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GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE

MANUALES DE ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Unidad de Desarrollo Organizacional y Evaluación

HOJA 1 DE 27 CLAVE GUI-CA100-001

REVISIÓN 03

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Y EVALUACIÓN

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN FECHA DE ELABORACIÓN 30/09/2004

ÍNDICE

Página

1. Introducción.................................................................................................................. ..... 2

1.1 Ámbito de Aplicación ........................................................................................................... 2

2. Objetivo de la Guía ............................................................................................................ 2

3. Política ...............................................................................................................................

4. Normas...............................................................................................................................

3

3

5. Contenido del Manual de Organización.......................................................................... 4

5.1 Identificación de la Edición................................................................................................... 4

5.2 Capítulos del Manual de Organización................................................................................ 5

5.3 Organización Formalizada....................................... ............................................................. 7

5.4 Sección Documentos Complementarios............................................................................... 14

6. Anexos............................................................................................................................... 14

6.1 Formatos e Instructivos del Manual de Organización........................................................... 14

6.2 Tabla de Colores.................................................................................................................. 18

6.3 Simplificación de la Documentación para la Elaboración de Manuales de Organización.... 18

6.4 Lista de Verbos para Funciones por Niveles Estratégicos, Tá cticos y Operativos............... 19

6.5 Proceso de Revisión de Manuales de Organización............................................................ 22

7. Glosario............................................................................................................................. 23


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1. INTRODUCCIÓN Esta nueva versión tiene la oportunidad de actualizarse en una nueva etapa de la Comisión Federal de Electricidad como empresa de clase mundial, momento en que se amplían y renuevan horizontes en todos los procesos, mediante diversas estrategias para satisfacer la prestación del servicio público de energía eléctrica, en un entorno de eficiencia, modernización, productividad, competitividad e innovación, cumpliendo así, el objeto para el que fue creada a través de procesos técnicos, operativos y administrativos ejecutando para ello las diversas etapas administrativas como son principalmente la planeación, organización, dirección y control. Una de las estrategias se refiere al mejoramiento organizacional y de los procesos, técnicos y administrativos, por lo que se hace necesario: ? Contar con propuestas de estudio para su adecuación y modernización derivadas de la práctica

diaria, del conocimiento y cultura organizacional de los usuarios, cumplien do con las leyes y normas . ? Afirmar la eficiencia, productividad y competitividad con miras a lograr un desempeño uniforme en la

cadena de valor para todos los procesos de la entidad . ? Constatar mediante evidencia en los medios impresos y magnéticos, el conservar la información

referente al conocimiento de la organización para llevar a cabo sus facultades y funciones. Una de las herramientas que sirven para impulsar las citadas actividades son los Manuales de Organización, los cuales contribuyen favorablemente a proporcionar información sobre la conformación de las áreas funcionales especificando entre otros Antecedentes, Marco Jurídico, Estructura Orgánica, Objetivo y Funciones. Por ello, el análisis de la organización se da en dos aspectos: externo e interno; el primero se refiere a la institución como sistema abierto, esto es, reconocer que cualquier organización está regida por una normatividad e interactúa con otras instituciones y el público usuario; el contexto interno abarca su apego a las dispos iciones contractuales y la aplicación de los principios de organización; los resultados deben ser alcanzados y reflejados en la elaboración de los Manuales de Organización. En los meses de julio y agosto del año 2004, se realizó la presentación de está gu ía al Comité de Mejora Regulatoria Interna y se recabó la opinión de los usuarios incorporando las sugerencias consideradas procedentes. 1.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN Áreas de Comisión Federal de Electricidad, tanto Oficinas Nacionales, como Áreas Foráneas y Desconcentradas. 2. OBJETIVO DE LA GUÍA Proporcionar una metodología para la elaboración, homogeneización y/o actualización de los Manuales de Organización, que permita coordinadamente con los representantes de área designados para esa labor, un mantenimiento sistemático a dicha herramienta, lo cual coadyuva a una mayor participación del factor humano, la alineación y aprovechamiento de los recursos disponibles, tanto materiales, como financieros y tecnológicos dentro de la cadena de valor.


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3. POLÍTICA Puede utilizarse software institucional para la captura de los manuales, considerando la tendencia institucional en la paquetería de Microsoft Windows, mediante el procesador de textos Word de Microsoft y los organogramas en el propio Word, o en el diseñ ador de gráficos PowerPoint, sin objeción en el uso de la paquetería con la que las áreas cuenten. 4. NORMAS Generales: Se describirán las estructuras orgánicas de Dirección hasta nivel de Gerencia que hayan sido autorizadas por Junta de Gobierno y publicadas en el Estatuto Orgánico. Para los niveles de Subgerencias a Oficinas, las formalizadas mediante Convenio CFE-SUTERM. Se debe anotar una clave o identificación única que se conforma con las siglas MO (Manuales de Organización), seguida de un guión y la Clave de Área de Responsabilidad (clave 20) y finalmente un número progresivo de tres dígitos. En las Hojas de Formalización de los manuales se deberá establecer la vigencia del documento.

Las áreas emisoras y propietarias de los manuales de organizaci ón deben conservar el ejemplar original, debidamente impreso y autorizado. La información contenida en los manuales de organización de la CFE es responsabilidad del área emisora. Documentales: Para simplificar y reducir la gestión documental, mediante las etapas del proceso administrativo, únicamente se debe de considerar como criterio para la elaboración de los manuales de organización, el de Decisión, cubierto por los aspectos de Decisión Estratégica, Decisión Táctica y los de Decisión Operativa. En el inciso 6.3 “Simplificación de la Documentación para la Elaboración de Manuales de Organización”, se da mayor información sobre su aplicación. Asimismo, dentro de las funciones se deben reflejar los aspectos medulares del área así como su contribución al propio proceso y en lo posible sus insumos y productos, enfocándose a transparentar la aportación a la cadena de valor y al cumplimiento de las líneas estratégicas de la planeación y los propios objetivos que de ella se desprenden. Se debe evitar en las áreas técnicas la integración del Apartado de Funciones del manual con aquellas en que participa, en mayor o menor grado cualquier órgano, así como las que se realizan o deben realizarse en todos las áreas de CFE, independientemente de su especialidad, siendo algunas de ellas las siguientes: Planear y programar actividades del área; capacitar al personal del área; implantar aspectos relativos a la calidad total; elaborar manuales administrativos; elaborar contratos programa; supervisar y controlar áreas o trabajos a su cargo etc.; las cuales son funciones homologadas, salvo para los órganos normativos con responsabilidad directa en algunas de ellas, así como las unidades administrativas de apoyo.


