introducciÓn a sap y navegaciÓn portal kmportal.macpollo.com/irj/go/km/docs/ayudas/capacitacion...

INTRODUCCIÓN A SAP Y NAVEGACIÓN PORTAL KM

Respetar la opinión de todos, hacer

comentarios constructivos.

Todos podemos aprender escuchando a los

demás.

Mantener una actitud positiva y participar en

los intercambios de opinión.

No esta permitido ingresar a páginas de

internet ajenas al entrenamiento.

Evitar recibir y hacer llamadas telefónicas.

Valorar el CONOCIMIENTO del grupo,

todas las ideas son valiosas.

Acuerdos Operativos:


OBJETIVO

El objetivo de esta capacitación es dar a conocer los conceptos básicos de contextualización en el sistema SAP y la integración de los módulos de SAP durante

las etapas de los procesos productivos de la compañía.


Video de Bienvenida.

Contextualización del Proyecto CIMA OCCIDENTE:

Diagrama de cada módulo.

Conceptos básicos por módulo.

Proceso de integración de módulos en cada etapa productiva.

Otros conceptos.

Características, Navegación y Consulta de KM (Knowledge

Management).

Solución de Dudas y/o inquietudes.

Agenda de la capacitación:


VIDEO DE BIENVENIDA

Video Informativo CIMA OCCIDENTE.wmv


Enterprise Resource Planning

“ PLANEACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES”.

Es una arquitectura de software paraempresas que facilita e integra lainformación entre las funciones demanufactura, logística, finanzas y recursoshumanos de una empresa.

ERP

Definición:


Es una aplicación informática que integra diferentes procesos de la organización

Optimizar procesos

Obtener información confiable, precisa y oportuna

Compartir información entre todas las áreas, departamentos y plantas de la organización

Mejorar toma de decisiones corporativas

OBJETIVOS DEL ERP


• Módulo de análisis de resultados, ventas, costos, devoluciones yanálisis de rentabilidad.

Sociedad PA

• Es donde se maneja la contabilidad interna de la compañía. Y elcontrol de los costos. Es igual para el grupo empresarial (1000)

Sociedad CO

• Es donde se manejan las finanzas y contabilidad externa parabancos, proveedores. Es diferente para cada empresa del grupoempresarial (1000, 2000, 3000)

Sociedad FI

Conceptos Generales:


PP Producción y Planeación

CO Costos

SD Distribución

MM Datos Maestros, Compras, Gestión de

Inventarios, Importaciones

PM Mantenimiento y Sistemas

FI Finanzas

QM Calidad

CS Servicio al Cliente

KM Gestión del Conocimiento

Módulos a implementar

–Integración SAP.


MÓDULO PP

Production Planing (Planeación de la producción): En este módulo se

realiza la planeación y control de la producción a través de órdenes de

fabricación. Aplica para las áreas productivas (Reproductoras, Incubadora,

Engorde, Plantas de Producción – Beneficio y Harinas, Balanceados).


CREACIÓN ORDEN

Creación de la OF de acuerdo a la programación de producción

2APROVISIONAMIENTOEl Almacén realiza el

aprovisionamiento de Materiales, Insumo y Empaque.

3

CONSUMOS

Se realizan consumos a cada OF en SAP.

4

INGRESOSSe realizan los ingresos de

producto terminado a cada orden.

5REPORTE DE ACTIVIDADES

Se realiza el registro de actividades HH, HM, KG/Proc en cada OF

6

ANÁLISIS Y REVISIÓN

En cada OF se realiza la verificación de consumos y registro de

Actividades.

7

CIERRE TÉCNICO

Se realiza en cada OF para entregarlas al área de Costos.

8

PROGRAMACIÓN DE PRODUCCIÓN

Realizar la programación de producción.

1


Definiciones:

Orden de Fabricación

PP

• (Producción): Las órdenes de producción permiten planificar elproceso de producción. Contienen toda la información necesaria paraejecutar la producción como: Las actividades que se deben realizar(hoja de ruta y puesto de trabajo) y los materiales de entradanecesarios (lista de materiales).

Hoja de Ruta

• Registran las operaciones necesarias para fabricar unproducto.

Puesto de Trabajo

• Son unidades organizativas donde se llevan a cabo operaciones, a los puestos de trabajo se asignan actividades para que se pueda calcular el coste de una operación. Además a cada puesto de trabajo se asigna un centro de coste.


Definiciones:

Datos Maestros

• Son aquellos cuyo valor tienen una relativa vigencia en eltiempo, es decir no son modificados o actualizados confrecuencia, generalmente representan materiales – servicios -proveedores y clientes. Dada la integración del sistema, lainformación de los datos maestros se encuentra en un únicorepositorio desde donde esta disponible para todos los módulosque la requieran.

Lista de Materiales

• Este recurso permite fácilmente establecer los componentes delos cuales debe disponerse para la fabricación de undeterminado producto, ya que se encuentra presente la listacompleta de necesidades, lo que multiplicado por la cantidad aproducir determina cuantas unidades (Kg, galones, etc) sonnecesarios.


