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SENA – Centro de Servicios Financieros – Regional Distrito Capital

Guía Siigo 40 horas Página 1 de 55

GUIA CURSO SIIGO 40 HORAS

0 Guía de aprendizaje: PLANTEAMIENTO

EJERCICIO TIPO.



Objetivo general del Módulo: Al finalizar la guía, el aprendiz estará en capacidad de desarrollar un proceso contable sistematizado integrado, que esté acorde con los principios de Contabilidad generalmente aceptados, teniendo como instrumento de trabajo una aplicación contable. TEMAS 1. PARAMETRIZACIÓN

1. Plan de Cuentas. Estructuración conforme al ejercicio tipo. Guía No. 2 2. Parámetros Generales. Guía No. 3

a. Registros de Control b. Monedas c. Ciudades d. Zonas e. Formas de pago

3. Contabilidad a. Centro de Costos. Apertura b. Terceros. Apertura1 c. Definición de Documentos

4. Inventarios. Catálogos a. Líneas y Grupos b. Apertura de Productos c. Bodegas

5. Ventas a. Catálogo de Vendedores b. Catalogo de Cobradores

6. Activos Fijos a. Apertura de Grupos b. Apertura de Activos

2. ASIENTO DE APERTURA. Guía No. 4

a. Elaboración de Documentos b. Consulta c. Modificación d. Informes. Balance de Prueba.

3. MOVIMIENTO CONTABLE Guía No. 4

a. Transacciones Varias (Ventas, Compras, Pagos, Cobros, Consignaciones, Devoluciones, Préstamos, etc.).

b. Informes. Libros auxiliares, Balance de Comprobación, Estados Financieros, etc.



5. OTROS PROCESOS Guía No. 6 a. Depreciaciones b. Producción de informes

PLANTEAMIENTO EJERCICIO TIPO El aprendiz deberá crear contablemente una empresa con las siguientes características: Empresa Comercializadora, definir razón y objeto social. Sociedad Limitada constituida por tres socios, quienes aportan por partes

iguales tanto en dinero como en especie. Responsable de Régimen Común. Utilizar Plan Único de Cuentas Comercial (PUC). Manejar proceso contable por sistema de causación. Utilizar sistema de inventario permanente. Método de valoración promedio

ponderado. Clasificar inventario de mercancías por Líneas (2) y al interior de cada línea definir 2 grupos. Definir dos bodegas de almacenamiento asignando código, nombre, responsable y ubicación.

El manejo del rubro Propiedad Planta y Equipo involucra la depreciación por método de línea recta. Manejar dos cuentas de activos.

Manejar: Dos (2) cuentas corrientes (cada una con dos sucursales), una (1) caja menor, tres (3) clientes , dos (2) proveedores.

Crear dos centros de costos asignando código, nombre del centro (Administración y Ventas), nombre del responsable y ubicación.

Crear una planta de Personal con mínimo seis (6) trabajadores dentro de los cuales incluir dos (2) vendedores.

Trabajar con dos (2) Fondos de Salud, dos (2) Fondos de pensión, un (1) Fondo de Cesantías y un (1) empresa de Aseguradora de Riesgos profesionales.

Contemplar normas legales tributarias, laborales y comerciales vigentes. NOTA: La creación de la empresa es estrictamente contable, no involucra trámite legal alguno (Escritura de Constitución, Cámara de Comercio, Bomberos, etc). Así mismo la documentación a elaborar a través de la aplicación se refiere exclusivamente a los soportes contables.



Fases a Desarrollar en el Ejercicio Fase 1: Definición Plan de Cuentas. GUIA No. 2 Teniendo en cuenta, que el programa incorpora en su totalidad el Plan Único de Cuentas del sector Comercial (PUC), el alumno debe definir el plan de cuentas que esté acorde con la empresa que va a constituir, siguiendo los parámetros dados inicialmente. El plan de cuentas definido debe contener: 1. Grupo, cuenta, subcuenta, auxiliares y subauxiliares 2. Debe definirse en cada cuenta: Naturaleza, relación con terceros, centro de

costos, y demás parámetros propios de cada cuenta. Fase 2. Parametrización de la Aplicación. GUIA No. 3 Definir los parámetros bajo los cuales el programa va a trabajar el proceso contable de la Empresa: 1. Información de la Empresa: Nit, dirección, ciudad, teléfono, sistema de

inventario, moneda oficial, tipo de contribuyente, clasificación tributaria por actividad económica, actividades para efecto de ICA, etc.

2. Monedas, ciudades, zonas, formas de pago. 3. Centros de Costos: Código, nombre, responsable, dirección, teléfono. 4. Documentos a utilizar: Factura de Venta, Recibo de Caja, Registro de Compra,

Comprobante de Egreso, Notas Bancarias, Nota de Contabilidad, Recibo de Consignación, Nota de Devolución en Ventas y Compras, etc.

5. Terceros: Nit, nombre, dirección, ciudad, teléfono, tipo de vinculación con la empresa (empleado, cliente, proveedor, otros).