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5. CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Para conformar documentos uniformes y homogéneos en contenido y presentación, se deberá seguir el orden a continuación indicado:

IDENTIFICACIÓN DE LA EDICIÓN

Portada del Manual Encabezado del documento Textos

CAPÍTULOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

Hoja de Formalización Índice (tabla de contenido) Introducción Antecedentes Objetivo Marco Normativo

SECCIÓN ORGANIZACIÓN FORMALIZADA

Estructura Orgánica Organograma Funciones

SECCIÓN DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS

Glosario Información Adicional

Para conservar la numeración de esos elementos y la estructura del manual, siempre deberán usarse los elementos en el orden listado. 5.1 IDENTIFICACIÓN DE LA EDICIÓN

A) PORTADA DEL MANUAL

Es la parte externa del documento en la que se identifica con el título e información única ligada a su edición.

A efecto de establecer una presentación uniforme en los documentos impresos, se utilizará una portada normalizada.

Se debe seguir lo señalado en el Manual de Identificación Corporativa en el Apartado de Publicaciones.


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B) ENCABEZADO DEL DOCUMENTO Cada hoja, para identificación, deberá llevar un encabezado, el cual tendrá la siguiente composición:

HOJA XX DE XX 4) CLAVE MO-XXXXX-XXX

REVISIÓN XX

DIRECCIÓN DE 1)

(ÁREA PROPIETARIA) 2 )

(T ÍTULO) MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE 3 ) FECHA DE ELABORACIÓN XX/XX/XXXX

1) Nombre de la Dirección o Área Autónoma (Arial, mayúscula, negrita no mayor a 10 puntos)

2) Área propietaria (Arial, mayúscula, no mayor a 9 puntos) 3) Título del manual (Arial, mayúscula, no mayor a 9 puntos) 4) Datos de Control de Publicación (Arial, mayúscula, no mayor a 7 puntos):

Número de Hojas, Clave, Revisión, Fecha de Elaboración. C) TEXTOS En hojas interiores con el fin de optimizar espacio, se recomienda lo siguiente, susceptible a ajustarse a las propias necesidades del documento: Títulos: letra Arial, para tamaño de fuente 12 puntos, mayúsculas, negritas. Subtítulos: letra Arial, 11 puntos para tamaño de fuente, negritas. Texto en general: letra Arial, 11 puntos para tamaño de fuente, mayúsculas, mi núsculas, interlineado sencillo Se debe uniformar el Manual de Organización a una sola fuente y tipo de fuente, por lo que debe reservarse el uso del tipo de letra cursiva para destacar información. 5.2 CAPÍTULOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Se desarrol larán a continuación los elementos para facilitar la elaboración e integración del Manual de Organización. A) HOJA DE FORMALIZACIÓN Mediante este formato se da plena evidencia sobre la validez y vigencia del Manual de Organización por las autoridades respectivas, integrando el registro de la fecha de entrada en vigencia, reconociéndose también el crédito a los participantes en su elaboración. Las firmas requeridas como referencia para incluirse dentro de la Hoja de Formalización, son las señaladas en el apartado de Formatos y en el instructivo respectivo. En la sección Anexos (hoja 15) se muestra la Hoja de Formalización.


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B) ÍNDICE (TABLA DE CONTENIDO) Es una relación de los apartados que constituyen la estructura del documento, para su diseño apegarse a lo siguiente:

i) La numeración de los apartados del manual será progresiva. ii) Escrita en números arábigos, llevando el mismo orden de información que debe cubrir en su

totalidad el contenido. iii) Sin contar Portada y Hoja de Formalización. iv) Registrar el número de la página donde inicie cada tema.

C) INTRODUCCIÓN En este apartado se da a conocer un panorama general del contenido del manual, su utilidad e información referente al área que se describe. Adicionalmente, se puede incluir: breve descripción de cómo se revisa y mantiene. Se recomienda que sea realizada por el funcionario responsable del área mediante un mensaje. D) ANTECEDENTES Se refiere a una breve descripción del origen del área, así como también de la evolución que ésta haya experimentado, destacando los principales cambios y transformaciones estructurales derivadas de las necesidades operativas y administrativas que los hayan propiciado, indicando en su caso las modificaciones estructurales, según a: los Acuerdos de Junta de Gobierno; los Convenios CFE-SUTERM; así como las referencias del área en el Estatuto Orgánico, en su caso. E) OBJETIVO Se entiende por objetivo, el propósito esencial que pretende alcanzar el área a través del desarrollo de sus funciones; derivada del motivo por el cual fue creada. Cabe mencionar que se debe redactar un solo objetivo por cada área. En su definición es necesario:

i) Procurar que su redacción no exceda de cinco líneas. ii) Iniciar con un verbo en infinitivo que indique un propósito a lograr, por ejemplo: Garantizar,

Asegurar, Sustentar, Instaurar, entre otros. iii) Se debe de utilizar solamente un verbo. iv) Omitir adjetivos calificativos. v) Relacionar para los niveles jerárquicos superiores, los objetivos con las facultades que tienen

asignadas en el Estatuto Orgánico. F) MARCO NORMATIVO Es la relación o listado de los principales ordenamientos, donde se determina las facultades y ámbito de competencia de las áreas de CFE, estos ordenamientos son: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, leyes, tratados, códigos, reglamentos, decretos y acuerdos relacionados con la organización y funcionamiento del área que se describe en el manual, seguidas de otras disposiciones jurídico administrativas internas que regulen actividades sustantivas del área, tales como: Convenios CFE-SUTERM, manuales, normas, lineamientos, oficios -circulares.


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Las disposiciones jurídicas aplicables, deben listarse cronológicamente de la más antigua a la más actual (tomando como base la fecha de su emisión) en el orden de cada uno de los apartados que se mencionan en el párrafo anterior, seguidos de las fechas de emisión y última reforma publicadas en el Diario Oficial de la Federación. Se anotará la fecha con números arábigos en el caso del día y el año; y en números romanos en el caso del mes. Ejemplo:

Ley del Servicio Público de Energía Eléctrica DOF 22-XII-1975, Última reforma DOF 23-XII-1993.

Se propone considerar lo siguiente:

i) Los nombres de los ordenamientos deben aparecer completos. ii) En el caso de los oficios -circulares y similares, se señalará su número, fecha y el cargo del

titular del área que los emitió. iii) Al listar cada ordenamiento se debe evitar hacer uso de viñetas.

