Las consecuencias jurídicas de la producción de documentos informáticos por las administraciones públicas: un estudio R A M P

PGI-88/WS/15

Programa general de información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

- k NOV. 1989

París, 1988

Original: francés PGI-88/WS/15 PARIS, septiembre de 1988

LAS CONSECUENCIAS JURÍDICAS DE LA PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS INFORMÁTICOS POR LAS ADMINISTRACIONES PUBLICAS:

UN ESTUDIO RAMP

preparado por Birgit Fredberg

y Paulette Pieyns-Rigo

Programa General de Información y UNISIST

Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura

Reseña recomendada para el catálogo:

Fredberg, Birgit

Las consecuencias jurídicas de la producción de documentos informáticos por las administraciones públicas: un estudio RAMP / preparado por Birgit Fredberg y Paulette Pieyns-Rigo [para el] Programa General de Información y UNISIST. París, Unesco, 1988. - iv, 56 págs.; 30 cm. (PGI-88/WS/15)

I Pieyns-Rigo, Paulette

II Título

III Unesco. Programa General de Información y UNISIST

IV Programa de gestión de documentos y archivos (RAMP)

© Unesco, 1988

PREFACIO

Con el propósito de atender mejor las necesidades de los Estados Miem­bros, en particular las de los países en desarrollo, en esta esfera especiali­zada de la administración de archivos y la gestión de documentos, la División del Programa General de Información de la Unesco ha preparado un programa a largo plazo, el Programa de Gestión de Documentos y Archivos (Records and Archives Management Programmes, RAMP).

En sus elementos esenciales, el RAMP refleja los grandes temas del Pro­grama General de Información. Comprende proyectos, estudios y otras actividades destinados a:

elaborar normas, reglas, métodos y otros instrumentos normativos nece­sarios para el tratamiento y la transferencia de la información espe­cializada y para la creación de sistemas de información compatibles;

- permitir a los países en desarrollo crear sus propias bases de datos y tener acceso a las que ya existen en el plano internacional, a fin de intensificar los intercambios y la circulación de la información apli­cando las tecnologías modernas;

- fomentar el desarrollo de redes regionales de información especia­lizadas;

- contribuir al desarrollo armonioso y compatible de los servicios y sistemas de información internacionales;

crear sistemas nacionales de información y reforzar los diferentes elementos de dichos sistemas;

- promover la elaboración de políticas normativas y de planes en materia de información;

- formar a los especialistas y usuarios de la información y desarrollar las posibilidades nacionales y regionales en materia de enseñanza y formación, tanto práctica como teórica, en las ciencias de la informa­ción, la biblioteconomía y la archivística.

El crecimiento continuo del volumen y la variedad de los soportes de documentos han hecho pensar en una de las consecuencias de esta situación: los problemas jurídicos planteados por la producción de documentos informáticos por las administraciones públicas. Dada la falta de una legislación perti­nente, la finalidad del presente estudio, basado en los resultados de una encuesta general, es poner de relieve el aspecto práctico de esta situación y sugerir soluciones concretas que puedan aplicarse en gran escala. Este estu­dio, que va precedido de una amplia bibliografía, que abarca tanto los textos jurídicos y los manuales administrativos por países, así como una bibliografía general, constituye un esbozo de un manual de protección y conservación de los archivos informáticos producidos por las administraciones públicas.

Se agradecería todo comentario y sugerencia sobre este estudio: las observaciones deben dirigirse a la división del Programa General de Informa­ción, Unesco, 7, place de Fontenoy, 75700 París. En la misma dirección pueden obtenerse también otros estudios preparados en el marco del programa RAMP.

INDICE

Página

A. ANÁLISIS 1

A.I INTRODUCCIÓN: OBJETO DEL ESTUDIO 1

A.II BIBLIOGRAFÍA 2

A.II.l Los textos jurídicos y los manuales administrativos .... 2 A.II.1.1 a A.II.1.19: por países 2 A.II.2 Bibliografía general 5

A.III TÉCNICAS INFORMÁTICAS: RESEÑA HISTÓRICA 8

A. IV EL CUESTIONARIO 9

A.IV.l Preparación 9 A.IV.2 Selección de los destinatarios 9 A.IV.3 Balance general 9

A.V LAS RESPUESTAS 11

A.V.l La legislación en los diferentes países 11 A.V.1.1 La legislación general relativa a los archivos

informáticos 11 A.V.1.1.1 Diferencias debidas a la legislación 11 A.V.1.1.2 Legislaciones particulares 12 A.V.1.1.3 Falta de una legislación particular 12 A.V.1.1.3.1 Definición implícita de los archivos

informáticos 13 A.V.1.1.3.2 Definición explícita de los archivos

informáticos 13 A.V.1.1.4 Las organizaciones internacionales 14 A.V.1.2 Las legislaciones relativas a la evaluación

y la conservación 15 A.V.1.2.1 Las legislaciones 15 A.V.1.2.1.1 Falta de una legislación específica 15 A.V.1.2.1.2 Falta de una legislación específica con derecho

de decisión de los Archivos Nacionales 15 A.V.1.2.1.3 Modos de evaluación 16 A.V.1.2.1.4 Autorizaciones específicas de eliminación 16 A.V.1.2.1.5 Existencia de instrucciones y directivas 16 A.V.1.2.1.6 Existencia de una legislación específica 17 A.V.1.2.1.7 Existencia de autoridades responsables 17 A.V.1.2.1.8 Existencia de una ley sobre la protección

de datos 17 A.V.1.2.2 Toma de decisiones en materia de evaluación 17 A.V.1.2.2.1 Toma de decisiones por los archivos 18 A.V.1.2.2.2 Toma de decisiones por los archivos

y el creador de archivos 18 A.V.1.2.2.3 Toma de decisiones por los archivos, el creador

y los ministerios 19 A.V.1.2.2.4 Repercusiones de las leyes sobre la protección

de los datos 19 A.V.1.2.3 Problemas particulares 19 A.V.1.2.3.1 Plazos de evaluación 19 A.V.1.2.3.2 Plazos de transferencia 19

A.V.I.3 Las exenciones a la aplicación de la legislación 20

A.V.I.4 Legislación específica relativa a la protección física de los documentos informáticos 21

A.V.1.4.1 Existencia de una legislación específica 21 A.V.1.4.2 Existencia de instrucciones 22 A.V.2 Las normas de conservación y sus aplicaciones 23 A.V.2.1 Toma de decisiones en materia de normas

de conservación 23 A.V.2.1.1 Toma de decisiones sólo por los Archivos

Nacionales 23 A.V.2.1.2 Toma de decisiones por los Archivos Nacionales

y otras dependencias de la administración pública 24

A.V.2.1.3 Toma de decisiones por otras autoridades 25 A.V.2.2 Las diferencias legales entre el documento

sobre papel y el documento informático 25 A.V.2.2.1 Diferencias en materia de valor probatorio 25 A.V.2.2.2 Falta de diferencia pero con un problema

en materia de prueba 26 A.V.2.2.3 Equivalencia enunciada solamente

en la Ley de Archivos 27 A.V.2.2.4 Falta de diferencia 27 A.V.2.3 Las diferencias legales entre los documentos

informáticos conservados por las administraciones públicas, las firmas privadas y los Archivos Nacionales 27

A.V.2.3.1 Falta de diferencia 27 A.V.2.3.2 Diferencia entre la legislación federal

y la provincial 28 A.V.2.3.3 Diferencia entre administraciones públicas

y Archivos Nacionales 28 A.V.2.3.4 Legislación relativa a las firmas privadas 29 A.V.3 Existencia de otros problemas vinculados

con los archivos informáticos 29 A.VI LA LEGISLACIÓN Y LAS NORMAS EN MATERIA

DE ARCHIVOS INFORMÁTICOS 31

A.VI.l Introducción 31 A.VI.2 Papel de la Ley de Archivos 31 A.VI.2.1 Legislación general 31 A.VI.2.2 La evaluación y la conservación de los archivos

informáticos 32 A.VI.2.3 La protección de los documentos informáticos 33 A.VI.2.4 Normas de conservación 33 A.VI.2.5 Diferencias entre documentos informáticos

según su origen 34

ii

A.VI.3 Papel de las leyes sobre la protección de la vida privada 35

A.VI.3.1 La legislación 35 A.VI.3.2 El objeto de la ley: definición del término

record-documento 37 A.VI.3.3 Obligaciones en materia de autorización,

contenido, correcciones, etc 37 A.VI.3.4 Publicación de índices 38 A.VI.3.5 Conservación-eliminación 38 A.VI.3.6 Acceso y divulgación 39 A.VI.3.7 Transferencia a los Archivos Nacionales 40 A.VI.4 Valor probatorio de los documentos informáticos ... 40 A.VI.5 Conclusión 40

PRINCIPIOS RECTORES: LOS PROBLEMAS PRÁCTICOS PLANTEADOS POR LOS ARCHIVOS INFORMÁTICOS 42

B.I Problemas de carácter filosófico y ético 42

B.I.l El peligro de electoralismo en la noción de protección de la vida privada 42

B.I.2 El peligro de la anonimización de los datos 43 B.I.3 Necesidad de garantizar la continuidad

de la conciencia histórica 43

PROBLEMAS JURÍDICOS 44

B.II.l Legislación general 44 B.II.2 Valor probatorio 44 B.II.3 Protección y derecho de acceso 45 B.II.3.1 Salvaguardia de los documentos informáticos 45 B.II.3.2 Exención de los Archivos Nacionales 45 B.II.3.3 Pago de las consultas 45 B.II.4 Reglas de eliminación 45 B.II.5 Derechos de autor sobre los ficheros,

los soportes lógicos y los paquetes de programas 46

PROBLEMAS DE SEGURIDAD 46

B.III.l Problemas relativos a la transferencia a los archivos 46

B.III.2 Problemas relativos a la protección física 47 B.III.3 Problemas relativos a la conservación 47

CONCLUSION GENERAL 48

ANEXOS

D.l Cuestionario y comentarios - texto español 50

iii

PGI-88/WS/15

A. ANÁLISIS

A.I INTRODUCCIÓN: OBJETO DEL ESTUDIO

Los documentos son la materia prima de la historia; garantizan la conti­nuidad de la conciencia histórica. Los documentos informáticos son parte integrante de la masa documental. Ahora bien, paradójicamente, y como con­secuencia misma de los medios altamente perfeccionados que sirven para su producción, su valor jurídico, su seguridad, y sobre todo su conservación, plantean problemas concretos.

El crecimiento rapidísimo del volumen de los documentos trae consigo con­secuencias sumamente nefastas en lo que se refiere a la conservación de los archivos informáticos. La reutilización de los soportes informáticos (discos, bandas y discos magnéticos) se traduce en la destrucción de las informaciones almacenadas, cuando ya no se les considera útiles para el buen funcionamiento de las administraciones públicas. Además, la creación de archivos informáticos entraña cierto número de elementos imprescindibles. Es indispensable asegurar un complicado servicio de mantenimiento: la reproducción regular de los ficheros para evitar la desmagnetización y la transcodificación a fin de conservar el acceso a los documentos en función de la evolución del material y del soporte lógico. Si no se adoptan de inmediato medidas de conservación, los historiadores del siglo XXI se encontrarán sumamente desprovistos de materiales.

La seguridad de los documentos informáticos no es obvia. Acabamos de evocar las posibilidades de destrucción, pero existe también un elevado riesgo de que se introduzcan modificaciones en el documento original sin dejar trazas. A estos peligros es necesario añadir el temor que siente el público ante la posibilidad de que se conecten varios ficheros informatizados capaces de seguir a un individuo en todos los aspectos de su vida. Este temor favorece las campañas políticas en favor de la anonimización de los ficheros.

La creación de documentos informáticos plantea también muchos problemas jurídicos. Los más importantes tienen su origen en la carencia de una legis­lación propia para este tipo de documentos, en lo que concierne a su valor probatorio. En cambio, las múltiples leyes destinadas a proteger la vida privada pueden constituir obstáculos para la salvaguardia de los archivos informáticos.

Esta situación, que es bien conocida en el plano teórico, merecía un estudio práctico a escala mundial. La finalidad es tratar de lograr soluciones concretas que sean aplicables en todas partes; preparar un esbozo de manual para la protección y la conservación de los archivos informáticos producidos por las administraciones públicas.

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A.II BIBLIOGRAFÍA

A.II.l Los textos .jurídicos v los manuales administrativos

A.II.1.1 Australia

- Ley de archivos (Archives Act) - 1983;

- Ley sobre la libertad de información (Freedom of information Act) - 1982;

- Proyecto de ley sobre archivos (Archives Bill) con los principios de protección de las informaciones relativas a la vida privada - 1983;

- Manual de acceso a los archivos australianos. Directivas para el tratamiento de los documentos que contienen informaciones per­sonales (Australian Archives Accès Manual. Guidelines of the treatment of records containing personal information) - febrero de 1986;

- Consejo de Servicios Públicos, Canberra, Manual de gestión de personas, Vol. 4: Gestión de los peligros creados por el tra­tamiento automático de datos (Public Service Board. Canberra. Personal Management Manual. Vol. 4; Risk Management in Automatic Data Processing) - octubre de 1981.

A.II.1.2 Bélgica

- Ley de Archivos - 1955.

A.II.1.3 Canadá

- Ley para América del Norte Británica (British North America Act) - 1867;

- Constitución (Constitution Act) - 1981;

- Ley de Archivos Públicos (Public Archives Act) - 1912: será sustituida pronto por una nueva ley;

- Ley sobre los archivos del Canadá (Archives of Canada Act): se trata todavía de un proyecto de ley;

- Legislación sobre el acceso a la información y sobre la protección de la vida privada (Accès to Information and Privacy Legislation) - 1983;

- Código penal del Canadá (Criminal Code of Canada) - 5 de diciembre de 1985.

A.II.1.4 Dinamarca

- Decreto gubernamental de 20 de febrero de 1976 relativo a las responsabilidades generales en materia de archivos en las administraciones del Estado;

- Decreto gubernamental de 29 de abril de 1981 relativo a las administraciones municipales;

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- Ley relativa a los registros privados, N° 293, de 8 de junio de 1978;

- Ley relativa a los registros de las administraciones públicas, N° 294, de 8 de junio de 1978.

A.II.1.5 Estados Unidos

- Ley sobre los documentos federales (Federal Records Act) - 1950;

- Ley sobre la protección de la vida privada (Privacy Act) - 1974;

- Código de los Estados Unidos: 5: 552a., págs. 47-48; 44: 3301, págs. 25-26 y 33, págs. 25-27; 2104, pág. 11.

A.II.1.6 Finlandia

- Ley de Archivos - 1981, N° 184/81;

- Decreto sobre los archivos - 1982, N° 1012/82;

- Ley sobre la publicidad de los documentos públicos;

- Proyecto de la ley sobre la protección de la vida privada, 1986.

A.II.1.7 Indonesia

- Ley N° 7 de 1971: disposiciones básicas sobre archivos.

A.II.1.8 Italia

- Ley sobre los archivos del Estado - DPR 1409/63;

- Proyecto de ley de 5 de mayo de 1984 relativo a la constitución de bancos de datos personales;

- Proyecto de ley de 9 de julio de 1986 relativo a la protección de los soportes lógicos.

A.II.1.9 Japón

- Ley constitutiva de los Servicios del Primer Ministro, N° 107, 31 de marzo de 1949;

- Reglas generales destinadas a garantizar la seguridad de los datos informáticos - enero de 1975;

- Ley sobre la libertad de la información procedente de las autoridades municipales de la ciudad de Kawasaki, N° 3 30 marzo de 1984.

A.II.1.10 Kenya

- Ley sobre archivos públicos, 32 - 1965 (edición revisada en 1967).

A.II.1.11 Malasia

- Ley sobre los Archivos Nacionales, N° 44 - 1966.

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A.II.I.12 Noruega

- Ley sobre los datos - 1978.

A.II.1.13 República Democrática Alemana

- Ordenanza relativa a los archivos de Estado - 19 de marzo de 1976

(Verodnung über das staatlkiche Archivwesen);

- Código Civil - 19 de junio de 1975 (Zivil Gesetzbuch);

- Reglas relativas a la regularidad y la protección de los datos contables y estadísticos (Anordnung über die Ordnugsmassigkeit und den Datenschutz in Rechungsfuhrung und Statistik).

A.II.1.14 República Federal de Alemania

- Proyecto de los archivos concernientes a documentos federales -1976 (Bundersacrhivgesetz);

- Ley relativa a la protección de la vida privada en los documentos federales - Io de enero de 1978 (Bundesdatenschutzgesetz).

A.II.1.15 Reino Unido

- Ley sobre la protección de documentos (Data Protection Act) - 1984;

- Ley de archivos públicos (Pubic Records Act);

- Ley sobre las sociedades (Companies Act).

A.II.1.16 Suecia

- Ley sobre la libertad de prensa - 1949 (versión revisada);

- Ley sobre el secreto - 1981 (versión revisada);

- Ley sobre los datos;

- Ordenanzas generales sobre archivos - 1961;

- Circular concerniente a la aplicación de la ordenanza general sobre archivos de 1979 (versión revisada de la circular de 1968);

- Instrucciones de los Archivos Nacionales sobre la transferencia de documentos informatizados (bandas mangéticas) a los archivos -1986;

- Ordenanza relativa a la eliminación de los documentos informatizados - 1978 (versión revisada de la ordenanza de 1974).

A.II.1.17 Suiza

- Reglamento para los archivos federales - 15 de julio de 1986 (estado al Io de enero de 1981);

- Código Civil Suizo de 10 de diciembre de 1907;

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- Ley federal que completa el Código Civil Suizo, Libro 5: Derechos de las obligaciones - 30 de marzo de 1911 (revisada en 1976);

- Directivas aplicables al tratamiento de datos personales en la administración federal - 16 de marzo de 1981;

- Instrucciones sobre la preservación y utilización de los docu­mentos informatizados de las administraciones federales a los archivos federales, 1984;

- Instrucciones relativas a la transferencia de los documentos a los archivos federales; 3 - versión de 1980.

A.II.I 18 Unión Soviética

- GOST (Normas de Estado), 6.10.4.-84;

- Disposición a propósito de los fondos de archivos de Estado de la URSS aprobada por decreto N° 274 del Consejo de Ministros de 4 de abril de 1980;

- Disposición sobre el orden de selección, desde la recepción, para la conservación en archivos y de préstamos a los usuarios de los documentos creados mediante ordenador - 1983.

A.II.1.19 Zimbabwe

- Ley sobre los Archivos Nacionales - 1986;

- Ley sobre secretos de Estado.

