el control interno y las operaciones contables sistematización contable y financiera
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Universidad Técnica de Manabí
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas
Carrera de Contabilidad y Auditoría
Sistematización Contable y Financiera
Tema:
Autoras:
Curso:
Ambiente:
Catedrática:
EL CONTROL INTERNO Y LAS OPERACIONES CONTABLES.
El control interno es la base sobre la cual descansa la confiablidad de un sistema contable,
el grado de fortaleza del control interno determinará si existe una seguridad razonable, de
que las operaciones reflejadas en los estados financieros son confiables, o no. Una
debilidad importante del control interno, o un sistema, de control interno poco confiable,
representa un aspecto negativo dentro de la estructura de un sistema contable.
El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de una gerencia
la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurarse de que los beneficios
esperados por la implantación de los procedimientos de control, son superiores a los costos
de estos respectivos procedimientos.; los objetivos del control interno son proveer a ‘la
gerencia de una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos, especialmente los
valiosos-y movibles, están protegidos contra pérdidas por el uso o disposición no
.autorizado, y que las operaciones son realizadas con autorización de la gerencia, y
registradas adecuadamente para permitir la elaboración de estados financieros de
conformidad con principios de contabilidad de aceptación general.
Las transacciones de una empresa son reflejadas en los estados financieros, a través del
sistema contable que registra estas transacciones de acuerdo con ciertas normas y
procedimientos contables en todo el proceso de capturar, validar, procesar y emitir la
información contable, está inherente la necesidad de establecer controles internos de tal
forma, que los estados financieros tengan el grado de confianza necesario sobre lo que
reflejan las cifras:
Un sistema de control interno se establece bajo la premisa del concepto-de costo/beneficio.
El postulado principal al establecer controles internos, consiste en diseñar pautas de control
cuyo beneficio supere el costo de los mismos. El objetivo básico del capítulo es estudiar
minuciosamente, el enfoque de control interno contable que debe seguirse en la
implantación y revisión de un sistema de control interno.
Importancia y objetivos del control interno
El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un
sistema contable.
Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la
confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros,
sino también evalúa el nivel de eficiencia operacional en procesos contables y
administrativos.
El control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e
irregularidades, es la intencionalidad del hecho; el término errores se refiere a errores u
omisiones no intencionales, las irregularidades se refieren a errores u omisiones
intencionales.
El sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de que los estados
financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la
probabilidad de tener errores sustanciales en los estados financieros. Con respecto a las
irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar
cualquier irregularidad que se relacione con falsificación, fraude o colusión, y aunque
posiblemente los montos no sean significativos con respecto a los estado financieros, es
importante que se eviten o estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen
implicaciones sobre la correcta conducción del negocio.
El procesamiento de transacciones es una función de los sistemas contables que consisten
en capturar, procesar, validar y emitir la información financiera. El procesamiento de las
transacciones dentro de las corrientes de información contable incluyen y procesos y
controles.
Los procesos son actividades que originan, cambian o transforman la información, los
controles sirven para verificar la exactitud de un proceso, los procesos se diferencian de los
controles porque los primeros no nos dejan evidencia de que se han ejecutado
correctamente.
Los controles pueden ser preventivos o de detección, esta clasificación de los controles
depende del momento en el cual se ejecuta el control con relación al proceso. Los controles
preventivos son aquellos que se ejecutan antes de la ejecución de un proceso, ejemplos de
controles preventivos son los siguientes:
El inventario que ingresa al almacén se recibe solamente con base en autorizaciones,
y son contados e inspeccionados antes de ser ingresados al sistema.
Revisión y aprobación de los comprobantes de diario
Los controles de detección se aplican durante o después de un proceso; la eficacia de los
controles defectivos dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la
ejecución del proceso y la ejecución del control. Algunos ejemplos de controles de
detección son los siguientes:
* Reconciliaciones de cuentas de auxiliares vs. mayor ;
* Emisión de listados de excepciones
* Cuadre de totales débitos y créditos al grabar comprobantes contables
Los objetivos generales del control interno son los siguientes:
* Custodia de los activos
* Captura y proceso de la información en forma completa y exacta
* La correcta conducción del negocio de acuerdo con las políticas de la compañía
Los dos primeros objetivos generales nos conducen a objetivos específicos del control, que
son los siguientes
* Integridad
* Existencia
* Exactitud
* Autorización :
* Custodia. '
Ei objetivo referente a la conducción del negocio depende principalmente de la actitud de la
gerencia y tiene limitaciones para ser evaluado, especialmente porque se refiere a la
administración del negocio.
A continuación veremos los objetivos del control interno referentes a la integridad,
existencia y exactitud de la información, autorización de las transacciones y custodia de
los activos.
INTEGRIDAD
Los objetivos de integridad permiten asegurar que se registran todas las transacciones en el
período al cual corresponden. Las violaciones al objetivo de integridad existen cuando el
inicio de las transacciones o en el procesamiento no se incluye toda la información. Los
controles internos de pre numeración de formularios o controles de totales de lotes apoyan,
él objetivó de integridad.
Una violación de los controles internos de integridad para un proceso de
facturación, sería obviar el registro de las operaciones en forma cronológica.
EXISTENCIA
Los objetivos de existencia permiten asegurar que sólo se registren operaciones que
afecten la entidad. El objetivo de existencia de los controles internos minimiza el
riesgo de qué los registros contables contengan información que no corresponde a
transacciones reales de la entidad. Los estados financieros deben reflejar solamente las
operaciones o intercambios que realmente hayan afectado una entidad. Bajó esta,
premisa podemos señalar, por ejemplo, lo siguiente:
Las cuentas por cobrar comerciales deben ser el resultado de transacciones de venta
efectivamente realizadas, de acuerdo con los principios de contabilidad aplicables a las
operaciones correspondientes.
Los cargos periódicos por depreciación deben corresponder a activos que realmente
existan y se hayan capitalizado adecuadamente, de acuerdo con políticas y
procedimientos adoptados por la gerencia.
Los costos de ventas cargados a un período corresponderán a mercancía que
efectivamente se hayan transferido a los clientes, bajo los principio de la realización de
un ingreso.
Los ingresos no operacionales corresponderán a operaciones diferentes a las del giro
principal de los negocios.
De esta forma, se pueden mencionar varios ejemplos que permitan aclarar el objetivo de
existencia para las operaciones contables de una empresa. Para verificar el objetivo de
existencia de una operación, debemos tener siempre presente el principio de entidad, el cual
establece que las operaciones registradas en una empresa deben corresponder a
operaciones efectivamente realizadas por ésta.
