guia de operacion del modulo contable centros contables

GUIA DE OPERACION DEL MODULO

CONTABLE

CENTROSCONTABLES

TEMARIO1.- CATALOGOS

NORMATIVOS.

2.- CATALOGOS VARIOS.

3.- OPERACION CONTABLE.

4.- MANTENIMIENTO DE MOVIMIENTOS CONTABLES.

5.- REGISTRO CONTABLE.

6.- FIN DE PERIODO.

7.- BITACORA CONTABLE.

8.- UTILERIAS.

9.- BALANZAS.

10.- ESTADOS DEL EJERCICIO.

11.- AUXILIARES CONTABLES.

12.- INTEGRACION DE CUENTAS.

13.- INFORMACION ANALITICA.

14.- TRASLADO DE SALDOS.

TEMA 1

CATALOGOS NORMATIVOS

• CODIGOS CONTABLES

• CUENTAS

• DATOS DE INFORMACION

• GUIA PRESUPUESTAL CONTABLE

LOS CATALOGOS NORMATIVOS SON:LOS CATALOGOS NORMATIVOS SON:

• EL MANTENIMIENTO ES EXCLUSIVO DE OFICINAS CENTRALES.

• LOS CENTROS CONTABLES SOLO PUEDEN CONSULTAR E IMPRIMIR.

• SI EXISTE INCONGRUENCIA ENTRE CODIGOS, CUENTAS Y GUIA, SE BLOQUEA LA OPERACION CONTABLE.

NORMATIVIDAD GENERALNORMATIVIDAD GENERAL

MANTENIMIENTO A CATALOGOS NORMATIVOSMANTENIMIENTO A CATALOGOS NORMATIVOS

Menu Principalde CatálogosNormativos


Mantenimiento al Catálogo de

Códigos Contables


Mantenimiento al Catálogo de Cuentas


Mantenimiento a la GuÍa

Presupuestal/ Contable


Mantenimiento al Catálogo de Datos

de Información

TEMA 2

CATALOGOS VARIOS

CATALOGOS VARIOSCATALOGOS VARIOS

Menu Principalde Catálogos

VARIOS

• CADA CENTRO CONTABLE TIENE SUS PROPIOS CATALOGOS.

• EL MANTENIMIENTO ES EXCLUSIVO DE CADA CENTRO CONTABLE.

• NO SE PUEDE ACTUALIZAR NINGUNO DE ESTOS CATALOGOS DURANTE LA CAPTURA DE ALGUNA OPERACION.


MANTENIMIENTO A LOS CATALOGOS VARIOSMANTENIMIENTO A LOS CATALOGOS VARIOS

Mantenimiento Al catalogo de

deudores diversos

TEMA 3

OPERACIONCONTABLE

• ES LA PARTE MEDULAR DEL MODULO CONTABLE; Y ESTA COMPRENDIDA POR LOS SIGUIENTES PROCESOS:

1.-MANTENIMIENTO DE LOS MOVIMIENTOS CONTABLES.

2.-REGISTRO CONTABLE.

3.- FIN DE PERIODO.

4.- TRASLADO DE SALDOS.

OPERACION CONTABLEOPERACION CONTABLE

EXISTEN LAS SIGUIENTES AUDITORIAS QUE, EN CASO DE NO SER SUPERADAS, BLOQUEAN LA OPERACION CONTABLE.

1.- CATALOGOS NORMATIVOS(OFCEN).2.- MOVIMIENTOS CONTABLES (Deshabilitado)3.- MAESTROS CONTABLES.4.- BALANZA VS MOVIMIENTOS.


AUDITORIAS CONTABLESAUDITORIAS CONTABLES

AUDITORÍAS DEL

SISTEMA


AUDITORÍAENTRE

MAESTROS


AUDITORÍA ENTRE BALANZA Y MOVIMIENTOS

TEMA 4

MANTENIMIENTODE MOVIMIENTOS

CONTABLES.