A.II.2 Bibliografía general

- P. BORDESSOULE, La preuve informatique ; tout un programme, en Archimag, Nos. 6-7, Vincennes, 1986.

- D. BROADBENT, Contingency Planning, Manchester, National Computing Centre, 1979.

- The. E. BROWN, Archives lav and machine readable data files. A look at the United States, en ADPA, Vol 5, N° 2, Liège. 1986.

- R.P. CAMPBELL y G.A. SANDS, A modular approach to computer security risk management, en AFIPS Conference Proceedings, Vol. 48, págs. 293-304, junio, 1979.

- Computer Aluse Casebook, Caulfield Institute of Technology -Computer Aluse Research Bureau, Melbourne, 1979.

- Les conséquences du développement de l'informatique sur les libertés publiques et privées sur les décisions administratives, Paris, Conseil d°Etat, 1970.

- Ch. M. DOLLAR, Electronic records management and archives in international organisations; A Ramp study with guidelines. Paris, Unesco, 1986.

- M.A.L. FARR, B. CHADWICK y K.K. WONG, Security for computer systems. Manchester, National Computing Centre, 1972.

PGI-88/WS/15 - pág. 6

- Guideline for Automatic Data Computing Processing Risks Analysis, Springfield (Va), US Département of Commerce, National Bureau of Standards, 1979.

- Guidelines on international controls for computer based systems, Canberra, Australian Public Service Board, 1981.

- E. HOGREBE, Les personnes morales dans les legislations européennes en matière de protection des données, Paris, OCDE, octubre 1981.

- E. KETELAAR, Legislation et réglementation en matière d'archives et de gestion des documents; une étude RAMP, accompagnée de principes directeurs. Paris, Unesco, 1986.

- J.V.T. KNOPPERS, The Impact of privacy, freedom of information, and related legislation in the Canadian Federal Government, en ADPA, Vol 3, N° 2, págs. 45-50, Lieja, 1980.

- Législation et protection des données. Actes de la conférence de Rome sur les problèmes d'élaboration et d'application de la législation en matière de la protection des données, Roma, Conseil de l'Europe, Camera del deputati, 1983.

- J.C. LIN, Computer crime, security and privacy : a selected bibliography, en Vance Bibliographies, Public administration Series, pág. 284, 1979.

- K.W. LORD Jr, The Data Centre disaster consultant, Wellesley (Mass.) QED Information Sciences inc., 1977.

- W.C. MAIR, D.R. WOOD y K.W. DAVIS, Computer controls and audit, Institute of Internal Auditors Inc. (EE.UU.), 1978.

- X. MALENGREAU, Le droit de la preuve et la modernisation des techniques de rédaction, de reproduction et de conservation des documents, ...

- J. MARTIN, Security, accuracy and privacy in computer systems, Englewood Cliffs (N.J.), 1973.

- H. NAUGLER, Evaluation et tri des documents informatiques en archivistique ; une étude RAMP, accompagnée de principes directeurs, Paris, Unesco, 1984.

- J.A.T. PRITCHARD, Risk Management in action. Manchester, National Computing Centre, 1978.

- La Protection de la vie privée face au traitement des informations individuelles. Paris, Commission d'experts du Ministère de la Justice, 1972.

- Protective Security manual. Canberra, Attorney-general's department, 1980.

- Rapport d'activité de la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA), Paris, Documentation Française, 1982.

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- Rapport de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés, Paris, Documentation Française, 1974.

- C.J. RICKS y L.R. CAHOON, Magnetic Media. Archivai Recommanda­tions, Conseil International des Archives, Comité de l'Informatique, Coblence, 1986.

- Z.G. RUTHBERT, Risk Assessment and managerial analysis, Washington, Institute for Computer Sciences and Technology, National Bureau of Standards, 1980.

- Security in the ADP environment. Canberra, Australian Public Service Board, 1981.

- T. SQUIRES, Computer Security - the personal aspect. Manchester, National Computing Centre, 1980.

- G. WEIL, La valeur probante des microformes. Une étude du RAMPr Paris, Unesco, 1981.

- K.K. WONG, Risk analysis and control, dans Computer Security Series, Manchester, National Computing Centre, 1977.

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A.Ill TÉCNICAS INFORMÁTICAS: RESEÑA HISTÓRICA

La utilización de técnicas informáticas por las administraciones públicas se inició en periodos muy diferentes según las administraciones y los países. Algunas de ellas han utilizado estas técnicas desde hace más de 25 años; otras prevén sólo ahora la posibilidad de utilizar la automatización. No es nuestro propósito detallar aquí las motivaciones profundas que son la base misma de estas diferentes tendencias, ni tampoco las razones que justifican la selección de un tipo u otro de sistemas de informatización. En nuestra calidad de archiveros, nuestra finalidad es sólo asegurar en todo lo posible la protección de los documentos de valor histórico, cualquiera que sea su soporte, permitir el acceso, cualquiera que sea su antigüedad, aun si el material y/o los soportes lógicos originales son ahora anticuados, o incluso si han desa­parecido totalmente.

Puede ser útil recordar brevemente las grandes etapas de la evolución de la informática a fin de destacar mejor los problemas con que tropiezan o tropezarán los archiveros para poder hacer frente a la conservación de los archivos de la segunda mitad del siglo XX.

En su origen la informática no es sino mecanografía. Gracias a programas preestablecidos y adaptados a clasificadoras, calculadoras y tabuladoras para la impresión, procede al tratamiento de cartas perforadas que contienen in­formaciones, en la mayoría de los casos codificadas. El nacimiento de los ordenadores propiamente dichos, a fines del decenio de 1950, no modifica de inmediato la práctica administrativa; habrá que esperar la aparición de los ordenadores de la segunda generación para percibir la influencia de la auto­matización sobre la práctica administrativa. La información sigue teniendo como soporte las cartas y las cintas perforadas. La gran innovación viene con la aparición de lenguajes de programación cada vez más accesibles y adaptados a las informaciones no cifradas.

A partir de la tercera generación de ordenadores se aprecia un aumento vertiginoso de las posibilidades de cálculo, así como de la capacidad y la seguridad de conservación, gracias a la llegada masiva de soportes magnéticos (discos, bandas), que tiene como corolario la desaparición progresiva de las cartas perforadas. Al mismo tiempo, la programación se hace cada vez más flexible y accesible a los especialistas de ciencias humanas y administra­tivas. Los ordenadores de la cuarta y quinta generaciones permiten el desa­rrollo en escala muy grande de la automatización.

Los años 1980 se caracterizan por la introducción masiva de la micro-informática y, por consiguiente, del desarrollo de lenguajes de programación y de soportes correspondientes a esas máquinas.

Por último, desde 1985 aparecen los discos compactos, vídeos o digitales, cuya capacidad de almacenamiento y calidad en materia de seguridad de la con­servación prometen un desarrollo considerable en los próximos años.

El objetivo de este breve resumen es solamente subrayar los problemas con que tropiezan o tropezarán más tarde los archiveros cuando tengan que proceder a archivar estos nuevos archivos informáticos, que no tienen más de 30 años, como máximo, pero que son muy diversos en su forma y cuyo acceso resulta a veces difícil como consecuencia de su concepción y de la época de su creación.

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A.IV EL CUESTIONARIO

A.VI.l Preparación

El cuestionario relativo a los problemas planteados por las consecuencias jurídicas de la producción de documentos informáticos por las administraciones públicas fue preparado, en una primera versión, por Cl. Granstrom, de los Archivos Nacionales de Suecia, y B. Fredberg, archivero de la Oficina Estadís­tica de Suecia. Posteriormente fue revisado por B. Fredberg y P. Pleyns-Rigo, de los Archivos Generales del Reino de Bélgica.

Se adjuntan en anexo los textos en francés, inglés y español de este cuestionario, que fue acompañado de un modelo detallado de respuesta (la res­puesta sueca).

A.IV.2 Selección de los destinatarios

Esta segunda versión fue enviada, en abril de 1986, a A0 instituciones nacionales de archivos y a archivos de organizaciones internacionales. La lista, establecida de común acuerdo por la Unesco y el Consejo Internacional de Archivos, comprendía los siguientes países: Arabia Saudita, Argelia, Australia, Austria, Bélgica, Brasil, Canadá, Comunidades Económicas Europeas, China, Consejo de Europa, Côte d'Ivoire, Dinamarca, España, Estados Unidos, Filipinas, Finlandia, Francia, Gabón, Gran Bretaña, Hungría, India, Indonesia, Israel, Italia, Japón, Kenya, Malasia, México, Nigeria, Noruega, Nueva Zelandia, Organización de las Naciones Unidas, Países Bajos, República Democrática Alemana, República Federal de Alemania, Senegal, Suecia, Suiza, Unión de Repúblicas Socialistas Soviéticas y Zimbabwe.

A.IV.3 Balance general

El plazo establecido para el envío de las respuestas expiraba el 20 de mayo de 1986. El análisis de los resultados efectuado en una reunión de exper­tos en la Unesco a mediados de julio reveló que se habían recibido 21 respues­tas a los cuestionarios. Se decidió entonces poner en marcha una campaña recordatoria ante algunos archivos, dirigiéndose personalmente a los dirigen­tes que podían interesarse a los problemas planteados por el archivamiento de documentos informáticos. En vista de que no se había recibido respuestas del conjunto de la comunidad árabe, se decidió igualmente escribir directamente a la Arab Organisation of Administrative Sciencesf en Ammán. En el momento de la expiración definitiva del plazo (fin de diciembre), los resultados eran los siguientes:

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PAIS/ORGANIZACIÓN

Respuesta Sin respuesta Total

AFRICA: 5/7 Côte d'Ivoire Kenya Nigeria Senegal Zimbawe

AMERICA DEL NORTE:

Canadá Estados Unidos

AMERICA DEL SUR:

Brasil

ASIA: Filipinas India Indonesia Israel Japón Malasia

EUROPA : Austria Bélgica Dinamarca Finlandia Hungría Italia R.D.A. R.F.A. Reino Unido Suecia Suiza URSS

OCEANIA: Australia

INSTITUCIONES INTERNACIONALES:

CEE

Argelia Gabón

2/3

México

1/1

6/8 Arabia Saudita China

12/15 España Francia Países Bajos

Nueva Zelandia

Consejo de Europa Naciones Unidas

1/2

1/3

TOTAL 28/39

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Entre esas respuestas, 17 se caracterizan por la riqueza de los datos proporcionados y 12 incluyen anexos: textos de leyes, proyectos de ley, extractos de reglamentos o de códigos. Solamente tres países, Côte d'Ivoire, Austria y Hungría, no han respondido al cuestionario, pero en cambio han enviado una carta de contenido muy general. El Japón, dada la estructura de sus archivos, no ha podido tener en cuenta sino algunas preguntas. La CEE, única organización internacional que ha respondido a la encuesta, proporciona detalles solamente sobre algunos puntos.

Por último, conviene señalar que el llamamiento hecho a la Arab Organisation of Administrative Sciences no ha tenido respuesta hasta el presente.

A.V LAS RESPUESTAS

A.V.l La legislación en los diferentes países

A.V.1.1 La legislación general relativa a los archivos informáticos

Pregunta 1: ¿Existe en su país una legislación general en vigor relativa a los archivos informáticos?

A.V.1.1.1. Diferencias debidas a la legislación

Como consecuencia de la constitución de los diferentes países, existe una legislación de distinctos niveles. En los documentos procedentes de Estados federales o afines, las respuestas a las preguntas se limitan al nivel del gobierno federal, aunque se proporcionan también algunas informaciones sobre otras legislaciones.

Los países que enviaron respuestas detalladas a este propósito fueron Australia, Canadá, Estados Unidos, la República Federal de Alemania y Suiza.

En Australia, el Gobierno Federal, cada gobierno de Estado y el Gobierno del Territorio del Norte toman individualmente sus propias decisiones en lo que concierne al estatuto de los archivos informáticos. Cada gobierno es res-ponsble de la promulgación de sus propias disposiciones legislativas y admi­nistrativas en lo que se refiere a esas decisiones. Además, cada Estado y territorio de Australia tiene sus propias leyes y ordenanzas en materia de prueba.

En el Canadá, y puesto que se trata de un Estado Federal, la legislación se promulga en dos niveles: el nivel federal y el nivel provincial. Asimismo, otros niveles de autoridad (regional y municipal) promulgan leyes, regla­mentos, etc., que se aplican a los ciudadanos de sus propias jurisdicciones. La Ley para la América del Norte Británica, de 1987, y en fecha más reciente, la Constitución de 1981, establecen los sectores en los que sólo el Gobierno Federal tiene jurisdicción y los sectores en los que sólo los gobiernos pro­vinciales tienen los mismos poderes. En ciertas esferas, los dos niveles de gobierno, federal y provincial, tienen responsabilidades comunes, lo que es resultado de un gran número de acuerdos entre el Estado Federal y las provincias.

En los Estados Unidos, los Archivos Nacionales tienen sólo la respon­sabilidad de los documentos de las administraciones federales. Las otras entidades administrativas, los gobiernos de los Estados o los gobiernos locales, han promulgado legislaciones particulares para la gestión de sus

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propios documentos. Asimismo, hay entidades administrativas no gubernamentales que tienen a su cargo las operaciones de archivo en relación con sus documen­tos. La única influencia que el Gobierno federal tiene sobre las normas de conservación de archivos distintos de otras administraciones y de organiza­ciones no gubernamentales se ejerce en todo lo relativo a los límites de conservación impuestos para ciertos tipos de informaciones. Estos requisitos se establecen generalmente por razones legales. Por ejemplo, las firmas comer­ciales están obligadas a conservar durante seis años y nueve meses los docu­mentos financieros utilizados para calcular el monto de sus impuestos. La con­servación se justifica por la posibilidad de que se efectúen investigaciones sobre el pago de los impuestos. Con este propósito, los organismos no federa­les están autorizados a conservar las informaciones en una forma legible por máquinas o de una manera tradicional.

La respuestas de la República Federal de Alemania se refieren solamente al plan federal, y no se aplican a la situación y a los reglamentos de los archivos de los Estados de la República Federal. Sin embargo, no hay dife­rencias fundamentales o generales.

En Suiza, según la constitución federal, los archivos de los cantones son completamente independientes de los archivos de la Confederación y de los archivos federales. Las reglas que se aplican a las comunas no son uniformes. En Suiza no existe una autoridad nacional de archivos que tenga derecho a efectuar inspecciones y publicar reglamentos para los archivos cantonales o comunales. La legislación correspondiente a los archivos federales y a la mayor parte de los archivos cantonales está formada por decretos publicados por los correspondientes poderes ejecutivos. En lo que concierne a los archivos federales, existe una Ordenanza relativa a los archivos federales (1966-1973). En cuanto al conjunto del país, sólo la protección de las personas es objeto de una legislación única. Algunos cantones, por ejemplo Ginebra, tienen una Ley de archivos. Ciertas administraciones de archivos, cantonales o comunales, poseen reglamentos internos para su gestión.

A.V.1.1.2 Legislaciones particulares

Entre los países que han respondido al cuestionario, uno solo posee una legislación general sobre archivos informáticos. Se trata de la URSS, y la ley está publicada en GOST 6.10.4.-84 (norma de Estado). La ley establece los re­quisitos concernientes a la composición y el contenido de los elementos que dan fuerza jurídica a los documentos con soportes informáticos y mecano-gráficos creados por ordenador, así como el orden en que deben introducirse modificaciones a esos documentos.

Esta norma es obligatoria para todas las empresas, organizaciones e ins­tituciones que practican intercambios de documentos sobre soportes infor­máticos y mecanografieos.

Basándose en esta norma, es posible establecer normas de secciones y de empresas, teniendo en cuenta las características de la aplicación de los documentos informáticos, tanto entre las organizaciones como su utilización en la organización misma.

A.V.1.1.3 Falta de una legislación particular

En otros países, que han hecho comentarios sobre esta cuestión, la le­gislación general aplicable a los documentos informáticos es la misma que la relativa a los documentos convencionales.

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A.V.I.1.3.1 Definición implícita de los archivos informáticos

Esta actitud se basa en el hecho de que a los archivos informáticos se les considera en el mismo plano que los documentos tradicionales, puesto que contienen informaciones. Sin embargo, existe una diferencia en el sentido de que, en determinadas leyes, la definición de documentos abarca implícitamente los archivos informáticos. Entre los países africanos, Kenya y Zimbabwe, y entre los países asiáticos, Malasia e Indonesia, se refieren a la Ley nacional de los archivos (o a leyes similares). En esos documentos legislativos no se mencionan explícitamente los archivos informáticos. Las leyes se aplican a los documentos o a los documentos públicos que, por ejemplo, en la ley de Kenya abarcan no solamente los documentos escritos, sino también los documentos que contienen informaciones sobre cualquier soporte, y en la ley de Zimbabwe se describen como todo soporte en el que/o sobre el cual se conserva la infor­mación.

Filipinas hace el comentario siguiente: los archivos informáticos son considerados como documentos sobre papelf puesto que ambos contienen infor­maciones.

En la República Democrática Alemana no hay legislación puesto que los archivos informáticos no se consideran como una categoría especial de documentos.

A.V.1.1.3.2 Definición explícita de los archivos informáticos

En los países con mayores servicios informatizados (Australia, Canadá, Dinamarca, Estados Unidos, Japón, Noruega, Suecia), la definición de documento, por ejemplo en las leyes relativas a archivos, incluyen explíci­tamente los documentos informáticos.

La Ley de Archivos de 1983 de Australia precisa: record significa un documento u objeto que incluye un dispositivo de almacenamiento codificado, banda magnética o disco que se conserva, o ha sido conservado, debido a la información u otro material que contiene o que puede obtenerse.

Por ejemplo, los Estados Unidos han respondido lo siguiente: la definición básica de los documentos federales (44. U.S.C. 3301, páginas 25-26) incluye una lista de diferentes tipos de soporte. Esta lista incluye específi­camente los documentos informáticos. Por consiguiente, la legislación federal relativa a todos los documentos se aplica también a los archivos informáticos.