EXACTITUD
En todo intercambio o transacción, existe una consideración acerca de las cantidades que se
están transando o traspasando. Cuando se adquiere un activo, el valor inicial y aplicable
para su registro es el costo del mismo o costo histórico. En el caso específico del activo, el
costo se refiere al valor del activo individual más todos aquellos costos relacionados y
necesarios para ponerlo en funcionamiento. Bajo un sistema de control interno adecuado,
los registros contables deben ser anotados en los libros por el valor que realmente
representan, es decir, el costo de un activo fijo para una entidad fue de 10.000.000 de
unidades monetarias, ésa debe ser la cifra para su registro, y no otra.
El objetivo de exactitud establece que las operaciones deben registrarse al valor que
realmente se deriva de ellas.
Este objetivo es sumamente importante ya que exige que las cifras sean registradas en
forma exacta. Debemos recordar que los estados financieros no reflejan necesariamente una
exactitud total de las cifras; por el contrario, el término aplicable es el de razonabilidad de
cifras. La exactitud es indispensable que sea establecida en el momento en que se captura
información fuente o se genere la transacción.
Un control de doble chequeo de cantidades y precios, por ejemplo, puede ayudar a verificar
la exactitud de una factura de un proveedor, a fin de registrar el inventario y el pasivo
correctamente.
AUTORIZACIÓN
Todas las transacciones llevadas a cabo en una empresa tienen implícita una autorización.
Un sistema contable no puede procesar transacciones que no se encuentren autorizadas por
algún funcionario competente. Para el procesamiento de la información, pueden existir
distintos niveles de autorización. Desde el punto de vista de un sistema manual, un objetivo
de autorización debe establecer límites al inicio, continuación o finalización di una
operación contable con base en políticas y procedimientos establecidos. Las autorizaciones
de un sistema contable deben establecerse como una necesidad para sentar las bases da la
confiabilidad del sistema como un todo. En la figura 14-1, se muestra en forma parcial, la
emisión de un régimen de autorizaciones a través de un manual de políticas.
En el manual mostrado en la figura 14-1, se establece una limitación para la compra de un
activo fijo t cierto monto. Este tipo de limitación corresponde a políticas de autorizaciones
emitidas para el trabajo manual y que no implican, por ejemplo, el acceso a un sistema
contable mecanizado. De esta forma, una empresa tendrá establecido por ejemplo, las
autorizaciones que deberán tener las siguientes operaciones:
Compra de materiales de oficina y mantenimientos generales
Compra de activos fijos
GERENCIA ADMINISTRACION Y FINANZAS IDENTIFICACION PAGINA 1
SISTEMA:
COMPRAS
MATERIA:
RÉGIMEN DE AUTORIZACIONES
Objetivo: Este documento las normas referentes a los niveles de cargos que tendrán
autorización para aprobar la ejecución de las operaciones aquí reguladas.
1. OPERACIONES DE COMPRA
1.1. Requisiciones de compra
Las compras de bienes y activos por montos que superen las 500.000,00 unidades
monetarias, estarán sujetas a la elaboración de una requisición de Compra, que
será autorizada y firmada por los funcionarios según las reglas que siguen:
1.1.1. Compra de materia prima
La requisición de compra de materia prima y material de empaque, será firmada
por el jefe de compras y autorizada por el gerente de logística.
1.1.2. Compra de repuestos y materiales
Toda requisición de compra de materiales para el departamento de planta, deberé
estar firmado por el encargado de planta y autorizado por el gerente de
manufactura.
l.1.3. Compra de materiales de oficina y mantenimiento generales
La requisición de compra de materiales de oficina, papelería, artículos para
mantenimiento de oficina y mobiliario, cafetería y similares, será firmada por el jefe
de servicios generales y autorizada por el gerente de administración.
1.1.4. Compra de activos fijos
La requisición de compra para activos fijos que no supere las 50.000,00 unidades
monetarias, llevara la firma del gerente de la unidad solicitante y la autorización
del gerente de administración y finanzas.
FIGURA. 14-1 Ejemplo de régimen de autorizaciones para un sistema de compras.
Cuando se está hablando de las autorizaciones de un sistema contable mecanizado, éstas se
refieren a los niveles de iniciación, procesamiento y emisión de información contable
financiera. Este tipo de información es conocida caí el ámbito informático como perfiles de
usuarios o perfiles de seguridad. En la figura 14-2, se muestra un reporte en el cual se
indica una salida de perfiles de usuario para Un sistema contable mecanizado. Nótese que
para cada usuario definido en el sistema, se muestran las distintas combinaciones de acceso
que pueden darse. Existirán algunos usuarios que tendrán acceso a cualquier, tipo de
información y otros, restringidos sólo para ciertas opciones del sistema.
CUSTODIA
Identificación
usuario Nivel
autoriz.
cuentas
Modificac.
periodo
cerrado
Cerrar
periodo Actualizar
cuentas
auxiliar
Aprobación
comprobante Tipos de comprobante .
autorizados a aprobar
Andrade 9 N N N N ----
Arteaga 5 N N N N --
Barrios 9 N N N N --
Duarte 9 N N S N --
García 9 S S s S 1-2-3-4-S-6-7-8-9
Gerente 9 N N s S‘ 1-3-5-6-7-8-9
Linares 5 S S s s 1-2-3-4-S-6-7-8-9
Los objetivos de custodia se establecen para tratar de controlar el uso o disposición no
autorizada de los activos de la empresa. Este objetivo se cumple a través de dos tipos de
controles:
Controles de custodia física
Controles de existencia física
Los controles sobre la custodia física de los activos son diseñados para prevenir o detectar
el uso no autorizado de los activos durante el período en el que se encuentran bajo custodia
de un individuo o departamento, especialmente interesa la custodia física de los activos
valiosos y movibles tales como el efectivo, inventario, cuentas por cobrar, vehículos, etc.
Cuando diseñamos procedimientos de control sobre la custodia física debemos tomar a
cuenta lo siguiente:
Los activos que ingresan sólo se reciben con autorizaciones, son contados a
inspeccionados y asignada su responsabilidad a un individuo o departamento en
particular.
Los activos que salen son contados e inspeccionados y se releva de la
responsabilidad de su custodia, al individuo o departamento al cual se le había
asignado esta responsabilidad.