Para la elaboración de este apartado se recomienda consultar “Notas Relativas al Diario Oficial de la Federación” que se encuentra en la dirección electrónica http://ldcaja01.cfemex.com/juridico.nesf, en el portal de servicios jurídicos del Abogado General. 5.3 ORGANIZACIÓN FORMALIZADA G) ESTRUCTURA ORGÁNICA Es la relación ordenada de las áreas que integran el órgano a que se refiere el manual, codificadas en razón de criterios de jerarquía y especialización funcional, de manera que sea posible visualizar los niveles jerárquicos y las relaciones de dependencia. La estructura orgánica, corresponderá a la vigente a la fecha de elaboración o actualización del manual y se contemplarán los niveles jerárquicos de acuerdo al Anexo 6.3 Simplificación de la Documentación para Elaboración de Manuales de Organización, hoja 18. Para poder visualizar los niveles de jerarquía y la dependencia entre las áreas, se codifica la estructura orgánica de acuerdo al tipo de manual, en los siguientes cuadros: MANUAL DE ORGANIZACIÓN GENERAL

CODIFICACIÓN DÍGITOS NIVEL JERÁRQUICO 0 Uno Corresponde a la Dirección General

0.0 Dos Pertenece a Dirección y/o Titular del Órgano Interno de Control

0.0.0. Tres Para las Subdirecciones y Abogado General 0.0.0.0 Cuatro En su caso para las Coordinaciones


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MANUAL DE ORGANIZACIÓN

CODIFICACIÓN DÍGITOS NIVEL JERÁRQUICO

0.0.0.0.0 Cinco

Corresponde a una Gerencia En el ámbito foráneo puede ser Gerencia Divisional de Distribución; Gerencia Regional de Producción; de Transmisión, Área de Control y Residencia General.

0.0.0.0.0.0 Seis Es para Subgerencia o Unidad 0.0.0.0.0.0.0 Siete Relativo a Subjefaturas de Unidad, en su caso 0.0.0.0.0.0.0.0 Ocho Para los Departamentos 0.0.0.0.0.0.0.0.0 Nueve En su caso, Subjefaturas de Departamento 0.0.0.0.0.0.0.0.0.0 Diez Para Oficinas

La codificación partirá de los siguientes criterios:

i) El área propietaria de un manual deberá considerar la codificación otorgada a la misma en el Manual de Organización General de CFE o su adscripción de las allí señaladas.

ii) Se usarán números arábigos. iii) Conforme se descienda en la jerarquía, se añadirá un dígito por cada nivel. iv) El valor de cada dígito indicará la secuencia en la cadena de mando. v) Si algún nivel de la cadena de mando no existe su valor será cero. vi) La asignación de los dígitos iniciará a partir del primer nivel jerárquico de izquierda a

derecha. vii) Se debe evitar el uso de abreviaturas al denominar a las áreas. viii) Las áreas de apoyo de las jefaturas de Dirección General y Dirección como Secre tarías

Particulares, Coordinación de Asesores, Asesorías, no tendrán codificación en los Manuales de Organización.

ix) Las áreas de nueva creación, que no cuenten con la codificación en el Manual de Organización se les podrán otorgar una clave provisional de acuerdo a la adscripción

EJEMPLO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

1.0.0.1 Coordinación del Programa de Ahorro de Energía del Sector Eléctrico 1.0.0.1.1 Gerencia del Programa de Ahorro de Energía del Sector Eléctrico

H) ORGANOGRAMA Actualmente existe variedad de definiciones de organograma, debido a que es un concepto que se liga con el de Estructura Orgánica y con el de organizar la empresa, mediante el diseño de la estructura de responsabilidades, la adecuación de los sistemas necesarios para que esta funcione y con def inir sus estructuras de mando para consolidar su posicionamiento estratégico. Una de ellas, textualmente cita: es un plano de la organización en la que se representan en forma gráfica la estructura orgánica y en forma esquemática, la posición de las áreas que le componen y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad y responsabilidad, así como la coordinación y asesoría, entre las mismas áreas internas. También se conoce como un instrumento auxiliar de la administración para representar la estructura de organización; la información básica sobre las líneas de mando; los diversos niveles funcionales; los alcances; y otros aspectos de la organización.


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Los organogramas destacan cinco aspectos fundamentales de la estructura de la organización: 1. División de trabajo. Cada figura geométrica representa la unidad responsable de determinada parte

de la carga de trabajo de la institución. 2. Autoridad y Comunicación. Las líneas indican la cadena de mando (la jerarquía de los empleados)

entre los mandos y subordinados. 3. Tipo de trabajo que se ejecuta . Las denominaciones o descripciones de las figuras geométricas

indican las diferentes funciones o áreas de responsabilidad. 4. Criterio de agrupación de los se gmentos de trabajo. Indica el criterio con que se han dividido las

actividades, por ejemplo, aplicando el criterio de: procesos, especialidad funcional, producto, clientela o área geográfica, etc.

5. Niveles Superiores. Refleja también los diferentes nivel es en la jerarquía de la organización. Existen varias clases de organogramas, para efecto de la presente guía se considerarán atendiendo a su objeto, los de tipo estructural y de acuerdo a su formato, los de presentación vertical o mixto.

ORGANOGRAMA Se conforman de un número determinado de rectángulos de igual tamaño que representan a las áreas unidas por líneas del mismo grosor para indicar la relación de adscripción y autoridad que existe entre ellas.

ORGANOGRAMA FORMATO VERTICAL O MIXTO En los organogramas de formato vertical, el órgano representado de más alta jerarquía está colocado en la parte superior. Las líneas de autoridad parten de arriba hacia abajo. En algunas ocasiones, por comodidad y cuestión de espacio en la composición de un orga nograma, se puede combinar el formato vertical. El diseño inicia considerando que el primer nivel se otorga al órgano superior o de mayor jerarquía seguido por el nivel inmediato inferior, situados en línea debajo del propio órgano inmediato superior. Cuando existe mayor cantidad de niveles jerárquicos y el número de órganos aumenta ya no se hace recomendable desplazarlos en una misma línea bajo su órgano superior, entonces se recurre al organograma horizontal, aprovechando que en estos organogramas la jer arquía se desplaza de izquierda a derecha. Por ello, ahora aparecen los órganos subordinados del mismo nivel jerárquico uno bajo el otro, unidos por su costado izquierdo al órgano superior; lo que da como resultado un organograma mixto. En este caso el trazo de las líneas de autoridad debe ser lo suficientemente claro para no dejar duda de cual órgano es el inmediato superior de otro. Se recomienda que en el organograma se representen del lado izquierdo las áreas sustantivas y a continuación las adjetivas que son las de apoyo. Dentro de cada rectángulo se anotará el nombre del área de que se trata, evitando el uso de abreviaturas. La colocación de los rectángulos será de acuerdo al nivel jerárquico que le corresponda dentro de la organización. Se presenta el ejemplo de un organograma conteniendo las indicaciones señaladas.