En la Lev de acceso a la información del Canadá, la palabra documento (record) se define en un sentido lato a fin de abarcar todos los documentos no publicados y que no pertenecen a la esfera de los museos, independientemente de su forma física, incluidos los documentos informáticos. La misma definición de documento (record) se encuentra en el proyecto de lev de Canadá. Lo que la respuesta del Canadá añade constituye un testimonio de una nueva tendencia: cuanto más se informatiza una administración pública más probable es que los archivos informáticos sean indicados específicamente en la legislación. La respuesta canadiense precisa lo siguiente: hay una multiplicidad de leyes federales, muchas de las cuales han sido aprobadas hace ya algunos años; el documento (record) se define en un sentido más tradicional y limitado con el propósito de abarcar los diversos tipos de documentos textuales o sobre papel. Sin embargo, es interesante observar que puesto que esas leyes han sido actua­lizadas y revisadas, se presta un especial interés a la información informati-zada. A este respecto, puede citarse un ejemplo. El 5 de diciembre de 1985 entró en vigor el Código Penal revisado del Canadá. Dos nuevos artículos de ese Código tienen un interés particular: 301.2: se refiere a la utilización no

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autorizada de un ordenador, y 387.1 (1.1) introduce el concepto de malver­sación en lo que concierne a los datos. Los legisladores no podían abarcar la noción de delito informático y de uso abusivo de datos cambiando simplemente la definición de documento (record) para incluir los datos (data). Después de dos años de consultas, así como de estudios y audiencias, un comité parlamen­tario llegó a la conclusión de que la información registrada como resultado de actividades debidas a un ordenador o a comunicaciones poseen características y atributos únicos que les hacen ocupar una posición distinta, lo que exige un tratamiento especial en comparación con los documentos sobre papel. La defini­ción de datos (data) utilizada en el nuevo código Penal, artículo 301.2 (2), está redactada como sigue: datos (data) significa representaciones de la información o de conceptos que se preparan, o han sido preparados, de una forma apropiada para ser utilizados en un sistema de ordenar. Es interesante observar que la definición debería haber incluido también los soportes lógicos. Este mismo criterio se aplica ahora para otras leyes del Gobierno Federal.

En la respuesta del Japón y a propósito de la legislación gubernamental, puede leerse lo siguiente: la frase documentos oficiales v otros documentos ha sido interpretada en el sentido de que abarca lo siguiente: fotografías, grabaciones sonoras, documentos informáticos, etc. (Ley que organiza la Administración del Primer Ministro, N° 127, 31 de mayo de 1949) En lo que concierne a la legislación de las autoridades locales, se indica que en el caso de Kawasakishi Jouhoukoukai Jourel, N° 3, 30 de marzo de 1984 (esa expre­sión la interpretamos como ley sobre la libertad de información de la autori­dad municipal de la ciudad de Kawasaki), los documentos sobre papel y los archivos informáticos se encuentran ambos en el mismo plano.

En el Bundestag se ha discutido un proyecto de Bundesarchiveesetzr Ley Federal de los Archivos de la República Federal de Alemania. Esta ley, que finalmente no ha sido aprobada, se refería a los documentos federales (Unterlagen) e incluía los archivos informáticos.

En Suiza no existe, en el nivel federal, una ley particular relativa a los documentos informáticos, pero hay instrucciones especiales (We1sung) que se aplican a las autoridades federales: Instrucciones relativas a la conser­vación y a la utilización de los archivos informáticos de la Administración Federal en los Archivos Federales (1984).

A.V.1.1.4 Las organizaciones internacionales

El Parlamento Europeo fue la única organización internacional que respondió al cuestionario. Sin embargo, los funcionarios europeos han consi­derado que no podían responder a la encuesta porque, según ellos, se refería únicamente al marco de las administraciones nacionales. Sin embargo, han comunicado algunas observaciones:

- La cuestión planteada debe examinarse en dos niveles:

a) el nivel interinstitucional, que es el más general;

b) el nivel institucional, que es el más preciso.

- Los documentos informáticos dependen todavía de los archivos llamados "corrientes" y, por consiguiente, no entran en la reglamentación sobre los archivos históricos tal como ha sido publicada en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas L - 43, de 15 de febrero de 1983.

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- Ciertos números de documentos informáticos son producidos por organis­mos llamados "comunes", a saber: el "Centro de Cálculo" y la "Oficina de Publicaciones". En este caso, las reglas de clasificación, desclasi­ficación, destrucción y archivo se elaboran en forma común.

- Según la información de que dispone el Servicio de Archivos del Parla­mento Europeo, no existe una recopilación de textos reglamentarios sobre los problemas específicos planteados en el cuestionario.

A.V.1.2 Las legislaciones relativas a la evaluación y la conservación

En esta sección se examinarán las respuestas a la Pregunta 2: ¿Existe en su país una legislación relativa a la evaluación y la conservación? y a la Pregunta 6: ¿Quién efectúa la evaluación de los documentos informáticos? Más adelante se informará sobre el examen de las respuestas a la Pregunta 7: ¿Qué entidad de la administración pública de su país decide las normas de conservación de los documentos informáticos de valor archivístico?

A.V.1.2.1. Las legislaciones

A.V.1.2.1.1 Falta de una legislación específica

En los 22 países que han respondido, no hay legislaciones particulares sino leyes nacionales de archivos o legislaciones similares que se aplican a los documentos informáticos. La razón es la siguiente:

- estos documentos se consideran como documentos sobre papel puesto que ambos contienen informaciones (Filipinas);

- los documentos informáticos serán sujetos a las mismas reglas generales que los documentos tradicionales (Dinamarca);

- la legislación establece las grandes líneas de los procedimientos que deben seguirse respecto de todos los documentos federales, inclusive los documentos informáticos (Estados Unidos);

Italia da la respuesta siguiente: la Ley sobre los Archivos del Estado (DPR 1409/63.18 y siguientes) no impide que los documentos informáticos sean considerados como documentos tradicionales desde el punto de vista de su per­tenencia al patrimonio público, que está protegida por el Código Civil.

A.V.1.2.1.2 Falta de una legislación específica con derecho de decisión de los Archivos Nacionales

Algunos países responden que no hay legislación especial relativa a la evaluación y la conservación, pero que son los Archivos Nacionales los que deciden en todo lo que se refiere a la eliminación (Canadá, Dinamarca, Estados Unidos, Finlandia, Japón, República Federal de Alemania, Suecia). Canadá, Japón y la República Federal de Alemania informan que las decisiones relativas a la eliminación y la conservación pueden ser adoptadas por los Archivos Nacionales en colaboración con los creadores de los documentos. Sin embargo, Canadá subraya que la última responsabilidad en lo que se refiere a la preparación y aplicación de normas de preparación es de incumbencia de los archivos públicos de Canadá.

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A.V.I.2.1.3 Modos de evaluación

El criterio de evaluación adoptado por los Archivos Públicos del Canadá es idéntico al descrito en The Archival Appraisal of Machine-Readable Records; A RAMP study with guidelines. El Canadá es el único país que menciona estos principios rectores.

A.V.1.2.1.4 Autorizaciones específicas de eliminación

En Australia, la autorización de eliminación la dan los Archivos mediante un formulario denominado disposal schedule, o las autoridades. Estas disposi­ciones describen las clases de documentos e indican los plazos de conser­vación. Estas disposiciones se basan en la Ley de Archivos que prohibe en general la destrucción u otras formas de eliminación de documentos del Commonwealth, salvo en ciertas circunstancias. Los documentos pueden ser destruidos o eliminados de otra manera. Este procedimiento es: exigido positi­vamente por la ley - autorizado por los Archivos Australianos - considerado como una práctica administrativa normal.

A.V.1.2.1.5 Existencia de instrucciones y directivas

Algunos países publican instrucciones, directivas, etc., basados en las normas generales de la Ley de Archivos (o leyes similares).

En Finlandia, los Archivos Nacionales preparan la publicación de direc­tivas en relación con la forma en que las consideraciones relacionadas con el archivamiento influyen en el tratamiento de los datos en las entidades admi­nistrativas estatales y municipales. Se incluyen algunas directivas sobre la evaluación y la conservación de los documentos informáticos.

En Suecia existe una ordenanza sobre la eliminación de los documentos informáticos (1978). Según esta ordenanza, las entidades administrativas pueden eliminar ciertos documentos informáticos con el permiso especial de los Archivos Nacionales. Los documentos que pueden ser destruidos son:

- los documentos informáticos relativos al control permanente o a la contabilidad de la administración del personal, los almacenes, compras o gastos, cuando la información no es ya útil para su uso por las auto­ridades o con fines de verificación;

- los documentos informáticos que han sido producidos mediante la combi­nación o el tratamiento de otros elementos informáticos, si estos últi­mos son conservados. La autoridad informará a los Archivos sobre los plazos de conservación.

En Suiza, las instrucciones relativas a la Conservación y utilización de documentos informáticos de la Administración Federal custodiados por los Archivos Federales (1984) se aplican a las autoridades federales. Estas ins­trucciones se basan en el Reglamento para los Archivos Federales. Las instruc­ciones rigen, entre otras cosas, la evaluación y el mantenimiento de los documentos informáticos. Los Archivos Federales deciden, después de consultar con el creador de los documentos, si el valor de éstos justifica que sean archivados. Las instrucciones y sus anexos contienen ciertos principios sobre el valor de archivo que pueden servir de principios rectores.

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A.V.I.2.1.6 Existencia de una legislación específica

En la URSS existe una legislación relativa a la evaluación y la conserva­ción; a continuación se indica la respuesta dada a este respecto:

Con fines de registro, de conservación y de utilización centralizada, en la URSS se ha creado el Fondo de Archi vos del Estado de la URSS. Este Fondo es un conjunto de documentos que pertenecen al Estado soviético y que tienen una importancia política, económica, científica, cultural o histórica. El Fondo de Archivos del Estado de la URSS está a cargo de la Dirección General de Archi­vos, dependiente del Consejo de Ministros de la URSS.

Según la disposición sobre el Fondo de Archivos del Estado de la URSS, aprobada por decreto N° 274 del Consejo de Ministros de la URSS el 4 de abril de 1980, los documentos informáticos forman parte integrante de los Fondos de Archivos del Estado de la URSS. La misma disposición establece los plazos de conservación de los documentos informáticos de los ministerios, organismos, instituciones y empresas: cinco años para los documentos informáticos admi­nistrativos y 25 años para los documentos informáticos de carácter científico y técnico. Una vez vencidos los plazos, los documentos conservados en soportes informáticos son entregados a los Archivos de Estado.

En 1983, la Dirección General de Archivos dependiente del Consejo de Ministros de la URSS publicó la "Disposición sobre el orden de selección, de la recepción para la conservación en los archivos y de préstamo a los usuarios de documentos creados mediante ordenadores". Esta disposición determina el procedimiento de selección, de recepción para la conservación en archivos y de los préstamos hechos a los usuarios de los documentos informáticos; y se re­fiere a los ministerios, comités de Estado, organismos, órganos centrales de las organizaciones sociales y las instituciones, organizaciones y empresas que dependen de ellas.

A.V.1.2.1.7 Existencia de autoridades responsables

En Zimbabwe existe un Comité de documentos (Records Committee), que ha establecido las reglas para la evaluación y la conservación de documentos. Una vez que tengan locales adecuados para el almacenamiento de los documentos informáticos, este Comité asumirá la responsabilidad en materia de evaluación y de conservación.

A.V.1.2.1.8 Existencia de una lev sobre la protección de datos

En los países que poseen una legislación relativa a la protección de datos, las decisiones sobre la eliminación se adoptan de conformidad con esta legislación. Por ejemplo, en Dinamarca, las decisiones tomadas por los Archivos Nacionales tienen que ser aprobadas por el Ministerio de Justicia. En Suecia, las decisiones son adoptadas por el Consejo de Inspección de Datos (Data Inspection Board), después de consultar con los Archivos Nacionales.

A.V.1.2.2 Toma de decisiones en materia de evaluación

En la mayoría de los casos, la decisión en materia de clasificación es de incumbencia de los Archivos Nacionales (Estados Unidos, Finlandia, Indonesia, Nigeria, Noruega, República Democrática Alemana, Zimbabwe). A menudo, estas decisiones se adoptan después de consultar con el creador de los documentos (Australia, Bélgica, Canadá, Comunidad Europea, Israel, Japón, Kenya, República Federal de Alemania, Reino Unido, Suiza). En otros casos, las deci­siones se toman de acuerdo con los ministerios (Dinamarca, Italia) o con un

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consejo especial (Suecia, URSS). Un país ha mencionado los Archivos Nacionales y las instituciones privadas (Filipinas), Brasil respondió que no hay deci­siones legales a este respecto.

A.V.1.2.2.1 Toma de decisiones por los archivos

En el primer grupo de respuestas se han hecho los comentarios siguientes: los Estados Unidos responden que la legislación da autoridad para proceder a la evaluación al Archivero de los Estados Unidos y, por consiguiente, a la National Archives and Records Administrations (NARA).

La respuesta de la República Democrática Alemana es la siguiente: los principios generales de evaluación que se aplican a los documentos informá­ticos son establecidos en la actualidad por la Administración de Archivos del Estado. Las reglas para la conservación de los documentos oficiales, cualquiera que sea el soporte de conservación, son establecidas por los dife­rentes Archivos según su respectiva competencia. Los Archivos Centrales del Estado toman decisiones en el caso de la administración cenral del Estado; los Archivos de Estado y los Archivos especializados en el caso de otras entidades administrativas. (Erste Durchführungsbestimmung zur Verordnung über das staatliche Archivwesen. 19 de marzo de 1976). El creador de los documentos puede eliminarlos bajo su propia responsabilidad, independientemente del soporte de conservación, mediante un procedimiento simplificado de elimina­ción. En ese caso, la categoría de esos documentos debe inscribirse en un catálogo publicado o confirmado por la administración de los Archivos de Estado.

Zimbabwe informa que técnicamente la decisión correspondería a los Archivos Nacionales. Sin embargo, como esos Archivos no han iniciado todavía el control de los documentos informáticos, y como en muchos casos sólo hace tres o cuatro años algunos departamentos gubernamentales han comenzado a producir tales documentos, hasta la fecha toda evaluación debe haber estado a cargo del departamento que ha creado el documento.

A.V.1.2.2.2 Toma de decisiones por los archivos y el creador de archivos

Autralia precisa que la evaluación de los archivos informáticos se efectúa de conformidad con los procedimientos de los Archivos' Australianos y en colaboración con las administraciones responsables de esos documentos.

Canadá declara que corresponde a los Archivos Públicos de Canadá estable­cer y aplicar las normas de evaluación. Los funcionarios de otros departamentos u administraciones gubernamentales pueden participar en esta actividad, pero la responsabilidad sigue siendo en última instancia de los Archivos Públicos.

Japón responde que cada transferencia de documentos a los Archivos Nacio­nales se decide de común acuerdo entre los Archivos y la dependencia adminis­trativa de que se trata, de conformidad con el Acuerdo de la Conferencia de Enlace Interministerial. Ningún documento informático ha sido objeto hasta ahora de una discusión entre los Archivos Nacionales y esas dependencias.

La República Federal de Alemania responde que los Archivos Federales deciden el valor de archivo de un fichero, y los archiveros colaboran con la dependencia que produce el documento. La responsabilidad final de la evalua­ción incumbe a los Archivos Federales.

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En Suiza, los Archivos Federales, después de consultar con el conservador de los documentos, toman una decisión respecto del valor archivístico de los documentos informáticos. Los documentos que no se conservan en los Archivos Federales pueden ser destruidos cuando ya no son utilizados (Principios rectores de protección de datos. 1981).

A.V.1.2.2.3 Toma de decisiones por los archivos, el creador y los ministerios

En Italia participan en la decisión tres instancias diferentes: son las mismas que evalúan los documentos tradicionales, es decir comisiones mixtas compuestas de representantes de la administración, el autor de los documentos, representantes de los archivos de Estado y representantes del Ministerio del Interior que garantizan su carácter confidencial.

La URSS ha dado la siguiente respuesta al punto 5: la clasificación de los documentos y la inscripción de los resultados se efectúan siguiendo los documentos sobre normas y métodos publicados por la Dirección General de Archivos dependiente del Consejo de Ministros de la URSS, así como por los ministerios, comités de Estado, organismos y órganos centrales en concordancia con la Dirección General de Archivos dependiente del Consejo de Ministros de la URSS.

Las comisiones de expertos de los centros de cálculo se encargan del trabajo inmediato de clasificación de los documentos informáticos, según la Disposición sobre el orden de clasificaciónf la recepción para la conservación en archivos y el préstamo a los usuarios de los documentos creados por ordena­dores. En estos casos, la comisión permanente de expertos está formada por el centro de cálculo (organización, empresa, institución de la que forma parte integrante) que se compone de especialistas calificados del centro de cálculo, de su órgano administrativo, de clientes para los cuales se elabora la infor­mación y de los Archivos de Estado, cuyo centro de cálculo es la fuente de aumento.

A.V.1.2.2.4 Repercusiones de las leyes sobre la protección de los datos

En los países que poseen una legislación relativa a la protección de datos que regulan la eliminación y la conservación de los documentos relativos a personas, estas leyes influirán probablemente en la evaluación, incluso si este punto no se menciona explícitamente en las respuestas.

A.V.1.2.3 Problemas particulares

A.V.1.2.3.1 Plazos de evaluación

La regla según la cual ningún documento informático puede ser eliminado sin la autorización de los Archivos Nacionales exige, en muchos casos, una evaluación en una etapa anterior a la etapa habitual exigida por los docu­mentos tradicionales, debido a los riesgos de destrucción que corre la infor­mación almacenada en soportes informáticos.

A.V.1.2.3.2 Plazos de transferencia

Algunos países poseen una legislación que obliga a las administraciones (o a otras dependencias) a transferir los documentos informáticos a los Archivos Nacionales o a eliminarlos en el momento en que dejan de ser utili­zados. El resultado puede ser una transferencia a los Archivos Nacionales en un plazo más breve que en el caso de los documentos tradicionales.

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En Australia las administraciones públicas están obligadas a transferir los documentos a los archivos desde el momento en que ya no tienen un uso administrativo cotidiano y, en todo caso, después de 25 años, si no han sido transferidos hasta ese momento. Australia menciona también el interés especial que tienen los Archivos por la conservación de los documentos informáticos y por la elaboración de métodos para el mantenimiento de esos datos al costo más bajo posible para su uso futuro.

Canadá pone de relieve los problemas relativos a los plazos dilatados de transferencia. Señala lo siguiente: la conservación de los datos informatizados en los departamentos y divisiones del Gobierno Federal constituye un grave problema con el que tropiezan regularmente los Archivos Públicos de Canadá. No existe una política o procedimiento en el conjunto de las dependencias admi­nistrativas relativos a los datos que merecen ser archivados que garanticen su transferencia a los Archivos Públicos en el momento en que expiren los periodos de conservación. Este criterio de conservación no se limita al almacenamiento de datos informatizados en condiciones ambientales adecuadas. Puede abarcar también la correspondencia existente entre la documentación asociada con los sistemas de ordenador y la capacidad de garantizar la conservación de los datos archivables en formatos que permitan su compatibilidad con las tecnolo­gías avanzadas. El personal de los Archivos Públicos trabajará con los funcio­narios de otros departamentos gubernamentales para elaborar políticas y proce­dimientos adecuados en ésta y otras esferas conexas.

