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DESPACHO MINISTERIAL PLANIFICACION INSTITUCIONAL

Unidad de Control Interno

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Informe No. 1-2015 Diagnóstico de Autoevaluación 2014

Objetivo: Determinar los alcances de la autoevaluación de control interno correspondiente al 2014, a fin de informar para lo que corresponda, al jerarca institucional, titulares subordinados y personal del MAG, con base en la información que arroja el sistema informático de autoevaluación en cumplimiento a la Ley General de Control interno No. 8292.

Realizado por: Jeannette Fallas Arias_______________________________

Revisado por: Marta Chaves Pérez______________________________

Resumen: El presente informe, se realiza mediante el análisis de la información que se encuentra en el sistema informático de autoevaluación, aplicado a las dependencias del MAG definidas en la muestra seleccionada por la Comisión Gerencial de Control Interno para llevar a cabo dicho ejercicio. Términos clave: Autoevaluación: Proceso de llenado de ítems, dentro del sistema informático de autoevaluación que se realiza en el MAG una vez al año, para determinar el estado del control interno y proponer planes de mejora tendientes a solventar las debilidades encontradas.

Autoevaluación con plan de mejora: Autoevaluación de la que se obtiene como resultado un plan de mejora con fechas de cumplimiento y responsables.

Autoevaluación con acciones propuestas: Autoevaluación de la que se obtiene como resultado una serie de propuestas de acción, hechas por personal encargado de un proceso u área y que serán tomadas en cuenta por el superior, para elaborar la autoevaluación con plan de mejora.

I. Introducción

La Comisión Gerencial de Control Interno del MAG (CGCI) aprobó en su sesión No. 42-2014, la metodología para aplicar la autoevaluación 2014 en la institución. Dicha autoevaluación se llevó a cabo en los primeros meses del año 2014, y se solicitó a los participantes que las acciones a plantearse en el plan de mejora, no traspasaran, en lo posible el período (dic. 2014) a fin de facilitar su gestión y monitoreo. Mediante las respuesta positivas, negativas y parciales, puede determinarse en qué áreas del Ministerio perciben los y las funcionarias que se encuentran las principales falencias y ofrecen sus propuestas de solución.

II. Alcance del informe

La CGCI, determinó prudente aplicar la autoevaluación a razón de dos por Dirección Regional y una en el ámbito central para el caso de la Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria. En la dirección Administrativa Financiera y Oficinas Asesoras del Despacho Ministerial, se aplicó, como ha sido usual, una autoevaluación “con plan de mejora” por departamento con la participación de los coordinadores de área, quienes llenan una “autoevaluación con acciones propuestas”.



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El de la autoevaluación 2014, es institucional, involucrando a las áreas que no se encuentran desconcentradas, a saber: DNEA, DAF y Oficinas Asesoras del Despacho Ministerial. Al contemplar la participación de todas las jefaturas al menos en sus opiniones, se confía en que, aunque se trata de una menor cantidad de cuestionarios que el año anterior, la información comprenderá a todos los sectores de la institución.

III. Limitaciones del Informe La principal limitación de este documento, está relacionada con la no disponibilidad de reportes informáticos con las variables requeridas para generar oportunamente el análisis de la información en los informes correspondientes para las diferentes áreas y para la toma de decisiones de la jerarquía institucional, lo cual obliga a la recopilación manual de los datos con sus consiguientes posibilidades de error humano y/o presentación tardía.

IV. Aplicación de la autoevaluación El instrumento de autoevaluación mediante el sistema informático creado para ese fin, fue aplicado siguiendo el siguiente esquema:

1) Oficinas Asesoras de los Despachos Ministeriales:

