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Servicio Nacional del Adulto Mayór Mintlterb de Delxrdlu Sedal

Gobierno de Chile

APRUEBA VERSION N°2 DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ADQUISICIONES DEL SERVICIO NACIONAL DEL ADULTO MAYOR.

Resolución Exenta N°1.373/

Santiago, 28 de mayo de 2018

VISTOS:

Lo dispuesto en la ley N° 19.828; Ley N° 18.834, cuyo texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por el D.F.L. N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda; Ley 19.880 que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado; Ley N° 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; ; la Ley N° 19.886 sobre Bases de los Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios; el DS N° 250 de 2004 que aprueba el Reglamento de la Ley N° 19.886 de Bases de Contratos de Suministro y Prestación de Servicios y Resolución N° 1.600, de 2008, de la Contraloría General de la República.

CONSIDERANDO:

Que, el Servicio Nacional del Adulto Mayor es un Servicio Público, funcionalmente descentralizado, con personalidad jurídica y patrimonio propio, cuyo objetivo general es velar por la integración del adulto mayor a la sociedad, su protección ante el abandono y la indigencia y por el ejercicio de los derechos reconocidos en la Constitución de la República y las leyes le reconocen.

Que, las diferentes Divisiones y Unidades del Servicio constantemente requieren de la adquisición de bienes y servicios con el objetivo de ir dando cumplimiento a la mencionada misión de esta institución.

Que, según lo establecido en el artículo 4° del Reglamento de Ley de Compras N° 19.886, que hace mención a que "Las Entidades, para efectos de utilizar el Sistema de Información, deberán elaborar un Manual de Procedimientos de Adquisiciones, el que se deberá ajustar a los dispuesto en la Ley de Compras y su Reglamento".

Que, en mérito de lo anterior, la Unidad de Adquisiciones de SENAMA, ha establecido los distintos procedimientos para la adquisición de bienes y servicios mediante la versión N°2 del Manual de Procedimientos.

Que, se hace necesario para el buen funcionamiento del SENAMA, la dictación del presente acto administrativo.

1

RESUELVO:

1. APRÚEBASE versión N°2 del Manual de

Procedimientos de la Unidad de Adquisiciones del Servicio Nacional del Adulto Mayor, cuyo texto

es del siguiente tenor:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ADQUISICIONES DEL SERVICIO NACIONAL DEL ADULTO MAYOR

Contenido INTRODUCCIÓN

DEFINICIONES

9

NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE COMPRAS

12

ORGANIZACIÓN DEL ABASTECIMIENTO EN LA INSTITUCIÓN 14

Personas involucradas en el proceso de abastecimiento 14

Unidades involucradas en el proceso de abastecimiento- 15

PROCEDIMIENTOS 16

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES

17

PIAN ANUAL DE COMPRAS 17

Procedimiento para confección del Plan Anual de Compras. 17

FLUJOGRAMA PLAN ANUAL DE COMPRAS

20

ELABORACIÓN Y DESPACHO DEL FORMULARIO DE REQUERIMIENTO . ......... ...... 23

Procedimiento para la elaboración y despacho del Formulario de Requerimiento 23

FLUJOGRAMA ELABORACIÓN Y DESPACHO DEL FORMULARIO DE REQUERIMIENTO 25

COMPRAS MENORES A 1.000 U.T.M. CONVENIO MARCO 27

Procedimiento para compras menores a 1.000 U.T.M. a través de Convenio Marco__ 27

FLUJOGRAMA COMPRAS MENORES A 1.000 U.T.M. CONVENIO MARCO 30

COMPRAS MAYOR A 1.000 U.T.M. CONVENIO MARCO 33

Procedimiento de compras mayores a 1.000 UTM a través de Convenio Marco 33

FLUIOGRAMA COMPRAS MAYOR A 1.000 U.T.M. CONVENIO MARCO 38

PROCEDIMIENTO PARA SOUCITUD DE CONTRATO DE SUMINISTRO VIGENTE 44

Procedimiento para adquisición mediante Contrato de Suministro Vigente 44

FLUJOGRAMA PARA SOLICITUD DE CONTRATO DE SUMINISTRO VIGENTE 46

COMPRAS MENORES A100 U.T.M A TRAVÉS DE LICITACIONES SIMPLIFICADAS 49

Procedimiento para compras menores a 100 U.T.M. a través de Licitación Simplificada 49

FLUJOGRAMA COMPRAS MENORES A 100 U.T.M A TRAVÉS DE UCITACIONES SIMPUFICADAS 55

2

COMPRAS MAYORES A 100 U.T.M. Y MENORES A 5.000 U.T.M. A TRAVÉS DE LICITACIÓN

PÚBLICA 63

Procedimiento para compras mayores a 100 U.T.M. y menores a 5.000 U.T.M. a través de

Licitación Pública 63

FLUJOGRAMA COMPRAS MAYORES A 100 U.T.M. Y MENORES A 5.000 U.T.M. LICITACIÓN

PÚBLICA 72

COMPRAS MAYORES A 5.000 U.T.M. A TRAVÉS DE LICITACIÓN PÚBLICA 85

Procedimiento para compras mayores a 5.000 U.T.M. a través de Licitación Pública._ 85

FLUJOGRAMA MAYORES A 5.000 U.T.M. ATRAVÉS DE LICITACIÓN PÚBLICA 93

COMPRAS A TRAVES DE UCITACÓN PRIVADA 105

Procedimientos para compras a través de Licitación Privada 105

FLUJOGRAMA COMPRAS A TRAVES DE UCITACIÓN PRIVADA 113

PROCEDIMIENTO PARA DECLAR INADMISIBLE UNA OFERTA Y/0 DESIERTA UNA LICITACIÓN_ 123

Procedimientos para declarar inadmisible una oferta y/o desierta una Licitación Pública o

Privada 123

FLUJOGRAMA PARA DECLAR INADMISIBLE UNA OFERTA Y/0 DESIERTA UNA LICITACIÓN__ 125

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS POR COTIZACIONES POR CONVENIO MARCO 128

Procedimientos para Cotizaciones por Convenio Marco 128

FLUJOGRAMA COMPRAS POR COTIZACIONES POR CONVENIO MARCO 131

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS POR TRATO O CONTRATACIÓN DIRECTA 135

Procedimiento para compras por Trato o Contratación Directa 135

FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS POR TRATO O CONTRATACIÓN DIRECTA 139

PROCEDIMIENTO PARA LAS MICROCONIPRAS 143

Procedimiento para Adquisiciones por Microcompra 143

FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO PARA LAS MICROOOMPRAS 145

PROCEDIMIENTOS PARA RECEPCIÓN CONFORME DE UN BIEN O SERVICIO 148

Procedimiento para Recepción Conforme de Vales Sodexo- 146

Procedimiento para Recepción Conforme de Bienes 148

Procedimiento para Recepción Conforme de Eventos 149

Procedimiento para Recepción Conforme de Servicios de Consultoría 149

3

Procedimiento para Recepción Conforme de Obras 150

Procedimiento para Recepción Conforme de Servicios de Aseo 150

PROCEDIMIENTO PAGO OPORTUNO A PROVEEDORES 151

Procedimiento Pago Oportuno a Proveedores. 151

PROCEDIMIENTO DE RESPUESTA A RECLAMOS: 158

Procedimiento de respuesta reclamos 158

fLUJOGRAMA RESPUESTA A RECLAMOS 160

OTROS PROCEDIMIENTOS: 161

Recepción y custodia de Garantías- 161

ANEXOS 162

Formato Formulario de Requerimiento 163

Certificado de Disponibilidad Presupuestaria 164

Formato Encuesta de Satisfacción 165

Organigrama de SENAMA. 167

4

INTRODUCCIÓN

El Servicio Nacional del Adulto Mayor tiene como misión "fomentar el envejecimiento activo y el

desarrollo de servicios sociales para las personas mayores, cualquiera sea su condición, fortaleciendo su

participación y valoración en la sociedad, promoviendo su autocuidado y autonomía, y favoreciendo el

reconocimiento y ejercicio de sus derechos; por medio de la coordinación intersectorial, el diseño,

implementación y evaluación de políticas, planes y programas".

Para concretar tal misión, las diferentes Divisiones y Unidades que componen el Servicio, requieren de

distintos bienes y servicios para realizar sus funciones, es por esto, y en concordancia con lo estipulado en el

artículo 40 del Reglamento de Ley de Compras N° 19.886, SENAMA ha establecido confeccionar un Manual

de Procedimientos de Adquisiciones, con los contenidos señalados en dicho artículo.

Este manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratación, a título oneroso, de bienes o

servicios para el desarrollo de las funciones de la institución, es decir, a todas las adquisiciones y

contrataciones reguladas por la Ley N° 19.886, de bases sobre contratos administrativos y prestaciones de

servicios.

Dado lo anterior, el objetivo de este manual es definir la forma en común que esta institución realiza en los

procesos de compra y contratación para el abastecimiento de bienes y servicios, para su normal

funcionamiento y formalizar e introducir buenas prácticas en los diferentes procesos de compras que lleva a

cabo este servicio.

Dicho manual será conocido y aplicado por todos los funcionarios y trabajadores del Servicio Nacional del

Adulto Mayor.

Por tanto con fecha 28 de mayo de 2018, según Resolución Exenta N94.373, entra en vigencia este Manual

de Procedimiento de Adquisiciones, que se dicta en cumplimiento de lo establecido en el artículo 40 del

Reglamento de Ley de Compras N° 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y

Prestación de Servicios.

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o 5

DEFINICIONES

Para efecto del presente manual, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a continuación:

Adjudicación: Acto administrativo fundado, por medio del cual la autoridad competente selecciona a

uno o más oferentes para la suscripción de un contrato de suministro o servicios.

Bases: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen el conjunto de requisitos,

condiciones y especificaciones, establecidos por la Entidad licitante, que describen los bienes y servicios

a contratar y regulan el proceso de compras y el contrato definitivo, incluyen las bases administrativas y

bases técnicas.

Bases Administrativas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen, de manera

general y/o particular, las etapas, plazos, mecanismos de consulta y/o aclaraciones, criterios de

evaluación, mecanismos de adjudicación, modalidades de evaluación, cláusulas del contrato definitivo, y

demás aspectos administrativos del proceso de compras.

Bases Técnicas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen de manera general

y/o particular las especificaciones, descripciones, requisitos y demás características del bien o servicio a

contratar.

Boleta de Garantía: Documento mercantil de orden administrativo y/o legal que tiene como función

respaldar los actos de compras, ya sea para cursar solicitudes, llamados a licitación (seriedad de la

oferta), como también la recepción conforme de un bien y/o servicio (fiel cumplimiento de contrato).

Boleta de Honorarios: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de los

servicios personales, y que está asociada a una orden de compra.

Catálogo de Convenio Marco: Lista de bienes y/o servicios y sus correspondientes condiciones de

contratación, previamente licitados y adjudicados por la Dirección de Compras y puestos, a través del

sistema de información, a disposición de las Entidades.

Convenio Marco: Procedimiento de contratación realizado por la Dirección de Compras, para procurar

el suministro directo de bienes y/o servicios a las Entidades, en la forma, plazo y demás condiciones

establecidas en dicho convenio.

Cotización: Requerimiento de información respecto de precios, especificaciones y detalles del bien o

servicio.

Factura: Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud final de productos o

servicios, y que está asociado a una orden de compra.

Guía de Despacho: Documento tributario utilizado para trasladar mercadería por camino público.

Licitación o Propuesta Privada: Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa resolución

fundada que lo disponga, mediante el cual la administración invita a determinadas personas, naturales

y/o jurídicas para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales

seleccionará y aceptará la más conveniente.

Licitación o Propuesto Pública: Procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cual la

administración realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las

bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

Oferente: Proveedor que participa en un Proceso de Compras, presentando una oferta o cotización.

Orden de Compra / Contrato: Documento de orden administrativo y legal que determina el

compromiso entre la unidad demandante y proveedor, tiene como función respaldar los actos de

6

compras o contratación, respecto de la solicitud final de productos o servicios. Estos documentos son

validados con la firma de los responsables del proceso en toda su magnitud, ya sea en el documento o

en forma electrónica según lo establezcan los procedimientos.

Plan Anual de Compras: Corresponde a la lista de bienes y/o servicios de carácter referencial, que la

institución planifica comprar o contratar durante un año calendario. Los procesos de compra se deben

elaborar en conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan Anual de Compras elaborado por

cada Entidad licitante.

Portal Mercado Público: (www.mercadopublico.c1), sistema de información de compras y

contrataciones de la administración, a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública,

utilizado por las áreas o unidades de compras para realizar los procesos de publicación y contratación,

en el desarrollo de los procesos de adquisición de sus bienes y/o servicios.

Proveedor: Persona natural o jurídica, chilena o extranjera, o agrupación de las mismas, que puedan

proporcionar bienes y/o servicios a las Entidades.

Requerimiento: Es la manifestación formal de la necesidad de un producto o servicio que la Unidad

Requirente solicita a la Unidad de Adquisiciones del Organismo.

Resolución: Acto administrativo dictado por una autoridad competente, en el cual se contiene una

declaración de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pública.

Siglas: Para los efectos del presente instrumento, las siglas que se indican tendrán los siguientes

significados:

• SENAMA Servicio Nacional del Adulto Mayor

• CDP Certificado de Disponibilidad Presupuestaria

• CM Convenio Marco

• CDM Sistema de Control Documentario

• FDR Formulario de Requerimiento

• LP Licitación Pública.

