indicadores del s.i.g
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SISTEMA INTEGRADO DE
GESTION
Ministerio del Trabajo
Julio 12 de 2012
OBJETIVOS
Socializar los nuevos documentos validados: mapa de procesos,
política del SIG, objetivos.
Revisión de estado actual caracterizaciones.
Proporcionar herramientas para la construcción de indicadores, que le
permita al participante realizar una evaluación y medición apropiada de
su proceso.
PROCESOS ESTRATEGICOS
Administración del SIG
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO
Gestión del Talento Humano
Comunicación Institucional
Direccionamiento Estratégico
Gestión Tecnologías de Información y Comunicación
Administración de Bienes y Servicios
Gestión Financiera Gestión de Contratación
Gestión del Servicio a la Ciudadanía
PROCESOS DE EVALUACION Y CONTROL
Evaluación Independiente
Formulación de Políticas
Públicas
Implementación de Políticas
Públicas
Seguimiento de Políticas Públicas
Inspección, Vigilancia y
Control
Cooperación y Relaciones
Internacionales
Gestión Documental
Control Interno Disciplinario
Gestión Ambiental Gestión Jurídica
SATI
SFA
CC
IÓN
DEL
CLI
ENTE
-CIU
DA
DA
NO
Política SIG
El Ministerio del Trabajo se compromete con la satisfacción de los
trabajadores y de sus demás grupos de interés, en cumplimiento
de la normatividad vigente y de sus objetivos institucionales y
sectoriales en materia de trabajo y empleo, a garantizar el
derecho al trabajo digno y decente; soportado en un talento
humano desarrollado integralmente, una gestión basada en
herramientas de control y evaluación, servicios eficientes,
efectivos y transparentes, la mejora continua de sus procesos y la
reducción de los impactos ambientales propios de sus
actividades.
Objetivos SIG
• Aumentar los niveles de satisfacción de los clientes – ciudadano.
• Fortalecer el desempeño de los procesos establecidos en el Ministerio del Trabajo.
• Garantizar la disponibilidad, el uso eficiente de los recursos financieros y la disponibilidad y desarrollo integral del talento humano.
• Fortalecer la aplicación de mecanismos de autocontrol, autogestión, autorregulación y de evaluación para garantizar la mejora continua.
• Garantizar mecanismos de participación ciudadana y control social sobre la gestión del Ministerio del Trabajo.
• Utilizar de manera eficiente los recursos ambientales.
Los siguientes objetivos del Sistema Integrado de Gestión aportan para el
cumplimiento de los objetivos sectoriales e institucionales del Ministerio del
Trabajo.
AJUSTE FORMATO
CARACTERIZACIÓN
AJUSTE FORMATO
CARACTERIZACIÓN
Procesos En espera de ajuste
final En espera de
avance No se ha enviado retroalimentación
Sin elaboración Validada
Direccionamiento Estratégico X
Cooperación y Relaciones Internacionales X
Administración del SIG X
Comunicación Institucional X
Gestión de Atención al Ciudadano X
Formulación de Políticas Públicas X
Implementación de Políticas Públicas
Seguimiento a Políticas Públicas X
Inspección, Vigilancia y Control X X
Gestión del Talento Humano X
Administración de Bienes y Servicios X
Gestión de Contratación X
Gestión Jurídica X
Gestión Documental X
Gestión Financiera X
Gestión Ambiental X
Control Interno Disciplinario X
Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones X
Evaluación Independiente X
En espera de ajuste final: DeCiDe ya envió observaciones y se espera el envío con los ajustes
En espera de avance: gestores no han enviado avance.
No se ha enviado retroalimentación: Corporación DeCiDe no ha enviado retroalimentación a últimos ajustes.