Dependencia Si Parcial No No Aplica TOTAL

Asesoría Jurídica 10 13 1 2 26

Auditoría Interna 19 4 0 3 26

Centro Comunicación y Prensa 20 5 0 1 26

Despacho Ministro 15 4 5 2 26

Planificación Institucional 19 5 1 1 26

Secretaría Ejecutiva de Planificación Sectorial Agropecuaria

22 2 2 0 26

Unidad de Asuntos Internacionales 15 8 1 2 26

Puede apreciarse que las oficinas de despacho, cumplieron tanto en el nivel de jefatura (autoevaluación con plan de mejora) como en el nivel de áreas (autoevaluación con acciones propuestas) en las dependencias que existen. Con el siguiente detalle: En Asesoría Jurídica solo se registra una autoevaluación (jefatura), por cuanto las dos áreas que actualmente registra el sistema, no estaban en ese entonces, formalizadas institucionalmente. En el caso de Planificación Institucional, llenaron sus respectivas autoevaluaciones con acciones propuestas, todas las áreas que conforman la dependencia incluyendo la jefatura, control interno, Programación y Seguimiento, gestión de calidad, y Proyectos e inversión. Igual situación aconteció en SEPSA, en donde las áreas que les correspondía llenar autoevaluación con acciones propuestas, realizaron a cabalidad el ejercicio, estas son: Área de Política Agropecuaria y Rural y el área de Estudios Económicos e Información. Solamente dos unidades adscritas al despacho del Ministro no llenaron autoevaluación, a saber: Proyecto Sixaola y FUNAC4-S(actualmente CONAC- 4S)



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2) Dirección Administrativa - Financiera:

Dependencia/Respuestas Si Parcial No No Aplica TOTAL

Jefatura de departamento BYS 23 2 1 0 26

Jefatura de departamento Financiero

0 0 0 0 0

Jefatura de departamento Proveduria

17 3 4 2 26

Jefatura de departamento RH 20 2 3 1 26

Jefatura de departamento TI 12 9 5 0 26

Jefatura del SUNII 20 5 0 1 26

Como puede notarse, de todas las instancias que componen la Dirección Administrativa Financiera, solamente el departamento Financiero Contable quedó sin realizar el ejercicio y por lo tanto aunque las áreas: Tesorería y Presupuesto llenaron autoevaluación con acciones propuestas, éstas no fueron retomadas en ningún plan de mejora ya que esa tarea correspondía a la jefatura del departamento. Es importante acotar, que en este departamento figura un área de Contabilidad que en la realidad no se encuentra funcionando desde hace ya algún tiempo, por lo tanto no consta se encuentra autoevaluación en ese espacio. En el departamento de Recursos humanos, el ejercicio fue adecuadamente realizado por la jefatura y las áreas: gestión de desarrollo, gestión de relaciones humanas y sociales, gestión de la organización del trabajo, gestión de servicios compensación del personal y gestión de la salud, con la única excepción del área de gestión de empleo. En la Proveeduría institucional, tanto la jefatura como las dos áreas que funcionan en el departamento (el área de Programación y control y el área de contrataciones) realizaron lo correspondiente. Se resalta que si bien en el sistema consta una tercer área denominada: almacenamiento y distribución, ésta no funciona en la realidad por lo tanto no se llenó autoevaluación. En el caso del Dpto. de Bienes y Servicios, tanto la jefatura como las áreas: Vehicular, construcciones, Servicios de apoyo llenaron la correspondiente autoevaluación el primero con plan de mejora y los restantes con acciones propuestas. El área que no realizó el ejercicio fue la de Control de Bienes. El departamento de Tecnologías de Información, aparte de la jefatura, llenaron autoevaluación correspondiente, el área de Desarrollo y el área de Infraestructura. Quedando sin realizar el ejercicio, el área de Soporte Técnico.

En el sistema Unificado de Información Institucional, a pesar de que en el sistema constan 3 áreas, se procedió a llenar una sola autoevaluación con plan de mejora desde la jefatura.



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3) Dirección Nacional de Extensión Agropecuaria: En esta dependencia, se cumplió con lo acordado en la Comisión Gerencial de Control Interno, lográndose llenar las siguientes autoevaluaciones:

a) Director de la DNEA con la participación de las Jefaturas de los Departamentos y Coordinadores de Programa.

Con respecto a las áreas de la DNEA (oficinas centrales) participantes en la autoevaluación, puede afirmarse que participaron todas las que forman parte de esta Dirección Nacional conforme al listado remitido por esa instancia para que se actualice el sistema informático de autoevaluación. No obstante al día de hoy no se ha logrado tal actualización, por lo que, de visitarse el sitio, aún puede encontrarse áreas tales como planificación, seguimiento y evaluación así como Gestión Empresarial para citar algunos ejemplos y que hoy día no se encuentran en operación sino incluidos como procesos dentro de los departamentos de la Dirección.

b) Direcciones Regionales

En el caso de las Direcciones Regionales, fue llenado tal como se estableció, a razón de dos autoevaluaciones con plan de mejora por cada Dirección Regional, una por el director regional y los responsables de área o departamento que se ubican en dicha dirección y otra llenada por el Coordinador de Equipo de Extensión con todos los jefes de agencias.