• EXISTEN 4 PROCEDIMIENTOS PARA EL MANTENIMIENTO DE LOS MOVIMIENTOS CONTABLES; QUE A SU VEZ CONTROLAN 20 OPERACIONES CONTABLES; LAS CUALES GENERAN 26 TIPOS DE ORDENES DE TRABAJO; MISMAS QUE UNA VEZ ESTANDO COMPLETAS SE CONTABILIZARAN.


1.-INTERFASE DIRECTA.

2.-INTERFASE CAPTURA.

3.-CAPTURA.

4.-NOMINA.

PROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTOPROCEDIMIENTOS DE MANTENIMIENTO

01.-ASIGNACION ORIGINAL.02.-AFECTACIÓN PPTAL.03.-CONGELADO.04.-COMPROMISO.05.-COMPROMISO DE NOMINA.06.-RADICADO.07.-RADICADO DE NOMINA.08.-COMPROMISO A

DEVENGAR.09.-COMPROMISO A

DEVENGAR DE NOMINA.10.-DEVENGADO.11.-DEVENGADO DE NOMINA12.-AVISO DE REINTEGRO.13.-REINTEGRO DE NOMINA.

OPERACIONES CONTABLES OPERACIONES CONTABLES

14.-OFICIO DE RECTIFICACION.

15.-OFICIO DE NOMINA.

16.-VOLANTE DE CORRECCION.

17.-NO PPTAL. DE NOMINA.

18.-CEDULA DE CODIFICACION.

19.-CORRECCION DE CEDULA.

20.-CEDULA DE CODIFICACIÓN DE DEUDORES DIVERSOS.

21.- CORREC. CED. DE COD. DE DEUDORES DIVERSOS.

22.-CEDULAS DE FONDOS ROTA.

23.-CEDULAS DE FONDOS ESPEC.

24.-POLIZAS DE DIARIO.

25.-CORRECCION DE POLIZAS.

26.-ADEFAS.

A S IG N A C IO N O R IG IN A L0 1

A F E C T A C IO N E S0 2

C O N G E L A D O0 3

C O M P R O M IS O0 4

R A D IC A D O0 6

C O M P R O M IS O A D E V E N G A R0 8

IN T E R F A S E D IR E C T A

C L C 'S1 0

A V IS O S D E R E IN T E G R O1 2

O F IC IO S D E R E C T IF IC A C IO N1 4

V O L A N T E S D E C O R R E C C IO N1 6

A D E F A S2 6

IN T E R F A S E C A P T U R A

C E D U L A S D E C O D IF IC A C IO N1 8 , 1 9 , 2 0 Y 2 1

C E D U L A S D E F O N D O S R O T A T O R IO Y E S P E C IA L E S

2 2 Y 2 3

P O L IZA S D E D IA R IO2 4 Y 2 5

C A P T U R A

R A D IC A D O D E N O M IN A0 7

C O M P R O M IS O A D E V E N G A RD E N O M IN A

0 9

D E V E N G A D O D E N O M IN A11

R E IN T E G R O D E N O M IN A1 3

O F IC IO S D E N O M IN A1 5

N O P R E S U P . D E N O M IN A1 7

N O M IN A

M A N T E N IM IE N T O D E M O V IM IE N T O S C O N T A B L E SO R G A N IZA C IO N D E O P E R A C IO N E S

OPERACIONES CONTABLES OPERACIONES CONTABLES

• LA NUMERACION DE LAS ORDENES DE TRABAJO SERA PROPORCIONADOS AUTOMATICAMENTE POR EL SISTEMA.

• EL NUMERO DE UNA ORDEN DE TRABAJO ESTA COMPUESTA POR 8 DIGITOS; DONDE LOS 2 PRIMEROS REPRESENTAN EL CENTRO CONTABLE; LOS SIGUIENTES 2 EL TIPO DE ORDEN DE TRABAJO Y LOS ULTIMOS 4 ES UN CONSECUTIVO.

• CUANDO UNA ORDEN DE TRABAJO ES CANCELADA, ADQUIERE EL STATUS DE BAJA, Y NO DESAPARECE FISICAMENTE DE LA BASE.

ORDENES DE TRABAJOORDENES DE TRABAJO

• DE LAS BASES DE DATOS PRESUPUESTARIAS Y FINANCIERAS SE HACE EL MANTENIMIENTO A LOS MOVS. CONTABLES DE MANERA AUTOMATICA.