6. Grupos Contables. (admón. 51. y Ventas 52) 7. Catálogo de Vendedores y Cobradores: Código, nombre, zona, ciudad, %

ventas, % de recaudo. 8. Apertura líneas y grupos de inventario mercancías. (Línea :Prendas de Vestir). 9. Apertura de Productos: Abrir tarjeta de Kárdex correspondiente a cada

referencia. 10.Bodegas: Código, nombre, responsable, dirección, teléfono. 11.Apertura grupos de activos fijos: Código del activo, nombre, cuentas a afectar. 12.Abrir tarjeta de Control de cada Activo Fijo. Fase 3. Asiento de Apertura GUIA No. 4 1. Contabilizar asiento de apertura a través de los documentos correspondientes. 2. Generar Balance de Prueba por Auxiliares y Terceros. Fase 4: Movimiento Contable: GUIAS No. 4 y 5



Desarrollar el movimiento contable que comúnmente ocurriría en una empresa de las características definidas, siguiendo los siguientes criterios: 1. Especificar un mes de movimiento (Enero, Febrero, Marzo, etc). 2. Registre el movimiento de cuatro días del mes. Cada día registrado debe

contener como mínimo cuatro (4) transacciones diferentes. (Consignaciones, Ventas, Compras, Devoluciones, Pagos, Recaudos, Préstamos, , etc).

3. En el movimiento registrado del mes, deben ser utilizados todos los documentos parametrizados.

4. Las transacciones definidas deben contemplar e interactuar todos los parámetros dados inicialmente (Socios, Bancos, Inventarios, Proveedores, Clientes, Empleados, Propiedad Planta y equipo, Diferidos).

5. Dentro del movimiento anterior se deben contemplar todos los aspectos de índole legal (IVA, Retenfuente, ICA, Ley de Seguridad Social, etc).

Fase 5: Depreciación GUIA No. 4 1. Determinar saldos finales del mes trabajado. NOTA: Para el desarrollo de esta fase, el alumno debe estar actualizado en las disposiciones tributarias vigentes, por tratarse de un tema que permanentemente está siendo modificado en su aplicación.

Fase 6. Presentación de Estados Financieros GUIA No. 4 1. Generación del Estado de Resultados 2. Generación del Balance General



BIBLIOGRAFÍA.

1. Plan Único de Cuentas. Decreto 2650 de 1993. Ed. Legis. Publicación

Anual.

2. Reglamento General de la Contabilidad. Decreto 2649 de 1993.

3. Código Sustantivo del Trabajo. Ley 50 de 1990.

4. Código de Comercio.

5. Ley 100 de Seguridad Social.

6. Cartilla Laboral. Ed. Legis. Publicación anual.

7. Cartilla Tributaria. Ed. Legis. Publicación anual.

8. Código de Ética Profesional. Ley 43 de 1990. Artículos 35 a 71.

Recuerde que todo proceso de enseñanza-aprendizaje requiere de técnicas y métodos de estudio, además de dedicación, disciplina y responsabilidad. ¡Animo y éxitos en el desarrollo del presente Curso!



Objetivo: Identificar las características técnicas básicas del programa, así como la rutina de acceso y desplazamiento a través de la aplicación. Haga doble click en el icono SIIGO Windows del escritorio. Usuario: ADMON Clave: Siempre va a ingresar con la clave 1111 A continuación aparece la fecha en que fue creada la empresa a trabajar,

1 Guía de aprendizaje: ACCESO A LA APLICACION

SIEMPRE TRABAJARA EN LA EMPRESA: “SIIWI01” Usuario: 1111 Año, mes y día, los confirma con ENTER sin modificar nada.

MODULOS INTEGRADOS DE TRABAJO . Con doble clic seleccione el Módulo 02 Contabilidad.



Ingrese al Submenú 0201 Administración de Cuentas Contables, opción 020101 Apertura:

Como puede ver, ingresar a la aplicación y desplazarse dentro de ella es muy sencillo. Para salir totalmente cierre todas las ventanas de SIIGO que tenga abiertas. Realice el proceso de ingresar y salir del programa y entre a las diversas opciones que ofrece la aplicación.

Sub-menú Módulo de Contabilidad.

PARA SALIR DE UNA PANTALLA A LA ANTERIOR, CIERRE LA VENTANA.

HAGA CLIC EN EL ICONO DE LA PUERTA



Objetivo: Estructurar el Plan de Cuentas de la empresa a trabajar, fijando las características de cada uno de los rubros que lo componen, teniendo en cuenta los principios y normas contables que garanticen la transparencia y uniformidad de los registros.

La aplicación trae incorporado todo el P.U.C Comercial; Usted deberá estructurar el Plan de Cuentas “marcando” las cuentas a utilizar, siguiendo las pautas del ejercicio tipo.

El código contable contempla los siguientes niveles: Los dos primeros dígitos determinan el GRUPO, los dos siguientes la CUENTA, los dos siguientes la SUBCUENTA y los dos últimos para la AUXILIAR (Opcional). Igualmente la aplicación da la posibilidad de crear sub-auxiliares (Dos dígitos).

Para crear su Plan de Cuentas: Ingrese al Módulo 02 Contabilidad, Submenú 02.01= Admón. de Cuentas Contables. Opción 02.01.01 Apertura:

2 Guía de aprendizaje: PLAN DE CUENTAS.



Al seleccionar Apertura, aparecerá: PANTALLA DONDE PUEDE CREAR, MODIFICAR O ANULAR CODIGO CONTABLES.

