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COLOMBIANA DE SALUD S.A. MANUAL DE CALIDAD

COMPRA DE SERVICIOS MEDICO ASISTENCIALES

CDS – IDAS 7.1

Revisión 02 Julio 2011

No. de Revisión Fecha Elaborado Aprobado 00 Febrero 2009 Dirección de Aseguramiento Gerencia General 01 Abril 2011 Dirección de Aseguramiento Gerencia General 02 Julio 2011 Dirección de Aseguramiento Gerencia General

INSTRUCTIVO DE COMPRA DE SERVICIOS

MEDICO ASISTENCIALES

Julio 2011



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INSTRUCTIVO DE COMPRA DE SERVICIOS MEDICO ASISTENCI ALES 1. OBJETIVO • Establecer los lineamientos generales, responsables, niveles de autorización y demás reglamentos reguladores de las operaciones de compras de Servicios medico-asistenciales de Colombiana de Salud S.A. • Divulgar las políticas y pautas definidas por la administración de Colombiana de Salud S.A. para el desarrollo de la contratación de la Red de IPS en el ámbito regional y nacional. • Estandarizar el proceso de contratación y cumplir con los requisitos contractuales y los que reglamenta la ley, previo estudio de necesidades por servicio, estableciendo parámetros y directrices generales que enmarcan el proceso de contratación Red de IPS, fechas, vigencias, responsabilidades, normatividad legal y requerimientos mínimos. 2. AREAS INVOLUCRADAS

- Gerencia General - Dirección de Aseguramiento - Asistente de Aseguramiento y contratación - Asesor Jurídico - Auditoria Medica

3. POLÍTICAS GENERALES La Dirección Aseguramiento o algún área de la empresa (Gerencia o Coordinaciones Medicas) identifican la necesidad sentida de contratar un servicio en función de la demanda potencial y de acuerdo con los estándares establecidos por el contratante, confrontándola con la capacidad instalada actual. 4. GENERALIDADES 4.1. Todas las compras de servicios, deben ser solicitadas a la Dirección Aseguramiento, por tanto es la única dependencia que pueden ser autorizada por la Gerencia General para efectuar negociaciones en nombre de la Empresa; Colombiana de Salud S.A. no se hace responsable de negociaciones o compromisos efectuados por funcionarios diferentes de los responsables de las compras. Los funcionarios que incurran o autoricen este tipo de negociaciones, deberán responder con sus propios recursos e incluso, con la aplicación de sanciones previstas en el Reglamento Interno de Trabajo y/o Código Sustantivo de Trabajo. 4.2. Las áreas autorizadas para realizar el proceso de contratación de servicios medico asistenciales son la Dirección de aseguramiento y/o Gerencia general.



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4.3. Cualquier funcionario de la Empresa puede sugerir o recomendar proveedores para la adjudicación de negocios; sin embargo la decisión de adjudicación y la negociación respectiva corresponde a la gerencia general y/o dirección de aseguramiento. 4.4. La Dirección de Aseguramiento debe obtener mínimo dos ofertas (si las condiciones del mercado lo permiten), para garantizar las mejores condiciones de Oportunidad, valor de la oferta, calidad del servicio, Evaluación Hoja de vida y/ o portafolio de servicios y cumplimiento de requisitos solicitados para el servicio requerido. 4.5. No se deben efectuar pagos por anticipado salvo en casos estrictamente necesarios, debidamente justificados y autorizados por la Gerencia General o por quien ésta delegue (Dirección de Aseguramiento), se hará mediante la opción de anticipos. 4.6. En lo posible se debe negociar el pago de las facturas con condiciones mínimas de 30 días después de la fecha de radicación. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1. REQUISICION INTERNA DE COMPRAS DE SERVICIOS Para solicitud de servicios cada una de las áreas de la compañía, se comunicara telefónicamente o a través de comunicaciones internas en medio físico o vía email con la Dirección de Aseguramiento, quien establecerá el requerimiento necesario con la debida justificación, para ser pasadas con las propuestas y el análisis de las mismas a la Gerencia General, para su debida aprobación. 5.2. SOLICITUD DE OFERTA DE SERVICIOS La Dirección de Aseguramiento según sea el caso y el servicio a contratar deberá utilizar como primera opción de búsqueda la base de datos de proveedores actuales, que se encuentra en el formato Lista de Proveedores Medico Asistenciales, si no se encuentra el servicio requerido, procederá a buscar el proveedor en internet, radio, o prensa. La Dirección de Aseguramiento se encarga de recolectar o conseguir las ofertas de las necesidades de compra surgidas (Portafolios de Servicios), vía telefónica, fax o email, y las presenta telefónicamente o en medio físico a la gerencia general para su evaluación y análisis. 5.3. BUSQUEDA DE PROVEEDORES El proceso de búsqueda de proveedores tiene los siguientes pasos: 5.3.1. Búsqueda de información: Algunas de las fuentes de información más habituales son: Listado de proveedores medico asistenciales (histórico), Prensa, radio, televisión, publicaciones especiales, páginas amarillas, Internet, asociaciones empresariales, cámaras de comercio, etc. 5.3.2. Contacto directo el proveedor: Una vez se ha realizado la lista de posibles proveedores se inicia el contacto directo para solicitar como mínimo la siguiente información: Existencia del



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servicio, características técnicas, condiciones reglamentarias ante los entes nominadores, condiciones de pago, oportunidad, tarifa o precio entre otros. Las formas para obtener esta información pueden ser a través de: carta de intención de contrato enviada en medio físico, por correo certificado o vía fax o email, solicitando el envío del portafolio de servicio y documentos legales de la IPS, llamada telefónica, visita de representante del proveedor o visita al proveedor por parte de un representante de Colombiana de Salud S.A. 5.4. SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS MEDICO ASISTENCIALES La Dirección de Aseguramiento una vez haya revisado el portafolio de servicios y los documentos legales del proveedor, procederá a diligenciar el formato de Selección, evaluación y Reevaluación de Proveedores, a través del cual se realizara una evaluación objetiva del mismo. En este formato se evaluaran los siguientes criterios: 5.4.1. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS MEDICO ASISTENCIALES (PRIMERA PARTE DEL FORMATO) 5.4.1.1 CRITERIO JURIDICO: • Jurídico legales: Cámara de Comercio, Rut, Hoja de Vida: Para la empresa es de vital

importancia que los proveedores de servicios médico asistenciales cumplan con los requisitos legales, inscripción en la Cámara de Comercio, para el caso de IPS legalmente constituidas, inscripción en la DIAN para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y las demás que la normatividad vigente exija.

• Referencias Laborales, Bancarias y Comerciales: Esta Documentación es importante para verificar y corroborar la experiencia de la institución o del profesional independiente en la prestación de servicios de Salud.

• Adicionales: Acreditación, ISO, entre otros: Estos documentos además de avalar la adecuada gestión de los procesos administrativos y operativos de la I.P.S., garantizan que a través de sistemas de gestión de calidad se coordinen los recursos físicos, financieros y humanos para la prestación de servicios de salud con Calidad.