• LE Licitación Privada

• OC Orden de Compra

• SGD Sistema de Gestión Docuemtal

• SP Servicio Público.

• SIGFE Sistema Informático para la Gestión Financiera del Estado

• TDR Términos de Referencia.

• UC Unidad de Compra

• VS° Visto Bueno

Trato o Contratación Directa: Procedimiento de contratación que por la naturaleza de la negociación

debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la licitación o propuesta pública y

privada.

Unidad Requirente: es la unidad o área que solicita o requiere un determinado bien o servicio.

7

NORMATIVA QUE REGULA EL PROCESO DE COMPRAS

Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, en

adelante "Ley de Compras" y sus modificaciones.

Decreto Supremo N'250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley

N°19.886, en adelante "el Reglamento", y sus modificaciones.

DFL 1- 19.653 que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la Ley 18.575 Orgánica

Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado.

Ley I 'S 1 2 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los

Órganos de la Administración del Estado.

Resolución N°1600, de 2008, de la Contraloría General de la República, que fija el texto refundido,

coordinado y sistematizado, que establece normas sobre exención del trámite de Toma de Razón.

Ley de Presupuesto del Sector Público que se dicta cada año.

Normas e Instrucciones para la ejecución del Presupuesto y sobre materias específicas, sancionadas por

Resolución y/o Circular del Ministerio de Hacienda, documentos los cuales son prácticos y dictados año

a año, en virtud a los contenidos que incorpore la Ley de Presupuesto.

Ley Nº 19.653, sobre Probidad Administrativa aplicable de los órganos de la Administración del Estado.

Ley sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma N°

19.799.

Ley N° 19.828, que crea el Servicio Nacional del Adulto Mayor

Políticas y condiciones de uso del Sistema Mercado Público, instrucción que la Dirección de Compras

Públicas emite para uniformar la operatoria en el Portal Mercado Público.

Dictámenes de la Contraloría General de La República.

Directivas de Mercado Público.

Ordinario Nº 257 de 09 de febrero de 2007, Crea perfil Administrador del portal www.chilecompra.c1 del

SENAMA.

Reglamento Interno de la Institución aprobado por Resolución Exenta Nº 362 de 06 de septiembre de

2004.

8

ORGANIZACIÓN DEL ABASTECIMIENTO EN LA INSTITUCIÓN

Personas involucradas en el proceso de abastecimiento

Las personas involucradas en el proceso de abastecimiento de la institución son:

Adjudicatario: Oferente al cual le ha sido aceptada una oferta en un proceso de compras

Administrador del Sistema Mercado Público: Nombrado por la autoridad de la institución,

corresponde a un perfil del sistema www.mercadopublico.c1 el cual es responsable de:

Crear, modificar y desactivar usuarios

Determinar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores Crear, desactivar y modificar Unidades de Compra Modificar y actualizar la información institucional registrada en el Sistema.

Comisión Evaluadora: Es la encargada de evaluar las ofertas preseleccionadas de un proceso de compras, determinando la propuesta de adquisición. Se compone de al menos tres funcionarios públicos, internos o externos a la institución, de manera de garantizar la imparcialidad y competencia

entre los oferentes.

Director Nacional: Responsable de generar condiciones para que las áreas de la organización realicen los procesos de compra y contratación de acuerdo a la normativa vigente, preservando máxima eficiencia y transparencia, y de las decisiones adoptadas en los procesos de compra, sean directas o

delegadas. Así también es responsable de la elaboración, publicación y control del cumplimiento del presente

manual.

Encargado Unidad de Adquisiciones: Responsable del procedimiento de compras ante el Director

Nacional. Encargado de administrar los requerimientos realizados a la Unidad de Adquisiciones por

las Unidades Requirentes de manera de asegurar eficiencia y eficacia en el abastecimiento

institucional.

Funcionario Responsable de Facturación: persona natural encargada de recepcionar y preparar

documentación necesaria para enviar a pago.

Jefe División de Administración y Finanzas: Responsable de aprobar y/o autorizar Formulario de

requerimiento y Certificado de Disponibilidad Presupuestaria y otros documentos relacionados con

los procesos de compras.

Oferente: Proveedor que participa en un proceso de compra presentando cotización u oferta.

Operadores/as de compras y supervisores/as: Funcionarios de la Unidad de Adquisiciones

(debidamente acreditados) encargados de llevar a cabo los procedimientos de adquisiciones a través de www.mercadopublico.c1 enviados por las distintas Unidades Requirentes que componen el

Servicio y en conformidad a los establecido en el Reglamento Ley N°19.886.

Proveedor: Persona natural o jurídica chilena o extranjera o agrupación de las mismas que puedan

proporcionar bienes y/o servicios a las entidades.

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9

Unidades involucradas en el proceso de abastecimiento:

Oficina de Partes: Unidad encargada del ingreso, registro, distribución y archivo de la totalidad de la documentación que recibe el servicio.

Unidad de Adquisiciones: Unidad encargada de coordinar la gestión de abastecimiento de la institución y gestionar los requerimientos de compra que generen los Usuarios Requirentes. En su

labor debe aplicar la normativa vigente de compras públicas, el presente manual y toda otra normativa relacionada.

Unidad de Contabilidad y Finanzas: Unidad encargada de registro de los hechos económicos, materialización de pagos, entre otros.

Unidad de Gestión Presupuestaria: Unidad encargada de asignación y/o autorización de marcos presupuestarios a través de SIGEE.

Unidad de Tesorería: Unidad encargada de realizar los pagos oportunos a los proveedores, salvaguardar documentos de garantía, entre otros.

Unidad Jurídica: Unidad encargada de controlar de la legalidad de los actos y contratos administrativos, como de revisar y dar V.13 de las bases y contratos asociados a los procedimientos de compras y prestar asesorías a la Unidad de Adquisiciones en materias jurídica.

Unidad Requirente: Unidad o Área perteneciente la institución que genera el o los requerimientos de compra

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PROCEDIMIENTOS

11

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES

PLAN ANUAL DE COMPRAS

Es la actividad mediante la cual se elabora un documento que contiene una lista referencial de los bienes y/o

servicios que la Entidad pública respectiva planifica compra o contrata durante un periodo determinado. De

acuerdo al artículo 98°del Reglamento Ley N° 19.886, cada Unidad requirente o Unidad que tenga asignado

presupuesto, deberá elaborar y evaluar un Plan de Compras cuya lista indica la especialización, el número y

el valor estimado, la naturaleza del proceso por el cual se adquirirán o contratarán los bienes y servicios y la

fecha aproximada en la que se publicará el llamado a participar a través del sistema

www.mercadopublico.cl, durante el año siguiente.

Consiste en solicitar a las Unidades con presupuesto asignado que envíen su programación de compras, para

posteriormente, una vez asignado sea remitido a la(s) Unidad (es) Competente(s) para su aprobación y

publicación, según lo estipulado en el artículo 1000 del Reglamento Ley N° 19.886.

Durante el transcurso del año este puede ser modificado y actualizado fundadamente en la oportunidad

señalada por la Dirección de Compras, comunicando tales modificaciones en el sistema de información.

Procedimiento para confección del Plan Anual de Compras

N° Actividad Responsable

1 Se reciben instrucciones para presentar y/o subir Plan Anual de

Compras a la plataforma www.mercadopublico.c1

Dirección de Compras

2 Envío de las instrucciones emitidas por la Dirección de Compras,

sobre la emisión del Plan Anual de Compras a la Dirección, Jefes

de División y Unidades con presupuesto asignado.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

3 Elaboración de la propuesta del Programa de Compras de la

Unidad, determinando tipo de compras, tiempos y valores

estimados, según formato enviado.

Unidad(es) con presupuesto

asignado

4 Envío de las propuestas del programa de compras del área, en

los plazos de entrega establecidos.

5 Recepción de nómina con los requerimientos de bienes y

servicios a contratar el año siguiente por todas las Unidades

demandantes a nivel nacional.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

6 Revisión de la concordancia entre el presupuesto asignado con

la programación de compras y que esté debidamente validado

con la firma de la jefatura de las Unidades correspondientes:

Si concuerda con el presupuesto y está debidamente

validado: continúa al paso 7

Si no concuerda con el presupuesto y/o no está

debidamente validado: se solicita reunión entre la

Unidad Requirente, Unidad de Gestión Presupuestaria y

Unidad de Adquisiciones, para realizar correcciones.

7 Recopilación y consolidación de todos los Planes Anuales de

Compras.

8 Confección de la propuesta de Resolución que aprueba el Plan

Anual de Compras.

9 Numeración de la propuesta de Resolución a través de Sistema

de Gestión Documental e impresión de ésta.

10 Remisión de la propuesta de Resolución que aprueba el Plan

Anual de Compras, a la Unidad Jurídica.

12

11 Recepción y evaluación de la propuesta de Resolución que

aprueba el Plan Anual de Compras:

Plenamente de acuerdo: sigue al paso 12.

Si detectan errores: corrige y sigue al paso 12.

Si detecta inconsistencia: vuelve al paso 8 para

correcciones.

Unidad Jurídica y Derechos

Humanos

12 V°B° de la propuesta de Resolución que aprueba al Plan Anual

de Compras.

13 Envío de la Resolución que aprueba el Plan Anual de Compras a

la(s) autoridad(es) competente(s).

14 Recepción y evaluación de la pertinencia de la Resolución que

aprueba el Plan Anual de Compras con las necesidades del

Servicio:

Si es pertinente: Autoriza y continúa al paso 15.

Si presenta observaciones: Rechaza y vuelve al paso 8,

para correcciones.

Autoridad(es) Competente(s)

15 Firma de la propuesta de Resolución que aprueba el Plan Anual

de Compras.

16 Despacho de la Resolución firmada que aprueba el Plan Anual de

Compras, a la Unidad responsable del despacho y difusión de

documentos.

17 Recepción de Resolución que aprueba el Plan Anual de Compras

debidamente firmado. Oficina de Partes

18 Despacho de documentos según su distribución.

19 Recepción de Resolución que aprueba el Plan Anual de Compras.

Encargado Unidad de

Adquisiciones 20 Publicación en el sistema de información de la Dirección de

Compras en los plazos establecidos por ésta.

13

FLUJOGRAMA PLAN ANUAL DE COMPRAS

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16

ELABORACIÓN Y DESPACHO DEL FORMULARIO DE REQUERIMIENTO

Es la acción mediante la cual se verifica que la solicitud del bien o servicio que busca cubrir las diferentes

necesidades del servicio sea pertinente y esté correctamente emitida. Junto con corroborar la admisibilidad

presupuestaria, para así, poder generar su debida refrendación presupuestaria en el Sistema de Información

para la Gestión Financiera del Estado (SIGFE).

Una vez autorizado es derivado al comprador(a) según la región asignada para su debido proceso ejecución.

Procedimiento para la elaboración y despacho del Formulario de Requerimiento

N' Actividad Responsable

1 Creación y confección del Formulario de Requerimiento (FDR)

en formato previamente difundido.

Unidad(es) Requirente(s)

2 Envío del Formulario de Requerimiento (FDR) a la(s)

respectiva(s) firma(s) del (los) Jefe(s) y/o Encargado(s) de

Unidad(es)

3 Despacho del Formulario de Requerimiento (FDR) y

documento formal (memorando), mediante el Sistema de

Control Documentario (CDM).

4 Recepción de FDR junto a documento formal para el análisis

de la admisibilidad presupuestaria:

Si hay recursos suficientes en el ítem presupuestario

correspondiente al tipo de bien o servicio requerido,

se aprueba y continúa al paso 5.

Si los recursos son insuficientes, no se aprueba

solicitud y es devuelta a la Unidad Requirente.

Unidad de Gestión

Presupuestaria

5 Creación del Certificado de Disponibilidad Presupuestaria

(CDP) asociado al FDR.

6 Despacho del CDP y FDR al Jefe de División de Administración

y Finanzas para su respectiva firma.

7 Recepción del CDP y FDR para revisión de la pertinencia de

cursar la solicitud:

Si es pertinente: autoriza compra y sigue al paso 10.

Si no es pertinente: no se autoriza y devuelve a la

Unidad de Gestión Presupuestaria para evaluación de

pertinencia de gasto.

Jefe División de Administración y

Finanzas

8 Firma del Formulario de Requerimiento (FDR) y Certificado de

Disponibilidad Presupuestaria (CDP).

9 Derivación del FDR y CDP a la Unidad de Adquisiciones.

10 Recepción del CDP, FDR y el respectivo documento formal,

para revisión de su correcta emisión:

Si está correcto: se aprueba y continúa al paso 11.

SI se presentan observaciones: se rechaza y vuelve al

paso 1, para correcciones.

Encargado Unidad de Adquisiciones

11 Numeración del FDR y derivación de la documentación al

Comprador designado según la Región demandante, para el

inicio del proceso de adquisición correspondiente según

normativa vigente.

La Información mínima exigida por la Unidad de Adquisiciones que debe tener un Formulario de

Requerimiento para su tramitación es:

Cantidad del bien o servicio a adquirir

Descripción detallada del bien o servicio

Costo estimado del bien o servicio con impuesto incluido.

111

17

La fuente de financiamiento - Programa

El objeto o motivo de la compra el cual justifica la adquisición de lo requerido

Firmas de las respectivas autoridades competentes

El plazo establecido para el envío de los Formularios de Requerimientos para su respectiva tramitación

dependerá del tipo de contratación que se requiera.