DEFINICIÓN DE CADA CAMPO

Grupo : Digitar el Grupo de cuentas (2 dígitos). ENTER para fijar y pasar al campo siguiente. Cuenta: Digitar la Cuenta (2 dígitos). ENTER para fijar y pasar al campo

siguiente. Subcuenta: Digitar la Subcuenta (2 dígitos). ENTER para fijar y pasar a campo

siguiente.

Auxiliares: Seleccione clic (con mouse o barra espaciadora) si la cuenta

requiere auxiliares.

Auxiliar: Digite el código de la cuenta auxiliar (2 dígitos). En caso de existir la cuenta aparece la descripción a la derecha; en caso contrario, aparece el mensaje CREACIÓN. presione ACEPTAR y digite la descripción, con ENTER fija y pasa al siguiente campo.

Sub-auxiliar: Digite el código de la cuenta auxiliar (2 dígitos). En caso de existir la cuenta la descripción a la derecha, en caso contrario, aparece el mensaje CREACIÓN. Presione ACEPTAR y digite la descripción, con ENTER fija y pasa al siguiente campo.

Se podrá desplegar la ayuda en cualquier campo para obtener información del mismo.

Para desplegar menú, Clic en flecha.



Detalles: Una cuenta detalla cuando necesita ser discriminada por tipo de

documento y fecha de vencimiento. Puede seleccionar si la cuenta “No detalla” o si detalla por “Cobrar” o por “Pagar”

Terceros: Seleccione “Si tercero” si la cuenta discrimina por cédula o Nit; “No

Tercero” si no discrimina; “Retención” si es una cuenta de Retenfuente por Pagar (2365).

Centro de Costos: Seleccione si la cuenta acumula por Centros de Costos. Para el ejercicio tomamos como Centro de Costos, cada una de las Dependencias o secciones que componen la empresa. Ajustable: Seleccione el tipo de ajuste por inflación que afecta la cuenta. Moneda Extranjera: Seleccione si la cuenta registra moneda extranjera. Tipo de Cuenta: Seleccione el tipo de cuenta que se está creando. Naturaleza: Seleccione si la cuenta tiene naturaleza Débito o Crédito. Caract. de Cuenta: Marcar según la característica tributaria de la cuenta. Cuenta alterna: Digite a cuenta alterna correspondiente a la cuenta que esta

creando con la finalidad de obtener otro balance por esta cuenta.

Para el ejercicio no utilizamos los campos de “Caract. De Cuenta” ni “Cuenta Alterna”. Pasar con ENTER.

Veamos a continuación algunos ejemplos de como marcar (crear) cuentas:



Marcar la cuenta Inventario de Mercancías.

Marcar la cuenta Anticipo de Retención en la Fuente:

Las cuentas de

Impuestos (Iva,

ICA, Anticipos,

etc). deben marcarse

como “Si terceros”

para que identifique

el responsable o

contribuyente.

Las cuentas de Retención en la Fuente por Pagar (2365) deben marcase como cuentas “RETENCIÓN” en el campo de terceros, para que solicite el porcentaje respectivo.



Marcar la cuenta Retenfuente por Pagar Compras.

Marcar la cuenta Propiedad Planta y Equipo. E. de Transporte.

Marcar la cuenta Ajuste por Inflación Equipo. de Transporte.



Marcar la Cuenta Corrección Monetaria. Propiedad planta y Equipo.

Marcar la cuenta Clientes.

Las cuentas de

Ajuste por Inflación

hay que crearlas

(marcarlas).

Se deben ajustar en

ellas mismas.

Hay que crear las

cuentas de

corrección

monetaria.

Estas no se

ajustan.



Las cuentas como Clientes o Proveedores se pueden manejar de dos formas:

Por auxiliares: Se deben crear los auxiliares para cada uno de los clientes.

Por terceros: No se abren auxiliares. Se selecciona “Si tercero”. El programa maneja un solo libro para clientes pero lo discrimina por cédula o NIT.

MODIFICACIÓN Y BORRADO DE CUENTAS: Estando en la pantalla de Apertura de cuentas y teniendo el cursor ubicado en el campo GRUPO, se puede consultar de manera alfabética o numérica las cuentas que se hayan marcado y conforman el plan de cuentas de la empresa.

Una cuenta detalla cuando necesita ser discriminada por documento y fecha de vencimiento de éste. Puede detallar por “Cobrar” o “Pagar” Las cuentas que detallen deben necesariamente manejar terceros. Para el ejercicio los clientes y proveedores se manejan por terceros.



Para modificar una cuenta, ubique el cursor en la cuenta que desea traer a pantalla y con click o ENTER traerá la cuenta a pantalla. Llegue hasta el parámetro a modificar y grabe nuevamente la cuenta digitando ENTER hasta el final del pantallazo.

HACIENDO CLIC EN EL ICONO DE BINOCULARES, SE DESPLEGARÁ LA VENTANA DE CONSULTA RAPIDA DE

LAS CUENTAS CREADAS.