• LA PRIMER INTERFASE QUE SE DEBE EJECUTAR ES LA DE ASIGNACION ORIGINAL.

• LAS DEMAS INTERFASES SE OPERAN AL PERIODO QUE SE ESTA CONTABILIZANDO O AL PERIODO ANTERIOR, SEGÚN LO ELIJA USTED.

INTERFASE DIRECTAINTERFASE DIRECTA

• A EXCEPCION DE LA ASIGNACION ORIGINAL, SE GENERA UN REPORTE ANTES DE CADA INTERFASE, PARA QUE SEA ANALIZADO Y SE DECIDA SI SE INTERFASEA O NO.


• A EXCEPCION DE LA ASIGNACION ORIGINAL, SE PUEDE GENERAR UN REPORTE DE PENDIENTES DE INTERFASE POR CADA TIPO DE OPERACION, LO CUAL SERVIRÁ PARA CONTROLAR SUS TRANSFERENCIAS DE DATOS.

• EL SISTEMA NO PERMITIRA EL MANTENIMIENTO A DOS DOCUMENTOS IGUALES.



INTERFASE DE

ASIGNACION ORIGIAL


PENDIENTES DE

INTERFASE


INTERFASE DE AFECTACIONES

PRESUPUESTALES

• DE LAS BASES DE DATOS FINANCIERAS SE HACE LA INTERFASE A LOS MOVIMIENTOS CONTABLES CONFORME LO DETERMINA EL USUARIO.

• A PARTIR DE 2001 ES UN REQUERIMIENTO PARA TODAS LAS INTERFASES EL REALIZAR PREVIAMENTE EL PROCESO DE RELACION DE ENVIO TANTO DESDE EL MÓDULO PRESUPUESTAL COMO EL FINANCIERO.

• LOS REPORTES CONTEMPLADOS EN CADA UNA DE LAS OPERACIONES, IMPRIMEN SOLAMENTE LAS ORDENES DE TRABAJO QUE GENERAN.

INTERFASE CAPTURAINTERFASE CAPTURA


INTERFASE DE CUENTAS POR LIQUIDAR

CERTIFICADAS

• SE HACE EL MANTENIMIENTO A LOS MOVIMIENTOS CONTABLES CONFORME LO REQUIERE EL USUARIO, VALIDANDO SOLAMENTE LO INCLUIDO EN LOS CATALOGOS NORMATIVOS.

• LAS OPERACIONES CORRECCION DE CEDULAS Y CORRECCION DE POLIZAS DE DIARIO, SE MANEJAN IGUAL QUE LAS CEDULAS DE CODIFICACION Y QUE LAS POLIZAS DE DIARIO RESPECTIVAMENTE.

CAPTURACAPTURA

CAPTURACAPTURA

CAPTURA DE CEDULAS

DE CODIFICACIÓN

CAPTURACAPTURA

CAPTURCAPTURAA

CAPTURA DEPOLIZAS DE DIARIO

CAPTURACAPTURA

• SIN IMPORTAR QUE TIPO DE PROCEDIMIENTO UTILIZO PARA EL MANTENIMIENTO A LOS MOVIMIENTOS CONTABLES, SE SUGIERE IMPRIMIR SU REPORTE DE ORDEN DE TRABAJO PARA SU CORRESPONDIENTE VERIFICACION.

COMPROBACION DEL MANTENIMIENTOCOMPROBACION DEL MANTENIMIENTO A LOS MOVIMIENTOS CONTABLES.A LOS MOVIMIENTOS CONTABLES.

TEMA 5

REGISTRO CONTABLE

• SOLO LAS ORDENES DE TRABAJO CON STATUS DE COMPLETO, SE CONTABILIZARAN.

• CADA TIPO DE ORDEN DE TRABAJO SE CONTABILIZA POR SEPARADO.

• EN LA CONTABILIZACION EL CORTE DE POLIZA ESTA DETERMINADO POR LA ORDEN DE TRABAJO.