Los controles sobre la existencia física están diseñados para detectar si las cantidades o
valores mantenidos en custodia coinciden con los registros. Estos controles incluyen
conteos periódicos de inventario u otros activos, arqueos de fondos fijos, arqueos de
facturas, etc.
Con respecto a los controles de custodia debemos tener presente que el individuo o
departamento que ejerza el control sobre la custodia física no puede tener responsabilidades
sobre los controles de los registros, por ejemplo, el jefe de almacén no puede ser
responsable de manejar el listado de inventario y hacer ajustes al mismo .
DEFINICIÓN, CLASIFICACIÓN Y CONDICIONES
Existen diversos cuerpos colegiados de la profesión contable que han definido
sistemáticamente el concepto de control interno en el contexto de las operaciones llevadas a
cabo por las empresas. La primera definición formal de lo que representa o se debe
entender sobre el control interno, fue emitida por la Junta de Normas de Auditoría del
Instituto Americano de Contadores Públicos en el SAS N°1, párrafo 320.09. Esta definición
de control interno, fue el punto de partida que sirvió para establecer uno de los conceptos
más importantes desarrollados por la profesión contable. El SAS N°1, expresamente dice lo
siguiente acerca del control interno.
El control, interno en un sentido amplio, incluye..., por consiguiente, controles que pueden
ser contables o administrativos como sigue:
a) Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que tienen que ver principalmente y están relacionados directamente
con la protección de los activos y la contabilidad de los registros financiaros,
Generalmente Incluyen controles tales como los sistemas de, autorización y aprobación,
segregación de tareas relativas a la anotación de registros e informes contables de
aquellas concernientes a las operaciones o custodia de los activos, los controles físicos
sobre los activos y la Auditoría interna
b) Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los métodos
y procedimientos que están relacionados principalmente con la eficiencia de las
operaciones, la adhesión a las políticas gerenciales y que, por lo común, sólo tienen que
ver indirectamente con los registros financieros. Generalmente Incluyen controles tales
como los análisis estadísticos, estudios de ’tiempo y movimientos, informes de
actuación, programas de adiestramiento del personal y controles de calidad".
El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados ha sido una entidad que se ha
caracterizado por la frecuente producción de literatura contable, la cual ha sido tomada
como fuente y norte para la emisión y pronunciamiento de nuevos conocimientos en la
profesión contable, por parte de otros cuerpos colegiados. La contribución de conocimiento
ha sido sustancial y en general, la literatura contable es sumamente amplia y variada, sin
embargo, si nos preguntáramos cuál es una de las piedras angulares del conocimiento
contable, nuestra respuesta no podría pasar por alto toda la teoría del control interno. Otro
cuerpo colegiado que ha contribuido en forma importante a la generación del conocimiento
contable, es el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, este organismo ha definido el
control interno bajo los siguientes términos:
“El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus
activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de la información financiera, promover la
eficiencia operacional y cumplir la adherencia a las políticas previstas por la
administración."
En forma más o menos similar, las dos definiciones abarcan los siguientes objetivos:
• Proteger los activos
• Asegurar registros contables completos y exactos
• Fomentar la eficiencia operacional
• Estimular el cumplimiento de las políticas
CLASIFICACIÓN
Tomando en definiciones explicadas, se puede clasificar el control interno, en atención a su
naturaleza, en:
Controles internos administrativos
Controles internos contables
Los controles internos administrativos generalmente no tienen relación directa con las
cifras de los estados financieros, pero tienen como objetivos básicos establecer lo siguiente:
Plan de organización
Métodos y procedimientos relacionados con la eficiencia de las operaciones
Adhesión a las políticas gerenciales
Los controles internos contables por el contrario, sí tienen relación directa o efecto »obre
las cifras de los estados financieros, e incluyen al menos, lo siguiente
Métodos y procedimientos relacionados, que tienen que ver con la protección de
activos.
Autorización de las operaciones.
Asegurar la exactitud de los registros financieros
Los controles internos contables pueden clasificarse en tres tipos que dependen del
momento en que se ejecutan:
Controles para la captura de los datos
Controles para el procesamiento
Controles en la salida de la información
. En la parte inferior del gráfico, se encuentran las transacciones fuente, las cuales están, en
una primera instancia, sujetas a los controles internos de tipo contable, a fin de cumplir con
los siguientes objetivos:
Protección de los activos
Autorización de las operaciones
Asegurar la-exactitud de los registros contables
Estados financieros
Balance General
Estado de Ganancias o Pérdidas Estado de Movimiento en Efectivo
Controles Internos
Administrativos
Normas de rendimiento personal
Cumplimientos de metas presupuestarias
Evaluación de objetivos administrativos
Controles Internos Contables
Conciliación de auxiliares con mayor
Niveles de aprobación establecidos para comprobantes contables
Perfiles de seguridad del sistema contable mecanizados
Políticas contables emitidas
Transacciones Fuente
Cobranzas
Facturación Compras Pagos Acumulaciones y provisiones Movimientos de activos fijos
FIGURA 14-3 Jerarquía entre los controles internos contables y administrativos.
De esta forma las operaciones están sujetas, en primer lugar, a la verificación de las
transacciones respecto a: autorización, exactitud y registro adecuado de las mismas. En una
segunda fase, los controles infernos administrativos aseguran que las operaciones se
efectúen logrando un máximo de eficiencia, lo cual implica que éstas se lleven a cabo
conforme a las políticas gerenciales y de acuerdo con un plan organizativo preestablecido.
En este sentido, los controles internos tienen relación directa con las cifras de los estados
financieros en su totalidad. Como se mencionó al principio del capítulo, la fortaleza o
debilidad de los controles internos afectarán la confiabilidad de las cifras reflejadas en los
estados financieros. Para que exista un adecuado sistema de control interno, deben darse
ciertas condiciones que garanticen un mínimo grado de confiabilidad: veamos ahora cuáles
son esas condiciones, y que de no cumplirse afectarían el grado de confiabilidad de las
cifras reflejadas en los estados financieros.
CONDICIONES
Las condiciones de un sistema de control interno premisas que mantienen la fortaleza del
sistema contable.