Así las cosas, se cuenta con 2 autoevaluaciones con plan de mejora, de cada una de las siguientes direcciones regionales: Dirección Regional Chorotega Dirección Regional Pacífico Central Dirección Regional Brunca Dirección Regional Central Sur Dirección Regional Central Oriental Dirección Regional Central Occidental Dirección Regional Huetar Norte Dirección Regional Huetar Caribe Subregión Sarapiquí (es este caso particular al tratarse de una subregión cuyas oficinas adscritas se ubican en las mismas instalaciones, se llenó una sola autoevaluación)

V. Resultados de la Autoevaluación En general, se obtuvo 30 Planes de Mejora. Basados en las preguntas que recibieron mayor cantidad de respuestas positivas, negativas o parciales se ha dividido este apartado en Debilidades

y Fortalezas del Control Interno, tal como se describe a continuación.



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V.1 Debilidades en el control interno Los temas (preguntas) que recibieron mayor cantidad de respuestas negativas o parciales y que por lo tanto reflejan las mayores debilidades de control interno, se evidencian a continuación por componente:

Ambiente de control

En este componente, la debilidad mayor es la inexistencia institucional de un plan de contingencia orientado a la prevención y gestión del riesgo ante desastres naturales y antropológicos.

Gráfico Pregunta 7:

Análisis de riesgo Se percibe debilidad, en que las acciones para administrar los riesgos propuestas desde la dependencia no son oportunamente atendidas o rechazadas y posteriormente comunicadas al personal mediante el SEVRIMAG por el superior jerárquico inmediato.


Actividades de control En este ámbito, la situación que muestra mayor debilidad es que los controles existentes en la dependencia no son suficientes y efectivos para administrar los riesgos identificados.



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En Sistemas de Información En este ámbito, se señala que no se cuenta, en la dependencia con un sistema de información adecuado para la realización de sus funciones o bien que éste es deficiente.


En Seguimiento En este componente solo se propusieron dos preguntas y ambas recibieron idéntico puntaje mostrando también un alto nivel de repuesta negativa o parcial ( 42% en conjunto) Los temas se refieren a que no se percibe que el titular subordinado dé seguimiento a las acciones de mejora que se derivan de la autoevaluación anual de control interno, incorporándolas en el plan de trabajo anual y de forma similar no se realizan actividades de retroalimentación sobre los resultados de los informes que se generan de los sistemas de control interno (acciones de mejora de Autoevaluación anual y la administración de riesgos) o bien que éstas son parciales.

Gráfico Preguntas 25 y 26:



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V.2 Fortalezas en el control interno

Los temas (preguntas) que recibieron mayor cantidad de respuestas positivas y que por lo tanto reflejan las mayores fortalezas de control interno o bien en los que se da mayor cumplimiento, se evidencian a continuación por componente:

Ambiente de control Los jefes promueven y predican con el ejemplo los valores éticos.


En análisis de riesgos El titular subordinado promueve el conocimiento y el uso de los sistemas informáticos de control interno institucional entre su personal.




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Actividades de control Los colaboradores conocen los procedimientos de su departamento


Sistemas de información

En este componente en forma global es en el que se recibieron mayor cantidad de respuestas negativas o parciales, de tal suerte que aún la pregunta con más alto nivel de respuesta positiva tiene su correspondiente 50% de respuestas negativas o parciales.

Concretamente, hace referencia a que el personal que le corresponde utilizar los sistemas de información digital en la dependencia está capacitado para ello.




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Seguimiento

Este componente como ya se mencionó presentó un alto nivel de respuestas negativas y parciales que presentaron idéntico comportamiento en las 2 preguntas incluidas en la autoevaluación y su gráfico se mostró anteriormente

V.3 Resultados Globales En el capítulo anterior se reseñaron las preguntas que destacan tanto positiva como negativamente en la autoevaluación. No obstante, a fin de que este documentos sirva de insumo de la forma más amplia posible, a la toma de decisiones por parte de todas las partes interesadas, se evidencian a continuación, las preguntas que recibieron al menos un 20% de respuestas negativas o parciales y que por lo tanto, si bien, pueden no requerir de atención prioritaria, si resulta productivo incluir las acciones de mejora propuestas en referencia a ellas, en los respectivos planes de trabajo. Lo anterior aseguraría su debida atención, en aras de que no aumente la debilidad de control interno institucional, antes bien, se fortalezcan esos aspectos clave para la mejora continua institucional.

A continuación los aspectos (preguntas) que presentaron 20% o más de respuestas con posibilidad de mejora (no cumplimiento o parcial cumplimiento) y que por lo tanto, reflejan las principales debilidades de control interno, según el componente de la Ley a que pertenecen.