• LAS POLIZAS Y BALANZAS GENERADAS, SE REGISTRAN EN UNA BITACORA CONTABLE.

• EN LA CONTABILIZACION SIEMPRE SE IMPACTA EL MAESTRO DE SALDOS QUE ES LA BASE PARA DETERMINAR LAS BALANZAS GENERALES.

• LAS ORDENES DE TRABAJO DE CEDULAS DE CODIFICACION Y POLIZAS DE DIARIO NO IMPACTAN EN EL MAESTRO DE PRESUPUESTO; LAS DEMAS SIEMPRE IMPACTAN.


REGISTRO CONTABLEREGISTRO CONTABLE

GENERACIÓN DE POLIZAS Y BALANZAS

( Actualización )

REGISTRO CONTABLEREGISTRO CONTABLE

TEMA 6

TRASLADO DE

SALDOS

• EL TRASLADO DE SALDOS AL SER EJECUTADO, REALIZARÁ UNA AUDITORIA ENTRE LA BALANZA Y LOS AUXILIARES CONTABLES Y SI ESTA NO ES SUPERADA NO PERMITIRA EL TRASLADO .


TEMA 7

FIN DE PERIODO

• ESTE PROCESO AL SER EJECUTADO VALIDA QUE SE HAYAN LLEVADO A CABO PREVIAMENTE LAS AUDITORIAS 3 y 4, SI NO SON SUPERADAS, NO PERMITE CONTINUAR.

• SI SUPERO LA VALIDACION ANTERIOR EL USUARIO PUEDE ESCOGER ENTRE SOBREESCRIBIR EL PERIODO ANTERIOR O ESCRIBIR EN EL PERIODO ACTUAL.

• EL CONSECUTIVO DE PERIODOS CONTABLES SE MANEJA DE MANERA AUTOMATICA CUANDO SE CIERRA UN PERIODO MENSUAL.

CIERRE MENSUALCIERRE MENSUAL

• SI NO PUEDE LLEVAR A CABO EL CIERRE POR NO HABER SUPERADO LAS AUDITORIAS 3 o 4, EJECUTE “DESHACER POLIZAS Y BALANZAS DEL MES EN CURSO” Y VUELVA A CONTABILIZAR LAS ORDENES DE TRABAJO, CUIDANDO ESTAS AUDITORIAS.



CIERRE DE MES( FIN DE PERIODO )


BITACORA CONTABLEAL CIERRE DE MES

TEMA 8

UTILERIASDEL MODULO

CONTABLE

• LAS UTILERIAS SON:

1.-DESHACER CONTABILIZACION DEL MES ACTUAL O MES ACTUAL Y ANTERIOR.

2.-PURGAR TABLAS TEMPORALES.

UTILERIAS DEL MODULO CONTABLEUTILERIAS DEL MODULO CONTABLE

• ESTA OPCION DESCONTABILIZA LAS ORDENES DE TRABAJO REGISTRADAS EN EL PERIODO QUE SE ESTE MANEJANDO.

• DEBE UTILIZARSE CON MUCHO CUIDADO POR QUE UNA VEZ EJECUTADA NO HAY FORMA DE RETRAERSE.

DESHACER POLIZAS Y BALANZAS DEL MES EN CURSODESHACER POLIZAS Y BALANZAS DEL MES EN CURSO

• CUANDO UNA ORDEN DE TRABAJO AL MOMENTO DE ESTARLA CODIFICANDO, EL PROCESO SE INTERRUMPE, SE DEBE EJECUTAR ESTE PROCESO ANTES DE ENTRAR DE NUEVO A CODIFICARLA.

• OTRO CASO SERIA CUANDO SE ESTA GENERANDO UN REPORTE Y EL PROCESO SE INTERRUMPE.

PURGAR TABLAS TEMPORALESPURGAR TABLAS TEMPORALES

UTILERIASUTILERIAS

Utilerias del sistema

UTILERIASUTILERIAS

TEMA 9

BITACORACONTABLE

• LA BITACORA CONTABLE ES EL MEDIO QUE SE DEBE UTILIZAR PARA LA CONSULTA E IMPRESION DE LAS POLIZAS Y LAS BALANZAS FIJAS, GENERADAS EN LA CONTABILIZACION.