• Infraestructura y Habilitación- : En este aspecto, se solicitará el certificado de inscripción ante el ente certificador como la Habilitación de servicios o inscripción como profesional independiente ante las secretarias de salud departamentales, se revisaran las instalaciones físicas de la Institución y los espacios en donde se prestaran los servicios a nuestros usuarios, las salas de espera y equipos empleados en la atención de pacientes entre otros.

5.4.1.2. CRITERIO ECONÓMICO: • Tarifa : Es un criterio importante para Calificar un proveedor ya que este aspecto, junto con

el criterio jurídico legal, fundamenta el proceso de contratación de servicios Medico Asistenciales.



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En este aspecto se tienen en cuenta los siguientes ítems: - Contratación de Servicios a Tarifas ISS (Plena, con un descuento o con incremento) - Contratación de Servicios a Tarifas únicas o Precios Institucionales - Contratación de Servicios a Tarifa SOAT (Plena o con descuento)

• Plazo para pago: Es un criterio concertado, en el que se pacta con el proveedor el plazo para pago de los servicios, una vez se haya radicado la factura o cuenta de cobro en las oficinas de Colombiana de Salud S.A. En este aspecto se tienen en cuenta los siguientes ítems:

- Pago de los Servicios 60 o 45 días después de radicadas las facturas o cuentas de Cobro - Pago de los Servicios 30 días después de radicadas las facturas o cuentas de Cobro - Pago de los servicios por Anticipado o con algún tipo de anticipo (50%)

• Modalidad de contrato: Es un criterio concertado, en el que se pacta con el proveedor el tipo de contratación de los servicios. En este aspecto se tienen en cuenta los siguientes ítems:

- Contratación de Servicios por MONTO FIJO MENSUAL : Es el pago de una suma fija, que se hace al proveedor por determinado número de actividades, en un periodo de tiempo determinado.

- Contratación de Servicios por CAPITACION: Pago de una suma fija que se hace por persona, que tendrá derecho a ser atendida por un periodo de tiempo a partir de un grupo de servicios establecidos.

- Contratación de Servicios por EVENTO: El pago se realiza por las actividades, procedimientos, intervenciones, insumos y medicamentos prestados o suministrados a un paciente durante un periodo de tiempo determinado, ligado a un evento de atención en salud.

5.4.2 ESCALA DE CALIFICACIÓN PARA LA SELECCIÓN DE P ROVEEDORES DE SERVICIOS MEDICO ASISTENCIALES (100 Puntos) La Dirección de Aseguramiento deberá proceder a calificar durante el procedimiento de Selección a cada uno de los proveedores teniendo en cuenta la información que se proporcione y el siguiente esquema de calificación: 5.4.2.1 CRITERIO JURIDICO/LEGAL (60 Puntos): • Jurídico legales (20 Puntos): Si el proveedor cumple con la radicación de Cámara de

Comercio, Rut, Cedula de Ciudadanía del Representante Legal, Hoja de Vida, (con todos los



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Soportes), es decir con la documentación requerida y referenciada en el Literal 5.6 del presente Instructivo, se dará una calificación de 20 Puntos. Si el proveedor no cumple con esta documentación No se darán puntos y adicionalmente se calificara como Proveedor NO CONFIABLE.

• Referencias Laborales, Bancarias y Comerciales (15 Puntos): Si el proveedor radica las referencias, comerciales o laborales o Bancarias se le dará el total de la Puntuación es decir 15 Puntos. Si no radica ninguna Referencia, no se le dará puntuación.

• Adicionales (5 Puntos): Si el proveedor presenta o radica Acreditación, ISO, entre otros, estará soportando una adecuada gestión de los procesos administrativos y operativos de la I.P.S., garantizando la prestación de Servicios de Calidad, por lo cual se le Dara una calificación de 5 Puntos. Si no radica ninguna Acreditación ISO o documentos que avalen una adecuada gestión de los procesos administrativos y operativos no se le dará puntuación.

• Infraestructura (20 Puntos): En este aspecto, se revisaran las instalaciones físicas de la Institución y los espacios en donde se prestaran los servicios a nuestros usuarios, las salas de espera y equipos empleados en la atención de pacientes entre otros, si la infraestructura Cumple (El Formulario de Habilitación y las actas de visita de los entes de control, servirán de soportes para acreditar que la infraestructura cumple con los requisitos de Ley) es adecuada se dará una puntuación de 20 Puntos. Si la infraestructura no Cumple no se le dará puntuación.

5.4.2.2. CRITERIO ECONÓMICO (40 Puntos): • Tarifa (20 Puntos) En este aspecto se tienen la siguiente escala de calificación:

- Contratación de Servicios a Tarifas ISS (Plena, con un descuento o con incremento), 20 Puntos.

- Contratación de Servicios a Tarifas únicas o Precios Institucionales, 10 Puntos. Se darán 5 puntos más si la tarifa única es inferior o igual al mercado.

- Contratación de Servicios a Tarifa SOAT (Plena o con descuento), 5 Puntos. • Plazo de pago (10 Puntos) En este ítem se tienen la siguiente escala de calificación:

- Pago de los Servicios 60 o 45 días después de radicadas las facturas o cuentas de Cobro, 10 Puntos.

- Pago de los Servicios 30 días después de radicadas las facturas o cuentas de Cobro, 5 Puntos.

- Pago de los servicios por Anticipado o con algún tipo de anticipo, 0 Puntos. Si se logra descuento financiero por pronto pago se adicionarán 5 puntos.

• Modalidad de contrato (10 puntos) En este aspecto se tienen la siguiente escala de calificación:



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- Contratación de Servicios por MONTO FIJO MENSUAL : Es el pago de una suma fija, que se hace al proveedor por determinado número de actividades, en un periodo de tiempo determinado, 10 Puntos.

- Contratación de Servicios por CAPITACION: Pago de una suma fija que se hace por persona, que tendrá derecho a ser atendida por un periodo de tiempo a partir de un grupo de servicios establecidos, 6 Puntos.

- Contratación de Servicios por EVENTO: El pago se realiza por las actividades, procedimientos, intervenciones, insumos y medicamentos prestados o suministrados a un paciente durante un periodo de tiempo determinado, ligado a un evento de atención en salud,3 Puntos. ESCALA DE CLASIFICACION – SELECCIÓN DE PROVEEDORES

DESCRIPCION DE CLASIFICACION (Proceso de Selección)

MUY ACEPTABLE ACEPTABLE NO CONFIABLE (ENTRE 100 Y 90 PUNTOS) (ENTRE 89 Y 60 PUNTOS) (MENOS DE 60 PUNTOS)

Ingresa al listado de proveedores y se aplica

evaluación según criterios de clasificación de proveedores.

Ingresa al listado de proveedores y se aplica

evaluación según criterios de clasificación de proveedores.

