INSTRUCTIVO PSA 2seguimiento a los proyectos del sector VIVIENDA.CONTENIDO2INTRODUCCION

2SEGUIMIENTO EN EL PSA

2DEFINICIONES Y ESTRUCTURA DE LOS CRONOGRAMAS

5ROLES EN EL PSA

5ANEXO CODIGOS Y NOMBRE DE CRONOGRAMAS

6ESTRUCTURA DE CRONOGRAMA DE INTERVENCION (MUNICIPIO).

8ESTRUCTURADE CRONOGRAMA DE PLAN DE INTERVENCION

11CAMPOS EDITABLES Y EXCLUSIVOS

11LNEA BASE 0

12LNEA BASE 1

INTRODUCCIONEl propsito del presente documento es definir parmetros para realizar el seguimiento a los proyectos elegidos para ejecutar el Programa nacional de reubicacin y reconstruccin de viviendas para la atencin de hogares damnificados por el fenmeno de la Nia 2010-2011, postulacin No.187, aprobado por el Consejo Directivo del Fondo Adaptacin, el 24 de noviembre de 2011. La herramienta definida por el Fondo para el seguimiento a los proyectos es el PSA (Project Administration Server), una plataforma basada en las mejores prcticas del PMI (Project Management Institute).Con el presente se orienta al operador zonal en la implementacin de la herramienta que el Fondo Adaptacin ha definido para el seguimiento a los proyectos de los sectoriales, obligacin que se encuentra en el manual operativo y los contratos para la ejecucin del sector de viviendaSEGUIMIENTO EN EL PSACon el fin de efectuar el seguimiento necesario al desarrollo del Programa Nacional de Vivienda, el Fondo Adaptacin desarroll un esquema en el PSA con el cual se hace el seguimiento por una parte a la ejecucin de los contratos de Operadores Zonales, conforme a los compromisos establecidos; y por otra parte, un seguimiento especfico al desarrollo de la ejecucin del programa en cada uno de los municipios y departamentos del pas en los cuales se proveer soluciones de vivienda. A continuacin se presenta a manera de esquema:Sector Vivienda Contratos Operadores zonales()

Ejecucin Soluciones de Vivienda(Transferencias- Operador)

Departamento

Municipio

Planes de intervencin

Con este esquema se busca establecer el avance y cumplimiento de los compromisos contractuales, desde la verificacin, hasta la ejecucin de los planes de intervencin. Tiene como ventaja que cada uno de los operadores actualiza su avance y la Interventora revisa y valida la informacin, y segn sea el caso aprueba los pagos a que haya lugar.

Con esta estructura se efecta un monitoreo a la cobertura municipal, departamental y nacional alcanzada por el Programa Nacional de Vivienda, y por cada operador conforme a sus obligaciones contractuales.DEFINICIONES Y ESTRUCTURA DE LOS CRONOGRAMAS Cronograma de gestin: en el lenguaje del PSA, se denomina as, al cronograma de cada uno de los contratos con los operadores zonales de vivienda y a otros contratos por medio de los cuales el Fondo Adaptacin desarrolla el Programa Nacional de Vivienda.

Cronograma de intervencin: se considera cronograma de intervencin a cada uno de los municipios incluidos dentro del alcance del Programa Nacional de Vivienda. Los cronogramas de intervencin de cada municipio incluyen dentro de s, como subproyectos, los planes de intervencin con los cuales el operador da respuesta a la demanda de viviendas establecida en la fase de verificacin.

Existe en el PSA un cronograma con el que se agrupa los cronogramas de intervencin, es decir que contiene en una organizacin por departamento, cada uno de los municipios asignados al operador. En la siguiente imagen, a manera de ejemplo, se presenta el caso de Comfenalco Valle:

Como se observa en la imagen, cada una de las intervenciones tiene asociado un cdigo o id registro que es nico (8-187-1-0679) y un nombre de proyecto (187-0679-Vivienda Albn). Adicionalmente en el campo id espacial se incluye el cdigo DANE correspondiente al municipio (52019 Albn, Nario).El cdigo id registro es muy importante adicionalmente porque permite establecer una relacin directa con el sistema de recursos financieros del Fondo - SRI Sistema de Recursos de Inversin- y ser necesario presentarlo para obtener CDR para transferencias originadas en los planes de intervencin del respectivo municipio y para el pago de los mismos.