Para ello los plazos involucrados son:

Si es Convenio Marco : 12 días corridos

Si es Contrato de Suministro vigente : 12 días corridos

Si es Trato Directo menor a 10 U.T.M. : 15 días corridos

Licitación Pública, menor a 100 U.T.M. :30 días corridos

Licitación Pública mayor a 100 UTM y menor a 1.000 :45 días corridos

Licitación pública Mayor a 1.000 U.T.M. :60 días corridos

Dichos plazos se consideran desde la recepción del Formulario de Requerimiento en la Unidad de Gestión

Presupuestaria.

M. 18

FLUJOGRAMA ELABORACIÓN Y DESPACHO DEL FORMULARIO DE REQUERIMIENTO

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20

COMPRAS MENORES A 1.000 U.T.M. CONVENIO MARCO

El Convenio Marco es un procedimiento de contratación realizado por la Dirección de Compras, para

procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las Entidades, en la forma, plazo y demás condiciones

establecidas en dicho convenio. Dichos bienes y servicios se encuentran disponibles a través de la tienda

virtual "ChileCompra Express", en distintos catálogos electrónicos, mediante el cual el organismo que desea

adquirirlos accede directamente a él.

Esta opción de compra es siempre la primera instancia para adquirir el bien o servicio requerido según lo

estipulado en el artículo 14°, inciso o párrafo quinto, del Reglamento Ley N°19.886.

Procedimiento para compras menores a 1.000 U.T.M. a través de Convenio Marco


1 Recepción del Formulario de Requerimiento (FDR) y CDP

debidamente autorizado, firmado y refrendado.

Comprador(a)

2 Revisión del Requerimiento:

Si especifica todo los detalles técnicos del bien o

servicio: continúa al paso 3.

Si faltan antecedentes técnicos: se contacta a la

Unidad Requirente, mediante correo electrónico para

aclarar solicitud. Se continúa al paso 3.

3 Ingreso al portal www.mercadopublico.c1

4 Búsqueda de los bienes o servidos solicitados en el catálogo

"Chi lecom pra Express":

Disponible: continúa al paso 5

No disponible: Se continúa con proceso de Licitación

Pública o Trato Directo, según corresponda.

5 Envío de la información disponible de los productos encontrados

en el catálogo a la Unidad Requirente, mediante correo

electrónico.

6 Revisión de los productos disponibles en convenio marco:

Si está conforme: remite V°13* y autoriza compra

mediante correo electrónico.

Si no está conforme: rechaza la adquisición (indicando

justificación) e informa al comprador para realizar

Licitación Privada o Trato Directo, según corresponda.

Unidad Requirente

7 Recepción de correo electrónico que indique la autorización y/o

V°B°, para la compra del bien o servido requerido.

Comprador (a)

8 Ingreso a la plataforma www.mercadopublico.c1 y selección de

los productos en tienda virtual de Chilecompra Express, junto

con la cantidad autorizada a adquirir o contratar.

9 Generación de orden de compra en el sistema (numeración

automática).

10 Edición de la orden de compra según los datos requeridos en la

plataforma y digitalización de la documentación que autoriza la

compra (Certificación Disponibilidad Presupuestaria, Formulario

de Requerimiento y Memorando Interno).

11 Envío a autorizar orden de compra al Encargado Unidad de

Adquisiciones:

Si está correcta: Se autoriza y continua al paso 12

Si está incorrecta: rechaza y vuelve al paso 10 para su

corrección.

12 Envío de la orden de compra al proveedor seleccionado a través

de la plataforma www.mercadopublico.c1

Encargado Unidad de

Adquisiciones

21

13 Recepción y aceptación de la orden de compra:

Si se acepta: continua al paso 14

Si se rechaza: vuelve al paso 8 y se selecciona otro

proveedor.

Proveedor(es)

14 Remite orden de compra a la Unidad Requirente para la

coordinación de entrega del bien o servicio con el proveedor

seleccionado. (véase procedimiento recepción conforme), Comprador(a)

15 Impresión de la orden de compra y confección de pie de firma.

16 Envío del pie de firma y documentos anexos al Encargado

Unidad de Adquisiciones.

17 Recepción del pie de firma y documentación anexa para revisión

y coherencia de los datos:

Si está correcto: se acepta y sigue al paso 18

Si está incorrecto: rechaza y vuelve al paso 15 para su

corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

18 Remite órdenes de compras por CDM a la Unidad de Gestión

Presupuestaria.

19 Recepción y compromiso presupuestario de orden de compra en

SIGFE. Unidad de Gestión Presupuestaria

20 Despacho de las órdenes de compras debidamente refrendadas

a la Unidad de Adquisiciones.

21 Recepción y archivo de las órdenes de compras para su

respectivo pago.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

22

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25

COMPRAS MAYOR A 1.000 U.T.M. CONVENIO MARCO

Según lo señalado en el artículo 14 bis del Reglamento Ley N° 19.886, en las adquisiciones vía convenio

marco iguales o superiores a 1.000 U.T.M., denominadas "Grandes Compras", las entidades deberán

comunicar, a través del sistema, la intención de compra a todos los proveedores que tengan adjudicado en

Convenio Marco el tipo de producto o servicio requerido.

Esta comunicación se realizará con la debida antelación, considerando los tiempos estándares necesarios

para la entrega de la cantidad de los bienes o servicios solicitados, plazo que en ningún caso sea inferior a 10

días hábiles contados desde su publicación.

Las ofertas recibidas por este procedimiento serán evaluadas según los criterios y ponderaciones definidos

en las bases de licitación del convenio marco respectivo, en lo que les sean aplicables.

La Entidad deberá seleccionar la oferta más conveniente según el resultado del cuadro comparativo que

deberá confeccionar sobre la base de los criterios de evaluación y ponderaciones definidas en la

comunicación de la intención de compra, cuadro que será adjuntado a la orden de compra que se emita y

servirá de fundamento a la resolución que apruebe la adquisición.

Procedimiento de compras mayores a 1.000 UTM a través de Convenio Marco




Comprador(a)





Unidad Requirente, mediante correo electrónico

para aclarar solicitud, y posteriormente continúa al

paso 3.

3 Ingreso al portal www.mercadopublico.c1 y selección de link

"Chilecompra Express".

4 Búsqueda de los bienes o servicios solicitados en el catálogo

"Chilecompra Express":

Disponible: continúa al pasos

No disponible: se continúa con proceso de Licitación

Pública o Trato Directo, según corresponda.

5 Confección de documento formal y anexos que establecen las

condiciones de la compra, para invitar a los proveedores a

participar.

6 Envío del documento formal y anexos para la firma.

7 Recepción y evaluación de documento:

Si está correcto: autoriza y continúa al paso 8.

Si está incorrecto: rechaza y vuelve al paso 5 para

correcciones.


26

8 Firma del documento y despacho a la Unidad de

Adquisiciones.

9 Recepción y escaneo del documento con anexos.

Comprador(a)

10 Ingreso al portal www.mercadopublico.c1 y selección del

módulo "Grandes Compras".

11 Búsqueda de ID coincidente a las características técnicas del

producto o servido solicitado.

12 Edición y envío de invitación a los oferentes señalados en el

convenio marco. (Generación de ID automático).

13 Recepción de la invitación y envío de las ofertas. Oferente(s)

14 Cierre de la invitación y descarga de los antecedentes

técnicos. Comprador(a)

15 Despacho de los antecedentes presentados por los oferentes a

la Unidad Requirente.

16 Recepción y evaluación de los antecedentes técnicos y

económicos mediante un informe. Unidad Requirente

17 Envío de informe técnico con cuadro comparativo de las

ofertas presentadas a la Unidad de Adquisiciones.

18 Recepción y revisión de informe y cuadro comparativo:

SI está correcto: sigue al paso 19.

Si está Incorrecto: vuelve al paso 16 para su

corrección.

Comprador(a) 19 Confección de propuesta de Resolución que aprueba

adquisición por Convenio Marco "Gran Compra".

20 Numeración de Resolución que aprueba adquisición a través

del Sistema de Gestión Documental (SGD).

21 Impresión y despacho de la propuesta de Resolución que

aprueba adquisición a la Unidad Jurídica.

22 Recepción y revisión de propuesta de Resolución que aprueba

adquisición:

Si está correcta: autoriza y continua al paso 23

Si está incorrecto: vuelve al paso 19 para su

corrección.


Humanos

23 V°B° y envío de Resolución de Adquisición para las respectivas

firmas.

24 Recepción y firma de Resolución que aprueba adquisición

Autoridad(es) Competente(s) 25 Despacho de Resolución que aprueba adquisición firmada y

timbrada a la Unidad de Adquisiciones.

26 Recepción, copia y escaneo de Resolución que aprueba

adquisición.

27 Envío de Resolución original a la Oficina de Partes para su

archivo.

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28 Ingreso al portal www.mercadopublico.ci y selección de la ID

"gran compra".

Comprador(a) 29 Generación de la orden de compra. (Numeración Automática).

30 Edición de la orden de compra según los datos requeridos en

la plataforma y digitalización de la documentación que

autoriza la compra.


Adquisiciones.

32 Recepción y revisión de la orden de compra:

Si está correcta: se autoriza y continúa al paso 33.

Si está incorrecta: se vuelve al paso 30 para su

corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

33 Envío de la orden de compra al proveedor seleccionado a

través de la plataforma www.mercadopublico.c1



Si se rechaza: vuelve al paso 19 y se selecciona al

siguiente proveedor mejor evaluado.

Proveedor(es)

35 Descarga y envío de la orden de compra a la Unidad

Requirente para la coordinación de la entrega del bien o

servicio con el proveedor. (véase procedimiento recepción

conforme),

Comprador(a) 36 Impresión de la orden de compra y confección de pie de firma.



Encargado Unidad de

Adquisiciones

38 Recepción del pie de firma y documentación anexa para

revisión y coherencia de los datos:



corrección.

39 Remite órdenes de compras por C.D.M. a la Unidad de Gestión

Presupuestaria.

40 Recepción y compromiso presupuestario de orden de compra

en SIGFE. Unidad de Gestión

Presupuestaria 41 Despacho de las órdenes de compras a la Unidad de

Adquisiciones debidamente refrendado.


respectivo pago.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

El plazo mínimo establecido para la realización de este proceso es de 30 días corridos.

28

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34

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE CONTRATO DE SUMINISTRO VIGENTE

Es aquel que tiene por objeto la compra o el arrendamiento, incluso la opción de compra, de productos o

bienes muebles.

El Contrato de Suministro y Servido deberá contener la individualización del contratista, las características

del bien y/o servicio contratado, el precio, el plazo de duración, las garantías, si las hubiere, las medidas a

ser aplicadas por eventuales incumplimientos del proveedor, así como sus causales y el procedimiento para

su aplicación, causales de término y demás menciones y cláusulas establecidas en las Bases.

Procedimiento para adquisición mediante Contrato de Suministro Vigente


1 Solicitud de servicios requeridos a través de correo electrónico a

todos los proveedores adjudicados en el contrato de suministro.

Unidad Requirente

2 Recepción de cotización de proveedores

3 Envío de formulario de requerimiento a la Unidad de

Adquisiciones con todos los antecedentes requeridos

(cotizaciones, correo de solicitud de cotizaciones, memorando

Interno, selección del oferente y justificación).

4 Recepción del Formulario de Requerimiento (FDR) y CDP,


Comprador(a)

5 Ingreso a www.mercadopublico.c1 y selección de opción "Crear

Orden de Compra".

6 Generación de orden de compra en el sistema (numeración ID

automática).

7 Edición de la orden de compra según los datos requeridos en la

plataforma y digitalización de la documentación que autoriza la

compra.


Adquisiciones.

9 Recepción y autorización de orden de compra:

Si está correcta: se autoriza y continúa al paso 10.

Si esta incorrecta: rechaza y vuelve al paso 7 para su

corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

10 Envío de la orden de compra al proveedor seleccionado a través

de la plataforma www.mercadopublico.c1



Si se rechaza: vuelve al paso 5 y se selecciona al

segundo proveedor con oferta más económica. Comprador(a)

12 Envío de la orden de compra a la Unidad Requirente, mediante

correo electrónico, para la coordinación de entrega del bien o

servicio con el proveedor seleccionado. (véase procedimiento

recepción conforme).




15 Recepción del pie de firma y documentación anexa para revisión

y coherencia de los datos:



corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

16 Remite ordenes de compras por CDM a la Unidad de Gestión

35

Presupuestaria.

17 Recepción y compromiso presupuestario de orden de compra en

SIGFE. Unidad de Gestión Presupuestaria

18 Despacho de las órdenes de compras a la Unidad de



respectivo pago.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

El contrato de suministro será siempre la segunda opción de compra si los productos o servidos

requeridos no se encuentran disponibles en Convenio Marco.

Es obligación solicitar cotización a todos los proveedores adjudicados en la licitación de contrato de

suministro.

36

FLUJOGRAMA PARA SOLICITUD DE CONTRATO DE SUMINISTRO VIGENTE

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39

COMPRAS MENORES A 100 U.T.M A TRAVÉS DE LICITACIONES SIMPLIFICADAS

Licitación Pública es un procedimiento de carácter concursable, mediante el cual la Administración realiza un

llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen

propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente (Artículo 2°, N°21, Reglamento

de la Ley N°19.866).