No será tenido en cuenta. Se tendrá en cuenta siempre y

cuando sea proveedor Único y se propondrá Plan de Mejora

5.5. EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES DE SE RVICIOS MEDICO ASISTENCIALES De acuerdo con la clasificación del proveedor, realizada durante el proceso de Selección, se deberá aplicar la Evaluación y Reevaluación de Proveedores; Si el proveedor, fue clasificado como MUY ACEPTABLE o ACEPTABLE, se evaluará según los criterios definidos para cada proveedor según las diferentes variables que define la organización. Teniendo en cuenta la gran cantidad de proveedores que conforman la Red de Prestadores de colombiana de Salud, se implementara el plan global para la gestión de proveedores – Evaluación y Reevaluación de proveedores, con el cual se buscara clasificar jerárquicamente a las IPS, para evaluarlas y definir periodicidad. 5.5.1 PLAN GLOBAL PARA LA GESTION DE PROVEEDORES – REEVALUACION DE PROVEEDORES 5.5.1.1 Introducción La gestión de proveedores es un elemento vital en la administración moderna de las organizaciones, sobre todo si se considera que a partir de la calidad en las entradas se puede



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garantizar la calidad de la salud. Es por ello que en Colombiana de Salud S.A., se hace necesario realizar la revisión de dicho modelo estructurado que permita a los responsables tomar decisiones ágilmente y en la medida de lo posible que sean objetivas y fáciles de usar frente al manejo de los proveedores medico asistenciales. Como respuesta a esta necesidad Colombiana de Salud S.A., plantea una revisión al procedimiento documento de compra de servicios medico asistenciales inicialmente definido el cual contiene la evaluación y reevaluación de proveedores en forma estricta. Dichos cambios se harán teniendo como referencia el proceso de análisis jerárquico de los proveedores desde un principio y con base en el comportamiento histórico de la contratación de los mismos como eje fundamental de la función de aseguramiento de la organización. Dichas modificaciones se enmarcan en los requisitos establecidos por las normas ISO 9000(ISO 9001:2008 e ISO 9001:2008) y el ciclo de mejoramiento PHVA. Lo cual lo hace compatible con las organizaciones que se encuentren certificadas o en proceso de certificación. Frente a la gestión de proveedores, la norma ISO 9001:2008 establece que “La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos o servicios de acuerdo con los requisitos de la organización, deben establecerse criterios para la selección, evolución y reevaluación”. Precisamente estos criterios generen cierta complejidad al proceso, puesto que su carácter en la mayoría de los casos es eminentemente subjetivo, de ahí que se produzcan diferencias significativas en la calificación de un proveedor, lo cual depende de quién esté realizando la evaluación, el cual obedece a los inconvenientes a los cuales nos hemos visto enfrentados durante la administración de Colombiana de Salud S.A. Como es tan importante la gestión de los proveedores, es imperativo que Colombiana de Salud S.A. intente eliminar la subjetividad, lo cual exige herramientas más concretas que permitan tener la tranquilidad en el proceso de toma de decisiones tanto en lo referente al resultado como al proceso de llegar a él. Este punto contiene el nuevo modelo de gestión de proveedores por parte de los responsables, como resultado del análisis histórico del manejo y comportamiento de la contratación de servicios medico asistenciales en Colombiana de Salud S.A., en el cual se debe tener en cuenta la oferta de los servicios existentes en el departamento, la monopolización de los mismos por algunos proveedores y la necesidad imperante en algunos municipios del servicio dentro de la red pública como única oferta de servicios medico asistenciales. Teniendo como referente Colombiana de Salud S.A., ha mantenido desde hace algún tiempo una red de prestadores o proveedores medico asistenciales, los cuales se han contratado como únicas ofertas, que a través del tiempo ha venido ajustando de acuerdo a los requerimientos específicos del cliente y de acuerdo a las necesidades de los usuarios y a los avances en salud que el



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Departamento de Boyacá a logrado. De esta forma dentro del proceso de certificación de ICONTEC con la norma ISO 9001:2008 inicialmente se estableció un procedimiento de convalidación de proveedores basados en la experiencia de cada uno de ellos y en el referente que se tiene con el ente regulador para el Departamento, el cual corresponde a la secretaria de salud departamental. 5.5.1.2 Descripción del problema: Análisis Jerárquico de Proveedores Cualquier actividad involucra, de una u otra manera, la evaluación de un conjunto de alternativas en términos de un conjunto de criterios de decisión, en donde muy frecuentemente estos criterios están en conflicto unos con otros, es claro que este se encuentra influenciado por sus patrones o modelos mentales, por la influencia de quienes se encuentran en una posición jerárquica superior o inferior, incluyéndose también el estado de ánimo y sus relaciones familiares y sociales, lo cual determina incoherencias al momento de abordar el problema añaden desde luego mayores elementos de complejidad. Colombiana de Salud S.A., no se aleja de esto, siendo una organización que presta servicios de salud propios (constituida como I.P.S.) y que a su vez maneja una serie de servicios medico administrativos subcontratados con la finalidad de ofrecer un servicio integral basado en términos de aseguramiento de una población entregada por el cliente para su cobertura global en salud. Para ello Colombiana de Salud S.A. sub contrata a proveedores de servicios de salud para el cumplimiento de estos requisitos establecidos por el cliente y determina al área de aseguramiento para que lidere los procedimientos relacionados con la contratación y con la evaluación y reevaluación de proveedores medico asistenciales. La organización basada en su nueva estructura organizacional y pegado a la normatividad vigente, en la cual aparece todo lo referente a procesos de aseguramiento los cuales ha sido ajustados, ha tenido un periodo de transición no solo en su estructura organizacional con la separación de la dirección de prestación de servicios y la dirección de aseguramiento, sino que además se ha constituido en una entidad modificada para el SGSSS, es decir una organización con estructura funcional de E.P.S. donde también además de prestar el servicio a través de sus I.P.S., primarias administra la red de prestadores propios o subcontratados, con delegación de algunos servicios pero con responsabilidad sobre la calidad en la prestación de los mismos ante el cliente externo. De esta forma Colombiana de Salud S.A. decide implementar un modelo más eficaz cambiando la metodología la cual hace que sea más ágil y lógica la evaluación y re evaluación de la red de prestadores o proveedores de servicios medico asistenciales e integrada con las actividades del grupo auditor el cual es responsable de la verificación de la red de prestadores dentro del modelo de garantía y auditoria de la calidad, una propuesta acorde con los requerimientos exigidos por el cliente y con el comportamiento de la contratación establecida en los pliegos de condiciones según Ley 80, con la cual se pretende dar cumplimiento a los establecido en la normatividad



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vigente y dar cumplimiento a los establecido en la norma ISO 9001:2008, donde se profundiza el literal 7.4.1 “la organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple con los requisitos de compra especificados. El tipo y grado de control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el productor final”. Teniendo en cuenta lo anterior, Colombiana de Salud S.A. pretende darle continuidad al procedimiento establecido, integrándolo con el modelo de auditoría medica, responsable de la evaluación continua de la red de prestadores de servicios medico asistenciales los cuales hacen parte de los requisitos del cliente dentro del programa GYAC(Anexo 7 sistema de garantía de calidad en salud convocatoria pública – selección abreviada No. 001 de 2008), e cuyos contenidos se obliga al contratista a tener un sistema de garantía de calidad con los siguientes componentes:

1. Sistema único de habilitación: donde se incluye todo lo referente a estructura (Instalaciones, mantenimiento de equipos), procesos de atención (proceso individual de atención, guías de atención integral), procesos administrativos de atención (Autorizaciones, referencia y Contrarreferencia, asignación de citas entre otros) y resultados (efectos en el estado de salud e investigación de la satisfacción).