Estructura de los cronogramas de intervencin: Las intervenciones en los municipios, se desarrollan en 2 fases, a saber: Estructuracin y Ejecucin. Las fases y las etapas que las componen, son el estndar con el cual el Fondo adelanta sus proyectos en los 8 sectores en los que concentra su inversin. Las fases y las etapas constituyen el ciclo de proyecto que permite evidenciar la planeacin y el avance de la gestin.

A continuacin se muestra la estructura base de un cronograma de intervencin (municipio):

La Fase de Estructuracin contempla las siguientes etapas:

Etapa 1 - Estudios y alcance: esta etapa contempla la realizacin de estudios de amenaza. Etapa 2 - Verificacin: incluye cierre de visitas, definicin de elegibilidad y cargue en la plataforma. Etapa 3 - Diseos: considera el tiempo y las actividades que se requiere adelantar para estructurar los planes de intervencin (PI) en los cuales se busca atender la demanda. Tambin incluir las pre- inversiones que se lleven a cabo.

Nota: de acuerdo con la modalidad del PI, el tiempo estimado de ejecucin ser en promedio de 2 meses, para reubicacin en proyecto existente o en vivienda usada, y de 8 meses para proyectos de vivienda nueva. Etapa 4 - Previo a obra: esta etapa recoge el tiempo necesario para cumplir con los requisitos indispensables para iniciar la ejecucin de los planes de intervencin en estructuracin, la factibilidad de los recursos y el proyecto de contratos (minuta).La Fase de Ejecucin contiene 2 etapas, a saber:

Etapa 5 Ejecucin: en esta etapa se insertan, como subproyectos, los cronogramas de los Planes de Intervencin aprobados y contratados en el municipio respectivo. La informacin a incluir en los PI, debe ajustarse a lo estipulado en el Anexo 6 Formato Plan de Intervencin, del Manual Operativo. Cada PI deber incluir la siguiente informacin base: Modalidad de intervencin:i. reconstruccin.ii. reubicacin en proyecto de vivienda existente. iii. reubicacin en vivienda usada.iv. reubicacin en proyecto de vivienda nueva.

Localizacin:i. rural disperso.ii. rural centro poblado.iii. urbano cabecera municipal.iv. urbano centro poblado. No. de viviendas a proveer Valor y programacin de pagos y entregas

Cada plan de intervencin o PI, se identifica con un nombre compuesto de la siguiente manera:

Nombre de la Intervencin -Nombre del Plan de Intervencin

187-0679-Vivienda Albn-Villa Carmen

Etapa 6 Entrega: estn consideradas todas las actividades posteriores a la entrega material de las viviendas, necesarias para finalizar los expedientes de las familias beneficiarias (registros documentales digitales y fsicos, etc.).ROLES EN EL PSA Operador zonal: alimenta informacin de los cronogramas, organiza la estructura y actualiza su seguimiento o ejecucin real. Interventor contractual: revisa y aprueba los cronogramas cargados, es decir quema lnea base de los cronogramas en Microsoft Project. Efecta seguimiento al desarrollo de las actividades y al cumplimiento de los compromisos establecidos, aprueba informes de avance, planes de intervencin y pagos.ANEXO CODIGOS Y NOMBRE DE CRONOGRAMASContratos Operadores Zonales:

A continuacin se muestra los cdigos asignados a los operadores y los cronogramas de las regiones asignadas en los cuales se incluyen las intervenciones por municipio:CdigoNombre Cronograma OperadorCronograma por regiones

8-187-2-0006187-Operador ColsubsidioSoluciones de Vivienda: Bogot D.C., Boyac, Cundinamarca

8-187-2-0007187-Operador ComfacesarSoluciones de Vivienda: Cesar, Sur de Magdalena

8-187-2-0008187-Operador ComfaguajiraSoluciones de Vivienda: La Guajira

8-187-2-0009187-Operador ComfamaSoluciones de Vivienda: Antioquia, Crdoba, Sucre

8-187-2-0010187-Operador ComfandiSoluciones de Vivienda: Caldas, Quindo, Risaralda, Valle del Cauca