A contar del 01 de abril de 2018, la Dirección de Chilecompra hace obligatorio el uso de nuevo formulario de

bases de licitación para los procesos menores a 100 U.T.M., "Licitaciones Simplificadas", a través del Oficio

N°2039, de fecha 15 de noviembre de 2017.

Las licitaciones simplificadas permiten llevar a efecto las compras por licitación menores a 100 U.T.M. (L1),

de una manera más simple y automatizada, permitiendo una mayor eficiencia en el proceso que esto

involucra.

Procedimiento para compras menores a 100 U.T.M. a través de Licitación Simplificada

N' .45-

Actividad Responsable



Comprador(a)



servido: continúa al paso 3.



aclarar solicitud. Y posteriormente continúa al paso 3.

3 Confección de licitación simplificada Ll en el sistema

www.mercadopublico.c1 (numeración de ID y bases de

licitación automática).

4 Número de resolución exenta que aprueba bases de licitación

en Sistema de Gestión Documental.

5 Envío a autorizar licitación simplificada.

6 Revisión y autorización de licitación simplificada:

Si está correcta, sigue al paso 7

Si está incorrecto. Vuelve al paso 3 para correcciones.


7 Despacho a la Unidad Jurídica para Revisión y corrección

8 Recepción, revisión y corrección de propuesta de licitación

simplificada.

Si está correcto. Sigue al paso 9

Si está incorrecto. Corrige y sigue al paso 9

Unidad Jurídica y Derechos Humanos

9 Envío a firma electrónica

10 Recepción y Firma electrónica avanzada (F.E.A.) de licitación

simplificada.


11 Publicación de la Licitación en la plataforma

www.mercadopublico.c1

Encargado Unidad de

Adquisiciones

12 Descarga y envío de bases y ficha de licitación pública, a través

de correo electrónico a la Unidad Requirente, informando las

fechas respectivas de ésta. Comprador(a)

13 Informa sobre los miembros de la Comisión Evaluadora a la

Unidad de Comunicaciones por la Ley del Lobby

14 Revisión de consultas en las fechas establecidas en el

cronograma de las bases de licitación:

a) Si hay consultas: se remiten a la Unidad Requirente

mediante correo electrónico. Sigue al paso 15.

40

b) Si no hay consultas: salta al paso 18

15 Recepción y análisis de preguntas presentadas en licitación

pública. Unidad Requirente 16 Envío de respuestas por las preguntas presentadas en

licitación pública, mediante correo electrónico, dentro del

plazo establecido.

17 Recepción y publicación de respuestas presentada en la

licitación pública.

Comprador(a)

Comprador(a)

18 Verificación de existencia de documentos de garantía de

seriedad de la oferta si se establecen en bases de licitación:

Si existe: continúa al paso 19

Si no existe: salta al paso 20

19 Recepción y revisión de copia de documento de garantía de

seriedad de la oferta en los plazos señalados por el


Si está correcta: sigue al paso 20

Si está incorrecta: notifica al proveedor para

corrección y posterior devolución de documento

mal emitido.

20 Apertura de licitación pública, según la fecha establecida en

cronograma, en una o dos etapas, según lo señala Artículo 340

del Reglamento de la Ley N°19.886 y las respectivas bases de

licitación.

21 Corroboración de ofertas presentadas en la licitación:

Si hay: continúa al paso 20.

Si no hay: se declara desierta licitación pública y se

gestiona proceso de licitación privada.

22 Revisión y descarga de antecedentes administrativos, técnicos

y económicos:

Si cumple: acepta oferta y salta al paso 25.

Si no cumple: sigue al paso 22, si corresponde.

23 Solicitud de aclaraciones pertinentes, según artículos 33° y 48°

del Reglamento de la Ley N° 19.886, a los oferentes.

24 Envío de respuesta de aclaraciones solicitadas en el plazo

señalado, según artículo 40° del Reglamento de la Ley N°

19.886.

Oferente(s)

25 Recepción y revisión de aclaraciones solicitadas:

Si cumple: se acepta oferta y continúa al paso 26.

Si no cumple: se rechaza oferta. Comprador(a)

26 Se emite Acta de Apertura.

27 Envío de formato de cuadro de evaluación técnica y

antecedentes presentados por los oferentes a la respectiva

comisión evaluadora.

28 Recepción de antecedentes presentados por los participantes

de la licitación pública, para su análisis y evaluación. Comisión Evaluadora

29 Confección de Acta de Evaluación Técnica con su respectivo

cuadro comparativo.

30 Envío de Acta de Evaluación Técnicas en los plazos

establecidos e información sobre cambio de comisión de

41

comisión evaluadora si la hubiere a través de Memorando

Interno.

31 Recepción y revisión de acta de evaluación técnica:


Si está incorrecta: vuelve al paso 29 para su

corrección. Comprador(a)

32 Confección de propuesta de Resolución de Adjudicación.

33 Numeración de propuesta de Resolución de Adjudicación en

Sistema de Gestión Documental (SGD).

34 Envío de propuesta de Resolución de Adjudicación a la Unidad

Jurídica.

35 Recepción y revisión de propuesta de Resolución de

Adjudicación:

Si está correcta: continua al paso 36


corrección.


36 VIS" y remisión de Resolución de Adjudicación para las

respectivas firmas.

37 Recepción y firma de Resolución de Adjudicación. Autoridad(es) Competente(s) 38 Remisión de Resolución de Adjudicación a la Unidad de

Adquisiciones.

39 Recepción, copia y escaneo de Resolución de Adjudicación.

Comprador(a)

40 Envío de Resolución de Adjudicación original a la Oficina de

Partes para su archivo.

41 Ingreso al portal www.mercadopublico.cl, y selección del link

"adjudicar".

42 Edición e ingreso de los archivos requeridos (Resolución de

Adjudicación, Formulario de Requerimiento, Acta de Apertura,

Acta de Evaluación y Certificación Disponibilidad

Presupuestaria), para realizar adjudicación.

43 Envío a autorizar adjudicación.

44 Recepción y autorización de adjudicación de licitación pública:

Si está correcta: se autoriza y sigue al paso 45


corrección.


45 Adjudicación de licitación pública a través del portal


46 Notificación de adjudicación al o los proveedores

seleccionados, mediante correo electrónico:

Si no exige garantía de fiel cumplimiento del

contrato: salta al paso 48.

Si exige garantía de fiel cumplimiento del contrato:

sigue al paso 47. Comprador(a)

47 Recepción de copia de documento de fiel cumplimiento del

contrato:

Si está correcta: sigue al paso 48.

Si esta incorrecta: vuelve al paso 46 para su


mal emitido.


"buscar orden de compra", para su respectiva generación

(numeración automática por el sistema).

49 Edición de orden de compra en el sistema y digitalización de

los antecedentes requeridos, según sea el caso.

42

SO Envío a autorizar orden de compra.

51 Recepción y revisión de orden de compra:

Si está correcta: autoriza y sigue al paso 52


corrección.


52 Envió al proveedor de orden de compra a través de la

plataforma.


Si está de acuerdo: acepta y continúa al paso 54.

Si no está de acuerdo: rechaza y se genera proceso

de readjudicación. Vuelve al paso 29.

Proveedor(es) Adjudicado(s)

54 Envío de la orden de compra a la Unidad Requirente para la

coordinación de entrega del bien o servicio. Comprador(a) 55 Impresión de la orden de compra y confección de pie de firma.







corrección.



Presupuestaria.






respectivo procedimiento de pago.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

43

FLUJOGRAMA COMPRAS MENORES A 100 U.T.M A TRAVÉS DE LICITACIONES SIMPLIFICADAS

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COMPRAS MAYORES A 100 U.T.M. Y MENORES A 5.000 U.T.M. A TRAVÉS DE LICITACIÓN PÚBLICA

Para llevar a cabo una Licitación Pública es necesario confeccionar la respectiva Resolución que aprueba

bases administrativas y técnicas con todas las especificaciones referentes al bien o servicio a licitar y los

contenidos mínimos que se establecen en el Artículo 22° del Reglamento de La Ley N°19.886.

Para tal caso, las bases de licitación deberán establecer las condiciones que permitan alcanzar la

combinación más ventajosa entre todos los beneficiarios del bien o servicio por adquirir y todos sus costos

asociados, presentes y futuros.

Procedimiento para compras mayores a 100 U.T.M. y menores a 5.000 U.T.M. a través de Licitación

Pública




Comprador(a)






aclarar solicitud. Y posteriormente continúa al paso 3

3 Confección de la propuesta de Resolución que contiene bases

administrativas y técnicas, de acuerdo al bien o servicio que se

solicita.

4 Numeración de la propuesta de Resolución que aprueba bases

en el Sistema de Gestión Documental del Servicio (SGD).

5 Impresión y envío de la propuesta de Resolución a la Unidad

Jurídica, a través del CDM.

6 Recepción, revisión y evaluación de la propuesta de

Resolución de bases de licitación:

Si está correcto: autoriza y sigue al paso 7.

Si detecta errores: vuelve al paso 3, para

correcciones.


Humanos

7 VS' y remisión de la Resolución a las autoridades

competentes.

8 Firma de la Resolución que aprueba bases administrativas,

técnicas y anexos de licitación pública.


9 Despacho de la Resolución a la Unidad de Adquisiciones.

10 Recepción, copia y escaneo de la Resolución que aprueba

bases.

Comprador(a)

11 Envío de la Resolución original a la Oficina de Partes para su

respectivo archivo.

12 Ingreso al portal www.mercadooublico.c1 y selección de link

"crear licitación".

13 Búsqueda y selección del producto o servicio de la licitación y

selección de tipo de proceso "licitación pública" u "otros

procesos".

14 Creación del proceso licitatorio (generación automática de ID).

15 Edición de la licitación conforme a lo señalado en Resolución

de bases y digitalización de antecedentes requeridos

(Resolución de bases y anexos).

16 Envío a autorizar licitación pública a través del portal al

Encargado de la Unidad de Adquisiciones.

17 Recepción y revisión de ficha de licitación pública creada:

52

Si está correcta: autoriza y continúa al paso 18

Si está incorrecta: rechaza y vuelve al paso 15, para

su corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones



19 Descarga y envío de ficha de licitación pública, a través de

correo electrónico a la Unidad Requirente, informando las

fechas respectivas de ésta.

Comprador(a) 20 Informa sobre los miembros de la Comisión Evaluadora a la

Unidad de Comunicaciones por la Ley del Lobby.



Si hay consultas: se remiten a la Unidad Requirente


Si no hay consultas: salta al paso 25


pública. Unidad Requirente

23 Envío de respuestas por las preguntas presentadas en


plazo establecido.



Comprador(a)

Comprador(a)


seriedad de la oferta si se establecen en bases de licitación:

SI existe: continúa al paso 26

Si no existe: salta al paso 27

26 Recepción y revisión de copia de documento de garantía de

seriedad de la oferta en los plazos señalados por el





mal emitido.


cronograma, en una o dos etapas, según lo señala Artículo 34°

del Reglamento de la Ley N°19.886 y las respectivas bases de

licitación.

28 AdmisibIlIdad por requisitos formales de elegibilidad de

ofertas presentadas en la licitación :

Si hay ofertas: continúa al paso 29.

Si no hay ofertas: se declara desierta licitación pública

y se gestiona proceso de licitación privada.


y económicos:

Si cumple: acepta oferta y salta al paso 33.

Si no cumple: sigue al paso 30, si corresponde.

30 Solicitud de aclaraciones pertinentes, según artículos 33° y 48°



señalado, según artículo 40° del Reglamento de la Ley N°

19.886.

Oferente(s)



Si no cumple: se rechaza oferta.

Comprador(a) 33 ti

Se emite Acta de Apertura.

53





de la licitación pública, para su análisis y evaluación.

Comisión Evaluadora 36

_

Confección de Acta de Evaluación Técnica con su respectivo

cuadro comparativo.


establecidos e información sobre cambio de comisión de

comisión evaluadora si la hubiere a través de Memorando

Interno.




corrección.

Comprador(a) 39 Confección de propuesta de Resolución de Adjudicación.


Sistema de Gestión Documental (SGD).

41 Envío de propuesta de Resolución de Adjudicación a la Unidad

Jurídica.


Adjudicación:



corrección.


Humanos

43 V°I3* y remisión de Resolución de Adjudicación para las

respectivas firmas.

44 Recepción y firma de Resolución de Adjudicación. Autoridad(es) Competente(s)

45 Remisión de Resolución de Adjudicación a la Unidad de

Adquisiciones.

46 Recepción, copia y escaneo de Resolución de Adjudicación.

Comprador(a)

47 Envío de Resolución de Adjudicación original a la Oficina de

Partes para su archivo.

48 Ingreso al portal www.mercadopublico.cl, y selección del link

"adjudicar".



Acta de Evaluación y Certificación Disponibilidad

Presupuestaria), para realizar adjudicación.





corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

52 Adjudicación de licitación pública a través del portal






Si sólo exige garantía de fiel cumplimiento del

54

contrato: sigue al paso 54.

c) Si exige boleta de garantía de fiel cumplimiento y

antecedentes para confección de contrato: salta al

paso 55.

Comprador(a)

54 Recepción de copia de documento de garantía de fiel

cumplimiento del contrato:

Si está correcta: salta al paso 73.



mal emitido.

55 Envío de antecedentes requeridos para la confección de

contrato.


56 Recepción y revisión de antecedentes para contrato:

Si se remiten todos y están correctos: se aceptan y

sigue al paso 57.