2. Plan de auditoría para el mejoramiento de la calidad (PAMEC) 3. Sistema de información para la calidad: indicadores de gestión de calidad, lo cual hace

referencia al SGC de la organización. 4. Sistema de participación y atención al usuario.

5.5.1.2 Definición del Modelo Colombiana de salud S.A. de acuerdo al comportamiento histórico de sus contratos medico asistenciales, establece un nivel jerárquico en los proveedores teniendo en cuenta el tipo de prestador y sus componentes mas importantes como son calidad, sistema de atención al usuario y facturación entre otros, Para esto se clasificaran inicialmente los proveedores medico asistenciales teniendo en cuenta las siguientes variables:

1. Facturación mes 2. Tipo de Contrato: Evento, Monto Fijo y Capitación. 3. Tipo de Prestador: Clínicas privadas u hospitales, Farmacias, Imagenología y

Complementación terapéutica, Trasporte Asistencial, Insumos y material de osteosíntesis, Laboratorio Clínico, I.P.S. Ambulatorias, Profesionales Independientes

4. Concepto dado por Auditoria (Resultado de evaluación de proveedores) 5. Quejas y sugerencias enviadas a proveedores 6. Nivel de complejidad, de I a IV Nivel

5.5.1.3 Clasificación de proveedores (Matriz de riesgos Inicial): Colombiana de Salud S.A., una vez establezca las variables, define los proveedores medico asistenciales en tres grandes grupos:



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a) Críticos b) Menos Críticos c) No Críticos

Una vez se tienen los puntajes previamente establecidos en la matriz de Clasificación de proveedores. De esta forma se pretende dar inicio a una evaluación más objetiva, enfocada en aquellos proveedores que afectan en forma directa o indirectamente la prestación del servicio. Todo lo anterior teniendo en cuenta la gran variabilidad de los proveedores medico asistenciales y la existencia de una gran cantidad de contratos previos avalados por el comportamiento histórico del servicio prestado y por la misma vulnerabilidad de los procesos de contratación masiva que requiere la organización frente al contratante. 5.5.1.4 Elaboración del cronograma de focalización conjunta con el grupo auditor Se establece reunión con el grupo auditor en el cual se exponen las necesidades del cliente conocidas por ellos, se exponen los nuevos requerimientos de la actualización de la norma ISO 9001:2008, se establecen compromisos de intentar integrar parte de los procedimientos que se vienen adelantando en forma separada para pretender realizar una verdadera evaluación y reevaluación de proveedores que le permita la organización toma de decisiones en momentos de definir contrataciones optimas excelentes y de esta forma asegurar la adecuada prestación de los servicios a través de los procesos subcontratados. Se elaboran documentos matrices de integración de procedimientos lo cual muestra claramente los requerimientos del cliente, los procesos y procedimientos de la organización y los procesos y procedimientos ya estandarizados del grupo auditor, así como también se tiene en cuenta la normatividad vigente cambiante en el área de la salud. De esta forma se establece inicialmente la propuesta de integración para evaluación y reevaluación de proveedores, el cual tiene los siguientes contenidos:

1. Plantilla de proveedores red subcontratada clasificada según criterios anteriormente mencionados, la cual es la referencia para la programación de auditorías y evaluación de proveedores.

2. Listado de chequeo de verificación de proveedores el cual contiene la integración de los requerimientos del cliente de la organización y de la normatividad todo basado en lo relacionado en ISO 9001:2008 y ciclo PHVA. (hace parte de los procesos de grupo auditor).

3. Procedimiento de compra de servicios medico asistenciales y su respectivo instructivo, así como formato de Selección, Evaluación y reevaluación de proveedores.



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De acuerdo con la clasificación de proveedores en críticos, menos críticos y no críticos, se establecen los siguientes parámetros de verificación y para la reevaluación de proveedores (esto contenido dentro del presente documento punto 5.5.2) CLASIFICACION

DEL PROVEEDOR TIPO GRADO

CRITICO

Documental, visita de grupo auditor, visita de Dirección

de Aseguramiento Semestralmente para

evaluación o reevaluación.

100% de los ítems establecidos en el listado de chequeo(Documento de

EUREKA) y el formato de Selección, Evaluación y Reevaluación de

Proveedores CDS- DAS 7.1 F11

MENOS CRITICO

Documental, visita de grupo auditor, visita de Dirección

de Aseguramiento Anualmente para evaluación

o reevaluación.

Se realizara enfoque a criterios técnicos asistenciales relacionados con procesos

de atención (50%) y criterio de resultados (30%)

NO CRITICO

Documental, visita de grupo auditor (según resultados

históricos de calificación de grupo auditor) 1 vez por

contrato.

Se focalizara en el tema a evaluar, es decir procesos de atención e indicadores

(50%)

5.5.2. CRITERIOS DE EVALUACION Y REEVALUACION DE PR OVEEDORES DE SERVICIOS MEDICO ASISTENCIALES Para la Evaluación y Reevaluación de Proveedores, se Tendrán en cuenta los ítems evaluados durante el procesos de Selección (pero con valores diferentes) y adicionalmente se verificaran el aspecto Técnico Asistencial y Criterios de Resultados. El procedimiento de Evaluación y Reevaluación de proveedores, debe ser apoyado por Auditoria Medica, quien cuenta con la información y soportes necesarios para hacer una adecuada evaluación del cumplimiento del contrato acorde con las visitas realizadas, por parte del proveedor. 5.5.2.1 CRITERIO JURIDICO: • Jurídico legales: Cámara de Comercio, Rut, Hoja de Vida: Para la empresa es de vital

importancia que los proveedores de servicios médico asistenciales cumplan con los requisitos legales como la Habilitación de servicios o inscripción como profesional independiente ante las secretarias de salud departamentales, inscripción en la Cámara de Comercio, para el caso de IPS legalmente constituidas, inscripción en la DIAN para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y las demás que la normatividad vigente exija.



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• Referencias Laborales, Bancarias y Comerciales: Esta Documentación es importante para verificar y corroborar la experiencia de la institución o del profesional independiente en la prestación de servicios de Salud.

• Adicionales: Acreditación, ISO, entre otros: Estos documentos además de avalar la adecuada gestión de los procesos administrativos y operativos de la I.P.S., garantizan que a través de sistemas de gestión de calidad se coordinen los recursos físicos, financieros y humanos para la prestación de servicios de salud con Calidad.

• Infraestructura: En este aspecto, se revisaran las instalaciones físicas de la Institución y los espacios en donde se prestaran los servicios a nuestros usuarios, las salas de espera y equipos empleados en la atención de pacientes entre otros.