Con tecla de función “F2” se consulta alfabéticamente. Con tecla de función “F3” se consulta numéricamente. O también puede hacer clic en los iconos: ABC = Alfabético 123 = Numérico



Para eliminar una cuenta: Ubique el cursor en el nombre del último nivel al que haya llegado el código de la cuenta, accione la tecla F5 o haga clic en el icono de eliminar. Aparecerá el mensaje:

Desmarcar: Es quitar un código del plan de cuentas de la empresa que estamos trabajando. Sin que sea borrada del P.U.C interno. Borrar: Es eliminar una cuenta tanto del plan de cuentas de la empresa como del PUC interno que trae la aplicación.

Nota: Solo se pueden desmarcar o borrar cuentas sin movimiento.

Se borra de abajo hacia arriba: primero la Cuenta Auxiliar en caso que exista, luego la Subcuenta, así sucesivamente la Cuenta y por último el Grupo, es decir no se puede borrar un Grupo sin borrar todas las Cuentas Sub-cuentas y Auxiliares que de éste dependan.



INFORME PLAN DE CUENTAS:

INGRESE A: CONTABILIDAD. ADMÓN. DE CUENTAS CONTABLES. PLAN DE CUENTAS.



Listado Plan de Cuentas. Se desplaza con Mouse o flechas de cursor. Abandona con icono de puerta.

“Solo las utilizadas” muestra las cuentas que conforman el plan de cuentas creado. “Todo” muestra todo el P.U.C.

Digitar “ENTER”

hasta obtener el

listado del Plan de

Cuentas.



A manera de resumen recuerde los principales parámetros que se manejan dependiendo el tipo de cuenta:

TIPO DE CUENTA PARÁMETROS

Activos Fijos Centro Costos,

Diferidos Terceros

Impuestos Terceros

Retenfuente por Pagar (2365) Retención, Porcentaje.

Clientes Detallan (Cobrar), Terceros.

Proveedores Detallan (Pagar), Terceros.

Laborales Terceros, Centro Costos, Auxiliar cuando necesite identificar entidad.

Gastos Centro de Costos.

Bancos Auxiliares y subauxiliares.

ACTIVIDADES DE AVANCE: 1. Estructure el Plan de Cuentas a utilizar en su práctica, siguiendo los parámetros

dados en el planteamiento del ejercicio tipo. 2. Consúltelo por pantalla y efectúe las correcciones correspondientes. 3. Consulte por pantalla su Plan de cuentas. AUTOEVALUACIÓN Confronte el informe de su Plan de Cuentas con los lineamientos dados en el ejercicio tipo, así como con los criterios contemplados en el P.U.C. MATERIAL DE CONSULTA Plan Único de Cuentas para comerciantes. (Decreto 2650 de 1993) Reglamento General de la Contabilidad. (Decreto 2649 de 1993). Código de Ética Profesional. (Ley 43 de 1990.) Art. 35 – 71.



Objetivo: Definir los parámetros generales bajo los cuales el programa va a trabajar, con base en las características de la empresa objeto del ejercicio, en forma lógica y coherente que permitan desarrollar el proceso contable de manera efectiva. Existen dos clases de parámetros a definir. Los que se definen en general para toda la aplicación y los que se definen para cada uno de los módulos de trabajo.

PARÁMETROS GENERALES:

Seleccione el Módulo 12 “PARAMETRIZACIÓN”

3 Guía de aprendizaje: PARAMETRIZACION

Esta pantalla presenta once (11) opciones de trabajo, a través de las cuales se definen los parámetros generales. Solamente hay necesidad de definir los siguientes parámetros:

Registro de Control Registro de Monedas Registro de Ciudades Registro de Zonas. Formas de Pago.

Los otros son procesos especiales o de administración de la aplicación que no hay que definir para el presente ejercicio.



OPCION 12.02 REGISTRO DE CONTROL

PANTALLA ACTUALIZACIÓN DE TABLAS PARA MANEJO DE I.C.A (Impuesto de Industria y Comercio para Bogotá).

Haciendo clic en el icono de Ayuda, le indicará la información a digitar en cada campo.

En esta pantalla se digitan todos los datos que identifican la empresa.

Digitar varias

actividades de

ICA con base

en las tablas

oficiales.



OPCIÓN 12.03 REGISTRO DE MONEDAS (Extranjeras).

El anterior parámetro no se trabajará en el ejercicio, el ejemplo solo es informativo.

OPCIÓN 12.04 REGISTRO DE CIUDADES

Permite crear los códigos de las divisas a trabajar , así como el cambio diario o cambio mensual proyectado a trabajar.

Cree como mínimo un país con tres ciudades. Al crear cada ciudad la aplicación ubica el cursor nuevamente en el mismo campo para crear la siguiente del mismo país.



OPCIÓN 12.05 REGISTRO DE ZONAS

OPCIÓN 12.07 FORMAS DE PAGO

Cada ciudad se puede

dividir en varias zonas.

Util para asignara a cada

vendedor una zona.

Cree 4 zonas para la

ciudad 001

Para definir forma de pago en facturación (ventas o compras) Cree: Venta Crédito Ventas Contado Compras Crédito. Compras de

Contado una por cada banco

Definir la Cuenta donde se contabiliza la forma de pago.