Si falta alguno o están incorrectos: se vuelve al paso

53, para corrección.

Comprador(a)

57 Envío de antecedentes para confección de contrato a la

Unidad Jurídica, por Memorando Interno.

58 Recepción de antecedentes y confección de contrato.


Humanos 59 Envío de 4 copias del contrato a la Unidad de Adquisiciones.

60 Recepción y revisión de contrato con respecto a lo señalado

en bases de licitación y oferta del proveedor adjudicado:

Si está correcto, continua al paso 62

Si está incorrecto, vuelve al paso 58 para

correcciones.

Comprador(a)

61 Envio de copias de contrato a la Región y/o Unidad Requirente

según corresponda, para coordinar firmas con el proveedor

adjudicado.

62 Recepción y coordinación de firma con el proveedor:

Si está de acuerdo: firma. Sigue al paso 63

Si no está de acuerdo: vuelve al paso 58 para

correcciones.

Coordinación(es) Regional(es) y/o

Unidades Requirentes

63 Remite cuatro ejemplares del contrato firmados por el

proveedor.

64 Recepción y revisión de los cuatro ejemplares del contrato

debidamente firmados por el proveedor.

Comprador(a) 65 Confección de propuesta de Resolución que aprueba contrato.

66 Numeración de propuesta de resolución que aprueba contrato

mediante el Sistema de Gestión Documental (SGD).

67 Impresión y envío de propuesta de Resolución que aprueba

Contrato a la Unidad Jurídica.


contrato:

a) Si está correcta: autoriza y sigue al paso 69 Unidad Jurídica y Derechos

55

b) Si está incorrecta: vuelve al paso 65 para

correcciones.

Humanos

69 V°B° y envío de resolución a las autoridades competentes.

70 Recepción y firma de contrato y Resolución que aprueba

contrato. Autoridad(es) Competente(s)

71 Envío de contrato y Resolución que aprueba contrato firmada


72 Recepción, copia y escaneo del contrato y Resolución que

aprueba contrato.

Comprador(a)

73 Envío de contrato y Resolución original mediante CDM a

Oficina de Partes para su archivo.

74 Despacho de copia firmada de contrato al proveedor,

Coordinación y/o Unidades Requirentes.






77 Envío a autorizar orden de compra.




corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones


plataforma.




de readjudicación. Vuelve al punto 36.



coordinación de entrega del bien o servicio. (véase

procedimiento recepción conforme), Comprador(a)








corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones


Presupuestaria.





56


respectivo pago.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

Según en el artículo 25° del Reglamento Ley N° 19.886, establece que los plazos mínimos entre el llamado y recepción de ofertas son:

Para las licitaciones inferiores a 100 U.T.M. el plazo mínimo que debe mediar entre la publicación

de las base y la recepción de ofertas será des días corridos.

Para las licitaciones iguales o superiores a 100 UTM e inferior a 1.000 UTM, el llamado deberá

publicarse con una antelación de a lo menos 10 días corridos.

Para las licitaciones iguales o superiores a 1.000 U.T.M. e inferior a 5.000 U.T.M. el llamado deberá

publicarse con una antelación de a lo menos 20 días corridos.

En el artículo 31° del mismo reglamento indica que, la garantía de seriedad de la oferta será obligatoria su

solicitud para las contrataciones que superen las 2.000 U.T.M. En las contrataciones iguales o inferiores a las 2.000 U.T.M., la entidad licitante deberá ponderar el riesgo involucrado en cada caso para determinar si se

requiere o no.

En este sentido, dependiendo del tipo de bien o servicio requerido y su complejidad, se ha establecido que

siempre para las contrataciones mayores a 300 U.T.M. se solicitará documento de garantía de seriedad de la oferta, con una vigencia mínima de 60 días hábiles después de emitida y aceptada la &den de compra por el

bien o servicio contratado.

Así mismo, el artículo 68° del Reglamento mencionado, señala que el monto del documento de fiel y oportuno cumplimiento del contrato puede ascender entre un 5% y un 30% del valor total del contrato.

Y el artículo 70° señala que el plazo de vigencia de la garantía de fiel cumplimiento será el que establezcan las respectivas bases o términos de referencia. En los casos de contrataciones de servidos, éste no podrá ser

inferior a la duración de contrato y en el caso de que las bases omitan señalar el plazo, éste será de 60 días

hábiles después de terminado el contrato.

A raíz de lo anterior, en Memorando Interno 168/2015 de fecha 09 de marzo de 2015, de la Unidad Jurídica y Derechos Humanos, de SENAMA, se señala lo siguiente:

La garantía de fiel y oportuno cumplimiento del contrato, en los casos de prestación de servicios, no

puede tener, en ningún caso, una vigencia inferior a 90 días hábiles, contados desde la fecha de

término de la prestación del servicio.

La garantía de fiel y oportuno cumplimiento, en aquellos casos que no involucre una prestación de

servicios, se aplicará lo establecido en el artículo 11° del Reglamento Ley N° 19.886, esto es,

permanecerán vigentes hasta 60 días hábiles después de la recepción de las obras o culminados los

contratos.

444, sol o 57

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69

COMPRAS MAYORES A 5.000 U.T.M. A TRAVÉS DE LICITACIÓN PÚBLICA

Según lo señalado en el artículo 9" de la Resolución Exenta N° 1.600 de fecha 30 de octubre, de la

Contraloría General de La República, que fija normas sobre exención del trámite de Toma de Razón, cuando

las licitaciones públicas para la adquisición y suministro de bienes muebles y convenio de prestación de

servicios sean mayores a 5.000 U.TM., la Unidad de Adquisiciones, deberá enviar a la Contraloría General de

la Republica, la Resolución que contenga las bases administrativas y técnicas y del contrato, según

corresponda para la toma de razón de la compra.

Procedimiento para compras mayores a 5.000 U.T.M. a través de Licitación Pública


1 Recepción del Formulario de Requerimiento (FDR) y

Certificado de Disponibilidad Presupuestaria (CDP)


Comprador(a)







3 Confección de la propuesta de Resolución que contiene bases

administrativas y técnicas, de acuerdo al bien o servicio que se

solicita.

4 Numeración de la propuesta de Resolución que aprueba bases

en el Sistema de Gestión Documental del Servicio (SGD).

5 Impresión y envío de la propuesta de Resolución a la Unidad

Jurídica, a través del CDM.

6 Recepción, Revisión y Evaluación de la propuesta de

Resolución de bases de licitación:

Si está correcto: autoriza y sigue al paso 7.

Si detecta errores: vuelve al paso 3, para

correcciones.


Humanos

7 V°B° y remisión de la Resolución a las autoridades

competentes.

8 Firma de la Resolución que aprueba bases administrativas,

técnicas y anexos de licitación pública. Autoridad(es) Competente(s)

9 Despacho de la Resolución a la Contraloría General de la

República para su tramitación (toma de razón).

10 Recepción y Revisión de la Resolución que aprueba bases

administrativas y técnicas:

Si está correcta: entrega toma de razón y sigue al

paso 11.

Si está incorrecta: remite observaciones para su

corrección. vuelve al paso 3

Contraloría General de la

República

11 Remisión de Resolución al Servicio correspondiente.


bases.

Oficina de Partes

13 Envío de copia de Resolución que aprueba bases a la Unidad

de Adquisiciones.

14 Recepción de copia de Resolución e ingreso al portal

www.mercadopublico.c1 y selección de link "crear licitación".

15 Búsqueda y selección del producto o servicio de la licitación y

selección de tipo de proceso "licitación pública" u "otros

71 c

procesos".

Comprador(a) 16 Creación del proceso licitatorio (generación automática de ID).

17 Edición de la licitación conforme a lo señalado en Resolución

de bases y digitación de antecedentes requeridos (Resolución

de Bases, Anexos y CDP).

18 Envío a autorizar licitación pública a través del portal al

Encargado de Adquisiciones.

19 Recepción y revisión de ficha de licitación pública creada:

Si está correcta: autoriza y continúa al paso 20


su corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones



21 Descarga y envío de ficha de licitación pública, a la Unidad

Requirente, informando las fechas respectivas de ésta.

Comprador(a)

22 Informa sobre los miembros de la Comisión Evaluadora a la Unidad de Comunicaciones por la Ley del Lobby.







pública.

Unidad Requirente

25 Remisión de respuestas de preguntas presentadas en


plazo establecido.



Comprador(a)

27 Recepción de copia de documento de garantía de seriedad de

la oferta en los plazos señalados por el cronograma de las

bases de licitación:

SI está correcta: sigue al paso 28


corrección y posterior devolución de documento mal

emitido.


cronograma, en una o dos etapas, según lo señala el Artículo

340 del Reglamento de la Ley N°19.886 y las respectivas bases

de licitación.

29 Admisibilidad por requisitos de elegibilidad de ofertas

presentadas en la licitación:


Si no hay ofertas: se declara desierta licitación pública

y se gestiona proceso de licitación privada.


y económicos:

Si cumple: acepta oferta y sigue al paso 34.

Si no cumple u omite: sigue al paso 31, si

corresponde.

31 Solicitud de aclaraciones pertinentes, según artículos 33° y 480



señalado, según artículo 40" del Reglamente de la Ley N°

19.886.

Oferente(s)


72



34 Se emite Acta de Apertura





de la licitación pública, para su análisis y evaluación.

Comisión Evaluadora 37 Confección de Acta de Evaluación Técnica con su respectivo

cuadro comparativo e información sobre cambio de comisión

de comisión evaluadora si la hubiere a través de Memorando

Interno.


establecidos.




corrección.

Comprador(a) 40 Confección de propuesta de Resolución de Adjudicación.


Sistema de Gestión Documental (5GD).

42 Impresión y envío de propuesta de Resolución de Adjudicación

a la Unidad Jurídica.


Adjudicación:



corrección.


Humanos

44 V°B° y remisión de Resolución de Adjudicación para las

respectivas firmas.

45 Recepción y firma de Resolución de Adjudicación. Autoridad(es) Competente(s)

46 Despacho de la Resolución de Adjudicación a la Contraloría

General de la República para su tramitación (toma de razón).

47 Recepción y Revisión de la Resolución que adjudica licitación:

Si está correcta: entrega toma de razón y sigue al

paso 48.

Si está incorrecto: remite observaciones para su

corrección. Vuelve al paso 40.

Contraloría General de la

República

48 Despacho de Resolución al Servicio correspondiente.

49 Recepción de copia de Resolución y escaneo de Resolución de

Adjudicación. Oficina de Partes

50 Envío de copia de Resolución Adjudicación a la Unidad de

Adquisiciones.

51 Recepción de copia de Resolución, ingreso al portal

www.mercadopublico.cl y selección del link "adjudicar".

Comprador(a) 52 Edición e ingreso de los archivos requeridos (Resolución de


Acta de Evaluación y CDP), para realizar adjudicación.





corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

55 Adjudicación de licitación pública en el portal


14.1c 73


seleccionados, mediante correo electrónico: se solicita boleta

de garantía de fiel cumplimiento y antecedentes para

confección de contrato.

Comprador(a)

57 Acuse recibo de notificación y envío de los documentos

requeridos para confección de contrato.



Si se remiten todos y están correctos: se aceptan.

Sigue al paso 59.



Comprador(a)

59 Envío de antecedentes para la confección de contrato.

60 Recepción y confección de contrato.


Humanos

61 Envío de 4 copias del contrato a la Unidad de Adquisiciones.



Si está correcto, continúa al paso 63.


correcciones.

Comprador(a)

63 Envío de copias de contrato a la Región y/o Unidad Requirente

correspondiente para coordinar firmas con el proveedor

adjudicado.


Si está de acuerdo: firma. Sigue al paso 65.


correcciones.


Unidades Requirente(s)


proveedor.

66 Recepción de los cuatro ejemplares del contrato debidamente

firmados por el proveedor.

Comprador(a)

67 Confección de propuesta de Resolución que aprueba contrato.

68 Numeración de propuesta de resolución que aprueba contrato

en el Sistema de Gestión Documental.

69 Envío de propuesta de resolución que aprueba contrato a la

Unidad Jurídica.


contrato:


Si está incorrecta: vuelve al paso 67 para

correcciones.


Humanos

71 V°B° y remisión de resolución a las autoridades competentes.

72 Recepción y firma de contrato y resolución que aprueba




74 Envío de contrato y Resolución original mediante CDM a

oficina de partes para su archivo.

Comprador(a)

75 Despacho de copia firmada de contrato al proveedor, Coordinación y/o Unidades Requirentes.






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74





corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

80 Envío al proveedor de orden de compra a través de la

plataforma.




de readjudicación, conforme a bases y el presente

manual. Vuelve al punto 37.

Proveedor(es)


coordinación de entrega del bien o servicio. (Véase

procedimiento recepción conforme). Comprador(a)






Si está correcto: se acepta y sigue al paso 86.

Si está incorrecto: rechaza y vuelve al paso 83 para

su corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones


Presupuestaria.




Adquisiciones debidamente refrendadas.


respectivo pago.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

Tanto el documento de Seriedad de la oferta como el de fiel cumplimiento del contrato serán

obligatorias para este tipo de licitación.

El plazo mínimo establecido entre el llamado a licitación y recepción de ofertas para este tipo de

licitación deberá ser con una antelación de a lo menos 30 días corridos. (Artículo 25° del

Reglamento de la Ley N° 19.886).