MÓDULO CO

Controlling: Módulo integral y transversal a todos los demás módulos; los

resultados de todas las operaciones logísticas y financieras realizadas en los

módulos quedan registradas en los diferentes colectores de Costos que existen:

Ordenes de Co, Ordenes de PP, Ordenes de PM y Centros de Costos.


Definiciones:

Centro de Beneficio

• Objetos de Costo que permiten hacer PYG y sencillos análisis derentabilidad, gracias a que almacenan movimientos de Ingresos,costos y gastos. Los códigos de centros de beneficio son de 10 dígitosalfanuméricos.

Centro de costos

• Objetos de Costo que permiten almacenar y gestionar los Costos ygastos de una empresa. (Son de uso exclusivo de las cuentas de Costosy gatos). Los códigos de centros de costo son de 10 dígitosalfanuméricos.


Definiciones:

Ordenes internas CO

• Las órdenes internas se utilizan para planificar,agrupar, analizar y liquidar costes de operacionesespecíficas realizadas en el ámbito de la empresa.Representan un nivel operativo más detallado que laimputación a Centros de Costes. Tienen caráctertemporal.


MÓDULO SD

Sales and Distribution (Ventas y Distribución) : Módulo de ventas de SAP, el

cual administra el proceso de ventas desde la creación de un Pedido hasta la

entrega del producto al cliente final.


Pedido de venta

Confirmación y entrega Planificación de transporte,

picking y despacho de

expedición

Facturación de producto

Entrega del producto

Recibo de rutas

(Mermas, devoluciones y

canastas)


Definiciones:

Organización de ventas

• Unidad organizativa responsable de la comercializaciónde determinados productos o servicios, para el caso deAvidesa Mac Pollo se crea una organización de ventas pordistribuidora y grupo de puntos de venta de una mismaciudad, Ejemplo: Organización de venta DistribuidoraDosquebradas y Organización de venta Punto de ventaDosq.- Cartago

Canal de distribución

• Elemento que describe el medio por el cual se realiza ladistribución de mercancía al cliente, para el caso deAvidesa Mac Pollo se crea los canales mayoreo, puntos deventa, exportación, miscelánea y traslados.


Definiciones:

Sector

• Agrupación de materiales (productos) o servicios. Lossectores: pollo, salsamentaría, restaurantes, mercancía deterceros y otros.

Oficina de Ventas

• Aspecto geográfico de la estructura organizativa comercial, sepueden interpretar como una oficina real, territorio o regiónrelacionada a sus propias ventas, clientes y vendedores, para laempresa cada distribuidora y cada punto de venta corresponde auna oficina de venta independiente, Ejemplo: Oficina de ventaDistribuidora Dosquebradas y Oficina de venta Punto de ventaDosq.- Cartago


Definiciones:

Grupo de Vendedores

• Grupo de personas responsables de la gestión de ventas, parael caso de Avidesa Mac Pollo se crean los Directorescomerciales y Jefes de puntos de venta de cada distribuidora.

Clase de Pedido

• Clasificación que identifica las diferentes clases dedocumentos de venta.

Fecha de preferente de entrega

• Fecha preferente para la entrega de los materiales, seestablece en el pedido de venta o en el pedido de traslado.


Definiciones:

Entrega de mercancía

• Confirmación del total de solicitudes de pedidosteniendo en cuenta la disponibilidad de producto de cadaoficina de venta o centro logístico.

FACTURA

• Titulo valor donde se registra la transacción comercialobligatoria y aceptada por la ley , el cual el prestador delservicio remite al comprador o beneficiario del mismo. Laimpresión de las facturas se hará en pool generándola desdela orden de transporte al activar la opción “Inicio deTransporte”.


Definiciones:

Recibo de Ruta

• Transacción mediante la cual se registran las novedadespresentadas en el proceso de entrega de facturas a cliente, estanovedades son: Mermas, Devoluciones y Retornos de canastas alinventario.

Puesto de Planificación de transporte

• Lugar donde se programan los vehículos para el despacho demercancía, cada puesto de expedición cuenta con su puesto deplanificación y desde ahí, se programa lo relacionado con eltransporte de mercancía hacia clientes y entre centros logísticosde la empresa. Al momento de realizar la planificación deltransporte debo tener en cuenta si va como un mayor valor delmaterial o como un gasto contra el centro de costo.


MÓDULO MM

Material Management (Administración de Materiales): Se encarga de la

gestión y control de materiales, inventarios y compra de bienes o servicios

para cualquier área de la empresa.


MODULO MM

MM DATOS MAESTROS

Maestro de materiales

Maestro de servicios

MM COMPRAS

Grupo de compras

Organización de compras

Clase de documento de

compras

MM INVENTARIOS

Centro

Almacén

Movimientos


Definiciones módulo MM – Maestra de Materiales:

Material

• Son bienes tangibles requeridos para garantizar el normalfuncionamiento de las áreas de la compañía, independiente si secompra ya fabricado o se envía a fabricar. El valor de la instalación delmaterial constituye un mayor valor del mismo.

Tipos de Material

• Criterio mas amplio de clasificación de los materiales en SAP. según loque se permite hacer o no con él (comprar, vender, producir, valorar,almacenar, etc).

