SEER-DSA-RM-R-20 Original para el Departamento de Recursos Materiales Copia para la unidad administrativa solicitante.



Registro




Hoja: 1 de 2




Unidad Administrativa Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Secretaria y Control de Compras Almacenista Secretaria y Control de Compras Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Administrativos Secretaria de Control de Compras Proveedor Secretaria de Control de Compras

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

Solicita por oficio adquisición de mobiliario y/o materiales. Recibe oficio de solicitud de mobiliario y/o materiales y lo turna al Departamento de Recursos Materiales. Revisa oficios de solicitud de mobiliario y/o materiales y los turna Secretaria y Control de Compras. Consulta por vía económica con almacenista si cuenta con existencia del mobiliario y/o materiales que requieren las Unidades Administrativas. Verifica si cuenta con existencia de lo que le están solicitando. Sí cuenta con existencia, elabora el Reporte Salida de Almacén formato

SEER-DSA-RM-VS-02 y entrega a la Unidad Administrativa el mobiliario y/o materiales solicitado y recaba en el mismo firma de recibido.

No cuenta con existencia, continúa procedimiento. Cotiza con diferentes proveedores vía telefónica, correo electrónico o personalmente del material y/o mobiliario requerido, Obtiene tres cotizaciones y las presenta al Departamento de Recursos Materiales. Recibe cotizaciones, aprueba y las presenta a la Dirección de Servicios Administrativos. Revisa cotizaciones y autoriza la mejor opción y la rúbrica de Vo.Bo. Y la remite al Departamento de Recursos Materiales. Efectúa el pedido con el Proveedor con la cotización autorizada. Entrega a Secretaria de Control de Compras material y/o mobiliario solicitado y factura en original y copia. Revisa el material y/o mobiliario y factura verificando lo siguiente: a) Físicamente el material y/o mobiliario sea el solicitado y esté en buen

estado. b) Factura este de acuerdo a los artículos solicitados c) Importe de factura corresponde a lo cotizado d) Factura cumpla con los requisitos establecidos por la SHCP



Registro




Hoja: 2 de 2




Secretaria de Control de Compras Almacenista Unidad Administrativa Almacenista Secretaria y Control de Compras

13

14

15

16

17

18

19

20

No cumple con cualquier dato mencionado anteriormente, se remite al

Proveedor hasta que presente lo solicitado y/o factura correctamente. Sí cumple, continua procedimiento. Remite la factura original al Departamento de Recursos Financieros donde se le efectuará el pago al proveedor. Elabora el formato SEER-DSA-RM-VS-02 y/o Reporte de Salida de Almacén SEER-DSA-RM-RS-20 de acuerdo el tipo solicitado y lo turna al Almacenista para su entrega. Recibe formato SEER-DSA-RM-VS-02 y/o SEER-DSA-RM-RS-20 según corresponda y entrega el material y/o mobiliario solicitado a la Unidad Administrativa correspondiente. Obtiene copia del formato SEER-DSA-RM-VS-02 y/o SEER-DSA-RM-RS-20. Entrega a Unidad Administrativa formato SEER-DSA-RM-VS-02 y/o SEER-DSA-RM-RS-20 en original y copia y le solicita que le firme en el original del mismo de acuse de recibo. Recibe material y/o mobiliario y registra los datos siguientes de recepción en el original del formato SEER-DSA-RM-VS-02 y/o SEER-DSA-RM-RS-20 y lo remite al Almacenista. a) Sello oficial b) Fecha y hora de recepción c) Firma de recibido Remite a Secretaria y Control de Compras formato original SEER-DSA-RM-VS-02 y/o SEER-DSA-RM-RS-20 de acuse de recibo Recibe acuse de recibo en original formato SEER-DSA-RM-VS-02 y/o SEER-DSA-RM-RM-20 y archiva.

Formulo C. P. Juana Patricia Medellín Mendoza


Registro





Reproducir y/o engargolar diversos documentos, formatos impresos que se requieren a través de la operación, control y registro del fotocopiado en apoyo al desempeño de las actividades administrativas y docentes.

UNIDADES DE APLICACIÓN:


Áreas Administrativas adscritas al SEER.




Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Operación y Control del Centro de Fotocopiado

1. En el centro de fotocopiado del Departamento de Recursos Materiales se reproducen diversos documentos

mensuales y trípticos los cuales deberán ser estrictamente de carácter oficial. 2. Solo serán fotocopiados documentos cuando la cantidad a reproducirse sea mayor a 50 copias de un mismo tipo

de documento o cuando se trate de una cantidad considerable de manuales, trípticos, etc. bajo la autorización de la Dirección de Servicios Administrativos.

3. Toda solicitud para el servicio de fotocopiado deberá hacerse por escrito dirigida a la Dirección de Servicios

Administrativos para su autorización. 4. Deberá firmarse y sellarse un vale de fotocopiado formato SEER-DSA-RM-VF-07 en el que se indique el área y

responsable solicitante y el número de fotocopias realizadas.



Registro




Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Operación y Control del Centro de Fotocopiado



Unidad Administrativa Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Fotocopiado Unidad Administrativa Fotocopiado Departamento de Recursos Materiales

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

Solicita por medio de oficio y/o memorándum servicio de fotocopiado y/o engargolado a la Dirección de Servicios Administrativos. Recibe oficio, lo firma de autorización y lo turna al Departamento de Recursos Materiales, para su trámite correspondiente. Turna oficio de servicio autorizado a Fotocopiado. Recibe oficio de solicitud y realiza el servicio de fotocopiado y/o engargolado de acuerdo a lo solicitado. Registra el servicio realizado en el formato vale de fotocopiado Registro SEER-DSA-RM-VF-07. Entrega a la Unidad Administrativa correspondiente las fotocopias y/o engargolado solicitado, recabando acuse de recibo en el formato SEER-DSA-RM-VF-07. Recibe fotocopias y/o engargolado solicitado y firma de conformidad en el formato SEER-DSA-RM-VF-07 y lo remite a Fotocopiado. Recibe y archiva formato SEER-DSA-RM-VF-07 junto con el oficio y/o memorándum de solicitud. Mensualmente elabora reporte de los formatos SEER-DSA-RM-VF-07 de los servicios realizados. Turna al Departamento de Recursos Materiales reporte. Revisa reporte y lo proporciona a la Dirección de Servicios Administrativos y Contraloría Interna cuando lo requieran.



Registro



Fumigaciones y Mantenimiento


Fumigar los Centros de Desarrollo Infantil y el Edificio Administrativo del Sistema Educativo Estatal Regular, mediante la gestión ante la Dirección de Servicios Generales de la O.M de Gobierno del Estado, para el control de plagas.



Centros de Desarrollo Infantil

Edificio Administrativo del S.E.E.R.




Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Fumigaciones y mantenimiento

1. En el Programa de Fumigación de la Dirección de Servicios Generales de la Oficialía Mayor de Gobierno del

Estado solo se comprende a los Centros de Desarrollo Infantil y el Edificio Administrativo del Sistema Educativo Estatal Regular.

2. El Oficio de solicitud de Fumigación según Anexo No. RM-SF-03 debe ser elaborado en el Departamento de

Recursos Materiales previa solicitud de los Centros de Desarrollo Infantil o del encargado de mantenimiento del edificio del S.E.E.R. indicando en el mismo documento el nombre de los CEDIES y fecha requerida del Servicio.

3. El oficio de Solicitud de Fumigación según Anexo No. RM-SF-03 y/o el mantenimiento del inmueble es rubricado

de autorizado por la Dirección de Servicios Administrativos, firmado y sellado por la Dirección General del Sistema Educativo Estatal Regular.



Registro




Hoja: 1 de 2

Procedimiento: Fumigaciones y Mantenimiento



Administración de la Unidad de Mantenimiento del Edificio del SEER. Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Dirección General Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Generales O. M. Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Generales O. M.

01

02

03

04

05

06

07

08

09

Solicita mediante memorando a la Dirección de Servicios Administrativos el servicio de fumigación y/o mantenimiento. Firma de visto bueno la solicitud indicando la aprobación y la remite al Departamento de Recursos Materiales. Recibe el memorando y lo clasifica por tipo de servicio, Unidad Administrativa o Centro de Trabajo que lo requiera: Edificio Administrativo el tipo de servicio puede corresponder a la fumigación del inmueble o al

mantenimiento del mismo y se realiza en un periodo de dos veces al año. Centros de Desarrollo Infantil corresponde únicamente servicio de fumigación y se realiza tres veces al

año en los siguientes periodos vacacionales: Semana Santa, verano e invierno.

Elabora oficio de Solicitud y lo turna a la Dirección General del SEER. Firma Oficio de Solicitud y lo remite al Departamento de Recursos Materiales. Envía oficio de Solicitud a la Dirección de Servicios Generales de O.M. para su autorización y designación del Proveedor. Recibe oficio de solicitud y registra los datos siguientes en acuse d recibo y lo remite al Departamento de Recursos Materiales. a) Sello oficial b) Fecha y hora de recepción c) Firma de quien recibe Recibe acuse de recibo de oficio. Designa al Proveedor que prestará el servicio e Informa vía telefónica al Departamento de Recursos Materiales del S.E.E.R. sobre quién efectuará el trabajo así como también la fecha y hora a presentarse.



Registro




Hoja: 2 de 2

Procedimiento: Fumigaciones y Mantenimiento



Proveedor Departamento de Recursos Materiales Proveedor Departamento de Recursos Materiales Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipo

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

Se presenta en el Departamento de Recursos Materiales a realizar el trabajo solicitado. Canaliza con Encargado del Mantenimiento del Edificio Administrativo y/o el Director del Centro de Desarrollo Infantil según corresponda, para acordar la fecha y la hora para dar el servicio solicitado. Realiza el servicio solicitado y posteriormente se presenta al Departamento de Recursos Materiales. Confirma en forma económica con el Administrador del Edificio y/o el Centro de Desarrollo Infantil sobre el cumplimiento del servicio. No cumple de acuerdo a lo solicitado, se le exige al Proveedor que de

cumplimiento. Sí cumple, continua procedimiento. Solicita al Proveedor que presente la factura por el importe correspondiente con los datos fiscales del SEER. Recibe del Proveedor factura y verifica que cumpla con los siguientes requisitos a) Contenga los requisitos fiscales establecidos por la SHCP. b) Este a nombre SEER fiscalmente. c) Importe este IVA desglosado. No está correcto cualquier dato mencionado anteriormente, remite al

Proveedor para su corrección. Sí está correcta, continúa procedimiento. Obtiene fotocopia de la factura Registra los datos siguientes al original y copia de la factura. a) Sello oficial del Departamento de Recursos Materiales b) Firma de Titular del Departamento de Recursos Materiales Remite al Proveedor factura original para que realice el trámite de cobro en la Dirección de Servicios Generales de O.M. Archiva en el expediente correspondiente la copia de la factura del servicio realizado.