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ORGANOGRAMA MIXTO

Las Áreas Regionales son aquellas cuya ubicación física se encuentra en los estados o circunscripción territorial de la República y dependen jerárquicamente de las áreas de Oficinas Nacionales; su representación se unirá jerárquicamente con línea continua al órgano del cual dependen, en la parte inferior del organograma, simbolizando su ámbito geográfico foráneo con una línea horizontal discontinua.

GERENCIA

SUBGERENCIA

DEPARTAMENTO

OFICINA

OFICINA

DEPARTAMENTO

OFICINA

OFICINA

SUBGERENCIA

DEPARTAMENTO

OFICINA

OFICINA

DEPARTAMENTO

OFICINA

OFICINA

REGION

ÁREA ADJETIVA O DE APOYO

ÁREA SUSTANTIVA

ÁREA REGIONAL


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Las áreas de asesoría, son aquellas conocidas como de staff, que proporcionan información técnica o conocimientos especializados a los altos niveles jerárquicos, Director General y Directores, en su caso su representación se hará con un rectángulo del mismo tamaño que los demás, unido con una línea continua perpendicular a la línea de autoridad del órgano al cual asesora.

I) FUNCIONES Una función se define como el conjunto de actividades afines y relacionadas entre sí, necesarias para lograr los objetivos establecidos y cuya ejecución es responsabilidad de las áreas descritas en la estructura orgánica. Se dividen en: Función Sustantiva o Básica: Es aquella relacionada con el objetivo para el cual fue creada el área. Estas serán preferentemente las funciones que aparecerán en el Manual de Organización de cada área, estarán en estrecha concordancia con las que correspondan al área en el Manual de Organización General de CFE, derivadas a su vez de las facultades del Estatuto Orgánico de CFE dentro del ámbito respectivo de los Directores y Titular del Órgano Interno de Control, Subdirectores y Abogado General así como Coordinadores. Función Adjetiva o de Apoyo: Es aquella que se realiza de manera genérica en todas las áreas y están especificadas en el Estatuto Orgánico de CFE como facultades genéricas. La participación de un área deriva esencialmente de su ubicación en la estructura; es decir, en la medida que su posición corresponda a un nivel jerárquico de más alto nivel, mayor será el volumen de trabajo de carácter directivo asociado con el estratégico. En cambio, en la medida en que la función se cumpla a un nivel inferior, mayor será el volumen de trabajo de tipo operativo, por lo que en su descripción se debe incluir el verbo más representativo par a la función de acuerdo al nivel correspondiente. (Ver anexo 6.4 Lista de Verbos para Funciones por Niveles Estratégicos, Tácticos y Operativos, hoja 21). A continuación, se describen algunos puntos esenciales para este apartado:

i) Las funciones deben delimitar en forma clara y concreta las responsabilidades del área, así como sus facultades y nivel jerárquico correspondientes.

ii) Describir las funciones de tal manera que constituyan un camino para alcanzar el objetivo, sin involucrarlo en su redacción .

iii) Las funciones que se refieren al área deben estar derivadas del Estatuto Orgánico y no ser asociadas a un puesto o puestos de trabajo.

DIRECCIÓN

ASESOR


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iv) Evitar la tendencia a describir las funciones con un grado excesivo de detalle. v) No debe confundirse las f unciones con actividades y/u operaciones, siendo que estas últimas

son más específicas. vi) Evitar el uso de adjetivos calificativos como “adecuado”, “eficiente”, “óptimo”, etc., ya que

éstos atributos deben ser naturales e implícitos al desarrollo de la f unción. vii) No repetir funciones bajo una redacción diferente. viii) Presentar las funciones de cada área en forma de lista, ordenándolas, para los órganos de

mayor nivel jerárquico de acuerdo a la estructura orgánica y para los órganos de un nivel más operativo de acuerdo a la importancia que revisten o bien por el proceso general de trabajo.

ix) Las funciones deberán estar validadas y en su caso aprobadas por el titular del área x) Anotar por cada órgano, el código y título del área que debe corresponder con los de la

estructura orgánica descrita para su rápida localización y a continuación describir las funciones.

xi) Se debe evitar hacer uso de viñetas. Presentación de las funciones: A fin de facilitar la correcta redacción y presentación de las fun ciones, enseguida se detallan una serie de lineamientos que auxilian a redactar y simplificar la realización de esta tarea. Iniciar la redacción con un verbo en infinitivo que indique una acción por realizar. Por ejemplo: Controlar, Realizar, etc. Las funciones deben responder a las preguntas ¿Qué se va a hacer? y ¿Para qué?, a efecto de sustentarlas correctamente. Las funciones de los niveles jerárquicos superiores (Dirección General, Dirección, titular del OIC, Subdirección y Abogado General así como Coordinación, según el caso) deben desprenderse de las facultades del Estatuto Orgánico y formarán parte del Manual de Organización General de CFE. Considerar las que se incorporan por nuevos Convenios CFE- SUTERM. Es indispensable que las funciones cumplan con las facultades y ordenamientos conferidos, así como se incorpore en su redacción lo concerniente al cumplimiento de la Misión, Visión y Objetivos Estratégicos. La referencia a procesos y servicios que presta el área, permite identificar elementos de entrada y salida. Con ello, se establece el alcance de la función al delimitar qué parte de las acciones es responsabilidad propia del área en cuestión. La ventaja de definir funciones de acuerdo a su proceso estriba en que se identifican los distint os pasos de un proceso debiendo estar alineadas hacia una finalidad común, en lugar de centrase por separado sobre sus actividades en particular. Cabe hacer hincapié en que dentro de las diversas etapas y aspectos que involucra el desarrollo de un proceso, participan distintas áreas o diferentes niveles jerárquicos, pero su actividad no es propiamente idéntica, debido a que para cada uno la participación o aportación en el proceso es diferente.