Las condiciones de un sistema de control interno, son todas aquellas premisas bajo las
cuales se mantiene la fortaleza del sistema en su totalidad. Para que un control interno
funcione debe existir, por ejemplo, un compromiso formal entre los miembros de la
organización a respetar, y hacer cumplir las políticas previamente establecidas, es decir,
que exista una conciencia de control. Las condiciones para tener un adecuado sistema de
control interno son:
Competencia del personal
Delimitaciones de responsabilidades
Establecimiento de niveles de autorización
Segregación de funciones
Conciencia de control
Canales de comunicación
COMPETENCIA DEL PERSONAL
La competencia del personal se refiere a las políticas y procedimientos que tiene una
empresa para contratar, supervisar y entrenar el personal, con el objetivo de que se
encuentre suficientemente capacitado para desarrollar su trabajo. Un personal compélanla
por lo general, creará un clima efectivo para el cumplimiento de las funcional y actividades
en la empresa. Dentro de un departamento contable, debe crearse un perfil para cada caigo
y/o función respectivamente, de tal forma que existan maneras de asegurarse de que al
personal asciende con base en méritos y conocimientos.
Por ejemplo, una política sana puede ser el contratar estrictamente a estudiantes de
contaduría pública como analistas y auxiliares contables; de esta forma, se está asegurando
que el personal posee los conocimientos básicos necesarios para llevar a cabo sus
funciones.
DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES '
La delimitación de responsabilidades establece que un adecuado sistema de control interno
debe tener segregadas las actividades que realizan cada grupo de empleados en la empresa,
y su ámbito de responsabilidad. De esta manera, por ejemplo, las funciones de cobranzas se
encuentran normalmente centralizadas en un solo departamento. Esto tiene la ventaja de
separar y establecer claramente, a quién corresponde una u otra tarea en la empresa.
La delimitación pe responsabilidades se origina como una necesidad de la organización
para establecer las fronteras de acción de cada individuo en su área de competencia. Una de
las herramientas gerenciales básicas para separar las responsabilidades en la organización
es la utilización de organigramas. Los organigramas o carta de organización indican las
principales áreas en las cuales se subdivide una empresa.
Los organigramas son gráficos que representan la estructura y forma de organización de
una empresa, y en el cual se muestran las principales relaciones entre sus componentes. Los
organigramas ayudan a entender el esquema lógico que define una entidad; Básicamente
existen tres tipos de organigramas: estructurales, de posición y funcionales.
Un organigrama estructural muestra la delimitación de responsabilidades desde el punto de
vista de las unidades homogéneas que componen la organización. En la figura 14-4, se
muestra un ejemplo de organigrama estructural para una gerencia de contrataría.
FIGURA 14-4 Ejemplo de organigrama estructural y de posición de contraloría
Un organigrama de posición refleja la posición o cargo de cada una de las personas que
tienen bajo su mando las estructuras que se definen en el organigrama estructural. La
diferencia principal entre un organigrama estructural y el de posición, es que en el primero,
se muestran unidades de responsabilidad homogéneas, mientras que en el segundo, existe
una identificación de las personas que tienen responsabilidades dentro de la organización.
FIGURA 14-5 Ejemplo de organigrama estructural y de posición de contraloría
Un organigrama funcional plasma las funciones de cada una de las estructuras o cargos. En
la figura 14-6, se muestra un ejemplo de organigrama funcional para la estructura de la
gerencia de contraloría.
Como se mencionó al principio, los organigramas son herramientas que ayudan a implantar
la condición de delimitación de responsabilidades para el control interno.
CONTRALORÍA
TESORERÍA CONTABILIDAD SISTEMAS SERVICIOS
GENERALES
CONTRALOR
GERENTE DE TESORERÍA
GERENTE DE CONTABILIDAD
GERENTE DE SISTEMAS
GERENTE DE SERVICIOS
GENERALES
FIGURA 14-6 Organigrama funcional parcial, del organigrama estructural mostrado en la
figura 14-4
ESTABLECIMIENTO DE NIVELES DE AUTORIZACIÓN
La tercera condición sobre la cual descansa un adecuado sistema de control interno se
refiere al establecimiento de niveles de autorización, el cual requiere que las operaciones
procesadas en el sistema contable, estén autorizadas por un funcionario competente, o de
acuerdo con niveles de autorización preestablecidos. Un auxiliar contable por lo general, no
debe estar autorizado para generar operaciones como el registro de estimaciones o reservas,
sin autorización del gerente de contabilidad. Un gerente general no puede decretar un
reparto de dividendos, sin la previa autorización de la asamblea de accionistas.
De esta forma, cada operación que se registre en el sistema contable deberá estar autorizada
por algún funcionario que tenga la delegación de autoridad respectiva.
CONTRALORÍA
TESORERÍA
- Preparar flujos da caja y reportas de tipo financiero.
- Controlarlar cobranzas y aspectos de crédito relacionados con los dientes.
CONTABILIDAD
- Elaborar los estados financieros de acuerdo con las normas establecidas por la empresa.
- Asegurarse del adecuado registro de las operaciones.
SISTEMAS
- Implantar nuevos sistemas
desarrollados en la empresa.
- Prestar soporte téccnico a los
usuarios que así lo quieran
SERVICIOS GENERALES
- coordinar el apyo logistico
para las diferentes
unidades en la organnzacion.
- Suministrar los servicios de
mesajería interna y externa en la
empresa
Un sistema de autorizaciones se establece para proveer un adecuado control contable sobre
los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos. Es conveniente que el establecimiento de los
niveles de autorización sea implantado a través de un manual de autorizaciones, en el cual
se deberá detallar el tipo de autorización por cada funcionario. Las autorizaciones" dadas a
cada gerente están plasmadas en varios tipos de documentos implantados por la empresa.
Por ejemplo, es una práctica común en muchas compañías, el efectuar pagos, previa una
solicitud de emisión de orden de pago. Este documento debe reflejar .todos aquellos datos
que debe tener una autorización a los efectos del pago. En la figura 14-7; se muestra un
formulario ejemplo de orden de pago. Nótese que el formulario lleva en su parte inferior,
unos recuadros en donde cada funcionario autorizado deberá estampar su fuma en señal de
aprobación. Una orden de pago no podrá ser procesada si no posee todas las autorizaciones
respectivas.
Algunos ejemplos de niveles de autorización son los siguientes:
Existencia de, por lo menos, dos fumas diferentes para autorizar el pago de los
cheques.
Normas establecidas para la autorización de las operaciones que involucran montos
importantes en los estados financieros.
Las compras de activos fijos se realizan previa autorización de funcionarios
competentes.
SEGREGACION DE FUNCIONES
La segregación de funciones establece que un empleado o departamento no puede realizar
funciones que por su naturaleza sean incompatibles de ser llevadas a cabo por una sola
persona o unidad. La segregación de funciones se convierte en requisito indispensable para
el funcionamiento del control interno. Algunos ejemplos de segregación de funciones son
los siguientes:
Debe existir independencia entre un cajero, el empleado responsable de los
libros auxiliares de cuentas por cobrar y la persona que maneja el registro de las
operaciones.