Registro



Control y Registro de los Inventario de Mobiliario y Equipo.


Llevar el control y registro del mobiliario y equipo asignado a las Áreas Administrativas y a los Centros Educativos Oficiales, siguiendo la normatividad que emite la Dirección de Control Patrimonial de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.



Oficinas Administrativas del Sistema Educativo Estatal Regular.

Centros Educativos adscritos al S.E.E.R.




Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Control y Registro de Mobiliario y Equipo

La Dirección General a través de la Dirección de Servicios Administrativos y el Departamento de Recursos Materiales, sigue las políticas de control y registro de inventarios de Mobiliario y Equipo implantados por la Dirección de Control Patrimonial de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. DE LOS BIENES MUEBLES PROPIEDAD DEL ESTADO CAPITULO II ARTICULO 2°.- Los bienes muebles propiedad del Estado, para efectos de este instrumento, se clasifican en los siguientes:

I. Bienes Instrumentales: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, entidades u organismos, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

II. Bienes de consumo, Flotantes o Accesorios: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, entidades u organismos, tienen un desgaste parcial o total, o son complementos de bienes instrumentales y por su naturaleza y finalidad en el servicio no son susceptibles de la asignación de un número de inventario.

De acuerdo a los puntos anteriores se levanta un inventario físico Formato No. SEER-DSA-RM-R-04 del mobiliario y equipo para que sea firmado por cada responsable de las unidades administrativas y/o Planteles Oficiales, quedando registrado como resguardante. Cualquier situación que se presente derivada del uso del mobiliario y equipo bajo su resguardo según Formato No. SEER-DSA-RM-R-04, deberá notificarse inmediatamente a través de un oficio a la Dirección de Servicios Administrativos, considerando los siguientes aspectos:

ALTAS: a). Por adquisiciones de manera directa con recursos oficiales. b). Por donaciones. BAJAS: a). Cuando se tenga mobiliario y/o equipo inservible u obsoleto. b). Perdida total por robo o siniestro, notificándolo al Departamento Jurídico del Sistema Educativo

Estatal Regular para su resolución. CAMBIO DE RESGUARDANTE: a). Cuando el resguardante cambie de unidad de adscripción o se retire de laborar (jubilación) b). Cuando se acuerde transferir a otra unidad administrativa el mobiliario y/o equipo, se deberá explicar

el motivo del cambio.

Toda gestión que se realice ante la Dirección de Control Patrimonial de la Dirección de Servicios Administrativos de la Oficialía Mayor, será autorizada por la Dirección de Servicios Administrativos.



Registro




Hoja: 1 de 2

Procedimiento: Control y Registro de Inventario de Mobiliario y Equipo



Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipos Unidad Administrativa Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Dirección de Control Patrimonial de la O.M. Departamento de Recursos Materiales Dirección de Control Patrimonial de la O.M Departamento de Recursos Materiales

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

Actualiza la base de datos de Mobiliario y Equipos de la Dirección de Control Patrimonial adscrita a la Dirección General de Servicios. Administrativos de la O.M. en los siguientes tipos de movimientos: a) Alta de mobiliario y equipos nuevos en la base de datos b) Modificación a la base de datos por cambio de resguardante o baja de

mobiliario y equipo.

ALTAS Solicita mediante memorando a la Dirección de Servicios Administrativos la integración del mobiliario y/o equipo a la base de datos. Recibe memorando y lo rubrica en señal de visto bueno y lo remite al Departamento de Recursos Materiales. Elabora oficio donde solicitando a la Dirección de Control Patrimonial de la O.M. la integración del mobiliario y/o equipo y turna a la Dirección de Servicios Administrativos. Recibe oficio y lo rubrica en señal de aprobación y lo remite al Departamento de Recursos Materiales. Envía oficio con la factura anexa del mobiliario y/o equipo que contiene las características del la compra a la Dirección de Control Patrimonial de la O.M. Recibe el oficio donde se le solicita la integración del mobiliario y/o equipo a la base de datos y sella el acuse de recibo. Asigna un número de inventario al mobiliario y/o equipo y envía personal autorizado con las etiquetas al Departamento de Recursos Materiales. Indica al personal autorizado de la Dirección de Control Patrimonial de la O.M. La ubicación física del mobiliario y equipo. Etiquetan en base al oficio y factura el mobiliario y equipo con el número de inventario correspondiente. Elabora el resguardo formato SEER-DSA-RM-17 y lo envía a la Unidad Administrativa responsable del bien.



Registro




Hoja: 2 de 2

Procedimiento: Control y Registro de Inventario de Mobiliario y Equipo



Unidad Administrativa Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipos Unidad Administrativa Departamento de Recursos Materiales. Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipos Unidad Administrativa Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipos Almacenista

12

13

14

15

16

17

18

19

20

Recibe y firma el formato SEER-DSA-RM-17 y lo devuelve al Departamento de Recursos Materiales. Recibe y archiva el formato SEER-DSA-RM-17. Modificaciones Solicita por medio de memorando al Departamento de Recursos Materiales la modificación en el inventario de algún mobiliario o equipo a su cargo a) Baja b) Cambio de resguardarte. Recibe el memorando y lo remite al Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipos Realiza la actualización en la base de datos de la Dirección de Control Patrimonial de la O.M. a través de la extranet. Elabora formato SEER-DSA-RM-18 y lo envía a la Unidad Administrativa Recibe el formato SEER-DSA-RM-18, lo firma y lo sella como responsable de la solicitud de modificación al Inventario, y lo remite al Departamento de recursos Materiales Recibe SEER-DSA-RM-18, lo archiva y envía a los almacenistas a recoger físicamente el mobiliario o equipo. Recoge en la Unidad Administrativa el mobiliario o equipo y lo resguarda en bodega.



Registro



Requisiciones de Material


Abastecer a las Unidades Administrativas y Centros Educativos de materiales y suministros que se requieren para desarrollar el quehacer educativo.



Oficinas Administrativas SEER

Centros Educativos adscritos al S.E.E.R.




Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Requisición de Material

1. Las requisiciones de material se consideran las siguientes:

a) Oficina, Limpieza b) Didáctico c) Materiales y Útiles de Impresión y Reproducción d) Materiales y útiles de Impresión para el procesamiento en equipos de Cómputo e) Material Eléctrico f) Vestuario g) Uniformes h) Mobiliario y Equipo

2. Consultar el techo financiero disponible en la partida presupuestal requerida. 3. Verificar existencias en los inventarios de materiales en el almacén del Departamento de Recursos Materiales con

el fin de tener un stock. 4. Analizar las prioridades de necesidad de los materiales de las Unidades Administrativas solicitantes. 5. Elaborar la requisición de material periódicamente Anexo No. RM-RM- 01, de la Dirección General de

Adquisiciones de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. 6. Las Requisiciones deberán ser revisadas y autorizadas por la Dirección de Servicios Administrativos. 7. Presentar la Requisición impresa según Anexo No. RM-RM- 01 en original y dos copias así como vía extranet en

las fechas señaladas por la Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado, la cual sellará de recibido en la copia correspondiente al Departamento de Recursos Materiales del Sistema Educativo Estatal Regular.



Registro




Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Requisiciones de Material



Departamento de Recursos Materiales Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipo Departamento de Recursos Materiales. Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Dirección General de Adquisiciones O.M. Almacenista Departamento de Recursos Materiales Auxiliar Contable

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

Verifica periódicamente los faltantes en las existencias de mercancías en almacén y el presupuesto disponible en el mes de cada una de las Partidas Presupuestales que se están requiriendo. Turna al Asistente Administrativo y Control de Inventarios de Mobiliario y Equipos la información que se requieren para el pedido. Elabora las requisiciones de material e imprime en el anexo RM-RM- 01 Revisa y turna las requisiciones de material a la Dirección de Servicios Administrativos. Recibe anexo RM-RM-01, lo rubrica y recaba la rúbrica de la Dirección General y devuelve el anexo al Departamento de Recursos Materiales. Envía a la Dirección General de Adquisiciones de la O.M. el anexo RM-RM-01. de la misma manera se envía vía extranet. Recibe las requisiciones impresas Anexo RM-RM- 01 y verifica que no rebase el presupuesto mensual autorizado en la partida requerida. Realiza proceso de licitación y asignación de Proveedores y expide una Orden de Compra para que el Proveedor asignado la presente al momento que surte el material en la Dependencia. Recibe y revisa el material que cumpla con las especificaciones en la Orden de Compra e informa al Departamento de Recursos Materiales. Firma, sella la Orden de Compra y factura del Proveedor que fue revisada por el Almacenista y turna copia de toda la documentación al Auxiliar Contable Concentra y archiva las copias de Órdenes de Compra y/o Facturas.



Registro



Control de Salidas de Mobiliario y Equipo para reparación. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO:

Controlar las entradas y salidas de mobiliario y equipo autorizados para su mantenimiento, por la Dirección de Servicios Administrativos.



Unidades Administrativas del S.E.E.R




Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Control de Salidas de Mobiliario y Equipo para reparación

1. Las solicitudes de mantenimiento de mobiliario y equipo, deberán ser presentadas mediante oficio a la Dirección de

Servicios Administrativos por las Unidades Administrativas que lo requieran. 2. El vale de salida de mobiliario y equipo Formato No. SEER-DSA-RM-VS-08, debe ser llenado en original para el

Departamento de Recursos Materiales y copia para el proveedor, firmando de autorizado el Departamento de Recursos Materiales.

3. El proveedor asignado para dar el servicio de reparación solo podrá sacar del Edificio Administrativo el equipo y/o

mobiliario presentando el Formato SEER-DSA-RM-VS-08 debidamente firmado y sellado.



Registro




Hoja: 1 de 2

Procedimiento: Control de salidas de mobiliario y equipo para reparación



Unidad Administrativa Departamento de Recursos Materiales Auxiliar Contable Proveedor Unidad Administrativa Proveedor

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

Solicita mediante memorando a la Dirección de Servicios Administrativos la reparación de determinado equipo o mobiliario y lo remite al Departamento de Recursos Materiales. Recibe el memorando y lo rubrica en señal de autorización de la reparación del mobiliario o equipo y lo remite al Departamento de Recursos Materiales. Recibe memorando e instruye al Auxiliar Contable para su trámite. Recibe instrucciones y elabora el formato de Vale de Salida de Equipo SEER-DSA-RM-VS-08 en original y copia que contiene las características del equipo y/o mobiliario que requiere salir del edificio administrativo para su mantenimiento o reparación. Presenta el formato SEER-DSA-RM-VS-08 al Departamento de Recursos Materiales para que autorice con la rúbrica la salida del equipo o mobiliario fuera del edificio para la reparación. Entrega formato SEER-DSA-RM-VS-08 al Proveedor quien firma la copia como responsable de la reparación o mantenimiento del equipo y/o mobiliario. Recibe copia del formato SEER-DSA-RM-VS-08 y lo presenta a la Unidad Administrativa solicitante para que le sea entregado el equipo o mobiliario a reparar. Recoge el equipo o mobiliario de la Unidad Administrativa y presenta el formato SEER-DSA-RM-VS-08 al vigilante del Edificio Administrativo para que le permita la salida con equipo a reparar. Entrega el equipo o mobiliario reparado a la Unidad Administrativa. Recibe equipo ó mobiliario y lo revisa. No está bien reparado lo remite al Proveedor para que cumpla. Sí está bien reparado, continúa procedimiento. Entrega factura en original y copia al Departamento de Recursos Financieros para su trámite de pago.