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Funciones Adjetivas:

Para el caso de manuales en los que se describan funciones de las Unidades y/o Subgerencias, así como Departamentos, al final de las funciones sustantivas, se deberán agregar las siguientes funciones adjetivas: Organizar y controlar el funcionamiento de las áreas administrativas que se le hubieren adscrito, promoviendo mejores índices de calidad y productividad; Acordar con su jefe inmediato el despacho de los asuntos relevantes de su competencia. Desempeñar las facultades y comisiones que su jefe inmediato le delegue o encomiende y mantenerlo informado sobre el desarrollo de sus actividades. Someter a la consideración de su jefe inmediato los estudios y proyectos de disposiciones y bases de carácter general, lineamientos, políticas y normas, que se elaboren en el área de su responsab ilidad y que así lo ameriten; Vigilar que en los asuntos de su competencia se dé cumplimiento a los ordenamientos legales y a las disposiciones que resulten aplicables; Formular los anteproyectos de programas y de presupuestos que le correspondan; Dictar las medidas tendientes al mejoramiento administrativo en las unidades que se le hubieran adscrito; Suscribir los documentos relativos al ejercicio de sus funciones y aquellos que le sean señalados por delegación o le correspondan por suplencia; Proporcionar la información, datos o la cooperación que le sean requeridos por autoridades, dependencias o entidades, en los términos de los ordenamientos aplicables; Celebrar contratos y convenios de transacción, en su caso, con particulares, autoridades, dependencias o entidades, relacionados con las funciones que tengan encomendadas; Coordinar, y en su caso supervisar, las actividades que realicen las áreas foráneas en la materia que corresponda a su ámbito de funciones; Proporcionar la información y colaboración que le requieran las demás áreas del Organismo para el cumplimiento de las funciones que tienen encomendadas; Asegurar el buen uso y preservar los bienes muebles e inmuebles, sistemas y patrimonio administrativo que se han asignado a las áreas func ionales que están bajo su responsabilidad y/o sus áreas funcionales adscritas, tanto para servicio directo, como las que son básicas para la prestación del servicio público de energía eléctrica; y Las demás que le confiera su superior jerárquico, los Manuales y otros ordenamientos aplicables.

Para el caso de las funciones adjetivas de los departamentos se adecuarán de acuerdo a la realidad de su ejecución según sea el caso específico.


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5.4 SECCIÓN DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS K) GLOSARIO Listado de palabras poco comunes que requieren explicación así como conceptos de relevancia; las palabras o nombres técnicos utilizados también se deben explicar. L) INFORMACIÓN ADICIONAL (OPCIONAL) Cualquier otra información adicional de utilidad a los propósitos del área, podrá ser incluida como adicionales si así se considera necesaria a los apartados obligatorios que debe contener el manual, conforme se solicita en la guía, citándose como ejemplo: organogramas de plazas; perfiles de puesto; directorio de funcionarios; servicios al público; en el caso de áreas foráneas o desconcentradas, ámbito geográfico en texto o mapas, cuadros de estadísticas, entre otros. Considerando la magnitud de información relevante para el área, se puede listar los documentos en donde se consulta un tema en específico. 6. ANEXOS 6.1 FORMATOS E INSTRUCTIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN La sección siguiente muestra los formatos e instructivos de llenado utilizables para homologar la presentación de los Manuales de Organización. Los formatos son los siguientes: Hoja de Formalización

Hoja de Texto (Libre Reproducción)

(D IRECCIÓN O ÁREA AUTÓNOMA) (1)

(T ÍTULO) MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE (2)

HOJA DE FORMALIZACIÓN

CLAVE DEL ÁREA: (3)

(5)

DÍA MES AÑO (4)

(6)

AUTORIZACIÓN

Nombre Nombre Cargo (7) Cargo (8)

REVISIÓN

Nombre Nombre Cargo (9) Cargo (10)

VIGENCIA: (11)

OBSERVACIONES: (12)

CRÉDITOS

Nombre(s) (13)

Cargo (14)

CONTROL DE ACTUALIZACIONES

Revisión No. (15) Motivo o Causa: (16) Hoja (s) No. (17)


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A.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE HOJA DE FORMALIZACIÓN

No. C O N C E P T O DESCRIPCIÓN

1 DIRECCIÓN O ÁREA AUTÓNOMA

Anotar el nombre del Área, según la adscripción que corresponda.

2 TÍTULO DEL MANUAL Anotar el título completo del manual, según el área a la que corresponda.

3 CLAVE DEL ÁREA Se anotará la clave de área de responsabilidad que le corresponda con base en el Sistema Clave 20.

4 FECHA Indicar la fecha de formalización (día, mes y año) que será tomada para la entrada en vigor.

5 ÁREA SUPERIOR

Anotar el nombre del área inmediata superior en la que se adscribe la propietaria del manual.

6 ÁREA PROPIETARIA DEL MANUAL

Anotar el nombre vigente del área emisora del manual.

7 AUTORIZACIÓN (Área Superior)

Anotar el nombre y cargo del titular del área superior inmediata a la propietaria del manual quien autoriza éste.

8 AUTORIZACIÓN (Área Propietaria)

Anotar el nombre y cargo del titular del área propietaria del manual.

9 REVISIÓN

(Representante del Área)

Anotar el nombre y cargo del Representante del área o de la Dirección según se haya determinado.

10 REVISIÓN

Anotar el nombre y cargo del Titular de la Unidad de Desarrollo Organizacional y Evaluación. (Área responsable en la materia de manuales administrativos a nivel Institucional), exceptuándose en caso de sus propios manuales.

11 VIGENCIA

Se refiere al periodo a partir del cual se autoriza el documento, siendo el periodo más frecuente anual. Algunas áreas incluyen la fecha y especifican que en tanto no se presenten cambios, el manual está en vigor.

12 OBSERVACIONES

Anotar en forma resumida las condiciones del Manual de Organización, Ejemplos: Manual de nueva creación. Fecha próxima de actualización.

13 CRÉDITOS (Nombre)

Indicar el nombre del personal part icipante en la elaboración, evitando incluir al personal que firma para la formalización del documento.

14 CRÉDITOS (Cargo)

Indicar el cargo del personal participante en la elaboración.

15

REVISIÓN

Anotar el número que le corresponda a la elaboración, modificación o actualización que debe ser coincidente con el encabezado de las hojas del manual.

16 MOTIVO O CAUSA Describir brevemente la razón de su modificación o actualización.

17 HOJA (S) No. Deberán anotarse los números de hojas que fueron modificadas.

HOJA XX DE XX CLAVE

REVISIÓN XX

DIRECCIÓN DE

(ÁREA PROPIETARIA)

(T ÍTULO) MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE FECHA DE ELABORACIÓN XX/XX/XXXX

Hoja de Texto. Formato de Libre Reproducción


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6.2 TABLA DE COLORES Para el siguiente apartado se debe seguir lo señalado en el Manual de Identificación Corporativa con vigencia a partir del 15 de octubre de 2004, en el Apartado de Publicaciones, el cual plantea lo relativo a las características de logotipo y la conformación de las publicaciones. Para la elaboración de la portada (ejemplo hoja 4 punto 5.1 “Identificación de la Edición” A) Portada Manual) se ha definido un estándar de colores utilizando el software institucional, de la paquetería Microsoft Windows, Word. Para el diseño de la portada, la base se encuentra en la opción de menú: dibujo la cual despliega las herramientas necesarias. Las franjas se dibujan mediante el Rectángulo el cual es identificable mediante el icono de la misma figura y el tamaño de las franjas se ajusta mediante la opción de formato de autoforma. El color se encuentra en la opción: Color de relleno, mostrado por el icono de la cubeta de pintura. 6.3 SIMPLIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PARA ELABORACIÓN DE