La supervisión del almacén no debe ser llevado a cabo por el departamento de
compras
Los empleados responsables de los fondos fijos de caja chica no pueden tener
función o acceso al registro de las operaciones.
El departamento de compras no debe autorizar pagos a los proveedores
Los custodios de los fondos fijos no pueden autorizar las operaciones realizadas
por los fondos.
CONCIENCIA DE CONTROL
La gerencia de toda empresa es la responsable de la presentación de los estados financieros,
esta presentación de los estados financieros está sujeta a la confiabilidad en la estructura de
control interno. La conciencia de control representa la actitud que tiene la gerencia y los
empleados responsables de hacer cumplir los controles, y su efecto global en el ambiente de
control interno.
Las instrucciones acerca del cumplimiento de las normas de control interno deben venir de
la alta gerencia. Un alto compromiso para el cumplimiento del control interno, requiere que
exista orden y disciplina a todos los niveles, pero que esa filosofía sea transmitida y se
cumpla en forma descendente. El problema del asunto aquí planteado radica en que la
gerencia puede tener la inclinación a modificar los estados financieros a su conveniencia,
de acuerdo con intereses parciales o de grupo. Si esto es así, se puede estar en ausencia total
de una conciencia de control. Debe tenerse presente en todo momento que una empresa es,
lo que quiere que sea su gerencia.
CANALES DE COMUNICACIÓN
Los canales de comunicación son todos los medios que la gerencia utiliza para hacer
conocer sus objetivos, políticas, normas y procedimientos. Estos canales de comunicación
están representados por memorándums, manuales, circulares y otro tipo de documentos. La
fortaleza del control interno dependerá mucho de la calidad de las comunicaciones en la
empresa. Obviamente si la gerencia no puede transmitir efectivamente sus políticas y
normas, especialmente las relativas al control interno, éstas no se cumplirán.
TIPOS BÁSICOS DE CONTROL INTERNO
El control interno puede llevarse a cabo a través de la implantación de diversas técnicas
para el chequeo y verificación de las operaciones. Se establecen distintas técnicas de
control interno, a fin de dar respuesta y seguimiento a las siguientes interrogantes:
• ¿Cómo se generan las transacciones?
• ¿Cómo se procesan desde el momento en que se generan hasta que son
registradas en el mayor general?
• ¿Cómo se disponen los activos en la empresa?
Para llevar a cabo los controles necesarios e inherentes a todo sistema de contabilidad, se
disponen de los siguientes tipos básicos de control:
• De existencia
• De exactitud
• De autorización
• De custodia
Cada uno de estos tipos de controles internos está dirigido a cumplir con el objetivo final de
fortalecer el sistema en su totalidad. Veamos en qué consiste cada uno de éstos.
CONTROLES DE EXISTENCIA
Una de las preocupaciones de toda gerencia, debe ser que la entidad registre sólo aquellas
operaciones que existan y que tengan .efecto sobre ella. Los controles de existencia son
aquellos controles que aseguran que las transacciones registradas existan y sean válidas.
Una entidad no puede registrar en los libros operaciones no realizadas o que no sean reales.
Por ejemplo, los siguientes controles aseguran el cumplimiento del objetivo de existencia:
• Todo registro contable debe estar soportado por un documento original.
• Los inventarios se deben recibir únicamente previa la verificación de su pedido,
a través de la revisión de la orden de compra interna.
• Toda cobranza debe estar soportada por el correspondiente recibo de cobro y la
información necesaria para su registro: fecha de cobro, número de cheque,
monto, número de factura que cancela y código del cuente.
En el primer ejemplo, se asegura que todo registro debe tener algún soporte, esto implica
que ningún registro contable puede ser iniciado sí no existe un documento previo que lo
respalde. En algunas ocasiones, y esto puede suceder en muchas empresas, el soporte
original de los registros no necesariamente debe estar archivado físicamente anexo al
comprobante contable, sin embargo, una copia o fotocopia del documento original debe
soportar su registro. En caso de ser esto difícil o sencillamente a fin de no incurrir en
mayores costos, las compañías deben disponer de una adecuada organización de los
registros para poder ubicar en todo caso, la información que soporte los registros contables,
En el segundo ejemplo, el objetivo del control es igual, es decir, asegurarse de que la
transacción existe desde todo punto de vista. Un almacén no puede recibir inventarios si no
existe una previa verificación acerca de la solicitud de compra por parte del departamento
de compras. En el tercer ejemplo, el recibo de cobro y el depósito respectivo, soporta la
transacción de cobro realizada a los clientes para su posterior registro contable.
CONTROLES DE EXACTITUD
Toda transacción que sea susceptible de registro en el mayor general, debe ser
cuantificable en términos monetarios. Por lo general, ese valor monetario se desprende de
los documentos que soportan los registros contables cuando se está registrando una factura
debe asentarse en el mayor general, el monto que refleja tal
Documento en caso en que los bienes recibidos estén de acuerdo con las especificaciones
dadas al proveedor. Puede darse el caso de que un activo recibido tenga un valor menor al
especificado en la factura, por ejemplo, un faltante en la recepción de mercancía; en este
caso, la compañía debería emitir una nota de débito a la factura del proveedor y la cual será
cargada a la cuenta del proveedor correspondiente.
Los documentos de exactitud permiten registrar operaciones por los montos que reflejan los
documentos originales que genera la transacción. Algunos ejemplos de controles de
exactitud son los siguientes
Realización de doble verificación manual
Verificación manual de listado de validación
Revisión de listados de totales por lotes de transacciones
CONTROLES DE AUTORIZACIÓN
Los controles de autorización están orientados a permitir operaciones que son válidas desde
el punto de vista interno. Un control de autorización le da validez a la existencia de una
transacción y genera normalmente la continuación o no del procesamiento de la operación.
Un control de autorización puede ser hecho en forma-manual o computarizada. Todos los
controles internos que están relacionados con algún aspecto de PED. Algunos ejemplos de
controles de autorización son los siguientes:
La emisión de cheques es autorizada por el tesorero para asegura' la adecuada
provisión de fondos.
Todo registro contable en los libros, deberá estar autorizado por un funcionario
competente para ello.
Las entradas de inventario al almacén general son autorizadas por el jefe de almacén,
mediante la firma de éste en el informe de recepción.