Categoría de

valoración

• Clasificación dada a los materiales y servicios para efectos contables.Interviene en la determinación automática de cuentas contables en lasdiferentes transacciones con las que se gestionan los materiales yservicios.


Definiciones módulo MM – Datos Maestros:

Lista de Materiales

• Este recurso permite fácilmente establecer los componentesde los cuales debe disponerse para la fabricación de undeterminado producto, ya que se encuentra presente la listacompleta de necesidades, lo que multiplicado por la cantidada producir determina cuantas unidades (Kg, galones, etc) sonnecesarios.

Maestro de materiales

• Contiene información sobre todos los materiales que la empresacompra, fabrica, almacena o vende, es decir, todos los que utilizaen los diferentes procesos. Contiene: unidad de medida(Consumo, Compra, Venta) , precio de compra, materiales deplanificación, centros logísticos que lo utilizan. Existen unos cargosautorizados para solicitar creación o extensión de materiales porcada área.


Definiciones Módulo MM – Datos Maestros:

Maestro de proveedores

• Contiene información sobre cada uno de los proveedorescon los cuales se relaciona la empresa. En este maestro sealmacenan datos generales del proveedor, datos de compras,indicadores de impuestos, entre otros. Este maestro seencuentra dentro del módulo F.I. y está directamenterelacionado con el módulo MM compras.

Maestro de servicios

• Contiene información sobre todos los servicios que laempresa requiere comprar, lo cual permite especificar,adquirir y administrar efectivamente los servicios.


TIPOS DE MATERIALES AVIDESA OCCIDENTE

CLASIFICACIÓN DEFINICIÓN CODIFICACIÓN

ZFER:(FERT) Material Terminado para el despacho. DEL 1 AL 4999

ZHAL:(HALB) Material Semielaborado. En Proceso Producción. DEL 5000 AL 9999

ZROH:(ROH) Materias Primas -se involucran en el proceso. DEL 15000 AL 19999

ZDIE:(DIEN) Servicios-Aprovechamientos que no manejan stock-Maquilas. DEL 20000 AL 24999

ZHIB:(HIBE) Materiales Auxiliares y de consumo. DEL 25000 AL 34999

ZVER:(VERP) Material de Embalaje.-Empaque Externo. DEL 35000 AL 39999

ZAPR:(UNBW) Aprovechamientos- subproductos-reciclaje sin stock. DEL 40000 AL 44999

ZFHM:(FHMI)Medios Auxiliares de Fabricación-equipos de medición-herramientas. DEL 45000 AL 49999

ZWER:(WERB) Material Pubicitario(Volantes, catálogos, promociones). DEL 50000 AL 54999

ZMEM: Muebles, Enseres, Maquinaria y Equipos. DEL 55000 AL 59999

ZERS:(ERSA) Piezas de Recambio-Repuestos nuevos y de segunda. DEL 60000 AL 79999

ZVEH S.D.-define la utilización de este tipo para vehículos. DEL 80000 AL 89999

ZIBA:(IBAU) Materiales de mantenimiento. DEL 90000 AL 99999

Necesidades de Bienes

Planificadas No planificadas

Solicitud de Pedido

Estrategia de Liberación

Verificación de facturas

Petición de oferta

Estrategia de Liberación

Trámite de anticipo

Entrada de mercancías

Pedido de compra


DIAGRAMA MODULO MM COMPRAS DE BIENES:

Revisión Física de facturas

Gestión de Pagos


DIAGRAMA MODULO MM COMPRAS DE SERVICIOS Y MATERIALESCON SERVICIO DE FABRICACIÓN:


Definiciones:

Organización de compras

• Es una unidad organizativa que subdivide la empresa segúnlas necesidades de compra, adquiere materiales o servicios,negocia condiciones de compras con los proveedores y asumela responsabilidad de estas transacciones.

Grupo de compras

• Compuesto por los cargos que soportan las actividadesoperativas de las organizaciones de compras. Internamentees responsable del aprovisionamiento, el seguimiento y suelerepresentar la persona de contacto para los proveedores.

Petición de Oferta

• Documento por medio del cual se solicitan cotizaciones de material y/o servicios a los proveedores.


Organizaciones y grupos de compra Avidesa Occidente y

Balanceados

Avidesa de Occidente Balanceados

CODORGANIZACIÓN GRUPO

CGE1Compras

Generales

NEICompras Nacionales e Importadas

CAS Compras CasinoGEH Compras Gestión HumanaPRO Compras Producción

MPE2Materia Prima

Especial NEICompras Nacionales e Importadas

CES3Compras

Estratégicas

JUR Compras Jurídico

NEICompras Nacionales e Importadas

CPT4Compras Producto

TerminadoIYR

Compras Incubación y Reproducción

PRO Compras Producción

CMA5Compras Maquilas

PRO Compras Producción

IYRCompras Incubación y Reproducción

ENG Compras Engorde

COD ORGANIZACIÓN GRUPO

CGE1 Compras Generales

Compras

Nacionales e

Importadas

CES3Compras

Estratégicas

Compras

Nacionales e

Importadas

CMA5 Compras Maquilas

Compras

Nacionales e

Importadas


Definiciones módulo MM – Compras:

Solicitudes de Pedido (SolPed)

• Son documentos internos, mediante los que se solicita al áreade compras, materiales o servicios requeridos, en unascantidades específicas, para una fecha determinada.