Registro




Hoja: 2 de 2

Procedimiento: Control de salidas de mobiliario y equipo para reparación



Unidad Administrativa Auxiliar Contable

12

13

Remite al Departamento de Recursos Materiales copia del formato SEER-DSA-RM-VS-08 que le había sido entregado y se le libera de la responsabilidad por posesión y reparación del equipo y/o mobiliario. Recibe formato SEER-DSA-RM-VS-08 y registra en el mismo la fecha de entrega del equipo reparado y archiva.



Registro



Control y gestión de los Servicios Básicos


Llevar el control presupuestal de los servicios básicos: y resolver las inconsistencias que se llegaran a presentar en las escuelas y/o unidades administrativas incluidas en el Padrón de servicios autorizados por la Subdirección de Servicio Básicos de la Dirección de Servicios Generales de O.M.



Edificio Administrativo del Sistema Educativo Estatal Regular.

Centros Educativos Oficiales incluidos en el Padrón de la Oficialía

Mayor de Gobierno del Estado.




Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Control y gestión de los servicios básicos: agua potable, energía eléctrica y servicio telefónico

1. Se cuenta con un Padrón Oficial para cada servicio, el cual es autorizado por la Subdirección de Servicios Básicos

de la Dirección de Servicios Generales de Oficialía Mayor de Gobierno del Estado y en el que solamente están incluidas las Escuelas a las que se les puede solventar sus consumos con el presupuesto autorizado en las partidas de servicios de agua potable, energía eléctrica y servicio telefónico.

2. Los servicios que soliciten los Centros Educativos y/o Unidades Administrativas como son: Contrataciones,

inclusiones en el Padrón, pago de recibos por consumo de servicio, cambio de domicilio, bajas o cualquier problema técnico y/o administrativo que se presente en el uso de los servicios básicos, se solicitan mediante un oficio a la Dirección de Servicios Administrativos, el cual turna al Departamento de Recursos Materiales para su trámite y gestión si es autorizada la petición, o bien a su improcedencia por no contar con suficiencia presupuestal.

3. Todos los trámites son gestionados a través de la Subdirección de Servicios Básicos de la Dirección de Servicios

Generales de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado, previa autorización de la Dirección de Servicios Administrativos y/o la Dirección General del Sistema Educativo Estatal Regular.



Registro




Hoja: 1 de 3




Centros Escolares Dirección General Departamento de Recursos Materiales Asistente Administrativo y Control de Inventarios de mobiliario y Equipo Subdirección de Servicios Básicos OM Asistente Administrativo y Control de Inventarios de mobiliario y Equipo Subdirección de Servicios Básicos OM Departamento de Recursos Materiales.

01

02

03

04

05

06

07

08

09

Solicitan por medio de oficio a la Dirección General los siguientes tramites de servicios básicos: a) Pago del recibo de consumo de: energía eléctrica, agua potable y servicio

telefónico. b) Contratación y/o inclusión en el padrón de facturación que administra la

Subdirección de Servicios Básicos de la O.M. c) Notificación de cambio de domicilio del Centro de Trabajo. d) Problemas en el suministro de alguno de los servicios ya mencionados. e) Cambio de carga eléctrica en las instalaciones de los centros de trabajo. Turna oficio a la Dirección de Servicios Administrativos y esta la entrega al Departamento de Recursos Materiales. Turna oficio de solicitud al Asistente Administrativo y lo instruye para que realice el tramite según corresponda a la petición: Recibe oficio de solicitud y elabora Anexo DSA-RM-ST-09 de acuerdo al trámite solicitado recabando la firma de autorización de la Dirección General. Entrega Anexo DSA-RM-ST-09 a Subdirección de Servicios Básicos OM recabando acuse de recibo para su trámite de acuerdo a lo solicitado. Recibe Anexo DSA-RM-ST-09 y remite a firma acuse de recibo a AACIME Recibe acuse de recibo Anexo DSA-RM-ST-09 y archiva. Realiza el trámite ante las instancias correspondientes. Permanece en constante comunicación telefónica con la Subdirección de Servicios Básicos de la Dirección de Servicios Generales de la O.M. en espera de una respuesta al oficio de solicitud.



Registro




Hoja: 2 de 2




Departamento de Recursos Materiales.

11

Lleva el control mensual y anual del presupuesto asignado al SEER en las siguientes partidas que cubren el consumo de los servicios básicos: a) 3101 Servicio Telefónico b) 3102 Servicio de Telefonía Celular c) 3104 Servicio de Energía Eléctrica d) 3105 Servicio de Agua potable.



Registro



Gestión Administrativa de requerimientos del Parque Vehicular.


Gestionar los procesos Administrativos requeridos para el pago de póliza de seguro, impuestos y derechos vehiculares, adscritos al parque vehicular de la Oficialia Mayor de Gobierno del Estado.



Parque vehicular del S.E.E.R., adscrito al Padrón de la

Subdirección de Control Vehicular de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.




Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Gestión Administrativa de Requerimientos del Parque Vehicular

1. La Dirección de Servicios Administrativos a través del Departamento de Recursos Materiales es el facultado de

autorizar el uso de los vehículos en comisiones locales y foráneas. 2. Las personas que utilicen alguno de los vehículos están obligados a tener licencia de conducir vigente,

presentarla al Departamento de Recursos Materiales, así como del buen uso del vehículo y entregarlo en las mismas condiciones que se le presto.

3. En todos los traslados deberá ser llenada la bitácora Formato No. SEER-DSA-RM-BV-06 de uso de cada unidad

por el usuario solicitante. 4. Los vehículos oficiales solamente serán utilizados para traslados de comisiones estrictamente de carácter oficial. 5. El destino de las recargas de combustible deberá registrarse en el formato Bitácora de gasolina SEER-DSA-RM-

10.



Registro




Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Gestión Administrativa de Requerimientos del Parque Vehicular



Subdirección de Control Vehicular de la Dirección Administrativa de la O.M. Dirección General Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales. Subdirección de Control Vehicular de la Dirección Administrativa de la O.M. . Subdirección de Servicios Generales de O.M. Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores

01

02

03

04

05

06

07

08

Proporciona anualmente a la Dirección General el Padrón vehicular adscrito para la actualización de los resguardos individuales y pago de derechos vehiculares de cada una de las unidades de transporte pertenecientes al S.E.E.R. Turna el Padrón Vehicular a la Dirección de Servicios Administrativos para su trámite. Remite la información al Departamento de Recursos Materiales para su actualización y trámite. Solicita por medio de oficio el pago de derechos vehiculares de cada uno de los automóviles, y recaba la firma de la Dirección General en señal de autorización. Envía oficio de solicitud a la Dirección de Servicios Administrativos de la O.M. para su gestión. Recibe la información actualizada del Parque Vehicular y tramita anualmente el pago de derechos vehiculares. Del combustible para el parque vehicular Proporciona semanalmente al Departamento de Recursos Materiales recargas electrónicas de combustible para el suministro de cada uno de los vehículos. Distribuye las recargas de combustible en cada vehículo según corresponda y realiza la carga en las estaciones de gasolina autorizadas por Oficialía Mayor d Gobierno del Estado y las registra en el formato bitácora de consumo de combustible SEER-DSA-RM-10.



Registro



Recepción del Conmutador.


Atender y comunicar al público en general a través del conmutador controlando el tráfico de llamadas entrantes y salientes para brindar un mejor servicio de atención.




Unidades Administrativas del SEER




Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Recepción del Conmutador

1. Solo personal autorizado podrá operar el conmutador prohibiendo la entrada y el uso del mismo a personas ajenas

al área. 2. Solo se podrá enrutar el conmutador con previo consentimiento del Departamento de Recursos Materiales. 3. El Operador del conmutador deberá mantener actualizado el directorio con las extensiones correspondientes a

cada Unidad Administrativa. 4. Deberá informar inmediatamente al Departamento de Recursos Materiales de cualquier falla o problema técnico

del conmutador cuando este se presente. 5. No podrá abandonarse el conmutador por mas de 5 minutos sin ser enrutado o suplantada la persona que lo opera.



Registro




Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Recepción del Conmutador



Público en General Conmutador Público en General Conmutador Unidad Administrativa Conmutador

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

Realiza llamadas telefónicas al Sistema Educativo Estatal Regular. Recibe las llamadas locales y/o foráneas a nombre del Sistema Educativo Estatal Regular y no a titulo personal. Solicita se le comunique con alguna de las diferentes Unidades Administrativas indicando el nombre de la Unidad Administrativa y/o extensión telefónica. Identifica la extensión en el directorio y canaliza la llamada a la Unidad Administrativa. Pone la llamada en espera si la extensión se encuentra ocupada e informa al interesado. Atiende entre tanto otras llamadas. Retoma la llamada en espera Comunica a la Unidad Administrativa. Toma la llamada y atiende al interesado (a) Recibe y canaliza nuevas llamadas. Reporta de manera inmediata de algún problema técnico al Departamento de Recursos Materiales.



Registro



Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de cómputo.


Dar servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de cómputo a las Unidades Administrativas.



Dirección Administrativa


Departamento de Recursos Financieros

Unidades Administrativas del SEER




Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Equipos de Computo

1. Solo se realizaran servicios de mantenimiento a aquellas Unidades Administrativas que así lo soliciten por medio

de un memorándum que cuente con la autorización de la Dirección de Servicios administrativos y/o Departamento de Recursos Materiales. Salvo en los casos que por la circunstancia el Titular determine lo contrario.

2. deberá elaborarse en todos los casos un Reporte de Servicio SEER-DSA-RM-15 al término de cada trabajo. 3. Los equipos que aun cuenten con garantía esta deberá hacerse efectiva con el proveedor antes de ser abiertos

por personal de Sistemas o el propio el Responsable de Informática. 4. No se permitirá a los usuarios de los equipos ni a personas ajenas no autorizadas pretender por su cuenta reparar

el equipo ya que el Departamento de Recursos Materiales no se hará responsable de un daño mayor. 5. Deberá mantenerse en todos los equipos de cómputo un monitoreo permanente de los sistemas antivirus con el fin

de evitar daños colectivos a la información y a los propios equipos.