En Dinamarca la transferencia de los documentos informáticos que deben ser archivados se efectúa en un plazo de cinco años, a partir de su creación, a diferencia del plazo de 30 años que se aplica en el caso de los documentos tradicionales.

En Japón, el plazo de transferencia es de 30 años. Por esta razón no se poseen todavía documentos informáticos.

En Suecia, una instrucción especial se refiere a la transferencia de los documentos informáticos a los Archivos Nacionales. Este tema se volverá a tratar en el punto A.V.1.4.2.

En la URSS se aplica un plazo de cinco años para los documentos admi­nistrativos y de 25 años para los documentos relativos a las' ciencias y las técnicas.

A.V.1.3 Las exenciones a la aplicación de la legislación

Seis países (Australia, Estados Unidos, Nigeria, Noruega, Suecia, Suiza) han respondido que existen exenciones a la ley relativa a los documentos informáticos procedentes de administraciones públicas. Todas estas exenciones están relacionadas con las leyes relativas al respeto de la vida privada.

En Australia, los documentos de más de 30 años (es decir los que han entrado en el período de consulta) están exentos de la disposición de la ley sobre los Information Privacy Principles. Estas exenciones podrían también aplicarse a otros documentos, según otras condiciones de acceso previstas por la Ley de Archivos.

Los Estados Unidos responden que, salvo una sola exención importante, las leyes y reglamentos que aplican las dependencias administrativas federales rigen también los procedimientos y actividades de los Archivos Nacionales. Hay una sola excepción: la ley sobre la protección de la vida privada excluye específicamente los documentos depositados en los Archivos Nacionales.

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De la misma manera, la ley sobre los datos (Data Act1) de Suecia excluye a los documentos depositados en los Archivos Nacionales. En consecuencia, los Archivos Nacionales de Suecia están exentos de la obligación de responder a las peticiones de personas con respecto a documentos que les conciernen, así como de la obligación de corregir o destruir los documentos incorrectos.

En Suiza se aplican restricciones o exenciones relativas a las reglas sobre la protección de los datos al nivel federal a los procedimientos utili­zados en la administración de la ley Bundesrechtspflege y Bundesamtwaltscheft), así como los servicios médicos. El Reglamento de los Archivos Federales se aplica a los documentos relativos a personas conservados en los Archivos Federales.

A.V.1.4 Legislación específica relativa a la protección física de los documentos informáticos

Sólo un país ha respondido positivamente a la Pregunta 4: ¿Existe una legislación particular relativa a la protección física de los ficheros infor­máticos? Se trata de Suecia. En algunos otros países, sin embargo, existen instrucciones que adoptan otras formas.

A.V.1.4.1 Existencia de una legislación específica

En Suecia, por la Circular 1978: 473 anexa a la Ordenanza General sobre Archivos, de 10 de noviembre de 1961, se prevén reglas relativas a las condiciones de almacenamiento, la conservación y la consulta.

El tratamiento y el almacenamiento de las bandas magnéticas se efectuarán en locales libres de polvo. Las bandas estarán protegidas con dispositivos tales como los "anillos de protección" y por bandas de espuma de caucho que cierran el terminal de la banda. Las bandas se depositarán en una caja cerrada de plástico transparente, de manera que la etiqueta de identificación puede leerse sin tener que abrir la caja.

Si las bandas magnéticas han estado expuestas a un medio ambiente inha­bitual o si se producen tensiones en la banda, éstas deberán ser rebobinadas, si es necesario después de haberlas reacondicionado.

Toda banda magnética no utilizada será controlada haciéndola pasar por un ordenador por lo menos una vez durante el primer periodo de diez años; después de ese plazo, una vez cada cinco años. Además, aplicando el método de muestreo se seleccionarán bandas magnéticas para efectuar una inspección visual. Se tomarán notas respecto del estado de la banda cuando se la utiliza o cuando es objeto de una inspección. Se procederá a copiar la banda si se descubren errores permanentes de lectura u otros tipos de daños. La documentación anexa se conservará con la grabación. La documentación deberá incluir, entre otras cosas, las listas existentes de bloques de datos con las pérdidas eventuales de información y notas relativas a las condiciones físicas de la banda.

Si en un centro de informática o en otra dependencia se conservan docu­mentos registrados a disposición de una determinada entidad administrativa, deberán hacerse arreglos particulares sobre el tratamiento de la banda desde el punto de vista de la técnica de archivos. La administración verificará la calidad del mantenimiento de esos documentos en función del acuerdo que se haya establecido.

En Suecia existen también Instrucciones relativas a la transferencia de documentos informáticos a los Archivos Nacionales (RA-FS 1986: 1). Esas instrucciones contienen reglas sobre la calidad de las bandas magnéticas, las

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estructuras de datos y la representación de los datos en la banda. Esas instrucciones contienen principios y normas aplicables a los documentos infor­máticos que merecen ser archivados. Prescriben también que los documentos transferidos a los archivos pueden ser explotados sin el soporte lógico y el material utilizado por su creador. Junto con las bandas debe depositarse al mismo tiempo una documentación adecuada que comprenda lo siguiente: la documen­tación técnica, descripción del sistema, del fichero, del registro, así como las listas de los códigos.

A.V.1.4.2 Existencia de instrucciones

Australia declara que no existe una legislación especial relativa a la protección física de los documentos informáticos. La Ley de Archivos incluye la protección de esos documentos contra los daños y la destrucción; las admi­nistraciones públicas están obligadas a transferir los documentos a los Archivos desde el momento en que no tienen ya un uso administrativo cotidiano y, en todo caso, si no han sido ya transfridas, después de un plazo de 25 años. La Conferencia Australiana ha publicado también directivas que exigen que las dependencias de la administración evalúen las amenazas y los peligros que el medio ambiente crea en la gestión de los sistemas de información, entre otros, los peligros causados por el fuego, por las interrupciones de la corriente eléctrica y del aire acondicionado, por el agua. Esas directivas prevén la necesidad de dar la alerta en casos de desastre (Public Service Board, Personnel Management Manual Vol. 4, Information Management: Anexos 4A y 4B). los archivos han preparado asimismo directivas para casos de estado de alerta y trabajan actualmente en un manual para casos de emergencia.

Canadá responde que no existe una legislación a nivel federal en lo que concierne a la protección física de los documentos informáticos. Sin embargo, para el conjunto de la administración pública existen políticas y directivas que se aplican a la planificación, al desarrollo y al mantenimiento de los sistemas de ordenadores. Esas reglas contienen informaciones sobre problemas de seguridad. Además, el Gobierno Federal canadiense ha publicado recientemente una Nueva política de seguridad, que afectará a todos los departamentos y administraciones. La política de seguridad abarca todos los aspectos en esta esfera, la clasificación de la seguridad de la información gubernamental, la protección de la información, de la propiedad física y del equipo, la clasifi­cación de la seguridad del personal del Gobierno, etc. La política se aplica a todos las informaciones registradas, incluidos los documentos informáticos.

La respuesta de Dinamarca es negativa. Sin embargo, en las reglas rela­tivas a los documentos electrónicos que contienen informaciones sobre personas se debe indicar con precisión las garantías de seguridad relativas al sistema operativo. Las finalidad es reducir en todo lo posible el riesgo de acceso no autorizado a informaciones delicadas.

La respuesta de los Estados Unidos es la siguiente: no existe una legis­lación específica en esta esfera. Sin embargo, se han promulgado algunas reglas para las dependencias de la administración federal; esas reglas se refieren a la protección física de los documentos informáticos. Por ejemplo, el Departamento de Defensa ha elaborado reglas detalladas que las dependencias militares aplican para proteger los documentos informáticos clasificados como de seguridad. Se elaboran reglas similares para las dependencias civiles. En realidad, todo el problema de la seguridad de los sistemas de ordenador ha llegado a ser una preocupación muy importante desde el momento en que las dependencias administrativas han tratado de desarrollar procedimientos y programas para impedir el acceso no autorizado a sus sistemas de ordenador.

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En este campo, la Oficina Nacional de normas ha publicado directivas relacio­nadas con los sistemas automatizados. Los Archivos Nacionales (NARA) han elaborado reglas para el mantenimiento, la manipulación y el almacenamiento de las bandas magnéticas y los discos. Estas instrucciones exigen que se conserve una copia en otro lugar (como copia de seguridad) y que sólo se admita al personal autorizado en las cámaras de almacenamiento o en las salas de ordena­dores. En el caso de los sistemas sometidos a la ley sobre la protección de la vida privada, la legislación exige que la descripción anual del sistema incluya un párrafo sobre las políticas y prácticas de la administración pública en lo que concierne al almacenamiento, posibilidad de acceso, controles de acceso, tiempo de conservación y eliminación de los documentos.

Italia responde lo siguiente: "El problema se ha planteado con ocasión de los atentados ocurridos en 1979 y 1980 en los Centros Universitarios de Cálculo y en el Automóvil Club; sin embargo, no existe ninguna ley específica. Ahora bien, en lo que concierne a la protección física general, el Ministerio del Tesoro proporciona indicaciones a toda la administración pública. Estas indicaciones deben incluirse en los contratos con las empresas de informática. Una comisión técnica, instalada en el mismo Ministerio, da su opinión sobre los contratos en materia de instalaciones informáticas; es obvio que las de­pendencias administrativas tienen que respectar las indicaciones sugeridas."

En la República Democrática Alemana no existe una legislación específica, pero está legalmente previsto que los documentos de gran importancia sean conservados en dos ejemplares (Reglas relativas a la metodología y a la pro­tección de datos en la conservación de contabilidades y estadísticasf 6 de agosto de 1985).

En Suiza no hay una ley especial sobre la protección de los documentos informáticos contra la destrucción. Por consiguiente, la respuesta hace refe­rencia a las Directivas para el tratamiento de documentos personales en la Administración Federal, según las cuales los documentos informáticos no utili­zados serán destruidos, con excepción de los que deben ser transferidos a los Archivos Federales. Estas reglas se refieren a la protección de los datos y no concretamente a la protección de los soportes de almacenamiento de los datos, por ejemplo, las bandas magnéticas. Sin embargo, las instrucciones relativas a la conservación y al uso de los documentos informáticos (2 de mayo de 1984) contienen reglas para la manipulación de las bandas magnéticas. Por ejemplo, cada cinco años se hará una nueva copia de las bandas. Esta operación se efectuará igualmente en función del desarrollo tecnológico. Habrá dos copias de cada banda magnética.

A.V.2 Las normas de conservación y sus aplicaciones

A.V.2.1 Toma de decisiones en materia de normas de conservación

Pregunta 7: ¿Qué entidad de la administración pública de su país decide las normas de conservación de los documentos informáticos que deben ser archivados?

A.V.2.1.1 Toma de decisiones sólo por los Archivos Nacionales

Nueve países (Australia, Bélgica, Dinamarca, Estados Unidos, Indonesia, Nigeria, Noruega, República Democrática Alemana, Reino Unido) responden posi­tivamente.

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En Australia, la conservación de los documentos de la Confederación es de responsabilidad legal de los Archivos Australianos, de conformidad con la Ley de Archivos. Los documentos custodiados por las dependencias administrativas deberán ser protegidos con arreglo a las directivas que figuran en el Personnel Management Manual (véase la respuesta a la pregunta 4). Las normas de conservación deben ser establecidas por los Archivos Australianos en función de los consejos técnicos dados por los especialistas de las dependencias públicas o de las organizaciones de que se trate, en caso nece­sario. Las investigaciones que se están realizando sobre los soportes magné­ticos tratarán este problema. Mientras tanto, en el programa de conservación en el marco de los Archivos Australianos se han estudiado las condiciones técnicas de conservación.

La respuesta de los Estados Unidos es la siguiente: los documentos consi­derados de valor permanente por los Archivos Nacionales están sometidos a la autoridad de los Archivos. Estos tienen la facultad de establecer reglas de mantenimiento, manipulación y almacenamiento de esos documentos informáticos hasta su transporte a los Archivos Nacionales (44. USC. 2104, página 11).

En Noruega, solamente los Archivos Nacionales pueden establecer normas para los documentos informáticos que se conservarán en los Archivos. La excepción a esta regla son los documentos informáticos de carácter científico creados gracias a los subsidios del Consejo Noruego para la Investigación Científica y Ciencias Humanas. Se les conservará en el Centro Informático Noruego para las Ciencias Humanas y en el Centro Informático Noruego para las Ciencias Sociales.

En la Repúbica Democrática Alemana son los Archivos del Estado los que deciden.

En Zimbabwe no hay todavía normas a este respecto pero la responsabilidad recaerá pronto en los Archivos Nacionales.

A.V.2.1.2 Toma de decisiones por los Archivos Nacionales y otras dependencias de la administración pública

En algunos países las decisiones dependen de los Archivos Nacionales conjuntamente con otras dependencias. Así sucede en la Comunidad Europea, en Finlandia, Israel, Italia, Kenya, Suiza y la URSS.

En Finlandia, los Archivos Nacionales tienen el derecho de establecer normas de conservación en los documentos informáticos de valor permanente que pertenecen a las entidades del Estado y a las municipalidades (Ley de Archivos, párrafo 10). En las instrucciones antes mencionadas se darán algunas normas en lo que se refiere a la manipulación de las bandas magnéticas, los requisitos en materia de medio ambiente y de la conservación de las bandas, los códigos de caracteres que han de utilizarse, etc. El Ministerio de Finanzas tiene también derecho a establecer normas.

En Italia, los funcionarios que proceden a la evaluación de los documentos tradicionales, a saber, las comisiones mixtas compuestas de representantes de la dependencia administrativa que ha creado los documentos, de representantes de los Archivos del Estado y del Ministerio del Interior, garantizan también el secreto de las informaciones.

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En Suiza, las normas para los documentos informáticos que deben trans­ferirse a los Archivos Federales y las destinadas a garantizar su manteni­miento figuran en las Instrucciones para la conservación y utilización de los documentos informáticos de la Administración Federal en los Archivos Fede­rales. La Administración Federal publica estas instrucciones para la Organiza­ción y los Archivos Federales, en colaboración con el Centro de Cálculo Elec­trónico de la Administración Federal. En el marco de un proyecto similar se prevén ahora instrucciones particulares relativas al formato de archivo, a las normas del sistema, etc., para los Archivos Federales.

En la URSS, la entidad encargada de tomar las decisiones es la Dirección General de Archivos dependiente del Consejo de Ministros.

A.V.2.1.3 Toma de decisiones por otras autoridades

Dos países, Canadá y la República Federal de Alemania, se refieren a las normas publicadas por otras autoridades distintas de los Archivos, las depen­dencias administrativas o los ministerios.

La respuesta de Canadá es la siguiente: en el marco del Gobierno Federal canadiense, existe un Comité Gubernamental de Normas para el Tratamiento Elec­trónico de datos (Government EDP Standards Committee). Como lo indica su título, ese Comité y sus diferentes grupos de trabajo tienen a su cargo las investigaciones sobre las necesidades y la utilización de los diferentes tipos de normas en la esfera del tratamiento electrónico de datos en el Gobierno Federal en su conjunto; asimismo, este Comité evalúa las diferentes normas internacionales establecidas sobre esas actividades. Los resultados de las deliberaciones se transmiten a un Comité Consultivo sobre la Gestión de Infor­maciones (Advisory Committee on Information Management), comité interminis­terial encargado de la aprobación y publicación, en el ámbito de todo el Gobierno, de las políticas, procedimientos y normas relativas a las informa­ciones y la tecnología de la información. Como hasta ahora el Gobierno Federal no ha elaborado ni publicado normas para la conservación de documentos infor­máticos, esos comités deberán por consiguiente desempeñar un papel importante en la elaboración, publicación y aplicación de dichas normas. En el plano nacional, el Consejo de Normas del Canadá debería desempeñar la misma función. Sin embargo, esta organización no ha redactado todavía ninguna norma relativa a la conservación de documentos informáticos.

La República Federal de Alemania responde que no se ha tomado ninguna decisión hasta ahora, especialmente en lo que concierne a los archivos. Sin embargo, existe cierto número de normas técnicas y de reglas que deben ser respetadas en general, por ejemplo, las reglas referentes al intercambio y la transmisión de documentos informáticos entre las distintas dependencias admi­nistrativas.

A.V.2.2 Las diferencias legales entre el documento sobre papel y el documento informático

Pregunta 8: ¿Existe una diferencia legal entre las informaciones transcritas sobre soporte tradicional y las transcritas sobre soporte infor­mático?

A.V.2.2.1 Diferencias en materia de valor probatorio

Cinco países (Canadá, Dinamarca, Italia, Filipinas, Reino Unido) han respondido que existe una diferencia en el valor legal en materia de prueba. Para Canadá, la respuesta a esta pregunta es sí, siempre que diferencia legal se interprete como: admisibilidad ante un tribunal. En esta circunstancia, sólo los documentos textuales, los impresos y los microformatos son admitidos

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como prueba ante los tribunales de Canadá. Sin embargo, durante los dos últimos años se han hecho muchos esfuerzos con el propósito de modificar la ley cana­diense en materia de prueba judicial, lo que permitiría utilizar ante los tribunales canadienses la información creada por ordenador o por técnicas de comunicación. Después de amplios debates y de un cierto número de estudios realizados por especialistas del derecho, se ha llegado a la conclusión de que no era posible tener en cuenta las características particulares de los docu­mentos informáticos, como una posibilidad de prueba ante un tribunal, simple­mente cambiando y ampliando la definición de documento (record) para incluir los datos (data). Además, los conceptos tales como originalf copia, duplicado, no se han considerado adecuados para expresar la noción de datos. En la actua­lidad, el Ministerio Federal de Justicia está preparando un nuevo proyecto de ley uniforme para Canadá en materia de prueba judicial, aplicable a los dos niveles (federal y provincial). Se ha llegado a conclusiones similares para la revisión del Código Penal Canadiense (véase supra, Pregunta 1).

Dinamarca responde que es posible que exista una diferencia en el valor legal en materia de prueba.

Italia responde que los documentos sobre soporte informáticos no tienen valor legal y no constituyen prueba judicial.

Filipinas precisa que los documentos informáticos se consideran como una práctica secundaria en el proceso.