Pedido de Compra

• Orden de compra. Documento en el cual se realiza solicitud formal decompra de materiales o servicios a un proveedor. Pueden ser creadosmanualmente o con referencia a documentos precedentes como:solicitud de pedido, petición de oferta u otro pedido.

Estrategias de

Liberación

• Son esquemas de autorización o aprobación, que se definen y operanpara los documentos de compras. Cuando se aplican estrategias deliberación para un documento, este no puede continuar su gestión,hasta que no haya sido liberado. Se manejarán para las SolPed y paralos Pedidos de Compra.


Clases de documentos de comprasSOLICITUD DE PEDIDO

COD CLASE DE DOCUMENTO TIPO DE MATERIALES SOLICITADOS

NB ESTANDAR

Insumos, repuestos y servicios (todos los

materiales que no estén dentro del alcance de

las otras clases de documentos).

De uso para todas las áreas que lo requieran.

ZMQL MAQUILAS De uso para todas las áreas que lo requieran.

ZMRP PLANIFICACIÓNMateriales planificados.


ZALMALMACÉN DE

REPUESTOSRepuestos en stock en el almacén de repuestos.

ZIMP INSUMOS Y RPTOS. IMPInsumos y repuestos Importados.


UBSOLICITUD DE

TRASLADOTraslados.


Definiciones módulo - MM compras:

Verificación de Facturas

• Procedimiento mediante el cual se verifican ycontabilizan las facturas del proveedor conreferencia a los pedidos de compra.

Imputación

• Cuando se trate de compras que no ingresan al stock, ode compras de servicios, el costo o gasto representadoen esta compra debe ser cargado a una destinaciónespecífica. Esta destinación se conoce como el objeto deimputación y puede ser entre otros un centro de costos,orden de fabricación o Mtto., un activo fijo.


Estructura organizacional MM- Inventarios


Centros Logísticos

• Son las unidades organizativas logísticas que componen laempresa desde el punto de vista de la producción, elaprovisionamiento, el mantenimiento y /o la planificación denecesidades.

Almacén

• Es una ubicación física en la que se gestionan inventarios. EnSAP la gestión de stocks y los inventarios físicos se realizan anivel de almacén. Un almacén se asigna a un único centro.

Clases de Movimiento

• Clave que identifica cada uno de los posibles conceptos por losque es posible realizar transacciones de Inventarios. En generalse categorizan como movimientos de entradas, salidas ytraspasos o traslados.

Definiciones módulo MM – Inventarios:


Entrada de mercancías

(EM)

• Son todos los movimientos que generan un incremento enel stock del almacén.

Salida de mercancías

(SM)

• Son todos los movimientos que generan una disminuciónen el stock del almacén.

Traspaso

• Son los movimientos que se realizan para cambiar el estadode un material. No representan un movimiento físico delmismo.

Traslado

• Un traslado consiste en el envío de materiales de unalmacén a otro ya sea que pertenezcan a un mismo centro oa centros diferentes.

Definiciones módulo MM - Inventarios


Consolidado de centros y almacenes

TIPOS DE CENTROS CENTROS LOG. ALMACENES

ALIMENTOS 7 18

PLANTA BENEFICIO 13 39

DISTRIBUIDORAS 5 13

ENGORDE 78 594

ALMACENES BUGA 2 12

PLANTA DE HARINAS 2 4

INCUBADORAS 6 8

PUNTO DE VENTA GRANJAS 1 1

PUNTOS DE VENTA 53 53

LEVANTE-REPRODUCTORAS 8 86

CARNICOS 1 2

TOTALES 176 830


MÓDULO PM

Plant Maintenance (Mantenimiento de Planta): Módulo transversal a todas

las áreas de la compañía, a través del cual se realiza la planificación y control

de las ordenes de mantenimiento de los equipos y ubicaciones técnicas.

Aplica para mantenimiento refrigerado, electromecánico, locativo, obras

civiles, electrónico, metrología y T.I. Permite realizar análisis de costos para

toma de decisiones.


SOLPEDIdentificar Falla Crear aviso

Orden de

mantenimiento

Reserva de

materiales

(materiales dentro

Stock)

Creación SolPed

Materiales

(No stock ZALM)

Servicios mano de

obra externa

Liberados y

autorizados por el

Jefe de

mantenimiento

Salida Materiales

Reserva

(Stock)

Gestión de Compra

Materiales

Servicios

Los costos se consumen

directamente a la orden

de mantenimientoEjecución

Si sobran

materiales se hace

una devolución a la

orden de

mantenimiento

Notificación

tiempos laboradosAceptación de

servicios

Liquidación de

Orden

Cierre técnico

Orden de

mantenimiento


Ciclos de Mantenimiento

Planeado (Planificado)

Preventivo

(ZM02)