Registro




Hoja: 1 de 2

Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de Computo



Unidad Administrativa

Dirección de servicios Administrativos. Departamento de Recursos Materiales Informática. Auxiliar Contable

01

02

03

04

05

06

07

08

Solicita mediante memorando a la Dirección de Servicios Administrativos el servicio de mantenimiento para el equipo de cómputo de su Área.

Recibe memorando de solicitud, lo rubrica de Vo.Bo. y lo remite al Departamento de Recursos Materiales.

Recibe el memorando de solicitud e instruye a Informática para que realice el servicio. Inicia la revisión física y determina si el servicio requerido corresponde al mantenimiento preventivo o correctivo del equipo. Requiere Mantenimiento Preventivo a) Verifica y actualiza el sistema antivirus. b) Desfragmenta y escanea el disco duro. c) Elimina archivos temporales y archivos basura. d) Limpia interna y externamente el equipo. e) Reinstala nuevamente el equipo en la Unidad Administrativa. Requiere Mantenimiento Correctivo Diagnostica la falla y determina si el equipo requiere cambio de alguna pieza. No requiere Realiza el mantenimiento y continúa el procedimiento.

Si requiere Verifica la existencia de la pieza en el almacén. Si hay existencia Toma la pieza, corrige la falla en el equipo e informa al Auxiliar Contable. Registra y da de baja la pieza en el Inventario de Materiales y elabora el formato reporte de Vale de Salida de Almacén



Registro




Hoja: 1 de 2

Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de Computo



Informática Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Administrativos. Departamento de Recursos Materiales Departamento de Recursos Financieros Informática Proveedor Informática Unidad Administrativa Informática

08

09

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

No hay existencia Cotiza con tres proveedores y entrega las cotizaciones al Departamento de Recursos Materiales. Revisa las cotizaciones, las rubrica en señal de Vo.Bo. y las turna a la Dirección de Servicios Administrativos. Recibe, revisa las cotizaciones, y firma una de ellas en señal de autorización. Devuelve la cotización autorizada al Departamento de Recursos Materiales indicando el proveedor. Solicita el recurso al Departamento de Recursos Financieros mediante el memorando y cotización anexa y firma y sella el acuse de recibo. Proporciona el recurso al Departamento de Recursos Materiales y este a su vez lo entrega a Informática. Recibe el recurso, compra la pieza y solicita al Proveedor la factura a nombre de Gobierno del Estado verificando que cumpla con los requisitos fiscales establecidos por SHCP. Entrega la factura original al Departamento de Recursos Financieros. Corrige el problema en la computadora y elabora el formato SEER-DSA-RM-15. Entrega e instala el equipo y proporciona a la Unidad Administrativa el formato SEER-DSA-RM-15. Recibe el equipo, firma de conformidad y sella el formato SEER-DSA-RM-15 y lo remite a Informática. Recibe formato SEER-DSA-RM-15 y lo distribuye de la forma siguiente: a) Original al Departamento de Recursos Materiales. b) Copia a la Unidad Administrativa.



Registro



Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular.


Dar mantenimiento preventivo y correctivo a los vehículos oficiales adscritos al padrón vehicular del SEER, así como controlar el registro de las comisiones locales y foráneas.

ÁREAS DE APLICACIÓN: Que intervienen en el proceso:

Dirección General

Dirección de Servicios Administrativos

Dirección de Servicios Generales de Oficialía Mayor

Departamento de Recursos Materiales




Hoja: 1 de 1

Procedimiento: Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular

1. La Dirección General y la Dirección Administrativa a través del Departamento de Recursos Materiales serán

quienes autoricen cualquier tipo de servicio y/o mantenimiento que requieran los vehículos asignados al Padrón Vehicular del Sistema Educativo Estatal Regular.

2. Deberá llevarse puntualmente un control por el Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores de todos y cada uno

de los servicios que se realiza al parque vehicular del Sistema Educativo Estatal Regular. 3. El Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores reportará oportunamente al Departamento de Recursos Materiales

de cualquier anomalía encontrada en alguno de los vehículos asignados al Sistema Educativo Estatal Regular. 4. El responsable del Mantenimiento Vehicular será el único autorizado para revisar la condición mecánica de los

vehículos salvo que la Dirección Administrativa determine alguna otra persona. 5. La Dirección de servicios Administrativos a través del Departamento de Recursos Materiales es el facultado de

autorizar los traslados locales y foráneos de los vehículos para las comisiones. 6. Los vehículos oficiales solamente serán utilizados para traslados de comisiones estrictamente de carácter oficial. 7. El personal que utilice alguno de los vehículos están obligadas a tener licencia de conducir vigente y presentarla

al Departamento de Recursos Materiales, así como darles buen uso y entregar las unidades en las mismas condiciones en que se les entrega

8. En todos los traslados deberá ser llenada la bitácora formato No. SEER DSA- RM-06 de uso de cada unidad por el

usuario solicitante.



Registro




Hoja: 1 de 3




Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Administrativos. Departamento de Recursos Materiales Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Generales de la O.M. Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores

01

02

03

04

05

06

07

08

09

10

11

12

Revisa el estado físico y mecánico del Parque Vehicular y reporta al Departamento de Recursos Materiales las fallas encontradas y/o el mantenimiento requerido. Verifica el presupuesto disponible en la partida correspondiente. Solicita autorización de forma económica a la Dirección de Servicios Administrativos para reparar o meter al servicio el vehículo. Autoriza la reparación del vehículo. Instruye al Departamento de Recursos Materiales, para que realice el trámite correspondiente ante la Dirección de Servicios Generales de la O.M. Indica al Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores que reúna las cotizaciones con los proveedores asignados por la Dirección de Servios Generales de la O.M. Reúne y presenta las cotizaciones al Departamento de Recursos Materiales. Elabora oficio de solicitud y anexa Formato Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Vehículos y agrega las cotizaciones. Recaba la firma de la Dirección General en el oficio, y lo envía junto con los anexos antes mencionados a la Dirección de Servicios Generales de la O.M. Para ser autorizado. Recibe oficio Formato Solicitud de Mantenimiento y/o Reparación de Vehículos, cotizaciones y firma acuse de recibo. Informa en forma económica al Departamento de Recursos Materiales que puede pasar a recoger la Orden de Servicio indicando el Proveedor asignado para dar el servicio. Recoge la Orden de Servicio en la Dirección de Servicios Generales de la O.M.



Registro




Hoja: 2 de 3




Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores Proveedor de Servicio Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores Proveedor de Servicio Departamento de Recursos Materiales Proveedor Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores. Unidades Administrativas

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

Acude con el Proveedor y deja el vehículo y la Orden de Servicio expedida por la O.M. Repara el vehículo y lo entrega al Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores. Recibe y revisa el vehículo No se corrige la falla y/o no realiza correctamente el servicio de mantenimiento Solicita que lo revise y lo vuelva a reparar para que lo entregue funcionando correctamente. Corrige la falla y/o realiza correctamente el servicio de mantenimiento Continúa procedimiento. Presenta al Departamento de Recursos Materiales la factura original y la Orden del Servicio. Verifica que la factura cumpla con las disposiciones fiscales establecidas por la SHCP y las características de la reparación o el tipo de servicio realizado. Recaba de la Dirección de Servicios Administrativos la rúbrica de visto bueno y conserva una fotocopia. Entrega al Proveedor la factura con el visto bueno. Entrega la factura original a la Dirección de Servicios Generales de la O.M. Para trámite de su pago. Informa al Departamento de Recursos Materiales que el vehículo ha sido reincorporado al Parque Vehicular a disposición de nuevas comisiones. Comisiones vehiculares Solicitan a la Dirección de Servicios Administrativos por medio de memorando el préstamo de un vehículo, para realizar determinada comisión.



Registro




Hoja: 3 de 3




Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales Mtto. Vehicular y Servicios Básicos Menores Unidad Administrativa Mtto. Vehicular Y Servicios Básicos Menores Unidad Administrativa Mtto. Vehicular y Servicios Básicos Menores

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

Consulta en forma económica con el Departamento de Recursos Materiales la disponibilidad de los vehículos. Verifica la disponibilidad e informa a la Dirección de Servicios Administrativos. Rubrica el memorando en señal de autorización del préstamo del vehículo y lo remite al Departamento de Recursos Materiales. Presta en comisión el vehículo e instruye al Mtto. Vehicular y Servicios Básico Menores.

Entrega el vehículo a la persona designada por la Unidad Administrativa para conducir el vehículo y le solicita: a) Mostrar licencia de manejo vigente b) Registrar la salida del vehículo en la Bitácora de Comisiones formato

SEER-DSA-RM-06. c) Firme y sella Resguardo Vehicular para Comisión Formato SEER-DSA-

RM-05 Termina comisión y devuelve el vehículo al Departamento de Recursos Materiales. Recibe el vehículo y revisa las condiciones físicas al momento de la entrega. Solicita a la Unidad Administrativa que registrar la entrega en el formato SEER-DSA-RM-06. Registra la entrega en el formato SEER-DSA-RM-06 Archiva formato SEER-DSA-RM-06 e Informa al Departamento de Recursos Materiales que el vehículo queda a disposición de nuevas comisiones.



Registro

anexo RM-RM-01

Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original : Dirección General de Adquisiciones de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. Copia: Departamento de Recursos Materiales Periodicidad Mensual. Clave del anexo RM-RM-01

Solicitar y gestionar ante la Dirección General de Adquisiciones

de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado el material de las

partidas presupuestales que se requieren.

Objetivo

Requisición de Material

anexo RM-ST-09

Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original : 1a. Copia: Dirección General de servicios Generales de Oficialía Mayor de Gob. del Edo. Subdirección de Servicios Básicos de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. 2a. Copia: Interesado 3a. Copia: Archivo 1a. Copia: Minutario Periodicidad Cuando lo soliciten los Centros de Trabajo Clave del anexo RM-ST-09

Solicitar el trámite de pago, contratación y/o inclusión de los

centros de trabajo requerientes ante la Subdirección de

Servicios Básicos de la Oficialía Mayor de Gobierno del

Estado.

Objetivo

Oficio de solicitud de trámite a la oficialía Mayor

de Gobierno del Estado

ANEXO DSA-RM-03

SECRETARIA DE EDUCACION SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR

DIRECCION DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

No. DE OFICIO: DSA .

ASUNTO:

San Luis Potosí, S.L.P., A de de 2003.

C. OFICIAL MAYOR DE GOBIERNO DEL ESTADO

P R E S E N T E.

AT’N: SUBDIRECTOR DE SERVICIOS BASICOS

Por medio de este conducto, solicito a Usted de la manera más atenta, gire sus apreciables instrucciones a quien corresponda, la Contratación e

Inclusión del a la con domicilio en.

Sin otro asunto en particular y esperando contar con su apoyo,

agradeciendo de antemano su oportuna respuesta al presente, quedo de Usted.

A T E N T A M E N T E SUFRAGIO EFECTIVO. NO. REELECCION SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR

DIRECTOR GENERAL c.c. Interesado C.c. Archivo/Minutario. PL.MSAS/C.P.JPMM/msgt.