En el Reino Unido, de conformidad con la ley de protección de datos, para que los documentos informáticos tengan un valor legal probatorio tienen que presentar ciertas normas legales que no son aplicables a los documentos sobre papel.

A.V.2.2.2 Falta de diferencia pero con un problema en materia de prueba

En Australia, la Ley de Archivos no hace distinción legal entre los docu­mentos informáticos y los documentos sobre papel. Sin embargo, las reglas relativas al valor probatorio varían de un Estado a otro, así como el grado de admisibilidad de los documentos informáticos. Por regla general, la legislación sobre la prueba judicial es prudente en lo que se refiere a la admisibilidad de esos documentos ante un tribunal. Por ejemplo, en el territorio de la capi­tal australiana, la Ordenanza de 1971 sobre la prueba da una interpretación amplia de documento, que puede incluir los soportes magnéticos; el Artículo 42 de la misma ordenanza acepta las pruebas establecidas mediante ordenador; el Artículo 43 permite que los tribunales rechacen en general la prueba si hay dudas razonables en cuanto a la autenticidad o la exactitud de un documento.

Según la legislación sueca no hay diferencia declarada entre los docu­mentos informáticos y otros documentos. El problema general es el de la legi­bilidad. Se puede citar como ejemplo la ley sobre la contabilidad. Tradicio-nalmente, los libros de contabilidad se llevaban sobre papel. Actualmente se ha difundido rápidamente el uso de documentos informáticos. Por esta razón, ha sido necesario adaptar la legislación a la nueva situación, incluso si sub­sisten dudas respecto a los principios legales. Según la ley sobre la conta­bilidad no se pueden utilizar microfilms o documentos informáticos para el resumen de las cuentas del libro mayor, o utilizarlas simultáneamente para las facturas y los libros ordinarios. Si se utilizan documentos informáticos es menester estar seguros de que las grabaciones son duraderas, que la infor­mación puede ser comprendida (fácilmente accesible) y que los documentos se conservan de una manera tal que garantiza la seguridad.

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En Suecia existe también una legislación especial y reglas relativas a los ficheros informáticos de los vehículos automóviles, viviendas, etc.

A.V.2.2.3 Equivalencia enunciada solamente en la Ley de Archivos

En Finlandia, la igualdad entre documentos tradicionales e informáticos sólo se menciona en la Ley de Archivos. Por ejemplo, en la ley sobre la publicidad de los documentos públicos no se dice nada sobre los documentos informáticos. Según una interpretación aceptada generalmente, los documentos informáticos se consideran públicos (accesibles a todo ciudadano) si las autoridades así lo deciden (véase también la pregunta 3 supra).

A.V.2.2.4 Falta de diferencia

Trece países (Bélgica, Brasil, Estados Unidos, Indonesia, Israel, Kenya, Noruega, República Democrática Alemana, República Federal de Alemania, Senegal, Suiza, URSS y Zimbabwe) responden que no hay diferencias.

Dos países, Suiza y Zimbabwe, hacen observaciones. En el caso de Suiza las diferencias legales no se mencionan explícitamente en la legislación. En el Código de Obligaciones (Artículo 962), el modo de registro y el tipo de soporte para almacenamiento se regulan en el caso de las cuentas; el punto 4 precisa: las grabaciones sobre soportes de datos o de imágenes tienen el mismo valor que los documentos. En Zimbabwe esta cuestión no se ha tomado todavía realmente en consideración, probablemente porque la producción y la utili­zación de documentos informáticos está todavía en sus comienzos. Sin duda alguna, con el desarrollo de la producción y la utilización de documentos informáticos se pondrá muy pronto en práctica una política precisa.

A.V.2.3 Las diferencias legales entre los documentos informáticos conservados por las administraciones públicasf

las firmas privadas v los Archivos Nacionales

Pregunta 9: ¿Existe una diferencia legal entre los documentos informáticos conservados por las administraciones públicas, las sociedades privadas y los Archivos Nacionales?

A.V.2.3.1 Falta de diferencia

Nueve países (Brasil, Indonesia, Italia, Kenya, Nigeria, República Democrática Alemana, República Federal de Alemania, Senegal, Zimbabwe) responden que no hay diferencias en la legislación entre los documentos infor­máticos conservados en las administraciones públicas, las firmas privadas y los Archivos Nacionales.

Zimbabwe añade este comentario: los Archivos Nacionales son la autoridad encargada de archivar para el gobierno, los ministerios y las adminis­traciones, y se exhorta a las autoridades municipales y paraestatales a utilizar las facilidades ofrecidas por los archivos; las firmas privadas son autónomas.

La ley sobre la protección de datos del Reino Unido y las leyes sobre datos de Suecia y Noruega comprenden todos los documentos informáticos de esos países que se refieren a personas privadas. En Finlandia, el Gobierno presentó en 1986 al Parlamento una ley sobre la protección de la vida privada que debe aplicarse a todos los documentos relativos a las personas privadas.

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A.V.2.3.2 Diferencia entre la legislación federal y la provincial

En los Estados federales (Canadá, Estados Unidos y Suiza), existen legis­laciones diferentes en lo que concierne a la administración pública en el plano federal y provincial. Sólo estos países han comunicado respuestas.

En Canadá la legislación aplicable a los archivos públicos de Canadá no se refiere sino al nivel federal: la creación de cada depósito de archivos provinciales es resultado de una legislación específica. En todos los casos, los mandatos de esas instituciones les permiten adquirir y conservar documentos informáticos.

En los Estados Unidos la legislación aplicable a los Archivos Nacionales se aplica también a las administraciones federales, pero no a otros niveles del Gobierno.

En Suiza, la legislación aplicable a los Archivos Federales se refiere igualmente sólo al nivel de la Confederación. Los cantones, municipalidades, etc., poseen su propia legislación. La ley relativa a los archivos informá­ticos es la misma que se aplica a los documentos sobre papel.

A.V.2.3.3 Diferencia entre administraciones públicas v Archivos Nacionales

En Australia, la autoridad de los Archivos Nacionales y de los Archivos de los Estados no puede aplicarse sino a los documentos que son propiedad de los respectivos gobiernos.

En Canadá, muchas ciudades y municipalidades han instalado depósitos de archivos, y lo mismo han hecho algunas universidades, firmas privadas y organismos. Cada uno de esos depósitos se habrá establecido en función de una ley, de una ordenanza o de una norma legal. En la mayor parte de los casos, las atribuciones de esos depósitos comprenden probablemente los documentos informáticos. Sin embargo, hasta ahora, es muy reducido el número de depósitos de archivos del Canadá que conservan documentos informáticos.

En Dinamarca, el acceso público a los documentos de las dependencias administrativas está reglamentado por una ley especial: para los documentos transferidos a las instituciones de archivos, el acceso general se concede después de 50 años (80 ó 100 años en el caso de documentos clasificados como "de seguridad"). Por otra parte, las entidades administrativas tienen normal­mente libre acceso a sus propios documentos en los Archivos Nacionales. Sin embargo, no sucede lo mismo en el caso de los documentos informáticos trans­feridos a los Archivos Nacionales, después de un permiso especial del Ministerio de Justicia (véase supra 3). En ese caso, todo acceso, incluido el de la entidad administrativa creadora de los documentos, tiene que ser aprobado por el Consejo de Inspección de Registros.

En los Estados Unidos los documentos que se depositan en los Archivos Nacionales están exentos de la ley sobre la protección de la vida privada. En Suecia esos documentos están exentos de la ley sobre los datos (Data Act, comparar con la Pregunta 5).

En Finlandia la Ley de los Archivos se aplica a las autoridades del Estado y a las autoridades municipales.

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En Noruega y en Suecia los Archivos Nacionales son la autoridad en materia de archivos para las entidades administrativas del Estado. Como no existe una diferencia entre documentos y archivos, la legislación abarca esos dos tipos de documentos en la administración pública y en los Archivos Nacionales. Las dependencias administrativas municipales son en principio autónomas.

En el Reino Unido existe una ley para los documentos públicos y otra para los gobiernos locales. Las diferencias entre esas leyes no se han explicado.

A.V.2.3.4 Legislación relativa a las firmas privadas

En la mayoría de los países que han dado una respuesta relativa a las firmas privadas, estas firmas están regidas por una legislación distinta de la que se aplica a la administración pública y a los Archivos Nacionales.

En Australia, en Noruega y en Suecia el sector privado no puede ser reglamentado sino por la ley.

En Finlandia, las firmas privadas y los participantes conservan sus propios documentos informáticos, y lo mismo sucede en el Canadá (véase 8.3).

En Filipinas las firmas privadas no están comprendidas en las reglas y reglamentos de la Oficina de Gestión de Documentos y de Archivos en lo que se refiere a la conservación de documentos permanentes.

En el Reino Unido, la Companies Act impone ciertas obligaciones a las sociedades; estas obligaciones no son aplicables a las entidades adminis­trativas públicas ni a los Archivos Nacionales.

En Suiza no existe una legislación relativa a la conservación o al acceso de los documentos informáticos de las firmas privadas.

La legislación sobre la protección de datos del Reino Unido, de Suecia, de Noruega y, probablemente después de 1986, de Finlandia, se aplica también a las firmas privadas.

A.V.3 Existencia de otros problemas vinculados con los archivos informáticos

Muchos países han hecho referencia a problemas causados por el rápido desarrollo de la utilización de ordenadores.

Los Estados Unidos ofrecen un ejemplo interesante. El uso de ordenadores por el Gobierno Federal va en aumento, tanto en lo que se refiere al número de sistemas de tratamiento de la información como a los tipos de datos tratados. En lo relativo al número de sistemas, las dependencias federales los han aumentado. Por ejemplo, el número de grandes ordenadores en las entidades administrativas federales pasó de 11.305 en 1980 a 26.682 en 1985. El aumento de los microordenadores es aún más espectacular, pues su número pasó de 2.307 en 1980 a cerca de 100.000 en 1985. Más precisamente en lo que concierne a los tipos de información tratados en esos sistemas, las entidades administrativas federales han pasado de los ficheros de datos numéricos al tratamiento de textos, a los sistemas de indexación, a las bases de datos cartográficos y a los sistemas de gestión de bases de datos. Además, un gran número de entidades administrativas están aplicando sistemas que permitirán al público transmitir electrónicamente las informaciones. Estos elementos revelan la amplitud de los problemas vinculados con los documentos informáticos. Los Archivos Nacionales tienen justamente que encontrar una solución a estos tipos de problemas.

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En la respuesta de Canadá se señala un problema muy Importante: la falta de procedimientos y de mecanismos apropiados para cerciorarse de que toda la información, independientemente del soporte físico, es objeto de una gestión adecuada. Existen diversos grupos de personas encargadas de las gestiones de información en todo gran organismo (por ejemplo, los encargados de la gestión de documentos, de la gestión de los sistemas de información, el coordinador de microformatos, etc). Es menester respetar, y si es posible, coordinar, las funciones y responsabilidades de estos y otros funcionarios de gestión encar­gados de la información. Al mismo tiempo, es necesario reconocer que las prácticas y procedimientos existentes para la gestión de documentos sobre papel no pueden aplicarse automáticamente a la información digitalizada.

En Australia existe el mismo problema, y cabe pensar que los Archivos Australianos desempeñarán un papel fundamental en lo que concierne a la gestión de documentos. Además, las distintas entidades administrativas tendrán que contar con asesoramiento para la gestión de sus propios documentos informáticos

En Dinamarca la norma que establece que es la entidad administrativa creadora, y no los Archivos Nacionales, la que debe sufragar las copias de los ficheros destinados a los archivos, ha dado lugar a problemas en un pequeño número de casos.

El Reino Unido e Italia plantean este problema al mismo tiempo que el que se refiere al aspecto legal. El Reino Unido menciona problemas relativos al copyright e Italia considera esta cuestión al mismo tiempo que el valor legal de los documentos informáticos.

En Suecia, el principio de libre acceso, independientemente del soporte, es causa de dificultades, por ejemplo, en materia de costos y conservación. Estas cuestiones han hecho necesario el establecimiento de un nuevo comité parlamentario.

Suiza señala también la brevedad del plazo de vida de los documentos informáticos, en comparación con los demás documentos, y declara lo siguiente: nuestro problema más importante en lo que concierne a esos documentos es garantizar la seguridad de los documentos que deben ser archivados, conser­varlos y asegurar su mantenimiento de modo que, incluso después de decenios, puedan ser utilizados plenamente y a un costo razonable.

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A.VI. LA LEGISLACIÓN Y LAS NORMAS EN MATERIA DE ARCHIVOS INFORMÁTICOS

A.VI.l Introducción

Como se ha podido apreciar, las respuestas a las preguntas son muy dife­rentes. Algunos países han respondido simplemente con un sí o un no. Otros países han hecho comentarios y otros han enviado los textos legales, etc. En algunos casos simplemente no se ha respondido a las preguntas.

Debido a esta situación, no es posible elaborar un informe completo sino para un número limitado de países. Por este motivo, lo que se expone en este capítulo a propósito de las legislaciones sólo debe ser considerado como un ejemplo de las legislaciones aplicables a los documentos informáticos produ­cidos por las entidades de la administración pública.

En este capítulo cada pregunta se trata separadamente, con excepción de las preguntas 2 y 6, que se examinan al mismo tiempo. Las respuestas se exa­minan en función de su contenido; la consecuencia es que los comentarios hechos por un mismo país pueden encontrarse en lugares diferentes en el marco de la misma pregunta, según el tema tratado.

Los países que han respondido simplemente s_í o no, o incluso de manera detallada, sólo se citan en contadas ocasiones porque sus respuestas figuran ya en el Capítulo V.

A.VI.2 Papel de la Lev de Archivos

A.VI.2.1 Legislación general

La URSS posee una legislación general: GOST 6.104.84 (norma nacional) que formula reglas relativas a la elaboración y el contenido de los documentos informáticos, a fin de reforzar su poder jurídico, así como reglas destinadas a la modificación de dichos documentos.

En el caso de los demás países que han respondido de manera detallada, la legislación general aplicable a los documentos informáticos es la misma que la aplicable a los documentos convencionales. Esta opinión se basa en el hecho de que los documentos informáticos se consideran como equivalentes de los docu­mentos convencionales, puesto que contienen informaciones. En función de este criterio, la Ley de Archivos (u otras leyes relativas a los documentos públi­cos) se aplica a los documentos tradicionales y a los documentos informáticos. Sin embargo, en los países con un mayor desarrollo de la informática, en particular las leyes de archivos han sido revisadas y los documentos informá­ticos han sido incluidos explícitamente en la definición de documentos (records)f mientras que en los países donde las administraciones públicas utilizan menos la informática, la definición de documentos (records) o de documentos públicosr (public records) es todavía muy general. Por ejemplo: esos documentos abarcan no sólo los documentos escritos, sino también los documentos que contienen una información producida por cualquier medio. Parece obvio que en los países con un mayor desarrollo informático se preste especial atención a los documentos informáticos cuando se procede a revisar o poner al día la legislación. Canadá ha proporcionado buenos ejemplos de estos procedi­mientos. Otro país, Suecia, da también un ejemplo de instrucciones especiales para la conservación y la utilización de los documentos informáticos.

Según el Parlamento europeo, única organización internacional que ha respondido, no existe una recopilación de textos reglamentarios sobre los problemas específicos planteados en el cuestionario.

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A.VI.2.2 La evaluación v la conservación de los archivos informáticos

En la mayor parte de los países que han respondido no hay legislaciones especiales, pero las leyes de los Archivos Nacionales o una legislación similar se aplican a los documentos informáticos.

Algunos mencionan la carencia de una legislación especial, pero precisan que los Archivos Nacionales son los que deciden la eliminación. Algunas veces esas decisiones se toman en colaboración con la entidad administrativa original, pero la responsabilidad final es de incumbencia de los Archivos Nacionales.

En Australia, la autorización para la eliminación de esos documentos se da mediante instrucciones oficiales llamadas planes o autorizaciones de eliminación.

Un país, Canadá, informa sobre un manual para evaluación: Archival Appraisal of Machines-Readable Records: A RAMP Study with Guidelines.

Un pequeño número de países (Suecia, Suiza) publican instrucciones, directivas, etc., basadas en las normas más generales contenidas en ley de archivos o en leyes similares. Estas instrucciones tratan de la evaluación y la conservación, y en un caso (Suiza) se refieren a algunos principios sobre el valor de archivo. En Suecia existe una ordenanza según la cual las depen­dencias administrativas pueden eliminar ciertos documentos informáticos sin contar con un permiso especial de los Archivos Nacionales.

En la URSS hay una legislación relativa a la evaluación, a la trans­ferencia y al préstamo, que se aplica a las entidades administrativas centrales de los organismos e instituciones sociales, a las organizaciones y las firmas.

En Zimbabwe existe un Comité de documentos que toma las disposiciones necesarias para la evaluación y la conservación.

En los países donde hay una ley sobre la protección de datos, esta legis­lación regula las decisiones sobre la eliminación de los documentos informá­ticos relativos a personas privadas.

Las decisiones sobre evaluación (en la mayoría de los países que han respondido) son obra de los Archivos Nacionales, los archivos de los Estados o de otras instituciones encargadas de archivos. Algunos países (Canadá, Japón, República Federal de Alemania, Suiza) señalan que las decisiones se toman en colaboración con el creador de los documentos informáticos o después de celebrar consultas con él.

En Italia hay tres grupos que participan en la decisión: los represen­tantes de la entidad administrativa creadora de los documentos, los Archivos de Estado y el Ministerio del Interior.

En la URSS existen reglas publicadas por el Director de Archivos Generales y las publicadas por las entidades administrativas, los comités de Estado, los organismos y las organizaciones centrales. En los centros de cálculo, los consejos de expertos se encargan de la evaluación directa de los documentos informáticos. Un especialista del Ministerio del Tesoro da su opinión sobre los contactos entre centros de cálculos.

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En las respuestas que señalan algunos problemas particulares: la nece­sidad de practicar una evaluación en una etapa anterior a la que se utiliza actualmente para los documentos tradicionales, así como la necesidad de establecer plazos más breves para la transferencia de los documentos informá­ticos a los Archivos Nacionales. Estos problemas derivan, por ejemplo, de la falta de una política y procedimientos para garantizar el control adecuado del medio ambiente y para obtener una documentación adecuada relativa a los siste­mas informáticos y a los ficheros.

Australia está elaborando métodos de mantenimiento de documentos infor­máticos para su utilización futura que sean realmente rentables.