Limpiezas

Restauraciones Cíclicas (Frecuencias, contadores y Mtto

Actividad)

Lubricación

(ZM07)

Predictivo

(ZM04)

Inspección Operativas y funcionales

(ZM16)

Mtto basado en condiciones (MBC)

No Planeado (Correctivo)

Mtto Emergente

(ZM01)

Programado

Correctivo Programado (ZM03)

Locativo (ZM08)


Estructura Electromecánico Beneficio

BeneficioB501 y Procesos Especiales S501

Planificador MecánicoPM1

Mecánico MECAN502

Mecánico 1MECAN501

ElectrónIco ELECT502

AVIDESA OCCIDENTE 2000

1 Planificador1 Controlador


Definiciones:

Ubicación Técnica

• Es una unidad organizativa dentro de Logística que estructura losobjetos de mantenimiento de una empresa de acuerdo con criteriosfuncionales, relativos al proceso o espaciales. Una ubicación técnicarepresenta el lugar en el que se debe efectuar una medida demantenimiento.

Emplazamiento

• Son las divisiones permitidas de un Centro de Emplazamiento,por sectores geográficos desde el punto de vista demantenimiento (Mecánico, electrónico, eléctrico, etc.)

Equipos

• Es un objeto físico e individual que se debe mantener de formaindependiente. Se puede montar en un sistema técnico o enuna parte de un sistema técnico.


Definiciones:

Ordenes de Mantenimiento

PM

• Medio por el cual se puede ejecutar una tarea demantenimiento a un equipo o ubicación técnica parauna fecha determinada. Adicional las órdenes demantenimiento sirven como colector de costos(Materiales y servicios) que se pueden generar por laejecución de las tareas realizadas.

Aviso de Mantenimiento

• Este es el medio por el cual se reportan las fallas oaverías técnicas que afecten el rendimiento de losdiferentes equipos, ya sea maquinaria o equipos decómputo.


MÓDULO FI

Finance (Finanzas): Módulo a través del cual se gestiona toda la información

financiera resultado de las operaciones de la empresa. A través de este se

lleva el registro de las operaciones en los siguientes submódulos: cuentas

por cobrar (AR), cuentas por pagar (AP), activos fijos (AA), tesorería (TR) y

contabilidad general (GL).

Diagrama FI– AP (Cuentas por pagar)


Diagrama FI– AR (Cuentas por cobrar)



Definiciones:

Ramos

• Los ramos es un concepto que permite identificar la compra del bieno del servicio que se le efectúa a las empresas colaboradoras(Proveedores-Acreedores), mediante este concepto se puedenobtener evaluaciones (Reportes de vencimientos) de acreedores.

Clases de impuestos

• Corresponde a la clasificación que la Administración de Impuestos y Aduanas Nacionales le asigna a cada persona natural o jurídica que haga las gestiones para obtener el RUT. Este tipo de clasificación es indispensable para la extracción de la información requerida por la Dian.

Vías de pago

• Son las diversas formas que la compañía tiene al alcance paraproceder a realizar cualquier pago. Cada vía de pago estárepresentada por una letra o un número individual, esta se puedeincluir a nivel del dato maestro o a nivel del registro o causación de lafactura, ya sea por FI (Cuentas por pagar) o por MM (Compras).


MÓDULO QM

Quality Management (Administración de la calidad): Módulo a través del cual

se gestionan las tareas relacionadas con la inspección, planificación y control

de la calidad. Entre los componentes se encuentran datos básicos, planificación

de inspección, gestión de lotes de inspección, entrada de resultados, entrada

de defectos, muestreo, avisos de calidad, entre otros.


Diagrama modulo QM


Diagrama modulo QM: Ejemplos

INCUBADORAS GRANJASPLANTA

BENEFICIOPLANTA HARINAS

MATERIAL 5258 Huevo5512 Semovienteen levante activo

5408 Desprese5325 Harina depluma a granel

PLAN DE INSPECCIÓN

Análisis y control delproceso del huevo

Plan de inspecciónLevante.

Plan deinspeccióndespresebeneficio

Plan de inspecciónproducto terminado

OPERACIÓNAnálisismicrobiológico delhuevo

Limpieza ydesinfección antesde ingreso aves.

Análisis defectopresa

Análisismicrobiológico perfilcompleto a productoterminado.

CARACTERISTICAS

*Determinación desalmonella*Coliformes totales.*Coliformes fecales.

*Mesofilos.*Enterobacterias*Determinación

salmonella

*Hematomas*Fractura

*Coliformes totales.*Coliformes fecales.*Esporas declostridium sulfitoreductores.


Definiciones

Característica de Inspección

• Describe lo que debe verificarse, es decir, las solicitudesde inspección para materiales, componentes y productos.

Catálogos

• Son prerrequisitos para la creación de conjuntos de selección.Brindan información para los diferentes defectos que sepresentan en el proceso.

Métodos

• El método de inspección describe la técnica utilizada para la determinación de una característica de inspección. Se asigna un método de inspección a una característica de inspección maestra o directamente a una característica de inspección en el plan de inspección.