PARÁMETROS ESPECÍFICOS DE CADA MÓDULO: PARÁMETROS DEL MÓDULO DE CONTABILIDAD CENTROS DE COSTOS: Ingrese a Contabilidad (02), admón. Centros de Costos (02.03), Apertura (02.03.01):

Los centros de costos se definen en función de las áreas de trabajo de la empresa, por ejemplo: Admón, producción, Ventas, etc. Cree: 01 = Administración 02 = Ventas



DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS: Ingrese a Contabilidad (02), Definición de documentos (02.09):

Ejemplo de cómo crear el formato de factura de venta: (F)

EN LA APLICACIÓN SIIGO EXISTE PARA CADA DOCUMENTO UNA LETRA (A..Z), QUE IDENTIFICARÁ EL TIPO DE DOCUMENTO, DE ACUERDO CON LA TRANSACCIÓN QUE SOPORTARÁ. En la tabla adjunta se selecciona el tipo de documento que se vaya a parametrizar. Cada tipo de documento tendrá uno a varios comprobantes o formatos a trabajar. Por ejemplo: para parametrizar factura de venta se selecciona la letra “F”. El documento quedará identificado como documento tipo “F” factura de venta, Comprobante o formato 001.

Haciendo clic en el icono de Ayuda, le indicará la información a digitar en cada campo.



DEFINICIÓN DE DESCUENTOS Y CARGOS EN EL FORMATO DE FACTURA DE VENTA

CARACTERISTICAS DE IMPRESIÓN EN FORMATO DE FACTURA DE VENTA.



Recibo de Caja (R)

Registro de Compra (Factura de Proveedor) (P)

Para dejar un campo en blanco digite tecla F1.



DEFINICIÓN DE DESCUENTOS Y CARGOS EN EL FORMATO DE FACTURA DE COMPRA.

Comprobante de Egreso (G):

Cuando se van a crear

documentos que no

aparecen definidos en la

tabla, la aplicación permite

crear “Otros” con la

opción L.

Crear:

L 001= Nómina,

L 002 =Consignaciones,

L 003 =Depreciaciones,

L 004 =N. Bancarias.

Cree un comprobante

de egreso para cada

banco .

Comprobante 1

Banco Bogotá.

Comprobante 2

Banco Ganadero.



De la misma manera definir todos los documentos que se necesiten para el ejercicio planteado los cuales básicamente son, además de los que aparecen a manera de ejemplo: “J” para Nota de devolución de Facturas (devolución en ventas), “N” para Nota de contabilidad, “C” y “D” para Notas Debito y Crédito , “A” para Nota de ajustes por Inflación, “L” para Consignación, Notas Bancarias y Comprobante de Depreciación.

CREACION DE TERCEROS: Ingrese a Contabilidad (02), Administración de Terceros (02.02). Apertura (02.02.01):

Los “terceros” son todas aquellas personas naturales (cédula) y jurídicas (NIT) con quienes la empresa tiene algún tipo de relación comercial, ej.: Clientes, Proveedores, Socios, Empleados, Bancos, E.P.S, A.F.P, etc.



Ejemplo de creación de tercero (Proveedor):

IMPORTANTE: Aunque un tercero se puede crear en el momento que se esté contabilizando un documento, en el caso de clientes y proveedores es mejor crearlos antes de empezar a contabilizar. Cree los siguientes terceros:

3 Clientes, 101, 102 y 103 2 Proveedores, 201, 202 y 203 3 Socios, 301, 302 y 303 Banco Bogotá: Sucursal Chapinero y Sucursal Unicentro, 401 Banco Ganadero: Sucursal Centro y Sucursal Restrepo, 402 Tres personas responsables de activos fijos 501, 502 y 503 Panamericana 601 Arrendamiento finca raíz 701 Empresa xxxx cada grupo le dará su el nombre que quiera 1000

Los terceros deben coincidir con los creados como códigos contables en el plan de cuentas.



CATALOGO DE VENDEDORES Y COBRADORES Catalogar los vendedores es asignarle a cada uno un código (del 1 en adelante), una zona y ciudad de desempeño (opcionales) y definir los porcentajes a aplicar para el reconocimiento de comisiones. Entrando por el Módulo de Ventas (11), submenú Catálogo de Vendedores (11.01), opción Apertura (11.01.01). Para los cobradores por el modulo gestión de cobranzas, parámetros apertura cobradores, de igual forma se debe realizar la calificación de los clientes y proveedores.

Se debe crear primero la hoja de vida del vendedor (en nómina) y luego catalogarlo: Asignarle código, ciudad, zona y porcentajes de reconocimiento de comisiones.



PARÁMETROS DEL MÓDULO DE INVENTARIOS Hay que crear los catálogos que nos permitirán realizar los procesos de manejo de Inventario de Mercancías. Ingresar por el Módulo de Inventarios(05), Catálogo (05.01):

Ejemplo de cómo crear líneas y grupos de inventarios: Inventarios (05), Catálogo (05.01), Apertura de Líneas y Grupos (05.05.05):

Crear una tabla por cada línea y grupo de mercancía a trabajar, identificando las cuentas que tienen que ver con el manejo de inventarios. Línea: producto en general. Grupo: el producto más específico.