75

FLUJOGRAMA MAYORES A 5.000 U.T.M. A TRAVÉS DE LICITACIÓN PÚBLICA

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87

COMPRAS A TRAVES DE LICITACIÓN PRIVADA

Una licitación Privada es un procedimiento administrativo de carácter concursal, previa Resolución fundada

que lo disponga, mediante el cual la administración invita a determinadas personas naturales y/o jurídicas

para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la

más conveniente.

Ésta se generará solo en conformidad a las causales establecidas en el Artículo 8° de la Ley N° 19.886 y en el

artículo 10° del Reglamento Ley N°19.886.

La invitación deberá realizarse a un mínimo de tres posibles proveedores interesados que tengan negocios

de similar naturaleza a los que son objeto de la Licitación Privada y que estén debidamente inscritos en el

portal de Chilecompra.

La entidad licitante podrá efectuar la contratación, cuando habiéndose efectuado las invitaciones se'ñaladas

anteriormente se recibe una o dos ofertas y el resto de los invitados se excusa o no muestra interés en

participar (Artículo 45' del Reglamento de la Ley N°19.886).

Las normas aplicables a la licitación pública se aplicarán a la licitación privada, en todo aquello que atendida

la naturaleza de la licitación privada sea procedente.

Procedimientos para compras a través de Licitación Privada


1 Revisión de Antecedentes para identificar si existen causales

para la licitación privada:

Si está establecido en el Artículo 8° de la Ley N° 19.886 y en el artículo 10°, numeral 1 del Reglamento de la Ley de Compras: se acepta y sigue al paso 2.

Si no está establecido en dicho artículo: no procede y finaliza el proceso.

Comprador(a)

2 Confección de propuesta de Resolución fundada que justifique

la contratación por este proceso (Artículo 44° Reglamento de

la Ley N°19.886).

3 Numeración de Resolución que aprueba licitación privada a

través del Sistema de Gestión Documental.

4 Impresión y remisión de la propuesta de Resolución a la

Unidad Jurídica.

5 Recepción y revisión de la propuesta de Resolución:

Si está correcta: autoriza y continua al pasos


correcciones.

Si presenta inconsistencia: se rechaza y finaliza el

proceso.


Humanos

6 V°B° y remisión de la Resolución para la firma correspondiente

por la autoridad competente.

7 Firma de la Resolución que autoriza licitación privada. Autoridad(es) Competente(s)

8 Despacho de la Resolución a la Unidad de Adquisiciones


licitación privada.

Comprador(a)

10 Envío de la Resolución original a la Oficina de Partes para su

respectivo archivo.


"crear licitación".

88

12 Búsqueda y selección del producto o servicio a licitación y

selección de tipo de proceso "otros procesos".

13 Creación del proceso licitatorio (generación automática de ID).

14 Edición de la licitación conforme a los señalado en Resolución

de bases y anexar antecedentes requeridos resolución de

bases y anexos).

15 Envío a autorizar licitación privada a través del portal

16 Recepción y revisión de ficha de licitación privada creada:

Si está correcta: autoriza y continúa al paso 17.


su corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

17 Publicación de la Licitación Privada.

18 Descarga y envío de ficha de licitación privada, a través de

correo electrónico a la Unidad Requirente, informando las

fechas respectivas de ésta.

Comprador(a)

19 Informa sobre los miembros de la Comisión Evaluadora a la

Unidad de Comunicaciones por la Ley del Lobby.




mediante correo electrónico. sigue al paso 21.



privada. Unidad Requirente

22 Remisión de respuestas de preguntas presentadas en

licitación privada dentro del plazo establecido.


licitación privada.

Comprador(a)


seriedad de la oferta, si lo establecen las bases de licitación:

Si lo establece: continúa al paso 25

Si no lo establece: salta al paso 26

25 Recepción de copia de documento de garantía de seriedad de

la oferta en los plazos señalados por el cronograma de las

bases de licitación:




emitido.

26 Apertura de licitación privada, en la fecha establecida en

cronograma, en una o dos etapas y según lo señala artículo

34° de la Ley N°19.886 y las respectivas bases de licitación.

27 Admisibilidad por requisitos de elegibilidad de ofertas

presentadas en la licitación de ofertas presentadas en la

licitación:


Si no hay ofertas: se declara desierta licitación

privada y se gestiona proceso de Trato Directo.


y económicos:

89

Si cumple: acepta oferta y sigue al paso 32.

Si no cumple u omite: sigue al paso 29, si

corresponde.

29 Solicitud de aclaraciones pertinentes, según artículos 33° y 480



señalado, según artículo 40° del reglamente Ley N° 19.886. Oferente(s)




32 Se emite Acta de Apertura.





de la licitación privada, para su análisis y evaluación.

Comisión Evaluadora 35 Confección de Acta de Evaluación Técnica con su respectivo

Cuadro Comparativo.


establecidos.




corrección. Comprador(a)

38 Confección de propuesta de Resolución de Adjudicación.

39 Numeración de Resolución de Adjudicación en Sistema de

Gestión Documental.

40 Impresión y envío de propuesta de Resolución de Adjudicación

a la Unidad Jurídica.


Adjudicación:

Si está correcta: autoriza y continúa al paso 42.


corrección.


Humanos

42 V°B° y remisión de Resolución de Adjudicación para las

respectivas firmas.

43 Recepción y firma de Resolución de Adjudicación.

Autoridad(es) Competente(s) 44 Remisión de Resolución de Adjudicación a la Unidad de

Adquisiciones.

45 Envío de Resolución original de Adjudicación original a la

Oficina de Partes para su archivo.

Comprador(a)

46 Ingreso al portal www.mercadopublico.cl, selección del link

"adjudicar".



Acta de Evaluación y CDP), para realizar adjudicación.


49 Recepción y autorización de adjudicación de licitación privada:

Si está correcta: se autoriza y sigue al paso 50.


corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

90

50 Adjudicación de licitación privada.

51 Notificación de Adjudicación al o los proveedores




Si sólo exige garantía de fiel cumplimiento del


Si exige boleta de garantía de fiel cumplimiento y

antecedentes para confección de contrato: sigue al

paso 52.

Comprador(a)

52 Recepción de copla de documento de fiel cumplimiento del

contrato:

Si está correcta: salta al paso 73.



emitido.

53 Recepción de notificación y despacho de antecedentes

requeridos para la confección de contrato.

Proveedor Adjudicado


Si se remiten todos y están correctos: se aceptan.

Sigue al paso 55.



Comprador(a)

55 Envío de antecedentes para confección de contrato a la

Unidad Jurídica.

56 Recepción de antecedentes del o los proveedores adjudicados

y confección de contrato. Unidad Jurídica y Derechos

Humanos 57 Remisión de 4 copias del contrato a la Unidad de

Adquisiciones.



Si está correcto, continúa al paso 59


correcciones.

Comprador(a)

59 Envío de copias de contrato a la Región y/o Unidades

Requlrentes correspondiente para coordinar firmas con el

proveedor adjudicado.


Si está de acuerdo: firma. Sigue al paso 61


correcciones.


Unidades Requirentes


proveedor.

62 Recepción de los cuatro ejemplares del contrato debidamente

firmados por el proveedor.

Comprador(a) 63 Confección de propuesta de Resolución que aprueba contrato.

64 Numeración de propuesta de Resolución que aprueba

contrato, mediante el Sistema de Gestión Documental.

65 Impresión y envío de propuesta de Resolución que aprueba

contrato a la Unidad Jurídica.

66

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Recepción y revisión de propuesta de Resolución que aprueba

contrato:

91



correcciones.


Humanos

67 V°B° y remisión de Resolución a las autoridades competentes.

68 Recepción y firma de contrato y Resolución que aprueba




70 Recepción, copia y escaneo de Resolución que aprueba

contrato.

Comprador(a)

71 Envío de Resolución original que aprueba contrato, mediante

CDM a oficina de partes para su archivo.

72 Despacho de copia firmada de contrato al proveedor,

Coordinación y/o Unidades Requirentes.








Si está correcta: autoriza y sigue al paso 77.


corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones


plataforma.



Si no está de acuerdo: rechaza y se genera proceso de

readjudicación. Vuelve al punto 34.

Proveedor Adjudicado


coordinación de entrega del bien o servido. (Véase

procedimiento recepción conforme).

Comprador(a)







Si está incorrecto: se vuelve al paso 80 para su

corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones


Presupuestaria.



Presupuestaria 85 Despacho de órdenes de compras a la Unidad de

Adquisiciones debidamente refrendada.


respectivo pago.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

92

FLUJOGRAMA COMPRAS A TRAVES DE LICITACIÓN PRIVADA

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En el caso de que fuese una licitación privada mayor a 2.500 U.T.M., se debe considerar el mismo

procedimiento señalado para una Licitación Pública mayor a 5.000 UTM, es decir, se deben añadir los

plazos y etapas de envío a la Contraloría General de la República para su tramitación, de conformidad

al Artículo 90 de la Resolución N° 1.600 de 2008, de la Contraloría General de la República.

Para la consideración de las boletas de seriedad de la oferta y de fiel cumplimiento en un proceso de

licitación privada, regirán los mismos conceptos señalados para una licitación pública.

La licitación privada y el Trato Directo son MECANISMOS EXCEPCIONALES DE COMPRA, por tanto, por

regla general las adquisiciones se deben efectuar a través del Catálogo Electrónico o bien mediante

Licitación Pública.

93

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PROCEDIMIENTO PARA DECLAR INADMISIBLE UNA OFERTA Y/0 DESIERTA UNA LICITACIÓN

Una oferta se declara inadmisible cuando la(s) oferta(s) presentada(s) por el o los proveedores participantes

de la licitación no cumplen con los requisitos establecidos en bases. Dichos requisitos no cumplidos deben

ser especificados por la Comisión Evaluadora en su Evaluación Técnica.

Se declara desierta una licitación cuando no se presentan ofertas, o bien, cuando la comisión evaluadora

juzgare que las ofertas presentadas no resultan convenientes a los intereses de la entidad licitante.

Procedimientos para declarar inadmisible una oferta y/o desierta una Licitación Pública o Privada.


1 Verificar causales para declarar inadmisible o desierta una

licitación.

Por falta de ofertas: Salta al paso 5.

Por ofertas inadmisibles: Sigue al paso?

Comprador(a)

2 Confección de evaluación técnica justificando causal de

inadmisibilidad de las ofertas presentadas. Comisión Evaluadora

3 Despacho de Acta de evaluación técnica a la Unidad de

Adquisiciones.

4 Recepción y Revisión de acta:

Si está correcta: se recibe y sigue al pasos

Si está incorrecta: no se recibe y vuelve al paso 2 para

su corrección.

Comprador(a) 5 Confección de Acta de apertura.

6 Confección de propuesta de Resolución que declara inadmisible

y/o desierta licitación.

7 Numeración de propuesta de Resolución a través del Sistema de

Gestión Documental.

8 Impresión y envío de Resolución a la Unidad Jurídica por CDM

9 Recepción y revisión de propuesta de Resolución que declara

inadmisible y/o desierta:


Si está incorrecta: vuelve al paso 6 para correcciones.


Humanos

10 V°B° y envío de Resolución a las autoridades competentes.

11 Recepción y firma de Resolución que declara inadmisible y/o

desierta licitación. Autoridad(es) Competente(s)

12 Envío de resolución firmada a la Unidad de Adquisiciones.

13 Recepción, copia y escaneo de Resolución.

Comprador(a)

14 Envío de Resolución original que declara inadmisible y/o

desierta licitación, mediante CDM a oficina de partes para su

archivo.


"buscar licitación".

16 Edición de licitación para declarar inadmisible o desierta:

Si no hubo ofertas: salta al paso 20

Si hubo ofertas pero son inadmisibles: sigue al paso 17.

17 Selección de link "No adjudicar", se adjuntan antecedentes

requeridos y se envía a autorizar.

18 Recepción y autorización de declaración de inadmisibilidad de

licitación:



corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

19 Declara desierta licitación

104

20

Publicación de resolución que declara inadmisible y/o desierta

licitación junto a anexos correspondientes.

Tanto para las Licitaciones públicas y privadas el procedimiento de declarar desierta una licitación

es el mismo.

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108

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS POR COTIZACIONES POR CONVENIO MARCO

La plataforma www.mercadopublico.c1 tiene una nueva modalidad para requerir cotizaciones a los proveedores que tienen un determinado producto o servicio en el catálogo de convenio marco, pero el cual no tiene un monto o valor asignado.

Dicho procedimiento señala que se deben solicitar a lo menos 3 proveedores a la respectiva cotización por lo requerido, en un plazo no inferior a 72 horas y señalando la mayor cantidad de especificaciones de lo que se

requiere.

Procedimientos para Cotizaciones por Convenio Marco

* Actividad Responsable

1 Envío de solicitud de cotización al comprador(a) encargado

según la región asignada.

Unidad Requirente

2 Recepción de solicitud y revisión de información enviada:

Si está completa: se recepciona y sigue al paso 3.

Si está incompleta: se solicita información faltante

por correo electrónico y posteriormente sigue al

paso 3.

Comprador(a) 3 Preparación de información mediante archivo Word y

cotización tipo disponible en catálogo de convenio marco.

4 Ingreso a la plataforma www.mercadopublico.cl, y selección

de link "Crear Cotización".

5 Generación de cotización en el sistema (numeración

automática).

6 Edición y publicación de cotización.

7 Envío de ficha de cotización a la Unidad Requirente mediante

correo electrónico, informando fecha de ésta.