CONTROLES DE CUSTODIA
En la definición dada acerca del control interno, se definió como un objetivo de éste, el
salvaguardar los activo de importancia y que fueran susceptibles de disposición no
autorizada.
Los controles de custodia sirven para asegurarse de que los activos valiosos y movibles
están resguardados del riesgo de robo y pérdida. Se pueden enumerar varios ejemplos de
controles de custodia, los cuales tienen el mismo objetivo, veamos algunos de ellos:
Existencia de cajas fuertes para chequeras en blanco o en formas continúas
Efectivo depositado en cajas fuertes que no son susceptibles de moverse
fácilmente.
Fondos de caja chica manejados por una sola persona.
Salida de inventarios de! almacén realizada con base en una autorización escrita de
algún funcionario competente.
Sistemas de seguridad para evitar el acceso de personas no autorizadas.
Un ejemplo de empresas que requieren tener controles de custodia fuertes son las empresas
de traslado de valores y las dedicadas a la industria de la televisión. En el primer caso, los
controles de custodia empiezan desde el mismo instante en que una-persona realiza una
solicitud de empleo en la empresa, hasta pasar por todos los controles propios de la custodia
de valores; en el segundo caso, los controles se aplican cada vez que se tiene que realizar,
por ejemplo, una transmisión de un programa en vivo y fuera de los estudios de grabación,
debido a que se realiza un desplazamiento importante de activos que son monetariamente
significativos.
MÉTODOS DE DOCUMENTACIÓN Y EVALUACIÓN DEL CONTROL
INTERNO
Cuando se evalúan los controles internos, la documentación de esta evaluación se realiza en
los papeles de trabajo, los cuales deben estar elaborados de tal forma que soporten
apropiadamente la evidencia de la evaluación de los sistemas, métodos y procedimientos
del control interno general. Existen diferentes técnicas para documentar la evaluación del
control interno contable, a saber:
Cuestionarios
Narrativos
Flujogramas
Todas y cada una de las técnicas anteriormente nombradas tienen el mismo objetivo, la
mejor forma de documentación es aquella que aplique mejor para las circunstancias en las
cuales se realiza el trabajo.
CUESTIONARIOS
Los cuestionarios son la técnica más antigua para documentar y evaluar el control interno y
consiste en la formulación de preguntas agrupadas en una de las siguientes formas:
Por cuentas principales de los estados .financieros
Por departamentos de la empresa
Por ciclos del negocio
Generales
POR CUENTAS PRINCIPALES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Un cuestionario realizado bajo este esquema, se estructura por cada rubro de los estados
financieros, que se considere importante evaluar. Veamos un ejemplo:
CUESTIONARIO
FONDOS DE CAJA
RESPUESTA
REF Si No N/A
1. ¿Los fondos de caja son arqueados en forma periódica?
2. ¿Está prohibido a los custodios de los fondos el acceso a
cobranzas de efectivo o numerario de otra fuente?
3. ¿Todos los desembolsos de fondos están soportados por
algún documento?
4. ¿Los documentos de soporte son inutilizados al hacer la
reposición del fondo?
5. ¿Los cheques son emitidos a nombre del encargado del
fondo?
ACTIVO FIJO
RESPUESTA
REF SI NO N/A
l. ¿Existen políticas establecidas para los activos fijos de la empresa respecto a
Depreciación Amortización
Capitalización
Valores residuales
Retiros.
Desembolsos fin exceso
2. La disposición de activos fijos se realiza con base en un nivel
de autorizaciones establecido?
3. ¿Existen registros auxiliares para el control de los activos fijos
y . éstos son reconciliados con el mayor general?
4. ¿Se revisan periódicamente las tasas de depreciación y
amortización para determinar si cubren el uso excesivo,
obsolescencia no prevista o exceso en el gasto registrado?
CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES
RESPUESTA
Ref SI NO N/A
1. ¿Se tiene la política de emitir estados de cuenta a los
clientes en forma periódica? '
2. ¿Son reconciliados los saldos del mayor con los listados
auxiliares de las cuencas por cobrar, y aclaradas oportunamente
sus diferencias?
13.¿Los ajustes i las cuentas por cobrar son aprobados por algún
funcionario autorizado
4. ¿Existen políticas establecidas para la fijación de límites de
crédito y estas son cumplidas per el personal o departamento de
crédito?
Por departamentos de la empresa
El formato no varía con respecto al anteriormente mostrado, sólo que las preguntas son
agrupadas con base en departamentos definidos según el organigrama de la empresa. Por
ejemplo:
Producción
Compra
Cuentas por Pagar
Crédito y Cobranzas
Mercadeo
Por ciclos de negocios
Ampliamente usada para la revisión de estados financieros, un cuestionario de control
interno elaborado bajo esta clasificación reduce la actividad ce! negocio a unos pocos ciclos,
en donde las operaciones definidas en cada de éstos tienen algún tipo de relación. Por
ejemplo, ciclos de:
• Ingresos
• Compras y Cuentas por Pagar
• Producción
• Nómina y otros Costos Relacionados Generales
Un cuestionario bajo un esquema general establece preguntas que son generales para:
• Todo el negocio
• Varias áreas del negocio
NARRATIVOS
Al igual que los cuestionarios, los narrativos son técnicas que tienen el objetivo de
documentar los controles internos, pero con la peculiaridad que se tiene un mayor nivel de
detalle, en contraposición a los cuestionarios, que por lo general, son más puntuales. Con
un narrativo, la evaluación y documentación de los controles internos es más detallado, de
tal forma que se permite realizar comentarios a los aspectos en él reflejados. Veamos un
ejemplo:
Tecnología 46, C.A.
Narrativo de Propiedad, Planta y Equipo
La cuenta de activos fijos es manejada a nivel de detalle con un sistema diseñado a la
medida por el departamento de sistemas. El detalle del saldo del auxiliar es reconciliado
por. el mayor general cada mes. De la reconciliación, no se deja evidencia escrita acerca
de su realización. Lo reconciliación es realizada por el jefe de contabilidad general y este
investiga las diferencias. La aprobación de la reconciliación es llevado a cobo por el
gerente de administración y finanzas el cual revisa detalladamente, la disposición que se
haga de las diferencies encontradas. La empresa posee las siguientes políticas no
documentadas respecto a ciertas operaciones con sus activos fijos:
a) Se considerarán castos del ejercicio aquellas compras de activas con un casto
menor a 50.000.00 unidades monetarias y que tengan una vida útil menor a un año.
b) Los activos serán depreciados usando el método de línea recta o el de números
dígitos, de acuerdo con (as vides útiles estimadas, las cuales serán revisadas
anualmente por el gerente de administración y finanzas.
c) Las disposiciones de activos fijos deben ser aprobadas de la siguiente forma:
Activos con un costo hasta de 1.000.000 de unidades monetarias, por el gerente de
administración y Finanzas.