Los códigos contables los puede digitar o traer con botón de binoculares.



Apertura de Productos: Inventarios, catálogos, apertura de productos: Ejemplo de cómo crear la tarjeta de cada producto de inventario de mercancías.

Crear los siguientes productos:

LINEA GRUPO CODIGO PRECIO (1) VENTA

Masculina Pantalón Sport Talla 34 50.000.oo

Masculina Camisa Talla 36 40.000.oo

Femenina Blusa Talla S 30.000.oo

Femenina Falda Talla M 20.000.oo

En la tabla de precios de ventas se pueden digitar hasta 12 precios de venta por cada producto. Antes de crear esta tarjeta de producto deben estar creados los proveedores. Asignar un proveedor a cada producto. (Con binoculares trae los creados).



Apertura de Bodegas: Entrando por Inventarios (05), Administración de Bodegas (05.03), Apertura:

PARÁMETROS DEL MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS Hay que crear las tablas de activos fijos y la tarjeta de cada activo que se vaya a contabilizar: Módulo de Activos Fijos (07): Para crear los Grupos: Catálogos (07.01). Opción Apertura de Grupos (07.01.01).

En las bodegas se definen los espacios físicos destinados para el almacenamiento de la mercancía disponible para la venta. Se denominan de acuerdo con el sector donde se encuentren ubicadas. Ej: Sur, Zona Industrial, etc.

Cree dos Bodegas.



Ejemplo de tabla de activos (grupos): Activos Fijos, Catálogo, Apertura de Grupos:

Ejemplo de creación de tarjeta de activo: Activos Fijos, Catalogo, Apertura de Activos:

Se debe crear una tabla por cada grupo de activos fijos a manejar.

Las veces a depreciar se refiere a número de meses Antes de contabilizar el ingreso de un activo hay que crearle la tarjeta respectiva.



Crear dos grupos de activos y de cada grupos abrir la tarjeta de un activo fijo. ( Flota y Eq. de Transporte y Equipo de Sistematización). ACTIVIDAD DE AVANCE: Confronte cada uno de los parámetros que Usted ha asignado, con las pautas dadas en el ejercicio tipo. Corrija las inconsistencias encontradas.



Objetivo : Registrar el movimiento contable, a partir de la elaboración de cada uno de los documento requeridos, teniendo en cuenta que la información debe ser comprensible, útil, pertinente, confiable y comparable. Solo es posible contabilizar a través de la elaboración del respectivo documento. Se podrán utilizar los formatos de documentos previamente definidos en la opción de Parametrización. Para la digitación de los documentos, entramos Al módulo (01)Elaboración de Documentos, submenú Facturas, Recibos de Caja, Notas, etc.

Las aplicaciones contables y específicamente SIIGO, manejan documentos AUTOMÁTICOS y NO AUTOMÁTICOS. Esta característica se le define a cada documento en el momento de parametrizarlo. Qué es un documento Automático ? Es el que, al proceder a digitarlo, automáticamente muestra en su encabezamiento, el código de la cuenta contable que se afectaría en el momento de grabar dicho documento.

4 Guía de aprendizaje: REGISTRO DE

INFORMACION.



En éste tipo de documentos, solamente debemos digitar la información correspondiente a la contrapartida de la transacción. Ejemplo de Documento Automático:

Qué es un documento No Automático ? Es el que, al proceder a digitarlo, no muestra en su encabezamiento ningún código contable. En éste tipo de documentos, debemos digitar tanto la partida como la contrapartida de la transacción. Ejemplo de un documento No Automático :

Al iniciar el formato de Recibo de caja aparece en el encabezamiento la cuenta 11050500 en forma automática, como cuenta a afectar. En en campo de registro Sec solamente registramos la contrapartida de la transacción, que posteriormente aparecerá en la zona de registro

La aplicación diferencia dos tipos de recaudo: “A” cuando se trata de abonos o cancelación de facturas y “O” por otros conceptos.



En este tipo de documentos cada partida o contrapartida corresponde a una secuencia.



Siempre que se grabe un documento el programa emitirá el mensaje: DOCUMENTO OK ? S/N “S” = Continúa con el proceso y contabiliza. “N” = Regresa al documento para cualquier modificación.

En cualquier lugar del documento el usuario puede llamar el Menú de Ayuda y recibirá la información correspondiente al campo donde esté ubicado.

Para efectos de cálculos numéricos, se cuenta con la calculadora de la aplicación. Se ubica en la opción herramientas.

Dentro del documento, se puede regresar a campos anteriores o al inicio del mismo a través de la tecla ESC.

El NIT de un Tercero se puede crear desde el documento.

Una vez grabado el documento, la aplicación da la posibilidad de impresión inmediata o ignorarlo, no imprimir con ESC.

La elaboración de todos los documentos implica el cumplimiento de todos los requisitos contables y tributarios vigentes.

Al terminar de registrar todas las secuencias de la transacción, al iniciar la nueva secuencia, se graba el documento con el botón de la “Banderita Roja”



A continuación ilustramos algunos ejemplos de elaboración de documentos : Ejemplo de Registro de Compra:

Digitar Datos de Proveedor e iniciar el registro de cada secuencia (producto). Si proveedor no existe como tercero desde el documento se puede crear. El IVA se calcula automáticamente producto a producto. Dar solamente porcentaje (16) La retención se liquida al final sobre el total de la compra. Dar solamente porcentaje (3.5).