5.5.2.2. CRITERIO ECONÓMICO: • Tarifa : Es un criterio importante para Calificar un proveedor ya que este aspecto, junto con el criterio jurídico legal, fundamenta el proceso de contratación de servicios Medico Asistenciales. En este aspecto se tienen en cuenta los siguientes ítems:

- Contratación de Servicios a Tarifas ISS (Plena, con un descuento o con incremento) - Contratación de Servicios a Taridas únicas o Precios Institucionales - Contratación de Servicios a Tarifa SOAT (Plena o con descuento)

• Plazo de pago: Es un criterio concertado, en el que se pacta con el proveedor el pazo para pago de los servicios, una vez se haya radicado la factura o cuenta de cobro en las oficinas de Colombiana de Salud S.A. En este aspecto se tienen en cuenta los siguientes ítems:

- Pago de los Servicios 60 o 45 días después de radicadas las facturas o cuentas de Cobro - Pago de los Servicios 30 días después de radicadas las facturas o cuentas de Cobro - Pago de los servicios por Anticipado o con algún tipo de anticipo

• Modalidad de contrato: Es un criterio concertado, en el que se pacta con el proveedor el tipo de contratación de los servicios. En este aspecto se tienen en cuenta los siguientes ítems:

- Contratación de Servicios por MONTO FIJO MENSUAL : Es el pago de una suma fija, que se hace al proveedor por determinado número de actividades, en un periodo de tiempo determinado.

- Contratación de Servicios por CAPITACION: Pago de una suma fija que se hace por persona, que tendrá derecho a ser atendida por un periodo de tiempo a partir de un grupo de servicios establecidos.



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- Contratación de Servicios por EVENTO: El pago se realiza por las actividades, procedimientos, intervenciones, insumos y medicamentos prestados o suministrados a un paciente durante un periodo de tiempo determinado, ligado a un evento de atención en salud.

5.5.2.3 CRITERIO TECNICO ASISTENCIAL: • Valor agregado: Son todos aquellos criterios que sobrepasen las expectativas y necesidades establecidas en la requisición del servicio o producto. Obedece también a políticas internas y a estrategias definidas por las instituciones como valor diferencial frente al mercado. • Suficiencia técnica: Es fundamental este criterio para la empresa, la coherencia y la capacidad instalada con que cuenta el proveedor, frente a las condiciones demográficas y epidemiológicas de nuestra población. Así mismo como la verificación de las atenciones de los servicios habilitados y los requerimientos para la prestación de los servicios y el cumplimiento de los parámetros establecidos de facturación y legalización de cuentas médicas. • Procesos de atención: En este criterio se evalúa todo lo referente al proceso individual de atención, guías de atención integral basadas en la evidencia y todos os procesos administrativos de atención como son recepción, acreditación de derechos, asignación de citas y autorizaciones, atención ambulatoria y hospitalaria. Se tienen en cuenta los siguientes procesos:

1. Proceso individual de atención 2. Procesos administrativos de atención:

a. Recepción, Información y acreditación de derechos b. Asignación de citas c. Autorizaciones d. Atención al usuario e. Sistema de referencia y contra referencia

5.5.2.4 CRITERIOS DE RESULTADOS • Análisis de indicadores de Gestión Para la empresa es de vital importancia que los proveedores de servicios médico asistenciales cumplan con los estándares de calidad definidos en el sistema de Obligatorio de garantía de calidad de la atención en salud y los exigidos por el SGSSS. Así mismo es de gran importancia dar cumplimiento a los estándares establecidos por el cliente externo, la auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atención propia de cada proveedor. • Indicadores del sistema de información y atención al usuario



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Para Colombiana de Salud S.A. es de Vital importancia Revisar la gestión realizada por el proveedor, con los usuarios y los procedimientos que afectan directamente a este; en este aspecto se revisan no solo como el proveedor realiza el procedimiento de autorizaciones y asignación de citas, sino que también se evalúa la atención prestada, verificación de derechos, los procedimientos de referencia y Contrarreferencia y la respuesta a solicitudes u oficios enviados por el contratante. • Mejoramiento de la calidad: Es un criterio exigido en la normatividad vigente, con el cual se pretende medir las acciones y estrategias de mejora que se tienen al interior de las instituciones, el seguimiento y control que tiene de las no conformidades y el compromiso que la gerencia tiene de acciones de mejora en la prestación de los servicios. Se encuentra íntimamente relacionado con el sistema PHVA. 5.5.3 ESCALA DE CALIFICACIÓN PARA LA EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES DE SERVICIOS MEDICO ASISTENCIALES (100 Puntos) La Dirección de Aseguramiento deberá realizar el procedimiento de Evaluación y Reevaluación de Proveedores, con apoyo de auditoría Medica, quien cuenta con los soportes necesarios para evaluar la Infraestructura, suficiencia técnica, proceso de atención entre otros aspectos. 5.5.3.1 CRITERIO JURIDICO/LEGAL (10 Puntos):

• Jurídico legales (2.5 Puntos): Si el proveedor cumplió con la radicación de Cámara de Comercio, Rut, Cedula de Ciudadanía del Representante Legal, Hoja de Vida, (con todos los Soportes), es decir con la documentación requerida y referenciada en el Literal 5.6 del presente Instructivo de este Instructivo, se dará una calificación de 2.5 Puntos.

• Referencias Laborales, Bancarias y Comerciales (2.5 Puntos): Si el proveedor radicó las referencias, comerciales o laborales o Bancarias se le dará el total de la Puntuación es decir 2.5 Puntos. Si no radicó ninguna Referencia, no se le dará puntuación.

• Adicionales (2.5 Puntos): Si el proveedor presenta o radica Acreditación, ISO, entre otros, estará soportando una adecuada gestión de los procesos administrativos y operativos de la I.P.S., garantizando la prestación de Servicios de Calidad, por lo cual se le Dara una calificación de 2.5 Puntos. Si no radica ninguna Acreditación ISO o documentos que avalen una adecuada gestión de los procesos administrativos y operativos no se le dará puntuación.

• Infraestructura (2.5 Puntos): En este aspecto, se revisaran las instalaciones físicas de la Institución y los espacios en donde se prestaran los servicios a nuestros usuarios, las salas de espera y equipos empleados en la atención de pacientes entre otros, si la infraestructura Cumple (El Formulario de Habilitación y las actas de visita de los entes de control, servirán de soportes para acreditar que la infraestructura cumple con los requisitos de Ley) es adecuada se dará una puntuación de 2.5 Puntos. Si la infraestructura no Cumple no se le dará puntuación.



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5.5.3.2. CRITERIO ECONÓMICO (10 Puntos): • TARIFA (3.3 Puntos) En este aspecto se tienen la siguiente escala de calificación:

- Contratación de Servicios a Tarifas ISS (Plena, con un descuento o con incremento), 3.3 Puntos.

- Contratación de Servicios a Taridas únicas o Precios Institucionales, 2,3 Puntos. - Contratación de Servicios a Tarifa SOAT (Plena o con descuento), 1,3 Puntos.

• PLAZO DE PAGO (3.3 Puntos) En este ítem se tienen la siguiente escala de calificación:

- Pago de los Servicios 60 o 45 días después de radicadas las facturas o cuentas de Cobro, 3.3 Puntos.

- Pago de los Servicios 30 días después de radicadas las facturas o cuentas de Cobro, 2,3 Puntos.