Activos mayores a 1000.000 de unidades monetarias, por el gerente de administración y
Finanzas y contador
Todas las compras de activos fijos, deberán ser realzadas con una requisición y
justificación del mismo, debiendo estar aprobada de acuerdo a lo explicado en el punto c
de la política a las disposiciones.
Una vez cada dos años se toma un inventario tísico de los activos y se realiza un
reconciliación con el mayor general, para la cual no se aclaran oportunamente ¡as
diferencias.
Respecto a los seguros sobre los activos fijos, se ha observado que en los últimos dos años,
existe una deficiencia en la cobertura de los mismos, por lo que la empresa deberá
establecer una politice al respecto. .
FLUJOGRAMAS
Los flujogramas son técnicas de documentación, más gráficas que narrativas. Se utilizan
cuando se desea tener una primera apreciación acerca del funcionamiento de un
procedimiento a nivel general, podemos tener los siguientes tipos de flujogramas:
• Secuenciales
• Columnares
• Analíticos
Los flujogramas aplicados al proceso de documentación de los controles internos tienen una
función mis de ayuda gráfica para el entendimiento de un sistema, que el de documentación
propiamente dicho, es decir, son complementarios
Como se ha establecido, no podemos decir que existe una sola forma ideal para documentar
los controles internos. Por esta razón, una combinación de cuestionarios para una primera
aproximación y, flujogramas y narrativos que amplíen algún aspecto que interese al
contador público en su trabajo, es la mejor combinación que puede tenerse para documentar
el control interno.
INFORME DE CONTROL INTERNO
El informe ele control interno es un informe dirigido a la alta gerencia de una entidad, en el
cual se detallan todas las situaciones o debilidades encontradas en la evaluación de los
sistemas, métodos y procedimientos de contabilidad usados. El informe de control interno
debe ser redactado en un estilo sobrio, en el cual no se debe en ningún caso personificar o
señalar cargos específicos en la entidad, acerca de las responsabilidades detectadas como
debilidad. Los informes pueden ser emitidos por el departamento de auditoria interna, o por
el contador público independiente que ha examinado los estados financieros. Las
responsabilidades de cada uno son diferentes, por tanto, el alcance del trabajo de evaluación
del control interno contable y su informe relacionado.
Es una exigencia la emisión de la carta de control interno para toda revisión de los estados
financieros. Debe tenerse presente que no existe la empresa perfecta, por lo que en caso de
no existir observaciones, tal situación puede originarse en todo caso por la falta de
profundidad en el trabajo del contador público. Los puntos de observación varían en el
grado de importancia, es decir, habrá observaciones que desde el punto de vista del control
interno, deberán ser subsanadas con mayor rapidez que otras. Una última observación
referente a la carta de control interno es su carácter confidencial, lo que es necesario, a fin
de proteger los intereses de la empresa a la cual se le hizo una revisión de las cifras, o de
los sistemas contables en funcionamiento. El informe de control interno realizado por el
contador público independiente recibe varias denominaciones, a saber:
• Carta a la gerencia
• Memorándum de control interno
• Carta de observaciones de control interno
A continuación un ejemplo
CONFIDENCIAL
Sr. Raúl APitz G. Presidente
PINTURAS 015, C.A
Av. Sur 8 con Carretera Nacional,
Valencia, Estado Carabobo.
Estimado señor Apitz
Hemos efectuado la auditoria de los estados financieros de Pinturas 015,CA, por el período
terminado el 31 de diciembre de 1994 y sobre los cuales emitimos nuestro informe de fecha
15 de enero de 1995. Al planificar y efectuar nuestra auditoría de los estados financieros de
Pinturas 015, C.A, consideramos su estructura de control interno para determinar el alcance
de nuestros procedimientos sustantivos de auditoría con el propósito de expresar nuestra
opinión sobre los estados financieros y no para emitir nuestra opinión sobre la estructura de
control interno. No hemos considerado la estructura de control interno desde la fecha de
nuestro informe.
El mantenimiento de una adecuada estructura de control es responsabilidad de la gerencia.
Debido a que existen limitaciones inherentes en cualquier estructura de control interno
pueden ocurrir errores o irregularidades sin ser descubiertos. Además los controles que
pudieran estar funcionando adecuadamente en un determinado momento podrían
posteriormente ser deficientes debido a la inadecuada ejecución de los responsables para
aplicarlo, así mismo, no podría garantizar se hacía períodos futuros lo adecuado de los
controles actualmente existencia ya que pueden ocurrir cambios en la organización de
Pinturas 015, C.A
Una debilidad importante es una condición en la cual el diseño u operación de los
elementos específicos de la estructura de control interno no reduce a un nivel relativamente
bajo el riesgo de que puedan ocurrir errores o irregularidades en montos que serían
importantes en relación con los estados financieros que están siendo examinados y no sean
detectados dentro de un período de tiempo por los empleados en el curso normal del
desempeño de sus funciones asignadas. Nuestra consideración de la estructura de control
interno no necesariamente revelan todos los aspectos en la estructura de control interno que
pudiera ser debilidades importantes según las normas profesionales. Sin embargo no
identificamos la existencia de situaciones que involucren la estructura del control i terno y
su operación que pudieran representar una debilidad importante según se definió
anteriormente.
Durante nuestra auditoría, observamos algunos aspectos que involucran la estructura del
control interno y otros asuntos operacionales que se presentan para su consideración. Estos
comentarios y recomendaciones todos los cuales han sido discutidos con el personal de
gerencia apropiado, tienen el propósito de mejorar la estructura de control interno o la
eficiencia operacional, y se presentan a continuación.
Hasta aquí, el contador público ha explicado lo siguiente:
El objetivo de la evaluación del control interno.
La observación de no haber considerado el sistema de control interno desde la fecha
del informe.
Limitaciones de un sistema de control interno.
Lo que se considera una debilidad importante del control interno.
La observación importante, según lo definido por el contador, respecto a la
interpretación de debilidades de control interno.
Detallar de las observaciones que no se consideran debilidades importantes y que
previamente, han sido discutidas con el personal gerencial apropiado.