Secretaria de Educación

Gobierno del Estado

Sistema Educativo Estatal Regular

anexo SEER-DSA-RM-SF-03

Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original : Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. 1a. Copia: Dirección General de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. 2a. Copia: Interesado 3a. Copia: Archivo 1a. Copia: Minutario Periodicidad Cuando lo soliciten los Centros de Desarrollo Infantil Clave del anexo RM-SF-03

Solicitar el trámite de Fumigación y/o Mantenimiento de

Inmuebles ante la Dirección General Servicio Generales de la

Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.

Objetivo

Oficio de solicitud de trámite a la oficialía Mayor

de Gobierno del Estado


DSA-

San Luis Potosí, S.L.P., A de

del 200

.

C.

OFICIAL MAYOR DE GOBIERNO DEL ESTADO

P R E S E N T E.

AT’N:

DIREC

TOR GENERAL DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Por medio del presente solicito atentamente, tenga a bien girar sus

instrucciones a quien corresponda para que se contrate el servicio de

ubicado en

, con

domicilio en

,de

esta Ciudad, lo anterior con cargo a la Partida Presupuestal

. Se anexa el reporte del SIF.

En

espera de una respuesta favorable a nuestra petición, agradezco de antemano sus finas atenciones al

presente.

A T E N T A M E N T E

SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION

SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR

DIRECTOR GENERAL

C.C.P. Director de Servicios Generales.

Proceso

Solicita Presupuesto Anual

Capítulos 2000 y 3000, al

DRM, de acuerdo a los

lineamientos de la Secretaría

de Finanzas.

Dirección de Servicios

Administrativos (DSA)

Departamento de Recursos

Materiales (DRM)

Elabora análisis de registros

mensuales por partida

presupuestal y obtiene costo

promedio de lo ejercido.

1

Obtiene costo de cada Centro

Educativo ó Área

Administrativa de nueva

creación y repercusión en el

Presupuesto.

Coteja con Subdirección de

Servicios Generales OM el

gasto a ejercer en servicios

básicos de Centros

Educativos y Unidades

Administrativas.

1

Revisa Proyecto de

Presupuesto Anual

Remite al DRM para su

trámite correspondiente.

Elabora oficio dirigido a

DGPP-SF con firmas de

funcionarios facultados.

Recibe por e oficio proyecto

de presupuesto anual y

remite oficio con datos de

registro de recepción.

2

Dirección de Servicios Administrativos Departamento de Recursos Materiales

Elaboración del Proyecto del Presupuesto Anual

Presenta a DSA Presupuesto

Anual.





Remite al DRM para

corrección. ¿Aprueba?

No

Si

A1

A2

Envía Presupuesto anual

para autorización a DGPP-

SF, para autorización,

recabando acuse de recibo.

Dir. Gral. de Plan. y Prepto.

(DGPP-SF)

Obtiene acuse de recibo y

archiva con copia del

Presupuesto Anual enviado.


Materiales (DRM)


Materiales (DRM)

Formulo

Juana Patricia Medellín Mendoza

Reviso

María Cristina Turrubiartes Hernández

Registro

Proceso

2

Recibe oficio de autorización

de presupuesto anual de la

DGPP-SF.

Recibe oficio de autorización

de presupuesto anual para

ejercerlo y archiva.


Elaboración del Proyecto del Presupuesto Anual

Turna oficio de autorización

de presupuesto anual al

DRM.


Materiales (DRM)

Envía copia de presupuesto

anual autorizado a


Financieros para su

conocimiento y aplicación.

Dirección General (DG)

Informa a DG oficio del

presupuesto anual

autorizado.

Dir. Gral. de Plan. y Prepto.

(DGPP-SF)

Fin

Formulo


Reviso


Registro

Proceso

Formulo


Reviso


Registro

Solicita por oficio a DSA

apoyo para realizar

actividades programadas en

el plan Anual.

Titular de la




Recibe oficio de solicitud y

firma de autorización.

1

Turna Oficio de solicitud con

requerimientos al DRM.

1

Elabora requerimiento de

documentos solicitados

previamente firmados por la

DSA de autorización y Vo.Bo.

del DRM

Recibe original de

requerimiento y firma acuse

de recibo

Elige y autoriza a Proveedor

a elaborará los impresos.

Presenta a Proveedor con

Titular de Unidad

Administrativa solicitante.

2


Apoyo a eventos especiales

Recibe Oficio de solicitud y

clasifica el tipo de apoyo a

otorgar a Unidad

Administrativa, en las

siguientes modalidades.

Dir. Gral. de Adquisiciones

de O.M. (DGA-OM)

Acude al Departamento de

Recursos Materiales

Indica a Proveedor

especificaciones de

impresos.

Proveedor


Materiales (DRM)


Materiales (DRM)

Impresos

Asistente Admvo. (AACIME)

Envía documento de

requerimiento en original y

copia a DGA-O.M.


Materiales (DRM)

Proceso

Elabora impresiones y entrega

a Unidad Administrativa

Proveedor

Titular de Unidad

Administrativa (TUA)

Revisa impresos cumplan

con lo requerido e informa al

DRM que ha recibido

material.

3

3

Presenta cotizaciones a

DSA, para que firme de

Vo.Bo.

Revisa cotizaciones y elige

al proveedor se ajuste al

presupuesto y calidad,

remite al DRM

Contrata a Proveedor

designado y lo contacta con

TUA solicitante para acordar

entrega del mobiliario y/o

equipo.

Recoge mobiliario y/o equipo

y acude al DRM donde se le

sella factura original y deja

una copia.



Cotiza con tres proveedores

y/o prestadores de servicios.



Proveedor


Materiales (DRM)

Presenta al DRM Orden de

Compra en original y acuse

de recibo.

Proveedor

mobiliario y equipo


Materiales (DRM)


Materiales (DRM)

Realiza evento y devuelve

mobiliario y/o equipo a

proveedor.


Presenta factura original

sellada al DRF.

2

4

Formulo


Reviso


Registro

SEER-DSA-RM-VF-07

SEER-DSA-RM-VS-02

SEER-DSA-RM-VS-02

SEER-DSA-RM-VS-02

Proceso




Materiales (DRM)

Turna Oficio de solicitud de

material al Auxiliar Contable.

5

Recibe material y lo coteja

con el Formato, firma y sella

Reúne material y lo entrega a

Unidad Administrativa con

Formato.

Elabora Formato e indica a

almacenista de materiales

solicitados.

Auxiliar Contable

Almacenista


4

Recibe factura original

sellada por el DRF y

programa pago a Proveedor.


Financieros (DRF)

Material de oficina en general

SEER-DSA-RM-VS-02

5

Recibe Formato y archiva.

Auxiliar Contable

Solicita por oficio servicio de

fotocopiado adjunta

documentos.


Fotocopiado

Recibe oficio de solicitud de

servicio de copias y turna a

fotocopiado documentos a

reproducir.


Materiales (DRM)


realiza servicio de

fotocopiado.

Fotocopiado

Reproducido material

solicitado elabora formato.

SEER-DSA-RM-VF-07

Entrega a UA original y

reproducción de copias y

solicita que firme formato.

6

Formulo


Reviso


Registro

SEER-DSA-RM-07

Proceso



Firma y sella Formato y

remite a Fotocopiado

Recibe Formato y archiva.

Fotocopiado

6

Recibe original y copias

solicitadas y verifica que

correspondan a la cantidad

solicitada.

SEER-DSA-RM-07



Materiales (DRM)

Informa al término de cada

evento al DSA se cumplio de

acuerdo a lo requerido

Fin

Formulo


Reviso


Registro



Recibe el análisis y lo archiva

Concentra mensualmente Órdenes

de Compra por partida

presupuestal.

Proporciona al

Departamento de RM

Reporte del total de lo

ejercido

Recibe reporte y lo verifica

con el Auxiliar Contable

Prepara informe general

de los Movimientos ejercidos

Y lo devuelve al Auxiliar

Contable para su archivo

1

1

Elabora reporte mensual de

adquisiciones autorizadas por

la DGAOM y ordena por

partida presupuestal.

Auxiliar Contable

Depto. Recursos

Materiales (DRM)

Auxiliar Contable

fin

Proceso

Formulo


Reviso


Registro

SEER-DSA-RM-VS-02

SEER-DSA-RM-VS-02

Proceso


Cotización y control de compras



2


Materiales (DRM).

Secretaria y Control de

Compras (SCC)

Almacenistas

1


(UA)

Material de oficina en general

SEER-DSA-RM-VS-02

3

Almacenista

Secretaria y control de

compras

Departamento de

Recursos Materiales

4

Formulo


Reviso


Registro

Recibe oficio de solicitud y lo

turna al (DRM).

Revisa oficios de solicitud y

los turna Secretaria y Control

de Compras.

Solicita por oficio adquisición

de mobiliario y/o materiales.

Consulta con almacenista la

existencia requerida.

Verifica si cuenta con

existencia de lo que le están

solicitando.

¿Existencia?

Si

No

Elabora Reporte Salida de

Almacén formato SEER-

DSA-RM-VS-02.

Cotiza con diferentes

proveedores el material y/o

mobiliario requerido.

Obtiene tres cotizaciones y

las presenta al (DRM)

Recibe cotizaciones,

aprueba y las presenta a la

(DSA)

Revisa cotizaciones y

autoriza la mejor opción y la

rúbrica de Vo.Bo. Y la remite

al (DRM).


Administrativos

SEER-DSA-RM-VS-02

SEER-DSA-RM-RS-20

SEER-DSA-RM-VS-02

SEER-DSA-RM-RS-20

SEER-DSA-RM-VS-02

SEER-DSA-RM-RS-20

SEER-DSA-RM-VS-02

SEER-DSA-RM-RS-20

SEER-DSA-RM-VS-02

SEER-DSA-RM-RS-20

SEER-DSA-RM-VS-02

SEER-DSA-RM-RS-20

Proceso


Cotización y control de compras

5

Secretaria y Control

de Compras (SCC)

Almacenistas

4

Proveedor

5


6

Formulo


Reviso


Registro

Entrega a SCC material y/o

mobiliario solicitado y

factura en original y copia.

¿Cumple?

No

Si

Remite al Proveedor hasta

que presente lo solicitado y/o

factura correctamente.

A1

A2

Remite factura original al

(DRF) donde se efectuará

pago al proveedor.

Elabora formato de acuerdo

el tipo solicitado y lo turna al

Almacenista para su entrega.

(SCC)

SEER-DSA-RM-VS-02

SEER-DSA-RM-RS-20

Obtiene copia del formato.

Entrega a Unidad

Administrativa formato y

solicita que firme acuse de

recibo.

Recibe material y/o

mobiliario y registra los

datos del formato y lo remite

al Almacenista.

Remite a Secretaria y

Control de Compras formato

original de acuse de recibo.

Recibe acuse de recibo en

original formato y archiva.