MANUALES DE ORGANIZACIÓN Con objeto de simplificar y reducir la gestión documental para la elaboración de manuales de organización, la siguiente tabla indica la distribución de áreas comprendidas en los tramos de control de un área decisoria de índole estratégico, de índole táctico y operativo así como de apoyo interno:

NIVEL 1 ESTRATÉGICO

ÁREAS Dirección General

Dirección Subdirección y Abogado General

Coordinación

Dirección General

Dirección y Titular Órgano Interno de Control Subdirección y Abogado General

Coordinación

El Manual de Organización General de CFE recoge las funciones de estas áreas estratégicas apoyado en las facultades que le marca el Estatuto Orgánico de CFE

NIVELES 2 y 3 TÁ CTICO Y OPERATIVO

ÁREAS Gerencia Subgerencia Unidad / Subjefatura de Unidad

Departamento / Subjefatura de Departamento

Oficina

Gerencia / Titular de Área del Organo Interno de Control Subgerencia / Unidad / Subjefatura de Unidad Departamento / Subjefatura de Departamento

Oficina

El Manual de Organización de Gerencia contempla las funciones de los niveles jerárquicos especificados ya que éste es el especialista funcional para lograr los objetivos estratégicos

Las unidades dependientes de áreas comprendidas en el nivel 1 podrán elaborar sus propios Manuales de Organización


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NIVEL APOYO INTERNO

ÁREAS Unidad Departamento Oficina

Jefatura de Dirección

Jefatura de Subdirección Jefatura de Coordinación

El Manual de Organización específico de jefatura abarca únicamente los órganos de apoyo directo dependiente de la misma.

ÁREAS FORÁNEAS OPERATIVO

Gerencias Divisionales de Distribución Indicar Órganos y no puestos

Gerencias Regionales de Producción; Indicar Órganos y no puestos

Gerencias Regionales de Transmisión Indicar Órganos y no puestos

Áreas de Control Indicar Órganos y no puestos

Residencias Generales Indicar Órganos y no puestos

i) El Manual de Organización General de CFE, incluirá a la Dirección General, Direcciones y Titular del Órgano Interno de Control, Subdirecciones y Abogado General así como Coordinaciones, considerando el desglose de las facultades que le marca el Estatuto Orgánico. Las áreas que tienen dependencia directa de la Dirección General, no comprendidas en el Estatuto Orgánico, se exceptúan y elaborarán su propio Manual de Organización.

ii) Las jefaturas de las áreas indicadas incluirán a las áreas internas que apoyan a la jefatura y son aquellas que no tienen facultades propias en el Estatuto Orgánico, ya que su función es de apoyo.

iii) Los manuales de organización de nivel de Gerencia incluyen las Subgerencias y/o Unidades, y los departamentos.

iv) Las Unidades dependientes de los Directores y Subdirectores podrán elaborar sus manuales de manera similar al de las Gerencias.

6.4 LISTA DE VERBOS PARA FUNCIONES POR NIVELES ESTRATÉGICOS,

TÁCTICOS Y OPERATIVOS Las funciones describen el nivel en que participan las áreas mencionadas dentro d e un proceso, por ello, será conveniente considerar la desagregación para funciones y responsabilidad tanto horizontal como verticalmente. Adicionalmente, el ciclo funcional de la Dirección General inicia con planear, autorizar, dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de las actividades asignadas a la Entidad; vigilar que se deriven de las disposiciones jurídico-administrativas aplicables para asegurar que estén contenidas en su totalidad. Al ciclo de Dirección, le corresponderá iniciar con programar, coordinar, instrumentar, controlar y verificar.


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En el tercer y cuarto nivel, Subdirección, Abogado General y Coordinación, en su caso, les corresponderá principalmente: proponer, presentar, realizar y controlar el correcto desarrollo de las funciones que por su naturaleza se ubican dentro de su ámbito de competencia. Al quinto y sexto nivel, de las Gerencias y Subgerencias, les corresponderá la determinación de líneas específicas de acción y la elaboración de programas y proyectos específicos en su especi alidad para la obtención de productos concretos y atender en forma directa una parte de las funciones de la instancia superior, así como coadyuvar a la toma de decisiones de las mismas instancias a través de la articulación de los elementos técnicos de juicio que ofrezcan opciones de solución. Con el fin de apoyar a la redacción de las funciones, a continuación se enlistan algunos verbos de referencia, clasificados según su uso, en niveles : el 1 corresponde al nivel decisorio superior o estratégico, el 2 al nivel decisorio intermedio o táctico y el 3 al nivel decisorio operativo.


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Nivel Nivel Verbo 1 2 3

Verbo 1 2 3

Aconsejar X Estructurar X Acordar X Estudiar X X Actualizar X Evaluar X X Adecuar X X Examinar X X Administrar X X Expedir X X Almacenar X Facilitar X Analizar X X Formular X X Apoyar X X Fungir X Aprobar X Gestionar X X Articular X Implantar X X Asegurar X X Informar X X X Asesorar X X Iniciar X Asignar X Inspeccionar X X Asistir X Instalar X X Atender X Instituir X Auditar X Instruir X X X Autorizar X X Instrumentar X X Calificar X Integrar X Capacitar X Interpretar X X Colaborar X Intervenir X Compilar X Inventariar X Comprobar X Investigar X X Comunicar X X X Mantener X Conducir X X Mejorar X Consolidar X X Motivar X X Consultar X Negociar X X Contabilizar X Normar X X Contribuir X Notificar X Controlar X X Obtener X Coordinar X X Operar X Dar X Opinar X X Definir X Organizar X X Desarrollar X X Orientar X Designar X Participar X X X Determinar X X Planear X X Diagnosticar X X Practicar X Dictar X Preparar X Dictaminar X Presentar X X Difundir X X X Presidir X X Dirigir X Presupuestar X X Diseñar X X Procesar X Distribuir X Procurar X X Divulgar X X Producir X Ejecutar X Programar X X Elaborar X X X Promover X Emitir X X Proponer X X Entrevistar X Proporcionar X Especificar X Proveer X Establecer X X Proyectar X X Estandarizar X Realizar X Estimar X

Recabar X


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Nivel Nivel Verbo

1 2 3 Verbo

1 2 3 Recibir X Seguir X Recolectar X Seleccionar X Recomendar X X Sistematizar X Registrar X

Solicitar X Regular X X Someter X X Reportar X Supervisar X Representar X Tramitar X Resguardar X Validar X Reunir X Verificar X X Revisar X X