- Pago de los servicios por Anticipado o con algún tipo de anticipo, 1,3 Puntos. • MODALIDAD DE CONTRATO (3.3 puntos) En este aspecto se tienen la siguiente escala de calificación:

- Contratación de Servicios por MONTO FIJO MENSUAL : Es el pago de una suma fija, que se hace al proveedor por determinado número de actividades, en un periodo de tiempo determinado, 3.3 Puntos.

- Contratación de Servicios por CAPITACION: Pago de una suma fija que se hace por persona, que tendrá derecho a ser atendida por un periodo de tiempo a partir de un grupo de servicios establecidos, 2,3 Puntos.

- Contratación de Servicios por EVENTO: El pago se realiza por las actividades, procedimientos, intervenciones, insumos y medicamentos prestados o suministrados a un paciente durante un periodo de tiempo determinado, ligado a un evento de atención en salud, 1,3 Puntos.

5.5.3.3 CRITERIO TECNICO ASISTENCIAL (50 Puntos): • VALOR AGREGADO (10 Puntos) Si el proveedor ofrece durante la ejecución del contrato todos aquellos criterios que sobrepasen las expectativas y necesidades establecidas en la requisición del servicio o producto y cumple con políticas internas y estrategias definidas por las instituciones como valor diferencial frente al mercado, se le otorgara una calificación de 10 Puntos, en caso contrario o en caso tal que se preste el servicio sin un valor adicional se asignara la calificación que se considere pertinente de 1 a 10 Puntos. • SUFICIENCIA TECNICA (10 Puntos) Se evaluaran los siguientes ítems, con apoyo de Auditoria Medica:



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Capacidad Instalada: Si el proveedor cumplió con la capacidad Instalada ofertada se le otorgara una calificación de 2,5 Puntos, en caso contrario se asignara la calificación que se considere pertinente de 1 a 2,5 Puntos. Manejo del Contrato: Si el proveedor cumplió a cabalidad con lo establecido en el contrato y dio un manejo adecuado al mismo, se le dará una puntuación de 2,5 Puntos si se evidencio una falla considerable durante la prestación del servicio, o alguna informidad se asignara la calificación que se considere pertinente de 1 a 2,5 Puntos. Radicación de RIPS: con base en la información de auditoría medica se revisara si el prestador radico de manera oportuna y correcta los RIPS, al momento de la radicación de la factura, si fue así se le otorgara una calificación de 2,5 Puntos, si se evidencio que el proveedor no radico RIPS o que hubo error en la presentación de la información y esta no fue corregida, se asignara la calificación que se considere pertinente de 1 a 2,5 Puntos. Procedimiento de Facturación: Este ítem también se evaluara, con base en la información suministrada por Cuentas Medicas, quien debe reportar si el proveedor radico facturación de manera oportuna, en los tiempos establecidos y con información y soportes completos, de ser así se dará una calificación de 2,5 Puntos; en caso tal que se evidencie demora en la radicación de facturas, falta de soportes u otros inconvenientes de facturación, se asignara la calificación que se considere pertinente de 1 a 2,5 Puntos.

• PROCESOS DE ATENCION (30 Puntos) Se Evaluaran los siguientes procesos:

Autorizaciones: Si se evidencia que el proveedor realiza un adecuado tramite, para agilizar el procedimiento de autorizaciones de Servicios y prestar los servicios de manera oportuna, se asignara una puntuación de 6 Puntos; si este trámite no se realiza adecuadamente, se asignara la calificación que se considere pertinente de 1 a 6 Puntos.

- Asignación de Citas: Si se evidencia que el proveedor cuenta con mecanismos que facilitan el acceso del usuario para la asignación de citas y que estas se asignan con oportunidad, se dará una puntuación de 6 Puntos, en caso contrario se debe asignar la calificación que se considere pertinente de 1 a 6 Puntos.

- Atención al Usuario: si se evidencia que el proveedor está prestando los servicios cumpliendo la normatividad vigente, las guías de atención y protocolos de manejo y que no existen quejas por parte del usuario, sobre la atención recibida, se dará una puntuación de 6 Puntos, en caso contrario se debe asignar la calificación que se considere pertinente de 1 a 6 Puntos.

- Acreditación de Derechos: si se evidencia que el prestador realiza oportunamente y antes de prestar el servicio, la respectiva acreditación de derechos de los usuarios, revisando las bases de datos que Colombiana de Salud S.A. envía mensualmente o que se corrobora la afiliación de los usuarios con el área de Referencia y Contrarreferencia, se asignara un puntuación de 6 Puntos, en caso contrario se debe asignar la calificación que se considere pertinente de 1 a 6 Puntos.



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- Referencia y Contrarreferencia: si se evidencia que el proveedor realiza oportunamente los tramites de referencia y Contrarreferencia de pacientes, envía diaria y oportunamente los censos de pacientes hospitalizados (En el caso de entidades que presten este servicio), envíen y soliciten las autorizaciones de servicios en los formatos establecidos por la normatividad vigente para el reporte de urgencias y solicitud de autorizaciones de servicios, se asignara una puntuación de 6 Puntos, en caso contrario se debe asignar la calificación que se considere pertinente de 1 a 6 Puntos.

- Recepción de Solicitudes: Si el proveedor además de radicar y dar respuesta oportuna a las solicitudes hechas por el contratante con respecto a la prestación de servicios y cumplimiento del contrato y colabora oportunamente con la revisión y análisis de específicos, se dará una puntuación de 6 Puntos, en caso contrario se debe asignar la calificación que se considere pertinente de 1 a 6 Puntos.

5.5.3.4 CRITERIOS DE RESULTADOS (30 Puntos) • ANALISIS DE INDICADORES DE GESTION (10 Puntos) Se Evaluaran los siguientes ítems:

- Indicadores Obligatorios: si el proveedor envía y reporta oportunamente los indicadores que exige la norma, se le dará una puntuación de 4 Puntos, en caso contrario no se dará puntuación.

- Indicadores de Gestión: si el proveedor cuenta con indicadores de gestión y realiza el respectivo seguimiento de los mismos, se dará una puntuación de 4 Puntos, en caso contrario no se dará puntuación.

- Indicadores del SGC: si el proveedor maneja y hace seguimiento a los indicadores de su sistema de gestión de calidad, se le asignara una puntuación de 2 Puntos, en caso contrario no se dará calificación.

• INDICADORES SISTEMA DE INFORMACION Y ATENCION AL US UARIO “SIAU” (10 Puntos)

Se Evaluaran los siguientes ítems: Respuesta Cliente Externo: Si el proveedor responde oportuna y adecuadamente las solicitudes del contratante, con respecto a la prestación del servicio y a posibles inconformidades de los usuarios, se le otorgara una calificación de 3.3 Puntos, en caso contrario no se dará calificación.

- Acciones Cliente Interno: Si posterior a la revisión, se encuentra que el proveedor implementa acciones con el cliente interno, para mejorar la calidad en la prestación del servicio (Capacitaciones, conferencias, etc.) se le asignara una calificación de 3.3 Puntos, en caso contrario no se dará calificación.