AMBIENTE DE CONTROL Las preguntas entre la 1 y la 7 (de un total de 10) recibieron más del 29% de respuestas negativas o parciales lo cual denota deficiencia en temas como:

El apoyo y promoción del titular subordinado de la dependencia hacia el fortalecimiento de la gestión institucional, por medio de diferentes mecanismos.



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Acciones implementadas para el alcance de los objetivos de control interno institucional.

Relaciones entre las jefaturas y colaboradores que favorezcan el ambiente laboral.

Capacitación de los colaboradores en temas tales como: relaciones interpersonales, trabajo en equipo, código de ética, liderazgo y atención al cliente.

Medidas implementadas para fortalecer el desempeño de los colaboradores con base en los resultados de la evaluación del desempeño anual.

Acciones para el fomento de mejoras en la salud ocupacional de los colaboradores.

Existencia de un plan de contingencia orientado a la prevención y gestión del riesgo ante desastres naturales y antropológicos.

RIESGOS Este componente, compuesto por 4 preguntas, presenta dos en las que las repuestas negativas y parciales superan el 32% en contraposición con las otras dos que solo presentan un 13 % de respuestas negativas o parciales.

Así las cosas, en este particular, las debilidades son:

Cumplimiento negativo o parcial en cuanto a la atención y respuesta que brinda el superior inmediato mediante el SEVRIMAG cuando es notificado de las acciones para administrar los riesgos propuestas por su personal.

Inclusión, dentro del sistema de gestión, de las actividades de control para gestionar los riesgos relevantes identificados.

ACTIVIDADES DE CONTROL En este componente, 3 de las 7 preguntas que incluye, muestran puntajes de respuestas negativas o parciales por encima del 20%. En este caso los temas a atender son:

Registro y documentación de las acciones que se llevan a cabo en la dependencia así como el reporte de los resultados y otros eventos relevantes, en el lapso oportuno.

Controles suficientes y efectivos para administrar los riesgos identificados en la dependencia.



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Análisis del valor agregado que se obtiene al aplicar las actividades de control en la dependencia.

SISTEMA DE INFORMACIÓN En este aspecto las tres preguntas propuestas superan el 32% de respuestas negativas o parciales y básicamente hace referencia a los siguientes temas:

Un sistema de información adecuado para la realización de sus funciones.

Mecanismos que aseguren el respaldo de la información, tanto física como digital

Capacitación del personal en los sistemas de información digital que le corresponde utilizar.

SEGUIMIENTO Las 2 preguntas propuestas para abordar este componente, recibieron 42 % de repuestas parciales o negativas por lo cual los temas que muestran debilidad en este campo son:

Seguimiento a las acciones de mejora que se derivan de la autoevaluación anual de control interno, que haga el titular subordinado incorporándolas en el plan de trabajo anual.

Realización en la dependencia de actividades de retroalimentación sobre los resultados de los informes que generan los sistemas de control interno.

V.4 Acciones propuestas para la mejora Las acciones de mejora propuestas por cada una de las dependencias y que para mejor administrar, deberían ser incluidas en sus respectivos planes de trabajo, serán remitidas, en formato digital, a cada de las instancias de forma simultánea al envío de este informe. Lo anterior por cuanto representan las iniciativas que se plantean para solventar las falencias de control interno encontradas por medio del diagnóstico que implica la autoevaluación.

VI. Conclusiones

1. La metodología propuesta para realizar la autoevaluación, se cumplió a cabalidad, siendo mínimas las dependencias que no realizaron el ejercicio, lo cual muestra un alto nivel de compromiso y madurez de las jefaturas al menos en el cumplimento de este mandato de la Ley.

2. Las debilidades de control interno, están claramente identificadas por componente, siendo en ambiente de control, la inexistencia institucional de un plan de contingencia orientado a la prevención y gestión del riesgo ante desastres naturales y antropológicos. En Análisis de riesgo el hecho de que las acciones para administrar los riesgos propuestas desde la dependencia no son oportunamente atendidas o rechazadas y posteriormente comunicadas al personal mediante el SEVRIMAG por el superior jerárquico inmediato.