• LA BITACORA CONTABLE PRESENTA EL TIPO DE ORDEN DE TRABAJO Y EL PERIODO EN EL QUE ESTA CONTABILIZADO CADA POLIZA.

BITACORA CONTABLEBITACORA CONTABLE


BITACORA CONTABLE

TEMA 10

BALANZAS CONTABLES

• LAS BALANZAS CONTABLES ESTARAN DISPONIBLES SI ES QUE LA AUDITORIA 4 HA SIDO SUPERADA.

• LAS BALANZAS CONTABLES QUE PRESENTA EL SIPREC2001 SON:

1.-BALANZAS GENERALES.2.-BALANZAS MENSUALES.3.-BALANZA POR NOMINA.4.-BALANZA POR RANGO DE POLIZAS.5.-BALANZA DIARIA.


• MUESTRAN LA SITUACION CONTABLE A UN PERIODO DETERMINADO, A UN NIVEL DE CUENTA ESPECIFICADO POR EL USUARIO, CLASIFICADO POR TODO EL CENTRO CONTABLE O POR CADA UNIDAD EJECUTORA.

BALANZAS GENERALESBALANZAS GENERALES

BALANZASBALANZAS

BalanzasGENERALES

BALANZAS GENERALESBALANZAS GENERALES

• MUESTRAN LA SITUACION A UN PERIODO CONTABLE DETERMINADO, DESGLOSANDO LOS VALORES DE LAS CUENTAS AL PERIODO ANTERIOR. A UN NIVEL DE CUENTA ESPECIFICADO POR EL USUARIO, CLASIFICADO POR TODO EL CENTRO CONTABLE.

BALANZAS MENSUALESBALANZAS MENSUALES

BALANZAS MENSUALESBALANZAS MENSUALES

• OPCION DEL SIPREC QUE MUESTRA EL REGISTRO CONTABLE DE UNA NOMINA ESPECIFICADA POR EL USUARIO, SIEMPRE HASTA EL CUARTO NIVEL DE CUENTA, CLASIFICADO POR TODO EL CENTRO CONTABLE.

BALANZA POR NOMINABALANZA POR NOMINA

BALANZA POR NOMINABALANZA POR NOMINA

• OPCION DEL SIPREC QUE MUESTRA EL REGISTRO CONTABLE DE UN RANGO DE POLIZAS ESPECIFICADAS POR EL USUARIO, SIEMPRE HASTA EL CUARTO NIVEL DE CUENTA, CLASIFICADO POR TODO EL CENTRO CONTABLE.

BALANZA POR RANGO DE POLIZASBALANZA POR RANGO DE POLIZAS

BALANZA POR RANGO DE POLIZASBALANZA POR RANGO DE POLIZAS

BALANZA POR RANGO DE POLIZA

• OPCION MEJORADA DEL SIPREC QUE MUESTRA EL REGISTRO CONTABLE DE LAS POLIZAS CONTABILIZADAS EN UNA FECHA DETERMINADA, SIEMPRE HASTA EL CUARTO NIVEL DE CUENTA, CLASIFICADO POR TODO EL CENTRO CONTABLE.

BALANZA DIARIABALANZA DIARIA

BALANZA DIARIABALANZA DIARIA

BALANZA diaria

TEMA 11

ESTADOS DEL EJERCICIO

• LOS ESTADOS DEL EJERCICIO ESTARAN DISPONIBLES SI ES QUE LA AUDITORIA 3 HA SIDO SUPERADA.

• SON REPORTES QUE MUESTRAN LA AFECTACION PRESUPUESTAL A UN PERIODO DETERMINADO.


ESTADOS DEL EJERCICIOESTADOS DEL EJERCICIO

MENU DE ESTADOSDEL EJERCICIO

DEL PRESUPUESTO

ESTADOS DEL EJERCICIOESTADOS DEL EJERCICIO

TEMA 12

AUXILIARESCONTABLES

• LOS AUXILIARES CONTABLES ESTARAN DISPONIBLES SI ES QUE LA AUDITORIA 4 HA SIDO SUPERADA.