- Acciones Usuarios: si se evidencia que el proveedor presta sus servicios no solo para dar cumplimiento al contrato, si no para satisfacer las necesidades del usuario y presta un servicio que cumple con las expectativas de este y además incentiva la cultura de auto-cuidado en los pacientes se asignara una puntuación de 3.4 Puntos, en caso contrario no se dará calificación.



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• MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD (10 Puntos) - Acciones SGC (Acciones, correctivas, Acciones Preventivas, Oportunidades de

Mejora,. Planes de mejora): si se evidencia que el proveedor dentro de su Sistema de Gestión de Calidad (Si lo Tiene), realiza acciones y actividades que propenden por la excelencia y calidad en la prestación de los servicios de salud, se le asignara una calificación de 10 Puntos, en caso contrario no se da calificación.

- Registradas pero No efectivas: Se dará 5 Puntos. - No existencia de soportes del SGC: 0 Puntos.

5.5.6 ESCALA DE CALIFICACION – EVALUACION Y REEVALUACION DE

PROVEEDORES

CONVENCIONES EVALUACION Y REEVALUACION

DE PROVEEDORES

PUNTAJE CLASE DE PROVEEDOR

MAYOR DE 90 EXCELENTE

ENTRE 70 Y 90 SOBRESALIENTE

ENTRE 50 Y 70 ACEPTABLE

MENOR DE 50 DEFICIENTE

La calificación del proveedor se realizara anualmente, y de acuerdo con los resultados de la misma, la dirección de aseguramiento y la auditoria médica, tomarán las siguientes medidas: • Si la calificación es Mayor de 90 puntos – Proveedor Excelente: es un proveedor óptimo con desempeño notable y se propenderá por mantener las relaciones contractuales; puede enviarse carta de felicitación informándole su desempeño. • Si la calificación está entre 70 y 90 puntos – Proveedor Sobresaliente: es un proveedor óptimo con desempeño confiable y se propenderá por mantener las relaciones contractuales. • Si la calificación está entre 50 y 70 puntos – Proveedor Aceptable, proveedor con desempeño riesgoso; la empresa deberá realizar visita por parte de la Auditoría Externa o enviar oficio en el cual se solicite revisión y rectificación de los puntos críticos o falencias encontradas. • Si la calificación es inferior a 50 puntos, proveedor con desempeño critico, se oficiara al proveedor, se realizara Auditoría Externa y si después de 6 meses persiste dicho inconveniente se prescindirá de los servicios prestados por dicho proveedor. En el momento en que un proveedor sea calificado como deficiente o aceptable con informe de visita del grupo auditor, debe presentar un plan de acción; dicho plan debe estar enfocado a mejorar los criterios en los cuales obtuvo menor calificación y cuyo peso en la calificación final es considerablemente alto. El proveedor deberá presentar mejoría en su calificación en el tiempo



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que dure la implementación del plan de acción propuesto o por lo menos en los siguientes 6 meses, de lo contrario la empresa debe tomar acciones al respecto. NOTA: Si por criterio Gerencial se requieren auditorias puntuales por falla en algún aspecto que afecte la satisfacción del usuario, estas se realizaran según programación. 5.7 EVALUACION Y SEGUIMIENTO EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DEL PROVEEDOR Esta evaluación es un proceso muy importante e interesante en el modelo de desarrollo y aseguramiento de proveedores. Mediante esta se efectúa un diagnóstico al sistema de trabajo o gestión del proveedor a partir del cual este debe presentar un plan de acción para mostrar mejoramiento. A evaluación es un proceso que debe aplicarse solo a proveedores críticos o riesgosos, debido al tiempo y al costo que representa el proceso y a la importancia que se le debe dar al respecto que un proveedor tenga un sistema de gestión de calidad montado que este alineado con los de sus empresas clientes. Este proceso debe ser una herramienta para el desarrollo de proveedores, es decir que es un proceso en el cual la empresa invierte tiempo y dinero para evaluar el estado del sistema de gestión de calidad el proveedor para solicitar luego planes de acción de acuerdo con el resultado encontrado. Colombiana de Salud S.A. debe hacer un acompañamiento al proveedor y exigirle en un periodo , como condición para continuar con los contratos; esto obliga al proveedor a mejorar si quiere continuar en el negocio y esto implica desarrollo. - Seguimiento a planes de acción de proveedores: En el caso de la evaluación del sistema de

gestión, el proveedor debe presentar un plan de acción basado en las no conformidades encontradas en la auditoria hecha por la empresa cliente; este plan de acción debe contener la acción a implementar por cada no conformidad encontrada, la fecha de implementación de la acción y el responsable. La empresa cliente debe hacer seguimiento al cumplimiento de la acciones en las fechas estipuladas al proveedor y al final de la ejecución del plan de acción hacer una nueva auditoría para clasificar al proveedor.

Los proveedores cuyo desempeño sea riesgoso o crítico deben presentar un plan de acción enfocado a mejorar la calificación baja de los criterios cuya contribución a la calificación final es alta; el seguimiento a la implementación del mismo se hará observando la mejoría en los mismos, en el siguiente periodo de evaluación.

Llegando a esta parte del modelo, toda la información arrojada por el programa estaría incluida en una base de datos de proveedores: con archivos soportes del grupo auditor y archivo de gestión de la Dirección de Aseguramiento. Después que el proveedor ha



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comenzado a hacer parte del programa y se ha evaluado por un periodo establecido, se hace necesario tomar decisiones a partir de los resultados.

- Administración de la información y toma de decisiones: Colombiana de Salud S.A., pretende mediante este modelo establecer medidas de autocontrol y definir claramente acorde con los resultados obtenidos en la reevaluación de los proveedores, planes de acción que permitan tomar medidas frente a dichos proveedores, establecer políticas claras de contratación o tomar dediciones frente a la continuidad o no de dichos proveedores.

5.8 FORMALIZACIÓN DEL SERVICIO Para la compra de servicios medico-asistenciales: El Director de Aseguramiento, asume la decisión tomada por la gerencia general para dar inicio al procedimiento de contratación. Posteriormente la Dirección de Aseguramiento establece contacto con el proveedor escogido, Revisando los servicios solicitados contra los ofertados por el proveedor y se verifica que contenga como mínimo la siguiente información:

• Término de duración • Monto o los mecanismos que permitan determinar el valor total del mismo • Información general de la población objeto con los datos demográficos y perfil

epidemiológico • Mecanismos y forma de pago • Procedimiento de referencia y contra referencia • Tipo de servicios contratados y Alcance Del servicio • Obligaciones de entrega de RIPS • Lugar de prestación del servicio • Periodicidad y forma como se adelantará el programa de auditoría para el mejoramiento

de la calidad • Mecanismos para la solución de conflictos • Mecanismos de liquidación y terminación de contrato • Mecanismo de interventoría si lo requiere.

Una vez seleccionadas la IPS o proveedor la Dirección de Aseguramiento (según el servicio a contratar) y acordado todo lo anterior deben proceder inmediatamente al diligenciamiento de minuta contractual la cual debe entrar a ser revisada y visada por parte del Asesor Jurídico (todos los aspectos) y posterior firma de la minuta del contrato por parte de los respectivos representantes legales. La formalización de la contratación es prerrequisito para el pago, teniendo en cuenta que ingresan a la Red de Prestadores de Servicios aquellas IPS o proveedores que tengan contrato firmado.