8-187-2-0011187-Operador Comfenalco CartagenaSoluciones de Vivienda: Norte de Bolvar

8-187-2-0012187-Operador Comfenalco SantanderSoluciones de Vivienda: Sur de Bolvar, Norte De Santander, Santander

8-187-2-0013187-Operador Comfenalco ValleSoluciones de Vivienda: Atlntico, Cauca, Nario

8-187-2-0014187-Operador Minuto de DiosSoluciones de Vivienda: Amazonas, Arauca, Caquet, Casanare, Guaina, Guaviare, Huila, Norte de Magdalena, Meta, Putumayo, Tolima, Vaups

8-187-2-0015187-Operador Comfamiliar CartagenaSoluciones de Vivienda Zona Rural Bolivar

8-187-2-0016187-Operador ChocoSoluciones de Vivienda: Choc

8-187-2-0019187-Operador Federacion Nacional de CafeterosSoluciones de Vivienda municipios Cafeteros.

Ejecucin Soluciones de Vivienda (Transferencias - Operador)

Para consultar los cdigos de cronogramas de intervencin (municipios),se debe ingresar a la pantalla principal del PSA, y luego seleccionar del men superior Data Histrica.

En la pantalla oprimir el botn Vivienda.

.

ESTRUCTURA DE CRONOGRAMA DE INTERVENCION (MUNICIPIO).La estructura del PSA del Fondo Adaptacin esta creada para mantener una jerarqua y estndares definidos los cuales no pueden modificarse sin la oficializacin de un control de cambios.Dichos estndares para los cronogramas de Intervencin son los siguientes

Nombre de Cronograma de Intervencin: el nombre del cronograma de intervencin est construido uniendo el cdigo de la postulacin (187), el cdigo interno de la Intervencin (Municipio) de 4 dgitos obligatorio, descripcin del sector Vivienda y por ltimo el nombre del Municipio. Cabe Anotar que ya todos los cronogramas de intervencin estn creados en el PSA, en caso de necesitar crear un nuevo cronograma de intervencin se debe hacer la solicitud expresa al Fondo Adaptacin.

187-0000-Vivienda [Nombre Municipio]

Productos: Los cronogramas de intervencin contiene la estimacin de viviendas a elegir incluyendo la localizacin (Rural y Urbana) y la modalidad (Reubicacin y Reconstruccin), dentro de los cronogramas de intervencin esta informacin No se puede modificar sin una previa autorizacin.

Ingreso de Planes de Intervencin: Todos los cronogramas de intervencin mantienen el mismo estndar y as deben continuar, dicho estndar est compuesto por 6 etapas , los cronogramas de los Planes de Intervencin (PI), deben estar dentro de la etapa 5, como se muestra en el ejemplo

Informacin general del cronograma o campos estticos:

ESTRUCTURADE CRONOGRAMA DE PLAN DE INTERVENCION

Los planes de intervencin son creados y gestionados directamente por el Operador Zonal y son verificados por el Consorcio Interventora Reconstruccin 2012 quienes son los responsables de aprobacin y validacin del avance de cada uno de los cronogramas.Los parmetros mnimos que debe tener cada cronograma de intervencin son los siguientes:

As mismo dentro del cronograma de intervencin se debe ingresar como subproyecto los cronogramas de los Planes de Intervencin

Para esto se debe ubicar el cursor en una tarea dentro de la etapa 5 (Ejecucin) para que el cronograma quede incrustado en dicha etapa.

Luego seleccionar la pestaa Proyecto y el botn Subproyecto.

Mostrara la ventana de proyectos donde cargamos la lista de toods los proyectos y seleccionamos el cronograma que queremos adicionar

Y quedara el proyecto seleccionado dentro de la etapa de Ejecucion.

Asi mismo se debe llevar seguimiento del cronograma de Intervencion asi como se lleva el Plan de Intervencion con las mismas fechas limites y el mismo procedimiento.