A.VI.2.3 La protección de los documentos informáticos

Un solo país (Suecia) posee una legislación especial relativa a la protección de los documentos informáticos. Sin embargo, en otros países hay otros tipos de reglas en esa esfera, por ejemplo: las directivas de la Oficina Nacional de Normas (Estados Unidos) acerca de la seguridad de los sistemas automatizados; el Personnel Management Manual de la Public Service Board sobre los peligros del medio ambiente (Australia): reglas dictadas por el Departa­mento de Defensa sobre la protección de los documentos informáticos clasifi­cados como "secretos" (Estados Unidos); instrucciones para la conservación y la utilización de los documentos informáticos (Suiza); reglas relativas a la metodología y a la protección de los datos de contabilidad y de estadística (República Democrática Alemana).

La legislación, las reglas, las directivas, etc. tratan de lo siguiente:

- el mantenimiento, manipulación y almacenamiento de bandas magnéticas. Hay reglas en esta materia: se mantendrán dos copias de cada fichero; se harán nuevas copias cinco años después o cuando lo exija el desarro­llo tecnológico; las bandas se conservarán en locales sin polvo, en condiciones de temperatura y humedad determinadas;

- la seguridad de los sistemas automatizados, que incluye la protección contra el acceso no autorizado, la clasificación de la seguridad de las informaciones y del personal, la seguridad de la propiedad física y del equipo;

- la evaluación de los peligros y riesgos ambientales en la gestión de los sistemas de información;

- las directivas sobre la calidad de las bandas magnéticas para una conservación duradera, la estructura y la representación de los datos en las bandas, la independencia respecto a los soportes lógicos y del material;

- las reglas para la documentación necesaria para la utilización de las bandas.

A.VI.2.4 Normas de conservación

En la mayor parte de los países que han respondido a la encuesta, sola­mente los Archivos Nacionales pueden tomar decisiones respecto de normas de conservación para los documentos informáticos (Australia, Bélgica, Dinamarca, Estados Unidos, Indonesia, Noruega, Reino Unido, Suecia, Zimbabwe).

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En otros países son los Archivos Nacionales, junto con las entidades administrativas y/o los ministerios, los que toman la decisión.

En Finlandia son los Archivos Nacionales, pero también puede tomar decisiones el Ministerio de Finanzas. En la URSS la decisión es de incumbencia de la Dirección General de Archivos dependiente del Consejo de Ministros.

En Italia son los representantes de la entidad administrativa creadora de los documentos, los Archivos de Estado y el Ministro del Interior.

En Kenya son los Archivos Nacionales, de acuerdo con las entidades de administración pública.

En Suiza, son los Archivos Federales, en cooperación con la Adminis­tración Federal y el Centro de Cálculo Electrónico.

Dos países, Canadá y la República Federal de Alemania, hacen referencia a las normas dictadas por otras instituciones distintas de los archivos, las entidades administrativas o los ministerios. En Canadá, la responsabilidad es del Comité Gubernamental de Normas de Tratamiento Electrónico de Datos, el Comité Consultivo sobre la Gestión de la Información (ACIM), y el Consejo de Normas del Canadá. La República Federal de Alemania hace referencia a las normas técnicas y a las reglas que deben tenerse presentes en general, por ejemplo, el intercambio y la transmisión de documentos informáticos entre diferentes entidades administrativas.

A.VI.2.5 Diferencias entre documentos informáticos según su origen

Nueve países señalan que no existe diferencia entre los documentos infor­máticos conservados por la administración pública, las firmas privadas o los Archivos Nacionales.

En el Reino Unido, en Suecia, en Noruega y, probablemente a partir de 1986, en Finlandia, la legislación sobre la protección de datos relativos a la protección de la vida privada abarca todos los sectores.

En los Estados Federales (Canadá, Estados Unidos y Suiza) existen legis­laciones diferentes relativas a la administración pública en el plano federal y en el provincial.

En Canadá, las ciudades, municipalidades, universidades, firmas priva­das y otros organismos tienen sus propios depósitos establecidos probablemente en función de una legislación concreta. Sin embargo, hasta la fecha sólo un pequeño número de depósitos de archivos conservan documentos informáticos.

En Finlandia la Ley de Archivos se aplica a las dos autoridades: el Estado y las municipalidades.

En Noruega y en Suecia existe una legislación diferente relativa a las autoridades del Estado y las municipalidades. La única excepción es la ley sobre la protección de datos (véase A.V.1.2.1.8).

En Estados Unidos y en Suecia, los documentos informáticos depositados en los Archivos Nacionales están exentos de la ley sobre la protección de la vida privada como consecuencia de la ley sobre datos. En Dinamarca puede haber distintas reglas relativas al acceso.

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Por regla general, los documentos informáticos conservados por firmas privadas están cubiertos por una legislación distinta de la que se aplica a los documentos depositados en la administración pública y en los Archivos Nacionales. La única excepción es que la ley sobre la protección de datos (o leyes similares) se aplica en algunos países también al sector privado (véase 8.1)

En Suiza no existe una legislación relativa a la conservación y al acceso de los documentos informáticos de las firmas privadas.

A.VI.3 Papel de las leves sobre la protección de la vida privada

En diez países (Canadá, Dinamarca, Estados Unidos, Gran Bretaña, Israel, Japón, Kenya, Noruega, República Federal de Alemania, Suecia) que han res­pondido, existe una legislación relativa a documentos informáticos. Cinco países (Australia, Bélgica, Finlandia, Italia, Suiza) han preparado proyectos o están examinando las cuestiones relativas a esta materia.

Las respuestas recibidas son muy diferentes en extensión y contenido. En una respuesta se da simplemente un s_í y en otra se comunica únicamente el nombre de la ley de protección de los datos, mientras que otras respuestas contienen, en mayor o menor grado, detalles sobre la legislación.

Puede ser interesante ver cuáles son los tipos de legislaciones exis­tentes en esa esfera, por lo cual damos a continuación una descripción de las legislaciones citadas en las respuestas como ejemplo.

Las personas interesadas en un informe más detallado relativo a esas legislaciones pueden leer, por ejemplo, el documento preparado por el Consejo de Europa: Legislación y protección de datos. Actas de Conferencia de Roma sobre los problemas de elaboración y de aplicación de la legislación en materia de protección de datos, preparado por Rudolf Pagano, Roma, Consejo de Europa, 1983.

Las condiciones, reglas, problemas, etc., que se tratan en las respuestas, se exponen tema por tema, después de describirse la legislación.

A.VI.3.1 La legislación

En Dinamarca hay dos leyes diferentes: una para el sector privado y otra para las entidades públicas; ambas datan de 1978.

En Finalandia no hay hasta la fecha ninguna legislación relativa a la protección de la vida privada en el marco del tratamiento de datos. Sin embargo, en 1986 el Gobierno presentó al Parlamento un proyecto de ley a este efecto. Probablemente, en el mismo momento, la ley relativa a la publicidad de los documentos públicos habrá sido modificada, de manera que tanto los docu­mentos tradicionales como los informáticos sean considerados equivalentes.

En Italia, el Gobierno presentó un proyecto de ley al Parlamento en 1981. Los principios esenciales de ese proyecto están encaminados a proteger a toda persona jurídica (física o no, es decir, también a los establecimientos y las firmas), para lo cual prohiben la recopilación de datos personales, permiten el acceso a los bancos de datos, admiten el derecho de rectificación y de anulación en ciertas condiciones. Según ciertos juristas, la Constitución y el Código Civil permiten ya proteger la vida privada sin tener que añadir una

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legislación específica. En vista de la sensibilización de la sociedad frente a los riesgos que presentan los bancos de datos informatizados, desde 1981 se han sometido al control del Parlamento los ficheros informáticos que contienen datos personales. La investigación está a cargo del Ministerio del Interior, que informa al legislador.

El Reino Unido posee una ley sobre la protección de datos (1984), pero la respuesta británica no precisa el alcance de ese reglamento.

Suecia y Noruega (1978) poseen leyes especiales sobre datos que se aplican tanto al sector público como al privado.

En la República Democrática Alemana no existe una legislación específica. El derecho al respeto y a la protección de la dignidad y la libertad de las personas privadas está prescrito en la Constitución. Este derecho es confirmado por el Código Civil (19 de junio de 1975). La ordenanza relativa a los archivos públicos (19 de marzo de 1976) puede utilizarse para proteger los intereses privados contra la divulgación de informaciones. Esta ordenanza se aplica también a los documentos informáticos.

Los países que tiene una constitución federal poseen una legislación tanto a nivel federal como provincial o cantonal. Dos países han mencionado una legislación particular sobre los datos informatizados de carácter personal.

En Australia no existe actualmente una legislación del Commonwealth que trate específicamente de la protección de la vida privada en relación con los documentos informáticos. Las disposiciones adoptadas tanto por los Archivos como con arreglo a las leyes sobre la Freedom of Information, pueden aplicarse a fin de prevenir la divulgación intempestiva de informaciones relativas a las personas privadas. Se han dado directivas a las entidades de la administración pública con el objeto de velar por la protección de la vida privada.

En Canadá existe, en el plano federal, una nueva legislación relativa al acceso a la información y a la protección de la vida privada; está en vigor desde el Io de julio de 1983. Un gran número de provincias han adoptado también una legislación similar dentro de sus propias jurisdicciones. En la actualidad, la legislación federal de acceso a la información y de protección de la vida privada (ATIP) no se aplica sino a determinadas dependencias "administrativas del sector público. Sin embargo, Canadá se ha comprometido a exhortar al sector privado a aceptar esta legislación de manera voluntaria: Directivas para la protección de la vida privada y la transmisión al extranjero de datos personalesf publicadas por la OCDE.

En el Japón existe, en el plano gubernamental, una ley: Reglas generales para garantizar la seguridad de los datos tratados por medios electrónicos (1976). Según esta ley, cada órgano adminstrativo público puede establecer sus propios reglamentos. A nivel de las autoridades locales se produce el mismo fenómeno.

En la República Federal de Alemania existe una ley federal (1978) sobre la protección de datos.

En Suiza no hay una legislación específica relativa a la protección de la vida privada, a pesar de los múltiples esfuerzos hechos en esta materia. Sin embargo, existen muchas normas jurídicas para proteger los derechos y la libertad de las personas privadas. La legislación más importante relativa a la protección de la vida privada es el Artículo 28 del Código Civil Suizo (1984) y el Artículo 49 del Derecho de Obligaciones (1984). No existe todavía una legislación federal aplicable a toda Suiza en lo que concierne a la protección

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de datos. Un proyecto de ley federal relativo a la protección de datos perso­nales en los sectores público y privado fue enviado a organismos públicos o privados interesados, y a cierto número de personas, para obtener su opinión a este respecto. El resultado de esta encuesta fue publicado en 1985 en un volu­minoso informe. En noviembre del mismo año, se encomendó a la entidad adminis­trativa interesada la tarea de preparar el proyecto de ley en un informe explicativo que debía presentarse al Parlamento. Suiza no puede firmar la Convención Europea sobre la Protección de Datos mientras todos los cantones no hayan promulgado una ley al respecto. En la esfera de la protección de datos a nivel federal, hasta la fecha sólo se han publicado las Directivas para el tratamiento de los datos personales en la Administración Federal (marzo de 1981).

A.VI.3.2 El objeto de la ley; definición del término record-documento

En algunas respuestas se dan explicaciones sobre el documento y la materia sujeta a la legislación.

En Canadá, la ley sobre la protección de la vida privada no se refiere a documentos, sino más bien a las informaciones relativas a las personas priva­das. Se aplica a todos los documentos relacionados con las informaciones sobre personas, independientemente del soporte de almacenamiento que contenga la información, incluidos los datos sobre soporte informático.

Los Estados Unidos precisan lo siguiente: la legislación contenida en la ley sobre la protección de la vida privada define documento y sistema de documentos independientemente del soporte. Al definir los documentos, la ley se refiere a las informaciones que pueden ser recuperadas por identificadores personales, tales como el nombre o el número de Seguridad Social. La manipula­ción de los datos informáticos permite que todo documento que contenga un campo de datos con un identificador personal sea recuperado por este identifi-cador y está, por consiguiente, sujeto a la ley sobre la protección de datos.

Según la respuesta noruega, el objeto de la legislación son los documentos informáticos y los demás documentos que contienen datos personales mientras que Australia se refiere a informaciones personales. Las leyes aus­tralianas incluyen la protección de las personas fallecidas.

En Suecia, la ley sobre los datos incluye todo fichero, lista u otro documento ... que contenga datos sobre las personas y se refiere a las perso­nas interesadas. Las personas fallecidas no entran en el ámbito de esta legis­lación.

A.VI.3.3. Obligaciones en materia de autorización. contenido, correcciones, etc.

En Suecia y en Noruega nadie está autorizado a crear o a conservar documentos informáticos sin una autorización del Consejo de Inspección de Datos. En Dinamarca, los sistemas de registro sólo pueden establecerse de conformidad con las reglas relativas a las personas aprobadas por el Consejo de Inspección de Registro. Este reglamento debe especificar la finalidad admi­nistrativa y los procedimientos de registro y del sistema. En Suiza se necesita un fundamento jurídico para el tratamiento de datos personales en la Adminis­tración Federal.

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En Canadá, la legislación sobre la protección de la vida privada exige únicamente al Gobierno, a los departamentos y a sus administraciones conservar por un tiempo determinado las informaciones personales correctas y pertinentes. En el mismo país, la información debe obtenerse de las personas privadas inte­resadas. Ningún otro país menciona una regla similar.

Muchas de las respuestas ponen de relieve el derecho de una persona privada a tener acceso a la información que le concierne. De esta regla depende también el derecho de solicitar la correción de informaciones incorrectas o incompletas. En Suecia, los Archivos Nacionales están exentos de la obligación de corregir las informaciones contenidas en los ficheros que conservan.

En Suiza, el Artículo 28 del Código Civil y el Artículo 49 del Código de Derechos v Obligaciones dan derecho a presentar una queja y reclamar daños y perjuicios cuando se produce una infracción a la ley sobre la protección de la vida privada.

A.VI.3.4. Publicaciones de índices

Según la reglas que figuran en las leyes sobre datos o las leyes sobre la protección de la vida privada (Canadá, Estados Unidos), todas las informacio­nes personales contenidas en los sistemas automáticos de tratamiento de datos deben ser indicadas. En los Estados Unidos, todos los sistemas de documentos deben describirse cada año en los avisos oficiales del Gobierno. En Canadá, la legislación sobre el acceso a la información y la protección de la vida privada (ATIP) introduce el concepto de responsabilidad pública por la gestión de las informaciones en forma de índices que son publicados anualmente, y de la nece­sidad de que las instituciones identifiquen y recuperen rápidamente las infor­maciones concretas. Estos procedimientos permiten fomentar una información rápida y suficiente.

Por ejemplo, en Suecia, cada entidad administrativa tiene que poseer índices de todos sus sistemas de documentos personales, y un funcionario está encargado especialmente de ese registro.

A.VI.3.5. Conservación-eliminación

Canadá, Dinamarca, Suecia y Suiza mencionan reglas relativas a la conser­vación temporal y a la eliminación. En Canadá, la ley exige que en el caso de todos los bancos de datos personales se prescriban instrucciones de conserva­ción temporal y de eliminación. Estas instrucciones tienen que ser aprobadas por el Archivero Federal mediante un plan de conservación temporal y de elimi­nación de documentos. Hasta la fecha, gran parte de las informaciones persona­les que son legibles mediante máquina en los departamentos y entidades admi­nistrativas del Gobierno no han sido todavía objeto de este calendario. Sin embargo, los Archivos Públicos del Canadá han formulado ya directivas para la conservación y la eliminación de los datos contenidos en los sistemas automa­tizados que utilizan datos personales en otros departamentos o entidades administrativas, a fin de ajustarse a las exigencias de la ley sobre la pro­tección de datos.

En Dinamarca, los periodos de conservación temporal de datos informáticos y de recuperaciones deben especificarse de manera detallada. La transferencia a los Archivos Nacionales no se puede efectuar sin el permiso del Ministerio de Justicia. Por otra parte, se aplican las reglas generales: los datos deben ser destruidos cuando carecen ya de utilidad administrativa. Desgraciadamente,

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la ley no establece ninguna relación formal con el Decreto del Gobierno (20 de febrero de 1976), según el cual ningún documento puede ser destruido sin el permiso de los Archivos Nacionales, lo cual permite que los documentos puedan ser evaluados antes de la expiración del periodo de conservación temporal. Sin embargo, éste es el punto de vista adoptado por los Archivos Nacionales, y en general estas operaciones se desarrollan con bastante éxito.

En Suecia, el Consejo de Inspección de Datos dicta reglas relativas a la conservación temporal y a la eliminación de los datos personales. Antes de tomar decisiones respecto de datos personales existentes en las entidades administrativas del Estado y en las administraciones municipales, el Consejo debe consultar a los Archivos Nacionales.

En Suiza existe una obligación de eliminar los documentos que son ya inútiles o cuyo acceso está prohibido.

A.VI.3.6 Acceso v divulgación

El derecho de acceso a las informaciones personales ha sido ya citado. En otros casos, el acceso se ha mencionado en otras respuestas

En Australia, a fin de impedir la divulgación intempestiva de informacio­nes relativas a las personas privadas, pueden aplicarse las disposiciones tomadas a la vez por los Archivos Nacionales con arreglo a la ley sobre liber­tad de información. Estas directivas se envían a las entidades administrativas con el propósito de garantizar la protección de la vida privada.

Canadá prevé el problema de las informaciones estrictamente personales. La legislación sobre el acceso a la información del Gobierno Federal cana­diense, si bien concede derechos de acceso, también indica determinadas categorías de informaciones personales que deben ser protegidas contra una divulgación no autorizada.

En los Estados Unidos, la ley sobre la protección de datos prohibe la divulgación de informaciones personales. Más aún, la ley establece los proce­dimientos que deben seguir los funcionarios federales en materia de investiga­ción documental mediante identificadores personales. En estos procedimientos se hace hincapié en la necesidad de contar con el consentimiento de los inte­resados. Esto significa que las personas privadas deben ser informadas respecto del usuario de la información y sobre la finalidad de la investigación antes de que la información pueda ser comunicada.

En la República Federal de Alemania existe la posibilidad de efectuar investigaciones de carácter científico en los ficheros de datos informatizados que contienen datos personales; a este respecto, se hace una referencia en el párrafo 14.2 de la ley federal sobre la protección de datos.

En Suiza, las Directivas establecen condiciones algo restrictivas para el acceso: se da prioridad a la obligación de destruir los identificadores perso­nales cuando el tratamiento de datos se efectúa para establecer estadísticas, iniciar planificaciones o realizar investigaciones.