Vigilar X X

6.5 PROCESO DE REVISIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN Abarca diferentes mecanismos para la revisión y registro de los manuales, tales como: alta, actualización, baja de documentos, ratificación de la vigencia, difusión y publicación. El servicio de revisión de manuales, se centra en corroborar lo s elementos señalados en esta Guía y los principales aspectos en materia organizacional, que se encuentren contenidos tanto en la normatividad del Gobierno Federal como en la institucional. Es mediante la Hoja de Formalización, que incluye el control de actualizaciones, el mecanismo de referencia acerca de las revisiones del Manual de Organización. 6.5.1 ALTA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Para iniciar la revisión de un Manual de Organización se acompaña, la Hoja de Formalización con la firma de autorizac ión y revisión de los funcionarios respectivos, por parte del área emisora. Se debe solicitar mediante Comunicado de petición de revisión, vía oficio o correo electrónico LOTUS NOTES, con el Manual de Organización y la Hoja de Formalización conteniendo las firmas señaladas. 6.5.2 ACTUALIZACIÓN La actualización es un objetivo constante debido a la dinámica de cada uno de los elementos que conforman el Manual de Organización, tanto de los aspectos normativos y los aspectos técnicos. Efectuar el proceso íntegro de revisión anual es un mecanismo útil, de apoyo. La Unidad de Desarrollo Organizacional y Evaluación recibirá anualmente los manuales de organización, o antes de dicho periodo por modificaciones en su estructura orgánica, creación de nuevas atr ibuciones o nuevos servicios, disminución o creación de nuevos órganos. Los criterios a tomar en cuenta para la actualización del manual son los siguientes: término de la vigencia establecida, cambios en la organización, en las funciones; modificaciones y revisión de la legislación, tanto en las normas nacionales como internacionales.


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6.5.3 BAJA La baja de documentos sirve para prevenir la utilización de documentos obsoletos retenidos, para efectos legales y/o de presentación. Los documentos elec trónicos que se realicen en el software institucional, permite tener el historial de documentos para conocer la evolución del documento. 6.5.4 RATIFICACIÓN DE VIGENCIA Cuando no se deriven cambios en los documentos publicados de las revisiones periód icas, el área emisora debe ratificar su vigencia a través de la Hoja de Formalización, actualizando solo la fecha de elaboración del Manual de Organización y en el apartado de observaciones anotar la leyenda “Ratificación de Vigencia de la Revisión No. ” y paso siguiente incorporar la Hoja de Formalización escaneada en el sistema electrónico. 6.5.5 DIFUSIÓN Y PUBLICACIÓN El Gobierno Federal ha establecido dentro del programa de Gobierno Electrónico (e gobierno), un uso intensivo de los equipos de cómputo; CFE ha realizado avances particularmente en materia de documentos electrónicos. Para ello se ha implantado un sitio en la red institucional a fin de que permita la guarda, difusión y consulta de manera accesible denominado Normateca en Líne@, en la c ual los Manuales de Organización se deberán incorporar con la Hoja de Formalización escaneada. El periodo para realizar la difusión y publicación será el fijado en el “Instructivo para el Usuario de la Normateca en Líne@”, después de recibir el comunicado de Visto Bueno de Revisión y la Hoja de Formalización con las firmas correspondientes. 7. GLOSARIO ACTIVIDAD Conjunto de operaciones o tareas afines y sucesivas, que forman parte de un procedimiento, ejecutado por una persona o por una unidad administr ativa y encaminado a la cobertura de una función. ÁREA ADMINISTRATIVA Cada uno de los órganos que forman parte de una estructura con funciones propias que lo distinguen de otros. Indistintamente pueden ser Direcciones, Subdirecciones, Coordinaciones, Gere ncias, Subgerencias / Unidades, Departamentos y Oficinas, así como los homólogos jerárquicos con sus variantes en denominación en Oficinas Nacionales o Foráneas. ASESORÍA Suministrar a una autoridad de línea, información técnica o conocimientos especializ ados en calidad de proposiciones y recomendaciones para efecto de facilitar la toma de decisiones.


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CADENA DE VALOR La cadena de valor es esencialmente una forma de análisis de la actividad empresarial mediante la cual se descompone una empresa en sus partes constitutivas, buscando identificar fuentes de ventaja competitiva en aquellas actividades generadoras de valor. Esa ventaja competitiva se logra cuando la empresa desarrolla e integra las actividades de su cadena de valor de forma menos costosa y mejor diferenciada que sus competidores. Por consiguiente la cadena de valor de una empresa está conformada por todas sus actividades generadoras de valor agregado y por los márgenes que éstas aportan. COMITÉ DE MEJORA REGULATORIA INTERNA (COMERI) Grupo interdisciplinario para dar cumplimiento a las acciones de la Agenda Presidencial de Buen Gobierno y de las Metas Presidenciales, en materia de simplificación administrativa y en la implementación de mejores prácticas que mejoren los procesos. COMPETITIVIDAD Entendemos por competitividad a la capacidad de una organización pública o privada, lucrativa o no, de mantener sistemáticamente ventajas comparativas que le permitan alcanzar, sostener y mejorar una determinada posición en el entorno socioeconómico. También es una expresión utilizada para comparar la estructura de costos del proceso de producción, principalmente mano de obra y materias primas, tecnología, diferenciación de productos y tamaño del mercado, entre otros factores, de un productor con respecto a otros productores internos o externos de productos con igual calidad. DECISIÓN ESTRATÉGICA Son aquellas propias de la alta dirección, que normalmente presentan gran trascendencia para la organización a la que afectan de forma global DECISIÓN OPERATIVA Representan el nivel de regulación directa del flujo de operaciones de la organización. DECISIÓN TÁCTICA Corresponden al nivel jerárquico intermedio y son decisiones de mediano alcance tanto en el tiempo como en los recursos comprometidos.

DELEGA CIÓN DE AUTORIDAD Acto por el cual el encargado de una unidad administrativa, faculta y responsabiliza a un subalterno para actuar en su nombre en la ejecución de acciones específicas. DESCONCENTRACIÓN ADMINISTRATIVA Acción o resultado de distribuir o dis persar las decisiones territorialmente sobre ciertos servicios o funciones de una administración, pero conservando la relación de subordinación o jerarquía de manera central. DEPENDENCIAS GLOBALIZADORAS Es aquella institución pública subordinada en forma directa al Titular del Poder Ejecutivo Federal en el ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de los negocios del orden administrativo que tiene encomendados. Las dependencias de la Administración Pública Federal son las secretarías de estado y los departamentos administrativos según lo establece la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. El concepto de dependencias globalizadoras se enfoca a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público así como a la Secretaría de la Función Pública.