8 Cierre de recepción de cotizaciones

9 Revisión de la cotizaciones recibidas:

Si hay: se descargan. Sigue al paso 10

Si no hay: finaliza proceso y analiza otro

procedimiento para adquisición.

10 Envío a la Unidad Requirente todas las cotizaciones

presentadas por los oferentes.

11 Recepción y análisis de las cotizaciones recibidas. Unidad Requirente

12 Despacho del FDR y Memorando para tramitar adquisición

informando oferente seleccionado y su respectiva

argumentación.



Comprador(a)


Si especifica todo los detalles del bien o servicio:

continúa al paso 15.

Si faltan detalles: se contacta a la Unidad

Requirente, mediante correo electrónico para

aclarar solicitud y posteriormente continuar al paso

15.

15 Ingreso al portal www.mercadopublico.c1

109

16 Búsqueda de los bienes o servicios cotizados en el sistema.

17 ' Generación de orden de compra en el sistema (numeración ID

automática).

18 Edición de la orden de compra según los datos requeridos en

la plataforma y digitalización de la documentación que

autoriza la compra.


Adquisiciones.

20 Revisión y autorización de orden de compra:

Si está correcta: Se autoriza y continúa al paso 21.


corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

21 Envío de la orden de compra al proveedor seleccionado a

través de la plataforma www.mercadooublico.c1



Si se rechaza: vuelve al paso 15 y se selecciona a otro

proveedor que haya presentado cotización.

Proveedor(es)

23 Envío de la orden de compra a la Unidad Requirente. Comprador(a)






Si está correcto: se acepta y sigue al paso 27.


corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones


Presupuestaria.






respectivo pago.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

El plazo de respuesta a solicitud de respuesta y/o publicación de solicitud de cotización en el

sistema será de mínimo 3 días corridos.

110

FLUJOGRAMA COMPRAS POR COTIZACIONES POR CONVENIO MARCO

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114

PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS POR TRATO O CONTRATACIÓN DIRECTA

Procedimiento de contratación que por la naturaleza de la negociación debe efectuarse sin la concurrencia

de los requisitos señalados para la licitación o propuesta pública y privada.

Sólo cuando concurran las causales establecidas en el Artículo 80 de la Ley N° 19.886 o en el Artículo 10° del

Reglamento de la Ley N° 19.886, las autoridades deberán autorizar el Trato o Contratación Directa, a través

de una Resolución fundada. Además se deberá acreditar y justificar la concurrencia de la circunstancia que

permite efectuar una adquisición de este tipo.

Procedimiento para compras por Trato o Contratación Directa


1 Recepción del FDR y CDP debidamente autorizado, firmado y

refrendado.

Comprador(a)

2 Revisión de los antecedentes para identificar si hay causales

para el trato directo:

Si se justifica y se adjuntan todos los antecedentes:

salta al pasos.

Si no se adjuntan todos los antecedentes: sigue al

paso 3.

Si no se justifica. Rechaza mediante Memorando

Interno,

3 Solicitud de antecedentes faltantes mediante correo

electrónico a la Unidad Requirente.

4 Preparación y envío de documentación solicitada por la

Unidad de Adquisiciones para gestionar trato directo.

Unidad Requirente

5 Confección de propuesta de Resolución que autoriza compra

por contratación o trato directo. Comprador(a)

6 Impresión y despacho a la Unidad Jurídica de propuesta de

Resolución de trato directo.

7 Recepción y revisión de propuesta de Resolución Unidad

Jurídica que aprueba compra por contratación o trato directo:


Si está incorrecta: vuelve al paso s para su corrección. Unidad Jurídica y Derechos

Humanos 8 V°B° y envío a la autoridad(es) competente(s) para firma de

Resolución.

9 Recepción y firmar de Resolución que autoriza compra por

contratación o trato directo.

Autoridad(es) competente(s)

10 Envío de la Resolución a la Unidad de Adquisiciones.

11 Recepción, numeración, copia y escaneo de Resolución que

autoriza compra por contratación o trato directo.

Comprador(a)

12 Envío de Resolución original, mediante CDM a oficina de

partes para su archivo.


"crear orden de compra", para su respectiva generación




15 Remite a autorizar orden de compra, por el sistema

www.mercadopublico.cl.

16 Recepción, revisión y autorización de orden de compra:

Si está correcta: autoriza y sigue al paso 17.


corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

115


plataforma.



Si no está de acuerdo: rechaza y finaliza el proceso.

Proveedor(es)


coordinación de entrega del bien o servicio. (véase

procedimiento recepción conforme). Comprador(a)






a) Si está correcto: se acepta y sigue al paso 23

h) Si está incorrecto: se vuelve al paso 20 para su

corrección.

Encargado Unidad de

Adquisiciones


Presupuestaria.






respectivo pago.

Encargado Unidad de

Adquisiciones

Los datos mínimos exigidos en una cotización por parte del oferente deben ser:

Razón Social

R.U.T.

Monto Neto

I.V.A. o impuesto

Monto a pagar

Descripción del producto

Despacho si lo incluyese

El Artículo 50' del Decreto Supremo N° 250, que aprueba reglamento de la Ley N' 19.886, seña que: "La

entidad licitante deberá publicar en el sistema de información, la resolución fundada que autoriza la

procedencia del trato o contratación directa, especificando el bien y/o servicio contratado y la identificación

del proveedor con quien se contrata a más tardar dentro de un plazo de 24 horas desde la dictación de

dicha resolución a menos que el trato o contratación directa sea consecuencia del caso establecido en la

letra f) del artículo 8 de la Ley de Compras".

La licitación privada y el Trato Directo son MECANISMOS EXCEPCIONALES DE COMPRA por tanto, por regla

general las adquisiciones se deben efectuar a través del Catálogo Electrónico o bien mediante Licitación

Pública.

Que el uso de la causal Emergencia. Urgencia e imprevisto (Art. 10 Ni"3 del Reglamento de Compras Públicas)

tiene una calificación restringida y sancionada si no corresponde. En una presentación de capacitación de

Chilecompra se aclara como emergencia una situación fáctica de contingencia inminente, urgencia e

imprevisto como una necesidad impostergable que genera celeridad en la contratación.

A excepción de los tratos directos, cuyas causales se encuentran contenidas en el Artículo 10

números 3, 4, 6 y 7 del Reglamento de Compras públicas, se requiere un mínimo de 3cotizaciones,

116

de diferentes proveedores y que pueden ser obtenidas por cualquier medio: email, print de

pantalla, imagen, etc.

Toda contratación directa de bienes y servicio, sobre las UTM 2.500 debe ir a trámite de toma de

razón de Contraloría General de la República. En el caso de ejecución de obras será sobre las UTM

5.000

Para el trato directo se cita el Dictamen 80.806/2013 de Contraloría General de la República:

"Asimismo es útil anotar, que cualquiera sea la causal que se invoque para un trato directo, no

basta para fundamentarlo la sola referencia a disposiciones legales y reglamentarias, sino que, dado

el carácter excepcional de esta modalidad, se requiere la demostración efectiva y documentada de

los motivos que justifican su procedencia, debiendo acreditarse de manera suficiente la

concurrencia simultánea de todos los elementos que configuran las hipótesis contempladas en la

normativa cuya aplicación se pretende (aplica criterio contenido en dictámenes Nos 46.564, de

2011 y 69.865, de 2012, de esta Contraloría General)."

117

FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS POR TRATO O CONTRATACIÓN DIRECTA

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121

PROCEDIMIENTO PARA LAS MICROCOMPRAS

La microcompra tiene por objeto facilitar que los compradores públicos puedan alcanzar condiciones

comerciales más ventajosas a las actualmente existentes en Mercado Público, que sean equivalentes a las

que accede la ciudadanía en los sitios de comercio electrónico disponibles en el mercado, simplificando el

proceso de compra de bienes y servicios de menor cuantía.

Todas las compras que se realicen utilizando esta modalidad se desarrollan en razón del procedimiento de

trato o contratación directa, fundada especialmente en las causales dispuestas en el artículo 10 Ne8

"compras menores a 10 U.T.M.", del Reglamento de compras públicas.

Además se requerirá siempre un mínimo de 3 cotizaciones previas, las que podrán obtenerse a través de

esta modalidad y/o por otros medios.

Procedimiento para Adquisiciones por Microcompra


1 Recepción y Revisión del Requerimiento:






Comprador(a)

2 Obtención de las cotizaciones:

Si las envía la Unidad Requirente. Salta al paso 5 Si se cotizan en el sistema, sigue al paso 3.

3 Ingresar a www.mercadopublico.c1 opción microcompra, link

"comparador online".

4 Selección de los proveedores a cotizar y obtención de cotización en línea.

5 Compra directa del bien o servicio en las tiendas adheridas a la microcompra.

6 Emisión automática de orden de compra en el sistema www.mercadopublico.c1

7 Confección de propuesta de Resolución que autoriza la

microcompra.

8 Impresión y despacho a la Unidad Jurídica de propuesta de

Resolución de microcompra.

9 Recepción y revisión de propuesta de Resolución Unidad

Jurídica que aprueba compra por modalidad de microcompra:

Si está correcta: autoriza y sigue al paso 10 Si está incorrecta: vuelve al paso 7 para su corrección.


10 V°B° y envío a la autoridad(es) competente(s) para firma de

Resolución.

11 Recepción y firmar de Resolución que autoriza la

microcompra. Autoridad(es) Competente(s)

12 Envío de la Resolución a la Unidad de Adquisiciones.

13 Recepción, numeración, copia y escaneo de Resolución que

autoriza la microcompra.

Comprador(a)

14 Envío de Resolución original, mediante CDM a oficina de

partes para su archivo.


"orden de compra", adjuntando todos los antecedentes

requeridos en la orden de compra (Resolución, cotizaciones,

CDP, FDR).


122

coordinación de entrega del bien o servicio. (Véase

procedimiento recepción conforme).








corrección.

Encargado Unidad Adquisiciones


Presupuestaria.

21 Recepción y compromiso presupuestario de orden de compra en SIGFE. Unidad de Gestión




respectivo pago.

Encargado Unidad Adquisiciones

123

FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO PARA LAS MICROCOMPRAS

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PROCEDIMIENTOS PARA RECEPCIÓN CONFORME DE UN BIEN O SERVICIO

Según lo establecido en el artículo 79 bis del D.S. 250 que aprueba el reglamento de compras, para proceder

a la gestión del pago se requerirá que previamente la respectiva entidad certifique la recepción conforme de

los bienes o servicios adquiridos por aquella.

Es por lo anterior, que SENAMA, en virtud del tipo de bien o servicio adquiridos requiere de una serie de

documentación necesaria para tramitar los respectivos pagos, los cuales se detallan a continuación:

Procedimiento para Recepción Conforme de Vales Sodexo:

° Actividad Responsable

1 Entrega de vales o carga Sodexo. Proveedor

2 Recepción conforme en documento tributario

correspondiente con firma, fecha, nombre y RUT, de la persona que recibe los vales o carga. Unidad Requirente

3 Despacho de factura a la Unidad de Adquisiciones con:

Fotocopia de vales o carga realizada; y

Encuesta de satisfacción.

Procedimiento para Recepción Conforme de Bienes


Entrega del bien solicitado. Proveedor

2 Recepción conforme en documento tributario (Guía de

despacho y/o factura) correspondiente, con firma, fecha, nombre y RUT, de la persona que recibió. Unidad Requirente

3 Despacho de documento tributario y/o guía de despacho a la Unidad de Adquisiciones con:

Encuesta de satisfacción.

Procedimiento para Recepción Conforme de Eventos


1 Realización del servicio de eventos (coffe break, catering,

producción de eventos, entre otros)

Proveedor

2 Recepción conforme en documento tributario

correspondiente, con firma, fecha, nombre y RUT, de la

persona.

Unidad Requirente

3 Despacho del documento tributario a la Unidad de

Adquisiciones con:

Listado de asistencia de participantes

Informe de actividad

Registro fotográfico

Encuesta de satisfacción

Memo División correspondiente

Plazo para el despacho del documento tributario es de s días hábiles a partir de la fecha de

ejecución.

El listado de asistencia y el informe de actividad deben ser siempre enviados en original

En caso de producciones de eventos masivos se debe adjuntar "listado de asistencia masiva"

127

Procedimiento para Recepción Conforme de Servicios de Consultoría


1 Realización del servicio y entrega de informe por etapas Proveedor

2 Aprobación de Informe entregado por el proveedor por medio de:

Informe Ejecutivo

Memorando interno División correspondiente

Unidad Requirente 2 Solicitud de documento tributario a proveedor y envío de este

a la Unidad de Adquisiciones con firma, fecha, nombre y RUT de la persona o contraparte técnica.

3 Despacho de documento tributario a la Unidad de Adquisiciones con:

Informe Ejecutivo

Informe y/o Avances del proveedor

Encuesta de Satisfacción

Listado de asistencia si corresponde

Memo División Correspondiente

Procedimiento para Recepción Conforme de Obras


1 Realización del servicio. Proveedor

2 Recepción de obra mediante "Acta de Recepción", firmada por el proveedor y persona y/o contraparte técnica que recepcion la obra. Unidad Requirente

3 Recepción conforme en documento tributario correspondiente, con firma, fecha, nombre y RUT, de la persona.


Informe y/o avances

o Acta de recepción conforme original

Certificados de pago de previsiones a los trabajadores (si corresponde)



Procedimiento para Recepción Conforme de Servicios de Aseo


1 Realización del servicio. Proveedor 2 Recepción conforme en documento tributario

correspondiente, con firma, fecha, nombre y RUT, de la persona.