• LOS AUXILIARES CONTABLES QUE PRESENTA EL SIPREC2001 SON REPORTES QUE MUESTRAN LA AFECTACION CONTABLE POR CADA DATO DE INFORMACION Y ESTOS REPORTES SON :

1.- AUXILIARES ESPECIFICOS.

2.- AUXILIARES POR CUENTA.

3.- AUXILIARES DE DEUDORES DIVERSOS.


• LOS AUXILIARES ESPECIFICOS SON REPORTES DE UN DATO DE INFORMACION PROPORCIONADO POR EL USUARIO.

• LOS AUXILIARES POR CUENTA IMPRIMEN TODOS LOS DATOS DE INFORMACION QUE INTEGRAN UNA CUENTA A UN NIVEL ESPECIFICADO POR EL USUARIO.

AUXILIARES ESPECIFICOS Y POR CUENTAAUXILIARES ESPECIFICOS Y POR CUENTA

AUXILIARES CONTABLES ESPECIFICOSAUXILIARES CONTABLES ESPECIFICOS

AUXILIARES CONTABLES

AUXILIARES CONTABLES ESPECIFICOSAUXILIARES CONTABLES ESPECIFICOS

• ESTOS SON RESUMENES ESPECIALES DE LOS DATOS DE INFORMACION QUE INTEGRAN LA CUENTA DE DEUDORES DIVERSOS.

• ESTOS RESUMENES PUEDEN SER PROPORCIONADOS A UNA FECHA O PERIODO CONTABLE ESPECIFICO, ASI COMO TAMBIEN REPORTAR TODOS LOS DEUDORES O SOLO LOS QUE TIENEN SALDO.

AUXILIARES DE DEUDORES DIVERSOSAUXILIARES DE DEUDORES DIVERSOS

TEMA 13

INTEGRACION DE CUENTAS

• ESTARAN DISPONIBLES SI ES QUE LA AUDITORIA 4 HA SIDO SUPERADA Y SOLO PARA LAS CUENTAS QUE NO GENERAN AUXILIARES.

• PUEDEN SER DE 2 TIPOS :1.- INTEGRACION POR CUENTA.

2.- INTEGRACION POR PERIODO CONTABLE.


• EL PRIMER REPORTE MUESTRA UN RESUMEN DE LOS MOVIMIENTOS CONTABLES QUE AFECTARON UNA CUENTA ESPECIFICADA POR EL USUARIO.

• EL SEGUNDO REPORTE MUESTRA LOS MOVIMIENTOS CONTABLES DE TODAS LAS CUENTAS EN UN PERIODO DETERMINADO POR EL USUARIO.

• EN LOS DOS REPORTES SE INDICA LA POLIZA QUE ORIGINO EL MOVIMIENTO.


INTEGRACION DE CUENTASINTEGRACION DE CUENTAS

ANALISIS DE INTEGRACION

DE CUENTAS

TEMA 14

INFORMACIONANALITICA

• A PARTIR DE UNA CLAVE PRESUPUESTAL PROPORCIONADA POR EL USUARIO, EL SISTEMA PRESENTA UN RESUMEN CON LAS ORDENES DE TRABAJO QUE AFECTARON CONTABLEMENTE DICHA CLAVE.

• TAMBIEN A PARTIR DE CRITERIOS SE GENERA UN REPORTE ANALITICO DE MOVIMIENTOS POR CLAVE.


CONSULTA ANALITICA DE CLAVESCONSULTA ANALITICA DE CLAVES

ANALISIS DE INTEGRACION DE

CLAVES PRESUPUESTALES

CONSULTA ANALITICA DE CLAVESCONSULTA ANALITICA DE CLAVES

• CARLOS MONROY OCAMPO

[email protected]

• DOLORES FRIAS HERNANDEZ

[email protected]

• RUBEN FUENTES TOVAR

[email protected]

• HAYDEÉ CAMARGO CASTAÑEDA

[email protected]

DUDAS Y/O SUGERENCIASDUDAS Y/O SUGERENCIAS

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