Definiciones

Puesto de Trabajo

• Un puesto de trabajo para el módulo QM de Avidesa Mac Pollo S.A.Se define como el conjunto de operaciones con actividades similaresentre sí. Esta enfocado para definir máquinas, personas oactividades.

Plan de Inspección

• En el plan de inspección se especifica como y donde se debenrealizar las inspecciones de calidad. Para realizar esta transacción esnecesario haber creado todos los datos maestros; se utilizan parainspeccionar materias primas, producto terminado, devoluciones ycuando se requiera generar un lote manual.

Ruta de Inspección

• En las hojas de ruta se especifica como y donde sedeben realizar las inspecciones de calidad en el procesoproductivo.


MÓDULO CS

Customer Service (Servicio al Cliente): Módulo a través del cual se gestionan

de forma rápida, eficaz y eficiente los servicios relacionados con: Peticiones,

Quejas y Reclamos de clientes internos y externos, avisos de mantenimiento

para equipos - ubicaciones técnicas de la compañía y satisfacción de clientes.


Servicio Cliente Externo

CLIENTE EXTERNO

Toma

Aviso de servicio

PQR’S

Envío automático

(Business

Workplace)

responsables de

tratamiento

Canales de atención

Línea 018000970801

Email [email protected]

Pagina web www.macpollo.com

Formato físicos

Tratamiento tiempo

estimado

Escala a je fe inmediato para

atención opor tuna, si este no

brinda solución, se escala el

aviso a l siguiente jefe en

orden jerarquico (Máximo 3

niveles)

Solución a

investigación

Resultados a PQR’S,

justificación y

compromisos

Desde servicio al

cliente, contactar al

cliente y medir su

satisfacción

NO

SI

FIN


Servicio Cliente Interno:

CLIENTE INTERNONecesidades de

servicio

Definir dependencia

a cargar aviso

Canales de atención

Línea 018000970170

Celular Plan 3114011365 aplica

granjas y d istribu idoras

PBX 6380144 ext. 1154

Correo servicl iente@macpollo,com

Se requiere Orden

de Mantenimiento

Crear orden de

mantenimiento

Se registra

tratamiento en aviso

y se cierra

NO

SI

Solicitar información

de falla y # placa

activo fijo

Planificar

mantenimiento

Envío técnico para

evaluar daño

Se notifica trabajo

real izado en orden

de mantenimiento

Desde servicio al

cliente se monitorea

el tratamiento de los

avisos.

FIN


Definiciones:

CustomerService

• Se considera el macro proceso de servicio al clienteincluyendo los procesos gestión de avisos y loscontactos específicos sobre quejas y reclamacionespara cerrar el ciclo de relación con el cliente.

• El proceso de Customer Service (CS), será aplicablea la administración y solución integral de laspeticiones, quejas, reclamos y sugerencias que segeneran a través de la interacción de la empresacon los clientes internos y externos.


Definiciones:

Catálogos

• Los catálogos son utilizados para manejar, definir en formauniforme y estandarizar la información. Pueden ayudar aregistrar, analizar y describir problemas, lo cual permitirá latoma de decisiones posteriormente.

Aviso de Mtto

• Se utilizará esta clase de aviso para registrar las peticiones del clienteinterno, ubicados en distribuidoras, puntos de venta, y demás áreas de lacompañía. Que requieran servicio de reparación para alguno de losequipos de refrigeración de producto terminado de Avidesa Mac PolloS.A. Dicho aviso, tendrá asignada una orden de mantenimiento que a suvez contendrá los costos relacionados a la reparación de dicho solicitudlos cuales serán liquidados contra el centro de costos generador de lasolicitud, el planificador efectuará un diagnostico parcial.


Definiciones:

Aviso de Servicio

• Un aviso de servicio es un objeto de SAP que se utiliza paradocumentar, planificar y controlar actividades de negocios. EnAvidesa Mac Pollo S.A. se utilizarán para registrar peticiones,quejas (tanto internas como externas), reclamos, sugerenciasde servicios y calidad solicitados por el cliente sobre elproducto.

PQRSs

• Es el conjunto de siglas, P es Peticiones, Q Quejas Internas yexternas, R reclamos, S Solicitudes y S Sugerencias, quedetermina la tipificación de los avisos de servicio específicospor la definición exacta del requerimiento del cliente.


Definiciones:

QI (Queja Interna)

• Se entiende por queja interna la manifestación deinconformidad (solución), insatisfacción (servicio), odescontento (oportunidad) sobre la gestión de una área opersona, que un trabajador de Avidesa Mac pollo consideranecesario poner en conocimiento. A través del departamentode servicio al cliente se efectúa el análisis de las mismas con elfin de desarrollar una cultura de mejoramiento continuo.

Medida

• Tarea que se planifica en el contexto de un aviso de serviciodonde los aspectos de planificación y de organización son losmás importantes. Al utilizar medidas se puede planificar elmodo en el que diversas personas trabajan conjuntamente paragestionar el aviso y ejecutar las actividades en un período detiempo determinado.


Definiciones:

Interlocutor

• Hace referencia a las personas responsables dentro de laempresa de dar respuesta a las situaciones presentadas porlos clientes internos. Ej: Planificadores, Directivos de otrasáreas.