Unidad Requirente


Informe

Liquidaciones de sueldos de los trabajadores

Certificados de pago de previsiones a los trabajadores


V°B° Unidad de Administración Interna


128

PROCEDIMIENTO PAGO OPORTUNO A PROVEEDORES

Actividad mediante la cual se prepara toda la documentación necesaria para generar el pago de las compras

realizadas por el servicio, en un plazo máximo de 30 días corridos desde la recepción del documento de

cobro tributario enviado por el proveedor a oficina de partes.

Según lo señalado en el artículo 79° bis del Reglamento Ley N° 19.886, los pagos a los proveedores por los

bienes o servicios adquiridos por las entidades, deberán efectuarse dentro de los 30 días corridos siguientes

a la recepción de la factura o el respectivo instrumento tributario de cobro. Sin perjuicio de lo anterior,

podrá efectuarse un plazo distinto en las bases, tratándose de licitaciones públicas o privadas, contratos,

circunstancia que deberá sustentarse en motivos fundados.

Para proceder a los pagos se requerirá que previamente la respectiva entidad certifique la recepción

conforme de los bienes o servicios adquiridos por aquella.

Procedimiento Pago Oportuno a Proveedores


1 Recepción del documento o instrumento tributario de cobro. Oficina de partes

2 Registro en el Sistema de Control Documentario (CDM) y

despacho del documento tributario de cobro a la Unidad de

Adquisiciones.

3 Recepción y revisión de la correcta emisión y concordancia entre

la orden de compra y documento tributario de cobro:

Si está correcto: continua al paso 4

Si está incorrecto: notifica al proveedor mediante

correo electrónico para emisión de un nuevo

documento tributario de cobro. Posteriormente sigue al

paso 4.

e) Si no corresponde: se notifica al proveedor y se

devuelve documento de cobro. Finaliza el proceso.

Funcionario responsable de

preparación de documentos para

pago

4 Se solicitan antecedentes requeridos mediante correo

electrónico a la Unidad Requirente para gestionar el pago,

(encuesta de satisfacción, listado de asistencia, registro

fotográfico, Guía de despacho o documentación que certifique

recepción conforme).

5 Recibo de correo electrónico y preparación de antecedentes

para pago de factura.

Unidad Requirente

6 Recepción de antecedentes solicitados para gestionar pago de

factura o documento tributario de cobro correspondiente:

Si está completo: sigue al paso 7

Si está incompleto: solicita documentación faltante por

correo electrónico. Posteriormente sigue al paso 7.



pago

7 Preparación de legajo de antecedentes para enviar a pago el

documento tributario a la Unidad de Contabilidad y Finanzas.

8 Recepción y revisión de legajo para enviar a pago:

a) Correcto: firma factura

Encargado Unidad de

Adquisiciones

41°2 Ce.

129

b) Incorrecto: devuelve para corrección.

9 Despacho mediante C.D.M. de todas las facturas que se

encuentren con documentación completa.



Pago

10 Recepción y revisión de antecedentes:

Si está completo: recepciona y sigue al paso 11

Si está incorrecto y/o incompleto: vuelve al paso 7 para

su corrección.

Unidad de Contabilidad y Finanzas

11 Contabilización y/o devengo de documento tributario en SIGFE.

12 Despacho de antecedentes a la Unidad de Tesorería.

13 Recepción y revisión de todos los antecedentes para generar

pago de documento tributario.

Unidad de Tesorería 14 Generación e impresión de nómina de pago

15 Contabilización del pago en SIGFE.

16 Envío de nómina de pago al Unidad de Contabilidad y Finanzas

para firma y/o clave bancaria.

17 Ingreso de claves bancarias para pago en www.bancoestado.c1 Unidad de Contabilidad y Finanzas

1.8 Generación de pago y notificación a proveedor:

Transferencia bancaria: se notifica automáticamente

por correo electrónico una vez ejecutado el pago.

Cheque: depósito de cheque a cuenta señalada por el

proveedor.

Unidad de Tesorería

130

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FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO PAGO OPORTUNO A PROVEEDORES

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134

PROCEDIMIENTO DE RESPUESTA A RECLAMOS:

Un reclamo o queja es una expresión de insatisfacción hecha a una organización, relacionada con sus

productos o procesos relacionados, donde quien lo realiza espera una respuesta o solución.

En el caso de las compras por mercado público, las situaciones o causales de un reclamo son dos:

Falta de pago o pago oportuno:

En este sentido el proveedor apela a la reglamentación y al compromiso gubernamental de pago a 30

días de recibida conforme la factura. Por esto el comprador debe tomar los resguardos necesarios para

cumplir con los pagos o bien acordar oportunamente con el proveedor otro plazo de pago, teniendo en

cuenta que ello no afecte al proveedor.

Motivos de probidad o transparencia:

En un proceso de compra en que hay más de un oferente, el reclamo puede venir de un oferente

insatisfecho con la adjudicación o que manifiesta su inconformidad en lo que considera debilidad o

irregularidades en el proceso. Si bien es necesario revisar y aclarar mediante una respuesta formal a

quien presenta el reclamo, ya sea aclarando o rectificando lo que corresponda, no es menos cierto que

esto es una oportunidad de mejora en nuestros procesos de licitación, permitiendo salvar estos

inconvenientes en futuras licitaciones.

Cabe destacar que respecto de este tipo de reclamos, se debe revisar tanto la ficha de licitación como

la Resolución que aprueba el proceso y toda la documentación que forme parte de él.

Procedimiento de respuesta reclamos


1 Se recibe correo de la Dirección de Compra con el reclamo

interpuesto por el proveedor.

Unidad de Adquisiciones

2 Se chequea motivo del reclamo y se revisan antecedentes de

la adquisición para verificar pertinencia del reclamo.

3 Se elabora respuesta confeccionando carta dirigida al

proveedor.

4 Se remite carta con respuesta a la Unidad de Juridica.

5 Se recibe carta y analiza:

Si no hay observaciones se da V°13° y continúa al paso

6.

Si hay observaciones no se da V°B° y vuelve al paso 3

para correcciones.


6 Se envía carta al/la Director/a del Servicio para su firma

7 Se recibe carta para firma:

Si no hay observaciones: firma y sigue al paso 8

Si hay observaciones: no firma y vuelve al paso 3 para

correcciones.

Director (a)

8 Remite carta a Unidad de Adquisiciones

9 Se recibe carta y respuesta es subida al portal

www.mercadopublico.c1 Unidad de Adquisiciones

10 Se remite carta a la dirección del domicilio del proveedor.

4raccg

135

Para los casos más complejos se solicita aumento de plazo de respuesta a la Dirección de

Chilecompra.

FLUJOGRAMA RESPUESTA A RECLAMOS

F ujograma procedimiento de respuestas a reclamos

Res

puest

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re

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Unidad d e Adquisiciones Unidad Jurídica Director (a)

/ Reclbecorreo dele , : Dirección deChilecompra :. con reclamo interpuesto 2

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Chequea reclamo y revisa antecedentes para verificar

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Remite para Devuelve para firrn a correcciones

Recibe carta

y r j Firma carta

Recibecarta firmada ase sube a la plataforma

www.mercadopublitroxl -- — ------------

j: Remitecarta al domicilio \ del proveedor registrád o '--............_,..., .

136

OTROS PROCEDIMIENTOS:

Recepción y custodia de Garantías:

Actualmente el Servicio cuenta con un instructivo vigente con respecto a la recepción y custodia de las

garantías recibidas. Véase Resolución Exenta N° 9 de fecha 04 de enero de 2017, del Servicio Nacional del

Adulto Mayor.

137

ANEXOS

138

Formato Formulario de Requerimiento

GOBIERNO DE CHILE Servicio Nacional del Adulto Mayor

N° Fecha FORMULARIO DE REQUERIMIENTO

IL*4 Lrldat ø ACul Ir ni

REQUERIMIEN [OS DE BIENES O SERVICIOS CANTIDAD DESCRIPCION COSTO ESTIMADO

TOTAL REQUERIMIENTO

OBJETO O MOTIVO DE LA COMPRA

FECHA DEL REQUERIMIENTO FECHA PARA CUANDO SE NECESITA EL REGUtRIIAIENTO

Firma Proleelonel Encargado Programa Firma Jeto Unidad o Firme Jale D'atildo W Director Pregone'

USO EXVLUI1VO D / AREA PRESUFUESEOS

C.D.P. N° Folio Compromiso SIGFE:

AUTORIZACIÓN DE COMPRA

Fecha:

Jefe División de Administración y Finanzas

Adjunto:

Observación:

139

Certificado de Disponibilidad Presupuestaria

División de Administración y Finanzas Unidad de Gestión Presupuestarla

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA

EJERCICIO PRESUPUESTARIO AÑO 2018

FRED. N°. 89

383

FECHA

NOMBRE ACTIVIDAD

DIVISIÓN O UNIDAD RESPONSABLE

IMPUTACIÓN PRESUPUESTARIA:

03-05-2018

Servicio de coffee break para región Valparaíso el día 05/06/2018

DIVISIÓN DE GESTIÓN Y COORDINACIÓN TERRITORIAL

PROGRAMA SUBTÍTULO

ITEM ASIGNACIÓN

INSUMO

01 24 03

724 Jornadas

MONTO A COMPROMETER ($) 802.655,

PRESUPUESTO VIGENTE ($) MONTO COMPROMETIDO A LA FECHA ($)

30.031.132.- 5.063.661.-

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA DESPUÉS DEL COMPROMISO ACTUAL ($)

24.164.816.-

OBSERVACIONES: Servicio de coffee break para región Valparaíso el día 05/06/2018. Solicitud de Unidad de Imputar gasto en región de Valparaíso.

JEFE DIVISIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SENAMA

ERL/cfm.

140

Formato Encuesta de Satisfacción

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN CLIENTES INTERNOS

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Código: DAF-SCCP-8.2-R1

Version: es Pagine 1 de 2 Fecha versión. 11-04-13

DATOS DE LA ADQUISICIÓN

Nombre Proveedor

Monto Adjudicado',

Fecha Orden de Compra:

ID Orden de Compra!

Unidad Demandante:

Descripción Servicio:

APLICACIÓN ENCUESTA

Evalúe el grado de satisfacción de los siguientes atributos. con notas de 1 a 5. donde 5 es lo más satislactorio y 1 lo más insatisfactorio (marque con una X lo quo corresponda).

¿Cómo califica la oportunidad en la entrega de los prados ad y / o servicios? ¿Se CuMPlieren las plazos por parte del Proveedor?

1 1 L,1 2 n 4' 5

Comentarlo: En caso que su calificación sea igual o menor de '4". señale las causas

¿Cómo cal Ice la calidad de los productos yfo servicios entregados por parte de la empresa proveedora?

1 1 1 l 1 2 3 4

Comentarlo: En caso que su calificación sea menor a "4'. señala las nausee

e) ¿Cómo califica el desempeño del personal de la empresa proveedora?

2 3 4

Comentarlo: En caso eme Su calificación sea menor a "4, señale las causas

d) ¿Cómo evalúa en general el desempeño de le empresa proveedora?

Li 4 1 23

Comentario: En caso que su calltocacIón sea menor a "4" señale las causas

d) En su opinión ¿Qué tan recomendab e ea este proveedor?

4 TT 1 3

141

ENCUESTA DE SATISFACCIÓN CLIENTES INTERNOS

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Código: DAF-SCCP•8.2-R1

Versión' 05 Página 2 de 2 Fecha version 11-0443

Comentarlo: En caso que SU calificación sea menor a '4', sena le las causas:

RESULTADO DE LA EVALUACIÓN

y calificaciones por atributo:

Total atributos evaluados

Calificación promedio obtenida

OBSERVACIONES

Refiérase a cualquier otro aspecto que considere relevante para la evaluación final

RESPONSABLES EVALUACIÓN Y APROBACIÓN

Nombre persona que evalúa Cargo Fecha Evaluación Firma

Nombre persona que aprueba 0.1111 Nnalnraielludyla'; Rajono.

ErCt10(i)UndabErearsaclotal Purarna) Cargo

Recepción conforme (SI/NO)

Firma V°B° evaluación y aprobación

Si

En caso que el producto o servicio no haya sidoonado conf ornie, selale brevemente la razón

ACCIONES POSTERIORES A LA EVALUACIÓN (USO EXCLUSIVO UNIDAD DE ADQUISICIONES)

Nombre Ejecutivo Compras

Firma:

Fecha de registro:

142

Organigrama de SENAMA

143

skEPUBLICA DE cH ks DIRECCIOi4 NACIONAL SERVICIO NACIONAL DEL ADULTO MAYOR

etWO DE DESARROLLOS rec Servid N

Comuníquese al Servicio Nacional del Adulto Mayor a Nivel Central, y a sus Coordinaciones Regionales.

Publíquese la presente Resolución en el Sistema de Información de Compras y Contrataciones Públicas www.mercadopublico.c1

ANÓTESE, COMUNÍQUESE, Y ARCHÍVESE.

Its- fklA.....„004.:G B° d JurIdica:

Distribución - Archivo Senama - SENAMA

144

gobierno de chile aprueba version n°2 del manual de ... · servicio nacional del adulto mayór...

Documents