Efectúa el pedido con el

Proveedor con la cotización

autorizada.

Secretaria y Control

de Compras

Recibe formato según

corresponda y entrega el

material y/o mobiliario

solicitado.

Elabora formato de acuerdo

el tipo solicitado y lo turna al

Almacenista para su entrega.

(SCC)

Proceso


Operación y Control del Centro de Fotocopiado

2


Materiales (DRM)

Fotocopiado

1



2


Formulo


Reviso


Registro

Unidad Administrativa (UA)

Solicita por medio de oficio y/o

Memorándum a la DSA.

Recibe oficio, lo firma de

autorización y lo turna

al DRM.

Turna oficio de servicio

autorizado a Fotocopiado.

Recibe oficio de solicitud

y realiza el servicio.

Fotocopiado

Registra el servicio

realizado en el formato

SEER-DSA-RM-VF-07.

Entrega a la UA las fotocopias

recabando acuse de recibo

en formato.

SEER-DSA-RM-VF-07.

Recibe fotocopias,

firma formato y

lo remite

a Fotocopiado.

Recibe y archiva

formato.

SEER-DSA-RM-VF-07.

SEER-DSA-RM-VF-07.

Mensualmente

elabora reporte.

Turna al DRM

el reporte.

Fotocopiado


Materiales (DRM)

Revisa reporte

Fin

Proceso





1


Materiales (DRM).

Administración de la

Unidad de Matto. SEER

1

Dirección General


Materiales


Generales de O. M.

2

Formulo


Reviso


Registro

Edificio Admvo. Matto dos

veces por año, Centro de

Desarrollo Infantil tres veces

por año.


lo remite al DRM.

Recibe acuse de recibo de

oficio.

Solicita a DSA servicio de

fumigación y/o

mantenimiento.

Firma de visto bueno solicitud

indicando aprobación y remite al

(DRM)

Recibe memorando clasifica

por tipo de servicio y unidad

administrativa.

Elabora oficio de Solicitud y

lo turna a la Dirección

General del SEER.

Firma Oficio de Solicitud

y lo remite al (DRM).

Envía oficio de Solicitud a

la DSG de O.M. Para

autorización.


Materiales (DRM).


Generales de O. M.

Designa al Proveedor e

Informa al DRM del

S.E.E.R.

Proceso



3


Materiales (DRM).

2


Materiales (DRM).

3

4

Formulo


Reviso


Registro

Confirma con el

Administrador del edificio el

cumplimiento del servicio.

Recibe del Proveedor

factura y verifica que cumpla

con los requisitos

Obtiene fotocopia de la

factura.

Registra los datos al original

y copia de la factura.

Remite al Proveedor factura

original para que realice el

trámite de cobro.

Proveedor

Solicita al Proveedor que

presente la factura con los

datos fiscales del SEER.

Se presenta en el DRM a

realizar el trabajo solicitado.

Canaliza con

Encargado del Mantenimiento

del Edificio Administrativo.

Proveedor

Realiza servicio solicitado y

posteriormente se presenta

al DRM.


Materiales (DRM).

¿Realiza el servicio?

No

Si

Se le exige el cumplimiento.

continua procedimiento.


¿Cumple con requisitos?

No

Si

continua procedimiento.

Remite al Proveedor para su

corrección.

Proceso

4

Archiva en el

expediente

correspondiente la

copia de la factura del

servicio realizado.

Fin

Formulo


Reviso


Registro




Proceso


Control y Registro de Inventario de Mobiliario y Equipo

1


1


Administrativos


Materiales

Dirección de Control

Patrimonial de la O.M.

2

Formulo


Reviso


Registro

Recibe memorando, lo rubrica

y lo remite al DRM.

Actualiza base de datos de

Mobiliario y Equipos de la


patrimonial.

Solicita a la DSA mediante

memorando la integración del

mobiliario y/o equipo a la base

de datos.

Elabora oficio y turna a la


Administrativos.

Recibe oficio, lo rubrica y

lo remite al

Departamento de

Recursos Materiales.

Envía oficio con la factura

anexa a la Dirección de

Control Patrimonial de la

O.M.


¿El movimiento es una

Alta?

No

Si

Fin del proceso




Materiales

Recibe oficio y sella

el acuse de recibo.

Asigna un número de inventario

al mobiliario y/o equipo y envía

personal autorizado DRM.


Materiales

Indica al personal autorizado

La ubicación física del

mobiliario y equipo.

Proceso



3


Materiales (DRM).

2 3

4

Formulo


Reviso


Registro

Recibe y archiva el formato

Realiza actualización en la

base de datos de la Dirección

de Control Patrimonial de la

O.M.

Elabora el resguardo

y lo envía a la Unidad

Administrativa responsable

del bien.

Recibe y firma el formato y

lo devuelve al DRM.

.

¿Es una modificacion?

No

Si

Fin del proceso



Patrimonial de la O.M.

Etiquetan en base al oficio y

factura el mobiliario y equipo.

SEER-DSA-RM-17


Materiales (DRM).


SEER-DSA-RM-17

SEER-DSA-RM-17


Solicita por medio de

memorando al DRM la

modificación en el inventario

Recibe memorando

y lo remite al ACIME

Elabora formato y lo envía a

la Unidad Administrativa

SEER-DSA-RM-18

Recibe el formato, lo firma

y lo sella, y lo remite al DRM



Recibe formato, lo archiva y

envía a los almacenistas a

recoger físicamente el

mobiliario o equipo.

SEER-DSA-RM-18

SEER-DSA-RM-18

3

Proceso

4

Fin

Formulo


Reviso


Registro



Almacenista

Recoge en la Unidad

Administrativa el

mobiliario o equipo y lo

resguarda en bodega.

RM-RM-01.

RM-RM-01

Proceso


Requisiciones de Material

2


Materiales (DRM).

1

Anexo RM-RM- 01

2

Almacenista


Materiales (DRM)

3

Formulo


Reviso


Registro

Auxiliar Contable


Materiales (DRM).

Verifica periódicamente

los faltantes en las existencias

de las Partidas .

Elabora las requisiciones

de material e imprime

anexo


Revisa y turna las requisiciones

de material a la DSA.


Administrativos

Recibe anexo, lo rubrica,

recaba rúbrica de la

Dirección General y lo

devuelve al DRM.


Materiales (DRM).

Envía a la Dirección General

de Adquisiciones de la

O.M. anexo

Dirección General de

Adquisiciones O.M. (DGAOM)

Recibe las

requisiciones impresas anexo y

verifica que no rebase el

presupuesto .

Anexo RM-RM- 01

Realiza proceso de licitación y

asignación de Proveedores.

Recibe y revisa el material

que cumpla con

Especificaciones en la

Orden de compra

Firma, sella la Orden de

Compra y factura del Proveedor

y turna copia al Auxiliar

Contable

Concentra y archiva las copias

de Órdenes de Compra

y/o Facturas.

Proceso


Control de salidas de mobiliario y equipo para reparación

2

1

2

Formulo


Reviso


Registro



(UA).


Administrativos

Auxiliar Contable

Auxiliar Contable

SEER-DSA-RM-VS-08

Proveedor

Solicita mediante

memorando la reparación

de determinado equipo o

mobiliario.

Recibe el memorando y lo

rubrica en señal de

autorización y lo remite

al DRM.

Recibe memorando

e instruye al Auxiliar Contable .


Materiales (DRM)

Recibe instrucciones y elabora

el formato de Vale de Salida

de Equipo.

SEER-DSA-RM-VS-08

SEER-DSA-RM-VS-08

Presenta el formato al DRM

para que autorice la salida del

equipo o mobiliario

Entrega formato al

Proveedor quien firma la

copia como responsable.

Recibe copia del

formato y lo presenta

a la UA solicitante .

SEER-DSA-RM-VS-08

Recoge el equipo o mobiliario

de la UA y presenta el formato

al vigilante del Edificio

Administrativo .

SEER-DSA-RM-VS-08

Entrega el equipo o mobiliario

Reparado a la UA.

Recibe equipo ó

mobiliario y lo revisa.

¿Bien reparado?

No

Si

A

A

3

Proceso

3

Fin

Formulo


Reviso


Registro


Control de salidas de mobiliario y equipo para reparación

Proveedor

Entrega factura en original

y copia al Departamento de

Recursos Financieros.

Remite al DRM copia del

formato y se le libera de la

responsabilidad .

SEER-DSA-RM-VS-08

Auxiliar Contable

Recibe formato y registra

en el mismo la fecha de

entrega y lo archiva.

SEER-DSA-RM-VS-08


Proceso


Control y gestión de los servicios básicos: agua potable, energía eléctrica y servicio telefónico

2

1

2

Formulo


Reviso


Registro

Centros Escolares


Asistente Administrativo

(AACIME)

Subdirección de Servicios

Básicos de la OM (SSBOM)

Asistente Administrativo

(AACIME)


Materiales (DRM)

DSA-RM-ST-09

DSA-RM-ST-09

Solicitan por medio de oficio

a la Dirección General

tramites de servicios básicos:

Turna oficio a la


Administrativos y a su

vez al (DRM).

Turna oficio de solicitud

al Asistente Administrativo

y lo Instruye.

Recibe oficio de solicitud

y elabora Anexo .

Entrega Anexo a Subdirección

de Servicios Básicos OM.

DSA-RM-ST-09

Recibe Anexo y remite

a firma acuse de recibo

a AACIME

Recibe acuse de recibo

Anexo y archiva.

DSA-RM-ST-09


Básicos de la OM (SSBOM)

Realiza el trámite ante las

instancias correspondientes.

Permanece en constante

comunicación telefónica

.


Materiales (DRM)

Lleva el control mensual y

anual del presupuesto

asignado al SEER

Fin

Proceso


Gestión Administrativa de Requerimientos del Parque Vehicular

2

1 2

Formulo


Reviso


Registro

Subdirección de Control

Vehicular (SCVDAOM)



Materiales (DRM)


Genérales (DSGOM)



SEER-DSA-RM-10.

Fin

Proporciona anualmente

a la Dirección General

el Padrón vehicular

adscrito al S.E.E.R.

Turna el Padrón Vehicular a la


Administrativos para su trámite.

Remite la información

al Departamento de

Recursos Materiales

Solicita por medio de oficio

el pago de derechos y

Recaba firma de la DG.

Envía oficio de solicitud

a la SCVDAOM

Recibe la información

actualizada del Parque Vehicular

Subdirección de Control

Vehicular (SCVDAOM)

Proporciona semanalmente

al DRM recargas electrónicas.

Del combustible

Distribuye las recargas de

combustible y registra en

formato bitácora

Proceso


Recepción del Conmutador

2

1 2

Formulo


Reviso


Registro

Publico en General

Conmutador

Publico en General

Fin

Realiza llamadas

telefónicas al

SEER.

Recibe las llamadas

locales y/o foráneas

a nombre del SEER.