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A.VI.3.7 Transferencia a los Archivos Nacionales

La legislación sobre la protección de datos incluye también reglas sobre la transferencia de las informaciones personales con soporte informático a los Archivos Nacionales.

En Dinamarca, la transferencia de los ficheros de las administraciones públicas a los Archivos Nacionales no puede realizarse sin el permiso del Ministerio de Justicia.

En la República Federal de Alemania es posible transferir datos informatizados a los Archivos Nacionales de conformidad con el párrafo 11 de la ley federal sobre la protección de datos.

A.VI.4 Valor probatorio de los documentos informáticos

Cinco países (Canadá, Dinamarca, Filipinas, Italia y Reino Unido) respon­den que los documentos informáticos no tienen, o no pueden tener, valor legal como prueba ante la justicia.

En dos países, Australia y Suecia, no hay una diferencia importante, pero existen problemas relativos al valor legal de la prueba en la administración de justicia. En Australia, las reglas relativas a la prueba en la administra­ción de justicia varían de un Estado a otro. En Suecia, los documentos infor­máticos tienen, hasta cierto punto, valor probatorio en la administración de la justicia. En Finlandia, la igualdad entre los documentos sobre papel y los documentos informáticos sólo se menciona en la Ley de Archivos.

Trece países responden que no existen diferencias entre documentos sobre papel y documentos informáticos. Suiza es el único país que da un ejemplo: los registros sobre soportes de datos o de imágenes tienen el mismo valor probatorio que los documentos (Código de Obligacionesf Artículo 962).

A.VI.5 Conclusión

La suerte reservada a los nuevos archivos constituye un nuevo desafío para los archivos contemporáneos. El caso de los archivos informáticos es típico en esta materia. En lo fundamental, su buena conservación depende de dos tipos de legislación: las leyes de archivos y las leyes sobre la protec­ción de la vida privada. Además, su validez como prueba en la administración de justicia es un corolario importante para la salvaguardia de este tipo de documento. Por regla general, las leyes de archivos no dan un trato separado a los archivos informáticos. Sin embargo, se observa una tendencia general a mencionar explícitamente estos archivos durante las revisiones (para su actua­lización) de las leyes de archivo, especialmente en los países más avanzados en materia de automatización. En todas partes, los Archivos Nacionales cumplen una función importante, incluso decisiva, en la evaluación de los archivos informáticos, así como en lo que se refiere a la formulación de reglas para la protección y la conservación. Ahora bien, subsisten muchas diferencias en el interior de un mismo país, en lo que se refiere a los diferentes niveles de decisión: federal y regional, nacional y municipal, público y privado. Son muy escasas las legislaciones que permiten ya el establecimiento de relaciones armoniosas y coherentes entre estos diferentes niveles.

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Las legislaciones relativas a la protección de la vida privada no existen en todos los países, e incluso se les considera inútiles. En efecto, en algunos países se considera que las garantías constitucionales o los códigos civiles constituyen protecciones suficientes en esta esfera. Pese a ello, cuando existen, las leyes de protección de la vida privada establecen criterios severos en materia de creación, de derecho de acceso, de corrección, de comu­nicación y de eliminación de los archivos informáticos de carácter personal. Algunos de estos criterios constituyen un verdadero peligro para la perennidad de la conservación de los archivos informáticos. Sin bien esto parece favore­cer la protección de la vida privada, muy a menudo se produce en detrimento de la documentación y por consiguiente, de la conservación de los archivos, que son testigos irremplazables de una época.

En la mayoría de los países incluidos en la encuesta, el valor probatorio de los documentos informáticos dista mucho de ser la regla. Esta situación, a menudo justificada por las modificaciones fácilmente realizables en los fiche­ros informáticos, no favorece en forma alguna una política concertada de protección y de conservación a largo plazo. Parecería deseable elaborar una legislación a este respecto, o por lo menos que la jurisprudencia de los tribunales favoreciera el reconocimiento de la prueba mediante documentos informáticos a fin de contribuir al reconocimiento del valor intrínseco de los archivos informáticos.

Por último, es menester no olvidar los demás problemas planteados por el rápido desarrollo del uso de ordenadores. Si bien algunos de ellos se refieren a la conservación, tanto en las entidades administrativas públicas como en los Archivos Nacionales, y al valor legal de los archivos informáticos, otros se relacionan con la propiedad intelectual de los ficheros y los programas de explotación y plantean, por consiguiente, el problema del copyright o derechos de autor.

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B. PRINCIPIOS SECTORES: LOS PROBLEMAS PRÁCTICOS PLANTEADOS POR LOS ARCHIVOS INFORMÁTICOS

B.I PROBLEMAS DE CARÁCTER FILOSÓFICO Y ETICO

B.I.l El peligro de electoralismo en la noción de protección de la vida privada

Inscrita en la Ley de Archivos, codificada en el Código general de obli­gaciones de los funcionarios del Estado, o tácita, la deontología del oficio de archivero, existe en todas partes. Por consiguiente, existe realmente el último baluarte que protege al ciudadano contra la indiscreción de los demás, o contra la indiscreción, más insidiosa, de una institución pública o privada.

Es perfectamente natural el temor, e incluso la repulsión, que cada persona siente frente al derecho de acceso incontrolado a informaciones de toda clase: administrativas, médicas, fiscales, penales, económicas, etc., que le conciernen. Los extraordinarios progresos hechos durante el último decenio en el tratamiento de la información por medio de ordenadores permiten ahora vincular, unas con otras, todas las bases de datos ricas en informaciones personales. Cabe sin duda imaginar, sin entrar en la ciencia ficción, que todas esas bases constituyen en realidad un inmenso banco de datos, cuyo acceso es prácticamente libre en todo momento en la búsqueda de elementos de información relativos a un individuo o a una sociedad.

Algunos hombres políticos han encontrado en la preparación, el debate y la votación de leyes que protegen a la vida privada, una ocasión para hacerse valer ante el cuerpo electoral defendiendo el principio de la protección de la vida privada. Esta actitud los lleva a proponer legislaciones, reglamentos y otros procedimientos que desmantelan los ficheros pacientemente constituidos y cuyo valor informativo es muy importante. Según sus deseos, el contenido de esos ficheros está condenado a empobrecerse, de manera tal que no puedan jamás servir de documentos históricos ni tener una eficacia administrativa real.

El caso de Bélgica es un ejemplo clásico a este respecto. La Ley de Archivos data de 1955 y, por consiguiente, no preveía los problemas de conser­vación y de utilización de los documentos informáticos. El poder legislativo trataba desde hacía años de legislar sobre la protección de la vida privada. Existe ahora una ley ya aprobada. Desde comienzos del decenio de 1970, existe en este país un Registro Nacional informatizado en el que cada ciudadano posee un expediente personal que contiene un gran número de informaciones de toda clase. Este Registro Nacional, elemento fundamental para la gestión adminis­trativa de la población y fuente insustituible para los futuros historiadores de nuestra época, ha sido reducido, por enmiendas propuestas al proyecto de ley en materia de protección de la vida privada, sólo a algunos elementos, y prácticamente llegará a carecer de todo interés. El empobrecimiento de la información será sumamente perjudicial desde todo punto de vista y, desgracia­damente, es irreversible.

La creación de bases de datos complejas entraña gastos importantes tanto en tiempo como en dinero. Constituyen una inversión cuya rentabilidad inmediata corresponde al nivel de una gestión administrativa lo más eficaz posible. A largo plazo, se convertirán en instrumentos de estudios históricos y permi­tirán, gracias a su riqueza documental, múltiples usos. Por consiguiente, sería absurdo mutilarlos conscientemente. La protección de la vida privada es, sin duda alguna, una finalidad positiva en una sociedad democrática, pero sería necesario encontrar otras salvaguardias que no consistan en destrucciones irreparables.

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B.I.2 El peligro de la anonimización de los datos.

Como ya hemos visto, la modificación de los ficheros o bases de datos para la supresión sistemática de algunos tipos de información, en particular los patronímicos, es absolutamente perjudicial para la investigación histórica futura.

Los métodos modernos de la historia cuantitativa (económica, social demográfica, etc.) podrían, en el peor de los casos, contentarse con una documentación que careciera por completo de toda información patronímica. Sin embargo, y sin querer entrar en un interminable debate, lo que se lograría es deshumanizar la investigación histórica si nos contentamos con los resultados obtenidos con esos procedimientos.

Hay varios argumentos en favor de la conservación de la información patronímica cuando ésta existe en las bases de datos. En efecto, los futuros historiadores tendrán pronto la posibilidad de interrogar, más aún, de compul­sar mediante procedimientos de interrelación, cierto número de ficheros. El resultado de su heurística en toda una serie de investigaciones sólo será completo si disponen de claves comunes a todos esos ficheros. Ahora bien, ¿qué clave es más precisa para un individuo que su nombre y su apellido? Asimismo, si imaginamos la reconstitución de un expediente familiar, en el sentido limi­tado o amplio del término, ¿cuáles no serán los vínculos sociales que se podrán discernir? Sin duda alguna, la historia económica saldrá beneficiada, esta historia que a menudo trata de encontrar la razón de las asociaciones o fusiones de sociedades, que con frecuencia corresponden a familias vinculadas entre ellas.

Pero no será solamente la historia lo que se beneficie de la conservación de las bases de datos que mantengan todavía un carácter patronímico. Son conocidos los trabajos de ciertos médicos genetistas que tratan de reconsti­tuir, a partir de un paciente que sufre de una enfermedad genética, su genea­logía. Este trabajo permite identificar el ancestro que es la fuente de la enfermedad y de esa manera precisar su descendencia. Las consecuencias benéfi­cas de este estudio son la posibilidad de prevenir a los descendientes sobre los riesgos que corren. El acceso a una documentación con información patroní­mica es en este caso absolutamente necesario y sirve a una finalidad humanitaria.

B.I.3 Necesidad de garantizar la continuidad de la conciencia histórica

Los documentos creados sobre soportes tradicionales, esencialmente sobre papel, han sido siempre conservados cuando tenían un valor permanente. Su acceso está reglamentado en función del carácter de las informaciones que encierran.

La aparición, en la segunda mitad de siglo, de soportes distintos del papel, principalmente los soportes informáticos, parece haber inquietado a los espíritus. La facilidad de manipulación en las administraciones públicas creadoras de estos documentos, mediante adiciones, supresiones, selecciones, fusiones ..., así como la fragilidad del soporte, han suscitado numerosos problemas. Por otra parte, los archiveros no han cobrado inmediatamente conciencia del hecho de que estos documentos nuevos constituirían una parte importante del material documental que debían conservar de allí en adelante. Por último, el legislador, siempre lento, ha tomado su tiempo para dar a unos y a otros la legislación necesaria para la creación, la protección y la conservación de esos nuevos archivos.

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Se hace necesario un cambio de mentalidad. Tanto los creadores de nuevos archivos como las personas que están llamadas a conservarlos deben, si no lo han hecho todavía, considerar estos nuevos documentos en el mismo nivel que los documentos tradicionales. Como estos últimos, serán en el futuro un testimonio de la actividad de nuestras sociedades y continuarán dando a los historiadores la materia prima de sus investigaciones.

B.II PROBLEMAS JURÍDICOS

B.II.l Legislación general

En la mayoría de los países, la Ley de Archivos Nacionales o leyes conexas se aplican también a los documentos informáticos. Cuando se procede a la revisión de esas leyes se hace patente un punto común: todas ellas tienden a incluir explícitamente los documentos informáticos en la definición de documentos. En esas leyes deberían incluirse algunos artículos relativos concretamente a los documentos informáticos. Sin embargo, es importante tratar de evitar las definiciones exhaustivas a propósito de los archivos informáti­cos. En efecto, la rápida evolución de la tecnología obligaría en ese caso a revisiones periódicas inevitables.

En ese contexto, debería también precisarse si la definición de los documentos informáticos abarca los soportes lógicos. En el Código Penal del Canadá la definición de datos incluye los soportes lógicos.

En las legislaciones generales del tipo de las leyes relativas a los Archivos Nacionales, pueden darse instrucciones particulares que sin embargo tengan un carácter general en lo que concierne a los documentos informáticos en diferentes esferas, por ejemplo: la eliminación, la transferencia, la conservación.

El único campo que exige una legislación especial es el de la protección de la vida privada.

B.II.2 Valor probatorio

De manera general, parece indudable que la conservación á largo plazo de los documentos informáticos de valor histórico se vería muy favorecida si estos documentos adquirieran un valor probatorio indiscutible. Esta equivalen­cia entre documento tradicional y documento sobre soporte informático o de otro tipo dista mucho de ser actualmente la regla en la mayoría de los países.

No nos ocuparemos aquí de las múltiples razones que pueden justificar la sospecha de que son objeto los documentos producidos por ordenador: errores de programación, creaciones erróneas, supresiones u omisiones de datos y otras manipulaciones conscientes o involuntarias.

Estos problemas afectan también a otros archivos nuevos y más especial­mente a toda la serie de documentos audiovisuales. Parece indispensable legis­lar sobre estas materias para asegurar un valor probatorio verdadero de los documentos creados y conservados sobre soportes no tradicionales.

En esta esfera parece conveniente que los Archivos Nacionales participen en las deliberaciones preliminares en pie de igualdad con los creadores de archivos y los juristas, a fin de presentar a los legisladores un proyecto de ley elaborado para responder a las necesidades de todos. Al parecer, la mejor manera de lograr rápidamente una solución que sea aceptable para todos es constituir un comité nacional encargado de los problemas jurídicos que plantea la existencia de documentos informáticos.

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B.II.3 Protección v derecho de acceso

B.II.3.1 Salvaguardia de los documentos informáticos

La legislación relativa a la protección de la vida privada tiene una repercusión importante sobre las posibilidades de conservación de los documen­tos informáticos en el futuro. En muchos países, la norma exige que los docu­mentos informáticos sean eliminados tan pronto como dejan de ser necesarios para una utilización cotidiana. En algunos países, las decisiones sobre elimi­nación se toman después de consultar a los Archivos Nacionales.

Una tarea fundamental de los Archivos Nacionales es encontrar los medios de conservar los documentos informáticos de valor histórico, al mismo tiempo que se tiene en consideración la necesidad de proteger la vida privada.

B.II.3.2 Exención de los Archivos Nacionales

Muchas leyes sobre la protección de datos dan a una persona privada el derecho de acceso a las informaciones que le conciernen. El resultado es que existe también un derecho de corrección de las informaciones erróneas o incom­pletas que conciernen directamente a una persona. Este derecho trae consigo un trabajo suplementario para la autoridad que posee los documentos informáticos. Si este tipo de instrucciones se aplicara también a los Archivos Nacionales, éstos tendrían en el futuro una tarea prácticamente imposible de cumplir: hacer investigaciones en todos los ficheros informáticos depositados en los archivos, corregirlos y dar, a solicitud de cualquier persona privada, todas las informaciones que se refieren directamente a ella en los ficheros.

Por esta razón, los Archivos Nacionales deberían estar exentos de la aplicación de una legislación de esta índole. Así sucede, por ejemplo, en Suecia.

B.II.3.3 Pago de las consultas

En la gran mayoría de los países la consulta en los Archivos Nacionales es gratuita. Sin embargo, la consulta de los archivos informáticos entraña necesariamente gastos. En las circunstancias actuales, los archivos no pueden sufragar el costo de explotación de los documentos informáticos. Por consi­guiente, es necesario prever nuevos procedimientos que permitan cobrar a los usuarios. En efecto, las leyes sobre la libertad de información deben ser adaptadas a fin de tener en cuenta esta nueva necesidad. En Suecia, país muy avanzado en materia de archivo de documentos informáticos, una comisión parla­mentaria está estudiando el problema. Dentro de algunos años, cuando los archivos informáticos contengan fondos importantes, todos los depósitos nacio­nales tendrán que resolver decididamente el problema de las consultas gratis.

B.II.4 Reglas de eliminación

Normalmente, los Archivos Nacionales participan en las decisiones sobre la eliminación de documentos informáticos. Debemos, sin embargo, tener en cuenta ciertas legislaciones particulares relativas a la protección de la vida privada en muchos países.

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Como un gran número de ficheros de datos informatizados son elaborados con sistemas de tratamiento automático de datos, y como quizás sea necesario incluir tratamientos especiales en el conjunto del sistema a fin de garantizar la conservación de los documentos informáticos de valor histórico, para los Archivos Nacionales es sumamente importante participar en las decisiones relativas a la eliminación en la etapa más temprana posible de la explotación del sistema.

Antes de poder tomar una decisión sobre la eliminación o la conservación, es necesario proceder a una evaluación de los documentos. En Suiza se ha dado instrucciones especiales sobre la conservación y la utilización de documentos informáticos. Esas instrucciones, así como sus complementos, contienen ciertos principios relativos al valor histórico. Si no se desea publicar instrucciones o leyes especiales, es posible, como sucede en el caso de los archivos públicos de Canadá, adoptar el criterio de evaluación expuesto en el estudio del pro­grama RAMP: H. NAUGLER, Evaluation et tri des documents informatiques en archi-vistique: une étude RAMP accompagnée de principes directeurs, Paris, Unesco, 1984.

Con el propósito de facilitar a las autoridades creadoras la tarea de tomar decisiones sobre la eliminación de los documentos informáticos, es posible formular reglas generales de eliminación. Estas reglas permitirán la eliminación de determinados tipos de documentos sin la autorización previa de los Archivos Nacionales.

B.II.5 Derechos de autor sobre los ficheros, los soportes lógicos v los paquetes de programa

Existe un último problema jurídico en materia de archivos informáticos: el de la propiedad intelectual de estos ficheros, pero también el problema de la propiedad de los programas de explotación.

No hay derechos de autor particulares si los datos son reunidos por funcionarios públicos. Lo mismo sucede en el caso de los programas informáticos. En lo que concierne a los ficheros privados, la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual está tratando de establecer las directivas necesarias.

B.III PROBLEMAS DE SEGURIDAD

B.III.l Problemas relativos a la transferencia a los archivos

Hay diferentes razones que pueden hacer necesaria la transferencia de documentos informáticos a los archivos en un plazo menor del que se aplica generalmente para los documentos tradicionales.

Puede haber leyes que obliguen a las autoridades a destruir los documentos o a transferirlos a los Archivos Nacionales desde el momento en que no se les utilizan ya regularmente.

Si las autoridades conservan los documentos informáticos de valor his­tórico durante 25 ó 30 años antes de su transferencia a los archivos, es necesario establecer reglas que garanticen una conservación satisfactoria. Estos reglamentos deben contener instrucciones relativas al medio ambiente, el mantenimiento y la manipulación, la traslación de los documentos informáticos o nuevos soportes de almacenamiento cuando esto resulta necesario, la documen­tación, etc. Si estas instrucciones no pueden ser cumplidas satisfactoriamente por la respectiva dependencia pública, los documentos informáticos deben ser transferidos lo antes posible a los archivos.