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En Actividades de Control es la parcial o inexistencia de controles para administrar los riesgos identificados. En Sistemas de Información, el no contar o en forma parcial, con un sistema de información adecuado para la realización de sus funciones o bien que éste es deficiente. En Seguimiento, la percepción de que el titular subordinado no ofrece o lo hace de forma parcial, el seguimiento adecuado de las acciones de mejora que se derivan de la autoevaluación y su correspondiente incorporación en el plan de trabajo anual unido a que no se realizan o solo parcialmente, por parte de los titulares subordinados, actividades de retroalimentación sobre los resultados de los informes que se generan de los sistemas de control interno.

3. Las fortalezas en el control interno percibidas en esta autoevaluación, dan cuenta de un avance institucional en temas clave. En ambiente de control, el hecho de que los jefes promueven y predican con el ejemplo los valores éticos. En análisis de riesgos, que el titular subordinado promueve el conocimiento y el uso de los sistemas informáticos de control interno institucional entre su personal. En Actividades de control, el conocimiento que poseen los colaboradores sobre los procedimientos de su departamento.

4. Dos componentes de la Ley de control Interno, destacan por las debilidades que muestran: Sistemas de información, en donde todos los temas tratados recibieron una baja puntuación (32%) constituyéndose en temas que deben ser atendidos prioritariamente en el ámbito institucional. Asimismo el seguimiento, en el cual, los dos ítems incluidos en autoevaluación, recibieron repuestas negativas o parciales (42%).

5. Los dos temas anteriormente mencionados poseen una particularidad: Sistemas de Información, ya que se encuentra incluido desde el año 2013 dentro de un plan institucional de mejora atendido y monitoreado directamente desde la Comisión Gerencial de Control Interno y al mantener este nivel de respuesta negativa, deja entrever que no se han hecho sentir las acciones de mejora que tal Plan ha propuesto para su atención. En el caso del Seguimiento, resulta ser el aspecto por cuya atención más ha abogado, la Unidad de Control Interno en el ámbito de acción de la Comisión Gerencial de Control Interno.

6. Algunas áreas de los departamentos, permanecen dentro de la estructura organizativa

aunque ya no se encuentran funcionando, merced a la evolución natural de la institución, no obstante, aunque la UCI remitió comunicados para que cada departamento actualizara esta información, quedó evidenciado que no se cumplió con lo solicitado, por lo cual figuran en la presente autoevaluación como instancias que no llenaron autoevaluación.



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VII. Recomendaciones Al Jerarca: Impulsar, mediante comunicados escritos y menciones en las diversas oportunidades de intercambio con las dependencias, la utilización de sistema informático de autoevaluación de control interno, como una herramienta de gestión de la mejora continúa. Girar las instrucciones necesarias a fin de que institucionalmente, los servicios informáticos consideren como prioridad al sistema de autoevaluación de control interno, en cuanto a la generación de reportes oportunos y apropiados para la información ágil que requiere ese ente para la toma de decisiones. Comunicar a los titulares subordinados las debilidades detectadas en la presente autoevaluación y primordialmente aquellas que puntúan más alto en este sentido tal como el seguimiento a las acciones de mejora y la responsabilidad que deben asumir al respecto según la Ley. A los titulares subordinados: continuar mostrando su compromiso con el control interno institucional por medio de la utilización de la autoevaluación de control interno realizando las acciones de mejora propuestas para el fortalecimiento de la gestión institucional. Transmitir y de ser posible abrir espacios de discusión y propuestas con su personal a cargo a partir de los resultados de este informe. Coordinar con la UCI para la facilitación de reuniones y de material derivado de esta autoevaluación para introducir mejoras en sus planes de trabajo y proyectos. Ingresar oportunamente al sistema de autoevaluación para responder a las acciones que le han sido encargadas por su personal, sean éstas en sentido de solicitar modificación o rechazo de la acción, o bien justificando lo realizado en la misma. A la UCI: Continuar con su rol asesor en cuanto a la normativa y los resultados obtenidos de la autoevaluación que contribuya a la mejora continua de las dependencias. Continuar coordinando con las instancias que lo requieran para facilitar el seguimiento de acciones de mejora derivados de esta autoevaluación. Referencias Sistema de Autoevaluación en la dirección electrónica: http://sistemas.mag.go.cr/SistemaAutoevaluacion/Bienvenida.aspx



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Contenido I. Introducción .................................................................................................................... 1

II. Alcance del informe ........................................................................................................ 1

III. Limitaciones del Informe............................................................................................. 2

IV. Aplicación de la autoevaluación .................................................................................. 2

V. Resultados de la Autoevaluación .................................................................................... 4

VI. Conclusiones .............................................................................................................. 11

VII. Recomendaciones ...................................................................................................... 13

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