ESTADO ACTUAL
CARACTERIZACIONES
PLANEAR
Actuar
Correctivamente
Definir las
Metas
Definir
los métodos
que permitirán
alcanzar las metas
propuestas
Educar y
Entrenar
Ejecutar
la tarea y
recoger
los datos
Verificar los
resultados
de la tarea
ejecutada
P
HACER
H
VERIFICAR
V
ACTUAR
A
MÉTODO BÁSICO PARA LA GESTIÓN
DE PROCESOS - CICLO P H V A Política
Revisión
por la Dirección
Medición y verificación
Implementación
Y
operación
MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Responsabilidad
de la Dirección
Medición, Análisis
y Mejora
Realización del
Producto
Gestión de los
Recursos
Producto
CLIENTES CLIENTES
Requisitos
Satisfacción
Entradas Salidas
Modelo de un sistema de Gestión de la calidad basado en procesos Tomado de Norma Técnica Colombiana NTCGP 1000
Entrada
(Incluye los
recursos)
Eficacia del Proceso
PROCESO
“Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan”
PRODUCTO
“Resultado de
un proceso”
Salida
PROCEDIMIENTO “Forma especificada de llevar a cabo una actividad
o un proceso” puede estar documentado o no
OPORTUNIDADES DE
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (Antes, durante y después del proceso)
Eficiencia del
Proceso
Efectividad del
Proceso
Indicador
Magnitud utilizada para medir o comparar los
resultados obtenidos en la ejecución de
un proyecto, programa, proceso o
actividad y compararlos con lo
programado.
Qué es?
Para qué
son?
Implementar acciones correctivas para el
cumplimiento de los planes y alcanzar las
metas previamente definidas en el marco
de la misión institucional.
Qué es un indicador?
En términos generales, un indicador es la
medida cuantitativa o la observación
cualitativa que permite identificar cambios en
el tiempo y cuyo propósito es determinar qué
tan bien está funcionando un sistema, dando
la voz de alerta sobre la existencia de un
problema y permitiendo tomar medidas para
solucionarlo, una vez se tenga claridad sobre
las causas que lo generaron.
Objetivos del indicador
Fortalecer el Control
de la Gestión
Suministrar a los
responsables de los
procesos, directivos,
ciudadanía y demás
partes interesadas;
información oportuna,
veraz y objetiva para la
retroalimentación, el
aprendizaje
organizacional y la mejora
continua.
Beneficios de los
indicadores
Permite el cumplimiento del control institucional.
Apoya el mejoramiento continuo de los procesos soportado en el
cumplimiento del ciclo PHVA.
Apoya el logro de los objetivos de los procesos, de los proyectos y de
la estrategia institucional.
Permite tomar acciones oportunas antes desviaciones en el
cumplimiento de las metas.
Genera mayor compromiso de los servidores públicos.
Se toman decisiones sobre datos reales, cuantificables y objetivos.
Fortalece la participación ciudadana.
LO QUE NO SE MIDE NO
SE PUEDE MEJORAR….
CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES
Relevante
Entendible
Transparente/verificable
Basado en información confiable
Basado en información especifica con relación al lugar y
el tiempo
Que agregue valor.
Tipos de indicadores
EFICACIA
Mide el grado en el que se realizan las
actividades planificadas y se alcanzan
los resultados.
Qué se realizó…..
Tipos de indicadores
EFICIENCIA
Relaciona los resultados alcanzados con los
recursos utilizados.
Permite identificar la relación que existe entre
las metas alcanzadas, tiempo y recursos
consumidos con respecto a un estándar, una
norma o una situación semejante.
Cómo se realizó…..
EFICIENCIA
Un indicador puede arrojar que una entidad es
altamente eficaz (logra los objetivos que se ha
propuesto), pero también se puede determinar que
su gestión es ineficiente, ya que incurre en altos
costos de personal, tiempo, herramientas para la
entrega de dichos resultados.
Tipos de indicadores
EFECTIVIDAD
Mide el impacto de la actividad o servicio
prestado.
Permite medir la satisfacción del ciudadano.
Para qué se realizó…..
1. Determinar y analizar el objetivo del plan, programa,
proceso que se desea medir.
2. Determinar los aspectos relevantes a medir.
3. Definir el forma de medición (definir el indicador).
4. Establecer la forma de medición.
5. Medir el indicador definido, recopilando los datos.
6. Comparar los resultados vs lo esperado (meta).
7. Presentar los resultados de la medición del indicador.
8. Tomar las medidas con base en los resultados obtenidos.
9. Determinar la pertinencia del indicador.
Ciclo de vida del
indicador
Una organización se plantea por lo tanto la necesidad de
definir indicadores dando respuesta a las siguientes
preguntas:
1. ¿Que debemos medir?
2. ¿Donde es conveniente medir?
3. ¿Cuando hay que medir?
4. ¿En qué momento o con que frecuencia?
5. ¿Quien debe medir?
6. ¿Como se debe medir?
7. ¿Como se van a difundir los resultados?
8. ¿Quien y con que frecuencia se va a revisar y/o
auditar el sistema de obtención de datos?
Gracias por su atención……