Agente de Servicio

• Personal de Servicio al Cliente encargado de la recepción de la información y medición del nivel de satisfacción tanto del cliente interno como externo.

CIC

• Es una herramienta mediante la cual se realiza la consultaintegral de los datos básicos, comerciales y se efectúa lacreación y trazabilidad de avisos del cliente interno y externocon el fin de otorgar una gestión ágil y eficaz al cliente.


Definiciones:

BWP

• Business Work Place: es el buzón del usuario SAP dondepuede recibir documentos, correos, medidas a tratar entreotros.

Procedencia

• Es el concepto que determina la favorabilidad total o parcial o no favorabilidad del requerimiento del cliente, conforme a los resultados obtenido de la investigación de las medidas.

ANS

• Acuerdo de Nivel de Servicio: Es el tiempo oportunoacordado con las áreas para la solución del aviso o medidaprevisto como fecha final.


Definiciones:

NSC

• Nivel de Satisfacción del Cliente: Corresponde a losestatus de calificación cualitativa, creados paraexpresar la satisfacción que el cliente interno yexterno presenta ante la atención, solución yoportunidad del aviso.


OTROS CONCEPTOS


Conceptos Básicos:

BW

• Business Warehouse: es el almacén de datos de SAP (Data Warehouse)utilizado como base para la presentación de informes y la planificacióna través de excel. Su objetivo principal es hacer que larecolección, combinación y consumo de datos sea lo más fácil posible.Los datos se recolectan de los distintos módulos de SAP (FI, SD, MM,PM, etc).

Perfil

• Objeto que contiene las autorizaciones que los usuarios necesitan para acceder a las transacciones, reportes y aplicaciones. Se puede asignar un perfil a un número ilimitado de usuarios.

Productivo• Ambiente tecnológico utilizado para la salida en vivo.


Conceptos Básicos:

ROLL OUT

Estrategia que se sigue para implementar un sistema en una compañía a partir de la implementación hecha

en otra empresa de un mismo grupo empresarial e industria.


Conceptos Básicos:

Usuario SAP

• Funcionario designado por la empresa para ejecutar actividades en elsistema SAP. El usuario puede ser Personal o compartido.

Rol compuesto

• Es el cargo y contiene los roles derivados necesarios para el cargo, se puede asignar a uno o varios usuarios. Inicia con las siglas ZCA.

Rol Derivado

• (Rol hijo del Rol Padre): Hereda las transacciones del rol padre, yes el que contiene las restricciones; por ejemplo: Organizaciónde ventas. Inicia con las siglas ZSD:XXX.


Conceptos Básicos:

Rol Padre

• Rol principal que contiene las transacciones. Inicia con las siglas ZSP:XXX.

Objeto Autorización

• Los objetos de autorización permiten verificaciones complejasvinculadas a una autorización que permite a un usuario el realizar unaacción.

Transacción

• Es la ejecución de uno o varios programas, puede ser Estándar (diseñada ydesarrollada por SAP) o Desarrollo (creada a través de lenguaje deprogramación ABAP por Avidesa Mac Pollo para uso exclusivo, permite laconsulta transacciones (tablas) estándar o la creación de tablas z nuevas.


INTEGRACIÓN DE MÓDULOS


Integración de módulo PP etapa productiva:

Modulo QM

Modulo MM

Modulo PP

Modulo SD

Modulo PP y CO

Programación del Encasetamiento de

aves

Creación de la Orden de Fabricación

(Automático)Lanzamiento de

Necesidades para alistamiento de aves

Programación de Pedido de alimento

Ingreso y consumo de los materiales utilizados

Ingreso de datos técnicos, consumo,

mortalidad y saldo de aves

Tabla de conversión

Programación de sacrificio de acuerdo a

los resultados de la tabla de conversión

Crear lote de inspección y generar certificado

sanitario

Liquidación de granjas

Genera pedido de traslado

FIN


Integración de módulo PP O/F pollo en pie etapa productiva:

Creación Orden de Fabricación

Elaboración de la programación

Creación de pedidos de traslados

Creación de transporte

Recepción y pesaje de vehículos en bascula

(Por desarrollo ZMM010)

Descargue de aves en plataforma

Toma de Información y datos técnicos

(Secreción, cresta, peso)

Sacrificio de avesPesaje del vehículo vacío y registro de

información en bascula

Ingreso a la Orden de Fabricación en granja

(Automático) Consumo a la Orden de

sacrificio

Análisis Postmortem Evisceración Seleccionadora

Pollo Entero

Desprese

Recolección de pollo en pie según programación

Ingreso a Ordenes de fabricación

Otros ConsumosFIN

Modulo QM

Modulo MM

Modulo PP

Modulo SD

Cierre de la orden de fabricación

Liquidación de la orden de fabricación

Modulo CO

Liquidación de la Orden de Fabricación

Cierre de la Orden de Fabricación

Otros Consumos

Modulo QM

Modulo MM

Modulo PP

Modulo SD

INTRODUCCIÓN A SAP Y NAVEGACIÓN PORTAL KMIntegración de módulo SD etapa productiva:

TeleventaPedio de venta

Confirmación y entregaPlanificación de Transporte Picking

Despacho de Expedición Facturación de productoEntrega del producto

Recibo de rutas

(Mermas, devoluciones y

canastas)

Legalización de Ruta

Modulo MM

Modulo SD

Modulo FI


Cliente Mayoreo

inconforme por llegada

pedido en “mal estado”

(producto con

hematomas)

Se procede a

realizar el

respectivo registro

(Aviso) en SAP

Se remite para

acción inmediata

por parte del

Representante de

Ventas

Se genera

investigación.