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En el caso en que el contrato de un proveedor de servicios llega a su fecha de vencimiento y/o cambio de las condiciones contractuales, se podrá realizar otro SÍ, mientras se formaliza nueva minuta contractual y/o definición de la continuidad en la prestación del servicio, previo concepto jurídico. El contrato se firma, legaliza y entra en operación una vez las partes tienen copia del mismo. Debe realizarse seguimiento, control, evaluación y retroalimentación sobre la ejecución de los contratos, archivando los reportes en el archivo de contratación de las IPS´S o proveedores, facilitando así el posterior proceso de liquidación. 5.9 DOCUMENTACIÓN REQUERIDA: Se exigirá como norma la presentación de los siguientes requisitos a todos los prestadores de servicios, los cuales serán verificados mediante listas de chequeo: 5.9.1 IPS (GENERAL) 1. Portafolio de servicios 2. Certificado de cámara y comercio 3. Formato de registro de servicios o certificación de habilitación ante el ente oficial de control

según servicios y nivel de complejidad ofertado, 4. Fotocopia de documento que acredite su inscripción ante la DIAN (NIT) 5. Fotocopia de cédula de ciudadanía del representante legal 6. Referencias Comerciales (Mínimo 2) 7. Referencia Bancaria 8. En el caso de ser IPS unipersonal se solicitara además la hoja de vida del profesional, con sus

respectivos soportes, tarjeta profesional, registro ante la entidad territorial de salud, incluyendo fotocopia de diploma y acta de grado que acredite su profesión y/o especialidad y Referencias Laborales.

5.9.2 FARMACIA 1. Portafolio de servicios 2. Certificado de cámara y comercio 3. Fotocopia de documento que acredite su inscripción ante la DIAN (NIT) 4. Fotocopia de cédula de ciudadanía del representante legal 5. Acreditación y licencia para manejo, suministro y expedición de medicamentos expedida por

el ente oficial de control. 6. Referencias Comerciales (Mínimo 2) 7. Referencia Bancaria 8. Listado de precios actualizada. 5.9.3 LABORATORIO CLÍNICO E INSTITUCIONES DE APOYO DIAGNÓSTICO Y COMPLEMENTACIÓN TERAPEUTICA



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1. Portafolio de servicios. 2. Certificado de cámara y comercio. 3. Formato de registro de servicios o certificación de habilitación ante el ente oficial de control

según servicio y nivel de complejidad ofertado, 4. Fotocopia de documento que acredite su inscripción ante la DIAN (NIT). 5. Fotocopia de cédula de ciudadanía del representante legal. 6. Referencias Comerciales (Mínimo 2) 7. Referencia Bancaria 8. En el caso de ser IPS unipersonal se solicitara además la hoja de vida del profesional, con sus

respectivos soportes, tarjeta profesional, registro ante la entidad territorial de salud, incluyendo fotocopia de diploma y acta de grado que acredite su profesión y/o especialidad y Referencias Laborales .

5.9.4 PROFESIONALES INDEPENDIENTES: MEDICOS, ODONTÓLOGOS GENERALES, BACTERIOLOGOS Y ESPECIALISTAS 1. Hoja de vida del profesional, con sus respectivos soportes. 2. Diploma y acta de grado que acredite su profesión y/o especialidad, así como soportes de

capacitación realizados. 3. Tarjeta profesional. 4. Inscripción ante la entidad territorial de salud 5. Fotocopia de cédula. 6. Referencias Laborales 7. Agenda de trabajo (Opcional)

5.9.5 RED FUERA DEL DEPARTAMENTO 1. Portafolio de servicios. 2. Certificado de cámara y comercio. 3. Formato de registro de servicios o certificación de habilitación ante el ente oficial de control

según servicios y nivel de complejidad ofertado. 4. Fotocopia de documento que acredite su inscripción ante la DIAN (NIT). 5. Fotocopia de cédula de ciudadanía del representante legal 6. Referencias Comerciales (Mínimo 2) 7. Referencia Bancaria 8. En el caso de ser IPS unipersonal se solicitara además la hoja de vida del profesional, con sus

respectivos soportes, tarjeta profesional, registro ante la entidad territorial de salud, incluyendo fotocopia de diploma y acta de grado que acredite su profesión y/o especialidad.

9. Capacidad instalada 5.10 REQUISITOS PARA EL PERFECCIONAMIENTO DEL CONT RATO 1. Mutuo acuerdo entre las partes 2. Descripción del lugar en que se prestaran los servicios



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3. Tipo de contrato 4. Tipo de servicios a contratar 5. Población a atender (si aplica) 6. Mecanismos y forma de pago 7. Capacidad instalada requerida según población a atender (si aplica) 8. Proceso y operación de referencia y contra referencia, Niveles de autorización de servicios. 9. Definición de atributos de calidad 10. Tarifas pactadas o monto establecido 11. Cláusulas compromisorias 12. Mecanismos para solución de conflictos 13. Mecanismos de interventoría, seguimiento y evaluación de cumplimiento de las obligaciones,

durante la vigencia del acuerdo de voluntades. 14. Cláusulas legales y extra legales 15. Vigencia del contrato 16. Firma y anexos del contrato. 5.11 CIRCULARIZACIÓN Y DIVULGACIÓN DEL CONTRATO. Luego del perfeccionamiento del contrato se procederá al envió y garantía de la entrega de la minuta contractual al proveedor. En el interior de la empresa se procederá a realizar la circularización y divulgación del contrato posterior a su consignación en la Red de Prestadores de Servicios o proveedores, Por medio de comunicación interna (Email o escrita), la cual será enviada a los departamentos de:

- Dirección Administrativa - Dirección de Prestación de Servicios - Coordinador del Sistema. - Auditoria Medica Externa. - Coordinaciones médicas zonales - Coordinación de CIAU - Referencia y Contrarreferencia - Tesorería

Las demás dependencias verificaran a través del Sistema de Información que se tiene (SOFTWARE) la contratación actual, así como las novedades o cambios de la relación contractual con algún proveedor, de esta manera se realizara la retro alimentación. 5.12 RECEPCION DE SERVICIOS Si la contratación se hace con una minuta de Contrato con tiempo establecido: Se realizará el seguimiento de cumplimiento de requisitos, para su respectivo pago ajustado a la normatividad vigente y por el procedimiento de auditoría de cuentas.



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5.12 MANEJO DEL NO CONFORME. Todo contrato posee y/o estipula cláusulas en las que el contratante tiene el derecho de realizar la verificación de los servicios objeto del contrato. Esta actividad será verificada por la auditoria externa contratada para los contratos medico-asistenciales. Si en la verificación se encuentran fallas, y/o si existe un número considerable y representativo de quejas de los usuarios la contratación estará sujeta a una re-evaluación y de acuerdo a esto la posibilidad de continuar con el contrato o la suspensión del mismo.

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