Solicita se le

comunique con

alguna Unidad

Administrativa

Identifica la extensión

y canaliza la llamada

¿Extensión ocupada?

No

Si

A

Atiende entre tanto

otras llamadas.

Retoma la llamada

en espera

Comunica a la

Unidad Administrativa A

Toma la llamada

y atiende al

interesado (a)


Conmutador

Recibe y canaliza

nuevas llamadas.

Reporta de manera inmediata

de algún problema técnico.

Proceso


Mantenimiento Preventivo y Correctivo a Equipos de Computo

2

1 2

Formulo


Reviso

María Cristina Turrubiartes Hernández Registro


(UA).



Informática


Materiales (RMS)

¿Hay existencia

en almacén ?

No

Si

Solicita mediante

memorando a la

DSA mantenimiento

Recibe memorando,

lo rubrica de Vo.Bo.

y lo remite al DRM.

Recibe el memorando

e instruye a

Informática

Inicia la revisión física

y determina el

servicio requerido

¿Mantenimiento preventivo?

No

Si

A

Verifica

Desfragmenta

Elimina

Limpia

Reinstala

Diagnostica y

determina si requiere

cambio de alguna

pieza.

¿Cambio de pieza?

No

Si

C

Toma la pieza,

corrige e informa al

Auxiliar

Contable.

Registra y da de baja

la pieza en el

Inventario y

elabora formato

Auxiliar Contable

SEER-DSA-RM-02.

3

A

B

D

Proceso



4

3

4

Formulo


Reviso


Informática

A

¿Cumple requisitos

fiscales?

No

Si

A

SEER-DSA-RM-15.

Cotiza con tres

proveedores y entrega

las cotizaciones

al DRM.

Revisa las

cotizaciones

y las turna a la DSA.


Materiales (DRM)

Recibe, revisa las cotizaciones

y firma en señal de

autorización.



Devuelve la cotización a

autorizada al DRM.

Solicita el recurso al

Departamento de

Recursos Financieros.


Materiales (RMS)

Proporciona el recurso

al DRM y este a su vez

lo entrega a

Informática.


Financieros (DRF)

Recibe el recurso,

compra la pieza y

solicita factura

verificando requisitos

fiscales

Informática

Entrega la factura

original al DRF.

Proveedor

Corrige el problema

y elabora el formato

Informática

Entrega e instala el

equipo y proporciona

a la UA formato

SEER-DSA-RM-15.

5

B

C

D

Proceso



5

Formulo


Reviso



Recibe el equipo,

firma y sella formato

y lo remite a

Informática.

SEER-DSA-RM-15.

Informática

Recibe formato y lo distribuye

SEER-DSA-RM-15.

Fin

Proceso


Mantenimiento y Comisiones del Parque Vehicular

2

1

2

Formulo


Reviso


Responsable del

Mantenimiento Vehicular


Materiales (DRM)




Materiales (RMS)


Materiales (DRM)

Responsable del


3

Revisa el estado

físico y mecánico

del Parque

Vehicular y reporta

al DRM.

Verifica el

presupuesto

disponible

Solicita autorización

a la Dirección de

Servicios

Administrativos.

Autoriza la reparación

del vehículo.

Instruye al DRM, para

que realice trámite

ante la DSGOM.

Indica al Responsable

de Mantenimiento

Vehicular que

reúna las cotizaciones

Reúne y presenta

las cotizaciones

al DRM.

Elabora oficio de solicitud ,

Anexa Formato y

agrega cotizaciones.

Recaba firma de

Dirección General

en el oficio, y lo

envía DSGOM.

Recibe oficio

Formato,

cotizaciones y firma

acuse de recibo.


Generales OM (DSGOM)

Informa en forma

económica al DRM.

Proceso



4

3

4

Formulo


Reviso


Responsable del


Proveedor de Servicio

Responsable del



5


Recoge la Orden de Servicio

en la DSGOM.

Acude con el

Proveedor y deja

el vehículo.

Repara el vehículo

y lo entrega al

Responsable de

Mantenimiento Vehicular.

Recibe y revisa

el vehículo

¿Se corrigió la falla?

Si

Solicita que lo

revise y lo vuelva

a reparar.

No

Presenta al DRM

factura original y la

Orden del Servicio.

Verifica que la factura

cumpla con las

disposiciones fiscales.

¿Cumple?

Si

No


Materiales (DRM)

A

A

Recaba de la DSA la rúbrica

de visto bueno y conserva

una fotocopia.

Entrega al Proveedor

la factura con el

visto bueno.

Entrega la factura

original a la DSGOM

Para trámite de

su pago.

Proceso



6

5

6

Formulo


Reviso


Responsable del




Materiales (DRM

7

Responsable del


A Informa al DRM que el vehículo

ha sido reincorporado al

Parque Vehicular.

Comisiones vehiculares

Solicitan a la DSA

el préstamo de un

vehículo,.



Verifica la

disponibilidad e

informa a la DSA.


Materiales (DRM)

Rubrica el memorando

y lo remite al DRM.



Consulta en forma económica

con el DRM la disponibilidad

Presta en comisión

el vehículo.

Entrega el vehículo

a la persona

designada por la UA

Termina comisión y

devuelve el vehículo

al DRM.


Recibe el vehículo

y revisa las

condiciones físicas.

Responsable del


Solicita a la UA

que registrar la

entrega en formato

SEER-DSA-RM-06.

Proceso



7

Formulo


Reviso



SEER-DSA-RM-06

Responsable del


SEER-DSA-RM-06.

Fin

Registra la entrega

en el formato

Archiva formato e

Informa al DRM.


CATALOGO de Formas

APLICADO A:


SAN LUIS POTOSI, S. L. P., Octubre 2016

Llevar un control de salidas del Almacén del Departamento de


Reporte de Vale de Salida

Objetivo

SEER-DSA-RM-VS-02

1

6

5

4 3

2

8 10

9

7

Elabora Departamento de Recursos Materiales Distribución Original: Departamento de Recursos Materiales. 1a Copia: Unidad Administrativa que recibe el material Periodicidad Diario Medio para obtener la forma Forma Impresa (Imprenta) Nombre del archivo Catálogo de Formas Documento Reporte de Vale de Gasolina DSA-RM-VS-02.

Día en que se elabora el reporte

Unidad Administrativa que recibe el material

Partida Presupuestal afectada

Clave del artículo de acuerdo al catalogo codificador

Unidad de Medida del articulo

El número de artículos que se entregan

Características del artículo entregado

Nombre, firma y sello de la persona que recibe el

material

La firma del Director de Servicios Administrativos.

La firma y sello del Jefe del Departamento de


i n s t r u c t i v o

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

.10

SEER-DSA-RM-VS-02

Llevar un control de inventarios de mobiliario y equipo

responsabilizando mediante un resguardo individual firmado por cada

responsable de área del uso del mismo

Resguardo individual de bienes muebles

Objetivo

SEER-DSA-RM-R-04

1

2

3

4 5 6 7

8

9

10 11

Elabora Dirección de Control Patrimonial de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. Distribución Original: Dirección de Control Patrimonial de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado. 1a Copia: Departamento de Recursos Materiales. 1a Copia: Resguardante Periodicidad Semestral Medio para obtener la forma Programa Access Nombre del archivo SEER-DSA-RM-R-04 Inventario S.E.E.R. 2008

Dependencia resguardante.

Clave y tipo de identidad de la Dependencia.

Nombre del responsable directo del bien.

Numero de control oficial del bien.

Tipo de bien y/o mobiliario resguardado.

Marca del fabricante.

Especificaciones del modelo.

No. seriado del articulo (Electrónicos).

Sello del Área encargada del control patrimonial.

Nombre completo y firma del titular responsable del

resguardo.

Nombre, firma del Director de Servicios Administrativos


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8

9.

10.

11.

SEER-DSA-RM-04

Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original: Departamento de Recursos Materiales 1a Copia: Usuario responsable Periodicidad Diariamente Medio para obtener la forma Programa Excel, Office XP Nombre del archivo Resguardo Vehicular SEER-DSA-RM-RV-05

Nombre de la entidad administrativa a donde pertenece

el usuario responsable

Día en que se elabora el resguardo.

El número de registro de cada vehículo

El nombre comercial del vehículo

La marca comercial del vehículo

El año de la fabricación del vehículo.

La serie del motor

Color de la unidad, características propias y número de

placas.

El nombre y firma del resguardante.

El nombre y firma del Director de Servicios

Administrativos.

El nombre y firma del jefe de Recursos Materiales.


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

SEER-DSA-RM-RV-05

Llevar un control de los resguardantes de las unidades vehiculares

Bitácora de Comisiones de Vehículos

Objetivo

SEER-DSA-RM-BV-06

1

2

3 3.3) 3.2) 3.1) 3.4)

4.1) 4.2) 4.3) 4.4) 4.5) 4.6) 4.7) 4.8)

4

Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original: Departamento de Recursos Materiales Periodicidad Diariamente Medio para obtener la forma Programa Excel, Office XP Nombre del archivo Bitácora de vehículos. SEER-DSA-RM-BV-06

Nombre de la Dependencia

Fecha de elaboración de la bitácora (año y mes).

Especificar datos del vehículo

3.1) No. Económico (anotar numero se serie)

3.2) Marca (empresa automotriz)

3.3) Modelo (Registrar el año)

3.4) Placas. (Anotar el numero)

Especificar datos del servicio

4.1) Fecha en que se utiliza el vehículo

4.2) Salida (registrar hora y kilometraje)

4.3) Traslado (de: origen a: destino)

4.4) Llegada (registrar hora y kilometraje)

4.5) Rendimiento (kilometraje)

4.6) No. De licencia (La que corresponde al conductor)

4.7) Asunto (Mencionar el motivo de la solicitud)

4.8) Nombre (Registrar nombre y firma del operador

del vehículo)


1.

2.

3.

4.

SEER-DSA-RM-BV-06

Llevar un control del número de fotocopias

Vale de fotocopiado

Objetivo

SEER-DSA-RM-VF-07

Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original: Departamento de Recursos Materiales Periodicidad Diariamente Medio para obtener la forma Programa Excel, Office XP Nombre del archivo Catalogo de Formas SEER-DSA-RM-VF-07 Vale de Fotocopiado.

Día en que se entrega el trabajo solicitado

Nombre de la entidad administrativa

Nombre del documento que se va a fotocopiar

Número de documentos en tamaño carta

Número de documentos en tamaño oficio

Número total de copias de los puntos 4 y 5.

Nombre y firma de la persona solicitante del servicio

Nombre y firma del responsable del fotocopiado.