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Por otra parte, una transferencia rápida a los archivos dará lugar a nuevos problemas. Si se decide que los documentos informáticos serán trans­feridos después de cinco años, los archivos pueden verse obligados a evaluar de nuevo estos documentos después de algunos años. Si los documentos infor­máticos deben ser destruidos después de 15 años, ¿no es acaso conveniente transferirlos a los archivos? Las reglas que establecen una transferencia en un plazo más breve harán sin duda necesario establecer nuevos procedimientos en los archivos.

La recepción de los documentos informáticos después de un plazo más corto que en el caso de los demás documentos dará lugar igualmente a un aumento de los costos para los archivos debido a los problemas que plantea el manteni­miento y la manipulación de esos documentos. Por consiguiente, los archivos tendrán que utilizar los métodos más efectivos para el mantenimiento de esos documentos con miras a su utilización futura. Pueden también aplicarse métodos similares a los documentos ya conservados en las administraciones públicas.

Normalmente, los documentos tradicionales se transfieren a la autoridad responsable de los archivos. Como la conservación de los documentos infor­máticos exige un medio ambiente especial, y como el mantenimiento y la mani­pulación de esos documentos exigen también el acceso a un ordenador, sería lógico centralizar la conservación de los documentos informáticos en un número limitado de instituciones de archivos.

B.III.2 Problemas relativos a la protección física

La conservación de los documentos informáticos exige condiciones espe­ciales de medio ambiente. Puesto que todavía se desconoce la duración máxima del almacenamiento de datos en bandas magnéticas sin que se pierda la infor­mación, es necesario copiar esos datos en nuevas bandas cada cinco o diez años.

En muchos archivos las bandas magnéticas son también objeto de una limpieza regular mediante un limpiador de bandas. Asimismo, una regla casi general prevé la existencia de dos copias de cada fichero. Es importante esta­blecer reglas estrictas en esta materia, o aplicar para ello reglas proce­dentes de otras instituciones, por ejemplo, la Oficina Nacional de Normas. El Comité de Informática del Consejo Internacional de Archivos ha publicado también un manual es esta materia: C.J. RICKS y L.R. CAHOON, Magnetic Media-Archival Recommandationsf Consejo Internacional de Archivos, Comité de Infor­mática, Coblenza, 1986.

B.III.3 Problemas relativos a la conservación

De nada servirá garantizar el mantenimiento de los documentos infor­máticos de forma apropiada si no se conserva una documentación adecuada rela­tiva a esos documentos. En esta esfera se puede escoger entre dos posibili­dades: ya sea utilizar instrucciones detalladas o remitirse a directivas, etc. A continuación damos ejemplos de la documentación necesaria:

- documentación técnica relativa al material y al soporte lógico; - descripción del sistema, del fichero, del registro; - listas de códigos.

Algunos documentos informáticos se tratan con sistemas informatizados que utilizan soportes lógicos particulares. En ese caso, puede ser necesario conservar esos soportes para poder utilizar los datos en el futuro.

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C. CONCLUSION GENERAL

La encuesta sobre las consecuencias jurídicas de la producción de docu­mentos informáticos por las administraciones públicas suscitó un interés indu­dable entre los países participantes. Este hecho demuestra que los archiveros de todo el mundo tienen plena conciencia de los problemas que plantea este nuevo tipo de archivos. Las respuestas, a veces de calidad desigual, fueron en ciertas ocasiones muy ricas en informaciones concretas. La gran mayoría de los Archivos Nacionales consultados confiesan con toda franqueza ser neófitos en la materia y tratan de preparar el futuro de sus respectivas instituciones. Salvo unos pocos países, la falta de experiencia es la característica común declarada con más frecuencia. Por consiguiente, este hecho confirma que es necesario proceder a una rápida intervención; la protección del patrimonio de los archivos dependerá de la idoneidad de las medidas particulares que se adopten.

No hay remedios milagrosos: las sensibilidades culturales y adminis­trativas son muy diferentes de una región a otra. Además, el ejemplo de la informática en todo el mundo responde a menudo al estado de desarrollo de los diferentes países. Sin embargo, en un plano muy general es menester tener en cuenta cierto número de problemas que son comunes a todos.

1. Desde el punto de vista .jurídico;

- las leyes de archivos deben mencionar los nuevos archivos (por consi­guiente también los informáticos), de ser posible de manera explícita;

- el reconocimiento del valor probatorio de los documentos informáticos reforzará considerablemente el derecho de estos documentos a ser mante­nidos en archivos;

- directivas especiales deben regir la protección de este tipo de archi­vos y sus modalidades de consulta;

- es necesario elaborar reglas precisas para la eliminación de los archi­vos informáticos que no tienen un valor permanente;

- el problema de los derechos de autor debe ser resuelto legalmente.

2. Desde el punto de vista de la seguridad, es necesario:

- garantizar una transferencia rápida a los Archivos Nacionales;

- velar por la protección física de los archivos informáticos en los depósitos de los archivos especialmente equipados (por consiguiente poco numerosos):

- velar por el correcto mantenimiento del material informático y de su medio didáctico.

Además de estos principios rectores, debe darse prioridad máxima a la necesidad de hacer comprender la importancia de los nuevos archivos. Este tipo de sensibilización toca ya el mundo de los archiveros. Ahora es necesario des­pertar el interés de los propios productores de archivos informáticos.

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La encuesta que ha dado lugar a la preparación de este informe se realizó en 1986. Por consiguiente, refleja el estado estrictamente contemporáneo de esta cuestión, en una esfera que está sujeta a una rápida evolución.

Para ajustarse más a la realidad concreta, sería conveniente proceder a actualizaciones periódicas siguiendo dos opciones principales: por una parte, en función de los acontecimientos ocurridos en algunos países que no respon­dieron o que no entraban en el ámbito de la encuesta; por otra parte, mediante estudios específicos sobre la situación de los archivos informáticos en uno o varios Estados de estructura federal, y también mediante un estudio detenido del problema en uno o varios Estados en los que las administraciones públicas han alcanzado un alto nivel de informatización.

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D.l. CUESTIONARIO Y COMENTARIOS (español)

Consecuencias .jurídicas de la producción de documentos informáticos por las administraciones públicas

Este cuestionario se refiere a todos los tipos de archivos informáticos, estén o no conservados en depósitos de archivos. Se refiere también a los archivos informáticos ajenos a las administraciones públicas (entidades admi­nistrativas del Estado y comunales) siempre que en ciertos aspectos su trata­miento pueda ser reglamentado por la ley.

En obvio que un cuestionario no puede prever todos los casos y todas las condiciones en los diferentes países. Si el cuestionario no refleja adecua­damente las condiciones que existen en su país, nos sería sumamente útil obtener informaciones complementarias.

Para mostrar la problemática del estudio, hemos considerado útil adjuntar al cuestionario una descripción de la situación en Suecia, que podría servir de modelo.

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Lista de países e instituciones internacionales a los que se envía este cuestionario

Arabia Saudita Argelia Australia Austria Bélgica Brasil Canadá Comunidad Económica Europea Consejo de Europa Côte d'Ivoire China Dinamarca España Estados Unidos Filipinas Finlandia Francia Gabón Hungría India

Indonesia Israel Italia Japón Kenya Malasia México Nigeria Noruega Nueva Zelandia Organización de las Naciones Unidas Países Bajos Reino Unido República Democrática Alemana República Federal de Alemania Senegal Suecia Suiza Unión Soviética Zimbabwe

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CUESTIONARIO

1) ¿Existe en su país una legislación general en vigor relativa a los docu­mentos informáticos?

SI NO

En caso positivo, sírvase exponer los principios esenciales (si lo consi­dera útil, adjunte los textos legales)

2) ¿Existe en su país una legislación relativa a la evaluación y a la conservación de los documentos informáticos?

SI NO

En caso positivo, sírvase indicar los principios esenciales (si lo consi­dera útil, adjunte los textos legales)

3) ¿Existe en su país una legislación relativa a la protección de la vida privada en relación con los documentos informáticos?

SI NO

En caso positivo, sírvase indicar los principios esenciales (si lo consi­dera útil, adjunte los textos legales)

4) ¿Existe una legislación particular relativa a la protección física de los ficheros informáticos?

SI NO

En caso positivo, sírvase indicar los principios esenciales (si lo consi­dera útil adjunte los textos legales)

5) ¿Están exentos de esta legislación los Archivos Nacionales, otros servi­cios o entidades de la administración pública e institutos de investi­gación?

SI NO

En caso positivo, indique si la excepción es total o parcial.

6) ¿Quién toma las decisiones en lo que concierne a la evaluación de los documentos informáticos?

- ¿el Ministro o la entidad administrativa que crea esos documentos?

- ¿los Archivos Nacionales?

- ¿un consejo específico?

- ¿otros?

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¿Qué dependencia de la administración pública de su país decide las normas de conservación de los documentos informáticos que deben ser archivados?

- ¿Servicios o dependencias administrativas?

- ¿Archivos Nacionales?

- ¿Otros?

¿Existe una diferencia legal entre las informaciones transcritas sobre soporte tradicional y las transcritas sobre soporte informático?

SI NO

En caso positivo, sírvase precisar y adjunte los textos legales si lo considera útil.

¿Existe una diferencia legal entre los documentos informáticos conser­vados por las administraciones públicas, las sociedades privadas y los Archivos Nacionales?

SI NO

En caso positivo, sírvase precisar y adjunte los textos legales si lo considera útil.

) ¿Hay en su país otros problemas relativos a los documentos informáticos?

SI NO

En caso positivo, sírvase precisar.

) Sírvase anotar aquí sus posibles comentarios y observaciones.

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RESPUESTAS

1. En Suecia no hay diferencias en la legislación relativa a los archivos informáticos y los demás archivos. La ley sobre la libertad de prensa, que data de 1766, ha sido modificada en varias ocasiones. El punto más importante en esta materia es el principio de que los documentos que emanan de las auto­ridades públicas son accesibles a todos, lo que incluye, por lo tanto, a las autoridades del Estado y a las comunales. Los archivos informáticos y audio­visuales son clasificados en la misma categoría de documentos, en el sentido tradicional del término. Los documentos creados en las entidades adminis­trativas públicas y los documentos que éstas reciben están comprendidos en el principio según el cual los registros oficiales deben ser públicos. El hecho de que todas las personas tengan acceso a los ficheros y a las grabaciones debe normalmente aumentar la prudencia de las autoridades y reducir el riesgo de acciones arbitrarias. Este principio está, por supuesto, sujeto a muchas restricciones, con la finalidad, entre otras, de proteger tanto la defensa nacional como la situación personal y económica de las personas privadas. Estas restricciones han sido agrupadas y recogidas por escrito en la ley llamada de la vida privada.

El principio antes mencionado, según el cual los documentos deben ser accesibles a todas las personas, es de gran interés para las autoridades de los archivos de Suecia. Si se quiere que ese derecho no sea letra muerta y que sea eficaz, los archivos y las grabaciones deben clasificarse y es necesario hacer inventarios. Las administraciones del Estado no tienen autorización para destruir los archivos (o las grabaciones), sin el permiso de los Archivos Nacionales. La diferencia entre "archivo" y "documento" no existe en Suecia.

La gestion de los documentos debe efectuarse lo antes posible. Esta tarea ha sido confiada a las autoridades encargadas de los archivos. El desarrollo de la técnica ha obligado a estas autoridades a dedicar cada vez más tiempo a la gestión de los documentos. Existe también una serie de problemas no resueltos, por ejemplo: ¿qué es exactamente un artículo de un documento de archivo en un sistema informático?

2. Según la legislación antes mencionada, las entidades administrativas del Estado no pueden destruir los archivos informáticos sin el consentimiento de los Archivos Nacionales. Las administraciones comunales pueden destruir sus grabaciones informáticas, de conformidad con la legislación comunal, que establece que estas autoridades pueden tomar sus propias decisiones. Los Archivos Nacionales pueden publicar instrucciones para las entidades adminis­trativas comunales, pero éstas no están obligadas a seguir esas instrucciones.

Las instituciones privadas (sociedades, etc.) tienen sólo que conservar ciertas informaciones, sin tener en cuenta la modalidad de conservación: papel, soporte informático o microfilm, en función de la legislación sobre la contabilidad y los impuestos.

3. En Suecia hay una ley especial relativa a la vida privada. Además, hay otra ley especial sobre los datos, ley destinada a impedir el riesgo de intrusión en la vida privada. Esta ley se aplica a todo fichero, lista o cualquier otra nota producida por medios informáticos y que contenga datos personales relativos a un individuo. Esta legislación se aplica a los tres sectores: estatal, comunal, privado. Nadie puede establecer y conservar datos informáticos sin la autorización del Consejo de Inspección de Datos. Si un fichero de datos personales contiene informaciones delicadas, tal como se

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definen en la ley, es necesario obtener un permiso especial del Consejo. Según la legislación relativa a los datos, el Consejo de Inspección de Datos puede promulgar dos reglas decisivas:

- conservación y destrucción de datos personales. En lo que concierne a los ficheros personales existentes en las entidades administrativas del Estado y comunales, el Consejo debe consultar a los Archivos Nacionales.

- el Consejo de Inspección de Datos da instrucciones relativas a los datos personales que pueden registrarse en un fichero y las que pueden ser accesibles.

De conformidad con el párrafo 10 de la ley sobre datos, el conservador responsable del fichero debe, cuando se le solicita, proporcionar a cada persona la lista de datos registrados que le conciernen o certificar que tales datos no existen en el fichero.

4. No hay una legislación particular.

5. Las autoridades de archivos (Archivos Nacionales, Archivos Militares y Archivos Regionales) están exentas de esta obligación. Según el párrafo 12, los datos personales deben ser extraídos del fichero cuando no tienen ya uti­lidad. Esta disposición no se aplica a los ficheros creados por las adminis­traciones del Estado o las comunas, para los cuales existe una legislación particular. La ley sueca relativa a los datos ha sido modificada para adaptarla a la convención sobre la protección de las personas en el caso de informatiza-ción de datos personales.

6. Reglas de destrucción: decisiones relativas a los ficheros informáticos.

- en lo que se refiere a las dependencias administrativas del Estado, estas decisiciones las toman los Archivos Nacionales (habitualmente) o el Gobierno;

- en lo que se refiere a las comunas, las decisiones corren a cargo de cada comuna;

- en lo que se refiere a las instituciones privadas (sociedades, parti­culares, organizaciones), las decisiones las toma cada institución.

En algunos casos éstas deben tener en cuenta la legislación, en particular la obligación de mantener una contabilidad sobre la percepción de impuestos.

7. Los ficheros que contienen datos personales y que deben ser conservados se transmiten a los Archivos Nacionales según los criterios ya citados. Otros tipos de registros informáticos se tratan de manera diferente. Los que corres­ponden al sector del Estado se transmiten habitualmente a los Archivos Nacio­nales si se ha tomado la decisión de conservarlos. La Oficina Central de Esta­dísticas y algunas instituciones científicas no están sujetas a esta regla. Los registros informáticos del sector comunal se conservan en cada comuna o se transfieren a los Archivos Nacionales. Los registros informáticos del sector privado suelen permanecer en las empresas. Algunos han sido transmitidos a los Archivos Nacionales como consecuencia de una decisión del Consejo de Inspección de Datos.

Estos elementos muestran que los Archivos Nacionales atienden en forma muy adecuada el sector del Estado y, de manera también satisfactoria, el sector de las comunas. La situación existente en el sector privado no ha sido objeto de investigaciones, por lo cual no se conocen los porcentajes de las grabaciones informáticas conservadas. Se sabe que ha aumentado enormemente el número de datos informáticos en el sector privado, pero no se tiene una idea precisa de la cantidad de datos que debería conservarse por diferentes razones.

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8. Según la legislación sueca no existe una diferencia precisa entre los registros informáticos y los demás soportes (papel, película). El problema general estriba en que, por supuesto, no se puede producir un original firmado cuando se utilizan bandas o discos. Se puede, por ejemplo, referirse a la ley sobre la contabilidad. En el Artículo 10 se estipula que las facturas, las cuentas y otros documentos de contabilidad pueden estar compuestos.

1) de documentos legibles de manera clásica;

2) de películas u otros microformatos legibles con un lector de microfilm;

3) de tarjetas perforadas, bandas perforadas, bandas magnéticas u otros medios de información que pueden imprimirse sobre los soportes descritos en los puntos 1 y 2.

Los soportes mencionados en el punto 3 no pueden utilizarse para recapi­tular los libros de cuentas generales ni se les puede utilizar simultáneamente para las facturas y para llevar los libros de cuentas detalladas.

Los soportes mencionados en los puntos 2 y 3 no pueden utilizarse, salvo con la garantía de que las grabaciones son duraderas, que la información registrada puede ser comprendida (ser fácilmente accesible) y que el soporte se conserva de una manera que garantice su seguridad.

Tradicionalmente, los libros de cuentas se llevaban sobre papel. En la actualidad se ha difundido rápidamente la utilización de registros infor­máticos. Por consiguiente, ha sido necesario adaptar la legislación a la nueva situación. Ha habido algunas dudas respecto del principio según el cual no es necesario que una cierta parte de los documentos se conserve en forma legible. Se pensaba que todas las etapas de la contabilidad debían producirse de manera legible, mientras que cada copia podía llevarse en formato informático. Le ley antes citada abarca el sector privado, pero el mismo principio es igualmente válido para los sectores del Estado y comunales.

9. Existe también una legislación y normas particulares en lo que concierne a los registros informatizados sobre vehículos, viviendas, etc.

La diferencia entre estos diversos sectores estriba en que las entidades administrativas del Estado están bajo el control de los Archivos Nacionales, mientras que las entidades administrativas comunales son autónomas y que el sector privado sólo puede ser reglamentado por una ley.

10. El principio de libre acceso, cualquiera que sea el medio utilizado, está inscrito también en la ley sobre la libertad de prensa en relación con los sectores del Estado y de las comunas. Las dificultades evidentes (costo, daños), que plantea este principio, han hecho necesario, entre otras cosas, que una nueva comisión parlamentaria efectúe un nuevo estudio del problema.

11. La posición fundamental de los Archivos Nacionales es que no debería existir diferencia alguna entre los diversos soportes en lo que concierne al acceso a la información, cualquiera que sea su procedencia: Estado, comunas o sector privado.