En las facturas de compra y venta al final hay que definir: Vencimientos, en cuantas cuotas se pagará la Fra. Fecha de cada vencimiento. Forma de pago: traerlas con binoculares. Grabar documento.



Ejemplo Factura de Venta:

CON EL BOTON DE AYUDA O CON LA TECLA F6 DESPLIEGA EL MENU QUE

LE INDICARÁ LA INFORMACIÓN QUE DEBE DIGITAR EN CADA CAMPO.

Al grabar el documento, quedan registrados los valores de impuestos y la forma de pago dada, registra automáticamente a proveedores o bancos según el caso.



USO DE LA CALCULADORA.

Ejemplo de comprobante de egreso.

CON LA OPCION HERRAMIENTAS PUEDE DESPLEGAR LA

CALCULADORA.

La aplicación diferencia entre dos tipos de pagos: “P” para proveedores “O” para otros conceptos.



CONSULTA - MODIFICACIÓN Y ANULACIÓN DE DOCUMENTOS. Entrando por el Módulo Contabilidad (02), submenú Generación de Comprobantes (02.06), opción Entrada de comprobante (02.06.01). Digitar Tipo de Comprobante (F, R, G, N.....etc) los cuales puede consultar con

F2. Digitar No. de Comprobante (Consultar con F2) y por ultimo Número Consecutivo. ENTER...

ANULA = Anula el documento en pantalla.

BORRA = Borra y permite la recuperación inmediata del documento para cualquier

modificación. IGNORA = Salir del documento sin efectuar ninguna modificación (consulta).

NOTA: Recuerde que por Norma Contable y de Auditoria, no se deben anular documentos. A continuación debe iniciar sus registros contables, teniendo como punto de partida el Asiento de Apertura tomando la siguiente información:

Solamente se debe consultar documentos por el módulo de Contabilidad. La elaboración solamente se debe hacer en el Módulo “Elabora

Documentos”



Socio 1 aporta: $ 5.000.000.oo en efectivo. $ 20.000.000.oo en un Vehículo.

Socio 2 aporta: $ 5.000.000.oo en un Computador. $ 20.000.000.oo en Efectivo. Socio 3 aporta: $ 25.000.000 en efectivo

Esta transacción debe ingresarse a la aplicación por medio de los respectivos documentos contables: 3 Recibos de Caja y 1 Nota de Contabilidad.

Una vez realizado el asiento de apertura consulte los siguientes informes para verificar lo registrado:

1. Consignación en bancos así.

a. Banco de Bogotá sucursal Chapinero $12.500.000

b. Banco de Bogotá sucursal Unicentro $12.500.000

c. Banco Davivienda sucursal Centro $12.500.000

d. Banco Davivienda sucursal Restrepo $12.500.000

2. Apertura de caja menor por $1.000.000 Cheque banco ganadero sucursal

Restrepo.

3. Se compra de contado así:

a. 100 unidades de pantalón a manpower (cheque banco de Bogotá

sucursal chapinero). Precio $50.000 cada uno.

b. 100 unidades de camisas a camisería inglesa (cheque banco de

Bogotá sucursal unicentro). Precio $40.000 cada una.

c. 100 unidades de blusas a blusas mojadas (cheque banco Davivienda

suc. Centro) precio $30.000 cada una.

d. 100 unidades de faldas a faldas cortas (cheque banco Davivienda

suc. Restrepo) Precio $20.000 cada una.

4. Devolución en las compras de contado de 20 unidades de cada grupo.

5. Vendemos de contado así:

a. 30 unidades de pantalón a Arturo Calle Precio $100.000 cada uno.

b. 30 unidades de camisas a EL Éxito Precio $80.000 cada una.

c. 30 unidades de blusas a Carrefour Precio $60.000 cada una.

d. 30 unidades de faldas a Cafam Precio $40.000 cada una.



6. Devolución en ventas de contado de 10 unidades de cada grupo.

Se consigna el saldo de cada venta en su respectivo banco.

7. Se compra a crédito así:

a. 140 unidades de pantalón a manpower Precio $80.000 cada uno.

b. 140 unidades de camisas a camisería inglesa Precio $50.000 C/U.

c. 140 unidades de blusas a blusas mojadas Precio $40.000 cada una.

d. 140 unidades de faldas a faldas cortas Precio $30.000 cada una.

8. Devolución en las compras a crédito de 10 unidades de cada grupo.

9. Vendemos a crédito así:

a. 150 unidades de pantalón a Arturo Calle Precio $160.000 cada uno.

b. 150 unidades de camisas a EL Éxito Precio $140.000 cada una.

c. 150 unidades de blusas a Carrefour precio $120.000 cada una.

d. 150 unidades de faldas a Cafam Precio $100.000 cada una.