A continuación, el contador público explica en forma detallada todas las observaciones
encontradas a lo largo de su trabajo:
Generales.
Manual de Normas y Procedimientos.
La empresa no posee un manual de normas y procedimientos administrativos para orientar
el trabajo de los empleados en cada una de las áreas operativas de la compañía. La
existencia de un manual formalmente establecido por la gerencia podría dar lugar a que los
procedimientos sean desviados de acuerdo con lo establecido por la gerencia de la empresa.
Archivo de contabilidad.
Toda empresa debe poseer un adecuado sistema para el resguardo y archivo de la
documentación que soporta los registros contables y transacciones llevadas a cabo por la
entidad. Nuestras observaciones respectos a este punto son las siguientes.
Los libros legales se encuentran a la disposición de los empleados del departamento
de contabilidad, y no en una bóveda de seguridad. Los libros Diario, Mayor,
inventarios y balance de accionistas de asambleas de accionistas y de asambleas de
junta directiva se encuentran bajo esta situación.
Los comprobantes con antigüedad de cinco años son mantenidos en su totalidad en
el archivo de contabilidad; lo cual congestiona el fácil acceso a los registros de los
ejercicios más recientes.
No se mantienen equipos de seguridad para casos de incendios, lo cual puede tener
consecuencias gravea debido al gran volumen de documentación almacenada en el
archivo.
Efectivo en caja y bancos.
Uno de los aspectos más importantes de control interno sobre el efectivo es el referente a la
conciliación oportuna de los saldos de los registros contables vs. Los estados de cuenta
recibidos de las instituciones financieras. A la fecha de nuestra revisión se pudo observar lo
siguiente.
Las conciliaciones bancarias no se encuentran actualizadas a la fecha de
presentación de los estados financieros.
Existía un gran volumen de partidas en conciliación, las cuales no habían sido
analizadas y con una antigüedad mayor a 180 días.
Las conciliaciones no tenían evidencia de haber sido revisadas y aprobadas por
algún funcionario autorizado.
Los ejemplos anteriores son sólo una pequeña muestra de lo que un contador público puede
reflejar en su Informe de Control Interno. Seguidamente, se muestra la última parte que
pudiese incluir la carta a la gerencia.
Estas condiciones fueron consideradas para determinar la naturaleza, oportunidad y
alcance de las pruebas de auditoría aplicadas en nuestra auditoría de los estados
financieros de 1994, pero la existencia de las situaciones mencionadas no afectan en
forma importante los estados financieros de la empresa.
Este informe ha sido preparado solamente para información y uso del directorio y
gerencia de pinturas 015,C.A
Deseamos aprovechar esta oportunidad para agradecer las cortesías y ayudas que
recibimos por parte del personal de la compañía durante el curso de nuestra
auditoría.
Muy atentamente.
GARCÍA CONTRERAS Contadores Públicos
Lic. Vanessa García Bolívar
C.P.C N° 30.850
RESUMEN
El control interno es la base sobre la cual descansa la contabilidad de su sistema contable.
Todas las operaciones contables necesariamente están sujetas al control interno que
establece una entidad. El grado de fortaleza del control interno determinará si existe una
seguridad razonable de que las operaciones reflejadas Los estados Financieros son
confiables, o no. El mantener una adecuada estructura del control interno es
responsabilidad de la gerencia de una entidad, la cual debe realizar las estimaciones
necesarias para asegurarse que los beneficios esperados por la implantación de los
procedimientos de control, son superiores a los costos de estos respectivos procedimientos.
Los objetivos del control interno son proveer a la gerencia una seguridad razonable, pero no
absoluta de que los activos valiosos y movibles están protegidos contra pérdidas por uso o
disposición no autorizadas, y que las operaciones son realizadas con autorización de la
gerencia, y registradas de acuerdo con principios de contabilidad de aceptación general. El
objetivo de integridad asegura que todas las operaciones son registradas en el período al
cual corresponden. La exactitud requiere que las transacciones sean contabilizadas en los
registros por el valor que se derivan de tas operaciones. El objetivo de autorización
establece que un sistema contable de control interno no puede permitir el registro de
operaciones que no se encuentren autorizadas por algún funcionario competente. El
objetivo de existencia establece que una entidad solo puede contabilizar en sus registros,
operaciones n intercambios que realmente, hayan afectado la posición financiera, o de
resultados de la entidad. El objetivo de custodia se establece para tratar de controlar el uso
o disposición no autorizada de los activos de la empresa.
Todas las definiciones de control interno establecen que éste se encuentra dirigido a
proteger activos, asegurar la exactitud de los registros contables, fomentar la eficiencia
operacional y estimular el cumplimiento de las políticas de la entidad. Los controles
internos pueden ser clasificados en: administrativos y contables. Las condiciones para un
control interno adecuado son las siguientes: competencia del personal, delimitación de
responsabilidades, establecimiento de niveles de autorización, segregación de funciones,
conciencia de control y canales de comunicación. Los tipos básicos de control podemos
dividirlos en: controles de existencia, de exactitud, de autorización y de custodia. Un
control de existencia asegura que sólo se registran operaciones o transacciones que existen;
un control de exactitud permite registrar operaciones únicamente por los montos que
reflejan los documentos originales; un control de autorización permite que se efectúen
operaciones que son válidas desde el punto de vista interno; un control de custodia se
establece para asegurar que los activos valiosos y movibles, están resguardados contra el
robo y/o pérdida.
La documentación de la evaluación del control interno puede ser realizada por medio de:
cuestionarios, narrativos y flujogramas. Los cuestionarios están enfocados a preguntas
puntuales que determina la existencia o no de un control interno, las preguntas pueden estar
agrupadas por: cuentas, departamentos, ciclos del negocio generales. Los narrativos
consisten en un texto en el cual se plasma un procedimiento en forma secuencial;
generalmente, éstos explican en forma detallada el proceso que sigue la empresa para
alguna situación específica. La última forma por la cual puede ser documentado el control
interno, es a través de los flujogramas, los cuales pueden ser: secuenciales, columnares y
analíticos. Los flujogramas tienen un objetivo más grafico que narrativo son un
complemento de las dos técnicas anteriormente nombradas.
Todo el producto final de la evaluación de los controles internos es plasmado a través de
informes los cuales pueden ser realizados por auditores internos o externos, el contador
público independiente, o auditor externo, utiliza un informe denominado carta a la gerencia.
Este informe se redacta en un estilo impersonal.
BIBLIOGRAFÍA:
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
AUTOR: FERNANDO CATACORA CARPIO 1997