CAMPOS EDITABLES Y EXCLUSIVOSComo se indica en los puntos anteriores, existe unos campos que son de manejo exclusivo del Fondo Adaptacin, as como unos campos que son de obligatoria gestin por parte de los Operadores Zonales, a continuacin identificamos los principales campos que se debe tener en cuenta:

Exclusivos Fondo Adaptacin:

Las intervenciones son de manejo exclusivo del Fondo Adaptacin, de las intervenciones los operadores solamente pueden adicionar subproyectos (Planes de Intervencin) e ingresar el avance de las etapas, cualquier cambio sobre la estructura de las intervenciones, as como los productos y valor de inversin debe ser solicitado formalmente al Fondo Adaptacin y esperar su aprobacin y aplicacin por parte de este ltimo, eso incluye modificacin en la cantidad de productos del municipio.Igualmente en los planes de intervencin, NO SE DEBE modificar la columna Cantidad Planeada.

Editables Obligatorios por Operadores:

Los operadores deben ingresar obligatoriamente los campos de los Planes de Intervencin indicados anteriormente en este documento, as como deben ingresar el avance de cada cronograma mnimo una vez al mes.

As mismo al momento de realizar la actualizacin del avance de cada proyecto se debe actualizar la fecha de estado del cronograma

LNEA BASE 0

Para llevar una mejor gestin de los proyectos y que se refleje en el sistema todas las tareas previas a la firma del acta de inicio, el Sector Vivienda del Fondo Adaptacin decidi que todos los proyectos de ejecucin tengan reflejado las tareas precontractuales en los cronogramas, as mismo para la aprobacin del Plan de Intervencin debe estar el cronograma cargado en el sistema de gestin de proyectos PSA.

Este cronograma segn el objeto del contrato debe tener al menos las tareas de; Aprobacin de PI, Solicitud de CDR y firma del Acta de Inicio, con tiempos y fechas tentativas, as mismo debe contener todo el cronograma tentativo de ejecucin, luego de la firma del acta de inicio se procede a actualizar las fechas en las que se llevara a cabo las tareas de ejecucin y quemado de lnea base 1.

El siguiente es un ejemplo del cronograma precontractual, donde estn las tareas a realizar previas a la firma del acta de inicio, cabe anotar que las tareas tienen una duracin de 1 da, esto para que en la tarea resumen (Precontractual), refleje el avance de la etapa. As mismo la tarea de Ejecucin (lnea 9) debe contener todas las tareas a realizar indicadas en la solicitud de aprobacin de PI.

LNEA BASE 1

La Lnea Base 1, es aquella que da los lineamientos en cuanto a costos, tiempo y alcance de la ejecucin de los proyectos, estos lineamientos van de la mano con el contrato y se debe quemar al momento de la firma del acta de inicio, dentro de esta lnea base debe quedar explicito los pagos y duracin de cada actividad para poder llevar un mejor control y seguimiento en cada uno de los proyectos, as mismo indica la ruta crtica y nos da los parmetros para la medicin de avance por medio de la gestin de Valor Ganado (EVM por sus siglas en Ingls), los cambios de esta lnea base debe realizarse por medio de documentos formales de control de cambios.Estimado de viviendas Elegibles por localizacin

Estimado de viviendas Elegibles por modalidad

Estimado de viviendas Elegibles

Cdigo de Intervencin, valor ya asignado por Fondo Adaptacin

Campos Obligatorios, siempre van los mismos

Manejo Exclusivo del Fondo Adaptacin

Contratista se coloca el nombre del Operador Zonal

Consorcio Interventora Reconstruccin 2012

Identificacin Geogrfica, mnimo Departamento y Municipio.

Los Valores se dejan en 0

Campos Fijos y Obligatorios:

1.1 Sector

1.4 Tipo de Inversin

4.1 Caracterstica

A medida que se establecen contratos con nuevos operadores, se crear en el sistema la(s) estructura(s) de seguimiento respectiva(s). Es importante anotar que el desarrollo del Programa Nacional de Vivienda considera, adems de Operadores Zonales, otros actores con los cuales interacta de forma directa el Fondo Adaptacin; para efectos de seguimiento en el PSA, se ha creado la figura de un operador llamado Intervencin Directa FA, que recoge estas iniciativas.

Trabajamos en la Reconstruccin gestionando el Riesgo de Desastres

www.fondoadaptacion.gov.co / Calle 75 No 5 - 88 Piso 3, Bogot D.C. Colombia / Tel: +57 (1) 5082054