10. Devolución en ventas a crédito de 5 unidades de cada grupo.

11. Pago de las compras a crédito

12. Pagan el valor de las ventas a crédito.

13. Consignar saldo de caja general en bancos ordenadamente

14. pagamos servicios públicos así:

Acueducto a EAAB $200.000.,

Energía a CODENSA $200.000.

Teléfono a ETB $200.000.

15. Recibimos un préstamo bancario por $20.000.000.

16. Pagamos tres meses de anticipo de arrendamiento del local por $1500.000

(valor del canon $500.000) cheque banco ganadero suc. Restrepo.

17. Se compra papelería para todo el año por $2400.000 a PANAMERICANA.

cheque banco ganadero suc. Centro.

18. Pago de mantenimiento del vehiculo por $2.200.000, de contado.

Balance de Prueba: Contabilidad (02) Informes Financieros (02.04), Balance

de Comprobación (02.04.02). Puede solictarlo por: Grupo, Cuenta, Subcuenta, Auxiliar o Subauxiliar.

Verificar : Partida doble, uso correcto de terceros , valores y códigos contables



Libros Auxiliares: Contabilidad (02), Administración de cuentas (02.01),

Movimiento general (02.01.03). Digitar código de cuenta a consultar. Verificar: que el movimiento que aparece registrado en cada cuenta corresponda con la información ingresada.

Saldos de Inventarios: Inventarios (05), Saldos de Inventario (05.02), Saldos

Totales (05.02.01).

Verificar: saldo correcto en cantidades de Kardex de mercancía por cada producto.

Tarjetas de Activos Fijos: Activos Fijos (07), Valor de Activos (07.04),

Consulta por Pantalla (07.04.01). Digitar código de activo.

Verificar: Actualización de las tarjetas de activos. CONTINUÉ SU PRÁCTICA, DE ACUERDO CON LO PLANTEADO EN EL EJERCICIO TIPO.

AUTOEVALUACIÓN

Verifique a través de las consultas por pantalla, la veracidad y pertinencia de la información registrada, con base en las normas contables y tributarias.



LECTURAS COMPLEMENTARIAS

Código Sustantivo del Trabajo.

Ley 789 de 2002 (Reforma Laboral) Ley 50 de 1990 Ley 100 de Seguridad Social.



Algunos de los procesos especiales se realizan al mes siguiente. Para pasar de una fecha a otra: Seleccionar Módulo “Administración” (15). Opción “Cambio de fecha” (15.01)

6 Guía de aprendizaje: PROCESOS

ESPECIALES

Digitar la nueva fecha a trabajar.

APARECE NUEVA FECHA DE TRABAJO.



Puede cambiar de un día a otro del mismo mes, o cambiar de un mes a otro. AJUSTES POR INFLACION. Este proceso lo realiza la aplicación en forma automática una vez establecidos los saldos finales del mes para cada cuenta. Recuerde que los ajustes los debe realizar el primer día del mes siguiente: Entrando al Módulo de Contabilidad (02), Submenú Ajustes por Inflación.(02.07)

Se debe crear un documento (A) para contabilizar el proceso de ajuste por inflación (Parámetros de Contabilidad, Definición de Documentos).



Ahora procedemos a correr el proceso de ajustes por inflación, veamos: Entrando al Módulo de Contabilidad (02), Submenú Ajustes por Inflación.(02.07) Opción (0.07.02) Activos Fijos. Proceso:

Opción: Captura de

Índices.

Digite el PAAG a

trabajar en el mes

correspondiente.

Para Grabar con la

bandera roja.



Al correr el anterior proceso ajusta las cuentas de activos fijos. Utilice aquí el nit de la empresa. Al darle centro de costos 001 la aplicación hace un barrido por todos los centros de costos creados. Igualmente corra los procesos: Ajuste de Inventarios: 02.07.03 Pagg: 02.07.04: para ajustar todas las otras cuentas que lo requieran. (Cargos Diferidos, Patrimonio, etc). Una vez terminado el proceso de ajustes por Inflación verifique a través de un balance de Comprobación o de Prueba en el módulo de Contabilidad. DEPRECIACIÓN. Entrando por el Módulo Activos Fijos (07), Submenú, Depreciación (07.03). Opción Comprobante de Depreciación (07.03.01):



Hay que crear un documento para contabilizar el proceso de depreciación. (L = Otros) Este proceso se debe realizar a partir del mes siguiente de adquirido el activo. La aplicación trabaja el método de línea recta. Tipo: Identificar el documento con el cual se contabilizará este proceso. Nit: digitar Nit de la empresa. Definir rango de los códigos de activos a depreciar.

Al terminar el proceso de depreciación, consultar:

Contabilidad: Balance de Comprobación: Verificar la correcta contabilización. PRODUCCIÓN DE INFORMES La aplicación da la posibilidad de obtener de manera permanente informes sobre la información procesada, ya sea haciendo una consulta por pantalla u originando un informe impreso. En cada uno de los módulos puede consultar informes concernientes al mismo. Utilizando el menú de ayuda puede solicitar cualquier informe u estado financiero durante el desarrollo del ejercicio. Una vez finalizado el registro de las transacciones planteadas en el ejercicio tipo, así como los procesos especiales de depreciación, genere por pantalla, como producto final del presente taller, un Estado de Resultados y un Balance General, consúltelo con su Instructor.

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