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

SEER-DSA-RM-VF-07

Llevar un control de Entradas y Salidas de mobiliario y equipo para su

mantenimiento

Vale de Salida de Equipo

Objetivo

SEER-DSA-RM-VS-08

SALIDA DE EQUIPO

VALE DE SALIDA DE:

MARCA: MODELO:

SERIE:

DEPARTAMENTO:

SAN LUIS POTOSI, S.L.P., __________________________________



ENTREGORECIBIO

1

2 3

4

5

6

87

Elabora Departamento de Recursos Materiales. Distribución Original: Departamento de Recursos Materiales

1a Copia:

Responsable del

mantenimiento. Periodicidad Cuando se requiera Medio para obtener la forma Programa Excel, Office XP Nombre del archivo Catalogo de Formas SEER-DSA-RM-VS-08 Vale de Salida de Equipo.

Nombre del equipo que sale

Número de la Marca del equipo

Número del Modelo del Equipo

Número de la Serie del Equipo

Unidad Administrativa que pertenece el equipo

Lugar y Fecha de expedición

Nombre de la persona que recibe el artículo

Nombre y firma de quien entrega el equipo


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

SEER-DSA-RM-VS-08

Llevar un control de la distribución de los Vales de Gasolina

Bitácora de Vales de Gasolina

Objetivo

SEER-DSA-RM-VG-10

SERVICIO QUE PRESTA

TRASLADO PERSONAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA______________________________________________________ ________________ CORRESPONDENCIA

MES AÑO OTROS___________________

DIANo.VALE

Y/OFACTURA

CANTIDAD EN

LITROSNOMBRE FIRMA

1 2

3 4 5 6 7


Periodicidad Cuando se requiera Medio para obtener la forma Programa Excel, Office XP Nombre del archivo Catalogo de Formas SEER-DSA-RM-VG-10 Bitácora de Vales de Gasolina.

Nombre de la Unidad Administrativa

Mes y año de elaboración

Día de entrega

Número de Folio del Vale de Gasolina

Cantidad en litros entregada

Nombre de la persona a quien se le entrega el Vale de

Gasolina

Firma de quien recibe el Vale de Gasolina


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

SEER-DSA-RM-VG-10

1

2

3

4 5 6

7

8

9

10

11

12 13 14


Periodicidad Cuando se requiera Medio para obtener la forma Programa Excel Nombre del archivo Catalogo de Formas SEER-DSA-RM-15 Reporte de Servicio.

Titular de la Unidad Administrativa.

Unidad Administrativa.

Dirección de Área a la que pertenece

Equipo a Mantenimiento

No. De Modelo

Numero serial del Equipo

Especificar la falla

Tipo de servicio que se le realizo

Descripción del servicio realizado

Comentarios adicionales

Material que se utilizó, especificar

Visto Bueno del Área a la que pertenece el equipo

Nombre de quien opera el equipo

Nombre y Firma de quien realiza el Servicio


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9

10.

11.

12.

13.

14

SEER-DSA-RM-15

Resguardar en documento los bienes prestados o asignados a un Área

Resguardo

Objetivo

SEER-DSA-RM-17

2

1

3 4

5

6 7

8

9

10

11


Periodicidad Cuando se requiera Medio para obtener la forma Programa Excel Nombre del archivo Catalogo de Formas SEER-DSA-RM-07 Resguardo

Unidad Administrativa a la que se le asigna.

Fecha de la entrega.

No. De control de interno o externo

Descripción

Marca si cuenta con ella

No. De modelo

No. Serial

Especificar detalles del articulo

Nombre, firma y sello de quien recibe

Nombre, firma y sello del Director Administrativo

Nombre, firma y sello del jefe del Depto de Recursos

Materiales


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9

10

11.

SEER-DSA-RM-17

Objetivo

SEER-DSA-RM-19

Llevar el control de las entradas al almacén de las compras echas con

recursos propios

1 2

3

4 5

6

8

7

9


Periodicidad En cada compra con recursos propios Medio para obtener la forma Programa Microsoft office Word Nombre del archivo Catalogo de Formas SEER-DSA-RM-19

Nombre o razón social del Proveedor.

Folio de la factura que ampara la compra.

Fecha de entrada al almacén

Numero de partida presupuestal al que corresponde la

compra

Unidad de medida del articulo

Descripción del articulo

Costo registrado en la factura

Nombre y firma de quien recibe la compra

Visto bueno del Titular del Departamento de Recursos

Materiales


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9

SEER-DSA-RM-19

Objetivo Llevar el control de las salidas de almacén de las compras echas con

recursos propios

SEER-DSA-RM-RS-20

---- Confidencial

Dependencia: Sistema Educativo Estatal Regular Fecha: Octubre 2016

Dirección: Dirección de Servicios Administrativos

Área: Departamento de Recursos Materiales

Clave Nombre Clave Nombre

Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto

Anual Capítulos: 2000 y 3000.

Cumplir con las demandas de insumos que requieren

los Centros Educativos Oficiales y Oficinas

Administrativas de las partidas de Materiales y

Suministros, se elabora techo financiero anual,así como

el presupuesto necesario que cubra el pago de los

servicios básicos, de energía eléctrica, agua potable,

servicio telefónico, mantenimiento de inmuebles,

mantenimiento de equipo, vehículos y combustibles.

x

Apoyo a Eventos Especiales del Sistema

Educativo Estatal Regular

Coordinar conjuntamente con las Unidades

Administrativas solicitantes el apoyo en materiales y

servicios que se requiere para llevar a cabo eventos

especiales establecidos en el Plan Anual de

Actividades del Sistema Educativo Estatal Regular y

que son esenciales en el quehacer educativo.

xRM-RM-01, SEER-

DSA-RM-02, SEER-DSA-RM-07

Requisision de Imprsos, Formato Vale de

Salida, Vale de Fotocopiado

Control Contable de partida Presupuestal

Concentrar lo ejercido mensualmente en cada una de

las partidas presupuestales para poder verificar se esté

aplicando correctamente el presupuesto asignado a

esta Dependencia.

x

Cotización y Control de compras

Controlar y cotizar en tiempo y forma las solicitudes de adquisición

de manteriales y mobiliario autorizado por la Dirección de Servicios

Administrativos del Sistema Educativo Estatal Regular

xSEER-DSA-RM-02, SEER-DSA-

RM-04Vale de Salida, Resguardo


Reproducir y/o engargolar diversos documentos,

formatos impresos que se requieren en el desempeño

de las actividades administrativas y docentes lo cual se

obtiene a través de la operación, control y registro del

fotocopiado.

x SEER-DSA-RM-VF-07 Vale de Fotocopiado


Gestionar ante la Dirección de Servicios Generales de

la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado, el servicio

de fumigación para los Centros de Desarrollo Infantil y

del Edificio Administrativo del Sistema Educativo Estatal

Regular, de este último el mantenimiento y/o reparación

del Edificio Administrativo.

x RM-SF-03Oficio de solicitud de trámite de Fumigación ante la Oficialía

Mayor de Gobierno del Estado.

Control y Registro de los Inventarios de

Mobiliario y Equipo.

Llevar el control y registro del mobiliario y equipo asignado a las

áreas Administrativas y a los Centros Educativos Oficiales,

siguiendo la normatividad que emite la Dirección de Control

Patrimonial de la Oficialía Mayor de Gobierno del Estado.

x SEER-DSA-RM-R-04 Resguardo Individual de Bienes Muebles

Nombre del procedimiento

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

ObjetivoAnexos Formatos

Flujo

---- Confidencial

Dependencia: Sistema Educativo Estatal Regular Fecha: Octubre 2016

Dirección: Dirección de Servicios Administrativos

Área: Departamento de Recursos Materiales

Clave Nombre Clave NombreNombre del procedimiento

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

ObjetivoAnexos Formatos

Flujo

requisisiones de Material

Abastecer a las Unidades Administrativas y Centros Educativos de

materiales y suministros que se requiere para desarrollar el

quehacer educativo

x RM-RM-01 Requisición de Material

Control de salidas de Mobiliario y Equipo para

reparación

Tener un control de entradas y salidas de mobiliario y

equipo autorizados para su mantenimiento, por la

Dirección de Servicios Administrativos y cuyo resguardo

está bajo las Unidades Administrativas del Sistema

Educativo Estatal Regular.

x SEER-DSA-RM-VS-08 Vale de Salida de Equipo

Control y gestión de los Servicios Básicos:

Agua Potable, Energía Eléctrica y Servicio

Telefónico

Llevar un control presupuestal y gestionar ante la

Subdirección de Servicio Básicos de la Dirección de

Servicios Generales de Oficialía Mayor de Gobierno del

Estado los servicios básicos: Agua potable, energía

eléctrica y servicio telefónico, así como resolver los

problemas administrativos o técnicos que se presenten

en las escuelas y/o unidades administrativas incluidas

en el Padrón de estos servicios autorizados por la

Dependencia ya citada.

x DSA-RM-09Oficio de solicitud de trámite a la Oficialía Mayor de Gobierno del

Estado

Gestion Administrativa de requerimientos del

Parque Vehicular

Controlar y gestionar los procesos Administrativos requeridos para

el pago de póliza de seguro, impuestos y derechos vehiculares,

registros de inventarios y suministros de combustible de las

unidades pertenecientes a esta Dependencia y que están adscritas

al parque vehicular de la Oficialia Mayor de Gobierno del Estado.

x

SEER-DSA-RM-CV-06

SEER-DSA-RM-VG-10

Bitácora de comisiones de vehículos.

Bitacora de Vales de Gasolina

Recepcion del Conmutador

Atender y comunicar al público en general de manera eficiente a

través de recibir las llamadas telefónicas que entran al conmutador y

canalizarlas a las distintas Unidades Administrativas que

conforman la Estructura Administrativa, así como reportar los

problemas técnicos que de su uso se deriven.

x

Mantenimiento Preventivo y Correctivo a

Equipos de Computo

Dar servicio de reparación y/o mantenimiento a los equipos de

computación pertenecientes a las Unidades Administrativas con la

finalidad de hacer más eficiente las tareas administrativas del

Sistema Educativo Estatal Regular.

x

SEER-DSA-RM-15, SEER-DSA-

RM-02Reporte de Servicio

Mantenimiento y Comisiones del Parque

Vehicular

Programar la revisión y supervisión periódica de las condiciones

físicas y mecánicas de los vehículos adscritos al parque vehicular de

esta Dependencia, así como controlar el registro de las comisiones

locales y foráneas propias del Sector Educativo.

x

SEER-DSA-RM-06 Bitacora de Comisiones de Vehiculos

RESPONSABLES DE

LA FORMULACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

AUTORIZAN

Oficial Mayor

Gonzalo Ortuño Castro

Director de Organización y Métodos

REVISO

AUTORIZACION


Director de Servicios Administrativos



Materiales

Griselda Álvarez Oliveros

Directora General del Sistema Educativo

Estatal Regular

Secretario de Educación de

Gobierno del Estado

Elías Jesrael Pesina Rodríguez Joel Ramírez Díaz

manual de procedimientosseer.slp.gob.mx/transparencia 2016/mp012.pdf · en los cuales se nos indica...

Documents