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DIFERENCIACIÓN Elemento del Desarrollo Organizacional que se centra en la especialización y la descentralización para lograr nuevas estructuras y organizaciones desde la perspectiva estratégica y sistémica organizacional. Grado de diferencia entre las áreas de la organización debido a la especialización de su personal en funciones y tareas específicas. EFICACIA Capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los recursos disponibles en un tiempo determinado. EFICIENCIA Uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado; es el requisito para evitar dispendios y errores. Capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos y tiempo, logrando su optimización. ESTRUCTURA ORGÁNICA Disposición sistemática de los órganos que integran a una institución, conforme a criterios de jerarquía y especialización, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia. FUNCIÓN Conjunto de actividades afines y coordinadas entre sí necesarias para alcanzar los objetivos de una entidad, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano o unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurídico administrativas. FORMALIZACIÓN Legalizar internamente los documentos para hacerlos oficiales en su aplicación y observancia, considerando que la información está especificada explícitamente en sus prácticas normales y las responsabilidades de cada posición. INTEGRACIÓN Elemento del Desarrollo Organizacional que fomenta mediante la coordinación y la estabilidad lograr nuevas estructuras y organizaciones desde la perspectiva estratégica y sistémica organizacional. Logro de la unidad de esfuerzos entre las distintas unidades e individuos mediante liderazgo y planificación. INNOVACIÓN Es la introducción comercial de un nuevo producto, proceso, sistema o dispositivo. También implica el desarrollo de nuevos productos –en ocasiones mediante nuevos procesos - a los cuales el mercado asigna un valor más elevado que el anterior. LÍNEA DE AUTORIDAD Relación formal y de enlace dentro de las unidades de diferente nivel jerárquico. Canal de responsabilidad a lo largo del cual se emiten las instrucciones. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Documento en que se registra y actualiza la información detallada de una organización acerca de sus antecedentes históricos, atribuciones, estructura orgánica, funciones de las unidades administrativas que la integran, niveles jerárquicos, líneas de comunicación y coordinación y los organogramas que representan en forma esquemática la estructura.


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MARCO NORMATIVO Enunciado de las disposiciones legales constitución , leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, circulares, etc. de los cuales se derivan las atribuciones y nor mas de la actividad institucional, que afectan directamente a las unidades administrativas descritas en el Manual de Organización. MEJORA CONTINUA Actividad recurrente para aumentar la capacidad de cumplir los requisitos, de acuerdo con la Norma ISO 9000:2000, “Sistemas de gestión de Calidad –Fundamentos y vocabulario”. Otra definición significa cambiar un proceso para hacerlo más efectivo, eficiente y adaptable, qué cambiar y cómo cambiar depende del enfoque específico del empresario y del proceso. MISIÓN La misión o razón de ser de la organización es un breve enunciado que sintetiza los principales propósitos estratégicos y los valores esenciales que deberán ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que colaboran en el desarroll o del negocio. MODERNIZACIÓN Proceso de cambio a través del cual las dependencias y entidades del sector público actualizan e incorporan nuevas formas de organización, tecnologías físicas, sociales y comportamientos que les permite alcanzar nuevos objetivos de manera más eficaz y eficiente. Es la transición de un sistema orgánico funcional hacia otro más flexible que se vincule con las necesidades de la empresa y de los clientes considerando el modelo institucional de calidad y competitividad. NORMATECA EN LÍNE@ Aplicación informática dedicada a la gestión y consulta de documentos a través de la intranet de CFE con la particularidad de que las funciones se realizan en un entorno abierto que fomenta la colaboración cuyo propósito es poner a disposición de todos los trabajadores d e CFE la normatividad administrativa interna. OBJETIVO Es la expresión cualitativa del fin que persigue un área administrativa o grupo de trabajo, que responde al ¿para qué? se realiza determinada función o grupo de funciones. ÓRGANO Es el conjunto de facultades y competencias asignadas a una porción del aparato administrativo, con total independencia de la persona física a cargo de su desempeño, es decir que no importa la persona que lo detenta. ORGANOGRAMA Representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o parte de ella y de las relaciones que guardan entre sí los órganos que la integran. PLAZA Unidad o posición individual de trabajo en determinada función a la que se asignan labores y responsabilidades. PROCESO Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entradas en resultados.


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Un proceso se considera como una serie organizada de actividades relacionadas, que conjuntamente crean un resultado de valor para los clientes. PROCESO ADMINISTRATIVO Es toda una secuencia de pasos que conducen a producir, registrar, conservar o modificar información y su fin es un acto administrativo como una compra, una cobranza, un pago, entre otros. PROCESO TÉCNI CO Un proceso técnico abarca las tareas manuales, los sistemas que coordinan trabajadores y máquinas; como los procesos automatizados, en los que el trabajador juega un papel indirecto o de control. El campo de aplicación de un proceso técnico se orienta a producir cambios químicos (procesos químicos), altera la forma o estructura (procesos mecánicos), quita o agrega partes o piezas (procesos de armado), altera la ubicación del objeto que se procesa (transporte) o verifica la exactitud (inspección y control de calidad). PRODUCTIVIDAD Incremento simultáneo de la producción, del servicio y del rendimiento laboral de una empresa, debido a la modernización y mejora entre los factores que intervienen en esté: trabajadores, maquinaria, equipo, tecnología e insumos - capital conocimiento, energía - de los bienes. De manera general puede definirse como la relación del valor de una entrada (input) dado correspondiente salida (output). En este sentido son tres clases de influencias internas que inciden en la productividad: estructura organizacional y tecnología; comunicación interna de objetivos y expectativas; desarrollo y dirección de recursos humanos. PUESTO Unidad de trabajo específica e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que deban realizarse y aptitudes que debe reunir su titular u ocupante, en determinadas condiciones de trabajo. SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA Proceso que consiste en eliminar y compactar fases del proceso administrativo, así como requisitos y trámites a fin de ganar agil idad y oportunidad en la prestación de los servicios públicos o trámites administrativos. TRAMO DE CONTROL Número de personas o áreas a cargo de un titular de área al que tiene que organizar o supervisar. VENTAJA COMPETITIVA Es cualquier característica de la empresa que se muestra como preeminente y que la sitúa adelante ante la competencia directa dentro de su sector. VISIÓN Es aquel escenario que tiene la organización como futuro deseable que le da sentido estratégico a los planes, programas, proyectos, acciones y decisiones, considerando entre otros factores la satisfacción del cliente con respecto a la competencia.

guÍa para la elaboraciÓn y actualizaciÓn de manuales …normateca.gob.mx/archivos/guia manuales...

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