Se aprueba cambio de

producto y se cierra

aviso en SAP.

MÓDULO CS

Diligenciamiento

formato “Cambio

de producto”

Solicitud de

Formato “Cambio

de Producto”.

MÓDULO MM

Entrega de

Formato

No se aprueba

cambio, se cierra

aviso en SAP y se

emite comunicado a

cliente.

Se aprueba

devolución de dinero,

se da respuesta al

cliente con medición

de satisfacción y se

cierra aviso en SAP.

MÓDULO

MM, SD, CSMÓDULO CS MÓDULO

MM, SD, FI, CS

DECISIONES

Integración de módulo CS - etapa productiva (Cliente Externo):


Integración de módulo CS - etapa productiva (Cliente Interno):

Se detecta un

problema cliente

interno

Se procede a

realizar el

respectivo registro

(Aviso) en SAP

Se le asigna una

motivo de apertura

y un puesto de

trabajo

Como primer paso se

debe realizar un

investigación y a

partir de allí entregar

un diagnostico

Se prioriza

Requiere

orden de

mtto??

SoluciónCierre FINSe hace orden de

mantenimiento

No

Si

MEAB METR

Validación de

ejecución y

satisfacción con el

trabajo

MEEJ METR ORAS

MÓDULO CS

MÓDULO PM

MÓDULO CS.

MÓDULO CS,

PM, CO


KM(KNOWLEDGE MANAGEMENT)

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO


CARACTERÍSTICAS, NAVEGACIÓN Y CONSULTA DE KM


Definiciones:

KM

• (knowledge management) Gestión del conocimientoa partir de la organización y clasificación deinformación no estructurada a nivel de toda laempresa, facilitando la agregación y la difusión de lainteligencia colectiva de la compañía, aumentando elaprendizaje a nivel individual y de equipo.

Feedback

• Retroalimentación en un solo sentido, usuario acreador de un documento (analista o jefe deprocesos).


Definiciones:

Carpeta Padre

• Hace referencia a la carpeta principal creada paracada área o departamento. Ejemplo: Puntos de venta,Calidad, Engorde, Reproductoras, Contabilidad etc.

Taxonomías

• Método automático para la clasificación dedocumentos de acuerdo a una característicaconfigurada para su identificación. Ejemplo:a = Anexos, f = Formatos, p = Procesos, etc.


Trabajo de campoSurge necesidad

Elabora documento

Revisiones y Aprobaciones

GESTIÓN INTERNA KM

Aprobación dueño del proceso

Última aprobación y publicación.

Consultas de usuarios, feedback, review,

notas personales, foro de discusión, tareas y

seguimientos.

Aplicación de encuestas y evaluaciones

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http://www.google.com/imgres?imgurl=http://secretariadedireccion.com/wp-content/uploads/2011/02/secretaria-imagen.jpg&imgrefurl=http://secretariadedireccion.com/2011/02/03/secretaria-aprende-a-mejorar-tu-imagen/&usg=__dckLdrLFO-9zYomkiReAZjMXYRc=&h=300&w=450&sz=20&hl=es&start=171&zoom=1&tbnid=2xhshPQK2LuaLM:&tbnh=166&tbnw=266&ei=g0vITZr1JoHpgAfYy-HLBA&prev=/search?q=imagenes+ejecutivas+en+escritorio+con+computador&um=1&hl=es&rlz=1W1SKPT_es&biw=1259&bih=699&tbm=isch&um=1&itbs=1&iact=rc&dur=15&page=11&ndsp=16&ved=1t:429,r:10,s:171&tx=120&ty=63

http://www.google.com/imgres?imgurl=http://comps.fotosearch.com/comp/BDX/BDX536/sonriente-mujer-negocios_~bxp249838.jpg&imgrefurl=http://www.fotosearch.es/BDX536/bxp249838/&usg=___NgTrjvzFXSKcOpW5mCNnb44e7s=&h=220&w=300&sz=19&hl=es&start=33&zoom=1&tbnid=Q1HC7yMFdW_W1M:&tbnh=171&tbnw=239&ei=YEzITcG4IsPngQek3qTMBA&prev=/search?q=imagenes+en+escritorio+con+computador+y+una+muejr&um=1&hl=es&rlz=1W1SKPT_es&biw=1259&bih=699&tbm=isch&um=1&itbs=1&iact=rc&dur=0&page=3&ndsp=15&ved=1t:429,r:7,s:33&tx=116&ty=120


Ingreso:Enlaces:

www.macpollo.com o

Portal.macpollo.com

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